fHexO YF a Fy iver te tnanas ‘Subsecretaria de Innovacign y Desarrollo de las Finanzas Pilblicas Patrocinador ubseerctaria de Centabilidad Gubernamental Este UieUanle cenlke ae las detiruciones de la aquilselure & Proosus viel Negode aata a subsmiema de cestion ¥ adhinistracién de bees y caustensiag Para su consliuectin st an utitizado Leercax de magen aneliss ¥ ni aceladly ak procs, as) come la noracian BERN,ANEXO 4 ARQUITECTURA DE PROCESOS DEL NEGOCIO ¢* €ste documento contiene una version inicial de ta Arquitectura de Negocia que potencistmente seria denurada y optimizaga */ Derechos de autorla © Ropiibiica del Ecusder Ministerlo de Finanzas, 2040Proparado Por: Publ By ott ne 9 sat Fevsine Control de versidn de la Arquitectura de Procesos Administracién de Bienes y Existercias del Sector LO 01-12-08 10 | 20-05-09 10 22-.96-09 10 22-06-09 1.0 23-06-09 10 04-41-09 10 07-12-09 10 t142-09 10 1412-09 no 15-42-09 LO 01-02-09 10 05-02-09 12 Junio-z010 Lista de Distribuciat Descripcién de macro procesos pare le gestion y Paola Boada administracion de olenes cel sector piblice Paola Boada —__Cambias en Vista de Procesos (Bienes) Watter Medina” “Inclusin de la Vista de Derririo (Bienes) Sonia Moposita —_Revisién Control Interno (Bienes) Paola Boada (Bienes) Descripcion racesas para | Walter Medina Primera Revision (existenciac) Paola Boeda Carnbias solcitados (extstencias) Walter Medina Segunda Ravisién (existenclas) Pacia Boeda Cambios soliitados (existences) Walter Medina” Tercera Revisiin (exstencias) Pada Boada Cambios solcitados (existences) Unficacién de los macro provesos ugracon de notadidn DFD a BPMN Marce Garcia Celi Incomoracén de metodologia de mapeo de Pada Boada procesos basada en la cadena de vaior ‘Nustes en la redacelin y contenido de los procesos: Gustave AcuRa Verénica Gallardo ‘Ana Gabriela Andrade Femanda Lepez < Subsecretario de Contabilidad Subsecretaria de Desarallo e Innvadén de as Phanzas __ Paces ‘CShordinadora Administrativa Fnancera Servidor Pitioo 7 Lier de Activides/Proyexto Grerente Por estar ncludo come anexd alos pliegos del concurso —_—— Subsistema de Bienes y Existencias | Arquitectura de Procesos del Negocio Pagina 3Erne TABLA DE CONTENIDO 1 INTRODUCCION 1d FRoP6sTO 1.2 Atcance 12 Dermcoes 1A Metopoiaia ne moneLaMeNTO OF LOS PRECESOS.. 2 CADENA DE VALOR 3 MACRO PROCESOS, 3A BIEvEs 32 Basten. 4 PRGCESOS, SUBPROCESOS ¥ ACTIVIDADES. 41 ADQUISICION DE GIENES(6.1)... 4.2. INGRESO DEBIENES (6.2) 4.3. INGRESO POR DONACION DE BIENES(B.3).. 4.4 ASIGNACION CE BIENES [8.4) 45 REASIGNACION DE BIENES(B.5} 4.6 DEPRECIACION Dé BIENES (6.6). 4.7 TOMAFISICA DE BIENES (8.7) 4.8 EGRESO DE BIENES POR ENAJENACIGN—REMATE (3.8) 4.9 OTROSEGRESOS DE SIENES (6.9) 4.20 BAJAPOR DEMOLICION 0 DESTRUCCION OE BIENES 8.10} 4.41 BAIADE BIENES PORHURTOOROBO(8.11) 4.12 BAIADE SEMOVIERTES (8.12). 4.13 ADQUISICION DE EXISTENCIAS{E.1) 4.44 INGRESO DEENISTENCIAS (€.2} 4.15 DEVOLUCION DEEXISTENCIAS CON AFECTACONCONTASLE(E.3| 4.16 DEVOLUCION DE EXISTENGIAS SIN AFECTACION CONTABLE(E.4) 4.17 EGRESO DEFINITIVO DE EXISTENCIAS(E.5) 4.18 EGRESO PROVISIONAL DE EXISTENCIAS (F 6) 4.19 CONSTATACION FISICA DEL INVENTARIO DE EX'STENCIAS (E.7} 4.20 BAIADE EXISTENCIAS (¢.3) 4.21 CONTABILIZACIGN DE LAS EXISTENCIAS (INGRESO, EGAESUS Y AIUSTES) {E9) 5 APROBACION. Subsictema de Biones y Existancias | Arquitecrura de Prosesor del Negacie Pagina 4 10 12 16 16 26 30 33 35 36 a2 47 31 5a 7 52 65 14 8 82 cy 85 88 91 93 9s6 ANEXOS, ANNO: RFFFRENCIAS. ANEXO 8: TeRMINOLOGIA @ iniaerin de Rema ddd Beaular 96 96 36 Subsistema de Bienes y Existentias | Arcuitectura de Procesos del Negocio Pagina Syaa 1 Inronuccion 14 Propésito El presente documento tiene el propésito de aresentar un andlisis completo de los procesos de la gestion de administracén de bianes y exstencias, Para hacerio se na utllizaco verias tecnicas ¥y métn¢os como, tales com: andlisis de la cadana de vaior, andlisis top-down, cescomposien funclonal, mapeo de procesos y modelamiento de procescs. 12 Alcance Este documento se centra en la vista y medalo de praceses de negacio de la cadana de valor det sistema de las finanzas pibblicas y detalla los procesos relacionades con la administracién de bieres y services. 13° Definiciones Arquitectura de procesos La arquitectura de los procesos de negocio de una organizacién se define como un esquema que muastra como se agrupan [os procaroe y las ralaciones entve dlls, La arcuitectura de procesos es parte de la arquiteciura de negotlo y esta a su vez es parle de la arquitectura ‘empresarlal Business Process Management Notation Es un lenguaje gréfico estardar de ta Industria que se utiliza para represantar procesos de negocio. Los pracesos de negocio son representados meciante un NNDY OPRS [PP SUOSMNSUT Se] ap sosano.d oDeU So] BASEN IO}eA ap BUApED ey f . epenussecasap pasa, Kusnanaes reseg. s ene opeisa ap rrssy oyaduasap Ie22up9 oxsendnsaeg re sopejraun sorenouetrg sosinoay iand 0] En qNUpY oxygnd ‘oqrequrepnopus aaenjend deme ‘seuyp.o9> e|ne4 wOIVA ga VNAGYD Z soon nea ALDinser de Finanzas el Earader » El Miristerio de Finanzas es ef Ente Rector y responsable cel sistema de Jas Finanzas Publicas, + La Subsecretaria de Contabiicad Gubemamental es la responsable del macro proceso agregador de valo- mencionado en la cedera de valor. El subsistema de administracién de bienes y existencias es un subsistema del sistema de ediministracion franclera. + Cada entidad debe administrar sus bienes y existercias a través de sus unidades adminstrativas y financieras, 2 MACRO PROCESOS ‘Macreproceso de gestion y acmnstacién de Bienes a Was, Vadouisicion lavad \ a Gqntabilizacign fi Subsistemade Bienes y Existencias | Enuniciado del Aleance del Proyecto Pagina 9& ini de rams 3. Bienes lDesenpadny Jel proceso de adquiscién de bienes inica en la eniidad contratente, a través da la| IDefinicién— [Saboracién de fa requisicién de branes y la solicitud de compra, Esto se legaiza dentro| fe la misma entided y se procede con al siguiente paso en el Sistema Naconal de| nratacion Peblica, La publicacién en el portal la realizara la entided cuntratante a| ravis dal area responsable de adquisiciones o abastacimianto, El INCOP sn conjunto| la entided contratante serén quienes procesen le informacién y en conjunto] seleccionen al proveedor Idoneo. > Ingreso Descripcion/ {EI Ingreso de un bien es el que da inicio a la acirinistracién de bienes an la entidad, EI Definicién—fngraso se realiza posterior a fa une comara, transferancia gratut, oréstamo o| [contrato comodato, y/o reposicidn. Todo ingreso de bienes incrementa el patrimoni ide le entidad y deberd cumplir con la normativa y politica gubernamental e jinstitucionel. [Ingreso por compra ELprocese inc con ol est y cicacln del ble, Una vex cue eingreso de biey Iconcluve, se deben contratar las odlizas y asequrar el bien; y registrar los respectivas lasientos contzbles. Bl ingraso supone realizar registro contable respectivo, [Ingreso por donacion El ingreso de una donadén se cerecteriza por ser un proceso acrrinistrativa y dal \verificactén, para ello la entidad henefactora deberé nambrar una comisién téonica, la Imisma que tencré como rasponsablidad Ia inspeccin previa de los bienes y el informe! financieto, para envario a la ménima autbridad, quien deberd decidir si se recepten lnc los bienes. S'la respuesta es afimativa, se procaderd al ingreso de cada uno de los bienes y sus caracteristicas, €l ingreso supone realizar registro contable respective. Asignacién IDescripedn/ Posteniormente al ingreso del bien sé procede a delegar la responsabilidad, cuicado Definicén uso a un funcionario. La Asignacién de un bian es un procedimiento que ne afecta al Jpstrimonto Institucicnal, por fe tanto ro tendré efectacién presunuestarta, ni contable. JA partir de la lista de personal (servidar piiblice que se encuentre ragistraco en al fistributivo); a través de una selacdién se escoge # custodio responsable, se emite el lacta ce entrege recencén (asefiada bajo los formatos establecldos en la Nermatival Jvigente), se imprime el acta y se la legaliza por medio de las firmas de conformidad call ustocio y bodeguero con ta entrega fisica y le recepcion de los bienes, RS Subsistera de Bienes y Existendles | Enunciada del alcance del Proyecto Paginz 10,Ryne Fgreso [el Egreso de Jos bienes se produce cuanca un bien se declara obsolete, inservibla para] | entidad o sin uso. El trémite se puede dar por cualquiera de las medalidedes: remate| jal mattilo, remate on sobre cerrado y venta cirecka, transferencle gratuita (donacién} ¢| lun préstama por contrato a comodato, lEnajenacién — Remate o Venta Directa [La enajenacién ce bienes es un proceso interno de cada una de las entidedes Jonicades efecutoras, el mismo que deberd ser autorizedo por la Maxima Autortdad de} la UDAF a ta que corresponda la unidad ejecutora que va a proceder al rerate] JAcemis, se reaiza el reglstto de fos asientos contables por enafenacion del ben. [Donacién o Transferencia Gratuita Proceso que tlene lugar cuando intervienan das personas Juridicas distintas, una ver] lave se ha detemrinado que el bian no es necesario para la entidad, asi como no tue| Dasiole su varta, Se realiza el respective registro, [Trastado- Es el proceso cle cambio de esignacién de un bien mueble o inmucble que se hubiere| |yuelto innecesario © InCel para una enidad u organisma a favor de otro, dependierte| ide fa misma persona juricica, Préstamo o Comodata Jes un proceso que tiene lugar cuende dos personas juridicas dlstintas pertenecientes al sector piblico quieran eniregar bienes muebles ¢ Inmuebles como préstamo o bay la igura legal de Comodato, esto se puede dar dentro de un tiempo limitaco no menor a lun afio ¥ se procederd de la misma manera que el Trasiaco, con a diferencia de que! leste tine de egresn deer astar respaldacio de un contrato legalmente firmade por la partes. Gestién y Contro} |Descaipciony Definicén lUra vez que los Bienes han ingresado a fa entidad, se debe evar el mantenimiento y| contro! preventivo, continuo y correctiva. Centro dal contral de los bienes, se tomara len cuenta el traspeso intemo trasiado de les bienas, el mismo que constituye el |comblo de ubicaciin edministratva, el cual no afecta al patvimorio de la entead. Otro lde los srecanismos de contiot es la constatacdn fisica de los bienes, fa misma que 52 ealiza por lo menos una vez al aro, EI registro y control contable de los activos fijos lo tand'é directamenta la uridad de |Contabiliiad, la misma que estard encargada del céloulo de fa deareciacién, El registro) ldetallado = nivel de subsistema, lo ejecutard la uridad de activos ‘jos. L sasssenearpaissarsreserearr-aesasseaana Preeenarnrrcneemeemmmmmmmere eee sesent ‘Subsistema de Bienes y Existencias | Enunsieda celAlcance del Proyecto, Paging LLOQ Miser de Tnatcas LS Bajas. Descripeién/ Defnicion lle bala es un provsso justifcado mediante el cual s¢ pone fuera Ge service o| Jruncioramiento los bienes o semovientes, Corsisten en primer lugar en determirar el lestado del bien o samoviente, justificar mediante informe y con actas. lDestruccién de Bienes Muebles o Demolicién de Bienes Inmuebles Para la baja de un bien, la unicad ejecutora deberd salictar la aprobaddn y vertncacén| la la mayima autoridad de la UDAF a la que pertenece, La baja por cestruccién o} ldemolicién de blenes se preduce cuando se determine quo los bienes no con| lsusceptibles pera la venta, que fueren inservibles para la enkidad, y/o no se las puedal Idonar, Icon ef expediente 9 informe mas el act de inspeccién prema, inca el tramitel ladministrabvo para la autorizacidn de fa baja; ana vez que es aprobada sa realizeré al lacta de traspaso a ta bodega general o centro de acopie para que se ceordine el dia y| lz hora e7 el que la considn técnica deberé estar presente para la dastruccén de los bienes. Con el acta da baja legalizada se realiza el ragistro de los asientos contables. lHurto 0 Robo Los bienes desaparecidos por hurto, robo, abigesto o por cualauier hecho anélogo, silo podran ser dacos ce baja cuando se compruste la infracaun a través de la indagacsin Ide los hechos realizads por Ia Fiscalia General del Estado. Una vez qua el robo del bien] lest respaldado con la documentacién de susterto, se procede a registrar el egreso y| le registro de ta baja en contabilidad. lPor muerte o enfermedad de Semovientes IF. proceso ce baja de semovientes serd similar al de destruccién 0 demalicién del bienes, con la variable en el expedierie del informe previo del veterinario, quien| |deberd dar fe de los nechos. 3.2 Existencias Adquisicicn EI proceso irtaa con un requerimiiento Interro, el cual sera procesada por el resonsablel Ide bodega, de no existir an stock, procedard a soliitar su adquisicién de acuerdo a lol lestablecido por el reglamento interme de Aciquisiclones de cada enlided. Pere reellzar la lcompra el responsatile deberé consultar los saldos de los productos que se encuentran] hajo e! stack minimo (solicitud previa de compra), dicha infermacién la serviré. para reclizar la sclicitud de compre defiritive. En la solicitud se cetallaran cada uno de los} productos, con su cddigo, descriacion @ informacén estadistica de los movimientos} lgenerados dentro del mes, Elaboraca [a eolictud de compra y aprobade por la autoridad| lcompetente, esta seré erviada al INCOP, para gue proceda a realzar la compra, al proceso seré selecconade de acuerdo 2 lo estipulado en la Normativa vigente, de} [Contratacién Publica, Subsstems de Blenesy Existencias | Enunciado del Alcance del Proyecto Pagira 12f, Minsoverle de Finuueas bg Ne Cewséer =, Adaulsicion = Ingreso JDescripcién/ [Defiricén Mediante la interaccién entre el INCOP, Ia entidad y el MF, se procede a reabrr ll rien de compra, Luego se pracnde aia renpcién co, para io cule responatl jrerifica que la orden de compra se encuentre completa, Una vez que se ha verlicad Jauc todo esté bien y cumpla con las especificaciones técnica y funcaneles suliciades, lel responsable pouré cerrar la soltatud ce compra. Para terminar con el procedimlento de cualquier tipo de ingreso, el responsable del lirea finarciera a contador, proced= a cortablizar el ingraso perédlcamente (diario Jbemaral o mensual), valida la doqumentacién y genera el CUR de davengado en estad laprobado, Le Egreso Descripcisny beiricén Proceso de egreso de maleriales desde bodega, sea en forme celinitive © por consum jcomtente, mediante una orden de egreso, una ver que un érea requrente lo ha olictado, 1. 1 egreso por corsumo cortlente definitive se realiza cuando un rea requiora da ‘un insumo 0 suministro para uso inmediato y no para stock, o @ su vez canda se aha utiizado y requiere de su facturacién 0 egreso por consumo. 2. £1 Egreso de consumo corriente provisional es un egreso temporal de la bodeaa, por un tiempo Iimitado. Para la entrega provistonal se emite una nota ca entrega nurerada, que detalard le cantdad ¥ la dascripelén del producto que se ests ertregando, Esta nota de entrega en el transcurso de de un tempo establecid deberd ser devuelta @ la bodega central para su control y andilsss. Posteriormentel se verficaré la cantidad de producto consumido para proceder al Egreso defini ¥ a la devolucién de les productos que no se han consumido. i> Bays Deseripeisny Definicisn El proceso de baja de un producto ¢ insumo se inicia por uno de los siguientes cacos: ll. Se ha concuide la toma fisica del inventaio y se ha procedida a ingresar la Informacion. Luego en base & los fstaclos se detarminan los productos 9 insumos ‘que se encuentran en mal estado o su fecha de caducidad ha vercido, El informe| es enviado 2 la autoridad competente para que autorice 0 no Ja baja del inventariay Subtisterna de Bienes y Existencias | Enunciedo del Aleance del Proyecto Pagine 23@ Nig de Hen Bajas Sila respuesta es afirmativa se procada a eladcrar ef acta de baja respactiva, sa) ccalculan los saldes y Se conteblizan los ajustes con los respaldos respectivas, [2. Por deteriora, defio 0 pérdlda de los productos 0 insumos. Cuando se presenten| estos casos el funcionario proceders a registrar el siniestro dal producto (en el estaco} para posteriormente proceder @ generar la respectiva acta de baia 4| teallzar loS ajustes convables. en el proceso anterior. Toma fisica Deseripctény Definicién JE1 pracezo inicia cbteniendo el listado con fos datos de productos que actualmente| lexisten en la Entdac, Cuando la toma tisica concluye se consolida la informacién paral lsu conciliacién y verificadién con los saldos actusles. El proceso de condiiacién puede} ldar como recultade sobrante o fatante, pera lo cual s@ realizaré un re-corteo para Iconfrmar el resultado (si consicera necesatlo); luego se presentara un informe a fal jautoridad compatente, quien determinard la aecién a seguir, Una vez que la autoxidad lcompetente ha dado su veredicio se proceder$ a registrar el Ingreso 0 egresol respectivamente de las productos o Insumtes, hacer los alustes respectvos = y Ajustes (Descripcién] |los ajustes Se dan tanta a rivel administratve (Feica) come Ananciero; Un ajuste DDefinicéin —feciministratvo esto dado por el cambio de ubicadé yjo custodo para lo cual el lnoceguero debera elaborar las respectivas actas de trastada.. Los. afustes financieros se dan por el Ingreco (sobrante) o cgreso ffatante) del lexistencies posterior a un inventerio fisicp, Este ajuste debe estar registrado en la lcontabiticad ce la entidad a través del Formulario de Auustes y Reclasficaciones, reg strana los respectives asientos contables, ; ey Bevoludéa (Descripasn) JLa devolucin de un producto, insumo o material se da tanto en comipras como en| DDefinicion ventas, atectando al estado de resultados de la entidac. Pera facilitar su cantablizackin lse consideran a las devoludones tanto en compras come en ventas dentrs de fos siguientes casos: + Devolucién oon afectacién contabla + Devolucién sin efectacién contable — Subustema de Blenes y Exstencias | Enunciace del Alcance del Proyecto Pagina 14@ Musser gr tna > » Contabilizacin [Pescripcién/ JEn base al registro de ingresos, egresos y ajustes de cada producto durante un pericdo| PPefinicién — |efinide, se reelizan los registios contables, para su valldadién y aprobacion, El areal loontable aodra obtener la informacion a lravés de un reporte o consulta, de cada uno] Ide fos procesos finencleros. La informacién obtenida seri validada oon la documentactén entregada, esta ontabitzacién se la realizara dentro de un rango de fechas desde nasta,, como| rrecomencacicn se lo deberd realizar mnensuaimente por el tema de facturacén pago| fe imipuestos. = Subsisters de Bienes y Existentias | Enuriclade del Alcance del Proyecto Pagina 15,Byes Etementos del Proceso © Completar solicitad Descripcién ELINCOP informa que se debe conpletar en ef SIICP a Solicitud de compra para poder iniiar et proceso ce contratacion. En el caso de Compre por catdiogo (vehicules) este aso no se lo debra contemplar, ya que con la soleltud de compra sord suficente para procecar = la Compra por Catéloge Elecisrico Implementacién WebService © ccxtene comma Deserpcién Orden de Compra con el istado de blenes y la informacién del proveedor adjuclcado, Implemertacién WebService é D sotceud compete Descripaén El Administrativa completa 1s informacién de acuerdo al proceso al cuat va a ser enviads Ia selidtuc! de compre, sl es ei caso de compre por caldlogo (vehicules) no requiere de este procedimiert,) Implementacion WebService o Solicitud de Compra Bescripacn La Unidad Ejecutora de la Ended envfa datos con la solicitud de compra y los documentos Faquerides al INCOP. Implemenitacién: WebService Unidad Ejecutora Elementos La claborar Compromise y/o Anticipe Deseripcion EI Financlero elabora compromlso en base a cartificacién de fondos y orden de comora © rary Descriociéa Pasa al proceso de Ingreso de Bienes Subsstema de res y Exstencias | Enunclado del Alcance cel Proyecto Pigina 18@ carnal ka ." certificacién otorgada? Descripaan Cartifeacén presupuastaria para la adquisicién de bieres otorgada? Blujos No st © -/ Cortificade ok Desapeién i Financero envia mensaje con certificacién de fondos al Departamento Administrative para ‘que continle con el proceso de adquisicién. En la informaccn serd le misma que Iniclalmente se envio, se debard incramentar el nimero de cartificacién. Implementacion ore (i certcartndee Descripeién & departamerto Firancieto dabore certiicacién da tondos, La cual consiste en separar el presupuesto referencial determinado en la solictud de compra, del presupvesto asianado para esa partida 4] gy Completar solicitud de compra Descripdién & Administratho completa la solicitud de compra 3 (2B canratsén trea Descripctén E\ Administrative realiza et provedimlerto ce centratzcién directa de acuerdo con el Reglamento Internode i entided, hasta obteer ur proveesor adjudicav, 4 i Flaborar actas y preparar pedido Descripcién Boceya procece a realizar el acta de entrege recepcdin a través del aroceso de asnecion CP sotrarsocmentos deconere Descripeién El Adrninistativo con la solidtud de compra aprotada, elaboraré_ los respectivos rllegos y los Dutlicard en el Portal de Compras Piblicas. El responsable de adquisiciones analiza y determina el tpo da procadimiento ce acuerdo con el monto de camara y al tipo de len que se va a ‘comprar si es un bien nommalizedo podré comprar por catslage clecténico o subasta inversa. Subsistama de Bienes y Eristencias | Enuncindo det Alcance del Proyecto Pégha 13Y tamer mss Si son dienas no normalizados pedran ser adquiridos por: inflma Cuantia, Menor Cuantia, Cotizacién © Listacién. Cualouicra que sea el procedimiento el responsable de adguis.iones consoidara la decumentadén y la publiceré @) el portal de Compras Pobiicas wrw.compraspubicas.gov.ec, AdHoc Ordering Pareleo Basra paste Descriacion El draa Solicitante ragictra ell raquerimienta, para lo que utlizard un formulario en el cual se detalla esencialmente la cantidad y descrpdén del bien que se esté solcitando, Para ello Utlizara el Clasificador Central ce Productos (CFC) que e5 administrado por e! Instituto Nadonal de Compras Piblicas (NCOP), Enviar Solicitud de Compra Descripcign. El érea admnmnistrativa adyunta toda lo nacesario para Iniciar el proceso en el portal, enviando la sclictud de compra de los bienes que requiere la ertidad. Implementaclén webservice “se” Es uma compra Directa? Descriscién Elusuare determina si es une compra cirecta, Flujos Descripaon Los productos solicitados que requiere el érea solicitante, se encuentran en bodega? CF cenerr slit de compra Descrigcién El todeguero genera la Solictud de Compra preliminar. Para verlficackin y aprobaciéin dl Administrative de acuerdo con lo que astipuc el Reglemento Intamo de caca Entided Subsistems de Bienes y Exictenches | Enunciada del Afcance del Proyecto