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Acuerdo 42 de 2002
Acuerdo 42 de 2002
(Octubre 31)
Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de
gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas,
se regula el Inventario nico Documental y se desarrollan los artculos 21, 22, 23 y
26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN,
en ejercicio de las facultades que le confiere la Ley 80 de 1989, artculo 76 de la Ley
489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000, y
CONSIDERANDO
Que el artculo 2 de la Ley 80 de 1989 seala las funciones del Archivo General de la
Nacin y en su literal b) estipula: "Fijar polticas y establecer los reglamentos necesarios
para garantizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la
Nacin de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta
Directiva" ahora Consejo Directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1999;
Que de acuerdo con lo sealado en el numeral 5 del artculo 34 de la Ley 734 de 2002, es
un deber de cada servidor pblico custodiar y cuidar la documentacin e informacin que
por razn de su empleo, cargo o funcin conserve bajo su cuidado o a la cual tenga
acceso e impedir o evitar la sustraccin, destruccin, ocultamiento o utilizacin indebidos.
As mismo y de acuerdo con el numeral 13 del artculo 35 de la mencionada ley, est
prohibido a los servidores pblicos ocasionar dao o dar lugar a prdida de bienes,
elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razn de sus
funciones;
Que el artculo 21 de la Ley 594 de 2000 establece que las entidades de la administracin
pblica y las empresas privadas que cumplen funciones pblicas debern elaborar
programas de gestin documental, en cuya aplicacin atendern los principios y procesos
archivsticos; el artculo 22 de la misma ley prev que la gestin de documentos dentro del
concepto de archivo total, comprende procesos tales como: La produccin o recepcin, la
distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los
documentos y su artculo 23, sobre formacin de archivos dispone que teniendo en cuenta
el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en: Archivos de Gestin,
Archivos Centrales y Archivos Histricos;
Que el artculo 26 de la Ley 594 de 2000 seala que es obligacin de las entidades de la
administracin pblica elaborar inventarios de los documentos que produzca en ejercicio
de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus
diferentes fases,
ACUERDA
Artculo 1. Objeto.Establecer los criterios que deben seguirse para la organizacin de
los archivos de gestin, en las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la
organizacin administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que
cumplen funciones pblicas, de acuerdo con los artculos 8 y 9 de la Ley 594 de 2000.
Artculo 2. Obligatoriedad de la organizacin de los archivos de gestin.
Las entidades a las que se les aplica este Acuerdo, debern organizar sus archivos de
gestin de conformidad con sus Tablas de Retencin Documental y en concordancia con
los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad.
Artculo 3. Conformacin de los archivos de gestin y responsabilidad de los jefes
de unidades administrativas.
Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la
Tabla de Retencin Documental aprobada, velar p or la conformacin, organizacin,
preservacin y control de los archivos de gestin, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad
archivstica. El respectivo Jefe de la oficina ser el responsable de velar por la
organizacin, consulta, conservacin y custodia del archivo de gestin de su
14. Soporte. Se utilizar esta columna para anotar los soportes diferentes al papel:
Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrnicos (CD, DK, DVD), etc.
15. Frecuencia de consulta. Se debe consignar si la documentacin registra un ndice de
consulta alto, medio, bajo o ninguno. Para tal efecto, se tendrn en cuenta los controles y
registros de prstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentacin. Esta
columna se diligenciar especialmente para el inventario de fondos acumulados.
16. Notas. Se consignarn los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las
columnas anteriores.
Para la documentacin ordenada numricamente, como actas, resoluciones,
memorandos, circulares, entre otros, se anotarn los siguientes datos: Faltantes, saltos
por error en la numeracin y/o repeticin del nmero consecutivo en diferentes
documentos.
Para los expedientes deber registrarse la existencia de anexos: Circulares, actas,
memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografas o
cualquier objeto del cual se hable en el documento principal. De estos debe sealarse, en
primer lugar, el nmero de unidades anexas de cada tipo; ejemplo: Una hoja con 5
fotografas o 5 fotografas sueltas; luego, el nmero consecutivo (si lo tiene), ciudad,
fecha, asunto o terna de cada anexo.
Para los anexos legibles por mquina debern registrarse las caractersticas fsicas y
requerimientos tcnicos para la visualizacin y/o consulta de la informacin. Especificar
programas de sistematizacin de la informacin.
A los impresos se les asignar un nmero de folio y se registrar el nmero de pginas
que lo componen.
As mismo, se anotar informacin sobre el estado de conservacin de la documentacin
especificando el tipo de deterioro: Fsico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones,
dobleces y faltantes); qumico (oxidacin de tinta y soporte dbil) y biolgico (ataque de
hongos, insectos, roedores, etc.).
17. Elaborado por. Se escribir el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de elaborar el inventario, as como el lugar y la fecha en que se realiza.
18. Entregado por. Se registrar el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de entregar el inventario, as como el lugar y la fecha en que se realiza.
19. Recibido por. Se registrar el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de recibir el inventario, as como el lugar y la fecha en que se recibi.
Artculo 8.
El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedicin.