PENGELOLAAN OBAT DAN

ADMINISTRASI APOTEK

Heru Sasongko, S.Farm.,Apt.

Kegiatan administrasi di apotek

(standar pelayanan kefarmasian)
Administrasi umum

pencatatan, pengarsipan, pelaporan narkotika,

psikotropika dan dokumentasi sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.
Administrasi pelayanan
pengarsipan resep, pengarsipan catatan pengobatan
pasien, pengarsipan hasil monitoring penggunaan obat

Kelengkapan administrasi apotek

Blangko pesanan obat

Blangko kartu stok
Blangko salinan resep
Blangko faktur dan blangko nota penjualan
Buku pembelian dan penerimaan serta buku penjualan
dan penerimaan obat
Buku yang bersangkut paut dengan pembukuan
keuangan
Buku pencatatan narkotika dan psikotropika
Buku pesanan obat narkotika dan psikotropika
Form laporan obat narkotika dan psikotropika
Alat tulis dan kertas sesuai dengan kebutuhan

Macam laporan yang dibuat apotek

Laporan pemakaian narkotika dan psikotropika dan obat

obat yang sering disalahgunakan per bulan

Laporan statistika resep dan penjualan obat generik
berlogo per bulan
Laporan daftar hadir tenaga kesehatan
Laporan jumlah tenaga farmasi per tiga bulan
Laporan perpajakan per tahun
Laporan keuangan

Laporan keuangan Apotek

Laporan harian

- buku penjualan obat OTC, OWA, Resep

Laporan bulanan
- buku kas bulanan
- buku tuslah
- buku embalase
- laporan neraca dan rugi laba
- laporan pajak
Laporan tahunan
- laporan pajak tahunan (SPT)
- laporan neraca dan rugi-laba

Penyimpanan sediaan farmasi

Berdasarkan sifat khusus obat (pengaruh suhu
penyimpanan, sifat mudah terbakar,dll.)
Berdasarkan golongan obat (obat bebas, keras,
psikotropika dannarkotika)
Berdasarkan jenis nama obat (generik atau obat
bermerk dagang)
Berdasarkan efek farmakologis
Berdasarkan bentuk sediaan
Alfabetis
Berdasarkan prinsip First Expired Date First Out
(FEFO).
Berdasarkan prinsip First In First Out (FIFO).

Tempat penyimpanan obat

Disimpan dalam wadah tertutup rapat untuk obat

yang mudah menguap (ether, halotane)

Disimpan terlindung dari cahaya (tablet, kaplet,
sirup)
Disimpan dengan zat pengering/penyerap lembab
(kapsul)
Disimpan pada suhu 15-30 C (tablet, kaplet, sirup)
Disimpan pada suhu 5-15 C (minyak atsiri, salep
mata, krim, ovula, suppositoria, tingtur)
Disimpan di tempat dingin suhu 0-5 C (vaccina)

Prinsip penataan perbekalan farmasi

Obat golongan narkotika, disimpan di ruang peracikan, di

lemari khusus narkotika

Obat golongan psikotropika, disimpan di ruang
peracikan, di lemari khusus terpisah dengan sediaan
farmasi yang lain
Obat golongan Keras, disimpan di ruang peracikan,
dikelompokkan :
- obat bentuk padat (tablet, kaplet, kapsul, pil)
- obat bentuk semi padat (salep, cream, pasta, jelly)
- obat cairan (sirup)
- obat injeksi (vial, ampul, infus)
- lemari pendingin (vaccin, suppositoria, ovula, injeksi)

 Obat HV/OTC, disimpan di ruang penjualan obat

bebas, di bagian depan, perlu diperhatikan :

- desain lemari/rak (fungsional dan estetika)
- estetika (seni keindahan dalam menata dan
mendesain rak/lemari obat OTC, agar menarik bagi
konsumen)
- tata letak/lay out (susunan barang memberi
kenyamanan dan kemudahan untuk diakses)
- tanda (petunjuk tempat golongan obat sesuai
fungsinya)

Pengelolaan sediaan farmasi yang rusak dan

ED
sediaan farmasi yang karena suatu hal tidak bisa digunakan lagi

atau dilarang digunakan, harus dimusnahkan dengan cara dibakar

atau ditanam atau dengan cara lain yang ditetapkan Menteri
(kepmenkes 1332/2002)
Sediaan farmasi yang dimaksud :
- sediaan farmasi ED
- sediaan farmasi yang rusak
- sediaan farmasi yang dilarang oleh pemerintah
Cara :

- dibakar, ditanam, atau cara lain

- dilakukan oleh APA atau apoteker pengganti dibantu minimal satu
karyawan apotek
- dibuat berita acara pemusnahan dan dilaporkan ke Dinkes

11

11/23/2012

Pengelolaan Narkotika
Apotek maupun rumah sakit mendapatkan obat narkotika dari PBF.

Kimia Farma sebagai distributor tunggal

Pemesanan dilakukan dengan menggunakan SP Narkotika rangkap

4 (empat) ditandatangani oleh APA dan dilengkapi dengan SIK (Surat

Ijin Kerja) serta stempel Apotek
Satu lembar SP (Surat Pesanan ) hanya untuk satu jenis obat

narkotika,
Tiga lembar SP (Surat Pesanan) dikirim ke PBF dan satu lembar

untuk arsip apotek.

Penyimpanan
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia N0. 28/Menkes/Per/1978 :
Harus dibuat seluruhnya dari kayu atau bahan lain
yang kuat.
Harus mempunyai kunci ganda yang berlainan.
Dibagi 2 masing-masing dengan kunci yang berlainan.
Bagian 1 digunakan untuk menyimpan morfin, petidin,
dan garam-garamnya serta persediaan narkotika.
Bagian 2 digunakan untuk menyimpan narkotika yang
digunakan sehari-hari.

Penyimpanan
Lemari khusus tersebut berupa lemari dengan ukuran

lebih kurang 40x80x100 cm3, lemari tersebut harus dibuat

pada tembok atau lantai.
Lemari khusus tidak dipergunakan untuk menyimpan
bahan lain selain narkotika, kecuali ditentukan oleh
MenKes.
Anak kunci lemari khusus harus dipegang oleh pegawai
yang diberi kuasa.
Lemari khusus harus diletakkan di tempat yang aman dan
yang tidak diketahui oleh umum.

Pemusnahan narkotika
Sesuai dengan Pasal 17 Kepmenkes No. 280 tahun 1981
tentang Ketentuan dan Tata Cara Pengelolaan Apotek
Pemusnahan dilakukan oleh Apoteker Pengelola Apotek
atau Apoteker Pengganti bersama-sama dengan
sekurang-kurangnya petugas apotek yang bersangkutan,
Disaksikan oleh petugas yang ditunjuk Kepala Balai
Pemekriksaan Obat dan Makanan Setempat
Berita acara pemusnahan dilakukan sesuai dengan
bentuk yang telah ditentukan dalam rangkap lima yang
ditandatangani oleh Apoteker Pengelola atau Apoteker
Pengganti dan Petugas Balai Pemeriksaan Obat dan
Makanan Setempat.

Berita acara
Memuat :
Nama, jenis, sifat dan jumlah
Keterangan tempat, jam, hari, tanggal, bulan
dan tahun dilakukan pemusnahan
Tandatangan dan identitas lengkap pelaksana
dan pejabat yang menyaksikan pemusnahan.

Lemari penyimpan narkotik

Prinsip pengelolaan psikotropika

Cara pemesanan : dengan SP khusus

Cara penyimpanan : disimpan pada lemari khusus terpisah
dengan obat lainnya, bentuk dan ukuran sesuai dengan
peraturan yang berlaku
Cara penyerahan : sesuai dengan persyaratan dokumen
sesuai peraturan :
- apotek, RS, puskesmas, balai pengobatan : dengan SP
khusus narkotika
- dokter, pasien : dengan resep asli, lengkap dengan
nama-alamat pasien dan dokter
Cara pencatatan : resep dipisah, buku catatan
penggunaan narkotik-psikotropik
Cara pelaporan : laporan internal ke apotek dan Dinkes
Cara pemusnahan : ada berita acara dan saksi dari
pemerintah, dilaporkan ke Dinkes

SP narkotika

SP Psikotropika

SP obat

Blangko kartu stok

Blangko salinan resep

Kuitansi

Laporan penggunaan narkotika

Laporan penggunaan psikotropika dan obat yang

sering disalahgunakan

Laporan statistik resep dan penjualan

OGB

Tenaga kefarmasian

Faktur

Buku catatan pelayanan OWA

Retur obat

Buku defecta

Surat setoran pajak

SPT

Laporan neraca

Laporan rugi laba

Laporan Kas bulanan