TECNICAS DE REDUCCION

Redaccin de una carta

El estilo de la carta debe estar adaptado al receptor:
Formal, si se trata de asuntos oficiales, pblicos o de negocios;
Coloquial o informal, si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que
ambos entiendan (remitente y destinatario)
Familiar, que podra ser un derivado de la anterior, con la nica diferencia de que sta es
especficamente para familiares.
Caractersticas
Caractersticas psicolgicas:
Posee una actitud cortes y afable.
Busca impresionar positivamente al destinatario.
Busca una reaccin favorable a los intereses de remitente.
Caractersticas formales:
Es breve.
Se organiza con claridad, concisin, precisin y exactitud.
Busca dar informacin completa.
Caractersticas lingsticas:
Utiliza frases cortas. Recurre a un vocabulario exacto y corts. Usa oraciones completas
organizadas correctamente. No abrevia las palabras. Utiliza una puntuacin adecuada al
sentido de lo que se quiere expresar. Usa elementos cohesivos que interrelacionan las
oraciones y los prrafos.
Partes
Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan con los siguientes
elementos:
Encabezamiento: nombre y direccin del lugar a que se dirige.
Saludo: personal o consolidado en frmulas establecidas.
Exposicin del asunto, con los pormenores pertinentes.
Despedida: tambin con frmulas fijadas por la costumbre.
Firma
La carta tambin se compone de:

Membrete: nombre, direccin, telfono y ciudad de la empresa que la escribe.

Fecha: ciudad, entidad federativa, da, mes y ao en que se expide.
Domicilio: nombre, direccin, ciudad y cdigo postal de la persona a quien se dirige
(destinatario).
Vocativo: expresin de cortesa que une al firmante con el destinatario.
Texto: exposicin del asunto que motiva la carta.
Despedida: expresin de cortesa que da trmino a la carta.
Antefirma: razn social o denominacin de la casa.
Firma: nombre completo del remitente y su rbrica.
Referencias finales: iniciales, maysculas y minsculas respectivamente, de la persona
que dicta y de quien tipea la carta.
Otros datos: indicaciones de los anexos que se envan o el nombre de las personas a
quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y antes de
las referencias finales.
Redaccin de un oficio
Clases
Oficio simple o directo
Este tipo de documento se utiliza cuando la herramienta estndar y el texto o contenido
van dirigidos a una sola persona. Generalmente se usa para una invitacin, una
felicitacin, una peticin, un agradecimiento o un informe de eventos o actividades
culturales o deportivas. Tambin cuando un gerente se dirige a una empresa para
gestionar algn servicio.
Oficio mltiple
Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a distintos y
varios destinatarios, y por esta razn las instituciones o dependencias incluyen el nmero
de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo del destinatario,
para especificarlo cuando el caso lo requiera. Esto sirve, adems, para agilizar el proceso
que dure la documentacin.
El texto de este tipo de documento se basa en la emisin de rdenes, instrucciones,
recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes oficinas o despachos
simultneamente.
El trato que se considera en el oficio mltiple es vertical descendente y horizontal. Es
decir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarqua.
La estructura del oficio mltiple, bsicamente, es igual que la del oficio simple, no
obstante lo cual es importante recordar que:
el nmero de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir;

en el oficio mltiple, necesariamente, se escribe la palabra distribucin, que viene a ser la

ltima parte de este tipo de oficio (vase ejemplo).
Oficio de trascripcin
La palabra trascripcin nos indica la finalidad de este tipo de redaccin: es un documento
que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, ntegramente
y sin ninguna alteracin. Todo el fragmento o prrafo trascrito debe ir entre comillas y fiel
al original.
Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros casos del
mismo oficio.
El tipo de trato y/o relacin que se cumple por medio de este documento es el de
autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera. Este
documento servir para transcribir informes relevantes e importantes.
Partes
Membrete
Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un
oficio.
Lugar y fecha
Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se enva, el da, el mes y el
ao en curso.
Numeracin
En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorando; la palabra oficio con
maysculas, seguida del nmero de expedicin y separada por una lnea oblicua y, a
continuacin, las siglas de la oficina de procedencia con letras maysculas, separada por
una lnea oblicua y el ao en curso.
Destinatario
Es la parte que abarca cuatro lneas o ms, segn lo requerido. Aqu se escribe: el
nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.
Asunto
Es la cuarta parte y se escribe con maysculas la palabra ASUNTO, seguida de dos
puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicar
en el cuerpo.
Referencia
Es la quinta parte que se usa, slo cuando es necesario mencionar la numeracin del
documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta
palabra tambin se escribe con mayscula y debajo del asunto.
En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones,
directivas o convenios.

Cuerpo o texto
Es la parte central del documento, donde se dar a conocer el mensaje de la
comunicacin, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen
expresiones para iniciar el texto, tales como:
"Tengo a bien comunicarle..."
"Me es muy grato comunicarle..."
"Tengo el honor de dirigirme..."
"Tengo el agrado de dirigirme..."
Despedida
En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesa. Existen, tambin, expresiones
conocidas como:
Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideracin y estima personal.
Atentamente,
Firma y posfirma
Firma:- Se escribe la rbrica a mano.
Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su
vez el cargo que le distingue, ms el sello respectivo.
Iniciales
Al igual que en el memorando, las iniciales del remitente se escriben con letras
maysculas y, en minsculas, las de la persona que mecanografi el documento.
Anexo
Aqu se indica la documentacin que se adjunta al oficio, como catlogos, revistas,
tarjetas, programas, etc.
Distribucin
Se usa, generalmente, en los oficios mltiples; aqu se menciona a las personas y las
dependencias a quienes va dirigido el oficio.
Redaccin de un informe
Este debe ser lo suficientemente claro y detallado para que cualquier lector sepa lo que
hiciste, los resultados que obtuviste y si la evidencia experimental sostiene tu hiptesis.
Adems, debe incluir tus fuentes de informacin.
Gran parte del informe proviene de tu diario. Organiza y copia la informacin y
prepara tablas y grficas que muestren claramente tus datos y resultados.
El informe debe ser escrito en computadora, con doble espacio y encuadernado
en un cartapacio. Los requisitos pueden variar en diferentes lugares as que coteja con tu

maestra sobre las reglas de la feria en tu regin. Generalmente en el informe se debe

incluir lo siguiente:
Pgina titular - Con el ttulo de tu proyecto centralizado. Escoge un ttulo corto y
descriptivo, que vaya al grano.
Abstracto - Resume los puntos ms importantes de tu proyecto. Indica el propsito,
hiptesis, mtodos, resultados y conclusiones que obtuviste. Debe ser corto y claro, y
aunque aparece al principio para beneficio de los jueces, es lo ltimo en escribirse.

Reconocimientos - Reconoce a las personas que te ayudaron.

Tabla de contenidos
Introduccin - Describe el problema de tu investigacin, indica el propsito, la hiptesis y
brevemente menciona los mtodos que usars. Si ya hay trabajos relacionados con el
problema puedes mencionarlos.
Trata de ganar la atencin de los que leer tu trabajo.
Explica por qu es importante tu investigacin.
Metodologa - Describe detalladamente tu diseo experimental, el material y equipo que
usaste, el procedimiento que empleaste.
Resultados - Presenta los datos que encontraste en forma clara usando tablas y grficas.
Discusin de Resultados - Muestra los resultados ms importantes e indica cmo
confirman ( o refutan) tu hiptesis. Presenta los mrgenes de error en cada medida y en
el resultado.
Conclusin - En esta seccin, escribe los resultados de tu investigacin. Menciona lo que
aprendiste en tu investigacin. Si tus resultados apoyaron tu hiptesis indcalo as.
(Cuidado! No debes decir que tu hiptesis es cierta, lo correcto es decir que fue
apoyada.) Si los resultados no apoyaron tu hiptesis tambin lo debes de escribir.
Adems debes incluir posibles fuentes de error y muy importante, hacer proyecciones
(sugerir futuras investigaciones sobre el mismo tema).
Bibliografa - Haz un listado de los libros y revistas que usaste para buscar informacin.
Apndices - Aqu se incluye informacin adicional en forma de grficas, fotos, dibujos, etc.
Te presente los siguientes puntos al escribir tu informe:
Las fotos, dibujos, diagramas, tablas y grficas son herramientas muy tiles para explicar
tu proyecto, adems de hacerlo ms atractivo.
Ten mucho cuidado al redactar tu informe. Esmrate en que tu trabajo est limpio, bien
organizado y sin errores de ortografa.
No uses palabras rimbombantes al redactar tu informe. Trata de ser lo ms claro posible,
para que todo el que lo lea pueda entenderlo bien. Puedes usar las palabras tcnicas que
sean necesarias pero sin afectar la claridad.

Incluye resultados negativos pues son parte (valiosa, aunque no lo creas) de tus datos.
De ellos puede salir la inspiracin para nuevos experimentos.
Redactar un acta
Estructura
Como se ha comentado anteriormente, un acta es un tipo de documento muy utilizado en
el mundo laboral, y es por eso, se debe conocer su relevancia, con lo cual es
imprescindible conocer su estructura.
Por un lado, hay elementos de un acta de reunin que son obligatorios, como por ejemplo
la identificacin de la reunin, la consignacin de los asistentes, un resumen de la sesin
y del turno de palabras, de los acuerdos que se han realizado y de las votaciones y la
frmula final. Por otro lado, hay elementos que son optativos y, por lo tanto, no siempre
aparecen en un acta. Algunos de estos elementos son: el orden del da, la referencia a
temas pendientes y los anexos. Los puntos del orden del del da que aparece en el acta
deberan ser muy similares a los del orden del da que se hubieran acordado previamente.
1.- Identificacin de la reunin
Nombre del organismo
Nmero de la sesin
Fecha
Hora
Lugar
2. Asistencia
Personas que asisten:
<NOMBRE Y APELLIDOS> (cargo)
Persones que no asisten:
<NOMBRE Y APELLIDOS> (cargo)
3. Frmula
Orden del da (opcional)
4. Desarrollo de la sesin y resumen del turno de palabra
Frmula: desarrollo de la sesin
Frmula: turno de palabra
5. Deliberaciones, acuerdos y resumen de les votaciones
Acuerdos
Desacuerdos

Resumen de las votaciones

6. Frmula final
El presidente da por acabada la reunin
7. Pie del acta
Debera figurar la siguiente frmula: "Sin ms asuntos que tratar, el presidente levanta la
sesin a las x horas"
Cargo y firma del secretario o secretaria
Cargo y firma de la persona que ha presidido la reunin como visto bueno
8. Anexos (opcional)
El cheque
Es una orden para que una persona o institucin pague cierta cantidad a la persona
empresa o institucin cuyo nombre aparece en l. Slo puede ser expedido por alguien
que tenga una cuenta (de cheques y fondos disponibles en una institucin de crdito).
Tambin puede ir al portador, de esta forma la persona que cambia el cheque no necesita
identificarse, es como traer dinero en efectivo.
El cheque est considerado como parte de los documentos de crdito pero est ms
estructurado como un documento de pago. Tiene la funcin de avalar una cantidad en
dinero especfico y en un momento dado tiene la aplicacin de ser dinero en efectivo, esto
es porque puede pasar de un derechohabiente a otro con un rango de seguridad mayor
que el del dinero en efectivo. Para ser transferido puede ser endosado o realizado
directamente al portador y es un documento que cuenta con mayor seguridad al ser
cobrado solo por la persona que se encuentra asignada para ello, sobre todo en los
cheques de caja, los cuales pueden ser cobrados por personas fsicas o por personas
morales.
Hoy en da estos documentos cuentan con un blindaje cada vez mayor, lo que aumenta su
seguridad ante falsificadores y con el aumento tecnolgico, los reportes de emisin y de
cobro son casi instantneos lo que permite una mayor seguridad.
Los cheques deben estar abalados por una cuenta bancaria que deber contar con los
fondos necesarios que abalan el monto de dicho documento.
Para que sirve un cheque:
Los cheques son documentos cambiarios, que abalan una cantidad de dinero, pero el uso
de estos documentos es muy variado, y su aplicacin siempre depender del movimiento
econmico que se desea realizar.
As, si el pago ser de un servicio o el pago de honorarios, se redactar a nombre de la
empresa prestamista de servicios o a nombre del profesional que recibir los honorarios.
Se deben tener los fondos necesarios que avalen dicho monto y generalmente estos
documentos tienen un plazo de cobro.

Tambin son utilizados para realizar trasferencia de dinero entre empresas y el valor o
monto puede ser muy alto.
Suele utilizarse para transferir fondos de un banco a otro, y en estos casos se usa el
conocido cheque de caja o cheque blindado y no podr ser cobrado sino depositado
directamente en cuenta.
Redactar una solicitud
Una carta de solicitud indica expresamente un pedido y las razones para ello, dando
formalidad al asunto y propiciando una mejor respuesta. Pero primero debes definir si el
asunto vale la pena de ser solicitado o no.
Si deseas un aumento en el sueldo pero sabes que faltas mucho al trabajo y no cumples
con tus obligaciones, no ser para nada efectiva la carta, aunque est bien redactada.
Pero si mereces o ves mucho potencial en tu pedido, pon en marcha los consejos que
vers en esta nota, y redacta tu peticin para que llegue a los ojos de inters.
Cmo hacer una carta de solicitud
Cuando buscas obtener algo por parte de un superior, de una entidad o de una institucin,
de nada vale ponerte a gritos en los corredores: debes elevar una nota redactando una
carta de solicitud.
Inicio Trabajo Negociacin laboral
Cmo hacer una carta de solicitud
Cmo redactar una solicitud.
Ejemplo de una carta de solicitud.
Intencin de la solicitud.
El por qu del pedido.
Respaldos y soluciones.
Recordatorio y despedida.
Cmo hacer una carta de solicitud
Cmo redactar una solicitud
Una carta de solicitud indica expresamente un pedido y las razones para ello, dando
formalidad al asunto y propiciando una mejor respuesta. Pero primero debes definir si el
asunto vale la pena de ser solicitado o no.
Si deseas un aumento en el sueldo pero sabes que faltas mucho al trabajo y no cumples
con tus obligaciones, no ser para nada efectiva la carta, aunque est bien redactada.
Pero si mereces o ves mucho potencial en tu pedido, pon en marcha los consejos que
vers en esta nota, y redacta tu peticin para que llegue a los ojos de inters. Comienza
por aclarar en tu mente qu es lo que pides, y por qu lo pides. La mayora de los
fracasos en las cartas de solicitud se deben a que el pedido no est claro, ni se ha

respetado el formato de contenidos (por ejemplo, indicando el por qu o el cmo). Si

sabes bien qu y por qu, el cmo ser pan comido.
Ejemplo de una carta de solicitud
Como en toda misiva formal, comienza con el lugar y la fecha de la redaccin orientado
hacia el margen derecho, siguiendo el orden lugar, da, mes y ao. Deja dos lneas vacas
como espacio, y luego prosigue al destinatario.
Los datos del destinatario se colocan en este orden: primero su cargo, luego la empresa o
institucin, y luego su ttulo y nombre, cada dato en un rengln independiente, a doble
espacio y en negritas:
Sr. Gerente General
de Seguros Bienestar
Ing. Juan Lpez
Luego de una lnea de espacio, coloca el saludo respetuoso:
Mi estimado seor:
Intencin de la solicitud
En el primer prrafo escribe cul es la intencin de tu carta, es decir, tu peticin. Mantn
la brevedad y lee varias veces el texto, para asegurarte de que sea claro:
Me comunico con Usted para solicitarle tenga a bien considerar renovar la vestimenta del
personal de oficinas, en busca de formalizar nuestra apariencia y conferir a los cargos
mayor relacin con la empresa.
El por qu del pedido
Luego de la intencin, define el por qu de tu pedido:
La razn por la que elevo esta solicitud se debe a que, actualmente, el personal carece de
un uniforme estandarizado, lo que hace que los clientes se sientan confundidos al
ingresar a nuestra institucin. Un atuendo estandarizado para todos, que lleve claros los
colores y el logotipo de la entidad, sera a mi entender un beneficio agregado en busca del
orden y de la seriedad que bien ha caracterizado a Seguros Bienestar.
Respaldos y soluciones
Prosigue por completar los datos que fueran meritorios en el siguiente prrafo, como
respaldos cientficos, legales u otros, dependiendo del tipo y tema del pedido. En nuestro
ejemplo, simplemente saltearemos este paso, y proseguiremos al siguiente, el de brindar
una posible solucin al problema en cuestin:
Me he tomado la libertad de solicitar presupuestos en tres compaas proveedoras de
uniformes para empresas, para facilitar su tarea en la toma de decisin, segn su criterio.
A continuacin, le remito las respuestas recibidas: