Automatizacin de procesos de

captura electrnica de datos,

enfocada en la Gestin de la
Calidad Total.

INE Uruguay

Introduccin
Antecedentes:
Los procesos productivos de las encuestas llevadas a cabo por la
Institucin, resultan ser engorrosos y costosos.
El proceso de recogida de informacin por parte del Instituto
implica altos costos en tiempo, recursos humanos y materiales, re
procesos producto de no conformidades (errores) detectadas
durante el envo de formularios a los informantes y en la digitacin
de los datos contenidos en el formulario de la encuesta. As como
tambin los costos asociados con la no calidad del proceso
productivo.
Esta aplicacin informtica tiende a minimizar estos costos,
simplificando los procesos de envo y captura de informacin
contenida en el formulario de las encuestas y los procesos relativos
a la difusin de los resultados finales a travs de medios
electrnicos.

Introduccin (continuacin)
Objetivo:
El objetivo de este proyecto es la automatizacin de los procesos
de produccin de encuestas mediante una aplicacin informtica
integral enfocada en la gestin de la calidad total.
En ese marco la Internet pasa a ser el canal principal de captura
de la informacin por parte de las encuestas a empresas y
paralelamente se reconoce como el elemento idneo para la
difusin de resultados o datos agregados.

Temario de la presentacin

Mdulo de generacin y envo de formularios electrnicos.
La aplicacin informtica genera y enva los formularios personalizados (con los
datos de la empresa correspondiente) de acuerdo con el medio de comunicacin
que haya solicitado la empresa (formulario electrnico por e-mail o pgina Web,
fax automtico, o papel). Difusin de cuadros de resultados junto con el
formulario electrnico.
Presentacin del mdulo y comentarios sobre los resultados obtenidos en las
experiencias realizadas en las diferentes encuestas.

Mdulo de captura de informacin de los formularios electrnicos.
Presentacin de la herramienta de captura automtica de la informacin contenida
en los formularios electrnicos recibidos.
Formulario electrnico en la pgina Web del INE.

Mdulo de administracin de la muestra.

Mdulo de crtica.

Mdulo de clculos e imputaciones.

Temario de la presentacin (continuacin)

Mdulo de generacin de cuadros de resultados finales en formatos preestablecidos.
Los cuadros finales son generados por las aplicaciones informticas de las
respectivas encuestas y quedan disponibles para la publicacin en la pgina Web.

Sistema de publicacin y difusin de resultados.

Sistema de mantenimiento de la pgina Web del INE.

Proceso productivo del INE

Generacin de la Muestra

Esta presentacin est

enfocada en estos dos
mdulos

Generacin y envo de formularios electrnicos

Captura de formularios electrnicos
Administracin de formularios de la muestra
Crtica e imputacin de formularios
Generacin de cuadros de resultados finales
Publicacin de cuadros finales

Especificacin del sistema informtico

Cada empresa elige el mtodo de envo/recepcin que prefiera para
hacer llegar su informacin: Pgina Web, correo electrnico, Fax
automtico, Fax, Correo o entrega personalmente.

Se envan avisos por e-mail de que estn disponibles en la pgina
Web del INE los formularios electrnicos correspondientes al mes en
curso para su llenado.

Los informantes de las encuestas (empresas) completan el
formulario disponible en la pgina Web del INE y la informacin se
almacena directamente en la base de datos de la encuesta. Uso de la
firma digital a los efectos de preservar la informacin intercambiada
entre el INE y sus informantes (empresas).

Una vez recibida la informacin en el formulario Web, se enva
automticamente por correo electrnico comprobante de acuse de
recibo.

Especificacin del sistema informtico (continuacin)

El mdulo de generacin y envo formularios electrnicos, genera
los formularios personalizados mediante la definicin de
METADATOS a partir de la informacin de cada empresa
contenida en la Base de Datos. Inmediatamente son enviados como
adjunto va e-mail al informante de cada empresa.

Los mensajes de e-mail enviados por las empresas al INE son
capturados, interpretados y transferidos por el mdulo de entrada
de datos.

Genera los formularios en formato adecuado para su envo
automtico va Fax, con su correspondiente registro y control de
envo.

La digitacin de los formularios recibidos por correo o
personalmente se efecta por personal del INE en el propio
formulario WEB.

ESPECIFICACIN:
ES-732-03

ENTRADA DE DATOS

e-mail para la Empresa con acuse

de recibo de la informacin
ingresada por Internet

e-mail para la Empresa con

aviso para completar el
formulario por Internet
Digitacin por Internet fuera del INE,
por parte de la Empresa

Programa de Generacin
de Formularios Mensuales

Formulario
electrnico en
pgina Web

Base de Datos
de la Encuesta
Formulario
electrnico
mensual
(archivo)

e-mails para las Empresas con

formulario personalizado adjunto

Recepcin de e-mails
con formulario adjunto

e-mail con
formulario adjunto

Digitacin por Intranet dentro del INE

Impresin

Fax
Automtico

Digitacin por Intranet dentro del INE

ELABORADO POR: Unidad Sistemas. Instituto Nacional de Estadstica - Uruguay.

CARGO
APROBADO POR

Programa de
Captura de datos de
los formularios
recibidos por e-mail

Jefe Unidad Sistemas

FIRMA

FECHA
2002-07-15

Digitacin por Internet fuera del INE

e-mail aviso c/Nro.
INE y contrasea.
e-mail acuse
de recibo
Generar Formularios

(Componente
ActiveX)

Componente COM para

la conexin a la BD
en MTS (.dll en VB)

BD de la
Encuesta

Captura de datos de los

formularios Excel recibidos
por e-mail

Recepcin de e-mails con

formulario Excel adjunto

(Componente ActiveX)

Planillas Excel
para adjuntar al
mail de cada
informante

Planilla Excel
con el formulario
mensual

Impresin

Fax (WinFax)

e-mail con formulario

Excel adjunto e instructivo

Digitacin por Intranet dentro del INE

Digitacin por Intranet dentro del INE

Pgina
DHTML/ASP
en IIS

Comunicacin entre aplicaciones Windows

Intercambio Dinmico de Datos

Dynamic Data Exchange (DDE)
Mediante DDE se puede enviar un comando a otra
aplicacin:
Enviar datos del Nmero de Fax y el contenido
de ste a la aplicacin WinFax.
Enviar la direccin de e-mail y la planilla Excel a
la aplicacin MS Outlook

Mdulo de generacin y envo de Formularios Electrnicos

Generacin de Formularios Electrnicos va E-Mail

Base de Datos
de la Encuesta

Nro_INE Informante

C1

1461
16353
25345
...

2
1
1
...

Martn Gmez
Eduardo Prez
Carla Daz
...

Definicin de
METADATOS
Tipo de
Dato

Campo

Celda

Nro_INE

B20

Informante

D8

Numrico Validar en BD
Texto

C1

B30

Numrico

...

...

...

Edit

Entre 0 y 99

Modelo del mensaje enviado en el e-mail

Contenido del e-mail enviado a las Empresas junto

con el formulario electrnico (planilla Excel)

Contenido del e-mail con el aviso para completar el

formulario electrnico en la pgina Web del INE

Lista de e-mails enviados

Mdulo de captura de Formularios Electrnicos

recibidos por e-mail

Lista de e-mails recibidos

Captura y lectura de formularios electrnicos

adjuntados a los e-mails

Lista de e-mails capturados

Formulario electrnico en el sitio Web (1a. Parte)

Formulario electrnico en el sitio Web (2a. Parte)

Envo de Fax Automtico

Reportes del Mdulo de Administracin de la Encuesta

Forma de Envo de Formularios en la

Encuesta de Servicios y Comercio Minorista
Personalmente
1%
Fax
Automtico
5%

Fax Manual
4%

Internet
3%

E-mail
83%

Resultados (directos) obtenidos en la

Encuesta de Servicios y Comercio
Minorista (1a. Parte)
Muestra de 730 empresas
600 empresas va e-mail (83% de la muestra)
Los 600 formularios electrnicos se envan
en 1 hora
90% recibido al da 30 del mes
Disminucin del 50% de los RRHH
necesarios para la gestin de formularios
(estimado en base a encuestas similares)

Resultados obtenidos en la Encuesta de

Servicios y Comercio Minorista (2a. Parte)
Aumento del tamao de la Muestra

Disminucin de errores por muestra pequea (errores

de muestreo)

Calidad de los datos

Disminucin de errores de digitacin

Crtica exhaustiva de los formularios recibidos
Personal altamente especializado en crtica

Disminucin de costos (tiempo, RRHH)

Disminucin de re-procesos debido a
producto no conforme

Resultados (indirectos) obtenidos en la

Encuesta de Servicios y Comercio
Minorista (3a. Parte)
Calidad del proceso productivo

Disminucin de empresas omisas (0,15% de omisas)

Disminucin de errores y re-procesos
Disminucin de los costos asociados con la no calidad

Motivacin del personal

Pasan a desempear tareas de mayor especializacin

Requiere mayor compromiso con la tarea
Tareas de mayor responsabilidad

Resultados obtenidos en la Encuesta de

Servicios y Comercio Minorista (4a. Parte)
Mejora la imagen institucional del INE
Facilidad para las empresas encuestadas
Varios medios posibles para el intercambio de
formularios

Internet (formulario electrnico)

E-mail (formulario electrnico en Excel)
Fax
Correo
Personalmente

Resultados desde un enfoque tecnolgico

Re-utilizacin del componente ActiveX en
diferentes encuestas.
Disminucin de costos informticos.
Disminucin de errores de programacin.
Utilizacin de estndares.

Claves para el xito del proyecto

Simplicidad. (planillas Excel, formulario Web)
Utiliza herramientas de uso comn y
ampliamente difundidas. (Excel, Outlook, IE)
Las reas sustantivas (productoras, promotoras)
no dependen del rea informtica para disear y
crear el formulario de la encuesta.
El personal del rea sustantiva ha apoyado e
impulsado en gran medida este proyecto.
Las empresas en Uruguay cuentan con acceso a
Internet en su gran mayora.
Gran aceptacin por parte de las empresas.

De aqu en adelante...
Mejora continua de la aplicacin informtica en
funcin del Sistema de Gestin de la Calidad.
Captura centralizada de todas las encuestas.

XML como estndar de formulario electrnico:

Excel
Internet

XML como estndar para la difusin

electrnica:
Publicaciones en CD-ROM (aplicado actualmente)
Internet

Autor: A/P Federico Segui

(fsegui@ine.gub.uy)
Anlisis y desarrollo de sistemas
Unidad Sistemas
Instituto Nacional de Estadstica INE
Ro Negro 1520
Montevideo Uruguay
Tel.: (598 2) 902 73 03 ext. 1508