Aplicación de Excel en Costos y Presupuestos

COLEGIO DE INGENIEROS DEL PERU
Captulo de Ingeniera Civil
Programa de Actualizacin Profesional
CURSO TALLER
PREPARANDO OFERTAS COMPETITIVAS PARA

CONTRATAR CON EL ESTADO
APLICACIONES
DE EXCEL EN
COSTOS Y
PRESUPUESTOS
Ing. Jorge Max Blanco Ruiz

SISTEMA DE PRESUPUESTOS DE OBRA CON MICROSOFT EXCEL
INTRODUCCIN
El presente trabajo ha sido preparado para formar parte del Taller de Actualizacin
Profesional Preparando Ofertas Competitivas para Contratar con el Estado y esta enfocado
a la preparacin de la Oferta Econmica de una obra en proceso de Licitacin, pero el
procedimiento que presentaremos ha continuacin es valedero para la preparacin de
cualquier tipo de Presupuesto de Obra haciendo uso de una herramienta poderosa como es
Microsoft Excel u otra Hoja de Clculo de caractersticas similares.
Este manual es una actualizacin de los procedimientos que vengo impartiendo a mis
alumnos de la Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas UPC y el SENCICO y
muestra como preparar presupuestos de obra de manera fcil y sencilla. Este manual no
pretende indicar que los dems programas de Costos y Presupuestos que existen en el
mercado son de poca utilidad, sabedor sobretodo de la potencia y versatilidad que ofrecen
estos, pero pretende ser una alternativa real para el profesional que no cuenta con estos
recursos, pero que accede fcilmente a una Hoja de Clculo como el Excel u otra similar. Lo
que si pretende este manual es proponer una estandarizacin en los procedimientos de
elaboracin de costos y presupuestos, hasta donde esto sea posible, a fin de que
independientemente del programa que usemos puedan estos compartir la informacin como
se hace en otros pases.
Este manual esta dirigido a los profesionales de la construccin que desarrollan
Presupuestos de Obra y cuentan con un mediano conocimiento de Excel, en el curso
desarrollaremos herramientas de Excel tales como:
Asignar Nombres a Celdas o Rango de Celdas

Funciones de Bsqueda y Referencia
Funciones Lgicas
Filtros
Tablas Dinmicas
Para explicar esto hemos preparado un ejemplo prctico que muestra el procedimiento a
seguir, adems haremos entrega de un disquete con un presupuesto completo de una
vivienda y los ejemplos seguidos en clase.
Presupuestos con Excel
El siguiente procedimiento nos muestra la manera de elaborar el Presupuesto de una obra a
travs del uso de la Hoja de Clculo Microsoft Excel a fin de obtener el Presupuesto de una
obra, los Anlisis de Costos,, la relacin de Insumos, la Formula Polinmica y los
cronogramas de obra
Para iniciar la creacin del presupuesto nosotros debemos seguir previamente los siguientes
pasos:
o
o
o
o
Identificar las Partidas del Presupuesto

Metrado
Recopilacin de Informacin de Anlisis de Costos (AC)
Codificacin de las Partidas (p.ej. Reglamento de Metrados)
Programa de Actualizacin Profesional - Aplicaciones de Excel en Costos y Presupuesto - Ing. Jorge Blanco Ruiz
Pgina 2

La creacin de los AC es un proceso en el que el Analista de Costos evaluara todos los

componentes que la Especificacin Tcnica de la partida requiera, as como la experiencia
que la empresa tenga, tales como el aporte unitario de los materiales, el rendimientos de la
mano de obra y equipos y la cuadrilla asignada. Para este ejemplo hemos tomado los
anlisis de costos del libro Costos y Presupuestos en Edificacin editado por CAPECO, lo
cuales deben ser tomados como referenciales y ser adecuados a la realidad de la empresa
constructora, el tipo de obra y la ubicacin del mismo.
El presente ejemplo nos muestra las partidas y metrados de una obra de edificacin de un
edificio multifamiliar tpico, cuyos datos iniciales mostramos:
Obra
CONSTRUCCION EDIFICIO MULTIFAMILIAR
Ubicacin SURCO
Fecha
ENERO 2001
PROPIO
01.00
01.01
01.02
02.00
02.01
02.02
02.03
03.00
03.01
03.02
03.03
03.04
03.05
04.00
04.01
04.01.01
04.01.02
04.02
04.02.01
04.02.02
04.02.03
04.03
04.03.01
04.03.02
04.03.03
04.04
04.04.01
04.04.02
04.04.03
04.05
04.05.01
04.05.02
04.05.03
04.05.04
04.06
04.06.01
04.06.02
04.06.03
05.00
05.01
PARTIDA
OBRAS Y TRABAJOS PRELIMINARES
TRAZO, NIVELES Y REPLANTEO PRELIMINAR CON VALLAS AISLADAS
LIMPIEZA DE TERRENO MANUAL
MOVIMIENTO DE TIERRAS
EXCAVACION PARA CIMIENTOS HASTA 1.00 MT TERRENO NORMAL
EXCAVACION PARA ZAPATAS HASTA 1.00 MT DE PROFUNDIDAD
RELLENO CON MATERIAL PROPIO APISONADO DE ZANJAS
OBRAS DE CONCRETO SIMPLE
CIMIENTOS CORRIDOS MEZCLA 1:10 CEMENTO-HORMIGON 30% PIEDRA
SOLADO PARA ZAPATAS DE 2" MEZCLA 1:12 CEMENTO-HORMIGON
CONCRETO SOBRECIMIENTO DE 1:8 CEM-HOR 25% PM ANCHO=0.15 MT
ENCOFRADO Y DEDESENCOFRADO SOBRECIMIENTO HASTA 0.30 MT
CONCRETO EN FALSOPISO DE 4" DE 1:8 CEM-HOR
OBRAS DE CONCRETO ARMADO
ZAPATAS
CONCRETO EN ZAPATAS F'C= 210 KG/CM2
ACERO PARA ZAPATAS GRADO 60
PLACAS
CONCRETO EN MUROS TABIQUES Y PLACAS F'C= 210 KG/CM2
ENCOFRADO Y DESENCOFRADO MUROS TABIQUES Y PLACAS
ACERO EN MUROS TABIQUES Y PLACAS GRADO 60
COLUMNAS
CONCRETO EN COLUMNAS F'C=210 KG/CM2
ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN COLUMNAS
ACERO GRADO 60 EN COLUMNAS
VIGAS
CONCRETO EN VIGAS F'C=210 KG/CM2
ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN VIGAS
ACERO GRADO 60 EN VIGAS
LOSA ALIGERADA
CONCRETO EN LOSAS ALIGERADAS F'C=210 KG/CM2
ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN LOSAS ALIGERADAS
ACERO GRADO 60 EN LOSAS ALIGERADAS
LADRILLO HUECO/ARCILLA 12X30X30 P/TECHO ALIGERADO
ESCALERA
CONCRETO EN ESCALERAS F'C=210 KG/CM2
ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN ESCALERAS
ACERO GRADO 60 EN ESCALERAS
MUROS DE ALBAILERIA
MURO DE SOGA LADRILLO KING-KONG CON CEMENTO-CAL-ARENA
UNIDAD
METRADO
M2
M2
128.62
128.62
M3
M3
M3
45.76
1.78
11.71
M3
M2
M3
M2
M2
30.50
1.62
5.49
84.54
99.20
M3
KG
0.49
8.82
M3
M2
KG
9.95
172.10
700.30
M3
M2
KG
12.65
350.35
3,088.90
M3
M2
KG
20.30
242.20
2,467.85
M3
M2
KG
UND
43.35
542.10
17,334.60
4,516.00
M3
M2
KG
7.90
56.52
439.40
M2
758.87
En funcin a estos metrados procederemos a preparar la Hoja de Calculo en Excel para

lograr manejar los Anlisis de Costos, Insumos, Precios y el Presupuesto de Obra.
Como paso Inicial para desarrollar el procedimiento, abriremos un nuevo Libro
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Excel nos muestra 3 hojas por defecto (hoja1, 2 y 3), etiquetaremos a una de ellas como
Anlisis de Costos (AC) y prepararemos dicha hoja para reproducir los anlisis de costos
que hemos preparado en el Anexo 1, primero prepararemos la estructura del AC a construir
identificando a los columnas con el respectivo nombre de campo
Hemos creado 13 columnas que pasaremos a definir:
Pgina 4

Partida: en esta columna se ubicara el cdigo de identificacin de las partidas del

presupuesto, para esto podemos tomar como referencia el Reglamento de Metrados.
Cdigo: aqu se ubicar el cdigo de identificacin del insumo o recurso componente del
AC, este cdigo identifica al insumo de acuerdo a su respectivo ndice Unificado (IU) y sus
caractersticas propias. Adicionalmente ubicaremos la descripcin de la partida a analizar.
Para este ejemplo hemos utilizado unos Anlisis de costos previamente procesados en el
Programa de Presupuestos S10
Insumo: se refiere a la descripcin del insumo ya sea material (MA), mano de obra (MO) o
equipo (EQ) (p.ej. cemento, hormign, capataz, operario, mezcladora, vibrador, etc).
Unidad: se refiere a la unidad de comercializacin y/o identificacin del insumo, se
abreviara a tres letras (p.ej. bls, m3, hh, he, etc)
Cuadrilla: esta columna se usara para ingresar el numero de personal y/o equipo requerido
para ejecutar la partida.
Cantidad: se ingresara la cantidad unitaria de materiales, mano de obra y/o equipo que
requiere la partida. Los materiales aportaran de acuerdo al consumo requerido para producir
una unidad de la partida, la mano de obra y el equipo en funcin al rendimiento y la cuadrilla
asignada a la partida. Se ingresara la cantidad redondeada a 4 cifras decimales
Precio: se ingresara el precio del material puesto en obra sin impuestos (sin IGV), es decir
incluyendo fletes y costo financieros de su adquisicin, el precio de la mano de obra incluir
todas la leyes sociales que le correspondan, los equipos incluirn el coste de reposicin,
depreciacin, mantenimiento, fletes, etc. Se reitera que en el precio NO se debe incluir el
IGV.
Parcial: ser el resultado del Precio por la Cantidad, redondeado a 2 cifras decimales.
Subtotal: es la sumatoria de los parciales de cada tipo de insumo o recurso: materiales,
mano de obra y equipos.
IU: es el ndice unificado del Insumo, podemos ingresarlo o extraerlo del cdigo del insumo
Metrado: es el metrado de la partida sin incluir desperdicios. Lo extraeremos del
Presupuesto.
CT: es el producto de la Cantidad por el Metrado, redondeado a 2 cifras decimales, nos
muestra la cantidad total del insumo que se requiere para esta partida.
PT: es el producto de la Parcial por el Metrado, redondeado a 2 cifras decimales, nos
muestra el monto total del insumo que se requiere para esta partida.
A las 4 primeras columnas se ingresaran datos de tipo alfanumricos (texto), las columnas
de partida y cdigo requieren un tratamiento para el ingreso de estos dato, en cambio la de
Insumo y Unidad no, pues es implcito que el dato que se ingrese ser del tipo texto, por lo
que es conveniente definir que el tipo de dato ingresado ser texto, peor veremos que en
forma practica solo es conveniente para la columna Cdigo. Para hacer esto
seleccionaremos la columna B y en el men Formato/celdas/numero/texto definiremos a la
misma como texto: Una forma abreviada de definir el formato de una celda o rango de
celdas es usar la tecla abreviada CTRL+1
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Estos datos ingresados en la fila 5 constituyen la fila de encabezados, y cada uno de ellos
determina el nombre de campo que manejan la base de datos de los AC, se debe hacer una
sola vez y no volver a repetirse para cada AC.
La columnas E, F, G, H, I, K, L y M correspondiente a los campos Cuadrilla, Cantidad,

Precio, Parcial, Subtotal, Metrado CT y PT respectivamente, sern definidas con formato
numrico de estilo millares (usar separador de miles) y 2 decimales, salvo las columnas
Cuadrilla y Cantidad que tendrn 3 y 4 decimales respectivamente
Ahora ingresaremos nuestro primer Anlisis de Costo, para este caso usaremos la partida
Trazo y replanteo preliminar con vallas aisladas que se mide en metros cuadrados (m2) .
Pgina 6

El cdigo de identificacin de la partida 01.01 se ingresara en la primera celda disponible

de nuestra plantilla, es decir la celda A6, como este dato 01.01 es un texto alfanumrico y
un nmero a la vez. Excel determina por defecto la segunda opcin, es decir nos muestra el
valor 1.01 alineado a derecha, para que Excel reconozca a esta como Texto al escribirla
incluiremos al inicio el apostrofe 01.01 y as Excel determinara que es texto y la alineara a la
izquierda.
La descripcin de la partida, Trazo y replanteo preliminar con vallas aisladas, en la celda
B6, la unidad, M2, en la celda H6. Como se ve la descripcin de la partida ocupa solo una
celda pero se visualiza en las columnas B, C, D, E, F y G, adems podremos ampliar el
ancho de la columnas a nuestra eleccin.
En la siguiente fila ubicaremos el dato mas importante de la partida, su rendimiento, para lo
cual ingresaremos la palabra Rendimiento en la celda E7, el rendimiento de la partida en la
celda F7 y nuestra primera formula =H6&/da en la celda G7 como se muestra en la figura:
Vemos que las 2 primeras filas de nuestro AC establecen la identificacin, descripcin,

unidad y rendimiento de la partida. La formula ingresada en la celda G7 establece el
procedimiento para concatenar la unidad (Celda H7) con el texto /da para poder visualizar
la unidad por da (m2/da)
.
Ahora procederemos a ingresar los insumos a nuestro AC, es decir los Materiales Mano de
Obra y Equipos para lo cual ingresaremos en primer termino los materiales que se requieren
en esta partida:
En la celda C8 ingresaremos en negrita la palabra Materiales , ha continuacin en la celda
B9 ingresaremos el cdigo del primer material
Antes reforzaremos la definicin que le hemos dado al cdigo: este debe identificar
plenamente al ndice Unificado (IU), el cual ser usado luego para definir la Formula
Polinmica
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Cdigo : XXYYZZ
Define el ndice Unificado (IU de a 79)
Define el Tipo de Insumo
Define el orden de ingreso del Insumo
Por ejemplo podemos definir al Clavo para Madera de 2 con el cdigo 020105
Cdigo : 020105
IU=02 Acero Liso
Clavos para Madera
De 2
En la partida Trazo y Replanteo.... los materiales a usar son la Cal, Madera, Cordel y
Wincha, las 2 primeras tienen IU 30 y 43 respectivamente, mientras que el Cordel y la
Wincha IU 37 que define a la Herramienta Manual, sin embargo la estamos considerando
como si fuera material, esto nos da una regla que usaremos, cuando una herramienta o
equipo sea definida en su unidad distinta a la hora equipo (HE) la consideraremos como si
fuera material, pero al definir su ndice unificado este ya lo clasifico adecuadamente
Procederemos entonces a ingresar en la celda B9 el cdigo 300101, en la Celda C9 la
descripcin del insumo: CAL HIDRATADA DE 30KG, en la celda D9 la respectiva unidad
de comercializacin de a Cal BLS, la celda E9 se deja en blanco, la celda F9 contendr el
aporte unitario de la Cal en esta partida: 0.0500 (Bls/m2), la celda G9 contendr el PRECIO
de la bolsa de Cal: S/. 11.03 y finalmente la celda H9 el producto de la cantidad de material
por el precio redondeado a 2 cifras decimales para lo cual usaremos la formula
=REDONDEAR(F9*G9,2).
Pgina 8

Repetiremos el proceso para ingresar a la madera, Wincha y Cordel y luego obtendremos la

suma de los parciales de los materiales.
Luego que ingresamos y obtenemos el costo de los materiales en la partida iniciaremos el

ingreso de la Mano de Obra, para lo cual en la celda C13 ingresaremos en negrita la palabra
Mano de Obra , ha continuacin en la celda B14 ingresaremos el cdigo del primer obrero
470032, en C14 la descripcin TOPOGRAFO, en D14 la unidad HH (Hora Hombre), en
la celda E14 el nmero de personal en la cuadrilla asignada a la partida: 1.0000, en la celda
F14 calcularemos la cantidad de HH que requiere este personal para ejecutar la partida
mediante la formula: HH = 8/rendimiento x # Cuadrilla, para lo que aplicaremos la
siguiente formula =REDONDEAR(8/F$7*E14,4). Esta formula ser repetida en la partida
para cada personal y/o equipo que lo requiera.
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En la celda G14 ingresaremos el PRECIO y finalmente la celda H14 el producto de la

cantidad de Horas Hombre por el precio redondeado a 2 cifras decimales para lo cual
usaremos la formula =REDONDEAR(F14*G14,2). Repetiremos el proceso para ingresar al
Capataz y Pen y luego obtendremos la suma de los parciales de la Mano de Obra.
Luego que ingresamos y obtenemos el costo de la Mano de Obra en la partida iniciaremos el
ingreso del Equipo, para lo cual en la celda C17 ingresaremos en negrita la palabra
Equipo , ha continuacin en la celda B18 ingresaremos el cdigo del primer equipo
370101, en C18 la descripcin Herramientas Manuales, en D18 la unidad %MO
(Porcentaje de la Mano de Obra), en la celda E18 el nmero de Equipos asignada a la
partida, en este caso se deja en blanco, en la celda F18 calcularemos la cantidad de HE que
requiere este Equipo para ejecutar la partida mediante la formula: HE = 8/rendimiento x #
Equipo. En este caso se nos pide un porcentaje del costo de la Mano de Obra para definir el
costo de la Herramienta Manual, estableceremos el mismo en 3% por lo que ingresaremos
el valor 3.0000 en dicha celda (F18), en la celda G18 debemos ingresar el precio del equipo
por hora, pero en este caso ingresaremos el costo parcial de la mano de obra que como
vemos ha sido calculado en la celda I16.
Finalmente en la celda H18 el producto de la cantidad de Horas Equipo por el precio

redondeado a 2 cifras decimales, en este caso el precio ser multiplicada por la cantidad en
porcentaje para lo cual usaremos la formula =REDONDEAR(F18%*G18,2), como se ve en la
formula anterior se ha aadido a la referencia de la celda F18 el sufijo %. Repetiremos el
proceso para obtener la suma de los parciales del Equipo.
Luego para obtener el Precio Unitario de este AC, sumaremos los parciales de Materiales,
Mano de Obra y equipos haciendo lo siguiente: en la celda I38 marcaremos la Auto suma
del rango I7:I18
Ahora es un buen momento para Grabar la informacin , esto lo debemos hacer
continuamente
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Finalmente vincularemos el cdigo de la partida de la Celda A6 a la celda A7 y luego esta

celda ser copiada de A8 hasta A18 y estableceremos la fuente de la celdas A7 a A18 como
de color blanco para ocultarlas a la vista
Una vez concluida nuestra primera partida usaremos a est como molde para ingresar las
siguientes partidas, es decir copiaremos toda la estructura de esta partida que se ubica en el
rango A6:I18 a la celda A19.
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Este Anlisis de Costo copiado servir de base para escribir sobre l el siguiente Anlisis de
Costo. Este procedimiento se repetir tantas veces como AC nos falte ingresar.
Una vez concluido el ingreso de los 28 AC del ejemplo nos encontraremos con el primer
problema, si uno de los insumos tuviera un PRECIO distinto al que se defini y transcribi
inicialmente, cambiarlo implicar una bsqueda del mismo en cada uno de los 28 AC, lo que
implica un trabajo adicional, peor aun si el cambio debe hacerse en mas de un insumo,
felizmente el Excel nos ofrece una serie de posibilidades para hacer esto, sin embargo
nosotros explicaremos el proceso para automatizar el proceso.
Para proceder seleccionaremos el rea comprendida entre las celdas A5 y M394, como se
vera la fila 5 contiene los encabezados entre las columnas A hasta la M, las otras filas
contienen la informacin completa de todos y cada uno de los Anlisis de Costo. A esta rea
seleccionada se la asignara un nombre aplicando una propiedad de Excel de poder asignar
nombres a una celda o un rango de celdas para facilitar su localizacin. Esto lo haremos una
vez el rea ha sido seleccionada y ingresando al men Insertar/Nombre/Definir le
asignaremos el nombre ACOSTOS, estos pasos lo podemos abreviar con la tecla
abreviada CTRL+F3. En el futuro para referirnos al rea donde estn los Anlisis de Costo
podemos llamar al nombre ACOSTOS.
Usaremos ahora que tenemos el rea seleccionada para insertar en ella los filtros que nos
permitan seleccionar un dato especifico para lo que iremos al men Datos/Filtros/Autofiltro
Este autofiltro agregara a la celdas de encabezado (Nombres de Campo) la posibilidad de
abrir un men desplegable que nos permitir escoger algn dato especifico bajo una
determinada columna.
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Como se ve en el grfico anterior la columna Unidad nos permite abrir un men donde se
aprecia las unidades de los diferentes insumos de nuestra tabla. Esta utilidad de filtros de
Excel es ampliamente provechosa nos permitir escoger por ejemplo un determinado
insumo por su cdigo, descripcin o unidad, imaginemos que el precio que hemos asignado
al Cemento Portland tipo I hay que aumentarlo en un 10%, hacerlo implicara buscar dicho
insumo en todos los anlisis con la posibilidad de cometer un error por omisin en alguno de
ellos. Usando la utilidad de filtro podemos ir a la columna insumo y buscar y seleccionar al
material en cuestin, lo que nos presentara la lista de todos los cementos en cada uno de
los Anlisis de Costo donde se ubican.
Pgina 13

Como se ve en la figura se ha seleccionado 10 filas conteniendo la descripcin del material

requerido, asimismo se aprecia que las filas que no corresponden a la seleccin se han
ocultado automticamente. Esto nos permitira cambiar el precio de acuerdo al criterio
preestablecido. Como se vera este mtodo aparenta ser la solucin pero si nuestra tabla
contara con 50 insumos a los que se les debe modificar el precio nos ocasionara repetir
este proceso 50 veces. Debemos encontrar otra solucin.
Para esto seria muy til encontrar una lista de todos los insumos requeridos y poder
establecer una relacin entre esta lista y los Anlisis de Costo. Felizmente en Excel esto es
fcil.
TABLAS DINAMICAS
Una Herramienta poderosa que nos ofrece Excel es las Tablas Dinmicas que nos permiten
hacer reporte directos de una Base de Datos a travs de consultas especificas. Nosotros lo
usaremos en primer termino para extraer un listado nico de los insumos usados en este
presupuesto y luego para obtener el listado total de los insumos requeridos acorde con el
metrado del presupuesto. De este reporte tambin podremos obtener la Formula Polinmica.
Excel define a las Tablas dinmicas de la siguiente manera: Un informe de tabla dinmica
es una tabla interactiva que combina y compara rpidamente grandes volmenes de datos.
Podr girar las filas y las columnas para ver diferentes resmenes de los datos de origen, y
mostrar los detalles de determinadas reas de inters.
Nuestros Anlisis de Costos estn estructurados como una Base de Datos en la que los
encabezados son los nombres de campo, el rea de esta Base de Datos es el que hemos
denominado ACOSTOS y de ella queremos extraer en primer lugar un listado de todos los
insumos que usan nuestros AC, es decir un listado nico que indique que insumos tanto
materiales, mano de obra como equipos, estamos usando en este presupuesto. Luego
veremos que el uso de Tablas Dinmicas nos permitir sacar un totalizado de los insumos
que requeriremos en esta obra.
Para hacer esto usaremos el Asistente de Tablas y Grficos Dinmicos, en el men
Datos/Asistente para Tablas y Grficos Dinmicos
Pgina 14

Esto dar inicio al Asistente para Tablas y Grficos Dinmicos, que nos guiara a travs de 3
simples pasos. El primero ser definir el tipo de datos con que contamos y que tipo de
informe deseamos crear, el segundo ser darle el rango donde estn los datos, en este caso
el rea previamente definida ACOSTO, y por ultimo, le indicaremos que deseamos que se
cree una nueva hoja donde se ubicarn los resultados
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Pgina 15

Finalmente seleccionaremos la tecla Finalizar y se insertar una hoja nueva (Hoja 4) que
muestra una Tabla en blanco con unas reas claramente delimitadas que indican se coloque
Campos de Pgina, Filas y columnas, as como una ventana llamada Lista de Campos de
Tabla Dinmica que muestra los campos de nuestra Tabla ACOSTOS (Partida, Cdigo,
Insumo, Unidad, Cuadrilla, Cantidad, Precio, Parcial, Subtotal, IU, Metrado, CT y PT) y otra
ventana llamada Tabla Dinmica con unos botones que son herramientas para el anlisi en
est tabla.
Esta tabla inicial es bsica para el xito de nuestro anlisis y nos permitir crear los informe
dinmico que requerimos para obtener el listado de insumos, la cantidad total requerida y
finalmente la Formula Polinmica
El procedimiento para armar nuestra Tabla es sencillo, pero debemos respetar los pasos
seguidos:
Establecer los Campos de Filas: en est rea colocaremos los campos Cdigo, Insumo,
Unidad y Precio para armar nuestra tabla de insumos. El procedimiento depende de la
versin de Excel que usemos pero consiste en seleccionar el campo en la ventana Lista de
Campos de Tabla Dinmica, picarlo y llevarlo al rea de Campo de Filas. En Excel XP esto
es ms fcil pues basta con seleccionar el campo a llevar y en la parte baja de la ventana
Lista de Campos de Tabla Dinmica existe un botn Agregar a y un desplegable que
indica el rea destino. Este procedimiento lo debemos repetir para los campos sealados
anteriormente.
Pgina 16

Como se ve en el grfico anterior se ha generado una tabla con los campos Cdigo, Insumo,
Unidad y Precio, as como un listado donde se visualiza que para cada dato se ha totalizado
cada uno de los campos, para eliminar este totalizado que aparece por defecto haremos lo
siguiente:
Sobre la celda A4 haremos doble clic sobre la palabra cdigo y aparecer la siguiente
ventana:
Donde aparece en Subtotales marcado Automticos, nosotros debemos marcar Ninguno y

hacer Aceptar. Este procedimiento lo repetiremos para todos los campos y el reporte se ver
as
Pgina 17

Como se ver ya se aprecia un listado de los insumos de nuestro presupuesto, pero vemos
que el insumo Herramientas Manuales tiene distintos precios, adems veremos que en
listado existen cdigos y partidas, estas ultimas son las que identificaban a cada Anlisis de
Costo, para nuestro reporte solo queremos los insumos propiamente dichos, es decir
materiales, mano de obra y equipos, esto es fcil de seleccionar, pues cada uno de ellos
tienen una unidad asignada, en el caso del la Herramienta Manual, la unidad asignada %MO
corresponde a una insumo comodn, como apropiadamente lo llaman nuestros amigos del
S10.
Para seleccionar nicamente a los
insumos desplegamos el campo unidad
que nos muestra los siguiente
En el desmarcaremos la Unidad %MO y
las que se indican en blanco
Con
esto
dejaremos
habilitados
nicamente a los insumos que existen en
nuestro presupuesto.
Debemos dejar claro que nuestra Tabla
Dinmica est incompleta, pero para el
reporte que requerimos hasta el momento
es suficiente, es decir el listado de los
insumos de nuestra obra.
Pgina 18

De nuestra Tabla ya visualizamos el total de insumos que requerimos, los seleccionaremos

y llevaremos una copia a la hoja3 que habamos denominado Insumos. La copia la
pegaremos sobre la celda A5 de la Hoja Insumos
Luego veremos que solo tenamos 35 tipo de insumos en nuestra tabla
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Esta tabla tienen la lista de Insumos que requerimos en nuestra obra y nos permitir verificar
los precios da cado uno de ellos, exceptuando claro esta a la Herramienta Manual
Asimismo podremos seleccionar a esta tabla de A5 a D39 y darle el Nombre INSUMOS para
referirnos a ella en el futuro.
Ahora usaremos una de las funciones incorporadas en Excel para Bsqueda y referencia, a
fin de poder vincular la tabla de precios de los Insumos a los Anlisis de Costos y permitir
que la variacin de precio en alguno de los insumos afecte inmediatamente a todos los AC
que la contengan.
Para esto usaremos la funcin BUSCARV que nos permite relacionar el cdigo de los
insumos con su respectiva descripcin, unidad y precio. Esta funcin tiene los siguientes
argumentos =BUSCARV(Qu, Dnde, Columna, 0), donde Qu se refiere al valor
buscado en la columna mas a la izquierda de una tabla (1ra columna), Dnde es el
nombre de la tabla donde se realizara la bsqueda y Columna es la ubicacin de la
columna de datos que se quiere extraer.
Por ejemplo nosotros
podramos extraer de la
tabla de INSUMOS el
precio
del
Cemento
Prtland Tipo I (42.5Kg)
cuyo cdigo es 210000,
para esto identificaremos
que la tabla INSUMOS
tiene por el momento 4
columnas, la 1ra es
Cdigo, la 2da es
Insumos, la 3ra es
Unidad y la ltima es
Precio; como queremos
extraer el precio nos
referiremos a la 4ta
columna.
Luego de est explicacin procederemos a vincular todos y cada uno de los insumos de
nuestra tabla con la de los Anlisis de Costos, dejando de lado nicamente al insumo
Herramientas Manuales cuyo precio proviene de la Mano de Obra asignada a cada partida.
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Vamos a la tabla Anlisis de Costo y en la columna unidad, procederemos al auto filtro

personalizado eligiendo en los criterios personalizados primero a todas aquellas unidades
que nos son iguales a %MO y como segundo criterio que tampoco son unidades vacas.
Esto nos permitir seleccionar a todos los dems insumos de nuestra tabla de Anlisis de
Costo y poder vincularlas a la tabla de Insumos
Hecho esto veremos que la tabla de AC solo muestra los insumos, las dems filas estn
ocultas, esto nos permitir reemplazar la transcripcin de los insumos, unidades y precios
por un vinculo a la tabla de insumos. Para hacer esto haremos uso de las formulas de
Bsqueda y Referencia, especficamente la formula BUSCARV como detallramos
anteriormente.
Procederemos a ubicarnos en la celda C9 para reemplazar la descripcin existente CAL
HIDRATADA DE 30 Kg por la formula =BUSCARV(B9,INSUMOS,2,0), luego procedemos a
cambiar la unidad descrita en la celda D9 por =BUSCARV(B9,INSUMOS,3,0) y finalmente
el precio guardado en G9 por la formula =BUSCARV(B9,INSUMOS,4,0). Como se vera la
descripcin, la unidad y el precio es el mismo, pero ahora estn vinculados a la tabla de
Pgina 21

Insumos, estas formulas podemos copiarlas una por una para su respectiva columna,
haciendo esto hemos logrado que todos los insumos de nuestros Anlisis de Costo
dependan de la lista de Insumos.
Hemos logrado entonces que los Precios Unitarios de cada partida dependan no solo de la
respectivas incidencias de materiales, mano de obra y equipo, sino tambin de la tabla de
precios ubicada en los INSUMOS
Ahora debemos armar el presupuesto, nada mas fcil con lo que hemos aprendido,
podemos hacerlo de 2 maneras, primero reproduciendo en una nueva hoja a que
llamaremos presupuesto la descripcin de las Partidas y Metrado que tenemos en las
pginas 2 y 3 del presente manual, solo nos faltara vincular su respectivo precio unitario.
La otra manera es filtrar la tabla de Anlisis de Costos para extraer las descripcin de las
partidas de cada uno de los AC. Para hacer esto filtraremos en la columna unidad las
celdas vacas y en la columna cdigo las no vacas, estas opciones nos permitirn ver
nicamente a las partidas con su tem y respectiva unidad, para lo cual seleccionaremos
desde la celda A5 has la H407 y copiaremos a hoja Presupuesto a la celda A5. Como se
ve luego podemos eliminar en la hoja de Presupuesto a las columnas C, D, E, F y G, luego
la descripcin que se visualiza en C5 debe ser cambiada a Unidad, finalmente auto
ajustaremos el ancho de las 3 columnas y podremos tener las partidas que usaremos en
nuestro presupuesto. Lugo aadiremos los encabezados de Metrados, Precio, Parcial y
Subtotal.
Pgina 22

Luego que tenemos estas partidas debemos ordenar el presupuesto aadindoles los ttulos
que agrupan partidas y los sus respectivos metrados. Preparando la hoja para recibir los
precios unitarios.
Pgina 23

De manera anloga a como vinculamos los precios de la tabla de insumos a los Anlisis de
Costos, podemos vincular a estos con la hoja de presupuestos, recordaremos que la tabal
de Anlisis de Costos se denomina ACOSTOS y podemos referirnos a ella en cualquier
formula, adems el precio unitario se ubica en la novena columna de dicha tabla
Se deja claro que al buscar el tem de la partida en la tabla de AC nos referimos a la primera
columna, pero dicho tem o partida se repite varias veces, pero al ubicarse la descripcin y
el precio unitario en la primera fila de cada anlisis Excel tomara el primer valor.
Luego procederemos de la siguiente manera en la celda E7 ingresaremos al siguiente
funcin =BUSCARV(A7,ACOSTOS,9,0) de esta manera podremos vincular el Precio
unitario de la partida con su respectivo Anlisis de Costo, luego obtendremos el parcial de
multiplicar el metrado por su respectivo P.U. con la formula =REDONDEAR(D7*E7,2), luego
estas 2 celdas podremos copiarlas a todas las partidas.
Luego que hemos obtenido los respectivos parciales de cada partida debemos obtener los
subtotales de cada bloque de partidas, en este caso se sugiere para hacer de este un
proceso automtico realizar la suma de los acumulados de la columna de parciales y
restarle la columna acumulada superior de subtotales para obtener el subtotal de cada
bloque como se ve en la siguiente figura. Adicionalmente hemos congelado la fila inicial del
presupuesto para que parta siempre del mismo lugar.
Pgina 24

Luego de terminar estos procesos procederemos a sumar los subtotales obtenidos para
obtener el Costo Directo del presupuesto, a este le debemos aadir los respectivos
porcentajes de gastos generales y utilidad para obtener el costo total y finalmente el
impuesto general a las ventas y obtendremos el presupuesto de la obra.
Pgina 25

Respecto a los Gastos Generales y Utilidad hacemos la salvedad que este ejemplo
especifica un porcentaje del 25% del Costo Directo, pero este es el mayor error que
comenten los presupuestadotes al estimar Gastos Generales y Utilidad del 14%, 20%, o
25% en funcin al monto de la obra, esto se hace de manera habitual sin ningn fundamento
es pues esencial hacer un anlisis de los Gastos Generales y del margen o utilidad que
esperamos en cada tipo de obra.
Haciendo uso del Excel podemos preparar una Hoja para analizar los gastos generales y la
utilidad esperada y este valor asignarlo a la formula que calcula el monto de Gastos
Generales y Utilidad.
Dejamos al lector el anlisis de este punto.
CALCULO DE LOS INSUMOS REQUERIDOS EN LA OBRA

Hemos obtenido el presupuesto de obra amarrado completamente cada partida a su
respectivo Anlisis de Costo y este a sus vez a sus incidencias, rendimientos y precio de los
insumos, es decir tenemos un sistema de costo y presupuestos casi completo, decimos casi
pues aun no hemos obtenido algo importante, esto es el listado final de insumos requerido
en la obra que nos sirva para entre otras cosas armar la Formula Polinmica, la cantidad de
materiales a usar, las horas hombres de personal que requerimos y las horas maquina de
los equipos, este es un simple procedimiento que lo solucionaremos de la siguiente manera
procederemos a usar los metrados de las partidas y las incidencias de los anlisis de costos
para obtener los requerimientos de cada partida y finalmente el requerimiento total para esto
iremos a la hoja de anlisis de costo y traeremos los metrados de cada partida vinculando
las celdas de metrado con el metrado de la hoja de presupuesto.
Para hacer esto debo darle nombre a la tabla donde se ubica el presupuesto para poder
extraer de ella los metrados de cada partida. Asignmosle un nombre apropiado como
PRESUPUESTO
Luego en la Tabla de AC, filtraremos la columna de unidad para ver solo los insumos y
poder extraer del cdigo de cada insumo los 2 primeros caracteres que representan el ndice
unificado. Esto lo haremos usando la funcin en la celda J9 =IZQUIERDA(B9,2) es decir
coge solo los 2 primeros caracteres de la izquierda, luego esto lo copiamos para toda la
columna.
Luego extraeremos de la tabla PRESUPUESTO los respectivos metrados para cada partida,
recordemos que el tem de cada partida esta oculto en la columna A, esto lo haremos con la
funcin de bsqueda y referencia en la celda K9 insertaremos la funcin
=BUSCARV(B9,PRESUPUESTO,4,0), esto nos traer el metrado de cada partida, en la
siguiente celda L9 calcularemos el producto de este metrado por la cantidad de insumo
(columna F) con la siguiente formula =REDONDEAR(K9*F9,2), finalmente debemos calcular
el parcial total el insumo utilizado multiplicando el metrado por el parcial del insumo
(columna H) con la siguiente formula =REDONDEAR(K9*H9,2).
Estas celdas deben ser copiadas a todos los insumos, pero a la vista encontraremos una
primera observacin el insumo Herramienta Manual que es un porcentaje de la Mano de
Obra ha sumado cantidades que no corresponden pues en ese caso la cantidad total de el
debe ser considerada la unidad pues el Total absorbe todo su valor, por lo que debemos
seleccionar la columna de unidad y escoger solo la unidad %MO y en la columna de CT
reemplazar la formula por el valor 0 (cero).
Pgina 26

Para obtener ahora la cantidad total de insumos procederemos a liberar de filtrados la tabla
de AC y continuaremos la construccin de la TABLA DINMICA que dejamos inconclusa
Llevaremos de la Lista de Campos de Tabla Dinmica el campo CT al rea de datos y

veremos que la tabla se ha modificado mostrndonos las veces que un insumo participa en
los Anlisis de Costos
Pgina 27

En al celda A3 se visualiza Contar de si hacemos doble clic sobre ella veremos que
aparece una ventana llamada Campo de Tabla Dinmica que indica que los datos han sido
resumidos por la cantidad de veces que aparece en la tabla nosotros lo cambiaremos a
resumir por suma y obtendremos la cantidad de material total
Finalmente vemos la tabla resumida as
De esta tabla podremos copiar los totales a la tabla Insumos y obtener el reporte final de
material requerido para la obra.
Dejamos al lector la tarea de preparar la Formula Polinmica para lo cual le sugerimos lo
siguiente: En la hoja Anlisis de Costos vuelva a llamar al Asistente de Informes de Tablas y
Grficos Dinmicos, repitiendo el proceso inicial de creacin, con la salvedad que llevara de
la Lista de Campos de Tabla Dinmica el campo IU al rea de campos de filas y el campo
PT al rea de datos, con lo cual obtendr los montos parciales para cada ndice Unificado.
Con estos resultados es fcil proseguir con el procedimiento de elaboracin de la Formula
Polinmica establecido por su Reglamento.
Pgina 28

Conclusiones
El presente manual muestra un procedimiento que hace uso de las Herramientas de Excel
para la Elaboracin de Costos y Presupuestos de Obra. Muestra adems que un
Presupuesto no es mas que una gran matriz de datos que adecuadamente manejado puede
controlarse.
Este manual no debe tomarse como un reemplazo de los Sistemas de Costo y Presupuesto
que existen en el mercado, los cuales tienen enormes ventajas respecto a este. Cada uno
de ellos tiene su ventaja pero esta propuesta viene a proponer una solucin simple y sencilla
como alternativa de solucin a quienes no acceden a un sistema por cualquier razn.
Queda para el lector la tarea de enriquecer el presente trabajo, el cual puede recibir rutinas
VBA (Visual Basic for Aplication) para simplificar los procedimientos y mostrar ventanas
mas amigable para el ingreso de nuevos Anlisis de Costos.
Cualquier comentario para este trabajo dirigirse a pccijbla@upc.edu.pe
Muchas Gracias
Pgina 29

Aplicación de Excel en Costos y Presupuestos

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Finalmente en la celda H18 el producto de la cantidad de Horas Equipo por el precio

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Como se ve en la figura se ha seleccionado 10 filas conteniendo la descripcin del material

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Donde aparece en Subtotales marcado Automticos, nosotros debemos marcar Ninguno y

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De nuestra Tabla ya visualizamos el total de insumos que requerimos, los seleccionaremos

Luego veremos que solo tenamos 35 tipo de insumos en nuestra tabla

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Vamos a la tabla Anlisis de Costo y en la columna unidad, procederemos al auto filtro

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Finalmente vemos la tabla resumida as

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