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Manual de

capacitacin y
adiestramiento
PARSOL

PRESENTACION
Es responsabilidad del titular de cada Gerencia y Direccin la expedicin de los
manuales de organizacin, procedimientos y servicios. Se emite este Manual de
Normas y Procedimientos de Capacitacin y Adiestramiento, el cual es un
instrumento que permite la descripcin clara del proceso sustantivo de
Capacitacin y Adiestramiento que proporciona la Gerencia de Personal.
Atendiendo a la necesidad de contar con el personal ptimo e idneo para el
desarrollo de las mltiples funciones que ejecuta diariamente cada una de las
reas de trabajo, ya sea de carcter directivo, administrativo u operativo, es
necesario contar con la Deteccin de Necesidades de Capacitacin y
Adiestramiento.
De igual manera, es necesario que con base en las disposiciones jurdicas y
administrativas aplicables y al presupuesto programado dentro del rubro de
capacitacin, se opere el Plan Anual de Capacitacin y Adiestramiento que
contiene los cursos y eventos necesarios para implantar el proceso de
Capacitacin y Adiestramiento con calidad, que permita contar con personal
preparado y fomentar la profesionalizacin de los trabajadores que laboran en la la
empresa PARSOL S. A. DE C. V. con el fin de atender con calidad y calidez las
necesidades de nuestros clientes. Por lo anterior, la Direccin de Administracin a
travs de la Gerencia de Personal, se ha dado a la tarea de coordinar la
elaboracin del presente manual.

OBJETIVOS DEL MANUAL


El Manual Capacitacin y Adiestramiento para PARSOL S.A. DE C. V. en su
calidad de instrumento administrativo, tiene los siguientes objetivos: .
Establecer las normas y procedimientos para la capacitacin y adiestramiento de
los empleados de la Comisin Estatal del Agua de Jalisco.
Establecer el sistema de Capacitacin y Adiestramiento de los empleados de la
DE PARSOL como medio de desarrollo personal, profesional e institucional, que
brinde eficiencia y eficacia en los diferentes servicios OFRESIDOS.
Establecer las disposiciones que permitan a PARSOL diagnosticar, planear,
operar, evaluar y dar seguimiento al proceso de capacitacin de los servidores
pblicos que contribuya a su desarrollo y profesionalizacin.
Aplicar la Deteccin de Necesidades de Capacitacin y Adiestramiento a nivel
institucional, a fin de contar con los elementos necesarios para la integracin del
Plan Anual de Capacitacin y Adiestramiento del Personal.
Ejecutar el Programa Anual de Capacitacin y Adiestramiento, a travs de la
imparticin de cursos y ejecucin de eventos que permitan cumplir con los
objetivos de la empresa.
Evaluar los resultados del Programa de Capacitacin y Adiestramiento, a fin de
que sea la base de retroalimentacin para disear la planeacin del siguiente ao,
con las estrategias, metas y objetivos instituidos por la Direccin General.

ALCANCE
Es aplicable y de observancia general de todos los empleados que laboran en
PARSOL

MARCO JURIDICO
FUNDAMENTOS LEGALES
Constitucin Poltica de los Estados Unidos mexicanos.
Ley Federal del Trabajo.
Reglamento Interior de PARSOL S.A. DE C.V.

NORMATIVIDAD
NORMAS GENERALES PARA LA Capacitacin y ADIESTRAMIENTO
1. La Capacitacin y Adiestramiento DE LA EMPRESA PARSOL S.A. DE C.V.
tiene como objeto:
a) Incrementar la eficiencia en el trabajo.
b) Que el trabajador adquiera nuevos conocimientos y habilidades relacionados
con su actividad Y perfeccione los que tiene y se actualice con respecto a nuevas
tecnologas y sistemas de trabajo.
c) Prevenir riesgos de trabajo.
d) Que el trabajador se prepare para ocupar una vacante o un puesto de nueva
creacin y para realizar otras actividades en PARSOL
e) Preparar a los trabajadores de nuevo ingreso que requieran capacitacin inicial
para el empleo.
2. La Capacitacin y Adiestramiento se clasifica en Institucional y Especializada y
por el tipo de actividad de capacitacin puede ser interna y externa:

PASOS DEL PROCESO DE CAPACITACIN


1. DETERMINACIN DE NECESIDADES DE CAPACITACIN
Detectar las necesidades de capacitacin permite que la empresa no corra el
riesgo de equivocarse al ofrecer una capacitacin inadecuada, lo cual redundara
en gastos innecesarios. La actividad de capacitacin debe estar fuertemente
alineada con los intereses del negocio para ser justificada. Deben realizarse tres
tipos de anlisis; estos son:

Anlisis Organizacional: Es aqul que examina a toda la compaa para


determinar en qu rea, seccin o departamento, se debe llevar a cabo la
capacitacin. Se debe tomar en cuenta las metas y los planes estratgicos de la
organizacin, as como los resultados de la planeacin en recursos humanos.

Anlisis de Tareas: Se analiza la importancia y rendimiento de las tareas del


personal que va a incorporarse en las capacitaciones.

Anlisis de la Persona: Dirigida a los empleados en forma individual. En este


anlisis se debe comparar el desempeo del empleado con las normas
establecidas en la empresa y esta informacin es obtenida a travs de una
encuesta.

Los principales medios utilizados para la determinacin de necesidades de


capacitacin son:

Evaluacin de desempeo: Mediante la evaluacin de desempeo es posible


descubrir no slo a los empleados que vienen efectuando sus tareas por debajo
de un nivel satisfactorio, sino tambin averiguar qu sectores de la empresa
reclaman una atencin inmediata de los responsables del entrenamiento.
Observacin: Debe ser realizada en el sitio de trabajo y permite verificar donde
hay evidencia de trabajo ineficiente, tales como excesivo dao de equipos, atraso
con relacin al cronograma, perdida excesiva de materia prima, nmero acentuado
de problemas disciplinarios, alto ndice de ausentismo, entre otros.
Cuestionarios: Investigaciones mediante cuestionarios y listas de verificacin
proporcionan evidencias sobre las necesidades de entrenamiento.
Solicitud de supervisores y gerentes: Cuando la necesidad de entrenamiento
apunta a un nivel muy alto, los propios gerentes y supervisores se hacen
propensos a solicitar entrenamiento para su personal.
Entrevistas con supervisores y gerentes: Contacto directo con supervisores y
gerentes,

con

respecto

posibles

problemas

solucionables

mediante

entrenamiento, por lo general se descubren en las entrevistas con los


responsables de diversos sectores.
Reuniones interdepartamentales: Discusiones entre los diferentes departamentos
acerca

de

asuntos

operacionales,

concernientes

planes

para

objetivos

determinados

empresariales,

objetivos

otros

problemas
asuntos

administrativos.
Examen de empleados: Prueba de conocimiento del trabajo de los empleados que
ejecutan determinadas funciones o tareas.
Modificacin de trabajo: Siempre que se introduzcan modificaciones totales o
parciales de la rutina de trabajo, se hace necesario el entrenamiento previo de los
empleados en los nuevos mtodos y procesos de trabajo.

Entrevista de salida: Cuando el empleado va a retirarse de la empresa es el


momento ms apropiado para conocer su opinin acerca de la empresa y las
razones que motivaron su salida. Es posible que salgan a relucir varias diferencias
de la organizacin, susceptibles de correcciones.
Anlisis de cargos: El conocimiento y la definicin de lo que se quiere en cunto a
aptitudes, conocimientos y capacidad, hace que se puedan preparar programas
adecuados de capacitacin para desarrollar la capacidad y proveer conocimientos
especficos segn las tareas, adems de formular planes de capacitacin
concretos y econmicos y de adaptar mtodos didcticos.

Adems de estos medios, existen algunos indicadores de necesidades de


capacitacin, los cules son:

Indicadores a priori: Son los eventos que provocaran futuras necesidades de


capacitacin fcilmente previsibles. Los indicadores a priori son:
-

Expansin de la empresa y admisin de nuevos empleados.

Reduccin del nmero de empleados.

Cambio de mtodos y procesos de trabajo.

Sustituciones o movimiento de personal.

Faltas, licencias y vacaciones del personal.

Modernizacin de maquinarias y equipos.

Produccin y comercializacin de nuevos productos o servicios.

Indicadores a posteriori: Son los problemas provocados por las necesidades de


capacitacin no atendidas. Por lo general, estn relacionadas con la produccin o
con el personal y sirve como diagnstico de capacitacin. Se clasifican en:
a)

Problemas de produccin:

Calidad inadecuada de la produccin.

Baja productividad.

Averas frecuentes en equipos e instalaciones.

Comunicaciones defectuosas.

Prolongado tiempo de aprendizaje e integracin en el campo.

Gastos excesivos en el mantenimiento de mquinas y equipos.

Exceso de errores y desperdicios.

Elevado nmero de accidentes.

b)

Problemas de personal:

Relaciones deficientes entre el personal.

Nmero excesivo de quejas.

Poco o ningn inters por el trabajo.

Falta de cooperacin.

Errores en la ejecucin de rdenes.

Dificultades en la obtencin de buenos elementos.

2. PROGRAMACIN DE LA CAPACITACIN
Consiste en la eleccin y prescripcin de los medios de capacitacin para sanar
las necesidades percibidas. En esta etapa se toman en cuenta los siguientes
aspectos:

Plantacin de la capacitacin. La programacin de la capacitacin exige una


planeacin que incluye lo siguiente:

Enfoque de una necesidad especifica cada vez.

Definicin clara del objetivo de la capacitacin.

Divisin del trabajo a ser desarrollado, en mdulos, paquetes o ciclos.

Eleccin de los mtodos de capacitacin, considerando la tecnologa

disponible.
-

Definicin de los recursos necesarios para la implementacin de la

capacitacin, como tipo de entrenador o instructor, recursos audiovisuales,


mquinas, equipos o herramientas necesarias, materiales, manuales, entre otros.
-

Definicin de la poblacin objetivo, es decir, el personal que va a ser

capacitado, considerando:

Nmero de personas.

Disponibilidad de tiempo.

Grado de habilidad, conocimientos y tipos de actitudes.

Caractersticas personales de comportamiento.

Local donde se efectuara la capacitacin, considerando las alternativas en

el puesto de trabajo o fuera del mismo, en la empresa o fuera de ella.

poca o periodicidad de la capacitacin, considerando el horario ms

oportuno o la ocasin ms propicia.


-

Clculo de la relacin costo-beneficio del programa.

Tcnicas de capacitacin. Estas se dividen en:


a) Tcnicas aplicadas en el sitio de trabajo:

Capacitacin en el puesto: Contempla que una persona aprenda una

responsabilidad mediante su desempeo real. Ofrece varias ventajas, tales como


que es relativamente econmica, los trabajadores en capacitacin aprenden al
tiempo que producen y no hay necesidad de instalaciones costosas fuera del
trabajo como salones o dispositivos de aprendizaje programados. El mtodo
tambin facilita el aprendizaje ya que los empleados aprenden haciendo realmente
el trabajo y obtienen una retroalimentacin rpida sobre lo correcto de su
desempeo. Existen varios tipos de capacitacin en el puesto, entre ellas:
-

El mtodo de instruccin o sustituto, en la que el empleado recibe la

capacitacin en el puesto por parte de un trabajador experimentado o supervisor.


-

La rotacin de puestos en la que el empleado pasa de un puesto a otro en

intervalos planeados.
Rotacin de puestos: Con el fin de proporcionar a los empleados, experiencia en
varios puestos, se utiliza la rotacin del personal de una a otra funcin. Cada
movimiento de un puesto a otro es normalmente precedido por una sesin de
instruccin directa. Adems de proporcionar variedad en su labor diaria, esta
tcnica ayuda a la organizacin en perodo de vacaciones, ausencias, renuncias,
entre otros.
Relacin experto-aprendiz: En las tcnicas de capacitacin que utilizan una
relacin entre un maestro y un aprendiz se aprecian claras ventajas en la
retroalimentacin que se obtiene prcticamente de inmediato.

b) Tcnicas aplicadas fuera del sitio de trabajo:


Conferencias, videos y pelculas, audiovisuales y similares: Estas tcnicas no
requieren de una participacin activa del trabajador, economizan tiempo y
recursos. Los bajos niveles de participacin, retroalimentacin, transferencias y
repeticin que estas tcnicas muestran, pueden mejorar mucho cuando se
organizan mesas redondas y sesiones de discusin al terminar la exposicin.
Simulacin de condiciones reales por computadoras: Consiste en la simulacin de
instalaciones de operacin real, donde el trabajador se va a aprender de manera
prctica su puesto de trabajo. Permite transferencia, repeticin y participacin
notable, generalmente las utilizan las compaas areas, los bancos y los hoteles.
Actuacin o socio drama: Esta tcnica obliga al capacitando a desempear
diversas identidades. Se utiliza para el cambio de actitudes y el desarrollo de
mejores relaciones humanas. Una de las ventajas es que se pueden

crear

vnculos de amistad, as como tolerancia de las diferencias individuales.


Estudio de casos: Permite al trabajador resolver situaciones parecidas a las que
se pudieran presentar en su trabajo, mediante el estudio de una situacin
especfica real o simulada. Para ello, recibe sugerencias de otras personas y
desarrolla habilidades para la toma de decisiones. En esta tcnica de
capacitacin, se practica la participacin, ms no as la retroalimentacin y la
repeticin.
Lectura, estudios individuales, instruccin programada: Se refiere a cursos
basados en lecturas, grabaciones, fascculos de instruccin programada y ciertos
programas de computadoras. Resultan de gran utilidad en circunstancias de
dispersin geogrfica o cuando hay dificultad para reunir un grupo de asistentes a
un programa de capacitacin. Los materiales programados proporcionan
elementos de participacin, repeticin, relevancia y retroalimentacin.

Capacitacin en laboratorio (sensibilizacin): Se emplea para desarrollar las


habilidades interpersonales y el desarrollo de conocimientos, habilidades y
conductas adecuadas para futuras responsabilidades laborales. Por lo general se
utiliza a un profesional de psicologa como moderador de estas sesiones. Se basa
en la participacin, retroalimentacin y repeticin.

3. EJECUCIN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIN


La capacitacin presupone el binomio instructor/aprendiz. Los aprendices son las
personas situadas en cualquier nivel jerrquico de la empresa y que necesita
aprender o mejorar los conocimientos que tienen sobre alguna actividad o trabajo.
Los instructores son las personas situadas en cualquier nivel jerrquico, expertos
o especialistas en determinada actividad o trabajo y que transmiten sus
conocimientos de manera organizada a los aprendices.

Tambin presupone una relacin de instruccin/aprendizaje. La instruccin es la


enseanza organizada de cierta tarea o actividad y el aprendizaje es la
incorporacin al comportamiento del individuo de aquello que fue instruido.

La ejecucin del programa de capacitacin, depender principalmente de los


siguientes factores:
Adecuacin del programa de entrenamiento a las necesidades de la organizacin.
La decisin de establecer determinados programas de entrenamiento debe
depender de la necesidad de preparar determinados empleados o mejorar el nivel
de los empleados disponibles.
La calidad del material del entrenamiento presentado. El material de enseanza
debe ser planeado de manera cuidadosa, con el fin de facilitar la ejecucin del
entrenamiento.

La cooperacin de los jefes y dirigentes de la empresa. El entrenamiento debe


hacerse con todo el personal de la empresa, en todos los niveles y funciones. Su
mantenimiento implica una cantidad considerable de esfuerzo y de entusiasmo por
parte de todos los participantes en la tarea, adems de implicar un costo que debe
ser considerado como una inversin que capitalizar dividendos a mediano y corto
plazo y no como un gasto superficial.
La calidad y preparacin de los instructores. El xito de la ejecucin depender del
inters, del esfuerzo y del entrenamiento de los instructores. Es muy importante el
criterio de seleccin de los instructores, los cuales debern reunir ciertas
cualidades personales, tales como facilidad para las relaciones humanas,
motivacin por la funcin, raciocinio, capacidades didcticas, exposicin fcil,
adems del conocimiento de la especialidad.
La calidad de los aprendices. Este aspecto influye de manera sustancial en los
resultados del programa de entrenamiento. Los mejores resultados se obtienen
con una seleccin adecuada de los aprendices, en funcin de la forma y del
contenido del programa y de los objetivos del entrenamiento.

4. EVALUACIN DE LOS RESULTADOS DE LA CAPACITACIN.


La Evaluacin es un proceso que debe realizarse en distintos momentos, desde el
inicio de un Programa de Capacitacin, durante y al finalizar dicho programa. Es
un proceso sistemtico para valorar la efectividad y/o la eficiencia de los esfuerzos
de la capacitacin. Los datos que se obtienen son tiles para la toma de
decisiones y se pueden realizar tres diferentes tipos de evaluacin:

Evaluacin de los procesos, la cual examina los procedimientos y las tareas

implicadas en la ejecucin de un programa o de una intervencin.

Evaluacin de los impactos, es ms cabal y se centra en los resultados de

largo alcance del Programa o en los cambios o mejoras al estado de la actividad.

Evaluacin de los resultados, se usa para obtener datos descriptivos en un


proyecto o programa y para documentar los resultados a corto plazo

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