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MANUAL

MANUAL DE MEDIOS DE COMUNICACION INSTITUCIONAL

CODIGO: GC-MA-002

FECHA: 21/Sep/2012

1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
3.1 Los medios de comunicacin
3.2 Boletn Electrnico Interno
3.3 Carteleras Institucionales
3.4 Periodico El Mayor
3.5 Correo Electrnico Institucional
3.6 Pgina Web
3.7 Redes Sociales
3.8 Flash Electrnico
3.9 Sistema Interno de Audio
3.10 Tableros Electrnicos para mensajes
3.11 Pantallas de televisin

4. DESARROLLO
4.1 Carteleras Institucionales
4.2 Correo Electrnico Institucional
4.3 Boletn Electrnico Interno
4.4 Peridico El Mayor
4.5 Tableros Electrnicos para mensajes
4.6 Pgina Web
4.7 Redes Sociales
4.8 Flash Informativo
4.9 Sistema Interno de Audio
4.10 Pantallas de televisin
5. CONTROL DE CAMBIOS

1. OBJETIVO
El presente manual de Medios de Comunicacin Institucional, tiene como objetivo establecer
una gua en el manejo de los medios de comunicacin de la Institucin Universitaria Colegio
Mayor de Antioquia, evidenciando la responsabilidad de la dependencia de Gestin de
comunicaciones en la administracin, manejo y control de los medios de comunicacin

institucionales.

2. ALCANCE
Aplica a todos los procesos de la Institucin Universitaria Colegio Mayor de Antioquia.
3. DEFINICIONES
3.1 Los Medios de Comunicacin
El desarrollo de las comunidades modernas se manifiesta en la medida en que stas saben
servirse de los medios de comunicacin; su influencia masiva que sobre la opinin pblica y su
amplio cubrimiento geogrfico. Su utilidad para las instituciones pblicas, como una alcalda, un
hospital o una universidad, radica en la manera en que sirven de herramienta para expresar,
defender y promover los intereses de estas entidades, y lo hace con tanta efectividad que en el
mundo globalizado de hoy se denomina a los medios de comunicacin de masas como el cuarto
poder.
Qu es la comunicacin? Comunicar significa poner en comn ideas, conocimientos, opiniones,
y en general todo aquello que queremos que ese otro, llamado en este caso comunidad,
conozca. Y como un medio de influir en los dems, se utiliza los llamados Medios de
Comunicacin de Masas, como son la Radio, la Prensa, la Revista, la Televisin y la Internet. Cul
es el mejor medio para comunicar? En lneas generales todos son muy efectivos, y si se pueden
combinar para un mismo fin son mucho ms efectivos. Sin embargo, cada uno de ellos tiene sus
desventajas frente al peridico.
3.2 Boletn Electrnico Interno
Es un medio de comunicacin interno que se disea en HTML y se enva por medio de la web a
los diferentes pblicos objetivos de la Institucin. Contiene artculos informativos cortos con
hechos noticiosos de carcter institucional, fotografas, eventos, actividades y programas. Tiene
una periodicidad quincenal y est dirigido a pblicos internos como estudiantes, docentes,
personal administrativo y algunos pblicos externos que se seleccionan estratgicamente.
3.3 Carteleras Institucionales
Son herramientas visuales y didcticas que permiten publicar informacin sobre un tema
especfico, utilizando como medios los textos, imgenes y otros elementos complementarios. En
ellas se pegan afiches que contienen informacin sobre eventos, campaas e informacin de
carcter institucional e informacin externa (arte, cultura y educacin). Se encuentran ubicadas
en el campus universitario y tienen una actualizacin semanal. La informacin publicada est
dirigida a pblicos internos como estudiantes, docentes, administrativos y pblicos externos
como visitantes.
3.4 Peridico El Mayor
Es un peridico de publicacin bimensual, distribucin gratuita, con un tiraje de 2000 ejemplares.

Contiene informacin de carcter institucional, sus secciones son: Vitrina (resumen de las
publicaciones), Noticias (internas y externas), Editorial (espacio de Rectora y artculos de
opinin), Desde las Facultades (noticias relevantes de las Facultades), Gente Mayor (la gente de
la Institucin responde a una pregunta sobre temas de actualidad nacional, regional o local), De
Fondo (informacin relevante de las diferentes dependencias de la Institucin), Historias de la U,
De inters local, Tendencias, Bienestar Institucional y Desde la Alcalda. Est dirigido a pblico
interno: estudiantes, docentes y personal administrativo y algunos pblicos externos.

3.5 Correo Electrnico Institucional

Medio que se utiliza adems de la gestin diaria, para enviar informacin como cuerpo de correo
en formato PNG o imagen sobre eventos internos y externos, actividades, fechas especiales,
reconocimientos entre otros. Est dirigido a pblicos internos: personal administrativo, docentes,
estudiantes y algunos pblicos externos.
3.6 Pgina Web
La pgina web institucional que contiene toda la informacin de la Institucin. En el home se
actualiza constantemente el banner, los eslides de Extensin, Vicerrectora e Investigacin, la
agenda con los eventos institucionales, ltimas noticias, videos y dems informacin de tipo
institucional. La pgina web est dirigida a un pblico interno y externo.

3.7 Redes Sociales

Perfil en Facebook y en Twiter. La informacin publicada en estas redes sociales es de carcter
institucional y est dirigida bsicamente a pblicos internos (estudiantes y docentes). Se
publican pngs o imgenes con informacin institucional (eventos acadmicos y campaas
institucionales).
3.8 Flash Electrnico
Medio de informacin que se enva a travs de correo electrnico. Contiene informacin de
carcter institucional que debe ser transmitida de manera inmediata y masiva a los pblicos
internos de la Institucin: administrativos, docentes y estudiantes. La informacin puede ser
sobre fallecimientos, felicitaciones, informacin de diferentes dependencias de la Institucin y
otro tipo de informacin relevante para los pblicos a informar.
3.9 Sistema Interno de Audio
Es una red de parlantes que tiene cobertura en todo el campus institucional. Es administrada
desde Gestin de Comunicaciones y la lectura de los mensajes se hace desde el Punto de
Atencin al Ciudadano. Adems de ser un medio de comunicacin para la difusin de mensajes
ledos, nos permite cumplir con los parmetros de Ley en materia de emergencias. Es de uso
diario o semanal dependiendo de los mensajes que se necesite difundir entre los pblicos
internos de la Institucin Universitaria Colegio Mayor de Antioquia.

3.10 Tableros Electrnicos para mensajes

Actualmente la Institucin Universitaria cuenta con este sistema de informacin interno, donde
se pasan mensajes de tipo institucional y corporativo. Son dos tableros ubicados uno en la
portera y otro en la Biblioteca. Su uso y actualizacin son frecuentes dependiendo de la
informacin a publicar la cual ya se tiene estipulada desde Gestin de Comunicaciones.
3.11 Pantallas de Televisin
Son recursos audiovisuales concebidos para mantener informados a los pblicos internos en
materia de opinin pblica, hechos noticiosos y actualidad.
4. DESARROLLO
4.1 Carteleras Institucionales
Biombos Azules

Cartelera Exprsate

Las carteleras han sido y siguen siendo uno de los instrumentos de comunicacin ms sencillos y
econmicos para cualquier organizacin. La tecnologa todava no ha desplazado radicalmente
las ventajas y oportunidades que ellas representan. Eso s, su sencillez no implica, como sucede
en muchas organizaciones, desorden y caos en su administracin. La dependencia de Gestin de
Comunicaciones de la Institucin Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, pretende establecer
las normas para el uso adecuado y efectivo de esta herramienta visual, y , clasificar las carteleras
y sus usos dentro de la misma Institucin.
Definiciones
Cartelera: el trmino cartelera se utiliza para denominar a aquellas estructuras colgantes que
se ubican normalmente en paredes o en espacios bien visibles en las cuales se colocan avisos,
notificaciones, fechas e informacin importante para que la gente interesada pueda acceder a
ella y estar al tanto de los datos transmitidos. En un sentido quizs un poco ms metafrico, el
trmino tambin se usa para hablar de los espectculos de cine, teatro y otros que se presentan
en el momento en cada regin (por ejemplo en una ciudad) a pesar de que los mismos no sean
explcitamente comunicados a travs de una cartelera.
Imagen Institucional: formacin de la imagen institucional se da cuando los sujetos reciben la
informacin de la organizacin, proveniente de diversas fuentes, la misma organizacin
mediante su conducta y su accin comunicativa y la proveniente del entorno. Una vez llegada al
individuo ste la procesar conjuntamente con la que ya tiene y as, se formar una estructura
mental en la memoria, es decir se generar una imagen de esa organizacin, una percepcin.
*http://www.rrppnet.com.ar/identidad.htm
Caractersticas de las carteleras
Las carteleras tienen un sentido formativo-informativo, que permiten la rotacin de mensajes,
en tanto su base fsica - en corcho, madera, metal, vidrio u otro material- est dotada de la
permanencia ante el pblico objetivo, que sabe dnde ubicarla y consultarla.
Es muy valioso dejar espacios habilitados para la expresin espontnea de los funcionarios, de
acuerdo con necesidades personales de comunicacin, eso s siendo muy cuidadosos de
mantener el orden y el respeto hacia quienes son sus lectores.
Pblicos de inters
Estudiantes: jvenes mujeres y hombres de 16 aos en adelante. Estudiantes de los programas
ofrecidos por la Institucin en jornada diurna y nocturna.
Empleados: hombres y mujeres de 28 a 70 aos aproximadamente (administrativos, docentes,
y servicios generales).
Visitantes: Personas que visitan ocasionalmente la Institucin y se enteran de las actividades
que realiza la Institucin.
Funciones de las carteleras
Informar a los pblicos internos (estudiantes y empleados) sobre eventos de ciudad, eventos
internos, decisiones administrativas e informacin general de cada facultad.

Orientar al pblico en aspectos y temas relacionados con el quehacer universitario.

Servir de soporte frente a otras informaciones transmitidas con anterioridad por medio de la
pgina web institucional, correo electrnico y redes sociales.
Impactar en los pblicos por su diseo y organizacin.
Posibilitar la lectura rpida de la informacin.
Promover servicios, actividades y programas de las facultades, dependencias y en general de la
Institucin Universitaria.
Servir de canal de comunicacin bidireccional, entre los diferentes pblicos internos de la
Institucin Universitaria Colegio Mayor de Antioquia.
Promover campaas institucionales.
Informar sobre cambios y decisiones importantes de la Institucin Universitaria.
Orientar a los estudiantes en temas relacionados con sus reas de inters.
Tipos de mensajes
Informacin Institucional.
Informacin de Bienestar.
Informacin cultural (externa), de otras instituciones o entidades que promuevan la educacin
y la cultura que no sean competencia para nuestras actividades y programas.
Informacin de la Alcalda de Medelln (externa).
Campaas institucionales.
Convocatorias.
Seminarios.
Informacin Acadmica (Vicerrectora y las diferentes decanaturas)
Eventos institucionales.
Normas para el manejo y uso de las carteleras institucionales
Gestin de Comunicaciones establecer el tipo de informacin que se debe ubicar en las
carteleras.
En caso de la publicacin sobre alguna actividad o evento que programen los estudiantes, cada
decanatura deber remitir a los estudiantes a Gestin de Comunicaciones para que puedan ser
asesorados en cuanto a la forma de presentar la informacin y donde se puede ser pegada.
La informacin (afiches, memorandos, comunicados, entre otros) se pegan con chinches en los
cuatro extremos de la hoja, si es cartelera de corcho y con cinta transparente si es en biombo
azul. Si se utiliza cinta de enmascarar se debe pegar por dentro, no por fuera.
Se pide tener ORDEN Y SENTIDO DE LA ESTTICA, cuando se coloque cualquier informacin en
las carteleras de la Institucin. Recordemos que ellas hacen parte de nuestra imagen
institucional.
Visualmente, por orden y esttica no se debe colocar informacin sobre otra, se debe mirar
primero si la que est debajo ya est desactualizada, para ser retirada y colocar la nueva
informacin.
El tiempo de actualizacin ser semanal o quincenal, no ms de este tiempo porque se pierde
vigencia y se cae en el efecto de paisajismo lo cual crea apata haca el medio.
Slo el personal autorizado: decanaturas, responsables y Gestin de Comunicaciones pueden
quitar o pegar nueva informacin.
Se sugiere que la informacin emitida por la Rectora sea remitida a Gestin de
Comunicaciones, quien podr establecer los medios para la mejor difusin de la misma.
La informacin de cada decanatura y su ubicacin correcta en las carteleras, es responsabilidad

de cada decanatura. No se permite ocupar estos espacios que sern de uso exclusivo de las
mismas.
La informacin publicada en las carteleras de la Institucin, no debe atentar contra la moral, la
tica o el buen nombre de la Institucin Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, ni tampoco
irrespetar a los dems. Cualquier irregularidad o publicacin de informacin que vaya en
contrava de las polticas institucionales es necesario comunicarlo a Gestin de Comunicaciones.
El aseo y la limpieza de este medio de comunicacin debe estar a cargo de Infraestructura a
travs del personal de servicios generales, quienes deben mantener las carteleras limpias.
En las carteleras EXPRSATE, en los cubculos de acrlico se ubican volantes y en los marcos
abatibles informacin muy relevante preferiblemente impresa en tamao carta, no se debe
escribir sobre el tablero del marco abatible.
No se permite colocar informacin en paredes, baos, puertas o en otros espacios de la
Institucin, distintos a las carteleras institucionales. Toda informacin que se ubique en estos
sitios, ser retirada y llevada a Gestin de Comunicaciones donde se definir su destino final o
reubicacin dado el caso.
Cada cartelera tendr un responsable para su actualizacin y orden. En el siguiente cuadro se
establecen las carteleras institucionales, su ubicacin y responsables.

PRIMER PISO
CAN
T

NOMBRE

UBICACIN

TIPO

Institucional

Hall

Biombo
Azul 1

Gestin
Documental

Iniciando corredor
1er piso

Exprsate
1

Cultural y
Bienestar

Corredor 1er piso

Biombo
Azul 2

Medios
Audiovisuales

Corredor 1er piso

junto a Medios

Exprsate
2

Laboratorio

Corredor 1er piso

Exprsate
3

Facultad de
Ciencias de la
Salud

Corredor 1er piso

Biombo
junto a la Facultad de
azul 3
Ciencias de la Salud

Facultad de
Ciencias de la
Salud

Corredor 1er piso

Exprsate
junto a la Facultad de
4
Ciencias de la Salud

INFORMACIN

RESPONSABLE
Gestin de
Cultural, Rectora
Comunicacion
y Bienestar
es
Gestin de
Gestin
Comunicacion
Documental
es
Cultural,
Gestin de
Rectora,
Comunicacion
Bienestar
es y Bienestar
Gestin de
Informacin de
Comunicacion
Medios o
es y Auxiliar de
institucional
Medios
Informacin del Coordinadora
laboratorio o
de
institucional
Laboratorios
Secretaria F. C.
Informacin de la
Salud - Gestin
Facultad,
de
Bienestar y
Comunicacion
eventos
es
Informacin Sala
Profesores
de docentes
Facultad de
Facultad de
Ciencias de la
Ciencias de la
Salud
Salud

Facultad de
Administracin
Facultad de
Administracin

Corredor 1er piso

junto a la Facultad de
Administracin
Corredor 1er piso
junto a la Facultad de
Administracin

Exprsate
5

Informacin
Facultad
Administracin

Biombo
Azul 4

Cultural y
Bienestar

Institucional

Pared Cafetera 1er

piso

Exprsate
6

Cultural y
Bienestar

Fonmayor

Corredor primer piso

"hueco"

Exprsate
7

Fonmayor y
cultural

Biblioteca

Bloque de la
Biblioteca

Exprsate
8

Informacin
Biblioteca

Secretaria
Facultad de
Administracin
Gestin de
Comunicacion
es y Bienestar
Gestin de
Comunicacion
es y Bienestar
Fonmayor y
Gestin de
Comunicacion
es
Jefe de
Biblioteca o
auxiliar de
Biblioteca

SEGUNDO PISO
NOMBRE

UBICACIN

TIPO

Secretara
General

Pasillo Secretara
General

Exprsate
9

Bienestar

Corredor
Vicerrectora
Acadmica

Biombo
Azul 5

Facultad de
Arquitectura e
Ingeniera

Pasillo Facultad de
Arquitectura e
Ingeniera

Biombo
azul 6

Facultad de
Arquitectura e
Ingeniera

Pasillo Sala de
docentes Facultad de Exprsate
Arquitectura e
10
Ingeniera

Facultad de
Pasillo Facultad de
Ciencias Sociales Ciencias Sociales

Biombo
Azul 7

Facultad de
Pasillo Facultad de
Ciencias Sociales Ciencias Sociales

Exprsate
11

CAN
OBSERVACIONES
T.
Informacin de
1 Secretara
General
1

Informacin
Cultural y de
Bienestar
Informacin
Facultad de
Arquitectura e
Ingeniera
Informacin
docentes
Facultad de
Arquitectura e
Ingeniera

Informacin
Facultad de
Ciencias Sociales

Informacin
docentes F.
Ciencias Sociales

RESPONSABLE
Secretaria de
Secretara
General
Bienestar y
Gestin de
Comunicacion
es
Secretaria de
Facultad de
Arquitectura E
Ingeniera
Docentes
Facultad de
Arquitectura E
Ingeniera
Secretaria
Facultad de
Ciencias
Sociales
Docentes
Facultad de
Ciencias
Sociales

Auditorio

Afueras del Auditorio

Exprsate
12

Gimnasio

Dentro del Gimnasio

Exprsate
13

Colocar Biombo
Azul afiches
cultural,
Bienestar y
programacin
Auditorio
Informacin
Gimnasio

Gestin de
Comunicacion
es y Bienestar
Coordinador
de Deportes

Cibergrafa
http://www.comunikandonos.com
http://www.definicionabc.com/comunicacion/cartelera.php
4.2 Correo Electrnico Institucional

Para la Institucin Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, es importante establecer las pautas
para el manejo de la mensajera digital, que establezca los parmetros a seguir en el uso de un
medio tan importante como lo es el correo electrnico institucional.
El objetivo de este manual en cuanto al manejo de los correos electrnicos, es asegurar y
facilitar la comunicacin interna y externa de la Institucin.
El servicio de mensajera digital, permite el intercambio de informacin oficial entre los
miembros de la Institucin Universitaria y la comunidad en general, por ende ste no puede
convertirse en una herramienta de datos indiscriminados para la Institucin. Aqu usted
encontrar las normas, procedimientos y polticas para el uso de la mensajera digital.

Quines tienen correo institucional

Personal administrativo
Contratistas
Docentes de planta
Docente de ctedra
Estructura de las cuentas de correo institucional
Administrativos: cargo@colmayor.edu.co
Docentes: nombre.apellido@colmayor.edu.co

Las variaciones en la estructura de las cuentas institucionales para personas pueden darse al
existir usuarios con los mismos nombres, para lo cual se utilizar la siguiente estructura:
Para el caso en que coincidan el primer nombre y apellido con el de otro usuario, la estructura
sera:
primernombre+inicialsegundonombre.primerapellido@colmayor.edu.co
Para el caso en que coincidan el primer nombre, la inicial del segundo nombre, o no tenga
segundo nombre y el apellido con el de otro usuario, la estructura sera:
primernombre.primerapellido+inicialsegundoapellido@colmayor.edu.co
Para solicitar la creacin de un correo electrnico institucional
Entre las dos primeras semanas del semestre en curso, se debe tener el consolidado de los
correos solicitados por FACULTADES. Es responsabilidad de Gestin del Talento Humano, enviar
por correo electrnico esta solicitud a Gestin de Tecnologa e Informtica.
Gestin del Talento Humano hace la solicitud de creacin y eliminacin de correos electrnicos,
va correo electrnico a Gestin de Tecnologa e Informtica (Jefe de Tecnologa) y enva por
correo electrnico esta informacin a Gestin de Comunicaciones para que lo informe a todo al
personal de la Institucin, a su vez actualiza el Directorio de Extensiones.
Gestin de Comunicaciones, se encarga de hacer comn al personal administrativo y docentes,
el listado de los nuevos correos electrnicos y los cambios que se hayan dado. Cada persona
debe encargarse de actualizar los correos electrnicos en su cuenta.
Gestin de Informtica con el apoyo de la Unidad Virtual, Gestin de Comunicaciones y
Gestin del Talento Humano capacitar al personal de la Institucin sobre el uso adecuado del
correo electrnico y el telfono (manejo tcnico y protocolo), cuando lo considere conveniente a
fin de recordar estas pautas. Nota: para ver sobre el manejo Tcnico del telfono remitirse al
procedimiento GT-IT-01 INSTRUCTIVO DE TELEFONA IP.
Gestin de Tecnologa e Informtica capacitar al nuevo personal sobre el uso y
funcionamiento del correo electrnico Institucional y el telfono.

Uso de los Mensajes a travs del Correo Electrnico Institucional

Para la Institucin Universitaria Colegio Mayor de Antioquia el uso del correo electrnico
Institucional debe estar normalizado con el objetivo de asegurar y facilitar la comunicacin
interna y externa de la Institucin. Los correos electrnicos permiten el intercambio de
informacin oficial entre los miembros de la Institucin Universitaria y la comunidad en general,
por ende ste no puede convertirse en una herramienta de datos indiscriminados para la
Institucin.
Para los casos en que se requiera socializar una comunicacin o informacin y la dependencia no
tenga asignada una cuenta para tal fin, se debe solicitar a Gestin de Comunicaciones que
socialice dicha informacin.
Polticas de Uso del Correo Electrnico Institucional
1. La persona que tiene asignada una cuenta de correo institucional es la nica y directa
responsable de los mensajes y acciones enviados a travs de sta. La cuenta de correo es
personal e intransferible, de all la responsabilidad con este medio.
2. Los usuarios de estas cuentas son responsables de la informacin enviada la cual es considera
comunicacin oficial.
3. La revisin del correo es una actividad diaria y constante para la recepcin de documentos y
en general material de trabajo.
4. Es indispensable que el correo electrnico institucional tenga activada la opcin de CHAT
como disponible todo el tiempo que permanezca dentro de la Institucin, ya que esta opcin se
considera como una forma de comunicacin necesaria por su caracterstica de inmediatez.
5. Al finalizar el mensaje es obligatorio que aparezca la firma del correo, es decir nombre
completo, cargo, entidad y telfonos de contacto.
Estructura para la firma del correo electrnico Institucional

Fuente: Sans Serif, tamao normal, color negro.

Nombre Completo: en negrilla y slo las letras iniciales en mayscula.
Cargo: no negrilla y slo las letras iniciales en mayscula.
Nombre de la institucin: no negrilla y slo las letras iniciales en mayscula.
Telfono y Extensin: con indicativo de pas y ciudad y nmero de la extensin.
Direccin de ubicacin: nomenclatura completa y barrio
Ciudad Pas.
6. Es importante que en todos los correos se configure las siguientes frases las cuales se
encuentran dentro de la imagen en png realizada por Gestin de Comunicaciones URL
http://www.colmayor.edu.co/archivos/pata_correos_g4e2b.png
Antes de imprimir este correo o sus archivos anexos piense bien si es necesario hacerlo. El
cuidado del medio ambiente es responsabilidad de todos.
Logo de la campaa institucional vigente.
"Tenga presente que en La Institucin Universitaria Colegio Mayor se adopt el PICO Y PLACA
durante todo el da".
7. Se debe desactivar la respuesta automtica de los correos electrnicos. Cada usuario contesta
sus correos de forma personal. Esto con el fin de evitar reprocesos o mala comunicacin por los
correos electrnicos que no son ledos.
8. Los mensajes deben ser concisos. El tamao de un mensaje de correo no debe extenderse ms
de una cuartilla. Para casos en los que el mensaje sea ms extenso, se debe utilizar la opcin de
archivo adjunto.
9. Los mensajes institucionales deben escribirse en letra minscula, utilizando segn el caso,
mayscula inicial.
10. No debe incluirse la direccin de correo electrnico en la firma; ya que sta fue incluida de
manera automtica en la cabecera del mensaje.
11. La administracin de los sistemas de informacin y servicio de mensajera estn a cargo de las
dependencias que les competa esta funcin. Gestin de Comunicaciones es la dependencia
encargada del envo de mensajes masivos con informacin de carcter institucional.
12. Todo usuario debe cambiar su clave (password) por vez primera, luego de esto podr
modificarla las veces que considere conveniente a travs del servicio de correo institucional,
siendo responsable de mantener su confidencialidad.
13. Cuando el usuario se tenga que ausentar por un momento de su sitio de trabajo, cuenta con la
opcin de bloquear el equipo para evitar que otra persona use su cuenta de correo sin su
autorizacin. La forma de hacerlo es oprimiendo las teclas: CONTROL+ALT+SUPRIMIR y darle clic
en la opcin bloquear equipo. Para desbloquear: oprima nuevamente CONTROL+ALT+SUPRIMIR e
ingrese su contrasea.
14. Todo correo debe tener un asunto, de modo que la persona que recibi el mensaje, pueda
identificar el tema sin necesidad de abrir el texto.

15. Es imprescindible la depuracin de los mensajes en el correo institucional para su correcto

funcionamiento. La revisin del correo es una actividad diaria y constante dentro de la gestin
administrativa y acadmica.
16. Cuando se enven correos institucionales multitudinarios se debe usar la opcin copia oculta
(CCO).
17. Al reenviar un correo tenga en cuenta borrar el historial de mensajes que no es til para el
nuevo destinatario.
18. Recuerde que los mensajes enviados por medio del correo institucional no son diferentes a los
enviados en papel con membrete; no slo lo representan a usted, sino tambin a la Institucin y
en algunos casos son considerados como documento legal.
19. Reenviar elementos es una prctica de mal gusto, por favor evite hacerlo.
20. Lnea de Despedida: se establecen dentro de la Institucin Universitaria Colegio Mayor de
Antioquia, las palabras cordialmente o atentamente como nicas y exclusivas antes de la firma.
Conductas de mal uso en los correos electrnicos
Intentar o apoderarse de claves de acceso de otros usuarios, acceder o modificar mensajes de
otro usuario.
Enviar mensajes para la difusin de noticias o correos electrnicos de autores annimos, tales
como mensajes cadena, oraciones, mensajes destructivos, obscenos y que contengan opiniones
que atenten contra el honor de los empleados de la Institucin y en general datos aislados a la
filosofa y razn de ser de la Institucin Universitaria.
Usar el correo electrnico institucional para propsitos que no se sean laborales, comerciales o
publicitarios, los cuales atentan contra la legalidad e imagen de la Institucin.
Perturbar el trabajo de los dems enviando mensajes que interfieran en el desempeo laboral.
Utilizar el correo de la Institucin Universitaria Colegio Mayor de Antioquia en suscripciones a
redes sociales, las cuales saturan el normal trfico de mensajes en el servidor.
Responsabilidades de la Institucin
Es responsable de la creacin del correo electrnico, as como de brindar el soporte tcnico
necesario que garantice y mejore la operatividad de este servicio. Es funcin de la Dependencia
encargada activar, desactivar y suspender por un periodo determinado o en su defecto cancelar
las cuentas de correo electrnico por inactividad o mal uso, comunicando esta situacin a los
estamentos correspondientes.

4.3 Boletn Electrnico Interno

Es un medio de comunicacin interno que se disea en HTML y se enva por web a los diferentes
pblicos objetivos de la Institucin. Contiene artculos informativos cortos con hechos noticiosos
de carcter institucional, fotografas, eventos, actividades y programas. Tiene una periodicidad
quincenal y est dirigido a pblicos internos como estudiantes, docentes, personal administrativo
y algunos pblicos externos que se seleccionan estratgicamente.
El Boletn Electrnico Interno, se realiza en el programa GROUP MAIL, un software de envo e
correos masivos. All se tienen registradas las bases de datos de estudiantes por programas,
docentes, administrativos y otras bases de datos de inters para la Institucin.
Los textos para el boletn electrnico son bsicamente noticias institucionales cortas sobre
eventos, internos y externos en los que participe la Institucin, reconocimientos a empleados,
clasificados e informacin de inters general. El Boletn es de publicacin quincenal y se enva a los
pblicos por correo electrnico (Group Mail). Se realiza cierre de edicin los lunes hasta las 2:00
p.m.
Estructura de la informacin del Boletn:
Las noticias se ubican en el orden de importancia, siendo la primera la de mayor importancia. Se
ubican imgenes en los sitios ms visibles del boletn
La brevedad del contenido textual es esencial, se coloca una foto y un ttulo atractivo con una
corta entradilla y un enlace a la noticia completa, que normalmente no supera al tamao de una
cuartilla. La noticia se enlazada directamente con la pgina web de la Institucin.
La estructura del boletn no debe contar con ms de dos o tres secciones, para evitar cansar o
saturar al lector. El Boletn es un archivo ms bien pequeo con un contenido de buena calidad y
bien dirigido.

El contenido est basado en cuatro o cinco noticias y temas diferentes. El tema central debe
resultar particularmente atractivo para los lectores, haciendo que luego de la lectura del mismo el
usuario sienta deseos de obtener ms informacin al respecto y visite la pgina web.
Los ttulos en este tipo de informacin reducida adquieren especial importancia. Los mismos
deben ser muy atractivos para que, tras la lectura de los mismos, se desee continuar con el resto
del contenido.
El diseo grfico del boletn (Software Group Mail):
Cuando intentamos atraer la atencin visual de alguien, uno de los mtodos que ms empleamos
es la utilizacin del color. Al igual que en el diseo de la pgina web, el color es empleado con la
finalidad de atraer la atencin de los usuarios y conseguir un efecto visual agradable. Esto
teniendo en cuenta el empleo del mismo segn el Manual de Imagen Corporativa.
Si tenemos una web con una paleta de colores determinada, es conveniente que la misma paleta
de colores sea empleada en el diseo del boletn que enviamos a los usuarios de la misma, de
forma que los mismos relacionen fcilmente al boletn con la pgina. La utilizacin de colores en
fondos y fuentes, debe hacerse haciendo especial hincapi en el contraste para facilitar la lectura
del contenido textual.
Atendiendo a este ltimo punto, es fcil observar que la combinacin de colores que provoca una
mayor facilidad para la lectura son el fondo blanco o de tonos muy plidos, con textos en negro o
colores muy oscuros. Bajo ningn concepto es deseable que el boletn cuente con ms de dos o
tres colores, excepto en casos especiales que la temtica as lo requiera.
Tamaos de las imgenes para el Boletn Electrnico Interno:
Cabezote para boletn: 702 x 262 pixeles
Fotos e imgenes: de 300x 225 pixeles
Banner o separadores: 644 x 80 pixeles
Imgenes y fotos del archivo fotogrfico de la Institucin Universitaria Colegio Mayor de Antioquia
y diseos propios.
Utilizacin de fuentes.
Las fuentes para las entradillas del Boletn son: Calibri, normal a 12 puntos y para los ttulos
Trebuches Ms, negrita a 18 puntos.
Adems de ser necesario un buen contraste entre el fondo y el texto, ste tiene que tener un
tamao adecuado. Otro elemento que simplifica en grado extremo la lectura de los contenidos es
el empleo de fuentes adecuadas, evitando las dificultades de lectura.
Utilizar ms de tres tipos de fuentes diferentes, puede hacer que el aspecto visual del diseo se
vea afectado en forma negativa, por lo que es aconsejable que se empleen no ms de tres fuentes
diferentes. Tngase en cuenta que los contenidos van a estar contenidos en pginas ms reducidas

que una pgina web normal, por lo que una gran cantidad de variantes de un mismo elemento
puede hacer que todo el diseo se vea mal.
Bordes, lneas y separadores:
Si el diseo requiere que se empleen cualquiera de los elementos mencionados, debera tenerse
especial cuidado en que los mismos no resulten una atraccin para la vista del lector, por lo que
conviene que sean finos y de colores muy atenuados.
Tampoco resulta muy atractivo ver un diseo lleno de cuadros, por lo que el empleo de los bordes
debe ser cuidadoso respetando las lneas generales del diseo.
Las solicitudes de las diferentes dependencias para ubicar noticias en el Boletn Electrnico Interno
se hacen a travs del formato Solicitudes Servicios de Comunicaciones
GC-PR-02_Solicitudes_Comunicaciones.pdf
Una vez diseado y enviado el Boletn a toda la base de datos se debe publicar en la pgina web en
Comunicaciones, Boletn Electrnico Interno.
Cibergrafa:
http://www.lawebera.es/promocionar/como-hacer-boletin-electronico-o-newsletter.php
4.4 Peridico El Mayor

Es un peridico de publicacin bimensual, distribucin gratuita, con un tiraje de 2000

ejemplares. Contiene informacin de carcter institucional. Est dirigido a pblico
interno: estudiantes, docentes, personal administrativo y algunos pblicos externos. Una

vez impreso el Peridico El Mayor, se publica en la pgina web institucional en formato

PDF, en Comunicaciones-Peridico El Mayor.
Ventajas del peridico y las revistas frente a los dems medios:
La radio es muy efmera, y para que resulte efectiva su labor debe ser muy repetitiva,
concisa y rotativa.
La televisin es tambin muy efmera y concisa, y adems obliga a que las notas sean
cortas ya que el tiempo en este medio es muy costoso, porque la tecnologa necesaria
para su produccin y postproduccin es bastante alta.
La internet, por su parte, es un medio que no permite llegar a todas las personas ya
que su tecnologa an no es de acceso para todos por los costos que implica: equipo,
conexin y telfono.
La prensa escrita permite ahondar ms en los hechos, ser ms completa en su
informacin.
Permite que se vuelva a la informacin en el momento y el lugar que se quiera, ya que
puede ser llevado consigo a cualquier lugar y retomar la lectura a cualquier hora.
Es un medio que permite archivarse de manera ms fcil y sirve de elemento histrico;
adems, permite ser consultado ms fcilmente que otros medios.
Su alcance es ilimitado, es decir, que puede llegar a cualquier rincn de la comunidad.
Permite coleccionarse.
Por otra parte, los peridicos, a lo largo de su apasionante historia, han evolucionado a
la par de otras disciplinas que se relacionan directamente con este oficio o arte, como lo
llaman otros. En la actualidad presenciamos nuevas tcnicas de impresin que facilitan
la labor de confeccin y la hacen ms gil; desde el diseo se intenta a diario mejorar la
apariencia visual, para atraer a nuevos lectores; los diferentes tipos y estilos de papel
hoy son enormes, tanto que hasta podra decirse que hay un papel para cada necesidad
de impresin y de diseo; las tipografas modernas y las antiguas permiten variar la
apariencia para que la prensa sea ms apta para el ojo humano, e incluso, admite que
los diseadores jueguen con las infinitas posibilidades que brinda la variedad
tipogrfica; y la herramienta que ms influencia tiene hoy sobre la prensa, o que al
menos la ha hecho ms fcil de elaborar, ha sido la vertiginosa evolucin en los
ordenadores y la creacin de software de diseo; adems hay que reconocer la
influencia del desarrollo que se ha presentado en la transmisin de datos.
Pero dicha evolucin no ha sido ajena al lenguaje, ya que el periodismo escrito, igual
que otros medios, ha explorado y creado variantes para contar la noticia a travs de la
utilizacin de un lenguaje simple, ameno, conciso, que va de lo ms importante a lo que
relativamente no lo es tanto, pero que tambin ha explorado otros campos, como la
produccin literaria y creativas formas de narrar la noticia. Pero por otro lado, se le
reconoce la influencia lingstica que tiene sobre las masas, creando nuevos trminos o
poniendo otros en boca de todos.
Y dicha evolucin tambin se ha visto desde el manejo artstico de las imgenes a

travs de la fotografa, los montajes artsticos, la caricatura, los dibujos y la infografa.

Los peridicos con un estilo plano como el del New York Times de los aos 1850,
plagados de letras de principio a fin, son muy diferentes a los de hoy, con una mezcla
casi perfecta de informacin tipogrfica y de imagen, aun cuando conservan muchas
caractersticas imprescindibles que podramos llamar variables constantes.
La premisa actual seala que no solo hay que tener cuidado con los contenidos, como
lo hacan los peridicos de antao, sino la forma en cmo se distribuyen y se encajan
estos contenidos. Dicho formato debe ser atractivo para los lectores, en su gran mayora
jvenes, con una marcada influencia de los medios que giran alrededor de la imagen y
del color, como son las revistas, la televisin casi perfecta, el cine y la internet. No es
descabellado pensar que hay que ver a estos medios no como enemigos de la prensa
escrita sino como aliados. Estos medios manejan el concepto del diseo con miras a la
innovacin, la creatividad visual, manejo del color y sus contenidos son precisos y
giles, conceptos que se pueden adaptar a la prensa con preciosas ventajas.
De hecho, se pas de los medios impresos donde imperaba la palabra escrita a medios
impresos preocupados por su apariencia esttica a travs del manejo de los espacios
en blanco; gran despliegue fotogrfico y manejo artstico de tipografas; ordenacin de
los contenidos que busque la continuidad; manejo de titulares que desemboque en una
bella confeccin de estilo que amalgame perfectamente diseo y un contenido. Todo en
pro de llamar la atencin desde el punto de vista grfico, que invite al lector a una
interaccin con el medio y asegure la filiacin peridica del lector. Y esto se logra en
teora a travs de la identidad grfica del medio, una identidad atractiva y provocativa
pero que no deje de lado los contenidos con estilo literario y noticioso, acompasados
con el pensamiento actual.
De otro lado, hoy hay una gran demanda por medios alternos que trabajen desde lo
local. Los medios de comunicacin de masas tienen hoy o a un enemigo o un aliado: los
medios especializados o que se enfocan en franjas de pblicos con necesidades
puntuales. Por ello los grandes medios de comunicacin tienen secciones
especializadas para determinado pblico, o pequeos medios satlites que buscan
ganar este tipo de pblicos que necesitan otro tipo de informacin, menos general y ms
centrada en los crculos cercanos a su individualidad. La razn es que los lectores, pese
a que viven en un mundo globalizado, que les permite conocer cualquier tipo de evento
mundial al mismo tiempo que sucede, se sienten aislados de su comunidad y de sus
intereses particulares. Las personas estn saturadas de la informacin noticiosa que
muestra una realidad pero que es lejana, adems que obvia sus necesidades en cuanto
a preferencias, diversin, espiritualidad, etc., que le permitan conocerse as mismo y a
su mundo circundante que es el primero en orden de afectacin, obviamente sin
desafiliarse del contexto general y global.
Los usuarios de los medios necesitan verse reflejados en stos o desean que su
comunidad est ms cerca de ellos a travs de programas locales de televisin o de
medios impresos. En la actualidad hay un auge en nuestra ciudad de canales o de
programas que muestran ms de cerca el barrio, sus gentes y sus necesidades. Igual
pasa con los peridicos, que se especializan en contar los hechos que no trascienden
las esferas de lo nacional o del inters pblico general, pero que son necesarios para
configurar ciudad, barrio o comunidad, e incluso configura al hombre como tal y al
marco familiar. Desde lo corporativo, podemos decir que es una tarea, por no decir una
obligacin, combinar estas cuatro premisas ya mencionadas en un medio de

comunicacin escrito, llamado Peridico Institucional:

La necesidad de contenidos de inters, que informen, cree opinin y estimulen la
reflexin y el debate acadmico, social, econmico y poltico. Pero que tambin cumpla
con el deber de divertir y educar. Contenido que debe ser presentado con un
tratamiento profesional desde el
periodismo y desde lo literario, pero tambin desde lo acadmico y profesional con la
asesora del Unidad de Comunicaciones y su personal idneo;
1. Diseo atractivo que invite a la lectura. Esto implica un planteamiento de cmo irn
cada uno de los elementos, en dnde y qu efecto tendr el conjunto. Y significa
tambin armona esttica de los contenidos, en la consecucin de un impacto grfico
que permita una lectura amena, gil y de fcil lectura.
2. Que los principales lectores son jvenes con influencias marcadas por los medios de
comunicacin de vanguardia; con poco tiempo para la lectura debido en parte a sus
ritmos de vida, ya sea porque estudien o trabajen o porque hacen ambas, o porque el
mundo actual dicte vrtigo y constante agite; porque son netamente de influencia visual;
porque tienen preferencias marcadas por las nuevas tecnologas y la constante
evolucin que ellas imponen; pero que aparte tienen sed de conocer y aprender sobre
esos mbitos que los influyen.
3. Que lo local ha adquirido una importancia crucial. Las universidades, como cualquier
otra corporacin, necesitan un medio que permita la comunicacin de sus directivas con
los distintos pblicos que componen la entidad, y a su vez recibir de ellos una
retroalimentacin que posibilite conocerlos ms y poder satisfacer sus expectativas y
necesidades. Adems es una obligacin frente al Control Interno y frente a la
Constitucin Nacional, mantener informada a la sociedad del discurrir institucional, para
bien de todos los usuarios y de las directivas, as como para la imagen corporativa en el
mbito poltico y social. Y por otro lado, que los pblicos necesitan ver su realidad local
y en qu lo afecta; que se les reconozca; que se les escuche; y que puedan expresarse
con libertad pero con respeto.
Por qu un medio de comunicacin escrito para la Institucin
La Institucin necesita estimular el compromiso de informar el accionar corporativo
como entidad pblica que es, frente al deber Constitucional, el deber corporativo del
auto control, frente a las dems instituciones y frente a la comunidad en general.
Requiere un medio para canalizar el flujo informativo hacia todos los pblicos tanto
internos como externos.
Necesita un mecanismo de comunicacin efectivo para el acceso ms claro a la
informacin acadmica y administrativa.
Necesita un medio auxiliar para hacer mercadeo institucional entre los bachilleres
(pregrados) y estudiantes universitarios (postgrados, diplomados y dems) as como
fortalecer los vnculos con los colegios y dems instituciones educativas. Y para
promover sus dems e imagen corporativa.

 Necesita mejorar constantemente en el mbito administrativo en los procesos de

inscripcin, seleccin, matrcula, enseanza aprendizaje, graduacin, bienestar
universitario, etc. As como poder conocer el pensamiento de los distintos pblicos
frente a esos procesos.
Necesita dar a conocer los logros en materia investigativa e institucional, como que se
reconozca a sus lderes y personajes annimos que hacen institucin desde su
quehacer.
Utilidades del peridico El Mayor
Promover su posicin corporativa frente a la informacin generada con condiciones de:
eficiencia, claridad, oportunidad, direccionalidad y mediatizacin adecuada.
Proyectar una Comunicacin para el Mercadeo Institucional a travs de un medio
propio.
Apoyar plan de capacitacin en Comunicacin a travs de un medio propio, desde el
que se pueda promover talleres y campaas.
Promover la aplicacin de la nueva imagen corporativa.
Mejorar en procesos de inscripcin, seleccin y matrcula de nuevos estudiantes. As
como en los procesos de enseanza aprendizaje.
Mejorar relaciones con otras instituciones de educacin, en especial con los colegios y
sus directivas as como la divulgacin de los programas que ofrece y dems servicios.
Segmentacin de pblicos
Internos
Consejo Directivo
Directivos
Administrativos
Docentes
Trabajadores
Estudiantes
Graduados
Externos
Proveedores
Universidades (facultades afines)
Colegios estrato 1-2-3 y 4
Medios de Comunicacin
Asociaciones y entidades gremiales del sector educativo
Entidades gubernamentales
Centros de prcticas

Objetivo general del peridico

Cumplir el papel de instrumento bidireccional entre las directivas de la Institucin y de
las distintas dependencias con el resto de la comunidad universitaria y los pblicos
externos a travs de informacin veraz, objetiva, responsable, clara y precisa.
Objetivos particulares del peridico:
Apoyar los planes de comunicaciones, Marketing, Relaciones Pblicas y de Bienestar.
Dar a conocer y fortalecer los valores y fines de la corporacin y dems valores
sociales mediante campaas educativas y de sensibilizacin.
Promover y apoyar los eventos organizados al interior y/o fuera de la misma a travs
del cubrimiento informativo y fotogrfico.
Ser medio histrico para la corporacin a travs de un archivo del peridico.
Ser eje transversal de las polticas institucionales y velar por su promocin.
Objetivos y valores del peridico
Objetivos periodsticos:
Informar: llevar al lector un resumen de los acontecimientos que se consideren
importantes dentro de las mltiples actividades en que se desenvuelve la universidad en
los mbitos acadmico, social, poltico, econmico, cientfico, cultural y deportivo o que
se relacionen con ella y dems instituciones hermanas, con el fin de fortalecer el debate,
la opinin, y la crtica responsable.
Formar y educar: Brindar a las distintas comunidades pertenecientes a la institucin,
un contenido til para el desarrollo de las personas y despertando inquietudes, anhelos
e iniciativas y que alimenten el espritu investigativo.
Orientar: Mediante el planteamiento de soluciones frente a las necesidades
personales y comunitarias.
Distraer: A travs de lecturas vivificantes y agradables y el planteamiento de
problemas que estimulen el ingenio y la creatividad.
Valores periodsticos:
Responsabilidad frente a la noticia: Entendida esta como el conocimiento de que las
noticias, como todo lo que hace parte de la comunicacin, tiene unos efectos, y estos
pueden ser positivos o negativos, con las implicaciones que esto conlleva para bien o
para mal. El profesional a cargo debe de ser testigo presencial de los hechos que
transmite o del motivo de anlisis y comentarios. Y cuando no pueda ser testigo, por la
razn que lo ampare, es obligatorio que se documente por medio de fuentes idneas y
fidedignas que le permitan sustentar claramente sus puntos de vista.
Precisin: No dejarse llevar por el amarillismo simplista de la informacin, ni de la
especulacin frente a hechos poco significativos, y menos cuando el motivo de su
comentario no est basado en opiniones pertinentes o confiables de personas o fuentes.

Objetividad: La transmisin de los mensajes debe ser imparcial, especialmente porque

entran en juego actitudes y comportamientos de personas o entidades que pueden
afectar a los dems miembros de la comunidad o sus crculos externos.
Claridad: La exposicin de las ideas debe ser comprensible por todos los pblicos,
porque se emplea un lenguaje sencillo, fcil de comprender y de interpretar y porque es
breve en lo posible.
Amenidad: Porque hace de la lectura un rato agradable y enriquecedor, valorado como
placentero y dems porque utiliza un lenguaje rico en contenido.
Tratamiento de la informacin:
Gneros Periodsticos:
Editorial: Transmisin del pensamiento o posicin de las directivas de la Institucin.
Opinin: Artculos que expresan el pensamiento de un columnista, mas no es el
pensamiento o la posicin de la institucin.
La noticia: La fiel transmisin de los sucesos que acontecen y que afecten a la
comunidad.
El reportaje: es un trabajo que describe eventos, personajes o lugares de inters en el
cual se permite al periodista aportar de su creatividad literaria para embellecer la
descripcin.
La entrevista: El periodista entabla un dilogo con una persona de inters o que posea
informacin valiosa para la comunidad.
La crnica: Es la descripcin de un suceso o su desenlace, tomando como referencia
las causas que lo determinan a travs del tiempo.
La columna: Es una colaboracin permanente o espordica con comentarios que
pueden ser firmados por sus creadores con sus nombres o con seudnimo.
El artculo: Narracin o comentario de una actividad, suceso o disciplina. Normalmente
es de carcter tcnico, cultural, cientfico o econmico.
Ficha tcnica del Peridico:
Ficha General
Nombre: Peridico El Mayor Peridico Corporativo
Formato: Tabloide ingls 29 x 42 cm
Tintas: Primera y ltima pgina a Color y dems pginas dos tintas (negro y cian)
Nmero de pginas: 12 pginas
Colores de logotipo: Amarillo oro, Verde azul y Negro
Tipografa de logotipo: CALIBRI
Caja tipogrfica: 26 x 39
Nmero de columnas: 5
Ancho de columna: 4.8 cm
Intercolumnado: 0.5 cm

Tipografa empleada:
Secciones: Calibr
Ttulos: Stencil
Subttulos: Calibr
Texto: Calibr
Pi de foto: Calibr
Entradillas: Calibr
Firma de artculo: Calibr
Firma de foto: Calibr
Capitulares: Calibr
Ttulo de opinin: Calibr
Texto de opinin: Calibr
Sumario: Calibr
Ttulo pginas especiales: Ninguna
Subttulo pginas especiales: Ninguna
Texto pginas especiales: Ninguna
Secciones:
Pgina 1: Vitrina y principales Artculos
Pgina 2: Hechos noticiosos de proyeccin institucional
Pgina 3: Columnas de opinin y editorial
Pgina 4: Informacin emitida desde cada facultad
Pgina 5: Encuestas y espacio para avisos
Pgina 6: Entrevista central
Pgina 7: Temas de inters general crnica, reportaje o artculo
Pgina 8: Temas de inters general crnica, reportaje o artculo
Pgina 9: Espacio para el emprendimiento y los egresados destacados
Pgina 10: Reportaje Especial
Pgina 12: Reportaje grfico
Funciones del director:
Realizar las labores de investigacin periodstica.
Redactar notas y artculos periodsticos.
Asesorar y capacitar a los colaboradores del peridico.
Editar las notas o artculos realizados por los colaboradores.
Apoyar contenidos de la pgina Web Institucional.
Enviar comunicados de prensa a los diferentes medios.
Tomar fotografas.
Crear banco de voces y de fotografas.
Coordinar el Comit Editorial.
Coordinar el diseo y la diagramacin del Peridico.
Coordinar la distribucin del Peridico internamente y externamente.
Velar por el resultado final del Peridico.

Funciones del diseador - diagramador / preprensa e impresin (tercero)

Disear y producir el peridico.
Realizar las correcciones solicitadas.
Enviar por correo electrnico el arte del boletn con sus respectivas correcciones para
ser aprobado por el Director del mismo.
Asegurar la calidad de la impresin del peridico en los colores solicitados.
Asegurar la cantidad solicitada de peridicos.
Cumplir con los tiempos de entrega del peridico.

Funciones del Comit Editorial

Proponer y seleccionar las noticias de cada edicin del peridico El Mayor.
Revisar todos los textos del peridico y asegurarse de que no se publiquen errores de
contenido, informacin y ortografa.
El Comit Editorial est conformado por el rector(a), el Jefe de Internacionalizacin, el
director del Peridico, el periodista, y la comunicadora de la Institucin Universitaria
Colegio Mayor de Antioquia.

4.5 Tableros Electrnicos para mensajes

Actualmente la Institucin Universitaria cuenta con este sistema de informacin interno, donde
se pasan mensajes de tipo institucional y corporativo. Actualmente se cuenta con dos tableros
ubicados uno de ellos en la portera y el otro en la Biblioteca. Su uso y actualizacin son
frecuentes dependiendo de la informacin a publicar la cual ya se tiene estipulada desde la
Unidad de Comunicaciones.

Tablero electrnico:
Ubicacin: Biblioteca
Responsable de emitir la informacin: Jefe de Biblioteca
Pantallazo Biblioteca
Bienvenidos
Biblioteca Teresa Santamara de Gonzlez
Visita nuestro blog: http://www.bibliotecacolmayor.blogspot.com/
Fecha: Da/mes /ao
Hora: 02:46
Misin Biblioteca:
Ofrecer servicios de informacin de excelente calidad, para proyectar la docencia, la
investigacin y la difusin del conocimiento.

Visin Biblioteca:
La Biblioteca Teresa Santamara de Gonzlez de la Institucin Universitaria Colegio Mayor de
Antioquia, ser un centro de informacin actualizada interconectada al mundo global apoyada
en las nuevas tecnologas.
Servicios Biblioteca
Horarios en vacaciones
Informacin relevante sobre Biblioteca
Pildoritas o frases

Pantallazo Institucional:
Institucin Universitaria Colegio Mayor de Antioquia
Alcalda de Medelln
Sabemos para donde vamos
Visita nuestra web institucional:
www.colmayor.edu.co
Certificados en NTC GP 1000:2008
Contctenos: colmayor@colmayor.edu.co
Lnea gratuita de atencin al ciudadano: 018000415252
PBX: 444 56 11, ext. 101
Eventos e Informacin Institucional:
Eventos internos: Debe contener el nombre del evento, fecha, hora, lugar y nombre de la
dependencia que invita.
Eventos y actividades Externas
Alcalda de Medelln.
Eventos externos:Debe contener nombre del evento, fecha, hora, lugar, quien organiza,
informes o contactos.
* Campaas ambientales institucionales y de ciudad
* Calidad: actividades o eventos de Calidad que convoque a todos los pblicos internos,
informacin relevante.

* Servicio PQR`S: pldoras de servicios, mensaje institucional sobre PQRS.

* Avisos de Infraestructura (parqueo, cuidado de espacios, cuidado de objetos personales).
Admisiones:
Fechas introductorio (estudiantes de Bacteriologa, Laboratorio Clnico, Citohistologa y
Biotecnologa).
Induccin a estudiantes nuevos (grupo A y grupo B).
Proceso de Inscripcin y seleccin para el perodo en curso.
Bienestar institucional:
Jornadas del Bienestar
Tiquetes estudiantiles
Inscripciones a cursos y talleres
Agenda Tu Bienestar
Informacin importante

Tablero electrnico:
Ubicacin: Portera
Responsable de emitir la informacin: Unidad de comunicaciones
Mensajes:
Bienvenidos
Institucin Universitaria Colegio Mayor de Antioquia
Alcalda de Medelln
Sabemos para donde vamos
Visita nuestra web institucional:
www.colmayor.edu.co
Certificados en NTC GP 1000:2009
Contctenos: colmayor@colmayor.edu.co
Lnea gratuita de atencin al ciudadano: 018000415252
PBX: 444 56 11, ext. 101
Fecha: Da/mes /ao
Hora: 02:46
Programas
Facultad de Administracin:
Administracin de Empresas Tursticas
Tecnologa en Gastronoma
Tecnologa en Gestin Turstica
Facultad de Ciencias de la Salud:
Bacteriologa y Laboratorio clnico
Biotecnologa
Citohistologa

Facultad de Arquitectura e Ingeniera:

Arquitectura
Ingeniera Ambiental
Construcciones Civiles
Tecnologa en Delineante de Arquitectura
Facultad de Ciencias Sociales:
Planeacin y Desarrollo Social
Eventos e Informacin Institucional: Eventos internos: deben contener el nombre del evento,
fecha, hora, lugar y nombre de la dependencia que invita.

Eventos y actividades Externas:

Alcalda de Medelln
Eventos externos: deben contener nombre del evento, fecha, hora, lugar, quien organiza,
contactos.
Fechas especiales:
Marzo
1 Da del contador
8 Da Internacional de la mujer
14 Da Nacional del Trabajador de Construccin
17 Da del Psicoorientador
27 Da Internacional del Teatro
Abril
7 Da Mundial de la Salud
22 Da de la Tierra
23 Da de los Idiomas y del Biblioteclogo
26 Da de la Secretaria
28 Da del Bacterilogo
29 Da del rbol
30 Da de la Niez y la Recreacin (ltimo sbado)
Mayo
1 Da Internacional del trabajo
8 Da de la Madre (2do domingo vara con elecciones)
15 Da del Maestro
Junio
5 Da del Medio Ambiente
19 Da del Padre (3er domingo vara con elecciones)
22 Da del Abogado y Zootecnista
Julio
3 Da del Economista
28 Da de la Salud en el mundo del Trabajo
Agosto
4 Da del Periodista y del Comunicador (Ley 918 de 2004)
17 Da del Ingeniero
Septiembre

17 Da del Amor y de la Amistad (sbado Despus de quincena)

27 Da del Turismo
Octubre
14 Da del Tecnlogo
27 Da del Arquitecto-Da del mensajero
30 Fiesta de los nios (fiesta de disfraces)
Noviembre
4 Da del Administrador de Empresas (ley 60 de 1981)
20 Da del Psiclogo
Diciembre
4 Da del Publicista
10 Da del Socilogo
25 Navidad
28 Da de los Inocentes

Campaas ambientales: Institucionales y de ciudad.

Calidad: Actividades o eventos de Calidad que convoque a todos los pblicos internos,
informacin relevante.
Servicio PQR`S: pldoras de servicios, mensaje institucional sobre PQRS.
Avisos de Infraestructura:
Parqueo, cuidado de espacios, cuidado de objetos personales.
Autocuidado.
Cuidado de enseres.
Gracias por permitir revisar su vehculo y su bolso por el personal de seguridad.
Gracias por parquear de manera adecuada.
Utiliza tarjeta de proximidad y tu carn de forma personal e intransferible.
La tarjeta de proximidad es de uso personal.
Pico y Placa
Comparendo pedaggico.
Admisiones:
Fechas introductorio (estudiantes de Bacteriologa, Laboratorio Clnico, Citohistologa y
Biotecnologa).
Induccin a estudiantes nuevos (grupo A y grupo B).
Proceso de Inscripcin y seleccin para el 2012.
Bienestar:
Jornadas del Bienestar
Tiquetes estudiantiles
Inscripciones a cursos y talleres
Agenda Tu Bienestar
Informacin importante
Actualizacin: Semanal o cada que se requiera.

4.6 Pgina Web

La pgina web institucional contiene informacin de la Institucin Universitaria Colegio Mayor de

Antioquia ubicadas en las pestaas y los diferentes links: Institucional, Admisiones, Biblioteca,
Bienestar, Campus, Contratacin, Programas, Servicios, Extensin, Vicerrectora, Investigacin,
Comunicaciones, Internacionalizacin, noticias, y dems informacin de importancia para pblicos
internos como empleados administrativos, auxiliares, docentes, servicios generales, contratistas y
estudiantes, y para pblicos externos graduados, empresarios, agencias de prcticas, medios de
comunicacin, estudiantes bachilleres, y dems pblicos interesados en conocer la Institucin y los
programas que ofrece las misma.
La pgina web institucional, se convierte en uno de los principales canales de comunicacin e
informacin de la Institucin Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, por su fcil acceso y
contenido.
En el home de la pgina web se actualizan constantemente el banner, los eslides de Extensin,
Vicerrectora e Investigacin, Destacados, la Agenda con los eventos institucionales, ltimas
noticias, videos, y dems informacin de tipo institucional.
El sitio web es administrado directamente por Gestin de Comunicaciones de la Institucin
Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, quienes se encargan de publicar los diferentes
contenidos. Cada dependencia de la Institucin se encarga de verificar la informacin publicada y
enviar al correo comunicaciones@colmayor.edu.co las actualizaciones correspondientes, a travs

del formato Solicitud Servicios de Comunicaciones GC-PR-02_Solicitudes_Comunicaciones.pdf

En el diseo de piezas para la pgina web, se manejan conceptos como sobriedad y se evita la
sobrecarga de colores con el fin de disminuir ruidos visuales, en ningn momento se utilizan
colores no establecidos dentro del manual de imagen corporativa de la Institucin Universitaria
Colegio Mayor de Antioquia, ni se publica informacin sin previa autorizacin de Gestin de
Comunicaciones.
4.7 Redes Sociales

La informacin publicada en las redes sociales Facebook y Twiter, creadas con el nombre y
marca de la Institucin Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, funcionan como un canal de
comunicacin entre estudiantes, docentes y administrativos. En el perfil de Facebook, se
publican pngs, imgenes, videos y dems informacin de tipo institucional como eventos
acadmicos y campaas institucionales.
Facebook, de acuerdo a Google, fue uno de los trminos ms populares y es sin duda de lo ms
buscado en Colombia. Por esta razn, es una buena decisin tener la presencia de nuestra marca
en esta red social.
Definiciones
Facebook
Es un sitio web de redes sociales creado por Mark Zuckerberg y fundado por Eduardo Saverin,
Chris Hughes, Dustin Moskovitz y Mark Zuckerberg. Originalmente era un sitio para estudiantes
de la Universidad de Harvard, pero actualmente est abierto a cualquier persona que tenga una
cuenta de correo electrnico. Los usuarios pueden participar en una o ms redes sociales, en

relacin con su situacin acadmica, su lugar de trabajo o regin geogrfica.

Ha recibido mucha atencin en la blogsfera y en los medios de comunicacin al convertirse en
una plataforma sobre la que terceros pueden desarrollar aplicaciones y hacer negocio a partir de
la red social.
A mediados de 2007 lanz las versiones en francs, alemn y espaol para impulsar su
expansin fuera de Estados Unidos, ya que sus usuarios se concentran en Estados Unidos,
Canad y Gran Bretaa. En julio de 2010, Facebook cuenta con 500 millones de miembros, y
traducciones a 70 idiomas.[1] En mayo de 2011, alcanza los 600 millones de usuarios.[2]
Su infraestructura principal est formada por una red de ms de 50 000 servidores que usan
distribuciones del sistema operativo GNU/Linux usando LAMP.[3]
Direccin en Facebook: Colmayor de Antioquia
Cibergrafa: http://es.wikipedia.org/wiki/Facebook

Twitter

Es una red social basada en el microblogging, con sede en San Francisco (California), con filiales
en San Antonio (Texas) y Boston (Massachusetts) en Estados Unidos. Twitter, Inc. fue creado
originalmente en California, pero est bajo la jurisdiccin de Delaware desde 2007.[9] Desde que
Jack Dorsey lo cre en marzo de 2006, y lo lanz en julio del mismo ao, la red ha ganado
popularidad mundialmente y se estima que tiene ms de 200 millones de usuarios, generando
65 millones de tweets al da y maneja ms de 800.000 peticiones de bsqueda diarias.[1] Ha sido
apodado como el "SMS de Internet".[10]

La red permite mandar mensajes de texto plano de bajo tamao con un mximo de 140
caracteres, llamados tweets, que se muestran en la pgina principal del usuario. Los usuarios
pueden suscribirse a los tweets de otros usuarios a esto se le llama "seguir" y a los suscriptores
se les llaman "seguidores"[11] o tweeps [12] ('Twitter' + 'peeps'). Por defecto, los mensajes son
pblicos, pudiendo difundirse privadamente mostrndolos nicamente a seguidores. Los
usuarios pueden twittear desde la web del servicio, desde aplicaciones oficiales externas (como
para smartphones), o mediante el Servicio de mensajes cortos (SMS) disponible en ciertos
pases. [13] Si bien el servicio es gratis, acceder a l va SMS comporta soportar tarifas fijadas por
el proveedor de telefona mvil.
Direccin en Twiter: ColegioMayor
Qu son las redes sociales
Son estructuras sociales compuestas de grupos de personas, las cuales estn conectadas por uno
o varios tipos de relaciones, tales como amistad, parentesco, intereses comunes o que
comparten conocimientos.
La investigacin multidisciplinar ha mostrado que las redes sociales operan en muchos niveles,
desde las relaciones de parentesco hasta las relaciones de organizaciones a nivel estatal (se
habla en este caso de Redes polticas), desempeando un papel crtico en la determinacin de la
agenda poltica y el grado en el cual los individuos o las organizaciones alcanzan sus objetivos o
reciben influencias.
Las redes sociales en Colombia:
Las redes sociales cada vez cobran ms importancia en el mercadeo por internet, en Colombia,
Facebook es una de las redes sociales ms usadas.
La cantidad de usuarios a nivel global de Facebook se estima que llega a ser de 185,000,000
millones de usuarios, de los cuales, apenas 4,519,309 usuarios vienen de Colombia.
La lista de pases con mayor cantidad de usuarios registrados en Facebook es la siguiente
(04/28/09):
1. Estados Unidos 57,954,560
2. Reino unido 17,433,740
3. Canad 11,153,000
4. Francia 9,256,740
5. Turqua 9,150,700
6. Italia 8,998,760
7. Australia 5,265,700
8. Colombia 4,519,320
9. Chile 4,288,980
10. Espaa 4,268,520

Fuente: http://www.checkfacebook.com/
Como se puede ver, Colombia ocupa la posicin nmero 8 a nivel mundial, y es el primer pas
entre los latinoamericanos, seguido por Chile, que ocupa la posicin nmero 9.
Sin embargo, este sitio web, nos brinda una informacin que es an ms valiosa, como lo es la
distribucin de acuerdo a las edades y al gnero (masculino o femenino) de los colombianos que
usan facebook:

Gracias a esta informacin, se puede analizar qu tipo de usuarios hacen uso de facebook,
analizar el pblico objetivo al que se quiere dirigir una campaa de publicidad por Internet es
vital.
Como se puede observar de la grfica, la gran mayora de usuarios de facebook en Colombia, se
encuentran en el rango de 18 a 34 aos, por lo que esto se debe tener en cuenta en el momento
de lanzar una campaa publicitaria en Facebook.
Otro dato que se puede sacar de estas estadsticas acerca del uso de Facebook en Colombia, es
que la cantidad de usuarios registrados, supera, y por un margen considerable, la poblacin de
varias de las ciudades ms grandes de Colombia como Cali o Medelln.
Las redes sociales, y facebook en particular para el caso colombiano, han venido creciendo
considerablemente, estas tendencias deben ser tenidas en cuenta para aquellos que estn
interesados en la publicidad en Internet a travs de las redes sociales.

Cibergrafa:
http://es.wikipedia.org/wiki/Twitter
http://es.wikipedia.org/wiki/Red_social
http://www.seocolombia.com/blog/facebook-en-colombia/
A octubre de 2011, la pgina de Facebook de Colmayor de Antioquia cuenta con 2453
seguidores, estudiantes, docentes, administrativos y otros pblicos externos. Se ha llegado en el
mes de octubre de 2011 a tener 951 usuarios activos por da, 1536 usuarios activos por semana
y 2245 usuarios activos por mes.

Grfico estadstico de la poblacin que visita el perfil en Facebook del IUCMA

La Institucin cuenta con un perfil en Facebook para dar a conocer ms la marca de pblicos
externos y convertirse en un medio de comunicacin para la comunidad acadmica.

4.8 Flash Informativo

Es un medio de un medio de comunicacin amable, sencillo y gil para el envo de mensajes de

manera inmediata de inters general. Est compuesto por un ttulo sencillo que llama la atencin
ubicado en la parte superior centrada, el cabezote del Flash est realizado en gif (imagen con
movimiento), en su estructura el Flash puede tener desde uno hasta tres prrafos y una dos
imgenes alusivas a la informacin, lnea de despedida y en la parte inferior derecha el nombre de
la dependencia que origina el mensaje.
Para el Ttulo, la fuente es Arial Rounded MT Bold, en tamao 12 puntos en negrilla, texto con
fuente Arial Rounded MT Bold tamao 12 puntos.
Se enva va correo electrnico a travs del software Group Mail al personal administrativo,
auxiliares, contratistas, docentes, personal de servicios generales y estudiantes. La informacin
que se emite es de carcter inmediato o urgente y vara segn la necesidad. Se informa sobre
fallecimientos, celebracin de eucaristas, cumpleaos, felicitaciones, informacin de las
dependencias de la Institucin que requieran de este servicio e informacin relevante para los
diferentes pblicos.
El Flash Informativo naci de la necesidad de enviar informacin institucional de carcter
inmediato, urgente, de fcil entendimiento y comprensin, con una alta accesibilidad, inmediatez,
cobertura y con cero costos de produccin.
Gestin de Comunicaciones es la nica dependencia autorizada y encargada de la realizacin y
envo del Flash electrnico, cada dependencia solicita este servicio a travs del formato GC- FR003_Solicitud de Servicio Comunicaciones, con un tiempo estipulado entre la solicitud, elaboracin
y envo de 2 das hbiles.

4.9 Sistema Interno de Audio

Es una red de parlantes que tiene cobertura en todo el campus institucional y es administrada
desde la Unidad de Comunicaciones. La lectura de los mensajes se hace desde el Punto de
Atencin al Ciudadano con el apoyo de un libreto o el envo del mensaje desde
comunicaciones@colmayor.edu.co a ciudadano@colmayor.edu.co.
Adems de ser un medio de comunicacin para la difusin de mensajes, nos permite cumplir con
los parmetros de Ley en materia de emergencias. Se uso es diario o semanal dependiendo de
los mensajes que se necesite difundir entre los pblicos internos de la Institucin Universitaria
Colegio Mayor de Antioquia.
La comunicacin auditiva al igual que el lenguaje auditivo utiliza como signo la palabra hablada,
por el contrario el escrito o lenguaje no verbal utiliza otros signos: morse, sirenas, himnos,
toques de campana, toques militares, entre otros. Este lenguaje no verbal utiliza, en alguna
ocasin, elementos verbales.
Para que se de la comunicacin auditiva es necesario el habla; esta es la utilizacin que cada
individuo hace de la lengua, de tal manera que si no hubiera hablantes no habra lengua, y al
revs. La lengua es siempre la misma, el habla cambia con frecuencia por el uso.
Recomendaciones para el uso del Sistema Interno de Audio:
Evitar colocar msica durante el da para evitar la distraccin y ruido en horas laborales y de
clase.
Los mensajes se emitirn hasta tres veces en el da: uno en la maana, otro al medio da y el
ltimo mensaje en la tarde.
Los jingles y dems herramientas auditivas, se colocarn hasta dos veces al da.
La locutora debe vocalizar bien y leer en forma pausada para que se escuche correctamente el
mensaje.

Cibergrafa: http://www.centroauditivoleones.com/audicion.htm
http://sandras.blogia.com/temas/comunicacion-auditiva.php
4.10 Pantallas de Televisin

Son recursos audiovisuales concebidos para mantener informados a los pblicos internos en
materia de opinin pblica, hechos noticiosos y actualidad. Las pantallas de televisin de la
Institucin Universitaria Colegio Mayor de Antioquia adems de utilizarse para su funcin de
televisin con canales seleccionados (noticias y canales especializados), se usan tambin como
carteleras virtuales o pasamensajes con informacin institucional, eventos, campaas y dems
informacin de inters general.
La administracin del medio la realiza directamente Gestin de Comunicaciones, las
dependencias que deseen publicar informacin en este medio lo hacen a travs del formato GCFR-003_Solicitud de Servicio Comunicaciones.
La comunicacin visual El concepto de Comunicacin Visual es el conjunto de manifestaciones
expresivas que hacen visible la identidad de una empresa y de sus productos, o que permiten
establecer diferencias visuales que se asocian a una organizacin cuando se hace reconocer ante
los dems por la grafa de sus smbolos propios en el nombre, en sus instalaciones, sus vehculos,
su correo, sus documentos impresos, sus stands de exposicin, entre otros. Tambin por sus
productos, sus embalajes, su sealtica es decir la forma de imprimir cualquier tipo de rtulos
para identificacin arquitectnica y urbana de espacios. Es decir por todos aquellos elementos
visualmente reconocibles que componen un estilo propio.
La identidad visual de una empresa u organizacin es hoy un vector esencial de su propia
imagen, es decir de cmo la empresa es percibida por sus pblicos, e influye indudablemente en
la opinin que el pblico tiene de la empresa y de su produccin.
Cibergrafa:http://lupitanavarro.blogia.com/temas/comunicacion-visual.php

ELABORO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

REVISO

KAREN MARCELA
CLARA CECILIA
Nombre:
OSPINA S.
BUSTAMANTE N.
PROFESIONAL DE
PROFESIONAL DE
Cargo:
COMUNICACIONES
CALIDAD
21/Sep/2012
Fecha: 21/Sep/2012

APROBO
Nombre:
Cargo:
Fecha:

LUIS ALEJANDRO
GUTIERREZ R.
JEFE DE
COMUNICACION
ESTRATEGICA
21/Sep/2012