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Tesis128 PDF
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CONTENIDO
2
Pg.
INTRODUCCIN
OBJETIVOS
1.1. OBJETIVO GENERAL
1.2. OBJETIVOS ESPECFICOS
2. MARCO TERICO
2.1 SECTOR DE TELECOMUNICACIONES EN COLOMBIA
2.2. NORMA ISO 9001:2000
2.2.1. Definicin de la norma
2.2.2. Objetivo de la norma
2.2.3. Principios Bsicos de la norma
2.2.4. Lineamientos para la elaboracin de manuales de calidad
2.2.4.1. Objeto
2.2.4.2. Proceso de elaboracin de un manual de calidad
2.2.4.3. Esquema del contenido de un manual de la calidad
3. INFORMACIN DE LA EMPRESA
3.1. RESEA HISTRICA
3.2. DESCRIPCIN DE LA EMPRESA
3.2.1. Misin
3.2.2. Visin
3.2.3 Razn social
3.2.4 Estructura Organizacional
3.3. SECTOR ECONMICO
4. DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA
4.1. METODOLOGA DE LEVANTAMIENTO DE INFORMACIN
4.2. DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS
4.2.1. Procesos Vitales de la empresa
4.2.2. Proceso de Pre-Venta
4.2.3 Proceso de Venta.
4.2.4 Abastecimiento
4.2.5 Gestin de recursos
4.2.6 Gestin del recurso humano
4.3 PUNTOS CRTICOS DE LOS PROCESOS
4.3.1 Pre venta
4.3.2 Venta
4.3.3 Gestin de Recursos
4.3.4 Gestin del Recurso Humano
5. SISTEMA DE CALIDAD PROPUESTO
5.1. MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS
5.1.1. Pre venta
5.1.2. Venta
5.1.3. Diseo proceso Post venta
5.1.4. Gestin de Recursos
5.1.5. Gestin del Recurso Humano
5.2 INDICADORES DE GESTIN
11
12
12
12
13
13
16
16
16
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101
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122
LISTA DE CUADROS
Pg.
Cuadro 1. Causas ms frecuentes que generan una mala venta
Cuadro 2. Costos adicionales de Celcenter.
Cuadro 3. Tabulacin de encuestas subdistribuidores
Cuadro 4. Indicadores propuestos proceso de venta
Cuadro 5. Indicadores propuestos proceso Post Venta
Cuadro 6. Propuesta de seguimiento de indicadores
Cuadro 7. Objetivos de Calidad Definidos por CELCENTER para el Sistema de
Gestin de la Calidad
Cuadro 8. Objetivos de Calidad Definidos por CELCENTER para el Sistema de
Gestin de la Calidad
Cuadro 9. Valor Hora / Hombre
Cuadro 10. Costos Directos
Cuadro 11. Costos Indirectos
Cuadro 12. Costos totales operacionales
Cuadro 13. Costos de no calidad
Cuadro 14. Costos de Implementacin del sistema
Cuadro 15. Costos del sistema y propuesta diseada
Cuadro 16. Costos Operacionales Sin Sistema
Cuadro 17. Costos de No Calidad Sin Sistema
Cuadro 18. Costos operacionales con sistema de calidad
Cuadro 19. Costos de no calidad con sistema de calidad
Cuadro 20. Anlisis Incremental
Cuadro 21. Relacin Beneficio / costo
Cuadro 22. Anlisis de Sensibilidad
49
50
73
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85
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111
LISTA DE GRFICOS
Pg.
Grfico 1. Crecimiento y desarrollo del sector Telecomunicaciones
Grfico 2. Abonados TMC por empresa
Grfico 3. Penetracin telefona mvil celular en Colombia
Grfico 4. Esquema del proceso de gestin de calidad
Grfico 5. Causas que generan una mala venta
Grfico 6. Costos adicionales de Celcenter.
Grfico 7. Flujo de la informacin
Grfico 8. Proceso de activacin
Grfico 9. Aspectos importantes en la satisfaccin de las necesidades
Grfico 10. Inconformidades experimentadas
Grfico 11. Inconformidades
Grfico 12. Solucin de la inconformidad
Grfico 13. Necesidad de un programa de atencin de quejas y reclamos
Grfico 14. Servicio general en Celcenter
13
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49
50
74
75
75
76
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77
78
79
LISTA DE FIGURAS
Pg.
Figura 1. Organigrama Celcenter Ltda
Figura 2. Cadena de Valor de Celcenter
28
31
LISTA DE DIAGRAMAS
Pg.
Diagrama 1. Flujo del proceso de venta
Diagrama 2. diagrama de flujo de informacin.
Diagrama 3. Flujo de caja
34
92
110
LISTA DE FORMATOS
Pg.
Formato 1. Proceso de Preventa
Formato 2. Recepcin y verificacin de documentos y contratos
Formato 3. Facturacin
Formato 4. Activacin
Formato 5. Entrega de equipo
Formato 6. Abastecimiento
Formato 7. Gestin de Recursos
Formato 8. Recepcin y verificacin de documentos y contratos Mejorado
Formato 9 . Facturacin Mejorado
Formato 10. Activacin Mejorado
Formato 11. Entrega de Equipo Mejorado
Formato 12. Proceso Post Venta
32
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37
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44
46
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59
63
67
71
LISTA DE ANEXOS
Anexo A.
Anexo B.
Anexo C.
Anexo D.
Anexo E.
Anexo F.
Anexo G.
Anexo H.
Procedimientos actuales
Procedimientos mejorados
Procedimientos diseados
Herramientas diseadas
Manual de calidad propuesto
Documentos exigidos
Formato encuesta y tamao de la muestra
Anlisis sensibilidad
10
INTRODUCCIN
Un sistema de calidad es aquel que le proporciona a la empresa las herramientas con las
cuales puede mejorar su desempeo, coordinacin y productividad. Adems, le permite
lograr la satisfaccin del cliente orientando sus objetivos empresariales hacia las
expectativas de los mismos; y brinda confianza a la direccin para lograr y mantener la
calidad deseada de forma continua. De esta forma, la empresa puede obtener una
certificacin de sistema de calidad la cual le brinda la capacidad de proyectar una mejor
imagen al cliente basada en la confianza de que se hacen las cosas bien.
La idea de este proyecto nace bsicamente de las necesidades de la empresa en cuanto a los
continuos problemas con los subdistribuidores originados por insatisfacciones en el
servicio, falta de seguimiento y atencin al cliente lo cual es un factor sumamente
importante en una empresa de servicios, ya que est le genera un valor agregado a la
compaa y esto se podra convertir en una ventaja competitiva en el mercado. Otro punto
importante son los costos, especialmente los costos de no calidad en los que incurre la
empresa actualmente los cuales se ven representados en multas estipuladas por comcel por
errores en los procesos.
Con base en la norma ISO 9001-2000 se plantea disear un sistema de aseguramiento de la
calidad de venta que le permita a la empresa CELCENTER Ltda. mostrar los beneficios
que conlleva implementar este sistema como los son proporcionarle confianza a sus clientes
en cuanto al buen funcionamiento de la empresa y adems requiere verificar su capacidad
para cumplir con los requisitos del cliente. Por otro lado le brinda las directrices para
realizar un mejoramiento continuo, lo cual es importante ya que si no se estn haciendo
mejoras, se estar perdiendo terreno frente a la competencia. Logrando as una mejor
percepcin de sus servicios en los clientes y subdistribuidores.
La calidad es cumplir o exceder las expectativas de los clientes1 en base a esta premisa se
genera por parte de las tesistas una inquietud y una responsabilidad para dar las pautas que
conlleven a esto. Siendo concientes de que la calidad requiere el compromiso, trabajo en
equipo y disposicin para hacer las cosas bien desde el principio de toda la organizacin,
sabiendo que los beneficios que se adquieren son muchos, pero estos tienen su costo y
tiempo de ejecucin.
11
1. OBJETIVOS
1.1 OBJETIVO GENERAL
Disear un sistema de aseguramiento de la calidad para la empresa de distribucin celular
Celcenter Ltda. con el fin de identificar los procesos vitales del negocio, buscar
oportunidades de mejoramiento y asegurar la calidad de la venta.
Diseo del proceso post-venta que permita lograr la satisfaccin del cliente mediante la
definicin de estndares de servicio.
12
2. MARCO TERICO
2.1 SECTOR DE TELECOMUNICACIONES EN COLOMBIA
CRECIMIENTO Y DESARROLLO DEL SECTOR TELECOMUNICACIONES: El
sector de las telecomunicaciones genera alrededor de Col$10 billones al ao. Una
proporcin significativa est representada por los ingresos de telefona local (40%), larga
distancia (16%) y telefona mvil celular (17%). Este ltimo subsector, en conjunto con el
de valor agregado, presenta los niveles de crecimiento ms altos en los ltimos aos. En
ambos subsectores se concentra la mayor participacin de la inversin privada en sta
industria, reflejo del dinamismo alcanzado por las nuevas aplicaciones y los negocios de
datos. La participacin pblica se concentra en telefona local y larga distancia. Se
evidencia un traslado de recursos de empresas pblicas hacia segmentos con alto
crecimiento y grandes expectativas de mercado como son los de PCS y de Internet.2
Grfico 1. Crecimiento y desarrollo del sector Telecomunicaciones
13
15
www.gestiopolis.com
EVANS, James. Op cit., p. 528
16
www.buscarportal.com/articulos/iso_9001_gestion_calidad.html.
17
las
24
3.
INFORMACIN DE LA EMPRESA
26
Comisiones
Inventarios
Administracin
Contabilidad
Recursos
Humanos
27
SUBGERENCIA
GERENCIA
GENERAL
JUNTA DIRECTIVA
Servicios
Generales
Sistemas
Recepcin
documentos
Facturacin
Ventas
Activacin
Bodega
28
4.
DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA
los que se tiene contacto directo con el cliente: es el de preventa y venta. Los procesos de
soporte son abastecimiento y gestin de recursos, los cuales brindan las herramientas y
recursos de apoyo para el desarrollo de la operacin
VENTA
PREVENTA
CLIENTE
CLIENTE
ABASTECIMIENTO
GESTIN DE
RECURSOS
informacin. Con el fin de ofrecerle al cliente el plan que se adecue a los requerimientos de
la matriz de tipo de clientes reglamentada por comcel (tipo a, tipo b, tipo c, etc.). En la cual
se especifica la documentacin necesaria para poder legalizar el contrato para su posterior
activacin. A partir de la verificacin, se procede a diligenciar el contrato y recibir todos
los documentos exigidos y necesarios para poder ingresarlo. Este proceso termina con la
entrega del pago por el plan seleccionado, por parte del cliente.
Formato 1. Proceso de Preventa
NOMBRE DEL
PROCESO
RESPONSABLE
Vendedor
OBJETIVO
PROVEEDORES
INT / EXT
Comcel
Informar los planes disponibles de forma correcta y de acuerdo con las caractersticas del cliente, con el fin de
realizar la venta, diligenciando el contrato correctamente, recibiendo documentos y el pago respectivo.
ENTRADAS
DESCRIPCIN
GENERAL DE LOS
PROCESOS O
ACTIVIDADES
Informacin planes.
Informacin financiera
clientes.
- El subdistribuidor o
vendedor directo, le
provee la informacin
correcta y veraz sobre
los distintos planes de
servicio celular al
cliente, de acuerdo a
los requerimientos del
mismo.
SALIDAS
CLIENTES
INT / EXT
Auxiliar de activacin
-El subdistribuidor o
vendedor directo
verifica el estado
datario del cliente, para
poder identificar el tipo
de usuario, y as
ofrecer planes de
acuerdo a estas
caractersticas.
-Recibe los
documentos exigidos
de acuerdo al plan
seleccionada.
-Diligencia el contrato.
- Recibe pago.
RECURSOS
INICIO
Informar planes
FIN
Recibir pago
31
DOCUMENTOS
Formato de Contrato / Dijines
Data Crdito
Formato de Documentos Ilegibles.
Clusula de Permanencia.
Documentos Anexos.
(Ver Matriz COMCEL para
Documentos Anexos, segn el Tipo
de Cliente del Data Crdito)
REGISTROS
Documentacin Externa:
Matriz de COMCEL.
Circulares de COMCEL.
Reporte de
Penalizaciones de
COMCEL
Procedimientos:
Antifraudes.
PR000100-01
Antidevoluciones.
PR000100-02
Poltica Comercial.
PR000100-05
Pagare.
Planilla de Entrega de Contratos.
F1-040101-01
F1-040102-01
F1-040103-01
REQUISITOS
Todos los subdistribuidores deben tener :
Registro de cmara de comercio
Local abierto al publico
Tener la aprobacin de Comcel
Ser mayores de edad.
Todo subdistribuidor o vendedor directo debe
asistir a las capacitaciones y reuniones,
diseadas y brindadas por Celcenter las cuales
se consideran indispensables para el ptimo
desempeo de la labor.
Todo subdistribuidor o vendedor directo debe
ser conciente de que su incidencia en fraudes
conlleva a una sancin econmica por parte de
la empresa. De esta forma:
Si un mes el subdistribuidor o vendedor directo
incurre en ms de un fraude se le descontara la
comisin de la venta de cada uno de esos
contratos.
Si la incurrencia en fraudes es continua se
realizara una llamado de atencin, y de pondr
a prueba su desempeo.
Si su desempeo no mejora, es decir, vuelve a
incurrir en fraudes estando a prueba, se dar por
terminado el contrato de trabajo.
Semestralmente Celcenter brindara incentivos a
los subdistribuidores y vendedores directos que
hayan tenido los mejores ndices de ventas
buenas, para premiar y motivar su desempeo.
Todo subdistribuidor o vendedor directo debe
se responsable de la entrega del equipo
asignado por Celcenter al cliente en perfectas e
iguales condiciones a las iniciales.
El subdistribuidor y vendedor directo deben
comprometerse a trabajar de forma honesta y
responsable, velando por los intereses de la
empresa, buscando as el crecimiento y optimo
desempeo de Celcenter.
Cualquier error que se cometa dentro de este proceso afecta directamente al cliente y a la
compaa; ya que generara insatisfacciones en el cliente y costos adicionales para la
empresa.
Diagrama 1. Flujo del proceso de venta
Recepcin y
verificacin de
documentos y
contratos
Se aprueba
el contrato?
Si
Facturacin
Activacin del
Equipo
Entrega del
Equipo
No
RESPONSABLE
Auxiliar de Activacin
Recibir la Documentacin completa acorde al tipo de Activacin y Data crdito; y Verificar la
veracidad de la informacin, autenticidad y vigencia de los documentos presentados por el Cliente,
para solicitar un lnea en la empresa CELCENTER. Ltda.
OBJETIVO
Aplica para la Recepcin de Documentos de todo tipo de Activacin de Persona Natural Jurdica.
33
PROVEEDORES
INT /
EXT
ENTRADAS
Subdistribuidor o
Cliente
Contrato/Dijin. Data
Crdito Formato de
Documentos Ilegibles
Clusula de
Permanencia.
Documentos Anexos
Pagar
Foto
Fotocopia Cdula
Visita domiciliaria
DESCRIPCIN GENERAL
DE LOS PROCESOS O
ACTIVIDADES
CLIENTES
SALIDAS
Planilla de
Entrega de
Contratos
Totalizada
INT /
EXT
Cajero.
34
RECURSOS
Matriz de Comcel.
Circulares de Comcel
Informacin de Planes vigentes.
Planilla de Entrega de
Contratos.
Excel.
FIN
DOCUMENTOS
Matriz de Comcel.
Circulares de Comcel.
Formato de Contrato / Dijines
Formato de Documentos
Ilegibles.
Clusula de Permanencia.
REQUISITOS
Todos los contratos que ingresen a la planilla deben tener la
documentacin completa segn la Matriz de Comcel y estar en el orden
determinado para envos a Comcel.
Los datos personales, referencias laborales y personales deben ser
confirmadas telefnicamente y se ratifican mediante el sello de revisado.
Documentos Anexos.
(Ver Matriz COMCEL para
Documentos Anexos, segn el
Tipo de Cliente del Data
Crdito)
Procedimientos
PR000100-01
PR040101-01
PR040102-01
PR040103-01
Formatos
F1040101-01
F1040102-01
F1040103-01
Formato 3. Facturacin
35
NOMBRE DEL
SUBPROCESO
FACTURACIN
RESPONSABLE
OBJETIVO
Cajero
PROVEEDORES
ENTRADAS
INT / EXT
Auxiliar de
Activacin
Subdistribuidor
(Kits de contado)
Planilla de
Entrega de
Contratos
Totalizada
Contrato/Dijin
aprobados con
su
correspondiente
documentacin
(Segn el Tipo
de Data Crdito
del Cliente, Tipo
de Activacin y
Plan)
DESCRIPCIN GENERAL
DE LOS PROCESOS O
ACTIVIDADES
CLIENTES
SALIDAS
INT / EXT
Planilla
entrega
contratos
totalizada
de
de
Encargado
Activacin
de
Contrato/
Dijin
Aprobados
con
su
correspondiente
documentacin
Factura por el
valor total de
los contratos
(se
debe
discriminar el
dinero
que
pertenece
a
Celcenter y el
que pertenece
a Comcel)
36
RECURSOS
Circulares de Comcel
Informacin
vigentes.
de
Planes
INICIO
FIN
Planilla
de Entrega de
Contratos.
Listado
Modelo
por
series
de
SAINT.
DOCUMENTOS
REQUISITOS
Circulares de Comcel.
Formato de Contrato /
Dijines
Formato de Documentos
Ilegibles.
Clusula de Permanencia.
Documentos Anexos.
Procedimientos
PR040201-01
PR040202-01
PR040203-01
PR050201-01
PR050202-01
PR050203-01
Formatos
F2040201-01
F2040202-01
F2040203-01
Formato 4. Activacin
37
NOMBRE DEL
SUBPROCESO
RESPONSABLE
OBJETIVO
ACTIVACIN
Encargado de Activacin
Generar un MIN para una nueva lnea, al Ingresar a la Pagina de COMCEL e introducir los
datos de Contratos/Dijines que han sido previamente aprobados, causando una Venta de la
Empresa CELCENTER. Ltda.
Aplica para todo tipo de Activacin de Persona Natural Jurdica.
PROVEEDORES
DESCRIPCIN GENERAL
DE LOS PROCESOS O
ACTIVIDADES
ENTRADAS
INT / EXT
Cajero
Planilla
Entrega
Contratos
Totalizada
de
de
Factura
Cancelada.
Contrato/Dijin
aprobados con su
correspondiente
documentacin
(Segn el tipo de
Data Crdito del
cliente, tipo de
activacin y plan)
El Encargado de Activacin
recibe los Contratos/Dijines
junto con la Planilla de Entrega
de
Contratos,
los
cules
provienen
del
rea
de
Facturacin.
El Encargado de Activacin
coloca
el
nombre
del
subdistribuidor a las Factura.
En la pgina de COMCEL en
Poliedro se debe ingresa a la
opcin de Activacin que se
solicita
(Postpago,
Kits
Financiado, Kits de Contado).
El Encargado de Activacin
debe seleccionar el Tipo de
Tecnologa GSM Nueva
TDMA Antigua.
El Encargado de Activacin
debe verificar que el Tipo de
Data Crdito aplique a la
Activacin seleccionada.
CLIENTES
SALIDAS
INT / EXT
Planilla
entrega
contratos
Totalizada
de
de
Encargado
Bodega
de
Auxiliar
Activacin.
de
Factura
Cancelada
Contrato/Dijin
Aprobados con
su
Correspondiente
documentacin
e ingresados a
Poliedro.
Planilla
de
Poliedro
de
activaciones a
legalizar.
38
Si es un Kit financiado, el
Encargado de
Activacin
identifica si es Cliente Antiguo y
si
lo
es
verifica
su
comportamiento de pago por
medio del Data Crdito. Si es
Cliente Nuevo simplemente
continua con el procedimiento a
partir del ingreso de datos del
Cliente a Poliedro. Si el Cliente
es Antiguo se carga el valor de la
Factura a una a la lnea que el
escoja y se escoge el nmero de
cuotas para el pago del equipo.
39
RECURSOS
Circulares de Comcel
Informacin de Planes vigentes.
INICIO
Planilla de Entrega de
Contratos.
Pagina de COMCEL Poliedro.
Planilla de Poliedro.
Sistema Activa Activa.
FIN
DOCUMENTOS
REQUISITOS
Circulares de Comcel
Clusula de Permanencia.
Documentos anexos
Procedimientos
PR050301-02, PR050302-02,PR050303-02
PR050301-01, PR050302-01
Formatos
F1-040101-01, F1-040102-01
F1-040103-01, F3-040301-01
F3-040302-01
40
NOMBRE DEL
SUBPROCESO
ENTREGA DE EQUIPOS
Encargado de Bodega
RESPONSABLE
OBJETIVO
DESCRIPCIN
GENERAL DE LOS
PROCESOS O
ACTIVIDADES
PROVEEDORES
ENTRADAS
INT / EXT
Encargado de
Activacin
Cajero (Kits
Contado)
Facturas
de
Contratos/
Dijines con la
informacin
del
Equipo
requerido.
Planilla
de
serie
de
modelos segn
el
tipo
de
Activacin.
CLIENTES
SALIDAS
INT / EXT
El Encargado de Bodega
recibe las Facturas para
que realice la bsqueda de
los
equipos
correspondientes
en
Bodega.
El Encargado de Bodega
identifica el Tipo de
Tecnologa,
Marca del
Equipo
y
Tipo
de
Activacin relacionadas en
la Factura.
El Encargado de Bodega
localiza
el
Equipo
solicitado mediante la
identificacin de ICCID Y
IMEI asignado.
El Encargado de Bodega
entrega
los
Equipos
correspondientes a cada
Contrato/Dijin y Firma
para confirmar la entrega.
RECURSOS
Circulares de Comcel
Equipos en Existencia en
Bodega
Listado por series de Modelo
Equipos
Activados
Subdistribuidor
o
Cliente
Externo
Facturas
de
Contratos/Dijines
Firmadas por el
Encargado
de
Bodega.
Planilla de Serie
de Modelos segn
el
Tipo
de
Activacin.
Factura
Bodega
FIN
DOCUMENTOS
REQUISITOS
Circulares de Comcel.
Factura
Procedimientos
41
PR040401-01
PR040402-01
PR040403-01
Formatos
F2040201-01
F2040202-01
F2040203-01
PROCESO DE ABASTECIMIENTO
RESPONSABLE
Gerencia Administrativa
42
Comcel
ENTRADAS
Asignacin y Pedidos
de Kits
SALIDAS
DESCRIPCIN
GENERAL DE LOS
PROCESOS O
ACTIVIDADES
-Comcel de acuerdo a
los volmenes de venta
de la empresa realiza la
asignacin de equipos
correspondiente.
- Con la asignacin
autorizada por Comcel,
se recogen los equipos
en la Bodega Comcel.
- Se verifican que el
nmero de equipos
entregaos corresponda al
asignado.
- Para Kits y tarjeta
Celcenter realiza el
pedido a comcel o a
otros distribuidores
(cuando son Kits
remanufacturados).Este
pedido se realiza en base
a los volmenes de venta
y variaciones del
mercado proyectadas.
- De igual forma se
verifica el nmero de
equipos recibidos con
los demandados.
Equipos
CLIENTES
INT / EXT
Celcenter
43
RECURSOS
Gerente Administrativo
INICIO
FIN
Departamento de Ventas.
DOCUMENTOS
Listado de asignacin de equipos.
Lista de pedido.
Lista de equipos entregados.
REGISTROS
Factura de compra.
REQUISITOS
-Verificar que la caja de los
equipos estn selladas.
- Verificar la lista de asignacin
con la lista de equipos
entregados.
RESPONSABLE
Gerencia general
OBJETIVO
Brindar los recursos necesarios a los jefes de los procesos, departamentos, etc, para el
funcionamiento y operacin de la empresa.
ENTRADAS
PROVEEDORES
INT / EXT
Comcel
Contabilidad
Gerencia
Empleados
DESCRIPCIN
GENERAL DE
LOS PROCESOS
O ACTIVIDADES
Necesidades de recursos
(humanos,
tcnicos,
capacitacin,
infraestructura, oficinas)
- La empresa realiza
la planeacin y
presupuesto anual,
estableciendo un
porcentaje destinado
a la inversin de
recursos.
- Se identifica la
necesidad
del recurso.
-Se evala la
viabilidad de
implementar,
comprar, contratar
etc, dicho recurso
-Se realiza el anlisis
de costo, mirando
que sea realmente
necesario y el
beneficio que aporta
a la empresa.
-Aprobacin o
rechazo del
presupuesto del
recurso requerido.
SALIDAS
Presupuesto
aprobado
rechazado
CLIENTES
INT / EXT
Jefe de los
procesos
RECURSOS
Gerente Administrativo
Departamento de Contabilidad
INICIO
FIN
45
DOCUMENTOS
REGISTROS
Estados Financieros.
Inventario de Activos Fijos.
Informacin de disponibilidad de
efectivo.
Documentos contables.
Presupuesto anual
REQUISITOS
-Que el presupuesto de dicho
recurso requeridos no exceda el
porcentaje establecido para la
implementacin de estos
recursos.
-Que el recurso requerido
justifique su necesidad, y
muestre su beneficio.
4.2.6. Gestin del recurso humano. Este proceso tiene como objetivo propender por el
desarrollo integral de los empleados, a travs de la ejecucin de actividades en las reas de
capacitacin, bienestar, salud ocupacional, nmina, y registro y control, que contribuyan al
crecimiento profesional y personal de los funcionarios, as como al fortalecimiento de su
sentido de pertenencia y compromiso frente a CELCENTER.
Actualmente, la empresa no cuenta con un departamento o alguna persona especfica que se
encargue del recurso humano dentro de la misma, ya que la nica funcin que se realiza es
en lo que se refiere a la remuneracin del trabajo y trmites de cualquier permiso. Por
ejemplo, si una persona se encuentra en alguna dificultad o problema debe contactar
directamente a la gerencia administrativa para as poder encontrar una solucin.
Muchos de los problemas actuales de CELCENTER estn ligados con el desempeo del
recurso humano, en su gran mayora debido a: falta de capacitaciones, ausencia de
comunicacin entre todo el recurso humano tanto vertical como horizontal y de la falta de
mecanismo que incentiven el mejoramiento y desarrollo de su desempeo.
En CELCENTER hace falta alinear el recurso humano con el negocio, involucrar a los
empleados con el mismo y motivarlos para hacerlos sentir parte de la compaa y establecer
un trato cordial entre los empleados y la gerencia.
En cuanto a los subdistribuidores, los cuales son los que le generan el mayor porcentaje de
ventas a la empresa, se tiene una relacin ms apartada y un desconocimiento de sus
necesidades y expectativas con respecto al trabajo en la empresa.
4.3 PUNTOS CRTICOS DE LOS PROCESOS
4.3.1 Preventa. Esta es la parte comercial del proceso en general, la cual es realizada en la
mayora de veces por agentes externos a la compaa, en este caso, los subdistribuidores.
Uno de los problemas mas comunes que se presentan en este proceso, es la falta de
compromiso por parte de los subdistribuidores, la cual se ve evidenciada en situaciones
como : cuando estn realizando una venta y tienen sospechas sobre la informacin y
documentos que son entregados por parte del cliente, y siendo concientes de esto entregan
el contrato en Celcenter; otra situacin es que muchas veces en su afn de capturar un
46
cliente diligencian el contrato de la forma incorrecta, sin tener en cuenta los parmetros de
diligenciamiento del contrato enseados en la capacitacin, sin darse cuenta las
consecuencias que esto acarrea. Por otro lado su inasistencia a las capacitaciones
espordicas convocadas por la gerencia, ya que si no asisten no contaran con el
entrenamiento requerido y necesario para evitar cometer errores, adicionalmente si se
presentan cambios no estarn enterados de los mismos ocasionando fallas en el momento
de informar los planes a los clientes.
A partir de entrevistas realizadas con los dueos de los procesos y de la observacin, se
identifico que los puntos crticos de este proceso son:
Penalizaciones
Fraudes:
47
Se presentan cuando hay insatisfaccin del cliente , estos cargos se abonan a la empresa
cuando los consumidores se quejan en Comcel por el servicio prestado, es decir, mala
informacin, plan errneo, etc.
Desactivaciones:
Se presentan cuando los clientes acaban su contrato de afiliacin antes de haberse cumplido
con el trmino del contrato. Actualmente el tiempo debe ser de 12 meses. Cuando se
termina el contrato antes de tiempo, la comisin de la venta es retirada del distribuidor.
A partir de las entrevistas realizadas a la gerencia y dueos de los procesos, se concluy
que los procesos en los que ms se esta fallando y que por lo tanto estn generando trabas e
inconformidades en el procedimiento en general, es en el subproceso de verificacin, donde
se revisa que el contrato y la documentacin cumpla con todos los requisitos establecidos
para poder ser vlido como una venta, y que a la vez los datos contenidos en l sean
correctos y reales.
Este subproceso es muy difcil de controlar ya que muchas veces las personas encargadas
de esta funcin, no realizan las verificaciones necesarias ni revisan cabalmente los
documentos y contratos recibidos.
Mediante entrevistas realizadas a los dueos de los procesos y a la gerencia general, se
definieron las causas con mayor incidencia dentro de la organizacin que generan una venta
mala. El anlisis de estas causas se realiza con un diagrama de pareto con la aproximacin
de las frecuencias de ocurrencia mensuales de cada una, dadas por la empresa. Teniendo
como base un promedio de ventas mensuales de 4.000 lneas en Bogot.
Cuadro 1. Causas ms frecuentes que generan una mala venta
CAUSAS
Frecuencia
mensual promedio
100
250
50
30
430
23,26%
58,14%
11,63%
6,98%
100,0%
58,14%
% Acumulada
58,14%
% relativa
B
9
%Relativa
48
23,26%
11,63%
6,98%
A
C
D
81,40%
93,02%
100,00%
Relativa
Acumulada
60,00%
40,00%
20,00%
0,00%
B
D
concepto
Con esto, se observa que la causa que genera el mayor porcentaje de error, es el subproceso
de verificacin de documentos, seguida por el ingreso invalido de datos al sistema, es decir,
el subproceso de activacin. Con lo anterior se comprueba que la verificacin de
documentos es un subproceso critico que no se ha logrado controlar y que genera prdidas
econmicas. Por esto la importancia de encontrar algn mtodo de solucin que logre
disminuir la frecuencia de error mejorando el subproceso y con esto todo el proceso de
ventas.
Cuadro 2. Costos adicionales de Celcenter.
Valor
COSTOS
Multas ($) %Relativa
34,9
2,65%
Caldist (A)
360
27,30%
Fraudes (B)
24
1,82%
Penalizaciones( C )
900
68,24%
Desactivaciones (D)
1318,9
100,0%
D
B
A
C
% relativa % Acumulada
68,24%
68,20%
27,3%
95,50%
2,65%
98,15%
1,82%
99,97%
49
120,00%
100,00%
80,00%
Relativa
Acumulada
60,00%
40,00%
20,00%
0,00%
D
concepto
4.3.3 Gestin de recursos. Este proceso es de gran importancia para la buena operacin de
la empresa, ya que es el que provee los recursos necesarios para operar, sin esto, la
empresa se vera afectado ya que no podran desempear sus funciones de la forma
adecuada, lo que ocasiona una disminucin en la satisfaccin del cliente.
El punto critico de este proceso esta relacionado con la falta de una evaluacin del
desempeo a los jefes de los procesos y empleados. Esto conlleva a que la empresa pierde
oportunidades de tomar acciones correctivas e identificar fallas o aspectos que necesiten de
algn cambio o capacitacin pertinente.
4.3.4 Gestin del recurso humano. El recurso humano es el factor que diferencia a una
empresa de sus competidores, ya que son estos el activo ms valioso para una empresa, por
que al contar con unos empleados capacitados, que quieran a la empresa, que se sientan
felices con lo que hacen, en fin, que se sientan satisfechos, la empresa podr adquirir
ventajas competitivas.
Uno de los puntos crticos ms evidentes, es la falta de capacitacin al personal de la
empresa. Lo que ocasiona que se presenten errores en el proceso y bajo rendimiento en su
desempeo.
Es necesario propiciar un espacio donde se le escuche al personal y a los subdistribuidores,
donde se le conozcan sus necesidades y se les motive o ayude para que trabajen mas
compenetrados con los propsitos de la empresa, se les haga sentir importantes para que su
desempeo sea cada da mejor.
Tambin es importante, por el tipo de negocio que haya un gran sentido de pertenencia
entre los empleados y una fidelidad con la compaa que se ve mas evidenciado en el caso
de los subdistribuidores, los cuales en la mayora de las veces trabajan para varios
50
distribuidores, lo que quiere decir que no trabajan el cien por cien de su tiempo para
CELCENTER, ocasionando la falta de valoracin de s trabajan o no para la empresa.
De igual manera se presencia una carencia de compromiso por parte de estos ya que no
estn totalmente comprometidos con los pramelos de trabajo exigidos por la empresa, no
siendo conscientes de la forma como realizan su trabajo sino que en ocasiones lo hacen de
forma repetidita porque les toca.
Otra problemtica detectada dentro de este proceso es que los subdistribuidores tienen el
paradigma de vender, vender y vender, creyendo as que el que mayor ventas realice es l
ms productivo, sin embrago en este negocio sta connotacin no es del todo cierta debido
a que cada contrato debe cumplir con unas exigencias de veracidad y legibilidad y cuando
estas no se cumplen ocurren los llamados fraudes y penalizaciones, ocasionndole prdidas
econmicas a la empresa.
Tambin es necesario resaltar la importancia de crear en el subdistribuidor la capacidad de
brindar un excelente servicio al cliente
51
POLTICA COMERCIAL:
Responsabilidad
Los responsable de esta poltica son la gerencia general y la gerencia comercial.
Normas complementarias
Circulares de Comcel.
c. Parmetros
Glosario
Fraude: cuando se presentan incongruencias en la informacin estipulada en el contrato
con la realidad, cuando los datos del contrato no son los correctos. Conducta irregular o de
carcter delictivo, ejecutada por personas que buscan acceder al servicio de telefona
celular con el fin de obtener un provecho econmico, no cancelar la facturacin generada
por el consumo, ocultar su verdadera identidad o facilitar la comisin de diversas
actividades ilcitas.
53
Llamar de parte el banco que figura en el contrato para hacer una verificacin rutinaria
de informacin.
Por otro lado, se disearon herramientas de apoyo para realizar los procedimientos
antifraude y anti devoluciones, como lo son: reporte de fraudes reporte de devoluciones,
estadstica de subdistribuidores que incurren en fraudes y devoluciones y estadsticas de
causas frecuentes de fraudes y devoluciones, las cuales sirven para darle seguimiento al
comportamiento de los mismos, identificando causas, frecuencias, responsables de la
incurrencia, costos, entre otros, estos formatos se encuentran en el Anexo D.
En cuanto al proceso de activacin, se nota de manera inmediata la cantidad de
informacin que se maneja para llevar a cabo este proceso, a causa de esto hay mucho
reproceso y demasiado flujo de informacin.
Una solucin a este inconveniente es el de crear una Intranet que les permita acceder a la
informacin de manera rpida y utilizar la contenida al mismo tiempo que otro
departamento o rea, la este utilizando. La informacin que manejara sera los datos del
cliente contenido en cada contrato con las dems caractersticas de la activacin, como son
equipo seleccionado, min asignado, etc. Y esto lograra evitar los reprocesos que se
presentan actualmente, ya que solo se ingresaran los datos una sola vez. Todo esto con el
fin de reducir la informacin y priorizarla adems de que est actualizada y sea de fcil
acceso, reduciendo errores y el tiempo en conseguirla. Repercutiendo en la disminucin de
las penalizaciones.
A partir de encuestas y entrevistas con los dueos de cada proceso se not que la falta de
inventario disponible es en muchos casos una causa de insatisfaccin en los clientes. Claro
que en la mayora de los casos esto no es controlable por parte de la compaa ya que
Comcel es el que aprovisiona con los equipos y es quien manda el nmero de equipos por
referencia, que ellos crean adecuados. Aunque se piensa que la empresa en base a la
demanda de los equipos mas solicitados debera hacer proyecciones de venta para disminuir
este efecto y evitar quedar sin inventario disponible.
En base a la documentacin realizada de los procedimientos que se llevan a cabo en el
proceso de venta, se harn capacitaciones a los empleados encargados de cada actividad,
con el fin de que conozcan detalladamente los pasos o etapas a desarrollar y as estandarizar
el proceso.
De acuerdo al anlisis realizado para los subprocesos se disearon herramientas que
faciliten el desarrollo y seguimiento de cada uno, con el fin de hacerlos ms controlables.
Estas se encuentran a continuacin :
Formato 8. Recepcin y verificacin de documentos y contratos Mejorado
NOMBRE DEL PROCESO
RECEPCIN Y VERIFICACIN DE DOCUMENTOS Y CONTRATOS
RESPONSABLE
Auxiliar de Activacin
Recibir la Documentacin completa acorde al tipo de Activacin y Data crdito; y Verificar la
veracidad de la informacin, autenticidad y vigencia de los documentos presentados por el
55
OBJETIVO
PROVEEDORES
INT /
EXT
Subdistribuidor o
Cliente Externo
ENTRADAS
DESCRIPCIN
GENERAL DE LOS
PROCESOS O
ACTIVIDADES
SALIDAS
Contrato/Dijin.
Planilla de
El
Subdistribuidor Entrega de
entrega
los Contratos
Contratos/Dijines a la Totalizada
persona encargada de
Data Crdito.
recibir,
revisar
y
aprobarlos, es decir al
Formato de clusula de permanencia Auxiliar de Activacin.
Documentos Anexos
Pagare.
Foto.
Fotocopia Cedula.
Visita Domiciliaria.
El
Auxiliar
de
Activacin
debe
verificar
que
los
contratos cumplan con
todos los documentos
exigidos por la Matriz
de COMCEL segn el
tipo de Activacin (y
plan si aplica), el tipo
de persona (Natural o
Jurdica), Data crdito.
El
Auxiliar
de
Activacin
debe
solicitar y verificar que
el
Data
Crdito,
aplique
para
la
Activacin
que
se
solicita.
El
Auxiliar
de
Activacin
debe
verificar
que
la
documentacin de cada
contrato este completa
y
correctamente
diligenciada, segn la
exigencia de la Matriz
de COMCEL, en caso
de faltantes se solicitan
al subdistribuidor, el
cual a su vez le informa
al cliente.
CLIENTES
INT
/ EXT
Cajero.
Contrato/Dijin
Aprobados con
su
correspondiente
documentacin
(Segn el Tipo
de Data Crdito
del Cliente,
Tipo de
Activacin y
Plan)
El
Auxiliar
de
Activacin verifica la
autenticidad
de
la
documentacin de cada
contrato y confirma los
datos telefnicamente
colocando un sello si la
56
colocando un sello si la
verificacin
es
satisfactoria. En caso de
presentarse
documentacin
poco
fiables se retiene el
contrato hasta que el
subdistribuidor
solucione
la
inconsistencia.
El
Auxiliar
de
Activacin verifica la
vigencia
de
los
documentos
anexos
(cmaras de comercio,
contraseas, extractos
bancarios,
comprobantes de pago,
etc)
Si
toda
la
documentacin
del
contrato esta en orden
el
Auxiliar
de
Activacin lo Aprueba
colocando un sello y
firma.
Todos los contratos
Aprobados
son
relacionados
en
la
Planilla de Entrega de
Contratos
del
Subdistribuidor, la cual
debe ser totalizada por
el Subdistribuidor.
El
Auxiliar
de
Activacin enva la
Planilla
y
Contratos/Dijines
al
rea de Facturacin.
57
RECURSOS
Data Crdito.
Contratos/Dijines con Documentacin
INICIO
FIN
F1-040101-01
F1-040102-01
F1-040103-01
Formato de Check List
F0-000100-03
Formato de Verificacin de Datos
F0-000100-05
DOCUMENTOS
Formato de Contrato / Dijines
REGISTROS
Documentacin Externa:
Data Crdito
Matriz de
COMCEL.
Circulares
de COMCEL.
Clusula de Permanencia.
Reporte de
Penalizaciones de
COMCEL
Base de
Datos de la
Registradura.
Documentos Anexos.
Base de
Datos de NIT
Procedimientos:
Recepcin
de Documento.
PR040101-01
PR040102-01
PR040103-01
Antifraudes.
PR000100-01
Antidevoluciones.
PR000100-02
Pagare.
Verificacin Telefnica.
REQUISITOS
Los
datos
personales,
referencias
laborales
y
personales
deben
ser
confirmadas telefnicamente
y se ratifican mediante el
sello de revisado.
F1-040101-01
F1-040102-01
Formatos:
58
F1-040103-01
Reportes
de Fraudes.
F0-000100-01
Reporte de
Devoluciones.
F0-000100-02
F0-000100-03
Formato
de Check List
F0-000100-03
Estadsticas del
Subdistribuidores
que incurren en
Fraudes y
Devoluciones.
F0-000100-04
Formato de
Verificacin de
Datos
F0-000100-05
Estadsticas de
Causas Frecuentes
de Devolucin y
Fraude
F0-000100-06
No
Conformidades y
Acciones
Correctivas y/o
Preventivas.
F0-000100-08
F0-000100-05
retenidos hasta
inconsistencia.
resolver la
FACTURACIN
RESPONSABLE
Cajero
Cobrar y Registrar el valor de las Planillas de Entrega de Contratos dada por el
Subdistribuidor, teniendo en cuenta el tipo de Activacin y discriminando el
dinero que pertenece a CELCENTER y el que pertenece a COMCEL.
OBJETIVO
ENTRADAS
DESCRIPCIN
GENERAL DE LOS
PROCESOS O
ACTIVIDADES
CLIENTES
SALIDAS
INT / EXT
59
Auxiliar de
Activacin
Planilla
Entrega
Contratos
Totalizada
de
de
Subdistribuidor
Contrato/Dijin
aprobados con su
correspondiente
documentacin
(Segn el Tipo
de Data Crdito
del Cliente, Tipo
de Activacin y
Plan)
Planilla
de
El cajero recibe las planillas Entrega
de
de Entrega de Contratos del contratos
Subdistribuidor, con los totalizada
Contratos/Dijines que enva el
Auxiliar de Activacin y
verifica que la liquidacin de
cada Planilla sea correcta,
para esto se debe apoyar de
Contrato/Dijin
las circulares enviadas por
COMCEL con el valor de los Aprobados con
su
Planes y equipos +IVA.
correspondiente
En caso que la liquidacin documentacin
este mal el cajero le informa
al Subdistribuidor, el cual
debe corregirla por el valor
correspondiente.
El Cajero ingresa los datos al
SAINT con el fin de generar
la factura correspondiente,
por el valor Total de los
Contratos/Dijines. En este
paso el cajero se puede
apoyar en el procedimiento
del SAINT y Circulares de
COMCEL para los valores de
Equipos+IVA y Planes (si
Aplica)
El cajero selecciona del
Listado de Serie de Modelos
los equipos en existencia por
ICCID Y IMEI, con el fin de
asignarlos en orden de
entrada, es decir los primeros
en entrar son los primeros en
salir.
Encargado
de
Activacin
Factura por el
valor total de
contratos/dijines
(SE debe
discriminar el
dinero que le
pertenece a
Comcel y el
dinero que le
pertenece a
Celcenter)
F1-040101-01
F1-040102-01
F1-040103-01
Listado por series de Modelo
F2-040201-01
F2-040202-01
F2-040203-01
Sistema SAINT.
Computador bajo entorno Windows.
Detector de Billetes Falsos.
Impresora
Caja Fuerte
Formatos de Facturas.
DOCUMENTOS
REGISTROS
REQUISITOS
60
Documentacin Externa:
Matriz de COMCEL.
Circulares de COMCEL.
Data Crdito
Formato de Documentos Ilegibles.
Clusula de Permanencia.
Documentos Anexos.
(Ver Matriz COMCEL para Documentos Anexos,
segn el Tipo de Cliente del Data Crdito)
Procedimientos:
Facturacin
PR040201-01
PR040202-01
PR040203-01
Antidevoluciones.
PR000100-02
F1-040101-01
F1-040102-01
F1-040103-01
SAINT
PR050201-01
PR050202-01
PR050203-01
F0-000100-03
Pagare.
F0-000100-05
Formatos:
F2040201-01
F2040202-01
F2040203-01
No Conformidades y Acciones
Correctivas y/o Preventivas.
F0-000100-08
PARMETROS DE CONTROL
Equipos:
Computador bajo entorno Windows.
MECANISMOS DE
CONTROL
El Cajero debe Verificar
que la Planilla de Entrega
de Contratos y Check
List estn debidamente
firmadas por el Auxiliar
de Activacin como
61
Software:
Correcta configuracin y manejo del
Sistema SAINT.
ICFD = FacDi*Cpd*t / V
de Activacin como
prueba de Conformidad.
Debe verificar la
Vigencia de los Planes de
la Planilla de Entrega de
Contratos.
Hacer evaluaciones
peridicas al personal,
sobre conocimiento de la
Matriz de COMCEL,
Circulares de COMCEL
y Planes vigentes.
Hacer capacitacin
continuamente sobre las
funciones del cargo.
Informacin:
Aplicar la Matriz de COMCEL.
Aplicar la informacin dada en las
Circulares de COMCEL.
NOMBRE DEL
SUBPROCESO
ACTIVACIN
RESPONSABLE
Encargado de Activacin
62
OBJETIVO
Generar un MIN para una nueva lnea, al Ingresar a la Pagina de COMCEL e introducir los datos de
Contratos/Dijines que han sido previamente aprobados, causando una Venta de la Empresa
CELCENTER. Ltda.
Aplica para todo tipo de Activacin de Persona Natural Jurdica.
PROVEEDOR
ES
INT / EXT
ENTRADAS
DESCRIPCIN GENERAL DE
LOS PROCESOS O ACTIVIDADES
SALIDAS
Cajero
Planilla de
Entrega de
Contratos
Totalizada
Planilla de
Entrega de
Contratos
Totalizada
Factura
Cancelada.
Factura
Cancelada.
Contrato/Dijin
Aprobados con
su
correspondiente
documentacin
(Segn el Tipo
de Data Crdito
del Cliente,
Tipo de
Activacin y
Plan)
CLIENTES
INT / EXT
Encargado de
Bodega
Auxiliar de
Activacin.
Contrato/Dijin
Aprobados con
su
Correspondiente
documentacin e
ingresados a
Poliedro.
Planilla de
Poliedro de
Activaciones a
Legalizar.
63
RECURSOS
Contratos/Dijines con Documentacin
Correspondiente.
Planilla de Entrega de Contratos.
F1-040101-01
F1-040102-01
F1-040103-01
Facturas Canceladas
Computador bajo entorno Windows.
Impresora
Pagina de COMCEL Poliedro.
Sistema Activa.
FIN
Finaliza con la generacin de la Planilla de Poliedro y el envo a
COMCEL para Legalizacin.
64
DOCUMENTOS
Formato de Contrato / Dijines
Data Crdito
Formato de Documentos Ilegibles.
Clusula de Permanencia.
Documentos Anexos.
(Ver Matriz COMCEL para
Documentos Anexos, segn el Tipo
de Cliente del Data Crdito)
Pagare.
Planilla de Entrega de Contratos.
F1-040101-01
F1-040102-01
F1-040103-01
REGISTROS
Documentacin Externa:
Matriz de COMCEL.
Circulares de COMCEL.
Reporte de Penalizaciones de
COMCEL
Base de Datos de la
Registraduria.
Procedimientos:
Activacin.
PR040301-01
PR040302-01
PR040303-01
Antifraudes.
PR000100-01
Antidevoluciones.
PR000100-02
Facturas Canceladas.
Planilla de Poliedro.
F3-040301-01
F3-040302-01
F3-040303-01
REQUISITOS
Sistema Activa:
PR050301-01
PR050302-01
PR050303-01
Poliedro:
PR050301-02
PR050302-02
PR050303-02
El Encargado de Activacin (o
Subdistribuidor para Kits de
Contado) debe completar los datos
arrojados por Poliedro en el
Contrato/Dijin.
Ingresar los datos al Sistema
Activa
Los Contratos/Dijines debe ir en el
orden arrojado por el Poliedro al
ser enviados a Legalizar a
COMCEL.
El Auxiliar de Activacin organiza
los contratos segn el orden
especificado por COMCEL para su
legalizacin.(Ver el Orden en
Procedimientos
para
cada
Activacin)
Formatos:
PARMETROS DE CONTROL
Equipos:
Computador bajo entorno Windows.
Impresora configurada Correctamente.
Configuracin de Red.
Conexin a Internet.
Software:
Correcta configuracin y manejo del
Sistema Activa.
No Conformidades y Acciones
Correctivas y/o Preventivas.
F0-000100-08
IDA = AE / AT
MECANISMOS DE
CONTROL
En el rea de Activacin se
verifica nuevamente parte de la
documentacin, que ingresa
entregada por el
Subdistribuidor.
Hacer evaluaciones peridicas
al personal, sobre conocimiento
de los procedimientos de
Activacin, Antifraudes,
Antidevoluciones, Poliedro y
Sistema Activa.
65
Documentos:
El Encargado de Activacin debe
recibir la Factura cancelada junto con
la Planilla de Entrega de Contratos y
los
Contratos/Dijines
con
su
respectiva documentacin.
El Encargado de Activacin debe
colocar el nombre del Subdistribuidor
al Contrato/Dijin.
Tener a mano informacin sobre las
Estadsticas de Causas Frecuentes de
Devolucin y Fraude
Debe tener a mano la informacin de
las Circulares de COMCEL con los
planes vigentes y precios de los
mismos.
Los Contratos/Djines debe tener toda
la documentacin exigida por
COMCEL (ver Matriz y Circulares de
COMCEL).
Los Documentos debe estar en el
orden determinado para envos a
COMCEL.
Los campos que se obligatorios de
diligenciar en cada documento debe
estar diligenciados totalmente, y no
presentar tachones ni enmendaduras.
La informacin debe coincidir en
todos los Documentos.
Se debe verificar la autenticidad y
vigencia de los Documentos.
66
Informacin:
Aplicar la Matriz de COMCEL.
Aplicar la informacin dada en las
Circulares de COMCEL.
Tener en cuenta los Reporte de
Penalizaciones de COMCEL.
ENTREGA DE EQUIPOS
RESPONSABLE
Encargado de Bodega
OBJETIVO
Identificar y entregar los Equipos asignados a cada Contrato/Dijin de las Planillas de Entrega de
Contratos.
Aplica para la Entrega de Equipos en cualquier Tipo de Activacin.
PROVEEDORES
ENTRADAS
DESCRIPCIN GENERAL DE
LOS PROCESOS O
ACTIVIDADES
SALIDAS
CLIENTES
INT / EXT
INT / EXT
Encargado de
Activacin
Cajero (Kits
Contado)
Facturas de
Contratos/Dijines
con la informacin
del Equipo
requerido.
Planilla de
Serie de
Modelos segn
el Tipo de
Activacin.
Activados.
Subdistribui
dor o Cliente
Externo
Facturas de
Contratos/Dijines
Firmadas por el
Encargado de
Bodega.
Planilla de Serie de
Modelos segn el
Tipo de Activacin.
RECURSOS
Planilla de Entrega de Contratos.
F1-040101-01
F1-040102-01
F1-040103-01
Listado por Series de Modelo
F2-040201-01
F2-040202-01
F2-040203-01
Equipos en Existencia en Bodega
Copia de las Facturas Canceladas.
Computador bajo entorno Windows.
Lector de Barras.
Bodega
Equipos
FIN
67
DOCUMENTOS
Planilla de Entrega de Contratos.
F1-040101-01
F1-040102-01
F1-040103-01
Formatos de Listado por Series de
Modelos.
F2040201-01
F2040202-01
F2040203-01
Copia de las Facturas Canceladas.
REGISTROS
REQUISITOS
Documentacin Externa:
Circulares de COMCEL.
Entrega de Equipos.
PR040401-01
PR040402-01
PR040403-01
Formatos:
No Conformidades y Acciones
Correctivas y/o Preventivas.
F0-000100-08
PARMETROS DE CONTROL
Equipos:
Computador bajo entorno Windows.
Equipos en Existencia en Bodega.
Lector de Barras.
Software:
Correcto manejo de Microsoft Office.
Documentos:
Tener a mano el Listado por Series de
Modelos.
Tener a mano las Facturas con el
ICCID Y IMEI del equipo asignado.
Personal:
Dar capacitacin continuamente al
personal
Informacin:
Tener en cuenta Listado de Series de
Modelos.
Aplicar la informacin dada en las
Circulares de COMCEL.
MECANISMOS DE
CONTROL
Hacer evaluaciones peridicas al
personal, sobre conocimiento de
los procedimientos de Entrega de
Equipos.
Hacer evaluaciones peridicas al
personal, sobre conocimiento del
manejo de Bodega.
Hacer capacitacin continuamente
sobre las funciones del cargo.
5.1.3 Diseo proceso post venta. En una empresa prestadora de servicios es sumamente
importante la atencin al cliente, ya que le genera un valor agregado a la compaa y esto se
podra convertir en una ventaja competitiva en el mercado.
A partir de la situacin de la empresa, se ha considerado que una venta no termina cuando
el cliente firma el contrato, por lo que es importante que la organizacin cree un
departamento de atencin al cliente, que permita asegurar la satisfaccin del cliente
mediante un mecanismo de atencin de quejas y reclamos, seguimiento al cliente , en el
cual se le escuche, oriente y solucione las necesidades y problemas que se presenten.
68
Atender de manera integral las necesidades, problemtica o quejas que tengan y/o
presenten los clientes.
Realizar y participar en el levantamiento de todo tipo de encuestas que la empresa
determine.
Proporcionar asesora, informacin y asistencia sobre los servicios de la empresa.
Realizar seguimiento al cliente peridicamente con el fin de conocer su nivel de
satisfaccin frente al servicio y a la vez tomar medidas para el mejoramiento del
mismo.
ACTIVIDADES
RECURSOS:
El personal de este departamento realizara sus funciones a travs del telfono, va correo
electrnico y personalmente, de acuerdo a las instrucciones que reciba y cuando el servicio
as lo requiera.
correo electrnico
El recurso humano necesario para el desempeo optimo de las actividades son dos
personas
Este proceso estara a cargo de un Gerente Post Venta junto con 2 auxiliares.
70
RESPONSABLE
OBJETIVO
PROVEEDORES
INT /
EXT
Clientes
Subdistribuidores
DESCRIPCIN GENERAL
DE LOS PROCESOS O
ACTIVIDADES
ENTRADAS
y
Quejas
reclamos.
Base de datos de
clientes
Cualquier tipo de
problema
o
inquietudes.
Formato
de
desactivaciones
Comcel.
- Brindara informacin al
cliente, sobre los planes,
disponibilidad de equipos,
precios, condiciones y
beneficios del servicio.
CLIENTES
SALIDAS
INT / EXT
Gerencia
Solucin
problema
Informacin
solicitada.
Verificacin
de
las
desactivaciones
Sugerencias
Reporte
estadstico de las
causas de las
quejas o reclamos.
Anlisis
encuestas
de
71
- Peridicamente o cuando se
considere necesario se llevara a
cabo el levantamiento de las
encuestas que se le indiquen en
determinado momento en pro de
la mejora del servicio.
RECURSOS
Buzn.
Base de datos de clientes.
Encuestas.
Excel.
DOCUMENTOS
Documentacin Externa:
Matriz de COMCEL.
Circulares de COMCEL.
Reporte de desactivaciones
Procedimientos:
Antifraudes.
PR000100-01
Antidevoluciones.
PR000100-02
Sistema de Quejas y
Reclamos.
PR000100-05
Estadstica de
Subdistribudores F0000100-04
Estadsticas de causas
frecuentes de fraudes y
devoluciones
F0-000100-06
No conformidades
Acciones preventivas y correctivas
F0-000100-08
Estadstica causa
insatisfaccin cliente
F0-000100-13
REGISTROS
Documentacin Externa:
Matriz de COMCEL.
Circulares de
COMCEL.
Reporte de
desactivaciones
REQUISITOS
-los auxiliares deben llenar
correctamente las estadstica de causas
frecuentes de insatisfacciones.
Procedimientos:
Antifraudes.
PR000100-01
Antidevoluciones.
PR000100-02
Sistema de Quejas y
Reclamos.
PR000100-05
Estadstica de
Subdistribudores F0000100-04
Estadsticas de causas
frecuentes de fraudes y
devoluciones
F0-000100-06
Estadstica causa
insatisfaccin cliente
F0-000100-13
No conformidades
Acciones preventivas y
correctivas
F0-000100-08
PARMETROS DE CONTROL
MECANISMOS DE
CONTROL
72
ndice de Caldist:
Tener a mano informacin sobre las
Estadsticas de Subdistribuidores que han
incurren en Fraudes y Devoluciones
IC = Caldist / V
ndice de Desactivaciones:
ID = Desac / V
Evaluar y tener en
cuenta las sugerencias
propuestas.
ISC = NQ / V
Para apoyar el objetivo del proceso se realizo una encuesta entre los subdistribuidores de
Celcenter (ver Anexo G formato encuesta y tamao de la muestra) con el fin de dar una
orientacin e identificar la situacin de satisfaccin actual por parte de estos con respecto al
servicio. Arrojando lo siguientes resultados que fueron analizados de la siguiente manera:
TABULACIN Y ANLISIS DE ENCUESTAS:
Cuadro 3. Tabulacin de encuestas subdistribuidores
PREGUNTA
1
%
2
%
3
%
4
%
5
%
6
%
7
%
8
%
a
27
25%
45
36%
20
18%
99
91%
17
16%
130
119%
104
95%
18
17%
b
57
52%
69
55%
8
7%
10
9%
28
26%
35
32%
5
5%
78
72%
C
25
23%
12
10%
34
31%
RESPUESTAS
d
e
f
28
26%
2
2%
17
16%
34
31%
1
1%
5
5%
11
10%
13
12%
0
0%
3
3%
TOTAL
109
100%
126
100%
109
100%
109
100%
99
91%
165
151%
109
100%
109
100%
1 pregunta
73
Excelente
Bueno
Regular
Malo
Otro
18%
45%
37%
0%
0%
Grfico 7. Flujo de la informacin
18%
37%
Excelente
Bueno
Regular
45%
2 pregunta
Excelente
Bueno
Regular
Malo
Otro
23%
39%
38%
0%
0%
74
38%
Bueno
Regular
Malo
Otro
39%
18%
7%
31%
26%
2%
16%
0%
16%
0%
18%
2%
7%
atencin cordial en
Celcenter
Disponibilidad para ser
atendido e informado
Eficiencia en los procesos
Disponibilidad de equipos
26%
31%
prdida en el tiempo de los subdistribuidores teniendo que ir y volver varias veces por el
mismo contrato, disponibilidad de equipos que ocasiona inconformidades al no poder
contar con lo que se ha ofrecido, y la atencin cordial que hace sentir al subdistribuidor
valorado y respetado.
4 pregunta
Si
No
91%
9%
9%
Si
No
91%
16%
26%
31%
1%
5%
10%
3%
76
11%
3%
Informacin erronea
Demora en la activacin
Falta de Inventario
Error en la activacin
Mala atencin
Tiempo de espera excesivo
Pago incorrecto
17%
5%
1%
28%
35%
SI
NO
29%
SI
NO
71%
7 pregunta
Si hace falta
No hace falta
95%
5%
Si hace falta
No hace falta
95%
17%
72%
12%
0%
78
12%
0%
17%
Excelente
Bueno
Regular
Malo
72%
79
5.1.5. Gestin del recurso humano. El objetivo principal es lograr desarrollar en nuestro
recurso humano un sentido de pertenencia, compromiso y fidelidad. En donde los
empleados se sientan satisfechos, dando lo mejor de sus capacidades para buscar los
mayores beneficios para la empresa y para ellos mismos
Es importante que los empleados vean en la empresa una oportunidad de crecimiento
profesional y personal, donde exploten al mximo su talento, creatividad y en el que se les
promueva gracias a su buen desempeo laboral.
Adicionalmente a las capacitaciones propuestas para el entrenamiento en cuanto a los
procesos de preventa y venta( procedimiento antifraude, antidevoluciones, manual de
procedimientos), es importante crear capacitaciones en distintas reas a las directamente
relacionadas a estos procesos; hacer charlas o conferencias tratando temas como: trabajo
en equipo, manejo del estrs, enfrentar los problemas, entre otros, que ayuden al desarrollo
individual y profesional del recurso humano.
Para lograr una mayor integracin del recurso humano se pueden crear espacios de
distraccin y entretenimiento con los que se rompa la monotona y cotidianidad del trabajo,
compartiendo con las mismas personas en ambientes y actividades diferentes.
En la empresa debe haber un clima organizacional caracterizado por el respeto, la
autonoma, trabajo en equipo, solidaridad y en donde todas las personas sean tratadas de
igual forma. Y en situaciones criticas debe haber un manejo cordial y de respeto ante las
diferencias de pensamiento, actitudes, entre otros.
Para poder lograr una fidelidad y compromiso por parte de los subdistribuidores, la empresa
debe informarse sobre las condiciones o incentivos que tiene la competencia frente a los
subdistribuidores para as superar estos parmetros, establecer una mejor relacin con estos,
y promover incentivos por su desempeo en las ventas, de esta forma motivarlos para que
trabajen solo con CELCENTER.
Con relacin al paradigma de vender, vender y vender es muy importante conscientizar al
subdistribuidor sobre las consecuencias de generar una mala venta para CELCENTER,
mediante reuniones con la gerencia en donde se les muestre el impacto econmico que
sufre la empresa y que por consiguiente repercute en ellos. Adems de las medidas que se
deben tomar para evitar caer en fraudes o penalizaciones.
De igual forma se crear un incentivo econmico para aquellos subdistribuidores que no
cometan ni un solo fraude en el mes, al recibir su pago de comisiones este traer un
aumento del 5% sobre el total devengado por las ventas realizadas. Este pago adicional de
comisiones se obtendr de los ahorros que se ocasionan al disminuir la incurrencia en
fraudes, ya que actualmente por cada fraude se paga una multa en promedio de $200.000 y
mensualmente ocurren 300 fraudes aproximadamente.
Con estas mejoras propuestas, se busca incentivar, motivar y mantener un nivel de
integracin excelente con el recurso humano con el que cuenta la empresa, esperando as,
80
Nmero de desactivaciones: indica el nmero de contratos que han sido terminados antes
del tiempo estipulado en el contrato. , Esta informacin es adquirida por un reporte mensual
enviado por comcel a la empresa.
Nmero de ventas: indica el nmero de activaciones realizadas en un determinado tiempo
Nmero de fraudes + devoluciones: indica el nmero de contratos , que al ser recibidos por
Celcenter presentan incongruencias en la informacin, por lo tanto, no hay veracidad en los
datos, lo cual se considera un fraude. El nmero devoluciones corresponden a los contratos
que son devueltos por que presentan cualquier error operativo (tachones en contrato, falta
de informacin o documentos, firmas, etc)
Nmero de contratos recibidos del subdistribuidor: indica el nmero de contratos recibidos
por Celcenter en determinado tiempo.
ndice de devoluciones:
Nmero de planillas devueltas por Comcel
82
Nmero de facturas defectuosas. Indica el nmero de facturas que presentaron algn tipo de
error en la informacin, el cual genera penalizaciones por parte de comcel, es decir, costos
adicionales para la empresa.
Nmero de facturas totales: Indica el nmero de facturas que se realizan en
determinado tiempo.
ndice de Penalidad
Nmero de Quejas
Nmero de ventas totales
Nmero de quejas: corresponde al nmero de reclamos que se realizan por parte del cliente
originadas por una insatisfaccin en sus requerimientos.
Nmero de ventas: indica el nmero de activaciones realizadas en un determinado tiempo
Cuadro 4. Indicadores propuestos proceso de venta
Proceso Sub Proceso
Nombre
Indicador
Objetivo
F: Fraudes.
D: Devoluciones.
VENTA
ndice de
Fraudes Por
Ventas (IFNV)
E: Envos Totales
ndice de
Devoluciones
Por Envos
(IDE)
ndice de
Desempeo del
Subdistribuidor
(IDS)
IDE = D / E
S: Envos Total por
Subdistribuidor
V: Ventas ($)
Cpf : Costo de
penalizacin por
Fraudes.
IDS = (FS+
DS) / S
IM= S
ndice de multas (Fi*Cpf +
(IM)
Di*Cpd*t) /
V
84
Cpd: Costo de
penalizacin por
Devoluciones.
ndice de Costo
de Fraudes
(ICF)
ICF = S
Fi*Cpf / V
t. Tiempo.
Facturacin
FacD: Facturas
Defectuosas
ndice de Error
en el proceso de IEF = FacD /
facturacin
Fac
(IEF)
V: Ventas Totales
Cpd: Costo de
penalizacin por
Devolucin.
At: activaciones
totales
ndice de
Fraudes Por
Ventas (IFE)
IFNV = F /
NV
Activacin
t. Tiempo.
F: Fraudes.
ndice de
Devoluciones
Por Envos
(IDE)
IDE = D / E
AE : activaciones
errneas
85
D: Devoluciones
IM= S
ndice de Multas (Fi*Cpf +
Di*Cpd*t) /
(IM)
V
E: Envos Total
ndice de Costo
de Fraudes
(ICF)
V: Ventas Totales
ndice de
IDA = AE /
Desempeo de
AT
Activacin (IDA)
ICF = S
Fi*Cpf / V
ndice de Costo
ICD = S
de Devoluciones
Di*Cpd*t / V
(ICD)
Cpf : Costo de
penalizacin por
Fraudes.
Cpd: Costo de
penalizacin por
Devoluciones.
Entrega de Equipos.
ndice de
Procedimiento
de Entrega de
Equipos (IPEE)
EE: Nmero
Entregadas
ndice de
Demanda
(IDem)
IDem = Eso /
Eex
Eso: Demandas
Eex: Equipos en
Existencia.
Proceso
Nombre
Indicador
Objetivo
86
POST VENTA
ndice de
CALDIST
(IC)
Caldist:
IC =
Calidad del
CalDist / V
distribuidor
ndice de
ID = Desac /
DesactivaV
ciones (ID)
Desac:
Desactivaciones
V: ventas
totales
Identificar el nivel de satisfaccin del cliente respecto al
ndice de
servicio, relacionando las quejas o inconformidades
SatisfaISC = NQ /
recibidas,
con relacin a las ventas realizadas para conocer
ccin del
V
NQ :
la percepcin frente al servicio.
cliente (ISC)
Nmero de
quejas
87
Venta
Proceso
Nombre
ndice de
participacin de
Celcenter en
Bogot (IPC)
ndice de
Capacitacin (IC)
Indicador
IPC= V /
Ventas Comcel
V: ventas totales
Celcenter en
Bogot
Ventas comcel:
Ventas totales de
Comcel en Bogot
IC= Cr / Cp
Cr :
Capacitaciones
realizadas en el
mes
Cp:
Capacitaciones
programas en el
mes
Objetivo
ndice de
Satisfaccin
interno (ISI)
ndice de
Productividad (IPI)
encuestas
IPI= V / NE
NE: Nmero de
empleados de
Celcenter
La empresa debe llevar un seguimiento establecido de cada uno de los indicadores, para
poder comparar el cumplimiento con las metas planteadas, poder tomar decisiones de
mejoramiento, mediante el anlisis que se debe realizar a los indicadores que arrojen
resultados ms deficientes.
88
INDICADOR ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
ACUMUMETA
LADO
ndice de
Fraudes Por
Ventas (IFNV)
ndice de
Desempeo del
Subdistribuidor
(IDS)
ndice de
multas (IM)
ndice de Costo
de Fraudes
(ICF)
ndice de Costo
de Devoluciones
(ICD)
ndice de Costo
de Desempeo
del
Subdistribuidor
ndice de Error
en el proceso de
facturacin
(IEF)
ndice de
Fraudes Por
Ventas (IFE)
ndice de
Devoluciones
Por Envos
(IDE)
89
ndice de
Desempeo de
Activacin
(IDA)
ndice de
Multas (IM)
ndice de Costo
de Fraudes
(ICF)
ndice de Costo
de Devoluciones
(ICD)
ndice de
Procedimiento
de Entrega de
Equipos (IPEE)
ndice de
Demanda
(IDem)
ndice de
CALDIST (IC)
ndice de
Desactivaciones (ID)
ndice de
Satisfaccin del
cliente (ISC)
90
91
OBJETIVO
ESTRATGICO
POLITICA DE CALIDAD
TEM DE
CONTROL
QUE
Buzn de sugerencias
2004
2005
ESTRATEGIAS
COMO
2006
Implementar un sistema
de retroalimentacin de la
informacin.
Director de Calidad
Concienciar al personal
sobre la importancia de la
Atencin al cliente
Director de Calidad
Director de Dpto.
Agilizar la atencin y
servicios.
Director de Dpto.
92
QUE
TEM DE
CONTROL
2004
2005
META
ESTRATEGIAS
COMO
2006
Director de Ventas
2004
205
2006
ESTRATEGIAS
COMO
META
QUE
POLITICA DE CALIDAD
Director de Dpto.
Gerencia General
Director de Dpto.
Director de Calidad
94
OBJETIVO
ESTRATGICO
POLITICA DE CALIDAD
Indice de Capacitacin
Evalucacin del desempeo
Indice de desempeo del subdistribuidor
Indice de Satisfaccin interno
ndice de participacin en las Capacitaciones
Indice de Comunicacin Interna
2004
205
2006
ESTRATEGIAS
COMO
META
QUE
TEM DE
CONTROL
100% Cumplimento.
100% Cumplimento.
100% Cumplimento.
Crear incentivos por meritos
Gerencia
y participacin en las
capacitaciones.
Propiciar la participacin en
Director Calidad
la solucin de problemas.
Promover el sentido de
pertenencia para con la
Empresa.
Evaluacin peridica a todo
el personal convocado a las
capacitaciones.
Evaluar el impacto de la
capacitacin
en
el
desempeo del trabajador.
Director Calidad
Director de Dpto.
Director Calidad
Reportes de Fraudes
-F0-000100-01
Reportes de Devoluciones
-F0-000100-02
Estadsticas de Subdistribuidores que incurren en Fraudes y Devoluciones
-F0-000100-04
Estadsticas de Causas Frecuentes de Fraudes y Devoluciones
-F0-000100-06
Checklist
F0-000100-03
Estadstica de Causas de insatisfaccin del cliente
F0-000100-13
95
96
6. COMUNICACIN EN LA EMPRESA
6.1 DESCRIPCIN DE LA SITUACIN
En las empresas de hoy la comunicacin es un factor muy importante y sta debe fluir ms
velozmente que antes. Un elemento muy importante a considerar es la cantidad de
informacin que hoy en da manejan las empresas, provocando sobrecargas de informacin,
que por consiguiente en muchos casos, causa demora y mal manejo de la misma ya que no
siempre se utiliza la informacin pertinente. Es preciso determinar que tipo de informacin
es necesaria para la eficaz toma de decisiones, y ser conscientes de que la obtencin de esta
informacin implica tanto a empleados, como a la gerencia y dems departamentos de la
organizacin.
En Celcenter Ltda. Se han detectado fallas en la comunicacin, que estn afectando a la
compaa internamente, ya que no se cuenta con una informacin actualizada y a la mano
para tomar decisiones, generar cambios etc.
A la vez se presentan fallas en cuanto al conocimiento y la informacin que se le
suministra al cliente con respecto a los requisitos y los planes que se venden y todo esto
conlleva a prestar un servicio deficiente que genera inconformidad en la venta por
consiguiente afecta la calidad de la misma.
Los aspectos ms comunes que intervienen en el proceso de comunicacin y afectan a la
calidad de la venta son:
DIAGRAMA DE BLOQUES
Diagrama 2. diagrama de flujo de informacin.
COMCEL
Informacin de planes.
Circulares
Circulares
Circulares
DIRECTOR DE
VENTAS
GERENCIA
SUBDISTRIBUIDOR
A travs de la pagina de Internet crear un link especial para los subdistribuidores en los
cuales se publique la informacin correspondientes a planes a vender con sus
respectivos cambios, avisos de reuniones con la direccin, con las fechas de cursos de
capacitacin.
Con el fin de establecer una comunicacin entre Celcenter y sus clientes y haciendo uso
de la base de datos de clientes se propone el proceso post-venta(explicado
anteriormente), donde se busca hacer un seguimiento al cliente para conocer su opinin,
quejas y sentimientos respecto al servicio prestado, de esta forma tomar acciones y
hacer mejoras en base a la informacin adquirida, en busca de una mayor satisfaccin.
La intranet sirve como solucin para mantener la informacin en lnea y de fcil acceso
para toda la organizacin ya que toda la base de datos que manejan los diferentes
sistemas de informacin actuales de la empresa estara en este software. De igual forma
este sistema disminuira la sobre carga de informacin sirviendo como filtro de la
misma.
99
TIEMPO
20 min
10 min
10 min
5 min
45 min
VALOR
$ 1.871,21
$ 935,61
$ 935,61
$ 467,80
$ 4.210,23
Los costos indirectos de la empresa son arriendo, luz, telfono, Internet, depreciacin de
computadores, fotocopias, impresoras, papel y consulta de crdito. Todos estos son
indispensables para la realizacin de la venta. Para cada uno de estos se calculo la tasa
predeterminada en base a un promedio mensual de ventas de 4000 lneas.
COSTOS INDIRECTOS
MENSUALES
Arriendo
$ 212.917
Luz
$ 500.900
Telfono
$ 1.245.277
Internet
$ 586.208
Depreciacin Computadores
$ 222.222
Fotocopias
$ 2.800.000
Toner impresora
$ 160.000
Hojas impresora
$ 60.000
Consulta de crdito
$ 24.000.000
Costo Total Unitario Indirecto
VALOR POR
ACTIVACIN
$ 53
$ 125
$ 311
$ 147
$ 56
$ 700
$ 40
$ 15
$ 6.000
$ 7.447
Teniendo los costos directos e indirectos unitarios, se obtiene el costo unitario total de la
operacin:
Cuadro 12. Costos totales operacionales
COSTO TOTAL UNITARIO DE LA
OPERACIN
COSTO OPERACIONAL MENSUAL
COSTO OPERACIONAL ANUAL
$ 11.657,11
$ 46.628.432,98
$ 559.541.195,76
Los costos de no calidad, son los gastos en los que la empresa incurre para corregir fallos
en bienes servicios de mala calidad. Las fuentes de estos costos son las anomalas internas y
externas de la empresa.10
Estos costos estn representados por las multas estipuladas por comcel, por incurrir en
cualquier hecho (fraude, penalizacin, desactivacin, caldist) que ocasione las mismas.
Este costo esta dado por los reprocesos que se originan al tratar de darle solucin a algn
error cometido y la falta de organizacin de las funciones en determinado proceso.
Para realizar los clculos de los costos de no calidad se hicieron reuniones con el gerente
de la empresa y el contador para definir claramente con base en reportes de aos anteriores
y multas de aos pasados el porcentaje de incurrencia mensual (frecuencia), por cada rubro
de multas y el costo unitario de cada uno de estas (costo institucional externo).
10
www.senacyt.gob.pa/g_metrologia/citem/calidad/costos_q.html
101
175
$ 2.039.993,94
$ 39.295
$ 700.000
$ 2.779.289,40
$ 33.351.472,77
260
$ 3.030.848,14
$ 40.300.000
$ 43.330.848,14
$ 519.970.177,72
1040
$ 12.123.392,57
$ 68.056.897
$ 80.180.289,13
$ 962.163.469,52
8
$ 93.256,87
$ 44.909
$ 1.200.000
$ 1.338.165,96
$ 16.057.991,48
$ 1.531.543.111,49
Los costos de calidad estn asociados a aquellas inversiones que hace la empresa para
asegurar la calidad de los bienes y servicios producidos. Las fuentes de estos costos son la
prevencin y evaluacin11.
7.2 COSTOS DE IMPLEMENTACIN
Estos son los costos que se generan al implementar el sistema de calidad propuesto el cual
se ve representado en mano de obra, recursos, etc.
11
www.senacyt.gob.pa/g_metrologia/citem/calidad/costos_q.html
102
VALOR
$ 3.000.000
$ 14.000.000
$ 30.000
$ 988.000
$ 18.018.000
2006
2007
VALOR
$ 37.756.800 $ 39.078.288
$ 4.646.446
$ 4.809.072
$ 9.292.892
$ 9.618.144
$ 32.292.000 $ 33.422.220
$ 39.073.711 $ 40.441.291
$ 17.084.339 $ 17.682.291
$ 11.899.113 $ 12.315.582
$ 2.173.500
$ 2.249.573
$ 154.218.802 $ 159.616.460
103
Costos Operacionales
Los costos operacionales sin sistema de calidad se calcularon en base a las proyecciones de
venta y la inflacin.
El incremento en las ventas se obtuvo de los objetivos de calidad definidos y propuestos y
de las metas planteadas por la gerencia de la empresa, se estableci que las ventas deben
aumentar anualmente en un 10% con respecto al ao anterior. Este incremento ha sido
propuesto, y va de la mano con las metas de crecimiento de la empresa.
Primero se proyectaron los costos directos e indirectos con base a la inflacin, la cual es el
mnimo valor en el que aumentan los costos en un determinado ao, este dato fue obtenido
de Planeacin Nacional para los aos 2005 y 2006 , ya que no contaban con la proyeccin
para el ao 2007 se tomo como referencia la del ao 2006. (Cuadro 16)
Costos de no calidad
Despus se hizo la misma proyeccin para el costos institucional externo de cada multa
para el aos 2005 con una inflacin de 4,5% y para el 2006 y 20007 con una inflacin de
3,5% respectivamente.
E l nmero de multas aumenta por el incremento de las ventas (10%).
El ndice de inflacin influye en el aumento del costo unitario de las multas, a diferencia
del porcentaje de frecuencia mensual de cada de una de las multas que es constante ya que
se fij ste como el lmite mximo de ocurrencia (Cuadro 17).
104
VALOR POR
ACTIVACION
$ 51
$ 119
$ 296
$ 139
$ 51
$ 665
$ 38
$ 14
$ 5.700
$ 7.072
$ 212.917
$ 500.900
$ 1.245.277
$ 586.208
$ 222.222
$ 2.800.000
$ 160.000
$ 60.000
$ 24.000.000
Arriendo
Luz
Telfono
Internet
Depreciacin Computadores
Fotocopias
Toner impresora
Hojas impresora
Consulta de crdito
105
$ 11.657,11
$ 46.628.432,98
$ 559.541.195,76
$ 222.498
$ 523.441
$ 1.301.314
$ 612.587
$ 222.222
$ 2.926.000
$ 167.200
$ 62.700
$ 25.080.000
Arriendo
Luz
Telfono
Internet
Depreciacin Computadores
Fotocopias
Toner impresora
Hojas impresora
Consulta de crdito
MENSUALES
VALOR POR
ACTIVACION
$ 53
$ 125
$ 311
$ 147
$ 56
$ 700
$ 40
$ 15
$ 6.000
$ 7.447
MENSUALES
COSTOS INDIRECTOS
COSTOS INDIRECTOS
COSTOS DIRECTOS
Recepcion y verificacion
Facturacin
Activacion
Entrega de equipo
Costo Total Unitario Directo
AO 2004
VALOR HORA/HOMBRE
SUELDO
$ 912.000
HORA/HOMBRE
$
5.613,64
8 HORAS DIARIAS
22 DIAS LABORALES
4000
PROMEDIO DE ACTIVACIONES MENSUALES
AO 2005
VALOR HORA/HOMBRE
SUELDO
$ 953.040
HORA/HOMBRE
$
5.866,25
8 HORAS DIARIAS
22 DIAS LABORALES
PROMEDIO DE ACTIVACIONES MENSUALES
4400
Inflacin proyectada
4,5
1,045
COSTOS DIRECTOS
TIEMPO (min) VALOR
Recepcion y verificacion
20
1955,42
Facturacin
10
977,71
Activacion
10
977,71
Entrega de equipo
5
488,85
4399,69
Costo Total Unitario Directo
45
VALOR POR
ACTIVACION
$ 48
$ 112
$ 278
$ 131
$ 46
$ 626
$ 36
$ 13
$ 5.363
$ 6.653
COSTOS INDIRECTOS
$ 238.345
$ 560.723
$ 1.394.001
$ 656.219
$ 3.134.404
$ 179.109
$ 67.166
$ 26.866.323
MENSUALES
VALOR POR
ACTIVACION
$ 45
$ 105
$ 262
$ 123
$ 589
$ 34
$ 13
$ 5.046
$ 6.216
Arriendo
Luz
Telfono
Internet
Fotocopias
Toner impresora
Hojas impresora
Consulta de crdito
106
Arriendo
$ 230.285
Luz
$ 541.761
Telfono
$ 1.346.860
Internet
$ 634.028
Depreciacin Computadores
$ 222.222
Fotocopias
$ 3.028.410
Toner impresora
$ 173.052
Hojas impresora
$ 64.895
Consulta de crdito
$ 25.957.800
COSTOS INDIRECTOS
AO 2006
AO 2007
VALOR HORA/HOMBRE
VALOR HORA/HOMBRE
SUELDO
SUELDO
$ 986.396
$ 1.020.920
HORA/HOMBRE
$
6.071,57
HORA/HOMBRE
$
6.284,07
22 DIAS LABORALES
8 HORAS DIARIAS
22 DIAS LABORALES
8 HORAS DIARIAS
PROMEDIO DE ACTIVACIONES MENSUALES
4840 PROMEDIO DE ACTIVACIONES MENSUALES
5324
Inflacin proyectada
3,5
1,035 Inflacin proyectada
3,5
1,035
COSTOS DIRECTOS
TIEMPO (min)
VALOR
COSTOS DIRECTOS
TIEMPO (min)
VALOR
Recepcion y verificacion
20
2023,86 Recepcion y verificacion
20
2094,69
Facturacin
10
1011,93 Facturacin
10
1047,35
Activacion
10
1011,93 Activacion
10
1047,35
Entrega de equipo
5
505,96 Entrega de equipo
5
523,67
4553,68 Costo Total Unitario Directo
4713,06
Costo Total Unitario Directo
45
45
107
$ 1.531.543.111,49
8
$ 93.256,87
$ 44.909
$ 1.200.000
$ 1.338.165,96
$ 16.057.991,48
1040
$ 12.123.392,57
$ 68.056.897
$ 80.180.289,13
$ 962.163.469,52
COSTO DE DESACTIVACIONES
DESACTIVACIONES PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE DESACTIVACIONES MENSUAL
COSTO DE DESACTIVACION ANUAL
COSTO DE CALDIST
CALDIST PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
TIEMPO DE REVISION
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE CALDIST MENSUAL
COSTOS DE CALDIST ANUAL
260
$ 3.030.848,14
$ 40.300.000
$ 43.330.848,14
$ 519.970.177,72
175
$ 2.039.993,94
$ 39.295
$ 700.000
$ 2.779.289,40
$ 33.351.472,77
COSTO DE FRAUDES
FRAUDES PROMEDIOS MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE FRAUDE MENSUAL
COSTOS DE FRAUDE ANUAL
2004
COSTO DE PENALIZACION
PENALIZACIONES PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
TIEMPO DE REVISION
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE PENALIZACION MENSUAL
COSTOS DE PENALIZACION ANUAL
286
$ 3.280.978,19
$ 46.324.850
$ 49.605.828,19
$ 595.269.938,22
192
$ 2.202.614,73
$ 45.170
$ 802.560
$ 3.050.344,85
$ 36.604.138,21
COSTO DE CALDIST
CALDIST PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
TIEMPO DE REVISION
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE CALDIST MENSUAL
COSTOS DE CALDIST ANUAL
$ 1.746.939.386,14
9
$ 103.247,57
$ 52.796
$ 1.410.750
$ 1.566.793,82
$ 18.801.525,78
COSTO DE DESACTIVACIONES
DESACTIVACIONES PROMEDIO MENSUALES
1144
COSTO OPERACIONAL
$ 13.123.912,74
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
$ 78.231.403
$ 91.355.315,33
COSTO DE DESACTIVACIONES MENSUAL
COSTO DE DESACTIVACION ANUAL
$ 1.096.263.783,92
COSTO DE FRAUDES
FRAUDES PROMEDIOS MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE FRAUDE MENSUAL
COSTOS DE FRAUDE ANUAL
2005
COSTO DE PENALIZACION
PENALIZACIONES PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
TIEMPO DE REVISION
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE PENALIZACION MENSUAL
COSTOS DE PENALIZACION ANUAL
$ 1.974.160.378,57
108
COSTO DE CALDIST
CALDIST PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
TIEMPO DE REVISION
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE CALDIST MENSUAL
COSTOS DE CALDIST ANUAL
COSTO DE CALDIST
CALDIST PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
TIEMPO DE REVISION
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE CALDIST MENSUAL
COSTOS DE CALDIST ANUAL
10
$ 108.478,22
$ 58.773
$ 1.570.447
$ 1.737.697,90
$ 20.852.374,82
COSTO DE DESACTIVACIONES
DESACTIVACIONES PROMEDIO MENSUALES
1384
COSTO OPERACIONAL
$ 15.129.034,82
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
$ 101.402.155
COSTO DE DESACTIVACIONES MENSUAL
$ 116.531.190,24
COSTO DE DESACTIVACION ANUAL
$ 1.398.374.282,90
COSTO DE DESACTIVACIONES
DESACTIVACIONES PROMEDIO MENSUALES1258
COSTO OPERACIONAL
$ 14.102.168,06
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
$ 89.066.452
COSTO DE DESACTIVACIONES MENSUAL
$ 103.168.619,91
COSTO DE DESACTIVACION ANUAL $ 1.238.023.438,89
$ 2.231.735.225,32
11
$ 116.377,19
$ 66.913
$ 1.787.954
$ 1.971.243,80
$ 23.654.925,63
346
$ 3.782.258,70
$ 60.045.448
$ 63.827.707,01
$ 765.932.484,10
COSTO DE FRAUDES
FRAUDES PROMEDIOS MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE FRAUDE MENSUAL
COSTOS DE FRAUDE ANUAL
COSTO DE FRAUDES
FRAUDES PROMEDIOS MENSUALES
315
COSTO OPERACIONAL
$ 3.525.542,02
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
$ 52.740.842
COSTO DE FRAUDE MENSUAL
$ 56.266.383,74
COSTOS DE FRAUDE ANUAL
$ 675.196.604,89
233
$ 2.545.751,05
$ 59.070
$ 1.042.973
$ 3.647.794,39
$ 43.773.532,69
2007
COSTO DE PENALIZACION
PENALIZACIONES PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
TIEMPO DE REVISION
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE PENALIZACION MENSUAL
COSTOS DE PENALIZACION ANUAL
2006
COSTO DE PENALIZACION
PENALIZACIONES PROMEDIO MENSUALES 212
COSTO OPERACIONAL
$ 2.372.960,97
TIEMPO DE REVISION
$ 51.608
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
$ 916.094
COSTO DE PENALIZACION MENSUAL
$ 3.340.663,33
COSTOS DE PENALIZACION ANUAL
$ 40.087.959,98
Costos Operacionales
Se considera que con la estandarizacin de los procesos, las capacitaciones las herramientas
de apoyo, el tiempo de ejecucin de cada proceso disminuir en un 5% anual con respecto
al ao anterior. (Cuadro 18)
Costos de no calidad
109
MENSUALES
TIEMPO
20 min
10 min
10 min
5 min
45 min
Arriendo
Luz
Telfono
Internet
Depreciacin Computadores
Fotocopias
Toner impresora
Hojas impresora
Consulta de crdito
COSTOS INDIRECTOS
COSTOS DIRECTOS
Recepcion y verificacion
Facturacin
Activacion
Entrega de equipo
Costo Total Unitario Directo
$ 11.657,11
$ 46.628.432,98
$ 559.541.195,76
VALOR POR
ACTIVACION
$ 53
$ 125
$ 311
$ 147
$ 56
$ 700
$ 40
$ 15
$ 6.000
$ 7.447
$ 1.871,21
$ 935,61
$ 935,61
$ 467,80
$ 4.210,23
4000
VALOR
AO 2004
VALOR HORA/HOMBRE
SUELDO
$ 912.000
HORA/HOMBRE
$
5.613,64
22 DIAS LABORALES
8 HORAS DIARIAS
factor prestacional 52%
PROMEDIO DE ACTIVACIONES MENSUALES
110
VALOR
$ 222.498
$ 523.441
$ 1.301.314
$ 612.587
$ 222.222
$ 2.926.000
$ 167.200
$ 62.700
$ 25.080.000
MENSUALES
Arriendo
Luz
Telfono
Internet
Depreciacin Computadores
Fotocopias
Toner impresora
Hojas impresora
Consulta de crdito
COSTOS INDIRECTOS
19
9,5
9,5
4,75
42,75
$ 11.251,97
$ 49.508.656,21
$ 594.103.874,57
VALOR POR
ACTIVACION
$ 51
$ 119
$ 296
$ 139
$ 51
$ 665
$ 38
$ 14
$ 5.700
$ 7.072
1857,65
928,82
928,82
464,41
4179,70
1,045
4,5
Inflacin proyectada
COSTOS DIRECTOS
Recepcion y verificacion
Facturacin
Activacion
Entrega de equipo
Costo Total Unitario Directo
TIEMPO (min)
4400
0,05
$ 953.040
$
5.866,25
8 HORAS DIARIAS
SUELDO
HORA/HOMBRE
22 DIAS LABORALES
AO 2005
VALOR HORA/HOMBRE
Arriendo
Luz
Telfono
Internet
Depreciacin Computadores
Fotocopias
Toner impresora
Hojas impresora
Consulta de crdito
COSTOS INDIRECTOS
MENSUALES
111
Inflacin proyectada
3,5
COSTOS DIRECTOS
TIEMPO (min)
VALOR
Recepcion y verificacion
17,1
Facturacin
8,55
Activacion
8,55
Entrega de equipo
4,275
Costo Total Unitario Directo
38,475
$ 10.546,14
$ 51.043.337,72
$ 612.520.052,68
VALOR POR
ACTIVACION
$ 48
$ 112
$ 278
$ 131
$ 46
$ 626
$ 36
$ 13
$ 5.363
$ 6.653
1730,40
865,20
865,20
432,60
3893,39
1,035
$ 238.345
$ 560.723
$ 1.394.001
$ 656.219
$ 3.134.404
$ 179.109
$ 67.166
$ 26.866.323
MENSUALES
Arriendo
Luz
Telfono
Internet
Fotocopias
Toner impresora
Hojas impresora
Consulta de crdito
COSTOS INDIRECTOS
1701,41
850,71
850,71
425,35
3828,18
1,035
5324
0,05
$ 10.044,61
$ 53.477.514,98
$ 641.730.179,73
VALOR POR
ACTIVACION
$ 45
$ 105
$ 262
$ 123
$ 589
$ 34
$ 13
$ 5.046
$ 6.216
Inflacin proyectada
3,5
COSTOS DIRECTOS
TIEMPO (min)
VALOR
Recepcion y verificacion
16,245
Facturacin
8,1225
Activacion
8,1225
Entrega de equipo
4,06125
Costo Total Unitario Directo
36,55125
4840
0,05
$ 986.396
$
6.071,57
8 HORAS DIARIAS
SUELDO
HORA/HOMBRE
22 DIAS LABORALES
AO 2007
VALOR HORA/HOMBRE
SUELDO
$ 1.020.920
HORA/HOMBRE
$
6.284,07
22 DIAS LABORALES
8 HORAS DIARIAS
AO 2006
VALOR HORA/HOMBRE
112
$ 1.531.543.111,49
8
$ 93.256,87
$ 44.909
$ 1.200.000
$ 1.338.165,96
$ 16.057.991,48
1040
$ 12.123.392,57
$ 68.056.897
$ 80.180.289,13
$ 962.163.469,52
COSTO DE DESACTIVACIONES
DESACTIVACIONES PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE DESACTIVACIONES MENSUAL
COSTO DE DESACTIVACION ANUAL
COSTO DE CALDIST
CALDIST PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
TIEMPO DE REVISION
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE CALDIST MENSUAL
COSTOS DE CALDIST ANUAL
260
$ 3.030.848,14
$ 40.300.000
$ 43.330.848,14
$ 519.970.177,72
COSTO DE FRAUDES
FRAUDES PROMEDIOS MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE FRAUDE MENSUAL
COSTOS DE FRAUDE ANUAL
COSTO DE PENALIZACION
PENALIZACIONES PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
TIEMPO DE REVISION
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE PENALIZACION MENSUAL
COSTOS DE PENALIZACION ANUAL
175
$ 2.039.993,94
$ 39.295
$ 700.000
$ 2.779.289,40
$ 33.351.472,77
2005
257
$ 2.896.256,39
$ 41.692.365
$ 44.588.621,39
$ 535.063.456,66
173
$ 1.949.403,34
$ 40.477
$ 724.185
$ 2.714.065,46
$ 32.568.785,56
COSTO DE CALDIST
CALDIST PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
TIEMPO DE REVISION
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE CALDIST MENSUAL
COSTOS DE CALDIST ANUAL
$ 1.570.329.464,27
9
$ 101.267,71
$ 52.796
$ 1.410.750
$ 1.564.813,96
$ 18.777.767,47
COSTO DE DESACTIVACIONES
DESACTIVACIONES PROMEDIO MENSUALES
1029,6
COSTO OPERACIONAL
$ 11.585.025,55
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
$ 70.408.262
COSTO DE DESACTIVACIONES MENSUAL
$ 81.993.287,88
$ 983.919.454,58
COSTO DE DESACTIVACION ANUAL
COSTO DE FRAUDES
FRAUDES PROMEDIOS MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE FRAUDE MENSUAL
COSTOS DE FRAUDE ANUAL
COSTO DE PENALIZACION
PENALIZACIONES PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
TIEMPO DE REVISION
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE PENALIZACION MENSUAL
COSTOS DE PENALIZACION ANUAL
$ 1.587.551.571,02
8
$ 82.690,21
$ 47.606
$ 1.272.062
$ 1.402.358,15
$ 16.828.297,83
113
$ 1.611.650.870,27
8
$ 77.970,22
$ 48.779
$ 1.303.418
$ 1.430.167,98
$ 17.162.015,72
COSTO DE CALDIST
CALDIST PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
TIEMPO DE REVISION
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE CALDIST MENSUAL
COSTOS DE CALDIST ANUAL
252
$ 2.534.032,05
$ 43.773.132
$ 46.307.163,86
$ 555.685.966,33
170
$ 1.705.598,49
$ 42.682,01
$ 760.327
$ 2.508.607,86
$ 30.103.294,29
COSTO DE CALDIST
CALDIST PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
TIEMPO DE REVISION
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE CALDIST MENSUAL
COSTOS DE CALDIST ANUAL
COSTO DE FRAUDES
FRAUDES PROMEDIOS MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE FRAUDE MENSUAL
COSTOS DE FRAUDE ANUAL
COSTO DE PENALIZACION
PENALIZACIONES PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
TIEMPO DE REVISION
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE PENALIZACION MENSUAL
COSTOS DE PENALIZACION ANUAL
COSTO DE DESACTIVACIONES
DESACTIVACIONES PROMEDIO MENSUALES
1009
COSTO OPERACIONAL
$ 10.136.128,19
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
$ 73.922.171
COSTO DE DESACTIVACIONES MENSUAL
$ 84.058.299,49
COSTO DE DESACTIVACION ANUAL
$ 1.008.699.593,92
255
$ 2.687.431,73
$ 42.720.082
$ 45.407.513,53
$ 544.890.162,34
172
$ 1.808.848,28
$ 41.655
$ 742.036
$ 2.592.539,65
$ 31.110.475,83
2007
COSTO DE DESACTIVACIONES
DESACTIVACIONES PROMEDIO MENSUALES
1019
COSTO OPERACIONAL
$ 10.749.726,92
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
$ 72.143.826
COSTO DE DESACTIVACIONES MENSUAL
$ 82.893.552,92
COSTO DE DESACTIVACION ANUAL
$ 994.722.635,02
COSTO DE FRAUDES
FRAUDES PROMEDIOS MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE FRAUDE MENSUAL
COSTOS DE FRAUDE ANUAL
COSTO DE PENALIZACION
PENALIZACIONES PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
TIEMPO DE REVISION
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE PENALIZACION MENSUAL
COSTOS DE PENALIZACION ANUAL
2006
$ 559.541.196
2005
$ 605.719.050
2006
$ 650.869.295
$ 698.263.145
COSTO
OPERACIONAL
2007
$ 559.541.196
$ 594.103.875
$ 612.520.053
2007
$ 641.730.180
COSTO DE NO
CALIDAD
$ 1.531.543.111 $ 1.570.329.464 $ 1.587.551.571 $ 1.611.650.870
COSTO TOTAL
$ 2.091.084.307 $ 2.164.433.339 $ 2.200.071.624 $ 2.253.381.050
ANLISIS INCREMENTAL
$ 188.225.097
$ 424.958.050
$ 676.617.321
A partir del anlisis incremental, se procede a definir la relacin beneficio costo del sistema
a implementar. Este anlisis se realizar a 3 aos, en los cuales debido a los beneficios que
se plantean genera el sistema para la empresa, los costos de no calidad y operacionales
disminuiran en un porcentaje definido previamente como resultado del anlisis y objetivos
planteados para la empresa.
Los costos de no calidad se estiman que disminuyan en 10 % cada ao con la
implementacin del sistema, esto debido a que los errores en procesos, fraudes,
devoluciones, calidad del distribuidor y desactivaciones se vern minimizada por la
utilizacin de las herramientas y mejoras propuestas para la organizacin, por consiguiente
el costo es menor.
De igual forma, los tiempo de operacin de cada sub proceso que hacen parte del proceso de
venta disminuyen con el sistema, ya que cuentan con un manual en el cual estn consignados
detalladamente los procesos y procedimientos, que sirven como instructivo para el
desarrollo de la operacin. De la misma manera las capacitaciones atacaran las fallas y los
puntos que se consideren ms importantes con el fin de mejorar el desempeo de los
empleados, esto apoyado en los indicadores diseados para cada proceso y de las reuniones
informarles en las cuales se identificarn las fallas a solucionar.
El beneficio de este proyecto esta determinado por el ahorro de los costos actuales de la
empresa. Este comportamiento se puede observar en el flujo de caja del proyecto, donde hay
una inversin inicial (2004) de los costos de implementar el sistema (Cuadro 14), y en los
aos siguiente estn los costos de funcionamiento y mantenimiento del sistema (Cuadro 15),
Con el respectivo ahorro que se obtiene de la puesta en marcha de la propuesta.
Diagrama 3. Flujo de caja
188.225.097
424.958.050
676.617.321
2004
2005
2006
2007
18.018.000
149.003.674
154.218.802
159.616.460
A partir del flujo de caja se calculo el beneficio neto de la propuesta . Con el objetivo de
calcular la relacin beneficio / costo , se calcula el valor presente neto de los beneficios
netos, trayendo estos al presente sobre el costo de implementar el sistema. Para esto, es
necesario definir, la tasa de oportunidad de la empresa, en este caso es la tasa atractiva para
los socios, ya que son ellos los que aportan el capital requerido para la inversin. Esta tasa es
del 20 % E.A.
Cuadro 21. Relacin Beneficio / costo
INVERSION
INCIAL
VPN del
BENEFICIO
$ 18.018.000,00 $ 519.888.198,68
RB/C
28,85
Con este resultado, se refleja que los costos de no calidad en que incurre la empresa son
elevados, y con el objetivo de reducir multas y tiempo operacional en 10% y 5%, se obtiene
que el proyecto es supremamente rentable para la empresa. En el primer ao de
implementacin se obtiene unos beneficios netos de aproximadamente $35.000.000 , siendo
el ahorro en los aos siguientes mayores a $200.000.000. Lo que quiere decir que a medida
que el sistema tenga ms tiempo de haberse implementado los resultados sern mejores, ya
que las beneficios sern ms representativos a largo plazo.
Por otro lado, la inversin del proyecto es insignificante ante los costos operacionales
normales de la empresa y el ahorro que se obtiene.
Para determinar que tan rentable es la propuesta y especificar diferentes escenarios que se
puedan presentar, se realiza un anlisis de sensibilidad (Ver Anexo H) de los costos de no
calidad ya que son los que generan el mayor porcentaje de perdidas de la empresa.
Esto se realiz variando la meta de disminucin de los costos de no calidad, y dejando
constantes los costos operacionales obtenidos con la implementacin del sistema.
Obteniendo los siguientes resultados:
Cuadro 22. Anlisis de Sensibilidad
Variacin
3%
5%
7%
9%
10%
B/C
3,49
10,37
16,55
26,92
28,85
VPN
$ 44.861.880,67
$ 168.902.347,68
$ 280.147.049,12
$ 467.005.553,54
$ 501.870.198,68
Con esto se concluye, que haciendo pequeos ajustes y variaciones en los procesos, se
continua obteniendo un ahorro representativo.
Con esto, se puede comprobar que realizando ajustes por debajo de la meta establecida (10
%), la propuesta continua generando ahorros, por la tanto es rentable para la empresa.
Generando utilidades destinadas a crecimiento, expansin, capacitaciones, adquisicin de
equipos, inversin en optimizacin de sistemas, recursos, etc.,, en vez de cmo se hace
actualmente que las utilidades son destinados al pago de multas generadas en gran parte por
la falta un sistema de calidad.
La inversin en calidad es rentable y se recupera a razn de 100 a 1000 veces a medida que
se ven los resultados.12
12
ISHIKAWA, Kaoru. Qu es Control total de Calidad?. Bogot: Editorial Norma, 1994, p. 120.
8. CONCLUSIONES
Despus de disear el sistema de aseguramiento de la calidad del proceso de venta para la
empresa CELCENTER ltda , se puede concluir lo siguiente:
Se puede concluir que al trabajar en esta propuesta la empresa tomo conciencia de sus
fallas y la necesidad de solucionarlas, pero sobretodo que no se trata solo de vender y
vender , sino de que las ventas estn acompaadas planeacin, gestin, capacitacin,
mejoramiento continuo pero por encima de todo lograr una satisfaccin de que lo que se
hace cumple con los requerimientos y expectativas del cliente.
Se concluye que en manual de calidad es el elemento que concentra todos los aspectos
que llevan al logro de la calidad, contemplando la empresa como un todo,
direccionamiento y documentando los procesos, objetivos, polticas, etc.
BIBLIOGRAFA
CUEVAS, Carlos F. Contabilidad de Costos. Bogot: Prentice Hall, 2001.
EVANS, James. Administracin y Control de la Calidad. Bogot: Thomson editores, 1999.
HITOSHI, Kume. Herramientas y Estadsticas basadas en el mejoramiento de la calidad.
Bogot: Editorial Norma. 1999.
ICONTEC. Gua sobre la Norma ISO 9001 para las pequeas empresas. Bogot, 2000.
ICONTEC-ISO 10013. Lineamientos para la Elaboracin de Manuales de la Calidad.
Bogot, 1995.
ISHIKAWA, Kaoru. Qu es el control total de la calidad. Bogot: Editorial Norma. 1994
LOZANO, Jos Luis. Informacin suministrada por el Presidente de la Empresa Celcenter
Ltda durante los aos 2003, 2004.
MOKATE, Karen. La Evaluacin Financiera de Proyectos de Inversin. Bogot:
Universidad de los Andes, 1990.
OIT, Introduccin al estudio del trabajo. Bogot: Limusa Editores, 2002.
ORTIZ, Hctor. Anlisis financiero Aplicado.
Colombia, 1997.
www.gestiopolis.com.
www.gestiopolis.com.
www.gestiopolis.com.
www.mincomunicaciones.gov.co
www.senacyt.gob.pa/g_metrologia/citem/calidad/costos_q.html
ANEXOS
ANEXO A
PROCEDIMIENTOS ACTUALES
VERSIN: 00
CONTENIDO
Pg.
1. Diagrama de Flujo
4.2 Procedimientos
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
5.2 Anexos
1. Diagrama de Flujo
R
AA
AA
AA
AIV
R
SD
Entradas
INICIO
Recibir
Contratos
C
Verificar Data
Crdito
AA
SD
Buscar un Kit
de contado o No
financiado
SD
AA
Buscar
un plan
con una No
gama
inferior
AA
SD
Contrato,
Data
Crdito,
Formato de Documentos
Ilegibles,
Clusula de
Permanencia,
Documentos
Anexos,
Pagare,
Foto,
Fotocopia Cedula,
Visita
Domiciliaria. Ver Matriz
COMCEL para Documentos
Anexos, segn el Tipo de
Cliente del Data Crdito
Tipo de Data Crdito
Tipo de
Data
Crdito
aplica para
activacione
s pospagos
Si
Identificar el
plan
AA
Salidas
Tipo de
data crdito
aplica para
el plan
seleccionad
o
Si
Revisar los
documentos
del contrato
Solicitar los
que Faltan No
o diligenciar
correctamente
Documentos
Completos y
diligenciados
correctament
e segn
Matriz
Si
COMCEL
Plan seleccionado
Se Apoya en el Matriz
de COMCEL, Formato
de contrato, Formato
de Documentos
Ilegibles, Clusula de
Permanencia, Pagare.
1. Diagrama de flujo
Responsable; Autoriza; Ejecuta;
Es Informado.
AA
AA SD
AA
AA
RC
AA
SD
SD
Revisar la
autencidad de
cada documento
SD
SD
SD
AA
AA CJ
Retener hasta
que se solucin
la incosistencia
No
Se confirma la
verificacin
mediante un sello
Contrato
aprobado
Si
Relacionar
Contratos en la
Planilla de
Entrega de
Contratos
Totalizar el valor
de la planilla
Enviar planilla y
dijines a
facturacin
FIN
4.2 Procedimientos
El Subdistribuidor entrega los contratos a la persona encargada de recibir, revisar y aprobarlos, es decir
al Auxiliar de Activacin.
El Auxiliar de Activacin debe verificar que los contratos cumplan con todos los documentos
exigidos por la Matriz de COMCEL para activaciones de Postpagos, segn el tipo de persona
(Natural o Jurdica), Data crdito y plan seleccionado.
El Auxiliar de Activacin debe solicitar y verificar que el Data Crdito,
activaciones Postpago.
aplique para
El Auxiliar de Activacin debe verificar que el Data Crdito, aplique para el plan seleccionado.
El Auxiliar de Activacin debe verificar que la documentacin de cada contrato este completa segn la
exigencia de la Matriz de COMCEL, en caso de faltantes se solicitan al subdistribuidor, el cual a su vez
le informa al cliente.
El Auxiliar de Activacin verifica la autenticidad de la documentacin de cada contrato y confirma los
datos telefnicamente colocando un sello si la verificacin es satisfactoria. En caso de presentarse
documentacin poco fiables se retiene el contrato hasta que el subdistribuidor solucione la
inconsistencia.
El Auxiliar de Activacin verifica la vigencia de los documentos anexos (cmaras de
comercio, contraseas, extractos bancarios, comprobantes de pago, etc)
Si toda la documentacin del contrato esta en orden el Auxiliar de Activacin lo Aprueba
colocando un sello y firma.
Todos los contratos Aprobados son relacionados en la planilla de Entrega de Contratos del
Subdistribuidor, la cual debe ser totalizada por el Subdistribuidor.
El Auxiliar de Activacin enva la planilla y contratos al rea de Facturacin.
C: Cliente
CJ: Cajero
RC: Recepcionista
CFM: Cargo Fijo Mensual; es el valor que el cliente debe pagar por los minutos incluidos en
el plan que haya adquirido.
Cliente Tipo A: Es un cliente que cumple con todos los parmetros exigidos por COMCEL;
est aprobado para adquirir cualquier Plan Postpago vigente.
Cliente Tipo B: Persona natural que ha tenido o tiene cuenta corriente, tarjetas de crdito y/o
han presentado moras en los ltimos 6 meses.
Cliente Tipo C: Persona natural con hbitos de pago irregulares y que registran una
propensin al no pago o pago con alturas de mora.
Cliente Tipo 5: Son clientes que no tienen ningn tipo de informacin crediticia; podrn
adquirir planes Postpago cumpliendo con algunos requisitos adicionales.
Cliente Tipo 7: No existe el nmero de cdula NIT reportado en las bases de datos; podrn
adquirir planes Postpago cumpliendo con algunos requisitos adicionales.
Cliente Tipo P: Clientes que no son aptos para adquirir Planes Postpago, nicamente se les
podrn ofrecer Planes Prepago
Data Crdito: La Consulta de Crdito es el estudio de la informacin financiera que realiza
COMCEL a las personas naturales y jurdicas de acuerdo a los reportes que tienen las
Centrales de Riesgo para validar la informacin crediticia de los posibles Nuevos Clientes.
Matriz de COMCEL: En ella se encuentra incluida toda la informacin referente a los
requisitos que debe cumplir una persona o empresa que desea adquirir una lnea Postpago
celular con COMCEL.
Plan Postpago: es en el cual se paga un CFM de manera mensual y el cliente recibe factura.
Plan Cerrado: Este es el plan en el cual el cliente al consumir la totalidad de minutos
incluidos en su plan, para seguir haciendo llamadas debe comprar una tarjeta Amigo de
COMCEL y cargarla en su telfono.
Plan Abierto: Es el plan en el cual el cliente tiene derecho a determinado numero de
minutos adicionales a los incluidos en el plan que adquiri.
Planilla de Entrega de Contratos: Planilla que el Subdistribuidor entrega para llevar un
control de los contratos que entrega.
Persona Natural: Toda persona que tiene como documento de identificacin la Cedula de
Ciudadana.
Persona Jurdica: Es toda persona o empresa que tiene como documento de identificacin el
NIT.
5.2 Anexos
Formato de Contrato
Formato de Documentos Ilegibles.
Clusula de Permanencia.
Documentos Anexos.
VERSIN: 00
CONTENIDO
Pg.
1. Diagrama de Flujo
4.2 Procedimientos
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
5.2 Anexos
Entradas
Salidas
INICIO
Recibir
Documentos
Verificar Data
Crdito
Buscar un
Kit de No
contado
Tipo de Data
Crdito aplica
para Kits
Financiados
Si
Revisar los
Documentos
Solicitar
los que
faltan
No
Se apoya en la matriz de
Comcel, clausula de
permanencia, pagar, Dijin
Documentos
completos
segn matriz
de Comcel
Si
Revisar la
autenticidad de
cada documentos
Verificar datos
telfonicamente
Se confirma la veracidad
mediante un sello
1. Diagrama de Flujo.
1
R
AA
E
SD
I
C
Retener hasta
que se
No
solucione la
inconsistencia
Documentos
aprobados
Si
Relacionar Dijin en
la planilla de
entrega de contratos
SD
Se aprueba mediante
un sello y firma de
auxiliar activacin
SD
Totalizar el valor de
la planilla
SD
AA
SD
AA CJ
Enviar planilla y
dijines a facturacin
FIN
4.2 Procedimientos
El subdistribuidor entrega los documentos a la persona encargada de recibir, revisar y aprobarlos, es decir al
Auxiliar de Activacin.
El Auxiliar de Activacin debe solicitar y verificar que el Data Crdito, aplique para activaciones de Kits
Financiados.
El Auxiliar de Activacin debe verificar que los documentos cumplan con las exigencias de la Matriz
de COMCEL para Kits Financiados.
El Auxiliar de Activacin debe verificar que la documentacin este completa segn la exigencia de la Matriz de
COMCEL y correctamente diligenciada, en caso de faltantes se solicitan al subdistribuidor, el cual a su vez le
informa al cliente.
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
AA: Auxiliar de Activacin
AIVR: Activador de IVR (Interactive Voice Response) Sistema que permite por medio de una
llamada telefnica hacer una activacin de un telfono en prepago.
SD: Subdistribuidor
C: Cliente
CJ: Cajero
RC: Recepcionista
Cliente Tipo A: Es un cliente que cumple con todos los parmetros exigidos por COMCEL; est
aprobado para adquirir cualquier Plan Postpago vigente.
Cliente Tipo B: Persona natural que ha tenido o tiene cuenta corriente, tarjetas de crdito y/o han
presentado moras en los ltimos 6 meses.
Cliente Tipo C: Persona natural con hbitos de pago irregulares y que registran una propensin al no
pago o pago con alturas de mora.
Cliente Tipo 5: Son clientes que no tienen ningn tipo de informacin crediticia; podrn adquirir
planes Postpago cumpliendo con algunos requisitos adicionales.
Cliente Tipo 7: No existe el nmero de cdula NIT reportado en las bases de datos; podrn adquirir
planes Postpago cumpliendo con algunos requisitos adicionales.
Cliente Tipo P: Clientes que no son aptos para adquirir Planes Postpago, nicamente se les podrn
ofrecer Planes Prepago
Data Crdito: La Consulta de Crdito es el estudio de la informacin financiera que realiza COMCEL
a las personas naturales y jurdicas de acuerdo a los reportes que tienen las Centrales de Riesgo para
validar la informacin crediticia de los posibles Nuevos Clientes.
Dijin: Documento establecido por COMCEL para suscribir el servicio de telefona prepagada
Matriz de COMCEL: En ella se encuentra incluida toda la informacin referente a los requisitos que
debe cumplir una persona o empresa que desea adquirir una lnea de Kits Financiado celular con
COMCEL.
Plan Prepago: es aquel en el cual para realizar llamadas, se debe cargar una tarjeta amigo en el
telfono. El cliente no recibe factura de COMCEL, pero si la factura de compras del equipo.
Planilla de Entrega de Contratos: Planilla que el Subdistribuidor entrega para llevar un control de
los contratos que entrega.
Persona Natural: Toda persona que tiene como documento de identificacin la Cedula de Ciudadana.
Persona Jurdica: Es toda persona o empresa que tiene como documento de identificacin el NIT.
5.2 Anexos
Dijin
Pagare.
Clusula de Permanencia.
PROCEDIMIENTO DE FACTURACIN
PARA POSTPAGOS
DEPENDENCIA: FACTURACIN
VERSIN: 00
CONTENIDO
Pg.
1. Diagrama de Flujo
4.2 Procedimientos
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
5.2 Anexos
CJ
CJ
CJ
CJ SD
CJ
CJ
INICIO
SD
SD
NO
Salida
Recibir Planillas
Planillas de Entrega de
Contratos provenientes de
Recepcin de Documentos
Verificar que la
liquidacin sea
correcta
El Subdistribuidor
hace la Correccin
respectiva y se
contina el
procedimiento
Entrada
La
Liquidacin
es correcta
SI
Cancelar el
Contrato
Total
CJ
CJ
CJ
CJ
CJ
CJ SD
CJ
CJ
CJ
CJ AC
Registrar el
Valor del
Contrato
Ingresar los
Datos al
Sistema SAINT
Generar Factura
Ver Procedimiento
Sistema SAINT
de
Asignar Equipo
Enviar el
Contrato y la
Factura a
Activacin
FIN
Inicia cuando el Auxiliar de Activaciones enva los contratos al rea de Facturacin y finaliza
con generacin de la factura y el envo de la misma y los contratos a Activacin.
3. Responsabilidad y Normas complementarias.
3.1 Responsabilidad
El responsable de este procedimiento es el Cajero.
3.2 Normas complementarias
Circulares de COMCEL.
Procedimiento de SAINT
PR050201-01
El Cajero ingresa los datos al SAINT con el fin de generar la factura correspondiente, por el
valor de los equipos. En este paso el cajero se puede apoyar en el procedimiento del SAINT.
El cajero selecciona de la Lista de equipos en existencia por ICCID Y IMEI, con el fin de
asignarlos en orden de entrada, es decir los primeros en entrar son los primeros en salir.
El cajero enva la factura y los contratos a el rea de Activacin.
4.3 Especificaciones Tcnicas.
No aplica.
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
AC: Encargado de Activacin
CJ: Cajero
B: Encargado de Bodega
C: Cliente
CFM: Cargo Fijo Mensual; es el valor que el cliente debe pagar por los minutos incluidos en
el plan que haya adquirido.
Cliente Antiguo: Es aquel que tiene lneas en Postpago con un tiempo superior a 90 das.
Cliente Nuevo: Es aquel que no tiene lneas en Postpago o tiene pero con un tiempo inferior a 90 das.
5.2 Anexos
Contratos.
Factura.
PROCEDIMIENTO DE FACTURACIN
PARA KITS FINANCIADO
DEPENDENCIA: FACTURACIN
VERSIN: 00
CONTENIDO
Pg.
1. Diagrama de Flujo
4.2 Procedimientos
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
5.2 Anexos
Inicio
I
Recibir Planillas
CJ
CJ
CJ
CJ SD
CJ
SD
Verificar que la
liquidacion sea
correcta
El sudbdistribuidor hace la No
correcion respectiva y
continua el proceso
Dijin provenientes de
recpcion de documentos
La
liquidacin es
correcta
Si
No
Financiar a 3 o 6 cuoats, no
cancela IVA, y continuar el
procedimiento
CJ
CJ
SD
Es cliente nuevo
Cancelar el IVA
Financiar a 6
CJ SD
Ingresar los datos al
sistema SAINT
CJ
CJ SD
CJ
CJ
1. Diagrama de Flujo.
R A E
C
J
C
J
C
J
CJ
S
CJ D
B
CJ B
A
C
Generar factura
por valor del
equipo + IVA
Asignar Equipo
Enviar el Dijin y
factura a
Activacion
Fin
PR050202-01
4.2 Procedimientos
El cajero recibe las planillas con los contratos que enva el Auxiliar de Activacin y verifica que la
liquidacin de cada Planilla de Entrega de Contratos sea correcta, para esto se debe apoyar de las
circulares enviadas por COMCEL con el valor de los equipos.
En caso que la liquidacin este mal el cajero le informa al Subdistribuidor, el cual debe corregirla por el
valor correspondiente al valor del equipo+IVA.
El Cajero identifica si el cliente es antiguo o nuevo para determinar el Nmero de cuotas de financiacin.
Si el Cliente en Nuevo, el Cajero procede a el cobro de el IVA del equipo. Si es antiguo se le carga a una
lnea que ya tenga.
El Cajero a ingresar los datos al SAINT con el fin de generar la factura correspondiente. En este paso el
cajero se puede apoyar en el procedimiento del SAINT.
Se genera la factura mediante el SAINT, teniendo en cuenta las especificaciones del Equipo y el valor
total de la factura.
El cajero selecciona el equipo del Listado por series de Modelo por ICCID Y IMEI, con el fin de
asignarlos en orden de entrada, es decir los primeros en entrar son los primeros en salir.
El cajero enva la factura y los contratos a el rea de Activacin.
4.3 Especificaciones Tcnicas.
No aplica.
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
AC: Encargado de Activacin
B: Encargado de Bodega
CJ: Cajero
C: Cliente
Cliente Antiguo: Es aquel que tiene lneas en Postpago con un tiempo superior a 90 das.
Cliente Nuevo: Es aquel que no tiene lneas en Postpago o tiene pero con un tiempo inferior a 90 das.
Dijin: Documento establecido por COMCEL para suscribir el servicio de telefona prepagada
Matriz de COMCEL: En ella se encuentra incluida toda la informacin referente a los requisitos que
debe cumplir una persona o empresa que desea adquirir una lnea de Kits Financiado celular con
COMCEL.
ICCID: Integrated Circuit Card Identity) corresponde al nmero serial de la SIM CARD, registra e
identifica al cliente dentro de la red GSM y consta de 20 dgitos
IMEI: (International Mobile Equipment Identification) nmero de serie del terminal. Es equivalente al
ESN de la tecnologa TDMA
Listado por Series de Modelo: Es un listado de los equipos que hay en existencia en bodega, con el
fin de controlar que los primeros equipos que entran sean los primeros que salen.
Planilla de Entrega de Contratos: Planilla que el Subdistribuidor entrega para llevar un control de
los contratos que entrega.
Plan Prepago: Es aquel en el cual para realizar llamadas, se debe cargar una tarjeta amigo en el telfono.
El cliente no recibe factura de COMCEL, pero si la factura de compras del equipo
SAINT: Es el Programa de Facturacin de CELCENTER.
5.2 Anexos
Dijin.
Factura.
PROCEDIMIENTO DE FACTURACIN
PARA KITS DE CONTADO
DEPENDENCIA: FACTURACIN
VERSIN: 00
CONTENIDO
Pg.
1. Diagrama de Flujo
4
4
4.2 Procedimientos
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
5.2 Anexos
Inicio
Recibir Dijin
Verificar el valor
del equipo
Entrada
Salida
Recibir cobro
Ver Procedimiento
de Sistema SAINT
Asignar el equipo
Enviar el Dijin a
Activacion
Enviar la factura a
Bodega
Fin
PR050203-01
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
AC: Activador
B: Encargado de Bodega
C: Cliente
CJ: Cajero
SD: Subdistribuidor
Dijin: Documento establecido por COMCEL para suscribir el servicio de telefona prepagada
ICCID: Integrated Circuit Card Identity) corresponde al nmero serial de la SIM CARD, registra e
identifica al cliente dentro de la red GSM y consta de 20 dgitos
IMEI: (International Mobile Equipment Identification) nmero de serie del terminal. Es equivalente al
ESN de la tecnologa TDMA
Listado por series de Modelo: Es un listado de los equipos que hay en existencia en bodega, con el fin
de controlar que los primeros equipos que entran sean los primeros que salen.
Plan Prepago: es aquel en el cual para realizar llamadas, se debe cargar una tarjeta amigo en el telfono.
El cliente no recibe factura de COMCEL, pero si la factura de compras del equipo.
Planilla de Entrega de Contratos: Planilla que el Subdistribuidor entrega para llevar un control de
los contratos que entrega.
SAINT: Es el Programa de Facturacin de Celcenter.
5.2 Anexos
Dijin.
Factura.
PROCEDIMIENTO DE ACTIVACIN
PARA POSTPAGO
DEPENDENCIA: ACTIVACIN
VERSIN: 00
CONTENIDO
Pg.
1. Diagrama de Flujo
4.2 Procedimientos
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
5.2 Anexos
Entradas
Salidas
Inicio
Recibir planillas y
facturas
Colocar el nombre
del subdistribuidor
a la factura
Ingresar a poliedro
activacin
postpago
Seleccionar tipo
de tecnologa
Generar el MIN
Completar Datos en
Contrato
En la pagina de COMCEL.
Ver Procedimiento del Sistema Poliedro.
1. Diagrama de Flujo.
R
AC
AC
B
SD
Entradas
Salidas
AC
AC
AA
AA
AA
AA
Pasar factura a
bodega
Generar Planilla de
Poliedro.
Ingresar Datos al
Sistema Activa
Ingresar Datos al
Sistema
En Bodega se identifica
y entrega el Equipo
Contrato organizados en
el orden determinado por
poliedro con el fin
de Legalizar las Activaciones
ante COMCEL.
Fin
Contrato
Data Crdito
Formato de confirmacin para documentos ilegibles con fotocopia de la cedula
Clusula de permanencia
Documentos Anexos: Fotocopia del segundo documento, cmara de comercio, extractos
bancarios, Visita Domiciliaria, etc.
Pagare
4.2 Procedimientos
El Encargado de Activacin recibe los Contratos junto con la Planilla de Entrega de Documentos, los
cules provienen del rea de Facturacin.
El Encargado de Activacin coloca el nombre del subdistribuidor a las Factura.
En la pagina de COMCEL en Poliedro se debe ingresa a la opcin de Activacin de Postpagos.
El Encargado de Activacin debe seleccionar el Tipo de Tecnologa GSM Nueva TDMA Antigua.
El Encargado de Activacin debe verificar que el Plan y la Gama aplique al Tipo de Data Crdito
debe verificar que coincida el cargo bsico, valor de equipos de cada plan y el respectivo IVA con el
total de la planilla.
Se debe Ingresar Informacin del Cliente, Informacin Bancaria, Informacin laboral, referencias, y
dems informacin requerida por Poliedro, para este tipo de Activacin.
Se debe Ingresar los datos del equipo como: Plan, Modelo y Valor.
Una vez ingresada la informacin requerida el Poliedro Genera el Nmero de telfono asignado.
Se deben completar los datos del Contrato que son arrojados por Poliedro.
La Factura pasa a bodega donde se autentica el equipo, se programa y se entrega al subdistribuidor.
Se deben generar las planillas de Poliedro, las cuales incluyen el Nombre del usuario, el ESN y el MIN
del equipo que se ha activado.
Se ingresan los datos al Sistema Activa, con la informacin arrojada en la Planilla de Poliedro.
Una vez se ha generado la planilla de poliedro, se deben enviar los contratos incluidos a COMCEL para
su legalizacin, tambin se debe revisar que los contratos estn con toda la documentacin y en el
orden exigidos por COMCEL.
Una vez han sido recibidos los contratos en COMCEL, en la planilla que reciben, colocan un sello de
recibido con un Nmero de radicacin.
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5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
AA: Auxiliar de Activacin.
AC: Responsable de Activacin
B: Encargado de Bodega
CJ: Cajero
C: Cliente
SD: Subdistribuidor
Cust Code: (Customer Code) Cdigo del Cliente.
ICCID: Integrated Circuit Card Identity) corresponde al nmero serial de la SIM CARD, registra e
identifica al cliente dentro de la red GSM y consta de 20 dgitos
IMEI: (International Mobile Equipment Identification) nmero de serie del terminal. Es equivalente al
ESN de la tecnologa TDMA
MIN: (Mobile Identification Number) Es el nmero que se le asigna a cada telfono para recibir/hacer
llamadas.
Plan Postpago: es en el cual se paga un CFM de manera mensual y el cliente recibe factura.
Planilla de Entrega de Contratos: Planilla que el Subdistribuidor entrega para llevar un control de
los contratos que entrega.
Poliedro: Aplicacin en Internet por medio de la cual COMCEL realiza las activaciones de los equipos
celulares.
Planilla de Poliedro: Planilla generada por Poliedro
GSM: (Global System for mobile comunications) Sistema global para comunicaciones mviles. Es un
estndar desarrollado en Europa para telefona mvil, se ha convertido en el sistema mvil de uso mas
difundido en el mundo.
TDMA: Tecnologa Antigua
5.2 Anexos
Formato de Contrato
Formato de Documentos Ilegibles.
Clusula de Permanencia.
Documentos Anexos.
Planilla de Entrega de Contratos
- F1-040101-01
Planilla de Poliedro
- F3-040301-01
DEPENDENCIA: ACTIVACIN
VERSIN: 00
CONTENIDO
Pg.
1. Diagrama de Flujo
4.2 Procedimientos
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
5.2 Anexos
Entradas
Salidas
Inicio
AC
AC
Recibir Planillas y
Facturas
AC
AC
Planillas de Entrega
de Contratos del
Subdistribuidor
Colocar el nombre
del Subdistribuidor
a la Factura
AC
AC
Ingresar a Opcin
de Kits Financiado
AC
En
la
pagina
de
COMCEL en Poliedro y
selecciona
Tipo
de
Tecnologa
AC
2
No
Cliente Antiguo
Si
AC
AC SD
Verificar
Comportamiento de
Pago.
AC
AC
AC
En
el
Crdito
Data
Escoger Nmero de
Cuotas
AC
2
.
1.Diagrama de flujo
I
Entradas
AC
AC
AC SD
Ingresar Datos
del Cliente a
Poliedro
AC
AC
Ingresar Datos
del Equipo
Generar el MIN
AC
AC
AC
AC SD
B
Completar
Datos en
Dijin
Pasar Factura a
Bodega
Modelo y Valor
AC
Planilla
generada
por
Poliedro, para cada tipo de
activacin
AA
Ingresar Datos
al Sistema
Activa
AA
Informacin
del
Cliente,
Informacin Bancaria,
Informacin laboral, referencias, y
dems informacin
requerida por la poliedro, para
este tipo de Activacin
AC
Generar Planilla
de Poliedro
AA
Salidas
AC
AA
Organizar
Envi.
Datos arrojados
por en la Planilla
de Poliedro
Dijines organizadas en el
orden determinado por
poliedro con el fin de Legalizar
las Activaciones ante
COMCEL
FFin
El Auxiliar de Activacin organiza las Dijines segn el orden especificado por COMCEL para su
legalizacin. Este orden es el siguiente:
Dijin
Data Crdito
Clusula de permanencia
Documentos Anexos
Pagare
4.2 Procedimientos
El Encargado de Activacin recibe las Dijin junto con la Planilla de Entrega de Contratos, los cules
provienen del rea de Facturacin.
El Encargado de Activacin coloca el nombre del subdistribuidor a las Factura.
En la pagina de COMCEL en Poliedro se debe ingresa a la opcin de Activacin de Kits Financiados.
El Encargado de Activacin debe seleccionar el Tipo de Tecnologa GSM Nueva TDMA Antigua.
El Encargado de Activacin identifica si es Cliente Antiguo y si lo es verifica su comportamiento de
pago por medio del Data Crdito. Si es Cliente Nuevo simplemente continua con el procedimiento a
partir de el ingreso de datos del Cliente a Poliedro.
Si el Cliente es Antiguo se carga el valor de la Factura a una a la lnea que el escoja y se escoge el
nmero de cuotas para el pago del equipo.
Se debe Ingresar Informacin del Cliente requerida por Poliedro para este tipo de Activacin.
Se debe Ingresar los datos del equipo como: Modelo y Valor.
Una vez ingresada la informacin requerida el Poliedro Generar el Nmero de telfono asignado.
Se deben completar los datos de la Dijin arrojados por Poliedro.
La Factura pasa a bodega donde se autentica el equipo y se entrega al subdistribuidor.
Se deben generar las planillas de Poliedro, las cuales incluyen el Nombre del usuario, el ESN y el MIN
del equipo que se ha activado.
Se ingresan los datos al Sistema Activa, con la informacin arrojada en la Planilla de Poliedro.
Una vez se ha generado la planilla de poliedro, se deben enviar las Dijines a COMCEL para su
legalizacin, tambin se debe revisar que los contratos est toda la documentacin y en el orden
exigidos por COMCEL.
Una vez han sido recibidos los contratos en COMCEL, en la planilla que reciben, colocan un sello de
recibido con un Nmero de radicacin.
4.3 Especificaciones Tcnicas.
No aplica.
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
AA: Auxiliar de Activacin.
AC: Encargado de Activacin
B: Encargado de Bodega
CJ: Cajero
C: Cliente
SD: Subdistribuidor
Cust Code: (Customer Code) Cdigo del Cliente.
Cliente Antiguo: Es aquel que tiene lneas en Postpago con un tiempo superior a 90 das.
Cliente Nuevo: Es aquel que no tiene lneas en Postpago o tiene pero con un tiempo inferior a 90 das.
Dijin: Documento establecido por COMCEL para suscribir el servicio de telefona prepagada
Matriz de COMCEL: En ella se encuentra incluida toda la informacin referente a los requisitos que
debe cumplir una persona o empresa que desea adquirir una lnea de Kits Financiado celular con
COMCEL.
GSM: (Global System for mobile comunications) Sistema global para comunicaciones mviles. Es un estndar
desarrollado en Europa para telefona mvil, se ha convertido en el sistema mvil de uso mas difundido en el
mundo.
ICCID: Integrated Circuit Card Identity) corresponde al nmero serial de la SIM CARD, registra e identifica al
cliente dentro de la red GSM y consta de 20 dgitos
IMEI: (International Mobile Equipment Identification) nmero de serie del terminal. Es equivalente al ESN de la
tecnologa TDMA
MIN: (Mobile Identification Number) Es el nmero que se le asigna a cada telfono para recibir/hacer llamadas.
TDMA: Tecnologa Antigua
Planilla de Entrega de Contratos: Planilla que el Subdistribuidor entrega para llevar un control de
los contratos que entrega.
Planilla de Poliedro: Planilla generada por Poliedro
Plan Prepago: Es aquel en el cual para realizar llamadas, se debe cargar una tarjeta amigo en el telfono.
El cliente no recibe factura de COMCEL, pero si la factura de compras del equipo
Poliedro: Aplicacin en Internet por medio de la cual COMCEL realiza las activaciones de los equipos celulares.
5.2 Anexos
Dijin
Clusula de Permanencia.
Documentos Anexos.
Planilla de Entrega de Contratos
- F1-040102-01
Planilla de Poliedro
- F3-040302-01
DEPENDENCIA: ACTIVACIN
VERSIN: 00
CONTENIDO
Pg.
1. Diagrama de Flujo
4.2 Procedimientos
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
5.2 Anexos
A E
Entradas
salidas
Inicio
AC
AC
Recibir Dijines y
Facturas
AC
AC
Colocar el nombre
del subdistribuidor a
la factura
SD
SD
Completar datos de
Dijin
CJ
CJ
Pasar factura a
Bodega
AC
AC
AC
AC
AC
AC
Ingresar a la opcin
kits de contado
AC
AA
En Bodega se identifica
y entrega el Equipo
En la pagina de COMCEL
en Poliedro
AC
Ingresar datos del
equipo
AA
Modelo
AA
AA
Generar planilla en
poliedro
Ingresar datos al
sistema ACTIVA
Organizar envio
Fin
4.2 Procedimientos
El Encargado de Activacin recibe las Dijin junto con la Planilla de Entrega de Contratos, los cules
provienen del rea de Facturacin.
El Encargado de Activacin coloca el nombre del subdistribuidor a las Factura.
El Subdistribuidor debe completar los datos de la Dijin arrojados en la Factura.
La Factura pasa a bodega donde se autentica el equipo y se entrega al subdistribuidor.
En la pagina de COMCEL en Poliedro se debe ingresa a la opcin de Activacin de Kits de Contado.
El Encargado de Activacin debe seleccionar el Tipo de Tecnologa GSM Nueva TDMA Antigua.
Se debe Ingresar Informacin del Cliente requerida por Poliedro para este tipo de Activacin.
Se debe Ingresar los datos del equipo como: Modelo.
Se deben generar las planillas de Poliedro, las cuales incluyen el Nombre del usuario, el ESN y el MIN
del equipo que se ha activado.
Se ingresan los datos al Sistema Activa, con la informacin arrojada en la Planilla de Poliedro.
Una vez se ha generado la planilla de poliedro, se deben enviar las Dijines a COMCEL para su
legalizacin, tambin se debe revisar que los contratos est toda la documentacin y en el orden
exigidos por COMCEL.
Una vez han sido recibidos los contratos en COMCEL, en la planilla que reciben, colocan un sello de
recibido con un Nmero de radicacin.
SD: Subdistribuidor
Cust Code: (Customer Code) Cdigo del Cliente.
Dijin: Documento establecido por COMCEL para suscribir el servicio de telefona prepagada
Matriz de COMCEL: En ella se encuentra incluida toda la informacin referente a los requisitos que
debe cumplir una persona o empresa que desea adquirir una lnea de Kits Financiado celular con
COMCEL.
GSM: (Global System for mobile comunications) Sistema global para comunicaciones mviles. Es un estndar
desarrollado en Europa para telefona mvil, se ha convertido en el sistema mvil de uso mas difundido en el
mundo.
ICCID: Integrated Circuit Card Identity) corresponde al nmero serial de la SIM CARD, registra e identifica al
cliente dentro de la red GSM y consta de 20 dgitos
IMEI: (International Mobile Equipment Identification) nmero de serie del terminal. Es equivalente al ESN de la
tecnologa TDMA
MIN: (Mobile Identification Number) Es el nmero que se le asigna a cada telfono para recibir/hacer llamadas.
TDMA: Tecnologa Antigua
Planilla de Entrega de Contratos: Planilla que el Subdistribuidor entrega para llevar un control de
los contratos que entrega.
Planilla de Poliedro: Planilla generada por Poliedro
Plan Prepago: Es aquel en el cual para realizar llamadas, se debe cargar una tarjeta amigo en el telfono.
El cliente no recibe factura de COMCEL, pero si la factura de compras del equipo
Poliedro: Aplicacin en Internet por medio de la cual COMCEL realiza las activaciones de los equipos celulares.
5.2 Anexos
Dijin
Clusula de Permanencia.
Documentos Anexos.
Planilla de Entrega de Contratos
- F1-040103-01
Planilla de Poliedro
- F3-040303-01
PROCEDIMIENTO DE ENTREGA
DEL EQUIPO
DEPENDENCIA: BODEGA
VERSIN: 00
CONTENIDO
Pg.
1. Diagrama de Flujo
4.2 Procedimientos
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
5.2 Anexos
1. Diagrama de Flujo.
Entradas
Salidas
INICIO
Recibir Facturas
Identificar Tipo
de Tecnologa
Si es un TDMA solo
requiere el serial
No
Tecnologa GSM
Si
Identificar Marca
de Equipo
Identificar Tipo
de Activacin
Identificar ICCID
Y IMEI
Entregar el
Equipo a de
Cotrato/Dijin
Se entrega el equipo
que se ha asignado
y se firma para confirmar
la entrega
FIN
4.2 Procedimientos
El Encargado de Bodega recibe las Facturas para que realice la bsqueda de los equipos
correspondientes en Bodega.
El Encargado de Bodega identifica el Tipo de Tecnologa, Marca del Equipo y Tipo de
Activacin relacionadas en la Factura.
El Encargado de Bodega localiza el Equipo solicitado mediante la identificacin de ICCID Y
IMEI asignado.
El Encargado de Bodega entrega los Equipos correspondientes a cada Contrato/Dijin y Firma
para confirmar la entrega.
5.2 Anexos
Circulares de COMCEL
Factura.
Listado por series de Modelo
Listado por series de Modelo
Listado por series de Modelo
- F2-040201-01
- F2-040202-01
- F2-040203-01
ANEXO B
PROCEDIMIENTOS ACTUALES
MEJORADOS
VERSIN: 00
CONTENIDO
Pg.
1. Diagrama de Flujo
4.2 Procedimientos
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
5.2 Anexos
1. Diagrama de Flujo
R
AA
AA
AA
AIV
R
SD
Entradas
INICIO
Recibir
Contratos
C
Verificar Data
Crdito
AA
SD
Buscar un Kit
de contado o No
financiado
SD
AA
Buscar
un plan
con una No
gama
inferior
AA
SD
Contrato,
Data
Crdito,
Formato de Documentos
Ilegibles,
Clusula de
Permanencia,
Documentos
Anexos,
Pagare,
Foto,
Fotocopia Cedula,
Visita
Domiciliaria. Ver Matriz
COMCEL para Documentos
Anexos, segn el Tipo de
Cliente del Data Crdito
Tipo de Data Crdito
Tipo de
Data
Crdito
aplica para
activacione
s pospagos
Si
Identificar el
plan
AA
Salidas
Tipo de
data crdito
aplica para
el plan
seleccionad
o
Si
Revisar los
documentos
del contrato
Solicitar los
que Faltan No
o diligenciar
correctamente
Documentos
Completos y
diligenciados
correctament
e segn
Matriz
Si
COMCEL
Plan seleccionado
Se Apoya en el Matriz
de COMCEL, Formato
de contrato, Formato
de Documentos
Ilegibles, Clusula de
Permanencia, Pagare.
1. Diagrama de flujo
Responsable; Autoriza; Ejecuta;
Es Informado.
AA
AA SD
AA
AA
RC
AA
SD
Revisar la
autencidad de
cada documento
C
Verificar los datos
telefonicamente
SD
SD
AA
Se apoya en
procedimiento
antifraudes
Se confirma la
verificacin
mediante un sello
SD
SD
AA CJ
Retener hasta
que se solucin
la incosistencia
No
Contrato
aprobado
Si
Relacionar
Contratos en la
Planilla de
Entrega de
Contratos
Totalizar el valor
de la planilla
Enviar planilla y
dijines a
facturacin
FIN
4.2 Procedimientos
El Subdistribuidor entrega los contratos a la persona encargada de recibir, revisar y aprobarlos, es
decir al Auxiliar de Activacin.
El Auxiliar de Activacin debe verificar que los contratos cumplan con todos los documentos
exigidos por la Matriz de COMCEL para activaciones de Postpagos, segn el tipo de persona
(Natural o Jurdica), Data crdito y plan seleccionado.
El Auxiliar de Activacin debe solicitar y verificar que el Data Crdito, aplique para
activaciones Postpago.
El Auxiliar de Activacin debe verificar que el Data Crdito, aplique para el plan seleccionado.
El Auxiliar de Activacin debe verificar que la documentacin de cada contrato este completa segn la
exigencia de la Matriz de COMCEL, en caso de faltantes se solicitan al subdistribuidor, el cual a su vez
le informa al cliente.
El Auxiliar de Activacin verifica la autenticidad de la documentacin de cada contrato y confirma los
datos telefnicamente colocando un sello si la verificacin es satisfactoria. En caso de presentarse
documentacin poco fiables se retiene el contrato hasta que el subdistribuidor solucione la
inconsistencia. El auxiliar debe apoyarse en el Procedimiento Antifraudes en este paso.
El Auxiliar de Activacin verifica la vigencia de los documentos anexos (cmaras de
comercio, contraseas, extractos bancarios, comprobantes de pago, etc)
Si toda la documentacin del contrato esta en orden el Auxiliar de Activacin lo Aprueba
colocando un sello y firma.
Todos los contratos Aprobados son relacionados en la planilla de Entrega de Contratos del
Subdistribuidor, la cual debe ser totalizada por el Subdistribuidor.
El Auxiliar de Activacin enva la planilla y contratos al rea de Facturacin.
4.3 Especificaciones Tcnicas.
No aplica.
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
AA: Asistente de Activaciones
AIVR: Activador de IVR (Interactive Voice Response) Sistema que permite por medio de
una llamada telefnica hacer una activacin de un telfono en prepago.
SD: Subdistribuidor
C: Cliente
CJ: Cajero
RC: Recepcionista
CFM: Cargo Fijo Mensual; es el valor que el cliente debe pagar por los minutos incluidos en
el plan que haya adquirido.
Cliente Tipo A: Es un cliente que cumple con todos los parmetros exigidos por COMCEL;
est aprobado para adquirir cualquier Plan Postpago vigente.
Cliente Tipo B: Persona natural que ha tenido o tiene cuenta corriente, tarjetas de crdito y/o
han presentado moras en los ltimos 6 meses.
Cliente Tipo C: Persona natural con hbitos de pago irregulares y que registran una
propensin al no pago o pago con alturas de mora.
Cliente Tipo 5: Son clientes que no tienen ningn tipo de informacin crediticia; podrn
adquirir planes Postpago cumpliendo con algunos requisitos adicionales.
Cliente Tipo 7: No existe el nmero de cdula NIT reportado en las bases de datos; podrn
adquirir planes Postpago cumpliendo con algunos requisitos adicionales.
Cliente Tipo P: Clientes que no son aptos para adquirir Planes Postpago, nicamente se les
podrn ofrecer Planes Prepago
Data Crdito: La Consulta de Crdito es el estudio de la informacin financiera que realiza
COMCEL a las personas naturales y jurdicas de acuerdo a los reportes que tienen las
Centrales de Riesgo para validar la informacin crediticia de los posibles Nuevos Clientes.
Matriz de COMCEL: En ella se encuentra incluida toda la informacin referente a los
requisitos que debe cumplir una persona o empresa que desea adquirir una lnea Postpago
celular con COMCEL.
Plan Postpago: es en el cual se paga un CFM de manera mensual y el cliente recibe factura.
Plan Cerrado: Este es el plan en el cual el cliente al consumir la totalidad de minutos
incluidos en su plan, para seguir haciendo llamadas debe comprar una tarjeta Amigo de
COMCEL y cargarla en su telfono.
Plan Abierto: Es el plan en el cual el cliente tiene derecho a determinado numero de
minutos adicionales a los incluidos en el plan que adquiri.
Planilla de Entrega de Contratos: Planilla que el Subdistribuidor entrega para llevar un
control de los contratos que entrega.
Persona Natural: Toda persona que tiene como documento de identificacin la Cedula de
Ciudadana.
Persona Jurdica: Es toda persona o empresa que tiene como documento de identificacin el
NIT.
5.2 Anexos
Formato de Contrato
Formato de Documentos Ilegibles.
Clusula de Permanencia.
Documentos Anexos.
Planilla de Entrega de Contratos - F1-040101-01
Reporte de Fraudes .
- F0-000100-01
Reporte de Devoluciones
- F0-000100-02
Check List.
- F0-000100-03
Estadsticas del Subdistribuidores que incurren en Fraudes y Devoluciones. F0-000100-04
VERSIN: 00
CONTENIDO
Pag.
1. Diagrama de Flujo
4.2 Procedimientos
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
5.2 Anexos
R
A
A
Entradas
AA
INICIO
Recibir
Documentos
A
A
AIB
R
Verificar Data
Crdito
Buscar un
No
Kit de
contado
SD
AA
Tipo de Data
Crdito aplica
para Kits
Financiados
Si
Revisar los
Documentos
A
A
Salidas
Solicitar
los que
faltan
No
Se apoya en la matriz de
Comcel, clausula de
permanencia, pagar, Dijin
Documentos
completos
segn matriz
de Comcel
Si
A
A
SD
Revisar la
autenticidad de
cada documentos
Verificar datos
telfonicamente
A
A
AA SD
A
A
AA
RC
Se apoya en el
procedimiento antifraudes
Se confirma la veracidad
mediante un sello
R
AA
E
SD
I
C
Retener hasta
que se
No
solucione la
inconsistencia
Documentos
aprobados
Si
SD
SD
SD
SD
AA
AA CJ
Relacionar Dijin en
la planilla de
entrega de contratos
Se aprueba mediante
un sello y firma de
auxiliar activacin
Totalizar el valor de
la planilla
Enviar planilla y
dijines a facturacin
FIN
4.2 Procedimientos
El subdistribuidor entrega los documentos a la persona encargada de recibir, revisar y aprobarlos, es
decir al Auxiliar de Activacin.
El Auxiliar de Activacin debe solicitar y verificar que el Data Crdito, aplique para activaciones de Kits
Financiados.
El Auxiliar de Activacin debe verificar que los documentos cumplan con las exigencias de
la Matriz de COMCEL para Kits Financiados.
El Auxiliar de Activacin debe verificar que la documentacin este completa segn la exigencia de la
Matriz de COMCEL y correctamente diligenciada, en caso de faltantes se solicitan al subdistribuidor, el
cual a su vez le informa al cliente.
El Auxiliar de Activacin verifica la autenticidad de la documentacin. En caso de presentarse
documentacin poco fiables se retiene el contrato hasta que el subdistribuidor solucione la
inconsistencia. El auxiliar debe apoyarse en el Procedimiento Antifraudes en este paso.
Si toda la documentacin del contrato est en orden el Auxiliar de Activacin lo Aprueba
colocando un sello y firma.
Todos las Dijines Aprobadas son relacionadas en la planilla de Entrega de Contratos del
Subdistribuidor, la cual debe ser totalizada por el subdistribuidor.
El Auxiliar de Activacin enva la planilla y Dijines al rea de Facturacin.
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
AA: Auxiliar de Activacin
AIVR: Activador de IVR (Interactive Voice Response) Sistema que permite por medio de
una llamada telefnica hacer una activacin de un telfono en prepago.
SD: Subdistribuidor
C: Cliente
CJ: Cajero
RC: Recepcionista
Cliente Tipo A: Es un cliente que cumple con todos los parmetros exigidos por COMCEL;
est aprobado para adquirir cualquier Plan Postpago vigente.
Cliente Tipo B: Persona natural que ha tenido o tiene cuenta corriente, tarjetas de crdito y/o
han presentado moras en los ltimos 6 meses.
Cliente Tipo C: Persona natural con hbitos de pago irregulares y que registran una
propensin al no pago o pago con alturas de mora.
Cliente Tipo 5: Son clientes que no tienen ningn tipo de informacin crediticia; podrn
adquirir planes Postpago cumpliendo con algunos requisitos adicionales.
Cliente Tipo 7: No existe el nmero de cdula NIT reportado en las bases de datos; podrn
adquirir planes Postpago cumpliendo con algunos requisitos adicionales.
Cliente Tipo P: Clientes que no son aptos para adquirir Planes Postpago, nicamente se les
podrn ofrecer Planes Prepago
Data Crdito: La Consulta de Crdito es el estudio de la informacin financiera que realiza
COMCEL a las personas naturales y jurdicas de acuerdo a los reportes que tienen las
Centrales de Riesgo para validar la informacin crediticia de los posibles Nuevos Clientes.
Dijin: Documento establecido por COMCEL para suscribir el servicio de telefona prepagada
Matriz de COMCEL: En ella se encuentra incluida toda la informacin referente a los
requisitos que debe cumplir una persona o empresa que desea adquirir una lnea de Kits
Financiado celular con COMCEL.
Plan Prepago: es aquel en el cual para realizar llamadas, se debe cargar una tarjeta amigo en
el telfono. El cliente no recibe factura de COMCEL, pero si la factura de compras del
equipo.
Planilla de Entrega de Contratos: Planilla que el Subdistribuidor entrega para llevar un
control de los contratos que entrega.
Persona Natural: Toda persona que tiene como documento de identificacin la Cedula de
Ciudadana.
Persona Jurdica: Es toda persona o empresa que tiene como documento de identificacin el
NIT.
5.2 Anexos
Dijin
Pagare.
Clusula de Permanencia.
Planilla de Entrega de Contratos
- F1-040102-01
Reporte de Fraudes
- F0-000100-01
Reporte de Devoluciones
- F0-000100-02
Check List.
- F0-000100-03
Estadsticas del Subdistribuidores que incurren en Fraudes y Devoluciones. F0-000100-04
PROCEDIMIENTO DE FACTURACIN
PARA POSTPAGOS
DEPENDENCIA: FACTURACIN
VERSIN: 00
CONTENIDO
Pg.
1. Diagrama de Flujo
4.2 Procedimientos
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
5.2 Anexos
CJ
CJ
CJ
CJ SD
CJ
CJ
INICIO
SD
SD
NO
Salida
Recibir Planillas
Planillas de Entrega de
Contratos provenientes de
Recepcin de Documentos
Verificar que la
liquidacin sea
correcta
El Subdistribuidor
hace la Correccin
respectiva y se
contina el
procedimiento
Entrada
La
Liquidacin
es correcta
SI
Cancelar el
Contrato
Total
CJ
CJ
CJ
CJ
CJ
CJ SD
CJ
CJ
CJ
CJ AC
Registrar el
Valor del
Contrato
Ingresar los
Datos al
Sistema SAINT
Generar Factura
Ver Procedimiento
Sistema SAINT
de
Asignar Equipo
Enviar el
Contrato y la
Factura a
Activacin
FIN
PR050201-01
En caso que la liquidacin este mal el cajero le informa al Subdistribuidor, el cual debe
corregirla por el valor correspondiente.
El Cajero ingresa los datos al SAINT con el fin de generar la factura correspondiente, por el
valor de los equipos. En este paso el cajero se puede apoyar en el procedimiento del SAINT.
El cajero selecciona de la Lista de equipos en existencia por ICCID Y IMEI, con el fin de
asignarlos en orden de entrada, es decir los primeros en entrar son los primeros en salir.
El cajero enva la factura y los contratos a el rea de Activacin.
4.3 Especificaciones Tcnicas.
No aplica.
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
AC: Encargado de Activacin
CJ: Cajero
B: Encargado de Bodega
C: Cliente
CFM: Cargo Fijo Mensual; es el valor que el cliente debe pagar por los minutos incluidos en
el plan que haya adquirido.
Cliente Antiguo: Es aquel que tiene lneas en Postpago con un tiempo superior a 90 das.
Cliente Nuevo: Es aquel que no tiene lneas en Postpago o tiene pero con un tiempo inferior
a 90 das.
Matriz de COMCEL: En ella se encuentra incluida toda la informacin referente a los
requisitos que debe cumplir una persona o empresa que desea adquirir una lnea de Kits
Financiado celular con COMCEL.
ICCID: Integrated Circuit Card Identity) corresponde al nmero serial de la SIM CARD,
registra e identifica al cliente dentro de la red GSM y consta de 20 dgitos
IMEI: (International Mobile Equipment Identification) nmero de serie del terminal. Es
equivalente al ESN de la tecnologa TDMA
Listado por series de Modelo: Es un listado de los equipos que hay en existencia en
bodega, con el fin de controlar que los primeros equipos que entran sean los primeros que
salen.
Plan Postpago: es en el cual se paga un CFM de manera mensual y el cliente recibe factura.
Planilla de Entrega de Contratos: Planilla que el Subdistribuidor entrega para llevar un
control de los contratos que entrega.
SAINT: Es el Programa de Facturacin de CELCENTER.
5.2 Anexos
Contratos.
Factura.
Planillas de Entrega de Contratos.
Listado por series de Modelo
F1-040101-01
F2-040201-01
PROCEDIMIENTO DE FACTURACIN
PARA KITS FINANCIADO
DEPENDENCIA: FACTURACIN
VERSIN: 00
CONTENIDO
Pg.
1. Diagrama de Flujo
4.2 Procedimientos
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
5.2 Anexos
1. Diagrama de Flujo.
Inicio
I
Recibir Planillas
CJ
CJ
CJ
CJ SD
CJ
SD
Verificar que la
liquidacion sea
correcta
El sudbdistribuidor hace la No
correcion respectiva y
continua el proceso
Dijin provenientes de
recpcion de documentos
La
liquidacin es
correcta
Si
No
Financiar a 3 o 6 cuoats, no
cancela IVA, y continuar el
procedimiento
CJ
CJ
SD
Es cliente nuevo
Cancelar el IVA
Financiar a 6
CJ SD
Ingresar los datos al
sistema SAINT
CJ
CJ SD
CJ
CJ
1. Diagrama de Flujo.
R A E
C
J
C
J
C
J
CJ
S
CJ D
B
CJ B
A
C
Generar factura
por valor del
equipo + IVA
Asignar Equipo
Enviar el Dijin y
factura a
Activacion
Fin
PR050202-01
4.2 Procedimientos
El cajero recibe las planillas con los contratos que enva el Auxiliar de Activacin y verifica que la
liquidacin de cada Planilla de Entrega de Contratos sea correcta, para esto se debe apoyar de las
circulares enviadas por COMCEL con el valor de los equipos.
En caso que la liquidacin este mal el cajero le informa al Subdistribuidor, el cual debe corregirla por el
valor correspondiente al valor del equipo+IVA.
El Cajero identifica si el cliente es antiguo o nuevo para determinar el Nmero de cuotas de financiacin.
Si el Cliente en Nuevo, el Cajero procede a el cobro de el IVA del equipo. Si es antiguo se le carga a una
lnea que ya tenga.
El Cajero a ingresar los datos al SAINT con el fin de generar la factura correspondiente. En este paso el
cajero se puede apoyar en el procedimiento del SAINT.
Se genera la factura mediante el SAINT, teniendo en cuenta las especificaciones del Equipo y el valor
total de la factura.
El cajero selecciona el equipo del Listado por series de Modelo por ICCID Y IMEI, con el fin de
asignarlos en orden de entrada, es decir los primeros en entrar son los primeros en salir.
El cajero enva la factura y los contratos a el rea de Activacin.
4.3 Especificaciones Tcnicas.
No aplica.
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
AC: Encargado de Activacin
B: Encargado de Bodega
CJ: Cajero
C: Cliente
Cliente Antiguo: Es aquel que tiene lneas en Postpago con un tiempo superior a 90 das.
Cliente Nuevo: Es aquel que no tiene lneas en Postpago o tiene pero con un tiempo inferior a 90 das.
Dijin: Documento establecido por COMCEL para suscribir el servicio de telefona prepagada
Matriz de COMCEL: En ella se encuentra incluida toda la informacin referente a los requisitos que
debe cumplir una persona o empresa que desea adquirir una lnea de Kits Financiado celular con
COMCEL.
ICCID: Integrated Circuit Card Identity) corresponde al nmero serial de la SIM CARD, registra e
identifica al cliente dentro de la red GSM y consta de 20 dgitos
IMEI: (International Mobile Equipment Identification) nmero de serie del terminal. Es equivalente al
ESN de la tecnologa TDMA
Listado por Series de Modelo: Es un listado de los equipos que hay en existencia en bodega, con el
fin de controlar que los primeros equipos que entran sean los primeros que salen.
Planilla de Entrega de Contratos: Planilla que el Subdistribuidor entrega para llevar un control de
los contratos que entrega.
Plan Prepago: Es aquel en el cual para realizar llamadas, se debe cargar una tarjeta amigo en el telfono.
El cliente no recibe factura de COMCEL, pero si la factura de compras del equipo
SAINT: Es el Programa de Facturacin de CELCENTER.
5.2 Anexos
Dijin.
Factura.
Planillas de Entrega de Contratos.
Listado por series de Modelo
F1-040102-01
F2-040202-01
PROCEDIMIENTO DE FACTURACIN
PARA KITS DE CONTADO
DEPENDENCIA: FACTURACIN
VERSIN: 00
CONTENIDO
Pg.
1. Diagrama de Flujo
4.2 Procedimientos
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
5.2 Anexos
Inicio
Recibir Dijin
Verificar el valor
del equipo
Entrada
Salida
Recibir cobro
Ver Procedimiento
de Sistema SAINT
Asignar el equipo
Enviar el Dijin a
Activacion
Enviar la factura a
Bodega
Fin
PR050203-01
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
AC: Activador
B: Encargado de Bodega
C: Cliente
CJ: Cajero
SD: Subdistribuidor
Dijin: Documento establecido por COMCEL para suscribir el servicio de telefona prepagada
ICCID: Integrated Circuit Card Identity) corresponde al nmero serial de la SIM CARD, registra e
identifica al cliente dentro de la red GSM y consta de 20 dgitos
IMEI: (International Mobile Equipment Identification) nmero de serie del terminal. Es equivalente al
ESN de la tecnologa TDMA
Listado por series de Modelo: Es un listado de los equipos que hay en existencia en bodega, con el fin
de controlar que los primeros equipos que entran sean los primeros que salen.
Plan Prepago: es aquel en el cual para realizar llamadas, se debe cargar una tarjeta amigo en el telfono.
El cliente no recibe factura de COMCEL, pero si la factura de compras del equipo.
Planilla de Entrega de Contratos: Planilla que el Subdistribuidor entrega para llevar un control de
los contratos que entrega.
SAINT: Es el Programa de Facturacin de Celcenter.
5.2 Anexos
Dijin.
Factura.
Listado por series de Modelo
F2-040203-01
PROCEDIMIENTO DE ACTIVACIN
PARA POSTPAGO
DEPENDENCIA: ACTIVACIN
VERSIN: 00
CONTENIDO
Pg.
1. Diagrama de Flujo
4.2 Procedimientos
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
5.2 Anexos
Entradas
Salidas
Inicio
Recibir planillas y
facturas
Colocar el nombre
del subdistribuidor
a la factura
Ingresar a poliedro
activacin
postpago
Seleccionar tipo
de tecnologa
Generar el MIN
Completar Datos en
Contrato
En la pagina de COMCEL.
Ver Procedimiento del Sistema Poliedro.
1. Diagrama de Flujo.
R
AC
AC
B
SD
Entradas
Salidas
AC
AC
AA
AA
AA
AA
Pasar factura a
bodega
Generar Planilla de
Poliedro.
Ingresar Datos al
Sistema Activa
Ingresar Datos al
Sistema
En Bodega se identifica
y entrega el Equipo
Contrato organizados en
el orden determinado por
poliedro con el fin
de Legalizar las Activaciones
ante COMCEL.
Fin
Clusula de permanencia
Documentos Anexos: Fotocopia del segundo documento, cmara de comercio, extractos
bancarios, Visita Domiciliaria, etc.
Pagare
4.2 Procedimientos
El Encargado de Activacin recibe los Contratos junto con la Planilla de Entrega de Documentos, los
cules provienen del rea de Facturacin.
El Encargado de Activacin coloca el nombre del subdistribuidor a las Factura.
En la pagina de COMCEL en Poliedro se debe ingresa a la opcin de Activacin de Postpagos.
El Encargado de Activacin debe seleccionar el Tipo de Tecnologa GSM Nueva TDMA Antigua.
El Encargado de Activacin debe verificar que el Plan y la Gama aplique al Tipo de Data Crdito
debe verificar que coincida el cargo bsico, valor de equipos de cada plan y el respectivo IVA con el
total de la planilla.
Se debe Ingresar Informacin del Cliente, Informacin Bancaria, Informacin laboral, referencias, y
dems informacin requerida por Poliedro, para este tipo de Activacin.
Se debe Ingresar los datos del equipo como: Plan, Modelo y Valor.
Una vez ingresada la informacin requerida el Poliedro Genera el Nmero de telfono asignado.
Se deben completar los datos del Contrato que son arrojados por Poliedro.
La Factura pasa a bodega donde se autentica el equipo, se programa y se entrega al subdistribuidor.
Se deben generar las planillas de Poliedro, las cuales incluyen el Nombre del usuario, el ESN y el MIN
del equipo que se ha activado.
Se ingresan los datos al Sistema Activa, con la informacin arrojada en la Planilla de Poliedro.
Una vez se ha generado la planilla de poliedro, se deben enviar los contratos incluidos a COMCEL para
su legalizacin, tambin se debe revisar que los contratos estn con toda la documentacin y en el
orden exigidos por COMCEL.
Una vez han sido recibidos los contratos en COMCEL, en la planilla que reciben, colocan un sello de
recibido con un Nmero de radicacin.
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
AA: Auxiliar de Activacin.
AC: Responsable de Activacin
B: Encargado de Bodega
CJ: Cajero
C: Cliente
SD: Subdistribuidor
Cust Code: (Customer Code) Cdigo del Cliente.
ICCID: Integrated Circuit Card Identity) corresponde al nmero serial de la SIM CARD, registra e
identifica al cliente dentro de la red GSM y consta de 20 dgitos
IMEI: (International Mobile Equipment Identification) nmero de serie del terminal. Es equivalente al
ESN de la tecnologa TDMA
MIN: (Mobile Identification Number) Es el nmero que se le asigna a cada telfono para recibir/hacer
llamadas.
Plan Postpago: es en el cual se paga un CFM de manera mensual y el cliente recibe factura.
Planilla de Entrega de Contratos: Planilla que el Subdistribuidor entrega para llevar un control de
los contratos que entrega.
Poliedro: Aplicacin en Internet por medio de la cual COMCEL realiza las activaciones de los equipos
celulares.
Planilla de Poliedro: Planilla generada por Poliedro
GSM: (Global System for mobile comunications) Sistema global para comunicaciones mviles. Es un
estndar desarrollado en Europa para telefona mvil, se ha convertido en el sistema mvil de uso mas
difundido en el mundo.
TDMA: Tecnologa Antigua
5.2 Anexos
Formato de Contrato
Formato de Documentos Ilegibles.
Clusula de Permanencia.
Documentos Anexos.
Planilla de Entrega de Contratos
- F1-040101-01
Planilla de Poliedro
- F3-040301-01
DEPENDENCIA: ACTIVACIN
VERSIN: 00
CONTENIDO
Pg.
1. Diagrama de Flujo
4.2 Procedimientos
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
5.2 Anexos
Entradas
Salidas
Inicio
I
Recibir Planillas y
Facturas
AC
AC
AC
AC
AC
Colocar el nombre
del Subdistribuidor
a la Factura
Ingresar a Opcin
de Kits Financiado
AC
AC
Planillas de Entrega
de Contratos del
Subdistribuidor
No
En
la
pagina
de
COMCEL en Poliedro y
selecciona
Tipo
de
Tecnologa
Cliente Antiguo
AC
Si
Verificar
Comportamiento de
Pago.
AC
AC SD
AC
AC
Escoger Nmero de
Cuotas
AC
AC
En
el
Crdito
Data
2
.
1.Diagrama de flujo
I
Entradas
AC
AC
AC
AC SD
Ingresar Datos
del Cliente a
Poliedro
AC
AC
Ingresar Datos
del Equipo
Generar el MIN
AC
AC
AC
AC SD
B
Completar
Datos en
Dijin
Pasar Factura a
Bodega
AC
Modelo y Valor
Planilla
generada
por
Poliedro, para cada tipo de
activacin
AA
Ingresar Datos
al Sistema
Activa
AA
Informacin
del
Cliente,
Informacin Bancaria,
Informacin laboral, referencias, y
dems informacin
requerida por la poliedro, para
este tipo de Activacin
AC
Generar Planilla
de Poliedro
AA
Salidas
AA
Organizar
Envi.
Datos arrojados
por en la Planilla
de Poliedro
Dijines organizadas en el
orden determinado por
poliedro con el fin de Legalizar
las Activaciones ante
COMCEL
F
Fin
El Auxiliar de Activacin organiza las Dijines segn el orden especificado por COMCEL para su
legalizacin. Este orden es el siguiente:
Dijin
Data Crdito
Clusula de permanencia
Documentos Anexos
Pagare
4.2 Procedimientos
El Encargado de Activacin recibe las Dijin junto con la Planilla de Entrega de Contratos, los cules
provienen del rea de Facturacin.
El Encargado de Activacin coloca el nombre del subdistribuidor a las Factura.
En la pagina de COMCEL en Poliedro se debe ingresa a la opcin de Activacin de Kits Financiados.
El Encargado de Activacin debe seleccionar el Tipo de Tecnologa GSM Nueva TDMA Antigua.
El Encargado de Activacin identifica si es Cliente Antiguo y si lo es verifica su comportamiento de
pago por medio del Data Crdito. Si es Cliente Nuevo simplemente continua con el procedimiento a
partir de el ingreso de datos del Cliente a Poliedro.
Si el Cliente es Antiguo se carga el valor de la Factura a una a la lnea que el escoja y se escoge el
nmero de cuotas para el pago del equipo.
Se debe Ingresar Informacin del Cliente requerida por Poliedro para este tipo de Activacin.
Se debe Ingresar los datos del equipo como: Modelo y Valor.
Una vez ingresada la informacin requerida el Poliedro Generar el Nmero de telfono asignado.
Se deben completar los datos de la Dijin arrojados por Poliedro.
La Factura pasa a bodega donde se autentica el equipo y se entrega al subdistribuidor.
Se deben generar las planillas de Poliedro, las cuales incluyen el Nombre del usuario, el ESN y el MIN
del equipo que se ha activado.
Se ingresan los datos al Sistema Activa, con la informacin arrojada en la Planilla de Poliedro.
Una vez se ha generado la planilla de poliedro, se deben enviar las Dijines a COMCEL para su
legalizacin, tambin se debe revisar que los contratos est toda la documentacin y en el orden
exigidos por COMCEL.
Una vez han sido recibidos los contratos en COMCEL, en la planilla que reciben, colocan un sello de
recibido con un Nmero de radicacin.
4.3 Especificaciones Tcnicas.
No aplica.
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
AA: Auxiliar de Activacin.
AC: Encargado de Activacin
B: Encargado de Bodega
CJ: Cajero
C: Cliente
SD: Subdistribuidor
Cust Code: (Customer Code) Cdigo del Cliente.
Cliente Antiguo: Es aquel que tiene lneas en Postpago con un tiempo superior a 90 das.
Cliente Nuevo: Es aquel que no tiene lneas en Postpago o tiene pero con un tiempo inferior a 90 das.
Dijin: Documento establecido por COMCEL para suscribir el servicio de telefona prepagada
Matriz de COMCEL: En ella se encuentra incluida toda la informacin referente a los requisitos que
debe cumplir una persona o empresa que desea adquirir una lnea de Kits Financiado celular con
COMCEL.
GSM: (Global System for mobile comunications) Sistema global para comunicaciones mviles. Es un estndar
desarrollado en Europa para telefona mvil, se ha convertido en el sistema mvil de uso mas difundido en el
mundo.
ICCID: Integrated Circuit Card Identity) corresponde al nmero serial de la SIM CARD, registra e identifica al
cliente dentro de la red GSM y consta de 20 dgitos
IMEI: (International Mobile Equipment Identification) nmero de serie del terminal. Es equivalente al ESN de la
tecnologa TDMA
MIN: (Mobile Identification Number) Es el nmero que se le asigna a cada telfono para recibir/hacer llamadas.
TDMA: Tecnologa Antigua
Planilla de Entrega de Contratos: Planilla que el Subdistribuidor entrega para llevar un control de
los contratos que entrega.
Planilla de Poliedro: Planilla generada por Poliedro
Plan Prepago: Es aquel en el cual para realizar llamadas, se debe cargar una tarjeta amigo en el telfono.
El cliente no recibe factura de COMCEL, pero si la factura de compras del equipo
Poliedro: Aplicacin en Internet por medio de la cual COMCEL realiza las activaciones de los equipos celulares.
5.2 Anexos
Dijin
Clusula de Permanencia.
Documentos Anexos.
Planilla de Entrega de Contratos
Planilla de Poliedro
- F1-040102-01
- F3-040302-01
DEPENDENCIA: ACTIVACIN
VERSIN: 00
CONTENIDO
Pg.
1. Diagrama de Flujo
4.2 Procedimientos
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
5.2 Anexos
AC
AC
AC
AC
Entradas
salidas
Inicio
Recibir Dijines y
Facturas
Colocar el nombre
del subdistribuidor a
la factura
SD
SD
Completar datos de
Dijin
CJ
CJ
AC
AC
AC
AC
Pasar factura a
Bodega
Ingresar a la opcin
kits de contado
AC
En Bodega se identifica
y entrega el Equipo
En la pagina de COMCEL
en Poliedro
AC
Ingresar datos del
cliente a poliedro
AC
AC
AA
AA
AA
AA
Generar planilla en
poliedro
Modelo
Ingresar datos al
sistema ACTIVA
Organizar envio
Fin
4.2 Procedimientos
El Encargado de Activacin recibe las Dijin junto con la Planilla de Entrega de Contratos, los cules
provienen del rea de Facturacin.
El Encargado de Activacin coloca el nombre del subdistribuidor a las Factura.
El Subdistribuidor debe completar los datos de la Dijin arrojados en la Factura.
La Factura pasa a bodega donde se autentica el equipo y se entrega al subdistribuidor.
En la pagina de COMCEL en Poliedro se debe ingresa a la opcin de Activacin de Kits de Contado.
El Encargado de Activacin debe seleccionar el Tipo de Tecnologa GSM Nueva TDMA Antigua.
Se debe Ingresar Informacin del Cliente requerida por Poliedro para este tipo de Activacin.
Se debe Ingresar los datos del equipo como: Modelo.
Se deben generar las planillas de Poliedro, las cuales incluyen el Nombre del usuario, el ESN y el MIN
del equipo que se ha activado.
Se ingresan los datos al Sistema Activa, con la informacin arrojada en la Planilla de Poliedro.
Una vez se ha generado la planilla de poliedro, se deben enviar las Dijines a COMCEL para su
legalizacin, tambin se debe revisar que los contratos est toda la documentacin y en el orden
exigidos por COMCEL.
Una vez han sido recibidos los contratos en COMCEL, en la planilla que reciben, colocan un sello de
recibido con un Nmero de radicacin.
Dijin: Documento establecido por COMCEL para suscribir el servicio de telefona prepagada
Matriz de COMCEL: En ella se encuentra incluida toda la informacin referente a los requisitos que
debe cumplir una persona o empresa que desea adquirir una lnea de Kits Financiado celular con
COMCEL.
GSM: (Global System for mobile comunications) Sistema global para comunicaciones mviles. Es un estndar
desarrollado en Europa para telefona mvil, se ha convertido en el sistema mvil de uso mas difundido en el
mundo.
ICCID: Integrated Circuit Card Identity) corresponde al nmero serial de la SIM CARD, registra e identifica al
cliente dentro de la red GSM y consta de 20 dgitos
IMEI: (International Mobile Equipment Identification) nmero de serie del terminal. Es equivalente al ESN de la
tecnologa TDMA
MIN: (Mobile Identification Number) Es el nmero que se le asigna a cada telfono para recibir/hacer llamadas.
TDMA: Tecnologa Antigua
Planilla de Entrega de Contratos: Planilla que el Subdistribuidor entrega para llevar un control de
los contratos que entrega.
Planilla de Poliedro: Planilla generada por Poliedro
Plan Prepago: Es aquel en el cual para realizar llamadas, se debe cargar una tarjeta amigo en el telfono.
El cliente no recibe factura de COMCEL, pero si la factura de compras del equipo
Poliedro: Aplicacin en Internet por medio de la cual COMCEL realiza las activaciones de los equipos celulares.
5.2 Anexos
Dijin
Clusula de Permanencia.
Documentos Anexos.
Planilla de Entrega de Contratos
Planilla de Poliedro
- F1-040103-01
- F3-040303-01
PROCEDIMIENTO DE ENTREGA
DEL EQUIPO
DEPENDENCIA: BODEGA
VERSIN: 00
CONTENIDO
Pg.
1. Diagrama de Flujo
4.2 Procedimientos
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
5.2 Anexos
1. Diagrama de Flujo.
R
Entradas
INICIO
Recibir Facturas
Salidas
Identificar Tipo
de Tecnologa
Si es un TDMA solo
requiere el serial
No
Tecnologa GSM
Si
B
Identificar Marca
de Equipo
B
Identificar Tipo
de Activacin
Identificar ICCID
Y IMEI
Entregar el
Equipo a de
Cotrato/Dijin
Se entrega el equipo
que se ha asignado
y se firma para confirmar
la entrega
FIN
4.2 Procedimientos
El Encargado de Bodega recibe las Facturas para que realice la bsqueda de los equipos correspondientes en
Bodega.
El Encargado de Bodega identifica el Tipo de Tecnologa, Marca del Equipo y Tipo de Activacin relacionadas en la
Factura.
El Encargado de Bodega localiza el Equipo solicitado mediante la identificacin de ICCID Y IMEI asignado.
El Encargado de Bodega entrega los Equipos correspondientes a cada Contrato/Dijin y Firma para confirmar la
entrega.
5.2 Anexos
Circulares de COMCEL
Factura.
Listado por series de Modelo
Listado por series de Modelo
Listado por series de Modelo
- F2-040201-01
- F2-040202-01
- F2-040203-01
ANEXO C
PROCEDIMIENTOS DISEADOS
PROCEDIMIENTO ANTIFRAUDES
VERSIN: 00
CONTENIDO
Pg.
1. Diagrama de Flujo
4.2 Procedimientos
11
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
12
5.2 Anexos
13
1. Diagrama de Flujo
R
A
E
I
D
COMCEL
Inicio
SD
SD
Salida
SD
Sellar Contratos/
Dijines
Entrada
Validar Informacin
de
Contratos/Dijines
Revisar los
Contratos/Dijines
Percibir el
Comportamiento del
Cliente
SD
SD
SD
SD
Pedir Cedula de
Ciudadana Original
SD
SD
Diligenciar
totalmente el
Contrato/Dijin
SD
SD
Tomar la Huella
SD
SD
Realizar Visita
Domiciliaria
Analizar las
Caractersticas que
tiene el Cliente
Se debe exigir la
presencia de la
persona que realiza la solicitud de la
lnea y tratar de percibir la actitud y
comportamiento del Cliente.
Entrada
Verificar Vigencia
de Documentos
Se adelanta
el
Procedimient
o Antifraude
de forma
menos
NO
Salida
Subdistribuidor
a incurrido en Activaciones
que presentan Fraudes
Minuciosa
SI
Verificar
Diligenciamiento de
Contrato/Dijin
Comprobar que
Coincida la
Informacin de los
Documentos
Entregados
Verificar
Autenticidad de
Documentos
Revisar Vigencia de
Documentos
Verificar Firmas de
Documentos
Verificar
Informacin
Telefnicamente
Fin
4.2 Procedimientos
Todos los Contratos/Dijines entregados al Subdistribuidor deben ser sellados y controlados por parte de
CELCENTER.
CELCENTER debe validar la informacin incluida en los Contratos/Dijines y revisar fsicamente las
cesiones de Contratos/Dijines para comparar la informacin que esta en Poliedro contra la incluida en
el Contrato/Dijin.
El Subdistribuidor debe exigir la presencia de la persona que realiza la solicitud de la lnea y tratar de
percibir si esta nervioso, afanado, es excesivamente amable, trae notas escritas con datos del
equipo/plan, no acepta explicaciones de otros planes; no admite alternativas; no realiza preguntas sobre
los equipos, puesto este comportamiento puede ser ocasionado por un intento de fraude.
El Subdistribuidor debe tener mucho cuidado cuando el Cliente presenta las siguientes caractersticas:
No maneja celulares, lleva el dinero exacto en efectivo; no brinda informacin del cnyuge, pertenecen
a empresas con nombres raros, son clientes jvenes, compran dos o mas lneas, buscan los planes mas
econmicos y llevan sus documentos completos y perfectos, puesto que puede tratarse de un posible
fraude.
El Subdistribuidor debe pedir la Cedula Original y que la fotocopia sea tomada est, no debe admitir
fotocopias de documentos trados por el Cliente.
El Subdistribuidor se debe encargar de diligenciar personalmente el Contrato/Dijin, no debe entregarlo
en blanco o diligenciado parcialmente a posibles clientes, debe tachar los campo en blanco para evitar
adiciones, y debe eliminar la posibilidad de recibir informacin diligenciada por el cliente.
El Subdistribuidor se debe encargar de tomar la huella directamente al cliente.
El Subdistribuidor se debe encargar de efectuar la visita domiciliaria, en donde debe analizar la
seguridad con la que el Cliente aporta y conoce los datos que esta suministrando (si duda puede tratarse
de un fraude)
El Subdistribuidor debe verificar que los documentos sean vigentes y fotografas recientes.
El Auxiliar de Activacin al recibir los Contratos o Dijines con su respectiva documentacin, debe
tener en cuenta si el Subdistribuidor a incurrido en Activaciones que sean detectado como Fraudes y si
es as debe prestar especial atencin a la verificacin, autenticidad y vigencia de los documentos
entregados.
Verificar que los campos que se requieren del Contrato o Dijin estn correctamente diligenciados.
Verificar que los Contratos/Dijines, Formato de Confirmacin de Documentos Ilegibles o cualquier
Documentos Anexo, no presenten tachones ni enmendaduras.
Comprobar que Coincida la Informacin de los documentos Entregados es decir como el nombre y
apellido del cliente, cedula y dems informacin debe coincidir en todos los documentos.
Tipo de Documentos:
Tabla 1. Tipo de Documentos
Tipo de Documento
Cedula
Laminada
Nueva Cedula
de Ciudadana
Caractersticas
Documentos
Implementada en el ao 1952.
- Dimensiones 5.7 * 9.2 cms.
- Reproduccin fotogrfica del ngulo inferior
izquierdo de la tarjeta decadactilar y del retrato del
ciudadano, debidamente laminada.
- La fotografa esta impresa en el papel (la cedula es
totalmente plana), con el ciudadano de frente y de los
hombros hacia arriba.
- La cedula esta impresa en papel fotogrfico; este
documento es una reproduccin reducida del original
en un 12%, por lo cual la huella se ve ms pequea
que la original.
- Cedula de Ciudadana N: El nmero de la cedula
en el 99% de los casos va separado por puntos.
De: Villavicencio, Ccuta, etc. La primera letra va en
mayscula y las dems en minsculas.
- Apellidos: van siempre en maysculas
- Nombres: Andrs Leonardo, la primera letra va en
maysculas y el resto en minsculas.
- Nacido: el orden establecido es Da/Mes/Ao. El
mes va abreviado, y cada uno de estos tems esta
separado por guiones. El lugar de nacimiento se
escribe, la primera letra en maysculas y el resto en
minsculas.
- Estatura: 1-74 va separada por un guin.
- Seales: son aquellos rasgos fsicos que son de
carcter permanente.
- Fecha: 16 Ago 91, el orden establecido es
Da/Mes/Ao. El mes va abreviado, y cada uno de
estos tems esta separado por guiones.
- El escudo de la Republica de Colombia es de color
verde oliva, legible en su contexto y elementos que lo
integran.
- La huella debe ser ntida, tomada hasta la segunda
falange y no puede estar cortada por la foto.
- En esta cedula la foto puede estar sobre puesta a la
huella, as como el escudo a su vez, puede estar
sobrepuesto a la foto.
- La firma del Registrador Municipal debe estar en
sentido de arriba hacia abajo, al lado izquierdo de la
huella.
- Expedida a partir del 15 de Noviembre de 1993.
- Este plstico posee una alta resistencia a la flexin,
sin que se rompa ni presente fatiga de su material;
as mismo, las tintas y los materiales resisten un
envejecimiento de 10 aos sin que se presente
decoloracin en sus tintas o alteracin en los
materiales.
- Este modelo de cedulas fue emitido hasta el ao
1999, cualquiera con fecha superior a esta, es una
falsificacin.
Frente:
- La foto es en blanco y negro.
- Orlas en los cuatro bordes
- Impresin de fondo con dibujos de seguridad.
- Ovalo en el cual se imprime la imagen del rostro
- Diseo antifotografico de difcil reproduccin
- Lnea con micro texto negro, sobre la cual firma el
ciudadano.
- Formato de impresin y escudo de Colombia
elaborado con tinta de seguridad sensible a la luz
ultravioleta.
ultravioleta.
- Tiene imgenes tridimensionales del escudo de la
Republica.
- La fotografa y la firma jams deben cortar ningn
dibujo.
- Esta cedula es en escala 1:1, no presenta ningn
tipo de reduccin con respecto a la original.
Reverso:
- Orlas en los cuatro bordes
- Impresin de fondo con dibujos de seguridad
- Escudo de la Registraduria en irisado
-Recuadro para impresin dactilar en la esquina
superior izquierda. En el lado inferior de este
recuadro hay un microtexto de color verde.
- Recuadro para impresin del cdigo de barras. En
la parte superior de este recuadro hay otro microtexto
en color verde.
- Impresin ultravioleta del escudo de Colombia.
- Huella Dactilar del ndice derecho claro y ntido. Las
lneas que forman las huellas no pueden ser
perfectamente
continuas,
tienen
que
ser
discontinuas.
Modelo Actual
de Cedula de
Ciudadana
Contrasea
Cedula De
Extranjera
Temporal
Su color es lila.
Frente:
- Nmero de la cedula
- Apellidos del cedulado
- Nombres
- Pas de nacimiento
- Nacionalidad
- Fecha de nacimiento
- Nacionalidad
- Fecha de vencimiento
- Fecha de expedicin
- Ocupacin
- Fotografa en blanco y negro
- Firma del extranjero
- Firma del Director de Extranjera del DAS
Reverso:
- Instrucciones con relacin a modificaciones en
domicilio, empleador, profesin, en espaol e ingles.
- El nmero asignado es consecutivo, sin
diferenciacin de sexos ni de tipo de cedula.
- El extranjero debe acercarse al DAS, llenar un
formulario y entregar una foto en blanco y negro en
papel mate.
- El DAS analiza el pasaporte y la visa para, de
acuerdo a las circunstancias, otorgarla temporal o
permanente, despus de haber verificado los datos
pertinentes.
Para menores entre 7 y 18 aos, se otorga la tarjeta
de extranjera con las mismas caractersticas.
Cedula De
Extranjera
Permanente
Nota: El nmero de la cedula se encuentra en ambos lados de la cedula, y se pueden verificar de la siguiente manera:
Mirar el nmero de la cedula que esta en el frente del documento; Este nmero debe aparecer en el reverso en el texto que esta en la parte inferior del
documento, despus de la letra M F, dependiendo del sexo del dueo el documento, Esta letra tambin sirve para verificar la autenticidad de una
cedula, ya que dice el sexo de el dueo del documento.
Desconfi inicialmente de todo duplicado, pero recuerde que hoy, dada la frecuencia de su perdida, hay muchos duplicados verdaderos.
Verifique que el nmero de la cedula corresponda al sexo.
HOMBRES:
000.000.001 20.000.000
y de
70.000.001 99.999.999
MUJERES:
20.000.001 70.000.000
Observe que la presentacin de los datos biogrficos correspondan al dueo de la cedula.
Recuerde que si la fecha de expedicin de la cedula es anterior a 1975, la persona deba tener 21 aos; a partir de este ao el documento se expide a los 18 aos.
A la fecha de expedicin debe restarle la fecha de nacimiento para establecer la edad en la que fue obtenido el documento, si ella es inferior a la mayora de edad establecida, el
documento es falso; si sobrepasa notablemente la mayora de edad, debe ponerse en alerta.
Verifique que la firma del Registrador que aparece en la cedula corresponda a la del Registrador que ejerca el cargo en ese periodo. (ver Tabla 2)
Observe que la foto reproduccin tenga las dimensiones establecidas y que corresponda a una persona de 18 o 21 aos. Si ve que la foto coincide con la edad actual del
portador de la cedula, desconfi, pues teniendo en cuenta el tiempo transcurrido, tal hecho puede significar que se trata de un documento falso acabado de elaborar.
Si nota abultamiento en la parte de la fotografa, verifique si se trata de una foto sobrepuesta, lo que demostrara que esta ante una falsificacin.
Examine el escudo y observe que se trate de un sello tipogrfico; si ve que es un sello de caucho se trata de un documento falso. Recuerde, adems, que este sello es lo ltimo
que se coloca y que por lo tanto la foto nunca deber tapar las astas del escudo.
Con pocas excepciones, la impresin dactilar del ndice derecho debe ser perfectamente calara. Si se ve una apariencia de manchon que impide observar las caractersticas
propias de una huella, desconfi. Observe si la huella tiene las caractersticas de un sello, lo que es irregular.
Nunca debe faltar la firma del registrador Municipal; esta debe ir de la parte superior a la inferior y al lado izquierdo de la impresin dactilar.
Si se trata de un duplicado, observe por detrs y, si la ve rayada, puede ser que se este tratando de aparentar que ya lleva cierto tiempo de uso y alejar las sospechas por
tratarse de un documento recin elaborado. Generalmente las rayas son hechas frotando el documento contra una superficie spera.
Como la cedula es una foto reproduccin, las letras y los nmeros no pueden corresponder en su tamao a los de una maquina de escribir.
Modalidad Concierto para delinquir: Cuando varias personas se concierten con el fin de cometer
delitos, cada una de ellas ser penada por esta sola conducta, con prisin de tres (3) a seis (6) aos.
La pena privativa de la libertad se aumentara en la mitad para quienes organicen, fomenten,
promuevan, dirijan, encabecen, constituyan o financien el concierto o la asociacin para delinquir. (Art.
340)
Modalidad Utilizacin indebida de informacin privilegiada: El que como empleado o directivo o
miembro de una junta u rgano de administracin de cualquier entidad privada, con el fin de obtener
provecho para si o para un tercero, haga uso indebido de informacin que haya conocido por razn o
por ocasin de su cargo o funcin y que no sea objeto de conocimiento publico, incurrir en multa.
(Art. 258)
Planilla de Entrega de Contratos: Planilla que el Subdistribuidor entrega para llevar un control de
los contratos que entrega.
5.2 Anexos
Formato de Contrato
Data Crdito.
Formato de Documentos Ilegibles.
Clusula de Permanencia.
Documentos Anexos.
Fotocopia del Segundo documento.
Cmara de Comercio.
Extractos Bancarios.
Visita Domiciliaria.
Pagare.
Reportes de Fraudes.
- F000100-01
Check List
- F000100-03
Estadsticas de Subdistribuidores que incurren en Fraudes y Devoluciones.
Base de Datos de la Registradura.
Base de Datos de NIT
- F000100-04
ANEXO D
HERRAMIENTAS DISEADAS
TITULO:
VIGENTE DESDE DD MM AA
PAGINA
17 04 04
1 de 2
CODIGO:
17 04 04
F0-000100-00
00
LISTA DE DOCUMENTOS
NOMBRES
CODIGO
DTO/Proceso/ Procedimento/
Formatos/Instructivo
00 CALIDAD
Manual de Calidad
MC-001
Manual de Procesos
MP-001
Lista de Control y Codificacin
Antifraudes
PR000100-01
Reportes de Fraudes
Antidevoluciones
PR000100-02
Reportes de Devoluciones
Check List
Estadstica de Subdistribuidores
que incurren en Fraudes y
Devoluciones
Estadisticas de Causas
Frecuentes de Fraudes y
Devolucin
Elaboracin de Documentos
PR000100-03
Control y Manejo de Documentos
Control de Documentos
Control de Producto No Conforme,
No Conformidades y Acciones
Correctivas.
Acciones Correctivas y
Preventivas
No Conform idades, Acciones
Correctivas y/o Preventivas
INSTRUSEGUIMI
VERSIN 0
CTIVOS
ENTO
ESTADO
F0-000100-02
F0-000100-03
19/04/2004
19/04/2004
19/04/2004
23/03/2004
23/03/2004
23/03/2004
23/03/2004
23/03/2004
Aprobado
Por Elaborar
Aprobado
Aprobado
Aprobado
Aprobado
Aprobado
Aprobado
F0-000100-04
23/03/2004
Aprobado
F0-000100-06
23/03/2004
19/04/2004
Aprobado
Aprobado
F0-000100-07
19/04/2004
19/04/2004
Aprobado
Aprobado
F0-000100-08
19/04/2004
Aprobado
19/04/2004
19/04/2004
19/04/2004
19/04/2004
Por Elaborar
Aprobado
Aprobado
Aprobado
Aprobado
19/04/2004
19/04/2004
Aprobado
Aprobado
16/03/2004
Aprobado
16/03/2004
16/03/2004
Aprobado
Aprobado
16/03/2004
16/03/2004
Aprobado
Aprobado
16/03/2004
16/03/2004
16/03/2004
N.A
N.A
Aprobado
Aprobado
Aprobado
FORMATOS
F0-000100-00
F0-000100-01
PR000100-04
PR000100-06
PR000100-07
01
02
03
04
APTO
PARA
SUCURS
AL
F0-000100-13
Auditoras y Internas
PR000100-08
F0-000100-10
Plan General de Auditoras
F0-000100-11
Plan Especifico de Auditoras
F0-000100-12
Inform e de Auditorias
GERENCIA GENERAL
Politica de Calidad
PR010000-01
Politica Comercial
PR010000-02
ADMINISTRACION
FINANZAS
VENTAS
Venta PR-04-00-00-00
Recepcin Y Verificacin de
Docum entos y Contratos PR-04-01-00-00
Recepcin de Docum entos para
Postpagos
PR040101-01
F1-040101-01
Planilla de Entrega de Contratos
Recepcin de Docum entos para
Kits Financiados
PR040102-01
F1-040102-01
Planilla de Entrega de Contratos
Recepcin de Docum entos para
Kits de Contado
PR040103-01
F1-040103-01
Planilla de Entrega de Contratos
Facturacin
PR-04-02-00-00
Facturacin para Postpagos
PR040201-01
F2-040201-01
Listado de Serie de Modelos
TITULO:
VIGENTE DESDE DD MM AA
PAGINA
17 04 04
2 de 2
CODIGO:
17 04 04
00
LISTA DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRES
DTO/Proceso/Procedimento/For
matos/Instructivo
Facturacin para Kits Financiados
Listado de Serie de Modelos
Facturacin para Kits de Contado
Listado de Serie de Modelos
Activacin
Activacin para Postpagos
Planilla de Poliedro
Activacin para Kits Financiados
Planilla de Poliedro
Activacin para Kits de Contado
Planilla de Poliedro
Entrega de Equipos
Entrega de Postpagos
Entrega de Kits Financiados
Entrega de Kits de Contado
Preventa
Post Venta
05 SISTEMAS
SAINT
Postpagos
Kits Financiados
Kits de Contado
ACTIVA
Postpagos
Kits Financiados
Kits de Contado
POLIEDRO
Postpagos
Kits Financiados
Kits de Contado
CODIGO
FORMATOS
PR040202-01
F2-040202-01
PR040203-01
F2-040203-01
PR-04-03-00-00
PR040301-01
F3-040301-01
PR040302-01
F3-040302-01
PR040303-01
F3-040303-01
PR-04-04-00-00
PR040401-01
PR040402-01
PR040403-01
PR-04-05-00-00
PR-04-06-00-00
INSTRUC
SEGUIMI
VERSIN 0
TIVOS
ENTO
ESTADO
16/03/2004
16/03/2004
16/03/2004
16/03/2004
16/03/2004
16/03/2004
16/03/2004
16/03/2004
16/03/2004
16/03/2004
16/03/2004
16/03/2004
16/03/2004
16/03/2004
16/03/2004
16/03/2004
16/03/2004
Aprobado
Aprobado
Aprobado
Aprobado
Aprobado
Aprobado
Aprobado
Aprobado
Aprobado
Aprobado
Aprobado
Aprobado
Aprobado
N.A
N.A
Aprobado
Aprobado
PR-05-02-00-00
PR050201-01
PR050202-01
PR050203-01
PR-05-03-00-00
PR050301-01
PR050302-01
PR050303-01
PR-05-03-00-00
PR050301-02
PR050302-02
PR050303-02
APTO
PARA
SUCURS
AL
Por Elaborar
Por Elaborar
Por Elaborar
Por Elaborar
Por Elaborar
Por Elaborar
Por Elaborar
Por Elaborar
Por Elaborar
Por Elaborar
Por Elaborar
Por Elaborar
N O T A S:
N.A.
No aplica
Aprobacin comit: Proceso ha sido discutido y corregido, falta nicamente aprobacin definitiva
Revisin comit: El proceso no se ha mirado, falta realizacin de correcciones y posterior aprobacin
C.C : Comit Comercial
C.T : Comit Tcnico
C. Ca : Comit de Calidad
T : Tertulias
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
MIN
DD MM AA
Hasta
Fecha
Fecha
Activacin Devolucin
Plan
Revisado Por:
Direccin Admisnistrativa
Elaborado por:
Claudia Lozano, Angela Orozco
Costo
Penalizacin
Gerente
Aprobado Por:
Causal de Fraude
00
03 05 04
F0-000100-01
N
N
Cod.
Planilla Contra./D
Subdistribuidor
Poliedro
ijin.
Perodo Evaluado:
DD MM AA
Desde
No. REVISION
03 05 04
FECHA DE REVISION DD MM AA
PAGINA
1 de 1
VIGENTE DESDE DD MM AA
CODIGO:
TITULO:
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
21
22
N
N Planilla
Contra./Dijin
Poliedro
.
MIN
DD MM AA
Hasta
Revisado Por:
Direccin Admisnistrativa
Fecha
Solucin
Elaborado por:
Fecha
Devolucin
Cod.
Suddistribuidor
Periodo Evaluado:
DD MM AA
Desde
Plan
Das de
Devolucin
Costo
Penalizacin
Gerente
Aprobado Por:
Causal de
Devolucin
00
03 05 04
F0-000100-02
1 de 1
No. REVISION
03 05 04
FECHA DE REVISION DD MM AA
PAGINA
VIGENTE DESDE DD MM AA
CODIGO:
TITULO:
Data Crdito
Clusula de permanencia
Documento(s) Anexo(s)
Contrato
IV
II
TIPO DE DATA CRDITO (Escriba la para Cada Contrato en Tipo de Data Crdito)
III
10 11 12 13 14 15 17 18 19 20 21 22 23 24 25
Contrato / Dijin
Al frente de cada Item seccione el estado en que se encuentra mediante las siguientes nomenclatura. (C: Conforme, NC: No
Conforme, S: Sospechoso, NA: No Aplica).
La lista de documentos se presenta en diferentes colores, segn el tipo de activacin, por lo tanto debe tenerlo en cuenta para verificar solo los
documentos acordes a la activacin que est realizando. (Negro: todas las Activaciones; Azul: Postpago y Kits Financiados; Rojo: Kits de
Contado)
Mediante este Formato se busca reducir la incurrencia en Fraudes y Devoluciones durante el proceso de Venta de la Empresa CELCENTER.
Ltda. Aplica para todo tipo de Activacin. (Postpago, Kits Financiado y Kits de Contado).
CHECK LIST
VI
Procedimiento Antifraude)
XI
IX
Pagare
Fotocopia de la Cedula
Fotocopia Segundo Documento (Tarjeta de Crdito, Carnet Laboral, Libreta Militar,
Foto
Contrato / Dijin
Revisado Por:
Direccin Admisnistrativa
Frecuencia
Fraudes
Elaborado por:
Tipo de
Activacin
Cto.
Penalizacin
por Fraude
Frecuencia
Devoluciones
Gerente
Aprobado Por:
03 05 04
DD M M AA Hasta
00
FECHA DE REVISION DD MM AA
CODIGO:
F0-000100-04
DD M M AA Desde
No. REVISION
03 05 04
Nombre y
Apellidos del
Subdistribuidor
Periodo Evaluado:
PAGINA
1 de 1
VIGENTE DESDE DD MM AA
TITULO:
TITULO:
VIGENTE DESDE DD MM AA
PAGINA
03 05 04
1 de 1
CODIGO:
FECHA DE REVISION DD MM AA
No. REVISION
F0-000100-06
03 05 04
00
Frecuencia de
Devoluciones
DD MM AA
Desde
DD MM AA
Hasta
Frecuencia
Fraudes
Periodo Evaluado:
Causal de Devolucin
1 Tipo de Data Crdito no Aplica a la Activacin/Plan/Gama selecionada
2 Inconsistencia en Requisistos de Activacin/Plan/Gama
3 Valor Venta no Corresponde a la Activacin o Factura mal realizada
4 Contrato/Dijines Con Documentos en Desorden
5 Escritura ilegible
Contrato/Dijin con Enmendaduras: tachones, parntesis
6
7 Contrato/Dijin Mal liquidado
8 Contrato con Huella Defectuosa
9 Informacin Inconsistente en los Documentos
10 Documentos con Firmas diferentes
11 Documentos No Vigentes
12 Falta Datos, Incompletos o errados
13 Fecha de Contrato/Dijin
14 Cust Code
15 Informacin del Usuario
16 Informacion Laboral
17 Referencias Personales
18 Informacin Bancaria
19 Datos del Plan, errado o no vigente
20 Datos Equipos (MIN, ESN,..., modelo)
21 Datos del Subdistribuidor O Distribuidor
23 Faltan Firmas
Contrato
24
25
Clusula de permanencia
26
Pagare
27
Adendo
28 Falta Documento:
29 Contrato / Dijin
30 Data Crdito
31 Formato de Documentos Ilegibles con Fotocopia Cdula
32 Clausula de permanencia
33 Falta Documento Anexos:
34 Foto
36 Fotocopia de la Cdula
37 Fotocopia de Segundo Documento
38 Recibo de Pago de Servicios Publicos
39 Copia de 3 ltimos Extractos Bancarios
40 Formato de Visita Domiciliaria
Revisado Por:
Aprobado Por:
Direccin Admisnistrativa
Gerente
TITULO:
VIGENTE DESDE DD MM AA
PAGINA
03 05 04
1 de 1
CODIGO:
FECHA DE REVISION DD MM AA
No. REVISION
F0-000100-13
03 05 04
00
DD MM AA Desde
DD MM AA Hasta
Periodo Evaluado:
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Causal de Insatisfaccin
Datos del Plan, errado o no vigente
Falta de inventario
Demora en la activacin
Falta de disponibilidad para atender
Mala atencin
Error en la factura
Error en el contrato
Tiempo excesivo de espera
Incorrepondencia de lo solicitado con lo entregado
Activacin no correspondiente
Falta de solucin a tiempo de los reclamos
Demora en la entrega de equipo
Frecuencia
Porcentaje
13
14
15
16
17
Frecuencia Total
100%
Elaborado por:
Revisado Por:
Aprobado Por:
Direccin Admisnistrativa
Gerente
ANEXO E
MANUAL DE CALIDAD PROPUESTO
REVISONES PERIDICAS
Fecha
Versin
2004-04-17
00
Captulos que
Incluye
Todo
Naturaleza de la Revisin
Revisin Completa.
Documento Original.
CONTENIDO
PORTADA
REVISONES Y APROBACIONES
CONTENIDO...................................................................................................................5
1. PRESENTACIN DEL MANUAL DE CALIDAD ........................................................7
1.1 APROBACIN DEL MANUAL .............................................................................8
2. PRESENTACIN DE LA EMPRESA CELCENTER. LTDA......................................9
2.1 MISIN........................................................................................................................11
2.2 VISION.........................................................................................................................11
2.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ......................................................................1
3. PRINCIPIOS DE LA CALIDAD APLICADOS EN CELCENTER.............................2
3.1. ENFOQUE AL CLIENTE...........................................................................................2
3.2. LIDERAZGO ............................................................................................................2
3.3. PARTICIPACIN DE LOS EMPLEADOS ..........................................................3
3.4. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS ..................................................................3
3.5. MEJORA CONTINUA.............................................................................................1
3.6. ENFOQUE BASADO EN HECHOS PARA LA TOMA DE DECISIONES ......1
4. SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD. .......................................................................2
4.1 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD.....................................2
4.2 DETALLE Y JUSTIFICACIN DE EXCLUSIONES .............................................2
4.3 REQUISITOS GENERALES ......................................................................................2
4.3.1 Mapa de Procesos....................................................................................................2
4.3.2 Interaccin de Procesos. .........................................................................................3
4.3.3 Descripcin de los Procesos....................................................................................3
4.3.4. Definicin de Indicadores ..................................................................................4
4.4 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN.............................................................9
4.4.1 Estructura de la Documentacin del Sistema de Gestin de Calidad..................9
4.4.2.- Manual de Calidad MC-001. ...............................................................................9
4.4.3.- Control de los Documentos ................................................................................12
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN..............................................................14
5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIN.....................................................................14
5.2 ENFOQUE AL CLIENTE..........................................................................................14
5.3 POLITICA DE CALIDAD.........................................................................................15
5.4 VALORES....................................................................................................................15
5.5 OBJETIVOS ................................................................................................................15
5.6 PLANIFICACIN DEL SISTEMA DE CALIDAD................................................18
5.7 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN ...............................19
El presente manual tiene como objetivo dar a conocer la poltica, los objetivos de calidad y
la forma como est definido el Sistema de Gestin de la Calidad de la Empresa
CELCENTER Ltda.; as como mencionar los procedimientos y dems documentos que
permiten cumplir con las expectativas de los Clientes. Ha sido elaborado de acuerdo con los
lineamientos de la norma NTC ISO 9001/2000, y describe la forma como la empresa
implementa el Sistema de Gestin de la Calidad.
1.1
CELCENTER Ltda.
CELCENTER ACTUALMENTE
CELCENTER PROXIMAMENTE
2.1 MISIN
2.2 VISION
Comisiones
Tesorera
Inventarios
Administracin
Recursos
Humanos
SUBGERENCIA
GERENCIA
GENERAL
JUNTA DIRECTIVA
Servicios
Generales
Sistemas
Recepcin
documentos
Contabilidad
Facturacin
Ventas
Activacin
Bodega
Para conocer las necesidades y expectativas de nuestros Clientes se han establecido herramientas que
facilitan la comunicacin directa con el Cliente y por lo tanto, permiten obtener sus inquietudes, quejas
y reclamos.
Sistema de Quejas y Reclamos: Es un sistema que busca identificar las principales variables
que afectan la relacin ClienteDistribuidor, conocer las inquietudes de los Clientes y disear
planes de mejora continua, fundamentados con dicha informacin.
Buzn de Sugerencias: Por medio de este los Clientes pueden expresar libremente su deseos,
necesidades e inquietudes. La informacin de este buzn alimenta el Sistema de Quejas y
Reclamos, y esta se refleja en el formato estadstico diseado para medir las causas y
frecuencias de insatisfacciones en los clientes. F0-000100-13 . Existe un buzn real en cada
una de las oficinas y en la pagina web de CELCENTER, hay un buzn virtual en el link
denominado Buzn de quejas y reclamos.
Atencin al Cliente: Una persona de CELCENTER esta encargada de atender a los Clientes
con el fin de ayudarlos y resolver su problemas, insatisfacciones y dudas respecto al servici
prestado en esta Empresa.
3.2. LIDERAZGO
La cadena de valor en CELCENTER est orientada a la satisfaccin de las necesidades de sus Clientes
especficamente en el proceso de Venta, a travs de cuatro subprocesos (Recepcin y Verificacin de
Documentos, Facturacin, Activacin y Entrega de Equipos). Los subprocesos fluyen a travs de las
diferentes reas, coordinados por un responsable quien garantiza que la labor se desarrolle conforme a
las etapas planteadas.
C AD EN A D E VALO R D E C ELC EN TER
VENTA
PREVENTA
C L IE N T E
C L IE N T E
A B A S T E C IM IE N T O
G E S T I N D E
RECURSO S
Reportes de Fraudes
-F0-000100-01
Reportes de Devoluciones
-F0-000100-02
Estadsticas de Subdistribuidores que incurren en Fraudes y Devoluciones
-F0-000100-04
Estadsticas de Causas Frecuentes de Fraudes y Devoluciones
-F0-000100-06
No Conformidades, Acciones Correctivas y/o Preventivas
-F0-000100-08
Estadstica de Causas frecuentes de insatisfaccin en el cliente -F0-000100-13
Y determina las acciones a que haya lugar con el propsito de mejorar continuamente.
Se debe cumplir con los objetivos propuestos con el diseo de los indicadores de gestin definidos, y
los resultados obtenidos de los mismos, frente a los cuales se establecen los planes de accin
respectivos.
Las decisiones tomadas, no se pueden fundamentar en supuestos o intuiciones. Toda decisin, hasta la
aparentemente ms insignificante, puede tener un impacto econmico en la empresa y, por eso, se debe
analizar y medir su conveniencia. Por lo tanto en el Sistema de Gestin de la Calidad de
CELCENTER, se fomenta una cultura de manejo y anlisis de datos impulsado por la alta direccin a
travs del manejo permanente de registros que soporten las actuaciones de la entidad, permitiendo
enriquecer el proceso interno de decisin.
Recepcin y
Verificacin de
Contratos/ Dijines
Si
Se
Aprueba el
Contrato?
Facturacin
Activacin
Entrega de
Equipos
N
o
Fin del Proceso
PREVENTA
CONTRATO
INFORMACIN
CLIENTE
VENTA
POST VENTA
EQUIPOS
VOLMENES
DE VENTA
RECURSOS
TCNICO
HUMANO
CAPACITACIN
RECURSOS
TCNICO
HUMANO
CAPACITACIN
REQUERIMIENTO
EQUIPOS
ABASTECIMIENTO
RECURSOS
TCNICO
HUMANO
CAPACITACIN
DINERO
GESTIN DE
RECURSOS
PRE-VENTA
VENTA
recepcin y verificacin de documentos
facturacin
activacin
entrega de equipos
POST-VENTA
ABASTECIMIENTO
GESTION DE RECURSOS
Cada uno de los procesos tiene un responsable para el desarrollo de las actividades que estn
involucradas en el mismo. Todos los Procesos estn Documentados, explicados y apoyados por
procedimientos y formatos en el Manual de Procesos, procedimientos y Formatos MP-001.
VENTA
Sub
Proceso Proceso
Nombre
Indicador
Objetivo
F: Fraudes.
D: Devoluciones.
ndice de
Fraudes Por
Ventas (IFNV)
Busca medir
mensualmente la
cantidad de fraudes en
los que se incurren del
nmero total de ventas ,
con el fin de controlar
el proceso y realizarle
seguimiento.
E: Envos Totales
ndice de
Devoluciones
Por Envos
(IDE)
IDE = D / E
S: Envos Total
por
Subdistribuidor
Cuantificar la cantidad
de planillas devueltas a
la empresa por Comcel
al considerar que
presentan algn error
ndice de
Desempeo del IDS = (FS+
Subdistribuidor DS) / S
(IDS)
V: Ventas ($)
Cpf : Costo de
penalizacin por
Fraudes.
ndice de
multas (IM)
IM= S
(Fi*Cpf +
Di*Cpd*t) /
V
Cpd: Costo de
penalizacion por
Devoluciones.
ndice de Costo
de Fraudes
(ICF)
ICF = S
Fi*Cpf / V
t. Tiempo.
ndice de Costo
de
Devoluciones
(ICD)
ICD = S
Di*Cpd*t /
V
NV : nmero de
ventas totales
Busca establecer la
productividad de cada
subdistribuidor con el
fin de conocer el nivel
productivo de cada uno,
identificando el
porcentaje de ventas
malas que realiza y as
tener un punto de
partida para tomar
decisiones al respecto.
Permite conocer el
desempeo de la
organizacin,
cuantificando el valor
que paga la empresa en
determinado tiempo por
incurrir en costos de no
calidad con respecto a
los ingresos por venta.
Establecer el porcentaje
que pierde la empresa
por incurrir en fraudes
con respecto a los
ingresos por venta
Establecer el porcentaje
que pierde la empresa
por incurrir en
devoluciones con
respecto a los ingresos
por venta
Establecer el porcentaje
que pierde la empresa
por las ventas malas
que realiza cada
subdistribuidor con
respecto a los ingresos
por venta.
Facturacin
Fac: Facturas
Totales
ndice de Error
en el proceso de
facturacin
(IEF)
FacD: Facturas
Defectuosas
IEF = FacD
/ Fac
V: Ventas Totales
Cuantificar el nivel
error que presenta la
facturacin, con el fin
de tener este parmetro
de control para mejorar
el proceso.
Cpd: Costo de
penalizacin por
Devolucin.
At: activaciones
totales
ndice de
Fraudes Por
Ventas (IFE)
IFNV = F /
NV
Activacin
t. Tiempo.
F: Fraudes.
ndice de
Devoluciones
Por Envos
(IDE)
ndice de
Desempeo de
Activacin
(IDA)
IDE = D / E
AE : activaciones
errneas
IDA = AE /
D: Devoluciones
AT
Busca medir
mensualmente la
cantidad de fraudes en
los que se incurren del
nmero total de ventas ,
con el fin de controlar
el proceso y realizarle
seguimiento.
Cuantificar la cantidad
de planillas devueltas a
la empresa por Comcel
al considerar que
presentan algn error
Cuantificar el nivel
error que presenta la
activacin, con el fin de
tener este parmetro de
control para mejorar el
proceso.
ndice de
Multas (IM)
ndice de Costo
de Fraudes
(ICF)
Entrega de Equipos.
ndice de Costo
de
Devoluciones
(ICD)
IM= S
(Fi*Cpf +
E: Envos Total
Di*Cpd*t) /
V
Permite conocer el
desempeo de la
organizacin,
cuantificando el valor
que paga la empresa
mensualmente por
incurrir en costos de no
calidad con respecto a
los ingresos por venta.
ICF = S
V: Ventas Totales
Fi*Cpf / V
Establecer el porcentaje
que pierde la empresa
por incurrir en fraudes
con respecto a los
ingresos por venta
Cpf : Costo de
penalizacion por
Fraudes.
ICD = S
Di*Cpd*t /
V
Cpd: Costo de
penalizacion por
Devoluciones.
ndice de
Procedimiento IPEE = ED /
EE
de Entrega de
Equipos (IPEE)
ndice de
Demanda
(IDem)
IDem = Eso
/ Eex
ED: Entregas
Errneas
EE: Nmero
Entregadas
Eso: Demandas
Eex: Equipos en
Existencia.
Establecer el porcentaje
que pierde la empresa
por incurrir en
devoluciones con
respecto a los ingresos
por venta
Cuantificar el nivel
error que presenta la
entrega de equipos, con
el fin de tener este
parmetro de control
para mejorar el proceso.
Busca establecer el
nivel de demanda por
cada referencia de
equipo, para poder
tomar decisiones y
saber que referencia
debe la empresa aceptar
en menor o mayor
Existencia.
en menor o mayor
cantidad. Al mismo
tiempo, sirve como
herramienta de apoyo
para justificar la
asignacin realizada por
Comcel.
Indicador
Objetivo
POST VENTA
El gerente post venta en sus funciones de director de calidad se encargar de tomar los datos para
alimentar y operacionar los indicadores y analizar los resultados respecto a las metas propuestas,
mensualmente.
Se realizarn reuniones mensuales para conocer el avance de los indicadores y determinar las
desviaciones frente a lo planeado.
Los indicadores de gestin sern revisados y aprobados por las instancias pertinentes y actualizados por
el Director de Calidad.
La documentacin principal que rige los Procesos que integran el Sistema de Gestin de la Calidad son:
Tabla 2. Documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad de CELCENTER. Ltda.
LISTA DE DOCUMENTOS
NOMBRES
CODIGO
DTO/Proceso/ Procedimento/
Formatos/Instructivo
00 CALIDAD
Manual de Calidad
MC-001
Manual de Procesos
MP-001
Lista de Control y Codificacin
Antifraudes
PR000100-01
Reportes de Fraudes
Antidevoluciones
PR000100-02
Reportes de Devoluciones
Check List
Estadstica de Subdistribuidores
que incurren en Fraudes y
Devoluciones
ESTADO
F0-000100-02
F0-000100-03
Aprobado
Por Elaborar
Aprobado
Aprobado
Aprobado
Aprobado
Aprobado
Aprobado
F0-000100-04
23/03/2004
Aprobado
F0-000100-06
23/03/2004
19/04/2004
Aprobado
Aprobado
F0-000100-07
19/04/2004
19/04/2004
Aprobado
Aprobado
No Conformidades, Acciones
Correctivas y/o Preventivas
F0-000100-08
19/04/2004
Aprobado
F0-000100-13
19/04/2004
19/04/2004
19/04/2004
19/04/2004
Por Elaborar
Aprobado
Aprobado
Aprobado
Aprobado
19/04/2004
19/04/2004
Aprobado
Aprobado
16/03/2004
Aprobado
F1-040101-01
16/03/2004
16/03/2004
Aprobado
Aprobado
F1-040102-01
16/03/2004
16/03/2004
Aprobado
Aprobado
16/03/2004
16/03/2004
16/03/2004
N.A
N.A
Aprobado
Aprobado
Aprobado
Elaboracin de Documentos
Control y Manejo de Documentos
Control de Documentos
Control de Producto No Conforme,
No Conformidades y Acciones
Correctivas.
Acciones Correctivas y Preventivas
02
03
04
INSTRUCT
SEGUIMI
VERSIN 0
IVOS
ENTO
19/04/2004
19/04/2004
19/04/2004
23/03/2004
23/03/2004
23/03/2004
23/03/2004
23/03/2004
01
FORMATOS
F0-000100-00
F0-000100-01
PR000100-03
PR000100-04
APTO
PARA
SUCURS
AL
PR000100-06
PR000100-07
Auditoras y Internas
PR000100-08
Plan General de Auditoras
Plan Especifico de Auditoras
Informe de Auditorias
GERENCIA GENERAL
Politica de Calidad
PR010000-01
Politica Comercial
PR010000-02
ADMINISTRACION
FINANZAS
VENTAS
Venta PR-04-00-00-00
Recepcin Y Verificacin de
Documentos y Contratos PR-04-01-00-00
Recepcin de Documentos para
Postpagos
PR040101-01
Planilla de Entrega de Contratos
Recepcin de Documentos para Kits
Financiados
PR040102-01
Planilla de Entrega de Contratos
Recepcin de Documentos para Kits
de Contado
PR040103-01
Planilla de Entrega de Contratos
Facturacin
PR-04-02-00-00
Facturacin para Postpagos
PR040201-01
Listado de Serie de Modelos
F0-000100-10
F0-000100-11
F0-000100-12
F1-040103-01
F2-040201-01
LISTA DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRES
DTO/Proceso/Procedimento/For
matos/Instructivo
Facturacin para Kits Financiados
Listado de Serie de Modelos
Facturacin para Kits de Contado
Listado de Serie de Modelos
Activacin
Activacin para Postpagos
Planilla de Poliedro
Activacin para Kits Financiados
Planilla de Poliedro
Activacin para Kits de Contado
Planilla de Poliedro
Entrega de Equipos
Entrega de Postpagos
Entrega de Kits Financiados
Entrega de Kits de Contado
Preventa
Post Venta
05 SISTEMAS
SAINT
Postpagos
Kits Financiados
Kits de Contado
ACTIVA
Postpagos
Kits Financiados
Kits de Contado
POLIEDRO
Postpagos
Kits Financiados
Kits de Contado
CODIGO
FORMATOS
INSTRUCT
SEGUIMI
VERSIN 0
IVOS
ENTO
PR040202-01
F2-040202-01
PR040203-01
F2-040203-01
PR-04-03-00-00
PR040301-01
F3-040301-01
PR040302-01
F3-040302-01
PR040303-01
F3-040303-01
PR-04-04-00-00
PR040401-01
PR040402-01
PR040403-01
PR-04-05-00-00
PR-04-06-00-00
16/03/2004
16/03/2004
16/03/2004
16/03/2004
16/03/2004
16/03/2004
16/03/2004
16/03/2004
16/03/2004
16/03/2004
16/03/2004
16/03/2004
16/03/2004
16/03/2004
16/03/2004
16/03/2004
16/03/2004
PR-05-02-00-00
PR050201-01
PR050202-01
PR050203-01
PR-05-03-00-00
PR050301-01
PR050302-01
PR050303-01
PR-05-03-00-00
PR050301-02
PR050302-02
PR050303-02
ESTADO
APTO
PARA
SUCURS
AL
Aprobado
Aprobado
Aprobado
Aprobado
Aprobado
Aprobado
Aprobado
Aprobado
Aprobado
Aprobado
Aprobado
Aprobado
Aprobado
N.A
N.A
Aprobado
Aprobado
Por Elaborar
Por Elaborar
Por Elaborar
Por Elaborar
Por Elaborar
Por Elaborar
Por Elaborar
Por Elaborar
Por Elaborar
Por Elaborar
Por Elaborar
Por Elaborar
Para facilitar el manejo de la documentacin del Sistema de Gestin de Calidad de CELCENTER Ltda,
se diseo la codificacin que se presenta en la tabla 3, bajo la cual debe estar organizada y referenciada
toda la documentacin que se maneja en la Empresa.
La Nomenclatura asignada es alfanumrica y esta constituida por:
Las primeras dos letras (ZZ) identifican el Tipo de Documento (Ver Tabla 3).
Los dos nmeros siguientes (AA) corresponden al departamento (Ver Tabla 3).
Los dos nmeros (BB) identifican el nombre del proceso (Ver Tabla 3).
Los dos nmeros (CC) corresponden al cdigo del Producto (Ver Tabla 3).
Los nmeros siguientes (DD) indican el consecutivo.
ZZ
AA
BB
CC
DD
ZZ-AA-BB-CC-DD
Letras que identifican el Manual de Calidad
Documento
Manual de Procesos.
Procesos y Procedimientos.
Instructivo.
Formatos
Nombre de
Calidad
Departamento
Gerencia General
Administracin
Finanzas
Ventas
Sistemas
Proceso para el rea de Todas las reas
Ventas
Recepcin de Documentos.
Facturacin
Activacin
Entrega de Equipos
Cdigo del Producto Todos
Post-Pago
Kits Financiado
Kits de Contado
Consecutivo del
Procedimiento
MC
MP
PR
IN
FO
00
01
02
03
04
05
00
01
02
03
04
00
01
02
03
01...
5.
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
Fundamentados en la definicin del Sistema de Calidad, el cual esta orientado al cumplimiento de los
lineamientos de la Norma NTC ISO 9001:2000, los Directivos de CELCENTER. Ltda definieron
como estrategia de desarrollo y crecimiento de la Empresa, la implementacin eficaz del Sistema de
Calidad.
A travs de su liderazgo y comportamiento, la alta direccin crea un entorno en el que el personal se
siente completamente involucrado y en el cual el Sistema de Gestin de Calidad puede funcionar
eficazmente. Los principios de la gestin de la calidad pueden ser utilizados por la alta direccin como
base de su papel, y son:
a) Nombrar el representante de la Direccin de Calidad.
b) establecer la poltica y los objetivos de la calidad de la organizacin;
c) promover la poltica de la calidad y los objetivos de la calidad a travs de la organizacin para
aumentar la toma de conciencia, la motivacin y la implicacin;
d) asegurar el enfoque hacia los requisitos del cliente en toda la organizacin;
e) asegurar que se implantan los procesos apropiados para cumplir con los requisitos de los clientes y
de otras partes interesadas y para alcanzar los objetivos de la calidad;
f) asegurar que se ha establecido, implantado y se mantiene actualizado un sistema de gestin de la
calidad efectivo para alcanzar los objetivos de la calidad;
g) asegurar la disponibilidad de los recursos necesarios;
h) revisar el sistema de gestin de la calidad;
i) decidir sobre las acciones a adoptar en relacin a la poltica y los objetivos de la calidad;
j) decidir sobre las acciones para la mejora del sistema de gestin de la calidad.
Las telecomunicaciones constituyen un negocio complejo y cambiante, que nos exige manejo de
informacin actualizada. Esta es una condicin indispensable en nuestro desempeo diario, ya que
directa o indirectamente estamos en contacto con los clientes.
Por lo tanto, teniendo en cuenta que el Sistema de Gestin de Calidad, adoptado por la Empresa,
pretende que la Satisfaccin del Cliente, sea el eje fundamental del personal de CELCENTER, en la
ejecucin diaria de su trabajo se debe integrar a la labor diaria la conviccin de trabajar y atender al
Cliente con rapidez, respeto, cordialidad y eficacia, con el fin de maximizar la satisfaccin del cliente y
as mismo lograr captar mayores beneficios para la Empresa.
Satisfacer las necesidades y expectativas de los subdistribuidores y clientes directos, de acuerdo con las
directrices y objetivos trazados por la empresa.
Los integrantes de CELCENTER estn comprometidos a cumplir consistentemente la misin y la
visin con el apoyo de sus valores y el mejoramiento continuo.
Mantener el compromiso de desarrollar y asegurar la cultura de calidad entre todos los miembros de la
institucin, para satisfacer las necesidades de oferta y demanda de los diferentes servicios que ofrece a
la Sociedad.
5.4 VALORES
los valores que adopta la Empresa CELCENTER. Ltda para el desempeo del trabajo diario y
convivencia entre compaeros, superiores y clientes son:
Satisfaccin al cliente
Mejora contina
Respeto
Honestidad
5.5 OBJETIVOS
Crear y mantener ventajas competitivas fundamentadas en la calidad de los servicios que ofrecemos y
el talento humanos con el que contamos en CELCENTER, enfocados hacia la maximizacin de la
Satisfaccin del Cliente.
Crecer de la mano de COMCEL, y posicionar la presencia en todo el Territorio Colombiano, teniendo
siempre presente la filosofa de Trabajo, Eficiencia y xito, la cual ha sido determinante al momento de
lograr las metas propuestas para cada una de las oficinas que se han abierto.
Tabla 4.1 Objetivos de Calidad Definidos por CELCENTER para el Sistema de Gestin de la
Calidad
OBJETIVO
ESTRATEGICO
Buzn de sugerencias
QUE
ITEM DE CONTROL
COMO
ESTRATEGIAS
Director de
Calidad
Implementar los
lineamientos de
este manual
Gerente
Concienciar al
personal sobre la
importancia de la
Atencin al
cliente
Director de
Calidad
Evaluar y
analizar
permanente las
necesidades del
Cliente
Director de Ventas
Dar la mejor
Director de Dpto.
asesora y
solucin al los
problemas de los
clientes.
Desarrollar
estrategias y
estudios de
mercado para
aumentar la
cobertura a nivel
nacional
Director de Ventas
Agilizar la
atencin y
servicios.
Evaluar el
Director de Ventas
desempeo de los
subdistribuidores
e incentivar o
multar su
desempeo segn
aplique.
Director de Dpto.
Tabla 4.2 Objetivos de Calidad Definidos por CELCENTER para el Sistema de Gestin de la
Calidad
OBJETIVO
ESTRATEGICO
QUE
ITEM DE CONTROL
META
% de Capacitaciones. (Nmero de
Capacitaciones realizadas/ Nmero de
Capacitaciones programadas) Mensual
2004
100% Cumplimento.
205
100% Cumplimento.
ESTRATEGIAS
COMO
2006
100% Cumplimento.
Capacitar
al Director de Dpto.
personal con los
Procedimientos
necesarios para el
desempeo de su
labor.
Crear incentivos
por meritos y
participacin en
las
capacitaciones.
Gerencia
Dar
las
herramientas
necesarias para
que el trabajador
desempee
su
trabajo
Propiciar la
participacin en
la solucin de
problemas.
Director Calidad
Evaluar
Director de Dpto.
peridicamente al
personal sobre los
conocimientos
bsicos que debe
tener para su
cargo.
Promover el
sentido de
pertenencia para
con la Empresa.
Director Calidad
Evaluar
el Director
desempeo
del Calidad
trabajador
mediante
los
indicadores
de
Gestin (Tabla 1)
de Evaluacin
Director de Dpto.
peridica a todo
el
personal
convocado a las
capacitaciones.
Evaluar
el Director Calidad
impacto de la
capacitacin en el
desempeo
del
trabajador.
Desarrolla las labores inherentes a su trabajo, observando siempre los lineamientos establecidos en
el Sistema de Gestin de Calidad de la Empresa.
Conocer, entender y aplicar las polticas y objetivos de calidad planteados por la Empresa.
Aplicar los Procedimientos, formatos e instructivos que afectan la calidad del servicio y son
inherentes a su labor.
Participar activamente en los Crculos de Calidad, identificando no conformidades y planteando
posibles soluciones.
Consolidar en toda actividad el sentido de pertenencia hacia la Empresa, realizando una labor
enmarcada bajo los principios de Trabajo, Eficiencia y xito.
6 GESTION DE RECURSOS
La Empresa CELCENTER Ltda., proceder a la identificacin de recursos necesarios para una mejor
gestin del Sistema de Calidad, as como para el logro de los objetivos de la organizacin, el
cumplimiento de los requisitos y maximizar la satisfaccin del cliente.
En esta parte del manual se tendrn en cuenta los recursos humanos, materiales, Instalaciones, Gestin
de la Informacin, Gestin de la Tecnologa.
La Empresa, considerar al Recurso Humano como el ms valioso de sus activos, por lo tanto su
seleccin, competencia, capacitacin y comunicacin es prioritaria.
6.2.1. Competencia, Toma de Conciencia y Formacin
El director de Departamento evaluar cada tres meses por medio de reuniones informales de
retroalimentacin el desempeo del personal a sus cargo. Identificar las debilidades del personal y
con base a acciones especficas reforzar los conocimientos y habilidades que le permitan el mejor
desempeo de sus funciones.
La eficacia de las acciones aplicadas se evaluarn a los siguientes meses, con los resultados obtenidos
de la siguiente evaluacin y se segn su resultado se tomar medidas mas severas si se requieren.
6.2.2.- Capacitacin
6.3 INFRAESTRUCTURA
7.
Los productos que tienen relacin directa con los Clientes externos son los servicios de los procesos del
rea de Ventas. La Empresa CELCENTER Ltda., desarrolla los servicios a partir de: solicitudes por
parte de COMCEL, solicitud de los clientes, por la identificacin de la necesidad de modificaciones del
servicio vigente o por requerimientos identificados para hacer mas eficiente el desempeo en el rea de
Ventas.
PRE-VENTA
VENTA
Recepcin y verificacin de documentos
Facturacin
Activacin
Entrega de equipos
POST-VENTA
ABASTECIMIENTO
GESTION DE RECURSOS
El producto de los Proceso del rea de Ventas de la Empresa CELCENTER Ltda se reflejan
bsicamente en el Servicio de Ventas de Equipos Celulares Activados.
Este Servicio consiste en la comercializacin del plan requerido y termina con la activacin y entrega
del equipo. Los Procesos inherentes a la prestacin de ste Servicio estn relacionados directamente
con el cliente, por cuanto cualquier irregularidad puede afectarlo directamente es decir cualquier error
que se cometa dentro de este proceso afecta directamente al cliente y a la compaa; ya que generara
insatisfacciones en l y costos adicionales para la Empresa.
7.2.1.- Determinacin de los Requisitos Relacionados con el Producto de los Proceso de Ventas en
CELCENTER. Ltda.
La prestacin del Servici de Ventas en la Empresa CELCENTER Ltda, esta condicionada por un serie
de procedimientos que gua el desarrollo de la actividad segn el tipo de Activacin que sea solicitado
por el Cliente; es decir, que cada Proceso del rea de Ventas se apoya en un serie de Procedimientos
diseados para Activaciones en Postpagos, Kits Financiados y Kits de Contado.
Pre-Venta:
El proceso de Pre-Venta consiste en la parte comercial de la venta, que realiza el vendedor directo o
Subdistribuidor, en el cual se le informa al cliente sobre los caractersticas de los planes disponibles
como son: precio, equipos relacionados con el plan, minutos incluidos, destinos incluidos, cerrado o
abierto, etc., buscando siempre satisfacer los requerimientos del cliente. Con el fin de brindarle la
cantidad de informacin adecuada y necesaria para que el cliente toma la decisin de compra.
Este Proceso es realizado por agentes externos a la compaa, como son los Subdistribuidores, sin
embargo con el fin de observar los lineamientos planteados en el Sistema de Gestin de Calidad
presentado en este Manual; la Empresa cuenta con el Procedimiento de La Poltica Comercial
PR010000-02, Procedimiento Antifraudes PR000100-01, Reportes de Estadsticas de Subdistribuidores
que incurren en Fraudes y Devoluciones F0-000100-04. herramientas mediante las cuales se garantiza
el compromiso, honestidad y desempeo del Subdistribuidor al desarrollar su labor.
Este subproceso consiste en recibir la documentacin completa acorde al tipo de Activacin, Cliente y
Data crdito; adicionalmente permite verificar la veracidad de la informacin, autenticidad y vigencia
de los documentos presentados por el Cliente.
El subproceso est apoyado por una serie de Procedimientos y Formatos implementados en el Sistema
de Gestin de Calidad de la Empresa, para guiar el desarrollo de la labor y garantizar la calidad del
Servicio de Ventas de CELCENTER.
Los Procedimientos en que se apoya para el desempeo de la labor dependen del tipo de producto:
Recepcin de Documentos para Postpagos.
PR040101-01
Recepcin de Documentos para Kits Financiados.
PR040102-01
Recepcin de Documentos para Kits de Contado.
PR040103-01
Los Formatos implementados para el desarrollo de la actividad son:
Planilla de Entrega de Contratos
F1-040101-01
Planilla de Entrega de Contratos
F1-040102-01
F1-040103-01
Planilla de Poliedro
Planilla de Poliedro
F3-040302-01
F3-040303-01
Los Procedimientos y Formatos diseados para garantizar la calidad del subproceso, son:
Antifraudes
PR-000100-01
Antidevoluciones
PR-000100-02
Sistema de Quejas y Reclamos
PR-000100-05
Estadsticas de Causas Frecuentes de Fraudes y Devoluciones
F0-000100-06
No Conformidades y Acciones Correctivas y/o Preventivas.
F0-000100-07
La documentacin externa en la que se apoya es:
Matriz de COMCEL.
Circulares de COMCEL.
Reporte de Penalizaciones de COMCEL
Base de Datos de la Registraduria.
Base de Datos de NIT
Entrega de Equipos:
Este subproceso consiste identificar y entregar los Equipos asignados a cada Contrato/Dijin de las
Planillas de Entrega de Contratos.
Los Procedimientos en que se apoya para el desempeo de la labor dependen del tipo de producto:
Entrega de Equipos para Postpagos.
PR040401-01
Entrega de Equipos para Kits Financiados.
PR040402-01
Entrega de Equipos para Kits de Contado.
PR040403-01
Los Formatos implementados para el desarrollo de la actividad son:
Listado de Serie de Modelos
F2-040201-01
Listado de Serie de Modelos
F2-040202-01
Listado de Serie de Modelos
F2-040203-01
Los Procedimientos y Formatos diseados para garantizar la calidad del subproceso, son:
Sistema de Quejas y Reclamos
PR-000100-05
Estadsticas de Causas Frecuentes de Fraudes y Devoluciones
F0-000100-06
No Conformidades y Acciones Correctivas y/o Preventivas.
F0-000100-07
La documentacin externa en la que se apoya es:
Circulares de COMCEL.
Organizacin de Bodega (Primeros en entrar primeros en salir)
Post-Ventas:
El Proceso de Post-Venta permite establecer una relacin ms directa con el Cliente con lo que se le da
seguimiento a su satisfaccin, permanencia y posible renovacin del Servicio.
En CELCENTER. Ltda., se considera que su labor no finaliza al lograr la Venta de un Equipo
Activado satisfactoria mente, sino que se debe brindar un servicio Post-Venta de accesoria y
seguimiento de la conformidad del cliente con su Servicio; para los cual fue necesario implementar un
Sistema de Quejas y Reclamos , Buzn de Sugerencias y Oficina de Atencin al Cliente.
Adicionalmente mediante este Proceso se puede establecer la causa y el total de desactivaciones
7.2.2.- Seguimiento del desarrollo del Producto de los subproceso del proceso de venta.
Cada subproceso tiene un responsables y adems cuenta con el apoyo del Director del Departamento
respectivo quienes junto con el Directo de Calidad, realizan un seguimiento general de las actividades
del Proceso.
Como se menciono en el numeral anterior cada proceso, y subproceso est apoyado por una serie de
Procedimientos y Formatos diseados para hacer seguimiento y control en el desempeo de la labor y
por ende garantizan la calidad del Proceso; mediante estas herramientas se puede llevar un registro
detallado de los procesos en que mas se esta presentando inconformidades.
El seguimiento con dichas herramientas debe ser mensual con el fin de mejorar constantemente el
desempeo de la labor y hacer ms eficiente el uso de la informacin.
7.2.3.- Comunicacin con el Cliente.
CELCENTER mantiene permanente contacto con los Clientes Internos y Externos implicados en los
diferentes procesos dentro para la prestacin del Servicio de Ventas. Es de resaltar que CELCENTER
ha puesto a disposicin de los clientes, entre otras, las siguientes alternativas de contacto:
Telefnica
Correo Electrnico
Fax.
Oficina de Atencin al Cliente.
Buzn de quejas y reclamos
7.2.4.- Revisin, Verificacin y Validacin de la Calidad del Producto
La Calidad del Servicio de Venta se manifiesta en los Reportes de multas enviados por COMCEL, es
decir entre menor sea el nmero de penalizaciones, Fraudes, desactivaciones y caldist incurridos
mayor es el nmero de Clientes a los cuales logra satisfacer con un servicio de Venta exitoso.
Por otra parte se cuenta con las herramientas como Buzn de quejas y reclamos y Oficina de Atencin
al Cliente, las cuales alimentan el Sistema de Quejas y Reclamos, mediante el cual se logra determinar
las causas de inconformidad del Cliente con el Servicio prestado.
7.4 Compras:
Para Celcenter el proceso de compra corresponde a un proceso de abastecimiento. En donde, los
Equipos Celulares que comercializa CELCENTER , son suministrados por COMCEL. De acuerdo a
los volmenes de venta se le asigna un determinado nmero de inventario por cada referencia a la
empresa., estos equipos pertenecen a comcel, por lo tanto no se realiza la compra como tal. Al tener la
asignacin de equipos autorizada por comcel, Celcenter debe recogerlos en la bodega de comcel.
Normalmente las asignaciones de inventario son semanales, de no ser, que se presenten promociones
nuevas o cambios en los planes.
Este proceso no es controlable para la empresa, ya que si se agota el inventario de determinada
referencia, es muy difcil que halla un abastecimiento antes del tiempo estipulado ya que son las
polticas que maneja Comcel.
El inventario de Kits remanufacturados si es de propiedad de CELCENTER. La empresa compra
directamente estos productos a otros distribuidores, estos pedidos se realizan teniendo en cuenta la
informacin de ventas del periodo ms reciente y las variaciones del mercado. De igual forma, este
proceso es poco controlable ya que muchas veces los distribuidores no cuenta con el inventario
necesario para suplir la demanda. Al comparar los volmenes de ventas de Kits remanufacturados
contra los equipos suministrados por Comcel, estos son muy inferiores.
Los proveedores que no proveen ms del 10% de los insumos a CELCENTER no afectan la calidad
Se verifica que la cantidad de equipos entregados correspondan a los asignados, de igual forma sucede
con los Kits remanufacturados y tarjetas.
PR000100-05; Formatos que apoyan tanto los Procedimiento de desarrollo de la labor, como los que
reportan la eficiencia del Sistema de Gestin de Calidad. (Ver Listado de Control y Codificacin F0000100-00 o Manual de Procedimientos MP-001).
8.
8.1 GENERALIDADES
El grupo de auditores de la Empresa, al menos una vez al ao evala las siguientes variables para
definir los procesos o reas a auditar:
Fundamentados en la informacin que aporten estas variables, se decide la prioridad en la que los
procesos o reas deben ser auditados con el objetivo de determinar si el Sistema de Gestin de la
Calidad es conforme a las disposiciones planificadas.
Las Auditoras Internas se realizan aplicando el Procedimiento denominado Auditoras Internas
PR000100-08 y se apoya en los siguientes Formatos: Plan General de Auditoras F0-000100-10 , Plan
Especifico de Auditoras F0-000100-11, Informe de Auditoras F0-000100-12.
Las Auditoras se llevan a cabo por personal independiente al rea a ser auditada, y que conforman el
grupo de Auditores.
Los resultados de las Auditoras son registrados en el Formato de Informe de Auditora, el cual se
entrega al Responsable del rea Auditada, quien toma oportunamente acciones correctivas para la
solucin de las causas de las no conformidades.
La mejora continua del Sistema de Gestin de la Calidad, se logra mediante la revisin mensual por el
Director de Calidad, Equipos de Trabajo de los Crculos de Calidad y el Comit de Calidad, de los
resultados de las auditoras, las acciones correctivas y preventivas, el anlisis y evaluacin de los
indicadores de gestin establecidos para cada proceso, identificando puntos crticos ha ser mejorados e
implementando las acciones que considere convenientes.
9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
10. DEFINICIONES
ANEXO F
DOCUMENTOS EXIGIDOS POR LA NORMA
PROCEDIMIENTO ELABORACIN
DE DOCUMENTOS
VERSIN: 00
CONTENIDO
Pg.
1. Diagrama de Flujo
4.2 Procedimientos
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
5.2 Anexos
1. Diagrama de Flujo.
Inicio
R.
P
D. R. E
C P
D
C
R. D. D.
P C C
R.
P
R.
P
E D.
C
D.
C
D. R.
C P
E
Solicitar la
elaboracin del
documento
Documentar la
actividad
Revisar el
documento
realizado
Sustentar la
solicitud con
soportes para la
mejora
Recopilar la informacin
necesaria para
documentar el proceso
Verificacin del
documento por el
responsable de la
actividad
El documento
es aprobado
Si
Aprobacin del
documento
D.
C
D.
C
D.
C
D.
C
D. R.
C P
E
D. R.
C P
E
G
D. D. R.
C C P
E
Definir el
responsable de
uso
Registrar en la
lista de Control y
Codificacin
Establecer la
distribucin de
original y copia
Se especifica quien va a
ser el que tendr a su
cargo el seguimiento,
control y actualizacin del
documento
Se deja registro del cdigo,
fecha de aprobacin y
numero de versin en la
lista
Se divulga e implementa
el procedimiento
modificado, incluyendo las
sucursales, si aplica
Fin
G
D. D. R.
C C P
E Neevia Document Converter trial version http://www.neevia.com
Created by
4.2 Procedimientos
Cualquier funcionario esta en capacidad de tramitar la solicitudes de elaborar o corregir un documento
ante el Director de Calidad, sustentando su solicitud con soportes para la mejora.
El Director de Calidad es la persona encargada de la elaboracin del nuevo documento o la correccin
de un ya existente, contando con el apoyo del responsable del proceso para el levantamiento de la
informacin de la actividad a documentar y revisin del Comit de Calidad.
Se coloca a consideracin el documento, si cumple con los requisitos y polticas de la empresa es
aprobado, si no se realizan los correctivos del caso para la aprobacin.
Una vez aprobado el Documento se deja registro del cdigo del documento, fecha de aprobacin y
nmero de versin y se establece el responsable del seguimiento, control y actualizacin del
Documento.
Se registra en la lista de Control y Codificacin de Documentos.
Se divulga e implementa el procedimiento modificado por los funcionarios responsables, incluyendo
las Sucursales, si aplica.
El original es guardado en Gerencia.
entregar el Director de Calidad.
Las copias autorizadas sern identificadas con un sello COPIA AUTORIZADA, y son de manejo
exclusivo de la Gerencia y del Director de Calidad. Cada funcionario tendr en su puesto de trabajo una
copia no autorizada de los procedimientos que de manera directa o indirecta tengan que ver con el
buen funcionamiento y desempeo de su cargo, stos sern identificados mediante el sello de COPIA
NO AUTORIZADA y no podrn ser modificados. El Director de Calidad ser la persona encargada
de mantener actualizados dichos archivos para todos los funcionarios en Bogot, archivando las
versiones anteriores.
El Gerente de cada Sucursal tendr una copia no autorizada, y ser l el responsable de la actualizacin
y divulgacin dentro del personal de su Sucursal.
VERSIN: 00
CONTENIDO
Pg.
1. Diagrama de Flujo
5
5
4.2 Procedimientos
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
5.2 Anexos
1. Diagrama de Flujo.
R
D.C D.C D.
C
Inicio
C.
C
G
Modifica
documento
existente
No
Existe un
documento
nuevo
Si
R.P D.C D.
C
D.C D.C D.
C
C.
C
G
Elabora
documento
Elabora
correcciones del
documento
afectado
R.
P
E
D.C R.P R.
P
D.
C
D.C R.P R.
P
D.
C
Revisar el
documento nuevo
C.
C
G
D.C D.C D.
C
R.
P
E
D.C D.C D.
C
R.
P
E
Hacer correcciones
No
Basado en procedimiento
de elaboracin de
documentos
Documento es
aprobado
Actualizar la lista
de control y
codificacin
Entregar la ltima
versin del
documento a las
personas a cargo
1. Diagrama de Flujo.
1
D.C C.C D.
C
I
R.P
E
D.C C.C D.
C
Recoger los
documentos
obsoletos
Actualizar versin
del documento en
el sistema
Romper documento
antiguo o poner sello de
documento obsoleto
Nmero de versin
del documento
nuevo
Fin
Responsable; Autoriza; Ejecuta;
Es Informado.
de Control y Codificacin de
F0-000100-07.
VERSIN: 00
CONTENIDO
Pg.
1. Diagrama de Flujo
4.2 Procedimientos
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
5.2. Anexos
1. Diagrama de Flujo.
Inicio
R
D.C
D.C D.C
Fin del
procedimiento
No
Existe un
registro nuevo
C.C
Si
Identificar tipo de
registro
R.P
D.C D.C
C.C
Almacenar segn
su tipo
R.P
R.P
R.P R.P
D.C
R.P R.P
Archivo de registro
Despus de un tiempo
delimitado pasa un archivo
muerto
Fin
Responsable; Autoriza; Ejecuta;
Es Informado.
Los registros sern manejados de forma magntica teniendo una clave de acceso
para controlar que sea alterado o copiado y en fsico en un archivador mantenido
bajo llave .
4.3 Especificaciones Tcnicas.
No aplica.
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
G: Gerente.
D.C: Director del Departamento de Calidad.
R.P: Responsable del Proceso.
C.C: Comit de Calidad
E: Empleados.
5.2. Anexos
Formato de control de registros
F0-000-100-05
VERSIN: 00
CONTENIDO
Pg.
1. Diagrama de Flujo
2. Definicin, Objetivo y Alcance.
3
5
4.2 Procedimientos
11
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
12
5.2 Anexos
13
1. Diagrama de Flujo.
Inicio
G.A
G.
G.A A
G.A
G.
G.A A
Hacer plan
general de
Auditorias
Hacer
correcciones
necesarias
No
El auditor de la empresa
elabora una vez al ao el plan
general de auditorias,
incluyendo la seleccin del
auditor, cronograma y reas
auditadas
Plan Aprobado
Si
G.A
A.A G.A A
G.A
A.A G.A A
A.A
G.A
Disear Hoja de
verificacin
Realizar Apertura
E.A A
Realizar Auditoria
E.A
G.A
A.A
E.A A
E.A
G.A
A.A
E.A A
E.A
G.A
A.A
E.A A
Realizar reunin
de cierer
Apenas terminada la
auditoria, el auditor o
grupo de auditores se
rene a fin de clasificar
los hallazgos
Elaborar informe
final
Hacer
Seguimiento
Seguimiento de las
acciones correctivas
planteadas por el auditado
a fin de verificar su
cumplimiento
E.A
A.A
E.A
E.A
A.A
E.A
C.C
G
G.A
A.A
C.C
G
G.A
A.A
G.A
I
C.C
G
G.A
Resum ir ciclo de
auditorias
Llevar registro de
auditorias
Fin
El ciclo siguiente de las auditorias debe tener como prioridad las no conformidades
encontradas en el ciclo inmediatamente anterior.
Los registros respectivos a las auditorias se conservan por un tiempo mnimo de dos
aos.
El auditor debe revisar la conformidad del sistema contra la norma ISO 9001. Debe
hacer un barrido de los elementos de la norma.
Los dueos de los procesos deben facilitar la informacin necesaria para la realizacin
de la auditoria.
4.2 Procedimientos
El grupo de auditores de la empresa elabora una vez al ao el plan general de
auditorias, incluyendo la seleccin de auditores, cronograma y reas auditadas y lo
entrega a la Gerencia para su revisin y aprobacin.
En caso que la Gerencias no apruebe el plan se envan las observaciones al
administrador del sistema de auditorias y se replantea el plan. En caso de aprobacin
se firma el plan.
Se elabora el plan especfico para cada auditoria individual, indicando alcance, fecha y
hora de reunin de apertura y cierre, y entrega el plan con no menos de 8 das de
anticipacin a la auditoria al auditado.
El auditado debe devolver firmado el plan especfico a ms tardar el da siguiente o
informar al auditor sus puntos de desacuerdo para replantear el plan especfico. El
plan especfico aprobado se entrega al administrador del sistema de auditorias.
El auditor elabora la hoja de verificacin.
Segn da y hora acordada se inicia la auditoria con la reunin de apertura
El auditor indaga al auditado, segn hoja de verificacin previamente elaborada
acerca de los documentos y se realiza la recoleccin de la evidencia objetiva que
demuestre la aplicacin de este procedimiento a travs de preguntas, observaciones
y registros y toma nota de todos los hallazgos o puntos para verificacin
Apenas terminada la auditoria, el grupo de auditores se rene a fin de clasificar los
hallazgos encontrados, como fortalezas, observaciones, no conformidades menores
y mayores y el auditor lder comunica posteriormente todas estas observaciones al
auditado para plantear soluciones puntuales e indicar las acciones correctivas
necesarias, incluyendo el tiempo en que ejecutar las mismas.
El auditor redacta las observaciones, no conformidades y/o acciones correctivas y
las consigna en el formato correspondiente de informe final de auditorias internas, el
cual debe ser entregado al auditado y al Gerente, quien a su vez lo presente en el
comit de calidad.
F0-000100-10
F0-000100-11
F0-000100-12
PROCEDIMIENTO DE ACCIONES
PREVENTIVAS
VERSIN: 00
CONTENIDO
Pg.
1. Diagrama de Flujo
4.2 Procedimientos
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
5.2 Anexos
5.2 Anexos
Informe de Auditorias
F0-000100-12
No conformidad / Accin Correctiva
F0-000100-08
PROCEDIMIENTO DE ACCIONES
CORRECTIVAS
VERSIN: 00
CONTENIDO
Pg.
1. Diagrama de Flujo
4.2 Procedimientos
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
5.2 Anexos
1. Diagrama de Flujo.
Inicio
R.P D.C
E
D.
C
Revisar la no
conformidad
Existen diversas
fuentes de recepcin
de no conformidades
D.
C
D.
C
C.
C
G.
A
Informar la no
conformidad
C.
C
G.
A
D.
C
R.
P
Investigar la causa
Hacer seguimiento
con reportes,
personal y datos
D.C D.C
C.C C.C R.
G.A G.A P
E
D.
C
Evaluar la
necesidad de
adoptar acciones
Plantear acciones
correctivas
Las no conformidades
son analisadas en los
comites de calidad y de
auditoria respectivamente
D.C
C.C
G.A
R.P
D.C D.C D.
C
C.
C
G.
A
C.C
G.A
D.
C
R.
P
C.
C
G.
A
Formato
diligenciado es
enviado al direcctor
de calidad
1
Responsable; Autoriza; Ejecuta;
Es Informado.
PROCEDIMIENTO DE NO CONFORMIDADES
VERSIN: 00
CONTENIDO
Pg.
1. Diagrama de Flujo
3.1 Responsabilidad
4.2 Procedimientos
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
5.2 Anexos
1. Diagrama de Flujo.
Inicio
D.C D.C D.
C
R.P D.C D.
C
D.C D.C D.
C
C.
C
G
C.
C
G
R.
P
E
D.C R.P R.
P
D.
C
D.C R.P R.
P
D.
C
C.
C
G
D.C D.C D.
C
R.
P
E
D.C D.C D.
C
R.
P
E
Identificar la causa
de la no
conformidad
Por medio de
investigacin
Generar plan de
accin correctiva
Para eliminar la no
conformidad
Identificar la no
conformidad
Clasificacin del
tipo de la no
conformidad
Registrar la no
conformidad
Naturaleza de la
causa
Registrar la accin
correctiva tomada
Verificacin de la
accin correctiva
tomada
Para demostrar su
conformidad con los
requisitos
Fin
No aplica.
5. Glosario y Anexos
5.1 Glosario
No-conformidad: Incumplimiento de un requisito
Accin correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no-conformidad
detectada u otra situacin indeseable
C.C: Comit de Calidad
D.C: Director de Calidad
G.A: Grupo de Auditores.
E: Empleado.
R.P: Responsable del Proceso.
5.2 Anexos
Formato de No conformidades, Acciones Correctivas .
F0-000100-08
Formato de No conformidades, Acciones Preventivas .
F0-000100-06
ANEXO G
FORMATO ENCUESTA Y TAMAO DE
LA MUESTRA
FORMATO ENCUESTAS:
a. Excelente_____________
c. Regular______________
e. Otro_________________
b. Bueno____________
d. Malo_____________
b. Bueno____________
d. Malo_____________
b. No____________
Informacin errnea___________
Demora en la activacin___________
Falta de inventario____________
Error en la factura_______________
Mala atencin________________
b. No____________
b. No hace falta____________
b. Bueno____________
d. Malo_____________
ANEXO H.
ANALISIS DE SENSIBILIDAD
Reduccin 3%
2005
COSTO DE PENALIZACION
PENALIZACIONES PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
TIEMPO DE REVISION
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE PENALIZACION MENSUAL
COSTOS DE PENALIZACION ANUAL
COSTO DE FRAUDES
FRAUDES PROMEDIOS MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE FRAUDE MENSUAL
COSTOS DE FRAUDE ANUAL
COSTO DE DESACTIVACIONES
DESACTIVACIONES PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE DESACTIVACIONES MENSUAL
COSTO DE DESACTIVACION ANUAL
187
$ 1.949.403,34
$ 40.477
$ 780.511
$ 2.770.390,96
$ 33.244.691,56
277
$ 3.121.520,77
$ 44.935.105
$ 48.056.625,27
$ 576.679.503,29
1109,68
$ 11.585.025,55
$ 75.884.461
$ 87.469.486,06
$ 1.049.633.832,75
COSTO DE CALDIST
CALDIST PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
TIEMPO DE REVISION
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE CALDIST MENSUAL
COSTOS DE CALDIST ANUAL
COSTO TOTAL MULTAS ANUALES
9
$ 101.267,71
$ 52.796
$ 1.410.750
$ 1.564.813,96
$ 18.777.767,47
$ 1.678.335.795,08
Reduccin 3%
2006
COSTO DE PENALIZACION
PENALIZACIONES PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
TIEMPO DE REVISION
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE PENALIZACION MENSUAL
COSTOS DE PENALIZACION ANUAL
199
$ 1.808.848,28
$ 41.655
$ 861.953
$ 2.712.456,36
$ 32.549.476,32
COSTO DE FRAUDES
296
$ 2.687.431,73
$ 49.623.858
$ 52.311.289,71
$ 627.735.476,52
COSTO DE DESACTIVACIONES
DESACTIVACIONES PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE DESACTIVACIONES MENSUAL
COSTO DE DESACTIVACION ANUAL
1184
$ 10.749.726,92
$ 83.802.625
$ 94.552.351,46
$ 1.134.628.217,58
COSTO DE CALDIST
CALDIST PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
TIEMPO DE REVISION
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE CALDIST MENSUAL
COSTOS DE CALDIST ANUAL
COSTO TOTAL MULTAS ANUALES
9
$ 82.690,21
$ 55.299
$ 1.477.633
$ 1.615.623,01
$ 19.387.476,11
$ 1.814.300.646,54
Reduccin 3%
2007
COSTO DE PENALIZACION
PENALIZACIONES PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
TIEMPO DE REVISION
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE PENALIZACION MENSUAL
COSTOS DE PENALIZACION ANUAL
213
$ 1.705.598,49
$ 42.682,01
$ 951.893
$ 2.700.173,85
$ 32.402.086,15
COSTO DE FRAUDES
316
$ 2.534.032,05
$ 54.801.859
$ 57.335.891,49
$ 688.030.697,85
COSTO DE DESACTIVACIONES
DESACTIVACIONES PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE DESACTIVACIONES MENSUAL
COSTO DE DESACTIVACION ANUAL
1263
$ 10.136.128,19
$ 92.547.009
$ 102.683.137,59
$ 1.232.197.651,04
COSTO DE CALDIST
CALDIST PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
TIEMPO DE REVISION
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE CALDIST MENSUAL
COSTOS DE CALDIST ANUAL
COSTO TOTAL MULTAS ANUALES
10
$ 77.970,22
$ 48.779
$ 1.631.817
$ 1.758.566,81
$ 21.102.801,77
$ 1.973.733.236,82
Reduccin 5%
2005
COSTO DE PENALIZACION
PENALIZACIONES PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
TIEMPO DE REVISION
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE PENALIZACION MENSUAL
COSTOS DE PENALIZACION ANUAL
183
$ 101.267,71
$ 40.477
$ 764.418
$ 906.162,33
$ 10.873.947,97
COSTO DE FRAUDES
272
$ 3.057.159,52
$ 44.008.608
$ 47.065.767,02
$ 564.789.204,25
COSTO DE DESACTIVACIONES
DESACTIVACIONES PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE DESACTIVACIONES MENSUAL
COSTO DE DESACTIVACION ANUAL
1086,8
$ 12.228.638,08
$ 74.319.832
$ 86.548.470,54
$ 1.038.581.646,50
COSTO DE CALDIST
9
$ 101.267,71
$ 52.796
$ 1.410.750
$ 1.564.813,96
$ 18.777.767,47
$ 1.633.022.566,20
Reduccin 5%
2006
COSTO DE PENALIZACION
PENALIZACIONES PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
TIEMPO DE REVISION
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE PENALIZACION MENSUAL
COSTOS DE PENALIZACION ANUAL
191
$ 2.015.414,29
$ 39.465
$ 826.775
$ 2.881.654,34
$ 34.579.852,11
COSTO DE FRAUDES
284
$ 2.994.329,80
$ 47.598.610
$ 50.592.939,46
$ 607.115.273,47
COSTO DE DESACTIVACIONES
DESACTIVACIONES PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE DESACTIVACIONES MENSUAL
COSTO DE DESACTIVACION ANUAL
1136
$ 11.977.319,20
$ 80.382.473
$ 92.359.791,99
$ 1.108.317.503,84
COSTO DE CALDIST
9
$ 92.133,22
$ 53.042
$ 1.417.328
$ 1.562.503,99
$ 18.750.047,89
$ 1.768.762.677,31
Reduccin 5%
2007
COSTO DE PENALIZACION
PENALIZACIONES PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
TIEMPO DE REVISION
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE PENALIZACION MENSUAL
COSTOS DE PENALIZACION ANUAL
204
$ 2.048.180,47
$ 51.255,01
$ 913.045
$ 3.012.480,16
$ 36.149.761,87
COSTO DE FRAUDES
303
$ 3.043.010,98
$ 52.565.287
$ 55.608.297,56
$ 667.299.570,75
COSTO DE DESACTIVACIONES
DESACTIVACIONES PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE DESACTIVACIONES MENSUAL
COSTO DE DESACTIVACION ANUAL
1212
$ 12.172.043,92
$ 88.769.982
$ 100.942.025,84
$ 1.211.304.310,03
COSTO DE CALDIST
9
$ 93.631,11
$ 58.577
$ 1.565.219
$ 1.717.427,71
$ 20.609.132,53
$ 1.935.362.775,18
Reduccin 7%
2005
COSTO DE PENALIZACION
179
$ 2.014.383,45
$ 42.008
$ 748.325
$ 2.804.716,17
$ 33.656.593,99
COSTO DE FRAUDES
266
$ 2.992.798,27
$ 43.082.111
$ 46.074.908,77
$ 552.898.905,22
COSTO DE DESACTIVACIONES
DESACTIVACIONES PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE DESACTIVACIONES MENSUAL
COSTO DE DESACTIVACION ANUAL
1063,92
$ 11.971.193,07
$ 72.755.204
$ 84.726.397,48
$ 1.016.716.769,73
COSTO DE CALDIST
9
$ 101.267,71
$ 52.796
$ 1.410.750
$ 1.564.813,96
$ 18.777.767,47
$ 1.622.050.036,41
Reduccin 7%
2006
COSTO DE PENALIZACION
183
$ 1.931.448,00
$0
$ 792.330
$ 2.723.777,72
$ 32.685.332,64
COSTO DE FRAUDES
272
$ 2.869.579,88
$ 45.615.554
$ 48.485.133,89
$ 581.821.606,68
COSTO DE DESACTIVACIONES
DESACTIVACIONES PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE DESACTIVACIONES MENSUAL
COSTO DE DESACTIVACION ANUAL
1088
$ 11.478.319,53
$ 77.033.574
$ 88.511.893,73
$ 1.062.142.724,73
COSTO DE CALDIST
CALDIST PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
TIEMPO DE REVISION
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE CALDIST MENSUAL
COSTOS DE CALDIST ANUAL
COSTO TOTAL MULTAS ANUALES
8
$ 88.294,77
$ 50.833
$ 1.358.280
$ 1.497.406,87
$ 17.968.882,46
$ 1.694.618.546,50
Reduccin 7%
2007
COSTO DE PENALIZACION
PENALIZACIONES PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
TIEMPO DE REVISION
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE PENALIZACION MENSUAL
COSTOS DE PENALIZACION ANUAL
187
$ 1.881.906,84
$ 47.094,07
$ 838.923
$ 2.767.923,58
$ 33.215.082,97
COSTO DE FRAUDES
290
$ 2.916.232,91
$ 50.375.309
$ 53.291.541,90
$ 639.498.502,76
COSTO DE DESACTIVACIONES
DESACTIVACIONES PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE DESACTIVACIONES MENSUAL
COSTO DE DESACTIVACION ANUAL
1161
$ 11.664.931,62
$ 85.071.643
$ 96.736.574,12
$ 1.160.838.889,47
COSTO DE CALDIST
CALDIST PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
TIEMPO DE REVISION
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE CALDIST MENSUAL
COSTOS DE CALDIST ANUAL
COSTO TOTAL MULTAS ANUALES
9
$ 89.730,24
$ 56.137
$ 1.500.009
$ 1.645.876,15
$ 19.750.513,82
$ 1.853.302.989,02
Reduccin 9 %
2005
COSTO DE PENALIZACION
PENALIZACIONES PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
TIEMPO DE REVISION
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE PENALIZACION MENSUAL
COSTOS DE PENALIZACION ANUAL
175
$ 1.971.063,38
$ 41.105
$ 732.232
$ 2.744.399,69
$ 32.932.796,27
COSTO DE FRAUDES
260
$ 2.928.437,02
$ 42.155.614
$ 45.084.050,52
$ 541.008.606,18
COSTO DE DESACTIVACIONES
DESACTIVACIONES PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE DESACTIVACIONES MENSUAL
COSTO DE DESACTIVACION ANUAL
1041,04
$ 11.713.748,06
$ 71.190.576
$ 82.904.324,41
$ 994.851.892,96
COSTO DE CALDIST
CALDIST PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
TIEMPO DE REVISION
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE CALDIST MENSUAL
COSTOS DE CALDIST ANUAL
COSTO TOTAL MULTAS ANUALES
9
$ 101.267,71
$ 52.796
$ 1.410.750
$ 1.564.813,96
$ 18.777.767,47
$ 1.587.571.062,89
Reduccin 9 %
2006
COSTO DE PENALIZACION
PENALIZACIONES PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
TIEMPO DE REVISION
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE PENALIZACION MENSUAL
COSTOS DE PENALIZACION ANUAL
175
$ 1.849.268,22
$ 42.586
$ 758.617
$ 2.650.471,71
$ 31.805.660,54
COSTO DE FRAUDES
261
$ 2.747.484,22
$ 43.674.691
$ 46.422.175,25
$ 557.066.103,01
COSTO DE DESACTIVACIONES
DESACTIVACIONES PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE DESACTIVACIONES MENSUAL
COSTO DE DESACTIVACION ANUAL
1042
$ 10.989.936,87
$ 73.755.929
$ 84.745.865,64
$ 1.016.950.387,73
COSTO DE CALDIST
CALDIST PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
TIEMPO DE REVISION
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE CALDIST MENSUAL
COSTOS DE CALDIST ANUAL
COSTO TOTAL MULTAS ANUALES
8
$ 84.537,98
$ 48.670
$ 1.300.487
$ 1.433.694,80
$ 17.204.337,57
$ 1.623.026.488,84
Reduccin 9 %
2007
COSTO DE PENALIZACION
PENALIZACIONES PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
TIEMPO DE REVISION
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE PENALIZACION MENSUAL
COSTOS DE PENALIZACION ANUAL
176
$ 1.763.085,82
$ 44.120,61
$ 785.954
$ 2.593.160,67
$ 31.117.928,10
COSTO DE FRAUDES
261
$ 2.619.441,79
$ 45.248.509
$ 47.867.950,31
$ 574.415.403,75
COSTO DE DESACTIVACIONES
DESACTIVACIONES PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE DESACTIVACIONES MENSUAL
COSTO DE DESACTIVACION ANUAL
1043
$ 10.477.767,15
$ 76.413.724
$ 86.891.490,82
$ 1.042.697.889,84
COSTO DE CALDIST
CALDIST PROMEDIO MENSUALES
COSTO OPERACIONAL
TIEMPO DE REVISION
COSTO INSTITUCIONAL EXTERNO
COSTO DE CALDIST MENSUAL
COSTOS DE CALDIST ANUAL
COSTO TOTAL MULTAS ANUALES
8
$ 80.598,21
$ 50.424
$ 1.347.350
$ 1.478.371,90
$ 17.740.462,76
$ 1.665.971.684,44
2005
2006
2007
$ 559.541.196
$ 605.719.050
$ 650.869.295
$ 698.263.145
$ 1.531.543.111
$ 1.746.939.386
$ 1.974.160.379
$ 2.231.735.225
$ 2.091.084.307
$ 2.352.658.436
$ 2.625.029.674
$ 2.929.998.371
COSTO DE NO
CALIDAD
COSTO TOTAL
Con 3%
CON SISTEMA DE CALIDAD
2004
COSTO
OPERACIONAL
COSTO DE NO
CALIDAD
$ 559.541.196
2005
$ 594.103.875
2006
2007
$ 612.520.053
$ 641.730.180
$ 1.973.733.237
$ 2.091.084.307
$ 2.615.463.417
COSTO TOTAL
ANALISIS
INCREMENTAL
$ 2.272.439.670
$ 80.218.766
BENEFICIO NETO
$ 64.335.121
COSTO
$ 18.018.000
BENEFICIO
$ 352.017.276,86
$ 2.426.820.699
$ 198.208.975
$ 181.769.402
$ 314.534.954
$ 297.519.997
RELACION
BENEFICIO
COSTO
19,54
Con 5%
CON SISTEMA DE CALIDAD
2004
COSTO
OPERACIONAL
COSTO DE NO
CALIDAD
$ 559.541.196
2005
$ 582.488.700
2006
2007
$ 600.618.564
$ 616.662.966
$ 1.935.362.775
COSTO TOTAL
$ 2.091.084.307
ANALISIS
INCREMENTAL
$ 2.215.511.266
$ 137.147.170
BENEFICIO NETO
$ 121.263.525
COSTO
$ 18.018.000
BENEFICIO
$ 476.057.743,87
$ 2.369.381.241
$ 255.648.433
$ 239.208.861
$ 2.552.025.741
$ 377.972.630
$ 360.957.672
RELACION
BENEFICIO
COSTO
26,42
Con 7%
CON SISTEMA DE CALIDAD
2004
COSTO
OPERACIONAL
$ 559.541.196
2005
2007
$ 600.618.564
$ 616.662.966
COSTO DE NO
CALIDAD
$ 1.853.302.989
COSTO TOTAL
$ 2.091.084.307
$ 2.469.965.955
ANALISIS
INCREMENTAL
$ 582.488.700
2006
$ 2.204.538.736
$ 148.119.700
BENEFICIO NETO
$ 132.236.055
COSTO
BENEFICIO
$ 18.018.000
584511778
$ 2.295.237.110
$ 329.792.564
$ 313.352.991
$ 460.032.416
$ 443.592.844
RELACION
BENEFICIO
COSTO
32,44
Con 9%
CON SISTEMA DE CALIDAD
2004
COSTO
OPERACIONAL
$ 559.541.196
2005
$ 582.488.700
2006
2007
$ 600.618.564
$ 616.662.966
COSTO DE NO
CALIDAD
$ 1.665.971.684
COSTO TOTAL
$ 2.091.084.307
$ 2.282.634.650
$ 2.170.059.762
$ 2.223.645.052
ANALISIS
INCREMENTAL
$ 182.598.673
BENEFICIO NETO
$ 166.715.029
COSTO
BENEFICIO
$ 18.018.000
771370282,5
$ 401.384.621
$ 384.945.049
$ 647.363.720
$ 630.924.148
RELACION
BENEFICIO
COSTO
42,81
Anlisis de sensibilidad
Variacin
3%
5%
7%
9%
10%
B/C
VPN
19,54 $ 333.999.276,86
26,42 $ 458.039.743,87
32,44 $ 566.493.778,04
42,81 $ 753.352.282,46
44,90 $ 791.007.594,87