Metodologa bsica de gestin de

proyectos
Octubre de 2003

Metodologa de Gestin de Proyectos

Dentro de la metodologa utilizada en la gestin de proyectos el desarrollo de stos se estructura en tres fases diferenciadas:

Fase de Inicio y Planificacin

Project
Management

Tiene como objetivo fundamental establecer y concretar el mbito, calendario, presupuesto,

Inicio y Planificacin

eficazmente y articular las actividades que conducen al xito del proyecto.

jecucin y control

recursos, etc. del proyecto hasta el nivel que permita al Responsable de Proyecto gestionar

Fase de Ejecucin y Control

Fase que comprende la gestin del cambio, el seguimiento y control del proyecto, el anlisis y el

Cierre de proyecto

reporting. Se lleva a cabo el seguimiento de la planificacin asegurando el cumplimiento de todos los

hitos y gestionando los cambios mediante la actualizacin de la Planificacin de Proyectos y la
comunicacin a todos los implicados.

Fase de Cierre de Proyecto

El objetivo fundamental es formalizar la aceptacin final del proyecto, asegurndose una correcta
transmisin del conocimiento a los usuarios recopilando la documentacin final, as como la
organizacin de la salida del equipo de trabajo de una manera ordenada y secuencial.

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Metodologa de Gestin de Proyectos

Inicio y Planificacin

Inicio y Planificacin
Project
Management
Inicio y Planificacin

Fase de Planificacin
Aceptacin del Plan
de Programa

Ejecucin y Control

Cierre de proyecto

Aceptacin del Plan

de Programa

Puntode
de
Punto
Acuerdo
Acuerdo

Punto de
Acuerdo

Programa
Planificacin

Se trata de
un programa
o proyecto?

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Diseo del
Equipo de
Gestin de
Proyecto

Creacin del
Plan de
Proyecto

Orientacin del
Equipo de
Proyecto

Establecimiento
de las bases
del Plan de
Proyecto

Establecimiento
de las bases
del Plan de
Proyecto

Metodologa de Gestin de Proyectos

Inicio y Planificacin

Inicio y Planificacin
Project
Management

Diseo del Equipo de Gestin de Proyecto

Creacin del Plan de Proyecto

Inicio y Planificacin

Ejecucin y Control

Orientacin y Preparacin de Recursos

Cierre de proyecto

Aprobacin del Plan de Proyecto

En este momento se determinar el alcance del proyecto, cronogramas, recursos, etc. a un nivel en el que se gestione el
esfuerzo necesario para poder llevar a cabo el proyecto con xito. Los diferentes aspectos a tratar sern:
Definicin de etapas, actividades y tareas a realizar
Dependencias y prioridades entre tareas
Fechas de inicio y fin de cada tarea
Perfiles asociados a la realizacin de las tareas
Estimacin del tiempo necesario por tarea
Agregacin y clculo de fechas y el esfuerzo total del proyecto
Definicin de los productos a obtener en las tareas
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Metodologa de Gestin de Proyectos

Inicio y Planificacin
Project
Management

Diseo del Equipo de Gestin de Proyecto

Este conjunto de actividades implica el diseo y configuracin de la estructura organizativa y de comunicacin del equipo de
Gestin de Proyecto. La estructura de comunicacin deber estar reflejada tanto en el organigrama como en el propio plan
de comunicacin. Una vez se establezca la estructura organizacional, se podr seleccionar e involucrar en el proyecto al
personal necesario para cubrir las necesidades detectadas.
Una organizacin y gestin efectiva de los recursos humanos es crucial para el xito del proyecto, por lo que se deber
prestar especial atencin a estas tareas para asegurar que la organizacin del proyecto cubre todas las necesidades del
mismo.

Actividades

Objetivos
Disear detalladamente la organizacin del proyecto.

Diseo Detallado
de la Organizacin
del Proyecto

Obtencin
Recursos

Identificacin
y
documentacin
de
los
roles
y
responsabilidades as como las relaciones de reporting
incluidas en el modelo organizativo.
Una vez que el diseo organizativo se complete, los esfuerzos
debern dirigirse a la seleccin de los recursos humanos
necesarios para formar parte del equipo directivo del proyecto.

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Metodologa de Gestin de Proyectos

Inicio y Planificacin
Project
Management

Creacin del Plan de Proyecto

.

Los Planes de Proyecto detallados describirn qu actividades han sido completadas durante el transcurso del proyecto
(objetivos, etc) y definir cmo deber llevarse a cabo el trabajo restante (acercamiento, calendario, recursos necesarios,
objetivos de calidad, planes de reduccin de riesgos, responsabilidades y canales de comunicacin). Es importante asegurar
que los componentes de los planes de proyecto detallados estn alineados en cuanto a su estrategia y que obtengan la
aprobacin de los responsables.
Durante toda la vida del proyecto se deber llevar a cabo un contnuo refinamiento de los componentes del propio Plan de
Proyecto

Objetivos

Actividades

Creacin de un Plan de Proyecto completo y detallado,

consolidando los resultados de planes de proyecto anteriores
con las actividades desarrolladas en la etapa inicial de creacin
del Plan de Proyecto.

Desarrollo Detallado de los Planes de Gestin

Definicin
Detallada de los
Recursos de
Proyecto

Definicin
detallada del
alcance del
proyecto

Desarrollo
Detallado del
WBS

Desarrollo
Detallado del
Calendario

Desarrollo
Detallado de
los Costes y
Pricing de
Proyecto

Desarrollo
Detallado del
Presupuesto
del Proyecto

Conclusin del
RMAP

Hasta que se complete el Plan de Proyecto de Forma Detallada

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Estas actividades debern llevarse a cabo en los inicios de la

fase de planificacin.

Metodologa de Gestin de Proyectos

Inicio y Planificacin
Project
Management

Orientacin y Preparacin de Recursos

.

Esta actividad se centra en introducir y formar a los miembros del equipo de proyecto as como en la asignacin de los
recursos fsicos necesarios. Se trata de un proceso tpico de preparacin de los miembros del equipo para disponer de ellos
de forma efectiva una vez se distribuyan las autorizaciones de trabajo oportunas.
El proceso se divide en dos actividades principales. La primera de ellas se centra en el desarrollo de una Carpeta Orientativa
que se deber distribuir a los miembros del equipo del proyecto, as como en la creacin de polticas, procedimientos y
material de formacin. La segunda actividad asegurar que los materiales sean distribuidos a los miembros del equipo
adecuados y asegurar que los miembros que se vayan incorporando al equipo obtengan una introduccin al proyecto
adecuada
Actividades

Desarrollo de la
Carpeta de
Orientacin

Preparacin de
Recursos

Objetivos
Los miembros del equipo necesitan una orientacin acerca del
proyecto de forma tanto general como especfica (roles y
responsabilidades), as como su relacin con los dems
miembros de la compaa, tanto dentro como fuera del entorno
del proyecto.
Este proceso de orientacin puede incluir infomacin del
proyecto as como formacin complementaria (metodologas
empleadas, entorno de trabajo utilizado en el proyecto)
La orientacin debe involucrar activamente a los miembros del
equipo para que puedan hacerse cargo del trabajo a realizar.

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Metodologa de Gestin de Proyectos

Inicio y Planificacin
Project
Management

Establecimiento del Documento de Control de Proyecto

.

El Documento de Control de Proyecto se trata de un marco comn que deber se utilizado en cada proyecto. La estructura
de este documento se conforma en base a cuatro listados de puntos a tener en cuenta. Cada lista corresponde a una fase
del proyecto (planificacin, ejecucin, control y cierre). La documentacin a incluir en esta apartado es: listas de procesos,
documentos clave, entregables, correspondencia clave y otra informacin que deba ser archivada y conservada.
Los beneficios clave de este documento son: correcta definicin de los procedimientos y documentacin de calidad,
documentos conformes y variaciones aceptadas, localizacin unificada donde se encuentran los documentos clave de todos
los proyectos.

Actividades

Objetivos
Creacin del Documento de Control de Proyecto

Actualizacin del
Fichero de
Control de
Proyecto

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Creacin de la Documentacin Base del Proyecto.

Metodologa de Gestin de Proyectos

Inicio y Planificacin
Project
Management

Aprobacin del Plan de Proyecto

Como resultado se obtiene la aprobacin formal del Plan de Proyecto por parte de los agentes apropiados
Esta actividad consta de dos tareas 1) Involucracin del equipo de proyecto 2) Obtencin de la aprobacin. Estas tareas
sern repetidas hasta la aprobacin y aceptacin completa del Plan de Proyecto.
Durante el proceso de aprobacin pueden surgir modificaciones a realizar en algn componente del Plan de Proyecto. Una
vez estas modificaciones son confirmadas y reflejadas en los planes de proyecto, se deber llevar a cabo un nuevo proceso
de aprobacin del plan revisado.
Al final de la fase de planificacin, es importante revisar los planes definidos para asegurar que stos cubren los objetivos
fijados y satisface el alcance definido.

Actividades

Aprobacin del
Plan de Proyecto

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Finalizacin de las
Actividades de la
Fase de
Planificacin

Objetivos
Obtener la Aprobacin Formal del Plan de Proyecto y por
consiguiente, la involucracin del equipo para la entrega de
los productos del proyecto.

Metodologa de Gestin de Proyectos

Ejecucin y Control

Ejecucin y Control
Project
Management

Fase de Ejecucin y Control

Inicio y Planificacin

Ejecucin y Control

Aceptacin del Plan de

Programa

Aceptacin de los
Entregables

Punto de
Acuerdo

Punto de
Acuerdo
Ejecucin y Control

Cierre de Proyecto
Control de
Cambios
Ejecucin del
Plan de
Proyecto

Seguimiento de
Proyecto

Modificacin de
Proyecto
Reporting

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Aceptacin

Metodologa de Gestin de Proyectos

Ejecucin y Control

Ejecucin y Control
Project
Management
Inicio y Planificacin

Ejecucin y Control

Cierre de Proyecto

Ejecucin del Plan de Proyecto

Seguimiento de Proyecto
Control de Cambios
Reporting
Modificacin del Proyecto
Aceptacin

El objetivo de esta actividad ser completar las tareas de acuerdo a la planificacin realizada, obtener la aprobacin del
usuario a los productos intermedios realizados y controlar el desarrollo del proyecto desde el punto de vista de horas de
dedicacin y fechas.
Esta actividad comenzar con una reunin con todos los responsables del proyecto, en la que se asignarn las tareas
definidas en la planificacin a los miembros del equipo de trabajo. En este momento se analizar y reportar la situacin del
proyecto a todos los responsables. Si existen modificaciones a la planificacin se realizarn las modificaciones oportunas y
la comunicacin a los responsables implicados.

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Metodologa de Gestin de Proyectos

Ejecucin y Control
Project
Management

Ejecucin del Plan de Proyecto

Consiste en dos actividades principales: 1) Lanzamiento del proyecto; 2) Asignar paquetes de trabajo a los miembros del
equipo.
La segunda actividad incluye la comunicacin efectiva del alcance del proyecto, presupuesto, calidad, esfuerzos, riesgos y
requerimientos de tiempo a los miembros del equipo. Para mantener el enfoque, el Plan de Proyecto y sus componente
deber actualizarse de forma continua. Finalmente, el equipo de proyecto deber realizar el trabajo necesario para el
desarrollo de los entregables requeridos.

Actividades

Lanzamiento de
Proyecto

Versiones de
Trabajo

Objetivos
El objetivo de este punto es el uso de las lneas establecidas
por el Plan de Proyecto para dirigir de forma correcta a los
miembros del equipo, agentes externos y proveedores y as
mantener el enfoque deseado durante la ejecucin del
proyecto.
Asegurar que cada miembro del equipo, agente externo y
proveedor conoce los procedimientos establecidos y qu
responsabilidades y trabajo ha sido asignado a cada uno.

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Metodologa de Gestin de Proyectos

Ejecucin y Control
Project
Management

Seguimiento de Proyecto
Gestiona el funcionamiento del proyecto en relacin a las estimaciones realizadas inicialmente de esfuerzo, tiempo, calidad y
riesgos. Despus de la asignacin de los paquetes de trabajo a los miembros del equipo, el Gerente del proyecto deber
identificar los problemas potenciales o actuales mediante la medida y monitorizacin del progreso y comportamiento en
relacin a las lneas establecidas en el Plan de Proyecto. El gerente de proyecto ser el responsable de comunicar el estado
del proyecto. En esta etapa, el gerente de proyecto obtendr la aprobacin formal de los entregables internos por parte de
todos los agentes designados a tal efecto.

Evaluacin del
Estado del
Proyecto

Actividades

Objetivos

Aceptacin Interna
de Entregables

Recoger, por parte del gerente,

los datos cualitativos
necesarios para establecer si el proyecto est siendo llevado
a cabo de acuerdo con el plan definido.

Reporte del Estado

del Proyecto

Evaluar todos los paquetes de trabajo del proyecto segn

esfuerzo, puntualidad en la entrega, calidad, riesgo y
cualquier problema identificado.
Asegurar la aceptacin formal de los entregables una vez
completados.

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Metodologa de Gestin de Proyectos

Ejecucin y Control
Project
Management

Control de cambios
El control de los cambios, comprende el anlisis del impacto de los mismos en el proyecto y la seleccin/recomendacin de
la mejor forma de actuacin. Al presentar las acciones correctivas, la informacin se describe en cada punto donde se
produzca un impacto, personal, coste y tiempo. La provisin de distintas opciones de una manera organizada puede ayudar
a los gerentes del proyecto y al usuario a un mejor entendimiento de los resultados de su decisin.
En el mbito del control de cambios se incluyen las modificaciones del alcance, calendario y coste del proyecto. El mtodo o
tcnica utilizada en el seguimiento y documentacin de cualquier cambio en el proyecto deber ser descrito. Adicionalmente,
se incluyen los niveles de responsabilidad y aprobacin que debern estar incluidos en el documento de control.

Objetivos

Actividades
Determinacin de
las necesidades de
cambio

Investigacin y
Propuesta de
Solucin

Negociacin y
Obtencin de
Aprobacin

Durante el ciclo de vida del proyecto

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Facilitar al equipo de gestin del proyecto el anlisis del

impacto de los cambios en un proyecto y el modo de
gestionar los cambios a travs de un proceso disciplinado de
control de cambios

Metodologa de Gestin de Proyectos

Ejecucin y Control
Project
Management

Reporting
El Reporting medir la salud del proyecto de forma regular y asegurar que la informacin del funcionamiento del proyecto
sea distribuida a los agentes interesados. El gerente de proyecto recoge de forma regular informacin acerca de la situacin
del proyecto a lo largo de toda la duracin del mismo y revisa la informacin mediante un anlisis que se incorpora en los
reports distribuidos de acuerdo al plan de comunicaciones del proyecto.

Actividades

Medicin del
Rendimiento

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Informes de Redimiento

Objetivos
Facilitar de forma regular, a los agentes oportunos, la
informacin cualitativa, cuantitativa y de anlisis necesaria.
De esta forma se informa de cul es la situacin del proyecto
y de cmo resultar a su finalizacin.

Metodologa de Gestin de Proyectos

Ejecucin y Control
Project
Management

Modificacin del Proyecto

Las modificaciones del proyecto consisten principalmente en dos actividades: Actualizacin del Plan de Proyecto y Nuevas
Versiones de Trabajo.
La actualizacin del Plan de Proyecto incluye la revisin y actualizacin del Plan basndose en los cambios aprobados
desde el Control de Cambios. Esto incluye una comunicacin efectiva a los miembros del equipo acerca de los cambios a
realizar en el alcance, presupuesto, calidad, esfuerzos, riesgo y requerimientos de tiempo.
Las versiones del nuevo trabajo aportan la informacin necesaria para comunicar los requerimientos necesarios a los
miembros asignados del equipo a tal efecto.

Actividades

Actualizacin del Plan

de Proyecto

Nuevas Versiones de
Trabajo

Objetivos
Actualizar las lneas base del Plan de Proyecto para aportar
una renovada direccin a todos los miembros del equipo,
agentes externos y proveedores y para renovar el enfoque
basado en las modificaciones del Plan de Proyecto.
Asegurar que cada miembro del equipo de trabajo tiene
conocimiento de los procedimientos para realizar
modificaciones al proyecto y qu responsabilidades y nuevos
trabajos han sido asignados a cada uno basndose en los
cambios determinados por el Control de Cambios.

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Metodologa de Gestin de Proyectos

Ejecucin y Control
Project
Management

Aceptacin
La aceptacin formal de todos los entregables finales se realiza mediante la firma por parte de los responsables. Esta firma
de documentos implica que los entregables cubren o exceden las expectativas planteadas y definidas con anterioridad.
La realizacin un procedimiento de transicin formal asegura que los recursos son transferidos al usuario de forma
apropiada. Para asegurar que todos los pasos requeridos de la fase de ejecucin y control del proyecto han sido
completados y que el equipo puede proceder a la fase de cierre, se documentan todos los puntos a tener en cuenta.

Objetivos

Actividades

Finalizacin de
Entregables y
Aceptacin

Transicin de los
Recursos de
Proyecto

Finalizacin de las
Actividades de la
Fase de Ejecucin
y Control

Asegurar que los entregables son aceptados y firmados por los

agentes relevantes especialmente de los puntos clave del ciclo
de vida del proyecto.
Asegurar que la documentacin de finalizacin de la fase de
ejecucin y control ha sido completada.
Completar la transmisin de los entregables y los recursos.

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Metodologa de Gestin de Proyectos

Cierre de Proyecto

Cierre de Proyecto
Project
Management
Inicio y Planificacin

Fase de Cierre
Ejecucin y Control

Cierre de Proyecto

Aceptacin de los
Entregables

Aceptacin de los
Documentos de Cierre

Punto
Punto de
de
Acuerdo
Acuerdo

Punto de
Acuerdo

Cierre

Evaluacin del
Proyecto

Cierre del Plan de

Proyecto

A realizar para cada Proyecto

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Metodologa de Gestin de Proyectos

Cierre de Proyecto

Cierre de Proyecto
Project
Management

Evaluacin del Proyecto

Cierre y Transferencia del Conocimiento

Inicio y Planificacin

Ejecucin y Control

Cierre de Proyecto

El objetivo de la fase final de Cierre del Proyecto es formalizar la aceptacin del final del proyecto, asegurndose de una
correcta transmisin del conocimiento al usuario, as como organizar la salida del equipo de trabajo de una manera ordenada
y secuencial.
Durante este periodo se recopilar toda la documentacin final del proyecto, realizando un anlisis final y reunindose con el
usuario cuando haya transcurrido un cierto periodo de tiempo desde la salida del equipo de trabajo.

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Metodologa de Gestin de Proyectos

Cierre de Proyecto
Project
Management

Evaluacin del Proyecto

El feedback interno se recoge a travs de un proceso de autoevaluacin de la prctica. El gerente del proyecto completar
una encuesta parecida que en este caso incluir preguntas relacionadas con la conformidad con nuestros procedimiento
internos de calidad.
El feedback del usuario es recogido a travs de uso de la encuesta de satisfaccin del usuario o a travs de entrevistas
personales. En los contratos de duracin superior a un ao, la evaluacin de la satisfaccin del usuario se realiza cada seis
meses.
Una vez se recibido el feedback, se establecen sesiones con los miembros del equipo de cara a la discusin de los
resultados y la identificacin de reas de mejora.

Actividades

Objetivos
Obtener feedback relacionado con la aplicacin por parte de
los miembros del equipo acerca de la gestin de procesos que
calidad/riesgos

Realizacin de la Revisin
Completa

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Obtencin del Nivel de

Satisfaccin del usuario

Solicitar feedback a los usuarios en relacin al nivel de

satisfaccin con nuestros servicios.

Metodologa de Gestin de Proyectos

Cierre de Proyecto
Project
Management

Cierre y Transferencia del Conocimiento

El Cierre del Proyecto implica la celebracin de una reunin de cierre con el equipo de proyecto y el anlisis del
cumplimiento de las expectativas. As mismo se elabora un anlisis Final del Proyecto.

Objetivos

Actividades
Comparticin de
Conocimiento
Cierre del Proyecto
con el Equipo de
Proyecto del usuario

Finalizacin de la
Documentacin de
Proyecto
Finalizacin de la
Tareas
Administrativas

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Conclusin de las
Actividades de la
Fase de Finalizacin
y Cierre

Establecer el fin de proyecto de forma efectiva y la evaluacin

de los resultados obtenidos.
Establecer una reunin con el usuario despus de un periodo
de tiempo para determinar si se han cumplido los beneficios y
el xito del proyecto.