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El presente trabajo pretende ser una herramienta de consulta para llevar de la mano a los
estudiantes que inician el aprendizaje del programa Microsoft Project. Como hemos visto la
programacin de proyectos, no es una simple enumeracin de tareas y determinacin de
tiempos, es la planificacin para que se haga realidad el proyecto.
Microsoft Project nos hace ms fcil la programacin de obras en su etapa de determinacin
de tiempo, durante la ejecucin del proyecto encontrando nuevas fechas y costos de tareas y
recursos.
La elaboracin y ejecucin de un proyecto es una actividad cotidiana de la vida,
constantemente nos embarcamos en uno u otro proyecto. De alguna forma elaboramos un
orden de tareas y un cronograma de actividades, para hacer realidad este proyecto.
Determinamos: Cunto dura?, Quines lo hacen? y Con qu lo realizamos? Pero ya sea un
proyecto simple o complejo, debemos tener bien definido: el objetivo, el costo y el tiempo
que demorara su ejecucin.
Ningn programa nos dir cual es objetivo del proyecto esto lo determina la persona que lo
ideo la persona que quiere hacerlo realidad, para plasmar esa idea puede utilizar un medio
grfico, con ello realizar el listado de las tareas que demanda el proyecto y dimensionar estas
tareas dndoles una unidad y metrarlas (cuantificarlas).
Para saber Cunto gastare?, debemos calcular los costos unitarios de cada una de las tareas,
con este costo y el metrado determinamos el costo total de cada una de ellas, con este valor
podemos ajustar nuestro proyecto, eliminando o agregando tareas pero sin salirnos de nuestro
objetivo.
El tiempo lo determinamos de acuerdo a la premura del trabajo, de la forma como vinculamos
las tareas y del rendimiento de los recursos de trabajo, cada tarea debe estar cuantificada en
costo y tiempo, la suma de ellas y su vinculacin nos mostrara la duracin del proyecto. Esta
duracin es determinada por una ruta critica, si queremos modificar la duracin del proyecto,
debemos de modificar las tareas que se encuentran en esta ruta.
La elaboracin de un proyecto, la podemos hacerlo nosotros mismos o contratar a un
especialista (depende de la complejidad del proyecto).
Una vez plasmado nuestro proyecto en tiempo, unidades de trabajo y costo, guardamos esta
programacin como una lnea base, se nuestra programacin prevista. Cuando comencemos
con el avance real la compararemos siempre con ella para ver si estamos ganando o
perdiendo, ya sea en tiempo o econmicamente.
El curso de Microsoft Project esta divido en dos niveles, la presente separata corresponde al
primer nivel que lo llamaremos PLANIFICACIN y al segundo nivel CONTRO Y SEGUIMIENTO DE
PROYECTOS.
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
Pg: # 2
CAPTULO 1:
INGRESAR A MS PROJECT,
COMENZAR UN PROYECTO
En este captulo aprenderemos, Cmo ingresar a
Microsoft Project?, veremos el uso de sus fichas de
trabajo, sus grupos e iconos, comenzar un proyecto
utilizando la opcin autoprogramacin, el calendario
estndar y usando el cuadro de dilogo de informacin de
proyecto.
Ingresar al programa.
Pantalla de Microsoft Project.
Comenzar un proyecto.
Tipo de programacin
Calendario Base
Informacin del Proyecto.
Pg: # 3
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MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
Pg: # 4
1. INGRESAR AL PROGRAMA
De acuerdo a la configuracin personal de nuestro procesador, existirn varias formas de
ingresar a Microsoft Project, estas pueden ser: utilizando un icono de acceso directo que se
encuentra sobre el escritorio de la pantalla, usando la opcin ejecutar o usando la opcin
programas de inicio.
Ingresar usando esta ltima:
1. Damos un clic sobre el botn inicio, seleccionamos todos los programas
2. nos ubicamos en Microsoft Office y activamos Microsoft Office Project 2010
FIG. 01 / BOTN INICIO / TODOS LOS PROGRAMAS/ MICROSOFT OFFICE / MICROSOFT OFFICE PROJECT 2010
Pg: # 5
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MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
REA DE
INFORMACIN
REA GRFICA
DIAGRAMA
GANTT
Pg: # 6
FICHAS DE TRABAJO
Las fichas de trabajo son grupos de iconos, que hacen ms fcil la programacin de tareas y
recursos del proyecto.
Ficha Tarea
Ficha Recurso
Ficha Proyecto
Ficha Vista
Pg: # 7
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MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
En este cuadro podemos agregar iconos a las fichas, activar o crear nuevas fichas.
Pg: # 8
Pg: # 9
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
Tambin podemos insertar una nueva ficha de trabajo, para ello nos ubicamos entre los ttulos
de las fichas y seleccionamos la opcin personalizar cintas de opciones del men contextual.
Pg: # 10
3. COMENZAR UN PROYECTO
Para iniciar la planificacin de un proyecto debemos seleccionar el tipo de programacin a
utilizar, la fecha de inicio y definir el calendario a utilizar
PROGRAMAR MANUALMENTE
Con esta programacin el usuario es quien determina la programacin, por ejemplo la fecha de
inicio de una tarea solo afecta a la tarea y no a las tareas que estn vinculadas.
Pg: # 11
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
Ejemplo
Tenemos tres tareas de 5, 5 y 10 das.
Ahora vinculamos las tareas, la tarea 2 empieza luego de que terminan las tareas 1 y 3.
Para ello seleccionamos la tarea 2 y con doble clic entramos al cuadro de dilogo
Informacin de la tarea, y en este activamos la pestaa Predecesoras .
En este cuadro seleccionamos las tareas 1 y 2 (Como se muestra en el grfico)
Pg: # 12
AUTOPROGRAMAR
Pg: # 13
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MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
Con esta tipo de programacin el usuario da las indicaciones bsicas y el programa recalcula
las tareas que se encuentran vinculadas a ella.
EJEMPLO
Usamos los datos del ejemplo anterior, volvemos a digitar las tres tareas con las mismas
duraciones pero activamos estas tres tareas como AUTOPROGRAMAR (Damos un clic en el
icono).
Pg: # 14
La tarea 1 se fija con fecha 15 de julio y la tarea 2 se desplaza un da ms (Es decir que
el cambio de una afecta en forma automtica a la otra)
Pg: # 15
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MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
NOTA: Con esta accin queda seleccionado el modo de programacin de las prximas tareas a
crear
Pg: # 16
CAMBIO DE HORARIO
Si queremos modificar la jornada, utilizamos el botn SEMANAS LABORALES y luego el
botn DETALLES.
Pg: # 17
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
De acuerdo al nuevo horario que necesitamos, podemos utilizar las siguientes opciones.
CAMBIO DE JORNADAS
Cuando modificamos los horarios, tambin tenemos que cambiar los lmites de los
horarios y cambiar las jornadas diarias, semanales y mensuales.
Pg: # 18
Pg: # 19
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MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
El programa nos muestra el siguiente cuadro de dilogo donde estn activadas las opciones
Fecha de comienzo, Fecha de hoy, Fecha de estado, calendario.
Pg: # 20
NOTA: Seleccionamos una opcin, seleccionamos la fecha y depender del tipo de proyecto:
Si queremos que el programa calcule la fecha final, nosotros debemos dar una fecha
de inicio.
Y si queremos que el programa calcule la fecha de inicio, nosotros debemos dar una
fecha final
Pg: # 21
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
EJEMPLO 1
Iniciar la planificacin de un proyecto sabiendo que la fecha de inicio debe ser el 5 de julio del
2010
Para iniciar damos los siguientes pasos:
1. Utilizamos el acceso para la programacin de tareas (se encuentra en la parte inferior
izquierda de la pantalla) y definimos las tareas con autoprogramacin.
FIG. 35: INFORMACIN DEL PROYECTO INICIAL/ FECHA COMIENZO 10 SETIEMBRE 2008
Pg: # 22
NOTA: En la fig. 36, se observa que las tareas inician el lunes 05 de julio de 2010 y van
desde esa fecha en adelante.
EJEMPLO 2
Iniciar la planificacin de un proyecto sabiendo que la fecha final es el 10 de setiembre del
2010
Para ello damos los siguientes pasos:
1. Utilizamos el acceso directo de programacin de las tareas y definimos las tareas con
autoprogramacin
2. Usamos por defecto el calendario estndar.
3. Para ingresar la fecha de fin del proyecto:
a. Usamos la ficha PROYECTO, en el GRUPO PROPIEDADES ingresamos a
INFORMACIN DEL PROYECTO.
b. Cambiamos la opcin Programacin a partir de: a la opcin Fecha de fin de
proyecto.
c. Luego en Fecha fin digitamos la fecha 10/09/10 seleccionamos la fecha
usando el calendario.
FIG. 34: INFORMACIN DEL PROYECTO INICIAL/ FECHA FIN 10 DE SETIMBRE DEL 2010.
Pg: # 23
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
NOTA: En la fig. 15, se observa que las tareas terminan el 10 de setiembre del 2010 y van
desde esa fecha para la izquierda.
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Pg: # 24
CAPTULO 2:
TRABAJAR CON TAREAS
En este captulo aprenderemos, a ingresar la lista de
actividades de proyecto indicando su duracin, luego las
vincularemos, las agruparemos por fases, insertaremos
hitos o marcas para resaltar fechas importantes.
Lista de tareas.
Cmo determinar las tareas y su duracin?
Formato de duracin de una tarea.
Insertar nuevas tareas.
Fases tareas resumen.
Vincular las tareas.
Vinculacin de las tareas con DURACIN - POS
Tareas cero, hitos o marcas.
Tipo de vinculaciones entre tareas.
Pg: # 25
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MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
Ficha Tarea
Pg: # 26
LAS TAREAS
Parte de la planificacin de un proyecto es determinar las actividades que se realizaran para su
concrecin. Estas actividades deben ser descritas claramente determinando la unidad con la
que se trabajar, cuantificarla (metrarla), luego determinar quines y con qu se va realizar esta
actividad y con ello tenemos el rendimiento de los trabajadores y la maquinaria, con este
rendimiento calculamos la duracin.
En este captulo aprenderemos a ingresar las actividades de un proyecto y sus respectivas
duraciones (debemos de tener en cuenta que esto viene de un anlisis previo donde
determinamos el rendimiento de los recursos de trabajo y con ello tenemos la duracin).
Tambin nos dedicaremos a relacionar las tareas para determinar la duracin del proyecto, es
en esta parte donde aprenderemos las diferentes vinculaciones que existen entre las tareas,
para ordenar estas vinculaciones las separaremos en fases y para sealar algunas fechas
importantes ingresaremos las marcas o hitos.
Microsoft Project en el rea de informacin de la vista de diagrama Gantt, muestra varias
columnas (son campos de las tareas), usaremos algunas como Nombre de tarea y duracin,
en ellas digitaremos el nombre de las actividades y en la otra la duracin.
1. LISTADO DE TAREAS
Luego de determinar las tareas como autoprogramadas, usar un calendario estndar y
seleccionar la fecha de inicio del proyecto podemos comenzar a escribir el nombre de las
tareas y su duracin.
Al digitar una lista de tareas observamos que en forma automtica la duracin aparece
1 da?, es decir un da estimado.
FIG. 39: INGRESO DEL NOMBRE DE LAS TAREAS O ACTIVIDADES CON AUTOPROGRAMACIN
Pg: # 27
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
Previamente nosotros determinamos el inicio del proyecto para el 1 noviembre del 2010
Note usted:
Que todas las tareas tienen la misma fecha de inicio, esto se debe a que, previamente
hemos seleccionado la fecha de inicio (1 de noviembre del 2010 para determinar
cundo termina el proyecto).
Que la tarea 1 cuya duracin hemos determinado en 3 das inicia el lunes 1 y finaliza
el mircoles 3 (3 das calendarios), pero la tarea 5 cuya duracin hemos determinado
en 10 das inicia el lunes 1 y finaliza el viernes 12 (12 das calendarios). Es decir que
cuando ingresamos la duracin estamos ingresando los das laborables.
Anlisis Previo
NOMBRE DE LA TAREA
CONCRETO ARMADO
UNIDAD
M3
METRADO
500
Pg: # 28
DURACION
10 DIAS
Ejemplo 1
Determinar la duracin de la construccin de una pared de ladrillo k.k. de canto de arcilla, que
tiene una dimensin de 320 m2.
6. Si tenemos un rendimiento de 8 m2 por da (jornada de 8 horas)
Con una Cuadrilla de:
Capataz (0.1)
Operario (1)
Pen (.5)
Entonces con esa cuadrilla de trabajadores esa tarea la realizamos en 320/8= 40 das.
7. Si usamos dos cuadrillas, el rendimiento sube a 16 m2, entonces la tarea dura 320/16
= 20 das.
Es decir entonces que la duracin obedece al trabajo realizado y al nmero de recursos
humanos que se utiliza.
NOMBRE DE LA TAREA
Construccin de una pared
DURACION
20 DIAS
Ejemplo 2
Se necesita trasladar en una carretilla 6000 kilos de papas
8. Si tenemos el rendimiento de 1000 kilos por da (jornada de 8 horas)
Con una Cuadrilla de:
AUTOR: Carlos Augusto Eyzaguirre Acosta
Pg: # 29
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MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
Operario (10)
Carretilla (10)
Es decir que con esa cuadrilla de trabajadores esa tarea la realizamos en 6000/1000= 6
das.
9. Si usamos la mitad de la cuadrilla el rendimiento baja a 500 kilos, entonces la tarea
dura 6000/500 = 12 das.
NOMBRE DE LA TAREA
Compra de papas
DURACION
12 DIAS
Ejemplo 3
Se necesita repartir 200,000 volantes
10. Si tenemos el rendimiento es 1000 volantes por da (jornada de 8 horas)
Con una Cuadrilla de:
Volandero (1)
Es decir que ese volantero realiza esa tarea 200,000/1000= 200 das.
11. Ahora si tenemos 20 volanteros el rendimiento aumenta a 20000 volantes, entonces la
tarea dura 200,000/20,000 = 10 das.
En este tipo de actividad rpidamente determinamos la duracin.
NOMBRE DE LA TAREA
Repartir volantes
DURACION
10 DIAS
Ejemplo 4
Se necesita realizar 600 encuestas
12. Si tenemos el rendimiento es 20 encuestas por da (jornal de 8 horas)
Con una Cuadrilla de:
Encuestador (5)
Coordinador (1)
Es decir que esta cuadrilla puede realizar esta tarea en 600/20= 30 das.
13. Ahora si duplicamos la cuadrilla el rendimiento sube a 40 encuestas, entonces la tarea
dura 600/40 = 15 das.
NOMBRE DE LA TAREA
Encuestas
Pg: # 30
DURACION
15 DIAS
NOTA:
En este tipo de actividad de simple deduccin matemtica, influyen otros
aspectos como los lugares donde se realizan las encuestas y el nmero de
encuestas que se necesitan por lugar, es decir que en cada tarea no
debemos tomar el rendimiento como algo fijo sino como algo referencial,
que puede ser modificado por el jefe del proyecto.
Aparece
Se interpreta
Mins
Minuto
Horas.
Hora
Das.
Da
Sem.
Semana
Me
Mss
Mes
EJEMPLO
Las siguientes actividades estn en horas
Note usted:
DURACION TRANSCURRIDA
Existen procesos que no dependen directamente del trabajo de la mano de obra o equipo (es
decir de una cuadrilla que usa un calendario). Por lo cual su duracin no es laborable, su
duracin es corrida.
Pg: # 31
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
Por ejemplo si se trata de tareas como el fraguado del concreto, los das no son laborables,
son das calendarios y para especificar esta duracin le agregamos t.
DURACIN CALENDARIO
Se escribe
Aparece
Se interpreta
Mt
minst
Minuto transcurridos.
Ht
horast
Horas transcurridas.
Dt
dast
Das transcurridos.
St
semt
Semanas transcurridas.
Met
msst
Meses transcurridos.
FIG. 42: USO DEL MENU CONTEXTUAL PARA CREAR UNA NUEVA TAREA
Segunda Forma.
1. Seleccionamos la tarea
2. Usamos la ficha TAREA, el grupo INSERTAR y en ella la opcin Tarea.
Pg: # 32
FIG. 44: SE INSERTO UNA LINEA DESPLAZANDO LAS OTRAS HACIA ABAJO
NOTA: Tambin podemos usar la tecla insertar para adicionar una nueva tarea.
En la nueva fila escribimos FASE 1
Pg: # 33
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MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
Pg: # 34
Obsrvese que las tareas quedan agrupadas y que en la celda duracin de fila FASE 1
aparece 10 das que corresponde al total de las tareas (en este caso la mayor duracin
de las tareas).
FIG. 48: LA FASE UNO ESTA EN EL NIVEL UNO Y LAS TAREAS EN EL NIVEL 2
NOTA : Otra forma es antes de ingresar el titulo FASE 1, seleccionar las tareas, usar el icono
insertar tarea resumen (FICHA TAREA/GRUPO INSERTAR/ICONO RESUMEN) y escribir el
nombre FASE 1.
Pg: # 35
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MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
NOTA: Podemos vincular las tareas no consecutivas utilizando la tecla CTRL para seleccionar
tareas no consecutivas.
VINCULAR USANDO INFORMACION DE TAREAS
La Tarea 2 debe empezar cuando termina la Tarea 1.
Pg: # 36
Pg: # 37
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MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
Pg: # 38
NOTA: Observemos que conforme se vinculan las tareas, la duracin de la Fase 1, aumenta.
Esto se debe a que la Fase 1 es un resumen de todas las tareas que contiene.
Pg: # 39
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MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
VINCULACIN MULTIPLE
Es la vinculacin que se usa cuando se necesita relacionar una tarea con ms de una.
Por ejemplo la Tarea 5 debe comenzar solo al finalizar las tareas 2 y 4.
De la misma forma, como hemos vinculado dos tareas entre si, podemos vincularla a
ms de una tarea.
Seleccionamos la Tarea 5.
Le damos un doble clic para ingresar al cuadro de dialogo de INFORMACIN DE TAREA.
Usamos la pestaa predecesoras y seleccionamos la TAREA 2 en la primera lnea de la
tabla.
Pg: # 40
FIG. 63: DIAGRAMA GANTT, VINCULAR DE LAS TAREA 5 CON LA TAREA 2 Y TAREA 4
Pg: # 41
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MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
FIG. 64: DIAGRAMA GANTT, VINCULAR DE LAS TAREA 5 CON LA TAREA 2, TAREA 4 Y TAREA 7
El diagrama de Gantt me muestra que la tarea 5 esta seleccionada con las tres tareas.
FIG. 65: DIAGRAMA GANTT, VINCULAR DE LAS TAREA 5 CON LA TAREA 2, TAREA 4 Y TAREA 7
Ntese:
Que en la fila Fase 1 la duracin vara de acuerdo a las vinculaciones de las tareas que
son dependiente dentro de ella.
Una tarea puede vincularse con varias tareas a la vez y en cada una de ella se est
creando una nueva ruta de trabajo.
Pg: # 42
EJEMPLO DE VINCULACIN FC
EJEMPLO DE VINCULACIN CC
Seleccionar una tarea 4.
Doble clic para ingresar a INFORMACIN DE TAREAS.
Activamos la pestaa PREDECESORAS.
Seleccionamos tarea 3
AUTOR: Carlos Augusto Eyzaguirre Acosta
Pg: # 43
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MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
Relacin FC
Fin - Comienzo
Relacin CC
Comienzo - Comienzo
Relacin FF
Fin - Fin
Relacin CF
Comienzo - Fin
FIG. 70: DIFERENTES TIPOS DE VINCULACIONES
AUTOR: Carlos Augusto Eyzaguirre Acosta
Pg: # 45
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
Pg: # 46
Pg: # 47
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
NOTA:
Observemos las vinculaciones:
La vinculacin comienzo fin rompe con el inicio del proyecto (1 de noviembre del 2010) y
retrocede al viernes 29 de octubre.
Pg: # 48
Pg: # 49
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
Pg: # 50
Pg: # 51
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
EJEMPLO 1.
Proyecto: Construccin de una losa aligerada.
Inicio: 01 de noviembre del 2010.
Lista de tareas:
ACTIVIDADES
UND
METRADO
RENDIMIENTO
m2.
240
13M2/DIA
Und.
3000
1600 pza./DIA
Kg.
2640
260 kg/DIA
m3.
24
10 m3/DIA
DURACIN
240/13 = 18.43 das.
3000/1600 = 1.875 das.
2640/260 = 10.1538 das.
24/10 = 2.4 das.
CUADRILLA
2 cuadrillas
DURACIN 2
18.43 das/6 = 3.07 das.
1 cuadrilla
5 cuadrillas
2.5 cuadrillas
1.875 das.
10.1538 das/5 = 2.03 das.
2.4 das/2.5 = 0.96 das.
Pg: # 52
NOTA:
El calendario queda como estndar y las tareas tienen programacin AUTOPROGRAMADA
Una vez que calculamos la duracin de las actividades, trasladamos esta informacin a la vista
diagrama Gantt de Microsoft Project. En el rea de informacin de trabajo digitamos el
nombre de las tarea y la duracin de cada una ellas.
Pg: # 53
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
Pg: # 55
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
Pg: # 56
Pg: # 57
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
CAPTULO 3:
INGRESAR RECURSOS
En este captulo aprenderemos a definir los recursos y sus
costos en la hoja de informacin, luego asignaremos estos
a cada tarea (de acuerdo a sus necesidades), con ello
determinamos el costo y cantidades totales del proyecto,
de cada tarea y de los recursos.
Pg: # 58
Tipos de recursos.
Definir los recursos.
Asignar recursos a las tareas.
Determinar las horas de trabajo y costo del proyecto, tareas y recursos.
Qu es capacidad mxima de los recursos?
Modificacin de la duracin de una tarea.
Cambio de cantidad de recursos en una tarea.
Ficha Recurso
Pg: # 59
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
RECURSOS
Toda tarea, actividad o partida tiene recursos, estos pueden ser mano de obra, equipos,
herramientas y/o materiales, a cada uno de ellos se le debe asignar una unidad (etiqueta) de
medida y un precio (de acuerdo a la fecha).
La cuadrilla de una actividad viene a ser los recursos mano de obra y equipos y son los que
determinan la duracin de la tarea. Microsoft Project los denomina RECURSOS DE TRABAJO.
Los insumos que determinan el producto o la actividad son los materiales y debern asignarse
toda la cantidad para realizar la actividad. Microsoft Project los denomina RECURSOS
MATERIALES
Finalmente existen recursos que no estn sometidos a unidades fijas ni menos costos
estndares, estos costo varan de acuerdo a la partida. Microsoft los denomina RECURSOS DE
COSTO
1. TIPOS DE RECURSOS
Microsoft Project trabaja con tres tipos de recursos: recursos de trabajo, recursos materiales y
recursos de costo.
LOS RECURSOS DE TRABAJO
Vienen a ser mano de obra y equipos, estos dependiendo del proyecto pueden ser nombrados
en forma personal o asignarles el nombre de acuerdo a su actividad.
Ejemplo:
CARACTERISTICA DE LOS RECURSOS
RECURSO
Maquinarias
millar.
bolsas.
metros cbicos.
kilogramos
AUTOR: Carlos Augusto Eyzaguirre Acosta
Pg: # 61
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
Pg: # 62
EN EL PROJECT 2010
Pg: # 63
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
EN EL PROJECT 2007
EN EL PROJECT 2010
Pg: # 64
EN EL PROJECT 2010
En los recursos tipo trabajo por defecto la tasa estndar es por hora, si queremos
cambiar por ejemplo a da, simplemente digitamos el precio y aadimos /d.
Pg: # 65
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
2. Ahora seleccionamos la tarea, damos doble clic para activar el cuadro de dilogo
Informacin de tareas y usamos la pestaa Recursos.
Pg: # 66
Pg: # 67
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
Pg: # 68
10. Observamos que los recursos aparecen en el diagrama gannt, en el lado derecho de
cada tarea y en los indicadores aparece un imagen de un hombrecito (indicando que
la tarea tiene recursos sobreasignados).
11. De la misma forma ingresamos los recursos al resto de tareas.
Pg: # 69
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
NOTA:
EN PROJECT 2010
En la ficha RECURSO / grupo ASIGNACIONES/ icono ASIGNAR RECURSOS
Pg: # 70
Pg: # 71
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
Como observamos en la nueva ventana queda activado con un check el recurso, de la misma
forma seleccionamos el recurso pen.
Pg: # 72
3. El programa inserta una columna y me muestra los campos que podemos asignar.
4. Digitamos las letras TR del nombre del campo y se activa el filtro mostrndonos los
campos que inician con estas primeras letras.
Pg: # 73
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
Pg: # 74
FIG. 156: VISTA HOJA DE RECURSOS / TABLA DE ENTRADA/ INSERTAR COLUMNA/CAMPO COSTO.
AUTOR: Carlos Augusto Eyzaguirre Acosta
Pg: # 75
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
FIG. 158: VISTA HOJA DE RECURSOS / TABLA DE ENTRADA COLUMNA COSTO Y TRABAJO
5.
Pg: # 76
SEMANA 1
SEMANA 2
200%
200%
SEMANA 3
SEMANA 4
SEMANA 5
200%
200%
200%
200%
400%
400%
AREA 1
CORTE DE MATERIAL
RELLENO MATERIAL PROPIO
200%
200%
AREA 2
CORTE DE MATERIAL
TOTAL DE OPERARIO
200%
400%
200%
400%
200%
600%
Pg: # 77
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
En este caso, vemos el grfico del recurso operario, donde observamos, que las dos
primeras semanas y las dos ltimas estamos usando 600% (6 operarios) y la tercera
semana 500% (5 operarios).
Si usamos la barra de desplazamiento que se encuentra en parte inferior izquierda,
cambiamos el recurso y observamos sus caractersticas
Adems vemos una lnea negra que separa el grfico en dos, la parte inferior es la
capacidad mxima designada al principio y lo que se encuentra en la parte superior de
color rojo, es lo que faltara asignar (Estos cambios no afectan los costos).
Pg: # 78
En este caso, vemos el grfico del recurso pen, donde observamos, que las dos
primeras semanas y las dos ltimas estamos usando 800% (8 peones) y la tercera
semana 1200% (12 peones).
En este caso, vemos el grfico del recurso mquina 1, donde observamos, que las dos
primeras semanas y las dos ltimas, estamos usando 200% (2 mquinas) y la tercera
semana 300% (3 mquina 1).
6.
Pg: # 79
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
Nos equivocamos al calcular el tiempo para esa tarea, por lo tanto al modificar el
tiempo cambia tambin las horas de trabajo y los recursos se mantienen igual.
Necesitamos realizar esa tarea en menos o ms tiempo, por lo tanto las horas de
trabajo son las mismas, quienes varan en forma inversamente proporcional son los
recursos de trabajo.
CAMBIO DE 5 A 10 DIAS
Luego del cambio la tarea tiene 560 horas de trabajo, un costo de $ 3,800 y los
recursos siguen iguales.
Pg: # 80
o
o
Est predeterminada la primera opcin, el cambio de trabajo, pero podemos aun seleccionar la
otra alternativa.
Veamos que al realizar este cambio, las horas de trabajo siguen en 280, el costo $ 2,600, pero
en los recursos de trabajo ahora aparece 50% capataz (0.5), 100% operario (1) y 200% peones
(2).
FIG. 169: VISTA DIAGRAMA GANTT / TAREA 6 DURACIN 10 DAS / CAMBIO DE RECURSOS
Nota:
Pg: # 81
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
7.
Observemos que la tarea 2 tiene una duracin de 4 das, un costo de $ 720, 64 horas de
trabajo y en recursos dos operarios.
Ahora la tarea 2 tiene 10 operarios, pero una duracin de 0.8 das, pero mantiene las horas de
trabajo por lo tanto el costo.
Si cambiamos el trabajo.
La duracin continua en 4 das, pero las horas de trabajo son 320 y el costo aumenta a $
2,000.
Nota: Al modificar los recursos en el cuadro de dialogo informacin de tarea, el programa
mantiene las horas de trabajo inciales y modifica la duracin de la tarea. Es por ello que las
modificaciones de recursos no se deben hacer en este cuadro de dilogo. Para estos cambios
usemos la opcin dividir pantalla.
Pg: # 83
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
Pg: # 84
CAPTULO 4:
ADMINISTRAR LAS TAREAS Y
RECURSOS DE UN PROYECTO.
Trabajar la administracin de los diferentes tipos de
tareas de acuerdo al trabajo y los cambios que se
realizan. Adems mostrar la ruta critica de una
programacin.
Tipos de tareas.
Cmo corregir los recursos de las tareas?
Ruta critica.
Control y seguimiento.
Uso de tablas.
Informes.
Pg: # 85
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
Ficha Proyecto
Ficha Vista
Pg: # 86
1. TIPOS DE TAREAS
Como hemos podido ver hasta este captulo al modificar el contenido de duracin los
recursos de trabajo, las tareas pueden comportarse de diferentes formas producindose
errores involuntarios. Estos errores pueden ser evitados si conocemos que tipo de tarea
estamos usando o qu tipo de tarea queremos usar.
Para modificar el tipo de tarea damos los siguientes pasos:
UNIDADES FIJAS
Es la forma predetermina que el programa nos muestra, por eso cuando modificamos la
duracin en forma automtica se modifica las horas de trabajo o cuando se modifica las horas
de trabajo se modifica la duracin.
TRABAJO FIJO
Las horas de trabajo se mantienen fijas, si modificamos la duracin en forma automtica se
modifica y si se modificamos los recursos cambia la duracin.
DURACIN FIJA
Con esta opcin, si se modifica el trabajo se modifica directamente los recursos y si
modificamos los recursos se modifica las horas de trabajo.
Pg: # 87
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
Ejemplo 1
El Proyecto 5, tiene 6 tareas cada una de ellas tiene una duracin de 10 das y sus recursos de
trabajo son: 2 operarios y 4 peones.
UNIDADES FIJAS.
Las tareas estn predeterminadas como unidades fijas, por eso nos es necesario
modificar el tipo de tarea.
Modificamos la duracin tarea 1 de 10 a 20 das.
Pg: # 88
TRABAJO FIJO
Nos ubicamos en la tarea 3 y damos doble clic para ingresar al cuadro informacin de
tareas..
Seleccionamos la pestaa Avanzado
Finalmente en la opcin tipo de tarea optamos por trabajo fijo.
Pg: # 89
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
DURACION FIJA
Nos ubicamos en la tarea 5, le damos doble clic y convertimos la tarea en duracin fija.
Pg: # 90
2.
Pg: # 91
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
Pg: # 92
Observamos que la duracin cambia y las horas de trabajo cambian en forma proporcional,
manteniendo las unidades fijas.
15 das x 8 horas/da x 2 operarios = 240 horas
15 das x 8 horas/da x 4 peones = 480 horas
Entonces las horas de trabajo son 720 horas.
3. LA RUTA CRITICA
La ruta crtica nos muestra las tareas que influyen directamente en la duracin total del
proyecto. Estas tareas no son necesariamente las ms importantes en un proyecto, son crticas
en relacin al tiempo y no a su funcin.
Pg: # 93
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
Pg: # 94
Las tareas 1, 2, 4 y 5 son las crticas es decir que si modificamos su duracin, cambia la
duracin total del proyecto.
4.
Es una de las etapas principales del proyecto, una vez que se tiene la primera programacin,
debemos compararla con la programacin modificada y con la programacin real de avance
del proyecto. Para comparar estas diferentes programaciones trabajaremos con las
herramientas lnea base y seguimiento.
GUARDAR LNEA BASE
Cuando ya hemos terminado la programacin de un proyecto, es necesario guardar est
programacin para posteriormente compararla y determinar las diferencias de costos,
recursos y tiempos.
Microsoft Project nos da la alternativa de guardar la programacin como una LNEA BASE.
Pg: # 95
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
En este cuadro de dilogo podemos establecer una lnea base o un plan provisional. En
este caso establecemos una lnea base para el proyecto completo.
Al establecer la lnea base los valores de duracin, cantidad y costo de las tareas y de los
recursos quedan grabados en campos que llevan el nombre ms la palabra previsto lnea
base.
Pg: # 96
EJEMPLO
Tenemos la siguiente planificacin de un proyecto:
LA HOJA DE RECURSOS
A la tarea 3 le asignamos:
Pg: # 97
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
o
o
o
o
o
o
Operario
Pen
Cemento
Arena gruesa
Piedra chancada
Agua
02
10
200 bolsas
010 m3.
10 m3
3.6 m3
A la tarea 4 le asignamos:
o Operario
o Pen
o Cemento
o Arena gruesa
o Piedra chancada
o Agua
02
10
150 bolsas
07.5 m3.
07.5 m3
02.7 m3
Pg: # 98
A la tarea 6 le asignamos:
o Operario
o Pen
o Alambre negro # 8
o Acero
08
02
12 kg.
1500kg
Y a la tarea 7 le asignamos:
o Operario
o Pen
02
06
Pg: # 99
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
Pg: # 100
5.
Cada una de las vista tiene predeterminada varias tablas de informacin a continuacin
mostraremos como usarlas.
Para ver la tabla de costo nos ubicamos:
Pg: # 101
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
En esta ventana activamos establecer lnea base, verifiquemos que esta activado
Proyecto completo y presionamos el botn aceptar.
Pg: # 102
Ahora observemos que las columnas de costo total y previsto son iguales (debido a
que es el inicio).
Pg: # 103
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
Pg: # 104
AVANCE DE OBRA
Una vez determinado una lnea base y haber realizado algunos cambio, ahora vamos a simular
el avance de un proyecto.
En la ficha de tarea encontramos los iconos de seguimiento, para simular un avance del
proyecto (en el grupo programacin).
Pg: # 105
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
Si activamos la tabla de seguimiento de en Diagrama Gantt, obtenemos los datos con mayor
precisin, en los cuales podemos inclusive dar un avance de obra a todo el proyecto.
Pg: # 106
La tabla costos de las tareas (Diagrama Gantt), me muestra los costos previsto, total y real de
cada tarea.
Pg: # 107
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
COSTO FIJO
Es el costo que no tiene que ver con el esfuerzo realizado por los recursos de trabajo ni por la
duracin de las tareas (es un costo individual fijo que no depende de los recursos ni del
trabajo).
Al activar la tabla costo del Diagrama Gantt, tenemos la columna costo fijo, donde digitamos
simplemente los montos, en este caso en la tarea 1 ($ 2000), en la tarea 4 ($ 4000) y en la
tarea 7 ($ 1,500). Estos montos se suman al costo de las tareas y al costo total del proyecto.
Pg: # 108
6.
Es una herramienta que nos servir para imprimir formatos predeterminados o personalizados
de acuerdo al avance del proyecto.
Estas herramientas las encontramos en la Ficha Proyecto, en el Grupo Informes que nos
muestra los iconos de informes visuales o informes simples.
INFORMES VISUALES
Con la ayuda de Microsoft Excel y/o Microsoft Visio, el programa puede darnos informes
grficos.
Pg: # 109
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
INFORMES SIMPLES
Al activar el icono Informes.
Esto nos muestra otra subplantilla con mayores detalles, seleccionamos TAREAS SIN
COMENZAR.
Pg: # 110
Pg: # 111
SEPARATA:
MICROSOFT PROJECT 2010 NIVEL 1
Pg: # 112