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Unidad 4

Cuando tenemos una hoja de Excel con muchos datos y deseamos resaltar con un
color diferente aquellas celdas que cumplen con cierto criterio, podemos utilizar
el formato condicional para cambiar el color de la celda.
Frecuentemente me hacen la pregunta: Qu funcin de Excel me ayuda a cambiar
el color de una celda? La respuesta es que no existe funcin de Excel que permita
hacer dicho cambio. Las funciones de Excel fueron creadas para trabajar con los
datos contenidos en las celdas y no con la apariencia de las mismas. Para manipular
la apariencia de una celda es necesario utilizar el formato condicional.
Comenzaremos por analizar una situacin en la que debemos cambiar el color de una
celda de acuerdo a su propio valor y en la segunda parte del artculo veremos algunos
ejemplos de cmo hacer el cambio segn el valor de otra celda.
Cambiar el color de una celda segn su valor
Excel nos provee de varias opciones para cambiar el color de una celda segn su
valor y dichas opciones las encontramos en Inicio > Estilos > Formato condicional >
Resaltar reglas de celdas:

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Cada una de estas opciones nos permitir cambiar el color de una celda cuyo valor
cumpla con el criterio establecido. Las opciones de men mostradas en la imagen
anterior son las siguientes:

Es mayor que: cambiar el color de las celdas que tengan un valor mayor que
el especificado.
Es menor que: si las celdas tienen un valor menor que el indicado, entonces
se cambiar su color.
Entre: nos permite definir un rango y todas las celdas cuyo valor est dentro
de los lmites establecidos cambiar de color.
Es igual a: solo cambian de color aquellas celdas que son exactamente
iguales al valor especificado.
Texto que contiene: si tenemos celdas con texto, esta opcin nos permitir
comparar su valor con otra cadena de texto y si son iguales habr un cambio
de color.
Una fecha: al trabajar con fechas frecuentemente necesitaremos cambiar su
color si cumplen con el criterio especificado.
Duplicar valores: resalta con un color diferente las celdas que tienen valor
duplicados o valores nicos.

Hagamos algunos ejemplos para comprender el funcionamiento de estas opciones de


formato condicional. Supongamos una lista con nmeros aleatorios donde deseo
cambiar el color de las celdas que sean mayores a 70. Comienzo por seleccionar el
rango de celdas A2:A16 y posteriormente la opcin Inicio > Estilos > Formato
condicional > Resaltar reglas de celdas > Es mayor que.

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En el primer recuadro indicamos el valor numrico con el cual se realizar la


comparacin, la lista de la derecha es til para seleccionar el color de relleno que
tendrn las celdas que cumplan con dicha condicin. Al pulsar el botn Aceptar se
realizar el cambio de color de las celdas segn su valor. Puedes seguir el mismo
procedimiento para las dems opciones de Formato condicional mencionadas
anteriormente. En la siguiente imagen puedes notar que he aplicado criterios
diferentes a la lista de nmeros aleatorios:

Aunque en este ejemplo he utilizado diferentes rangos de


datos, cada columna con una regla de formato condicional
diferente, la verdad es que podemos aplicar varias reglas
sobre un mismo rango por ejemplo, en la siguiente imagen el
rango A2:A16 resaltar en color rojo los valores menores a 40
y en color verde los valores mayores a 60:

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Si en lugar de tener valores numricos tenemos fechas, entonces podemos utilizar la


opcin Una fecha la cual nos permitir elegir diferentes alternativas para cambiar el
color de una celda especificando una condicin para la fecha de hoy, ayer, la semana
pasada, el mes pasado, etc.

Observa el resultado de aplicar diferentes reglas de formato condicional a un listado


con fechas:

El trabajo con fechas en Excel es muy comn y una de las cosas que ms utilizamos
es cambiar el color de una celda de acuerdo a una fecha de vencimiento. Si deseas
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saber ms sobre este tipo de formato condicional considera leer el artculo Fechas de
vencimiento en Excel con formato condicional.
Adems de las reglas de formato condicional que hemos revisado hasta ahora,
tenemos las opciones que se encuentran en Inicio > Estilos > Formato condicional >
Reglas superiores e inferiores. El uso de estas reglas de formato condicional es muy
similar al mostrado en los ejemplos anteriores y podremos fcilmente cambiar el color
de una celda segn su valor al cumplir criterios como pertenecer a los 10 valores
superiores del rango o un tener un valor por encima del promedio. Si quieres leer un
poco ms sobre estas opciones consulta el artculo Reglas superiores e inferiores.
Cambiar el color de una celda segn el valor de otra
Ahora ya tenemos una idea ms clara sobre cmo cambiar el color de una
celda segn su valor pero ahora analizaremos la situacin donde necesitamos
condicionar el cambio al valor de otra celda. En este caso no podemos utilizar las
opciones mostradas anteriormente sino que debemos crear nuestra propia regla con
una frmula haciendo referencia al valor contenido en la otra celda.
En el siguiente ejemplo cambiaremos de color las celdas que tengan un valor mayor al
indicado en la celda C1 y comenzamos por seleccionar el rango de valores en el
rango A2:A16 y en seguida vamos a Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva
regla. Dentro del cuadro de dilogo mostrado debemos seleccionar la opcin Utilice
una frmula que determine las celdas para aplicar formato:

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La frmula utilizada es =A2 > $C$1 que hace la comparacin de la primera celda del
rango con C1 y Excel ir ajustando la frmula para comparar cada celda dentro del
rango. Es por eso que utilizamos una referencia absoluta para C1 de manera que todo
el rango sea comparado con ese valor. Por supuesto que no debemos olvidar pulsar el
botn Formato para indicar el estilo que deseamos aplicar a las celdas que cumplan
con la condicin establecida por la frmula.
Ahora considera el siguiente ejemplo donde cambiaremos el color de las celdas que
tienen un valor menor que el de la celda a su derecha. La frmula utilizada es =A2>B2
y en este caso no utilizamos una referencia absoluta porque queremos que Excel
haga la comparacin de las celdas de la columna A con su respectiva celda en la
columna B:

Es as como a travs de una frmula de Excel podemos cambiar el color de una celda
segn el valor de otra celda. Ya que dicha frmula es como cualquier otra en Excel,
podemos utilizar funciones para indicar la condicin que deseamos que se cumpla. En
el siguiente ejemplo utilizo la funcin MES para comparar el mes de una fecha y
cambiar el color de aquellas celdas que tengan una fecha en el mes 5 el cual est
indicado en la celda C2:

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La frmula indicada en nuestra regla de formato condicional puede ser tan compleja
como lo necesitemos y el formato ser aplicado a las celdas que cumplan con la
condicin establecida.

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