Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Material de Apoyo
Material de Apoyo
Desarrollo histrico
Hechos representativos de la contabilidad en la poca antigua
legislativas como la Paetiela papiria (impuesta por Marco Tulio Cicern); la cual
se basaba en la inscripcin del nombre del deudor en el Codex del acreedor con
el consentimiento de primero y la mencin de la cantidad de vida para crear la
obligacin a favor del acreedor.
Definicin de contabilidad
Todas las definiciones sobre contabilidad giran en torno a la norma, que describe
un proceso donde confluyen las siguientes actividades:
1.
consignaciones,
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10. Analiza los problemas, mediante el estudio de causas y efectos para plantear
soluciones y planes de mejoramiento de las situaciones crticas que no
permiten lograr el xito en el mediano y largo plazo.
11. Evala la factibilidad financiera de la empresa en marcha, e incorpora
soluciones a los problemas, con nuevas actividades operativas y estratgicas
que la ubiquen en nuevos escenarios probables y posibles, con un anlisis
de los resultados de acuerdo al devenir de la empresa; quiere decir que
adems de las operaciones propias del negocio se muestran otras
alternativas en un horizonte con la prospectiva posible que se desea.
13. Seguimiento mediante indicadores de gestin sobre los planes que dan la
factibilidad financiera al negocio para llegar al final del ejercicio econmico
con resultados y dar explicacin a las diferentes situaciones que se
solventaron durante el periodo contable.
La definicin de contabilidad como proceso incluye muchas actividades
importantes para obtener el objetivo de informacin oportuna y objetiva sobre la
razonabilidad de las operaciones, que en la mayora de las contabilidades se
quedan en la actividad nueve, donde apenas sacan unos indicadores sin ninguna
lectura de anlisis ni ubicacin en el sector, por consiguiente, falta profundizar los
ltimos cuatro puntos que son los que generan valor agregado a la empresa y le
da al contador y al administrador la relevancia profesional.
Otros opinan que administrar la empresa con base en los datos de contabilidad,
es como quien maneja un carro mirando por el espejo retrovisor, pues aunque no
se debe desconocer el pasado, hay que potenciarlo mediante planes de accin
para tener xito en el futuro. La verdad es que todo es cierto, porque hay
administradores que toman decisiones sobre el Estado de Resultados, que es el
ms incierto, y porque debera utilizar el Estado de Flujos de Efectivo.
Clases de contabilidad
gerencia necesita otro tipo de informacin, ahora de carcter interno, con el fin de
impulsar y controlar su gestin, proceso que recibe el nombre de contabilidad
gerencial (administrativa, directiva, interna, etc).
de
actualizar
sus
conocimientos
con
los
parmetros
Ciclo contable
Definicin
El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los
hechos econmicos se reconocen y se transmiten correctamente a los usuarios
de la informacin (Articulo. 46, Decreto Reglamentario 2649/93). El ciclo de
informacin contable est compuesto por tres procesos: entrada, proceso y salida
de la informacin contable.
Entrada de la informacin
Soportes contables
Soportes de contabilidad internos:
1. Recibo de caja o comprobantes de ingreso
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en
efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias
se archivan as: una para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.
2. Recibo de consignacin
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus
cuentahabientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el
banco, y una copia con el sello del cajero recibido o el timbre de la mquina
registradora, sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y
cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras
plazas. (Universidad Libre de Colombia, 2009)
Los soportes de contabilidad se elaboran en original y las copias que sean necesarias
segn las exigencias de la empresa.
Comprobante de depsito y retiro de cuentas de ahorros
Las corporaciones de ahorro y crdito han diseado unos formatos que
suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar o
retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para
elegir slo una; depsitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en
efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuanta y exigencia del cliente.
(Universidad Libre de Colombia, 2009)
3. Factura de venta
Concepto
La factura comercial es un soporte contable que contiene adems de los datos
generales de los soportes de contabilidad, la descripcin de los artculos
comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de
pago. (Universidad Libre de Colombia, 2009)
Desde el punto de vista del vendedor se denomina factura de venta y del
comprador factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se
elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.
Requisitos de la factura
La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:
h) Las personas naturales que nicamente vendan excluidos del impuesto sobre
las ventas o presten servicios no gravados, siempre y cuando no sobrepasen los
topes de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del rgimen
simplificado. (Decreto 1001, 1997)
7. Letra de cambio
Este documento negociable o ttulo valor es una orden incondicional de pago que
da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la
orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.
El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por
cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.
8. Pagar
Es un ttulo valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad
de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar
los crditos bancarios. (Universidad Libre de Colombia, 2009)
Nota dbito
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus
clientes, un mayor valor por concepto de omisin o error en la liquidacin de
facturas y los intereses causados por financiacin o por mora en el pago de sus
obligaciones. (Universidad Libre de Colombia, 2009)
Nota crdito
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estn liquidados en la
factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancas,
para su contabilizacin se utiliza un comprobante que se denomina nota crdito.
Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una
copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad.
Recibo de caja menor
El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantas
mnimas que no requieren el giro de un cheque. Para ello se establece un monto
denominado caja menor. (Universidad Libre de Colombia, 2009)
Soportes de contabilidad externos
Nota de contabilidad
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen
un soporte contable como es el caso de los asientos de correccin, ajustes y cierre.
(Universidad Libre de Colombia, 2009)
Comprobante diario de contabilidad
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operacin y
en el cual se indica el nmero, fecha, origen, descripcin y cuanta de la operacin, as
como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los
documentos y soportes que lo justifiquen.
Cuenta
Las cuentas se pueden interpretar como una serie de cajoncitos con nombres propios,
donde se guarda y se saca los valores comunes a l, para mostrar al final un saldo y
elaborar el balance, el cual acta y acumula transacciones para el nuevo periodo.
Clasificacin de las cuentas
Segn su naturaleza:
Naturaleza dbito: porque el saldo de la cuenta siempre aumenta con los
registros que se hagan al dbito y disminuyen con registros al crdito, su saldo
siempre representa derechos y bienes controlados por la empresa.
Naturaleza crdito: porque el saldo de la cuenta siempre aumenta con
registros que se hacen en el crdito y disminuye con registros al dbito, su
saldo representa las obligaciones que tiene la empresa surgida de unos
sucesos pasados. (Fierro, 2011)
Las cuentas de naturaleza dbito son las que trabajan para producir y las cuentas de
naturaleza crdito son las que consumen el trabajo.
Segn los estados financieros
Las cuentas que contienen los estados financiero, balance general y estado de
resultados, se clasifican en cuentas reales, nominales y cuentas de orden.
Cuentas reales o de balance: son las cuentas con las cuales se prepara el balance
general y corresponden a las clases: 1. Activo, 2. Pasivo y 3. Patrimonio.
Activo: son derechos y bienes que controla el ente econmico al servicio de la
actividad, tanto en capital de trabajo operativo, como bienes de capital e
inversiones, diferidas todas ellas aumentan su saldo con los registros en el dbito
y disminuyen su saldo con registros en el crdito.
Por ejemplo:
-
Caja.
Bancos.
Deudores.
Inversiones.
Inventarios.
Pasivo: son las obligaciones contradas por el ente econmico con terceras
personas, porque han facilitado el financiamiento y han permitido desarrollar sus
operaciones e inversiones, ellas aumentan sus saldos con registros en el crdito y
disminuye con registros en el dbito, su saldo siempre ser de naturaleza crdito.
Un pasivo es una obligacin presente en la entidad, surgida a raz de sucesos
pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla, la entidad espera
desprenderse de recursos que incorporan beneficios econmicos. (Fundacin IASC,
2009)
Por ejemplo:
-
Obligaciones financieras.
Proveedores.
Impuestos por pagar.
Cuentas por pagar.
Patrimonio: son los aportes llevados por los dueos al fondo comn de la empresa
para desarrollar la actividad comercial que se denomina capital social, que luego se
alimentan con parte de los beneficios que se acumulan durante la vida del negocio y
se llaman reservas, utilidades acumuladas; y otras se distribuyen en calidad de
dividendos o participaciones por pagar en acciones, cuotas o partes de inters social.
Estas cuentas aumentan con registros en el crdito y disminuyen con registros en el
dbito, su saldo siempre ser de naturaleza crdito.
Es la participacin residual en los activos de una entidad una vez deducidos todos sus
pasivos. (Fundacin IASC, 2009)
Cuentas nominales o de resultado: acumulan las operaciones realizadas
durante un ciclo contable y estn relacionadas con las clases: 4 Ingresos, 5
Gastos, 6 Compras y 7 Costos de produccin u operacin.
Nominales de ingreso: recogen los ingresos por ventas o prestacin de
servicios y se disminuyen con las devoluciones o anulacin de los contratos.
Hacen parte los grupos 41 Operacionales, 42 No operacionales y estas a su
vez tienen mltiples conceptos.
Nominales de gasto: son todos los gastos de administracin y de distribucin
y venta, necesarios en la produccin de la renta. Hacen parte los grupos 5
Operacionales de administracin, 52 Operacionales de ventas, 53 No
operacionales, 54 Impuesto de renta y complementarios y 59 Ganancias y
prdidas. (Fierro, 2011)
De orden deudora: son hechos o circunstancias que generan derechos que pueden
afectar la estructura financiera, tambin se incluyen registros de control interno de
activos, informacin general o control de futuras situaciones, as como las diferencias
en las conciliaciones tributarias. Son de naturaleza dbito.
De orden acreedora: son compromisos o contratos que se relacionan con posibles
obligaciones que pueden llegar a afectar la estructura financiera, se incluyen los
registros de control interno de pasivos y patrimonio, como tambin las diferencias en
conciliaciones tributarias entre los pasivos y patrimonio con las declaraciones de
renta. Son de naturaleza dbito y aumentan su saldo con los siguientes grupos 91
Responsabilidades contingentes, 92 Acreedoras fiscales, 93 Acreedoras de control, y
son de naturaleza crdito, 94 Responsabilidades contingentes por el contrario, 95
Acreedoras fiscales por el contra y 96 Acreedoras de control por el contra.
La caracterstica principal de las cuentas de orden es que son cruzadas, quiere decir
que no se combinan con ninguna otra cuenta real o nominal que conforme se crean y
cancelan cruzando sus saldos cuando han cumplido su objetivo.
Mtodo de la cuenta T
Existe la forma grfica de presentar las cuentas en forma de T, utilizada por el aprendiz
que se inicia en estas labores, la que se puede interpretar desde el punto de vista de la
persona que observa:
En la parte superior se identifica el nombre de la cuenta mayor o de balance, la
cuenta nominal o de ingresos, egresos , etc.; en la parte izquierda de la persona
que observa se registra o escriben los movimientos dbitos (valores que recibe) y
en la parte derecha los movimientos crditos (valores que entrega), para saldar o
calcular el saldo de la cuenta se traza una lnea inferior y se suman los
movimientos, los que no son iguales; enseguida se coloca el saldo por diferencia
entre los dos movimientos, por ejemplo, si los movimientos dbitos son
superiores a los crditos la diferencia se coloca al crdito para mostrar finalmente
sumas iguales, caso contrario si los movimientos crditos son superiores a los
dbitos la diferencia se coloca al dbito para obtener sumas iguales, como se
puede observar a continuacin:
Mtodo de la cuenta T
Cabeza: nombre de la cuenta
Izquierda
Derecha
Sumas iguales
Dinmica de la cuenta T: para mostrar el proceso contable en forma didctica
algunos autores recurren a la cuenta T, para reemplazar la codificacin del
soporte en forma de reporte; no solamente con el nombre de la cuenta y el
registro dbito y crdito, sin embargo, para nadie es un secreto que este proceso
no se usa en la elaboracin de la contabilidad manual, las cuales son
reemplazadas en la prctica por el registro diario que sirve a su vez para la
elaboracin del comprobante de contabilidad y de los libros auxiliares respectivos
en va de extincin, por la presencia de los computadores que realizan ese
trabajo. (Fierro, 2011)
que entrega para una operacin sencilla, pero pueden suceder operaciones mltiples
donde sean varias las cuentas que reciben (se debita) y varias las que entregan (se
acreditan), como si fuera una balanza.
De esta forma, se mantiene el equilibrio entre los valores recibidos (dbitos) con los
valores entregados (crditos) y se fortalece el mtodo de la partida doble. Por
consiguiente, cada transaccin tendr un doble registro como mnimo, uno a la cuenta
del activo o egresos y otro a la cuenta de pasivo, patrimonio o de ingresos; en forma
simple o mltiple. El saldo de cada cuenta despus de haber acumulado todas las
transacciones de un periodo, sirve para elaborar los estados financieros como resultado
final de una contabilidad financiera donde se guarda el equilibrio de la partida doble.
b) Mtodo de la ecuacin contable
A partir del mtodo de contabilidad de la partida doble, resulta entonces la
ecuacin contable, que presenta los activos en equilibrio con la suma de los
pasivos y el patrimonio:
Activos = Pasivo + Patrimonio
Para practicar la ecuacin contable, se debe buscar toda clase de transaccin para
identificar que cuentas reciben los derechos o bienes de capital o que cuentas entregan
dichos bienes o derechos, para mostrar en forma permanente el equilibrio de la
ecuacin que contribuye a el objeto de ser la contabilidad y de los estados financieros
del balance general y el estado de resultados.
c) Ajustes contables
Por demasiado cuidado que se tenga en el registro de las operaciones, as est
sistematizada la contabilidad, el carcter humano del operador en uno y otro sistema
hace que se omitan registros que se requieren del consecuente ajuste de las
operaciones, por esta razn y antes de emitir estados financieros se debe consultar las
normas bsicas y tcnicas consagradas en el decreto reglamentario 2649 de 1993 para
reconocer hechos con posterioridad a la fecha de corte, antes de la emisin de los
estados financieros.
Ajustes: los ajustes a las operaciones son de tres tipos:
Hechos econmicos no reconocidos.
Errores involuntarios que son objeto de recomendaciones de auditora.
Ajustes a los pasivos en moneda extranjera y en unidades UVR.
Algunos ejemplos de hechos no reconocidos pueden ser las mercancas
recibidas con orden de remisin y que en el momento no se conoce la factura,
gastos por transporte de carga sin conocimiento de factura de transporte, nmina
de empleados al igual que las prestaciones sociales sin causar. Los errores
involuntarios pueden ser cambios en el valor del soporte, error en la codificacin
y por ltimo los errores en el clculo de la depreciacin, amortizacin y
agotamiento.
Cierre: el cierre contable es el procedimiento que se ejecuta antes de divulgar
cualquier estado financiero, cancelando las cuentas nominales de ingresos y
egresos operacionales, de ingresos y egresos no operacionales, para mostrar el
resultado neto del ejercicio en la parte pertinente del patrimonio, como nica
cuenta 360505 Utilidades del ejercicio o 361005 Prdidas del ejercicio, que se
obtienen del estado de resultados.
El cierre contable o cierre del ejercicio est previsto hacerlo mensualmente,
cuando los estados financieros son intermedios o anualmente cuando solamente
se presentan al finalizar el ejercicio contable, cuando el sistema es manual, en
cambio cuando es por computador no requiere este proceso para emitir un
estado financiero, porque simula el cierre contable y determina utilidad o
prdidas. (Fierro, 2011)
d) Ejercicio de aplicacin
1. Consignacin o depsito en entidades financieras
De acuerdo con los principios de auditora, el dinero que recibe la empresa debe
consignarse en cuenta corriente o depositarse en cuenta de ahorro. Al efectuarse
pagos se giran cheques, excepto cuando se trate de gastos de poco valor, que
se cancelan por caja menor.
Cdigo
Cuenta
Debe
1110
Bancos
1.000.000
1102
Caja
Haber
1.000.000
2. Compra de mercanca
Compra de mercanca al contado por $ 500.000, valor cancelado con cheque del
Banco de Amrica.
Cdigo
Cuenta
Debe
6205
De mercanca
500.000
1110
Bancos
Haber
500.000
Cdigo
Cuenta
Debe
1105
Caja
Comercio al por mayor y al por
menor
2.000.000
4135
Haber
2.000.000
Cdigo
Cuenta
Debe
1305
Clientes
Comercio al por mayor y al por
menor
700.000
4135
Haber
700.000
Cuenta
Equipo de oficina
Bancos
Debe
3.500.000
Haber
3.500.000
Cuenta
Bancos
Bancos Nacionales
(pagares)
Debe
35.000.000
Haber
35.000.000
6. Abono de clientes
Un cliente abon $ 400.000 a la deuda por la venta de mercancas a crdito y gir un
cheque a favor de la empresa.
Cdigo
Cuenta
Debe
1105
Caja
400.000
1305
Clientes
Haber
400.000
7. Se abona a un proveedor
La empresa gira cheque por $ 1.000.000 a un proveedor por concepto de abono a
deuda por mercanca.
Cdigo
Cuenta
Debe
2205
Nacionales
1.000.000
1110
Bancos
Haber
1.000.000
8. Gastos
La empresa gira un cheque por $ 900.000 por concepto de arrendamiento de oficina por
un mes.
Cdigo
5120
1110
Cuenta
Arrendamientos
Bancos
Debe
900.000
Haber
900.000
Cuenta
Gastos pagados por
anticipado
Bancos
Debe
Haber
300.000
300.000
10. Ingresos
La empresa recibe consignacin por $ 100.000 por concepto de arriendo del
parqueadero.
Cdigo
1110
4220
Cuenta
Bancos
Arrendamientos
Debe
100.000
Haber
100.000
Referencias
Coral, L. (2007). Contabilidad universitaria. (Sexta Edicin). Bogot, Colombia: Mc
Graw Hill.
Decreto 1001. (1997, 8 de abril). Diario Oficial, 43017, 1997, 10 de abril.
Decreto 1009. (1996, 21 de junio). Diario Oficial, 42814, 1996, 26 de junio.
Decreto 1165. (1996, 28 de junio). Diario Oficial, 42824, 1996, 5 de julio.
Decreto 2649. (1993, 29 de diciembre). Diario Oficial, 41156, 1993, 29 de diciembre.
Daz, H. (2008).Contabilidad general. (Segundo edicin). Mxico: Prentice Hall.
Fierro, A. (2011). Contabilidad General. (Cuarta edicin). Bogot, Colombia: Eco
ediciones.
Fotolia. (2004). Business accounting. Consultado el 20 de noviembre de 2013, en
http://co.fotolia.com/id/56710032
Fotolia. (2004). Young businesswoman calculating stock market with rising graph i.
Consultado el 20 de noviembre de 2013, en http://co.fotolia.com/id/58261179
Fundacin IASC. (2009). Material de formacin sobre la NIIF para las PYMES.
Consultado
el
20
de
noviembre
de
2013,
en
http://www.ifrs.org/Documents/3_PresentaciondeEstadosFinancieros.pdf
Universidad del Quindo. (s.f.). Ejercicios de aplicacin. Consultado el 22 de
noviembre
de
2013,
en
http://www.uniquindio.edu.co/uniquindio/ntic/trabajos/5/grupo1/dignory/paginas/ejerci
cios.htm
Universidad del Quindo. (s.f.). Factura de ventas. Consultado el 20 noviembre de
2003,
en
http://www.uniquindio.edu.co/uniquindio/ntic/trabajos/5/grupo1/dignory/paginas/factur
a.htm
Adaptacin
Paola Andrea
Bobadilla Gutirrez
Cargo
Dependencia
Fecha
Expertas
temticas
Noviembre
de 2013
Guionista Lnea de
produccin
Centro
Agroindustrial
Regional Quindo
Diciembre
de 2013