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TODA LA ORGANIZACIN
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
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INDICE
1. OBJETIVO.. 3
2. RESPONSABILIDADES... 3
3. DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTO.... 3
3.1 APROBACIN, EMISIN Y CAMBIOS EN LOS DOCUMENTOS... 3
3.2 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO... 3
A) Identificacin.... 3
B) Codificacin.. 4
C) Redaccin de procedimientos 5
D) Control de distribucin. 6
4.
CONTROL DE MODIFICACIONES.. 7
ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS
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1.
OBJETIVO.
Dar instrucciones para que la documentacin del Sistema Integrado de Gestin se desarrolle en
forma completa y consistente en su presentacin y formato y definir el procedimiento de emisin y
modificacin de la misma.
2.
RESPONSABILIDADES.
3.1.
a)
La creacin de los procedimientos es efectuada por los responsables de cada rea con
experiencia en las funciones a describir.
b)
c)
Tanto la creacin como las modificaciones a los documentos son revisadas y aprobadas por
los Responsables de las reas respectivas, quienes la entregarn al Representante de la
Gerencia para su revisin final y posterior aprobacin por el Gerente General.
3.2.
El formato que se utilizar para la redaccin de procedimientos es el mismo del presente documento
y contendr la siguiente informacin:
a) Identificacin:
Se indicar en la parte superior de cada hoja el logo de la empresa, nombre del documento, fecha
de vigencia, nmero de versin, cdigo de documento, nmero de pginas. En la parte inferior de la
primera pgina se indicar preparado por, revisado por, y aprobado por.
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b) Codificacin:
Est basada en seis grupos alfanumricos, como sigue:
MAN-SIG
PC
PE
IT
FO
DO
OP
PR
ADM
Seguido por un primer dgito que identifica la clusula de la norma con el que est relacionado.
A continuacin, dos dgitos que indican la secuencia numrica de los procedimientos dentro de la
misma clusula.
Las instrucciones de trabajo tendrn la misma numeracin que los procedimientos que los originan
agregndoles una barra diagonal y dos dgitos que indican la secuencia numrica de ellos dentro de
un mismo procedimiento.
Los formatos tendrn un cdigo FO agregado al N de la respectiva instruccin de trabajo y seguida
de un nmero 1,2,3 etc. , segn sea la cantidad de formatos que se generan.
La numeracin e indexacin de los procedimientos e instrucciones de trabajo sern asignadas por el
Representante de la Gerencia.
En el caso de los numerales para los cdigos OP, PR, ADM sern nmeros correlativos.
A continuacin se detalla un ejemplo de codificacin para el procedimiento
Internas, sus instrucciones de trabajo y formularios:
DOCUMENTO
Procedimiento
Inst. de Trabajo N1
Formulario N1
Tipo
Clusula N
PE
IT
FO
5
4
7
Comunicaciones
Identificacin del
Documento
PE501
IT401
FO712
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1. OBJETIVO.
Esta seccin debe establecer en forma clara y simple los objetivos del procedimiento.
2. DEFINICIONES.
Slo se incluir esta seccin en los procedimientos cuando se utilice terminologa
especializada que requiera ser explicada.
3. INFORMACIONES RELEVANTES
Slo se incluir esta seccin si existen informaciones relevantes necesarias para la adecuada
comprensin del procedimiento.
4. RESPONSABILIDADES.
Se indicar los cargos de la las personas responsables del cumplimiento del procedimiento.
5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO.
Esta seccin es la parte medular del procedimiento y en ella se identifica Qu, Quin,
Cundo, Dnde, Cmo y Con qu se realizan las tareas correspondientes. En aquellos casos
en que sea conveniente crear instrucciones de trabajo relacionadas al procedimiento, stas
sealarn el Cmo se efectan las tareas correspondientes.
6. CONTROL DE REGISTROS.
Slo se incluir esta seccin cuando el procedimiento genere registros auditables y se utilizara
la siguiente tabla.
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Nombre
del registro
Identificacin
del registro
Almacenamiento
Proteccin
Recuperacin
Tiempo de
retencin
Disposicin
7. CONTROL DE MODIFICACIONES.
Esta seccin contendr un cuadro que permita llevar un control cronolgico de las
modificaciones que se efecten a los documentos controlados del Sistema Integrado de
Gestin.
Para la versin inicial se considerar a partir de 0, aumentando correlativamente.
d)
Control de Distribucin.
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4.
CONTROL DE MODIFICACIONES.
Versin N
0
Identificacin de la modificacin
Versin Inicial
Fecha
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