INSTRUCCIN DE TRABAJO

Fecha de vigencia:

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15.11.2012

IT401/01

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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

ISO 9001:2008 ISO 14001:2004
Aplicable a:

TODA LA ORGANIZACIN

ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS

Preparado por: Representante de la Gerencia

Mario Contreras Fernandez

Revisado y Aprobado por: Gerente General

Rafael Ruiz - Tagle Garca - Huidobro

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INDICE

1. OBJETIVO.. 3
2. RESPONSABILIDADES... 3
3. DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTO.... 3
3.1 APROBACIN, EMISIN Y CAMBIOS EN LOS DOCUMENTOS... 3
3.2 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO... 3
A) Identificacin.... 3
B) Codificacin.. 4
C) Redaccin de procedimientos 5
D) Control de distribucin. 6
4.

CONTROL DE MODIFICACIONES.. 7

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1.

OBJETIVO.

Dar instrucciones para que la documentacin del Sistema Integrado de Gestin se desarrolle en
forma completa y consistente en su presentacin y formato y definir el procedimiento de emisin y
modificacin de la misma.
2.

RESPONSABILIDADES.

Es responsabilidad de la persona que crea o propone modificaciones al sistema integrado

documentado, regirse por el presente procedimiento.
Es responsabilidad del Representante de la Gerencia hacer la revisin final para verificar la
inexistencia de duplicidades o contradicciones con la documentacin existente antes de someterlo a
la aprobacin del Gerente General.
El Representante de la Gerencia ser responsable de mantener un Listado Maestro
permanentemente actualizado del SIG, documentado de EMPRETERRA, para asegurar que los
cambios son efectuados en todos los documentos controlados de la organizacin.
3.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO.

3.1.

Aprobacin, Emisin y Cambios en los Documentos.

a)

La creacin de los procedimientos es efectuada por los responsables de cada rea con
experiencia en las funciones a describir.

b)

Todo el personal de la empresa tiene la autoridad necesaria para proponer modificaciones a

los documentos.

c)

Tanto la creacin como las modificaciones a los documentos son revisadas y aprobadas por
los Responsables de las reas respectivas, quienes la entregarn al Representante de la
Gerencia para su revisin final y posterior aprobacin por el Gerente General.

3.2.

Desarrollo del procedimiento.

El formato que se utilizar para la redaccin de procedimientos es el mismo del presente documento
y contendr la siguiente informacin:

a) Identificacin:
Se indicar en la parte superior de cada hoja el logo de la empresa, nombre del documento, fecha
de vigencia, nmero de versin, cdigo de documento, nmero de pginas. En la parte inferior de la
primera pgina se indicar preparado por, revisado por, y aprobado por.

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b) Codificacin:
Est basada en seis grupos alfanumricos, como sigue:

MAN-SIG
PC
PE
IT
FO
DO
OP
PR
ADM

: Manual Integrado de Gestin

: Procedimientos Comunes
: Procedimientos Especficos
: Instrucciones de Trabajo
: Formularios o Formatos
: Documentos
: Operacin
: Prevencin de Riesgos
: Administracin

Seguido por un primer dgito que identifica la clusula de la norma con el que est relacionado.
A continuacin, dos dgitos que indican la secuencia numrica de los procedimientos dentro de la
misma clusula.
Las instrucciones de trabajo tendrn la misma numeracin que los procedimientos que los originan
agregndoles una barra diagonal y dos dgitos que indican la secuencia numrica de ellos dentro de
un mismo procedimiento.
Los formatos tendrn un cdigo FO agregado al N de la respectiva instruccin de trabajo y seguida
de un nmero 1,2,3 etc. , segn sea la cantidad de formatos que se generan.
La numeracin e indexacin de los procedimientos e instrucciones de trabajo sern asignadas por el
Representante de la Gerencia.
En el caso de los numerales para los cdigos OP, PR, ADM sern nmeros correlativos.
A continuacin se detalla un ejemplo de codificacin para el procedimiento
Internas, sus instrucciones de trabajo y formularios:

DOCUMENTO
Procedimiento
Inst. de Trabajo N1
Formulario N1

Tipo

Clusula N
PE
IT
FO

5
4
7

Comunicaciones

Identificacin del
Documento
PE501
IT401
FO712

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c) Redaccin de los Procedimientos:

Los procedimientos sern redactados considerando slo como gua conceptos aplicables del
listado que se muestra en el cuadro siguiente. Esto significa que el tem N2 Definiciones, el N 3
Informaciones Relevantes y N 6 conocimiento y experiencia, u otros, slo aparecern en el
procedimiento cuando aporten informacin necesaria para su correcta comprensin. Se excepta el
procedimiento PC 401 Control de Documentos que es el inicial del sistema.

1. OBJETIVO.
Esta seccin debe establecer en forma clara y simple los objetivos del procedimiento.
2. DEFINICIONES.
Slo se incluir esta seccin en los procedimientos cuando se utilice terminologa
especializada que requiera ser explicada.
3. INFORMACIONES RELEVANTES
Slo se incluir esta seccin si existen informaciones relevantes necesarias para la adecuada
comprensin del procedimiento.
4. RESPONSABILIDADES.
Se indicar los cargos de la las personas responsables del cumplimiento del procedimiento.
5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO.
Esta seccin es la parte medular del procedimiento y en ella se identifica Qu, Quin,
Cundo, Dnde, Cmo y Con qu se realizan las tareas correspondientes. En aquellos casos
en que sea conveniente crear instrucciones de trabajo relacionadas al procedimiento, stas
sealarn el Cmo se efectan las tareas correspondientes.

6. CONTROL DE REGISTROS.
Slo se incluir esta seccin cuando el procedimiento genere registros auditables y se utilizara
la siguiente tabla.

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Nombre
del registro

Identificacin
del registro

Almacenamiento

Proteccin

Recuperacin

Tiempo de
retencin

Disposicin

7. CONTROL DE MODIFICACIONES.
Esta seccin contendr un cuadro que permita llevar un control cronolgico de las
modificaciones que se efecten a los documentos controlados del Sistema Integrado de
Gestin.
Para la versin inicial se considerar a partir de 0, aumentando correlativamente.

d)

Control de Distribucin.

La distribucin de los documentos controlados ser efectuada en base a la "Lista Maestra de

documentos y su Distribucin" DO401, cuya custodia y actualizacin est asignada al
Representante de la Gerencia.

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4.

CONTROL DE MODIFICACIONES.
Versin N
0

Identificacin de la modificacin
Versin Inicial

Fecha
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