UNIVERSIDAD AUTNOMA DE MANIZALES

FACULTAD DE ESTUDIOS SOCIALES Y EMPRESARIALES

PROGRAMA DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
Asignatura: Prctica Empresarial

GUA TALLER No: 3

PLAN DE TRABAJO Y PLAN DE RECURSOS

Esta gua se ha elaborado siguiendo los planteamientos del Centro Internacional de
Formacin de la Organizacin Internacional del Trabaja (CIF OIT, 2012) y Gua para la
construccin de indicadores de Gestin (DAFP, 2012).

PLAN DE TRABAJO
La elaboracin del proyecto necesita de un plan de ejecucin (tambin llamado plan de trabajo)
para las actividades incluidas en el Marco Referencial. El plan de trabajo demuestra que el
proyecto es factible en trminos de responsabilidades, cronograma y recursos. Es la base para
el seguimiento de las operaciones del proyecto. Permite a la direccin del proyecto saber si
todas las actividades planificadas son implementadas en los tiempos previstos, por el personal
que debe ejecutarlas y dentro del presupuesto asignado.
En algunos casos y dependiendo de la entidad que financie el proyecto, se solicita
que el plan de trabajo sea presentado antes de la aprobacin del proyecto. Por lo
general, el plan de trabajo necesita ser ajustado justo antes del inicio de las
operaciones del proyecto y durante su ejecucin.
El plan de trabajo incluye:

Un cronograma de actividades, que define cundo debe completarse cada

actividad.
Un plan de recursos (insumos), que establece los requerimientos de personal,
equipamiento y materiales, incluyendo los costos de los recursos necesarios para la
preparacin del presupuesto.

El plan de trabajo es una herramienta clave para el seguimiento de las operaciones

del proyecto. Ayuda al equipo encargado de la ejecucin a observar si las actividades
se realizan:

dentro de los plazos previstos

por las personas designadas
dentro del presupuesto asignado.

Tambin da una idea de si las actividades estn conduciendo a los productos

previstos en el Marco Referencial.
Cronograma de Actividades
El tiempo es importante en cualquier proceso de planificacin. La programacin es
una manera de llamar la atencin sobre la gestin del factor tiempo, las situaciones
crticas y las prioridades. El cronograma establece cundo comienza cada actividad,

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cunto tiempo dura y cundo se completar. En general, se presenta en la forma de

un grfico de barras que muestra la secuencia de actividades y las vincula a eventos
o hitos crticos.
La herramienta recomendada es el denominado Diagrama de Gantt. Es simple pero
muy til. Es sencillo de leer y puede ser usado para dar seguimiento a los progresos
frente a los tiempos establecidos. Tenga en cuenta que se trata de un ejemplo y usted
puede ajustar el plazo en das o meses, quincenas, como sea ms adecuado para su
proyecto.

Acciones clave para preparar un cronograma de actividades para cada producto

1)
2)
3)
4)

Utilice la estructura de actividades y defina el nivel de detalle requerido.

Identifique la secuencia en la que deben realizarse las tareas.
Decida si utilizar aos, trimestres, meses, semanas o das para medir el tiempo.
Prepare el formato del cronograma. La estructura desglosada de tareas es
presentada en la columna de la izquierda y la escala de tiempos en la fila superior.

PLAN DE RECURSOS
Un plan de recursos establece los requisitos y costos para todos los insumos
necesarios: personal, locales e instalaciones bsicas de oficina, equipamiento,
materiales, y servicios como suministros especiales subcontratados, talleres de
capacitacin y otros insumos varios.
El enfoque de gestin basado en resultados prepara un plan de recursos sobre la
base de las actividades definidas y en el cronograma. El equipo del proyecto elabora
una lista de insumos para cada actividad, los que pueden ser agrupados por
categoras (materias primas, equipos, personal, etc.) para producir un plan general
de adquisiciones del proyecto.

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Debe elaborarse una tabla con los recursos requeridos para implementar las actividades
asociadas a cada entregable. La tabla debe enumerar los recursos necesarios y la
cantidad requerida de cada uno de ellos.
El plan de recursos es la base para la preparacin del proyecto. Permite conocer el
costo exacto de cada actividad. Es importante incluir en el plan de recursos las
necesidades de la administracin, como el costo del personal y los costos
administrativos, para luego transferir esos costos al formato del presupuesto por rubro:
personal total, equipamiento, formacin, etc.
Verificar en la siguiente hoja un ejemplo para realizar el plan de recursos. Tenga
presente que se trata solo de un ejemplo y usted debe ser claro, exhaustivo y concreto
en los recursos usados y en los valores de los mismos.

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Una vez estudiada y entendida esta gua, usted debe presentar el cronograma de actividades y
plan de recursos cuyo formato se encuentra en las pginas siguientes. Cada uno de estos
documentos debe ser ajustado con base en su proyecto especfico y la cantidad de objetivos,
actividades y entregables definidos por usted. Recuerde que este es un formato genrico.
En este formato usted debe:
a. En objetivo 1 al 5 colocar cada uno de los objetivos especficos que usted defini
para su proyecto.
b. En entregable 1 al 10 colocar cada uno de los entregables que usted defini para
dar cumplimiento a las actividades y objetivos de su proyecto.
c. Actividad 1 a la 10 cada una de las actividades definidas para dar cumplimiento a
los objetivos especficos de su proyecto.
Recuerde: Usted debe adaptar este cronograma a las especificaciones de su proyecto
ya que puede que usted:
a. no haya definido 5 objetivos especficos,
b. no hay definido dos entregables por objetivo especfico,
c. no haya definido 10 actividades ya que no defini cinco objetivos especficos.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES (El cronograma se presenta de forma

Quincenal, para una duracin total del proyecto de 4 meses)
Objetivo
Evaluar con los diferentes
grupos de inters, las
falencias actuales del sistema
de referencia y contra
referencia, as como los
puntos positivos que pudieran
replicarse en el nuevo
sistema.

Plantear los lineamientos

bsicos de contenido y
necesidad del nuevo sistema

Definir los parmetros de

direccionamiento de los
pacientes a nivel tanto
geogrfico, como de
complejidad dentro de la red
actual de servicios.
Elaborar y automatizar en
lnea el formato de referencia
y contrarreferencia desde la
historia clnica generando una
carpeta de anexos en la base
de datos del paciente.

Entregable

Anlisis DOFA
ampliado del actual
sistema de
referencia y
contrarreferencia
Listado de
caractersticas
obligatorias,
deseables y
opcionales del
sistema, as como de
las limitantes e
imprevistos, con su
respectivo plan de
accin
Base de datos de los
pacientes de
odontologa por
ubicacin geogrfica

Actividad

1 2 3 4 5 6 7 8

Realizacin de entrevistas a
profundidad con representantes,
tanto del rea de odontologa de
Salud total como de las IPS
pertenecientes a la red de
servicios
Realizacin de grupo focal con
los usuarios del servicio de
odontologa
Benchmarking a los lderes del
sector salud en cuanto a
sistemas de referencia y
contrarreferencia
Reunin de acoplamiento con la
alta gerencia para la alineacin
del proyecto con la planeacin
estratgica de la EPS

Segmentacin geogrfica de los

pacientes odontolgicos a nivel
Manizales
Delimitacin de los diferentes
Base de datos de las
niveles de complejidad de los
IPS por complejidad
servicios odontolgicos
en los servicios
prestados
Software
Contratacin de los servicios de
manejo de informacin y
actualizado
software, para que se modifique
la plataforma de Historias clnicas
adicionando el formato de
referencia y contrarreferecia

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Socializar y retroalimentar el
proceso a travs de pruebas
piloto e implementacin
gradual de la iniciativa,
venciendo la renuencia al
cambio.

Elaboracin del Manual de

Referencia y contra referencia
para el uso y consulta de todos
los profesionales de salud oral,
Manual de referencia
tanto de salud total como de la
y contrarreferencia
red de servicios
Aplicacin de la prueba piloto con
Formato de
evaluacin trimestral los 3 principales prestadores de
servicios dentro de la red.
en forma de DOFA
ampliado que
Evaluacin y retroalimentacin
permita reiniciar el
trimestral de los resultados
proceso en una
ampliando paulatinamente la
mejora continua
cobertura del sistema.

La actividad de retroalimentacin final, se realiza de forma constante (trimestral) una vez

puesto en marcha el sistema de referencia y contrareferencia
OBJETIV OBJETIVO
O
S
GENERA ESPECFIC
L
OS

ACTIVIDADE
S

Recursos
Humanos

Recursos
Materiale
s

Costo

Realizacin
de Grupo
Focal y de
entrevistas a
profundidad
Blenchmarkin
g a lderes en
el rea, y
reunin de
acoplamiento
Segmentaci
n geogrfica
de los
pacientes y
delimitacin
de los niveles
de
complejidad
Contratacin
para la
actualizacin
del Software y
elaboracin
del manual de
referencia y

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Aplicacin de
la prueba
piloto y
retroalimenta
cin
constante
COSTO TOTAL