INS-GDA-01-01

Instructivo

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Manual de Usuario

Fecha: 2015-08-04
Versin: 01
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REGISTRO DE ORGANISMOS
PARITARIOS Y APROBACIN
DE REGLAMENTOS DE
HIGIENE Y SEGURIDAD

Cdigo:
INS-GRT-01-02-01

MANUAL DE USUARIO
REGISTRO DE ORGANISMOS PARITARIOS Y
APROBACIN DE REGLAMENTOS DE HIGIENE
Y SEGURIDAD

INS-GRT-01-02-01

Instructivo

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Tabla de contenido
1.

Control del Documento ..............................................................................................................3

2.

Datos generales ..........................................................................................................................4

2.1. Identificacin del instructivo......................................................................................................4

2.2. Objetivo .......................................................................................................................................4
2.3. Alcance ........................................................................................................................................4
2.4. Base legal ....................................................................................................................................4
2.5. Glosario de trminos ..................................................................................................................4
3.

Perfiles y niveles de responsabilidad........................................................................................5

3.

Descripcin .................................................................................................................................5

3.1 Introduccin ................................................................................................................................5

3.2 Acceso de empresas a la aplicacin. ........................................................................................6
3.3 Registro de Organismos Paritarios .........................................................................................14
3.4 Aprobacin de Reglamentos de Higiene y Seguridad............................................................23
4.

Archivo y conservacin............................................................................................................33

Instructivo

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1. Control del Documento

REGISTRO DE CONTROL DEL DOCUMENTO

VERSIN DESCRIPCIN

FECHA

NOMBRE

CARGO

ELABORADO POR:
01

Creacin

04/08/2015
Ligia Moreno

Asistente
Direccin de
Procesos

FIRMA

Instructivo

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2. Datos generales
2.1.

Identificacin del instructivo

PROCESO NIVEL 0:
PROCESO NIVEL 1:

Gestin de Regulacin del Trabajo

Gestin de Registro y Autorizacin de Trabajo

PROCESO NIVEL 2:

Gestin de Registro y Autorizacin de Trabajo Sector Privado

RESPONSABLE:

Direccin de Seguridad y Salud en el Trabajo

2.2.

Objetivo

Dar una gua de apoyo a las empresas pblicas y privadas que realizan el registro de los
Organismos Paritarios y solicitan la aprobacin del Reglamento de Higiene y Seguridad,
mediante la descripcin paso a paso del uso del mdulo de Salud y Seguridad en el Trabajo
del Sistema de Administracin Integral de Trabajo y Empleo (SAITE).
2.3.

Alcance

El instructivo inicia desde el registro de las direcciones de la matriz y sucursales de la

empresa pblica o privada hasta la emisin del certificado del registro de organismo paritario
y aprobacin de reglamento de Higiene y Seguridad.

2.4.

Base legal
Acuerdo Ministerial No. MDT-2015-0141 del 11 de junio de 2015, Instructivo para el
Registro de Reglamentos y Comits de Higiene y Seguridad en el Trabajo.

2.5.

Glosario de trminos
Organismo Paritario. Es el rgano de participacin interna de las actuaciones de la
empresa en materia de prevencin de riesgos.

Reglamento de Higiene y Seguridad.

Es un conjunto de reglas para el

cumplimiento de normativa legal vigente en el pas en materia de seguridad y salud

en el trabajo.

Sucursal. Se entiende por sucursal todo establecimiento secundario dotado de

representacin permanente y de cierta autonoma de gestin a travs del cual se
desarrollan, total o parcialmente, las actividades de la sociedad matriz.

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SAITE. Sistema de Administracin Integral de Trabajo y Empleo.

3. Perfiles y niveles de responsabilidad

ROL O CARGO DEL
RESPONSABLE

NIVEL DE RESPONSABILIDAD / FUNCIONES

Seguimiento de la informacin publicada para insumo

interno (estadstica) y observacin externa.

Director de Seguridad y
Salud en el Trabajo

Socializar y capacitar a los usuarios externos e internos

respectivamente sobre el sistema de Seguridad y Salud en
el Trabajo.

Director de Tecnologas
de Informacin y
Comunicacin

Dar soporte tcnico al sistema de Seguridad y Salud en el

Trabajo nicamente a pedido del Director de Seguridad y
Salud en el Trabajo.

Acceso al Sistema en lnea de Registro de Organismos

Paritarios y aprobacin de Reglamento de Higiene y
Seguridad.

Usuario (Empresas
Pblicas y Privadas)

Ingresar datos si se encuentra registrado en el Sistema de

Contratos y Actas de Finiquito.

Previa validacin de campos requeridos imprimir de manera

inmediata el certificado de registro de Organismos Paritarios
y la aprobacin del Reglamento de Higiene y Seguridad.

3. Descripcin
3.1

Introduccin

Estimado usuario para la perfecta utilizacin del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo

1. Trabajar con el explorador Mozilla Firefox.

2. Dirjase a la Barra de Men, clic en Herramientas, clic en Opciones, verificar que no
se encuentre activado el casillero de: bloqueo de ventanas emergentes.
3. Recuerde que para el correo electrnico que solicita el sistema, debe contener
exclusivamente letras minsculas.

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A continuacin se describe la forma en la que el usuario debe usar la aplicacin para realizar
el Registro de Organismos Paritarios y Aprobacin de Reglamentos de Higiene y Seguridad

3.2

Acceso de empresas a la aplicacin.

1. Ingresar a la pgina web del Ministerio del Trabajo, seleccionar el SAITE (Sistema de
Administracin Integral de Trabajo y Empleo).

2. Seleccionar ACCESO A SAITE, para el registro de la informacin.

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3. En caso de ser una nueva empresa seleccionar REGISTRO DE NUEVA EMPRESA

4. Llenar el registro de acuerdo al siguiente formulario.

Paso 1. Datos del empleador
En el primer tem de TIPO DE IDENTIFICACIN, se puede seleccionar CDULA,
RUC o PASAPORTE.

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Paso 2. Direccin del Empleador

Paso 3. Datos del representante legal

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5. Una vez ingresada la informacin el sistema le notificar su registro al correo

electrnico ingresado.

6. Para la activacin de la cuenta realizar la confirmacin, seleccionar INGRESAR AL

SISTEMA, en la parte inferior luego de la activacin del usuario, para retornar a la
pgina principal.

Si usted no confirma no podr acceder a los servicios ofrecidos por el

Sistema de Administracin Integral de Trabajo y Empleo.

7. En caso de olvido de contrasea el sistema le da la opcin de RECUPERAR

CONTRASEA.

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8. El sistema emitir el siguiente mensaje, para recuperar la contrasea, en el cual se

debe colocar el Usuario con el que se registr (Cdula, RUC o Pasaporte)

9. El sistema enviar la nueva contrasea al correo electrnico registrado.

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10. La informacin para una nueva clave le llegar a su correo electrnico.

11. Seleccionar INGRESAR y ser direccionado al sistema para su ingreso

12. Ingresar nuevamente su USUARIO y la CONTRASEA proporcionada por el sistema

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13. Al seleccionar INGRESAR el sistema emitir el siguiente cuadro de dilogo, para el

cambio de la contrasea.

14. Una vez ingresada la informacin solicitada seleccionar GUARDAR

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15. Al guardar el sistema le regresar a la pgina principal donde debe ingresar su

usuario y contrasea.

16. Seleccionar Salud y Seguridad en el Trabajo.

17. El sistema desplegar la pantalla principal de este aplicativo.

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Registro de Organismos Paritarios

1. Al seleccionar el Registro de Organismos Paritarios, el sistema emitir el siguiente

mensaje.

2. En la parte superior derecha de la pantalla se debe seleccionar este cono

para poder cambiar de sistema y registrar las sucursales solicitadas.

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3. Seleccionar sistema TRABAJADOR Y ACTAS DE FINIQUITO

4. Se desplegar la siguiente pantalla, seleccionar EMPLEADOR, REGISTRO

SUCURSAL.

5. Se desplegar la siguiente pantalla, seleccionar NUEVA SUCURSAL y llenar los

datos requeridos, en el tipo de sucursal seleccionar en primer lugar MATRIZ.

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6. Seleccionar GUARDAR y se detallar la siguiente informacin.

7. Seleccionar AGREGAR DIRECCIN, llenar los datos requeridos.

8. GUARDAR informacin, y se visualizar de la siguiente manera.

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9. De igual forma se deben llenar las sucursales en caso de tenerlas y la informacin

se visualizar de la siguiente manera.

10. Una vez registrada la informacin de MATRIZ Y/O SUCURSAL, regresar al sistema
de Seguridad y Salud en el Trabajo. Se desplegar la siguiente pantalla.

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11. Este formulario presentar las obligaciones que debe cumplir el empleador para
poder realizar el registro del Organismo Paritario, se debe realizar una seleccin en
los recuadros derechos para proceder a guardar la informacin.

12. En la parte inferior luego de las obligaciones se encuentra la lista de Organizaciones

Paritarios.

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13. Seleccionar el botn

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el cual permitir agregar los empleados y empleadores que

conformarn el Comit.

14. Seleccionar BUSCAR EMPLEADO y se desplegar la siguiente pantalla.

15. Seleccionar el empleado que ser Titular, el botn de lado derecho nos permite
elegirlo.

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16. Se desplegar el siguiente recuadro, donde aparecer el nombre del empleado

seleccionado, seleccionar tipo de delegado titular o suplente y sus funciones.
Este proceso se debe realizar para la seleccin de empleados y empleadores,
titulares y suplentes.

17. Al seleccionar ACEPTAR la informacin se guardar.

18. Una vez seleccionado los empleados y empleadores que formarn el comit se
visualizar de esta manera.

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19. Cuando no se selecciona en su totalidad las obligaciones o la informacin de la

organizacin paritaria no est completa, el sistema emitir el siguiente mensaje.

20. Una vez GUARDADA est informacin el sistema habilitar automticamente el

botn para generar el certificado de registro del organismo paritario.

21. Seleccionar

el botn para la impresin del certificado, el documento se abrir en

formato PDF, mismo que puede ser guardado o directamente abierto para su
impresin.

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3.4

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Aprobacin de Reglamentos de Higiene y Seguridad

1. Seleccionar REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD, APROBACIN DEL

REGLAMENTOS DE SEGURIDAD Y SALUD.

2. Se desplegar el siguiente formulario, en el cual se debe seleccionar todos los

recuadros en cada uno de los siguientes tems.

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Tcnico de Seguridad, ingresar el nmero de cdula de la persona quien ser

Tcnico de Seguridad, y el sistema validar los nombres y apellidos, y los estudios
automticamente.

Centro de Trabajo de la Empresa, en est pantalla se visualizar la informacin

ingresada en el registro de sucursal del organismo paritario.

De los Empleadores.

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De los trabajadores.

Planes de emergencia y contingencia.

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Sanciones.

Riesgos laborales, en este tem se deben llenar los riesgos ms importantes que
sean aplicados en su empresa. El sistema le permite agregar factores sin ningn
lmite de cantidad.

Metodologa para identificacin de riesgos, el sistema desplegar un catlogo

de metodologas a seleccionar de acuerdo a la que su empresa utilice y de
igual forma de no existir le permite la opcin de agregar OTRAS
METODOLOGAS

Cuando se seleccione OTRAS METODOLOGAS, el sistema habilitar un

recuadro para ingresar el nombre.

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Factores de Riesgo, en este tem se deben agregar los factores de riesgos

identificados por la empresa.
RIESGOS.

FACTORES DE RIESGOS, en caso de no aplicar ninguna de estas opciones,

se tiene la disponibilidad de agregar otros.

PROCESOS, rea fsica donde se encuentra el riesgo declarado.

Una vez ingresada la informacin de factores de riesgo seleccione AGREGAR

para que la informacin sea guardada.
Antes de guardar toda la informacin solicitada el sistema permite
ELIMINAR los riesgos.

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3. Una vez ingresada toda la informacin del formulario para la aprobacin del
reglamento de higiene y seguridad, seleccionar GUARDAR.

4. El sistema emitir un mensaje emergente el cual debe ser ledo detenidamente ya que
una vez ACEPTADO usted no podr realizar ninguna modificacin.

5. Seleccionar certificados generados.

6. El sistema desplegar la informacin que ha sido guardada para el certificado,

seleccionando el botn

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7. Seleccionar el botn CERTIFICADO.

8. Se generar el siguiente recuadro para abrir el certificado.

9. Seleccionar ACEPTAR el documento se abrir en formato PDF., mismo que puede

ser guardado o directamente abierto para su impresin.

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IMPORTANTE. Cuando el registro del Organismo Paritario cumpla el tiempo de un

ao y la aprobacin del Reglamento de Higiene Seguridad del Trabajo de dos aos, se
le enviar un correo electrnico 15 das antes para que efecte la renovacin.
4. Archivo y conservacin.

CDIGO

NOMBRE
DOCUMENTO

RESPONSABLE DEL ARCHIVO

TIEMPO
RETENCIN

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Instructivo

Asistente de la Direccin de
Administracin de Procesos

2 aos