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Manual TR Dy Transf
Manual TR Dy Transf
TABLAS DE RETENCION Y
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Directrices bsicas e instructivos para su elaboracin
(Versin Actualizada)
INTRODUCCION
Desde la promulgacin de la ley 80 de 1989, la elaboracin de las Tablas de Retencin
Documental (TRD) ha sido una de las preocupaciones constantes tanto para el Archivo
General de la Nacin de Colombia, ente rector de la poltica archivstica, como para los
archivos de los Organismos Nacionales y para aquellos que hacen parte del Sistema
Nacional de Archivos.
La Junta Directiva del Archivo General de la Nacin por medio del Acuerdo 12 de 16 de
octubre de 1991 fij un plazo de seis meses para la presentacin de las TRD de los
Organismos Nacionales del Orden Central. Para realizar este trabajo el AGN busc la
colaboracin de expertos, al cabo de la cual algunas de las entidades del sector pblico
presentaron sus TRD.
En vista de que no todas las entidades dieron cumplimiento a dicha disposicin, el
Gobierno Nacional promulg el Decreto 1382 de 18 de agosto de 1995 "Por el cual se
reglamenta la ley 80 y se ordena la transferencia de los archivos de los Organismos
Nacionales al Archivo General de la Nacin" que tambin obliga a todos los Organismos
Nacionales a presentar sus TRD en un plazo de sesenta das, contados a partir de la fecha de
su publicacin. En cumplimiento de este Decreto, la Junta Directiva del Archivo General de
la Nacin expidi los Acuerdos 8, 9, 11 y 12 de 1995 y 006 de 1996.
Para facilitar la aplicacin del Decreto en mencin, el Archivo General de la Nacin
convoc a los jefes de archivo de los Ministerios y de sus organismos adscritos y
vinculados a un taller sobre directrices para la elaboracin y presentacin de las TRD. La
base material para el desarrollo del taller la constituyeron encuestas de diagnstico,
formatos, instructivos y lineamientos fundamentales tanto para conocer los acervos
documentales como para iniciar su valoracin.
El bagaje terico previo para la elaboracin de este material se enriqueci con los talleres y
sesiones adelantadas con los asesores Agnes Etienne Magnien de los Archivos Nacionales
de Francia; Jos Antonio Ramrez Delen y Juan Manuel Herrera Huertas, del Archivo
General de la Nacin de Mxico y Louis Garn de los Archivos Nacionales de Quebec,
Canad, en desarrollo del Proyecto de Normatividad Bsica para Archivos en Colombia,
quienes adems aportaron documentos y publicaciones sobre los temas de Valoracin,
Seleccin y Retencin Documental.
Este documento fue preparado por Clara Ins Casilimas Rojas, Julia Godoy de Lozano y
Mara Imelda Lpez Avila con la colaboracin de otros funcionarios de la Divisin de
Clasificacin y Descripcin del Archivo General de la Nacin de Colombia.
TABLAS DE RETENCION
DEFINICION E IMPORTANCIA
Las Tablas de Retencin documental son un listado de series, con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos.
La Administracin se ver beneficiada con la elaboracin de las Tablas de Retencin ya
que stas:
Facilitan el manejo de la informacin.
Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental.
Permiten a la administracin proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de retencin en
ella estipulados.
Garantizan la seleccin y conservacin de los documentos que tienen carcter
permanente.
Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para la racionalizacin de los procesos administrativos.
Desde el punto de vista del trabajo archivstico las Tablas de Retencin Documental son
fundamentales porque:
Permiten el manejo integral de los documentos.
Facilitan la organizacin de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.
Ayudan a controlar la produccin y trmite documental.
Identifican y reflejan las funciones institucionales.
Integran los procesos archivsticos para el manejo racional de los documentos.
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestin administrativa y
que por su carcter pueden eliminarse en el archivo de gestin.
MARCO JURIDICO
Los mandatos constitucionales referentes a la conservacin y salvaguarda del Patrimonio
Cultural de la Nacin, el derecho a la intimidad, el derecho de peticin, el derecho a la
informacin y el libre acceso a los documentos pblicos, entre otros, son pilares de la
normatividad aplicada a los documentos y el fundamento de la Poltica Archivstica en el
pas.
La Constitucin Poltica de Colombia en el Ttulo I de los Principios Fundamentales
establece:
Artculo 8: "Es obligacin del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y
naturales de la nacin".
En el Ttulo II de Los Derechos, Las Garantas y Los Deberes, en su Captulo I de Los
Derechos Fundamentales, establece:
Artculo 15: "Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su
buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen
derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido en
bancos de datos y en archivos de entidades pblicas y privadas.
En la recoleccin, tratamiento y circulacin de datos se respetarn la libertad y dems
garantas consagradas en la Constitucin.
La correspondencia y dems formas de comunicacin privadas son inviolables. Slo
pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las
formalidades que establezca la ley.
Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspeccin, vigilancia e intervencin
del Estado podr exigirse la presentacin de libros de contabilidad y dems documentos
privados, en los trminos que seale la ley".
Artculo 20: "Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento
y opiniones, la de informar y recibir informacin veraz e imparcial..."
Artculo 23: "Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las
autoridades por motivos de inters general o particular y a obtener pronta resolucin..."
El captulo II De Los Derechos Sociales, Econmicos y Culturales precepta:
Artculo 72: "El patrimonio cultural de la Nacin est bajo la proteccin del Estado. El
patrimonio arqueolgico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional,
pertenecen a la nacin y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley
El Artculo 24: Obligatoriedad de las Tablas de Retencin. Ser obligatorio para las
entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retencin Documental.
COBERTURA DE LA NORMA
RAMA EJECUTIVA
Del sector central
Presidencia de la Repblica
Vicepresidencia de la Repblica
Ministerios
Empresas Industriales y Comerciales del Estado
Superintendencias y Unidades Administrativas Especiales con Personera Jurdica
Del sector descentralizado por servicios
Empresas Sociales del Estado
Empresas Oficiales de Servicios Pblicos Domiciliarios
Institutos Cientificos y Tecnolgicos
Sociedades Pblicas
Sociedades de Economa Mixta
Entidades Administrativas Nacionales con Personera Jurdica, Autonoma Administrativa
y Patrimonio propio
RAMA LEGISLATIVA
Congreso de la Repblica
Senado de la Repblica
Cmara de Representantes
Asambleas Departamentales
Concejos Municipales
RAMA JUDICIAL
Fiscala General de la Nacin
Consejo Superior de la Judicatura
Jurisdiccin Ordinaria
Corte Suprema de Justicia
Tribunales Superiores de Distrito Judicial
Juzgados
Jurisdiccin Contencioso-Administrativa
Consejo de Estado
Tribunales Administrativos
Juzgados Administrativos
Jurisdiccin Constitucional
Corte Constitucional
Jurisdicciones Especiales
Jurisdiccin Especial para los Pueblos Indgenas
Jurisdiccin de Paz
MINISTERIO PBLICO
Procuradura General de la Nacin
Procuraduras Regionales
Procuraduras Departamentales
Procuraduras Distritales
Defensora del Pueblo
Personeras Municipales
ORGANOS DE CONTROL FISCAL
Contralora General de la Repblica
Contralora Departamentales
Contraloras Distritales y Municipales
Contadura General de la Nacin
Auditora General de la Repblica
ORGANIZACION ELECTORAL
Consejo Nacional Electoral
Registradura Nacional del Estado Civil
Delegaciones Departamentales
Registraduras Distritales y Municipales
ORGANIZACION TERRITORIAL
Departamentos
Municipios
Distritos
Territorios Indgenas
Entidades descentralizadas locales
CONCEPTOS
Los trminos precedidos por un asterisco (*) no estn incluidos en el Reglamento General
de Archivos o estando registrados en el, se emplean en con alcances diferentes
*Actividad administrativa. Conjunto de tareas, operaciones, acciones y trmites regladas
por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una unidad administrativa (oficina),
que se materializan en tipos documentales y permiten desarrollar las funciones asignadas.
*Administracin de Archivos. Son operaciones administrativas y tcnicas relacionadas
con la Planeacin, Direccin, Organizacin, Control, Evaluacin, Conservacin,
Preservacin y Servicios de todos los archivos de una Institucin.
*Archivo Total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su
ciclo vital.
*Asiento. Es el conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de
descripcin de un instrumento de consulta y recuperacin.
*Asunto. Tema, motivo, argumento, materia, cuestin, negocio o persona de que trata una
unidad documental y que genera, en consecuencia, una accin administrativa.
Ciclo Vital del Documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde
su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o
integracin a un archivo permanente.
*Clasificacin Documental. Labor mediante la cual se identifican y establecen las series
que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin) de acuerdo a la
estructura orgnico-funcional de la entidad.
Comit asesor. Grupo de especialistas en el campo de la archivstica y disciplinas afines,
que recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto administrativos como tcnicos.
Comit de archivo. Grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las polticas,
los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos
de los archivos.
Comit evaluador de documentos. Organo asesor del Archivo General de la Nacin,
encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de los documentos
y con la evaluacin de las TRD.
Comit evaluador de documentos del Departamento. Organo asesor del Consejo
Departamental de Archivos, encargado de estudiar los asuntos relativos al valor secundario
de los documentos y de evaluar las Tablas de Retencin Documental de los organismos del
orden departamental.
*Depuracin. Operacin por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que
no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados, constancias, etc). Es anlogo a la
seleccin natural.
Destruccin de Documentos
Vase: Eliminacin de Documentos.
*Documento Activo. Es aquel que es utilizado habitualmente con fines administrativos.
*Documento de apoyo. Es aquel de carcter general (leyes, decretos, resoluciones,
manuales, instructivos, etc) que por la informacin que contiene, incide en el cumplimiento
de funciones especficas de la gestin administrativa. Pueden ser generados en la misma
institucin o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas.
*Documento Esencial (Documento Vital). Es aquel necesario para el funcionamiento de
un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento
de las funciones y actividades del mismo aun despus de su desaparicin, por lo tanto,
posibilita la reconstruccin de la historia institucional.
*Documento Facilitativo. Es aquel de carcter administrativo comn a cualquier
institucin y que cumple funciones de apoyo.
*Documento Inactivo. Es aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y
legales.
*Documento Semiactivo. Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional.
*Disposicin final de documentos. Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital,
resultado de la valoracin con miras a su conservacin permanente, a su eliminacin,
seleccin por muestreo y/o microfilmacin.
Eliminacin de Documentos. Es la destruccin de los documentos que han perdido su
valor administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico o que
carecen de relevancia para la ciencia y la tecnologa.
*Expediente. Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una Unidad
Archivstica. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados
orgnica y funcionalmente por una oficina productora en la resolucin de un mismo asunto.
Gestin de Archivos
Vase: Administracin de Archivos
Gestin Documental. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la
planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y
conservacin.
PROCESOS TECNICOS
El desarrollo de los principios bsicos a nivel operativo se inicia con los procesos tcnicos
que constituyen herramientas de primera mano en la gestin documental: Identificacin,
Valoracin, Seleccin y Eliminacin. Los dos primeros preceden la elaboracin de las
Tablas de Retencin Documental y los dos ltimos son su resultado. A continuacin se
detalla cada uno.
Identificacin
La identificacin permite reconocer la procedencia, caracterizar
documentacin motivo de anlisis.
y describir la
SECCION
SUB-SECCION
Debe partirse del FONDO identificndolo con toda la documentacin producida por la
entidad, pasando por la SECCION y SUB-SECCION que son las agrupaciones
documentales generadas por las unidades administrativas de mayor y menor rango.
Una vez identificados y establecidos los anteriores niveles jerrquicos se descender al
nivel documental:
SIMPLE
(Acuerdo,
Resolucin)
SERIE
SUB-SERIE
UNIDAD DOCUMENTAL
COMPLEJA
(Expediente de Orden de
pago, Expediente de
Historia
Laboral,
Expediente
de
procesos jurdicos)
La SERIE esta constituida por unidades documentales que bien pueden ser simples (un solo
tipo documental) o complejas (tipos documentales diferentes). Las series inventariadas son
la base para verificar y controlar las transferencias documentales. As mismo, las series
constituyen la unidad bsica de valoracin porque reflejan las actividades desarrolladas por
la oficina productora en virtud de las funciones asignadas.
Valoracin
El objetivo de la Valoracin es proteger el Patrimonio Documental ya que permite el
establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las
fases de archivo.
La Valoracin en el ciclo vital
Pueden existir criterios generales para la Valoracin, teniendo como base el ciclo vital de
los documentos y el funcionamiento institucional. Para tales efectos es importante tener en
cuenta el uso, su frecuencia y las normas que regulan la produccin documental. Estos
criterios permitirn determinar si un documento est en su fase activa, semiactiva o
inactiva. Las dos primeras fases hacen relacin a los VALORES PRIMARIOS, en tanto
que la tercera puede contener o no documentos con VALORES SECUNDARIOS.
En la primera etapa del proceso de valoracin -establecimiento de valores primarios- deben
intervenir tanto los productores de la documentacin como los archivistas, apoyados por
expertos en las reas administrativa, legal y contable. En la segunda etapa -establecimiento
de los valores secundarios- es necesaria la participacin de productores, archivistas e
historiadores.
En un sistema integrado de archivos, la valoracin debe realizarse desde dos perspectivas:
-
VALORES
PRIMARIOS
DE LOS ARCHIVOS
ADMINISTRATIVO
S
VALORES
SECUNDARIOS DEL
ARCHIVO
PERMANENTE O
HISTORICO
Seleccin
La Seleccin es el proceso mediante el cual se determina la conservacin parcial de la
documentacin por medio del muestreo. La seleccin documental permite:
-
Eliminacin
Es la destruccin de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurdico,
legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico o que carecen de relevancia para la
ciencia y la tecnologa.
-
Un principio que debe observarse es aquel segn el cual los documentos inactivos que
han sido de antemano sealados como eliminables, deben destruirse tan pronto como se
cumpla el plazo fijado por las Tablas de Retencin.
Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la
correspondiente Tabla de Retencin. La eliminacin deber realizarse atendiendo lo
estipulado al respecto.
Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparacin de las transferencias
primarias y secundarias, es decir, cuando los archivos de gestin transfieren al central y
este al histrico. En todos los casos deber levantarse un acta acompaada de su
respectivo inventario (Ver anexos 12 y 13 )
Valoracin y Seleccin Documental, basndose en los items 5, 7, 9, 10, 11, 12, 13, 14,
de la Encuesta Estudio Unidad Documental (parte II).
Aplicacin
Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse su difusin indicando:
-
RESPONSABLES DE LA EVALUACION
Para los organismos del orden nacional el Consejo Directivo del Archivo General de la
Nacin previo concepto emitido por el Comit Evaluador de Documentos del AGN.
Para los organismos del orden departamental el Comit Evaluador de Documentos del
Orden Departamental o la instancia a la cual se delegue esta funcin.
Para los organismos del orden municipal el Comit Evaluador de Documentos del Orden
Municipal o la instancia a la cual se delegue esta funcin.
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
DEFINICION E IMPORTANCIA
Remisin de los documentos del archivo de gestin al central y de este al archivo histrico
de conformidad con las Tablas de Retencin Documental (TRD) aprobadas.
El Archivo General de la Nacin en cumplimiento de sus objetivos y de acuerdo con las
polticas de recuperacin, custodia, conservacin y difusin del patrimonio documental de
la Nacin, lidera el Programa de Transferencias Documentales de los archivos
pertenecientes a entidades pblicas del nivel central del orden nacional.
Las transferencias documentales permiten:
-
Aquel al cual se transfiere la documentacin del archivo central o del archivo de gestin
que por decisin del correspondiente comit de archivos, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura.
Al transferir la documentacin al archivo histrico se debe cotejar con el inventario para
incorporarla al fondo documental correspondiente, sealndole la signatura topogrfica.
Para realizar esta labor se debe contar con un equipo mnimo que comprende:
aspiradora, brochas, telas de algodn, bayetilla. La aspiradora debe estar dotada de una
boquilla de succin protegida con tela suave, las brochas deben ser de cerda suave y las
telas de algodn preferiblemente blancas. Emplear la aspiradora slo para las partes
externas de los libros, tomos y dems encuadernaciones. Para la parte interna y el
interior del pliegue de los cuadernillos, utilizar la brocha de cerdas suaves.
Si se detecta material afectado especialmente por agentes biolgicos como hongos y/o
insectos, debe separarse del no contaminado e identificar la unidad de conservacin con
una marquilla de color rojo en un lugar visible. Dicho material deber mantenerse bajo
condiciones de depsito con buena ventilacin y aislado de fuentes de alta humedad y
temperatura.
Revisin y Foliacin
La documentacin deber numerarse consecutiva y cronolgicamente al interior de la
misma, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:
-
Utilizar un lpiz de mina negra y blanda para numerar desde uno (1) en adelante, en la
esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras.
Los planos o cualquier documento que por su formato o tamao estn doblados, se
numerarn como un slo folio. Los impresos, insertos en la unidad documental
(folletos, estudios, boletines, plegables, etc) deben numerarse en un solo folio y en
orden consecutivo. En el campo de notas del inventario se registrar el nmero de folio
del impreso, ttulo, ao y nmero total de pginas.
Los folios totalmente en blanco (es decir, que no contengan informacin en recto ni
vuelto) y que estn sueltos, no se deben enviar en la transferencia. Aquellos que estn
cosidos o adheridos al legajo, no deben separarse ni foliarse.
Cajas
-
Identificacin. Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas laterales, con los siguientes
datos generales:
CODIGO (de la entidad)_____________________________
FONDO _________________________________________
SECCION___________________________________________
SUBSECCION_______________________________________
NUMERO DE CARPETAS___________
CAJA N __________
N CONSECUTIVO _______________
N CORRELATIVO _______________
FECHAS EXTREMAS DEL _________ AL __________
Carpetas
-
Embalaje.
Una vez se hayan cumplido los pasos de limpieza, revisin, foliacin y amarre, se
proceder al embalaje o empaque, as:
-
Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mnimas sugeridas por el Archivo
General de la Nacin.
Los tomos deben disponerse verticalmente con los lomos hacia arriba unos seguidos de
otros. Los de gran formato debern colocarse horizontalmente unos encima de otros y
rellenar los espacios vacos con bolas de papel sin impresin, preferiblemente papel
peridico blanco.
BIBLIOGRAFIA
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IBEROAMERICANO
DE
TRATAMIENTO
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HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivstica General Teora y Prctica: actualizada y
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HULL, Flix. Utilizacin de tcnicas de muestreo en la conservacin de registros:
Estudio del RAMP y directrices al respecto. Programa General de Informacin
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Manrique Reyes, Alfredo. Fundamentos de la organizacin y del Funcionamiento del
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TORREBLANCA LOPEZ, Agustn "El tratamiento de la documentacin econmica en
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VAZQUEZ, Manuel. Manual de Seleccin Documental, 2 edicin actualizada. Santaf
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Manual de Tipologa Documental de los Municipios. Grupo de Trabajo de Archiveros
Municipales de Madrid. Archivos - Estudios- 2. Madrid, Consejera de Cultura,
Secretara Tcnica, 1988.
Terminologa archivstica propuesta por el Grupo Iberoamericano. s.f.
"La gestin de documentos desde la perspectiva del Grupo Ibero-Americano: Diseo de
un nuevo modelo y su implantacin en los pases del rea." Ponencia presentada al 5
Congreso de la Asociacin Portuguesa de Bibliotecarios, Archiveros y
Documentalistas. Lisboa, 1994.
Declaracin de Principios relativos a la descripcin documental en archivos adoptada
por el equipo Ad Hoc sobre Descripcin de Archivos, en el marco del Proyecto
Normatividad Bsica sobre Archivos en Colombia, con el asesor canadiense Louis
Garon. Santaf de Bogot.
ANEXO 1
LEY 594 de Julio 14 de 2000
Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras Disposiciones
EL CONGRESO DE COLOMBIA
DECRETA:
TITULO I
OBJETO, AMBITO DE APLICACIN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y
PRINCIPIOS GENERALES.
Artculo -1. Objeto. La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios
generales que regulan la funcin archivstica del Estado.
Artculo 2. mbito de aplicacin. La presente Ley comprende a la Administracin Pblica
en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones pblicas y los
dems organismos regulados por la presente Ley.
Artculo 3. Definiciones. Para los efectos de esta Ley se definen los siguientes conceptos,
as:
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el
transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e
informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes
de la historia.
Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestin
administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.
ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y
aquellos que se derivan de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas.
ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO: Aquel que por su valor para la
historia, la investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal
por el legislador.
ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos
en su ciclo vital.
arriendo, debern tenerse en cuenta las especificaciones tcnicas existentes sobre reas de
archivos.
Artculo 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos pblicos. La
documentacin de la administracin pblica es producto y propiedad del Estado y ste
ejercer el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos pblicos, por ser un
bien de uso pblico, no son susceptibles de enajenacin.
PARAGRAFO 1: La administracin pblica podr contratar con personas naturales o
jurdicas los servicios de custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos
de archivo.
PARAGRAFO 2: Se podr contratar la administracin de archivos histricos con
instituciones de reconocida solvencia acadmica e idoneidad.
PARAGRAFO 3: El Archivo General de la Nacin establecer los requisitos y
condiciones que debern cumplir las personas naturales o jurdicas que presten servicios de
depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo o
administracin de archivos histricos.
Artculo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores pblicos. Los
servidores pblicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarn los documentos y
archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos
que establezca el Archivo General de la Nacin, sin que ello implique exoneracin de la
responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.
Artculo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estn los archivos de las
Entidades Pblicas. Los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o
superior jerarqua, pertenecientes a las entidades pblicas, a cuyo cargo estn los archivos
pblicos, tendrn la obligacin de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y
fidelidad de la informacin de los documentos de archivo y sern responsables de su
organizacin y conservacin, as como de la prestacin de los servicios archivsticos.
Artculo 17. Responsabilidad General de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de
archivo trabajarn sujetos a los ms rigurosos principios de tica profesional, a lo dispuesto
en la Constitucin Poltica de Colombia, especialmente en lo previsto en su artculo 15, a
las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarn siempre guiados por los valores de
una sociedad democrtica que les confa la misin de organizar, conservar y poner al
servicio de la comunidad la documentacin de la administracin del Estado y aqulla que
forme parte del patrimonio documental de la Nacin.
Artculo 18. Capacitacin para los funcionarios de Archivo. Las entidades tienen la
obligacin de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo en programas y reas
relacionadas con su labor.
PARAGRAFO. El Archivo General de la Nacin propiciar y apoyar programas de
Artculo 23. Formacin de archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos
los archivos se clasifican en:
ARCHIVO DE GESTI0N: Comprende toda la documentacin que es sometida a
continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras
que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a
los asuntos iniciados.
ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los
distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan
frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias
oficinas y particulares en general.
ARCHIVO HISTORICO: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central
los documentos de archivo de conservacin permanente.
Artculo 24. Obligatoriedad de las tablas de retencin. Ser obligatorio para las entidades
del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retencin documental.
Artculo 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a
travs del Archivo General de la Nacin y el del sector correspondiente, de conformidad
con las normas aplicables, reglamentarn lo relacionado con los tiempos de retencin
documental, organizacin y conservacin de las historias clnicas, historias laborales,
documentos contables y documentos notariales. As mismo, se reglamentar lo atinente a
los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios pblicos.
Artculo 26. Inventario Documental. Es obligacin de las entidades de la Administracin
Pblica elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus
funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
TITULO VI
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
Artculo 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a
consultar los documentos de archivos pblicos y a que se les expida copia de los mismos,
siempre que dichos documentos no tengan carcter reservado conforme a la Constitucin o
a la Ley.
Las autoridades responsables de los archivos pblicos y privados garantizarn el derecho a
la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y dems derechos
consagrados en la Constitucin y las leyes.
Artculo 28. Modificacin de la Ley 57 de 1985. Modificase el inciso segundo del artculo
13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedar as: "La reserva legal sobre cualquier documento
cesar a los treinta aos de su expedicin. Cumplidos stos, el documento por este slo
hecho no adquiere el carcter histrico y podr ser consultado por cualquier ciudadano, y la
autoridad que est en su posesin adquiere la obligacin de expedir a quien lo demande
copias o fotocopias del mismo".
Artculo 29. Restricciones por razones de conservacin. Cuando los documentos histricos
presenten deterioro fsico manifiesto tal que su estado de conservacin impida su acceso
directo, las instituciones suministrarn la informacin contenida en estos mediante un
sistema de reproduccin que no afecte la conservacin del documento, certificando su
autenticidad cuando fuere del caso.
TITULO VII
SALIDA DE DOCUMENTOS
Artculo 30. Documentos Administrativos. Slo por motivos legales las entidades del
Estado podrn autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.
Artculo 31. Documentos Histricos. En los archivos pblicos de carcter histrico se podr
autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en
tal evento el jefe del archivo deber tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la
seguridad, la conservacin o el reintegro de los mismos. Proceder dicha autorizacin en
los siguientes trminos:
Motivos legales
Procesos tcnicos
Exposiciones Culturales
PARAGRAFO: Slo el Archivo General de la Nacin autorizar, por motivos legales,
procesos tcnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de
documentos de una archivo fuera del territorio nacional.
TITULO VIII
CONTROL Y VIGILANCIA
Artculo 32. Visitas de Inspeccin. El Archivo General de la Nacin podr, de oficio o a
solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspeccin a los archivos de
las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la
presente Ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna situacin irregular, requerir a
la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dar traslado,
segn el caso, a los rganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades
administrativas y ordenar las medidas pertinentes.
Artculo 33. rgano Competente. El Estado, a travs del Archivo General de la Nacin,
ejercer control y vigilancia sobre los documentos declarados de inters cultural cuyos
propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurdicas de carcter privado.
Artculo 34. Normalizacin. En desarrollo de lo dispuesto en el articulo 8 de la
Constitucin Poltica, El Archivo General de la Nacin fijar los criterios y normas tcnicas
y jurdicas para hacer efectiva la creacin, organizacin, transferencia, conservacin y
servicios de los archivos pblicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta Ley y sus
disposiciones.
Artculo 35. Prevencin y sancin. El Gobierno Nacional, a travs del Archivo General de
la Nacin, y las entidades territoriales, a travs de sus respectivos Consejos de Archivos,
tendrn a prevencin facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo
sealado en la presente ley y sus normas reglamentarias, as:
Emitir las rdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prcticas que
amenacen o vulneren la integridad de los archivos pblicos y se adopten las
correspondientes medidas preventivas y correctivas.
Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las rdenes
impartidas conforme al presente literal ser sancionado por la autoridad que las
profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental,
distrital o municipal, segn el caso, de hasta veinte (20) salarios mnimos legales
mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento.
Las faltas contra el patrimonio documental sern tenidas como faltas gravsimas
cuando fueren realizadas por servidores pblicos, de conformidad con el artculo 25
de la Ley 200 de 1995.
Si la falta constituye hecho punible por la destruccin o dao del patrimonio
documental o por su explotacin ilegal, de conformidad con lo establecido en los
artculos 218 a 226, 349, 370, 371, y 372 del Cdigo Penal, es obligacin instaurar
la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a
rdenes de la autoridad de polica ms cercana, sin prejuicio de las sanciones
patrimoniales previstas.
Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos histricos
pblicos, stos sern decomisados y puestos a rdenes del Ministerio de la Cultura.
El Estado realizar todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y
archivos que hayan sido extrados ilegalmente del territorio colombiano.
TITULO IX
ARCHIVOS PRIVADOS
Artculo 36. Archivo Privado. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales
o jurdicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestacin de sus servicios.
Artculo 37. Asistencia a los archivos privados. El Estado estimular la organizacin,
conservacin y consulta de los archivos histricos privados de inters econmico, social,
tcnico, cientfico y cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Nacin brindar
especial proteccin y asistencia a los archivos de las instituciones y centros de
investigacin y enseanza cientfica y tcnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las
iglesias, las asociaciones y los partidos polticos, as como a los archivos familiares y de
personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la poltica.
Artculo 38. Registro de Archivos. Las personas naturales o jurdicas propietarias,
poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significacin histrica, debern
inscribirlos en el registro que para tal efecto abrir el Archivo General de la Nacin. Los
propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de inters cultural,
continuarn con la propiedad, posesin o tenencia de los mismos y debern facilitar las
copias que el Archivo General de la Nacin solicite.
Artculo 39. Declaracin de inters cultural de documentos privados. La Junta Directiva del
Archivo General de la Nacin, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el
procedimiento que se establezca para el efecto, podr declarar de inters cultural los
documentos privados de carcter histrico. Estos formarn parte del patrimonio documental
colombiano y en consecuencia sern de libre acceso.
Artculo 40. Rgimen de estmulos. El Gobierno Nacional establecer y reglamentar un
rgimen de estmulos no tributarios para los archivos privados declarados de inters
cultural, tales como: premios anuales, asistencia tcnica, divulgacin y pasantas.
Artculo 41. Prohibiciones. Se prohbe a los organismos privados y a las personas naturales
o jurdicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de inters
cultural:
Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorizacin del Archivo
General de la Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin de una multa de cien
salarios mnimos legales mensuales vigentes.
Los documentos y archivos histricos privados declarados de inters cultural, objeto
de la exportacin o sustraccin ilegal, sern decomisados y puestos a orden del
Ministerio de la Cultura. El Estado realizar todos los esfuerzos tendientes a
repatriar los documentos y archivos que hayan sido extrados ilegalmente del
territorio colombiano.
Transferir -a ttulo oneroso o gratuito- la propiedad, posesin o tenencia de
documentos histricos, sin previa informacin al Archivo General de la Nacin.
Esta falta dar lugar a la imposicin de una multa de cincuenta salarios mnimos
legales mensuales vigentes.
PARAGRAFO: El desconocimiento de estas prohibiciones dar lugar a la investigacin
correspondiente y a la imposicin de las sanciones establecidas en la Ley.
Artculo 42. Obligatoriedad de la clusula contractual. Cuando las entidades pblicas
celebren contratos con personas naturales o jurdicas, nacionales o extranjeras, para
desarrollar proyectos de investigacin cultural, cientfica, tcnica o industrial, incluirn en
los contratos una clusula donde se establezca la obligacin de aqullas entregar copias de
los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos, siempre y cuando no contraren
las normas sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas
personas por el artculo 15 de la Constitucin Poltica.
EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA
ANDRES PASTRANA ARANGO
EL MINISTRO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO,
JUAN CAMILO RESTREPO SALAZAR
EL MINISTRO DE CULTURA,
JUAN LUIS MEJIA ARANGO
ANEXO 2
Repblica de Colombia
Archivo General de la Nacin
DECRETO N 1382
(18 de Agosto de 1995)
Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la
documentacin histrica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo General
de la Nacin y se dictan otras disposiciones.
EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA
En ejercicio de las facultades que le confiere el numeral 11o. del artculo 189 de la
Constitucin Poltica, y
CONSIDERANDO:
Que el artculo 2o. de la Ley 80 de 1989 "Por la cual se crea el Archivo General de la
Nacin y se dictan otras disposiciones", seala las funciones del Archivo General de la
Nacin, y en su literal b) establece: "Fijar polticas y expedir los reglamentos necesarios
para garantizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin,
de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva".
Que la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin, mediante Acuerdo No. 012 del 16
de octubre de 1991, fij un plazo para la presentacin de las tablas de retencin documental
de los organismos nacionales al Archivo General de la Nacin.
Que con base en la Ley 80 de 1989, es funcin del Archivo General de la Nacin promover
la organizacin y fortalecimiento de los archivos del orden nacional, para garantizar la
eficacia de la gestin del Estado y la conservacin del patrimonio documental.
Que para ello deben adoptarse criterios y tcnicas de seleccin muy precisas, que permitan
determinar las distintas etapas de conservacin documental, a efectos de mejorar la calidad
y servicios de los archivos dentro de la gestin institucional.
Que el artculo 74 de la Constitucin Poltica y la ley 57 de 1985, establecen el derecho de
toda persona a acceder y consultar los documentos pblicos, lo cual exige la adopcin de
sistemas adecuados que garanticen su conservacin.
DECRETA
Artculo 1. Para los fines de este decreto, dentro de los sesenta (60) das siguientes,
contados a partir de la fecha de su publicacin, los Secretarios Generales de los organismos
del orden nacional, debern presentar al Archivo General de la Nacin, sus tablas de
retencin documental.
Artculo 2. Ordenar a los Secretarios Generales de los organismos nacionales, la
transferencia de la documentacin histrica de los archivos, de conformidad con los plazos
y criterios establecidos por el Archivo General de la Nacin en el Manual de Transferencias
y en el Reglamento General de Archivos.
El incumplimiento de estas obligaciones dar lugar a las sanciones disciplinarias previstas
por la ley.
Artculo 3. El Archivo General de la Nacin practicar las inspecciones necesarias en los
archivos de los organismos nacionales para lo cual los Secretarios Generales los pondrn a
disposicin, con el fin de verificar el cumplimiento de las obligaciones referidas y su
organizacin y estado de conservacin, con el objeto de determinar los procedimientos de
seleccin y envo.
Artculo 4. El Archivo General de la Nacin podr una vez efectuada la inspeccin, poner
en conocimiento del nominador del organismo o de la Procuradura General de la Nacin,
el incumplimiento de las obligaciones derivadas de este Decreto, con el objeto de iniciar las
investigaciones respectivas.
Artculo 5. Los organismos nacionales que por cualquier razn se supriman debern
entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones, o al Ministerio al cual
hayan estado adscritas o vinculadas.
Artculo 6. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicacin.
ANEXO 3
Repblica de Colombia
Archivo General de la Nacin
ACUERDO No.8
( Octubre 18 de 1995 )
"Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentacin histrica de los organismos
del orden nacional, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, ordenada por el Decreto
1382 de 1995.
La Junta Directiva del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
En uso de las facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989, el
Decreto 1777 de 1990 y el Decreto 1382 de 1995 y
CONSIDERANDO
Que el artculo 2o. del Decreto 1382 de 1995, orden a los secretarios generales de los
organismos nacionales la transferencia de la documentacin histrica al ARCHIVO
GENERAL DE LA NACION
Que el artculo 2o. de la Ley 80 de 1989, seala las funciones del ARCHIVO GENERAL
DE LA NACION y en su literal b) precepta:"fijar polticas y expedir reglamentos
necesarios para organizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de
la Nacin, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta
Directiva."
Que el artculo 8o. del decreto 1777, establece las funciones de la Junta Directiva, y su
numeral c) dispone: "Expedir normas y reglamentos generales sobre organizacin de los
archivos, administracin y gestin de documentos, descripcin, investigacin, consulta,
reprografa, certificacin, transferencias, retencin, seleccin y conservacin de
documentos y en general sobre aquellos aspectos que exija la racionalizacin y
normalizacin del trabajo archivstico a nivel nacional".
Que en desarrollo de la facultad anterior, la Junta Directiva adopt y expidi el
Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivstico del
pas, mediante el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
Que el artculo 5o. del Acuerdo 07, estableci: "Categorizacin de archivos oficiales. Los
archivos de carcter oficial, de acuerdo con la documentacin que conservan, se tipifican en
las siguientes categoras:
1. Archivo General de la Nacin. Est integrado por los fondos documentales procedentes
de entidades oficiales del sector central y aquellos que por su especial valor reciba en
custodia..."
Que en desarrollo de lo dispuesto en la Ley 80 de 1989, el Decreto 1777 de 1990, el
Decreto 1382 de 1995 y el Acuerdo No. 07 de 1994,
ACUERDA
Artculo 1. De conformidad con lo sealado en el artculo 2o. del Decreto 1382 de 1995 y
en concordancia con los artculos 5 y 24 del Acuerdo 07 de 1994, al ARCHIVO
GENERAL DE LA NACION, debern transferirse, bajo la responsabilidad de lo
Secretarios Generales, la documentacin histrica de los archivos del orden nacional del
sector central de la Rama Ejecutiva, entendindose por tales: la Presidencia de la
Repblica, la Vicepresidencia, los Ministerios, los Departamentos Administrativos y las
Superintendencias.
PARAGRAFO: El Ministerio de Defensa, el Departamento Administrativo de Seguridad,
el Departamento Administrativo Nacional de Estadstica y el Departamento de la Funcin
Pblica, por la naturaleza de la informacin que manejan y por tener normas especiales,
solo estarn obligados a transferir la documentacin histrica con cincuenta ( 50 ) o ms
aos de antigedad y previo acuerdo con el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.
Artculo 2. Los organismos del orden nacional adscritos o vinculados a los Ministerios y
Departamentos Administrativos, transferirn la documentacin histrica a su respectivo
archivo histrico creado en cada una de las entidades, y en su defecto en custodia a los
archivos del orden departamental o municipal con el fin de conservar e incrementar el
patrimonio histrico documental de la respectiva regin.
Artculo 3. Los organismos del orden nacional de la Rama Legislativa, Judicial y los no
pertenecientes a alguna de ellas transferirn la documentacin histrica a su respectivo
archivo histrico creado en cada una de las entidades, y en su defecto en custodia al
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, al archivo del orden departamental, municipal o
distrital, segn el caso.
Artculo 4. Para la transferencia de la documentacin histrica de los fondos acumulados
correspondientes a los organismos nacionales del Sector Central de la Rama Ejecutiva al
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, debern seguirse los siguientes lineamientos:
-
PUBLIQUESE Y CUMPLASE
Dado en Santaf de Bogot D.C. , a los dieciocho das del mes de octubre de mil
novecientos noventa y cinco ( 1995 ).
Diana Constanza Fajardo Rivera
Presidente
Jos Alberto Giraldo Lpez
Secretario
ANEXO 4
Repblica de Colombia
Archivo General de la Nacin
ACUERDO No. 9
(Octubre 18 de 1995)
"Por el cual se reglamenta la presentacin de las Tablas de Retencin Documental al
Archivo General de la Nacin, ordenadas por el Decreto No. 1382 de 1995".
LA JUNTA DIRECTIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989, el
Decreto 1777 de 1990 y el Decreto 1382 de 1995, y
CONSIDERANDO
Que el Artculo 1o. del Decreto 1382 de 1995, orden a los organismos del orden nacional,
presentar al Archivo General de la Nacin, sus Tablas de Retencin Documental.
Que se hace necesario precisar el alcance y la operatividad para la presentacin de las
Tablas de Retencin.
Que en desarrollo de lo dispuesto en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y en el
Decreto 1382 de 1995,
ACUERDA
Artculo 1. La presentacin de las Tablas de Retencin Documental al Archivo General de
la Nacin, por los organismos del orden nacional, tiene un mbito de aplicacin en las tres
(3) Ramas del Poder Pblico.
Artculo 2. Los organismos del orden nacional, no pertenecientes a ninguna de las Ramas
del Poder Pblico, tambin debern presentar sus Tablas de Retencin Documental.
Artculo 3. Los organismos del orden nacional de la Rama Ejecutiva, adscritos o
vinculados, a los Ministerios y Departamentos Administrativos, debern presentar sus
Tablas de Retencin, una vez analizada por su respectivo Comit de Archivo, al Jefe de
Archivo del correspondiente Ministerio o Departamento Administrativo, quien deber
remitirlas al Archivo General de la Nacin para su aprobacin o improbacin.
Artculo 4. Los organismos del orden nacional, de la Rama Legislativa, Judicial y los no
pertenecientes a alguna de ellas, debern presentar sus Tablas de Retencin, una vez
analizada por su respectivo Comit de Archivo, directamente al Archivo General de la
Nacin para su aprobacin o improbacin.
PUBLIQUESE Y CUMPLASE
Dado en Santaf de Bogot, D.C., a los dieciocho (18) das del mes de octubre de mil
novecientos noventa y cinco (1995).
Diana Constanza Fajardo Rivera
Presidente
Jos Alberto Giraldo Lpez
Secretario
ANEXO 5
Repblica de Colombia
Archivo General de la Nacin
ACUERDO No. 12
(Octubre 18 de 1995)
"Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 "Reglamento
General de Archivos", Organos de Direccin, Coordinacin y Asesora".
LA JUNTA DIRECTIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el
Decreto 1777 de 1990, y
CONSIDERANDO
Que el artculo segundo de la Ley 80 de 1989, seala las funciones del Archivo General de
la Nacin y en su literal b) precepta: "Fijar polticas y expedir reglamentos necesarios para
organizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin, de
conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva".
Que el artculo octavo del Decreto 1777, establece las funciones de la Junta Directiva, y en
su numeral a) dispone: "Adoptar y evaluar peridicamente la poltica archivstica a nivel
nacional".
Que se hace necesario establecer los Organos de Direccin, Coordinacin y Asesora en los
departamentos.
Que en desarrollo de lo dispuesto en la Ley 80 de 1989, en el decreto 1777 de 1990 y en el
Acuerdo 07 de 1994,
ACUERDA
Artculo 1. El Reglamento General de Archivos tendr un artculo con el nmero 13A del
siguiente tenor:
Artculo 13A. Entidad de Direccin y Coordinacin en los Departamentos. La entidad
encargada de dirigir y coordinar la funcin archivstica a nivel departamental es el Consejo
Departamental de Archivo, el cual ser el rgano encargado de aplicar las polticas y
normas trazadas por el Archivo General de la Nacin.
Artculo 2. El Reglamento General de Archivos tendr un artculo con el numeral 17A del
siguiente tenor:
Artculo 17A. Funciones del Consejo Departamental de Archivo. Las funciones del
Consejo Departamental de Archivo sern: a) Darse su propio reglamento; b) Desarrollar y
supervisar el cumplimiento de las polticas y normas archivsticas en el departamento; c)
Desarrollar normas archivsticas aprobadas a nivel nacional; d) Proponer programas y
proyectos al Consejo Regional; e) Programar y coordinar acciones a nivel departamental
acordes con las polticas, planes y programas propuestos por la Junta Directiva del Archivo
General de la Nacin y bajo la coordinacin de la Direccin del Sistema Nacional; f)
Promover y vigilar la aplicacin de criterios comunes para la evaluacin, seleccin,
descarte y traslado de documentos a los archivos correspondientes; g) Propiciar la
formacin y capacitacin del personal vinculado a los archivos en los diferentes niveles y
reas de trabajo.
Artculo 3. El Reglamento General de Archivos tendr un artculo con el nmero 18A del
siguiente tenor:
Artculo 18A. Creacin del Comit Evaluador de Documentos en los departamentos. El
Consejo Departamental de Archivo crear el Comit Evaluador de Documentos del
Departamento, como un Comit Asesor del Consejo Departamental de Archivo.
El Comit Evaluador de Documentos del Departamento ser el rgano encargado de
estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos y de preparar los
lineamientos sobre la seleccin y eliminacin de stos, para los archivos del orden
departamental y municipal, segn las polticas generales trazadas por la Junta Directiva del
Archivo General de la Nacin. As mismo deber sugerir el rgimen de acceso y el de
transferencia y resolver con base en las disposiciones generales de la Junta Directiva del
Archivo General de la Nacin las consultas, sobre eliminacin de documentos producidos
por las oficinas de las entidades pblicas del orden departamental y municipal. En
consecuencia ser el rgano encargado de tramitar ante el Consejo Departamental de
Archivo el concepto de las propuestas de Tabla de Retencin Documental y de Eliminacin
de Documentos de las entidades del sector pblico del orden departamental y municipal.
PARAGRAFO: El Comit Evaluador de Documentos del Departamento estar integrado
de acuerdo con las necesidades del mismo, pero como mnimo deber conformarse por el
Presidente del Consejo Departamental de Archivo o su delegado, quien lo presidir, el Jefe
de Archivo de la entidad productora de la documentacin y un reconocido historiador
nombrado por el Consejo Departamental de Archivo.
Artculo 4. El artculo 19 del Reglamento General de Archivos quedar as:
Artculo 19. Creacin del Comit de Archivo. Cada entidad establecer un Comit de
Archivo legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor
de la alta direccin, responsable de definir las polticas, los programas de trabajo y de la
toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos.
PARAGRAFO: El Comit de Archivo estar conformado, entre otras, por las siguientes
personas: El funcionario de nivel directivo o ejecutivo del ms alto nivel jerrquico de
PUBLIQUESE Y CUMPLASE
Dado en Santaf de Bogot, D.C., a los dieciocho (18) das del mes de octubre de mil
novecientos noventa y cinco (1995).
Diana Constanza Fajardo Rivera
Presidente
Jos Alberto Giraldo Lpez
Secretario
ANEXO 6
Repblica de Colombia
Archivo General de la Nacin
ACUERDO N 006
(Febrero 7 de 1996)
"Por el cual se crea el comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin"
LA JUNTA DIRECTIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989, el
Decreto 1382 de 1995 y el Acuerdo 07 de 1994
C O N S I D E R A N D O:
Que el Artculo 1 del Decreto 1382 de 1995 orden a los Organismos del Orden Nacional,
presentar al Archivo General de la Nacin, sus tablas de retencin documental.
Que para ello deben adoptarse criterios y tcnicas de seleccin muy precisas, que permitan
determinar las distintas etapas de conservacin documental, a efectos de mejorar la calidad
y servicios de los archivos en las entidades pblicas.
Que se hace necesario precisar la operatividad para la elaboracin, presentacin y
evaluacin de las Tablas de Retencin y los procesos de transferencia documental,
A C U E R D A:
Artculo 1. CREACION. Crear el Comit Evaluador de Documentos del Archivo General
de la Nacin.
Artculo 2. INTEGRACION. El comit evaluador de documentos del ARCHIVO
GENERAL DE LA NACION, estar conformado por:
-
PARAGRAFO: Cuando la naturaleza del asunto lo requiera, el comit podr invitar a los
funcionarios o especialistas que considere del caso.
Artculo 3. FUNCIONES. Sern funciones del comit evaluador de documentos:
a) Servir de rgano asesor del Archivo General de la Nacin en los trminos previstos en
el Art.18 del acuerdo 07 de 1994.
b) Estudiar los valores testimoniales, informativos e histricos de los documentos de las
entidades pblicas.
c) Verificar el cumplimiento de los lineamientos previstos en el Decreto 1382 de 1995 y en
los Acuerdos Nos. 8 y 9 de 1995 expedidos por la Junta Directiva del Archivo General de
la Nacin.
d) Asesorar a la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin para la aprobacin o
improbacin de las tablas de retencin documental que le presenten las entidades pblicas a
su consideracin y estudio.
e) Hacer estudios previos de las solicitudes de eliminacin documental, presentadas por los
archivos de los organismos nacionales.
f) Presentar a la Junta Directiva informes peridicos de sus actividades.
g) Las dems que le sean asignadas por la Junta Directiva.
h) Sugerir el Rgimen de Acceso y el de Transferencias, con base en las tablas de retencin
documental presentadas por cada organismo.
Artculo 4. El presente Acuerdo rige a partir de su expedicin.
COMUNIQUESE Y CUMPLASE
Dado en Santaf de Bogot, D.C. a los siete (7) das del mes de febrero de mil novecientos
noventa y seis (1996).
Diana Constanza Fajardo Rivera
Presidente
Jos Alberto Giraldo Lpez
Secretario
ANEXO 7
Repblica de Colombia
Archivo General de la Nacin
ACUERDO No 002
(Febrero 7 de 1996)
"Por el cual se adiciona el Acuerdo 12 de 1995, que modifica el Acuerdo 7 de junio de
1994"
LA JUNTA DIRECTIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el
Decreto 1777 de 1990,
R E S U E L V E:
Artculo 1. El pargrafo del Artculo 18A del Reglamento General de Archivos quedar en
el siguientes texto.
PARAGRAFO: El Comit Evaluador de Documentos del Departamento estar integrado
de acuerdo a las necesidades del mismo, pero como mnimo deber conformarse por el
Presidente del Consejo Departamental o su delegado quien lo presidir, por el Jefe de
Archivo de la Entidad productora de la documentacin, un reconocido historiador
nombrado por el Consejo Departamental de Archivo, el Jefe del Archivo de la Gobernacin
y un Archivista de profesin.
Artculo 2. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedicin.
COMUNIQUESE Y CUMPLASE
Dada en Santaf de Bogot, a los seis (6) das del mes de febrero de 1996.
Diana Constanza Fajardo Rivera
Presidente
Jos Alberto Giraldo Lpez
Secretario (E)
ANEXO 8
ANEXO 8.1
INSTRUCTIVO FORMATO UNICO
DE INVENTARIO DOCUMENTAL
Este formato de inventario podr ser diligenciado para transferencias primarias,
transferencias secundarias, valoracin de fondos acumulados, fusin y supresin de
entidades y/o dependencias o para la entrega de inventarios individuales.
Entidad remitente. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la
documentacin que se va a transferir.
Entidad productora. Debe colocarse el nombre completo o razn social de la entidad que
produce o produjo los documentos.
Unidad administrativa. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad
administrativa de mayor jerarqua de la cual dependa la oficina productora.
Oficina productora. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y
conserva la documentacin tramitada en ejercicio de sus funciones.
Objeto. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: transferencias
primarias, transferencias secundarias, valoracin de fondos acumulados, fusin y supresin
de entidades y/o dependencias, inventarios individuales.
Hoja N. Se numerar cada hoja del inventario consecutivamente. De: Se registrara el total
de hojas del inventario.
Registro de entrada. Se diligencia slo para transferencias primarias y transferencias
secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dgitos correspondientes a la
fecha de la entrada de la transferencia (ao, mes da). En NT se anotar el nmero de la
transferencia.
N de orden. Debe anotarse en forma consecutiva el nmero correspondiente a cada uno
de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservacin.
Cdigo. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas
productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.
Nombre de las series, subseries o asuntos. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto
de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo
rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas.
Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusin y/o supresin de
entidades o dependencias, el asiento corresponder a cada una de las unidades de
ANEXO 9
ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL
I. NOMBRE DE LA OFICINA
NO
1. Oficina productora________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
2. Nombre la unidad documental______________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
3. Funcin de la oficina que la genera o la tramita_________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
4. Caracteres externos:
4.1 SOPORTE
4.2 FORMATO
Papel
Expediente
Cinta Magntica
Libro
Microfilme
Documento simple
Otro
Cul?______________________________________________________________
4.3 Ordenacin_____________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
4.4 Estado de conservacin___________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
5. Normas que regulan la produccin, el trmite y la conservacin____________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
6. Trmite
Original _______________________________
Nmero de copias _______________________
NO
En cul o cules?__________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
8. Qu documentos conforman esta unidad documental?___________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
9. Oficinas que tienen alguna relacin con el trmite_______________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
10. Con qu periodicidad se produce?
10.1 Diaria
10.2 Semanal
10.3 Mensual
10.4 Otra
Cul?____________________________________________
Cules?____________________________________
Histrico
Otros
Cuales?_______________________________
ANEXO 9.1
INSTRUCTIVO DE LA ENCUESTA
UNIDAD DOCUMENTAL
El Estudio de unidades documentales debe aplicarse a cada dependencia administrativa
productora de documentos. Este instrumento comprende dos partes: la primera identifica la
oficina y la segunda cada Unidad Documental producida por dicha oficina.
I.
NOMBRE DE LA OFICINA
14.2. Qu aos?
Debe consignarse si la oficina productora sigue haciendo uso de la Unidad Documental una
vez que ha sido transferida a otro archivo, anotando la frecuencia y aos consultados.
15. Qu problemas generales ha observado en la produccin, trmite y conservacin de
esta Unidad Documental ?
Debe anotarse cualquier anomala que incida en la produccin, recepcin, uso, circulacin
y conservacin de la Unidad Documental como pasos y/o copias innecesarios, falta de
claridad en la ejecucin de procedimientos y funciones.
16. Observaciones. Se anotarn todos aquellos datos que el encuestador considere
pertinentes y que no fueron contemplados en las preguntas anteriores.
Funcionarios entrevistados. Se deben registrar los nombres, y cargos de los funcionarios
de la oficina productora con quienes se diligenci la encuesta.
Funcionario que diligencia la encuesta. Se anotar el nombre de la persona que realiza la
encuesta con el fin de establecer responsabilidades en su aplicacin.
Jefe de archivo. Se registrar el nombre y la firma del Jefe de Archivo de la institucin
quien liderar todas las labores archivsticas.
Ciudad y fecha. Se consignar la ciudad y la fecha en que se realiza la encuesta.
ANEXO 10
ANEXO 10.1
INSTRUCTIVO DEL FORMATO DE
TABLAS DE RETENCION
Entidad Productora. Debe colocarse el nombre completo o Razn social.
Oficina Productora. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la
documentacin tramitada en ejercicio de sus funciones.
Hoja _ /_. En el primer espacio debe consignarse el nmero que identifica cada hoja,
siguiendo un consecutivo que determinar el total de las hojas utilizadas para la elaboracin
de las tablas de retencin de la entidad. El segundo corresponde al nmero total de hojas
diligenciadas para la entidad.
Cdigo. Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras de documentos
como sus series respectivas. Este debe responder al sistema de clasificacin documental
establecido en la entidad.
Serie. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales, emanados
de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
especficas. De ser pertinente, tambin se listarn la subseries correspondientes.
Retencin. Plazo en trminos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el
archivo de gestin o en el archivo central. Esta permanencia est determinada por la
valoracin derivada del estudio de la documentacin producida en las oficinas.
Archivo de Gestin. Es aquel donde se rene la documentacin en trmite en busca de
solucin a los asuntos iniciados, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa
por las mismas oficinas u otras que la soliciten. Es el archivo de las oficinas productoras.
Archivo Central. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o
trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, una vez finalizado
su trmite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los
particulares en general.
Disposicin final. Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la
valoracin con miras permanente, a su eliminacin, seleccin por muestreo y/o
microfilmacin.
Conservacin total. Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es
decir, los que lo tienen por disposicin legal o los que por su contenido informan sobre el
orgen, desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la entidad productora,
convirtindose en testimonio de su actividad y trascendencia. Asimismo, son Patrimonio
documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigacin, la
ciencia y la cultura.
Eliminacin. Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su
valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histrico y carecen de relevancia
para la investigacin, la ciencia y la tecnologa.
Seleccin. Proceso mediante el cual se determina la conservacin parcial de la
documentacin por medio de muestreo, entendindose este como la operacin por la cual se
conservan ciertos documentos de carcter representativo o especial durante la seleccin con
criterios alfabticos, numricos, cronolgicos, topogrficos, temticos, entre otros.
Microfilmacin: Tcnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeas
imgenes en pelcula. En esta columna tambin se indican otros soportes electrnicos o
magnticos.
Procedimientos. En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la
modalidad de muestreo, microfilmacin y eliminacin.
ANEXO 11
REQUISITOS PARA LA PRESENTACION
DE LA TABLA DE RETENCION
INTRODUCCION. Se deben mencionar los siguientes aspectos:
La metodologa aplicada en su elaboracin: procedimientos, formatos, tiempo de
elaboracin.
Explicacin del formato de la tabla: definicin de cada una de las columnas,
abreviaturas y convenciones utilizadas,
instrucciones para leerla e interpretarla.
Sustentacin de la eliminacin documental.
Aplicacin de las TRD para las transferencias primarias y secundarias,
especificando cmo, cundo y quin las asume.
Revisin y actualizacin peridica de la TRD segn criterios de la entidad.
Glosario de trminos asociados.
ANEXO 12
FORMATO DE ELIMINACIN
EN ARCHIVO DE GESTIN Y CENTRAL
CODIGO
CONTENIDO
FECHAS
-------------------
Jefe de Archivo
VOLUMEN
UNIDAD DE
CONSERVACIN