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Manual Excel - Funciones - Macros PDF
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79
NDICE
PAG.
INTRODUCCION
CAPITULO I.
CONCEPTOS BSICOS
05
CAPITULO II.
17
CAPITULO III.
37
CAPITULO IV.
LISTAS
60
CAPITULO V.
FUNCIONES DE BSQUEDA
70
CAPITULO VI.
MACROS
79
CAPITULO VII.
97
120
140
03
80
Introduccin
Excel trabaja con hojas de clculo que estn integradas en libros de trabajo. Un libro
de trabajo es un conjunto de hojas de clculo y otros elementos como grficos, hojas
de macros, etc. El libro de trabajo contiene 16 hojas de clculo que se pueden
eliminar, insertar, mover, copiar, cambiar de nombre,...
Cada una de las hojas de clculo Excel es una cuadrcula rectangular que tiene 16.384
filas y 256 columnas. Las filas estn numeradas desde el uno y las columnas estn
rotuladas de izquierda a derecha de la A a la Z, y con combinaciones de letras a
continuacin. La ventana muestra slo una parte de la hoja de clculo. La unidad
bsica de la hoja de clculo es una celda. Las celdas se identifican con su
encabezamiento de columna y su nmero de fila. La hoja de clculo se completa
introduciendo texto, nmeros y frmulas en las celdas.
Los programas dedicados a las hojas de clculo han ido evolucionando a lo largo del
tiempo, al principio el entorno de trabajo de estos programas era el DOS, es decir
corran bajo ese sistema operativo. El primero en aparecer fue el Lotus 123, los
archivos realizados con esta hoja de clculo tenan la extensin .WK1.
El segundo fue el Quattro Pro, cuyos archivos tenan la extensin .WQ1. Al aparecer
Windows se crea el EXCEL, una de las primeras hojas de clculo que corre bajo
Windows.
Microsoft Excel es una poderosa herramienta, ampliamente utilizada en el mundo
empresarial y acadmico, tanto por su facilidad de uso como por las prestaciones que
ofrece para el tratamiento de datos e informacin numrica principalmente.
81
82
Capitulo I
CONCEPTOS BASICOS
INTRODUCCIN.Excel es una hoja de calculo que puede ser usado por cualquier profesional en su
respectiva rea temtica pero depende del conocimiento de este para que aproveche
al mximo todas las utilidades que de la herramienta provee por lo cual se hace
necesario conocer algunas cosas adicionales que no se toman con frecuencia en un
curso de Excel, esto permitir brindar al usuario una visin mucho ms amplia de la
importancia de saber usar esta herramienta.
El propsito de este manual es dar a conocer al usuario algunas herramientas que no
se logran dar a conocer en un curso normal (computacin I). Se esta partiendo que el
usuario tiene un conjunto de conocimientos previos y con la gua de un profesor le
permitir su entendimiento.
En esta parte brindaremos un conjunto de conocimientos necesario y bsicos que el
usuario debe saber para familiarizarse con una hoja de calculo.
Conceptos Bsicos.-
La barra de ttulo
En ella se muestra el nombre del libro sobre el que se est trabajando en ese
momento. Inicialmente es un nombre provisional hasta que se guarde, donde
podremos dar al libro otro nombre.
Barra de mens.
La barra de mens, al igual que el Word, contiene todas las operaciones que se
pueden realizar en Excel, agrupadas en mens desplegables.
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Contiene los botones para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones
ms habituales, como Abrir nuevo libro, Abrir nuevo desde archivo, Guardar,
Cortar, Copiar, Pegar, Imprimir, Ordenar etc.
Barra de formato.
Contiene los botones para aplicar de forma rpida un formato a las celdas filas y
columnas de la tabla, como Elegir una fuente, tamao, poner negrita, cursiva,
subrayado, etc.
Barra de frmulas.
Utilizaremos esta barra para aadir los clculos y las frmulas que se necesiten.
Cuando colocamos el cursor en la caja de texto se activan los botones de esta
barra, y escribiremos el clculo. Esto se estudiar con ms detalle en otro punto del
tema.
Hoja de datos.
Si observamos la ventana de Excel vemos que la hoja de datos est dividida en
columnas alfabetizadas y filas numeradas. Todo el conjunto es lo que llamamos la
hoja de datos, es donde vamos a escribir los datos.
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Formas de
Procedimiento
Seleccin
EL RATN
Varias de celdas
Varias Celdas
Celdas
discontinuas
bloque determinado.
Varias celdas
Para
Teclas de direccin
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INICIO
CTRL+INICIO
CTRL+FIN
AV PG
RE PG
ALT+AV PG
ALT+RE PG
CTRL+AV PG
CTRL+RE PG
CTRL+F6 o CTRL+TAB
CTRL+MAYS+F6 o
CTRL+MAYS+TAB
F6
MAYS+F6
CTRL+RETROCESO
F5
MAYS+F5
MAYS+F4
TAB
Teclas para moverse por una hoja de clculo con el modo Fin activado
Presione
Para
FIN
86
FIN, INICIO
FIN, ENTRAR
Teclas para moverse por una hoja de clculo con la tecla BLOQ DESPL activada
Presione
Para
BLOQ DESPL
INICIO
FIN
FLECHA IZQUIERDA o
FLECHA DERECHA
Para
ALT+' (apstrofo)
CTRL+1
CTRL+E
CTRL+MAYS+$
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Presione
Para
CTRL+MAYS+%
CTRL+MAYS+^
CTRL+MAYS+#
CTRL+MAYS+@
CTRL+MAYS+!
CTRL+MAYS+&
Aplicar un borde
CTRL+MAYS+_
CTRL+N
CTRL+K
CTRL+S
CTRL+5
CTRL+9
Ocultar filas
CTRL+MAYS+( (parntesis
de apertura)
Mostrar filas
CTRL+0 (cero)
Ocultar columnas
CTRL+MAYS+) (parntesis
de cierre)
Mostrar columnas
Teclas para trabajar con los cuadros de dilogo Abrir y Guardar como
Presione
Para
CTRL+F12 o CTRL+A
ALT+MAYS+F2 o
MAYS+F12
ALT+1
Ir a la carpeta anterior
ALT+2
88
ALT+3
ALT+4
ALT+5
ALT+6
ALT+7
89
Para
CTRL+C
Copiar la seleccin
CTRL+X
Cortar la seleccin
CTRL+V
Pegar la seleccin
SUPR
CTRL+GUIN
Eliminar celdas
CTRL+Z
CTRL+MAYS+
SIGNO MS
Pegado Especial
Ms Excel 2000 permite pegar no solo el contenido de las celdas, sino las frmulas, los
formatos, los comentarios, todo excepto bordes o reglas de validacin. Adems, si las
celdas origen y las destino contienen nmeros se pueden realizar una operacin y
automticamente se tiene nuevos valores. Saltar blancos no pega las celdas en blanco
de rea pegada.
Excel permite trasponer el contenido de la(s) fila(s) por una columna(s) en otras
palabras cambia la orientacin de los datos cuando se pegan, los datos de la fila
superior se colocan en la columna y los de la columna izquierda, aparecen en la fila
superior.
Se muestra el siguiente ejemplo, de transponer el B1:C4
90
91
Formatos a celdas.
Cuando usamos Excel podemos aplicar un formato a las celdas que deseamos .
Los tipos de formatos que se pueden aplicar son: (Nmero, Alineacin, Fuente,
Bordes, Tramas, Proteger). Como se muestra en la figura 1.x.
q
Formato personalizados
Permite mostrar datos de acuerdo a los requerimientos del usuario. Se usan dos
caracteres:
# : Para mostrar dgitos del 0 al ), presenta un espacio el encontrar el valor de cero en alguna celda,
0 : Para mostrar dgitos del 0 al 9, presenta el valor cero, si el valor de la celda es cero.
92
Formato de texto
#.###,00_);[Rojo](#.###,000);0,00;Ventas@
Formato de ceros
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PREGUNTAS DE REPASO
Se desea darle color azul aquellas celdas cuyo valor es mayor que 300 y el color rojo
aquellas celdas que son menores que 300.
Utilizando formato, celdas; resolver los siguientes ejercicios.
Pregunta 1.
Pregunta 2
94
Pregunta 3
Pregunta 4
Pregunta 5
95
Capitulo II
FORMULAS Y FUNCIONES
FORMULAS
Crear frmulas
La estructura o el orden de los elementos de una frmula determinan el resultado final
del clculo. Las frmulas en Microsoft Excel siguen una sintaxis especfica, u orden,
que incluye un signo igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse (los
operandos), que estn separados por operadores de clculo. Cada operando puede
ser un valor que no cambie (un valor constante), una referencia de celda o de rango,
un rtulo, un nombre o una funcin de la hoja de clculo.
96
Ejemplo
+ (signo ms)
Suma
3+3
- (signo menos)
Resta
Negacin
3-1
-1
* (asterisco)
Multiplicacin
3*3
/ (barra oblicua)
Divisin
3/3
% (signo de
porcentaje)
Porcentaje
20%
^ (acento circunflejo)
Exponente
Significado
Ejemplo
= (igual)
Igual a
A1=B1
Mayor que
A1>B1
Menor que
A1<B1
A1>=B1
A1<=B1
<> (distinto)
A1<>B1
Distinto de
Operador de concatenacin de texto Utilice el signo "&" para unir o concatenar una
o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.
Operador de texto
& ("y" comercial)
Significado
Conecta o concatena dos
valores para generar un valor
de texto continuo.
Ejemplo
"Viento" & "norte" genera
"Viento del norte"
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Operadores de referencia
siguientes operadores.
Operador de
referencia
Significado
Ejemplo
:(dos puntos)
, (coma)
98
99
EJERCICIOS
Ejemplo de Uso de celdas absolutas
Usando Celdas absolutas calcular el Promedio Final, deber utilizar las ponderaciones
brindadas
Supngase que una persona decidi ahorrar S/. 10000 durante cinco aos en
un banco donde ofreca una tasa efectiva anual de 8% Qu monto obtuvo al
final de ese perodo?Y cuanto habra logrado si ahorraba a la misma tasa,
pero en trminos nominales?
F= Capital Final
P= es el capital inicial
I= es la tasa de inters para el perodo
N= es el nmero de perodos.
F=P(1+i)n .. Formula para la tasa efectiva
F=P(1+i*n)... Formula para la tasa nominal
100
Un bono a 8 aos con un valor nominal de $10,000 paga a su tenedor una tasa
anual de 8.5% en cupones trimestrales Cunto le paga trimestralmente?
Usar la siguiente frmula para los dos casos anteriores:
101
FUNCIONES
Una funcin es una frmula especial que ya esta escrita y que acepta uno o ms
valores llamados argumentos y realiza una operacin devolviendo un resultado.
FUNCIONES MATEMTICAS
CONTAR.SI. Contabiliza las celdas del rango que cumplan la condicin del criterio.
Sintaxis.
CONATAR.SI(Rango;Criterio)
Rango : Es el bloque de celdas cuyos datos se desa contabilizar.
Criterio: Especifica el criterio(texto, expresin o nmero) que determinar las celdas
del rango sern contabilizadas.
102
SUMAR.SI: Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.
Sintaxis
SUMAR.SI(Rango1;Criterio;Rango2)
Rango1 :Es el rango de celdas cuyos datos se desea evaluar.
Criterio : Especifica el criterio (texto, expresin o nmro) que determinar las celdas
del rango que sern sumadas.
Rango2: Son las celdas que se van a sumar. Las celdas del rango2 se suman slo si
las celdas correspondientes del rango1 coinciden con el criterio. Si el rango2 se omite ,
se sumarn las celdas contenidas en rango1.
FUNCIONES ESTADSTICAS.
103
104
contabilizar.
FUNCIONES LGICAS
SI: Devuelve un valor si la exprsin es VERDADERO y otro valor si dicha expresin es
Falso.
SI(Expr.; Accin_V; Accin_F)
105
Ejemplo:
Supongamos que desea calificar con letras los nmeros de referencia con el nombre
PROM.
Si PROM es la funcin devuelve.
Mayor que 18
Excelente
De 15 a 17
Bueno
De 11 a 14
Regular
Menor que 11
Malo.
106
O(expr1;expr2;.....;exprN)
expr1;expr2;....;exprN : Son expresiones lgicas cuyos valores son VERDADERO o
FALSO.
107
FUNCIONES DE FECHA
Fecha: Devuelve la fecha especificada en valor de formato fecha
FECHA(ao:mes:dia)
108
109
FUNCIONES DE TEXTO.
DERECHA: Devuelve N caracteres situados en el extremo derecho de una cadena de
texto.
DERECHA(TEXTO,N)
TEXTO : Es la cadena de Caracteres.
N
110
111
112
PREGUNTAS DE REPASO
Turno
Horario
Programa
M1
08-10
TC
TCNICO EN COMPUTACIN
M2
10-12
TD
M3
12-14
RN
REDES NOVELL
T1
15-17
T2
17-19
TN
19-21
113
El da y mes de nacimiento
Su signo zodical.
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TURNO
SECCION
BSICO
M: MAANA
1 CAJA
300
T: TARDE
2 VENTAS
450
N: NOCHE
3 ADMINISTRACIN
600
4 VIGILANCIA
250
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Capitulo III
Escenarios, esquemas y vistas
ESCENARIOS
Administrador de Escenarios
Se denomina escenario a un grupo de variables llamadas celdas cambiantes, que
producen unos resultados diferentes y se guardan con el nombre deseado.
Los resultados obtenidos de todas las variables sirven para crear un informe de
resumen en que aparezca el mejor caso, el peor caso y el caso previsto del problema
planteado en la hoja. Tambin podr combinar escenarios de un grupo en un solo estilo
y protegerlos u ocultarlos de posibles usuarios no deseados.
Crear un Escenario
116
El primer paso es crear un nuevo Escenario, para esto se hace un clic en el botn
117
de
cinco
celdas
cambiantes
aparecer
una
barra
de
Para terminar y cerrar el cuadro, pulse el botn Cerrar, o bien, si desea visualizar los
resultados en la hoja, pulse el botn mostrar o haga doble clic sobre el nombre del
escenario creado en el cuadro Escenarios.
118
119
Eliminar un escenario
Cuando se elimine un escenario debe recordar que no puede deshacer esta eliminacin.
1.
2.
Editar un escenario
120
1.
2.
3.
4.
Para terminar y validar las opciones, pulsar el botn Aceptar. Tambin podr modificar
los valores del cuadro de dilogo Valores del escenario para las celdas cambiantes.
Si desea volver al Administrador de escenarios sin modificar el escenario actual, pulse
el botn Cancelar.
121
122
Combinar escenarios
Se puede combinar un escenario creado en la hoja activa con otro que est
situado en un libro de trabajo que previamente est abierto. Es muy posible que al
combinar ambos escenarios existan nombres duplicados, se debe evitarlo, pues habra
conflicto entre los distintos escenarios creados.
1.
2.
3.
123
4.
5.
Pulsar el botn cerrar para salir del cuadro de dilogo. De esta forma Excel
copiar todos los escenarios en las hojas de clculo origen en la hoja de clculo
activa.
1.
2.
3.
4.
5.
124
6.
Elegir las celdas resultantes en dicho cuadro (por ejemplo, $C$4:$c$9 que son
los precios en nuestra hoja) y, a continuacin pulsar el botn Aceptar.
125
EJERCICIOS
Se piden 3 presupuestos para la confeccin de una biblioteca a medida. El precio
que se va a pagar tiene tres componentes :
La mano de obra.
Mueblera Corvaln.
126
Muebles Providencia
La planilla siguiente es una firma llamada Muebles de Lujo, que son de una calidad
superior a los anteriores.
Muebles de lujo.
127
Las celdas que contienen los datos variables con cada escenario (en el ejemplo
C2, C3 y D4) se denominan celdas cambiantes. La celda D6, que contiene el
resultado final, se llama celda resultante. Hay que conocer previamente estos
nombres, porque son los que usa la opcin al trabajar.
Crear escenarios
Podemos empezar con los valores que aparecen en la Planilla N 1. Para este
ejemplo este presupuesto fue presentado por Mueblera Corvaln, y corresponde a
madera de pino con acabado en barniz nacional importado, entonces:
128
1.
129
1) Donde dice nombre del escenario se escribe un nombre adecuado. Por ejemplo :
Mueblera Corvaln.
130
131
Estos tres escenarios estn resumidos en el cuadro que est ms arriba y que se
repite a continuacin:
Cuadro
resumen
de
los
tres
escenarios.
132
Resmenes
La opcin de escenarios permite algo ms: armar una tabla que resuma la
informacin de todos los escenarios disponibles. Esto se hace de la siguiente forma :
1.
2.
3.
4.
5.
Se da un clic en Aceptar.
133
Hay una columna (vertical) por cada escenario disponible, adems hay
una columna adicional para el escenario actual.
Para hacer ms clara esta tabla resumen, es posible modificar los rtulos en
algunas celdas. Por ejemplo : la tabla de la Figura siguiente tiene los mismos valores
que la tabla de la Figura anterior, pero es un poco ms fcil de entender.
134
Eliminar el resumen
El Resumen del Escenario se borra eliminando la hoja que lo contiene. Esta
operacin no se puede revertir con la opcin Deshacer. Por eso al eliminarla aparece
un cuadro de dilogo con la advertencia indicada en este prrafo.
135
136
ESQUEMAS Y VISTAS
Definicin de Esquemas y Vistas
En Excel , el uso de esquemas permite expandir o contraer la apariencia de una hoja
de clculo, de forma que la informacin se pueda ver con ms o menos detalle. En la
figura se muestra un ejemplo de tabla con totales absolutos y por meses. En la figura
se muestra la misma tabla, con dos niveles de esquema por columnas y uno por filas.
En la figura se ha contrado el nivel de esquema correspondiente a los trimestres.
Excel puede crear un esquema de modo automtico. Para ello busca celdas con
frmulas que sean un resumen de las filas por encima o bien de las columnas a la
izquierda.
El esquema de la figura ha sido obtenido de este modo por medio del comando Datos
/ Agrupar y Esquema / Autoesquema
Un esquema en Excel puede contener hasta ocho niveles de filas y columnas y se
puede colocar en cualquier parte de la hoja de clculo.
137
contiene dicho esquema . Estos smbolos permiten ocultar o mostrar los diferentes
niveles del esquema, para poder mostrar ms o menos informacin.
Con estos botones se contrae o expande la informacin del esquema. Para
comprender bien como funcionan estos esquemas lo mejor es practicar con ejemplos
sencillos.
138
Antes de usar la capacidad de Excel para crear esquemas automticamente, hay que
comprobar cmo se definen las celdas que contienen el resumen con respecto al resto
de celdas que contienen los detalles. Todo ello debe ser coherente: por defecto las
celdas resumen en filas se deben referir a celdas con detalles situadas a su izquierda,
mientras que las celdas resumen de columnas deben referirse a celdas con detalles
situadas por encima.
139
Para crear de modo automtico un esquema en una hoja de clculo, se pueden seguir
los siguientes pasos:
1. Seleccionar las filas o columnas que desea agrupar bajo o a la izquierda de la fila o
columna resumen.
No se deben incluir en la seleccin las filas o columnas que contienen las frmulas de
resumen.
2. Elegir el comando Datos / Agrupar y Esquema / Agrupar. Esto mismo se puede
conseguir
clicando en el botn Agrupar ( ).
140
Visualizacin de un esquema
La verdadera utilidad de los esquemas reside en la posibilidad de expandir y contraer
la informacin mostrada en la hoja de clculo, para trabajar en cada momento con el
nivel de detalle que sea necesario.
Para manejar los diferentes niveles de detalle, se pueden seguir los pasos que a
continuacin se indican:
141
Para que por defecto se emplee una u otra de estas dos opciones, hay que seguir los
pasos siguientes:
1. Crear un grfico en la propia hoja y clicar dos veces sobre l, de forma que los
mens de grficos correspondientes estn accesibles.
2. Elegir el comando Formato/ Opciones.
3. Seleccionar o deseleccionar la opcin Solo celdas visibles. En la mayora de los
casos, esta opcin estar ya seleccionada
4. Hacer clic en OK.
Para determinar manualmente que slo se quiere trabajar con las celdas visibles, se
debe mostrar primeramente el esquema de manera que contenga los niveles de
detalle y resumen que sean necesarios.
Posteriormente hay que seleccionar las celdas con las que quiere trabajar y elegir el
comando
Edicin / Ir a... / Especial; en el cuadro de dilogo resultante seleccionar la opcin Solo
celdas
visibles y hacer clic en OK para concluir.
Las Vistas son distintas formas que tiene Excel de ver o presentar una nica
informacin contenida en una hoja de clculo. Por ejemplo, distintas vistas pueden
tener un outline con distintas filas y/o columnas expandidas u ocultas.
Las vistas de Excel se crean y se gestionan con el comando Vistas personalizadas o
vista
previa, en el men Ver. Este generador de vistas (View Manager) es un aadido de
Excel, lo cual quiere decir que no se instala por defecto, sino que hay que instalarlo
cuando se desee utilizar. Para ms informacin sobre las Vistas, consultar el Ayuda.
142
143
Capitulo IV
LISTAS
Introduccin.En Microsoft Excel, puede utilizarse fcilmente una lista como una base de datos.
Cuando se ejecutan tareas en la base de datos, como bsquedas, clasificaciones o
datos subtotales, Microsoft Excel reconoce automticamente la lista como una base de
datos y utiliza los siguientes elementos de la lista para organizar los datos.
Las columnas de la lista son los campos en la base de datos. Por ejemplo los
datos que se muestran en la columna (id de pedido) es un campo
Los rtulos de las columnas de la lista son los nombres de los campos en la
base de datos. . Son los valores que estan desde la celda (A1:G1)
144
Antes de utilizar un formulario de datos para agregar un registro a una lista nueva, sta
deber tener rtulos en la parte superior de cada columna que contenga. Microsoft
Excel utiliza estos rtulos para crear campos en el formulario.
La tarea previa debera ingresar algunos registros como se muestra en la figura 4.1.
Para mostrar el formulario de datos, proceda de esta forma:
1. Seleccione alguna de las celdas de los datos ingresados .
2. Seleccione la opcin Datos y haga clic en Formulario.
3. Se muestra el siguiente formulario.
145
ORDENAR LISTAS.
Para ordenar una lista se hace en excel se hace en funcin de una columna o campo
de la lista y se puede hacer de manera ascendente o descendente.
Para ordenar una lista primeramente usted puede ubicarse en alguna de las celdas de
la columna que desea ordenar y luego elija en el menu datos la opcin de ordenar
como se muestra en la figura 4.3
146
1. Como primer paso ordenamos nuestra lista por el campo categoras. Como se
indica en la figura. 4.5
147
148
Figura 4.6 Cuadro de Diologo SubTotales
149
FILTROS
Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar y trabajar con un subconjunto de
datos de una lista. Una lista filtrada muestra slo las filas que cumplen el criterio que
se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para
aplicar filtros a las listas:
AUTOFILTRO usado para criterios simples.
FILTRO AVANZADO, para criterios ms complejos.
A diferencia de ordenar, el filtrado no organiza las listas. El filtrado oculta
temporalmente las filas que no desee mostrar.
Solo puede aplicar filtros a una lista de una hoja de clculo a la vez.
Aplicaremos un autofiltro en la hoja pedidos.
1. Haga clic en la celda de la lista que desee filtrar
2. En el men Datos, seleccione Filtro y haga clic en Autofiltro. Debe obtener lo
siguientes.
150
3. Para presentar slo las filas que contienen un valor especifico, haga clic en la
flecha de la columna que contiene los datos que desee presentar.
151
RETIRAR FILTROS.
q Para quitar un filtro de una columna de lista, haga clic en la flecha situada junto
a la columna y despus en todos.
q
Para quitar filtros aplicados a todas las columnas de la lista, seleccione Filtro
en el men Datos y haga clic en Mostrar todo.
Para quitar las flechas de filtro de una lista, seleccione Filtro en el men
Datos y haga clic en Autofiltro.
152
Figura 4.13
Siguiendo el mismo procedimiento podemos mostrar los pedidos correspondientes a
Laura o Nancy.
153
Capitulo V
Funciones de bsqueda
Introduccin.Las funciones de bsqueda nos permiten realizar bsquedas en una matriz de
referencia en funcin de un parmetro de bsqueda.
Imagine el siguiente caso donde usted tiene que extraer en funcin de la categora de
un trabajador su sueldo bsico.
Figura 5.1
Entonces nuestro objetivo en un primer momento es escribir una frmula que hagan
posible ver en la celda E9 el bsico del trabajador de acuerdo a la tabla propuesta en la
parte superior.
Recomendamos antes de todo asignarle un nombre al rango de celdas donde se
encuentran los datos.
1. Seleccione el rango de celdas (B3:E6)
2. Haga clic en el cuadro de nombres y escriba CLASIFICACIN.
3. Pulse <ENTER>.
154
Cuando usamos celdas con nombres hacemos referencias absolutas para la tabla, lo cual
implica que no tendr inconveniente cuando copie la frmula si se aumentas filas o
columnas.
Para escribir la frmula debe ubicarse en la celda E9.
BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparacin;indicador_columnas;ordenado)
Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del
men Datos y seleccione la opcin Ascendente.
indicador_columnas
es
mayor
que
el
nmero
de
columnas
de
155
Ordenado Es un valor lgico que indica si desea que la funcin BUSCARV busque
un valor igual o aproximado al valor especificado. Si el argumento ordenado es
VERDADERO o se omite, la funcin devuelve un valor aproximado, es decir, si no
encuentra un valor exacto, devolver el valor inmediatamente menor que
valor_buscado. Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el valor buscado. Si no
encuentra ningn valor, devuelve el valor de error #N/A.
Figura 5.2
156
=SI(ESBLANCO(D9);"";BUSCARV(D9;CLASIFICACION;3;FALSO))*E9
157
Figura 5.3
Sintaxis
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)
Valor_buscado : es el valor que se busca en la primera fila de matriz_buscar_en.
Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
158
159
Ejemplos
Supongamos que en una hoja se guarda un inventario de repuestos. A1:A4 contiene
"Ejes"; 4; 5; 6. B1:B4 contiene "Cojinetes"; 4; 7; 8. C1:C4 contiene "Engranajes"; 9; 10;
11.
B8:
=BUSCARH("Cojinetes",A1:C4,3,FALSO) es igual a 7
B9:
=BUSCARH("Cojinetes";A1:C4;3;VERDADERO) es igual a 7
160
Figura 5.5
BSQUEDA DE REFERENCIA CRUZADA
Como ltima forma de bsqueda se presenta el caso en el que usted requiera
devolver un valor que se encuentre en una determinada fila y columna de una
tabla. Suponga, por ejemplo, que usted dispone de una tabla en la que se
muestra el monto de las ventas de tres empleados durante tres meses
consecutivos. Los nombres de los vendedores estn dispuestos en la primera
columna y los meses en la primera fila tal como se muestra en la Figura 5.6
Empleando esta tabla, usted podra necesitar determinar el monto vendido por
determinado vendedor en un mes en particular. Se dice que esta bsqueda es una
referencia cruzada pues usted buscar la interseccin de la fila en la que se encuentra el
nombre del vendedor con la columna correspondiente al mes.
161
=INDICE(VENTAS; COINCIDIR(B7;A2:A5;0);COINDICIDIR(B8;A2:D2;0))
162
163
Capitulo VI
Macros
INTRODUCCIN.Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, puede automatizarla mediante
una macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se
almacenan en un mdulo de Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea. Al grabar una macro, Excel almacena informacin sobre
cada paso dado cuando se ejecuta una serie de comandos. A continuacin, se ejecuta
la macro para que repita los comandos.
CREAR UNA MACRO.
Para crear una Macro tenemos que realizar los siguientes pasos:
1. Dar clic en Grabar Nuevo Macro en Macros del Men Herramientas.
Figura 6.1
2. Asignarle un nombre y si es necesario asignar una combinacin de teclas para
su ejecucin.
3. Haga clic en el botn aceptar. Note tambin que ahora se muestra la barra de
herramientas Detener grabacin sobre la hoja de clculo.
Figura 6.2
4. A partir de este momento Excel se ha convertido en una grabadora que
registrar cada accin que usted realice.
5. Ejecute las acciones que desee que se graben para el macro.
164
Figura 6.3
2. Haga clic en el nombre de la macro que desee que se ejecute.
3. Haga clic en el botn Ejecutar.
ASIGNAR MACROS A BOTONES DE FORMULARIO.
Si bien es cierto la macro funciona del modo adecuado, la forma de activarla no es la
ms rpida ni la ms cmoda para el usuario. Para lo cual Excel provee una forma de
asignar un macro a un botn. Que se activa en la barra de Formulario.
165
With ActiveCell.Font
.Bold = True
.Italic = True
End With
166
End Sub
Nota Slo se puede trabajar con la celda activa cuando la hoja de clculo en la que
se encuentra sea la hoja activa.
Nota
167
La instruccin Set se utiliza para asignar un objeto a una variable que ha sido
declarada como objeto. La palabra clave Set es necesaria. En el siguiente ejemplo, la
instruccin Set asigna un rango de Hoja1 a la variable de objeto miCelda:
Sub DarFormato()
Dim miCelda As Range
Set miCelda = Worksheets("Hoja1").Range("A1")
With miCelda.Font
.Bold = True
.Italic = True
End With
End Sub
Propiedad Range
168
Use Range(arg), donde arg asigna un nombre al rango, para devolver un objeto
Range que represente una sola celda o un rango de celdas. El ejemplo
siguiente coloca el valor de la celda A1 en la celda A5.
Worksheets("Hoja1").Range("A5").Value = _
Worksheets("Hoja1").Range("A1").Value
Worksheets(1).Cells(1, 1).Value = 24
El ejemplo siguiente establece la frmula de la celda A2.
ActiveSheet.Cells(2, 1).Formula = "=sum(B1:B5)"
Aunque tambin puede usar Range("A1") para devolver la celda A1, en algunas
ocasiones la propiedad Cells puede ser ms conveniente, ya que permite usar una
variable para la fila o la columna. El ejemplo siguiente crea encabezados de fila y
169
clculo, puede usar la propiedad Cells sin una declaracin explcita de hoja
(devuelve una celda de la hoja activa).
Sub SetUpTable()
Worksheets("sheet1").Activate
For theYear = 1 To 5
Cells(1, theYear + 1).Value = 1990 + theYear
Next theYear
For theQuarter = 1 To 4
Cells(theQuarter + 1, 1).Value = "Q" & theQuarter
Next theQuarter
End Sub
Aunque podra usar funciones de cadena de Visual Basic para modificar las
Range y Cells
Para devolver un objeto Range use Range(celda1; celda2), donde celda1 y celda2
son objetos Range que especifican las celdas inicial y final. El ejemplo siguiente
establece el estilo de lnea de los bordes de las celdas 1:J10.
With Worksheets(1)
.Range(.Cells(1, 1), _
.Cells(10, 10)).Borders.LineStyle = xlThick
End With
170
Propiedad Offset
Use Offset(fila; columna), donde fila y columna son los desplazamientos de fila y
columna, para devolver un rango con un desplazamiento especfico con respecto a
otro. El ejemplo siguiente selecciona la celda situada tres filas debajo y una columna a
la derecha de la celda de la esquina superior izquierda de la seleccin actual. No se
puede seleccionar una celda que no est en la hoja activa, por lo que primero deber
activar la hoja.
Worksheets("sheet1").Activate
'can't select unless the sheet is active
Selection.Offset(3, 1).Range("A1").Select
Mtodo Union
Use Union(rango1, rango2, ...) para devolver rangos de varias reas, es decir, rangos
compuestos por dos o ms bloques contiguos de celdas. El ejemplo siguiente crea un
objeto definido como la unin de los rangos A1:B2 y C3:D4 y, a continuacin,
selecciona el rango definido.
Dim r1 As Range, r2 As Range, myMultiAreaRange As Range
Worksheets("sheet1").Activate
Set r1 = Range("A1:B2")
Set r2 = Range("C3:D4")
Set myMultiAreaRange = Union(r1, r2)
myMultiAreaRange.Select
La propiedad Areas es muy til para trabajar con selecciones que contienen
varias reas. Divide una seleccin de varias reas en objetos Range
individuales y despus devuelve los objetos en forma de conjunto. Puede usar
la propiedad Count del conjunto devuelto para comprobar una seleccin que
contiene varias reas, como se muestra en el siguiente ejemplo.
Sub NoMultiAreaSelection()
numberOfSelectedAreas = Selection.Areas.Count
If numberOfSelectedAreas > 1 Then
MsgBox "You cannot carry out this command " & _
"on multi-area selections"
End If
End Sub
171
Sub MostrarNombre()
'Muestra el nombre de la hoja activa.
MsgBox "El nombre de la hoja es " & UCase(ActiveSheet.Name)
End Sub
Sub NombrarHoja()
'Asigna el nombre "Gastos_Enero" a la hoja activa del libro activo.
ActiveWorkbook.ActiveSheet.Name = "Gastos_Enero"
End Sub
Sub NombrarHojas()
'Asigna los nombres Ventas1, Ventas2,... a las hojas del libro activo.
Dim x As Integer, Hoja As Worksheet
x=1
For Each Hoja In ActiveWorkbook.Worksheets
Hoja.Name = "Ventas" & x
MsgBox Hoja.Name
x=x+1
Next Hoja
End Sub
Sub MostrarNombres()
'Visualiza los nombres de las hojas del libro activo.
Dim Hojas As Worksheet
For Each Hojas In Worksheets
MsgBox Hojas.Name
Next Hojas
End Sub
Sub RangoUsado()
'Selecciona el rango usado en la Hoja2.
Worksheets("Hoja2").Activate
ActiveSheet.UsedRange.Select
End Sub
Sub OcultarHoja()
'Oculta la Hoja2 del libro activo.
ActiveWorkbook.Worksheets("Hoja2").Visible = False
End Sub
Sub MostrarHoja()
'Hace visible la Hoja2 del libro activo.
172
ActiveWorkbook.Worksheets("Hoja2").Visible = True
End Sub
Sub OcultarTodas()
'Oculta todas las hojas del libro activo menos la Hoja1.
Dim Hoja As Worksheet
For Each Hoja In Sheets
If Hoja.Name <> Worksheets(1).Name Then Hoja.Visible = False
Next Hoja
End Sub
Sub OcultarHojas2()
'Oculta todas las hojas menos la hoja activa.
For Each Hoja In Sheets
If ActiveSheet.Name <> Hoja.Name Then Hoja.Visible = False
Next Hoja
End Sub
Sub HacerVisibleHojasOcultas()
'Hace visible todas las hojas ocultas del libro activo.
Dim Hoja As Worksheet
For Each Hoja In Sheets
If Hoja.Visible = False Then Hoja.Visible = True
Next Hoja
End Sub
Sub Condicional1()
'Solicita el precio de un artculo con la instruccin InputBox y lo
'coloca en la celda A1 de la hoja activa. Si el valor ingresado
'es superior a 1500, calcula el 15% de descuento y lo coloca en la
'celda A2 de la hoja activa. En la celda A3 se guarda el precio del
'artculo menos el descuento.
173
ActiveSheet.Range("A1").Value = Precio
ActiveSheet.Range("A2").Value = Descuento
ActiveSheet.Range("A3").Value = Precio - Descuento
End Sub
Sub Condicional2()
'Compara los valores de las celdas A1 y A2 de la hoja activa. Si son
'iguales, asigna el color azul a la fuente de ambas celdas.
174
Sub Comparacin()
'Compara los valores de las celdas A1 y A2 de la hoja activa.
'Si son iguales, escribe en la celda A3 "A1 es igual que A2",
'si el valor de A1 es mayor que A2, escribe "A1 mayor que A2";
'sino, escribe "A2 es mayor que A1".
Sub Promedio()
'Solicita tres notas de un alumno mediante la funcin InputBox. Las notas son
'colocadas en las celdas A1, A2 y A3 de la hoja activa. Luego, la macro calcula
'el promedio de las notas y lo coloca en la celda A4. Si el promedio est entre
'0 y 6, coloca en la celda A5 el mensaje "Muy deficiente"; si el promedio est
'entre 7 y 10, coloca en A5 el mensaje "Deficiente"; si el promedio est entre
'11 y 12, coloca el mensaje "Suficiente"; si est entre 13 y 15, "Bien"; si est
'entre 16 y 18, coloca "Notable"; si es mayor o igual que 19, "Sobresaliente".
175
ActiveSheet.Range("A5").Value = "Sobresaliente"
End Select
End Sub
Sub IGV()
'Calcula el IGV (18 por ciento) y el precio de venta de
'una serie de artculos. El programa recorre las celdas
'y se detiene cuando encuentra una celda vaca.
Sub AmortizacinCuotasFijas()
'Calcula los pagos que debe realizar un prestatario al final de
'cada periodo de tiempo para amortizar un prstamo a inters compuesto.
176
Sub limpiar()
Dim i As Integer
i = 10
Range("D10").Select
Do Until IsEmpty(ActiveCell.Value)
Range(Cells(i, 2), Cells(i, 6)).Clear
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
i=i+1
Loop
End Sub
177
178
Figura 6.4
2.- En el editor de Visual Basic damos clic derecho sobre la opcin mdulo en el
explorador agregamos a un modulo.
3.- Ir al men Insertar Procedimiento, y se muestra una interfaz similar a la figura 6.5
y le asignamos un nombre a nuestra funcin (IGV), deber haber seleccionado
previamente la opcin funcin y como Public.
Figura 6.5
Figura 6.6
5.- Las funciones definidas por el usuario las podemos visualizar dando clic en
funcin del men Insertar y buscamos en categoras de la funcin la que diga
funciones definidas por el usuario y encontraremos la funcin IGV.
Figura 6.7
180
6.- La funcin IGV nos pide el parmetro tiene un solo parmetro que es el precio de
venta que para nuestro caso se encuentra en la celda C2, luego clic en el botn
aceptar.
Figura 6.8
7.- En la figura 6.9 mostramos el Total a Pagar incluido el igv.
Figura 6.9
181
PREGUNTAS DE REPASO
1. Qu es una macro?
2. Cul es la Utilidad de las macros?
3. Crear una macro que se asocia a un botn para calcular lo siguiente expresin.
182
183
Capitulo VII
Tablas Dinmicas
INTRODUCCIN
Un informe de tabla dinmica es una tabla interactiva que se puede utilizar para
resumir rpidamente grandes volmenes de datos. Podr girar sus filas y columnas
para ver diferentes resmenes de los datos de origen, filtrar los datos mostrando
diferentes pginas, o mostrar los detalles de determinadas reas de inters.
184
interactivo, usted u otros usuarios pueden cambiar la presentacin de los datos para
ver ms detalles o calcular diferentes resmenes.
Crear un informe de tabla dinmica Para crear un informe de tabla dinmica, utilice
el Asistente para tablas y grficos dinmicos como gua para buscar y especificar los
datos de origen que desea analizar y para crear el marco del informe. Puede utilizar la
barra de herramientas Tabla dinmica para organizar los datos dentro de dicho
marco.
Tipos de informes de tabla dinmica Un informe de tabla dinmica predeterminado
tiene el aspecto del que aparece en el ejemplo anterior. Tambin puede mostrar un
informe de tabla dinmica con formato de sangra, para ver todos los datos de
resumen del mismo tipo en una columna. Puede crear un informe de grfico dinmico
para ver los datos grficamente. Asimismo, puede colocar un informe de tabla
dinmica en el Web utilizando una lista de tabla dinmica en una pgina Web. Cuando
se publica un informe de tabla dinmica de Excel en una lista de tabla dinmica, otros
usuarios pueden ver los datos e interactuar con ellos desde sus exploradores Web.
Datos de origen para un informe de tabla dinmica Puede crear un informe de
tabla dinmica desde una lista de Microsoft Excel, una base de datos externa, varias
hojas de clculo de Excel u otro informe de tabla dinmica. Para el resto de los
informes de ejemplo de este tema se utilizan los datos de origen siguientes, de forma
que pueda comparar distintas presentaciones de los mismos datos.
185
mayora de las bases de datos se organizan en filas y columnas. Los datos de origen
deben tener hechos similares en la misma columna. En el ejemplo, la regin de ventas
est siempre en la columna E, la cantidad vendida en la columna D, etctera.
Datos de origen OLAP Las bases de datos OLAP organizan grandes cantidades de
datos en dimensiones y niveles en vez de en filas y columnas. Puede utilizar los
informes de tabla dinmica para mostrar y analizar datos de bases de datos OLAP.
Puesto que el servidor de OLAP, y no Excel, calcula los valores de resumen para el
informe de tabla dinmica, la recuperacin de datos de una base de datos OLAP es
ms eficaz y podr analizar cantidades mayores de datos que con otros tipos de bases
de datos. Excel permite igualmente crear cubos OLAP a partir de datos de bases de
datos externas y guardar archivos de cubo para poder trabajar con los datos sin
conexin.
186
187
188
Ejemplo de informe de
grfico dinmico
189
Ejemplos Prcticos
En este ejemplo consideramos los siguientes datos ingresados en la Hoja1 (Muestra
de
la
base de datos en estudio) del libro denominado tablas dinmicas como se muestra en
la figura.
Creando la Tabla Dinmicas
Pueda ser que se necesite saber ha sido el ingreso en soles que habido por facultad
de los alumnos inscritos por cada curso que se dicta.
Cree la tabla dinmica de la siguiente manera:
1. Seleccione cualquier celda de la lista. Por ejemplo la celda C7 de la Hoja1.
2. Haga clic en el la opcin Informe de Tablas y grficos dinmicos del menu
Datos y ver el cuadro de dialogo siguiente:
190
191
8. Usted debe arrastrar los campos desde el lado derecho hacia las
regiones Pgina, Fila, Columna, y Datos , esto depende segn como
desee crear la tabla.
192
Para nuestro caso deseamos saber cuanto es el ingreso por facultad por curso
y turno.
a) Arrastramos el campo Facultad a la regin Pgina
b) Arrastramos el campo Curso a la regin Columna
c) Arrastramos el campo Turno a la regin Fila
d) Arrastramos el campo Pago a la regin Datos
9.
193
Configuracin de Campos
Como se ha visto hasta al momento en nuestro caso solamente estamos sumando
montos de matriculas pero si quisiramos saber cuantos alumnos tenemos
matriculados por turno, curso y facultad necesitaramos contar, para ello lo que
tenemos que hacer configura los campos lo hacemos de la siguiente manera.
1. De acuerdo a la Figura(...) que tenemos damos doble clic en la celda A3 o clic
derecho y seleccionamos campo de la tabla dinmica aqu seleccionamos en
este caso la funcin contar, tambin podemos dar formato a la celdas.
2. Haga Clic en Contar en la lista Resumir por
3. Haga clic en el botn Nmero para mostrar el cuadro dilogo Formato de
Celdas.
4. Elija Nmero en la lista Categora.
5. En el cuadro de texto Posiciones decimales escriba 1
195
Autoformato de Tablas
El usuario una vez que ha obtenido su tabla dinmica puede adoptar uno de los
formatos que nos proporciona excel. Para lo cual tenemos que dar clic sobre
cualquier tabla dinmica y luego botn derecho y seleccionar Dar formato al
Informe. El usuario podr seleccionar el formato de su preferencia. Como se
muestra en la figura.
196
Grficos Dinmicos
Los grficos dinmicos al igual que las tablas, pueden cambiar en funcin de las
opciones de los usuarios.
Nosotros podemos conectarnos a una tabla de una base de datos que han sido hecha
por otras aplicaciones (Acces, sql-server, Foxpro, etc), para poder realizar esta
operacin debemos haber instalado el Microsoft Query que nos permite realizar dicha
conexin para recuperar los datos y mostrarlos en excel.
Desarrollaremos un ejemplo en el cual tenemos que conectarnos a la base de datos
Northwind y deseamos tener una tabla que nos permita visualizar las unidades que se
encuentran stock por categora, por nombre de producto y por proveedor.
Para lo cual haremos la conexin con SQL Server. Como se muestra en la figura.
197
198
la
en
siguiente
la
cual
indicamos el servidor de
donde
obtendremos
los
datos y indicaremos el id
de inicio de sesin.
Luego damos clic en opciones para indicar la base de datos de donde extraeremos los
datos. Que para nuestro caso es Northwind.
199
200
201
En este Paso se nos presenta donde deseamos ubicar los datos recuperados.
En este caso en la hoja1 de la celda B2 y luego damos clic en finalizar.
202
203
EJERCICIOS
1.BASE DE DATOS N 1
CODIGO
FECHA
IF01
IF12
CI04
IF14
CI10
IF13
IF11
CI16
01/05/77
02/05/77
03/05/77
10/06/77
03/05/77
11/02/88
27/03/00
08/12/99
PUBLICACION
NUMERO
TIPO
STOCK
1
12
4
14
10
13
11
16
IF
IF
CI
IF
CI
IF
IF
CI
460
300
500
380
490
319
420
560
VISUAL BASIC
POWER BUILDER
WINDOWS 95
QPRO
POWER POINT
M. NETSCAPE
AUSTOUND
WORD PERFECT
PRECIO
14,00
15,00
12,00
5,00
7,00
7,00
7,00
5,00
TOTAL
6.440,00
4.500,00
6.000,00
1.900,00
3.430,00
2.233,00
2.940,00
2.800,00
2.BASE DE DATOS N 2
CODIGO
TR-003
TR-004
TR-008
TR-011
TR-012
TR-002
TR-006
TR-007
TR-013
TR-001
TR-005
TR-009
TR-010
TR-014
TR-015
NOMBRE
CASTILLO
SUAREZ
DULANTO
BARDALES
RIOFRIO
ZAPATA
ROBLEDO
MARTINEZ
CHANG
DAVALOS
ALVARADO
IBAEZ
SALAZAR
INFANTE
REQUENA
CATEGORIA
SECCION
A
A
A
A
A
B
B
B
B
B
C
C
C
C
C
COMPRAS
TALLER
TALLER
TALLER
TALLER
COMPRAS
COMPRAS
TALLER
COMPRAS
VENTAS
VENTAS
VENTAS
COMPRAS
COMPRAS
COMPRAS
SUELDO
1.000,00
500,00
450,00
700,00
650,00
850,00
700,00
600,00
950,00
1.500,00
1.350,00
1.100,00
850,00
750,00
650,00
204
TABLA DINAMICA N 1
PUBLICACION
(Todas)
Suma de TOTAL
TIPO
FECHA
CI
IF
Total general
01/05/77
6440
6440
02/05/77
4500
4500
03/05/77
9430
9430
10/06/77
1900
1900
11/02/88
2233
2233
08/12/99
2800
2800
27/03/00
2940
2940
Total general
12230 18013
30243
2.TABLA DINAMICA N 2
SECCION
COMPRAS
Suma de SUELDO
NOMBRE
CASTILLO
CHANG
INFANTE
REQUENA
ROBLEDO
SALAZAR
ZAPATA
Total general
CATEGORIA
A
B
1000
C
950
700
850
1000 2500
Total general
1000
950
750
750
650
650
700
850
850
850
2250
5750
205
500
15.00
400
14.00
12.00
300
7.00
200
5.00
100
WINDOWS 95
WORD PERFECT
AUSTOUND
M. NETS CAPE
CI04
CI16
IF11
IF13
2.GRAFICO N 2
1 600
1 400
1 200
1 000
C
800
B
A
600
400
200
206
Capitulo VIII
Los Userforms - Los Formularios
Introduccin.Una vez que hemos analizado en que consisten las macros y tambin visto los
principales tipos de controles que pueden ser utilizados, ahora nos introduciremos en
los userforms o formularios.
En relacin los userforms, los formularios son mucho ms conocidos por todos, ya que
normalmente tenemos que convivir con ellos cada vez que navegamos por la web o cada
vez que tenemos que llenar alguna solicitud.
Los formularios general son utilizados para capturar una serie de informacin del
usuario que esta interactuando con dicho formulario. Simplificando un poco lo tcnico,
podramos decir que un formulario es una coleccin de controles activex que permiten
la recoleccin de informacin. En el caso de Excel, adems podemos elaborar un
formulario aprovechando sus celdas y las posibilidades de formato que podemos
aplicarles a ellas.
Por su parte, los userforms, de alguna forma podramos decir que tambin son
formularios slo que mucho ms avanzados o complejos, razn por lo cual nos ofrecen
muchas ms posibilidades de comportamiento, uso o explotacin. Tcnicamente,
diremos que un objeto userform es una ventana o un cuadro de dilogo que conforma
parte de la interfaz usuario de una aplicacin. Al igual que los formularios, los
userforms estn formados por una coleccin de controles, ms una combinacin de
cdigo y datos.
207
Tomaremos como base la Empresa ABC que comercializa un nico artculo (mgie),
cuyo precio vara en razn del color de dicho artculo, de acuerdo con el siguiente
cuadro:
Color
Precio
Amarillo
9.900
Azul
10.000
Negro
8.000
Rojo
9.600
Verde
10.500
208
incorporado tambin el pago con tarjeta de crdito, pero esta forma de pago tiene un
costo para la empresa debido a las comisiones que debe cancelar, razn por la cual
ha decido sobrecargar el monto total de venta en un 1,5% cada vez que uno de sus
clientes decida pagar su compra con tarjeta de crdito.
Teniendo en cuenta todas estas cuestiones, ahora deberemos construir un
formulario muy fcil de usar, pero que nos permita considerar todos los factores que
condicionan el precio final de venta de los artculos.
A modo de gua, utilizaremos el resultado final que se desea obtener con dicho
formulario:
209
Como podemos apreciar, el formulario abarcar desde B4 hasta H19, por lo que
pintaremos el fondo de esta rea y adems le daremos formato a los bordes. El rea
entre B2 y H2 la uniremos para colocarle un ttulo al formulario, conjuntamente le
aplicaremos formato al texto hasta obtener el efecto deseado.
A continuacin lo que haremos ser construir la estructura de dicho formulario, para
lo cual le daremos formato a las distintas celdas que formarn parte de l.
Comenzaremos por las celdas donde se reflejar la cantidad (G7), el precio unitario
(G9), agregaremos una celda para realizar un subtotal (G11). Posteriormente diremos
que en G13 calcularemos el eventual descuento por volumen y en G15 el descuento
por pronto pago, para finalmente calcular el total definitivo en la celda G17.
Luego crearemos una tabla que contenga la relacin entre el color y el precio del
artculo, ha dicha rea le daremos el nombre de color. En el caso de nuestro ejemplo
lo hemos hecho en el rango B37:C41. Tambin insertaremos unas etiquetas de texto
para hacer referencia a los controles que posteriormente agregaremos ("Seleccione su
Color" y "Cantidad").
Pues bien, lo que ahora corresponde hacer es agregar los distintos controles. El
primero que agregaremos ser el cuadro combinado. Una vez hecho esto, le
vincularemos a la celda G9 (LinkedCell) y adems le asociaremos el rea color
(ListFillRange). A la propiedad BoundColumn le asignaremos el valor de "2". Luego
para hacerlo ms llamativo, le daremos formato al texto (Font) y adems le daremos
color al texto con la propiedad ForeColor.
vincularemos la celda "G7" que es donde queremos que aparezca la cantidad que esta
siendo cotizada. Debido a que el artculo en cuestin slo se vende por paquetes de
24 unidades, asignaremos este valor a la propiedad SmallChange, luego a la
propiedad Min le asignaremos igual cantidad y a la propiedad Max, le asignaremos un
valor lo suficientemente alto, por ejemplo 2000.
210
Nos queda ahora realizar todo aquello correspondiente a los descuentos, con el
objetivo de evaluar si el monto de venta ser objeto o no de descuento por volumen
introduciremos la siguiente frmula den dicha celda:
=REDONDEAR(G11*SI(G11<500001;0;SI(G11<800001;-0,03;-0,05));0)
travs de la propiedad LinkedCell vincularemos este control con la celda "C16", para
finalmente a travs de las propiedades Font, BackColor y ForeColor configuraremos la
apariencia de dicho botn hasta obtener el resultado deseado.
Luego repetiremos estos mismos pasos con los dos botones siguientes, solo que en
este caso Caption tomar los valores "30 das" y "Tarjeta de Crdito" en cada caso.
En cuanto a las celdas vinculadas, ests sern "C17" y "C18" respectivamente. Luego
de esto alinee los distintos botones con el mouse hasta que den una imagen de
bloque.
Si realiz correctamente todos los pasos, al probar los controles de opcin podr
comprobar que stos devuelven el valor de "VERDADERO" o "FALSO" en las distintas
celdas vinculadas, dependiendo si stos han sido seleccionados o no. Pues bien, nos
basaremos es esto ltimo para construir la frmula o algoritmo que nos permita
calcular el eventual descuento o sobrecargo segn corresponda.
As entonces, introduciremos la siguiente frmula en la celda "G15":
=REDONDEAR((G11+G13)*SI(C16=VERDADERO;0,02;SI(C17=VERDADERO;0;0,01
5));0)
211
(Hoja1) de nuestro
archivo
de
ejemplo
(userforms02.xls).
212
213
214
Etiqueta
Cuadro de Texto
Marco
Propiedad
Valor
Propiedad
Valor
Accelerator : N
(Name) :
TextName
Caption :
Equipo:
Caption :
TabIndex :
TabIndex : 2
Propiedad
Valor
Nombre:
TabIndex : 0
Opcin: Real
Opcin: Colo-Colo
Opcin: Manchester
Propiedad
Propiedad
Propiedad
Valor
Valor
Valor
Accelerator : R
Accelerator : C
Accelerator : B
Caption :
Real Madrid
Caption :
Colo-Colo
Caption :
Manchester
(Name) :
OpcionReal
(Name) :
OpcionColo
(Name) :
OpcionManch
TabIndex :
TabIndex : 2
Value :
True
TabIndex : 0
Botn Grabar
Botn Cancelar
Propiedad
Valor
Propiedad
Valor
Default :
True
Cancel :
True
Caption :
Grabar
Caption :
Cancelar
(Name) :
BotAcep
(Name) :
BotCanc
TabIndex :
TabIndex : 3
215
Otra propiedad muy interesante que hemos aplicado en este ejemplo es Acelerator,
la cual sirve para configurar el acceso rpido a los controles de opcin, accin que se
realiza mediante la combinacin teclas "ALT + Letra destacada", donde la letra
destacada es aquella "letra" que hemos asignada a dicha propiedad y que aparecer
subrayada en el formulario.
UserForm1.Show
End Sub
Unload UserForm1
End Sub
216
(1)
(2)
Sheets("Hoja1").Activate
(4)
Exit Sub
End If
NextRow = Application.WorksheetFunction.CountA(Range("A:A")) + 1
Cells(NextRow, 1) = TextName.Text
If OpcionReal Then Cells(NextRow, 2) = "Real"
If OpcionColo Then Cells(NextRow, 2) = "Colo-Colo"
217
La primera instruccin tiene como objetivo asegurarse de que la hoja activa sea la
"Hoja1". El siguiente grupo de cdigo cumple la misin de verificar que el cuadro de
texto no quede en blanco, y si as sucediera, enviar un mensaje que indicar tal
situacin no permitiendo "grabar" o recopilar la informacin. El tercer grupo de cdigo
(que en este case es una nica lnea de cdigo) cumple la funcin de buscar la primera
celda disponible para registrar el valor obtenido del userform. El cuarto grupo es el
encargado de recopilar la informacin que figura tanto en el cuadro de texto como en
los botones de opcin. El ltimo grupo de cdigo deja en blanco el cuadro de texto y
deja seleccionada por defecto la opcin "Colo-Colo".
218
FORMULARIOS EN LA WEB
Queremos comentar que en general las versiones anteriores a Microsoft Office Excel
, en general comprendan mayores opciones para la exportacin de archivos a formato
HTML. Lo que sucede es que esta nueva versin trae completamente integrado un
programa para la creacin de pginas web, esto es FrontPage .
HIPERVNCULOS
Un hipervnculo es un vnculo existe al interior de un documento, el cual por lo
general abre otra pgina al hacer clic en l. El destino suele ser otra pgina Web, pero
tambin puede ser una imagen, una direccin de correo electrnico o un programa. El
hipervnculo puede ser texto o una imagen.
Desplazarse a un archivo o a una pgina web, ya sea que sta estn en red, en
una intranet o en Internet.
219
Cuando se sita el puntero del mouse sobre el texto o una imagen que contiene un
hipervnculo, el puntero de convierte en una manito
220
Esta opcin nos permitir dirigir nuestro hipervnculo a un lugar especfico de nuestro
libro de trabajo, pudiendo inclusive la posicin exacta de la celda.
Tanto en el caso anterior como en este, la opcin "Info. de Pantalla" nos permite
agregar un comentario al hipervnculo, el cual ser mostrado al pasar el mouse sobre
l por unos instantes.
221
222
Lo primero que haremos ser colocarle un encabezado a nuestra pgina, para esto
inclusive utilizaremos WordArt, para que quede bien llamativo. Luego insertaremos
una imagen cualquiera de las que trae por defecto Office y finalmente le
incorporaremos un hipervnculo a la pgina de Cuadro de Mando de Alfonso Lpez
(http://cuadrodemando.unizar.es) y adems le agregaremos informacin adicional a
este hipervnculo (Alfonso Lpez).
Pues bien, con estos simples pasos ya hemos creado una pgina web:
223
Lo que haremos a continuacin es exportar este archivo a formato HTML, pare esto
iremos al men Archivo/Guardar Como..., entonces se desplegar el siguiente cuadro
de dilogo:
Seleccionaremos la opcin guardar como "Pgina Web". Adems utilizaremos la
opcin del botn "Cambiar ttulo...", ya que esto nos permitir modificar la informacin
que desplegar en el extremo superior del navegador. Aqu introduciremos el
siguiente texto: "Esto lo hice yo".
Pues bien, una vez guardado el archivo, si volvemos ha hacer doble clic sobre l,
veremos que ser abierto por el Explorador de Windows (u otro navegador web que
tenga configurado en su PC), producindose el siguiente resultado:
Si hace clic aqu, podr comprobar que la pgina que hemos creado se "abre"
realmente como tal y no como un archivo Excel.
224
Pginas Interactivas
La verdad es que crear pginas interactivas con Excel es posible, pero no muy
recomendable, tanto as que en la nueva versin de ste programa (Microsoft Office
Excel), esta opcin no aparece disponible por defecto (Asistente para la exportacin
de formularios).
En general existen dos tipos de archivos que pueden ser generados por el Asistente y
de ellos depender el tipo de servidor que necesitar, los CGI y los IDC.
El CGI (Common Gateway Interface).
225
El otro tipo de archivos que puede generar el asistente son los ficheros IDC (Internet
Database Connector), los cuales son utilizados por un servidor de informacin de
Internet de Microsoft con un conector de base de datos de internet.
226
BIBLIOGRAFA
Microsoft
2. Excel Financiero
3. Experto en Ofimtica
4. Microsoft Excel
Cibertec. 2000.
Iberica. 1999.
Cesar Perez.
Alfaomega. Mxico.
Conrad Carberg.
Microsoft.
Pearson Educacin.
DIRECCIONES ELECTRNICAS
1. EXCEL INTERMEDIO
http://www.ciberconta.unizar.es/leccion/cursointermedioexcel/inde
3. EXCEL MICROSOFT
http://office.microsoft.com/es-es
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