Manual de buenas prcticas para el uso del correo electrnico

Cmo funciona el correo electrnico? Nociones bsicas

Para enviar correo electrnico o e-mail, como es denominado comnmente, se necesita una
conexin a Internet as como acceso a un servidor de correo que enve su correo.
El protocolo estndar utilizado para enviar correo electrnico en Internet se llama SMTP,
(Simple Mail Transfer Protocol o Protocolo Simple de Transferencia de Correo). Funciona en
conjuncin con servidores POP (Post Office Protocol o Protocolo de Oficina de Correos).
Cuando enva un mensaje de correo electrnico, su ordenador lo dirige hacia un servidor
SMTP. El servidor mira la direccin de correo electrnico (similar a la direccin en un sobre) y lo
reenva al servidor de correo de destino, donde es almacenado en un buzn POP hasta que el
destinatario lo recoja.

Cuestin de espacio y trfico

Al igual que un archivo o carpeta ocupa cierto espacio (medido en Kb, Mb, etc.) en el disco
duro de nuestro ordenador, cualquier pgina web del mundo ocupa un espacio en la memoria
de un ordenador o servidor que es el que la sirve, es decir, permite que la visualicemos a
travs de internet. Cualquier usuario que quiera tener una pgina web debe disponer de un
espacio en un ordenador preparado para servir pginas con seguridad y conectado las 24
horas del da los 365 das del ao, as que la prctica habitual es pagar a empresas que
ofrecen estos servicios de alojamiento web, es decir, el espacio en internet cuesta dinero, por lo
que hemos de hacer siempre lo que est en nuestra mano por economizarlo. Como veremos,
esto atae tambin al correo electrnico.
Por otro lado, cada vez que visualizamos una pgina web o descargamos un mensaje de
correo electrnico estamos realizando una transferencia de datos, es decir, estamos generando
trfico web y ocupando as una porcin de lo que se denomina ancho de banda, que en la
mayor parte de los servidores est ms o menos limitado segn los servicios contratados.
Adems, un excesivo volumen de trfico puede ralentizar e incluso bloquear el correcto
funcionamiento de un sitio web. Los mensajes de email se van distribuyendo segn son
enviados, pero si se crea una gran carga sobre el servidor los mensajes no se repartirn
fluidamente y generarn una cola de correo que retrasar su distribucin.
Por lo tanto, si no se lleva a cabo una poltica correcta con el email, ste puede llegar a
consumir una parte excesiva de los recursos contratados para un determinado sitio web, lo cual
no es en absoluto necesario ni recomendable.

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Recomendaciones para un uso adecuado del correo electrnico

1. Consultar peridicamente la cuenta
Cada vez que creamos una cuenta de email lo que hacemos es habilitar un espacio o buzn
POP donde poder almacenar el correo dirigido a esa cuenta hasta que el usuario elimine ese
mensaje o lo descargue localmente en su ordenador a travs de un programa gestor de correo
(Outlook Express es el ms popular). Normalmente, estos buzones se crean con una capacidad
mxima de 10 Mb, aunque esta cantidad puede variarse. En cualquier caso, si un buzn llega a
llenarse, es decir, completa sus 10 Mb de capacidad, dejar de recibir mensajes y comenzar a
devolverlos a los remitentes respectivos.
Por lo tanto, la principal tarea a la hora de gestionar una cuenta de email es descargar el
correo con una periodicidad frecuente, con el fin de evitar que el buzn se llene.
2. Limitar el uso del Webmail
Webmail es un servicio que nos permite utilizar el email a travs de la propia web, es decir, sin
descargar el correo electrnico localmente. Es el sistema empleado por la mayora de servicios
de email gratuito (Hotmail, Yahoo, Gmail). Tiene la ventaja de que se puede consultar desde
cualquier ordenador conectado a Internet sin necesidad de otros programas auxiliares como
Outlook, pero tambin presenta otras caractersticas que hacen que no sea la opcin ms
adecuada para la mayora de los casos:
En primer lugar, cuando consultamos nuestra cuenta a travs de webmail los mensajes
no se descargan localmente, sino que siguen estando en el servidor virtual (es decir,
ocupando espacio en Internet), lo cual limita su capacidad a las mencionadas 10 Mb
que se asignan normalmente como espacio virtual a cada buzn.
Cuando empleamos Webmail tenemos que tener en cuenta que los mensajes pueden
no estar almacenados solamente en la denominada Bandeja de entrada (inbox). Si
escribimos mensajes desde Webmail, stos tambin se almacenarn en una carpeta
de Elementos enviados virtual. Adems, cuando eliminamos un mensaje, ste no
desaparecer del servidor inmediatamente sino que ir tambin a otra carpeta virtual
Papelera de reciclaje, de donde debemos eliminarlos definitivamente. Es decir, que
aunque nuestra Bandeja de entrada de mensajes aparezca vaca, la cuenta puede
igualmente estar llena.
Finalmente, como se ha indicado, este servicio permite mantener slo una limitada
cantidad de email, por lo que recomendamos no hacer un uso exclusivo de l, sino
que se utilice como un complemento del uso normal a travs de Outlook Express
para aquellas ocasiones (viajes, trabajo en casa, etc.) en las que se nos haga
indispensable acceder a nuestra cuenta desde un ordenador que no es el habitual y
borrar a menudo carpetas y papeleras.

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3. Reducir el tamao de los archivos adjuntos

Los adjuntos son aquellos ficheros digitales que se envan junto con un determinado mensaje
de email. Si bien un mensaje de texto apenas tendr un tamao de un par de Kb, un adjunto,
por el contrario, podra tener cualquier tamao, incluso varias Mb. Cuando enviamos un archivo
adjunto debemos procurar que ste no tenga un tamao excesivo con el fin de no saturar
mucho el trfico. Una recomendacin bsica es enviarlos comprimidos en .zip. Otra
recomendacin sera no abusar del envo y reenvo de adjuntos, ya que la abundancia de
stos hace que los buzones se bloqueen y se llenen muy pronto. Las felicitaciones navideas y
divertimentos en Power Point reenviados han ralentizado a veces los servidores en cuestin de
horas.
4. Limitar la opcin Copia de los mensajes en el servidor
Cuando descargamos el correo a travs de Outlook Express u otro programa de correo, lo que
hacemos es sacarlo del disco virtual (de Internet) y guardarlo en nuestro disco duro. Por lo
tanto, lo que hacemos es vaciar el buzn POP, de modo que si accedemos a l a travs de
webmail podremos comprobar que los mensajes ya no estn all. Outlook tiene sin embargo
una opcin que permite guardar una copia de los mensajes en el servidor, es decir, los
mensajes seguirn almacenados en el servidor virtual aunque los descarguemos. Esta opcin
presenta los mismo inconvenientes que el uso exclusivo de Webmail (el buzn se llenar
pronto y habr que eliminar mensajes). Si queremos utilizar esta opcin (para una cuenta que
debe consultarse desde dos ordenadores diferentes, por ejemplo) recomendamos que se
limite temporalmente (Outlook Express y otros programas de correo permiten establecer un
periodo de tiempo transcurrido el cual se borrarn los mensajes ya descargados.)

5. Utilizar filtros anti-Spam

Se denomina Spam al correo publicitario no solicitado, tambin llamado correo basura. Esta
prctica est muy extendida pero a la vez es muy perseguida en Internet, por lo que debemos
emplear los medios a nuestro alcance para luchar contra sus efectos y por supuesto, para no
incurrir en ella.
Lo primero a tener en cuenta es el hecho de que si enviamos email publicitario no autorizado
podemos pasar a formar parte de una de las muchas listas negras de spammers que existen en
la red. Desde este momento, muchos filtros y sistemas anti-spam vetaran todos nuestros
envos desde esa cuenta.
Aunque el propio servidor cuenta con un filtro anti-spam, es conveniente tener instalado
alguno localmente. Sin embargo hemos de tener en cuenta que estos sistemas no son 100%
infalibles y a veces los filtros anti-spam pueden impedir la recepcin de emails que no son
tales. Los usuarios que detecten cualquier incidencia de este tipo deben comunicarlo a los
administradores del sitio (XL internet; xli@xli.net).

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6. No utilizar adjuntos en mensajes a listas de correo

Las listas de correo permiten enviar de una sola vez un mensaje a un nmero indeterminado de
direcciones suscritas a la misma. Si utilizamos este tipo de listas, no debemos enviar en los
mensajes o circulares ficheros adjuntos de gran tamao. Un envo de un mensaje muy
pesado a una lista con un nmero significativo de direcciones crear una carga tal que podra
llegar a bloquear el servidor, generando una gran cola de correos cuyo reparto sera muy lento
y dificultoso.

Recomendaciones especiales para el envo de circulares a gran nmero

de usuarios (correos promocionales, felicitaciones navideas, chistes...)
Salvo que usted forme parte del grupo minoritario de pymes o entidades que disponen de
servidor propio, lo ms comn es que sea usted un cliente de alojamiento que comparte disco
duro con otros. Como bien sabe, eso le permite disfrutar a bajo precio de excelentes
prestaciones: usted tiene total autonoma sobre su sede web y su correo y comparte software
muy necesario estadsticas de uso del web, gestor de correo a travs de web,
autorrespondedores, listas de correo, motor de bases de datos, filtros, etc.-. Adems, esa
circunstancia no le impide crecer, tanto en espacio reservado para memoria como en
transferencia de datos, a medida que sus necesidades con respecto a Internet aumenten.
En algunos momentos del ao, por ejemplo, las Navidades, se realizan envos masivos de
circulares y postales navideas a los clientes habituales y se multiplican descontroladamente
los procesos solicitados simultneamente al servidor, llegando a dificultar su normal
funcionamiento.
Tres recomendaciones para impedir cadas que a nadie benefician:
Una, eliminar mensajes masivos innecesarios a travs de servidores destinados al trabajo.
Dos, bajar sensiblemente el peso de sus mensajes (ver antes, puntos 3 y 6).
Y tres, hacer los envos escalonadamente, por ejemplo, de 300 en 300, cada media hora.

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