ESTUDIO TECNICO DE FACTIBILIDAD ETF-010-2015-H A. Objetivo del estudio El presente Estudio Técnico se realiza con base a las responsabilidades de este departamento segiin la normativa de la Contraloria General de la Repiiblica y el Reglamento de Normas y Politicas en Teenologias de Informacién de la Direccién Nacional de Desarrollo de la Comunidad, y tiene como objetivo analizar y fundamentar la “Reparacién de Impresoras”, para cubrir las necesidades de impresién de los Departamentos de la institucién que tienen un alto volumen en cuanto a impresiones y asi fortalecer el accionar institucional para con el movimiento comunal, B. Aleance y Naturaleza La naturaleza del Estudio corresponde a una de las responsabilidades adquiridas por este departamento en materia de Tecnologia de Informacién, especificamente a la puesta en operacién de hardware de impresién (Impresoras Laser de Alto Rendimiento para DINADECO), el mismo contempla las siguientes actividades: ‘+ Anélisis de la necesidad detectada de equipo de impresién de alto rendimiento, de manera que se pueda realizar la adquisicién del mejor equipo que responda a criterios de razonabilidad en el precio, rendimiento, funcionalidad y economia, entre otros; con el objetivo de fortalecer la gestidn institucional a través de las diferentes instancias administrativas. * Anilisis de factor econdmico y estudio de mercado, de manera que se tenga un amplio criterio a la hora de realizar la mejor Seleccién y asf poder determinar un precio razonable para dicha adquisicién, ‘© Analisis de la documentacién presentada por la empresa I.S. Productos de Oficina S.A. la cual posee los técnicos calificados segin aporta en la nota del fabricante, donde valida dicha afirmacién. C. Anilisis de Recursos Econémicos Disponibles La administracién cuenta con suficiente contenido presupuestario para hacerle frente a la adquisicién del equipo requerido, segin certificacién emitida por el Departamento Financiero Contable N° 021-15, y correspondiente a la subpartida presupuestaria 1.08.08 (Mantenimiento y Reparacién de Equipo de Cémputo y Sistemas de Informacién). Elaborado por Antonio Cordero V. 2015ESTUDIO TECNICO DE FACTIBILIDAD ETF-010-2015-H D. Justificacién de la Reparacién La institucién cuenta con diversos equipos como impresoras que por el uso cotidiano requiere de la jposibilidad de realizar mantenimiento preventivo y correctivo, lo cual es indispensable para su correcto funcionamiento, maxime cuando se trata de impresién de informes de auditoria, certificaciones de lnersoneria juridica, etc., de manera tal que se debe contar con el respaldo adecuado para ofrecer el pervicio, sin contratiempos. ‘Por otro lado se tiene la implementacién y operacionalizacién del sistema Nacional de Registro de Asociaciones, el cual debe funcionar de manera adecuada y con los cambios en la legislacién 0 solicitudes de algunas instituciones que hacen uso de los datos de DINADECO, se debe tener la posibilidad de realizar ajustes al mismo, de manera que permita integrarse a los sistemas de informacién a nivel nacional y ofrecer exactitud en los datos que contiene, de esta manera se req contar con el equipo necesario para hacerle frente a las exigencias de la dirigencia comunal. ,DINADECO, requiere garantizar el buen funcionamiento y desarrollo de sus actividades para lo cual |demanda de los equipos de cémputo como herramienta de trabajo que le permite la sistematizacién de {lu informacidn, elaboracién de documentos ¢ informes, registro de operaciones presupuestales, \contables y financieras, digitalizacién de datos y archivos, comunicacién via Internet ¢ intranet y la principal caracteristica en la actualidad es la impresién de informes y documentos. | Ademas de lo anterior, es obligacién de la entidad propender por el buen estado y mantenimiento adecuado de los equipos y proveer un soporte técnico y tecnolégico adecuado y oportuno en el manejo del hardware lo que incluye el mantenimiento preventivo y corrective de los equipos de cémputo e fnpssons con objeto de mantener en condiciones éptimas de funcionamiento estos equipos, raz6n por la cual el mantenimiento que se pretende contratar ademés de encontrarse registrado en el presupuesto jo Ja institucién, es insumo de primer orden en el desarrollo de las actividades de las instancias de DINADECO. En la actualidad en la institucién se encuentran instancias administrativas que necesitan de equipo robusto de impresién, los cuales por la naturaleza de sus funciones requieren la constante y voluminosa emisién de documentos, asi como de copias de igualmente gran cantidad de informacién escrita; siendo que como parte de la naturaleza de sus funciones requieren imprimir altos voliimenes de documentos ules como: planillas para el giro de recursos econémicos, informes presupuestarios, boletas de pago, Jintormes de Auditoria y Estudios Especiales solicitados por la Direccién Nacional; asi como de copiado de documentos varios como: libros de actas, certificaciones de cédulas juridicas, facturas de bienes y servicios, disposiciones y jurisprudencia emitida por la Contraloria General de la Repiiblica y ' instancias con potestad de fiscalizacién, etc. | Lo anterior en aras de mejorar el servicio prestado al movimiento comunal y en fiel acatamiento a la Ley Sobre Desarrollo de la Comunidad N° 3859, el Plan Nacional de Desarrollo y el Plan Anual ‘Operativo. I-laborado por Antonio Cordero V. 2015Dentro de las razones que igualmente justifican la adqu siguientes: ESTUDIO TECNICO DE FACTIBILIDAD ETF-010-2015-H_ icién de este tipo de equipo, se cuentan las a) La apremiante necesidad de contar con recursos tecnologicos de vanguardia, capaces de dar los adecuados servicios tanto de impresién bajo estindares de calidad, cantidad, tiempo de impresién; como de copia de documentos varios. b) Prestacién de servicio a la dirigencia comunales en Jo que respecta a la provision de documentos que su interés, tales como: Informes de Auditoria, Estudios Espaciales, copia de documentos y disposiciones emitidas por la Direccién Nacional, la Contraloria General de la Repiiblica y demas instancias fiscalizadoras, entre otros. ©) Maximizacién de los recursos institucionales con base en la cantidad de usuarios del equipo. siendo que este tipo de impresoras pueden conectarse en red con alrededor de 500 a 1000 computadoras, lo que permite disminuir el despilfarro de toner, al impresoras por usuario. isminuir la cantidad de ‘Ademés la institucién obtiene ventajas en eficiencia y transparencia a la hora de realizar tramite de impres control, disminuyendo la posibilidad de extravio de cualquiera de ellos. in en el sitio, mediante la adecuada custodia de los documentos que se mantienen en estricto De igual forma, se hace necesario cumplir con el requerimiento de contar con servicios de informacién y documenta efectivo y centralizado de la produccién documenta que hasta la fecha se encuentran dispersos en la Institucién. E. Anilisis Costo / Beneficio El retorno de la inversién se tendrd en poco tiempo, ya que si se cuenta con el equipo de impresion en buenas condiciones se tendra una notable mejora en los servicios ofrecidos por DINADECO, siendo {que se contard con equipos de impresién que cumplan con los requetimientos tanto internos como extermos, Elaborado por Antonio Cordero V. 2015 n expeditos, oportunos y precisos para la toma de decisiones, asi como con un controlESTUDIO TECNICO DE FACTIBILIDAD ETF-010-2015-H F. Deseripeién del Equipo a reparar Impresoras Multifuncionales departamentales Marea Modelo Serie Patrimonio Ryooera FS-1135, NWw23X08I2T 0205-2456 Kyocera FS-1370. (9652640027, (0203-2190 Kyocera KM.2810 XVN0GI0013, (0203-0588 Kyocera KM-2810 XVN0310000 (0203-0592 Kyocera KM.2810 XWN03 10004 (0203-0593 Kyocera KM-2810 XWNO310005 (0203-0595 Kyocera KM-2810 XVN9Z08029, (0203-1094, “Kyocera KM-2810 XVNIV39775 (0203-2176 Kyocera KM-2810 XVN0310009 (0203-0589 Kyocera. KM.2810 XVNIY38740, (0203-2182 Kyocera KM-2810 ‘XVN0301572 (0203-0587 Kyocera KM-2810 ES22KPOLO (0203-0590 Kyocera. KM-2810 XVNO3IO131 (0203-0591 ‘Kyocera KM-2810_ XVN9ZO7S30. (0203-0597 Kyocera KM-2810 XVN9Z07532, (0203-0594 Kyocera KM-3060 (QBG8607202, 2551676 [Kyocera KM-3060 (QBGR607194 2551678 Conclusiones + La institucién cuenta con el recurso econémico suficiente para hacerle frente a la reparacién de dicho equipo. © Por otra parte como se expuso en el apartado de costo contra beneficios, se tiene que aparte de Ja velocidad de impresién, el costo por impresién se reduce notablemente en comparacién con otros equipos que realizan las mismas funciones. © Que la Administracién requiere la reparacién de 17 impresoras marca Kyocera, las cuales deben ser manipuladas por una empresa autorizada por el fabricante, con la finalidad de garantizarnos el respaldo técnico en el servicio. En raz6n de lo anterior esta Instancia Técnica efectué una investigacién con algunos proveedores que se encuentren en la capacidad de brindar el servi especificamente en cuanto a experiencia y técnicos certificados por el fabricante. © Del anterior andlisis se obtuvo como resultado que la empresa IS PRODUCTOS DE OFICINA aporta las certificaciones del caso en las cuales se acredita tanto la experiencia como la icacién de los técnicos, ademas de ser la ‘inica empresa en el mercado que cuenta con técnicos certificados por la marca Kyocera, segiin los anexos que adjunto. © Con base en los documentos aportados se tiene que la empresa 1.S.Producos de Oficina S.A., cuenta con el taller certificado por el fabricante de los equipos a reparar (KYOCERA Document Solutions America Inc.). Elaborado por Antonio Cordero V. 2015ESTUDIO TECNICO DE FACTIBILIDAD ETF-010-2015-H ‘* En la documentacién presentada, se tiene la certificacién de la empresa I.S.Producos de Oficina S.A., donde se puede establecer que el Departamento de Servicio de ILS. es un centro autorizado en Costa Rica para brindar la garantia de fabrica de los equipos que se deben reparar y que sus técnicos han recibido las certificaciones del fabricante, destacandose el uso de procedimientos y herramientas especializadas para la reparacién requerida, ademés de aportar los nombres de los. técnicos capacitados para dicha labor. ‘© Es importante considerar que con base a la documentacién presentada se pueda realizar una contratacién con la empresa 1.$.Producos de Oficina S.A. para garantizar el respaldo del fabricante, mencionado en la nota del Anexo 1. Elaborado por Antonio Cordero V. 2015,ESTUDIO TECNICO DE FACTIBILIDAD ETF-010-2015-H Anexo (Certificacién del Fabricante) laborado por Antonio Cordero V. 2015KYOCERA Document Solutions America, Inc. KY oO C E Rad Latin American Division £240 NW. 52nd Terace Dawson Bulking, Suite 301 Miami, FL 33166 Phone: (305) 421-6640 Fax: (905) 421-6666 80 de octubre de 2015 Sefiores DIRECCION NACIONAL DE DESARROLLO DE LA COMUNIDAD (DINADECO Presente Estimados Sefiores: KYOCERA Document Solutions América, Inc., certifica que “IS. PRODUCTOS DE OFICINA C.A., S.A”, es distribuidor directo autorizado para Costa Rica desde 1985 en la venta de copiadoras e impresoras laser, estando calificados para la comercializacién de nuestros equipos, asi como repuestos y suministros originales para los mismos. KYOCERA Document Solutions America, Inc., certiica que el DEPARTAMENTO DE SERVICIO DE "1.S. PRODUCTOS DE OFICINAC.A., S.A." es Centro de Servicio Autorizado en Costa Rica para brindar la garantia de fabrica as{ como el servicio de mantenimiento Preventivo y corrective Ademas, la garantia de los equipos puede ser brindada por este Centro Autorizado de Servicio. ‘Esto debido a la capacitacién que sus técnicos reciben irectamente de nosotros, la disponibilidad de herramientas adecuadas para realizar la labor, y una comunicacién en linea con nuestros ingenieros de fabrica, asi como un stock de repuestos adecuado, KYOCERA Document Solutions América, Inc., certifica que “l.S. PRODUCTOS DE OFICINA C.A,, S.A", cuenta con los sefiores Rafael Coto Bejarano, Marvin Figueroa Brenes, Miguel Vargas Solano, Fausto Aguilar Sandi, Marvin Badilla, José Oconitrilo, Raymond Rojas, Roy Aguilar, Marco Valverde, Femando Araya, German Avila y Deybid Montenegro, quienes son técnicos certficados, especializados y capacitados por nuestra parte de los equipos que KYOCERA Document Solutions Amércica ofrece en Costa Rica. Cualquier inquietud puede comunicar al teléfono (305) 421-6640. Atentamente, Vicepresidente de Ventas Division de Latinoamérica KYOCERA Document Solutions America, Inc. State of Florida, Miami Dade County ‘Sworn to and subscribed before me by Carlos Seijas|this 30" day of October 2015 My contnission expres August 3, 2016 Personaly known JEANNETTE Y PAREDES s ae MY COMMISSION # EE220505ew oto | KYOCERA ieee peace Dawson Bulan, Suto $01 ‘Miami, FL33166 Phone: (305) 42-6640 Fax: (305) 421-6068 Miami, Florida 8 de agosto de 2015 AQUIEN INTERESE Estimados Sefiores’ KYOCERA Document Solutions América, Inc., certifica que “lS. PRODUCTOS DE OFICINA C.A., S. A.", es distribuidor directo autorizado para Costa Rica desde 1985 en la venta de copiadoras ¢ impresoras ldser, estando calificados para la comercializacién de nuestros equipos, asi como repuestos y suministros originales para los mismos. KYOCERA Document Solutions America, Inc., certifica que el DEPARTAMENTO DE SERVICIO DE "I.S. PRODUCTOS DE OFICINA C.A., S.A.” es Centro de Servicio Autorizado en Costa Rica para brindar la garantia de fabrica asi como el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo Ademés, la garantia de los equipos puede ser brindada por este Centro Autorizado de Servicio. Esto debido a la capacitacién que sus técnicos ‘reciben directamente de nosotros, la disponibilidad de herramientas adecuadas para realizar la labor, y una comunicacién en linea con nuestros ingenieros de fabrica, asi como un stock de repuestos adecuado. KYOCERA Document Solutions América, Inc., certifica que "IS. PRODUCTOS DE | OFICINA C.A., S. A.”, cuenta con los sefiores Norman Agiero Fallas, Rafael Coto Bejarano, Marvin Figueroa Brenes, Miguel Vargas Solano, Fausto Aguilar Sandi, Marvin Badilla, Daniel Quesada, Henry Angulo, José Ocoritrillo, Raymond Rojas, Roy Aguilar, Jorge Aguilar y Marco Valverde, quienes son técnicos ceriificados, especializados y capacitados por nuestra parte de los equipos ofertados en Costa Rica. ‘Ademés, el tiempo de garantia que IS. PRODUCTOS DE OFICINA, ofrece en nuestros equipos serd efectivo por dicha empresa y respaldado por nosotros. Manifestamos que KYOCERA Document Solutions America Inc., es certificada ISO | 9001, nuestras plantas industriales son certificadas ISO 14001, por lo que nuestros equipos poseen certificaciones de calidad internacional. KYOCERA Document Solutions America Inc., declara bajo fe de juramento que: Los equipos ofrecidos son totalmente nuevos, no contienen piezas recicladas o reajustadas y estén vigentes en el mercado. Los materiales utiizados en el embalaje 0 empaque que utilizan todos los equipos KYOCERA, son reciclables al 100%, por lo siguiente: |we oo9! KYOCERA a Dawson Buling, Sule 301 | ‘Mia, FL 33168 Phone: (306) 421-8640 Fax: (305) 421-6868 Los componentes utilizados en los mismos son hechos de papel reciclado prensado los cuales son biodegradables en el medio ambiente no causando impacto en el | mismo y la tinta que es utilizada en los rotulados esta hecha sin ningun componente | t6xico, por lo que al diluirse no afectan el medio ambiente. | Todas las cubiertas plasticas de nuestros equipos son hechas de plasticos 100% reciclables creados con materiales que al ser refundidos no emiten ningun tipo de gas toxico. Todos los circuitos de nuestros equipos son 100%, porque cumplen con la norma ROHS. Todos los componentes internos han sido disefiados de forma que los elementos | plasticos y los elementos metdlicos no son fundidos entre si para de este modo facilitar su separaci6n con efectos de reciclaje. Todos los equipos KYOCERA son fabricados de acuerdo con la norma de calidad ISO 9001:2008 y la norma medioambiental ISO 14001:2004, Todos los equipos KYOCERA, estan certificados por la norma UL (Underwriters Laboratories Inc.) | Todos los equipos KYOCERA, cumplen con la certificacién Energy Star, ofreciendo un menor consumo energético posible en los mismos. Cualquier inquietud puede comunicar al teléfono (305) 421-6640. Atentamente, Carlos Seljas ~ Vicepresidente de Ventas Divisién de Latinoamérica | KYOCERA Document Solutions America, Inc. State of Florida, Miami Dade County ‘Swomn to and subscribed before me by Carlos, Solis this 3° day pt August 20 f x \ Gray | Wovaiy PUole State of Fond My conjmisson exprge Augist 9, 2016 Personplly known_./ JEANNETTE Y PARE DE 'Y COMMISSION # EEZ2>4 EXPIRES August 03,205 9 __pantaliangevc em