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PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

PROCEDIMIENTO: GESTIN ESTRATGICA Y


PLANES INSTITUCIONALES

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1. OBJETIVO
Definir estrategias y lneas de accin que den rumbo y destino a la entidad, con el fin de cumplir
con la plataforma estratgica institucional.
2. ALCANCE
Inicia desde el anlisis del contexto estratgico, la formulacin y/o actualizacin del plan
estratgico, a partir de los programas, proyectos y/o lineamientos del plan de desarrollo vigente o
de la entidad; incluye la formulacin de planes institucionales, su gestin, consolidacin y
seguimiento y su evaluacin que sirve para definir acciones de mejora.
3. INSUMOS
Lineamientos Secretara General, Secretara Distrital de Cultura, Recreacin y Deporte, Secretara
Distrital de Planeacin.
Planes estratgicos aos anteriores.
Lineamientos de la Direccin General del IDPC.
Programas y proyectos.
Plan de desarrollo vigente.
Contexto estratgico o Anlisis DOFA.
4. PRODUCTOS Y/O INFORMACIN SECUNDARIA
Plan estratgico actualizado.
Planes institucionales.
5. NORMAS O REQUISITOS LEGALES
Consultar normograma.
6. TRMINOS Y DEFINICIONES
Direccionamiento estratgico: conjunto de instrucciones, pautas o criterios establecidos por la
Alta Direccin para el logro de los objetivos y metas de la Entidad.
DOFA: es una herramienta que permite a la entidad trabajar con toda la informacin para detectar
debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas.
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Estrategia: Las estrategias son pautas generales que orientan la posterior planificacin operativa,
surgidas dentro de y tendientes a un proceso acorde al marco conceptual del desarrollo,
tendientes a acercarnos a la visin, que permitan el mximo grado de cumplimiento de la misin,
dentro de un contexto posible.
Gestin estratgica: La gestin estratgica permite realizar un modelamiento del desempeo
global de la entidad, es un proceso que apunta a la eficacia, integrando la planificacin estratgica
(Ms comprometida con la eficiencia) con todo el Sistema Integrado de Gestin, a la vez
responsabiliza al nivel directivo por el desarrollo e implementacin de estrategias encaminadas al
fortalecimiento de la gestin institucional.
Misin: Es la razn de ser de la entidad, el motivo por el cual existe. As mismo es la
determinacin de las funciones bsicas que la empresa va a desempear en un entorno
determinado para conseguir tal misin.
En la misin se define la necesidad a satisfacer, los clientes a alcanzar, productos y servicios a
ofertar.
Meta: La meta se puede entender como la expresin de un objetivo en trminos cuantitativos y
cualitativos. Las metas son como los procesos que se deben seguir y terminar para poder llegar al
objetivo.
Objetivo: Un objetivo es una meta o finalidad a cumplir para la que se disponen medios
determinados.
Plan de accin: Los planes de accin son instrumentos gerenciales de programacin y control de
la ejecucin anual de los proyectos y actividades que deben llevar a cabo las dependencias para
dar cumplimiento a las estrategias y proyectos establecidos en el Plan Estratgico.
En general, los planes se estructuran principalmente mediante proyectos de inversin, sin
embargo, un plan debe contener tambin, el desarrollo de las tareas especficas (Planes
operativos).
Plan de Desarrollo: Lineamientos rectores para los cuales se fijan los grandes objetivos y las
prioridades que permiten enfrentar y superar los problemas y demandas sociales, polticas y
econmicas. Adems es el instrumento flexible para hacer coherentes las acciones del sector
pblico, crear el marco que induzca y concert la accin social o privada y coordine la accin
intergubernamental. Este puede ser segn su jurisdiccin, municipal, estatal o nacional.
Plan Estratgico: Es un documento oficial en el que los responsables de una organizacin
(empresarial, institucional, no gubernamental) reflejan cual ser la estrategia a seguir por la
organizacin en el mediano plazo. Por ello, un plan estratgico se establece generalmente con
una vigencia que oscila entre 1 y 4 aos
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Planificacin Estratgica: se orienta a la eficacia, es decir a maximizar los resultados y el


impacto en direccin al cumplimiento de la misin institucional. Se ocupa mayormente del objeto, y
de los resultados.
Planificacin Operativa: se orienta a la eficiencia, es decir a organizar adecuadamente los
recursos de la organizacin. Trata de maximizar la relacin resultado / recursos.
POAI: Plan Operativo Anual de Inversin, es un componente del sistema presupuestal que indica
la inversin directa e indirecta y los proyectos a ejecutar, clasificados por sectores, organismos,
entidades, programas y regiones. Adicionalmente, define para cada proyecto las vigencias
comprometidas especificando su valor y teniendo en cuenta el origen de las fuentes de
financiacin y el destino de los recursos. Este plan se elabora tomando como bases los
estimativos fijados en el plan financiero y las cuotas preliminares de inversin. Sirve de base para
elaborar el proyecto de presupuesto.
Polticas: Las polticas son guas para orientar la accin; son lineamientos generales a observar
en la toma de decisiones, sobre algn problema que se repite una y otra vez dentro de una
organizacin.
En este sentido, las polticas son criterios generales de ejecucin que auxilian al logro de los
objetivos y facilitan la implementacin de las estrategias.
SDP: Secretara Distrital de Planeacin.
Seguimiento: Accin que facilita que en un momento determinado se pueda evaluar el avance del
proyecto y si es necesario implementar acciones para terminar agilizar su ejecucin.
SEGPLAN: Seguimiento al Plan de Desarrollo Distrital (En las entidades se hace seguimiento a
los planes de inversin).
Valores: los valores son principios que permiten orientar el comportamiento, son creencias
fundamentales que ayudan a preferir, apreciar y elegir unas cosas en lugar de otras, o un
comportamiento en lugar de otro. Tambin son fuente de satisfaccin y plenitud.
Visin: La visin es la expresin explcita de un futuro deseado, difcil pero no imposible, basado
en valores compartidos y dentro de las tendencias probables, que la organizacin trata de
contribuir a crear.
La visin de la comunidad o sociedad
transformada
La visin tiene dos fases:
La visin del desarrollo institucional
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7. CONDICIONES GENERALES
Se debe monitorear de forma permanente el cumplimiento de los elementos de la
plataforma estratgica (Misin, Visin, Polticas, Objetivos, valores) y realizar las
actualizaciones a que haya lugar.

La informacin para el seguimiento del Plan de Accin por parte de la


Subdireccin General, debe ser reportada por todas las dependencias de forma
trimestral.
Las reas misionales realizan un reporte mes a mes del cumplimiento de las
metas plan (Plan de Desarrollo vigente); las reas de apoyo entregan
trimestralmente el autoseguimiento al plan de accin definido.

8. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

Actividad
(Diagrama de Flujo)

Descripcin de la actividad

Responsable

Documento o
Registro

Inicio del procedimiento

Inicio

Para la definicin de la gestin estratgica,


se tiene en cuenta los lineamientos del
plan de desarrollo vigente, los lineamientos
del sector o las necesidades de la entidad
para el desarrollo de un contexto
estratgico que le permita tomar acciones
de mejora y formular estrategias para la
mejora continua de la entidad.

Realizar diagnstico

Direccin
General
Subdirectores
Asesores

Actas
Resultado del
contexto
estratgico

1
En el desarrollo del contexto estratgico se
debe realizar un diagnstico de la entidad
a partir de un anlisis DOFA, realizacin de
talleres
con
toda
la
comunidad
institucional, revisin de informes y
evaluaciones que permitan conocer el
estado actual de la entidad y definir o
actualizar la plataforma estratgica.
Se coordinan las reuniones para consultar
y consensuar la actualizacin y/o
formulacin
de
los
elementos
de
direccionamiento estratgico
(Misin,
visin, polticas, objetivos, estrategias y
valores)

Coordinar reuniones
2

Subdirector
General
equipo
trabajo

Actas
y
de

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Actividad
(Diagrama de Flujo)
2

Consolidar
documento de PE

Descripcin de la actividad

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Responsable

Definidos y aprobados los elementos de Subdirector


Direccionamiento estratgico por parte del General
Comit Directivo, se consolida el equipo
documento de Plan estratgico.
trabajo

Documento o
Registro

Plan estratgico
y borrador
de

Una vez revisado el plan estratgico se


aprueba el documento final.
4

Comit Directivo Resolucin del


Junta Directiva
plan estratgico.
Acuerdo de
Subdirector
expedicin
Se realizan los ajustes a que haya lugar.
General
y Junta Directiva
equipo
de
trabajo
Se realiza la divulgacin del plan Subdirector
Registros de
estratgico con el apoyo del rea de General
y divulgacin
comunicaciones.
equipo
de
trabajo,
Comunicaciones
Informes
Se realiza el monitoreo permanente del
Subdirector
plan estratgico.
General
y
equipo
de
trabajo

Aprobar PE

Realizar divulgacin
del PE

Realizar monitoreo

Cuando se ha definido el plan estratgico,


la entidad desarrolla acciones para su
cumplimiento; para programar esas
acciones y verificar su cumplimiento, se
formulan planes institucionales.

Subdirector
General
equipo
trabajo

Con el plan estratgico que incluye


tambin los programas y proyectos que
adelanta la entidad; se elaboraran los
planes de accin de las dependencias, los
planes operativos de inversin, planes de
compras, planes financieros, entre otros.

Impartir
instrucciones
7

Para la formulacin de los planes


institucionales se imparten instrucciones
mediante l envi a las dependencias la
metodologa o lineamientos o se recibe de
las dependencias solicitudes para el
acompaamiento en la formulacin y
definicin de los planes a elaborar.

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Actividad
(Diagrama de Flujo)
3

8
Elaborar planes

Memorandos
y Correos
de electrnicos

Descripcin de la actividad

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Responsable

Se elaboran los planes necesarios segn Responsables


la
metodologa
diseada.
DE-I01 de procesos
Instructivo
para la
Formulacin
y
Seguimiento de los planes de Accin.

Documento o
Registro
Planes
formulados

Se revisa que los planes formulados estn


diseados conforme a la metodologa
establecida por la Subdireccin General
(Coherencia con las acciones a desarrollar
y objetivo del proceso).

Revisar planes
formulados

Subdirector
General
equipo
trabajo

Revisin de los
y planes,
de
Correos
electrnicos

Si se requiere ajustar o ampliar la


informacin del plan formulado se enva a
la dependencia para que realice los ajustes
correspondientes.

10

Existen los planes operativos que incluyen


las acciones y presupuestos para cada uno
de los proyectos de inversin.
Una vez aprobados los planes formulados
se divulgan a todos los responsables de
procesos y en los medios de comunicacin
dispuestos en la entidad (Pagina web,
intranet, correos electrnicos, comunicados
internos, entre otros)
Todos los planes se ejecutan de acuerdo
con la metodologa definida y dando
cumplimiento a metas y/o acciones
formuladas.
Se verifica el cumplimiento y la ejecucin
de los planes haciendo seguimiento a las
actividades y metas planteadas.

Divulgar planes

Ejecutar planes

11

12

Realizar seguimiento
a planes

13

Presentar informes

Se comunican las fechas de seguimiento.


El plan de inversin seguimiento mensual;
plan de accin seguimiento trimestral.
Se consolida la informacin que sirve de
insumo para la elaboracin y presentacin
al Comit Directivo los informes de avance
y cumplimiento en la gestin del IDPC.

Responsables
de procesos o
Subdireccin
General
y
equipo
de
comunicaciones
Responsables
de procesos
Subdirector
General
equipo
trabajo

Subdirector
General
equipo
trabajo

Registros de
divulgacin

Registros de
ejecucin

Seguimiento a
y planes
de

Informes
y
de

Fin del procedimiento

Fin

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9. CONTROL DE CAMBIOS

Versin

Fecha

10 de abril de 2013

Cambios realizados
Documento original

10. APROBACIN

Elabor y Valid

Apoy y Revis

Aprob

CATHERINE CIFUENTES G
Profesional Contratista SIG
SUBDIRECCIN GENERAL

NUBIA STELLA ZUBIETA VELA


Profesional Universitario
SUBDIRECCIN GENERAL

MIGUEL A HINCAPI TRIVIO


Subdirector General
SUBDIRECCIN GENERAL

CATHERINE CIFUENTES G
Profesional Contratista
SUBDIRECCIN GENERAL
-Original firmado en Subdireccin General-

Fecha: 27 diciembre de 2012

-Original firmado en Subdireccin General-

Fecha: 27 diciembre de 2012

-Original firmado en Subdireccin General-

Fecha: 10 de abril de 2013