26-4-2015

Jhon Alexander Aldana Mahecha

Jonathan Alexander Morcillo Ramos
David Camilo Polonia Losada
Andrs Daz

Contenido
Requisitos ............................................................................................................................................ 2
Requisitos Funcionales .................................................................................................................... 2
Requisitos No funcionales ............................................................................................................... 3
Diagramas de casos de uso ................................................................................................................. 4
Diagramas de Casos de uso extendidos .............................................................................................. 6
Diagrama De Clase ............................................................................................................................ 10
Diagramas De Estado ........................................................................................................................ 11
Diagramas De Actividades ................................................................................................................. 12
Marco de Responsabilidades ............................................................................................................ 14

Requisitos
Requisitos Funcionales
1. Logueo de usuario y contrasea en el cual se hace la validacin contra la base de datos si
este registrado le da acceso y si no saca mensaje que digite nuevamente usuario y
contrasea.

2. Uso de una metodologa de indexacin con la cual se pueda identificar cada uno de los
documentos que se digitalizacin y almacenan en el sistema de informacin para su
posterior consulta.

3. Crear una funcionalidad que permita consultar de forma gil y segura el estado de los
documentos y quien posee los documentos solicitados con el fin de mantener un control
en la integridad fsica de los mismos para en el caso que sea detectado que por la
ubicacin o uso se ha deteriorado el documento se tome las medidas correspondiente,
adems de la informacin del usuario o persona que tenga el documento o lo haya usado
para posibles recuperaciones.

4. Debe poseer un mdulo con la opcin de solicitar el envo del documento ya encontrado
para evitar el traslado de la persona que lo necesite este debe contener la ubicacin
bsica que es la direccin del envo y usuario que lo solicita adems de avisar s i el envo es
posible o se puede hacer en otras fechas.

5. Digitalizacin y validacin de documentos de usuarios que estn previamente registrados

para que sean almacenados en orden cronolgico y por prioridad de uso.

6. Generacin de reportes donde consolide los documentos digitalizados, documentos

faltantes y la documentacin completa de usuarios ya registrados, para inmediatamente
ser informados y relacionados a la dependencia correspondiente.

Requisitos No funcionales
1. Requisitos de rendimiento: La carga de trabajo del sistema va a ser media por su manejo
en los procesos de indexacin, radicacin y digitalizacin, el nmero de terminales las que
se necesiten, los usuarios tendrn restriccin en sus funciones segn el perfil o rol y las
transaccin es deben ser llevadas a cabo en un 100% con la variable del tiempo segn el
tipo de digitalizacin que se est realizando.
2. Seguridad: Se va a manejar con encriptacin de contraseas, las restricciones al sistema
las har el administrador el cual le va a definir los roles a cada usuario de la empresa para
su manejo en cuanto a consultas, modificacin, actualizacin y eliminacin.
3. El sistema se debe visualizar bien desde dispositivos mviles.

4. La interfaz debe manejar muy pocos botones para hacer la tarea de utilizarlo ms fcil no
sobrecargar la interfaz con funcionalidades si no hacerlo lo ms simple posible.

5. Tener la capacidad de almacenamiento suficiente para registrar documentacin necesaria

para cada usuario.

6. Los tiempos de respuesta de todos los servicios deben ser cortos para agilizar los procesos
de digitalizacin, validacin y consulta de la informacin almacenada.

Diagramas de casos de uso

Diagramas de Casos de uso extendidos

Informacin de Catalogacin
Proyecto

Administracin de Gestin Documental

Autor

David camilo Jhon Aldana Jonathan Morcillo

Versin

0.1

Estado de Desarrollo

Borrador / No revisado

Definicin del Caso de Uso

Cdigo

Caso de Uso - 01

Nombre

Realizar Transferencia de Dinero

Objetivo

Realizar la peticin y el envi del documento solicitado por el cliente a la direccin que este
necesite, solo si el documento no est digitalizado y no se pueda encontrar en el aplicativo web

Descripcin

El cliente realiza la bsqueda del documento para saber si este esta digitalizado, si no llega estar
se realiza la peticin que se le enve el documento solicitado.

Actores

Cliente

Condiciones
Necesarias

Es necesario buscar la disponibilidad del documento, verificacin del estado del documento y que
no se encuentre ya ocupado o no exista el documento, buscar un repartidor disponible para el
envi

Escenario
Principal

Escenario
Alternativo

1.
2.
3.
4.
5.

Solicitud del envi del documento.

Bsqueda del documento para saber que se encuentre en el sistema.
Verificacin del documento
Bsqueda del repartido para el envi
Registro del envi en el sistema

4a. verificacin de disponibilidad del repartidor.

4b. Cancelacin de envi repartidor no encontrado.

Escenarios de
Excepcin

2a. se cancela el envo porque el documento se encuentra daado.

3a. no se puede enviar el documento ya que es posible que el documento no tenga
informacin fiable
8. cancelacin del proceso por parte del usuario

Condicin de
xito

Que el documento llegue hacer registrado y enviado para el usuario

Cuestiones a
resolver

Envi de documento a cliente solicitado?

Informacin de Catalogacin
Proyecto

Administracin de Gestin Documental

Autor

David camilo Jhon Aldana Jonathan Morcillo

Versin

001

Estado de
Desarrollo

Borrador / No revisado

Definicin del Caso de Uso

Cdigo

Caso de Uso - 007

Nombre

Radicacin documentos

Objetivo

Realizar la radicacin de los documentos que se encuentra en el proceso de la digitalizacin

Descripcin

Redactar la subida del archivo en el sistema para tener un control histrico de este

Actores

Tcnico de digitalizacin, jefe de digitalizacin

Condiciones
Necesarias

Es necesario primero estar logueado para validar si el usuario puede realizar esta accin,
realizar el registro de la digitalizacin, radicar documento

Escenario
Principal

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Verificacin de logueo.
Bsqueda del documento para saber que se encuentre en el sistema.
Verificacin del documento.
Registro del documento en el sistema
Subida del documento al sistema
Radicado del documento.

Escenario
Alternativo

2a. No se encuentra el documento.

2b. Cancelacin del envi.
3a. validaciones del documento estado
3b. documento ocupado se cancela Digitalizacin.
4a. el registro no se puede realizar no conecta
5a. Cancelacin de la digitalizacin.

Escenarios de
Excepcin

6 validacin de la digitalizacin.
6b cancelacin dela digitalizacin no cumple parmetros

Condicin de
xito

Subir el documento al servidor de forma digital sin que este se pierda y sin ser cambiado

Cuestiones a
resolver

Una forma rpida de acceder a los documentos para la revisin de este en cualquier momento

Informacin de Catalogacin
Proyecto

Administracin de Gestin Documental

Autor

David camilo Jhon Aldana Jonathan Morcillo

Versin

001

Estado de
Desarrollo

Borrador / No revisado

Definicin del Caso de Uso

Cdigo

Caso de Uso - 001

Nombre

Digitalizacin documentos

Objetivo

Subir un archivo digital para que los usuarios puede acceder a l por medio de un servido de
archivos

Descripcin

Registra la accin que se est realizando con el documento

Actores

Tcnico de digitalizacin, jefe de digitalizacin, usuario

Condiciones
Necesarias

Es necesario primero estar logueado para validar si el usuario puede realizar esta accin,
realizar la radicacin, verificacin del estado de la radicacin

Escenario
Principal

1.
2.
3.
4.

Verificacin de logueo.
Bsqueda del documento para saber que se encuentre en el sistema.
Verificacin del documento.
Radicado del documento

Escenario
Alternativo

2a. No se encuentra el documento.

2b. Cancelacin del envi.
3a. validaciones del documento estado
3b. documento ocupado se cancela Digitalizacin.
4a. datos no aceptados
4b cancelado radicacin.
4c estado de la radicacin no permtete realizar modificacin.
4d cancelacin de la radicacin.

Escenarios de
Excepcin

5 validacin de la radicacin.
5b cancelacin dela radicacin no cumple parmetros

Condicin de
xito

Realizar el radicado del documento registrando los datos ms importantes para as

mantener una informacin correcta de los documentos

Cuestiones a
resolver

Mantener un histrico de proceso o acciones que se hallan hecho con el documento.

Informacin de Catalogacin
Proyecto

Administracin de Gestin Documental

Autor

David camilo Jhon Aldana Jonathan Morcillo

Versin

001

Estado de
Desarrollo

Borrador / No revisado

Definicin del Caso de Uso

Cdigo

Caso de Uso - 010

Nombre

Digitalizacin documentos

Objetivo

Codificacin de procesos y documentos digitalizados para consulta.

Descripcin

Codificar y clasificar las digitalizaciones realizadas de las radicaciones registradas en el sistema,

para facilitar consulta y estados de procesos.

Actores

Tcnico de documentacin, usuario

Condiciones
Necesarias

Es necesario primero estar logueado para validar si el usuario puede realizar esta accin,
realizar la radicacin, digitalizacin y su posterior indexacin para verificacin del estado de la
radicacin.

Escenario
Principal

1.
2.
3.
4.
5.

Verificacin de logueo.
Bsqueda del documento para saber que se encuentre en el sistema.
Verificacin del documento.
Radicado del documento
Registro de indexacin

Escenario
Alternativo

2a. No se encuentra el documento.

2b. No se encuentra radicado
3a. validaciones del documento estado
3b. documento ocupado se cancela Digitalizacin.
4a. datos no aceptados
4b cancelado radicacin.
4c estado de la radicacin no permtete realizar modificacin.
4d cancelacin de la radicacin.
4d Recuperacin de proceso de radicacin.
4e Se realiza nuevamente la bsqueda de documento

Escenarios de
Excepcin

5 validacin de la radicacin.
5b cancelacin dela radicacin no cumple parmetros

Condicin de
xito

Realizar la indexacin de la radicacin del documento registrando los datos ms importantes

para as mantener una informacin correcta de los documentos

Cuestiones a
resolver

Codificacin de radicacin para consultas y estados de procesos de digitalizacin.

Diagrama De Clase

Diagramas De Estado
Digitalizacin

Radicacin

Indexacin

Diagramas De Actividades
Digitalizacin

Marco de Responsabilidades
Digitalizacin