OFICINA DE RECURSOS HUMANOS DEL ESTADO LIBRE ASOCIADO. P.O. BOX 8476 San Juan, Puerto Rico 00910-8476 6 de agosto de 2004 MEMORANDO ESPECIAL NUM. 27-2004 Jefes de Administradores Individuales, Jefes de Agencias Excluidas de la Ley para la Administracion de Recursos Humanos en el Servicio Piiblico del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, Alcaldes y Presidentes de Legislaturas Municipales Carmen D. Rosario Morales Directora DISPOSICIONES FEDERALES REFERENTES AL PERSONAL EXENTO DE LA LEY FEDERAL DE NORMAS RAZONABLES DEL TRABAJO. I. Introduceién El préximo 23 de agosto de 2004 entrarda en vigor las enmiendas incorporadas al Reglamento 541, del “Code of Federal Regulation”, emitido al amparo de la Ley Federal de Normas Razonables del Trabajo (por sus siglas, FLSA), Dichas enmiendas tendrén el efecto de impactar los parémettos para la definiciéa de los términos ejecutivo, administrador y profesional. Las enmiendas incorperadas al referido Reglamento, aumentan el limite minimo de salario para que un empleado sea clasificado como exento a $23,660 anual, $1,971.66 mensual o $455 semanal. De otra parte, simplifica Ie eveluacién de funciones que debe realizar el patrono para clasificar tn empleado como exento. Las disposiciones de la referida Ley son de aplicacién a los empleados piiblicos de los Gobiernos Estatales y Municipales, al igual que su reglamentacion. Por esta razon se emite éte memorando, que tiene el propésito de oftecer informacién general sobre los nuevos requisitos que establece la referida Ley para que un empleado pueda ser considerado exento de sus disposiciones, de acuerdo a las finciones que ejerce y al salario que devenga, Ademés de offecer informacién general sobre la aplicabilidad de esta Ley, el pago de boras extras y el disfrute de tiempo compensatorio.mh Base Legal 29 Code of Federal Regulation part 541 (29 CFR $41), emitido al amparo de la Ley Federal de Normas Razonables del ‘Trabajo de 1938, segiin enmendada por la Ley Publica iim. 99-15 del 13 de noviembre de 1985. It. Tnforme Sobre Horas Extras A. Definiciones 1. Semana de trabajo — Se entender que la semana de trabajo es un perfodo regular y recurrente de 168 horas en siete (7) periodos consecutivos de 24 horas. La semana regular de trabajo para el Gobierno de Puerto Rico se ha establecido de domingo a s4bado, Para fines de cémputo de horas trabajadas, la semana cs la unidad bésica, 2. _ Horas trabajadas — Incluye todo el tiempo que se requiere & un empleado rendir servicio en el recinto de trebajo o en cualquier otro sitio designado y todo el tiempo que se le permita realizar trabajo, atin cuando no se le haya autorizado, 3. Horas extras —Para efectos de la FLSA, se consideran horas extras, todas las horas adicionales trabajadas en exceso de 40 horas en una semana regular de trabajo, Es importante sefialar que la FLSA no otorga compensacién extraordinaria por trabajo realizado durante sébado, domingo, dias feriados o dia regular de descanso si no ha trabajado en exceso de la jornada semanal dispuesta. Tiempo compensatorio La FLSA pemnite que los empleados pdblicos acumulen tiempo compensatorio a razén de tiempo y medio, en vez de recibir paga en efectivo por €l tiempo extra trabajado. ‘Una entidad gubernamental puede proveer tiempo compensatorio cuando es acordado mediante convenio colective o establecido por ley o reglamento, previo al empleo, Los empleados pitblicos acumularén hasta un maximo de 240 horas de tiempo compensatorio, mientras que los empleados pitblicos encargados de Ia seguridad piiblica o de emergencies acumularént hasta un méximo de 480 horas. El tiempo adicional trabajado en exceso de las 240 6 480 horas de tiempo compensatoria, segin comesponda, se pagard en efectivo dentro del periodo de pago en que se realizd el trabajo extia o dentro del proximo periodo, El tiempo compensatorio seré a razon de no menos de tiempo y medio por cada hora extra. Asi, el Himite de 480 horas de tiempo compensatorio acumulable representa no mas de 320 horas del tiempo extra trabajado, y el mite de 240 horas representan no més de 160 horas del tiempo extra trabajado,Es decir, pare que un empleado cualificado pueda tener 240 horas de tiempo compensatorio, tiene que haber trabajado 160 horas extras, La acumulacién sera: 160 + 80 = 240 horas de tiempo compensatorio ft t (horas extras trabajadas + eltiempo y medio) A su vez, pata que un empleado cualificado pueda tener 480 horas de tiempo compensatorio, tiene que haber trabajado 320 horas extras. Las acumularé asf 320 + 160 = 480 horas de tiempo compensatorio 4 L (horas extras trabajadas = + ~—el tiempo y medio) El tiempo compensatorio puede ser utilizado a peticién del empleado y el patrono debe permitir el uso dentro de un perfodo razonable de tiempo después de que se Je haga Ja solieitud, siempre que no se afecte el funcionamiento de la agencia, Por otra parte, ei patrono puede requerisle al empleado que utilice el tiempo compensetorio acumulado, aunque éste no lo solicit. El empleado que a la terminacién de su empleo tenga tiempo compensatorio acumulado bajo las disposiciones del FLSA, recibiré paga en efectivo a base del salario promedio durante los Wtimos tres afios en el empleo, 0 el ‘timo salario devengado; el que sea mayor. El tiempo compensatorio ganado y acumulado por un empleado debido @ Ja disposicién de alguna otra Jey (no la FLSA) es considerado “otro” tiempo compensatorio, La FLSA no requiere que el “otro” tiempo compensatorio se pague a taz6n de tiempo y medio, Para pagar las horas extras, se tomaré como base el sueldo regular, el cual xo ineluird: a) Sumas pagadas como regalos, bonos de Navidad o por otras ocasiones especiales, 0 como recompensa por servicios, los cuales no dependen de hores trabajacdas, produccién o eficiencia. b) _Pagos hechos por periodos ocasionales cuando no hay trabajo debido a vacaciones, dias de fiesta, enfermedad, fracaso del patrono de proveer suficientes trabajo; pagos razonables por dieta y millaje y otros pagos similares los cuales no son compensacién por sus horas de empleo.Iv. ©) Aportaciones patronales a un fideicomiso o tercera persona en un plan de retizo, de vida, de accidente, de salud o beneficios similares, 4) Compensacién adicional pagada a un empleado por el trabajo realizado fuera de la jomada regular segin se establezca en el convenio colectivo. C. Registro de horas trabajadas y sueldos pagados La entidad gubemamental debe tener un registro para mantener y preservar la informacién bésica de ssistencia, horas trabajadas, sueldos pazados & sus empleados y el tiempo compensatorio acumulado, usado y/o pagado en efectivo, Dichos registros deben tenerse disponibles para inspeccién por el Secretario del Trabajo Federal y se conservardin por un periodo no menor de tres (3) afios. Para una mayor fiscalizacién de los cémputos sobre tiempo compensatorio, es altamente recomendable mantener registros de horas trabajadas, por separado, de acuerdo a la ley aplicable, es decir, la ley federal y la local. Personal no sujeto a las disposiciones sobre compensacién 0 pago por horas extras trabajadas A. Personal excluido Estén excluidos de la ley: los funcionarios de eleccién popular, el personal que constituye el “staff” inmediato de estos funcionarios y a sus asesores y colaboradores en {a formulacién de politica publics; y el personal de los cuerpos legislativos, excepto el de las bibliotecas de dichos cuerpos. También, estén excluidos los voluntarios, quienes son individuos que ejercen servicios voluntarios a unidades de los gobiernos estatales y municipales. B. Personal exento E] personal exento se-compone esencialmente de aquel personal con fimeiones ejeoutivas, administrativas 0 profesionales, de conformidad al cumplimiento con los siguientes criterios: 1. Empleado ejecutivo Se considera emplesdo ejecutivo un empleado que retina todos los siguientes criterios: 8} Que reciba un salario base por su servicios de no menos de $455.00 semanales, excluyendo alimentos, alojamiento u otros servicios; 'b) Que su deber principal sea la direocién del organismo en que trabsja, 0 de un departamento u otra unidad usualmente reconocida;©) Que usual y regularmente dirija el trabajo de dos (2) o mas empleados dela misma; y 4) Que tenga la autoridad de emplear y despedir o recomendar el empleo © despido de empleados; 0 cuyas sugerencias sobre éstos y otros asuntos que afectan el status del personal sean tomados en consideracién, 2. Empleado administrative Se considera emnpleado administrative un empleado que retina todos los siguientes criterios: 8) Que reciba por sus servicios un salario base de no menos de $455.00 semanales, excluyendo alimentos, alojemiento u otros servicios; b) Que su deber principal sea trabajo de oficina de responsabilidad 0 trabajo que no sea de naturaleza manual, directamente relacionado con politica gerencial, o con las operacién general de la agencia; y ©) Que su deber principal incluya el ejercicio de discreciéa e independencis de criteria con relacién a asuntos significativo, i, _ El término asunto significativo se refiere al nivel de importancia Jas consecuencias del trabajo ejecutado. ‘También se considera empleado administrative un empleado que retine los siguiente criterios: a) Que reciba por sus servicios un salario base de no menos de $455.00 semanales 0 al menos igual al salario basica que reciben los maestros en establecimientos educativos; y b) Que su deber principal sea el ejecutar fanciones administrativas directamente relacionadas con la instruccién académica o con adiestramientos, en un establecimiento educativo, departemento 0 subdivisién de estos. Empleado profesional a) Profesionales doctos Se considera empleado profesional un empleado que retina los siguientes exiterios:ly 2) Que reciba por sus servicios un sueldo base de no menos de $455.00 semanales, excluyendo alimentos, alojamiento u otros servicios; (Que su deber principal sea realizar trabajo que requiere conceimiento avanzado en el campo de la ciencia 0 el saber, 0 conocimientos usualmente adquiridos a través de cursos prolongados de instruceién intelectual especializada y que ejerza consistentemente la discrecién y juicio; FL Reglamento define “trabajo que requiere conccimiento avanzado” como el trabajo predominantemente intelectual que requiere el ejercicio constante de discrecién y juicio, y que se distingue de la ejecucién de trabajo rutinario manual, mecénico 0 fisico. fi, La mejor evidencia prima facie de que el erpleado cumple con el requisito de poseer conocimientos que “usualmente adquiridos a través de cursos prolongados de instruccién intelectual cespecializada” es la posesién del correspondiente grado académico. iii, Esta excepcién no aplica a ocupaciones en las cuales la mayorfa de los empleados adquirieron sus destrezas por la experiencia, mas que por instruccién avanzada y especializada. Tampoco aplica esta excepcién, a aquellos empleados que se desenvuelven en ocupaciones que pueden ejercerse solo con los conocimientos generales adquiridos mediante un grado académico en cualquier campo o con adiestramiento en la ejecucién de procesos de rutinarios, ye sean mentales, manuales, mecénicos o fisicos. b) Personal creative Se considera empleado profesional un empleado que refina los siguientes criterios 1.) Que reciba por sus servicios un sueldo base de no menos de $455.00 semanales, excluyendo alimentos, elojamiento w otros servicios; 2) Que su deber principal sea realizar trabajo que requiera invencién, imaginacién, originalidad o talento en una rama conocida del arte 0 esfiverzo creative y cuyo resultado dependa principalmente de estos elementos. Le excepcién no aplica al trabajo que puede realizarse por ‘una persone con habilidad manual e intelectual general.c.) Maestros También se considera empleado profesional cualquier empleado cuyo deber principal sea ensefiar, instruiz, educar en la actividad de impartir conocimiento y quien es empleado y est involuerado en estas actividades como maestro en un establecimiento educativo. El requisito sobre salario no aplica a este tipo de empleado. .) Abogados y médicos ‘También incluye al empleado que tenga wna licencia o certificado vilido que le permita dedicarse a Ja practica de la abogacia o medicina en cualquiera de sus ramas y que ejerza la profesidn; o a un empleado que posea los requisitos de un grado académico para la préctica general de la medigina y trabaje en un programa de intemado o programa de residencia cncaminado a la practice de Ta profesién. El requisito sobre salario no aplica a este tipo de empleado. ©.) Empleados en __puestos _de sistemas _de__ informacion computadorizados ‘También se considera empleado profesional el anclista en sistemas de computadora, ingeniero en aplicaciones de compvtadoras (“sofware”) y ottos trabajadores con destrezas similares en el campo de la ‘computacién, al cumplir con lo siguiente: 1) Que reciba por sus servicios un sueldo base de no menos de $455.00 semanales 0 sea compensado al menos 2 $27.63 por hora, excluyendo alimentos, alojamiento u otros servicios; 2.) Que su deber principal sea realizar alguno de los siguientes: i, Ia aplicacién de técnicas y procedimientos de andlisis de sistemas, incluyendo consultar 8 los usuarios, para determinar Jas especificaciones funcionales de los “hardware”, “software” o del sistema ii, el disefio, desarrollo, documentacién, andlisis, creacién, prucba 0 modificacién de sistemas de computadoras programas; incluyendo prototipos basados en y relacionados con el usd 0 el disefio de las especificaciones del sistema;ii el disefio, documentaci6n, creaci6n, prueba o modificacién de programas de computadoras relacionadas a los sistemas operatives de la méquina; 0 iv. una combinacién de los deberes antes mencionados, cuya ejecucién requiera el mismo nivel de destreza, C. Disposiciones generales a considerar en la determinacién de tos empleados exentos 1, Las normas minimas provistes por la FLSA pueden ser ampliadas, pero ‘nunca renunciadas o reducidas por leyes estatales, vp El titulo del puesto es insuficiente para establecer el cardcter exento de un empleado, Al determinar si un empleado enmarea dentro de una de las tres categorias (Gjecutivo, administrative o profesional), el patrono debe asegurarse que el empleado realiza los deberes de las excepciones establecidas, segin corresponda, y se le paga un sueldo fijo. Todo empleado que devengue el salario fijo y retina todos los ctiterios dispuestos para la categorfa en la que enmarque se considerara como tal empleado administrativo, ejecutive © profesional, y por consiguiente, quedard exento de la FLSA y del pago o compensacién por las horas extras trabajadas, 4, El empleado exento por ser ejecutivo, administrative o profesional debe recibir el total de su salario por cualquier semana en la cual efectie cualquier trabajo sin considerar el namero de dias u horas trabajadas. Sin embargo, se pueden hacer deducciones por la ausencia de un dia o més por tazones personales, por enfermedad o incapacidad. También, se pueden imponer acciones disciplinarias por incumplimiento de las normas establecidas | 5. Cuando se determina que un empleado es exento por cumplir con el i requisito de salario bese, su clasificacién como tal no cambiar por recibir | una reduccién en su salario debido a: i. ausencias no autorizadas, ya sea porque no solicits licencia alguna o porque esta le fue denegada; i, ausenoias ocurridas nego de haber agotado sus licencias; que el empleado ha solicitado usar Kicencia sin page. Esta regia aplica en les casos en que un empleado recibe su sueldo de acuerdo a un sistema establecido por estatuto, ordenanze 0 reglamento 0por una politica o préctica establecida en cumplimiento con les principios de contabilidad piblica, que le permite acumular licencia de vacaciones y enfermedad. Legislacién local 1. La Ley para la Administracién de los Recursos Humanos en el Servicio Pablico del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, Ley Niim. 184 de 3 de agosto de 2004, establece que Ia jornada regular semanal para los empleados regulares no excederd de 40 horas ni seré menor de 37 % horas sobre la base de 5 dias laboraies; y que la jomada dietia no excederi de 8 horas, A los efectos de la compensacién por tiempo extra la reglementacién federal sélo considera aquellos servicios prestados en exceso de 40 horas semanales. No obstante, la Ley para la Administracién de los Recursos Humanos vigente en Puerto Rico para los empleados de los Administradores Individuales, dispone para el disfrute de licencia compensatoria a razén de tiempo y medio, por los servicios prestados en los dias feriados, de descanso o en los que se suspendan Jos servicios por el Gobernador, o en exceso de Ia jomada diaria o semanal. Este es un beneficio adicional, cl cual no estd en conflicto con la réglamentacién federal, 2. El perfodo de pago para los empleados es mensual. 3. Cada agencia deberé determinar, dentro de su estructura organizacional, el personal Hjecutivo, Administrative y Profesional que se excluiré del disfrute de tiempo compensatorio y/o pago de horas extras de conformidad con las nuevas disposiciones de] Reglamento 541, antes citado. La determinacién de excluir a cualquier empleada del disfrute de este ‘beneficio, considerando tambien a los empleados de confianza, se efectuart luego del anilisis de la descripicidn del puesto que éste ocupe y se demuestre que los deberes, responsabilidedes, grado de autoridad y supervisién adscritos al mismo, y la compensacion se ajustan a los criterios antes sefialados. En aquellas situaciones en que el empleado Heve a cabo otras funciones contrarias a st hoja de deberes, se considerarin éstas para efecto de las exclusiones, ya que son las que realmente cuentan y no lo que se presute por su titulo 0 por su deseripeién de deberes, 4, Al personal irregular se Je continuaré pagando el tiempo trabajado en exceso segin se dispone en el Articulo 3 de la Ley Niim. 110 de 16 de junio de 1958, segin enmendada. 5. El requerimiento por parte de la entidad gubemamental pera que se presten servicios en exveso de su jornada de trabajo sera por razén de la naturaleza especial de los servicios a prestarse o cualquier sitaacién deemergencia. En estos casos deberd mediar una autorizacién previa del supervisor del empleado, la cual deberd ser aprobada por la autoridad nominadora o por aquel funcionario en quien éste delegue, 6. Esta informacién se envia a modo de orientacién general. Las agencias al revisar sus reglamentos intemos deberin referirse al reglamento sobre definiciones del término ejecutivo, administrativo y profesional (29 CFR sec. 541), del cual se le envio copia junto con el Memorando Especial Nem. 15-2004, VI. Cliusula aclaratoria Este Memorando Especial tiene el propésito de oftecer informacién general sobre Ja aplicabilidad de la FLSA y su reglamentacién, el pago de horas extras, el disfrute de tiempo compensatorio y el personal exento de dichos beneficios. Para informacién adicional debert referitse a nuestra Oficina 0 a la Oficina Local de la Divisién de Horas y Salarios del Departamento del Trabajo Federal. Ademés, puede obtener informacién adicional en la pagina de Internet del Departamento del ‘Trabajo de Estados Unidos, wwndol gov VIL. Cliusula derogatoria Este Memorando deja sin efecto el Memorando General Niim. 39-2001, de 14 de diciembre de 2001 VIL Vigeneia Las disposiciones relacionadas con el personal ejecutivo, administrative y profesional entrarén en vigor el 23 de agosto de 2004, fecha de efectividad de las eomiendas al Reglamento 541, antes citado, adoptado al amparo de le Ley Federal de ‘Normas Razonables del Trabajo. A partir de diche fecha, las disposiciofies relativas a la compensacién por tiempo extra contenidas en os reglamentos, continuarin vigentes en todo aquello que no esté en conflicto con las nuevas disposiciones. Autorizado por la Comisién Estatal de Elecciones Seztin Certificacién Nim, CEE-C-03-34 somotida el 22 de ciciembte de 2003, 10