MANUAL DE MS PROJECT

UNIDAD 1
El Proceso De Planificacin De Proyectos
Administracin de un proyecto con Microsoft Project 2003
La administracin de proyectos es simplemente la planificacin, organizacin y
administracin de tareas y recursos necesarios para llevar a cabo un objetivo definido,
normalmente con limitacin de tiempo y costos. Un plan puede ser tan simple como
escribir en un bloc de notas una lista de tareas con sus fechas previstas de comienzo y
fin. Un plan complejo, por otro lado, puede constar de miles de tareas y recursos, y de
un presupuesto de millones. La mayora de los planes de proyectos comparten
elementos comunes, incluyendo la divisin del proyecto en tareas de fcil manejo, la
programacin de las tareas y los seguimientos del progreso del trabajo.
Normalmente, la Administracin de proyectos est compuesta por tres fases:
Planificacin del proyecto y creacin de una programacin: es la fase ms
importante. Incluye la definicin de las tareas y sus duraciones, el establecimiento de
relaciones entre tareas y, si se va a realizar el seguimiento del uso de recursos, la
asignacin de los mismos. Todas las fases posteriores del proyecto se basan
directamente en la informacin que se les proporciona cuando se planifica el proyecto.
Adaptacin a los cambios: esta fase es un proceso en constante desarrollo que
comienza una vez que se halla creado una planificacin, y concluye cuando el proyecto
est terminado. La administracin de un proyecto incluye el seguimiento y ajuste de la
programacin para que refleje los cambios que se hayan producido a lo largo del
desarrollo del proyecto.
Comunicacin de la informacin del proyecto: en esta fase se comunica la
informacin del proyecto a los clientes, al personal y a la administracin. Una de las
ventajas de usar Microsoft Project es la posibilidad de crear informes atractivos. El
usuario mantiene un control absoluto que le permite modificar el aspecto y el
contenido de los informes, a fin de que muestren la informacin deseada en un
formato conveniente para el usuario
Modelos Tradicionales de Administracin de Proyectos
Mtodo De Ruta Crtica (MRC)
El proceso de informatizacin de la administracin de proyectos se inici en los aos
50. DuPont Corporacin y Rmington Rand, en un esfuerzo por mejorar las tcnicas de
programacin de proyectos, desarrollaron un sistema de programacin llamado Mtodo
de Ruta Crtica: un modelo matemtico que calcula la duracin total de un proyecto
basndose en la duracin de cada tarea en particular y en sus dependencias, y que
identifica qu tareas son crticas. Este modelo es el mtodo de programacin utilizado

fundamentalmente en el software para la administracin de proyectos actualmente,

incluido Microsoft Project.
Durante los aos 50, la Marina de EE.UU. desarroll el proyecto de los misiles Polaris,
un sistema de armamentos basado en submarinos. Lockheed, el contratista principal
del proyecto, cre el sistema de programacin PERT (Programme evaluation and review
technique) que utiliza probabilidades estadsticas para calcular las duraciones
previstas. Hoy en da, un diagrama PERT (tambin llamado diagrama de red) hace
referencia a la representacin grfica de las relaciones entre tareas.
El mtodo del camino crtico, llamado tambin con la sigla PERT aplica principios de la
teora de los grficos. Esta teora realiza el estudio de procesos, estructuras y sistemas
mediante grficos. Se denomina "grfico" a un conjunto de puntos llamados "nodos" y
a un conjunto de arcos que vinculan esos puntos. Los procesos o proyectos a
programar se representan mediante estos grficos; cada tarea es simbolizada por un
nodo o por un arco. Establecidos los tiempos que corresponden a las tareas, el mtodo
busca determinar la secuencia de arcos adyacentes (denominada camino) que, yendo
desde el principio al final del proceso o proyecto, tenga mayor duracin. Este es
denominado "camino crtico" e interesa conocerlo, pues condicionar la duracin total
del proceso o proyecto: por ello, las tareas comprendidas en ese camino ("tareas
crticas") deben ser las ms controladas y en caso de desear acelerarlo, habr que
comenzar por ellas. Este mtodo es utilizado, por lo tanto, para aquellos procesos o
proyectos que tienen un comienzo y una terminacin (es decir que no son continuos) y
que presentan cierta complejidad en la interrelacin de las tareas que los forman.
Diagrama De Gantt
En un desarrollo independiente de sistemas de administracin de proyectos, Henry L.
Gantt desarroll un modo de representar grficamente las actividades a lo largo de una
escala de tiempo.
El grfico de Gantt cubre las distintas funciones de la programacin: asignacin de
recursos y determinacin de la secuencia y cronologa. A pesar de su sencillez
constituye uno de los mtodos de programacin ms completos y, sin duda, el ms
usado. El grfico se confecciona a dos escalas: en la horizontal se mide el tiempo (en
horas, das, semanas, etc.); en la vertical, se ordenan los elementos que intervienen
en la programacin: mquinas, hombres, tareas, rdenes de trabajo, etc... El grfico
establece, de tal forma, una relacin cronolgica entre cada elemento productor o
tarea. Las subdivisiones horizontales del espacio en el grfico representan a la vez tres
cosas: transcurso de una unidad de tiempo, trabajo programado para ese intervalo y
trabajo realizado efectivamente en ese lapso. La inclusin simultnea de estos dos
ltimos aspectos (generalmente se lo hace mediante segmentos trazados en distintos
colores o de diferente contextura o forma) implica cotejar lo programado con lo
realizado, es decir controlar lo programado.
Podr utilizar el Diagrama de Gantt de Microsoft Project para crear una programacin
as como hacer el seguimiento e imprimir informes.
La Administracin de Proyectos
La administracin de proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas
y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de
tiempo, recursos o costo. La mayora de los proyectos comparten actividades comunes,
como la divisin del proyecto en tareas de fcil manejo, la programacin de las tareas,
la comunicacin entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida
que progresa el trabajo.

Microsoft Project
Microsoft Project es un programa o software para la gestin de proyectos. Esta
aplicacin permite organizar la informacin acerca de la asignacin de tiempos a las
tareas, los costos asociados y los recursos, tanto de trabajo como materiales, del
proyecto para que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y
conseguir as los objetivos planteados.
Microsoft Project es una herramienta de administracin de proyectos eficaz y flexible
que puede utilizar para controlar proyectos simples o complejos. Le ayudar a
programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su
progreso.
Tringulo del Proyecto
En Microsoft Project 2003 los tres factores que conforman cada proyecto son:
Tiempo: el tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la programacin del
mismo.
Dinero: el presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos;
personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas.
mbito: los objetivos y las tareas del proyecto, as como el trabajo necesario para
realizarlos.
Este tro de tiempo, dinero y mbito forman el tringulo del proyecto. Al ajustar uno de
estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son
importantes, normalmente uno de ellos tendr ms influencia en el proyecto.
La relacin entre estos elementos difiere de un proyecto a otro, y determina la clase de
problemas que encontrar y las soluciones que puede implementar. Si sabe dnde
encontrar delimitaciones y dnde podr ser flexible, le ser ms fcil planear y
administrar el proyecto.
Base de Datos de Microsoft Project
Microsoft Project almacena los detalles acerca del proyecto en su base de datos. Utiliza
esa informacin para calcular y controlar la programacin, los costos y otros elementos
del proyecto, mediante la creacin de un plan. Cuanta ms informacin se proporcione,
ms preciso ser el plan.
Como si se tratara de una hoja de clculo, Microsoft Project muestra los resultados de
los clculos inmediatamente. Pero el plan del proyecto no se crea mientras no se
introduce la informacin esencial acerca de todas las tareas. Slo entonces se ver
cundo finalizar el proyecto o las fechas en las que estn programadas las tareas.
Microsoft Project coloca la informacin que se introduce y la que calcula en campos que
contienen tipos de informacin especficos, como nombres o duraciones de tareas. En
Microsoft Project, generalmente cada campo aparece en una columna.
Ver los datos necesarios
La base de datos del proyecto contiene gran cantidad de informacin, pero en un
momento dado slo necesita una parte de la misma. Para tener acceso a la
informacin, se utilizan las herramientas siguientes:

Vistas, que presentan un subconjunto de informacin del proyecto en un formato fcil

de interpretar. Por ejemplo, el Diagrama de Gantt muestra informacin bsica de
tareas en columnas y un grfico de barras.
Tablas, que definen las columnas mostradas.

Filtros, que permiten centrarse en tareas o recursos especficos.

Cada vista presenta una clase de informacin diferente. Las tablas y los filtros
ajustan la informacin. El cambio de vistas, tablas o filtros puede ocultar
informacin, pero no la elimina. Seguir estando en la base de datos y seguir
actualizndose.

Vistas, Son las combinacin de una o ms vistas (Diagrama de Gantt, Hoja de

recursos, etc.) y, si procede, una tabla y un filtro. Las vistas permiten especificar,
organizar y examinar la informacin en diversos formatos. Existen tres tipos de vistas:
Los diagramas o los grficos representan la informacin grficamente. Las vistas
Diagrama de Gantt, Diagrama de red, Grfico de recursos y Calendario son diagramas
o grficos.
Las hojas representan la informacin en filas y columnas. Cada fila contiene
informacin acerca de tareas o recursos especficos. Cada columna contiene un campo
en el que se especifica informacin concreta sobre las tareas o los recursos. En
Microsoft Project, las columnas se denominan normalmente campos.
Los formularios representan la informacin en un formato similar al de un formulario
de papel. Los formularios muestran la informacin de una tarea o de un recurso
individual.
Tablas Son el conjunto de columnas que muestra informacin especfica de tareas,
recursos y asignaciones en una vista de hoja.
Filtros Especifican la informacin de una tarea o de un recurso que se debe mostrar o
resaltar en una vista. Por ejemplo, cuando se aplica el filtro Tareas crticas, slo se
muestran las tareas crticas.
Cmo programa Microsoft Project
Microsoft Project programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en cuenta
muchos factores, incluidas las dependencias entre tareas, las delimitaciones y las
interrupciones, como das festivos y vacaciones. Lo que es ms importante, Microsoft
Project programa cada tarea utilizando la frmula duracin = trabajo / esfuerzo de
recurso, donde:
Duracin es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea est
realizada.
Trabajo es el esfuerzo necesario durante un perodo de tiempo para realizar una
tarea.
Esfuerzo de recurso es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y
su asignacin.
Por ejemplo:

Si tres pintores trabajan dos das en una tarea, con un esfuerzo de 8 horas diarias, el
trabajo de cada recurso es 16 horas (2 das * 8 horas).
El esfuerzo total de los recursos es 24 horas al da (3 pintores * 8 horas).
El trabajo total en la tarea es 48 horas (2 das * 8 horas * 3 pintores).
La duracin es 2 das: 48 horas / (3 pintores * 8 horas). La comprensin de esta
frmula es importante para saber en qu forma los cambios que realiza en las tareas
afectan a la programacin del proyecto.
Seguimiento y Cierre
Una vez creada la lista de tareas y proporcionada la informacin de programacin, se
genera el plan. Se podr ver un modelo completo del proyecto, con su fecha de
finalizacin y las fechas de comienzo y fin de cada tarea. Los siguientes pasos son:
Revisar el camino crtico para detectar posibles problemas. Un camino crtico es una
serie de tareas vinculadas que deben realizarse a tiempo para que el proyecto finalice
en la fecha programada. Si se retrasa cualquier tarea de un camino crtico, puede
retrasarse la fecha de finalizacin del proyecto.
Evaluar y optimizar el plan. Antes de iniciar el proyecto y de forma peridica durante
su ejecucin, se deber evaluar y ajustar el plan del proyecto considerando el mbito,
los recursos y laprogramacin.
Actualizar Microsoft Project en cuanto al progreso de las tareas. A cambio, mostrar el
plan del proyecto actualizado. Se puede actualizar el plan personalmente, o puede
hacerlo el equipo con Microsoft Project Server o mediante correo electrnico. Una vez
que el plan ha sido actualizado, se revisa para comprobar el efecto de los cambios.
Est el proyecto por encima del presupuesto? Est programado que algn miembro
del equipo trabaje horas extra? Va a finalizar tarde el proyecto?
Cierre del proyecto. Evaluar las lecciones que se han aprendido y las mejores prcticas.
Definir un proyecto
Durante la fase de planificacin de proyectos que tienen una duracin significativa o
requieren los servicios de muchas personas, es importante definir los objetivos,
las suposiciones y lasdelimitaciones del proyecto.
Definir los objetivos del proyecto
Unos objetivos de proyecto claros son cruciales pues el xito del proyecto vendr
determinado por el grado de cumplimiento de los mismos. Un objetivo de proyecto
claro es especfico y mensurable. Deben evitarse objetivos imprecisos como "Crear
resultados modernos". Los objetivos de un proyecto pueden incluir: Una lista de
resultados del proyecto.

Fechas de cumplimiento especficas, tanto para la finalizacin del proyecto como

para los hitos intermedios.
Criterios de calidad especficos que deben cumplir los resultados.
Lmites de costo que no debe sobrepasar el proyecto.

Para que los objetivos resulten eficaces, es importante que todos los participantes del
proyecto estn oficialmente de acuerdo con ellos. A menudo, el administrador del
proyecto crea un documento de objetivos que se convierte en una parte permanente
del proyecto. Tras crear un documento de objetivos en un programa diferente de
Microsoft Project, puede adjuntarlo al archivo de proyecto para tener acceso a l de
forma
sencilla.

Definir las suposiciones del proyecto

Durante la etapa de planificacin de un proyecto, probablemente surgirn muchas
cuestiones importantes sin respuesta; por ejemplo, cundo estarn disponibles los
recursos clave para iniciar el trabajo, y cunto tiempo llevar un nuevo proceso. Para
comenzar la planificacin, se hacen conjeturas hipotticas y a continuacin, se utilizan
esas estimaciones para crear la programacin. Es importante hacer un seguimiento de
las suposiciones que se hacen de manera que:
Los participantes del proyecto puedan criticarlas y despus, apoyar formalmente un
conjunto de suposiciones del proyecto.
Se pueda actualizar la programacin cuando se disponga de informacin adicional
sobre esos factores.
Hay que tener en cuenta las siguientes reas del proyecto para identificar suposiciones
subyacentes:

Entregas de otros proyectos o departamentos: Si el proyecto va a depender del

trabajo de otras personas, son conscientes dichas personas de esta
dependencia y estn de acuerdo con las fechas de entrega establecidas?
Disponibilidad y uso de recursos (incluyendo personas, materiales y
equipamiento): Si algunas de las personas que van a trabajar en el proyecto
estn bajo otro cargo, a cargo de quin estn? Y, ha aprobado esa persona la
utilizacin de estos recursos?
Duraciones de las tareas: Estn fundamentadas las estimaciones de tareas en
una informacin slida o en conjeturas?
Costos del proyecto: Qu importancia tiene el costo en el proyecto? Quin
debe aprobar el presupuesto o aumentarlo si es necesario?
Tiempo disponible: Si se est trabajando teniendo presente una fecha lmite
conocida, se puede completar de forma realista todas las tareas con un nivel
aceptable de calidad?
Resultados: Cumple el resultado esperado las expectativas del cliente y de
otros participantes? Si se deben hacer concesiones en el resultado, estn de
acuerdo los participantes sobre los aspectos del resultado en que se han de
hacer las concesiones en primer lugar?

Estos son unos pocos ejemplos de los asuntos a considerar antes de empezar un
proyecto complejo. El xito del proyecto depende en ltimo trmino de la
identificacin de suposiciones y de la realizacin de planes alternativos de seguridad,
as como de llevar a cabo el proyecto tal como fue planeado.
Definir las delimitaciones del proyecto
Las delimitaciones en un proyecto son factores que pueden restringir las opciones del
administrador del proyecto. Normalmente, las tres delimitaciones principales son:

Programacin, como una fecha de fin fija o una fecha lmite para un hito
principal.
Recursos (materiales, instalaciones, equipamiento y personal, as como los
costos asociados), como un presupuesto preestablecido.
mbito, como un requisito de realizacin de tres modelos del producto.

Un cambio en una de estas delimitaciones afecta normalmente a las otras dos, y

tambin afecta a la calidad total. Por ejemplo, si decrece la duracin del proyecto
(programacin), puede aumentar el nmero de trabajadores necesarios (recursos) y
reducirse el nmero de caractersticas que pueden incluirse en el producto (mbito). El
administrador del proyecto determina entonces si este ajuste es aceptable. Este
concepto se denomina "delimitaciones triples de administracin del proyecto" o
"tringulo del proyecto".
Durante el proceso de planificacin, se deben enumerar las delimitaciones del proyecto
para asegurarse de que todos los participantes del proyecto las conocen y tienen la
oportunidad de hacer observaciones acerca de las mismas.
Tambin es importante que los participantes se pongan de acuerdo sobre la forma en
que se ha de responder a delimitaciones inesperadas que puedan surgir durante el
proyecto. Por ejemplo, si los costos laborales resultan superiores a los previstos, los
participantes pueden desear reducir el mbito del proyecto de ciertas maneras
especficas predefinidas.
Preparar un plan de administracin del mbito
Una vez identificados los objetivos, suposiciones y delimitaciones del proyecto, est en
condiciones de preparar un plan de administracin del mbito. El mbito del proyecto
es la combinacin de todos los objetivos y tareas del proyecto con el trabajo necesario
para su ejecucin, y el plan de administracin del mbito establece un procedimiento
para el tratamiento de los cambios que se efecten en el proyecto. El plan de
administracin del mbito es til porque los equipos del proyecto deben ajustar a
menudo sus objetivos durante el mismo, y todos los participantes del proyecto tienen
que estar informados puntualmente de los cambios que se introduzcan. El plan de
administracin del mbito puede incluir:
Una evaluacin de la probabilidad de que haya que cambiar el mbito, con qu
frecuencia y en qu medida. Una descripcin de cmo se identificarn y clasificarn los
cambios del mbito. Por ejemplo, en un proyecto de construccin, puede establecer
que si el cliente solicita cambios del diseo con un costo inferior a $ 550.000, el
capataz puede aprobarlos, pero si el costo es superior, el administrador del proyecto y

el cliente deben evaluar de nuevo el mbito del proyecto en trminos de costo,

recursos y otros factores.
Un plan para determinar las acciones a emprender cuando se identifique un cambio del
mbito (por ejemplo, informar del mismo al patrocinador e impartir una orden de
cambio del contrato).
Un plan de administracin del mbito bien preparado puede servir de base para
confeccionar el plan de emergencia del proyecto.
Crear un plan de proyecto
Cuando se hayan definido los objetivos del proyecto y decidido sus fases principales, se
puede comenzar a crear el plan. Primero se especifica y organiza la lista de tareas que
se deben realizar, as como la duracin de cada tarea. A continuacin, se agrega al plan
personas, equipamiento y materiales, y sus costos. Despus se asignan estos recursos
a las tareas. Con esta informacin, Microsoft Project crea una programacin. Se puede
comprobar la programacin y ajustarla segn sea necesario.
Los primeros pasos en la creacin de una programacin consisten en iniciar un nuevo
archivo, designar una fecha de comienzo o fin del proyecto e introducir informacin
general del proyecto.

UNIDAD 2
Iniciando Microsoft Project 2003
Al abrir Microsoft Project aparecer un documento nuevo en la vista del Diagrama de
Gantt y la ventana de ayuda sobre el proyecto en blanco.
Para iniciar Microsoft Project siga estos pasos:
Seleccione en la barra de tareas de Windows el botn Inicio, Programas, Microsoft
Project.

1. Haga clic sobre el botn Cerrar para salir de la ventana de Ayuda y mostrar la
ventana de Project.
Crear un proyecto nuevo
Cuando inicie un nuevo archivo de proyecto en Microsoft Project, puede especificar la
fecha de comienzo o de fin del mismo, pero no ambas. Se recomienda especificar
nicamente la fecha de comienzo del proyecto y dejar que Microsoft Project calcule la
fecha de fin, una vez introducidas y programadas las tareas. Los proyectos se suelen
programar de este modo. Al introducir informacin relativa al proyecto, como
duraciones y dependencias de tareas, Microsoft Project programa el trabajo y calcula la
fecha ms temprana de fin del proyecto.
Si el proyecto debe finalizar en una fecha concreta, escriba slo la fecha de fin. La
accin de programar a partir de la fecha de fin del proyecto permite a Microsoft Project
programar desde una fecha concreta hacia atrs, terminando cada tarea lo ms tarde
posible sin retrasar la fecha de fin.

Haga clic en Nuevo.

En el cuadro de dilogo Informacin del proyecto, escriba o seleccione una fecha de

comienzo o fecha de fin para el proyecto.
Si desea programar a partir de la fecha de comienzo del proyecto en el cuadro Fecha
de comienzo, escriba o seleccione la fecha en que desee comenzar el proyecto.
Si desea programar a partir de la fecha de fin del proyecto en el cuadro Programar a
partir de, haga clic en Fecha de fin del proyecto, luego en el cuadro Fecha de fin,
escriba o seleccione la fecha de fin a partir de la cual desee programar el proyecto.

Haga clic en Aceptar

Haga clic en Guardar
En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el proyecto y, a
continuacin, haga clic en Guardar.

Sugerencia: Puede cambiar la informacin del proyecto en cualquier momento

haciendo clic en Informacin del proyecto en el men Proyecto.
Abrir una plantilla o un archivo existente
Un archivo nuevo permite empezar partiendo de cero, elegir las fechas de comienzo o
de fin del proyecto, y agregar las tareas y recursos necesarios para el proyecto.
Pero tambin se puede utilizar un archivo de proyecto existente que contenga
informacin similar a la que necesita para el proyecto actual. Tambin se puede utilizar
una plantilla para comenzar el proyecto. La utilizacin de una plantilla o de un archivo
existente elimina la necesidad de volver a introducir informacin comn a la de
proyectos similares.
Basar el proyecto nuevo en un archivo existente
Haga clic en Abrir

Localice y abra la carpeta que contenga el proyecto y a continuacin, haga clic en el

proyecto
Si no lo encuentra, realice una bsqueda
Haga clic en Abrir
Basar el proyecto nuevo en una plantilla
Para abrir una plantilla desde Microsoft Project, en el men Archivo, haga clic
en Nuevo y despus haga clic en la ficha que contenga la plantilla.
Haga clic en la plantilla que desee abrir y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Sugerencia: Las plantillas se pueden guardar en cualquier carpeta. Para abrir una
plantilla guardada, en el men Archivo, haga clic en Abrir, seleccione la carpeta y el
archivo de la plantilla y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Introducir informacin clave del proyecto
Cada proyecto se compone de un conjunto nico de elementos: las tareas que
conlleva, las personas que las realizan y los objetivos del proyecto. Como ayuda para
recordar y comunicar los detalles importantes, introduzca informacin sobre el
proyecto y consltela cuando sea necesario.
En el men Archivo, haga clic en Propiedades y a continuacin, en la
ficha Resumen.

Escriba la informacin que desee acerca del proyecto, por ejemplo, las personas que lo
administrarn y que se encargarn del mantenimiento del archivo de proyecto, el
objetivo del proyecto, las limitaciones que pueden dificultar el logro de ese objetivo y
otras notas de tipo general relativas al proyecto.
Haga clic en Aceptar.
Sugerencia: Para buscar un comando de men que no aparece, haga clic en las
flechas situadas al final del men. El men se expande para mostrar ms comandos.
Tambin puede expandir un men haciendo doble clic en l.

Configurar el calendario del proyecto

Puede cambiar el calendario del proyecto para que refleje los das y horas laborables
de cada persona que participa en el proyecto. Los valores predeterminados del
calendario son lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., con una hora de descanso
para el almuerzo.
Puede especificar los perodos no laborables, como fines de semana y tardes, as como
das festivos excepcionales, como las vacaciones.
En el men Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral

1. Seleccione una fecha en el calendario.

2. Para cambiar un da de la semana en la totalidad del calendario, por ejemplo,
3.

4.
5.
6.

para que la jornada de los viernes finalice a las 4:00 p.m., haga clic en la
abreviatura de ese da en la parte superior del calendario.
Para cambiar todos los das laborables, por ejemplo, para comenzar los das
laborables de martes a viernes a las 9:00 a.m., haga clic en la abreviatura
correspondiente al primer da laborable de la semana y arrastre el ratn hasta
la abreviatura correspondiente al ltimo da laborable de la semana.
Haga clic en Perodo no laborable para indicar los das libres, o en Perodo
laborable no predet. Para cambiar las horas de trabajo.
Si en el paso anterior hizo clic en Perodo laborable no predet., escriba las horas
en las que desea que comience el trabajo en los cuadros Desde y las horas en
las que desea que termine el trabajo en los cuadros Hasta.
Haga clic en Aceptar.

Las estadsticas del proyecto

Para obtener una visin general de la fecha de inicio y fin, duracin, costos y dems
informacin del proyecto se accesan las estadsticas del mismo que proporciona
Microsoft Project.
En el men Proyecto, haga clic en Informacin del Proyecto

En el cuadro de dilogo Informacin del Proyecto, Haga clic en Estadsticas

Guardar un proyecto

1. Haga clic en Guardar

2. Si es la primera vez que guarda el archivo del proyecto, escriba un nombre en
el cuadro Nombre de archivo y haga clic en Guardar.

Nota: Si no ha establecido un plan previsto para el proyecto, cuando vaya a guardarlo

el programa le preguntar si desea guardar una lnea de base.

Abrir un proyecto existente

1. Haga clic en Abrir.

2. En el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad o carpeta que contenga el

3.

proyecto. En la lista de carpetas, abra la carpeta que contenga el proyecto que

desea. Si no encuentra el proyecto en la lista de carpetas, realice una
bsqueda.
Haga doble clic en el proyecto que desea abrir.

Sugerencias:
Para abrir un proyecto creado en otro programa, haga clic en el formato de archivo que
desea en el cuadro Tipo de archivo y, a continuacin, haga doble clic en el nombre del
archivo en la lista de carpetas. Tambin puede escribir la extensin en el cuadro
Nombre de archivo (por ejemplo, escriba *.mpt para encontrar los archivos de las
plantillas de Microsoft Project).
Para abrir un proyecto que haya utilizado recientemente, haga clic en el nombre del
archivo en la parte inferior del men Archivo. Si la lista de archivos utilizados
recientemente no aparece, haga clic en Opciones en el men Herramientas, seleccione
la ficha General y marque la casilla de verificacin Archivos usados recientemente.
Cerrar un proyecto

1. En el men Archivo, haga clic en Cerrar.

Nota: Si ha realizado cambios en un proyecto y no los ha guardado, el programa le
preguntar si desea guardarlos.

EJERCICIO GUIADO
1) Imaginemos que el proyecto es el siguiente:
Desarrollar nuevo merchandising con el objetivo de expandir el mercado objetivo.
Desde un punto de vista macro, las tareas son tres:
-

Diseo conceptual

Desarrollo e impresin

Distribucin

2) Condiciones iniciales
* Ingrese a Project
* Defina un nuevo proyecto (plantilla: proyecto en blanco)
* Especifique la fecha de comienzo en Informacin del proyecto (Men proyecto)
- En qu consiste el calendario estndar?
- Qu implica el hecho de programar a partir de la fecha de fin del proyecto?
- Cul es la utilidad de Fecha de hoy?
3) Definicin de tareas
En la tabla de Entrada (Vista Diagrama de Gantt) ingrese las tareas:

- Por qu en duracin dice 1 da? ?

- Para qu se utiliza la columna indicadores?
4) Vinculacin
Las tareas se realizan consecutivamente (FC)
-

Por qu?

Vinclelas con el botn Vincular Tareas

NOTA: Para seleccionar varias filas consecutivas puede arrastrar el mouse o utilizar la
tecla shift
5) Ingreso de los recursos
En este caso los recursos slo son seres humanos. Escoja la Tabla de Entrada en la
Vista Hoja de Recursos e ingrese lo siguiente:

Cul es la diferencia entre trabajo y material?

Qu significa tasa estndar?

Qu significa costo por uso?

Qu significa Prorrateo?

6) Asignacin de recursos a las tareas

D clic en la primera tarea y presione el botn Asignar recursos.
EDT = 1: 1 Diseador y 1 Tcnico
EDT = 2: 1 Ayudante y 1 Diseador
EDT = 3: 1 Tcnico y 1 Ayudante
Presione Cerrar y obtendr el siguiente resultado:

7) Definicin de las duraciones

Ingrese las siguientes duraciones en la tabla de entrada en la vista diagrama de
Gantt:
EDT = 1: 4 d; EDT = 2: 1 s; EDT = 3: 2 d
8) Guardar el proyecto
Nombre: marketing.mpp; Sin Lnea de Base
9) Guardar la Lnea de Base
El plan actual se convertir en la Lnea de Base:
- D clic en Herramientas Seguimiento Guardar lnea de base
- En qu consiste un programa y un presupuesto?
10) Estadsticas

Un Directivo sugiri que la duracin de la segunda tarea deba ser de 3 d. Despus de

realizar el cambio, revise las Estadsticas (Men Proyecto)
- Explique la informacin proporcionada
- Active la Barra de Seguimiento (botn Estadsticas)

11) Guardar el Plan Provisional

Guarde el Plan Provisional sugerido por el Directivo.
Vaya

Herramientas Seguimiento Guardar

lnea

de

base guardar

plan

provisional
Copiar [comienzo/fin] actuales en [comienzo1/fin1] para el proyecto completo.
Guarde los cambios y salga de Project.
12) Visualizar el plan provisional (extraoficial)
Active el proyecto y verifique que la segunda tarea contina durando una semana. Sin
embargo, el plan provisional est disponible:
- Colquese en la columna Fin e inserte la columna Comienzo1
- Colquese en la columna Predecesoras e inserte la columna Fin1
- Verifique que estos dos nuevos campos no influyen en las Estadsticas.

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