SERVICIO AACIOMAL DE CAMINO ORDENES DE CAMBIO Y GONTRATOS MODIFICATORIOSGERENCIA DE CONSTRUCCION OLIVIA ORDENES DE CAMBIO Y CONTRATOS MODIFICATORIOS: 1. OBJETIVO Establecer procedimientos aplicables a los procesos de modificacién de obras y de servicios de supervision mediante Orden de Cambio 0 Contrato Modificatorio tanto para contratos con ‘empresas constructoras como para empresas supervisoras, para formalizar los requisitos, responsabilidades, plazos y controles necesarios que son implementados en los mismos. 2. ALCANCE El procedimiento se aplica a la emisién de Ordenes de Cambio 0 Contratos Modificatorios en las ‘obras viales 0 en los servicios de supervision de obras viales, que son elaborados como maximo hasta 2 semanas ante de! cumplimiento del plazo contractual, cuando no se requiera ‘No Otjecién de Organismo Financiador y hasta 3 semanas antes del cumplimiento del plazo contractual cuando se requiera No Objecion. 2.1 Orden de Cambio 0 Contrato Modificatorio para contratos de Obras Viales Orden de Cambio: La Orden de Cambio se aplica, salvo que el contrato de construccién establezca de forma diferente, cuando la modificacién a ser introducida implica una modificacién del precio del contrato 0 plazos de! mismo, donde se introducen modificaciones de volumenes de obra (no considerados en la licitacién) sin dar lugar al incremento de los precios unitarios. Una Orden de Cambio no modifica las caracteristicas sustanciales del disefio. El incremento 0 disminucién del monto del contrato, mediante Orden de Cambio (una o varias sumadas), tiene ‘como limite el maximo del diez por ciento (10 %) del monto total de Contrato, Contrato Modificatorio: 1 Contrato Modificatorio se aplica, salvo que el contrato de construccién establezca de forma diferente, cuando la modificacién a ser introducida implica una modificacién en las caracteristicas sustanciales del disefio, la cual modifica el precio del contrato 0 plazos del mismo e introduce ftems nuevos (no considerados en la licitacién). El incremento © disminucién del monto del contrato, mediante Contrato Modificatorio (una o varias sumadas) tiene como limite el maximo del quince por ciento (15%) del monto total original de Contrato, este porcentaje es independiente de las modificaciones que la obra pudiera haber sutrido por aplicacion de Ordenes de Cambio. La Orden de Cambio 0 e! Contrato Modificatorio, son emitidos y suscritos de forma previa a la ejecucién de los trabajos por parte de! Contratista, en ninguno de los casos constituye un documento regulador de procedimiento de ejecucién de obra, excepto en casos de emergencia declarada para el lugar de emplazamiento de la obra. 2.2 Orden de Cambio 0 Contrato Modificatorio para Servicios de Supervisién Técnica Orden de Cambio: La Orden de Cambio se aplica, salvo que el contrato de supervision establezca de forma diferente, cuando la modificacion de los términos de referencia implique r® Pagina 2 de 20GERENCIA DE CONSTRUCCION una modificacién de precios y/o plazos en el contrato, donde se introducen cambios no sustanciales a los términos de referencia considerados en la licitacién. Una Orden de Cambio no modifica los términos de referencia sustancialmente. El incremento o disminucién de! monto del contrato, mediante Orden de Cambio (una o varias sumadas) tiene como limite el maximo del diez por ciento (10%) del monto total de Contrato. Contrato Modificatorio: EI Contrato Modificatorio se aplica, salvo que el contrato de supervision establezca de forma diferente, cuando la modificaci6n del servicio de supervision técnica implica una modificacién sustancial de los términos de referencia, el cual modifica precios o plazos en el Contrato. El incremento o disminuci6n del monto del Contrato, mediante Contrato Modificatorio (una o varias sumadas) tiene como limite el mximo del quince por ciento (15%) del monto total de Contrato. La emision de una Orden de Cambio 0 Contrato Modificatorio, no da lugar a la emisién posterior de otra Orden de Cambio para el mismo objeto ni es empleada como un mecanismo de regularizacién de moditicaciones ya ejecutadas. 3. GLOSARIO Y DEFINICIONES cM GAF GcT Guu GSA CM Contrato Modificatorio jerencia Administrativa Financiera jerencia Socio Ambiental Informe de justificacién de Contrato Modificatorio den de Cambio de Contratista den de Cambio de Supervision PRE: Presidencia Ejecutiva recios Unitarios istema de Administracién de Bienes y Servicios 8 CONTRATISTA: Empresa que ejecuta la construccién de la obra vial FISCAL DE OBRA: Profesional contratado por el SNC para Fiscalizar la construccién de obras viales y hacer cumplir las funciones del Supervisor. INGENIERO DE SEGUIMIENTO: Profesional de la Gerencia de Construccién asignado a un proyecto especfico, cuyas funciones son desarrolladas en la Oficina Central. NO OBJECION: Documento de aceptacién emitido por el Organismo Financiador. x ee Pagina 3 de 20<. GERENCIA DE CONSTRUCCION i een ORDENES DE CAMBIO Y CONTRATOS fon MODIFICATORIOS SUPERVISION: Empresa 0 profesional que realiza la supervisi6n en la construccién de obras viales. 4, RESPONSABILIDADES La GCT es responsable de la aplicacién del presente procedimiento a través de los Fiscales de Obra. Asi como, la GSA, GAF y GJU a partir de los apoyos en sus respectivas areas. La UGC, es responsable de gestionar la aprobacién, modificaciones, vigencia y control del presente documento. 5, REGISTROS 5.1 Orden de Cambio en Obras Viales 1. Orden de Cambio que contiene: Cémputos Métricos. PU correspondiente a los items en los que se varian volimenes. Respaldos y justificaciones. Cronograma tentativo. Cuadro resumen de la variacién de montos. Hoja de firmas y fechas. 2. Informe Técnico eleborado por el ingeniero de Seguimiento, 3. Informe Financiero elaborado por la GAF. 4. Informe Legal elaborado por la GJU. 5 c . No Objecién del Organismo Financiador. ‘ontrato Modificatorio Contratista on Obras Viales. 1. Contrato Modificatorio elaborado por la GJU. 2. Informe de inclusion de nuevos items elaborado por el Supervisor de Obra. 3. Informe de Justificacién Contrato Modificatorio elaborado por el Supervisor de Obra. 4. Informe Técnico del Fiscal de Obra. 5. Informe Técnico elaborado por el Ingeniero de Seguimiento 6. Informe Financiero elaborado por la GAF. 7. Solicitud de No Objecién al Organismo Financiador. 8 Correspondencia Generada. or den de Cambio Supervisor 1. Orden De Cambio con sus respectivos respaldos. 2. Informe de Recomendacién del Fiscal de Obra. 8. Informe Técnico del Ingeniero de Seguimiento, 4, Informe Financiero elaborado por la GAF. Pégina 4 de 205. 6. 7 GERENCIA DE CONSTRUCCION Informe Legal elaborado por GJU. Solicitud de No Objecién al Organismo Financiador. Correspondencia Generada. 5.4 Contrato Moditicatorio Supervision oo eens Contrato Modificatorio elaborado por GJU. Informe de Justificacién Contrato Modificatorio elaborado por el Fiscal de Obra. Informe Técnico del Ingeniero de Seguimiento, Informe Financiero elaborado por la GAF. Solicitud de No Objecién al Organismo Financiador. Correspondencia Generada. 6, PROCEDIMIENTO 6.1 Orden de Cambi6 Obras Viales 6.44 6.1.2 6.1.3 Identificacién de la modificacién al proyecto original: A requerimiento del Contratista, el Supervisor de Obra identifica y valora la necesidad de ejecutar modificaciones de obra, teniendo como premisa el beneficio real para el proyecto, ademas, define el tipo de modificacion que se requiere realizar de acuerdo a lo indicado en el numeral 2.1 del presente procedimiento; si dicha modificacién corresponde @ una ‘Orden de Cambio, se procede como se indica en los numerales 6.1.2 a 6.1.4. Proceso de determinacién de la modificacién de cantidades y/o modificacién de plazo: El Supervisor de Obra determina el incremento o reduccién en el monto del contrato producido por el aumento 0 disminucién en las cantidades de obra (incluyendo los items ambientales) y/o la ampliaci6n 0 reducci6n del plazo requerido. En este sentido, para el caso de variacién de cantidades, ademas de evaluar la necesidad de estas modificaciones, efectia la cuantificacién en campo, para elabora los ‘cémputos métricos junto con los respaldos respectivos y presupuesto en base a los Precios Unitarios contractuales. En relacién al plazo, se determina claramente los criterios que modifican el mismo, en funcién a lo especificamente establecido en el contrato. Elaboracién del documento de la Orden de Cambio: Una vez que el Supervisor de Obra define las modificaciones que correspondan a una Orden de Cambio, elabora el borrador del documento denominado Orden de Cambio con el contenido minimo establecido en el Anexo | de este procedimiento, en un plazo de 10 dias hdbiles a partir de la solicitud realizada por el Contratista y junto con su informe técnico, lo remite al Fiscal de Obra en cuatro ejemplares con los respaldos correspondientes. Pagina 5 de 20GERENCIA DE CONSTRUCCION Teen ORDENES DE CAMBIO Y CONTRATOS a MODIFICATORIOS. El Fiscal de Obra, una vez recibida la iva los aspectos que correspondan de los documentacién, verifica de manera no li sefialados en el Anexo II del presente procedimiento en un plazo no mayor a 6 dias hdbiles. En caso de cumplir con los requisites, la solicitud de Orden de Cambio es aprobada por el Fiscal de Obra y remitida mediante informe Técnico a la GCT, que envia el documento a la GSA para la evaluacién de las moditicaciones con respecto al impacto ambiental (cuando corresponda). La GCT revisa e inicia el trémite de No Objecién ante los Organismos Financiadores (esto ultimo cuando corresponda), caso contrario, devuelve la documentacién al Supervisor, solicitando complementacién, modificacién 0 justificacién. Si el Supervisor no emite una respuesta escrita al respecto en el plazo maximo de tres dias habiles, el Fiscal de Obra informa a la GCT, quedando sin efecto la Orden de Cambio. La GSA, una vez recibido el documento OC junto con sus respaldos, en el plazo de 5 dias habiles, elabora un Informe con sus resultados y recomendaciones respectivas: Si el cambio es menor, determina las medidas de mitigacién a implementar, si las modificaciones son sustanciales define el alcance para la elaboracién del informe de analisis de las condiciones ambientales modificadas y las medidas ambientales a implementarse 0 la elaboracién de un EEIA. Una vez remitido el documento de OC a ta GCT por el Fiscal de Obra, el ingeniero de ‘Seguimiento en un plazo de 6 dias habiles verifica que: Dicho documento tiene el contenido minimo establecido en este procedimiento + Las modificaciones y los criterios se encuentren respaldados + Los precios unitarios de los items cuyas cantidades son modificadas son los establecidos contractualmente. Tanto los cémputos métricos como el presupuesto estén aritméticamente correctos. Se cumple con la normativa vigente y los documentos contractuales. Si de la revisién del Ingeniero de Seguimiento y la evaluacién de la GSA no se tiene ninguna observacién, el Ingeniero de Seguimiento elabora el Informe de Recomendacién y envia el mismo junto con toda la documentacién a la GAF y a la GJU en forma onjunta para que éstas en un plazo de 5 dias habiles desde la recepcion de dicha documentacién, evalden los aspectos que les correspondan y elaboren los informes financieros y juridicos respectivos. La GAF, verifica entre otros aspectos, la estructura de financiamiento y el estado de su ejecucién. Por su parte, la GJU, veritica entre otros aspectos, los legales y normativos; ademas elabora y gestiona cuando se requiera las Adendas a los convenios interinstitucionales respectivos, B Pagina 6 de 20< GERENCIA DE CONSTRUCCION i BOLIVIA GCT-PC-01.03 ORDENES DE CAMBIO Y CONTRATOS. Si, en alguna de estas revisiones (técnica, ambiental, financiera y/o legal) se tienen observaciones, se devuelve la documentacién al Supervisor de Obra a través del Fiscal de Obra, para que este complemente, modifique o justifique la OC, en un plazo de 3 dias hébiles a partir de la fecha de recepcién de esta documentacién; si pasado este plazo no se cuenta con respuesta al respecto, la GCT deja sin efecto la OC comunicando en este sentido a las Gerencias involucradas y al Fiscal y Supervisor de Obra. En caso que no se requiera la No Objecién del Organismo Financiador, se procede ‘como se desoribe a continuacién: Si de la evaluacién técnica, ambiental, legal y financiera no se tienen observaciones, el Gerente de Construccién envia la OC junto con la documentacién de respaldo y todos los informes al Presidente Ejecutivo del SNC, a través de una Hoja de Rutina para su Visto Bueno. Si el Presidente Ejecutivo emite el Visto Bueno correspondiente, la GCT a través de los Fiscales de Obra instruye a la Supervision de Obra la elaboracién de los documentos en original de la OC en doce ejemplares, para que sean suscritos por el Supervisor de Obra, Fiscal de Obra, GCT, PRE y el Contratista como aceptacién de la misma y que se distribuyen de acuerdo al siguiente detalle (salvo que se instruya de diferente forma) con lo que concluye el procedimiento: 2 ejemplares para el Organismo Financiador 2 ejemplares para las Prefecturas correspondientes 1 ejemplar para la Empresa Constructora 1 ejemplar para la Empresa Supervisora 1 ejemplar para el Fiscal de Obra 1 ejemplar para la GJU 1 jemplar para la GAF 3 ejemplares para la GCT En caso que se requiera No Objecién de! Organismo Financiador, se procede como se describe a continuacién: Si de la evaluacién técnica, ambiental, legal y financiera no se tienen observaciones, el Gerente de Construccién envia la OC junto con la documentacién de respaldo y todos {os informes al Presidente Ejecutivo del SNC, a través de una Hoja de Rutina con la Carta de solicitud de No Objecién al ente financiero. El Presidente Ejecutivo, previo andlisis, suscribe y envia la carta de Solicitud de No Objecién al Organismo Financiador, adjuntando todos los documentos generados durante el proceso. Pégina 7 de 20GCT-PC-01.03 c. GERENCIA DE CONSTRUCCION pouvia ORDENES DE CAMBIO Y CONTRATOS WovineROneS EI Organismo Financiador tiene la potestad de emitir 0 no la No Objecién solicitada por el Presidente Ejecutivo. En el caso en el que el Organismo Financiador emita la No Objecién, la GCT a través del Fiscal de Obra, instruye a la Supervision de Obra la elaboracién de los documentos en original de la OC en doce ejemplares, para que los mismos sean suscritos por el Supervisor de Obra, Fiscal de Obras, GCT, PRE y el Contratista como aceptacién de la OC y que se distribuyen de acuerdo al siguiente detalle (salvo que se instruya de diferente forma) con lo que concluye el procedimiento: 2 ejemplares para el Organismo Financiador 2 ejemplares para las Prefecturas correspondientes 1 ejemplar para la Empresa Constructora 1 ejemplar para la Empresa Supervisora 1 ejemplar para el Fiscal de Obra 1 ejemplar para la GJU 1 ejempiar para la GAF 1 ejemplar para el Coordinador del Organismo Financiador (cuando corresponda) 2 ejemplares para la GCT 6.2 Contrato Modificatorio en Obras Viales. 621 6.2.2 6.2.3 6.24 Identificacién de la modificacién al proyecto original: A requerimiento del Contratista, ef Supervisor de Obra identifica y valora la necesidad de ejecutar modificaciones de obra, teniendo como premisa el beneticio real para el proyecto, ademas define el tipo de modificacién que se requiere realizar de acuerdo a lo indicado en el numeral 2.1 del presente procedimiento; si dicha modificacién corresponde a un Contrato Modificatorio, se procede como se describe en los numerales 6.2.2 a 6.2.7. Precios Unitarios (Precios unitarios nuevos): Cuando la modificacién mediante Contrato Modificatorio incluye items nuevos, ol Supervisor define los items, elabora los cémputos métricos y los PU, los que son establecidos mediante negociacién entre el ‘Supervisor y Contratista, aprobados por el Supervisor y aceptados por el Fiscal de Obra, salvo que los documentos contractuales lo establezcan de manera diferente. Revisi6én de los PU: El Supervisor de Obra revisa los PU en coordinacién con el Contratista y remite un informe dirigido al Fiscal de Obra. Si existe controversias en la determinacién del precio entre el Supervisor y el Contratista, ésta se resuelve apelando a la cldusula de solucién de controversias establecida en el Contrato. Visto Bueno del Fiscal a los PU nuevos: El Fiscal de Obra evalda el informe referido en el punto anterior asi como los nuevos PU, otorgando su aprobacién en caso de ‘cumplir los requisitos técnicos minimos descritos en el Anexo Il y otros establecidos a criterio del Fiscal de Obra; caso contrario devuelve al Supervisor para su Pagina 8 de 20,GCT-PC-01.03 < GERENCIA DE CONSTRUCCION pouvia ORDENES DE CAMBIO Y CONTRATOS MODIFICATORIOS complementacién o modificacién. Verifica que los precios de los materiales y los rendimientos estén vigentes en el SNC; verifica ademas el volumen de obra a ejecutarse. Si en el plazo de cinco dias habiles, el Fiscal de Obra no emite opinién respecto al informe mencionado en el punto 6.2.3, los nuevos precios unitarios se dan por aprobados. Este incumplimiento por parte del Fiscal de Obra, da lugar a una llamada de atencién de la GCT, asi como las correspondientes acciones en caso de dafio ‘econémico al Estado. 6.2.5 Determinacién de moditicacién de cantidades y/o la ampliacién de plazo para un Contrato Modificatorio: En e| caso de que el Contrato Modificatorio incluya modificaciones de cantidades 0 de ampliacidn de plazo, el Supervisor de Obra procede como se sefiala en el numeral 6.1.2. 6.2.6 Elaboracién del informe Justificativo para el Contrato Modificatorio: Una vez que el Supervisor de Obra define las modificaciones correspondientes a un Contrato Modificatorio, elabora ol Informe de Justificacién Contrato Modificatorio con el contenido minimo establecido en el Anexo | de este procadimiento, en un plazo de 10 dias habiles a partir de la Solicitud realizada por el Contratista y lo envia al Fiscal de Obra en cuatro ejemplares con los respaldos correspondientes. 6.2.7 Aprobacién del Contrato Modificatorio: Una vez recibida la documentacién, el Fiscal de Obra verifica, en el plazo maximo de 5 dias hdbiles, los aspectos que correspondan de los que se describen en el Anexo Il. En caso de cumplir con los requisitos, el Informe de Justificacién Contrato Modificatorio, es aprobado por el Fiscal de Obra y remitido en tres ejemplares mediante Informe Técnico a la GCT, que envia el documento a la GSA para la evaluacién de las modificaciones con respecto al impacto ambiental (cuando corresponda). La GCT inicia el tramite de elaboracién del Contrato Modificatorio, solicitud de No Objecién ante los Organismos Financiadores, caso contrario devuelve la documentacin al Supervisor, solicitando la complementaci6n, modificacién o justificacién correspondiente. Si el Supervisor no emite una respuesta escrita al respecto en el plazo maximo de 3 dias habiles a partir de la recepcién de la documentacién devuelta, el Fiscal de Obra informa a GCT, quedando sin efecto la solicitud de Contrato Modificatorio. La GSA una vez recibido el documento IJCM junto con sus respaldos, en el plazo de 5 dias habiles, elabora un Informe con sus resultados y recomendaciones respectivas. Por su parte, una vez remitido el documento de IJCM a la GCT por el Fiscal de Obra, el Ingeniero de Seguimiento en un plazo de 6 dias habiles verifica que: a ee Pagina 9 de 20,GCT-PC-01.03 GERENCIA DE CONSTRUCCION ORDENES DE CAMBIO Y CONTRATOS ; MODIFICATORIOS Fecha: 2005/07/22 + Dicho documento tiene el contenido minimo establecido en este procedimiento + Las modificaciones y los criterios se encuentren respaldados. * Los Precios Unitarios de los items cuyas cantidades son modificadas son los establecidos contractualmente ‘+ Los Precios Unitarios de los nuevos items en relacién a los materiales, mano de obra, equipos y herramientas, costos indirectos y rendimientos han sido establecidos de acuerdo al procedimiento establecido para el efecto y se encuentran suficientemente justificados * Los Precis Unitarios, cémputos métricos y presupuesto estén aritméticamente corrects ‘* Se cumple con la normativa vigente y los documentos contractuales. Si de la revisin del Ingeniero de Seguimiento y la evaluacién de la GSA, no se tiene ninguna observacién, el Ingeniero de Seguimiento elabora el Informe Técnico y lo envia junto con toda la documentacidn a la GAF para que en un plazo de 5 dias hdbiles desde la recepcién de dicha documentacién se efectué la correspondiente evaluacién financiera (entre otros aspectos verifica la estructura de financiamiento y el estado de su ‘ejecucién) y elabore el informe financiero respectivo. Si, en alguna de estas revisiones (técnica, ambiental y/o financiera) se tienen ‘observaciones, se devuelve la documentacién al Supervisor de Obras, a través del Fiscal de Obra, para que complemente, modifique o justifique la IJCM en un plazo de 3 dias habiles a partir de la fecha de recepcién de la documentacion devuelta; si pasado este plazo no se cuenta con respuesta al respecto por parte del Supervisor de Obra, la GCT deja sin efecto la ICM. De lo contrario se envia toda la documentacién a la GJU, para que en el plazo de 5 dias habiles desde la recepcién de la misma, si no tiene ninguna observacién elabore el informe Juridico, el Contrato Modificatorio respectivo y si corresponde las adendas a los convenios interinstitucionales asi como las gestiones respectivas. En caso que no se requiera No Objecién de! Organismo Financiador, se procede como ‘se describe a continuacién: Si de la evaluacion técnica, ambiental, legal y financiera no se tienen observaciones, el Gerente de Construccién envia el Contrato Modificatorio junto con la documentacién de respaldo y todos los informes al Presidente Ejecutivo del SNC, a través de una Hoja de Rutina para su Visto Bueno. Si el Presidente Ejecutivo emite el Visto Bueno correspondiente, se procede a susoribir el Contrato Modificatorio por las instancias pertinentes establecidas en el Contrato Original y por el Contratista como aceptacién del mismo. pe wR Pagina 10 de 20K c: GERENCIA DE CONSTRUCCION - pouvia ORDENES DE CAMBIO Y CONTRATOS : MODIFICATORIOS En caso que se requiera No Objecién de! Organismo Financiador, se procede como se describe a continuaci6n: Si de la evaluacién técnica, ambiental, legal y financiera no se tienen observaciones, el Gerente de Construccién envia al Presidente Ejecutivo del SNC, el Contrato Modificatorio junto con la documentacidn de respaldo y el oficio borrador de Solicitud de No Objeci6n para el Organismo Financiador. El Presidente Ejecutivo previo andlisis, suscribe y envia la carta de Solicitud de No ‘Objecién al Organismo Financiador, adjuntando todos los documentos generados durante el Proceso. EI Organismo Financiador tiene la potestad de emitir 0 no la No Objecién solicitada por el Presidente Ejecutivo. En el caso en el que ef Organismo Financiador emita ia No Objecién, se procedera a suscribir el Contrato Modificatorio por las instancias pertinentes establecidas en el Contrato Original y por el Contratista como aceptacién del mismo, 6.3 Orden de Cambié en Servicios de Supervision 6.3.1 Identificacién de servicios no previstos en la Supervisién de Obras original: A Tequerimiento del Supervisor de Obra, el Fiscal de Obra identifica y valora la necesidad de modificar el alcance de! contrato de los servicios de supervision; evala los documentos contractuales con el objeto de verificar si efectivamente no estan considerados dentro del alcance original establecido en los documentos de contrato; por Litimo veritica si estas modificaciones cuentan con base de pago en la propuesta del Supervisor. Side la evaluacién precedente, el Fiscal de Obra concluye en forma negativa, comunica en este sentido al Supervisor de Obra en un plazo de 3 dias habiles a partir de la solicitud realizada, dejando sin efecto la misma. De Io contrario, procede como se muestra en el siguiente numeral. 6.3.2 Determinacién del costo de los servicios adicionales: Cuando no se tenga base de pago en la propuesta de! Supervisor, ésta es establecida mediante negociacién entre el Fiscal y el Supervisor, aprobados por el Fiscal de Obra; en el caso en que se cuente con una base de pago, el Fiscal de Obra determina el monto adicional del servicio. Asimismo, el Fiscal de Obra determina si estos servicios adicionales requieren de un incremento en el plazo de Supervisién cuantificando e! mismo con las justificaciones necesarias. RB Pagina 11 de 201 bes GERENCIA DE CONSTRUCCION 2 noua ORDENES DE CAMBIO Y CONTRATOS ate MODIFICATORIOS: ‘Sobre la base de los andlisis descritos en los numerales 6.2.1. y 6.2.2., el Fiscal de Obra define si dichas modificaciones corresponden a una Orden de Cambio, para lo cual procede como se indica a continuacién: 6.3.3 Elaboracién del documento de la Orden de Cambio: Una vez que el Fiscal de Obra define que las modificaciones al alcance corresponden a una Orden de Cambio, elabora el borrador del documento denominado Orden de Cambio de Supervisién (OCS) con el contenido minimo establecido en el Anexo | de este procedimiento en el plazo de 5 dias habiles a partir de la solicitud realizada por la Supervisién, junto con su informe de recomendacién y enviarlo a la GCT en tres ejemplates con los respaldos correspondientes. 6.3.4 Aprobacién de ta Orden de Cambio: Una vez recibida la documentacion, el Ingeniero de Seguimiento verifica en el lapso de 3 dias habiles que: a) Elincremento de los servicios se justifique, considerando que: + La modificacién del alcance del servicio de supervisién no esta considerada en el alcance original de contrato, ‘Se mejora y mantienen los controles implementados por el Supervisor en la obra. Se disminuye o incrementa el tiempo de Supervisién. * Se reduce © incrementa el costo sin afectar la calidad de los servicios de supervisin establecida en los documentos contractuales. * Se cumple con la normativa vigente. b) El Presupuesto es correcto ©) El monto presupuestado no excede el porcentaje de incremento establecido en el ‘contrato, para Orden de Cambio. 4) Los plazos establecidos son racionales y no afectan al desarrollo del proyecto y se basan en el cronograma de Obras vigente del Contratista. ) La modificacién al alcance del servicio corresponda a una Orden de Cambio Si la OCS cumple con todos los requerimientos, el Ingeniero de Seguimiento elabora el Informe Técnico y junto con toda la documentaci6n los envia a la GAF y a la GJU en forma conjunta, para que éstas en un plazo de 5 dias habiles desde la recepcién de dicha documentacién elaboren los informes financieros y juridicos respectivos. Si en alguna de estas revisiones (técnica, financiera y/o legal) se tienen observaciones, se devuelve la documentacién al Fiscal de Obras, para que complemente, modifique 0 justifique la OCS en un plazo de 3 dias hdbiles a partir de la fecha de devolucién de esta documentacién; si pasado este plazo no se cuenta con respuesta al respecto por parte del Fiscal de Obra, la GCT deja sin efecto la OCS. En el caso que no se requiera No Objecién del Organismo Financiador, se procede ‘como se describe a continuacién: # w Pagina 12 de 20< GERENCIA DE CONSTRUCCION é bouivia Si de la evaluaci6n técnica, legal y financiera no se tienen observaciones, el Gerente de Construcci6n envia la OCS junto con la documentacin de respaldo y todos los informes al Presidente Ejecutivo del SNC, a través de una Hoja de Rutina para su Visto Bueno, Si el Presidente Ejecutivo emite el Visto Bueno correspondiente, la GCT a través de los Ingenieros de Seguimiento instruye a los Fiscales de Obra la elaboracién de los documentos en original de la OCS en once ejemplares, para que sean suscritos por el Fiscal de Obras, la GCT, PRE y el Supervisor como aceptacién del mismo y que se distribuyen de acuerdo al siguiente detalle (salvo que se instruya de diferente forma) con Jo que concluye el procedimiento: 2 ejemplares para el Organismo Financiador 2 ejemplares para las Prefecturas correspondientes 1 ejemplar para la Empresa Supervisora 1 ejemplar para el Fiscal de Obra 1 ejemplar para la GJU 1 ejemplar para la GAF 3 ejemplares para la GCT En el caso de que se requiera No Objecién del Organismo Financiador, se procede como se describe a continuacién: Si de la evaluacién técnica, legal y financiera no se tienen observaciones, el Gerente de Construccién envia al Presidente Ejecutivo del SNC la OCS junto con la documentacién de respaldo y la carta de Solicitud de No Objecién al ente financiero a través de una Hoja de Rutina. EI Presidente Ejecutivo previo andlisis, suscribe y envia la carta de Solicitud de No ‘Objecién al Organismo Financiador, adjuntando todos los documentos generados durante el proceso. EI Organismo Financiador tiene la potestad de emitir o no la No Objecién solicitada por @1 Presidente Ejecutivo. En el caso en el que ef Organismo Financiador emita la No Objecién, la GCT a través de Jos Ingenieros de Seguimiento instruye a los Fiscales de Obra la elaboracién de los documentos en original de la OCS en once ejemplares, para que el mismo sea suscrito por el Fiscal de Obras, la GCT, PRE y por la Supervisor como aceptacién del mismo y que se distribuyen de acuerdo al siguiente detalle (salvo que se instruya de diferente forma) con lo que concluye el procedimiento: ‘+ 2 ejemplares para el Organismo Financiador ‘+ 2 ejemplares para las Prefecturas correspondientes Q Pagina 13 de 20GCT-PC-01.03 < GERENCIA DE CONSTRUCCION i Version NP 1 pouivia ORDENES DE CAMBIO Y CONTRATOS. : MODIFICATORIOS Serre 1 ejemplar para la Empresa Supervisora 1 ejemplar para el Fiscal de Obra 1 ejemplar para la GJU 1 ejemplar para la GAF 1 ejempiar para el Coordinador de! Organismo Financiador (cuando corresponda) 2 ejemplares para la GCT 6.4 Contrato Modificatorio en Servicios de Supervisién 6.4.1. Identificacién de servicios no previstos en la Supervisién de obras original: A requerimiento de! Supervisor de Obra, el Fiscal de Obras identifica y valora la necesidad de modificar el alcance de! contrato de los servicios de supervisin; evalda los documentos contractuales con el objeto de veriticar si efectivamente dichos servicios no estan considerados dentro del alcance original establecido en los mismos y por titimo verifica si estas modificaciones cuentan con base de pago en la propuesta del Supervisor. Si de la evaluacién precedente, el Fiscal de Obra concluye en forma negativa, comunica en este sentido al Supervisor de Obra en un plazo de 2 dias hdbiles a partir de la solicitud realizada, dejando sin efecto la misma, de lo contrario procederé como se muestra en el siguiente numeral. 6.4.2 Determinacin del costo de los servicios adicionales: Cuando no se tenga base de ago en la propuesta del Supervisor, ésta es establecida mediante negociacién entre el Fiscal y Supervisor, aprobados por el Fiscal de Obra. En el caso en que se cuente con una base de pago, a partir de ésta el Fiscal de Obra determina el monto adicional de! servicio y si estos servicios adicionales requieren de un incremento en el plazo de Supervision cuantificando el mismo con las justificaciones necesarias. Sobre la base de los andlisis descritos en los numerales 6.2.1. y 6.2.2, el Fiscal de Obra define si dichas modificaciones corresponden a una Orden de Cambio, para lo cual procede como se indica a continuacién 6.4.3 Elaboracién del informe Justificativo para el Contrato Modificatorio: Una vez que el Fiscal de Obra define que las modificaciones al alcance corresponden a un Contrato Modificatorio, elabora el Informe de Justificacién Contrato Modificatorio (IJCM) con el contenido minimo establecido en el Anexo | de este procedimiento en un plazo de 5 dias habiles a partir de la solicitud realizada por la Supervision y los remite a la GCT en tres ejemplares con los respaldos correspondientes. 6.4.4 Aprobacién del Contrato Modificatorio: Una vez recibida 1a documentacién, el Ingeniero de Seguimiento verifica en el lapso de 3 dias habiles que: 7 a) El incremento de los servicios se justifique, considerando que: x Y Pagina 14 de 20GERENCIA DE CONSTRUCCION ORDENES DE CAMBIO Y CONTRATOS ‘+ La modificacién del alcance del servicio de supervisién no esté considerada en el aleance original de contrato. Se mejora y mantione los controles implementados por el Supervisor en la obra. Se disminuye o incrementa el tiempo de Supervision. * Se reduce o incrementa el costo sin afectar la calidad de los servicios de supervisién establecida en los documentos contractuales. Se cumple con la normativa vigente. 6) E1 Presupuesio es correct ©) El monto presupuestado no excede el porcentaje de incremento establecido en el contrato para un Contrato Modificatorio. 4) Los plazos establecidos son racionales y no afectan al desarrollo del proyecto y se basan en el cronograma de Obras vigente del Contratista ) La modificacién al alcance del servicio corresponde a un Contrato Modificatorio. Si el JCM cumple con todos los requerimientos, el Ingeniero de Seguimiento elabora el Informe Técnico y to envia junto con toda la documentacién a la GAF, para que en un plazo de 2 dias habiles desde la recepcin de dicha documentacién elabore el informe financiero respectivo. Si este informe no es emitido en el plazo establecido se toma ‘como silencio administrativo positivo. Si, en alguna de estas revisiones (técnica y/o financiera) se tienen observaciones, se devuelve la documentacién al Fiscal de Obras, para que complemente, modifique o justifique la [JCM en un plazo de 3 dias habiles a partir de la fecha de devolucién de esta documentacién; si pasado este plazo no se cuenta con respuesta al respecto la GCT deja sin efecto la ICM. De lo contrario se envia toda la documentacién a la GJU, para que en el plazo de 5 dias habiles desde la recepcién de la misma, si no tiene ninguna ‘observacién, elabore el informe Juridico y el Contrato Modificatorio. En el caso que no se requiera No Objecién de! Organismo Financiador, se procede ‘como se describe a continuacién: Si de la evaluacién técnica, legal y financiera no se tienen observaciones, el Gerente de Construccién mediante Hoja de Rutina, envia el Contrato Modificatorio junto con la documentacién de respaldo y todos los informes al Presidente Ejecutivo del SNC para su Visto Bueno. Si el Presidente Ejecutivo emite el Visto Bueno correspondiente, se procede a suscribir el Contrato Modificatorio por las instancias pertinentes establecidas en e! Contrato Original y por el Supervisor como aceptacién del mismo. En el caso de que se requiera No Objecién del Organismo Financiador, se procede ‘como se describe a continuaci6n: e- Pagina 15 de 20GERENCIA DE CONSTRUCCION ORDENES DE CAMBIO Y CONTRATOS Feet MODIFICATORIOS Si de la evaluacién técnica, legal y financiera no se tienen observaciones, el Gerente de Construcci6n enviara el Contrato Modificatorio junto con la documentacién de respaldo al Presidente Ejecutivo del SNC El Presidente Ejecutivo previo andlisis, suscribe y envia la carta de Solicitud de No Objecién al Organismo Financiador, adjuntando todos los documentos generados durante e! proceso. El Organismo Financiador tiene la potestad de emitir o no la No Objecién solicitada por el Presidente Ejecutivo. En el caso en el que el Organismo Financiador emita la No Objecién, se procede a ‘suscribir el Contrato Modificatorio por las instancias pertinentes establecidas en el Contrato Original y por la Supervisor como aceptacién del mismo. 6.5 Vigencia de la Orden de Cambio o Contrato Modificatorio: La Orden de Cambio entra en vigencia a partir de la fecha de la firma del Representante Legal del SNC, es decir del Presidente Elecutivo. Por otra parte, el Contrato Modificatorio entra en vigencia de acuerdo a lo establecido en el mismo documento. 6.6 Garantias: Una vez que la Orden de Cambio 0 Contrato Modificatorio entre en vigencia y en conocimiento de 10s interesados, si los montos de las Ordenes de Cambio y Contratos Modificatorios incrementan los originales en los porcentajes establecidos en el contrato inicial, el Contratista 0 @1 Supervisor (segiin sea el caso) presenta las garantias por los montos adicionales. 7. FLUJOGRAMA El procedimiento se presenta gréficamente en flujograma, 8 ANEXOS Anexo I: Contenido minimo: Orden de Cambio de obras viales y de supervisién / Informe justificativo para el Contrato Modificatorio para obras viales y supervision Anexo I; Minimos criterios de evaluacién del Fiscal de Obra. Pagina 16 de 20GERENCIA DE CONSTRUCCION itt a i Pagina 17 de 20ORDEN DE CAMBIO PARA EMPRESAS SUPERVISORAS GERENCIA DE CONSTRUCCION a ‘ORDENES DE CAMBIO Y CONTRATOS : MODIFICATORIOS Sees = ee A can! se Pagina 18 de 20GERENCIA DE CONSTRUCCION ‘ORDENES DE CAMBIO Y CONTRATOS ; MODIFICATORIOS See 5 : CONTRATO MODIFICATORIO PARA EL CONTRATISTA SS ais eh Ope = | ee im ah Ky = ; i j i Pagina 19 de 20GERENCIA DE CONSTRUCCION ORDENES DE CAMBIO Y CONTRATOS Wovine ONES cra GCT-PC-01.03 aie SELL GSE = Ce | (LSEL en} ey Cai |e [eT EES EEE if ia ie CONTRATO MODIFICATORIO PARA LA SUPERVISION [seas [meso | ay [aw [er [me | me) eT | ca ees a) ee = cmon on Tre 7 ‘canes | cei J (= = tet | ele; —_ = mae ae [e3= Pagina 20 de 20ANEXO I CONTENIDO MINIMO: ORDEN DE CAMBIO DE OBRAS VIALES / INFORME JUSTIFICATIVO PARA EL CONTRATO MODIFICATORIO EN OBRAS VIALES SERVICIO NACIONAL DE CAMINOS ORDEN DE CAMBIO DE OBRAS VIALES N® /INFORME DE JUSTIFICACION CONTRATO MODIFICATORIO PARA OBRAS VIALES N° YECTO: Elaborado por: (Nombre del Gerente del Proyecto) Carta de Instruccién: En este documento se instruye al contratista las modificaciones de la ‘obra que deben ser realizadas, consignando las firmas de los indicados en el procedimiento 1, ANTECEDENTES 2, JUSTIFICACION DE LAS MODIFICACIONES Describe las razones por las cuales se requiere efectuar las modificaciones al contrato. Indica las razones por las que se establecieron el tipo de modificacién (Orden de Cambio o Contrato Modificatorio) 3, MODIFICACION DE CONSTRUCCION Establecen claramente las modificaciones al contrato de Construccién que se estan efectuando. 3.1 Modificacién de Cantidades de construccién de items ya existentes 3.2 Incremento de nuevos items y sus cantidades 3.3 Modificacién del Plazo Contractual 3.4 Enmiendas a las especificaciones técnicas 4, CONSIDERACIONES AMBIENTALES La Supervision evalia si las modificaciones incluidas afectan items ambientales y la licencia ambiental. 5. RECOMENDACION La Supervision en su calidad de responsable técnico de la pobra, en este punto aprueba y recomienda al SNC la aplicacién de la Orden Cambio 0 Contrato Modificatorio, 6 MONTO DEL CONTRATO ACTUALIZADO 7. CONCLUSION Describe de forma sucinta las modificaciones al contrato de construccién y de sus justificativos y el SNC acepta la OC 0 CM en funcién del andlisis, evaluacién y recomendacion del a ‘Supervision y Fiscal de Obra e instruye al contratista su cumplimiento. 8. ANEXOS ‘Adjunta cuando corresponda y de manera no limitativa lo siguiente: ~ _Informes de aprobacién de Precios Unitarios de nuevos items — Especificaciones Técnicas de los terns nuevos — Respaidos de la necesidad de las modificaciones del contrato de construccion — Cémputos métricos de cantidades modificadas con sus respaldos (Secc Trans, planos, etc) = Cémputos métricos de nuevos items (Sece Trans, planos, etc) — Cronograma tentativo — Anélisis de Precios Unitarios de los items nuevos - Otros ew Pagina 1 de 3CONTENIDO MINIMO: ORDEN DE CAMBIO DE SUPERVISION / INFORME JUSTIFICATIVO PARA EL CONTRATO MODIFICATORIO SERVICIO NACIONAL DE CAMINOS ORDEN DE CAMBIO DE SUPERVISION N? / INFORME DE JUSTIFICACION CONTRATO. MODIFICATORIO N° Elaborado por: (Nombre del Jefe de Fiscalizacién de Obras) 1. ANTECEDENTES 2. ALCANCE DE LOS SERVICIOS DE SUPERVISION Describe de forma sucinta el alcance de los servicios de Supervisién establecidos contractualmente, sin la presente Orden de Cambio, 9. JUSTIFICATIVO DE MODIFICACION DE LOS SERVICIOS DE SUPERVISION Describe las deficiencias de control y/o de servicio que el alcance original puede tener relacién a las condiciones actuales del proyecto y la necesidad de moxificar estos servicios en beneficio del mismo. 4, MODIFICACION AL SERVICIOS DE SUPERVISION Establece claramente las modificaciones al servicio de supervisin que se estan efectuando. 4.1 Modificacién del Alcance de la Supervision 4.2 Modificaci6n del Monto Contractual 4.3 Moditicacion del Plazo Contractual 5. CONCLUSION Describe de forma sucinta las modificaciones al contrato de supervisién y de sus justificativos 6. ANEXOS Adjunta cuando corresponda y de manera no imitatva lo siguiente: Respaldos de la necesidad de las modificaciones al servicios de supervisin - Planilla de costo inicial, Incremento y total (costo de servicios de consultoria para la realizacién de supervisién técnica de las obras). Costos Directos (Honorarios mensuales de! personal asignado al proyecto) Costos Directos (Alquileres y misceléneos) Costes Directos (Garantias y seguros) Costos Directos (Impuestos y Protocolizacién) Cronograma de los servicios de consuttoria — Cronograma de desembolsos ~ Curriculum Vitae — Otros read Pagina 2 de 3ANEXO II MINIMAS VERIFICACIONES QUE EFECTUA EL FISCAL DE OBRA EN LA REVISION Y ‘APROBACION DE ORDENES DE CAMBIO Y CONTRATOS MODIFICATORIOS PARA ‘OBRAS VIALES Cuando se modifica cantidades de obra: (Aplicable para Ordenes de Cambio y Contrato Modificatorio) + Que la modificacién de las cantidades no previstas se justiique y que los criterios empleados para estas modificaciones sean los adecuados. - Que Ja cuantificacién de las cantidades modificadas sean correctas a partir de la verificacién en gabinete de todos sus respaldos (secciones transversales, planos, etc) (si ‘se requiere, se instruye a la supervision la verificacién de las mismas en campo). + Que ‘se reduce o incrementa el costo sin afectar la calidad, cumpliendo las Especificaciones Técnicas + Que los precios unitarios contractuales no fueron modificados, - Que el monto presupuestado no excede el porcentaje de incremento establecido en el contrato. Posibles Impactos Ambientales. Cuando se modifica plazo de ejecucién: (Aplicable para Ordenes de Cambio y Contrato Modificatorio) + Los criterios que disminuyen o incrementan el tiempo de ejecucién son razonables y estén establecidos en los documentos contractuales, y que la modificacién del plazo no afecta al desarrollo del proyecto. - Se cumplen con la normativa vigente y lo establecido contractuaimente. Cuando se incluye items nuevos: (Aplicable solo para Contratos Modificatorios) - Que se justifique técnicamente ta inclusién de items nuevos - Que se mejora y mantiene la calidad de la obra - Que se reduce o incrementa el costo sin afectar la calidad, cumpliendo las Especificaciones Técnicas = Que se cumpien (reparan o mitigan) aspectos externos obligatorios + Que el anélisis de PU es correcto y razonable en cuanto a los rubros que fos componen (mano de obra, materiales, herramientas y gastos indirectos) asi como sus respectivos rendimientos. ~ Que se cuenta con Especificaciones Técnicas para estos nuevos items, y que los mismos toman en cuenta la buena ejecucién en la Ingenieria. - Que el monto presupuestado no excede el porcentaje de incremento establecido en el contrato. = Que se cumple con los documentos contractuales y con ta normativa vigente. - _Posibles Impactos Ambientales. Se Pagina 3 de 3