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CONCEPTOS BASICOS

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ADMINISTRACIÓN E INFORMACIÓN

LILIBETH VARGAS DUEÑAS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO BOGOTA D.C. 2008

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ADMINISTRACIÓN E INFORMACIÓN

LILIBETH VARGAS DUEÑAS Informe presentado para aprobar el modulo de Gestión del sistema de información del Talento Humano

PEDRO NEL PRIETO MOJICA Instructor

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO BOGOTA D.C. 2008 CONTENIDO

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INTRODUCCIÓN 1.CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN 2.DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN 3.RESEÑA HISTÓRICA 3.1 Siglo XIX 3.2 Siglo XX 4. GESTIÓN 5.RELACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN CON OTRAS CIENCIAS 5.1 Administración y derecho 5.2 Administración Y Economía 10 5.3 Administración Y Escuela Matemática 5.4 Administración Y Psicología 11 5.5 Administración Y Moral 12 6.ESCUELAS Y TEORÍAS ADMINISTRATIVAS 12 6.1 Escuela de la administración científica 12 6.2 Escuela de la administración clásica 13 6.3 Teoría de la organización 7. QUE ES SISTEMA 14 8.QUE ES INFORMACIÓN 15 9.QUE ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN 10. PROPIEDADES DE LA INFORMACIÓN 11.INFORMACIÓN MANUAL 12.INFORMACIÓN SISTEMATIZADA 13.CONCLUSIONES BIBLIOGRAFÍA

Pág. 6 6 6 7 7 9 9 9 10

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15 16 16 17

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LISTA DE FIGURAS

Tabla No. 1 Aspectos Históricos De La Administración

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INTRODUCCIÓN Es de vital importancia conocer y conceptualizar temas relacionados con la Administración y los sistemas de información, ya que en un mundo cambiante en el que estamos, es importante contar con herramientas sólidas que nos permitan ser más competitivos, críticos y analíticos.

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1. CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN

Es el proceso global de toma de decisiones orientado a conseguir los objetivos organizativos de forma eficaz y eficiente, mediante la planificación, organización, integración de personal, dirección (liderazgo) y control. Es una ciencia que se basa en técnicas viendo a futuro, coordinando cosas, personas y sistemas para lograr, por medio de la comparación y jerarquía un objetivo con eficacia y eficiencia. La toma de decisiones es la principal fuente de una empresa para llevar a cabo unas buenas inversiones y excelentes resultados. 2. DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN

La administración se define como el proceso de crear, diseñar y mantener un ambiente en el que las personas, laborar o trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas. Como administración, las personas realizan funciones administrativas de planeación, organización, integración de personal, dirección y control.

• • •

La administración se aplica en todo tipo de corporación. Es aplicable a los administradores en todos los niveles de corporación. La meta de todos los administradores en todos los niveles de corporación.

La administración se ocupa del rendimiento; esto implica eficacia y eficiencia 3. RESEÑA HISTÓRICA

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Existen dificultades al remontarse al origen de la historia de la administración. Algunos escritores, remontan el desarrollo de la administración a los comerciantes sumerios y a los egipcios antiguos constructores de las pirámides, o a los métodos organizativos de la Iglesia y las milicias antiguas. Sin embargo, muchas empresas preindustriales, dada su escala pequeña, no se sentían obligadas a hacer frente sistemáticamente a las aplicaciones de la administración. Las innovaciones tales como la extensión de los números árabes (entre los siglos V y XV) y la aparición de la contabilidad de partida doble en 1494 proporcionaron las herramientas para el planeamiento y el control de las organizaciones, y de esta forma el nacimiento formal de la administración. Sin embargo es en el Siglo XIX cuando aparecen las primeras publicaciones donde se hablaba de la administración de manera científica, y el primer acercamiento de un método que reclamaba urgencia dada la aparición de la revolución industrial. 3.1 Siglo XIX

Algunos piensan en la administración moderna como una disciplina que comenzó como un vástago de la economía en el siglo XIX. Los economistas clásicos tales como Adam Smith y John Stuart Mill proporcionaron un fondo teórico a la asignación de los recursos, a la producción, y a la fijación de precios. Al mismo tiempo, innovadores como Eli Whitney, James Watt y Matthew Boulton, desarrollaron herramientas técnicas de producción tales como la estandarización, procedimientos de control de calidad, contabilidad analítica, y planeamiento del trabajo. Para fines del siglo diecinueve, Leon Walras, Alfred Marshall y otros economistas introdujeron una nueva capa de complejidad a los principios teóricos de la Administración. Joseph Wharton ofreció el primer curso de nivel terciario sobre Administración en 1881. 3.2 Siglo XX

Durante el siglo XX la administración fue evolucionando en la medida en que las organizaciones fueron haciéndose más complejas y las ciencias como la ingeniería, la sociología, la psicología y la teoría de sistemas fueron desarrollándose 7

Tabla No. 1 Aspectos Históricos De La Administración

Contribuyente Periodo 5000 a.c. Sumerios

Principales aportaciones

Establecieron registros escritos para uso comercial y gubernamental. Practicaban inventarios los inventarios. Llevaban diarios ventas e impuestos; desarrollaron una elaborada burocracia para la agricultura y la construcción a gran escala, emplearon de tiempo completo administradores y usaban proyecciones y planeación. Aplicaron el principio de excepción y la departamentalización, los Diez Mandamientos, la planeación a largo plazo y el tramo de control. Reforzaron leyes para la conducción de los negocios, incluyendo estándares, salarios y obligaciones de los contratistas. Establecieron la Contitución Chow y Confusio sento las primeras bases para un buen gobierno. Desarrollaron la ética del trabajo; la universalidad de la administración(Sócrates);inicia ron el método científico para la 8

4000-2000 c.

a. Egipcios

4000 a.C.

Hebreos

2000 – 1700 Babilonicos a. C.

500 a. C.

Chinos

500-200 a.C.

Griegos

solución de los problemas. 200 a.C. – 400 Romanos d.C. Desarrollaron sistemas de fabricación de armamento, de cerámica y textiles; construyeron carreteras; organizaron empresas de bodegas; utilizando el trabajo especializado; formaron los gremios; emplearon una estructura de organización autoritaria basada en funciones. Estructura jerárquica descentralizada con control estratégico y políticas centralizadas. Establecieron un marco legal para el comercio y los negocios.

300 d.C. Siglo XX

– Iglesia Católica

1300

Venecianos

4.GESTIÓN

Gestión del latín gestio: Acción administrar. Gestión, dirección. Actividad profesional tendiente a establecer los objetivos y medios de su realización, a precisar la organización de sistemas, a elaborar la estrategia del desarrollo y a ejecutar la gestión del personal. En el concepto gestión es muy importante la acción, del latín actionem; que significa toda manifestación de intención o expresión de interés capaz de influir en una situación dada. El énfasis que se hace en la acción, en la definición de gestión es la diferencia que se tiene con el concepto de administración. La gestión no es considerada una ciencia disciplina. Podemos considerarla como parte de la administración, o como un estilo de administración, la gestión es un proceso de planeación y manejo de tareas y recursos.

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5. RELACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN CON OTRAS CIENCIAS

5.1 Administración y derecho

El derecho forma la estructura necesaria en que descansa lo social. Una sociedad sin derecho, es inconcebible, aun para la administración privada. Sólo puede administrarse un organismo social, cuando es posible exigir determinadas acciones de los demás, sea que éstas les hayan sido impuestas por ley, o que deriven inmediatamente de un convenio. La Administración no es de suyo jurídica, sino meta-jurídica; esto es: Que no se realiza de suyo por el mero cumplimiento de derecho y obligaciones, sino que busca estimular la cooperación espontánea, activa, precisa, entusiasta y, sobre todo, eficaz, de quienes forman una empresa u otro organismo social, para lograr la máxima eficiencia en la coordinación. Sin el cumplimiento de derechos y obligaciones, la coordinación es imposible, pero en el mero cumplimiento forzado de éstos, no existen tampoco de suyo elementos suficientes para lograr la máxima eficiencia de la coordinación, fin al que la Administración se dirige. En otras ocasiones, por el contrario, una norma administrativa, que busca la eficiencia en un organismo social, por exigirlo el bien común es tomada por el derecho y elevada a la categoría de ley. Tal sucede con el derecho administrativo. 5.2 Administración Y Economía

La administración tiene como fin "lograr la máxima eficiencia" de las formas sociales, esto es, obtener el máximo de resultados con el mínimo de esfuerzos o recursos. Esta ley (llamada la ley de oro), tiene su más clara aplicación en la economía, siendo en ella donde primero se formuló, y donde más exactamente se aplica, por lo que se le conoce como la ley económica básica. 10

Aun en el caso de la administración industrial, donde el fin es indiscutiblemente económico, no debe confundirse al administrador con el economista: el administrador, como tal, busca inmediatamente un fin de coordinar los elementos que emplea (cosas y personas), y en tanto es buen administrador, en cuanto sabe coordinarlos, esto es: estructurarlos y manejar los del modo más eficiente. Pero este fin inmediato, que es el propio de la administración, en ese tipo de sociedades está subordinado a un fin económico, como es el de la empresa industrial, comercial o bancaria, por lo que la misma administración queda fuertemente teñida de Colorido económico, al grado de parecer que el fenómeno mismo administrativo se confunde con el económico. 5.3 Administración Y Escuela Matemática

La aplicación de técnicas, parcial o totalmente matemáticas, ha permitido un enorme avance en campos de la Administración, como los relacionados con la fijación de cursos alternativos, su valoración y su consiguiente ayuda en la toma de decisiones, a través de la Investigación de Operaciones, pretende que la administración misma se ha convertido o se está convirtiendo en algo cuya naturaleza es esencialmente matemática. 5.4 Administración Y Psicología

El administrador va a coordinar personas, y al mismo tiempo a coordinar la actuación de estas mismas personas, con las cosas, sistemas. Necesita, por lo mismo, conocer de mejor modo posible los diversos resortes psicológicos para tratar de influir en el logro de la cooperación de los hombres, como base para su coordinación. El administrador necesita saber influir eficazmente en la conducta de los demás, y de ello depende en gran parte su éxito. La psicología indica, por lo mismo, qué métodos administrativos son más adecuados, y proporciona bases técnicas para influir en la manera de actuar de quienes integran un organismo social, en forma de hacer sus acciones lo más eficientes que sea posible. En tres formas principales ayuda la psicología al administrador:

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Ofreciéndole algunas técnicas de carácter esencialmente psicológico, pero que son utilizadas por la administración como un instrumento o medio para coordinar. Analizando los aspectos psicológicos de algunas técnicas de naturaleza ya substancialmente administrativa; el estudio del "efecto-halo" o la "tendencia central" en la calificación de trabajadores, supervisores o desarrollo de ejecutivos. Proporcionando al administrador una serie de conocimientos y técnicas psicológicas que lo ayuden para comprender mejor a sus subordinados, motivarlos, orientarlos, resolver sus problemas y, en una palabra, lograr su cooperación, como medio para su coordinación más adecuada.

5.5 Administración Y Moral

La relación se encuentra pues establecida, en que ambas son disciplinas de carácter normativo. Pero mientras que las normas de la moral se refieren a toda la conducta humana, y para un fin último, las de la administración tratan de un sólo aspecto de esa conducta, y para un fin particular: Las normas administrativas inmorales son en el fondo antisociales, porque van contra la naturaleza del hombre, y, por lo mismo, al fin y a la postre, resultan ineficaces y aun contraproducentes. normas de la moral se refieren a toda la conducta humana, y para un fin último, las de la administración tratan de un sólo aspecto de esa conducta, y para un fin particular: la máxima eficiencia que logre en un organismo social. 6. ESCUELAS Y TEORÍAS ADMINISTRATIVAS

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6.1

Escuela de la administración científica

la escuela de la administración científica, desarrollada en los Estados Unidos, a partir de los trabajos de Taylor. Esa escuela era formada principalmente por ingenieros, como Frederick Winslow (1856-1915), Henry Lawrence Gantt (1.861-1931), Frank Bunker Gilbreth (1868-1924), Harrington Emerson (1853-1931) y otros Henry Ford (1863-1947), suele ser incluido entre ellos, por haber aplicado sus principios. La preocupación básica era aumentar la productividad de la empresa mediante el aumento de la eficiencia en el nivel operacional, esto es, en el nivel de los operarios. De allí el énfasis en el análisis y en la división del trabajo operario, toda vez que las tareas del cargo y el ocupante constituyen la unidad fundamental de la organización. En este sentido, el enfoque de la administración científica es un enfoque de abajo hacia arriba (del operario hacia el supervisor y gerente) y de las partes (operarios y sus cargos) para el todo (organización empresarial). Predominaba la atención en el trabajo, en los movimientos necesarios para la ejecución de una tarea, en el tiempo-patrón determinado para su ejecución: ese cuidado analítico y detallado permitía la especialización del operario y la reagrupación de los movimientos, operaciones, tareas, cargos, etc., que constituyen la llamada "organización racional del trabajo" (ORT). Fue además de esto, una corriente de ideas desarrollada por ingenieros, que buscaban elaborar una verdadera ingeniería industrial dentro de una concepción eminentemente pragmática. El énfasis en las tareas es la principal característica de la administración científica. 6.2 Escuela de la administración clásica

la corriente de los anatomistas y fisiologistas de la organización, desarrollada en Francia, con los trabajos pioneros de Fayol. Esa escuela estaba formada principalmente por ejecutivos de las empresas de la época. Entre ellos Henri Fayol (1841-1925), James D. Mooney, Lyndall F. Urwick (n.1891), Luther Gulick y otros. La preocupación básica era aumentar la eficiencia de la empresa a través de la forma y disposición de los órganos componentes de la organización (departamentos) y de sus interrelaciones estructurales. De allí el énfasis en la anatomía (estructura) y en la fisiología (funcionamiento) de la organización. En este sentido, el enfoque de la corriente anatómica y fisiologista es un 13

enfoque inverso al de la administración científica: de arriba hacia abajo (de la dirección hacia la ejecución) del todo (organización) hacia sus partes componentes (departamentos). Predominaba la atención en la estructura organizacional, con los elementos de la administración, con los principios generales de la administración, con la departamentalización. Ese cuidado con la síntesis y con la visión global permitía una manera mejor de subdividir la empresa bajo la centralización de un jefe principal. Fue una corriente eminentemente teórica y "administrativamente orientada". El énfasis en la estructura es su principal característica. Fayol define el acto de administrar como: planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. Las funciones administración: administrativas engloban los elementos de la

1. Planear: Visualizar el futuro y trazar el programa de acción. 2. Organizar: Construir tanto el organismo material como el social de la empresa. 3. Dirigir: Guiar y orientar al personal. 4. Coordinar: Ligar, unir, armonizar todos los actos y todos los esfuerzos colectivos. 5. Controlar: Verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas establecidas y las ordenes dadas. Planificación, Organización, Dirección, Coordinación, Control Estos son los elementos de la administración que constituyen el llamado proceso administrativo y que son localizables en cualquier trabajo de administración en cualquier nivel o área de actividad de la empresa. 6.3 Teoría de la organización

La administración como ciencia: todos los autores de la teoría clásica afirman unánimemente que se debe estudiar y tratar la organización y la administración científicamente, sustituyendo el empirismo y la improvisación por técnicas científicas. Se pretende elaborar una ciencia de la administración. Fayol ya afirmaba la necesidad de una enseñanza organizada y metódica de la administración, de carácter general para formar mejores administradores, a partir de sus aptitudes y cualidades personales. En su época, esa idea era una novedad, su posición era la de 14

que siendo la administración una ciencia como las demás, su enseñanza en las escuelas y universidades era plenamente posible y necesaria. Teoría de la organización: La teoría clásica concibe la organización como una estructura. La manera de concebir la estructura organizacional está bastante influenciada por las concepciones antiguas de organización (como la organización militar y la eclesiástica) tradicionales, rígidas y jerarquizadas. Para Fayol, la organización abarca solamente el establecimiento de la estructura y de la forma, siendo por lo tanto, estática y limitada. Para Mooney, "la organización es la forma de toda asociación humana para la realización de un fin común. La técnica de la organización puede ser descrita como la técnica de correlacionar actividades específicas o funciones en un todo coordinado". Para Mooney, como para Fayol y Urwick, la organización militar es el modelo del comportamiento administrativo. Así la preocupación por la estructura y la forma de la organización marca la esencia de la teoría clásica.

7.SISTEMA

Conjunto de partes o elementos organizadas y relacionadas que interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energía o materia del ambiente y proveen (salida) información, energía o materia. Un sistema puede ser físico o concreto (una computadora, un televisor, un humano) o puede ser abstracto o conceptual (un software). Cada sistema existe dentro de otro más grande, por lo tanto un sistema puede estar formado por subsistemas y partes, y a la vez puede ser parte de un supersistema. Los sistemas tienen límites o fronteras, que los diferencian del ambiente. Ese límite puede ser físico (el gabinete de una computadora) o conceptual. Si hay algún intercambio entre el sistema y el ambiente a través de ese límite, el sistema es abierto, de lo contrario, el sistema es cerrado.

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El ambiente es el medio en externo que envuelve física o conceptualmente a un sistema. El sistema tiene interacción con el ambiente, del cual recibe entradas y al cual se le devuelven salidas. El ambiente también puede ser una amenaza para el sistema. Un grupo de elementos no constituye un sistema si no hay una relación e interacción, que de la idea de un "todo" con un propósito 8.INFORMACIÓN

Conjunto de datos que están organizados y que tienen un significado, de esta manera, si tomamos datos por separado no tendría un significado mientras que si los agrupamos en forma organizada, sí. La información es un elemento fundamental en el proceso de la comunicación, ya que tiene un significado para quien la recibe, que la va a comprender si comparte el mismo código que quien la envía. Esto no sólo ocurre en un proceso social sino también en el mundo de la informática.

9.SISTEMA DE INFORMACIÓN

El Conjunto de métodos, herramientas y actividades que actúan coordinada y sistemáticamente para recolectar, almacenar, validar, actualizar, manipular, integrar, analizar, extraer, y desplegar información, tanto gráfica como descriptiva de los elementos considerados, con el fin de satisfacer múltiples propósitos. 10.PROPIEDADES DE LA INFORMACIÓN

• •

La información es una propiedad y no una sustancia; La teoría de sistemas puede ayudar a comprender mejor los sistemas de información documentales; y 16

el lenguaje natural es el mejor instrumento para representar el conocimiento y la información, incluso la información no verbal, como por ejemplo, las imágenes.

Un sistema de información documental se caracteriza, por consiguiente, por modelar sistemas objetos que consisten en depósitos de información que contienen conocimiento registrado, mientras que los demás sistemas de información de las empresas se caracterizan, en cambio, por modelar sistemas objetos que realizan actividades. Para modelar estas actividades, los sistemas de información convencionales necesitan registrar información, en depósitos temporales, acerca de los diversos estados de la actividad. Ahora bien, cuando estos sistemas objeto finalizan una actividad, la información que sobre ella ha registrado el sistema de información deja de tener importancia. 11.INFORMACIÓN MANUAL

Conjunto de datos que están organizados y que tienen un significado, no están en un medio magnético, se encuentran en documentos tangibles.

12.INFORMACIÓN SISTEMATIZADA

Conjunto de datos que están organizados los cuales se encuentran almacenados en medios magnéticos, donde han sufrido un proceso de transformación sin perder su esencia, los datos se encuentran en registros o bases de datos según las necesidades de la organización.

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13. CONCLUSIONES

Por medio de esta trabajo se ampliaron los conocimiento acerca de la terminología empleada en el ámbito empresarial y en los sistemas de información, es de vital importancia comprender estos conceptos para entender que los sistemas de información es un eje fundamental en una organización, debido a que la información debe tener ciertos parámetros para que sea veraz y oportuna.

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BIBLIOGRAFÍA

CABUYA Alberto. Organización y gestión de empresas. Bogota, 1995. 330p CHAVENATO. Introducción a la teoría general de la administración. Mc GrawHill Buscadores de Internet: Google Wipeda

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