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ESTRATEGIAS DE CONTROL
INTERNO PARA LA OPTIMIZACION
DE LOS INVENTARIOS EN LA
EMPRESA COMERCIALIZADORA
MM&LV C.A. UBICADA EN
VALENCIA, ESTADO CARABOBO
NDICE GENERAL
CONTENIDO
pp.
AGRADECIMIENTOS............................................................................................. iii
INDICE DE TABLAS, CUADROS Y GRAFICOS. vii
INTRODUCCIN.....................................................................................................
CAPTULO
I
LA EMPRESA ................................................................................................
9
1.1. RESEA HITRICA .......................................................................................
9
1.2. MISIN ................................................................................................
10
1.3. VISIN ................................................................................................
10
10
1.4. VALORES ................................................................................................
1.5. OBJETIVOS ................................................................................................
10
11
1.6. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ................................................................
14
DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DE LAS PASANTAS ........................
II
EL PROBLEMA ................................................................................................
16
16
2.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .........................................................
2.2. FORMULACION DEL PROBLEMA..............................................................
18
2.3. OBJETIVOS ................................................................................................
18
18
2.4. JUSTIFICACION DE LA INVESTIGACION ................................
2.5. ALCANCE ................................................................................................
20
2.6. LIMITES.. 20
III
3.2.
RESULTADOS ................................................................................................
47
FASE I...... 47
FASE II 60
FASE III.. 64
VI
LA PROPUESTA 65
6.1. PRESENTACION DE LA ESTRATEGIA 65
6.2. JUSTIFACION DE LA ESTRATEGIA.. 66
6.3. OBJETIVOS 66
6.4. BENEFICIOS DE LA ESTRATEGIA 67
6.5. FACTIBILIDAD ECONOMICA 67
6.6. DESARROLLO DE LA ESTRATEGIA. 68
CONCLUSIONES. 77
RECOMENDACIONES 79
REFERENCIAS ........................................................................................................ 81
Impresas........................................................................................................... 81
Electrnicas ..................................................................................................... 82
ANEXOS 83
AGRADECIMIENTOS
Agradezco a mis abuelas, Columba y Margot, por ser esas grandes mujeres que
dieron vida a mis queridos padres y por la excelente crianza que les dieron, por consentirme
y apoyarme siempre en lo que yo he deseado.
A todos mis queridos tos Guevara-Lugo, por todos esos agradables momentos que
me regalan en la vida, por todo su cario, amor, comprensin y enseanzas ayudndome a
crecer como persona.
Un particular agradecimiento, a esa nueva familia que ahora tengo, con quienes he
compartido ms de tres aos y me han dado un apoyo incondicional y un conocimiento
amplio de lo que es querer a una familia como la propia.
A mi tutora, Mercedes Suarez, por ayudarme cuando ms la necesitaba, por creer en
m, por compartir todos sus conocimientos, a pesar de no conocerme, me trat como un hijo
y me ayudo a vencer todos los obstculos finales de mi carrera profesional. GRACIAS por
su profesionalismo y su grata compaa.
A mi tutora empresarial, Marilena Snchez, por disponer de su tiempo para
ayudarme a desarrollar e implementar las estrategias planteadas, por brindarme la
oportunidad de trabajar en su empresa, de compartir no solo como compaeros de trabajo
sino como amigos, siempre agradecido por ser tan excelente persona conmigo.
Gracias, a todos los profesores de la Escuela de Administracin de Empresas, de la
Universidad Jos Antonio Pez que en su momento pasaron por mi vida instruyndome con
sus conocimientos, experiencias, tcnicas y herramientas laborales.
Finalmente, a la Directiva de la empresa Comercializadora MM&LV, C.A. en la
cual se bas el presente Informe de Pasantas, y a todos sus empleados que estuvieron
dispuestos en todo momento a colaborar con el proyecto, facilitndome datos e informacin
importante, adems de participar en la realizacin de la encuesta, y por todas las
experiencias compartidas. GRACIAS.
pp.
Tablas de Frecuencia.48
Grficas de Torta...48
CAPITULO I
LA EMPRESA
Director
Gerente
General
Departamento
de Almacn
Jefe de
Almacn
Almacenista 1
Departamento de
Compra-Venta
Asistente
Vendedor 1
Departamento de
Administracin
Vendedor 2
Almacenista 2
Se reciben los contenedores que traen al almacn los repuestos automotrices, que
posteriormente se revisan y se organizan. Es responsabilidad del Departamento de
Administracin informar de la llegada de los contenedores.
Todas estas actividades sirvieron de gran experiencia, ya que a travs de estos
procesos de administracin del almacn de la empresa Comercializadora MM&LV, C. A.
permite conocer las grandes estrategias a fin de mantener el control de la administracin del
almacn y del inventario, obteniendo as la eficiencia requerida en la actividad, adems de
plasmar de manera clara y precisa las distintas informaciones relativas a los trmites de
compra-venta.
CAPITULO II
EL PROBLEMA
la investigacin la cual se debe analizar con mayor tiempo y recursos para solventar el
problema por completo.
CAPITULO III
MARCO TEORICO
directamente donde stos ocurren, con la intencin de dar una solucin a la problemtica
planteada.
La poblacin de estudio fue conformada por diez (10) personas que laboran en la
mencionada empresa y como tcnicas para la recoleccin de datos se utilizo la observacin
directa y la encuesta conformada por doce (12) preguntas el cual ser aplicado a la
poblacin sujeta a estudio. Los resultados obtenidos sern tabulados y graficados para su
mejor interpretacin, los mismos, se consideraron de gran utilidad ya que permitieron
determinar las mejores estrategias de planificacin operativa a utilizar, as como tambin
las debilidades y fortaleza presentes en la organizacin. El anlisis pretende dirigir a la
empresa hacia un nuevo mbito de planificacin de controles internos a travs de la
aplicacin de la auditora para lograr alcanzar y mejorar las operaciones administrativas y
financieras de la empresa.
Este trabajo sirve de apoyo con relacin a la optimizacin del control interno de un
departamento de una empresa ya que esto es una herramienta de suma importancia, de
modo que aparte de mantener el orden del almacn tambin mejora el desempeo del
recurso humano optimizando su labor diaria y reduciendo el nivel de errores dentro del
proceso de la recepcin de las rdenes de compra y despacho del material desde el almacn.
Asimismo, Casabianca, I. (2007) Propuesta de un Sistema de Control Interno
para la Optimizacin de las Funciones del Departamento de Crdito y Cobranzas de
la Empresa Fundicin del Centro, C.A., Ubicada en Maracay Edo. Aragua. El cual
presento en la Universidad Bicentenaria de Aragua (UBA) para optar por el ttulo de
Licenciado en Administracin de Empresas.
Este proyecto afirma que la comunicacin hacia el personal que labora en la empresa,
particularmente en el departamento de crdito y cobranzas debe ser fluida y constante, ya
que as se podr obtener un perfecto conocimiento de los lineamientos a seguir. Adems,
deben definirse polticas de control, las cuales deben ser evaluadas en forma constante, con
el objeto de actualizarlas y as responder a los cambios del mercado. En cuanto a la
metodologa utilizada, la investigacin se desarrolla bajo los parmetros de un estudio de
campo, en donde se aplica un diagnstico interno de la empresa en estudio y un diagnstico
Cuando las empresas son del tipo empresa familiar, es ms sencillo aplicar un control
interno ya que hay menos empleados y ms facilidad de adaptacin a los cambios de
mejora que surjan dentro de la organizacin, sin embargo, esto no le resta importancia al
control interno dentro de la empresa.
Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no importando
cual sistema utilice.
Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de
embarque.
Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao o
descomposicin.
Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a
los registros contables.
Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de alto costo
unitario.
Comprar el inventario en cantidades econmicas.
Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit
lo cual conduce a perdidas de ventas.
No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso
el gasto de tener dinero restringido en artculos innecesarios. (p. 68).
Los inventarios, son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario
del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior
comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las materias primas, productos
en proceso y productos terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y
accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la
prestacin de servicios; empaques y envases y los inventarios en trnsito.
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de
contabilidad de mercancas, porque la venta del inventario es el corazn del negocio. El
inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por
inventarios, llamados costo de mercancas vendidas, son usualmente el gasto mayor en el
estado de resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser esta su principal
funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante
informacin resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una
serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Para una empresa
mercantil el inventario consta de todos los bienes propios y disponibles para la venta en el
curso regular del comercio, es decir la mercanca vendida se convertir en efectivo dentro
de un determinado periodo de tiempo.
El termino inventario encierra los bienes en espera de su venta (las mercancas de una
empresa comercial, y los productos terminados de un fabricante), los artculos en proceso
de produccin y los artculos que sern consumidos directa o indirectamente en la
produccin. Esta definicin de los inventarios excluye los activos a largo plazo sujetos a
depreciacin, o los artculos que al usarse sern as clasificados.
Objetivos de los Inventarios
Los objetivos de los inventarios segn Ramrez J. (2007) es proveer o distribuir
adecuadamente los materiales necesarios a la empresa. (p. 43) Colocndolos a disposicin
en el momento indicado, para as evitar aumentos de costos prdidas de los mismos.
Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la empresa, a las cuales debe
del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior
comercializacin.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de
aqu la importancia del manejo del inventario por parte de la misma, este manejo contable
permitir a la empresa mantener el control oportunamente, as como tambin conocer al
final del perodo contable un estado confiable de la situacin econmica de la empresa.
Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que estn listas para la
venta, es decir, toda aquella mercanca que posee una empresa en el almacn valorada al
costo de adquisicin, para la venta o actividades productivas.
El inventario, en relacin a la empresa caso de estudio del presente informe de
pasantas, es un elemento clave puesto al orden y control del mismo, este es el objetivo
principal a lograr, de modo de que cumpla la funcin de registrar y describir todo el
material que entra y sale del almacn de la empresa, optimizando el control interno del
inventario y el manejo de los pedidos que solicitan los clientes de los concesionarios
General Motors, mejorando a su vez que en el momento en el cual los clientes reciban la
lista de precios del mes el inventario este de la mano con la informacin que all se les
suministra.
3.2.3 Estrategias
Segn Porter, M. (2006) menciona que son los principios y las rutas fundamentales
que orientarn el proceso administrativo para alcanzar los objetivos a los que se desea
llegar. Una estrategia muestra cmo una institucin pretende llegar a esos objetivos. (p.
123).
Se pueden distinguir tres tipos de estrategias, de corto, mediano y largo plazo segn
el objetivo. En otras palabras, las estrategias constituyen la ruta a seguir por las grandes
lneas de accin contenidas en las polticas nacionales para alcanzar los propsitos,
objetivos y metas planteados en el corto, mediano y largo plazos.
En definitiva, la estrategia se relaciona con el mbito de actuacin de la empresa, es
decir, en qu negocios se compite, cules se abandonan y en cules se quiere entrar,
delimitan el entorno especfico y fijan los lmites de la misma, persigue adaptar la empresa
a su entorno; ello requiere conocer las oportunidades y amenazas del mismo (anlisis
externo) y valorar los puntos fuertes y dbiles de la empresa (anlisis interno), y pretende
fijar la forma en que la empresa va a competir con otras empresas para vender sus
productos y/o servicios alcanzando la mxima rentabilidad en el largo plazo (estrategia
competitiva).
Clasificacin de Estrategia
Segn Porter, M. (2006:125) existen varias formas de clasificar las estrategias que se
implementan en una empresa, la primera forma de clasificar las estrategias es por su origen
en:
-
A Nivel de Negocio: Cuando una empresa est integrada por varios negocios,
unidades de negocio o empresas, en ocasiones se opta por desarrollar planes
estratgicos para cada uno de estos.
que la direccin estratgica llevada a la accin, comenzar con un anlisis del entorno
interno y externo de la empresa, identificando cules son las oportunidades y amenazas que
se atisban en el entorno externo de la empresa, (p. 27). Es decir, cules son los puntos
fuertes y dbiles existentes en la estructura interna de la misma.
En funcin del anlisis anterior, y de su misin con respecto a sus clientes y a la
sociedad en general, deben generarse una serie de objetivos a medio o largo plazo (3 o 5
aos), tales como qu productos producir, a qu clientes vender, en qu rea geogrfica
desarrollar la empresa su actividad y qu cuota de mercado obtener. En este momento, es
posible establecer ya distintas alternativas de accin mediante las cuales conseguir los
objetivos fijados anteriormente.
Es muy importante tener en cuenta que el futuro no es fijo e invariable, sino
cambiante y modificable por una diversidad de factores que no siempre puede controlar la
empresa. En este sentido las alternativas estratgicas propuestas deben respetar un margen
de flexibilidad lo suficientemente ancho para permitir la adaptabilidad de tales lneas de
accin a los cambios del entorno. Una vez establecidas las posibles estrategias a implantar,
debern pasar por un anlisis de viabilidad. En esta etapa es preciso tener presente que la
organizacin est compuesta por personas y por grupos formales e informales, los cuales
tendrn unos intereses en el seno de la organizacin que pueden entrar en conflicto con las
nuevas lneas estratgicas propuestas.
Estrategias Competitivas
Katsner, G. (2006) define a la estrategia competitiva como aquella que nos dice
como emprender acciones ofensivas o defensivas para crear una posicin defendible en un
sector industrial, para enfrentarse con xito a las cinco fuerzas competitivas y obtener as
una rentabilidad superior para la empresa. Existen tres tipos de estrategias competitivas:
valor para llevar a cabo diversos objetivos dentro de una empresa, tales como el incremento
de las ventas, el control de calidad, el manejo de la produccin, la segmentacin de
mercado y el control interno del inventario del almacn el cual es uno de los principales
objetivos del trabajo de investigacin, las estrategias que sern diseadas para la empresa
caso de estudio estarn dirigidas al control interno de las entradas y salidas de material del
inventario de la empresa Comercializadora MM&LV, C.A.
3.3 Trminos Bsicos.
Administracin: es una disciplina que tiene por finalidad dar una explicacin acerca del
comportamiento de las organizaciones, adems de referirse al proceso de conduccin de las
mismas.
Almacn: es un lugar o espacio fsico para el almacenaje de bienes dentro de la cadena de
suministro. Los almacenes son una infraestructura imprescindible para la actividad de todo
tipo de agentes econmicos (agricultores, ganaderos, mineros, industriales, transportistas,
importadores, exportadores, comerciantes, intermediarios, consumidores finales, etc.)
Control: es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente
con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el
ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin si no existe un
mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
Departamento: se refiere a las divisiones dentro de una organizacin. Estos pueden
organizarse segn distintos parmetros, como por procesos. Para muchas organizaciones es
importante ver los ingresos y gastos por departamento.
Efectividad: es la capacidad de lograr un efecto deseado, esperado o anhelado. Es la
combinacin de eficacia y eficiencia; es realizar una tarea correctamente aprovechando los
recursos. En cambio, eficiencia es la capacidad de lograr el efecto en cuestin con el
mnimo de recursos posibles viable.
Eficacia: est relacionada con el logro de los objetivos/resultados propuestos, es decir con
la realizacin de actividades que permitan alcanzar las metas establecidas. La eficacia es la
medida en que alcanzamos el objetivo o resultado.
Indicadores: son herramientas para clarificar y definir, de forma ms precisa, objetivos e
impactos, son medidas verificables de cambio o resultado diseadas para contar con un
estndar contra el cual evaluar, estimar o demostrar el progreso con respecto a metas
establecidas, facilitan el reparto de insumos, produciendo productos y alcanzando objetivos.
Mercanca: es cualquier producto destinado a uso comercial. Al hablar de mercanca,
generalmente se hace nfasis en productos genricos, bsicos y sin mayor diferenciacin
entre sus variedades.
Optimizacin: es la accin y efecto de optimizar. Este verbo hace referencia a buscar la
mejor manera de realizar una actividad. Una persona que desea optimizar su tiempo
laboral, por ejemplo, puede cambiar la organizacin de sus actividades, buscar apoyo en la
tecnologa o trabajar con otra persona que le ayude. Si la optimizacin es exitosa, el sujeto
podr realizar ms trabajo en menos tiempo.
CAPITULO IV
MARCO METODOLOGICO
que una poblacin est determinada por sus caractersticas definitorias, por tanto, el
conjunto de elementos que posea esta caracterstica se denomina poblacin o universo. (p.
114) Poblacin es la totalidad del fenmeno a estudiar en donde las unidades de poblacin
poseen una caracterstica en comn, la cual se estudia y da origen a los datos de la
investigacin. Y define a la muestra como a un subconjunto representativo de un universo
o poblacin. (p. 114)
En vista de que la poblacin de la empresa es finita y la constituye un nmero muy
pequeo de personas, no se realiz un procedimiento de muestreo estadstico, en su lugar se
trabaj con toda la poblacin, es decir, que la muestra tomada para el estudio es igual a la
poblacin.
Fase II. Identificar los indicadores para elaborar una estrategia de control interno
para la optimizacin de los inventarios de la empresa Comercializadora MM&LV,
C.A. ubicada en Valencia, Estado Carabobo.
Segn Humphrey, A. (2000) define que la Matriz DOFA es una herramienta de gran
utilidad para entender y tomar decisiones en toda clase de situaciones en negocios y
empresas. (p. 43) DOFA es el acrnimo de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y
Amenazas. Los encabezados de la matriz proveen un buen marco de referencia para revisar
la estrategia, posicin y direccin de una empresa, propuesta de negocios, o idea.
Partiendo de los resultados de la fase anterior, se determinaron las fortalezas y las
debilidades del sistema de control interno del inventario que se lleva a cabo actualmente
dentro de la empresa caso de estudio, y para ello se realiz un anlisis de los resultados
mediante la tcnica del DOFA, el cual se desarroll de la siguiente manera:
- Diseo del Perfil de Capacidad Interna: Consiste en el anlisis de las debilidades y
fortalezas diagnosticadas en el sistema de control interno del inventario.
- Diseo del Perfil de Oportunidades y Amenazas del Medio: Consiste en el anlisis de las
oportunidades y amenazas diagnosticadas en el sistema de control interno del inventario.
CAPTULO V
RESULTADOS
Frecuencia
Porcentaje
Siempre
Algunas Veces
Nunca
2
8
0
20%
80%
0%
8
7
6
Siempre
5
Algunas Veces
4
Nunca
3
2
1
0
Grfica N 1
Fuente: Guevara 2012
Tabla N 2
Alternativa
Siempre
Algunas Veces
Frecuencia
10
0
Porcentaje
100%
0%
Nunca
0%
10
9
8
7
Siempre
Algunas Veces
Nunca
4
3
2
1
0
Grfica N 2
Fuente: Guevara 2012
Mediante la grfica se puede observar que los resultados que arroja la interrogante
corresponden a que el 100% de la poblacin encuestada considera que para el proceso de
inventario y recepcin de la mercanca, siempre existe una divisin de funciones
previamente establecidas para el personal encargado del inventario, en donde se especifican
cada una de las actividades que deben realizar.
3.- Se registran y analizan los datos de las diferencias encontradas en la revisin fsica con
el sistema?
Tabla N 3
Alternativa
Siempre
Algunas Veces
Nunca
Fuente: Guevara 2012
Frecuencia
2
7
1
Porcentaje
20%
70%
10%
7
6
5
Siempre
Algunas Veces
Nunca
3
2
1
0
Gfica N 3
Fuente: Guevara 2012
Tabla N 4
Alternativa
Siempre
Algunas Veces
Nunca
Fuente: Guevara 2012
Frecuencia
10
0
0
Porcentaje
100%
0%
0%
10
9
8
7
Siempre
Algunas Veces
Nunca
4
3
2
1
0
Grfica N 4
Fuente: Guevara 2012
Frecuencia
2
8
Porcentaje
20%
80%
8
7
6
Si
No
4
3
2
1
0
Grfica N 5
En la presente grfica se logra observar que los resultados arrojados fueron los
siguientes segn la poblacin encuestada, el 20% opina que si se realiza un plan de
actividades para el proceso de custodia de la mercanca de cada evento de conteo de la
empresa y un 80% considera que esto no ocurre debido a que nunca han seguido un plan de
actividades para dicho proceso. Este resultado refleja que de existir un plan de actividades,
ste no est siendo aplicado por el personal encargado de la custodia de la mercanca de la
empresa.
6.- En la empresa, Con qu frecuencia se realizan los eventos de conteo de la mercanca?
Tabla N 6
Alternativa
Trimestral
Semestral
Anual
Fuente: Guevara 2012
Frecuencia
0
0
10
Porcentaje
0%
0%
100%
10
9
8
7
Trimestral
Semestral
Anual
4
3
2
1
0
Grfica N 6
Frecuencia
10
0
0
Porcentaje
100%
0%
0%
10
9
8
7
Siempre
Algunas Veces
Nunca
4
3
2
1
0
Cuadro N 7
Frecuencia
2
8
0
Porcentaje
20%
80%
0%
8
7
6
Siempre
5
Algunas Veces
4
Nunca
3
2
1
0
Grfica N 8
Frecuencia
2
8
0
Porcentaje
20%
80%
0%
8
7
6
Siempre
5
Algunas Veces
Nunca
3
2
1
0
Grfica N 9
Frecuencia
10
0
0
Porcentaje
100%
0%
0%
10
9
8
7
Siempre
Algunas Veces
Nunca
4
3
2
1
0
Grfica N 10
Frecuencia
0
0
10
Porcentaje
0%
0%
100%
10
9
8
7
Siempre
Algunas Veces
Nunca
4
3
2
1
0
Grfica N 11
Frecuencia
0
0
10
Porcentaje
0%
0%
100%
10
9
8
7
Trimestral
Semestral
Anual
4
3
2
1
0
Grfica N 12
de modo que se considera que la propuesta base es factible para eliminar dichas debilidades
del procedimiento y de la empresa con la finalidad de optimizar los inventarios.
A continuacin se presenta el anlisis del Perfil de Oportunidades y Amenazas del
Medio (POAM) y el anlisis del Perfil de Capacidad Interna (PCI) para determinar las
oportunidades, amenazas, debilidades y fortalezas de la empresa para realizar la Matriz
DOFA que permita disear y determinar las posibles estrategias para optimizar los
inventarios de la empresa Comercializadora MM&LV, C.A.
Clasificacin
Factores
Registro de Inventario
Fortaleza
Alto
Medio
Debilidad
Bajo
Alto
Medio
Impacto
Bajo
Alto
Medio
Conciliacin de los
datos fsicos vs. el
sistema
Frecuencia de los
eventos de conteo
Registro computarizado
o documental de la
mercanca
Evaluacin del
desempeo
Bajo
Entrenamiento del
personal
inventario
Divisin de funciones
establecidas para el
proceso de inventario
Fuente: Guevara 2012
Clasificacin
Factores
Oportunidades
Alto
Medio
Bajo
Amenazas
Alto
Medio
Impacto
Bajo
Alto
Medio
inventario
Desconocimiento de la
existencia de la mercanca al
momento de la recepcin
Optimizar el proceso de
registro y entrada de la
mercanca
Ineficiencia del personal en
Bajo
Desorganizacin de las
ubicaciones de la mercanca
Optimizacin del
desempeo de las tareas
evento de conteo
Fuente: Guevara 2012
Presentacin de la Estrategia.
Justificacin de la Estrategia.
Objetivos:
General.
Especficos.
-
Beneficios de la Estrategia.
Factibilidad Econmica.
Desarrollo de la Estrategia.
Oportunidades
1. Registro computarizado
de la mercanca entrante.
Fortalezas
el
proceso
de
inventario.
2. Divisin de funciones
2. Optimizar el proceso de
establecidas
registro y entrada de la
para
el
proceso de inventario.
3.
Frecuencia
de
mercanca.
los
eventos de conteo.
4.
Entrenamiento
del
personal.
en el proceso de inventario.
3.
control interno.
desempeo.
Optimizacin
del
Evaluacin
actividades
para
la
custodia de la mercanca.
3. Implementar un sistema de
4.
Amenazas
del
2. Desconocimiento de la
existencia de la mercanca al
momento de la recepcin.
3. Desorganizacin de las
ubicaciones de la mercanca.
DO
FO
DA
FA
de datos sistematizado de
la mercanca.
sistematizado.
de la mercanca en un
F1-A2
Determinar
las
informe.
F4-A3 Mantener actualizada
D4-O4
Establecer
el
D3-A3
la
en el sistema la base de
funciones
material.
personal encargado.
diferencias obtenidas.
facturas
asignadas
al
Comparar
de
entradas
salidas.
D1-O1
Constituir
un
salida
del
material.
D3-O3
Disear
estrategia
interno
de
que
una
control
permita
optimizar el inventario de
la empresa.
Fuente: Guevara 2012
F3-O2
Ejecutar
trimestralmente
una
entrada y
asegurar su existencia en el
encargadas.
inventario.
F1-O3
Establecer
la
D4-A4
Desarrollar
un
realizacin de la conciliacin
programa de capacitacin
de
las
diferencias
contra el sistema.
fsicas
del inventario.
F2-A4
Determinar
capacidades
del
las
personal
sencillo
ejecutar
para
la
CAPITULO VI
LA PROPUESTA
control del material que entra y sale de la empresa, no solo del que se recibe desde la
importadora que la surte sino tambin de los otros materiales que se ofertan a los clientes,
de modo que al procesar los pedidos y el resto de las operaciones sean efectivas y
organizadas generando mltiples beneficios para la empresa.
Mantener a la empresa actualizada en cuanto a los sistemas de organizacin y
control de la entrada y salida de material de sus inventarios para determinar y conocer la
cantidad de productos que se tiene a disponibilidad y el estado en el cual se encuentran para
poder enviar las listas de productos y servicios a los clientes de la empresa, tenindolos
informados y al da.
6.5 Factibilidad Econmica.
Para la elaboracin y el desarrollo de la propuesta de las estrategias de control
interno para la optimizacin de los inventarios de la empresa Comercializadora MM&LV,
C.A. ubicada en Valencia, estado Carabobo, se cuenta con la factibilidad econmica, ya que
la empresa posee todos los recursos necesarios para llevar a cabo la ejecucin de las
actividades referentes al Informe de Pasantas, estos recursos estn representados por el
costo de la realizacin de la propuesta, tales como la inversin del tiempo para su
desarrollo, y el costo de la compra de nuevos recursos o materiales que sean necesarios para
el desenvolvimiento y aplicacin de la estrategia.
En consecuencia, para la ejecucin y desarrollo de la estrategia en la empresa caso de
estudio, la factibilidad econmica representa un factor aditamento debido a que la empresa
trabaja bajo una lnea de crdito con la importadora de repuestos, pero a su vez es un
elemento de gran importancia ya que por medio de los recursos financieros se puede
solucionar las carencias que presenten otros recursos de la empresa.
6.6 Desarrollo de las Estrategias.
Para el desenvolvimiento de la propuesta de las estrategias de control interno para la
optimizacin de los inventarios de la empresa Comercializadora MM&LV, C.A., del
presente Informe de Pasantas se sugieren las siguientes estrategias:
1.- Disear una base de datos sistematizado de la mercanca de la empresa que soporte las
facturas de entrada y salida del material.
Con la presente estrategia se busca la creacin y actualizacin de la base de datos de
la mercanca existente en el inventario de la empresa caso de estudio, que confirme todas
las facturas de entrada y salida del material del inventario; para la realizacin de dicha
estrategia, se sugiere seguir con una serie de pasos los cuales se especifican a continuacin:
Aplicacin: Mediante el programa administrativo Saint Software se realizar el registro de
toda la informacin que suministra la revisin de la entrada y salida de la mercanca al
momento de la formulacin de los pedidos, en donde se describe el producto, el cdigo del
tem, cantidad disponible, lote y costo del producto.
Responsables: El personal encargado de formular los pedidos y de la facturacin.
Beneficios: Con esta base de datos ser posible comparar la mercanca que es recibida con
la que est registrada con la orden de compra de entrada existente actualmente en el
inventario, adems de tener disponible en todo momento la informacin actualizada.
Herramientas: Se ejecutar a travs de la comparacin del envo y la orden de compra
recibida, el cual debe ser realizado por el supervisor del rea del Departamento de CompraVenta y Almacn.
Supervisin: Esto se llevar a cabo al finalizar la recepcin de la mercanca en la empresa
comparando la informacin que arroja el sistema, as como lo que est plasmado en el
pedido y la facturacin, lo cual hace ms sencillo su verificacin.
Control: Debe de disearse un formato para la recepcin del material que contenga la
informacin necesaria acerca del puesto de descarga asignado, nmero consecutivo, fecha
de entrada, hora de entrada, hora de salida, nmero de remisin, transporte, precinto,
conductor, recepcionista, placa, punto de embarque y observaciones. (Ver Cuadro N 1 pg.
70)
2.- Elaborar un plan de actividades para la custodia del material o mercanca de la empresa
antes de cada evento de conteo y la conciliacin de la mercanca fsica con el sistema.
Esta estrategia pretende asignar al personal encargado y responsable para la custodia
de la mercanca as como el registro y la descripcin de la situacin durante el inventario,
para la ejecucin de esta estrategia es necesario realizar lo siguiente:
Aplicacin: Para cada actividad a realizar se debe hacer un plan de trabajo o un plan de
actividades mediante el cual el personal encargado de custodiar la mercanca anoten
cualquier situacin que surja en relacin al material que se encuentre en el inventario en el
formato que se utilizar para informar cualquier irregularidad en el almacn, luego de
revisar las diferencias encontradas.
Responsables: El personal responsable sern los encargados del inventario en el almacn.
Beneficios: A travs de esta estrategia se busca lograr un control en la custodia del material,
adems de identificar las situaciones o irregularidades que sucedan durante las actividades,
lo que permita conocer las debilidades para posteriormente solventarlas, con la finalidad de
optimizar el proceso, de modo que el conteo de la mercanca sea confiable y preciso.
Supervisin: El supervisor del inventario en el Departamento de Compra-Venta y Almacn
debe de cumplir con la responsabilidad de la custodia.
Control: Principalmente el control de la actividad de custodia de la mercanca recae sobre el
personal de inventario debido a que es su responsabilidad velar por la confiabilidad en el
registro del material.
Formato: El formato que debe utilizar el responsable del inventario consta de una hoja de
Excel para el registro de cualquier irregularidad que suceda en relacin a la mercanca, as
mismo, posteriormente de la revisin se tendr que llenar el formato de Excel quien deba
realizar el registro de la informacin correspondiente, el cual debe contener: fecha de
emisin, quien emite, cdigo, lote, cantidad, ubicacin fsica, ubicacin en el sistema, fecha
de recibo, usuario, numero de conformidad, accin tomada, fecha y operario.
Por medio de esta estrategia, tambin se busca comparar y conciliar los datos que se
encuentran en el inventario fsico contra el inventario en sistema, determinando tambin las
observaciones que se obtengan en el informe de irregularidades.
Aplicacin: El personal del Departamento de Compa-Venta y Almacn encargado del
inventario de la empresa ser el responsable de la ejecucin de la actividad de comparar la
informacin del inventario fsico contra el sistema, especificando las cantidades existentes
en cada ubicacin y las diferencias encontradas con la finalidad de conciliar los datos,
posteriormente debe justificarse los motivos del material perdido.
Responsables: El personal encargado de las operaciones del sistema de inventario.
Beneficios: El rea de inventario de la empresa adems de suministrar informacin
confiable sobre el inventario tambin se ver beneficiado al tener la posibilidad de evaluar
las debilidades que surjan en el proceso de custodia para aplicar estrategias y para la toma
de decisiones a favor de optimizar el proceso en la empresa.
Supervisin: Esta actividad debe ser evaluada por el supervisor del rea de inventario el
cual debe firmar como revisado y presentarlo al Gerente del Departamento para validar la
confiabilidad del inventario.
Control: El control surgir de los resultados que se obtengan de la conciliacin de la
informacin del inventario, si el mismo est completo y no hubo prdidas de material, se
podr definir que se realiz una ptima gestin. De ocurrir lo contrario, ser necesario que
se repita el proceso para luego evaluar los hechos ocurridos mientras se realiz la custodia
del material de la empresa.
Herramientas: El formato que se debe presentar para la realizacin del inventario de la
mercanca se realiza agendando el conteo del material en el sistema Saint Software. (Ver
Cuadro N 2 pg. 71).
4.- Programar un plan de capacitacin del personal del Dpto. de Almacn de la empresa
Comercializadora MM&LV, C.A. para reforzar sus habilidades y disminuir sus debilidades.
5.- Determinar las diferencias que aparecen durante el evento de conteo de la mercanca de
la empresa en un informe.
Aplicacin: Realizar un informe mediante el cual se plasmen las diferencias encontradas
durante el conteo de la mercanca que se encuentra en el inventario fsico y en el sistema de
la empresa, adems de indicar el por qu de las discrepancias y la solucin a dichas
diferencias para evitar que vuelva a ocurrir.
Cuadro N 1
FORMATO DE RECEPCION DE
MERCANCIA
Punto de
Descarga
Asignado:
N Consecutivo
Fecha:
Hora de Entrada:
Hora de Salida:
RIF: J-29960733-9
N Factura:
NUMERO DE
REMISION:
TRANSPORTE:
PRECINTO:
CONDUCTOR:
RECEPCIONISTAS:
PLACAS:
PTO. DE EMBARQUE:
OBSERVACIONES:
Cuadro N 2
FECHA DE
EMISION:
RIF: J-29960733-9
EMISOR:
CODIGO
LOTE
CANT
UBC.
FISICA
UBC.
SISTEMA
FECHA
RECIBO
USUARIO
N
CONFORMIDAD
ACCION
TOMADA,
FECHA Y
OPERARIO
DISCREPANCIA
CANT
ANEXOS
Instrucciones:
-
Planificacin de la
Investigacin. Diagnstico de
la Situacin y Planteamiento
del Problema.
M
2012
J
2012
J
2012
A
2012
S
2012
O
2012
N
2012
D
2012
E
2013
F
2013
TOTAL
EN
MESES
Recoleccin de Antecedentes,
Bases Tericas y la Definicin
de los Trminos Bsicos.
Diseo de la Investigacin y
Fases de la Investigacin.
Revisin Tutorial y
Metodolgica y Correcciones
de Tesis I.
Revisin Tutorial y
Correcciones Finales de IP II.
Presentacin Tutorial y
Correcciones Finales de IP II.
1
11
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
Realizar una planificacin de las actividades a realizar para la custodia del material
de la empresa previamente al evento de conteo.
REFERENCIAS