AB-pr-01

PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO

Vigente a partir de
Septiembre 2012
2a. Actualizacin
Pg.1/8

1. OBJETIVO Y ALCANCE
Este procedimiento describe las actividades que se deben seguir con el fin de garantizar el
permanente funcionamiento y/o adecuado estado de los equipos e instalaciones locativas
del COPNIA. Incluye los pasos para programar, ejecutar, controlar y registrar los
mantenimientos preventivos o correctivos (identificacin
de daos o necesidad de
reparacin) su control y registro.

2. NORMATIVIDAD
Tipo

Nmero

Titulo

Fecha

N.A.

N.A.

N.A.

N.A.

3. DEFINICIONES
3.1 Mantenimiento preventivo
Actividades programadas que se realizan anticipadamente, para evitar que se presente
deterioro o dao en los equipos o instalaciones locativas, de acuerdo con lo sugerido en las
garantas de los proveedores de equipos o contratistas de adecuaciones de oficinas.
3.2 Mantenimiento correctivo
Actividades de reparacin, correccin o ajuste, realizadas en el momento de presentarse
algn dao en equipos o instalaciones locativas de manera intempestiva.
3.3 Hoja de vida
Registro que contiene el resumen general de los datos de los equipos o instalaciones y los
trabajos de mantenimiento que se le han realizado durante la vida til de los mismos por la
Entidad.
4. CONDICIONES GENERALES
4.1 El Tcnico de Almacn y Servicios Generales, es el responsable de elaborar la hoja de
vida de los equipos e inmuebles adquiridos por el COPNIA segn el formato Hoja de
vida equipos o inmuebles AB-fr-04 (ANEXO 6.1) del programa de activos.
4.2 El Tcnico de Almacn y Servicios Generales, es el responsable de identificar las
necesidades de mantenimientos para realizar el requerimiento al Profesional de
Gestin de Contratacin quien de acuerdo a los procedimientos aplicables tramitara
contratos requeridos.

AB-pr-01

PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO

Vigente a partir de
Septiembre 2012
2a. Actualizacin
Pg.2/8

4.3 El Profesional de Gestin de Sistemas dar su concepto al Tcnico de Almacn y

Servicios Generales sobre el mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de
cmputo, impresoras y fotocopiadoras.
4.4 No se deben realizar mantenimientos preventivos por las cajas menores de los
Seccionales los correctivos deben ser informados al Director General para su
respectiva aprobacin. El Secretario Seccional enviar copia de la factura del
mantenimiento correctivo realizado al Profesional de Gestin Administrativa para la
actualizacin de las hojas de vida y si aplica, los informes de mantenimiento u otros
documentos para su archivo AB-fr-04 (ANEXO 6.1).
4.5 El Tcnico de Almacn y Servicios Generales debe proyectar en septiembre la
programacin de mantenimientos preventivos de la vigencia siguiente para equipos e
inmuebles del Copnia en coordinacin con los Secretarios Seccionales y Profesionales
de Gestin.
4.6 El Tcnico de Almacn y Servicios Generales debe realizar el seguimiento de los
mantenimientos solicitados o programados. .
4.7 El Tcnico de Almacn y Servicios Generales debe elaborar el Kardex general de
proveedores de mantenimientos, previamente evaluados y seleccionados para los
servicios de mantenimiento y llevar el registro de calificacin
sobre los servicios
prestados.
4.8 El manejo y conservacin de los registros generados en la aplicacin de este
procedimiento est dado en la Tabla de Retencin Documental en el tem Hojas de
Vida Equipos o Inmuebles, Kardex de Proveedores y Programas de Mantenimiento, el
cual es responsabilidad del Tcnico de Almacn y Servicios Generales.
4.9 El Tcnico de Almacn y Servicios Generales deber tener actualizado los inventarios
del Copnia a nivel nacional por dependencia y funcionario, por lo tanto los traslados
debern tramitarse con esa dependencia e informar las adquisiciones y destinaciones
finales.
4.10 Los grupos de bienes que se deben incluir dentro del programa de mantenimiento
preventivo son:

1101: Inmuebles

1308: Archivadores rodantes

1403: Fotocopiadoras

1404: UPS de 1 KVA o ms

1405: Aires acondicionados

1409: Alarmas

1412: Proyector de multimedia

1503: Plantas telefnicas

AB-pr-01

PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO

1504: Correo de voz

1601: Servidores

1602: Computadores

1603: Porttiles

1605: Escners

1607: Monitores

1608: CPU

Vigente a partir de
Septiembre 2012
2a. Actualizacin
Pg.3/8

4.11 Los proveedores de mantenimiento se evaluarn en el programa de activos segn los

siguientes criterios:
Cumplimiento:

3. Prestacin del servicio en el tiempo establecido (Bueno)

2. Dos das despus del plazo establecido (Regular)
1. Tres o ms das despus del plazo establecido (Malo)

Garanta y calidad del servicio

3. Si no se recurre a la garanta ofrecida por el proveedor (Bueno)
2. Si se recurre a la garanta y se resuelve el inconveniente de
inmediato (Regular)
1.Si se acude a la garanta por ms de dos veces (Malo)
Los promedios en las calificaciones sern catalogados as:
Bueno:
2.5
Regular:
2 < 2.5
Deficiente: < 2
Cada servicio ser calificado, el programa de activos llevar el acumulado por proveedor, el
cual ser revisado semestralmente por el Tcnico de Almacn y Servicios Generales y en el
caso de tener proveedores con promedio inferior a 2,5 deber informar a Subdirectora
Administrativa y Financiera para analizar cada caso y tomar decisiones sobre estos.

5. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
5.1 Mantenimiento Preventivo
No.
1

Nombre de la
actividad
Inicio del
Procedimiento

Descripcin

Responsable

AB-pr-01

PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO

No.

Nombre de la
actividad

Descripcin

Vigente a partir de
Septiembre 2012
2a. Actualizacin
Pg.4/8

Responsable

- En el mes de septiembre elabora el cronograma con las

actividades de mantenimiento preventivo para realizar en
el siguiente ao, segn el formato Cronograma de
mantenimiento AB-fr-05 (ANEXO 6.2). Para realizar esta
programacin debe considerar:
Existencia
de
preventivos.

contratos

de

mantenimiento

Necesidad de suscribir contratos de mantenimiento

preventivo.

Elaborar cronograma
de mantenimiento

Existencia de garantas para equipos adquiridos que

involucren actividades de mantenimiento.
Tcnico de
Almacn y
Fechas de ejecucin de ltimos mantenimientos.
Servicios
Informacin general de equipos existentes en hojas Generales
de vida y si aplica catlogos.
Estado general de instalaciones locativas.
Necesidades identificadas por los encargados de
equipos e instalaciones.
- Elabora y presenta informe general de mantenimiento
incluyendo las actividades a realizar en el Cronograma
de mantenimiento AB-fr-05 (ANEXO 6.2), y el
presupuesto necesario, para aprobacin de la Direccin
General previamente analizado con el Profesional de
Gestin Administrativa

Revisar y aprobar el
cronograma de
mantenimiento

Revisa informe incluyendo presupuesto y actividades de

mantenimiento a realizar, si es el caso solicita ajustes y
aprueba y entrega al Profesional de Gestin de Presupuesto Direccin General
para consolidacin.

- Revisa la existencia de contratos de mantenimiento

preventivo vigente.
4

Programar actividades

- Informa al Tcnico de Almacn y Servicios Generales el

proveedor seleccionado para realizar el servicio,
5

Contratar actividades
de mantenimiento

Hacer seguimiento al
servicio

Profesional de

- Informa a los responsables sobre la realizacin de Gestin

Administrativa
actividades programadas de mantenimiento preventivo.

Profesional de

- Enva contrato al Tcnico de Almacn y Servicios Gestin

Contratacin
Generales.

Profesional de

Informa al Secretario Seccional el servicio contratado para

Gestin
su seguimiento y cumplimiento
Administrativa

AB-pr-01

PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO

No.

Nombre de la
actividad

Descripcin

Vigente a partir de
Septiembre 2012
2a. Actualizacin
Pg.5/8

Responsable

Para los seccionales:

- Recibe informe, en caso de equipos y reparaciones
locativas mayores, y verifica el servicio realizado por el
proveedor
7

Supervisar el servicio

Secretario
- Recibe factura del proveedor y registra su Vo.Bo. como Seccional,
evidencia de conformidad con el servicio realizado, si Profesional de
Gestin
aplica, recibe informe de actividades de mantenimiento
Administrativa

- Remite a COPNIA nacional factura e informe.

Para COPNIA Nacional:
-

Recibe y verifica el servicio realizado por el proveedor

Profesional

Recibir informacin del

servicio

Recibe facturas o comprobantes de caja menor de Gestin

mantenimiento y renva al Tcnico de Almacn y Servicios Contratacin,
Secretarios
Generales para verificacin de aprobacin.

de
de

Seccionales

- Verifica Contratos Vs. facturas e informes recibidos.

Confirmar el servicio y
registrar

- Actualiza Hoja de vida equipos o Inmuebles AB-fr-04

(ANEXO 6.1), y si aplica, archiva informes de
mantenimiento.
Profesional
- Actualiza Cronograma de mantenimiento AB-fr-05 Gestin
Administrativa
(ANEXO 6.2)

de

- El Profesional de Gestin Administrativa coloca VoBo. en

la factura o comprobantes de caja menor
para el
COPNIA Nacional para continuar proceso de pago
10

Calificar servicio

11

Fin del procedimiento

Evala servicio prestado por el proveedor en programa de Profesional

activos, de forma que se refleje en el kardex de Gestin
Administrativa
proveedores AB-fr-06 (ANEXO 6.3)

de

5.2 Mantenimiento Correctivo

No.

Nombre de la
actividad

Inicio del
Procedimiento

Identificar necesidades
de actividades de
mantenimiento

Descripcin

Responsable

- Detecta dao, mal funcionamiento o deterioro en los Secretario

Seccional (en
equipos o instalaciones locativas.
seccionales),
- Informa al a Profesional de Gestin Administrativa a Profesional de

AB-pr-01

PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO

No.

Nombre de la
actividad

Descripcin

Vigente a partir de
Septiembre 2012
2a. Actualizacin
Pg.6/8

Responsable

travs de Email el Mantenimiento Correctivo requerido, Gestin

en caso de los Seccionales.
Administrativa(en
COPNIA
Nacional),
- De acuerdo a los siguientes aspectos,
prepara
informacin para aprobacin del mantenimiento por parte
del Director General:
ltimos mantenimientos realizados.
Costo del mantenimiento Vs. costo del equipo en
libros y costo en el mercado.
Proyectos de actualizacin o cambio en equipos.
Existencia
realizados.

de

garantas

sobre

mantenimientos

Valor aproximado del servicio de mantenimiento.

Garantas de equipos

Programar actividades

Verifica la existencia de contratos de mantenimiento

vigente o proveedores seleccionados para el servicio de
mantenimiento requerido. En caso de no tener una
Profesional de
preseleccin de un proveedor, define en coordinacin con
Gestin
el Secretario Seccional el proveedor ms idneo para
Administrativa
atender la emergencia, NOTA:
1. Si la solicitud de mantenimiento es rechazada se
comunica al solicitante por e-mail
2. Mantenimientos correctivos aprobados por valores
menores al monto asignado en Caja Menor podrn
cancelarse con esos recursos.

- Para los mantenimientos correctivos que superen el

monto de las cajas menores se entregara la informacin
recolectada de los posibles proveedores y el
mantenimiento a realizar al Profesional de Gestin de
Contratacin.
- Conserva copia del Email de solicitud para seguimiento y
control de ejecucin.

- Verifica solicitud
proveedores.
4

Contratar actividades
de mantenimiento

documentacin

de

posibles
Profesional de

- Informa al Profesional de Gestin Administrativa el Gestin de

Contratacin
proveedor seleccionado para realizar el servicio,
- Enva El contrato Profesional de Gestin Administrativa

Hacer seguimiento al
servicio

Informa al Secretario Seccional

el contrato para que Profesional de

AB-pr-01

PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO

No.

Nombre de la
actividad

Descripcin
supervise el mantenimiento contratado.

Vigente a partir de
Septiembre 2012
2a. Actualizacin
Pg.7/8

Responsable
Gestin
Administrativa

Para los seccionales:

- Recibe informe, en caso de equipos y reparaciones
locativas mayores, y verifica el servicio realizado por el
proveedor
6

Supervisar el servicio

Secretario
- Recibe factura del proveedor y registra su Vo.Bo. como Seccional,
evidencia de conformidad con el servicio realizado, si Profesional de
Gestin
aplica, recibe informe de actividades de mantenimiento
Administrativa

- Remite a COPNIA nacional factura e informe.

Para COPNIA Nacional:
7

Recibir informacin del

servicio

Recibe y verifica el servicio realizado por el proveedor

Recibe facturas o comprobantes de caja menor de

mantenimiento y renva al Tcnico de Almacn y Servicios
Generales para verificacin de aprobacin.

Profesional
de
Gestin de Compras
y
Presupuesto /
Auxiliar de Caja

- Verifica el contrato pendiente Vs. facturas e informes

recibidos.

Confirmar el servicio y
registrar

Tcnico
- Actualiza Hoja de vida equipos o Inmuebles AB-fr-04 Almacn
(ANEXO 6.1), y si aplica, archiva informes de Servicios
mantenimiento.
Generales,
Profesional

- Registra el VoBo en la factura y Elabora el Formato de Gestin

Control y Supervisin de Pago y remite Profesional de Administrativa
Gestin de Presupuesto para continuar con el proceso de
pago.

Calificar servicio

10

Fin del procedimiento

Tcnico
Evala servicio prestado por el proveedor en programa de
Almacn
activos, de forma que se refleje en el kardex de
Servicios
proveedores AB-fr-06 (ANEXO 6.3)
Generales,

6. ANEXOS
6.1 Hoja de vida equipos o inmuebles AB-fr-04
6.2 Cronograma de mantenimiento AB-fr-05
6.3 Kardex de proveedores AB-fr-06

7. CONTROL DE CAMBIOS
No.

Fecha

Descripcin del cambio o modificacin

de
y
de

de
y

AB-pr-01

PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO

No.

Fecha

Vigente a partir de
Septiembre 2012
2a. Actualizacin
Pg.8/8

Descripcin del cambio o modificacin

Sep/09

Primera emisin

Sep/12

Actualizacin

DIEGO FERNANDO BRIEZ HERNNDEZ

LUZ MARINA RESTREPO TREJOS

Profesional de Gestin Administrativa

Subdirectora Administrativa y Financiera

ACTUALIZ

APROB

ANEXO 6.1
AB-pr-01

140300001

HOJA DE VIDA EQUIPOS O INMUEBLES

626

EQUIPO O INMUEBLE:

FOTOCOPIADORA XEROX WORKCENTRE PRO 128

RESPONSABLE:

Jaime Jesus Bonnet Molina

PROVEEDOR:

ECONTA S.A.

CODIGO INVENTARIO COPNIA:

ACTA DE BAJA
del / /

NIT 860029451

N CONTRATO
05-2007

SEDE:

DESCRIPCION

FECHA INICIO
GARANTIA:

0 MESES
/ /

TIEMPO DE
GARANTIA

/ /

MARCA

Fotocopiadora XEROX, WORKCENTRE PRO 128, multifuncional CARACTERISTICAS TECNICAS: alimentador duplex, automatico, scanner,
con estabilizador de 2000 w, UN TELFONO Panasonic KXTS500 LX serie:7BBAC123788 y accesorios para la instalacin.

NACIONAL

VALOR ADQUISICIN:

INFORMACION DETALLADA DE LOS EQUIPOS O INMUEBLES:

140300001

$19,955,499
SERIALES
UNF 071980

XEROX
MODELO
NO APLICA

OBSERVACIONES:

HISTORIAL DE MANTENIMIENTO:
M. M.
C. P.

Fecha

17/08/08

10/09/08

23/12/08

30/03/09

5
6

Descripcin

Realizado

Verificado

ECONTA S.A.

GARANTIA

Jaime Jesus Bonnet Molina

RETIRA CINTA PEGANTE DEL MODULO XEROGRAFICO

ECONTA S.A.

GARANTIA

Jaime Jesus Bonnet Molina

LIMPIEZA DE CILINDRO FOTOCONDUCTOR POR IMPUREZA

ECONTA S.A.

GARANTIA

Ivonne Katherin Silva Corredor

X MANTENIMIENTO PREVENTIVO GENERAL DEL EQUIPO

ECONTA S.A.

GARANTIA

Ivonne Katherin Silva Corredor

14/05/09

X INSTALACION DEL KIT DE FAX SCANNER

ECONTA S.A.

GARANTIA

Jaime Jesus Bonnet Molina

14/05/09

X LIMPIEZA DE SENSORES, AJUSTE DE BANDEJAS ALIMENTDORAS

ECONTA S.A.

GARANTIA

Jaime Jesus Bonnet Molina

Cantidad:

29/09/09

X CONFIGURACION DEL SCANNER Y EL E-MAIL

Costo

M.P. : Mantenimiento Preventivo.

M.C.: Mantenimiento Correctivo.

Recuento total:

Total:

Pgina 1

Subtotal:

AB-fr-04
v.1 Sep.09

ANEXO 6.2
AB-pr-01
CRONOGRAMA GENERAL ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO
AO XXXX
Fecha de elaboracin:
NOMBRE

DESCRIPCIO
N DE LA
ACTIVIDAD

CODIGO
INVENTARIO
COPNIA

UBICACIN
DEL BIEN

SEG.

RESPONSABLE

FORMA DE
CONTRATO

ENE

FEB

MAR

ABR

MAY

AO XXXX
JUN
Q

JUL

AGO

SEP

OCT

NOV

DIC

Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.
Porg.
Ejec.

Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
1/1

AB-fr-05
v.1 Sep.09

ANEXO 6.3
AB-pr-01

KARDEX DE PROVEEDORES

09/29/09

RAZON SOCIAL DEL PROVEEDOR:

NIT o CC:

ADOLFO GALINDO -

CC 40,034,503

DIRECCION: 0CRA 524 - BOGOTA

CONTACTO: JUAN

EVALUACION GENERAL:

CUMPLIMIENTO: 3.00

PERIODO:
DEL: 01/01/2009 AL: 30/06/2009
FECHA INS:
08/13/08

TELFONO:

60

TEL:235485
FAX:2111111

GARANTIA Y CALIDAD DEL SERVICIO: 2.00

PROMEDIO: 2.50

OBSERVACIN: NINGUNA
ADPOSTAL -

NIT 899,999,486

DIRECCION: CARRERA 14 CON CALLE 60 - BOGOTA

CONTACTO:

EVALUACION GENERAL:

CUMPLIMIENTO: 3.00

12/27/07

37

TEL:2358941
FAX:

GARANTIA Y CALIDAD DEL SERVICIO: 2.50

PROMEDIO: 2.75

OBSERVACIN: NINGUNA
ALADINO -

CC 830,098,957

DIRECCION: CALLE 147 25-23 - BOGOTA

CONTACTO:

EVALUACION GENERAL:

CUMPLIMIENTO: 2.75

03/22/07

TEL:2593305
FAX:

GARANTIA Y CALIDAD DEL SERVICIO: 2.20

PROMEDIO: 2.47

OBSERVACIN: NINGUNA
ALEXANDER PAEZ WILLIAMS -

CC 79,696,086

DIRECCION: COPNIA-TOLIMA - IBAGUE

CONTACTO:

EVALUACION GENERAL:

CUMPLIMIENTO: 2.20

05/15/08

51

TEL:2358941
FAX:

GARANTIA Y CALIDAD DEL SERVICIO: 3.00

PROMEDIO: 2.60

OBSERVACIN: NINGUNA
ALIANZAS ESTRATEGICAS & BUSSINES LTDA. -

NIT 900,064,127

DIRECCION: -

CONTACTO:

EVALUACION GENERAL:

CUMPLIMIENTO: 3.00

11/27/07 155 TEL:

FAX:

GARANTIA Y CALIDAD DEL SERVICIO: 3.00

PROMEDIO: 3.00

OBSERVACIN: NINGUNA
ALMACENES EXITO S.A. -

NIT 890,900,608

DIRECCION: CRA. 48 N 32B SUR 139 - MEDELLIN

CONTACTO:

EVALUACION GENERAL:

CUMPLIMIENTO: 3.00

12/04/06 122 TEL:

FAX:

GARANTIA Y CALIDAD DEL SERVICIO: 3.00

PROMEDIO: 3.00

OBSERVACIN: NINGUNA
AMARCOL LTDA -

NIT 830,012,799

DIRECCION: CARRERA 7 NO. 67-28 - BOGOTA

CONTACTO:

EVALUACION GENERAL:

CUMPLIMIENTO: 3.00

04/01/07

10

TEL:3179737
FAX:

GARANTIA Y CALIDAD DEL SERVICIO: 3.00

PROMEDIO: 3.00

OBSERVACIN: NINGUNA
ANDES COPIAS -

CC 8,300,954,477

DIRECCION: CALLE 71 NO. 11-12 - BOGOTA

CONTACTO:

EVALUACION GENERAL:

CUMPLIMIENTO: 3.00

01/20/09

GARANTIA Y CALIDAD DEL SERVICIO: 3.00

76

TEL:3104080
FAX:

PROMEDIO: 3.00

OBSERVACIN: NINGUNA

Pgina 1

AB-fr-06
v.1 Sep.09