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ESLABÓN: SUPPLY CHAIN

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Las doce mejores prácticas para

eficientizar tu Cadena de Suministro


C A D E N A D E S U M I N I S T R O . C O M . M X

Las doce mejores prácticas para


eficientizar tu Cadena de Suministro
Practica con el mejor y seguramente llegarás a ser el mejor.

A lo largo de mi carrera profesional (mas de 18 años) en el área de Supply

Chain, he tenido la fortuna de colaborar directa e indirectamente c on diferentes


organizaciones (la mayoría de ellas triple A), y en todas ellas he encontrado
prácticas que han marcado diferenciadores muy importantes en la empresa y que
le han dado ventajas competitivas para hace frente a los retos presentes y futuros.

Hasta el momento no he encontrado la “receta mágica” que pueda solu cionar los
retos, las eventualidades y las situaciones cada vez más complejas a las que nos
enfrentamos los que estamos al frente de la Cadena de Suministro, PERO, de lo que
si estoy bien convencido y lo he probado de manera exitosa, es que la buena
organización, la planeación precisa, la ejecución implacable y el estricto control de
los elementos clave en la Cadena de Suministro, son indispensables para crear esas
ventajas competitivas que l a organización demanda en un mundo cada vez más
globalizado y mas co-dependiente en sus procesos y economías.

De esa experiencia adquirida, y de esas organizaciones en las que he colaborado,


te presento lo que considero son “Las doce mejores prácticas para eficientizar tu
Cadena de Suministro”

PRIMERA. En toda empresa debe existir una bien definida y clara estrategia
corporativa que derive en estrategias igual de claras en la Cadena de Suministro. Si
desde la más alta esfera organizacional existe una defin ición contundente del
camino que debe seguir la empresa, ya te imaginarás lo que sucede rá hacia
abajo, lo cual necesariamente tiene que traducirse en planes y programas que
hagan que los objetivos interdepartamentales estén perfectamente alineados y sin
que se contrapongan unos con los otros, la APO ( Administración por Objetivos) es
una herramienta muy eficiente para lograr esta alineación .

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SEGUNDA. Todas las empresas de clase mu ndial MIDEN su desempeño en la


Cadena de Suministro. No se puede mejorar lo qu e no se puede medir. No medir es
tanto como sentirse enfermo y no tomarse la temperatura para salir de dudas. Bien
sea el Balance Score Card, los Indicadores de Eficiencia, Key Performance
Indicators, como los llames en tu empresa, lo importante es tenerlos en el primer
nivel de tu escritorio, asegúrate que reflejen el estado de salud de tu Cadena, no te
engañes, no los maquilles, que sean una realidad de dese mpeño, no un sueño
corporativo. Fíjate una meta para cada uno de ellos, convoca a tu equipo de
trabajo a elaborar desde estrategias, planes, programas hasta tareas para
mejorarlos y mantenerlos a un nivel donde el balance entre el costo de
incrementarlos sea proporcional a los beneficios empresariales que puedas
obtener. Si para subir de 98% a 99% tu nivel de servicio, necesitas subir tus niveles de
inventario 30% evalúa que tanto vale la pena hacer el gasto financiero para elevar
el nivel.

TERCERA. La sincronización entre los equipos de venta y operaciones mediante el


ciclo o proceso S&OP (Sales and Operation Planning). Una empresa donde existe
un claro compromiso de seguimiento y liderazgo de la Alta Dirección, que tiene
bien comunicados y organizados a sus equipos de Ventas, Mercadotecnia y
Operaciones mediante reuniones semanales y mensuales de S&OP , donde se
compartan la información, las tendencias, las estrategias de mercado, las
oportunidades de mejoramiento, desde luego que tiene las mejores posibilidades
de permanencia en el mercado y los más altos índices de rentabilidad financiera.

CUARTA. El proceso de pronósticos o forecast. En las organizaciones que conozco,


este proceso es elevado hasta el más alto nivel de la organización, con ello no
quiero decir que el director general sea el responsable de esta tarea ni que sea
directamente él el que lo controle, sino que al ser supervisado por los altos
directivos, los responsables de su elaboración ponen más atención a su
información, Son bien sabidos los efectos que un pronóstico errático trae a la
empresa, provoca clientes insatisfechos si los pronósticos son bajos en comparación
con la demanda del mercado o , por el contrario, sobre inventario en los
almacenes si las proyecciones son muy elevadas con respecto a la demanda,

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ambos efectos, traen consecuencias financieras y de servicio muy importantes y a


veces irreversibles en el desempeño de la organización.

QUINTA. El control de los inventarios. El tener controlados los depósitos, almacenes,


centros de distribución que alojan los productos terminados reviste una singular
importancia, porque aquí es donde se genera uno de los costos más elevados de
la organización y uno de los más altos índices de insatisfacción de los clientes. Por
un lado se deben mantener las existencias físicas acorde a lo que los sistemas de
inventarios reflejan en la pantalla de la computadora, ya que es esta la información
que toma la gente de Servicio a Clientes para levantar y comprometer un pedido
con un cliente, si la información es incorrecta, evidentemente que el pedido no se
surtirá correctamente, y solo será cuestión de minutos para que llegue la llamada
del cliente para quejarse del servicio. Ahora, yo siempre he pensado que los
almacenes está “vivos”, es más, hasta parece que respiran, todo el día están en
movimiento, ya llegó Hugo y tomó 15 piezas, atrás del él lleg ó Paco y sacó 45 y al
final Luis colocó en el anaquel 100, y cuando llega el de control de inventarios
¡Sorpresa! las existencias no coinciden, y el gerente del almacén busca, indaga,
investiga y al final, la respuesta más encontrada es, ¡pues quien sabe q uien fue! y si
se surten 1,000 pedidos al día ya te imaginarás el caos que eso significa. Es por ello
que la disciplina operativa, como yo la llamo, debe ser el elemento clave de
control más importante en los almacenes, ya que un trabajador que no está
disciplinado traerá más problemas de los que imaginas, quizás él sin darse cuenta (y
pensando que actúa de buena fe) estará desordenando lo que debiera tener un
orden. Así tengas los mejores procesos, todos ellos documentados, radio
frecuencia, RFID y hasta GPS, servirá de muy poco si el trabajador no está
disciplinado en hacer las cosas correctamente y de acuerdo a un proceso.

SEXTA. El control de la demanda del mercado. Seguido del proceso de S&OP está
la forma en la que la organización establece el contro l de la demanda. Hay
empresas que en términos de demanda solo venden lo que tienen, porque son
líderes del mercado, embarcan lo que producen y no lo que el mercado
realmente está solicitando, aquí es donde crece la competencia, donde el líder no
abastece y el mercado lo requiere. En otras empresas la conexión entre el área de
Mercadotecnia, Ventas y Operaciones es tan pobre que la información y los
números de demanda no evidencian la realidad del mercado y por lo tanto no se
pueden aprovechar las oportunida des de negocio que hay afuera de la empresa.

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Un sistema de información bien organizado que refleje la realidad de la demanda


que existe en el mercado es la mejor práctica que la empresa pueda tener, la
comercialización y rentabilidad son la razón de ser de la empresa. ¿Porqué no tener
datos confiables de demanda?

SEPTIMA. Los perfiles de puesto de la gente que colabora en la Cadena de


Suministro, desde la presidencia o vicepresidencia hasta el almacenista y el
transportista que hará entrega del producto. O curre muchas veces que mandan al
almacén al trabajador que en el área administrativa no funcionó o simplemente ya
no lo querían tener en esa área, y de “castigo” lo mandan al almacén, pues total,
¡que puede tener de difícil surtir una orden o descargar un camión!, o contratan a
auxiliares de almacén que reprobaron matemáticas en la escuela y tienen
problemas para hacer sumas, restas y multiplicaciones, ¡y ya ni hablar de los
quebrados! En uno de los almacenes en los que me tocó laborar, el trabajador
tenía que ir al anaquel y tomar 83 piezas, solo que estas venían en presentaciones
de 6, la sola operación aritmética de cuantos paquetes de 6 piezas debo tomar y
cuantas piezas sueltas conforman el pedido, representaba para este trabajador
todo un reto, porque no tenía el perfil ni la habilidad mínima necesaria para cumplir
con la tarea que se le había asignado. Y , me puedo pasar el resto del día
escribiendo como en algunas empresas se selecciona al personal que labora en
alguno de los eslabones de la cadena de Suministro sin tomar en consideración el
perfil, la experiencia, el momento en el que la organización se encuentra y la visión
del negocio. Contar con personal visionario, sumamente organizado, con liderazgo,
inquieto y disciplinado son algunos de los atributos que a mi gusto busco con
frecuencia cuando tengo que contratar personal para las funciones de la Cadena.

OCTAVA. Outsourcing. La Cadena de Suministro es tan fuerte como su eslabón más


débil ¿Qué significa esto? si la debilidad de la organización es el transporte y la
inversión para fortalecerla es muy elevada, conviene mejor buscar un socio y hacer
una alianza estratégica para dejar esta actividad a aquellas empre sas cuya
fortaleza sea nuestra debilidad. Hoy en día hay empresas que se especializan en
tareas que para nosotros representan un gran dolor de cabeza. Recuerdo que
para un cliente teníamos que etiquetar un producto con características especiales
y nos tomamos casi una semana para hacer el puro diseño de la etiqueta, lo que
representó pérdida de tiempo e insatisfacción en el cliente, no éramos buenos para
el proceso de etiquetado, el siguiente requerimiento lo dimos en outosourcing con

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una empresa especializada, ¿el resultado?, clientes contentos y mejores costos


operativos.

NOVENA. Documentación de procesos. Ocurre muy a menudo que cuando el


planeador, el especialista en importaciones, el gerente de almacén o el de
transportes, deja la organización por la razón que sea, el resto de los que se
quedaron se ven unos a los otros preguntándose ¿Y cómo le hacía fulano de tal
para hacer ese proceso? y entonces hay que hacer uso de toda la creatividad del
equipo para sacar adelante esa tarea, porque el que se fue no dejó ni el número
telefónico del proveedor. Por ello, reviste vital importancia tener los procesos
documentados a todos los niveles. La metodología que ofrecen las certificaciones
de ISO 9000 son muy buenas para eso, y no necesariamente implica que haya de
por medio una certificación . Una práctica de clase mundial es hacer la
documentación de los procesos, las funciones, los puestos y de todo aquello que
hace funcionar la cadena de forma adecuada y eficiente.

DÉCIMA. Programas de calidad y mejora continua. La calidad no es un concepto


propio de los productos terminados, la calidad es una actitud, es un hacer y un
deber diario de todos los que tienen participación en la manufactura y entrega del
producto al cliente, desde el que elabora las materias primas, el que procesa la
orden del cliente, el que maneja el camión de reparto, el que cobra la factura, etc.
todos ellos deben ejecutar su actividad con calidad. Las mejores empresas además
de tener programas bien definidos de calidad y de tener políticas de calidad
departamentales a todos los niveles de la organización, tienen asociados
comprometidos con la calidad, tienen gente que no solo se sabe la política de
calidad de memoria, sino que la viven y la transforman en productos y servicios de
clase mundial.

UNDÉCIMA. Incorporación de tecnologías de información. Hoy en día la tecnología


está prácticamente al alcance de toda la población. Los desarrollos tecnológicos
se hacen presentes en casi todas las actividades de la vida humana, y han sido
hechos para facilitar la vida y la toma de deci siones. Las empresas de clase
mundial se aprovechan de la tecnología para facilitar el procesamiento de la
información y tomar decisiones más asertivas. Software para planeación y

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pronósticos, para controlar almacenes, para transportes, prácticamente hay


herramientas para controlar toda la Cadena y deben ser utilizadas diligentemente
por la organización ya que pueden ofrecer ventajas competitivas que colaborarán
en la supervivencia de la organización. Sin embargo, la Cadena es eficiente en la
medida que sus procesos lo sean, un proceso complejo no es necesari amente
sinónimo de eficiencia, lo simple en más de las ocasiones es lo más recomendable,
por ello en un sentido diligente para usar la tecnología, resulta importante
preguntarse ¿Estás automatizando el error?

DUODÉCIMA. Las empresas de clase mundial desarrollan y capacitan al personal.


He tenido la buena fortuna (y también he sido muy tenaz y visionario al exigir
capacitación para mí y para mi personal ) de estar en organizaciones donde la
capacitación forma parte del desarrollo del asociado, la empresa valora y sabe del
beneficio de tener capacitada a la gente. Las actividades y conceptos de la
Cadena, siempre están en consta nte evolución y hoy más que nunca, se ofrecen
múltiples programas de capacitación en escuelas de negocios, en empresas de
consultoría, en instituciones públicas y privadas , hay cursos y clases presenciales, por
internet, con pagos en efectivo, a plazos, etc. H ay más oferta educativa, lo que
creo que se requiere es estar convencido de los beneficios que esto trae al
asociado y a la empresa y motivar a la dirección a pagar por ese beneficio.
Conozco gente que terminó sus estudios superiores y tiene más de diez o quince
años y que no se ha parado en un aula educativa de nueva cuenta. Hay foros y
expos para casi todas las disciplinas de la Cadena, los hay para logística, para
pronósticos, para comercio exterior, para transporte, para servicio a clientes, en fin
la variedad es bastante amplia. I nsisto, se requiere estar convencido de que es
necesario tomar participación activa en este tipo de actividades, porque lo único
constante en esta vida es el cambio.

Desde luego que pueden existir muchas otras mejores prácticas que seguramente
no están contenidas en este artículo, pretendo transmitir algo de lo mejor que he
vivido y experimentado, la combinación de todas estas prácticas es una nada fácil
labor, requiere disciplina, participación personal, mucho, muchísimo trabajo en
equipo, tendrás que sacar tu mejores talento s y habilidades de liderazgo para
convencer a tus asociados, bús cate en el diccionario lo que significa cabildear
porque lo vas a hacer todos los días para provocar que los resultados sean mejores
día a día.

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Te deseo la mejor de las suertes!!

Sobre el autor

David González Chiñas

Consultor y Coach de la Cadena de Suministro

www.cadenadesuministro.com.mx

Más de 18 años de experiencia en logística y cadena de suministro, Ingeniero


Industrial, Master in Business Administration, Certificado de APICS en Supply Chain y
Administración de inventarios, Diplomados en Administración y Supply Chain,
Auditor certificado ISO 9000.

Te invito a visitar mi página www.cadenadesuministro.com.mx para conocer más


estrategias aplicables a la cadena de suministro.

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