Excel 2007

Escuela Nro 9-006 Prof Tolosa. N9-006

Prof. Fabin Sosa

FUNCIONES BSICAS EN EXCEL 2007

Por qu debo usar Excel?
La respuesta es fcil, Excel es un paquete especializado en clculos de todo
tipo y graficas, especialmente creado para Nominas, Inventarios, Base de
datos, etc. Podra seguir con la lista de cosas que se pueden hacer en Excel,
por lo tanto por qu no usarlo?
A Excel se le da el nombre de sper calculadora, as es ms potente que
una calculadora cientfica. A veces me pregunto porque la gente lo usa para
llenarlo de informacin como una simple tabla inservible, quizs no se
imagina lo que puede hacer con l.
En Excel se puede resolver todo tipo de problema aritmtico y lgico, as
es Excel puede tomar decisiones por si solo si se lo programa por medio de
funciones y frmulas.
A Excel se le llama hoja de clculo, sus archivos se le dan el nombre de
libros. As es un libro consta de muchas hojas y Excel no es la excepcin.
Una hoja est formada por columnas y renglones, las columnas son las que
van ordenadas alfabticamente y los renglones o filas son ordenados
numricamente, entre la insercin de una columna y una fila se encuentra
una celda. La celda se identifica por ser un rectngulo. La celda sirve para
guardar informacin, cada celda puede almacenar hasta 255 caracteres y su
ancho puede ser modificado si se desea. La celda puede almacenar valores
de texto que incluye letras, nmeros o smbolos, valores numricos, valores
de fecha, frmulas, funciones, etc.
El nombre de una celda se identifica por la columna y la fila donde te
encuentres, por ejemplo si ests en la columna A y estas en el rengln 1,
entonces la celda se llama A1.

NOTA:

ESTA GUIA NO MUESTRA EL USO DE BOTONES DE EXCEL,

SINO EL DESEMPEO DENTRO DEL MISMO. EL APRENDER EL USO
BSICO DE LOS BOTONES ES COSA SENCILLA, LA CUESTIN SERA
APLICARLO.

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En el siguiente ejemplo se muestra la ventana de Excel:

COLUMNAS, RENGLONES Y CELDAS

Para darle ancho a la columna se debe de arrastra del borde de la columna,

al iniciar Excel se muestran 3 hojas de trabajo
Excel cuenta con 16384 columnas y ms de un milln de filas o renglones,
adems puedes insertar muchas hojas ms miles de ellas.

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OPERADORES ARITMETICOS
Como Excel es una hoja de clculo, es obvio que se empleen los
operadores Aritmticos para realizar operaciones. A continuacin muestro
los operadores Aritmticos Bsicos:
+ Se utiliza para las sumas
- Se utiliza para las restas
/ Se utiliza para las divisiones
* Se utiliza para las multiplicaciones
^ Se utiliza para elevar a una potencia
Bueno ya que conoces los operadores bsicos de Excel, empezaremos con
aprender a usarlos y para eso est el siguiente ejemplo:
A
B
C
1 Cantidad 1
Cantidad 2
Resultado
2 100
50
=a2+b2
3 80
40
=a3-b3
4 10
20
=a4*b4
5 30
2
=a5/b5

Siempre que se desee

una operacin, ser necesario poner en
primer lugar el signo de =,
se indicara con el nombre de la celda y
el operador, el tipo de operacin
desea hacerse.
El primer resultado indica la suma
a2 que equivale a 100, +b2 que
equivale a 50. Porque a2 equivale a 100?, pues observemos la cantidad
que esta en a2 y observemos la cantidad que est en b2, por lo tanto el
resultado ser 150 cuando demos Enter a la frmula =a2+b2.
As que las siguientes frmulas indican resta, multiplicacin y divisin.
Es muy importante saber el nombre de las celdas, de ah depende nuestro
xito.
Para poder resolver un problema mediante una frmula, es necesario que
yo lo resuelva en lo personal el problema y despus aplicarlo a Excel, por
ejemplo so deseo saber los das vividos de una persona, primeramente debo
saber como sacar los mos. Es necesario saber cuantos das tiene el ao
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para poder resolver el problema, si no lo se, ser imposible resolver el

problema.

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Entonces resolveremos el problema de sacar los das vividos, primero debo

saber que el ao tiene 365 das y que mi edad son 35 aos (estamos en el
2006), ahora de aqu que sigue?, Qu operacin debo de realizar?, suma,
resta, multiplicacin o divisin? ... Acertaste es necesario una
multiplicacin para saber cuntos das vividos tengo, entonces quedara as:
365*35 y el resultado sern los das vividos, ahora si a aplicarlos a un
ejercicio de Excel.
1
2
3
4
5

A
Nombre

Ramn
Mirna
Javier
Lorena

Edad

Das Vividos
=b2*365
=b3*365
=b4*365
=b5*365

35
22
15
8

Si nos fijamos en la Frmula en B2 se encuentra la edad de Ramn, y

multiplicada por 365 dar en la celda C2 el resultado de los das vividos.
Que no se te olvide que siempre al empezar una frmula es necesario que
vaya el signo de =.
El siguiente ejercicio muestra como se puede saber cuanto voy a ganar en
el trabajo por los das que trabaje y lo que me pagan por da.
1
2
3
4
5

A
Nombre
Ramn
Mirna
Javier
Lorena

Das Trabajados
Pago Por Da
10
60
50
14
80
15
120

D
Sueldo
=b2*c2
=b3*c3
=b4*c4
=b5*c5

As es,
licar los das que trabaje por lo que me pagan
por
el
ejemplo de la frmula, me muestra la multiplicacin
de b2*c2,
lo tanto cuando presione enter en la frmula, me dar el
resultado.
El siguiente ejercicio no ensea a como sacar un promedio general de un
alumno y sus materias. Recordando siempre que si el alumno lleva 3
materias, la frmula seria sumar el promedio de las tres materias y dividirlo
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entre 3 que son el total de materias que se estn sumando.

1
2
3
4
5

A
Nombre
Ramn
Gaby
Javier
Lorena

Espaol
8
9
7
10

D
Ingles Computacin
6
10
8
7
7
10
6
8
C

E
Promedio
=(b2+c2+d2)/3
=(b3+c3+d3)/3
=(b4+c4+d4)/3
=(b5+c5+d5)/3

Para sacar el promedio General de Ramn, es necesario sumar las tres

calificaciones y dividirla entre tres (porque son tres calificaciones), el
resultado sera entonces el promedio general. Ahora Por qu se utilizan los
parntesis?, la respuesta es la siguiente: Los Parntesis indican que primero
se sumen las tres calificaciones y por ltimo que se divida entre tres. Si no
le pongo los parntesis me afecta?, claro que si te afecta, porque la maquina
primero dividira d2 entre tres y por ultimo sumaria a c2 y b2, entonces
estara haciendo mal el procedimiento y el resultado sera incorrecto.
Tambin existe una Funcin que me ayuda a evitar el procedimiento de la
frmula del promedio, esta funcin se llama PROMEDIO, y es ms
sencilla para usarse, observa el siguiente ejemplo y te dars cuenta que es
igual al anterior, pero con la diferencia de que aqu se usa la funcin
PROMEDIO.

1
2
3
4
5

A
Nombre
Ramn
Gaby
Javier
Lorena

Espaol
8
9
7
10

D
Ingles Computacin
6
10
8
7
7
10
6
8
C

E
Promedio
=PROMEDIO(B2:D2)
=PROMEDIO(B3:D3)
=PROMEDIO(B4:D4)
=PROMEDIO(B5:D5)

Este ejercicio hace lo mismo que el anterior, permite sacar un promedio,

pero con la diferencia de que este emplea la funcin PROMEDIO. Aqu le
digo por medio de la funcin PROMEDIO, que me saque el promedio
desde B2 hasta D2, entonces la computadora se encarga de sumar desde B2
hasta D2 y por ultimo dividir entre tres sin que yo se lo
indiqueobviamente es ms fcil y el resultado es igual de eficiente en
ambos ejercicios, as que yo les recomiendo mas el ejercicio de la funcin
PROMEDIO.
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Si deseamos sumar un grupo de celdas sera muy complicado hacer una

frmula, imagnate sumar 20 celdas. Creo que a veces se tienen que
sumara hasta ms, as que para evitarnos esa gran frmula, utilizaremos la
funcin SUMA, esta no evitara tan larga tarea, por ejemplo:
A

1
2
3
4
5
6

20
67
9
87
1243
6577

14
89
5
8787
5467
888

134
86
877
990
086
8765

212
96
548
6565
876
787

En este ejemplo se deben de sumar todas las cantidades, desde la columna

A hasta la columna D, una frmula quedara as:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+B1+B2+B3+B4+B5+B6+C1+C2+C3+C4+C5
+C6+D1+D2+D3+D4+D5+D6
Con la funcin SUMA quedara de la siguiente manera:
=SUMA(A1:D6)
Le indicamos que sume desde A1 hasta D6, por lo tanto la funcin SUMA
evita toda esa tarea de sumar celda por celda a poco no es increble.
Ahora si sabrs como sumar un grupo de celdas, no se te olvide siempre
poner el = antes de empezar con una frmula o con una funcin.
Repasa mucho este tipo de ejemplos para que domines la funcin.

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Otra funcin muy interesante es la funcin SUMAR.SI, con la cual podr

sumar por medio de una condicin, por ejemplo:
1
2
3
4
5
6

A
PANTALONES
LEVIS
TOMY
LEVIS
TOMY
LEVIS

COSTO

TOTAL
*******

450
400
450
400
450

Donde se encuentran los Asteriscos (*) ah va ir la funcin, esta quedara

as:
=SUMAR.SI(A2:A6,LEVIS,B2:B5)
Aqu le indico que tome en cuenta todos los pantalones desde A2 hasta A6,
despus le digo que solo los LEVIS voy a sumar, por ultimo le indico que
el costo se encuentra desde B2 hasta B6, entonces el resultado seria la suma
de todos los LEVIS, seria un total de 1350 el resultado final.
Solo sumaria los LEVIS , porque as se lo indique, como quedara si quiero
el total solo de los TOMY?
=SUMAR.SI(A2:A6,TOMY,B2:B5)
As de fcil es, solo cambiaria LEVIS por TOMY.

1
2
3
4
5
6

A
FRUTAS
FRESAS
UVAS
UVAS
FRESAS
UVAS

COSTO
54
76
55
55
66

TOTAL
*******

LA FUNCION PARA SUMAR TODO EL COSTO DE LAS UVAS

SERA:
=SUMAR.SI(A2:A6,UVAS,B2:B5)
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Las siguientes funciones detectan el valor ms alto y el valor ms bajo.

A

1
2
3
4
5
6

20
67
9
87
1243
6577

14
89
5
8787
5467
888

134
86
877
990
086
8765

212
96
548
6565
876
787

=MAX(A1:D6)
=MIN(A1:D6)
La funcin MAX te devuelve el nmero ms alto y la funcin MIN el
nmero mas bajo, entonces el resultado con la funcin MAX seria 8787 y
con la funcin MIN seria 5.
FUNCIONES =AHORA() Y =HOY()
Estas dos funciones te devuelven la fecha y hora actual de tu sistema, esto
quiere decir que si tienes mal la fecha y la hora te dar resultados no
adecuados.
As es como se ejecutan:
=AHORA()
=HOY()

Bueno continuaremos con mas funciones mas adelante, es necesario

primero aprender el uso de PORCENTAJEs, como sacar un
PORCENTAJE, como sumar un PORCENTAJE y como restar un
PORCENTAJE. Es casi imprescindible el uso de PORCENTAJEs, si vas a
comprar algn material o equipo de seguro te cobraran el 10 o 15 por
ciento de IVA, si vas a una tienda de descuento encontraras ahorros de 10,
20, 30 por ciento de descuento en su mercanca o ropa, si trabajas ya sabrs
de los descuentos del IMSS, INFONAVIT, etc. Que van en un tanto por
ciento, entonces el que no sabe trabajar con PORCENTAJEs en EXCEL,
creo que sufrir mucho, je je je. As que a aprender su uso, y para eso es
la siguiente parte.
Pgina 9

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COMO TRABAJAR CON PORCENTAJES EN EXCEL

Si deseas extraer un PORCENTAJE de una cantidad, debes de multiplicar,
de la misma manera si vas a sumar o restar un PORCENTAJE, debes de
multiplicar. As es, para las tres cosas se debe de multiplicar. A
continuacin veremos cmo sacar, sumar y restar un PORCENTAJE por
medio de una frmula.
1
2
3
4
5
6

A
Cantidad

120
6786
5445
455
88

Sacar un %

Sumar un
%
*

**

D
Restar un
%
***

Donde esta un asterisco ah va a ir la frmula para sacar un

PORCENTAJE Lo que est en verde no se escribe, es solo un
comentario.
=A2*.10 Saca el 10%
=A2*.05 Saca el 5%
=A2*.40 Saca el 40%
Recuerda que el sacar un PORCENTAJE es extraer el PORCENTAJE de
una cantidad
Donde estn dos asteriscos ah va ir la frmula para sumar un
PORCENTAJE
=A2*1.10 Suma el 10%
=A2*1.05 Suma el 5%
=A2*1.40 Suma el 40%
Siempre se multiplica por 1. Y el PORCENTAJE que deseas agregar,
cuando desees agregarle un PORCENTAJE a una cantidad debes de
multiplicar de esta forma, sin olvidar poner el 1.
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Donde estn tres asteriscos ah va la frmula para restar un PORCENTAJE

=A2*.90 Resta el 10%
=A2*.95 Resta el 5%
=A2*.60 Resta el 40%
Se ve rara la frmula verdad?... as es, pero si le ponemos atencin si vas a
restar el 10%, cuanto le falta al 10 para llegar al 100?... as es 90, por eso es
que se multiplica por .90, cosas de las matemticas.
Ahora si vas a restar el 40%, cuanto le falta al 40 para llegar al 100 as es
60, por eso se multiplica por .60, y as sucesivamente.
Siempre se utiliza el nmero 100 como base.

Otra cosa no te confundas, si yo te digo que a la cantidad de A2 se le va a

sumar el 3 PORCENTAJE, no vayas a multiplicar as:
=A2*1.3 estara mal porque sumara el 30%
Lo correcto sera:
=A2*1.03
Del 1 al 9 por ciento se le pone un cero a la izquierda.
Esto es algo serio y debes de repasarlo mucho, a continuacin se muestran
ms ejercicios con porcentajes.

A
NOMBRE

2
3
4
5
6

GABY
ALEJANDRA
MARIA
ROSA
LORENA

DIAS
TRABAJADOS
12
15
14
12
14

D
PAGO POR SUELDO+5%
DIA
130
****
200
100
900
170
C

La cuestin en este ejercicio es sumarle al sueldo neto el 5%, entonces

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como quedara la frmula?

Donde estn los asteriscos ah va la frmula

=B2*C2*1.05

A
NOMBRE

2
3
4
5
6

GABY
ALEJANDRA
MARIA
ROSA
LORENA

D
Sueldo -12%

DIAS
TRABAJADOS
12
15
14
12
14

PAGO POR
DIA
130
200
100
900
170

****

La cuestin en este ejercicio es restarle al sueldo neto el 12%, entonces

como quedara la frmula?
Donde estn los asteriscos ah va la frmula

=B2*C2*.88
La multiplicacin de B2*C2 es para obtener el sueldo
Cuanto le falta al 12 para llegar al 100?
As es 88, por eso se multiplica por .88

A
1 Nombre

2
3
4
5

Ramn
Gaby
Javier
Lorena

Das
Trabajados
12
9
15
13

D
Bonos

Pago X
da
123
322
212
122

100
100
100
100

E
Sueldo+8%
*****

Donde estn los asteriscos ah va la frmula

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=(B2*C2+D2)*1.08
As quedara la frmula para sumarle al sueldo neto el 8%.
DECISIONES CON LA FUNCION =SI
Esta funcin juega un papel muy importante para la toma de decisiones,
imagnate si lo haces manual sin esta funcin, podras tardar mucho tiempo
en resolver tus problemas que lleven decisiones, por ejemplo si una persona
llega puntual a su trabajo se le da el bono de puntualidad, pero si llega tarde
no se le da, por lo tanto tendras que usar 2 frmulas, una para la
puntualidad y otra para lo contrario, entonces la funcin SI me evita estar
cambiando la frmula una y otra vez.
1
2
3
4
5
6

A
NOMBRE
GABY
ALEJANDRA
MARIA
ROSA
LORENA

RESULTADO
=SI(A2=GABY,ES LINDA,ES FEA)
=SI(A3=GABY,ES LINDA,ES FEA)
=SI(A4=GABY,ES LINDA,ES FEA)
=SI(A5=GABY,ES LINDA,ES FEA)
=SI(A6=GABY,ES LINDA,ES FEA)

=SI(A2=GABY,ES LINDA,ES FEA)

AZUL equivale a la condicin
MORADO equivale si se cumple la condicin
ROJO equivale si no se cumple la condicin
La funcin dice:
Si la celda A2 es igual a GABY, entonces que escriba en la celda ES
LINDA, si no que escriba ES FEA.
EL RESULTADO SERIA EL SIGUIENTE EN EXCEL

1
2
3
4
5
6

A
NOMBRE
GABY
ALEJANDRA
MARIA
ROSA
LORENA

RESULTADO
ES LINDA
ES FEA
ES FEA
ES FEA
ES FEA
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La mayora de las veces la condicin siempre permanece

1
2
3
4
5
6

A
NOMBRE
GABY
ALEJANDRA
MARIA
ROSA
LORENA

B
EDAD
15
22
17
18
33

C
RESULTADO
=SI(B2>17,MAYOR,MENOR)
=SI(B3>17,MAYOR,MENOR)
=SI(B4>17,MAYOR,MENOR)
=SI(B5>17,MAYOR,MENOR)
=SI(B6>17,MAYOR,MENOR)

Este ejercicio nos dice:

Si la edad es mayor a 17, entonces que imprima MAYOR, si no que
imprima MENOR. Solo los valores numricos no llevan comillas.
El resultado seria as en EXCEL:

1
2
3
4
5
6

A
NOMBRE
GABY
ALEJANDRA
MARIA
ROSA
LORENA

B
EDAD
15
22
17
18
33

C
RESULTADO
MENOR
MAYOR
MENOR
MAYOR
MAYOR

Ahora veremos un ejercicio que aplica resultados reales de frmulas en la

toma de decisiones:
A
1 Nombre
2
3
4
5

Ramn
Gaby
Javier
Lorena

B
Das
Trabajados
12
9
15
13

C
Pago X
da
123
322
212
122

D
Resultado
****

Pon mucha atencin en el siguiente ejercicio.

Si la persona trabajo 15 das que al sueldo se le agreguen 100 pesos, si
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no que se le resten 100. La funcin SI quedara:

A
1 Nombre

2 Ramn
3 Gaby
4 Javier
5 Lorena

D
Resultado

Das
Pago X
Trabajados
da
12
123
=SI(B2=15,B2*C2+100,B2*C2100)
9
322
=SI(B3=15,B3*C3+100,B3*C3100)
15
212
=SI(B4=15,B4*C4+100,B4*C4100)
13
122
=SI(B5=15,B5*C5+100,B5*C5100)

=SI(B2=15,B2*C2+100,B2*C2-100)
La condicin se basa en la columna B, porque ah se encuentran los das
trabajados, ahora la multiplicacin de B2*C2 equivale al sueldo, por lo
tanto la maquina tomara la decisin de sumarle o restarle los 100 pesos.
Recuerda que la funcin o frmula se hace solo una vez y despus se copia
en EXCEL, para evitar escribirla tantas veces.
Realiza el siguiente ejercicio

1
2
3
4
5

A
Nombre
Ramn
Gaby
Javier
Lorena

C
Espaol Ingles
8
6
9
8
7
7
10
6
B

D
Computacin
10
7
10
8

Asistencia
8
5
6
3

F
Resultado

Si la asistencia es mayor que 4, entonces que al promedio se le sume un

punto, si no que se le baje un punto. Como lo realizaras con la funcin?
La funcin quedara aplicada de la siguiente manera:
=SI(E2>4,PROMEDIO(B2:D2)+1, PROMEDIO(B2:D2)-1)

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Si observas bien los ejemplos de esta funcin, te dars cuenta que es difcil
aplicarla, pero no imposible. Esta funcin merece mucha atencin y
bastante practica.
As que a estudiar muchos ejercicios de este tipo.

Pgina 16

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GRFICOS EN EXCEL
Para poder graficar es necesario saber cmo colocar los valores antes de
accionar la opcin Insertar.
1
2
3
4

A
NOMBRE
GABY
ALEJANDRA
MARIA

Primero los valores EJES,

valores series las LEYENDA.

EDAD
12
34
22
los valores SERIES y arriba de los

Los valores EJES son los nombres, los valores SERIES son las edades y la
LEYENDA ES lo que identifica a las edades en este caso la palabra
EDAD.
Seleccionas todos los datos y das clic en Insertar, despus seleccionas el
grafico que deseas.

Y listo la grafica aparecer, se ve sencillo, pero debes de acomodar los

valores como te lo indique para que no batalles.

Pgina 17

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Existen muchos tipos de grficos en Excel, t escogers el que ocupes,

dependiendo de lo que deseas mostrar.

La verdad EXCEL sorprende en todos sus aspectos no es as?

Pgina 18

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Otra cosa despus de un valor serie, puede ir otro, otro y otro, etc.
Por ejemplo:

1
2
3
4
5

A
Nombre
Ramn
Gaby
Javier
Lorena

D
Espaol Ingles Computacin
8
6
10
9
8
7
7
10
6
8
B

VALORES SERIES
En este ejemplo podemos graficar con tres valores series y tres
leyendas.

10
9
8
7
6

Espaol
Ingles
Computacion

5
4
3
2
1
0
Ramon Gaby

Javier

Lorena

Pgina 19

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RESUMEN DE FUNCIONES

21

SI

FUNCIN
=SUMA(RANGO)

A partir de la siguiente
tabla se obtienen los
resultados de los
ejemplos.

DESCRIPCIN
Suma todos los elementos que
componen el rango.

EJEMPLO
=SUMA(A1:A6)
Resultado: 37

=PROMEDIO(RANGO)

Obtiene el promedio (suma de

elementos dividido la cantidad de
elementos) de todos los elementos
del rango.

=PROMEDIO(D1:D6)
Resultado: 3

=MAX(RANGO)

Obtiene el mayor valor de todos los =MAX(A2:B6)

elementos que componen el rango.
Resultado: 7

=MIN(RANGO)

Obtiene el menor valor de todos los =MIX(A2:B6)

elementos que componen el rango.
Resultado: 0

=HOY( )

Devuelve la fecha de hoy que tiene

el sistema. Su argumento siempre
aparece vaco.

=HOY( )

Une varios elementos de texto en

uno solo.

=CONCATENAR(A1;A3)

=CONCATENAR(CELDA 1;;CELDA N)

Resultado: 22 de Octubre de 2010

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Excel 2007

Escuela Nro 9-006 Prof Tolosa. N9-006

Prof. Fabin Sosa

Resultado: 217

=CONTAR(RANGO)

Cuenta cuantos nmeros hay en el

rengo

=CONTAR (A1:D1)
Resultado: 3

=CONTAR.SI(RANGO; CRITERIO)

Cuenta cuantos elementos del rango =CONTAR.SI(A1:A6; >4)

coinciden con el criterio dado.
Resultado: 2

=SUMAR.SI(RANGO BSQ; CRITERIO;

Suma las celdas que cumplen con el =SUMAR.SI(A1:A6; >3;D1:D6)

criterio dado.
Resultado: 6

RANGO SUMA)

=SI(CONDICIN; V ; F)

Evala la condicin dada, si es

=SI(C3=M; A1+A2; A1-A2)
verdadera ejecuta lo que est
despus del 1er. Punto y coma. Si es Resultado: 24
falso, ejecuta lo que est despus
del 2 punto y coma.

Pgina 21