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Direccin General de Recursos Materiales y Servicios

Direccin de Almacenes e Inventarios

LEVANTAMIENTO FSICO DEL


INVENTARIO POR
ADMINISTRACIN EN LA SEP
2009-2010

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OBLIGACIN NORMATIVA
NORMA DCIMA SEGUNDA

Los Oficiales Mayores y equivalentes en las dependencias establecern


las medidas necesarias para realizar inventarios fsicos totales cuando
menos una vez al ao y por muestreo fsico cuando menos cada tres
meses, cotejando los bienes contra los registros en los inventarios
Manual de Procedimientos para la Administracin de Bienes Muebles
en Unidades Administrativas y Planteles Educativos de la Secretara de
Educacin Pblica

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ALCANCE
42 UNIDADES RESPONSABLES
1,300 CENTROS DE TRABAJO

Todas las unidades responsables de la SEP

Todos los bienes muebles instrumentales propiedad de la SEP, que se


encuentran en los centros de trabajo ubicados tanto en el D. F. como
en el interior de la Repblica
3.6 MILLONES

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ANTECEDENTES

Un Levantamiento Fsico por ao desde el 2004 y hasta el 2007

Dos Levantamientos Fsicos en el 2008

RESULTADOS OBTENIDOS

Cifras parciales

Levantamiento fsico incompleto

Cifras NO confiables

Observaciones del O. I. C. que comprueban los tres puntos


anteriores

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RESULTADOS ESPERADOS

Conocer el inventario real de la SEP, tanto en cantidad como en valor

Que el inventario fsico sea igual al inventario electrnico registrado

Que todos los bienes muebles instrumentales de la SEP estn etiquetados y


resguardados

Que no existan pendientes antiguos respecto a movimientos de alta o baja

Que se realicen conciliaciones entre las reas de inventarios y financieros

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CONTROL Y SEGUIMIENTO
Director de Almacenes e Inventarios

Responsable de conducir la organizacin general del proyecto

Atender y resolver las dudas o problemtica que se presente

Facilitar las reuniones para la informacin de avances, de la Operacin y


Control General

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CONTROL Y
SEGUIMIENTO

Reuniones de Trabajo
SES

OF. C
SRIO

SEMS

Coordinadores
Administrativos
DAI

OIC

Informa respecto de los


avances y problemtica

OM

UPEPE

SEB

Se levanta acta de la
reunin sancionndola los
que en ella intervengan

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RECOMENDACIONES OPERATIVAS
1. El proceso de Levantamiento Fsico no cambia la operacin y entrega de
informacin obligatoria
2. El Levantamiento Fsico se circunscribe slo a bienes muebles instrumentales
3. El proceso de Levantamiento Fsico se realiza ligado al contenido del Manual
de Procedimientos vigente, NO debern quedar pendientes de documentar
bienes sobrantes o faltantes, la documentacin que se genere formara parte
del expediente
4. Los Coordinadores Administrativos y los titulares de los Centros de Trabajo
son los directamente responsables de que se lleve a cabo Levantamiento
Fsico, as como de la documentacin soporte
5. Todos los Bienes Muebles Instrumentales debern estar resguardados, tanto
electrnica como documentalmente; en opinin de la DGAJ, es valido que
personal de honorarios firme resguardos

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RECOMENDACIONES OPERATIVAS
6. Los bienes que se hubieren entregado para su uso a Entidades Federativas a
otras instancias, (Dependencias, rganos Desconcentrados, Descentralizados etc.)
y que no se hubieran formalizado, se tomarn como verificados fsicamente
7. El Titular del Centro de Trabajo o en su caso el Coordinador Administrativo, deber
formalizar el levantamiento Fsico del Inventario, un Informe Circunstanciado, el cual
se integra con todas las actas y documentacin soporte del proceso
8. Los bienes no localizados, de los cuales no exista evidencia documental, debern
formalizarse de inmediato como baja por extravi y el Coordinador Administrativo
solicitar su autorizacin a la DAI, anexando la documentacin soporte
9. Los bienes que resulten como sobrantes, de los cuales no exista evidencia
documental de su origen, debern formalizarse como alta por indocumentacin y el
Coordinador Administrativo solicitar su autorizacin a la DAI, anexando la
documentacin soporte

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RECOMENDACIONES OPERATIVAS
10. Los bienes que resulten como sobrantes, de los cuales exista evidencia documental,
debern formalizarse de inmediato como alta por el concepto que le corresponda:
por Entrada de Almacn SEP, por Compra Directa, por Donacin, por Produccin,
por Reposicin o por Transferencia y el Coordinador Administrativo solicitar su
autorizacin a la DAI, anexando la documentacin soporte
11. Los bienes que resulten como faltantes, de los cuales exista evidencia documental,
debern formalizarse de inmediato como baja por el concepto que corresponda:
Robo o Siniestro; o bien como movimiento al inventario: por Cambio de Adscripcin,
por Duplicidad y el Coordinador Administrativo solicitar su autorizacin a la DAI,
anexando la documentacin soporte
12. En el caso de bienes que resulten como faltantes, que sean parte de algn proceso
autorizado en curso, pendiente de concluir o afectarse, se deber documentar e
incluirse en el Informe Circunstanciado
13. El titular del Centro de Trabajo y/o el Coordinador Administrativo, ser el responsable
de certificar que a cada uno de los bienes muebles que corresponda a su CT o UR,
les sea colocada una etiqueta especial del Levantamiento Fsico del Inventario 20092010

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RECOMENDACIONES OPERATIVAS
14. Las etiquetas especiales que no sea posible adherir a los bienes por sus
caractersticas o tamao, debern pegarse en una hoja con la imagen del bien
15. Cada UR deber hacerse cargo de los gastos que genere el Levantamiento
Fsico del Inventario, incluyendo la capacitacin que se requiera
16. Para el Levantamiento Fsico del Inventario se debern utilizar exclusivamente
las etiquetas especiales y debern ser de un color distinto al que
ordinariamente utilizan.
En aquellas regiones o zonas en las que por las condiciones climticas, las
etiquetas tienden a despegarse rpidamente o bien en las adheridas a mobiliario
escolar que los alumnos despegan a propsito; deber contarse con una resea
fotogrfica como documento soporte de haber cumplido con el etiquetado

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PROCEDIMIENTO
TRABAJO DE CAMPO

1. Ordenar los bienes de acuerdo con las reas de trabajo en las que
se ubican, con los usuarios y/o resguardantes que los utilizan
2. Formar grupos de trabajo de acuerdo a estructura, cantidad de
bienes, nmero de instalaciones, extensin territorial de la
instalacin, etc.

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FLUJO DEL PROCEDIMIENTO


1.- Ordenar los bienes de
acuerdo al rea de Trabajo y
resguardantes de los mismos

2.- Formar Grupos segn


extensin
territorial,
instalaciones y la cantidad
de bienes

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PROCEDIMIENTO
TRABAJO DE CAMPO
3. Imprimir etiquetas especiales para el inventario por (Centro de
trabajo, rea, Clave CABM, etc.) a travs del sistema SIBI-SEP, as
como listado de bienes
4. Formar paquetes de etiquetas de acuerdo con los grupos de trabajo;
entregar los paquetes a cada grupo mediante recibo, anotando
folios de las etiquetas que entrega

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FLUJO DEL PROCEDIMIENTO


3.- Imprimir etiquetas por Centro de
Trabajo a travs del SIBI-SEP

Generar Etiquetas de Levantamiento 2009

4.Formar
paquetes
de
etiquetas para entregar a los
grupos de trabajo, anotando los
nmeros de folio de las mismas

VALE
Etiquetas de la
1 a la 1,000

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PROCEDIMIENTO
TRABAJO DE CAMPO

5. Pegar en los bienes localizados las etiquetas impresas, y marcar en


el listado SIBI-SEP, los mismos, relacionando aquellos bienes para
los que no existen etiquetas, as como aquellos que teniendo
etiqueta no fueron localizados

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FLUJO DEL PROCEDIMIENTO


5.- Pegar en los bienes Todas
las
etiquetas,
relacionando
aquellos bienes que teniendo
etiqueta no se localizaron, as
como
los
que
existen
fsicamente pero no tienen
etiqueta

Fue Desalojo, o se deber


hacer la Baja por Extravo,
Destruccin, Robo, Etc.
No se localiz fsicamente

Bienes que no tienen


Etiqueta, solicitar su Alta
segn su procedencia

Por Indocumentacin
Entrada por Almacn
Compra Directa
Transferencia
Donacin
Produccin
Reposicin

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PROCEDIMIENTO
MESA DE TRABAJO

6. Compulsar listados de bienes faltantes y sobrantes para certificar


diferencias; verificar (un segundo conteo) el etiquetado de bienes en
las reas con diferentes grupos de trabajo
7. Realizar investigacin exhaustiva de bsqueda de bienes faltantes y
de antecedentes documentales de bienes sobrantes

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FLUJO DEL PROCEDIMIENTO


6.- Cotejar listados de bienes
faltantes y sobrantes para
determinar
diferencias
con
distintos grupos de trabajo

Listados de
Bienes
Faltantes

Listados de
Bienes
Sobrantes

7.Realizar
bsqueda
exhaustiva
de
bienes
faltantes y antecedentes
documentales de bienes
sobrantes

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PROCEDIMIENTO
MESA DE TRABAJO

8. Levantar actas de bienes faltantes y sobrantes, as como elaborar


los folios SIBI-SEP, adems de actualizar o resguardar todos los
bienes, tanto electrnica como documentalmente

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FLUJO DEL PROCEDIMIENTO


8.- Levantar actas de bienes faltantes
o sobrantes, as como solicitar el alta
o baja en el SIBI-SEP, adems de
resguardar
electrnica
como
documentalmente los mismos

ANEXOS

Actas Administrativas
de Bienes Faltantes y
Sobrantes

Alta

Desalojo y
BAJA

Resguardo

Solicitud de Alta
Solicitud de Baja

RESGUARDOS

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PROCEDIMIENTO
MESA DE TRABAJO
9. Elaborar informe circunstanciado del levantamiento fsico
10.Conformar expediente del levantamiento fsico y turnarlo a la
coordinacin administrativa de la unidad administrativa
11.Turnar expediente completo a la Direccin de Almacenes e
Inventarios (DAI)

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FLUJO DEL PROCEDIMIENTO


9.- Elaborar Informe
Circunstanciado de
Levantamiento Fsico del
Inventario

OS
ANEX

Informe
Circunstanciado de
Levantamiento Fsico
del Inventario

10.- Conformar expediente


del Levantamiento Fsico
para
turnarlo
a
su
Coordinacin Administrativa
de cada Direccin General

Direccin de Almacenes
e Inventarios

Expediente de
Levantamiento
Fsico del Inventario

Actas Administrativas
de Bienes

Coordinacin Administrativa
de cada Direccin General

11.Turnar
Expediente
completo a la Direccin de
Almacenes e Inventarios

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INFORME FINAL DEL LEVANTAMIENTO FSICO POR CT


OS
ANEX

ANEXOS

Actas Administrativas
de Bienes Sobrantes
por (SI, EA, CD, DO,
NP, TR y RP ) y folios
SIBI-SEP

OS
ANEX

Informe Circunstanciado
de Levantamiento Fsico
del Inventario

Actas Administrativas
de Baja por Bienes
Faltantes (Robo,
Extravi y Siniestro) y
folios SIBI-SEP
OS
ANEX
Actas Administrativas
de Bienes Faltantes
por (Donacin,
Transferencia y
Destruccin) y folios
SIBI-SEP

Actas
Administrativas de
Baja por Bienes
(Duplicados) y
folios SIBI-SEP

ANEX
O

ANEXOS

Actas Administrativas
de Bienes Faltantes
por (Desalojo) y folios
SIBI-SEP

Actas A
dminis
trativa
de Bie
s
nes Fa
ltantes
por (C
Adscrip ambio de
cin) y
SIBI-SE folios
P

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QUE SIGUE ?

1. Las URS sin Planteles Educativos u oficinas en el Interior de la Repblica, a


partir de esta fecha pueden iniciar con el proceso de Levantamiento Fsico de
su Inventario
2. Las URS con Planteles Educativos u oficinas en el Interior de la Repblica,
debern presentar su Estrategia de Operacin (Programa Calendarizado de
Operacin Multiplicador)
Independientemente de lo anterior, puede iniciar el proceso de Levantamiento
Fsico de su Inventario en sus Oficinas Centrales

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