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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO

DE INVESTIGACIN Y CAPACITACIN
AGROPECUARIA, ACUCOLA Y FORESTAL DEL
ESTADO DE MXICO

Edicin:

Primera

Fecha:

Octubre 2011

Cdigo:

207B13002

Pgina:

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PROCEDIMIENTO: 4.46 Reporte de Siniestro y Traslado del Vehculo Accidentado


al Taller Designado.
OBJETIVO:
Mantener en ptimas condiciones la plantilla vehicular del ICAMEX, as como garantizar que la
aseguradora contratada en la materia se haga cargo de la reparacin de los vehculos
accidentados, mediante el reporte de los siniestros de los automotores.
ALCANCE:
Aplica a todos los servidores pblicos del Departamento de Adquisiciones y Servicios Generales
del ICAMEX que tengan a su cargo reportar los siniestros de los automotores, as como a los
resguardatarios o usuarios de los vehculos.
REFERENCIAS:
Acuerdo por el que se Establecen las Normas Administrativas para la Asignacin y Uso
de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo
Estatal, Apartado de Arrendamientos, normas ACP-052, ACP-053, ACP-054 y ACP-055.
Gaceta del Gobierno, 24 de febrero de 2005.
Manual General de Organizacin del Instituto de Investigacin y Capacitacin
Agropecuaria, Acucola y Forestal del Estado de Mxico, Apartado VII Objetivo y
Funciones por Unidad Administrativa, 207B13002 Departamento de Adquisiciones y
Servicios Generales. Gaceta del Gobierno, 31 de enero de 2005.
RESPONSABILIDADES:
El Departamento de Adquisiciones y Servicios Generales es la unidad administrativa responsable
de reportar a la aseguradora, as como a la Contralora Interna del ICAMEX los siniestros
sufridos por los vehculos del Instituto.
El titular del Departamento de Adquisiciones y Servicios Generales deber:
Recibir los reportes de siniestro por parte de los usuarios.
Instruir al encargado de control vehicular que atienda los siniestros reportados.

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AGROPECUARIA, ACUCOLA Y FORESTAL DEL
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Solicitar la presencia de un representante de la Contralora Interna para levantar el Acta


Administrativa Circunstanciada.
Informar del siniestro vehicular a la Direccin General de Recursos Materiales de la
Secretara de Finanzas en los tres das posteriores al siniestro.
El encargado de control vehicular deber:
Apoyar al usuario en el reporte del siniestro a la aseguradora.
Dar seguimiento a la reparacin de la unidad vehicular.
El usuario deber:
Informar al titular del Departamento de Adquisiciones y Servicios Generales o
encargado de control vehicular el siniestro.
Informar a la empresa aseguradora del siniestro.
El titular de la Contralora Interna deber:

Asignar a una persona como representante para que asista al levantamiento del acta
administrativa circunstanciada.

DEFINICIONES:
SINIESTRO. Percance automovilstico en el que este involucrado la unidad vehicular ya
sea por daos materiales o daos a terceros.
ACTA ADMINISTRATIVA CIRCUNSTANCIADA. Documento que se realiza
con la presencia de la Contralora Interna, donde se asientan los datos del vehculo, as
como los hechos
VEHICULO. Unidad automotriz.

INSUMOS:

Aviso de siniestro vehicular.

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RESULTADO:

Siniestro vehicular reportado y unidad automotriz trasladada al taller de reparacin.

INTERACCIN CON OTROS PROCEDIMIENTOS:

Procedimientos inherentes a la recepcin de los vehculos reparados o, en su caso, de


baja en el SICOPA-WEB y pago a proveedores.

POLTICAS:
El usuario del vehculo siniestrado avisar invariablemente a la Aseguradora y al
Departamento de Adquisiciones y Servicios Generales sobre el accidente.
El Jefe del Departamento de Adquisiciones y Servicios Generales deber sin excepcin
alguna atender el reporte de siniestro por parte del usuario.
El Jefe del Departamento de Adquisiciones y Servicios Generales informar a la
Contralora Interna el siniestro y solicitar la presencia de un representante de la misma
para el levantamiento del acta administrativa circunstanciada.
El Jefe del Departamento de Adquisiciones y Servicios Generales informar del siniestro
vehicular, mediante oficio, a la Direccin General de Recursos Materiales.
El encargado de control vehicular apoyar al usuario en el reporte del siniestro
vehicular que realice a la Aseguradora.
El encargado de control vehicular dar seguimiento a la reparacin de la unidad
vehicular hasta su conclusin.
La Contralora Interna deber designar a una persona para que asista al levantamiento
del acta administrativa circunstanciada inherente al siniestro vehicular.

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DESARROLLO:

UNIDAD
ADMINISTRATIVA /
PUESTO
Usuario

Agencia Aseguradora

No.

ACTIVIDAD
Derivado de un siniestro automotriz, avisa a la
Agencia Aseguradora, as como al Departamento
de Adquisiciones y Servicios Generales, indicando
el lugar y la hora del accidente.
Se entera, proporcionan un nmero de siniestro y
envan un ajustador para atender el siniestro y
presentarse con el encargado de control
vehicular.
Se conecta con la operacin No. 4.

Jefe del Departamento de


Adquisiciones y Servicios
Generales

Recibe aviso del siniestro, se entera e instruye al


encargado de control vehicular que acuda, si es
necesario, para apoyar al usuario del vehculo
siniestrado por choque.

Encargado de control
vehicular

Recibe instruccin, asiste al lugar del siniestro, se


entrevista con el usuario del vehculo, lo apoya en
la elaboracin del reporte de siniestro en dos
tantos, gestiona y acuerda con el ajustador del
seguro el traslado del vehculo al taller designado
por la Aseguradora para su reparacin, obtiene
copia de la orden de reparacin emitida por el
ajustador y le entrega un tanto del reporte de
siniestro y el vehculo para su traslado. Turna
copia de la orden de reparacin y el segundo
tanto del reporte de siniestro al Jefe del
Departamento de Adquisiciones y Servicios
Generales.

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UNIDAD
ADMINISTRATIVA /
PUESTO
Jefe del Departamento de
Adquisiciones y Servicios
Generales

Contralora Interna

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ACTIVIDAD
Se entera, recibe copia de la orden de reparacin
y el reporte de siniestro, elabora y firma oficio
dirigido a la Contralora Interna solicitando la
presencia de un representante para el
levantamiento
del
acta
administrativa
circunstanciada, adjunta reporte de siniestro y
enva. Instruye al encargado de control vehicular
se coordine con el personal del rgano de
Control Interno y se realice el acta administrativa
circunstanciada. Archiva copia del oficio previo
acuse de recibido y copia de la orden de
reparacin.
Recibe oficio con el reporte de siniestro, se
entera y acude a travs de un representante a la
hora y fecha sealada al rea de control vehicular
para la elaboracin del acta administrativa
circunstanciada. Archiva oficio con el reporte de
siniestro.
Se conecta con la operacin No. 9.

Encargado de control
vehicular

Se entera, cita al usuario para que est presente


con dos testigos en la elaboracin del acta
administrativa circunstanciada y espera.

Usuario

Se entera que debe estar presente en la


elaboracin del acta administrativa circunstanciada
por el siniestro y en la fecha y hora establecida
acude con dos testigos al rea de control
vehicular.

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UNIDAD
ADMINISTRATIVA /
PUESTO
Encargado de control
vehicular

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Primera

Fecha:

Octubre 2011

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ACTIVIDAD
En la fecha y hora sealada para la elaboracin del
acta administrativa circunstanciada, recibe al
representante de la Contralora Interna, al usuario
y dos testigos, se coordina con personal de la
Contralora, levanta el acta administrativa
circunstanciada en dos tantos, obtiene firma de los
presentes y entrega uno al representante de la
Contralora Interna para conocimiento y el otro
para archivo. Elabora oficio para informar del
siniestro a la Direccin General de Recursos
Materiales, obtiene copia del acta, la anexa al
oficio y remite al Departamento de Adquisiciones
y Servicios Generales. Archiva un tanto del acta
administrativa circunstanciada.

10

Jefe del Departamento de


Adquisiciones y Servicios
Generales

Recibe oficio y copia del acta administrativa


circunstanciada, firma el oficio y enva junto con la
copia del acta para conocimiento a la Direccin
General de Recursos Materiales, obtiene acuse de
recibo, archiva e instruye al encargado de control
vehicular realizar el seguimiento a la reparacin de
la unidad vehicular.

11

Encargado de control
vehicular

Recibe instruccin y procede a dar seguimiento a la


reparacin de la unidad vehicular. Supervisa y
verifica con el taller asignado la reparacin o el
avance de los trabajos realizados al vehculo,
conjuntamente con el usuario del vehculo hasta la
conclusin de los mismos.
Se conecta con los procedimientos
inherentes a la recepcin de los vehculos
reparados o, en su caso, de baja en el
SICOPA-WEB y pago a proveedores.

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DIAGRAMA
PROCEDIMIENTO: REPORTE DE SINIESTRO Y TRASLADO DEL VEHCULO ACCIDENTADO AL TALLER DESIGNADO.
USUARIO

AGENCIA ASEGURADORA

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE


ENCARGADO DE CONTROL
ADQUISICIONES Y SERVICIOS
VEHICULAR
GENERALES

CONTRALORA INTERNA

INICIO
1
AVISA DEL SINIESTRO OCURRIDO
INDICANDO LUGAR Y HORA DEL
ACCIDENTE.

2
SE
ENTERA,
PROPORCIONA
NMERO DE SINIESTRO Y ENVA A
UN AJUSTADOR.

RECIBE AVISO DEL SINIESTRO E


INSTRUYE AL ENCARGADO DE
CONTROL VEHICULAR.

5
RECIBE COPIA DE LA ORDEN DE
REPARACIN Y REPORTE DE
SINIESTRO, ELABORA Y FIRMA
OFICIO
DIRIGIDO
A
LA
CONTRALORA INTERNA, ADJUNTA
REPORTE Y ENVA. INSTRUYE AL
ENCARGADO
DE
CONTROL
VEHICULAR. ARCHIVA COPIA DEL
OFICIO.

4
RECIBE INSTRUCCIN, ACUDE,
APOYA AL USUARIO, ELABORAN
REPORTE DE SINIESTRO EN DOS
TANTOS, GESTIONA Y ACUERDA
CON EL AJUSTADOR EL TRASLADO
DEL VEHCULO AL TALLER, OBTIENE
COPIA DE ORDEN DE REPARACIN,
ENTREGA UN TANTO DEL REPORTE
AL AJUSTADOR. TURNA COPIA DE
ORDEN
DE
REPARACIN
Y
REPORTE DE SINIESTRO.

6
RECIBE OFICIO CON EL REPORTE DE
SINIESTRO, SE ENTERA Y ACUDE A
LA HORA Y FECHA SEALADA.
ARCHIVA OFICIO CON EL REPORTE.

SE ENTERA, CITA AL USUARIO CON


DOS TESTIGOS Y ESPERA.

8
SE ENTERA Y EN LA FECHA Y HORA
ESTABLECIDA ACUDE CON DOS
TESTIGOS AL REA DE CONTROL
VEHICULAR.

10

RECIBE OFICIO Y COPIA DEL ACTA


ADMINISTRATIVA
CIRCUNSTANCIADA,
FIRMA
Y
ENVA JUNTO CON LA COPIA DEL
ACTA A LA DIRECCIN GENERAL
DE
RECURSOS
MATERIALES,
OBTIENE ACUSE DE RECIBO,
ARCHIVA E INSTRUYE.

RECIBE AL REPRESENTANTE DE LA
CONTRALORA
INTERNA,
AL
USUARIO
Y
DOS
TESTIGOS,
LEVANTA EL ACTA
EN DOS
TANTOS, OBTIENE FIRMAS
Y
ENTREGA UNO AL REPRESENTANTE,
ELABORA OFICIO PARA INFORMAR
A LA DIRECCIN GENERAL DE
RECURSOS
MATERIALES
DEL
SINIESTRO, OBTIENE COPIA DEL
ACTA, LA ANEXA AL OFICIO Y
REMITE PARA FIRMA. ARCHIVA UN
TANTO DEL ACTA.

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PROCEDIMIENTO: REPORTE DE SINIESTRO Y TRASLADO DEL VEHCULO ACCIDENTADO AL TALLER DESIGNADO.


USUARIO

AGENCIA ASEGURADORA

JEFE DEL DEPARTAMENTO


DE ADQUISICIONES Y
SERVICIOS GENERALES

ENCARGADO DE CONTROL
VEHICULAR

A
11

RECIBE INSTRUCCIN, SUPERVISA Y


VERIFICA CON EL TALLER LA
REPARACIN O EL AVANCE DE LOS
TRABAJOS
REALIZADOS
AL
VEHCULO, CONJUNTAMENTE CON
EL
USUARIO
HASTA
LA
CONCLUSIN DE LOS MISMOS.

SE CONECTA CON LOS


PROCEDIMIENTOS
INHERENTES A LA
RECEPCIN DE LOS
VEHCULOS REPARADOS O,
EN SU CASO, DE BAJA EN
EL SICOPA-WEB Y PAGO A
PROVEEDORES.

FIN

CONTRALORA INTERNA

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Fecha:

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Cdigo:

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MEDICION:
Indicadores para medir la capacidad para reportar los siniestros de vehculos y
acordar con las aseguradoras su reparacin.
No. anual de vehculos trasladados por
siniestro para su reparacin por la
aseguradora.
No. anual de reportes de siniestro de
vehculos realizados.

x 100 =

% de vehculos siniestrados
trasladados a talleres para su
reparacin a cargo de la aseguradora.

Registros de Evidencias

La relacin de hechos del reporte de siniestro queda registrada en el Acta Administrativa


Circunstanciada y las condiciones fsicas y reparacin del vehculo en la orden de reparacin
emitida por la aseguradora.
FORMATOS E INSTRUCTIVOS
No aplica.

___________________________
PEDRO MIJARES OVIEDO
DIRECTOR GENERAL

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