PLATAFORMA DE GESTIN DE PROYECTOS-REDMINE:

FUNCIONALIDADES
Para: Plataforma SW Pblico .

Emergya Ingeniera Nuevo Tajmar, 555 Piso 6 Las Condes Santiago Chile.
Tfno. : +562 4273917

www.emergya.com. negocio-chile@emergya.com

Plataforma de Gestin de Proyectos - RedMine

NDICE DE CONTENIDO
1.- PLATAFORMA REDMINE..................................................................................................................................................... 4
1.1.- Cuadro resumen de requerimientos.............................................................................................................................................5
1.2.- Vistazo generales de la herramienta ...........................................................................................................................................7
1.3.- Caractersticas particulares y respuesta a requerimientos tcnicos.....................................................................................................8
1.3.1 .Usuarios.................................................................................................................................................................................. 8
1.3.2 .Proyectos............................................................................................................................................................................... 10
1.3.3 .Informes................................................................................................................................................................................. 14
1.3.4 .Inicio..................................................................................................................................................................................... 17
1.3.5 .Horas y avance....................................................................................................................................................................... 18
1.3.6 .Buscador global...................................................................................................................................................................... 19
1.3.7 .Preferencias de usuario............................................................................................................................................................. 19
1.3.8 .Administracin........................................................................................................................................................................ 20
1.3.9 .Calendario............................................................................................................................................................................. 21

2.- SEGURIDAD DE DATOS.................................................................................................................................................... 22

3.- INFRAESTRUCTURA DE TOLERANCIA A FALLAS.................................................................................................................... 23
3.1.- Funciones y obligaciones del personal ......................................................................................................................................23
3.2.- Registro de incidencias ..........................................................................................................................................................23
3.3.- Control de acceso ................................................................................................................................................................24
2

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3.4.- Identificacin y autenticacin...................................................................................................................................................24

3.5.- Cifrado de comunicaciones.....................................................................................................................................................24
3.6.- Alta disponibilidad y tolerancia a fallos.....................................................................................................................................25

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1.- PLATAFORMA REDMINE

Emergya, desde su experiencia en la puesta en marcha de solucionespara sus clientes as como en el desarrollo diario de su actividad, confa en la
solucin para gestin de proyectos Redmine 1.
Se trata de una solucin de cdigo abierto de extendido
destinada a facilitar el control y seguimiento de proyectos,
canalizando la comunicacin entre los distintos actores
participantes y ofreciendo adems un mplio abanico de
posibilidades de personalizacin.

Administracin
Usuarios

Preferencias
Inicio personalizado

Flujos de trabajo

Mis proyectos

Tipos de tareas
Roles/cargos

Mis tareas

Extensiones

Noticias
Actividad reciente

Datos usuario
Nombre completo
Direccin de correo
Contrasea
Idioma

Nivel de notificacin
Todos los proyectos

Proyecto 1
Proyecto n
Datos bsicos
Descripcin
Departamento
Inicio/fin
Presupuesto

Participantes
Roles costo

Tareas
Tipo
Descripcin
Esf. estimado

Herramientas

Mis proyectos

Foros

Slo mis tareas

Wiki
Documentos
Noticias
Calendario
Gantt

1 http://www.redmine.org

Generador
Informes

Equipo trabajo
Registro actividad

uso, tanto en el mbito pblico como el privado, y

Actividad
Avance
Costos
Personalizable
Cuadro de
mando

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1.1.- CUADRO RESUMEN DE REQUERIMIENTOS

En la tabla siguiente se listan los requerimientos exigidos a la plataforma de gestin de proyecto. En la columna Cumple se observa que todos los
requerimientos son cumplidos por la plataforma de gestin de proyectos que Emergya propone. La columna Built in indica si dicha funcionalidad
se encuentra implementada por defecto en la plataforma. La columna Ext indica si dicha funcionalidad se implementa como una extensin
(plugin). La columna Config indica si dicha funcionalidad es parametrizable mediante configuracin en RedMIne.
1. Usuarios

Cumple Built in Ext. Config. 3. Informes

Cumple Built-in Ext.

1.1Administrador de Directores de Proyectos

3.1 Informe de Horas Ingresadas

1.2 Administrador de proyectos

3.2 Informe Resumen y Detalle de Horas

1.3 Usuarios

3.3 Informe de horas consolidadas

1.4 Stakeholders

3.4 Informe de estado tareas y resp.

2. Proyectos

3.5 Informe avance gral. y detallado

2.1 Listado de proyecots (Activos/Inactivos/Plantillas)

3.6 Informe costo por proyecto

2.2 Detalle de proyecto

3.7 Grfico resumen proyecto

2.3 Aadir Proyecto

3.8 Grfico curva avance

2.4 Equipo del Proyecto

3.9 Grfico curva costos

2.5 Tarea

3.10 Grfico disponibilidad Usuarios

2.5.1 Subtarea

4. Inicio

2.6 Documentos adjuntos

4.1 Mis proyectos

4.2 Mis tareas

4.3 Mis comunicaciones

2.7 Minutas de reunin

2.8 Comunicaciones

X
X

Confi.

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2.9 Costos

5. Horas y avance

4.4 Mis informes

4.5 Mis notas

Cumple Built in Ext. Config. 7. Preferencias

Cumple Built in Ext.

5.1 Horas y % de avance

7.1 Cambiar contrasea

5.2 Horas y minutos con % avance

7.2 Notificaciones

5.3 Tareas/subtareas asignadas, o por proyecto

8. Administracin

5.4 Filtros de despliegue Tareas/Subtareas

8.1 Administracin de usuarios

8.2 Registro de acceso

6. Buscador Global
6.1 Proyectos

8.3 Administracin de tipos de tareas

6.2 Tareas

8.4 Administracin de cargos

6.3 Usuarios

9. Calendario

6.4 Documentos

9.1 Calendario de compromisos

6.5 Comunicaciones

9.2 Vista Diarias, Semanal y Mensual

9.3 Vista de Eventos de mltiples usuarios

9.4 Manejo de eventos repetitivos

Config

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1.2.- VISTAZO GENERALES DE LA HERRAMIENTA

La imagen a continuacion recoge un primer vistazo resumen de la herramienta propuesta con informacin sobre un proyecto real.
Acceso a mdulos funcionales

Bsqueda y selector de proyecto

Participantes y roles

Vista rpida dedicacin

y acceso a informes

Datos del proyecto

Tareas por tipo

A travs de esta interfaz se dispone de acceso al resto de herramientas del sistema, as como a un resumen de la informacin ms relevante del
proyecto: miembros y cargos, datos de cliente/colaborador, presupuesto, etc.

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1.3.- CARACTERSTICAS PARTICULARES Y RESPUESTA A REQUERIMIENTOS TCNICOS

1.3.1 .USUARIOS
Redmine permite asignar distintos miembros y cargos a un proyecto.
Inicialmente se identifican 4 roles principales , sobre los que se modelar la poltica de permisos y
restricciones de acceso, tanto a informacin como a herramientas (informes, dedicacin, etc). A
continuacin se propone un escenario de capacidades que, en cualquier caso, ser consensuado con
la Direccin del Proyecto antes de su implantacin.

Administrador de Directores de proyecto: dispone de todos los privilegios de gestin de la plataforma.

Responsable de la administracin general del sistema.

Dispone de acceso a datos agregados sobre mltiples proyectos, como dedicacin, avance, etc. as como cualquier otro indicador mediante el
mdulo de generacin de informes.

Puede aadir nuevos proyectos y subproyectos (ilimitado)

Puede gestionar (aadir, borrar, habilitar-deshabilitar) usuarios sin lmite.

Pleno acceso y gestin de parmetros de los proyectos.

Pleno acceso a la gestin de actividades y subactividades de los proyectos.

Pleno acceso a la gestin de privilegios y flujos de trabajo asociados a cada tipo de actividad.

Administrador de proyectos: su mbito de actuacin queda reducido a un proyecto o conjunto de proyectos de los que es responsable.

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Puede asignar recursos (usuarios) ya existentes a un proyecto

Establece el cargo

Pleno acceso a la generacin de informes sobre actividad en el mbito de los proyectos que le estn asignados.

Usuarios: personal disponible que participa en proyectos con distintos niveles de responsabilidades. En funcin de las necesidades que se
identifiquen, se modelaran distintos perfiles/cargos de usuario atendiendo al papel que desempean en los proyectos.

Stakeholders

Participan de forma puntual en proyectos.

Cuentan con acceso limitado a la informacin

Los perfiles de usuario, permisos y flujos de trabajo definitivos se modelan durante la
Implantacin y pueden ser modificados en cualquier momento por el administrador

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1.3.2 .PROYECTOS

Buscador

El mdulo de administarcin de Redmine

permite

gestionar

fcilmente

Alta proyecto

Administrador

mltiples

proyectos.
A travs de una interfaz de usuario sencilla, el
sistema permite archivar eliminar, archivar y
realizar

bsquedas

sobre

el

listado

de

Proyectos anidados

proyectos, as como dar de alta nuevos

proyectos y subproyectos.
El primer paso para la creacin de un nuevo proyecto es la
Datos bsicos

introduccin de los detalles particulares del proyecto. Datos como

Descripcin
Departamento
Inicio/fin
Presupuesto

cliente/departamento, descripcin, presupuesto y miembros que

van a participar son algunos de los ejemplos ms claros.

Equipo trabajo

Esta informacin es suministrada por el Administrador de proyecto

Participantes
Roles costo

al que a sido asignado y est disponible para su consulta y/o

Herramientas
Foros

modificacin posterior a travs de la pestaa configuracin (de

Wiki

acceso est restringido a los perfiles anteriores)

Documentos
Noticias
Calendario

El administrador del proyecto podr seleccionar adems entre el

Gantt

conjunto de disponibles en la plataforma de forma opcional para

adecuarla a las necesidades del nuevo proyecto.

10

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Entre estas herramientas se encuentran:

Tabln de noticias

Control de tiempo

Documentos

Ficheros

Cuadro de mtricas

El proyecto ya est registrado y dispone de un conjunto de herramientas.

El siguiente paso ser incorporar a las personas que participarn de forma directa en la realizacin de tareas.

Encuentra al usuario

11

Indica el cargo

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Una vez formalizada la creacin del nuevo proyecto y configurados los detalles sobre mdulos, miembros, etc.se puede dar paso a la creacin de
tareas y subtareas que lo componen.
Redmine permite establecer distintas categoras, facilitando as el seguimiento de actividaes al
contar con mayor granularidad, adems de permitir la personalizacin de atributos de
inforamacin asociados a cada tipo de actividad.
A continuacin se recoge la informacin bsica a cada tarea.

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El sistema permite adems vincular dos o ms tareas en base a distintos tipos de relacin, concretamente:

Tarea A es duplicada de B

A bloquea B

A es subtarea de B

A es anterior a B

Cada tarea registra el historial de trabajo a modo de bitcora, facilitando el seguimiento y la evaluacin de acciones realizadas desde su
creacin hasta el cierre.
Redmine ofrece la posibilidad de exportar esta informacin en formato imprimible
(pdf) as como aadir la informacin a un canal de feeds.
Tareas
Tiempo dedicado
Estado
Notas
Archivos adjuntos
Fecha inicio/fin
% ejecucin
Esfuerzo estimado
Tipo actividad

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1.3.3 .INFORMES
Redmine con una potente herramienta de generacin de informes que permitir sacar el mayor partido a la informacin recogida en la plataforma.
Distinguimos entre tres tipos de informes:

Informes de actividad y dedicacin al proyecto: tienen como finalidad la de obtener informacin sobre tiempo
dedicado a las distintas actividades del proyecto de forma sencilla y en base a distintos criterios fcilmente
personalizables.
La herramienta permite adems exportar los resultados a formato de hoja de clculo (CSV).

Seleccinb de periodo temporal

Criterio de consulta
3

14

Resultados

Exportable hoja de clculo

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Informes de situacin sobre tareas, estado y avance: permite generar informes personalizados en base a cualquier criterio o criterios de
seleccin. El sistema permite adems almacenar El resultado de estos informes puede exportarse

Indica criterio de seleccin

Guardar
consulta?

Resultados

Exportable

15

Selecciona filtro

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Cuadro de mando y grfico resumen de proyecto: proporciona informacin a alto nivel y de forma grfica sobre un conjunto de
indicadores clave de proyecto de forma peridica, tales como:

Esfuerzo incurrido

Costos asociados

Gastos

% ejecucin

Desvos con respecto a planificacin inicial

Riesgos e incidencias

etc.

El cuadro de mando se basa en un desarrollo realizado por Emergya

y liberado como software libre a la comunidad Redmine
http://www.redmine.org/plugins/redmine_cmi

La extensin PluginCharts 1permite adems contar con grficos asociados a las principales actividades del proyecto, grado de avance y carga de
trabajo.

1 http://www.redmine.org/projects/redmine/wiki/PluginCharts

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1.3.4 .INICIO
La pgina personal de cada usuario puede ser personalizada fcilmente, aadiendo nuevos bloques de informacin y organizndolos mediante
drag & drop, accediendo a informacin sobre proyectos, tareas, noticias y comunicaciones, actividad reciente, informes y notas.

Acceso a mi pgina

Informacin de usuario
4

Actividad reciente

Aade/elimina/mueve bloques

17

Proyectos en los que

participo

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1.3.5 .HORAS Y AVANCE

Redmine permite conocer el avance del proyecto

tomando como punto de partida el esfuerzo estimado

% avance tarea

e incurrido a nivel de tarea.

Hito
2

Adicionalmente, gracias a la planificacin de tareas

Horas estimadas e incurridas

en hitos, podemos acceder los datos agregados de

avance a nivel

de hito. Esta informacin est

disponible a travs de la vista de planificacin del

proyecto y

Informacin agregada en hitos de proyecto

4

Avance global por hito

18

Resumen tiempos

Avance multicriterio

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1.3.6 .BUSCADOR GLOBAL

El motor de bsqueda facilita la localizacin de informacin relativa a proyectos, tareas, usuarios, noticias y documentos.

1.3.7 .PREFERENCIAS DE USUARIO

Las preferencias de usuario (nombre, apellido, direccin de correo a efectos de notificacin,
nivel de notificacin) son fcilmente configurables a travs de Mi cuenta.
1

Las notificaciones llegan de forma automtica a travs de

correo electrnico, indicando en el asunto el nombre de

proyecto, cdigo de tarea e informacin sobre la

notificacin (cambio de estado, nueva tarea, nuevo
comentario...)

19

Cambio de contrasea

Personalizar notificaciones

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1.3.8 .ADMINISTRACIN
El usuario administrador dispone de un panel a travs del cual gestionar los principales parmetros de la
plataforma, como la gestin de usuarios, grupos y perfiles.

Usuarios

La gestin de usuarios se realiza

a travs de un cmodo listado a
travs del cual se puede buscar
a un usuario a travs del
buscador,

modificar

sus

preferencias, aadir o eliminar

nuevos usuarios. Este mismo registro muestra la antigedad de los usuarios, as como el registro
Cargos

de acceso a la plataforma.
Un mismo usuario puede desempear distintas funciones dependiendo del proyecto. Para facilitar la gestin de cargos
Una de las herramientas ms verstiles proporcionadas es la de personalizacin de flujos de trabajo. A travs de esta
herramienta es posible modelar de
forma sencilla el proceso de trabajo

en el da a da de los proyectos. Para ello, Redmine

permite asignar flujos de trabajo en base a cargo, tipo de
actividad y estado de las peticiones/tareas.

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1.3.9 .CALENDARIO
El mdulo de calenario permite consultar las actividades planificadas y
asignadas a cada usuario, as como hitos relevantes del proyecto o cualquier
otro tipo de evento, facilitando la tarea de planificacin de tareas y
reuniones, y la gestin ms eficiente de los recursos disponibles.
Mediante el uso de la extensin Periodic Tasks 1 se incluye la posibilidad de
programar actividades peridicas (reuniones de seguimiento, auditoras, etc),

1 http://www.redmine.org/plugins/periodictasks

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2.- SEGURIDAD DE DATOS

Las copias de seguridad se realizarn con periodicidad semanal.
Los mecanismos de recuperacin de la informacin garantizan la reconstruccin del estado de los datos respecto a la
ltima copia de respaldo realizada minimizando as cualquier prdida que pudiera producirse.
La copia manual de los datos slo estar autorizada si hubiera problemas justificados o en los sistemas de informacin.
Esto es, sistemas inestables, problemas elctricos que afecten a las mquinas, problemas en la restauracin de la copia
de seguridad, etc. Por otra parte, el sistema de respaldo y recuperacin ser probado con una periodicidad mxima de 6 meses.
Cada recuperacin que tenga que darse, como medida de seguridad de nivel medio, supondr que se d de alta una incidencia en el registro de
incidencias de soporte definido. Gracias a esto se mantendr una herramienta centralizada de informacin que aglutine todo evento excepcional
del sistema de informacin.

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3.- INFRAESTRUCTURA DE TOLERANCIA A FALLAS

3.1.- FUNCIONES Y OBLIGACIONES DEL PERSONAL
Como primera medida bsica, se propone realizar una relacin de perfiles que por alguna razn justificada, necesiten acceso a los sistemas de
informacin del proyecto. Es decir, se debe crear una relacin de:
Los perfiles o personas que requieran algn tipo de acceso.
La relacin de sistemas de informacin a los que tienen acceso.
El nivel de acceso (acceso de lectura, acceso de modificacin, etc.)

3.2.- REGISTRO DE INCIDENCIAS

Se debe garantizar que toda incidencia relacionada con los datos o los sistemas de informacin que los
alojan, tendrn un soporte canalizado por un registro de incidencias que documentar todo problema
detectado.
Toda incidencia deber incluir el tipo de incidencia, el momento de la deteccin, la persona que realiza la
notificacin, las personas notificadas, los efectos que se hubieran derivado de la incidencia as como las
medidas correctoras aplicadas.

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3.3.- CONTROL DE ACCESO

No slo se deber tener una relacin de los accesos para que los perfiles adecuados tengan claros sus permisos,
tambin se pondrn los los medios para que los usuarios slo tengan acceso a los recursos que precisen para el
desarrollo de sus funciones.

3.4.- IDENTIFICACIN Y AUTENTICACIN

El proceso de identificacin deber garantizar tener un nivel de seguridad ptimo. El mecanismo deber permitir la identificacin de forma
inequvoca y personalizada de todo aquel usuario que intente acceder al sistema de informacin y la verificacin de que est
autorizado. Las contraseas de los sistemas de identificacin debern ser almacenadas, distribuidas y asignadas garantizando
la confidencialidad e integridad. Para tal fin, se utilizarn sistemas de cifrado de contraseas a la par de conexiones seguras
en el proceso de identificacin.
Adems, se introducir una medida de nivel medio que limite el nmero de posibilidades de introducir la contrasea incorrecta.
Gracias a esta medida se anular el xito de cualquier ataque por fuerza bruta.

3.5.- CIFRADO DE COMUNICACIONES

La seguridad en las comunicaciones cliente servidor resulta imprescindible para evitar el robo de informacin por terceras personas
no autorizadas.
La plataforma de gestin de proyectos contar con un certificado en servidor que garantice el cifrado e integridad de la informacin.

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3.6.- ALTA DISPONIBILIDAD Y TOLERANCIA A FALLOS

Para garantizar la disponibilidad de la herramienta antes situaciones de (fallas hardware, comunicaciones, etc) se pone a disposicin del servicio
una arquitectura hardware redundante alojada en distintas ubicaciones geogrficas.

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