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Los responsables de la tramitación y archivo de la correspondencia en el
CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS deben seguir las siguientes normas.

La correspondencia que va dirigida a las diferentes dependencias del
CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS la recibe y controla el área o
dependencia Centro de Administración e Información Documental.

Los encargados de las etapas de: la recepción (recibo, clasificación,
radicación, registro y distribución) son el receptor de documentos y el
mensajero interno del CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS.

La correspondencia externa que llega al Centro de Administración e
Información Documental, es recibida , controlada y tramitada por el receptor
de documentos que cumple con sus funciones, este se encarga de:

y Recibir la documentación del mensajero y usuarios o cuando llega por

fax o por intermedio de correos electrónicos.

y Clasificar la documentación en:

Correspondencia personal: es toda la que esta dirigida con nombre

propio y no tenga el cargo que éste desempeñe en la empresa o la
que esta marcada: ³confidencial´, ³personal´ o ³solo para abrir por el
destinatario´, ³no abra esta correspondencia´.
Solamente imprima la fecha de recibo en el sobre o hágala llegar
directamente al interesado.

Correspondencia empresarial: son los sobres dirigidos a nombre de

la empresa o a una persona con el cargo que desempeñe. Luego de
abrir esta correspondencia, proceda a leerla con el fin de:
Comparar las fechas de elaboración y recibo.
Revisar si esta firmada
Verificar la inclusión de anexos
Comprobar si el documento trae dirección del remitente
Verificar a quien esta dirigida la correspondencia.

Después de esto proceda a:

Colocar en la parte superior derecha de los documentos el sello, con el
fin de identificar de manera más ágil el número de radicación, la fecha,
hora y el nombre del funcionario que realizó la recepción del
documento en la empresa.
Si es un ³derecho de petición´ se coloca el sello de ³urgente´ y fecha
límite.
Llevar el control de la numeración utilizada para la radicación.

Correspondencia publicitaria: está compuesta por revistas, folletos y

publicaciones. Son suscripciones oficiales que se les imprime a la
fecha y se envía al destinatario.
Luego del recibo y trámite de la correspondencia el receptor de
documentos del CONSORCIO DOCUMENT EXPRESS, dejará que el
mensajero interno de la empresa cumpla con las siguientes funciones:

Confrontar la documentación con los listados que recibirá del receptor
de documentos, si existen procesos sistematizados, de lo contrario,
organizar los documentos y elaborar el formato de aviso de traspaso
interno de documentos.
Clasificar y colocar en el casillero de la documentación de acuerdo al
código empleado por cada dependencia.
Introducir los documentos en sus respectivas chuspas para su
protección y confiabilidad.
Zonificar los diferentes recorridos de acuerdo al horario establecido.
Programación del servicio interno de mensajería.
Reparto de correspondencia:
En la mañana a las 10:30 horas y en la tarde a las 16:30 horas.
Entregar personalmente la chuspa (color azul) y hacer firmar el aviso
de traspaso interno de documentos a las secretarias.
Recoger la documentación que se encuentra en la chuspa
(Color verde).
Distribuir las chuspas en sus respectivos casilleros.
Mantener absoluta reserva sobre las comunicaciones, documentos y
hechos conocidos en el desempeño de sus funciones.

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