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2014

Gua: Asamblea general


de estudiantes
Para Asambleas Celebradas en la Cancha Vctor Madera

GUA: ASAMBLEA GENERAL DE ESTUDIANTES

CGE-UPRP

Documentos
Documento

Funcin

Realizado por:

Agenda de la Asamblea

Puntualizar los temas a discutir en la


asamblea, informes y asuntos de
importancia para la comunidad
estudiantil. Se le entregar a los
estudiantes en la entrada de la
actividad o se mantendr visible para
su beneficio.
En algunos casos, y sobre todo
cuando los temas a discutir son
complejos, se le entregar al
estudiantado el informe del tema a
discutirse para su beneficio.
Documento que explica brevemente
las instrucciones del Procedimiento
Parlamentarios y Reglas de la
Asamblea, se le entregar a los
estudiantes en la entrada de la
actividad o se mantendr visible para
su beneficio.
Poder visualizar las operaciones y
necesidades del evento. Se identifica
al menos lo siguientes:
Mesa presidencial
Mesas de escrutinio
Micrfono
Entrada
Salida
Lugar de Venta
Sonido
Registro
Asientos estudiantes
Se designan los comits de
escrutinio
Miembros a la salida y
entrada de la cancha
Miembro encargado de los
turnos al micrfono
Comits de logstica para
montar y desmontar la
actividad
Otras designaciones
especiales

Consejo General de Estudiantes

Informes de asuntos a
discutirse

Reglas parlamentarias de
la asamblea

Croquis

Designacin de Funciones

Consejo General de Estudiantes

Consejo General de Estudiantes

Comit de Relaciones Publicas

Comit de Relaciones Publicas

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CGE-UPRP

Cartas y Solicitudes
Carta/solicitud

Dirigida a:

De parte de:

Solicitud de Receso Acadmico

Rector

Consejo de Estudiantes

Solicitud de Recursos Fsicos


Mesas
Sillas
Lona
Podio
Extensiones
Extensiones de salida
mltiple Multioutlets

Oficina de Recursos Fsicos

Comit de Relaciones Publicas


CGE

Solicitud de personal de Seguridad


(min. 3 guardias)

Director de Seguridad

Consejo de Estudiantes

Solicitud de la cancha

Departamento Atltico

Solicitud Servicio de Streaming

Recursos Audiovisuales
(Biblioteca)
Computacin Acadmica

Comit de Relaciones Publicas


CGE
Consejo General de Estudiantes

Solicitud de lneas de network


Trasmisin en vivo
Streaming
Mesa de registro

Consejo General de Estudiantes

Solicitud Base de datos de


estudiantes Activos (para registro)

Oficina de Sistemas de
informacin

Consejo General de Estudiantes

Solicitud de Servicio: Registro de


estudiantes
Organizacin Alpha

Alpha Computer
Association

Consejo General de Estudiantes

Contratacin de Sonido/Solicitud de
Sonido (depende magnitud de la
asamblea)

Compaa servicios de
Sonido/Recursos
Audiovisuales (Biblioteca)

Encomienda a Comit de
Tesorera CGE/Comit de
Relaciones Publicas CGE

Carta Informativa a Organizaciones


Estudiantiles

Organizaciones
Estudiantiles/COE

Consejo General de Estudiantes

Solicitud publicacin de material


promocional en pgina WEB
(WWW.UPRP.EDU)

Oficina de Sistemas de
Informacin/Administrador
de la pgina WEB

Consejo General de Estudiantes

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GUA: ASAMBLEA GENERAL DE ESTUDIANTES


Solicitud de Venta
Solicitud de servicio Fotografa

Organizacin estudiantil
que corresponda
Asociacin Fotgrafos
Universitarios

CGE-UPRP
Consejo General de Estudiantes
Consejo General de Estudiantes

Promocin
Mtodo de Promocin

Uso:

Afiches/Flyers

Contiene informacin importante sobre la actividad: lugar, fecha, hora,


instrucciones importantes, receso acadmico concedido y temas
importantes a discutir (de ser necesario). Debe llevar el logo oficial del CGE
y ser aprobado por el Decanato de Estudiantes.
Mtodos de distribucin:
Pegarlos en los boletines informativos (departamentos, CGE,
Decanatos, otros) y sitios estratgicos segn se determine en el
Comit de Relaciones Publicas.
Personas designadas por el comit de relaciones pblicas se encargan
de repartirlo en las entradas de los edificios de la Universidad y/o
entradas de la Universidad.
Va correo electrnico
Publicacin en las redes sociales

Ejemplo 1ra Asamblea Ordinaria CGE 2014-2015

Video Promocional

Este recurso nos permite informar sobre la actividad al estudiantado de


forma ms interactiva y eficiente. Se distribuye por todos los medios aqu
contemplados.

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CGE-UPRP

Correo electrnico

Este es el mtodo oficial de promocin de la asamblea. Se le solicita al


Decanato de Estudiantes y a Cartero Ponce que enven el afiche a travs de
sus correos electrnicos a la comunidad estudiantil.

Pancartas/Cruzacalles

Se coloca la informacin importante (ver afiche) o en su defecto se utiliza el


mismo afiche, se coloca en los lugares estratgicos que determine el
Comit de Relaciones Publicas.

Anuncios con Tiza

Se graba con Tiza la informacin importante de la Asamblea (ver afiche) en


lugares estratgicos designados por el Comit de Relaciones Publicas
(ej. escaleras, frente de entradas a edificios y lugares de inters)

Ejemplo 1ra Asamblea Ordinaria CGE 2014-2015

Redes Sociales

Paginas oficiales del CGE-UPRP en las diferentes redes sociales (Facebook,


Twitter, YouTube, Google+)

Pgina WEB Oficial

Se le solicita a la Oficina de Sistemas de Informacin que publique el


material promocional de la asamblea.

Visita a salones

El Consejo General de Estudiantes por recomendacin del Comit de


Relaciones Publicas designar a las personas encargadas de llevar la
informacin de la asamblea por los salones de clase, solo se podrn dirigir
al grupo e interrumpir el periodo de clases con consentimiento del
profesor.

Organizaciones
estudiantiles

Reconocemos la importancia de las organizaciones estudiantiles y sabemos


la cantidad de estudiantes que participan de estas, es por eso, que el CGE
le solicita a las organizaciones estudiantiles por medio escrito que informen
a sus miembros acerca de la asamblea a ser celebrada.

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CGE-UPRP

Procesos y otros Asuntos


Proceso para designar Organizacin encargada de las ventas en la Asamblea General de
Estudiantes:

El CGE en reunin ordinaria o extraordinaria, por medio de sorteos donde participaran


todas las organizaciones estudiantiles acreditadas, escoger 5 organizaciones
estudiantiles, asignando como prioridad al primer ganador y as sucesivamente hasta el
quinto.
El CGE le enviar por escrito el resultado a la organizacin estudiantil ganadora del
primer sorteo.
La organizacin proceder a entregar al CGE su plan de ventas para el da de la asamblea
De no obtener una respuesta de la organizacin, se proceder al ganador del segundo
sorteo y as sucesivamente hasta el quinto ganador.

Vestimenta miembros del CGE

El Comit de Relaciones Publicas, en reunin ordinaria o extraordinaria recomienda al


CGE la vestimenta a utilizarse por los miembros del Consejo en la Asamblea de
Estudiantes.
Se utilizar la camisa oficial del CGE. En caso de no tener camisa oficial, se usar una
camisa del mismo color para todos los miembros

CGE UPRP 2013-2014

CGE UPRP 2013-2014

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CGE-UPRP

Sobre el croquis

Es el mecanismo que se utiliza para simplificar la idea de la asamblea y poder identificar las
necesidades y organizar a los miembros del Consejo.

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