Está en la página 1de 22

Centro de Enseanza Tcnica y Superior

Posgrado CETYS

Administracin de Proyectos

Proyecto Final

Presenta:
Aurora Gutirrez Garca
Matrcula: 31662

Mexicali, B.C., 30 de noviembre del 2015


ndice
Resumen.............................................................................................................. 3
Introduccin.......................................................................................................... 3
Planteamiento del problema.................................................................................... 4
Marco Terico........................................................................................................ 5
Administracin de Proyectos................................................................................. 5
Ciclo de vida de un Proyecto............................................................................. 5
Project Management Institute............................................................................ 6
PMBOK.......................................................................................................... 7
Empresa Pastelitos............................................................................................. 8

Pastelitos...................................................................................................... 8
Misin y Visin de Pastelitos........................................................................... 8
Historia del Pastel de Bodas.............................................................................. 8
Metodologa........................................................................................................ 11
Desarrollo........................................................................................................... 11
Iniciacin......................................................................................................... 11
Planeacin....................................................................................................... 12
Ejecucin, Control y Monitoreo............................................................................15
Cierre.............................................................................................................. 15
Resultados.......................................................................................................... 16
Conclusiones....................................................................................................... 16
Referencias......................................................................................................... 17

Resumen
El pastel de bodas es el postre tradicional que se sirve a los
invitados de una boda despus de la ceremonia. Esta costumbre
surge a principios de nuestra era y es a finales del siglo XIX
cuando surge la imagen tradicional sobre el pastel de boda como
lo conocemos ahora. Esta tradicin ha ido evolucionando a lo
largo del tiempo y es importante para los decoradores
profesionales estar a la vanguardia en los procesos, tcnicas y
materiales para la creacin de pasteles. En este documento se
presenta el proyecto sobre la creacin de un pastel de bodas
desde la Planeacin hasta la Entrega que tiene como objetivo
mejorar

la

administracin

de

proyectos

en

la

empresa

Pastelitos.

Introduccin
En el gnesis de un proyecto, se requiere de voluntad al trazar una metodologa
oportuna para la realizacin del mismo. Puede que a pesar de tener este primer
paso no se cuente con el fundamento terico requerido, por ello la materia de
Administracin de Proyectos se incluye en la planeacin de un profesionista
competente. El trabajo presentado a continuacin refleja el esfuerzo conjunto de
docente y alumno por desplegar los conocimientos de la materia aplicados al
desarrollo de la empresa Pastelitos. Esta empresa, de fuerte estima particular,
muestra un futuro prometedor con el seguimiento fiel a la planeacin propuesta.
Los potenciales obstculos en la realizacin del cometido, fueron advertidos por el
docente, y gracias a ello, oportunamente abordados. Por lo anterior se agradece
profundamente, y asimismo se procura tomar con firmeza el conocimiento
divulgado durante las sesiones de clase. Tal vez permanezcan huecos de
incomprensin, pero stos sern completados con la experiencia enriquecedora a
su momento.

Ms que la obtencin de una potencial fuente de ingreso, vemos aqu la noble


ejecucin de un anhelo por ensalzar la vida de los civiles a travs del paladar, con
destino al corazn.

Planteamiento del problema


Para la empresa joven Pastelitos ha sido un reto establecer procesos de
trabajo claros que faciliten el trabajo reduciendo el tiempo, el costo y mejorando la
calidad de sus productos debido a la falta de capacitacin y bases tericas sobre
la Administracin de Proyectos en general.
El foco de atencin se ha centrado en el mejoramiento de tcnicas de
decoracin ms no en las de administracin.
Los das de los pasteles de bodas clsicos con
decoraciones florales estn contados. La mayora de los clientes
estn ahora buscando pasteles con escultura, o pasteles de varios
pisos con diseos contemporneos y sabores sofisticados tanto en
relleno como en masa. El fondant es ms solicitado como cubierta
en pasteles de boda as como las figuras decorativas de fondant.
Los decoradores de hoy han debido mejorar sus tcnicas de
decoracin dejando la crema por la pasta de azcar.
(Gates, 2014).
Como menciona Gates, la decoracin en crema se ha vuelto obsoleta para
la decoracin de pasteles y es por eso importante establecer una estructura de
trabajo con las nuevas tcnicas de decoracin con fondant. Es por esto que se ha
decidido desarrollar en este documento el proceso de trabajo de un pastel con
decoracin en pasta de azcar, utilizando tcnicas de Administracin de Proyectos
segn el PMI.

Marco Terico
Administracin de Proyectos
Un proyecto es un esfuerzo complejo, no rutinario, limitado por el tiempo, el
presupuesto, los recursos y las especificaciones de desempeo y que se disea
para cumplir las necesidades del cliente (Gray, 2009).
Como la mayora de los esfuerzos de una organizacin, la principal meta de un
proyecto es satisfacer la necesidad del cliente. Ms all de esta similitud
fundamental, las caractersticas de un proyecto ayudan a diferenciarlo de otras
tareas de la organizacin. Las principales caractersticas de un proyecto son las
siguientes:
1. Un objetivo establecido.
2. Un ciclo de vida definido, con un principio y un fin.
3. Por lo general implica que varios departamentos y profesionales se involucren.
4. Es comn hacer algo que nunca se ha realizado.
5. Tiene requerimientos especficos de tiempo, costo y desempeo.
La

Administracin

de

Proyectos

es

la

disciplina

de

gestionar

proyectos exitosamente, la cual puede y debe aplicarse durante el ciclo de vida de


cualquier proyecto.
Ciclo de vida de un Proyecto
Por lo general, el ciclo de vida del proyecto atraviesa, en forma secuencial, cuatro
etapas: definicin, planeacin, ejecucin y entrega. El punto de partida se inicia en
el momento en que arranca el proyecto. Los esfuerzos comienzan poco a poco,
pero llegan a un punto mximo y luego caen hasta la entrega del proyecto al
cliente.

1. Etapa de definicin: se definen las especificaciones del proyecto; se establecen


sus objetivos; se integran equipos; se asignan las principales responsabilidades.
2. Etapa de planeacin: aumenta el nivel de esfuerzo y se desarrollan planes para
determinar qu implicar el proyecto, cundo se programar, a quin beneficiar,
qu nivel de calidad debe mantenerse y cul ser el presupuesto.
3. Etapa de ejecucin: una gran parte del trabajo del proyecto se realiza tanto en
el aspecto fsico como en el mental. Se elabora el producto fsico (un puente, un
informe, un programa de software). Se utilizan las mediciones de tiempo, costo y
especificacin como medios de control del proyecto. El proyecto est dentro de lo
programado, dentro de lo presupuestado y cumple con las especificaciones?
Cules son los pronsticos para cada una de estas medidas? Qu
revisiones/cambios se necesitan?
4. Etapa de entrega: comprende dos actividades: entregar el producto del proyecto
al cliente y volver a desplegar los recursos del proyecto. Lo primero puede
comprender la capacitacin del cliente y la transferencia de documentos. Lo
segundo implica, por lo general, la liberacin del equipo/materiales del proyecto
hacia otros proyectos y encontrar nuevas asignaciones para los integrantes del
equipo (Gray, 2009).
Project Management Institute
El PMI fue fundado en 1969 por socios voluntarios en los Estados Unidos de Norte
Amrica. La misin de PMI es Servir a su comunidad de asociados y
profesionales interesados, desarrollando el arte de dirigir y llevar a la prctica la
Administracin de Proyectos, como disciplina profesional.
El PMI es una de las organizaciones de profesionales ms importantes a nivel
mundial y hoy por hoy es la asociacin ms respetada alrededor del mundo en la
materia de la profesin de administracin de proyectos. En la siguiente figura se

muestra la distribucin de sus miembros desglosados por industria en Mxico a


agosto de 2007, que prcticamente involucra todas las industrias
Desde 1987, el PMI se ha encargado de investigar, recopilar y publicar las buenas
prcticas generalmente aceptadas para la mayora de los proyectos. Desde
entonces, ha publicado ms de 14 libros de estndares, siendo uno de ellos la
Gua de PMBOK, que tiene en circulacin ms de 2,000,000 de ejemplares
(Cheang, 2015).
PMBOK
La Gua de PMBOK es un subconjunto de los fundamentos de la Administracin
de Proyectos y contienen tres partes: Una definicin del ciclo de vida de un
proyecto, la definicin de cinco fases o grupos de procesos en la Administracin
de Proyectos y la descripcin de diez reas de conocimientos requeridas para la
Administracin de Proyectos.
El PMBOK plantea una serie de entradas, tcnicas y salidas para cada proceso y
agrupan los procesos por reas de Conocimientos, donde cada rea contienen
procesos relacionados con esa competencia (Cheang, 2015).

Empresa Pastelitos
Pastelitos
Pastelitos es una pequea empresa que se dedica a la venta de pasteles nicos
en diseo para cualquier ocasin. Pastelitos junto con Finitas y Tentaciones
surgen de una tradicin familiar iniciada por la Sra. Josefina Garca Yaez (Fina)
quien fue duea de la pastelera Delicias en los aos 70s a 90s en la ciudad de
Mexicali. Fina como herencia quiso compartir un libro de recetas y tcnicas de
decoracin de pasteles a sus hijas y sobrinas, entre ellas Aurora Garca quien a su
vez comparti su conocimiento con su hija Aurora Gutirrez quien cre la empresa
Pastelitos.
Misin y Visin de Pastelitos
Misin. Brindar a nuestros clientes pasteles dedicados de manera individual con el
fin de mostrar el afecto hacia ese ser especial de una manera nica, innovadora y
sobre todo deliciosa.
Visin. Ser reconocidos como la mejor opcin en la ciudad de pasteles decorados
por su calidad, vanguardia en tcnicas de decoracin y precio.
Historia del Pastel de Bodas
El pastel de bodas es el postre tradicional que se sirve a los invitados de
una boda despus de la ceremonia. En la cultura occidental moderna, suele
tratarse de un gran pastel de varios pisos o capas, decorada con abundante y
coronada por una pequea figura que representa la pareja. El pastel de boda
forma parte de la ceremonia nupcial desde tiempos medievales. Al principio
estaban hechos a base de harina, uno de los smbolos de fertilidad y prosperidad.
A principios de la poca de Cristo, los romanos empezaron a coger harina y sal,
obteniendo con esto pequeos pasteles. Durante la ceremonia el novio coma una
parte de este pastel y despus l rompa lo que quedaba encima de la novia. Esto
era smbolo de buena fortuna y bendicin. Los invitados procuraban obtener

algunos de los trocitos porque crean que con esto compartiran la prosperidad de
la futura pareja.
El pastel de bodas como lo conocemos ahora se identifica por ser un pastel
de varios pisos blancos con mltiples decoraciones bellas. Esta tradicin surge en
Inglaterra a finales del siglo XIX y muchas caractersticas de esta costumbre se
mantienen hasta la fecha como la importancia de que el pastel sea blanco, alto y
decorado con flores. En esta poca era importante hacer el pastel con
ingredientes costosos y difciles de conseguir. Solamente la mejor y ms costosa
azcar podra crear el blanco deseado para los pasteles de boda.
En 1769 Elizabeth Raffald inaugura su pastelera y lanza su libro The
Experienced English Housekeeper en el que por primera vez se publica recetas e
instrucciones para crear un pastel de bodas. En la poca Victoriana se buscaba
que el pastel fuera ostentoso y lo ms alto posible. Cuando el dinero no era
problema como en las bodas de la familia de la Reina; se buscaban pasteles
conformados por estructuras con pilares altos, arcos y torres en el que se
colocaran los pasteles con dimetro cada vez menor uno encima de otro. Esto
implicaba el trabajo de personas con experiencia artstica tanto en construccin
como en decoracin (Charsley, 1993).
Adems de la altura las decoraciones eran la clave para el xito del pastel.
A finales de los 1880s el pastelero francs Monsieur Lorsa utiliz una bolsa
rellena de merengue, corto un pequeo orificio y escribi su nombre con la crema
que sala por presin de la bolsa. Fue as como surgi el arte del Piping. Esta
prctica consiste en la creacin de flores y patrones bellos con crema (Charsley,
1993).
En la poca Edwardiana a principios del siglo XX se crea la pasta de azcar
conocido como fondant. Esta consiste en una mezcla de azcar e ingredientes
pastosos lo que genera una pasta dura con la que se cubren los pasteles. Esta
pasta es ms difcil de cortar y es as como surge en 1930s la tradicin en la que
el novio y la novia cortan juntos el pastel.

En 1929 Dewey Wilton abre la primera escuela de decoracin de pasteles


en Estados Unidos y es en los 40s cuando su escuela cobra importancia en este
tema. En 1972 lanza su primera revista de decoracin y es as como el arte de
decorar pasteles se convierte en un arte accesible a todos. La visin de Wilton es
que el arte de decorar pasteles debe ser accesible a todos proporcionando
materiales y tcnicas fciles de conseguir y utilizar (Wilton, 2013).
En esta ltima ha surgido el gusto por pasteles exticos y creativos. Ahora
el inters de las parejas es buscar un pastel nico en diseo y que ste represente
su relacin ya sea con sus colores favoritos, con decoraciones que representen
ancdotas de su relacin entre otros; alejndose del pastel tradicional blanco con
decoracin ostentosas y repleto de flores. Es as como surgen los programas de
televisin de pasteleras como Ace of Cakes, DC Cupcakes y Cake Boss.
Los das de los pasteles de bodas blancos con decoraciones florales estn
contados. La mayora de los clientes estn ahora buscando pasteles con
escultura, o pasteles de varios pisos con diseos contemporneos y sabores
sofisticados tanto en relleno como en masa. El fondant es ms solicitado como
cubierta en pasteles de boda as como las figuras decorativas de fondant. Los
decoradores de hoy han debido mejorar sus tcnicas de decoracin dejando la
crema por la pasta de azcar. Los clientes aman ver los programas de televisin
sobre decoracin y competencias de pasteles, y es por eso que ahora piden
pasteles similares con lo que ven en televisin por diseadores de pasteles
profesionales (Gates, 2014).

Metodologa
El objetivo de este trabajo es mejorar el proceso de Administracin de Proyectos
en la elaboracin de un pastel de bodas ya que este tipo de pastel a diferencia de
otros, lleva un proceso mucho ms complejo y elaborado. Se busca que este
trabajo facilite la planeacin para disminuir costos, mejorar la administracin de
tiempos y calidad en los futuros pedidos. El siguiente proyecto ser abordado
segn las fases de procesos descritas por el PMBOK del ciclo de vida de un
proyecto. Con esto se busca tener un mayor control del mismo.

Desarrollo
La administracin de este proyecto est basada en los Procesos de Administracin
de PMBOK que ubica 5 etapas de ciclo de vida de un proyecto: Iniciacin,
Planeacin, Ejecucin, Control y Cierre.

Iniciacin
En esta etapa se definen las especificaciones del proyecto; se establecen sus
objetivos; se integran equipos; se asignan las principales responsabilidades. Para
este paso se cre un nuevo documento que sustituir los recibos utilizados por la
empresa Pastelitos. Este documento contiene los datos del cliente, los requisitos
que satisfacen las necesidades del cliente y los datos del administrador del
proyecto. Asemejndose as a un Project Charter que caracteriza el paso de la
Iniciacin en el ciclo de vida de un proyecto segn el PMBOK. A diferencia del
documento anterior (recibo sencillo) que slo contena el nombre del cliente y el
pago que ha realizado, este nuevo documento incluye todas las especificaciones
para el pastel de manera escrita y firmada por vendedor y cliente.

Planeacin
En esta fase del ciclo de vida de un proyecto aumenta el nivel de esfuerzo y se
desarrollan planes para determinar qu implicar el proyecto, cundo se
programar, a quin beneficiar, qu nivel de calidad debe mantenerse y cul ser
el presupuesto.
En el caso de este proyecto primeramente se estableci un objetivo SMART:
Realizar pastel de boda de 4 pisos para 130 personas de boda sabor pltano con
relleno de cajeta para el da 12 de diciembre del 2015.
Luego se estableci un WBS del trabajo que se dividi en 4 etapas importantes:

Compra de ingredientes

Preparacin del pastel

Decoracin del pastel

Entrega

De cada una de estas etapas se desglosaron actividades ms especficas a las


que se les asign un tiempo aproximado de duracin por medio de la tcnica de
Sesin de expertos.
Luego con la tcnica PERT se cre la tabla de actividades con actividades previas
y tiempos de duracin.

Para finalizar esta tcnica se establecieron las rutas de trabajo y la ruta crtica.
Con esto se concluye que el tiempo aproximado de duracin de proyecto son 50
horas y la ruta crtica es la A-N-U-V-X-Y-Z, lo que significa que al momento de
elaborar el pastel de boda se debe de comenzar por el proceso de elaboracin de

fondant para hacer con tiempo las decoraciones necesarias para el diseo del
pastel.

A continuacin se realiz una estimacin de costos sobre el material y sobre las


horas de trabajo dando un precio de $3, 130 pesos. Precio que ha podido ser
aumentado a $3, 500 por la comparacin con la competencia.

Como ltimo paso de planeacin se consider importante establecer los riesgos


del proyecto y estos se identificaron por cada una de las 4 fases claves del
proceso.

Compra de materiales

Preparar Pastel

Tiempo de Enfriamiento

Decorar Pastel

Analizar lista de materiales previamente

Tiempo de secado de decoraciones

Entrega

Ubicar lugar de entrega

Ubicar ruta segura

Ubicar mesa de pastel

Ejecucin, Control y Monitoreo


En estas etapas se hace gran parte del trabajo del proyecto. Se elabora el
producto fsico (en este caso el pastel de bodas). Se utilizan las mediciones de
tiempo, costo y especificacin como medios de control del proyecto. El proyecto
est dentro de lo programado, dentro de lo presupuestado y cumple con las
especificaciones?

Este proceso es el ms complejo en cuanto a trabajo fsico, pero el ms sencillo


en cuanto esfuerzo mental ya que todos los pasos del proyecto ya han sido
previamente establecidos en la fase de Planeacin.

Cierre
La etapa de entrega comprende la entregar del producto del proyecto al cliente. En
este proyecto la etapa de cierre es la ms simple pero hay que tomar en cuanto
los riesgos identificador en la etapa de Planeacin como identificar la ruta ms
segura para la entrega del pastel para evitar accidentes.

Resultados
Las tcnicas establecidas por el PMI en PMBOK han proporcionado herramientas
para mejorar la administracin de proyectos en la empresa Pastelitos. Con la
planeacin de este proyecto se han proporcionado tcnicas para mejorar la
administracin del tiempo y reducir la probabilidad de riesgos que podran implicar
un costo mayor al establecido.
La tcnica de PERT ha dejado de manera grfica una gua que mejorar el
proceso del proyecto disminuyendo as conflictos emocionales de las trabajadores
como el estrs y la falta de descanso por la mala administracin del tiempo.
La identificacin de riesgos ha generado anlisis entre las integrantes del equipo
de trabajo de Pastelitos para proponer formas y tcnicas para disminuir la
probabilidad de que estos se presenten.

Conclusiones
En conclusin el trabajo de la planeacin de este proyecto ha mejorado la
administracin de tiempo para la creacin de pasteles y ha logrado ayudar a
disminuir la probabilidad de riesgos que pudieran aumentar el costo del producto.

Aunque pareciera que un proyecto es algo sencillo, el curso de Administracin de


proyecto en Posgrado CETYS ha dejado claro que administrarlo es un arte. La
administracin de proyecto no slo mejora la calidad, tiempo y costo de un
producto si no que genera un ambiente de tranquilidad en los trabajadores ya que
proporciona herramientas para que los administradores del proyecto mantengan el
orden y faciliten el seguimiento de cada proceso.

Referencias
Charsley, S. R. (1993). The Rise of the British Wedding Cake. Natural
History, 102(12), 58.
Cheang, G. (2015). Project Management Institute. PPT de clase presentada en
CETYS Posgrado en la asignatura de Administracin de Proyectos.
Gates, K. (2014). In-store bakeries step up wedding cakes. SN: Supermarket
News, 62(8), 56-57.
Gray, C. (2009). Administracin de proyectos. Cuarta Edicin. Mxico: McGrawHill
Wilton. (2013). History of Wilton. Recuperado el da 25 de noviembre del 2015 de
http://www.wilton.com/cms-wilton-history.html