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UNIVERSIDAD ESTATAL DEL SUR DE MANAB

Creada el 07 de Febrero del 2001, segn Registro Oficial No 261


CARRERA DE INGENIERA EN AUDITORIA

CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO


Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propsito
de monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el
manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los
activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante:

Divisin del trabajo

Delegacin de autoridad

Asignacin de responsabilidades

Promocin de personal eficiente

Identificacin del personal con las polticas de la Empresa.


El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en
forma de depsito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su
equivalente contenido por:

Efectivo en caja

Cuentas bancarias
Las medidas de control interno de efectivo estn orientadas a reducir los
errores y prdidas.
La recepcin del efectivo, puede hacerse por tres vas:

Operaciones en el mostrador (ventas)

Ingresos ejecutados por cobradores

Remesas por correos


Podemos establecer que el rea de efectivo comprende:

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Caja y Banco
La caja se divide en dos:

Caja chica

Caja general
La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores
dentro de la misma que no requiere uso de un cheque.
El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo
siguiente:

Deber establecerse un lmite mximo para los pagos a realizarse por


caja chica. Los que excedan dicho lmite, se debern pagar con cheques.

Esta cuenta slo se mover cuando se decida aumentar o disminuir el


fondo, o para su eliminacin.

Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.

La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la


Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal.

La reposicin del fondo se har mediante cheque a favor de la persona


responsable del mismo.

El fondo se cargar a cada una de las cuentas de gastos o de costos,


segn se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica.
Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, debern estar
aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y
letras, el monto pagado.

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La Caja General
Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa.
Se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depsito
de los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca
acreedor. Indicar el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja.
El Arqueo de Caja consiste en el anlisis de las transacciones del efectivo,
durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha
contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta
cuenta, corresponde con lo que se encuentra fsicamente en Caja
en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve tambin para saber si los controles
internos se estn llevando adecuadamente.
Esta operacin es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o
ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no
previstas por el Cajero.
Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con
respecto

la

cuenta

de control del libro mayor.

Estas

diferencias

se

contabilizan generalmente en una cuenta denominada " Diferencias de Caja".


Se le cargan los faltantes como prdidas y se abonan los sobrantes
como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la
cuenta "Diferencias de Caja" se deber cancelar contra la de "Prdidas y
Ganancias".
La Conciliacin Bancaria
Consiste en la comparacin de los registros de las operaciones con los Bancos,
de nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados
en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones, para
proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de
la Empresa.. Esto se realiza ya que es comn que los saldos de dichos estados
de cuenta de los Bancos, no coincidan con los de nuestros libros por cualquiera
de las siguientes razones:

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Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los


mismos.

Depsitos de ltima hora que la Empresa realiz y que el Banco no


registr por haber cerrado.

Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de
mes.

Errores numricos u omisiones en los libros de la Empresa

Cheques ajenos que el Banco carga por equivocacin

Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.

Cargos

que

el

Banco

efecta

causados

por

intereses,

comisiones, impuestos, etc.

Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses,


cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto

Errores u omisiones por parte de los Bancos


Los inventarios.
Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que estn listas
para la venta. Mercanca que posee una empresa en el almacn valorada
al costo de adquisicin, para la venta o actividades productivas.
El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un
departamento de compras, que deber gestionar las compras de los inventarios
siguiendo el proceso de compras.
Existen varios mtodos para llevar el manejo y control de inventarios, los
cuales son:

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PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir)


UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir)
Mtodo PEPS: tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta
de Control de inventario, las salidas y entradas de las mercancas. Establece
que la primera mercanca que se compra es la primera en venderse o salir.
Mtodo UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que las ltimas
mercancas que se comprar son las que primero se venden o salen.
Entre las medidas de control interno tenemos:

Hacer conteos fsicos peridicamente.

Confrontar los inventarios fsicos con los registros contables.

Proteger los inventarios en un almacn techado y con puertas de


manera que se eviten los robos.

Realizar

entrega

de

mercancas

nicamente

con

requisiciones

autorizadas.

Proteger los inventarios con una pliza de seguro.

Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.


Control Interno de las Inversiones

Los certificados de acciones deben ser guardados por


una persona independiente o el banco.

El registro debe estar al da, cotejado peridicamente con los


certificados de acciones.

Llevar cuenta y razn de los ingresos provenientes de este concepto.

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Las transacciones de valores deben se autorizadas por el Consejo


Administrativo.

Las transacciones efectuadas por el custodio requieren la autorizacin


de cuando menos dos funcionarios.
Control Interno de las Cuentas por Cobrar
El total de las cuentas individuales de ser conciliado peridicamente con la
cuenta control en el mayor general.
La antigedad de los saldos debe ser revisada peridicamente por un
Empleado.
Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad todos los
deudores.
Se debe contar con la aprobacin de especfica del funcionario para:
1.

Otorgar descuentos especiales

2.

Pagar saldos acreedores

Las labores del encargado de cuenta por cobrar deben ser independiente de:
1.

Todas las funciones de efectivo.

2.

Verificacin de facturas y Notas de crditos.

3.

Pases a cuentas control.

4.

Autorizacin de bajas de cuentas de cobros dudosos.

Control Interno de Documentos por Cobrar


Estos documentos deben ser aprobados por un funcionario capaz, antes de
aceptarlos, variarlos, renovarlos o darlos de baja.

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Estos documentos deben ser registrados detalladamente.


Conciliar, cuando menos una vez< al mes, el auxiliar con la cuenta control.
Registrar el descuento de documentos.
Revisar peridicamente los pagos vencidos.
El control interno sobre las cuentas por cobrar se ve fortalecido por una divisin
de funciones, de manera que los diferentes departamentos o individuos son
responsables por:

Control de los pedidos de los clientes

La aprobacin del crdito

La entrega de mercanca

La funcin del despacho

La funcin de facturacin

La verificacin de la factura

El manejo de cuentas control

El manejo de los libros mayores de los clientes

La aprobacin de las devoluciones y las rebajas en ventas

la autorizacin de castigos en cuentas incobrables


Control Interno Propiedad Planta y Equipos
Uso de un archivo maestro para los activos fijos individuales.
Controles fsicos adecuados sobre activos que puedan moverse con facilidad.

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Asignacin de nmeros de identificacin a cada activo de planta.


Conteo peridico de los activos fijos y su conciliacin con el departamento
de contabilidad.
Verificar si los equipos de recientes adquisicin sustituyen activos existentes.
Analizar los ingresos provenientes de la eliminacin de activos e ingresos
miscelneos para detectar recibos de venta de activos.
Control Interno de Cuentas por Pagar y documentos por pagar

Deben

segregarse

las

funciones

de

recepcin

de productos o

mercancas, de las de autorizacin de pagos y emisin de cheques.

Deben archivarse, en expedientes de pago por cada proveedor, los


documentos relativos a cada operacin: el original de la factura (que debe
cancelarse, con el cuo de pagado, al efectuarse su liquidacin), una copia
del informe de recepcin y el cheque pagado o la referencia a su fecha, numero
e importe.

Las cuentas por pagar deben controlarse por sub-mayores, habilitados


por suministradores, y en cada uno, por cada recepcin, y cada pago
efectuado.

Las cuentas por pagar deben analizarse por rangos de edades, a fin de
tener conocimiento actualizado de las envejecidas y proceder a activar su
pago.
Control Interno de Capital
Personal independiente debe llevar los registros de los ttulos.
Conciliar peridicamente el registro de acciones con la cuenta de control.
Efectuar pagos de dividendos a travs de una cuenta bancaria especial.

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CONCILIACION BANCARIA

Qu es una conciliacin bancaria?


La conciliacin bancaria es una herramienta sencilla que te permite confrontar y
conciliar los registro de tu empresa, actividad profesional o personales contra
los registro de tu estado de cuenta bancario en un periodo determinado.

Qu necesito para hacer mi conciliacin bancaria?

Inicia tu conciliacin bancaria tomando como punto de partida el saldo de tu


estado de cuenta bancario, es ms seguro ya que los movimientos que
contiene son los que emite oficialmente el banco y son ms confiables que los
que tienes en tus registros.
Ten a la mano:

El registro de los movimientos hechos a tu cuenta bancaria como son las


trasferencias recibidas y emitidas, los cheques emitidos y cobrados, depsitos
recibido, retiros de efectivo, es decir todos los movimientos del mes efectuados
a tu cuenta o cuentas bancarias.

El estado de cuenta bancario del periodo o mes a conciliar.


Rara vez el saldo de tu cuenta bancaria coincide con el saldo de los registro de
tu empresa, por ello hay que identificar la causa de dichas diferencias.

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Errores ms comunes al realizar la conciliacin bancaria:

Cheques emitidos por ti que no han sido cobrados por tu proveedor o


beneficiario del cheque.

Cheques a tu favor que ya registraste en tu contabilidad pero no lo has


cobrado.

Errores al registrar algn gasto o ingresos, tal vez hiciste el registro del
pago en efectivo y en realidad fue con la tarjeta.

Retiros no registrados en su momento en tu control de banco.

Comisiones, membresas, anualidades y otros cargos que se hacen al


final del mes.

Depsitos en transito

Estructura de la conciliacin bancaria:

Saldo segn estado de cuenta bancario


XXX.XX
Ms Cargos del banco no correspondido por la empresa
XXX.XX
(Retiros no registrados en libros de contabilidad)
Aqu van los retiros registrados en el estado de cuenta y t no tienes en tu
contabilidad.
Por ejemplo: comisiones, retiros de cajero y otros cargos por pago con tarjeta
de debido

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Ms Cargos de la empresa no correspondidos por el banco


XXX.XX
(Depsitos no registrados en el estado de cuenta bancario)
Aqu van los depsitos registrados en contabilidad y que no vienen en tu
estado de cuenta

Menos Abonos del banco no correspondidos por la empresa


XXX.XX
(Depsitos no registrados en libros de contabilidad)
Aqu van los depsitos registrados en el estado de cuenta y no en
tu contabilidad

Menos Abonos de la empresa no correspondidos por el banco


XXX.XX
(Retiros no registrados en el estado de cuenta bancario)
Aqu van los cheques, transferencias, desembolsos o retiros registrados en tu
contabilidad,
que no estn reflejados en el estado de cuenta. Por ejemplo un cheque que
an no ha sido cobrado

Igual Saldo segn conciliacin bancaria


XXX.XX

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Menos Saldo segn contabilidad


XXX.XX

Igual Diferencia por conciliar


XXX.XX
Ejemplo de conciliacin bancaria:

Como puedes apreciar el saldo de mi auxiliar no coincide con el saldo de mi


estado de cuenta bancario

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En este caso hay que ir marcando una por una las operaciones hasta encontrar
la que causa la diferencia.

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Encontrada la diferencia, hago el registro en la conciliacin en el apartado


ABONOS DEL BANCO NO CORRESPONDIDOS POR LA EMPRESA es un
ingreso en mi banco que no tengo registrado en mi auxiliar. De esta manera
llego a una diferencia por conciliar cero

Posteriormente tengo que actualizar mi registro auxiliar de banco

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Para el mes de Octubre suponiendo que registre correctamente mis


movimientos en mi auxiliar de banco ya no resultara diferencias por conciliar.

Sera sencillo hacer nicamente la correccin en mi auxiliar de banco, pero es


importante dejar evidencia de los movimientos que en su momento se omitieron
o se hicieron de manera incorrecta ya que esta evidencia sirve para elaborar y
mantener un mtodo eficiente de control interno.

ARQUEO DE CAJA
Definicin: El Arqueo de Caja consiste en el anlisis de las transacciones del
efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha
contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta
cuenta, corresponde con lo que se encuentra fsicamente en Caja en dinero
efectivo, cheques o vales. Sirve tambin para saber si los controles internos se
estn llevando adecuadamente. Esta operacin es realizada diariamente por el
Cajero.

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Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja
en fechas no previstas por el Cajero.Es frecuente que en los arqueos de caja
aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro
mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta
denominada Diferencias de Caja. Se le cargan los faltantes como prdidas y
se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias,
al cierre del ejercicio, la cuenta Diferencias de Caja se deber cancelar contra
la de Prdidas y Ganancias.
CONCEPTOS FUNDAMENTALES
Arqueo: proceso mediante el cual se verifica el dinero que hay fsicamente en
caja en un momento determinado. Formato: es el formulario mediante el cual
se practica el arqueo de caja.
Valores: son los cheques y efectivo que custodia el cajero.
Cajero: custodio responsable directamente de los valores en caja.
Verificador: persona que realizara el conteo fsico de los valores vs los recibos
de caja generados.
El verificador debe realizar la sumatoria de los recibos generados del da,
sumando lo marcado como efectivo (cheques y efectivo) luego har un total.
El verificador detalla los valores recaudados en la hoja (formato de arqueo),
segn la denominacin billetes y monedas, igualmente hace un detalle de los
cheques Total de valores en caja y a este se le debe descontar el fondo de
cambio para obtener el Efectivo neto en caja que es igual que total arqueado.
El total arqueado se compara con lo generado por sistema de caja; registrando
esta cifra en el rengln total segn recibos sin incluir tarjetas de crdito Sin no
hay diferencia el formato de arqueo generara el valor 0.00 de los contrario se
reflejara un valor positivo si hubo sobrante y un valor negativo si hay faltante.
Debe anotarse la secuencia de los recibos utilizados. (el primero y el ultimo),
como los recibos anulados. Anote tambin la serie de los billetes de alta
denominacin como los son los de 50.00 y 100.00 en el rengln de
observacin.
El verificador prepara el slip de depsitos de acuerdo al detalle generado en el
informe de caja en la parte que dice Registro de los Fondos. Debe tener mucho
cuidado al anotar el nmero de cuenta, como el nombre y monto a depositar.

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Revise la suma del slip contra el total a depositar, y los otros datos. Para el
fondo general se tomara el valor que aparece como Total del fondo general en
efectivo, sin tomar en cuenta el valor cobrado con tarjeta de crdito.
El cajero tiene la obligacin de comparar y confirmar que los depsitos estn
de acuerdo a lo generado por el informe de caja antes de firmar como
responsable.
Una vez firmados lo slip de depsitos el verificador los captar en el formato de
arqueo el parte inferior donde aparece el detalle de los fondos, anotando el
nmero de la boleta y el monto, igualmente captara el nombre de los fondos de
autogestin cuando haya depsitos a favor de estos.
PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR EL ARQUEO DE CAJA.
Recibir delegacin de la autoridad competente para efectuar el arqueo
respectivo.
Solicitar la presencia del custodio de la caja y del delegado contable o de
auditora.
Clasificar el dinero en monedas, billetes y cheques.
Desglosar los comprobantes de pago, si hubiesen, incluidos la fecha de pago,
el concepto, la autorizacin y el valor correspondiente. Realizar una suma total
de estos valores (efectivo y comprobantes)Efectuar una comparacin entre el
saldo verificado y el saldo registrado por contabilidad; establecer diferencias en
ms (sobrantes) o en menos (faltantes), si las hubiese.
Preparar el Acta de arqueo, en donde se dejar constancia de las novedades
presentadas. sta ser de conocimiento de las autoridades de la empresa,
quienes dispondrn las medidas correctivas del caso, en el supuesto de que no
se hubiesen manejado y utilizado conveniente los recursos monetarios.El
cajero debe ser generar diariamente el informe de caja una vez se termine el
turno; si el mismo reflejo alguna diferencia en valores contra el arqueo, deber
eliminarse (con autorizacin) para que se ajuste a la realidad y concuerde en
montos. Se genera el informe y se imprime para ver la distribucin de los
depsitos a realizarse. El verificador como el cajero firmara el arqueo, el
informe de caja y el reporte de informe de caja.
El verificador (Tesorero o contador) tiene la obligacin de revisar el informe de
caja con sus anexos antes de ser enviado a Finanzas.

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EL ACTA DEBER TENER AL MENOS LOS SIGUIENTES DATOS:


Fecha y hora en que se inicia y termina el arqueo.
Determinacin del alcance del examen.
Detalle de los documentos y valores encontrados o presentados.
Establecimiento de cualquier diferencia, si la hubiese.
Declaracin de conformidad y firmas de legalizacin y de testigo.
EJEMPLO
El 08/11/2011 a las 17:00pm se realiza el arqueo de caja el Sr: Juan Perez
custodio, obteniendo los siguientes resultado :
5 Billetes de $1
8 Billetes de $5
10Billetes de $10
10 Billetes de $50
40 Billetes de $100
14 Monedas de $0.50
60 Monedas de $0,25
Adems encontramos un ch. del Banco del Austro de $935 y otro ch. del
Banco Pichincha de $515 un comprobante de energa elctrica de $345 .
NOTA: 3 billete de $100 es falso la empresa asume la perdida cualquier otro
tipo de faltante se descontara al empleado. El saldo del libro de caja es de
$6462

REGISTRO CONTABLE

FECHA
08/11/2011

EMPRESA "XYZ"
DIARIO GENERAL
DETALLE
.--------X------perdida fortuita
caja
P/R faltante de caja
TOTAL

DEBE

HABER

300
300
300

300

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ACTA DE ARQUEO

EMPRESA "XYZ"
ACTA DE ARQUEO DE
CAJA
FECHA: 08/11/2011

HORA:17:00pm

CUSTODIO: Juan Lpez

DELEGADO: Andres Barros

EFECTIVO:
CANTIDAD

DENOMINACION

VALOR

37

Billetes de $100

3700

10

Billetes de $50

500

10

Billetes de $100

100

Billetes de $5

40

Billetes de $1

14

Monedas de $0,50

60

Monedas de $1.00

15

TOTAL

4367

CONCEPTO

VALOR

CHEQUES
FECHA
08/11/2011
08/11/2011

Banco del Austro cta N


2645
Banco del Austro cta
N2332

515
935

TOTAL

1450

FECHA

CONCEPTO

VALOR

08/11/2011

Pago energia electrica

345

TOTAL

345

COMPROBANTE

TOTAL PRESENTADO:

6162

SALDO CONTABLE:

6462

DIFERENCIA:

300

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OBSERVACIONES:

Existe un faltante de $ 3'0 por un billete falso

Bibliografa

://www.ejemplode.com/46-contabilidad/2212-ejemplo_de_arqueo_de_caja.html
Fuente: Ejemplo

de

Arqueo

de

http://www.ejemplode.com/46-contabilidad/2212ejemplo_de_arqueo_de_caja.html
Fuente: Ejemplo de Arqueo de caja
http://www.monografias.com/trabajos37/controles-internos/controlesinternos2.shtml#ixzz3rh1vHKaq
http://www.monografias.com/trabajos37/controles-internos/controlesinternos.shtml#ixzz3rh1dzE1o

caja