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OPORTUNIDAD - ECYO BICENTENARIO }~


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ARCHIVO GENERAL Contrataci6n (Superior al 10% de la menor 1810-2010 ' ••
DE LA NACl6N
COLOMIUA cuantia) No. \J.q

y fecha de la solicitud: <; V\ d..IJ 0 l. CI\ J <L '\..0 \ 0

PARA CONTRATAR BIENES SERVICIOS X _

A continua cion presento el estudio de conveniencia y oportunidad requerido conforme a 10 dispuesto en el articulo 25, numerales 7 y 12 de la ley 80 de 1993 y en el articulo 8 de la Ley 1150 de 2007 y articulo 3 del decreto 2474 de 2008, para adelantar el proceso de seleccion y la consecuente celebracion del contrato requerido.

Se podra consultar en el Archivo General de la Nacion Carrera 6 No. 6-91 segundo piso Grupo Asuntos Juridicos, Telefono: 3282888 Ext. 276 / 250. 0 a traves de la paqina web del AGN: www.archivogeneral.gov.co / www.contratos.gov.co

1. DEPENDENCIA SOLICITANTE: GRUPO DE SISTEMAS

2. DESCRIPCION DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACION: (Con base en el Plan de Compras y Plan de Acclon)

EI Grupo de Sistemas del AGN, tiene como mision establecida en el Plan de Accion 2010, fortalecer tecnoloqicamente a la entidad realizando las actividades de soporte a los sistemas de informacion y de apoyo admlnistrativo, para 10 cual se requiere contratar el soporte y mantenimiento de las aplicaciones administrativas de la entidad y asi garantizar el funcionamiento al 100% de los aplicactivos, teniendo en cuenta que dicha actividad se encuentra programada dentro del Plan de Compras para la vigencia 2010 del Archivo General de la Nacion.

3. OBJETO DEL CONTRATO Y ESPECIFICACIONES ESENCIALES:

Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo para los aplicativos administrativos del sistema SICOF : Nomina, Talento Humano, Inventarios y Alrnacen.

4. MODALIDADES DE SELECCION Y FUNDAMENTOS JURiDICOS QUE LAS SOPORTAN:

I. LlCITACION PUBLICA (Ley 80 de 1993, Articulo 2 de la Ley 1150 de 2007,

articulos 2,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14 y 15 del Decreto 2474 de 2008 y dernas normas concordantes vigentes)

II. setecclen Abreviada:

CAUSALES DE SELECCION ABREVIADA:

a. Bienes de Caracteristicas Tecnicas Uniformes y de cornun Iltllizaclon (Ley

1150 de 2007, Secclon I del Capitulo II del Decreto 2474 de 2008 articulos 16 y 55, Y dernas normas concordante vigentes)

PROCEDIMIENTO:

• SUBASTA INVERSA (Ley 1150 de 2007, articulo 18 y 55 del Decreto 2474 de

2008, y demas normas concordante vigentes)

- MODALIDADES DE LA SUBASTA INVERSA

1. SUBASTA INVERSA ELECTRONICA: (Ley 1150 de 2007, articulo 27 y 55 del

Decreto 2474 de 2008, y de mas normas concordante vigentes)

Proceso: Gesti6n Juridica y Contrataci6n

Fecha: 15·10-09

Versi6n: 3

C6digo: JC·301·FR-Ol0

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DE LA NACl6N
COLO;\UllA cuantia) 2. SUBASTA INVERSA PRESENCIAL: (Ley 1150 de 2007, articulo 25 y ss del

Decreto 2474 de 2008, y dernas normas concordante vigentes)

• ADQUISICION EN BOLSAS DE PRODUCTOS: Articulo 29 y ss del Decreto 2474 de 2008

• COMPRA POR CATALOGO

b. Contratacion de Menor Cuantia (Ley 1150 de 2007, Articulos 12, 13, 44 a

46 entre otros del Decreto 2474 de 2008 y dernas normas concordantes)

c. Contratos de Prestacion de Servicios de Salud

d. Por declaratoria de desierta de la licltacion, dentro de los cuatro (4)

meses siguientes a la declaratoria (Articulo 48 Decreto 2474 de 2008)

e. Enajenacion de bienes del Estado (articulo 2 de la Ley 1150 de 2007)

III. Concurso de Meritos:

a. Consultores 0 Proyectos (Ley 1150 de 2007, Articulos 54 Y ss. del

Decreto 2474 de 2008 y dernas normas concordantes)

b. Escogencia de intermediarios de seguros (Ley 1150 de 2007 y articulo

75 del Decreto 2474 de 2008)

IV. CONTRATACION DIRECTA:

a. Urgencia Manifiesta (Ley 1150 de 2007)

b. Contratos de ernprestitos (Ley 1150 de 2007)

c. Contratos Interadministrativos (Ley 1150 de 2007, Articulo 78 entre otros

del Decreto 2474 de 2008 y dernas normas concordantes)

d. Contratacion de bienes y servicios en el sector Defensa y Das (Ley 1150

de 2007) Articulo 79 entre otros del Decreto 2474 de 2008 y dernas normas concordantes)

e. Contratos para el desarrollo de actividades cientificas y tecnoloqicas (Ley

1150 de 2007, Articulo 80 del Decreto 2474 de 2008, Decreto-Iey 591 de 1991, Ley 29 de 1990 y dernas normas concordantes)

f. Contratos de encargos fiduciarios (Ley 1150 de 2007)

g. __ X __ Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado (Ley 1150 de 2007, Articulo 81 entre otros del Decreto 2474 de 2008 y dernas norm as concordantes)

h. Contratos de Prestacion de Servicios Profesionales y de apoyo a la gestion, 0

para la ejecucion de trabajos artisticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas (Ley 1150 de 2007, Articulo 82 entre otros del Decreto 2474 de 2008 y dernas normas concordantes)

i. Contratos de Arrendamiento 0 adquisicion de inmuebles (Ley 1150 de 2007,

Articulo 83 entre otros del Decreto 2474 de 2008, normas civiles y comerciales y de mas normas concordantes)

5. ANAuSIS TECNICO Y ECONOMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO:

Proceso: Gesti6n Juridica y Contrataci6n

Fecha: 15·1()'09

VersiOn: 3

C6digo: JC·301·FR-010

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ARCHIVO G£"~ERAL Contrataci6n (Superior a110% de la menor 1810-2010 .~ ~
DE LA NACI6N
COLOMBlA cuantia) Indicando con precision las variables consideradas para calcular el presupuesto de la contratacion, as! como su monto y el de los costos para la entidad asociados a la reallzacion del proceso de seleccion y a la ejecucion del contrato. En el evento en que la contrataci6n sea a precios unitarios, la entidad contratante debera soportar sus calculos de presupuesto en la estimacion de aquellos.

En el caso de CONCURSO DE MERITOS no sera necesario publicar el detalle del anal isis que se haya realizado en desarrollo de 10 establecido en este numeral.

Soporte Tecnico So porte Economico (*)
item Descrlpclon del Bien y Unidad de Cantidad Valor Unitario con Valor Total con IVA
Especificaciones Tecnicas Medida IVA($) ($)
Poliza Anual: Actuallzaclon y
1 ~oporte Mes 11 $1.457.728.00 $16.035.008.00
Paquete de horas para desarrollos
1 ~ la medida 0 capacitaciones de Hora 50 $95.120.00 $4.756.000.00
SICOF. Para establecer el valor del contrato a celebrar y/o valor estimado del proceso de selecclon se opt6 por el siguiente rnetodo:

Solicitar cotizaciones a reconocidos expertos en el tema
Solicitar cotizaciones a proveedores de los productos 0 servicios
Se acudio a estudios de entidades que provean informacion de precios
Analisis Hist6ricos de los bienes vk: servicios adquiridos por la Entidad x
Estudios de expertos
Otra. Especifique cual? NOTA: Se dsberan tener en cuenta la consulta en el SICE.

6. JUSTIFICACION DE LOS FACTORES DE SELECCION QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MAs FAVORABLE: (articulo 12 del Decreto 2474 de 2008, concordante articulo 5 de la Ley 1150 de 2007). Para dar cumplimiento con el presente numeral deberan tener en cuenta el articulo en menclon.

7. DE LOS RIESGOS: (Deberan incluir la estirnacion. tipiflcacion y asignaci6n de los riesgos previsibles involucrados en la contrataci6n para la Entidad y el Contratista, que puedan afectar el equilibrio econ6mico del contrato. Art. 88 010. 2474)

8. AMPAROS QUE DEBEN CONSTITUIR EN LA GARANTiA UNICA:

Proponente:

• Seriedad de la Oferta

__ X. _

Contratista:

• Calidad de los bienes y/o servicios

• Cumplimiento del contrato

• Salarios y Prestaciones Sociales

• Estabilidad de la Obra

• Manejo y buena inversi6n del anlicipo

• Manejo y buena inversi6n del pago anticipado

X _

X _

AMPARO ADICIONAL:

Proceso: Gestion Juriotca y Contrataci6n

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Fecha: 15·10.09

Version: 3

COdigo: JC-301·FR·010

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1810-2010 -:'J

AR~~~;:;~;~'::'L Contrataci6n (Superior a110% de la menor

COLOMB"' cuantia)

Responsabilidad Civil Extracontractual

9. CONDICIONES DEL CONTRATO

9.1. Plazo de Ejecucion: _11 __ meses para la ejecucion del contrato a partir del acta de inicio.

9.2. Vigencia del contrato: _4 __ meses a partir del vencimiento del plazo de ejecucicn.

9.3. Lugar de Ejecucion: Archivo General de la Naclon

9.4. Valor del Contrato: $20.791.008,00

9.5. Forma de Pago del Contrato:

Dos pagos del 50%, uno a los (3) meses siguientes y conforme con el porcentaje de avance verificado por el supervisor, otro 50% dentro de los 30 dias habiles siguientes ala presentacion de la certiflcacion de cumplimiento a satisfaccion del objeto y obligaciones contractuales, expedida por el supervisor del contrato, acompafiados de las facturas y de la certiflcaclon expedida por el revisor fiscal ( si hay lugar a ello ) y/o representante legal donde sefiale que se encuentra a paz y salvo por concepto de pagos a salud, pension, parafiscales, ARP de sus empleados en los ultirnos 6 meses y durante la ejecucion del contrato.

Sin perjuicio de los anterior queda entendido que la forma de pago supone la prestacion real y efectiva de la contraprestacion pactada. Lo anterior sujeto a la disponibilidad del PAC.

9.6. Obligaciones del Contratista:

1. Dar soporte tecnico de forma presencial, en el momento que se requiera en las instalaciones del Archivo General de la Naclon,

2. Mantener en optirno funcionamiento los aplicativos administrativos de Nomina, Talento Humano, Inventarios y Alrnacen.

3. Dar asistencia telefonica para resolver problemas, reportar fallas, aclarar puntos de la docurnentacion y obtener asistencia tecnica a cualquier hora (5 dias x 8 horas).

4. Actualizar por 10 menos una vez al mes los aplicativos, de acuerdo con las nuevas versiones y mejoras sobre funcionalidad.

5. Investigar y desarrollar mejoras a los productos que aseguren el correcto funcionamiento por medio de actualizaciones de los productos SICOF.

6. Enviar las versiones generales de mantenimiento para simplificar las necesidades y solucion a problemas tecnicos.

7. Enviar "parches", arreglos y alternativas de solucion.

8. Dar solucion a los requerimientos de mantenimiento en un tiempo maximo de 72 horas para los aplicativos administrativos de: Nomina, Talento Humano, Inventarios y Almacen.

9. Preparar un Plan de Trabajo que confirme todos los requisitos, delinear la metodologia de adrninistracion del proyecto y definir como la empresa ADA y el Archivo General de la Nacion van a supervisar y administrar el proyecto.

10. Realizar capacitacion a los usuarios de cada modulo cuando se implementen actualizaciones 0 cambios por normatividad 0 necesidad de mejora en la funcionalidad.

9.7. Obligaciones del AGN

1. Permitir el acceso de los ingenieros de ADA a las instalaciones del Archivo General de la Nacion para el cumplimiento del objeto del contrato

2. Supervisar el cumplimiento del contrato, calidad del servicio, la ejecucion idonea y oportuna del objeto del contractual.

3. Designar un responsable del Archivo General de la Nacion que sirva como contacto principal con la empresa ADA.

4. Cancelar al contratista las sumas establecidas en la oportunidad y forma prevista.

5. Lo anterior esta sujeto a la disponibilidad del PAC.

Proceso: Gesti6n Juridica y Contrataci6n

Fecha: 15·10-09

Version: 3

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DE LA NACION
COLO.\lBlA cuantia) 6. Oefinir y otorgar acceso expedito a los niveles de so porte interne de Archivo General de la Nacion para las solicitudes de atencion relacionadas con aplicaciones propias.

9.8. Supervision:

La Supervision del contrato estara a cargo del Coordinador del Grupo de Sistemas 0 quien designe el Secretario General.

10. VIABILIDAD PRESUPUESTAL

Inversion' X

$20 791 008 00

,
Objetivos
Estrategicos Actividades Clase de
Eje Estrateqico Especificos Proyecto de Inversion Gasto
PROGRAMA SUBPROGRAMAI
PROYECTO
Contratar el Renovacion e
Fortalecimiento Fortalecimiento mantenimiento lrnplernentacion de GG
Institucional Tecnoloqico correctivo y Preventivo tecnologias de la
para los aplicativos informacion en el Archivo
SICOF y otros General de la Nacion
(*) GG.: Gastos Generales; SP: Servicios Personales LC.b ~~A Funcionamiento: _$. (si es por funcionamiento recoger el Vo.Bo. del jefe OAF)

Presupuesto

Concepto del Gasto

(*) GG.: Gastos Generales; SP: Servicios Personales

11. PRESUPUESTO OFICIAL: $20.791.008,00

12.0TROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LA ELABORACION DE LOS PLiEGOS DE CONDICIONES. No aplica

DEPENDENCIA SOLICITANTE RESPONSABLE Y COORDINADORA DEL PROYECTO

Proceso: Gestion Juridica y Contrataci6n

Fecha: 15-10-09

Version: 3

Cadigo; JC-301-FR-010

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