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COMO OPTIMIZAR .
EL USO DEL TIEMPO

QU ES EL TIEMPO?

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Es una construccin del intelecto humano que ordena

y sincroniza la vida en sociedad , Lo utilizamos para
medir , comprobar y expresar cambios
Todo gira en torno al tiempo

CARACTERSTICAS DEL TIEMPO

UNIVERSAL: El tiempo esta distribuido en forma igualitaria . Todos
disponemos de la misma cantidad de tiempo.

INVARIABLE: El tiempo transcurre a un ritmo constante. El tiempo no vuela

o se arrastra con lentitud , aunque a veces parezca que lo hace.
LIBRE: El tiempo no se puede almacenar. Se consume de un modo u otro.
Si no se planifica adecuadamente se puede desperdiciar
IRRECUPERABLE: Su uso no se puede posponer.
INDIVISIBLE: El tiempo y la vida son inseparables , cada pensamiento, cada
sentimiento y cada accin requiere tiempo.

SOMOS LO QUE
HACEMOS DA A DA.
DE MODO QUE LA
EXCELENCIA NO ES UN
ACTO, SINO UN HBITO

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Aristteles

QUIEN ADMINISTRA A QUIEN?

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365 das

EL TIEMPO QUE
DISPONEMOS

1 AO

8760 horas

525.600 minutos
31.536.000 segundos

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QU SIGNIFICA SABER ADMINISTRAR EL TIEMPO?

Tener un control de los eventos de nuestra vida.

PORQU ES IMPORTANTE REALIZAR UN ADECUADO
MANEJO DEL TIEMPO?

Para obtener mayor productividad.

Para lograr mayores satisfacciones y
tener paz con uno mismo.

LADRONES DE TIEMPO

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El primer paso debera ser entonces preguntarnos cules

son los malos hbitos que se roban nuestro tiempo:
a) Conversaciones innecesarias o mas de la cuenta
b) Lentitud mental y fsica
Napolen dijo alguna vez:
Hay ladrones a los que no se
c) Llegadas tardas
castiga, pero que roban lo ms
d) El Celular
preciado: el tiempo.
e) Demasiado tiempo para comer
f) Interrupciones
Drucker cita entre las grandes causas:
A) La mala organizacin,
B) La informacin deficiente

C) No saber trabajar en equipo

SOBRE EL TIEMPO.

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El tiempo es un recurso no renovable. No se puede recuperar el tiempo perdido.

Para mejorar la administracin de tu tiempo, empieza descubriendo en qu y cmo
lo ests gastando actualmente.
Desde el momento en que te organizas, el tiempo es un aliado.
El tiempo no vuela. La escasez de tiempo es una ilusin que resulta de
administrarlo mal. El mejor generador de tiempo es la buena administracin.
Los peores ladrones de tiempo son: falta de planeacin, desorden, indecisin,
perder de vista los objetivos y confundir lo importante con lo urgente.

SOBRE EL TIEMPO..

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La persona que ms interrumpe mi jornada de trabajo soy yo mismo.

La administracin del tiempo laboral es esencialmente un esfuerzo de grupo. El

trabajo en equipo implica coordinacin de actividades, ayuda mutua y
sincronizacin. Administrar el tiempo es mucho ms sencillo y efectivo cuando se
practica en toda la organizacin.
Cada hora invertida planificando ahorra varias horas en la realizacin. Hay que
preocuparse ms por trabajar inteligentemente, que arduamente.
El tiempo que un ejecutivo dedica a planear debe de ser mayor en la medida que
aumenta su nivel jerrquico.

Todo ejecutivo debe planear perodos de concentracin ininterrumpida.

CONSEJOS PRCTICOS
1.

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3.
4.

4.
5.
6.

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LLEVAR UNA PROGRAMACION puede ayudar y mucho: ser esclavos de la ruta en

un buen sentido: lo que no est en ella, no existe.
PROGRAME EN BASE AL TERRITORIO
LLEVAR UN REGISTRO DE NUESTRO USO DEL TIEMPO, analizar peridicamente
como estamos usando el tiempo.
ELIMINAR TODAS AQUELLAS TAREAS QUE NO AGREGAN VALOR, todos
participamos de actividades que sentimos innecesarias. Pero si no nos detenemos a
observarlas detenidamente muchas veces no nos percatamos de esto
TRABAJO EN EQUIPO aquello que entre todos se pueda hacer de manera
coordinada es clave para gestionar el tiempo.
EXISTEN ACTIVIDADES QUE PERMITEN INTEGRAR ACTIVIDADES Y DUPLICAR
EL TIEMPO..
SER PROACTIVO, TENER INICIATIVA

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QUE ES PROGRAMAR ?
QU ES?
Es predeterminar el curso de los eventos.
Decidir con anticipacin las acciones y sus
circunstancias.
PARA QU SIRVE?
Hace ms eficiente el proceso.
Corrobora su viabilidad.

OTROS BENEFICIOS DE LA PROGRAMACIN

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Anticipa y reduce el impacto de una crisis.

Genera la emergencia de alternativas y planes de
contingencia.
Ahorra recursos.

Hace que lo imprevisto no lo sea tanto.

Alivia tensiones.

Invertir en planificacin es ahorrar en ejecucin.

CONDUCTAS QUE FAVORECEN

LA PLANIFICACIN
Revisin de objetivos anuales por rol.
Programacin semanal en agenda.

Adaptacin diaria.
Flexibilidad.

Saber decir no.

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LA MATRIZ DEL TIEMPO

Urgente

Crisis.
Imprevistos.
Trabajos contra
reloj.

No urgente
Preparacin.

Prevencin.
Clarificacin de
valores.
Construccin de
relaciones.

Interrupciones.

Actividades escape

Informes, reuniones,
etc. innecesarios.

Corrrespondencia
irrelevante.

Asuntos menores.

Trabajo minucioso.
TV en exceso.

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COMO OCUPAR ''TIEMPO MUERTO''

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En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno realmente no est haciendo aquello para lo cual ha
comprometido su tiempo.
Para la mayora de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido. Sin embargo, con un poco de planeacin y
resolucin, uno puede realizar varias actividades dentro de los minutos que gasta esperando al jefe o al mdico.
ROSS WEBBER NOS COMENTA:
Uno de los mejores administradores de tiempo que conozco siempre lleva consigo tres carpetas dentro de su
portafolios:
Folder Beige que contienen asuntos pendientes, tales como cartas por contestar o informes por revisar.
Folder Rojo que contienen proyectos en va de elaboracin, como pueden ser presupuestos, polticas,
procedimientos, etc.
Folder azul que contienen los sueos dorados para el futuro; cuando se tiene una idea luminosa se anota en la
carpeta azul.

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EL PROCESO DE 6 PASOS PARA LA CORRECTA

ADMINISTRACIN PERSONAL
1 - Definicin de la Misin personal/profesional
2 - Identificacin de los roles ms importantes
3 - Metas a alcanzar en cada rol

4 - Planificacin semanal
5 - Cumplir con lo planificado, ejercitar la integridad
6 Evaluacin Semanal

AUTO ANLISIS DEL USO DEL TIEMPO

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EJERCICIO
Todos contamos con 168 horas a la semana Cmo usas las tuyas?
A continuacin hay trece afirmaciones sobre manejo del tiempo. Encierra en un crculo la que corresponda a cada
punto.
Cada da dedico un tiempo a planear mi trabajo.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
Cada ao me fijo metas especficas y las pongo por escrito.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
Diariamente hago una lista de pendientes, los jerarquizo segn su importancia y trato de manejarlos en ese orden.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo dedico a cosas utpicas o improductivas.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

AUTO ANLISIS DEL USO DEL TIEMPO

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EJERCICIO
Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar problemas, as como algo
inesperado.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

Trato de manejar una sola vez la papelera que me llega, analizndola de inmediato y decidiendo
sobre ella.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
Tengo una estrategia diseada para evitar las interrupciones.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
Soy capaz de decir NO cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi tiempo destinado a
asuntos pendientes.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

AUTO ANLISIS DEL USO DEL TIEMPO

EJERCICIO
En forma habitual practico la relajacin para reducir tensiones.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
Llevo trabajo a casa por las tardes o los fines de semana.
4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre
Llego a posponer las cosas difciles, aburridas o desagradables de mi trabajo.
4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre
Sientes que tienes un buen control sobre la forma en que utilizas el tiempo.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

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AUTO ANLISIS DEL USO DEL TIEMPO

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Puntuacin
Suma los puntos obtenidos en las respuestas que marcaste, y tu resultado ser
el siguiente:
Entre 13 y 28: Mal, debes preocuparte.
Entre 29 y 36: Bien, pero puedes mejorar.
Entre 37 y 44: Muy bien.
Entre 45 y 52: Excelente, sigue as.

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"TIME IS MONEY"
Benjamin Franklin