FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA CARACAS - VENEZUELACAV HFS651 Fundamentos de contabilidad / (elaborado por] Juan Eduardo FR Guerra, Walter Otto, Maria Astorga H. — Caracas: UNA, 1980. 597 p. :il. ;29em. ISBN 980-236-119-4 “Administracién y Contaduria-Estudios Profesionales I” Reimp. 11ma de 2004 1. Contabilidad. 2. Bducacién a distancie-Médulo de estudio. 1. Universidad Nacional Abierta. Il. Guerra, Juan Eduardo. TM. Otto, Walter. IV. Astorga H., Maria. Todos los derechos reservados. Prohibida la reproduecién total 0 parcial por cualquier medio gréfica, audiovisual 0 computerizado, sin previa autorizacion cserita, Universidad Nacional Abierta Apartado Postal N° 2096 Caracas 1.010 A, Carmelitas, Venezuela Copyright © UNA 1980 ISBN 980-236-119-4 Décima primera reimpresién, 2004 Registro de Publicaciones de la Universidad Nacional Abierta N° UNA-EP1-80-0043,INDICE GENERAL PRESENTACION DEL CURSO Los materiales . . Como estudiar este curso? La evaluacién del curso ...... MODULO I. Principios bisicos de Contabilidad ....... Unidad 1, Bvoluci6n de la Contabilidad y relacién con disciplinas afines 00... 6.05 Unidad 2. Conceptos generales . . Unidad 3. El contador y la transacin comercial . Unidad 4. Estados financieros y ecuacién contable . Unidad 5. La cuenta .. MODULO Il. Estados financieros clasificados ....... Unidad 1. Estados de gananeias y pérdidas clasificado ...... Unidad 2, Balance General clasificado -.... 6.6. ese eee Unidad 3. Las sociedades mereantiles y la constitueién de sus capiti flees ete sie MODULO UL, La teoria de la partida doble y los libros de contabilidad . . Unidad 1. Teoria de la partida doble . . Unidad 2. Libros principales .......... Unidad 3. Los libros auxiliares . . MODULO IV. Los ajustes, hoja de trabajo y cierre de libros -.......... Unidad 1. Los ajustes Unidad 2. La depreciacion . eee Unidad 3. Hoja de trabajo y cierre del libro. . teeth BIBLIOGRAFIA GENERAL ......---.--+ a 12 12 13 16 29 65 103 147 178 ut 217 257 299 301 358 417 481 483 509 545 507PRESENTACION DEL CURSO A nuestros estudiantes: Este es un nuevo curso de Contabilidad. Un curso bésico para que usted se familiarice con los conceptos, principios y procedimientos que se manejan en un primer nivel de instruccién. Es un curso que al suministrarle a usted una base de experiencia, le posibilita seguir el estudio hasta la especializacion. Hemos partido de una descripeién de lo que es la Contabilidad; dndole a conocer Ia importancia que esta disciplina tiene en relacién a las actividades econémicas y comerciales del hombre en sociedad, la vision moderna de 18s éreas de incurnbencia de un conta- dor pitblico y el conocimiento de términos y conceptos claves que usted deberd manejar més adelante con propiedad, Asimismo Ie presentamos situaciones reales que serén muy semejantes a las que usted como futuro contador piiblico se veré enfrentado, y le ofrecemos tna ejercitacién adecuada a estas situaciones para que usted aprenda, haciendo. Si usted es un estudiante del érea de la contabilidad, encontraré aqut la infor- macién basica y maneras de analizar esta informacién como corresponde a una primera etapa de Ja formacién de profesionales de la contadurfa. Lo familisrizard con los estados financieros, con la toma de decisiones en los negocios, mediante el empleo de datos y el registro de estos datos de los cuales podrd sacar inform: financiera pertinente. Si usted es una persona que trabaja y su trabajo lo relactona con esta rea, la informacién contenida en este curso le seré de vital importancia. Podré entonces comprender lo que sucede en el interior de una empresa o negocio en el rea de las finanzas y podré tomar decisiones racionales, si asf debe hacerlo en la institucion en que se desempofia. Nuestro punto de partida ha sido el curso Principios de Contabilidad de Metcalf y Titard que utiliza la Universidad Simén Rodriguez. Hemos respetado los enfoques que allf se dan y la secuencia de los contenidos elegida. Sin embargo, he- mos hecho los ajustes necesarios para encuadrar los contenidos dentro de las nece- sidades explicitadas en las especificaciones curriculares de la U.N.A. Asimismo, hemos modificado la programacién ya que hemos optado por los médulos de aprendizaje donde se conjugan el medio impreso, el audio, el medio audiovisual y la interaccién asesor del centro local y estudiante. LOS MATERIALES ‘Este curso consta de los siguientes materiales: 1. Un texto 2. Video-casettes (television) 3, Hojas de trabajo 4, Asesoria individual o grupal 1. El texto es el medio maestro y Jo conforman cuatro médulos. Cada uno de estos médulos tiene un niéimero reducido de unidades en las que se presenta Ja informacion, se dan los ejemplos correspondientes, se ofrece una ejercita- cién y se incluye una autoevaluacién a fin de que usted se dé cuenta en qué medida ha logrado los objetivos durante el desarrollo de las experiencias de aprendizaje. Cada ejercitacion y cada autoevaluacién trae las respuestas co- rrectas para proporcionarle la retroalimentacién requerida con el objeto de ‘que usted se dé cuenta de su progreso. Ademés del medio maestro, el curso ‘estd integrado por: 102, ‘Tres (3) video-casettes (en color) de 26 minutos de duracién para la motiva- cién y refuerzo del aprendizaje en ciertos momentos del curso. 8, Hoja de trabajo para “apronder-haciendo” contabilidad, y 4, Material adicional que le entregaré a usted su asesor en el centro local el cus! pertenece, {COMO ESTUDIAR ESTE CURSO? Observe las siguientes instrucciones: 1. Lea cuidadosamente el material. Aplique aquf todas las técnicas de estudio que le han sido recomendadas anteriormente. 2, Vea con ojo erftico los ejemplos que se dan. 3. Realice todos los ejercicios que aparecen y siga las instrucciones al pie de la letra. 4. Revise los ejercicios antes de confirmar su respuesta. Si ha cometido alguna ‘equivocacién al llevar a cabo un procedimiento en particular, busque y sefia- le dénde cometié el exror y trate de resolver nuevamente el ejercicio. 5. _Confirme su respuesta con la que nosotros le sefialamos. 6. Conteste Ia autoevaluacién. Si los resultados no son satisfactorios, acuda al ‘centro local y hable con su asesor. El le proveerd de ejercicios adicicnales como parte de la actividad remedial que este curso le proporciona. Le recomendamos que vea los audiovisuales que se incluyen. Consulte con ‘su centro local, fecha, hora y canal de television en que se presentaré cada audiovisual. Recuerde que esto forma parte, y una parte importante, del total del curso. LA EVALUACION DEL CURSO Existen, de acuerdo a la programacién realizada, dos pruebas presencisles y un trabajo individual, requisitos con los que cada estudiante deberé cumplir. La primera prueba presencial comprende lo relativo a los Médulos I y H;1a segunda prueba presencial corresponde a los Médulos III y IV; el trabajo indivi- dual se debe entregar cada vez que usted haya cumplido con el estudio de los cuatro médulos, Se trata de confeccionar una hoja de trabajo; para ello tendrd que entrevistarse con su asesor quien le dari todos los detalles del caso. Le desoamos éxito en esta nueva experiencia de aprendizaje. nhMODULO | PRINCIPIOS BASICOS DE CONTABILIDAD Qué es lo que se presenta a través de este modulo? Este primer médulo le proporciona a usted una vision de la Contabilidad ‘como disciplina y como profesién, Por una parte, va usted a encontrar una serie de conceptos, prineipios y procedimientos bésicos que debe usted identificar y aplicar més adelante cuando realice una prictica contable, y por otra, va a recono- cer el area en que se desenvuelve un contador. Este médulo consta de 6 unidades. La primera es una unidad de informacion ‘en que se observa Ia evolucién de la contabilidad en Ia historia de la humanidad yy las relaciones de ésta con otras afines. En Ia segunda unidad presentamos algunos conceptos claves que usted debe conocer. En la tercera unidad le pedimos que se centre en las actividades de un conta- dor y en las éreas que cubre el ejercicio de la profesion. La cuarta unidad se refiere a dos estados financieros: el Balance General y el Estado de Ganancias y Pérdidas. ¥ finalmente, la quinta, se refiere ala cuenta. Una vez finalizado ef médulo usted estard en capacidad de identificar los Estados Financieros: Balance General y Estado de Ganancias y Pérdidas, a objeto de pasar entonces a conocer los Estados Financieros Clasificados, tema central del Médulo TL,LA EVOLUCION DE LA CONTABILIDAD Y RELACION CON DISCIPLINAS AFINES Esta primera unidad es un capftulo introductorio que ofrece al estudiante informacién muy general sobre la evolucién de la Contabilidad desde un punto de vista histérico —desde sus origenes hasta nuestros dfas— y sobre las relaciones que esta disciplina tiene con otras afines, El objetivo central es que usted como estudiante, enuncie las caracteristicas més relevantes de cada uno de los perfodos incluidos y reconozea las diferencias entre la contabilidad y otras disciplinas con las cuales se relaciona para cumplir con la funcién de suministrar informacion financiera de una empresa o entidad, Para el logro del objetivo sefialado iniciamos Ia unidad con un primer punto: La evolucién de la disciplina a través del tiempo. En seguida presentamos una bre- ve descripeién de la contabilidad en la época de los mereaderes italianos para continuar con 1a contabilidad en la época de los feudos, la contabilidad en una sociedad industrial del siglo XIX, del siglo XX y la contabilidad a partir del afio 1980 hasta nuestros dias. En Ja segunda parte mostramos la interrelaci6n de esta disciplina con otras afines. La contabilidad, al estar ubicada en el area de las ciencias sociales econé- micas guarda un estrecho contacto con la Economfa, el Derecho y la Administra- cién. Asimismo, se relaciona con la Ingenierfa Industrial y con algunas disciplinas de cardcter instrumental como son las Matemiticas y la Estadfstica. Es importan- te que usted conozca estas interrelaciones para que tenga una vision més clara y més exacta del campo en que se desenvuelve la contabilidad, Una vez que usted haya lefdo los temas ya descritos, es conveniente que desarrolle 1a Autoevaluacién que se incuye en las Giltimas péginas de esta unidad. 14INDICE Pas. 16 INTRODUCCION - 2, EVOLUCION DELA CONTABILIDAD 2.1. Mereaderes italianos -- 92.2. La Contabilidad de los feudos - 2.3, La Revolucion Industrial « 9.4, Contabilidad a partir de 1980 \ONTABILIDAD CON OTRAS DISCIPLINAS « - - tabilidad con la Economia AUTOEVALUACION. . 1B 71. INTRODUCFIo™ atRESPUESTAS 1. El origen de la Contabitidad Moderna cronolégicamente se ubica: a. entre el siglo X y XV ‘b. a mediados del siglo XV1 ¢. a finales del siglo XIX a mediados del siglo xtv_X__ 2. El objetivo de la Contabilidad de los Mercaderes Italianos sera: Ca) La conservacién de la riqueza Cb) La de medir la tasa de utilidad y pérdida Oc) La de mantener registro detallado de las compras y egresos en dinero y especies para que las pérdidas debidas a la falta de honradez 0 ne- gligencia puedan ser destacadas. J d) Informar sobre la riqueza de un individuo 8. El Sistema Contable utilizado por los Mercaderes italianos: a) describia el nombre del vendedor, comprador, tamafio, peso y medida de los bienes y la forma de pago era el trueque. — b)se concentraba en una sola negociacién y sus resultados se calcu- aban al terminar la misma ) en un libro se determinaba por separado lo que el mercader_po- sefa y lo que el mercader adeudaba. pat 4) los libros de Contabilidad registraban las diferentes aventuras ‘mercantiles que el mercader realizaba. eee 4, En la Contabilidad desarrollada durante la Revolucién Industrial: 4a) el sistema contable que se disefié era Namado: “‘deencargoy de desempefio” saaianaai ) se implementa el procesamiento olectrénico de datos debido a Jos avances tecnol6gicos del momento pesseceaey ) para la toma de decisiones internas se puso énfasis sobre el cos to de la produccién y el valor del inventario. 4) se emitfan estados financieros periédicos, acompafiados de in - formes de auditores externos que controlaban el proceso con- table,5. Los cambios tecnolégicos que dieron origen a la Revolucién Industrial, hizo 26 necesarios los cambios en Ia Contabilidad, entre esos estaban los Informes Financieros Interos que se basaban en: D_ a) informacién para los Inversionistas a b) informacién sobre el Costo de Produccién y valor del Inventario ) informes sobre los derechos de los Acreedores y Accionistas. ood )informes donde se anotaba el nombre del Comprador o Vendedor ast como una descripeién de los Bienes y su tamaiio.CONCEPTOS GENERALES DE CONTABILIDAD En la unidad anterior se le proporcioné a usted una visién de la Contabilidad a través del tiempo, asimismo les relaciones de esta disciplina con otras afines en atencién al objeto de estudio de cada una de ellas. Ahora bien, esta unidad lo introduciré al conocimiento de los términos y conceptos claves de la disciplina, ya que no es posible estudiar una asignatura sin comprender sus objetivos y fines y sin enumerar les razones que justifican este estudio. Esperamos que usted al final de esta unidad, sea capaz de identificar el medio contable en que se leva a cabo cualquiera transaccién, que sefiale las razones quo justifican la necesidad de un sistema y que reconozca los principios contables que sirven para uniformar criterios en materia de registro de las operaciones producto de cualquier transaccién comercial. A fin de que usted eve a cabo lo anteriormente sefialado, iticluimos los siguientes temas: El Medio Contable ‘Las caracteristicas y la necesidad de un sistema contable La Contabilided como base para la toma de decisiones; y ‘Los principios contables. A continuacién de cada tema hemos introducido una activided para que usted pueda ejercitarse y sea una verdadera ayuda en su estudio. También incor- poramos al final de la unidad una serie de preguntas, ejercicios y problemas que le permitiran a usted el logro del objetivo central.1 3. AUTOEVALUACION . INDICE DEFINICION DE LA CONTABILIDAD 1.2. Importaneia de la Contabilidad . 1.8. Objeto y campo de aplicacién . .. .. 1.4, Funciones basicas de la Contabilidad ELMEDIO CONTABLE . 2.1, Nacional ...... 2.2, Internacional ...... 2.8. La Contabilidad de una entidad..... SISTEMA CONTABLE .......... 8.1, Informes Financieros......,.. 8.2. Acumulacién de Informacién Financiera . 8,8. Caracteristicas de los Sistemas Contables 8.4. La Contabilidad como base para la toma de decisiones . . PRINCIPIOS CONTABLES ............ 0044 4.1, Hipétesis del Negocio en Marcha... . 4.2. Hipdtesis de la Estabilidad Monetaria ...... 4.8, Hipotesis de la Unidad Operativa 4.4, Principios de Objetividad ... 4.5, Principio de Conservatismo . 4.8, Principio de la Consistencia . 4.1, Principio de la Aplicacién en el Tiempo .DEFINICION DE LA CONTABILIDAD Puede definirse la Contabilidad, en un sentido amplio, como una forma siste- mética de anotar Ia historia econémica de una empresa. La definicin de Contabilidad que ha tenido mayor aceptacién es aquella for- mulada por el Comité sobre Terminologia del Instituto Atnericano de Contadores Pétblicos que la describe como: “el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos de dinero, transacciones y actos que tengan aunque sea parcialmente, caracteristi- cas financieras, asi como de interpretar sus resultados”. De acuerdo a esta ‘iltima definicién la Contabilidad significa, en esencia, cémputo 0 célculo, a la vez que redaccion, descripcion o concepto. Una contabil dad que careciera de concepto seria tan inexpresiva o incompleta como aquella en la que se omitiese el importe de Ia operacién. Aqui se recalcan los procedimientos usados en Ia contabilidad de los organismos: rogistros, clasificacién, resumen ¢ in- terpretacin; el tema de que trata, o sea las transacciones ejecutadas, y la forma de transmitir la informacién financiéra expresada en dinero. Este enfoque de la contabilidad se aplica a toda claso de organizacién, inclu- sive les gubernamentales, dacentes, etc. La contabilidad es el lenguaje pare comunicar las operaciones financieras de Ja empresa, las cuales al ser analizadas les permite controlarias y tomar decisiones afin de hacer planes para el futuro. El éxito de la contabilidad puede medirse por el grado en que se puede iden- tificar y comuniear la informacién ajustada a los requisitos importantes de quienes lautilicen, 1.2. Importaneia de la Contabilidad La Contabilidad cumple variados cometidos de gran importancia para los di- versos objetivos de las entidades. Algunos do dichos cometidos son los siguientes: a) Elemento de prueba de las operaciones b) Prestar ayuda a los directivos ¢) Servicio de informacién al piblico interesado 4) Auxiliar dela administracién ) Dar a conocer los resultados a las entidades de! gobierno £) Material de trabajo del auditor La legislacién impositiva ha sido causa de que los comerciantes sientan la ne- cesidad y comprendan la importancia del uso de esta disciplina. Un sistema de contabilidad debe ofrecer a los directivos, la informacién rele vante y oportuna que servird de base para plancar y controlar el rumbo de la enti- dad. La informacién historica (contable) y las estimaciones (presupuestos) son las bases pam evaluer las consecuencias futuras de las decisiones tomadas en el presente, 292:Cémo podria un modemo banguero iniciar las operaciones del dia sin cono- cer exactamente cuiles son sus disponibilidades de efectivo, sus préstamos, sus vencimientos, ee.” 4Cémo podria un modemo industrial aceptar nuevas 6rdenes sin conocer sus existencias de materias primas, sus costos de produccidn, sus posibilidadies eco- némicas de abastecimionto? La contabilided es cada dia més necesaria como elemento de direccién en los negocios y la expresién “manejo por medio de Jas cuentas” se ha convertido en un axioma para los dirigentes de las grandes empresas. 1.8. Objeto y campo de aplicacion Para dirigir una empresa es imprescindible tener on cuenta los objetivos siguientes: 1. Procurar la integridad del capital invertido 2, Hacer producir a dicho capital un rendimiento edecuado en el quo se aprovechen al méximo los elementos y recursos que integran dicho capital © patrimonio, de acuerdo a los objetivos de Ia empresa. El objeto de la Contabilidad es el estudio del patrimonio tanto en su aspecto estético como dindmico, con el fin da lograr la mayor productividad de éste. Las entidades sin fines de tucro, tales como las dependencias del gobierno reciben generalmente una cantidad fija de dinero durante un perfodo determina- do, Sus directivos deben rendir al méximo 1os servicios que permiten los fondos disponibles. En estas circunstancias, la tarea primordial de la Contabilidad es in- formar acerca de la entrada del dinero y el uso que co le ha dado durante el Perfodo en euestion, asf como de informar acerca de los recursos disponibles para isos futuros. En las organizaciones lucrativas, la contabilided se ocupa de medir las utilida- des originadas por el trabajo en el negocio durante un poriodo determinado. Para los propietarios, las utilidades significa la manera de aquilatar su remuneracion con respecto a su inversion; los gerentes consideran las utilidades como indicado- tes de la calidad de su rendimienta; el gobierno usa las utilidades para medir sus impuestos, los empleados para nogociar aumentos de salarios, etc. El continuo aumento de las actividades en ol mundo de los negocios se mani- fiesta en la variedad de éstas, a que se dedican personas que se han preparado en el campo de la contabiliad, entre otras se encuentran las siguientes: 1. Instalaci6n de sistemas de contabilidad 2. Registro contable de las operaciones 8. Preparacién de estados financieros 4. Auditorfa 5. Contralorfa 6. Contabilidad fiscal 1, Presupuestos 8 Contabilidad de Costos, etc. 9, Investigaciones especiales 30Generalmente el primer proceso contable que se efectiia en cualquior empre- sa es Ia implantacién del sistema de contabilidad. El contador estudia la organiza- cién, In naturaleza, objetivos, tipos de operaciones probables a efectuarse en el negocio. Cuando ha sido implantado el sistema contable, las operaciones de la ‘empresa se registran en las formas y libros establecidos en ol sistema. Utilizando Jos datos acumulados en los registros de contabilidad, ol contador prepara los, estados financieros, los cuales muestran importantes informaciones a los usuarios de los mismos. Con respecto al contador piblico, veremos con mis detalle su especialidad en Ja Unidad II de este mismo médulo. 1.4, Funciones bésieas de la contabilidad Bs funcién de la contabilidad, captar, registrar, comparar, modificar, comu- nicar o interpretar los datos financieros y econémicos originados por las operacio- nes de la entidad. El proceso de recoleccién y tabulacién consiste en obtener, verificar, regis- trar y hasta cierto punto, clasificar la informacién contable. Recolectar: significa simplemente extraer los datos iniciales de las diversas fuentes de origen, las cuales son extensas y variadas; pueden cubrir todos los me- dios desde talonarios de venta, hasta promesss comerciales, orales 0 escritas. Verificar: es determinar que los datos se originaron en una fuente fidedigna; ‘es decir que son veridicos. Desde el punto de vista contable, registrar y clasificar consiste en transcri- bir datos originales, agrupando los similares. Un registro y clasificacién adecuada hacen mis féciles la confrontacion, modificacién, informe e interpretaciones subsiguientes. Este proceso aqui comentado corresponde a las actividades onmercadas dentro de la ‘Tenedurfa de Libros, las cuales son levadas a cabo por el tenedor de libros 0 auxiliar de contabilidad, Comparar: datos contables es clasificarlos en algin orden secuencial pre- doterminado y combinar los datos similares de tal forma que puedan ser con- frontados de acuerdo con criterios de semejanza o disparidad. Modificar: los datos contables es ajustarios cuando sea necesario con ol Propésito dé reflejar los cambios en el estado financiero de una organizacién. Comunicar ¢ interpretar: la informacién es la distribucién de los datos ela- borados para quienes lo necesiten. En el proceso informativo esta implicita la idea de que los datos deben ser apropiados, concisos, claros, confiables y oportunos. La interpretacion: etapa final del proceso contable, consiste en descubrir el significado de los datos informados. Una interpretacién sana de la informacién contable es el resultado de un juicio légico basado en anélisis, integracion y deduccién. , En toda empresa, y sobre todo en las grandes orgenizaciones, el departa- mento de contabilidad tiene a su cargo tres funciones principales: 1, Llevarlos registros contables 2, Formular los informes de contabilidad 8. Interpretar los datos contenidos en registros e informes La elaboracin del registro de las operaciones se ha considerado siempre como la funcién de la contabilidad.a e e EJERCICIO 1. La elaboracién del registro de las opereciones se ha considerado como la funcién basica de 1a contabilidad. Las proposiciones que agui se muestran estin enmarcadas dentro de las actividades de la ‘Tenedurfade Libros. Marque con una sefialIas actividades de acuerdo a las proposiciones a que corresponden. Teena Verificar| Registrar | Clasifiear Elaboracién de facturas de ventas, recibos de ingresos, te, Anotar en el libro de conta- bilidad las operaciones det mes. Determinar el monto de ‘onerg(e eléctrica consumi- dda sogiin las facturas reci- bides. ‘Transcribir todas ls com- pras a crédito on el regis ‘tro respectivo. 2, La Contabilidad os el Lenguaje para cor cieras de a empresa, las cuales al ser anslizadas, permiten contro- larlas y tomar decisiones. Marque a qué etapa de las funciones de Ia las proposiciones que a continuacién contabilidad corresponden ‘se muestran. aunicar las operaciones finan- odificar| Comuntcar| hr srpretar | Distribucién de fos resultados {inancieros alos accionistas. El monto de las ventas del se- ‘gundo trimestze, son inferiores alas dol trimestres anterior. El imports de Ia némina debe sufrit un incremento de Bs. £60.000,00 por haber sido omi- ‘ida dicha cantidad, La rontabilidad de la invorsi6n. ‘es dol 30 por ciento anual.RESPUESTA 1. ‘a, Recolectar a. Comunicar » b, Registrar ». Comparar c. Verificar c, Modificar d. Ciasificar 4. Interpretar 2, EL MEDIO CONTABLE El medio contable se puede definir como las condiciones socioculturales y econémicas que influyen en un individuo o en una comunidad. Estas condicio- nes estén fuera del control directo de cualquier individuo. Por esta razén las con- diciones del medio, tales como conciencia social y afan de consumo, son la causa y efecto de la Contabilidad, como una disciplina que reacciona o cambia de acuer- do con Ia época. Por ejemplo, no es lo mismo la contabilidad usada en una comu- nidad indigena donde el trueque es el sistema econdmico utilizado que la contabi- Tidad en una metrépoli donde las transacciones se hacen en base a un sistema mo- netario determinado, De inmediato describiremos, desde el punto de vista nacional e internacional, el efecto que tiene la contabilidad en la sociedad de hoy. 2.1, Nacional: La Contabilidad afecta a toda la sociedad de una Nacién. La necesidad do informaci6n financiera la encontramos tanto en la venta de limonada como en la compaiifa: més grande, en la oficina més pequefia, como en las del gobierno nacio- nal y, tanto en el individuo mas pobre como en el multimillonario, Ain aquellas personas que no tienen necesided aparente de informacién financiera, son afecta- das por Ia contabilidad. El impuesto que un individuo paga se basa en la informa- ‘ein que proporciona al gobiemo; y los impuestos que un gobierno recolecta, se basan en una inmensa cantidad de informaciones, la cual se usa para doterminat Jas necesidades de gastos del goblomo. Como ningtin individuo u organizacion tione recursos ilimitados, se debe tra- tar de usarlos de la manera més eficiente. Para algunos, se trata silo de gastar dine- ro tal como ellos acostumbran; para otros, es la cleccion entre satisfacer una ne- cosidad relativa de vestir modestamente y ahorrar o vestir lujosamente sin ahorro. En organizaciones de negocio se trata de utilizar los recursos en les formes ‘més productivas para los duefios del negocio. El medio contable, desde el punto de vista de nuestra sociedad, puede ser ‘expresado brevemente de la siguiente manera: La informacion que proporeiona la contabilidad es esencial para: 1.La planificacién efectiva, el control y la toma de decisionesadministrativas. 2, Hacer explicita y comprensible la contaduria a organizaciones de inversio- nistas, acreedores, agencias gubernamentales, miembros asociados, insti- tueiones de bienestar social y otros. 832.2 Internacional: Aunque en la seccién anterior se describe el medio contable desde el punto de vista de la sociedad nacional, la contabilidad ejerce una influencia mundial. Lo voluminoso del comercio que s0 realiza hoy entre todos los paises necesi- ta de un idioma comin para la comunicaci6n financiera que origina este comercio. Por ejemplo, un fabricante norteamericano vende tractores a un importador vene- zolano, quien luego los vende a los distribuidores y éstos a su vez, los vende al Piblico. Esto puede parecer muy fécil, pero la transaccién envuelve a muchas per- sonas, dos idiomas y dos monedas, el barco que transporta los tractores puede ser de una tercera nacionalidad y se debe pagar el transporte en moneda de ese tercer pais. Los resultados finales deben setisfacer a todos. Si tomamos en cuenta el ‘sinniimero de transacciones que se realizan podemos epreciar el medio intemacio- ‘nal en ol cual se desenvuelve Ia contabilidad. El propésito de este pérrafo es el que usted reflexione acerca de los usos ‘especificos de la contabilided intemacional y de sus implicaciones globales y que ‘al comprobar que el medio contable es mundial, aprecio la contabilidad como Ia disciplina de la comunicacion. EJERCICIO Después de haber leido lo concerniente al medio vontable, usted debe saber que Ia influencia de la Contabilidad sobre un modio o campo obal puede considerarse desde el punto de vista mercantil, internacio- nal, nacional o local. Pero, 4a qué medio ambiente se refieren los si- ‘guientes enunciados? 1. El comercio entre paises impone algiin género de lenguaje comin que sirve para comunicar la informacién financicrs. Sogin esto, el aspecto de comunicacién que encierra la contabilidad es universal, por cuan- to permite establecer una base comfin de compronsién. Su texto so refiere a esto como el campo_____ de la contabilidad. 2. La estructura econémica de nuestro pais depende de que entre los usuarios circule libremente una corriente de informacidn financier que sea significativa. Por consiguionte, habria que regular la comu- nicacién para poder ostablecer isn sistorma uniforme. ‘Su texto se refiere a esto como el campo de la contabilidad. 8. La conduccién de cualquier empresa demanda y genera tipos especi- ficos de informacién financiera, la cual tendré que ser considerada en forma particular, segin los distintos requerimiontos de sus usuarios. Su texto se refiere a esto como el campo de la contabilidad. 342.8, La contabilidad de una entidad Puesto que la Contabilidad implica la comunicaci6n de ma un nivel nacional e internacional, cabe preguntarse ,quién realiza esta comu- nicacion? za quién se le dirige? En los negocios pequefios, donde el propistario y el director estén en intimo contacto, no se precisan procedimientos especiales para estar al carriente de lat operaciones, ni tampoco existe la necesidad de un amplio sistema de contabilidad para conocer en cualquier momento su situacién y desenvolvimiento. Ahora bien, cuando se trata de grandes empresas, donde el volumen y complejidad de opera- ciones dificultan alos directivos intervenir personalmente en todas gus fases, es indispensable valerse de clertos medios que proporcionan el conocimiento de las informaciones fundamentales. Ei director de toda empresa necesita primordialmente dos clases de informes: 1. Los que se refieren a su propio negocio en cuanto a su situacién y desen- volvimiento. 2, Los que abarcan las condiciones econémicas del pais en general, especial- mente en cuanto a su relacién con negocios de su misma indole. A la Contebilidad le incumbe suministrar los datos del primer punto siendo el objeto de Ia Estadistica dar a conocer los datos que se exponen en el segundo. Es asi como el departamento de contabilidad interviene ampliamente en la orientaci6n interior de las entidades. La sociedad econémica se ha constituido, en un sinniimero de unidades u or- ganizaciones mercantiles independientes, que representan el medio a través dal que actia, con el propésito de satisfacer las nocesidades del hombre. De acuerdo al titular det patrimonio las enipresas pueden ser: PébticasDe acuerdo a las actividades que realizan, pueden ser: 2) Industriales ‘b) Comerciales c) de Servic De acuerdo a su finalidad, pueden ser: a) de consumo b) de produccién Este tema serd tratado ampliamente en la Unidad III, Médulo II de este curso La actividad econémica es realizada por entidades identificables, las quo constituyen combinaciones de recursos humanos, recursos naturales y capital coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecucion de fines econémicos. A la contabilidad le interesa identificar 61 centro do devisiones que parsigue fines econémicos particulares y que es independiente de otras entidades; por tanto la personalidad de un negocio es independiente a la de sus propietatios y en sus es tados financieros s6lo deben incluirse los bienes, valores, derechos y obligaciones de este ente econdmico independiente. Por ejemplo, si un individuo tiene un taller en su garage, debera separar los recursos que dedica a su negocio (herramientas, repuestos, espacio flsico de traba- jo) de sus efectos personales (podadora, implementos de jardin, lugar para su au- to). Esto se denomina principio de entidad conjable. EJERCICIO Complete usted la oracién con la informacién pertinente. La forma tradicional que tiene la contabilidad para referirse a este con- cepto es la separacién de susRESPUESTA ‘Separaci6n de sus registros contables en forma independiente de la de los bienes de su duefio (a), inversionistas, empleados, familiares, etc. 8, SISTEMA CONTABLE Si una ontidad va a comunicar informacion y ordenar adecuadamente los datos necesarios. Para proporcionar informes es preciso conocer los clonarlos entre si con los factores de In decisién y tail cién resultante a quienes formulan las decisiones. Este cionar y comunicar, exige onganizar los actuaciones de “sistema” de conocer, rela- [cosas y recibe el nombre Todo sistema es una agrupacién de cosas que se rélacionan funcionalmente entre si. La informacion financiera se comunica a través del sistema de contebilidad el cual consta de varias etapas. Si hemos de entender que la contabilidad se ocupa de registrar las operacio- nes y que In tramitacin de la documentacién contable cae dentro del campo de Ja Orgenizecién, se desprende que una y otra deberin tomarse en cuenta para el establecimionto de un sistema de contabilidad eficax. En [a instalacion de cualquier sistema de contabilidad, convendra tener muy en cuenta esta circunstancia dando especial consideracién a: 1. La documentacién original que compruebe las operaciones. 2. El sistema adecuado pera su tramitacin. 8. El medio manual o meciinico que se adopte para su registro. 4, La distribucién del trabajo El contador estudia la naturaleza del negocio, analiza los tipos de operacio- nes que posiblemente habrin de suceder y proyecta o selecciona las formas y registros necesarios para anotar las operaciones. A medida que la entidad crece, es costumbre que se reforme de vez en cuan- do el sistema contable y se introduzcan en el mismo ampliaciones o'reformas que 80 estiman convenientes. Un sistema contable debe ser muy flexible y capaz de adaptarse a las hecesi- dades de una firma en particular. No hay un sistema contable tinico que pueda ser utilizado por todas las empresas.8.1, Informes Financieros Se define 1a informacién, como datos apropiados a las decisiones. Para que a los datos se les considere informscién apropiada para tomar decisiones, es preci- 80 que se refieran a algiin aspecto de Ins normas o medidas optativas relacionadas con esa decision. Los informes se obtienen de las cuentas, bien sea de una forma directa o ‘mediante el andlisis de las mismas, pueden clasificarse como sigue: 1. Informes contables propiamente dichos 2, Informes estadfstico-contables 8, Diagramas o informes grificos ode Situacion y el Estado de Pérdidas y Ganancias. Los informes estadistico-contables, no se ajustan a un modelo determinado, Ja forma de establecerlos deben tener suficiente elasticidad para adaptarlos a las necesidades de los directives que vayan a hacer uso de ellos. Estos informes con- tienen los datos interiores del negocio, distintos a aquellos datos exteriores cuya compilacién y resumen constituyen el campo de la estadistica general. Por ei Plo, las estadisticas de mortalidad que llevan las compafifas de seguro ofrecen un gjemplo elocuente del valor de estos indices. Las estadfsticas comerciales no lo- Gran alcanzar el mismo grado de exactitud, puesto que los hechos que guardan analogia no se dan en este caso con tanta frecuencia, haciendo que los fndices sean més inciertos, Los informes estad fstico-contables se refieren generalmente a uno 0 varios de los siguientes aspectos: —Cobros, porcentajes con relaci6n a las ventes Ventas, se establecen comparaciones por totales, departamentos, contado, crédito, agentes de venta, clases de mercancias —Publicidad, resiimenes por departamento, medios de publicidad, resultados, ete, —Froduccién, estadisticas que pongan de manifiesto su cantidad, trabajos terminados, pedidos, ete. Estos son algunos de los conceptos a los que so pueden aplicar los informes ‘estadistico-contables, los cuales como se dijo anteriormente, se implantarin de acuerdo a las necesidades intenas de la organizacién y de los usuarios. El uso de los gréficos proporciona simplicidad de exposicién en forma tal, que los datos que contienense comparan con mayor facilidad y a simple vista se aprecian las relaciones de los datos que contienen. La informacion que se requiere mis comiinmente para la empresa ost vineulada con su posicién financiera, con su capacidad de luero y con sus fuentes de fondos, para uso corriente. Hay, concretamente, tres informes financieros que contienen estas diferentes clases de informacién: 38El Balance General, revela la posicién financiera y muestra el importe y la fuente original de los fondos invertidos en los activos de la empresa. El Estado de Pérdidas y Ganancias, que exprosa la capacidad lucrativa do la empresa a través de informacion de los ingresos, de los gastos y de la utilidad neta resultante de las operaciones. La informacién acerca de las fuentes actuales y de Jos usos de los fondos se expone en el Estado del Origen y de la Aplicacién de Fondos. Estos son los tres informes financieros que normalmente se envian a los aceionistas, acreedores, y otros interesados en los asuntos financieros del negocio. 9.1.1. Informes Internos: Dentro de las funciones bésicas del departamento de contabilidad, est& el de establecer el registro de las actividades de la empresa, es logico que deba efectuar- se de acuerdo a Ia organizacién interior de la misma. Es, desde luego, conveniente conocer, por ejemplo, el importe total de la némina, puesto que representa el importe que ha de pagerse, y por lo tanto ha de hacerse una previsi6n, cuestion de interés desde el punto de vista finenciero, El sistema de contabilidad debe desarrollarse siempre conforme a la organiza: cién interior a fin de que todos ‘os datos e informes puedan acomodarse a las res- ponsabilidades individuales o ve grupos. Esta necesidad se advierte cuando se trata de operaciones sometidas 2 presupuestos. 3.1.2. Informes Externos Aunque los registros y preparacién de los informes se elaboran con el fin de cubrir los requisitos de informacién interior de la empresa, suelen también influir en este aspecto factores de catdécter externo. Por parte del gobierno, se acusa la tendencia hacia el ejercicio de ciertas medidas de control sobre las empresas privadas, para lo cual se establecen la presontacién de informes contables que le permitan obtener la informacién que necesita con el fin de exaininarlas desde el punto de vista estadistico, de compara- cién o para los efectos de la tributacién. Hay entidades que exigen la presentacién periddioa de balances e informes de acuerdo a la pauta fijada por la Ley Generalmente para la informacién extema se utilizan los estados financieros ‘que muestran la situacién cconémica de la explotacién y sus beneficios netos, conforme lo reflejan cl Balance General y el Estado de Pérdidas y Ganancias. 9.2, Acumulaci6n de Informacion Financiera La acumulacién es el proceso de reducir el volumen de la informacién. Esto cocurre desde que se seleccionan los eventos hasta que se elabora el informe conta- ble. Al acumularse, la pérdida de informacion es inevitable. La informacién requerida para fines internos de la organizacién es més hete- rogénea que la externa y por lo tanto, debe ser més detallada. La manera y el grado en que un sistema contable acumule la informacién afectari su capacidad de satisfacer la necesidad de informacién de distintos grupos de usuarios; on otras palabras, la flexibilidad y la adaptabilidad deseables y viables de un sistema de informacién afectarén su disefio. 39Para que puedan ser acumulados y usados, se registran los datos en los pape- Jes de negocios, tales como: los comprobantes de los depéeitos, talonarios de chequera, forma de pedidos de compra y recibos quo se expiden por el dinero reci- bido, estos son unos cuantos de los centenares de documentos diferentes de la em- presa, en las cuales se registran los datos inicialmente. (Ver Unidad III, Médulo 1). EJERCICIO En le definicién de la contabilidad se describe el alcance del sistema. Indi- que, més abajo, si cada estado se refiore a la acumulacién de informacion financiera, a la comunicacién de informacién financiera o a la interpreta- clén de informacién financiora: 1. El registro, closificacién y resumen de la informacién son los aspectos de tenedurfa de Wibros, en la contabilidad. Estas actividades son parte del sistema de contabilidad para: acumular informacion financiera comunicar informacién financiera interpretar informacién financiera 2. La informacion financiera suministra las bases para la toma de decisio- nes, tanto dentro como fuera del contexto de la empress. A tales fines, l sistema contable tendri que estar disefiado para acumular informacién financiera comunicar informacién financiera interpretar informacién financiera 8, Los estados financieros para uso externo se elaboran on formatos estan- darizados, empleados por Ja mayoria de las empresas. Sin embargo, hay decisiones internas que son comunes para casi todas las empresas met- cantiles. Si se pretende producir estos estados financieros, el sistema deberd per- mitir:RESPUESTA 4. Acumular informaci6n financiera 2. Comunicar informacién financiera 3. Interpretar informaci6n financiera 8.8, Caracteristieas de los Sistemas Contables Los sistemas de contabilidad se caracterizan por la forma en que se distribu- ye el trabajo. Tanto la informacién financiera externa como la interna son ol producto del sistema contable que se opera dentro de una firma dada. El tipo de decisiones que deban tomarse, asi como los recursos e inclinaciones de la adminis- tracién de una empresa, determinan el grado de formalismo, aleance y automati- zacion que haya en el sistema contable. 8.8.1. Formal e informal La estructura para recopilar la informacion y preparat los informes requeri- dos para las optraciones de un negocio puede ser formal o informal. Un sistema formal conlleva ol uso de un manual de contabilidad, que incluye la identidad de Jos titulos de las cuentas que se usan para recopilar los datos basicos. Ademés, el manual describe el sistema en uso para recoger, clasificar y anotar las operaciones individuales de la firma. E! manual instruye al personal de oficina acerca de cémp obtener Ia informacion para preparar los informes intemos y extomnos. En toda empresa organizada debe existir un manual de procedimiento contab.c. En un sistema totalmente informal no existen instruccionos eseritas. Se depende de la experiencia de los empleadios y de la supervisién directa dal trabajo que efecuta para lograr, recoger y registrar la informacién financiera necesaria, El grado de formalismo de un sistema depende de las necesidadas que tenga a empresa de poseer la informacién correcta, oportuna y comprensible, asi como Ja necesidad de informar a los ompleados scerca de como manejar otras cosas especificas. El grado de formalismo puede ir desde un sistema sofisticado y com- putarizado que necesite la especificacién detallada de cémo tratar cada posible dato, hasta un sistema en el cual los documentos se tengan en una caja y se anoten los conceptos en la chequera. A pesarde que el Sistema Contable no cuenta con un Manual de Procedimien- tos de Contabilidad, la informacién debe registrarse utilizando procedimientos ge- neralmente aceptados en 1a contabilidad y apegados a los principios contables. ‘Todo contador debe manejar un conjunto de principios contables que son univer- sales, con el propésito de que la informacion contable sea interpretada por terce- ros, En cuanto a Hevar la Contabilidad a través de la chequera y on una caja, esto no es posible legalmente en Venezuela puesto que el Codigo de Comercio obliga 4 registrar Ins operaciones en libros sellados, foliados y autorizados por el Registro Mercantil o el Tribunal del lugar si no existe el primero (Articulos 32 al 42 del Cédigo de Comereio Venezolano). a3.8.2, Integral o Parcial La cantided de datos que se deben mantener depende del tipo de sistema contable en uso. Cuando se mantienen todos los datos, dando como resultados tados financieros clasificados, se dice que el sistema es integral. Los datos que entran en el sistema estén directamente relacionados a las salidas del mismo (infor- mes financieros). Un sistema parcial se da en organizaciones que s6lo mantienen datos para Poces actividades. Es usual que estos datos se mantengan para cumplir con dispo- siciones legales. Por lo tanto, un sistema contable parcial puede incluir: las ventas, para declaracién de impuestos; los pagos de sueldos y salarios para cumplir con requeri- mientos del gobierno y de las compafifas de seguro; y varias cucntas de gastos, necesarios para respaldar las declaraciones de impuesto sobre la renta. No hay nada malo en usar un sistema parcial cuando satisface las necesida- dos de 1s firma. Desafortunadamente, a veces se toman decisiones de adoptar un sistema parcial, sin tener un conocimiento pleno de las necosidades de informa. cién financiera de la firma, Es por eso por lo que el conocimiento del sistema in- tegral es necesario, ya que permitira saber cudndo un sistema parcial es adecuado. Sin embargo, no es posible registrar Las operaciones parcialmgnte porque el Cédigo de Comercio obliga a levar todas las operaciones en los, oficiales. Pero para informaciones parciales podemos obtener los datos necesarios de ese sistema integral a fin de dar la informacion requerida. Ejemplo: El total de las ventas de una compafifa fue de Bs. 200.000,00. Estas inclufan ventas a crédito por Bs. 80.000,00 y ventas a contado por Bs.120.000,00. El registro debe ser en base al total de las ventas. Sin embargo, se pueden pasar informes parciales sobre las ventas a crédito y las ventas al contado. 8.8.3. Automatizado o Manu: Después que una firma ha decidido, en base a sus necesidades reales, user un sistema integral o un sistema parcial, ain le queda por determinar si registrar sus operaciones manualmente o en forma mecanizada. Esta decision es, basica- mente, una funcién del “‘costo versus beneficio” de la firma, Por lo tanto, la deci sion de automatizar todo, o parte del sistema contable, depende de la frecuencia’ de repeticiin de los eventos, del volumen total de sus actividedes y del equipo o personal disponibles. En su forma tradicional, la contabilidad puede levarse a mano, escribiendo 4 mano en el Libro Diario todas y cada una de las partidas y después transeribién- dolas —paséndolas, dicen los contadores—, al Libro Mayor y posteriormente a los diversos libros y registros auxiliares. Este procedimiento, técnicamente correcto, Tesulta, en la prictica, demasiado lento, on virtud del gran ndmero de veces que el mismo dato debe anotarse en diversos libros y registros. Este largo trabajo puede reducirse por medio de méquinas en las que la operacién se registre simulténeamente en dos o més libros o documentos al tiempo, de manera automatics, se obtengan las sumas de las-operaciones y los saldos de las cuentas afectadas- Este sistema ha resuelto muchos problemas en 1a empresa de tamafio medio, Ror iiltimo, es también posible optar por un torcer procedimiento de contabilidad, en el cual se registra Ia operacién una sola vez y las maquinas —ya eléctricas, ya electrénicas— clasifican, calculan, resumen y listan las operaciones en forma predeterminada. 42‘Cuando 12s operaciones de Ia firma son limitadas, resulta demasiado costoso user una computadora. Pero cuando la empresa tiene tn gran volumen de transac- ciones similares, tal como ung némina semana! de 800 empleados que trabajan por horas, puede encontrar que la velocidad y exactitud que le proporciona una com- putadora le ofrece la forma menos costosa de recoger y procesar estos datos. Hay que hacer notar que el uso creciente de la computadora no ha disminuido el papel del contador; més bien, ha contribuido a la acentuscién de la tendencia hacia sistemas contables més completos y formales. Par eso, el desarrollo de la tecnolo- gia informética ha trafdo consigo una mejora en la calidad de la informacion ‘sada para tomar decisiones y ha contribuido a la reduccion del personal de oficins. En este texto se hace énfasis en los conceptos que llevan a desarrollar un sistema contable, formal e integral, sobre la base de un sistema manual. Cualquier sistema manual se puede automatizar. EJERCICIO: 1, En Jas péginas anteriores se explica la diferencia entre los dos sisternas de contabilidad, el uno formal y el otro informal. Describa brevemente las caracteristicas de ambos: a. Sistema Formal: 2, En las paginas anteriores se discuten e ilustran dos sistemas: uno parcial y el otro integral, Describa, en forma sencilla, las caracteristicas de am- bos: a. Sistema Integral:3. En las paginas anteriores se analizan las diferencias entre los dos siste- mas contables, ol uno manual y el otro mecanizado. Describa brevemen- te cada uno de ellos en el espacio que se ofrece a continuaciSn: a. Sistema de Contabilidad Manual: bb, Sistema de Contabilidad Mecanizeda: RESPUESTA: a. Sistema Formal: conlleva el uso de un manual de contabilided el cual incluye Ja identidad de las cuentas que se usan para registrar los datos, bbasicos y el sistema en uso para acumular informacién financiera. 1b. Sistema Informal: No existen instruccionos escritas. Dependo del grado de experiencia de los empleados y de la supervision directa del trabajo, 2a, Sistema Integral: Cuando se mantienen registrados todos los datos y se obtienen los estados financieros clasificados. 2b. Sistema Parcial: Se registran datos de algunas actividades para cum- plir con las disposiciones legales. 8a, Contabilidad Manual: Se registran a mano las operaciones mercanti- les en los libros de Diario, Mayor y demés libros auxiliares que se estiman necesarios. 8b. Contabilidad Mecanizada: Se registran de una sola vez a través de las méquinas de contabilidad, las cuales clasifican, caloulan, resumen y listan las operaciones de la erapresa.9.8.4, Bases para la integracién de un sisterva de informacién Las cuatro etapas bésicas pam la integracién de un sistema de informacion son: 8) Definicién de las necesidades de informacién 1b) Disefio del eistema Banco de datos Equipo humano Equipo de registrar ¢) Definicién y/o produccién del sistema 4) Implantocion y Operacién El disefio de un sistema de informacién dobe partir de una definicién precisa de las necesidades de los diferentes usuarios, cuidando que se satisfagn tanto a los, niveles superiores como a los intermedios, es decir, a todos aquellos que partici pan en la toma de decisiones. Por tal razén una integracién adecuada del sistema, deberé considerar los objetivos y funciones de cada puesto de la omanizacion. ‘Al plancar un sistema de informacién, deben decidirse la magnitud y comple- jidad que tendré el mismo, consistente en un agregado de operaciones bisicas que permite tomar decisiones elementales, hasta llegar al sistema totalmente integrado, que proporciona tanto ia informacion primaria come 1a elaborada y que engloba ‘Jos modelos de decisiones rutinarias, Al tomar tal decisién, deben considerarse los recursos disponibles, el tipo ¥ nivel de la administraci6n, las limitaciones de indole politica de la organizacion que se trata, cuidando qué cantidad y grado de elaboracién de Ia informacion contenida estén en correspondencia con la complejidad e importancia de los pro- blemas, y, sobre todo, con el costo del sistema. La etapa de procesamiento del sistema de informacion, funciona desde que se tienen los datos originales, hasta que se presentan los informes para usazios en la formulacién de decisiones. Las fases de esta etapa son: Registro de los datos en los documentos de la empresa. A veces se registran en documentos y simulténeamente se introducen en aparatos electronicos de comunicacién, clasificacién y almacenaje, Comunicacién o Transmision de datos de los sitios en que se registraron pri- meramente, a un lugar central. Esto puede hacerse trasladando documentos o da- tos en forma condensada en tarjetas perforadas o en cintas magnéticas, en discos, ete, Clasificacién de datos en clases predeterminadas, segiin sean los tipos de in- formacién que han de crearse, Resiimenes de datos totalizados en clases y grupos de éstas. Acumulacién de datos por clases, como preliminar para usarlos en la prepa récién de los informes finaneieros. Presentacion’ de los informes en forma de estados financieros estandar ¢ informes especiales,La planeacién, disefio, prueba e implantacién de un sistema de informacién deben basarse en criterios econémicos, ya que ol costo de la informacion es un factor importante que debe compensar su valor. La implantaci6n del sistema de informacién so hace gradualmente a partir de un sistema modular, de manera que el médulo inicial pueda ser ampliado y sofisticado hasta legar al modelo total planeado. EJERCICIO Los datos se registran normalmente en los documentos de las empresas, pero esto puede hacerse por medio de méquinas, tales como las cajas ‘registradoras, talonarios de venta, etc. Los datos pueden procesarse escri- biéndolos en clases, resumiéndolos y formulando manuaimente los infor. mes. Igualmente, las computadoras pueden procesar los datos manipulado- res de acuerdo a instrucciones programadas. Independientemente de los métodos que se usen, {Cuéles son las etapas que intervienen en el procesa- miento de datos, para que puedan presentarse los estados financieros? 3.4, La contabilidad como base para la toma de decisiones En el mundo capitalista, el principal propdsito de la actividad empresarial es obtener ganancias, La empresa, no importa el tamafio, combina recursos fisicos y talentos individuales para proporeionar un producto o servicio para los miem- bros de Ia sociedad. Los recursos recibidos por la firma, provenientes de la venta de sus productos o prestacién de los servicios, deben ser mayores que el capital y el trabajo consumidos en producir el producto o servicio. Para alcanzar este resultado los administradores de empresa tienen como res Ponsabilidad lograr la Sptima utilizecién de los recursos puestos a su disposicién. La importancia primordial de la decision de las actividades cotidianas de ca- deter administrative queda manifiesta en la frase “Ia facultad de tomar decisiones es Ia facultad de adiministrar”. 46‘Tradicionalmente, el proceso de decisién se basaba solo en la intuicién, experiencia y conocimientos de los hechos por parle del administrador. La com plejidad de los problemas actuales ha modificado sensiblemente tal prictica al dar un valor relevante a la informacion, al andlisis de la misma y al exigir bases metodologicas en dicho proceso. Existen dos tipos principales de decisiones relativas a la informacion contable: a) Decisiones de los usuarios b) Decisiones contables Las decisiones de Jos usuarios implican la eleccién de un procedimiento entre varias alternativas con base parcial o principal en la informacisn contable. Las decisiones contables se refieren a la recopilaci6n, la valoracion, la sinte- sis y el andlisis de los datos financieros para presentarlos en la forma que sea mas ‘itil a los fines de Ja toma de decisiones en beneficio de la empresa. La mayorfa de las decisiones de los usuarios que tengan repercusiones finan- cieras, pueden enfocarse de la forma siguiente: 1. Definir el problema 2, Identificar los posibles procedimientos a seguir 8, Escoger las alternativas més légicas 4, Analizar las alternativas més logicas expresindolas en cifras 5, Elegir las altemnativas mejores, investigar los factores relacionados con ellas y que no pueden expresarse en cifras 6. Elegir él procedimiento mejor. Las decisiones contables referentes a los estados financieros generales del negocio, se toman en dos niveles: 1, Las relacionadas sobre cules reglas de orden general (principios) deben seguitse para valorer y medir la informacion financier. 2, Aquellas relacionadas sobre cudles son los métodos que deben emplearse para adapter los principios contables a los negocios de'la entidad en par- ticular. La responsabilidad que implica la exposicién y la interpretacién de los in- formes financieros, para tomar decisiones, es lo que hace interesante la profesion contable y lo que la pone a prueba. Para decidir cudles son los factores y oGmo se Jes deben valorar, el contador necesita percatarse del problema que implica la decision y los objetivos de quien los toma, Quien toma las decisiones en la empre- sa debe también saber algo de contabilidad para que pueda entender la informa- cid que se leda, Sin embargo, los contadores lo que haven es proporcionar los da- tos pertinentes y tomar parte con cardcter de asesores, mostrando las alternativas. 3.4.1. Decisiones basadas en informes internos La administracion de cualquier organizacién, sea cual fuere su meta de ganan- clas, debe proporcionar la informacién adecuada a fin de tomar decisiones relacio- nadas con los objetivos de la organizacion. La administracion debe recibir infor macién actualizada y oportuna referente a la posicidn de la empresa y acerca de atlas operaciones realizadas; ademés, debe poseer una base para decidir lo que ha de hacerse en el futuro. Para saber hacia donde se dirige la empresa, la administracién debe saber ol jugar en el que ha estado, Las decisiones de la gerencia exigen que se tengan informes para hacer frente a las decisiones semejantes a éstas: 2H obtenido la empresa las utilidades que esperdbamos? 4Qué productos tienen mayor margen de utilidad? 4Qué combinacién ordenada de productos rendind una produccién mis ficiente y econdmica? ‘Qué cambios en el personal deberin hacerse? ~Qué tipo de personas debemos contratar? Son satisfactorios los resultados de la actuacién administrative? Qué aspectos de las operaciones requieren atencién especial? Estos son algunos de los ejemplos, los cuales sélo dan una idea de cémo se puede usar la informacién financiera para ayudar a la administracion a emplear sabiamente sus recursos. Hay decisiones que se pueden tomar complementando la informacién financiera con los datos no financieros, por ejemplo: los informes contables indican que una planta no contribuye positivamente a lzs operaciones financieras de la firma. Al constatar esto, la administracion debe decidir si las ventajas que se obtienen cerrando la planta valdrén la pena, en comparacién con os problemas laborales, las repercusiones en la comunidad y el deterioro de la imagen de la empresa que se deriven de tal decision. 3.4.2, Decisiones basadas on informes externos Ademés de Ia informacién financiora para tomar decisiones intemmas, pue- de que una firma informe extemamente sobre la eficioncia de su administracion para usar o proteger los recursos de la organizacién. La informacién financiera externa indica a personas ajenas a la empresa como ésta ha sido administrada, Individuos y organizaciones tienden a orientarse con los informes extemos de una firma para decidir sobre sus inversiones. Los invorsionistas, propietarios ¥ gerentes de emprosa, tienen que decidir en favor de la opcidn preferida que me- Jor satisfaga sus metas y estas decisiones sitven de base de actuacién. Por ejemplo, el inversionista puede que tenga que de Qué tasa de rendimiento deseo sobre mi inversi6n? Qué grado de riesgo (pérdidas) estoy en capacidad de afrontar? Qué grado de liquidez os nocosario o convenionte? Qué tipo de inversién se amoldaré a mis necesidades? La importancia de la informacién financiera extoma para la distribucién de fondos se muestra en los siguientes ejemplos, basados en los informes extemos de una organizacion: 48~ Un proveedor de mercancias decide si concede crédito y el monto de est crédito, — Un banco o entidad financiera decide si adelanta 0 no fondos para proyec- ‘tos futuros o en marcha. —Un duefio decide si debe o no continuar, aumentar o no su inversién en la compaiiia. Los informes extemos aunque se destinan a personas ajenas a la empresa, también se usan para tomar decisiones en le administracién de la empresa. EJERCICIO Observe la diferencia entre informacién financiera interna y externa y exponga la descripcién apropiada: 1, Los directores de empresas necesitan informacién financiera que les ayude a tomar decisiones acerca del uso de los recursos de las mismas. De acuerdo con el texto, este género de informacién se denomina informacion financiera . 7 ‘También los inversionistas, acreedores y otras personas ajenas al comer- cio 1a necesitan pera tomar decisiones en lo tocanta a sus intereses en la firma, De acuerdo con el texto, erteginero de informacion se denomina informacion financiera . Aplique estos principios a la comunicacién de informecién financiera, hecha por una empresa, y marque una sefial en Ia casilla apropiada para in- dicar, en cada caso, si la decision se basa en informacion externa o interna, 8. Para estimar futuras actividades comerciales, la informacién financiera se comunica por medio de un presupuesto. Este informa a la direccién de la empresa lo que podra esperarse en el futuro: Gi informacion finaneiera interna D informacién financiera externa 4, En base a la informaci6n financiera, un proveedor de mercancias puede decidir si le conviene ono aprobar ventas a crédito y, al misao tiempo, determinar el monto total del mismo. O informacién finenciera interna Ci informacién financiera externa 5. La informacion financiera permite a un banco o institucién erediticia decidir si deberd 0 no anticipar fondos para proyectos existentes 0 pro- puestos i informaci6n financiera interna C informaci6n financiera externa6, La informacién financiers indica a la direccién de la empresa si se re- quieren o no nuevas instalaciones y equipos. Oi informacion financier interna O informacién financiera externa 2. Externa 8. Informacién financiera interna 4, Informacion financiera externa 5. Informacién financiera externa 6. informaci6n financiera interna 4, PRINCIPIOS CONTABLES ‘Se entiende por Principios de Contabilidad el conjunto de normas 0 propo- siciones de cardcter general que, como conceptos aceptados, sirven para unifor- mar criterios en materia de evaluacién y exposicién de los hechos o fenémenos patrimoniales y su interpretacion. Imaginémonos el caos que representarfa si, por ejemplo, a) registrar en los bros de la empresa In adquisicién de un edificio, lo snotdramos pot el valor en que pensamos venderlo, mientras que otro comerciante al adquirir un apartamen- to lo registrara por el precio que pagé de inicial; o reflejaran como ventas solamen- ‘te aquellas que hicieron de contado, cuando el resto de empresas registran las ven- ‘tas totales en sus libros. Es por eso que los Principios de Contabilidad tratan de uniformar criterias ¥, con base a la aceptacion general, han creado una serie de notmas que tionden 8 reducir las alternativas posibles en la interpretacién de un hecho financiero. Los Principios de Contabilidad se asocian a témminos tales como conceptos, conven clones y normas. Es importante tener en cuenta que son producto del hombre a diferencia de las leyes naturales. Los Principios Contables estén evolucionando constantemente y sufren la influencia de muchos factores: Las précticas mercantiles, la Legislacion y regla- mentacién gubernamental, las opiniones y actos de los accionistas, de los acreedo- res y el razonamiento logico de los contadores. 50El conjunto total de dicha influencia halla su expresién en Ia teoria contable, ciertas teorfas son rechazadas, otras aceptadas. La aceptacion general de una teo- rfa contable es esencial para llevarla al cardicter normativo de un principio de con- tabllidad. Para ser aceptado, debe haberse determinado que es variable, practica- ble y de utilidad general. El principal objeto de la teorfa contable es formular un convenio comin sobre los asuntos contables y reducir el area de las alternativas, 4.1. Hipétesis del Negocio en Marcha Al hacerse valorsciones contables se supone que Ia empresa tiene una dura- clén indefinida a menos que exista una informacién fidedigna en contrario, 0 se trata de asociaciones de tiempo limitado. El supuesto de que la duracion de las empresas es indefinido, se conoce como el concepto de “negocio en marcha” y permite que las valoraciones conta- bles se efectuen a largo plazo. Un enforque distinto serfa tratar de modir los recursos de la empresa como si fueran a venderse en el momento a precio de liquidacién (o sea su valor a corto plazo): En Ia mayorfa de los casos, esta informacion no os 1a apropiada para los ‘usuarios de los estados financleros. La empresa no tiene la intencion de vender su ‘maquinaria, instalaciones y equipos de oficina sino do utilizarlos para efectuar sus, ‘transacciones firrancieras. Si un negocio esté en proceso de quiobra y su activo se ve sujeto a una venta forzada, el método contable ordinario, aunque aceptado para una emprosa on marcha, a menudo daria lugar a informacién financlera ina Gecuada. Por ejemplo: en contabilidad se acostumbra mostrar al costo el edificio empleado para lios fines de explotacién del nogocio, siempre y cuando el negocio esté on marchi y se tenga la intencién de continuar utilizando dicha propiedad en 1a explotacién «ie ese negocio, ya que su valor actual en el mercado no es de par- ‘ticular importaacia; pero para un negocio que se esti liquidando, y se venden sus activos para pagar a sus acreedores, el costo original del edificio no representa su valor de realizacién ya que por Ia situacién en que se encuentra el negocio éste deberd ser vensdido « Ia mayor brevedad posible a fin de poder pagar a sus acree- dores y liquida r cuanto antes la empresa. ‘Como po demos observar el edificio presenta dos valores: ) Uno c undo la empresa esta en marcha (largo plazo) b) Otro cumndo la empresa esti en vias de liquidacién (corto plezo). La hipé stesis del negocio en marcha es una de las bases sobre las cuales se han desarrollado y tienen aplicacién los principios contables. 4.2. Hipdtes is de Ia estabilidad monetaria En el procedimiento usado por los contadores para valorar y manifestar las ‘operacioner de un negocio, estd implicito el supuesto de que la unidad monetaria tiene la mis ma significacion en una fecha que en otra. En 610cas de relativa estabilidad de los indices generales de precios, esta suposicion rinde resultados razonablemente fidedignos, pero también es cierto que ‘en otros p eriodos e! poder adquisitivo de la moneda ha cambiado sensiblemente. En efecto., ello ha ocurrido a partir de la segunda guerra mundial, pues ha declina- do el pod er adquisitivo de algunas monedas, con el resultado de que ha aumenta- do el niin sero de les mismas que se requieran para comprar determinada cantidad de bienet; y servicios. En otras palabras: ha subido el nivel de los precios, o sea, que ha c: unbiado el valor o tamafio de esas monedas como unidad de medida. No obstante, , en Contabilidad se ha hecho abstraccién de esta situacién y el valor de 51Joa bienes se ha mantenido registrado en los libros a su precio original, ya que se hha considerado que es preferible mantener el riesgo de esta situacin antes que dejar a la interpretacién subjetiva de cada quien, el ajuste de los valores corres- Pondientes. En algunos paises, sin embargo, ha sido imposible mantener vigente esta hipétesis, debido a la constante devaluacion de au signo monetario y la pérdi- da notable de su valor adquisitivo, lo cual ha originado la necesidad de reajustar os valores de los bienes, a fin de que éstos se adectien a la situacién real. El objeto material de Ia contabilidad lo constituyen las operaciones y tran- saeciones que pueden expresarse en dinero. Por ejemplo, es itil informar que una ‘empresa posee terrenos por Bs. 700.000,00 que existen en Almacén mercancias por un valor de Bs. 900.00,00 La inflacién en los diltimos afios ha ido agravando las distorsiones de los in- formes contables, reduciendo mi utilidad. A pesar de ello, no se ha legado a un ‘concenso general para solucionar satisfactoriamente este problema. 4.3. Hipétesis de la unidad operativa El contador debe tener cuidado de informar solamente sobre los datos a que se rofiere el patrimonio de la empresa. Las operaciones personales y familiares de Jos propietarios, no tiene que figurar en los informes financieros de la empresa. La contabilidad considera Ia empresa como una entidad separada de sus Propietarios, empleados, acreedores, etc. Asi pues, las propiedades que anterior mente pertenecfan a uno de los propietarios en su cardcter individual, pero que actualmente estin destinados a usos del negocio, se consideran propiedad de éste -y los duefios de la empresa las reciben en calidad de inversi ‘Toda ompresa debe levar registros contables independientemente de los de sus propietarios, por ejemplo, el automovil personal del propietario de un nego- cio, 0 el del presidente de una gran empresa, no deben incluirse entre los bienes de la ontidad, ni manejarse como gatos del negocio, la gasolina, accite, reparacio- nea, etc., que utilice el veh{culo, pues ello deforma la informacién mostrada en los estados financieros acerca de la posicin econémica de la empresa. 4,4. Prineipios de Objetividad Los cambios que se suceden en el proceso de registro de las operaciones de- ‘ben basarse en pruebas suficientes. El registro de las operaciones basado en la imaginacién no serfan tolerados por un contador. De igual modo, un asiento en el que se elevara el valor de un activo tan sélo porque la gerencia considera u opi- na que el sctivo en cuestion vale mis ahora que cuando fue adquitido, no ¢ aceptable para un contador. Debe haber suficiente apoyo objetivo para que los importes del activo, el pasivo y el capital se registren en las cuentas y se muestren en los estados financieros. Por ejemplo, un contador para saber si un asiento ha sido hecho correcta: mente se basa en facturas de venta, cheques pagados, precios de mercado, ete. En contabilidad se estima que si dos partes —comprador y vendedor— convinieron en transmitir la propiedad de un bien en un precio determinado, este precio constitu- ye elemento subjetivo suficiente para considerarlo como la medida del valor de ese bien y en esa forma se refleja en los libros y estados financieros. En el caso de que un bien entre en el patrimonio de una persona por dona- cién, herencia o legado, ol valor del mismo deberd ser determinado por peritos, quienes utilizarén los métodos de valoracién usuales, tales como valor de bienes «i- milares, rentabilidad del mismo, que si bien, es una forma eubjetiva de estimacion, seréi la més apropiada. 524.5, Principio de Conservatismo Cuando bay gran incertidumbre acorea de los sucesos futuros, 1a costumbre comin en los negocios es mantener una actitud conservadora. En estos momentos el contador, frecuentemente, debera escoger el método o las medidas que mues- tren las utilidades 0 el activo més reducido y el pasivo (deudas) més elevado. La meta de la contabilidad debe ser la de proporcionar informaci6n exacta y no la ‘errénea y disfrazada, es decir de enfoque conservador. Este principio se aplica perticularmente cuando intervienen cuestiones de opi- nién o estimacion, y los contadores consideran que es preferible, en casos de duda, no reflejar beneficios hasta que éstos se hayan realizado, esto es, subvaluarlos. La doctrina conservadora ha encontrado su expresién en el principio frecuentemente repetido de ignorar los beneficios no realizados y considera todas las poribles rant El conservatismo en el balance leg una vez a ser considerado como al prin- cipio de contabilidad por excelencia; pero existe una creciente tendencia a dudar de que: a) el conservatismo en el balance pesa més que todas las consideraciones; 'b) un balance conservador es un buen balance para todos los propésitos, y c) el conservatismo en el balance da lugar automaticamente a una adecuada exposicién de las operaciones. Los contadores hoy en dia consideran de que el apage ala doc- ‘trina del conservatismo en el balance puede dar lugar a ostados de ganancias y pérdidas que sean: a) Incorrectos b) Nada conservadores Incorrectos: Puede ser conservador, desde el punto de vista del balance, considerar que ‘todas las erogaciones son gastos que mas bien deben ser una cuenta de activo fijo, asi la utilidad neta se falsea, como ejemplo de esto podemos citar una reparacion mayor de una maquinaria que le prolongaré la vida fitil. No es légico que toda la erogacién debe ser considerada como gastos pues la maquina continuaré prestan- do servicios. ‘Nada conservadores: For ejemplo, supongamos que un activo, tiene una vida itil de 5 afios y por sugerencias de Ia alta gerencia se decide darle una vida “itil de 2 afios. ¢Qué sucede entonces? que los perfodos en que se contindan usando el activo se ve li- berado de depreciecién, los beneficios de esos perfodos se inflan y el estado de ganancias y pérdidas deja de ser conservador. El conservatismo deja de ser ‘itil si como consecuencia de él, los balances y los estados de ganancias y pérdidas no presentan razonablemente la situaci6n fi- nanciera y los resultados de las operaciones. 4.6. Principio de la consistencis, Los usos de los informes contables requieren que se sigan procedimientos de cuantificacién que permanezcan en el tiempo. Cuando haya un cambio que afecte In compatabilidad de los resultados es necesario hacer clara advertencia en Ia informacion que se presente, indicando el efecto que dicho cambio produce en 1s cifras eontables,En el trabajo do registro y en los informes en general, es importante mante- ner consistencia 0 estabilided en los valores y clasificaciones de los informes. Esto fecilita la comparacién entre los informes de fechas diferentes de una entidad. La consistencia no excluye los cambios en métodos para valorar o clasificar sil resultado ha de mejorar la contabilidad, Por ejemplo: existen varios métodos para calcular la depreciacién periédica. El contador debe procurar aplicar el método que mejor se adapte a cada caso en. particular, y es de gran importancia que el método escogido so aplique consisten- ‘temente aiio tras afio, pues ai el método continuamente se cambia para la contabi- izacion de clertos gastos, cada método sisladamente podria ser aceptable; pero los sucesivos estados financieros periédicos no serfan comparables. El principio de consistencia implica que una vez que la entidad econémica ha adoptado un méto- do para asentar sus operaciones, debe conservarlo en el presente y futuros ejerci- cios, de allf que este principio es la forma abstracta que se debe seguir para que los. resultados obtenides en un perfodo muestren efectivamente lo logrado y que ademés permitan las comparaciones hechas sobre datos semojantes, 4.1. Principio de la aplicacién en el tiempo. ‘La existencia continua de la empresa y Ia dificultad de dividir los eventos econémicos, aunado a la necesidad de conocer los resultados de las operaciones y la situacién econdmica de Ja empresa, obligan « dividir la vida de ella en periods artificiales (normalmente doce (12) meses). Las operaciones y cuentas, asf como sus efectos derivados susceptibles de ser cuantificados, se identifican con el perfodo en que ocurren; por tanto, cual- quier informacién contable debe indicar claramente el perfodo a que se refiere. En la préctica, todas las empresas determinan sus resultados por lo menos una vez al afio, El perfodo para el cual se hacen los Estados Financieros se llama ejercicio econémico 0 ejercicio contable. Un ejemplo seria el que comienza el ‘T? de junio de 1980 y finaliza el 30 de mayo de 1981. ‘Las operaciones de la empresa so realizan sobre bases permanentes, no se detienen al final de cada afio o de cada semestre, sin embargo para que la informa- ccidn acerca de las operaciones de In empresa puedan compararse con las anteriores de ella misma y con las de otras, ha sido muy dtil establecer que la norma de las ‘operaciones se separen en fragmentos de tiempo y de que se manifieste la informa- cién en segmentos uniformes de tiempo o ejercicios contables. La repercusion de este concepto puede captarse en la forma de aplicer las primas de seguro a los perfodos de tiempo que esté vigente la péliza. La parte de la prima aplicable al seguro corresponde a un periodo fiscal (0 sea la que se “consume” durante el perfodo). El importe aplicable a perfodos futuros sigue siendo un activo cuyos cambios por agotamiento futuro, seguirin siendo mostra- dos en futuros parfodos. Los ingresos y los gastos deben reflejarse en el periodo al cual corresponden, independientemente de la fecha de cobro o pago de los mismos, o ser distribuidos en varios perfodos, cuando no se agoten en uno solo. En Jas empresas de ventas al detal, al mayor o manufactureras, el momento de la venta se considera generalmente como el punto en que se devenga el ingreso, Porque es ol momento en que se leva a cabo una conversion —el cambio de un activo por otzo- y In conversin se considera como prueba de realizacién y ade- més es el punto en que el importe del ingreso, en el caso normal, es objetivamente doterminahle basindose en el precio de vents. 54En las empresas de servicio, el ingreso se devenga cuando se realizan los ser- vicios. En elgunos casos cuando la prestacin de servicios se prolonga por un periodo relativamente largoy abarca mas de un perfodo contable, pueden emplear- se ostimaciones para registrar y presentar el ingreso dentro del perfodo en que se ejecuta el trabajo, EJERCICIO 1. Usted es el contador de una Institucién que finaliza sus actividades el aiio proximo y por lo tanto entrar en el proceso de liquidacién. Ante estas perspectivas, el enfoque para medir los recursos de la empresa y mostrar los resultados, deben enmarcarse dentro del eriterio de valora- cién de bienes a corto plazo. Por estas circunstancias, en la contabilidad aplica io que se denomina, — Principio de Objetividad — Hipétesis del Negocio en Marcha — Principio de Consistencia — Principio de Aplicacién del Tiempo 2, Hace tres afios usted habita en una residencia que heredé de un pariente difunto, y ha decidido convertirla parcialmente on oficina donde pro- yecta ejercer su profesion de contador. En sus registros contables, muestra por separado su actividad como profesional de su vida familiar, En este aso, usted esté aplicando un criterio que en contabilidad se conoce como: ~ Prineipio de Conservatismo — Hipétesis del Negocio en Marcha — Hipétesis de le Unidad Operativa — Principio de Estabilidad Monetaria RESPUESTA — Hipétesis del Negocio en Marcha — Hipétesis de la Unidad Operativa1. Anote F o V en la linea, segin sea la afirmacion FALSA 0 VERDADERA. ——— 4. El propésito de la Contabilidad es producir informacion para la toma de decisiones, ——— }. Es funeién de la Contabilidad, captar, registrar y comunicar datos finan- cieros y econémicos. ¢. Un propésito de la contabilidad es informar a los trabajadores de lo que ocurre en la emprosa. ———-th, Los documentos en los que se asienta la informacion contable son los Presupuestos. ——— 4. La necesidad de proveer informacién es exclusiva del proceso contable. —— ©. Todo sistema es una agrupacién de cosas que se relacionan funcional - mente entre si, ——— 1. La toma de decisiones no implica la evaluacién de las consecuenciss. ——— 6 Los documentos en los que se asienta la informacin son los Estados Financieros, ——— h. Los principios contables son estéticos. -—— i. No apticar una politica “‘conservadora” hace que los actives aparezcan sobrevaluados. ——— i. La contabilidad es la produccién de informacién, —— k. la contabilidad mide y comunica informacién econémica y financiera. ——— |. La contabilidad no se besa en teoria y por lo tanto no tiene estructura. ——- Il. El proceso, consiste en extraer datos de sus fuentes de origen. ——®. Comparar datos es clasificarlos en un orden secuencial predeterminado y combinar datos similares para confrontarlos. n. La Recoleccién y Tabulacién consisteen obtener, verificar, registrar y clasificar inform: —— fi, La Distzibucién de datos elaborados a quienes la necesitan se lama in- formacion. 9. La inflacién no afecta los resultados que muestran los estados financie- ros, ‘p. Todo sistema contable manual puede ser automatizado. 4. La.contabilidad debe mostrar las actividades de la empresa junto con las de sus propietarios. 62. La sefiora Claudia Salvatierra busca efectuar una inversién en la rama indus- trial de textiles, ya que casi todas las empresas de este tipo yozan de buen funcionamiento y posson sélida posicién financier; lo primero que busca en su inversion es capacidad lucrativa. 4Qué informes financioros le conviene usar como fuente principal de las Utilidades de las compaiife 2Qué informe le ilustraré acorca de si las compafifas tienen dificultades para obtener fondos suficientes para sus operaciones y poder pagar sus gastos de coperacién? 8. El licenciado David Lobo, Contador Piblico, se le ha encomendado un pro- yecto de implantacién de un sistema de contabilidad para los Almacenes ‘Mindy. Este negocio vende ortefactos del hogar. ;Qué etapas debe cubrir ‘el licenciado David Lobo para establecer el sistema de contabilidad?4a, 4. 38 1a planta de la Concretera Mamera, C.A. esta situada en La Guaira, Depar- tamento Libertador del Distrito Federal, con centros de distribucisn en las ciudades de Valencia, Cumand y San José de Costa Rica. Con el fin de aumentar las ventas, decidié abrir un centro de distribucién en Coro y otro en Bogoté. As{ como sgregar otra linea de venta formada por tubos de concreto. 4A qué medio ambiente corresponden las actividades de la empresa? En el edificio donde se encuentra la oficina principal de la Concretera Mame- ma, C.A., también esté Ia habitacin del presidente de la empresa, sefior Eduardo Millén, cuyo bisabuelo fundé tanto la concretera como et pueblo de Araira, El sefior Eduardo Millan, quien os también Profecto de Araire, paga todas las cuentas de la empresa, las personales y las municipales de Ia misma cuenta corriente. Usted considera que el sefior Millén ha violado algin principio contable? Cuando el sefior Eduardo Millén recibe una factura de algin proveedor o empleado, hace el cheque por la cantidad requerida, marca In factura como pagada y la coloca en una carpeta que contiene todos los recibos del afio. Para determinar las ganancias obtenidas én un afio dado, el sefior Millin se limita a rostar del balance de la chequera de principio de afio el balance de fin de afio. Si la cantidad es positiva la compafifa obtuvo ganancia. Si la diferencia es negativa la empresa ha sufrido pérdidas. 2El sistema de contabilidad utilizado por el sefior Millin puede considerarse ‘como un sistema formal e integral?4d. Recientemente el sefior Eduardo Millan se dio cuenta que las ganancias no se mantenian estables debido a la inflacién, por lo que decidié solicitar un prés- ‘tamo bancario, a fin de tener un mejor financiamiento de sus actividades, EL Banco Nacional al cual solicit el préstamo a largo plazo, rechaz6 los re- caudos enviados por el sefior Millén para apoyar su solicitud, alegndo que Ja contabilidad de su carpeta y del sistema de choquera, no les proporciona informacién adecuada para determinar si estd la empresa en capacidad de reembolear dicho préstamo. El Banco Nacional ha acordado, sin embargo, reconsiderar la solicitud del préstamo de la compafifa si ésta presenta los Estados Financieros completos, auditedos y firmados por un contador patlico. 4Cuiles son los Estados Financieros que solicita la entidad bancaria?3. ‘Utilizar los informes financieros lamados Balance General, Estado de Péndidas y Ganancias y Estado de Origen y Aplicacién de Fondos, los cuales contienen informaciones esténdard que bastan para obtener casi todas las deci- siones que toman los inversionistas, puesto que brindan informacién general que no se limita a ninguna decisién especffica, podrian considerarse estos estados como “‘modelos generales de informacién”. Definicién de las necesidades de informacion Banco de datos Diseiio del sistema Equipo humano Equipo de registro Definicién det sistema Implantacién y Operacién a) Medio Nacional e Internacional 1b) Violacién de 1a hipétesis de unidad operativa, ya que la existencia de tres entidades requiere el uso de tres sistemas contables separados. ¢) El método det sefior Millén no reviste las caracteristicas de un sistema con- table formal e integral, ya que no proporciona informacién acerca de la cambiante’ posicion financiera, de los ingresos, los gastos y utilidades duranée un perfodo determinado. El sistema contable de esta empresa no es adecuado y debe implantarse ‘uno que permita obtener informaciones para la toma de decisiones. 4) El Banco Nacional le pidié a la empresa, que le presente el Balance Gene- mil, Estado de Ganancias y Pérdidas, Estado de Origen y Aplicacion de Fondos. Estos informes deben estar certificados por un contador piblico a fin de que verifique la imparcialidad de éstos y si han sido preparados de acuerdo a los principios generalmente ageptados en la contabilidad.EL CONTADOR Y LA TRANSACCION COMERCIAL La Unidad IL le ha proporcionado a usted una vision de la Contabilidad como disciptina y como profesién introduciéndolo en el conocimiento de los términos y conceptos claves a través de una descripcién bisica de la Contabilidad. ‘Teniendo una idea de lo que es la Contabilidad, usted puede comenzar a en- tender lo que hace un contador, cual es su campo de acelén, qué son Jas tmansac- clones comerciales y la documentacién utilizada en las transacciones comerciales. A tal efecto, esta unidad ha sido dividida en dos partes: ‘La primera parte donde trataremos lo correspondiente al ejercicio de la profesion de contador la cual cubre cuatro dreas bien definidas que usted reconoceré en sus detalles al estudiar las paginas correspondientes. Estas areas fea La Contabilidad Privada La Contabilidad Publica La Contabilidad Gubernamental La Docencia En Ia segunda parte trataremos lo referente a Ins transacciones comerciales y deseribiremos 1a documentacién utilizada en cualquier transaccién. Por lo tanto, usted como estudiante debe, al finalizar la Unidad, estar en capacidad de recono- cer las freas en que se desempefia el contador y las transacciones comerciales que le hemos presentado como asimismo la documentacién mercantil en casos extrafdos de una realidad financiera, En la dltima parte sparecen los ejercicios pertinentesal tema que le permitirén a usted darse cuenta cabal de que ha sido posible cumplir con la tarea ya deserite, Antes de iniciar la lectura Ie recomendamos que vea el audiovisual: La Im- Portancia de la Contabitidad. A través de este audiovisual lograré una vision slobal de lo que significa el rol del contador en esta sociedad; luego podré usted completar los detalles con el estudio del material improso. 61INDICE Primera Parte 1, AREAS DE INCUMBENCIA DEL CONTADOR, 1.1. Contabilidad Privada ....... eeeeieetictsieeaietniect 1.2, Contaduria Piblica.......2.0seeseeee 2, CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL ..... 3. DOCENCIA . Pe aaeteeeat eg Segunda Parte 1. DEFINICION DE TRANSACCION COMERCIAL ... . .. Transaccién Comercial que genera ingresos. . . . , . Transacciones que generan gastos .....+.ss+seeeeeeseuee . Variaciones del Capital Contable ........-++eeseeee eens 2, DOCUMENTACION MERCANTIL. fie : 2.1, Necesidad de la Documentacin Mercantil ..........- 2.3. Clasificacion de Documentos .......++ AUTORVALUACION ......... Pig, nm a 2 3PRIMERA PARTE 1. Areas de incumbencia del contador Carecerfan de valor los acuerdos sobre los principios contables, si no existiese una forma de cerciorarse de la aplicacién de ellos en la elaboracién de los Estados Financieros. Los términos contador y contador piblico forman parte del vocabulario de ja mayoria de las personas, pero existe un error generalizedo sobre la naturaleza de su trabajo en cada uno. E} contador requiere poser amplios y s6lidos conoci- mientos acerca de cultura general, estadistica, econom{a, administracién de nego- cios y ademas conocimientos espocializados de contabilidad, aunados @ una amplia experiencia en el campo de la contabilidad. El término contador generalmente es utilivado nara desionar a las personas que tienen ponsabilidades >jecutiy as « jentos comple- tos de la teoria y Ja prictica de la contabuidaa. El trabajo profesional en la contabilidad abarca amplios sectores: — La Contabilidad Privada — La Contabilided Pablica — La Contabilidad Gubernamental — La Docencia 1. Contabilided Privada El contador privado o interno es un empleado de tina empresa, de una enti- dad no lucrativa, Asociacién o Fundacion en la que trabaja. En general, el trabajo del contador privado abarca responsabilidades que van desde Ia instalacion de un sistema de contabilidad, teneduria de libros, prepara- cién de informes financieros hasta contralor. El contralor es el funcionario eject- tivo principal, es el responsable del suministro a Ia gerencia de los datos para controlar las operaciones de! negocio y la de interpretar los resultados de dichas operaciones. Normalmente, el contralor tiene contadores como subalternos, quienes son responsables de que los datos contables se acumulen de acuerdo con el disefio del sistema, de ayudar a preparar los informes contables, de dar asesoria tributaria (aunque ésta se hace, casi siempre, con asesoria legal), de preparar presupuesto y de analizar e interpretar informes intenos y externos con el fin de ayudar a is gerencia en la toma de decisiones. La importancia del contralor se puede apreciar mejor examinando la rela- cién de la funcién contable y la de otras dentro de la empresa. El gréfico 1.9.1. demuestra esta relacién. Para que los administradores de las otras reas puedan tomar decisiones acertadas, deben posoer informacién contable. El grafico muestra a la contabilidad como el centro del cual Ja informacion financiera fluye a las otras éreas funcions- les. No deje que esto lo lleve a creer que la contabilidad es la funcién més impor- tante de la organizacién. Todas las funciones son necesarias a la suporvivencia de la empresa. Existen otras relaciones funcionales ademés de las que se muestran en el grifico. 63GRAFICO 1.3.1, RELACION DE LA CONTABILIDAD CON OTRAS FUNCIONES DE LA EMPRESA PERSONAL CONTABILIDAD /) PRODUCCION Por ejemplo, ventas y produccién deben estar estrechamente relacionadas. La idea es de que la gerencia debe tener informacién relevante y oportuna para to- mar decisiones. La responsabilidad del contralar es proporcionar dicha informacién. 1.2, Contaduria Pablica El trabajo profesional como contador ptiblico es quizés uno de los mis cono- cidos, consiste en el ejercicio de la contabilidad por contadores que ofrecen sus servicios al piiblico a cambio de honorarios. Los usuarios externos necesitan contar con un representante independiente que devongue ingresos de miltiples fuentes y que no se sienta comprometido con nadie a fin de que pueda certificar que: 4) Las cifras que representan la posicién econémica de la empresa y su renta- bilidad son reales y se han evaluado basindose en los principios aceptados de evaluacién. 'b)Que la empresa ha tomado medidas adecuadas de prevencién contra los desfalcos o fraudes. La importancia de la actividad de contador piblico, aumenta con el hecho de que précticamente todos los estatutos de las compafifas anénimas, exigen audi- torfas periédicas de las cuentas de la empresa, las cuales deben ser efectuadas por contadores piiblicos independientes. 1.2.1, Auditorfa Tradicionalmente gran parte del trabajo del contador piblico ha consistido en la realizacién de auditorfas, Se ha definido la Auditorfa como “la revision exploratoria hecha por un contadar piiblico de los fundamentos de control inter- gocios o de otra unidad relativa a la exactitud deEl contador piblico en el desempeiio de esta labor adquiere una obligacion respecto del piiblico y de su cliente. Como resultado de la revisién que ha hecho, ‘expresa una opinién acerca de los Estados Financieros, as{ como de los resultados de Jas operaciones de su cliente. Pero no certifica una exactitud del 100 por ciento de los registros y estados, ya que el auditor rara vez revisa todas las operaciones 0 verifica todos los activos; en lugar de esto, hace muestreos y mientras mayor con- fianza le merece ol sistema de control interno, menor es el muestreo que considera conveniente. Las grandes empresas también tienen auditores internos, quienes dependen directamente de la Gerencia (y no del contralor) y se aseguran de que los obje- tivos de la administracién, financieros y de otra naturaleza, sean llevados a cabo. Por ejemplo, un auditor intemo examina el trabajo realizado por los contadores subalternos del contralor, para ver si el trabajo esta bien hecho y de acuerdo a los procedimientos establecidos por la Gerencia. Adomés, tiene la responsabilidad de sugerir cmo mejorar la eficiencia de las operaciones. 1.2.2. Asesoria Gerencial La mayoris de los contadores piblicos proporcionan servicio de asesoria, Debido a la experiencia que obtiene en el trabajo de auditorfa de empresas en di- versos campos, el contador piiblico puede dar a sus clientes valiosos consejos sobre los diversos aspectos de sus negocios. La naturaleza de la asesoria varia segin la experiencia de Ia compafifa auditora y las necesidades de su cliente, Bjemplos de estos servicios son: el disefio e instalacion de sistemas contables, la formulacion do presupuestos, la evaluacién financiera de empresas para su fusién o para la compra de las mismas, el disefio de una fébrica, el control de los inventarios y el asesoramiento para la contratacién de personal Como se puede ver, muchos de estos servicios no estan ni siquiera indirecta- ‘mente relacionados con la contabilidad y es por lo que muchas firmas de auditoria emplean especialistas en otros campos, tales como ingenieros industriales, estadis- ticos, psicdlogos y especialistas en computacién, para ayudarles a dar algunos de estos servicios de asesoria. 1.2.3. Impuestos ‘Muchas veces se pregunta si esta aren os de la competencia del abogado 0 del contador; obviamente, todos los impuestos son producto de le ley. Sin embergo, para calcularlo es necesario usar la contabilidad. Es por esto por lo que el conta dor frecuentemente sirve como consejero de impusstos. Esta asesoria fiscal puede comprender la determinacién del importe del impuesto sobre la renta que debe pagar el cliente como resultado de sus operacio- nes basadas o bien puede ser la planeacién de los impuestos; 0 sea el arreglo de Jos asuntos de la empresa en forma tal, que apegindose ala Ley, reduzca al mini- mo el monto de los impuestos sobre la renta. 1.2.4, Servicios Contables Generales Aunque todas las compaiiias necesitan informacién financiera para poder tomar decisiones, algunas son demasiado pequefias para tener un contador a tiempo completo. Estaciones de servicio de gasolina y otros comercios pequefios acuden a un contador a tiempo convencional, para que les'ayude a llevar su con- tabilidad. Algunas oficinas de contabilided tienen divisiones para servir a los clientes pequefios. En estos casos un miembro de la compaiiia auditora realiza muchas de Jas funciones que corresponden al contador del cliente. Al trabajar con muchas 65‘compafifas pequefias el contader puede proporcionarles servicios y asesoria que ‘no hubieren podide lograr de otra manera. Otro campo en el que los contadores proporcionan servicios directos a sus clientes es en el érea de las computadoras. Teniendo un sistema de computacién centralizado, el contador permite a sus clientes servirse del procesamiento de da- tos y de una sofisticada tecnologia de sistemas que de otra forma no podria Justificarse econémicamente, Ultimamente ha habido un incremento répido tanto en la cantidad como en Ja Variedad de los servicios de asesoria que ofrecen los Contadores Piblicos dentro de diversos aspectos. 2. Contabilidad Gubernamental Los gobieros y sus dependencias, al igual que los negocios, necesitan cons- tantemente de buenos contadores para desarrollar y operar sus sistemas eontables. Las responsabilidades de los contadores que aqui prestan sus servicios como ejecutivos contables internos ocomo auditores se asemejan a las de los contadores Pablicos o privados. Cuando los propietarios del patrimonio son le Nacién, los Estados 0 los ‘Municipios, la Contabilidad difiere sensiblemente de la Contabilidad en las empre- ‘sas privadas. La Coniabilidad Gubemamental no protende registrar las transacciones efec- ‘tuadas para mostrar el resultado de tas operaciones y su influencia en el Patrimo- nio, sino que muestra la ejecucién de un presupuesto asignado a cada Unidad Gu- Dernamental. Toda transaccién debe mostrar la utilizacion de los recursos de ‘acuerdo a la asignacién presupuestaria contemplada en la Ley de Presupuosto co- rrespondiente. La Contabilidad Gubernamental tiene la obligacién de cefiirse exclusivamente a los instrumentos legales como son los presupuestos de ingresos y gastos, Leyes Orginicas de Hacienda y de la Contralorfa General de la Reptiblica. El contador que ejorza, sea piiblico, privado o del gobiemo, debe conservar una actitud imparcial y tener un criterio solido para decidir y justipreciar todo lo que debe rafiejarse en los Estados Contables. 8, Docencia Por alguna raz6n, casi toda discusion sobre la funcién del contador excluye Ja docente; no obstante, si no tuviéramos profesores de contabilidad nunca hebria suficientes contadores que proporcionaran la informacién financiera que In sociedad necesita. La ensefianza da la oportunidad de formar profesionales de una carrera de halagadoras perspectivas. Ademds de las recompensas socioeconé- micas que de ella se derivan, la ensefianza proporciona al profesor la oportunidad de hacer una importante contribueién al mundo en que vivimos. CONCLUSION La primera parte do esta unidad lo introdujo en el mundo de la contabilidad. Es de esperar que usted haya podido apreciar la necasidad que tione la sociedad de Gisponer de la informacion financiera adecuada y que haya adquirido conciencia de la importancia del contador para satisfacer esta necesidad. Los siguientes copitulos dan informacion detallada sobre los concepts, principios, procedimion- tos y los usos de 1a contabilidad. En este primer texto, si se sigue Ia secuencia ce las unidades, se estudia la informacién financiera externa y luego la interna, 66Finalmente, el texto concluye con una introduccién los procedimientos ‘usados para acumular Ia informacion requerida para la preparacion de los diferen- tes informes contables, EJERCICIO Ahora que ya usted se ha familiarizado con la informacion contenida en la primera parte de esta Unidad, conteste las siguientes preguntas que consti- tuyen un ejercicio para que usted afine sus conocimientos. En el supuesto caso que tenga dificultades, después de consultar la res- puesta, vuelva a leer las paginas. anteriores. 1. El contador privado trabeja con el sistema contable de una entided es- pecifica (de ordinario, una firma comercial) y sq responssbiliza de la en- trega, en su momento oportuno, de aquella informacién contable que le sea requerida para la tome de decisiones. Después de estudiar las paginas de oste texto, complete las frases y describa correctamente las funciones de la contabilidad privada. De ordinario, quien se encarga de la funcién contable de una firma es Dentro de una empresa, la persona que se responsabiliza del logro de los objetivos de la gerencia, financieros o de otro tipo, suele ser....-..--+ ++ 2, El contador obtione su cortificado profesional en instituciones oficiales © privadas. EI contador piiblico ofrece una diversidad de servicios con- tables: en funciones de auditor extemo da fe piblica de la razonsbili- dad de los estados financieros externos de un cliente, as{ como también de que éstos han sido preparados y presentados de acuerdo a los prin- cipios de contabilidad goneralmente aceptados. Las formas en que un contador pablico puede servir a sus clientes se examinan en las paginas de este texto. Exponga tres de dichas formas:RESPUESTA 1. Contador Contralor 2... Auditorfa bs, Servicios Contables Generales ©. Asesoria en Impuestos SEGUNDA PARTE 1, Definieién de Transaccién Comercial Las empresas de negocios son de muchas clases y abarcan gran variedad de transacciones. Algunas son comerciales dedicadas a comprar y vender mercancfas. En ellas se incluyen los mayoristas, detollistas, proveedores, industriales. Otras existen para proporcionar servicios por ejemplo, las peluquerfas, bancos, tintore- fas, oficinas de contadores piblicos, abogados, médicos, etc. Hay empresas manu- factureras que compran materiales y los modifican de slguna manera, antes de ofrecetlos a a venta, por ejemplo, carpinterias, fabricas de calzado, eto. El intercambio de bienes y servicios con valor econémico en las actividades ‘comerciales recibe el nombre de transaccién comercial. Las transacciones comerciales son de dos tipos, 2) Ias que generan ingresos yb) las que genetan egresos. 1.1, Transaccién Comercial que genera ingresos Los ingresos son el resultado de Ias transacciones en las cuales, quien recibe 1 ingreso, vende servicios o bienes, en efectivo, promesas de pago, otros bienes © alguna combinacion de los mismos,'a los compradores o clientes extrafios al negocid. Ejemplo, el médico refteja el volumen de sus transacciones por medio de los honorarios obtonidos. Un hotel percibe ingresos por el alquiler de sus habitaciones y ademés puede aumentarlos por el servicio de restaurant, venta de regalos, servicios de bar, lavado de ropa, ete, 1.2. Transacciones que generan gastos Los gastos pueden definirse como una parte del costo que se ha consumido durante el perfodo contable. Son los egresos de activo consumidos en la obtencién, de los ingresos. Por ejemplo, alquiler del local, luz, sueldos, teléfono, etc, 68El costo es el sacrificio en que se incurre para obtener un beneficio; todos los costos se componen de gastos y activos. Ejemplo, Ia mercancfa que se adquiere para ser vendida a un precio mayor, lo suficiente para que compensen todos los gastos y se obtenga un margen de beneficio. Un problema contable es medir los gastos y activos que férman ¢ costo. 1.3, Variaciones del Capital Contable ‘Si nuestro objetivo es identificar el capital contable total al final del perfodo, os ingresos y los gastos podrian registrarse directamente en la cuenta capital, ‘También cambia el capital contable como conseouencia de otro tipo de transac- ciones especialmente en la inversién y retiro de fondos por parte del propietario. Ejemplo: CUENTA CAPITAL DEL PROPIETARIO Concepio Ingresot Gaston Saldo Inversion inicial 140.000,00 Ingreso por alquiler de habitaciones _10.000,00 50,000,00 Ingreso por lavado de ropa 4.000,00 54,000,00 Gastos de tel6fono 2,000.00 _2.000,00 Tngresos por servicio de restanrante £8.000,00 60.000,00 Gastos de electricidad 3.00000 57.000,00 actos de limpieza 1,000,00 66,000,00 Gastos de sueldos de personal 4.000,00 —_52.000,00 Ingreso por venta de regalos 6.000,00 $88.000,00 Retiro de fondos del propletario para ‘gastos personales 3,000,00 _86.000,00 En este ejemplo observamos que las transacciones originan un ingreso, causan un aumento bruto en el capital del propietario y de igual forma, las transaccionos que originan egresos o gastos, producen una disminucién en el capital. ‘Si los ingresos del negocio son superiores a sus gastos, se obtiene una utilidad y el capital mostraré un aumento. Si, por el contrario, los gastos son mayores a los ingresos estamos en presencia de una pérdida y el capital contable disminuye. Del ejemplo anterior podemos deducir que el saldo final de! capital contable muestra un incremento, ya que el saldo inicial muestra Bs. 40.000,00 y el saldo final Be, 55.000,00 la diferencia entre estas dos cantidades arroja una utilidad en Jas actividades del negocio de Bs. 15.000,00. Este beneficio representa, por 1o tanto, el resultado final de las actividades comerciales durante un perfodo de ‘tiempo, Por si solo nada dice al respecto del importe de las transacciones, ni de los. elementos del costo de explotacién, acusa simplemente el resultado neto de todo ello. Con este método no se conocerin los ingresos por ventas del mes, ni el total de gastos, ni el importe de cada tipo de gasto, puesto que el analisis de las opera- ciones arriba descritas, solo muestra la repercusién neta de las operaciones del mes ‘en el capital contable. 69EJERCICIO A fin de poder medir su estado de avance, a continuacién encontraré dos ejercicios: el primero sefiala una serie de transacciones para que usted identifique por medio de una X dentro de la columna de ingresos o gastos ‘i Ia transaccién genera un ingreso o un gasto; el segundo ejercicio es para que responda la pregunta planteada. EJERCICIO I ‘TRANSACCIONES INGRESOS Gastos 1 ‘A. Se pagé la compra de sobres ¥ papelerta. B. So cobe6 el alquiler de las habi- tacionos. ©. Se pag6 el alquiler mensual del hotel, >. pag un enealo eae , Se pagé al lnvado de les cortinas, F, Se pag6 Ia factura de la electricided. G, Se cobré serviclo de restaurante. HL. Se cobiré venta de regalos, i Las transacciones de gastos ocasionan una disminucién bruta en la cuenta capital. Cuando los ingresos son may ores que los gastos, aumenta ol capital de los propietarios. Cuando los gastos son mayores que los ingre- S08, ,qué efecto se produce en el capital? | 70IL. Disminuye el capital 2. Documentacién Mercantil Una vez que hemos hablado de transacciones comerciales, es necesario que éstas estén debidamente soportadas para dar fe de las mismas. Ello se debe a la ereciente complejidad de las actividades de los negocios ya que los pactos verbales han perdido vigencia, Dentro del concepto de documentacian mercantil se com- prende no solamente los papeles revestidos de caracteristicas formales, sino todos Jos que puedani sustituirlos y tomen otra forma como ocurriria en tiltimo caso con una simple carta, 2.1. Necesidad de la documentacién mercantil EI personal dedicado a las actividades que abarca la Teneduria de Libros, no puede estar en inmediato contacto con todas las transacciones que se efecttien en a empresa, pero sin embargo, se vo obligado a formalizar ol registro de todas ellas por lo que ha de tecurrir a determinados medios que le comuniquen lo sucedido en la entidad. Con este fin se utilizan ciertos documentos que constitu- ‘yen el primer paso en la labor de registro. En el momento que Ja operacién, o Ja transaccién comercial se realiza, el documento mercantil toma forma y su objetivo es el de certificar el entendimien- ‘to que existe entre las partes que han efectuado el comercio. Puede ser el simple ticket que emite una caja registradora de un automercado por la compra que ha hecho un cliente, o bien un complicado contratio por la compa de un apartamento; pero tanto en uno como en otro caso se describe la operacién en forma escrita, reduciendo asi en gran parte las posibilidades de diserepancias futuras por parte de los interesados. Los, documentos intercambiados por las empresas que intervienen on una ‘transaccién comercial facilitan la conclusin de ésta, informan al contador respec- to a las consecuencias de las operaciones, a la vex que sirven para hacer las anota ciones en los libros de contabilidad. reLa documentacién mercantil es necasaria para: 1. Certificar las anotaciones en tos libros de contabilidad; y 2. Probar que se ha hecho una transaccién comercial desde el punto de vista legal. Con respecto a lo dicho en el punto dos conviene observar que los libros de contabilidad son sélo un medio de prueba y pueden convertirse en elemento fun- damental para decidir una sontencia judicial; nunca servirin para destruir la evi- doncia surgida de un documento o comprobante escrito revestido de caracteris- teas legates, Nuestro Cédigo de Comercio en su articulo 124, entre otras cosas, dice que: “Las obligaciones mercantiles y su liberacién se prueban. a) con documentos pablicos b) con documentos privados ) con facturas aceptadas 4) con telegramas ) con cualquier otro medio de prueba admitido por la ley civil”. 2.2, Importancia de la Documentacion Mercantil De acuerdo con lo expresado anteriormente, en la actividad no se concibe que una de las partes contratantes se nieque a atestiguar la forma escrita de su compromiso. Por ejemplo: cuando usted adquiere un vehiculo la firma vendedora Jo hace a usted firmar documentos por una cantidad que ha convenido. Llegado el vencimiento del documento usted no puede desatender la obligacién contraida. Sin embargo, hay una diferencia entre una transaccidn formal como en el ejemplo anterior y la transaccién comercial efectuada mediante un simple crédito abierto. Por ejemplo: cuando usted compra medicamentos en la farmacia de un amigo, éste le anota el monto de lo comprado y cuando usted le paga él le rebaja In-cantidad que usted le debe. No median documentos formales, En el primer ejemplo (compra de vehiculo) el cobro de la cantidad adeudada se hace de una manera més facil porque hay el respaldo de un documento formal. En cambio, on el segundo ejemplo (compra de medicamentos) la falta de pago por parte del deudor es exigible después de largos trémites judiciales porque se pueden alegar muchas excepciones y causas para justificar Ja razén por la cual no se ha pagado la compra. Los documentos mercantiles permiten seguir la pista a cualquier transaccién, asf por ejemplo la solicitud de compra de mercanefa de un departamento de deter minada empresa dard lugar a otro documento de indole interna como lo es la orden de compra. Luego al rocibirse la mercancia pedida, ésta viene acompafiada de una nota de entrega que emite el proveedor y al mismo tiempo éste emite una factura para hacer efectivo el cobro, La importancia de la documentacién mercantil es tal que nuestro Cédigo de Comercio en el articulo 44 dice asi:“Los libros y sus comprobantes deben ser cot servados durante diez afios, a partir del iltimo asiento de cada libro”, 12Muchos de los documentos comerciales reciben el nombre genérico de com- protantes. 2.8, Clasificacién de documentos Los documentos que se utilizan en las empresas son tan variados y complejos ‘como las propias transacciones. Aqui explicaremos los que se utilizan con mayor frecuencia, atendiendo a la siguiente clasificacion: 2.3.1. Documentos corrientes: ) comprobentes de compras, ) comprobantes de ventas, ©) comprobantes de operaciones bancarias 4) comprobantes de ingresos y desembolsos de caja 2.3.2. Documentos de crédito: a) Letra de cambio 'b) Pagaré ©) Cheque 4) Carta de crédito 2.8.1, Documentos corrientes: 2.8.1.1. Comprobantes de compras En toda empresa el procedimiento que se adopte para las compras as{ co- mo para e! sistema de contabilidad debe adaptarse a la onfenizacién interna de ella. Los comprobantes de compras abarcan, normalmente, cuatro etapas que son: NOMBRE, FUNCION 1. Solleitud de comprar Inicia la oporacién de compre 2, Orden de compra Autoriza al proveedor a enviar In mercancia 8, Factura Indica el importe « pagar o abonar a favor del proveedor. 4, Nota de Crédito 0 Débito ‘Ajusta ol Importe a pagar Procederemos a describir cada uno de los comprobantes citados: Solicitud de comprasLa determinacion de las necesidades de In empresa puede estar basada de acuerdo a su naturaleza y magnitud. A veces, las compras de materiales se efec- ‘ian de acuerdo a los planes de produccién o al presupuesto de ventas, otms veces ara cubrir las necesidades del almacén bien sea para adquirir nuevos productos © porque sus existencias estén proximas a las cantidades minimas. Esta solicitud, por ejemplo, puede originarse en el departamento de produc- cin quien necesita se le tramite la adquisicién de materia prima para la fabrica- cién de un producto determinado. Este documento con el cual solicita los mate- riales lo denominamos solicitud de compras y se le envia al departamento de compras, puede adopter diversas formas, de acuerdo a las politioas y procedimien- tos de la compafifa o empresa. El departamento de compras o quion haga sus veces, de no existir éste, actuaré de scuerdo con una solicitud por escrito debidamente aprobada por un funcionario autorizdo que represente al departamento que necesita el material solicitado, En algunas empresas se tiene establecido un presupuesto de compras aproba- do de antemano, en este caso no se hace necesario la autorizacién expresa para cada una de las adquisiciones que se efectian. Una vez aprobada Ia solicitud de compra se regres al departamento de compras, (Wer grafico 1 4GRAFICO 1.3.2. MODELO DE UNA SOLICITUD DE COMPRA NOMBRE DE LA EMPRESA SOLICITUD DE COMPRA DIRECCION Ne. prere REQUERIDO PARA DE: FECHA‘ ORDEN DE COMPRA : Strvase disponer la compra de los materiales ‘que se especifican 2 continuaeién: ise RECHA: cantipap | UNIDAD DESCRIPCION copico ‘OBSERVACIONES:En el departamento de compras deben existir archivos para mantener orde- nados las solicitudes de compra, érdenes de compras, asi como mantener un regis- tro actualizado de los proveedores con todos los datos necesarios tales como: teléfonos, direccién, lista de precios, condiciones de venta y entrega y, en general, toda Ia informacién necesaria, Es de hacer noter que no siempre es conveniente utilizar al provesdor que nos ofrece el precio mas bajo, ya que habré de considerarse también la calidad del Producto que ofrece, los seguros, garant{as, prontitud en laentrega y otros factores ‘mas que pueden influir en Ia elecci6n. Orden de Compra Este es un comprobante que debe tener impreso el ntimero en forma corre- lativa, asi como la cantidad de copias requeridas. Al elaborarlo debe explicarse en una forma detallada que no preste lugar a dudas, la cantidad, clase y calidad de los articulos que se solicitan, asf como las condiciones que protejan los intereses de Ia empresa. El original de la Orden de Compra deve ir firmade por el Jefe de Compras y ¢8 la que se envfa al proveedor, una copia se envia al almacén y el triplicado que- da en el Departamento de Compras, al cual se le anexa la solicitud de compras que le dio origen. (Wer grifico 1.3.3.) 16GRAFICO 13.3, ‘MODELO DE UNA ORDEN DE COMPRA NOMBRE DE LA EMPRESA ORDEN DE COMPRA No. 0001 Se Cftese este nmero en el REMITO y FACTURA ae Condiciones: piepatie Fecha de entrogs: Ciudad: Batado: Entregar ‘No se reconocerin ORDENES ni PEDIDOS que no. DESPACHAR estén documentados con osta nota, Por: Precio Cantidad | Unidad DESCRIPCION Unitario | Importe OBSERVACIONES: Jefe de ComprasLa Factura Este documento consiste en relacionar detalladamente las mercancias com- pradas, debe contener los nombres y domicilios tanto del comprador, como del vendedor, la fecha, las condiciones, las instrucciones de embarque y las cantidades con la descripcién y precio de la mercancia. Aunque en algunas empresas Jas facturas se reciben en el departamento de contabilidad, es preferible pasarias, on primer término al departamento de com- Pras, en donde se inicia la verificacién, y constatar si es necesario efectuar algin ajuste con el proveedor, por ejemplo, descuento, flete o cualquier otro concepto facil de arregiar de inmediato, En el departamento de compras se compara el duplicado de la Orden de Compra, contra la factura, verificéndose los precios unitarios y céleulos respectivos. En algunas empresas es usual que la verificacion de los cdlculos se efectie en el departamento de contabilidad y revise por segunda voz lo realizado por el departamento de compras. La factura normaliza la operecién, conereta y la termina; es para el vendedor el medio de contabilizar la deuda de su cliente y para el comprador es el compro- bante por medio del cual justifica la obligacién que contrae o el pago que ha efectuado. Acredita ademés que los articulos han sido adquiridos legalmente, es decir, representa un titulo de propiedad. El Cédigo de Comercio en su artfculo 147 dice textualmente: “El compra- dor tiene derecho a exigir que el vededor firme y le entregue factura de las mex cancfas vendidas y que ponga al pie del recibo el precio o de la parte de éste que se le hubiere entregado. No reclamando contra el contenido de Ja factura dentro de los ocho dias siguientes a su entrega se tendré aceptada irrevocablemente”. La factura suele adoptar diversas formas, Ver grafico 1.3.4,GRAFICO 1.3.4. MODELO DE FACTURA NOMBRE DE LA EMPRESA DIRECCION hinsinliioeed ‘Orden de Compra No.___ Fecha: Sefior(es)___ ida Direcoién: Tastruceiones de embarque: Condiciones Precio, Centided | Unidad DESCRIPCION Uniterio | ‘Total 9Las Notas Débito y/o Crédito Una vez efectuada la compra y habiendo Hegado al almacén, In mereancia comprada, puede suceder que ésta no se ajuste a las condiciones establecidas en la orden de compra. Puede ser que esté averiada o que haya un faltante. En tales casos es necesario obtener un ajuste en el precio quo ha hecho el Proveedor, y el comprador puede extender una Nota de Débito por medio de la cual notifica al proveedor la cantidad ajustada. A su vez puede sceder que éste ‘emita una nota de crédito por el importe de la bonificacién que le hace el com- prador. A veces ocurre que el proveedor emite la nota de crédito y el cliente la de débito al mismo tiempo, sin existir acuerdo previo debido a que: 4) El cliente que debe formular el reclamo, no puede esperar a recibir la nota de crédito por lo tanto emite la de débito al proveedor, contabilizendo In operacién y archivando el asunto. b)EI proveedor a su vez, al recibir la nota de débito y comprobar que el cliente tiene raz6n debe bonificar o disminuir la cuenta del cliente, por la cantidad que le debita, Puede existir una nota de débito que no responda a una reclamacion de pre- cios, error en Ia mercancia recibida, etc.; por ejemplo, en el caso en que el banco carga a gastos de cobranza a su cliente o bien por el flete pagado por el proveedor que corre por cuenta del comprador, ete. Del mismo modo puede ocurrir que la nota de erédito no responda a una re- clamacién del cliente, como evidentemente pasa cuando el banco envia una nota de crédito por los intereses ganados, por los depositos a plazo fijo del cliente o bien para devolver a éste el importe pagado en exceso de las obligaciones que hu- biera contraido con el proveedor, etc. Podemos decir que la Nota de Crédito es en 1a que se hace constar el recibo de algo (Mercancfas devueltas, dinero para abonar en la euenta, ete.) o la compen- sacién de errores cometidos en perjuicio del cliente (malos célculos de facturas, etcétera). Nota de débito, se hacen constar los aumentos de saldos que ha habido necesidad de efectuar, debido a errores u omisiones cometidos en perjuticio del vendedor. Ver grificos Nos. 1.3.5. y 1.3.6, eZ GRaFICO 135, NOMBRE DE LA EMPRESA. Nota de Crédito No. 001 de 1980 Cantidad Bxplicacion Immporte De Ués., stentemento, Gerenta|GRAFICO 136. MODELO DE NOTA DE DEBITO Os NOMBRE DE LA EMPRESA Nota de Débito No.: 003 de 19 ideas eee eee ea Hemos cargado en su estimeds cuenta las siguientes cantidades: a Onision fact. 3791 Bs. 100,00 Error efleulo fect. 3799 200,00 TOTAL 300,00 a 2.3.1.2. Comprobantes de venta Los procedimientos que se siguen para la venta de mercancfas pueden ser co muy simples, o de cierta complicacién, segin sea la magnitud y particularidades de cada empresa. En empresas pequefias de venta al por menor o al detal como en los automer- cados no se hace mis registro que el ingreso a caja por el importe de las ventas y #2 emite un ticket que se entrega al cliente. En empresas de mayor complejidad las ventas se hacen en atencién a las érdenes de compra que se han’recitido do los clientes, y en las cuales suele seguirse un método que da lugar a los siguientes NOMBRE FUNCION 1. Facturade venta Da los detalles concemientes a una venta, 2, Carta de porte Se prepara en los casos en que se hace la entrega por medio de una empresa de transporte. 3. Estado de cuenta Contribuye a facilitar el cobro de las mercancias vendidas y aclarar cualquier duda en los registros contables. 4. Nota de Débito y/o Crédito Establece los ajustes necesarios al impor- te vendido. 81Factura de venta Es comin en las empresas recibir una orden de compra del cliente, la cual asa al departamento de facturacién, si lo hay, o al que tenga asignada esta. funcién para emitir la factura correspondiente, con tantas copias como los proce- dimientos de la compafifa Io exijan, ya sea pot una venta al contado o a crédito. Es evidente que por cada venta, la empresa vendedora emita su factura la que vendré a ser para el comprador su factura de compra, de manera que resulta inne- cesario hacer en esta ocasién una nueva descripeién de este documento. Carta de porte Cuando debe entregarse mereancia en la misma localidad, la factura o en su defecto Ia nota de entrega firmada por el almaeén, es suficiente para documentar la recepeién por parte del comprador; pero debido a que un néimero considerable de operaciones comerciales se conciertan entre localidades distintas se hace necesaria la intervencién de una tercera empresa, la de transporte, que se encarga de hacer legar la mereancia a su destino. De allf que quien asume esa responsabili- dad documenta a su vez la recepeién de la mercancia mediante un documento lla- mado Carta de Porte, el cual equivale al conocimiento de embarque cuando el transporte utilizado es maritimo, fluvial o aéreo. La Carta de Porte es un documento en el cual consta el contrato celebrado entre el cargador y la compaiiia de transporte, por el cual esta iiitima se compro- mete a conducir la mercancfa hasta el lugar de destino, segin ciertas condiciones © cldusulas que el mismo documento determina. Si la mercancia se extravia o sufre dafios antes de llegar a su destino, la Carta, de Porte servird de base para un reclamo contra la empresa transportista. ‘Como puede observarse, la Carta de Porte cumple con dos fines: a) Sirve para remitente-vendedor, como comprobante de haber enviado las mercanefas, »)Sirve para que el destinatario-comprador pueda retirar la mercancfa en poder del transportista. Este documento esta regiamentado en nuestro Cédigo de Comercio y asi en su articulo 156 establece lo siguiente: “Tanto el cargador como el porteador podran exigirse mutuamente una carta de porte fechada y firmeda, en que se exprese: 1, El nombre, apellide, domicilio del cargador o remitente; del portesdor y del consignatario. 2. La natureleza, peso, medida o cantidad de los objetos que remiten; y si estén embalados o envasados, también la especie de embalaje o envase y los niimeros y marcas de éstos. 8. El lugar del destino o donde ha de hacerse la entregn. 4. EI plazo en que ella ha de efectuarve, 5. El precio del porte. 6, La indemnizacién a cargo del porteador por algiin retardo, si se estipulare ¥ cualquiera otro factor y condiciones que acordaren los contratantes,La carta de porte puede ser nominative, a la orden o el portador. La omisién de alguno de los precedentes o enunciaciones, puede suplirse con cuslquiora otra especie de prueba. Poro on ningiin caso podri el expedidor hacer responsable al parteador de pérdidas o averias de efectos que no se han expresado en la carta de porte, ni pretender que los objetos expresados en ella tienen una calidad superior a la enunciada”. Ver grifico 1.3.7. GRAFICO 1.3.7. ‘MODELO DE UNA CARTA DEPORTE, NOMBRE DE LA EMPRESA CARTA DEPORTE Los bultos, cuya descripeiéa consta a continaaeién, quedan sometidos a ls disposiclones ‘del Codigo de Comercio y a las clasficactones y tarifas vigentes al expedir este documento. Fecha: Remitente: Domicilio: Destinatario:, Domicttio: ‘Llenar por ol Resltente ‘Lleaar por ol Transportista Bois Dese ta 0 ‘Baton ripelon dela Carga Pes ‘Tarits | _Importe Obserraciones: Firma de Recopeién dela carga Firma dol remaitente2.8.1.3. Comprobantes de las operaciones bancarias Los bancos son instituciones de erédito cuyo caricter esté determinado por la Ley, ademés de ser de gran utilidad para el desenvolvimiento de las opera- ciones y demés actividades comerciales del pais. Los documentos que més cominmente emplea el depositante en su trato ‘con el banco son los siguientes: 1, Latarjeta de identificacién de firma 2. Hojas o boletas de depésito 8. Talonario de cheques o chequera 4, Estado de Cuenta La tarjeta de identifieacion de firmas Bs el documento que proporciona al banco la firma auténtica del deposi- tante y la cual debe ser firmada por las persones autorizadas para movilizar los fondos por medio de cheques. Ver grifico 1.3.8. GRAFICO 13.8. ‘MODELO DE UNA TARJETA DE IDENTIFICACION DE FIRMASBoletas de Depésitos Bancatios Es el documento que proporciona al banco-el detalle del depésito hecho por el cuenta correntista y a éste el comprobante de haber efectuado ol depésito de dinero. Ver gréfico 1.3.9. GRAFICO 13.9. MODELO DE DEPOSITO BANCARIO Im 5827995 Saeco ‘Suomse comes | i i 7 iW E + i { q ‘Talonario de cheques o chequera Las érdenes de pago por escrito que emitan los cuenta correntistas se ‘conoce con el nombre de cheques, los cuales son impresos en papel de seguridad que dificulta las falsificaciones. Ei conjunto de cheques con su correspondiente talén y numerados consecutivamente y su cuaderno constituye la chequera 0 talonario de cheques. Estas chequeras son suministradas gratuitamente por el banco @ sus cuenta correntistas. E} Estado de Cuenta Bancaria Es el documento en el cual el Banco registra todos los movimientos relacio- nados con la cuenta bancaria del cuenta correntista, anotando en una columna todos los depésitos recibidos por el banco y en otra columna todos los cheques ‘pagados por el banco asf como las notas de créditos emitida¢ por el banco. Este estado de cuenta os remitido a fin de cada mes por el banco al cuenta correntista, lo cual le permite tener informacién frecuente sobre la cuenta co- rriente. Ver Grifico 1.8.10GRAFICO 1.3.10. ‘MODELO DE ESTADO DE CUENTA ees fe cians oo a enon ern laos eae + A, Suere No, 40 - Caracas eel oat aot iopaunees a a a (eaten aes] ol o1 Depéaito No. 9 300] 00 82.365] 00] o1 Depésito No. 10 1.250] 00 33.615] 00} ta:| aepeusetarec ULI mace ol olcomees sally anaes & | oma 420 fo sae a licens x2 foo coe war fo ie anes cam (a a ve aeiet cam 00 te eeeeae 100 foo vi femmes 200 foo lene iin [e fol |eomeeas an | 20 | Noccearomms | 0 fo iiliaeace 230000 feces 12> fn ae a20| 0 fill beeaemsie aitelos 3 | oe s20 fo 2.| Saas, 2000| 00 mlioce ran fon at | Getenes les 2.8.1.4. Documentos relativos a Ingresos de Caja Las finalidades que cumplen los documentos que se originan por los ingresos en Caja son: 1. La de proporcionar una base para el registro formal en los libros. 2. Actuar como salvaguardia de los fondos Los ingresos en la Caja, pueden originarse por diversas fuentes, por ejemplo, venta de mereancia al contado, cobro de facturas a los clientes, aportes del propie. tario, alquileres cobradas, venta de bienes en general, etc. En algunos casos se origina un documento o recibo, en otros no se formula ninguno, ya que con Ia anotacién en la cinta de la maquina registradora, o la carta. 86de un cliente adjuntando un cheque son suficientes pars respaldar los ingresos Caja. Documentos relativos a desembolsos de Caja Estos comprobantes poseen cierto grado de parecido con los que intervionen en los ingresos de Caja. Los desernbolsos de Caja, se originan por diversos motivos entre los cusles podemos citar, pagos por concepto de sueldos, luz, teléfono, agus, pagarés, hipotecas, compra de mercancias, etc. Los documentos que suelen intervenir en estas transacciones son los cheques, recibos, facturas, tickets de compras, otc, 28.2, Documentos de crédito Los documentos de crédito, Ilamados también titulos de crédito o instru- mentos negociables, son los que durante la vida de la empresa sirven para probar Ja existencia de un crédito; los més utilizados en la Banca y el Comercio son: 1. Giro 0 Letra de Cambio 2. Pagaré 8. Cheque 4. Carta de Crédito Los titulos de crédito son un instrumento destinado a la circulacién, puesto que su creacién obedece a facilitar operaciones de esta naturaleza en virtud de la confianza que inspiran los firmantes. Estos contienen derechos que pertenecen al titular y son auténomos ya que los documentos de crédito tienen vida indepen- diente de la relacién juridica que lo origin6. Caracterfsticas de los documentos de crédito La principal caracteristica de estos instrumentos negociables consiste en que, muchas ocasiones y por diversos motivos, sustituyen al efectivo, puesto que son objeto de negociacion. Para que un documento de crédito sea negociable debe reunir los siguientes requisitos: a) Que sea escrito y vaya firmado por su autor o librador b) Que contenga una promesa u orden incondicional de pagar una cantidad de dinero determinada ©) Que sea pagadero a su prosentacién o a una fecha susceptible de determ!- nacién 4d) Que sea pagadero al portador 0 ala orden Letra de cambio Es un titulo formal y completo el cual contiene la obligacion de pager una cantidad determinada a la orden de un tercero. Se debe pagar en la época y lugar indicados en el texto. En ia letra de cambio suelen intervenir tres persons: 8TEl Librador El Librado El Tenedor El Librador es la persona que expide el giro y cuya firma aparece en el extre- mo inferior derecho del mismo, El Librado suele Wamarse al pagador, girado u obligado es quien debe pagar, ‘su nombre aparece en el extremo inferior izquierdo del documento. El Tenedor también lamado Beneficiario, es la persona a quien o a cuya orden debe efectuarse el pago. Sin embargo, este nimero puede reducirse a dos personas conservando de todos modos el cardcter de las tres, como sucede por ejemplo cuando Ia letra 6s gitada a favor del librador. Art. 412 C.C.. Aceptacién: El librado queda obligado simplemente al firmar en el lugar destinado en el anverso del documento, Art. 488 Cédigo Comercio. Aval Es la garantia prestada de pagar una letra de cambio a su vencimiento. Utilidad de la Letra de Cambio 1. Para remitir dinero de una parte a otra dentro del mismo pas, ejemplo: un banquero abre crédito en una ciudad del interior a un comerciante a quien se le remiten productos para su venta. El banco ubieado en Caracas Ie envfa una letra contra el banco de esa localidad. 2. Para cancelar una obligacién ya vencida y se carece de efectivo; se Hbera una Letra de Cambio y el acreedor mediante el crédito del librador puede obtener el descuento, Esta transaccién es una de las més usuales (Ver griifico 1.3.11). El Pagaré Es el documento de erédito en virtud del cual una persona llamada suscriptor Promete fundamentalmente pager una deuda en una fecha claramente estipulada, ‘4 otra persona llamada beneficiario o tomador de documento. El Pagaré se origina generalmente por préstamo 0 compras a crédito. Su uso est difundido en el comercio donde cumple dos finalidades importantes: 1. Facilitar las transacciones comerciales 2. Fija con toda precisién el compromiso del deudor en lo referente a la fecha de cancelacién, domicilio, interés, etc. Ver grifico No, 1.8.12GRAFICO No. 1.3.11. [BANVd3OV "HO WOKVS V WAY Hod ONSNE "(s)oB1we A “sg “8g (8)'ORY vsovxs woroosra ynrorgo evanro avanon covng pow ‘soso § 9p popyruvs oy &I 8p uspio %] D OLSBLOUA NIS A OSIAY NIS OIGWVS 3a WOINN 759 40d © snbod 2 sopuow (82)popsn:(w)pszasss 9g $$ 38 or ep op “ON “ONS ‘De env. vm HOAs ‘OLNaIMIONSA ns ¥ OavOVd Was VuYd Oav430¥GRAFICO 1.3.12 MODELO DE UN PAGARE No. 001 Yo, wees sees ai ‘Titular de la Cédula de Identidad No. . ++ + Procediendo en este acto en mi carkcter domiciliada en... ... inserita en el Registro de19 1 bajo el No. Libro respectivo, euyo documento de constitucin fue publicado en. declaro que ii representada ha recibido en dinero 1 por tanto debe y pagte en le ciuded de cae aeaa - al Banco Nacional C.A., oa su arden, el dia ee. Peete ceeeees Meantidad de eee eee : bolfvares (Bs... 1) sa efvida caida de dinero devengack interes de eee eee eeeseporciemto( ........... )amual hasta la fecha de vencimiento y los correspondientes a este plazo han sido descontados en este acto, En caso de mora los intereses se papurin a razén del. ceeees porciento(.......5) anual. El presente pagard std sujeto a te cliusnla “sin aviso y sin protesto”, Convengo expresamente en quc sca la ciudad de. domicilio especial pera todos os efectos que se deriven de este pagaré. La cantidad gates indicada es recibida en calidad de préstamos a interés, para ser destinado a ‘Actos de Comercio, Autorizo al BANCO NACIONAL, C.A. para cargar, sin previo aviso en cualquier cuenta cortiente o de depésito que mi representads tuviese en dicho Instituto las ‘cantidades que le adeudare por cualquier concepto derivado de este pagaré o de cualquier otra ‘obligacién exigible. Todos los gastos de este pagaré, inclusive los que tuviere que hacer el Banco para compeler al pago en caso de incumplimiento, serén de la exclusiva cuenta de mi represen tada + de mil novecientos... re er Firma del ObligadoEl Cheque El cheque es un documento que cumple con una finalidad especifica como lo es la que permite al propietario de eantidades de dinero depositadas en un banco, entregarlas a un comerciante o cualquier otra persona sin correr el riesgo de tener- los en su casa, empresa, etc., ala vez que disfruta de la comodidad de poder dispo- ner de su dinero, en el momento en que las requiera, ya sea parcial o totalmente. En primer término, como ya sabemos, debe cubrirse todo el mecanismo del movimiento de fondos de modo que hasta la més minima erogacidn quede cu- bierta con un cheque, aplicdndose el sistema de Caja Chica para los pagos peque- fics. Dentro de un sistema bien organizado la suma de todos los cheques de un perfodo debe coincidir con los comprobantes del mismo periodo y dicho impor- te con In suma que resulte del cémputo que se obtenga de los libros de con- tabilidad. Segin el artfeulo 489 del Cédigo de Comercio, “La persona que tiene canti- dades de dinero disponible en un Instituto de Crédito o en poder de-un comer- ciante, tiene derecho a disponer de ellas en favor de sf mismo, o de un tercero, por medio de cheques”, Siendo el documento en que se apoyan todos los desembolsos, el cheque tie- ne gran trascendencia dentro de la contabilidad. Ver grifico No. 1.8.18. Gréfico No. 1.3.18 MODELO DE CHEQUE ‘Choque No. 090002 Be, La cantidad de bolfvares, de19, Banco Nacional ‘Sucursal del Este Caracas - Venezucla ‘Cuenta Corriente No, 07-0268-3Carta de Crédito El articulo 495 dol Cédigo de Comercio dice textualmente: “La Carta de Crédito tiene por objeto realizar un contrato de cambio condicional celebrado entre el dador y el tomador, cuya perfeccién pende de que éste haga uso del crédi- to que aquel le abre”. Se llama dador a la persona que otorga el crédito, o sea quien expide la carta- arden, tomador es el beneficiario del crédito, o sea el portador de la carta y “corresponsal” la persona a quien va dirigida la carta y la que habré de entregar el dinero, Estas cartes de crédito se expiden para facilitar al beneficiario disponibilida- des de dinero en el exterior. Para obtener dicha carta es necesario efectuar previa- ‘mente un depésito de Ia cantidad acreditada. La carta de crédito puede ser dirigida a varios corresponsales. En este caso, el corresponsal que entregue unia suma parcial al portador debe hacer constar el reti- ro al dorso de la carta, bajo la responsabilidad de dafios y perjuicios. Sila carta no fuere pagada, el portador de ella puede comprobar la causa por medio del protesto. En la carta de crédito son indispensables: a) La cantidad 0 el monto del erédito 1b) El tiempo en el cual se debe hacer uso de ella. c) La firma autégrafa del tomador. Ver grifico 1.8.14. 92GRAFICO13.14 MODELO DE CARTA DE CREDITO ‘sanco SOLICITUD DE APERTURA DE CREOITO COMERCIAL IRREVOCABLE ‘occ emege de on sgn avs IU ete teh eee corer eeeee cee a coban fe sutnie macnn (Ore detalles de extded, pai, we «Sila davgion goraral) rectors Conulores firmed por at Céraul de Yarenvele ars ——__-__._ on ETE Sr Semntns eres meron pin, re inane ode, ele pa nal de Vane Pate de dating feta © mtn trder a df D1 patna « cartfcade de Segue axpeiide.e andovede © taret del Banco cubriendy ——- C1 Bate cle vepeasente wiles mmem Teale Abin y Pin Aiwa condgnade of Banco [1] Carica Sater Citation ttn Pontes Qa Tleceriteade de orgen o TJoetarecin aramsiorie ——________ [] NOFAS ADICONAIES — A coon de Lay inseam go 88 presen 7 commuevl fe Cs~—~—‘CsidY Fae Tae snot © dation an) mes Bs “ent do Cote eopatones egos feng Indnts ike olf Ce Ge ORIGINAL Archivo de Créditos 9394 EJERCICIO 1. GPor qué es necesaria la documentacién mercantil para una empresa? 2, Cuando usted compra al contado zqué documento le entroga al ven- dedor? 3. Cuando usted compra a crédito Ia firma vendedora le exige, para ga- antizar el pago de la deuda, la firma de un documento, {cual es este documento? 4. Al usted abrir una cuenta corriente en un banco, qué documentos ‘son necesarios para el contro! de dicha cuenta? 5. gCémo clasificaria usted los documentos mercantiles? 6. .Qué uso le da el contador a una factura, a una letra de cambio aun pagaré, etc.?RESPUESTA, 1. La documentacién mercantil es necesaria para: a. Certificar y respaldar las anotaciones en los libros de contabilidad y . Probar que se ha hecho una transaccién comercial desde el punto de vista legal. 2. El comprador de acuerdo a lo establecido en el Codigo de Comercio, articulo 147 tiene derecho a exigile al vendedor le firme y le entre- gue una factura de las mereancias vendidas. 3, La firma vendedora le exigiré que usted le firme tantas letras de cam- bio como pagos tenga que efectuar hasta cancelar la obligacién. 4. Al abrir una cuenta corriente en un banco, los documentos que més comunmente se emplean son: a) Tarjeta de identificacién de firma 1b) Hoja o boletas de depésitos ) Talonario de cheques o chequera ) Estado de cuenta. 5. Los documentos mercantiles se clasifican en: a) Documentos corrientes b) Documentos de erédito 6. Bl uso que un contador le da a una factura, a una letra de cambio, aun pagaré, etc. es que los mismos le sirven para registrar debidamen- te la transaccién comercial. 951. Cuando un Contador Piiblico esta realizando una revisin exploratoria de los fundamentos de control intemo y de los registros contables en una empresa, den qué campo de la contabilidad esti ejerciendo su profesin? 2. Las empresas efectian transacciones que originan variaciones en el capital contable aumenténdolo cuando se produce un ingreso y disminuyéndolo con los egresos. Identifique las siguientes transaccfones, como ingretos 0 gastos. ‘Transeceiones TIngresoe Gastos a) Venta de mereancfa al contado 'b) Pago de honoratios a! contador ©) Cobre de alquileres 4) Cobro de intereses @) Pago de selarios « los obroros 1) Pago de fletes de mercancfa 8. El departamento de produccién necesita la dotacién de materiales para iniciar la fabricacién de varios pedidos de la clientela. ;Qué comprobante debe enviar al Departamento de Compras? ¢Qué documento debe preparar el Departamento de Compras? 4. La empresa El Gran Bazar recibi6 de la Casa Rios, C.A., treinta (30) ollas de presion de las cuales cinco (5) estan averiadas. ;Qué documento debe emitir Ja empresa El Gran Bazar para ajustar el importe a pagar en Ia factura? 5. El sefior Oscar Rosales, presidente de una industria local, requiere disponer de Bs. 800.000,00 en el exterior para la adquisicién de nueva maquinaria. 4Qué documento le solucionaré et problema de disponibilidad de dinero on al exterior? 96RESPUESTAS Auditorfa Ingresos: Gastos: a b ° e a f ‘Debe enviar una solicitud de compra. El Departamento de Compras formularé la orden de compras. Nota de débito ‘La carta de crédito,LOS ESTADOS FINANCIEROS Y LA ECUACION CONTABLE La unidad dos se refirié al papel de la contabilidad y Ia unidad tres al rol de Jos contadores en la sociedad. Esta unidad presenta dos Estados Financieros y ezplica las diferencias entre ellos: el Balance General y el Estado de Gananciaa y Pérdidas, AA través de la exposicién conocemos el rropésito de uno y otro y pode- mos identificar las categorfas principales de informacién financiera incluidas en el Balance General y on el Estado de Ganancias y Pérdidas. Una vez finalizada la ‘unidad usted estar en capacidad de clasificar la informacion financiera de que dis- Pone de acuerdo a las especificaciones dadas y estar en condiciones de preparar Un Balance General y un Estado de Gananciss y Pérdidas. Al hablar del Balance General tenemos que tocar otro punto; e! de la Ecua- cién Contable que os el elemento de enlace entre el Balance General y el Estado Pérdidas. Le ofrecemos en esta unidad una ejercitacién més nutrida a fin de que usted Pucda comprender y manejar los conceptos, principios y procedimientos perti-INDICE 1, CONCEPTOS CONTABLES . LL. Cuenta. 1.8. Medida 2, ‘TIPOS DE ESTADOS FINANCIEROS 3. BALANCE GENERAL. 3.1, Descripcién General . 5, ' ESTADO DE GANANCIAS ¥ PERDIDAS vee. LAL 5.1. Descripcién General . 6.4, Gastos . 5.5. Utilidad Neta y Pérdida Neta . AUTOEVALUACION1, CONCEPTOS CONTABLES Los usuarios de las informaciones financieras pocas veces necesitan datos acerea de transacciones individuales, con el fin de tomar decisiones, ya que para ello se, necesita tener una visién de conjunto lo cual se logra mediante el andlisis de los datos recopilados de un grupo de transaeciones, Los Estados Financieros, Balance General y Estado de Pérdidas y Ganancias, que se presentan en esta unidad, se elaboran periédicamente a partir de los regis. ros contables. Para la mejor comprension de estos informes ge requiere el comen- tario de tres conceptos bésicos para su formulacién y presentacién que son: CUENTA — TIEMPO — MEDIDA 1.1, Cuenta La informacion financiera relativa a una entidad se divide en unidades meno- res lamadas cuentas o partidas. Toda cuenta es un lugar para registrar repercusio- nes particulares de las operaciones de la empresa, en otras palabras, cada cuenta es un registro de partidas semejantes entre of, positivas o negativas, que afectan a ‘una clasificacién concreta de datos introducidos en forma tal, que permita su répi- da totalizacién con el objeto de facilitar una breve referencia de cada una de ellas, Por ejemplo, la cuenta “efectivo” se utiliza para acumular los efectos sobre Ia osicién de caja de Ia empresa, de todas las operaciones de entradas de dinero y Pagos. Los obligaciones contraidas con los proveedores figuran bajo el nombre de Efectos a’Pagar, y en ella se registran el monto de los documentos que respal- dan esa deuda, asi como los pagos que efectuamos con el fin de irla cancelando. De igual forma se irén asignando t{tulos a las cuentas con el fin de que expresen en forma clara.y exacia, la naturaleza de la misma o su destino, para que las parti- das que se registren en ella sean de la misma indole, por ejemplo se podria desig- nar bajo el titulo de Equipo de Oficina, las maquinas de escribir, la m4quina calculadora, ete., ya que se estén utilizando en la oficina. La mision fundamental de Ia cuenta consiste en dar a conocer el resultaido de las operaciones efectuadas en términos mos La lista de cuentas por usar en una empresa, recibe el nombre de Catélogo de cuentas el cual puede ser extremadamente detallado o bastante condensado; esto dependerd del tipo de empresa o las necesidades de la gorencia. El estado que presentan las cuentas en un momento dado, sirven de base para In elaboracién de los Estados Financieros. 1.2. Tiempo La gran mayorfa de las empresas determinan sus resultados por lo menos una vez al afio. Algunas veces utilizan como perfodo contable el afio calendario © natural que se inicia el 1° de enero y concluye el 31 de diciembre, a este perfo- do también se le conoce como aiio fiscal. Pero estos perfodos pueden variar de acuerdo a lo establecido en los estatutos de la empresa, su naturaleza 0 tipo de actividad. Suele escogerse la temporada de poco movimiento, sigue hasta la de mucho movimiento, terminando en la temporada de poco movimiento un afios después. Con este método se reduce el margen de error al valorar resultados. Por ejemplo una jugueterfa, tendria su época de mayor movimiento en Navi- dad por lo cus! su ejercicio contable es conveniente que concluya después de esta temporada. 100Normalmente el ejercicio contable tiene. una duracién de un afio. Por ejem- plo, la empresa Agro inicia su ejercicio el 1° de octubre de 1979 y lo cerraré el 30 de septiembre de 1980. En la mayorfa de los casos no es satisfactorio esperar el fin del ejercicio econ- némico para conocer las utilidades de la empresa. La informacion sobre los resul- tados de las actividades, debe darse con frecuencia. Los accionistas, el gerente, el banquero, necesitan informes trimestrales, por lo menos de la inarcha del negocio. El gerente de la empresa tal vez con mas frecuencia con el objeto de tener una orientacién oportuna sobre las transacciones diarias, por ejemplo, el monto de las, ventas, los cobros efectuados, los gastos. Mientras haya mayor frecuencia de informacion, mejores medidas de correccién podré asumir con el propésito dé lograr el mejor rendimiento del negocio. ‘Las operaciones y las cuentas, se identifican con el perfodoen que ocurren, por lo tanto toda informacién contable debe indicar claramente el perfodo a que se refiere. EI Balance General muestra la situacién de la empresa en una fecha determi- nada, mientras que ol Estado de Pérdidas y Ganancias lo hace para un perfodo determinado. El perfodo para el cual se hacen los estados financieros recibe el nombre de perfodo contable. 1.8, Medida Es la tarea del contador cuantificar los recursos que utiliza la empresa en las transacciones, Para completar los conceptos contables basicos, hay que considerar un proce- dimiento uniforme de medicién, a fin de que la informacién relativa a una entidad pueda ser coniunicada con efectividad al posible usuario. Hay diversos tipos de medidas; unidades de produccién, peso, moneda nacional. El conocer que una empresa tiene 6 -méquinas y 20 trabajadores, que ha vendido 40.000 unidades de su producto durante el aiio, que otra, tiene cinco maquinas y 14 trabajadores y ha vendido 60.000 unidades, no tiene gran valor para medir la situacién financiera relativa de Ia compafifa. A esto se debe que en contabilidad se usen medidas monetarias para los efectos de informacion. Cuando se ha decidio usar la moneda como medida de las cuentas de una ‘entidad, surge la progunta acerca de cudl soréla medida adecuadsa. {Se debe dar al objeto a que se refiere una partida, un valor igual a su costo original? zAl que ahora tiene? {Uno semejante a su valor actual, o a su valor futuro? Actualmente se usa el costo original (histérico). Esto implica que la éontabilidad valora todos los bienes segiin el costo de adquisici6 Para implicar este concepto en relacién a los estados financieros, es necesario definir el término costo. 1.8.1. Costo Es el término dado por los contadores ala cantidad de recursos que una com- pafifa entrega a cambio de un bien, un servicio o un derecho de propiedad. El pro- Pésito es obtener utilidades, bien sea a través de la generacién de ingresos o redu- clendo los costos. Estas utilidades podrfan verse aumentadas dentro del ejercicio ‘econémico o en el préximo o durante varios periodos.Actualmente se utiliza el método de valuacién Hamado “costo histérico”, el ual cuantifica los bienes segin el precio de adquisicién de una transaccién convenida, Un ejemplo sirve para ilustrar cémo se determina el costo para los efectos de los registros contables. Con el objeto de obtener una mayor produccién, Ia empresa “Camelot”, ha procedido a la adquisicién de una troqueladora y los desembolsos siguientes fueron consecuencia de esta decision: Bolisares 1. Precio de la maquina troqueladora 60.000,00 2. Flete marftimo de la maquina 5.000,00 ‘3. Flete terrestre hasta la fabrica 38.000,00 4. Instalacién de la maquina 2,000,00 5. — Adiestramiento de un operario para su manejo y mantenimiento 4.000,00 14,000,00 Se considera como costo, todos los desembolsos efectuados y necesarios para ‘que,un bien activo sirva para los fines a que se le destine o soa, prestar el servicio que de él se espera, Para los efectos del ejemplo, se tomard como costo de la méquina troquela- dora Bs, 74,000,00, Una vez que el costo original se ha determinado por medio del proceso des- crito, el contador sigue usando dicho costo mientras 1a empresa posea dicho bien. Cuando aumentan los precios de las cosas, el dinero pierde su poder adquisi- tivo, es decir que con a misma cantidad se adquiere menor cantidad de bienes, estamos ante lo que se lama inflaci6n. Los Estados Financieros elaborados en base a los costos histéricos, ignoran los cambios del poder adquisitivo del dinero, ya que @! principio de contabilidad generalmente aceptado (conservatismo) establece que la base de valoracién del activo en la fecha de adquisicién es su precio de costo sea cual fuese su valor real o comercial. 102EJERCICIO 1, Relacione los conceptos de las dos columnas colocando en el paréntesis al némero que corresponda 1. Documentos firmados alos proveedores ( ) a) Vehfculo 2, Escritorio y silla secretaria () b) Caja 8, Vitrina de exhibicién de mercancfas ( ) _c) Documentos a pagar 4, Méquina de eseribir () 4) Materiales de escritorio 5. Camioneta () ce) Papelerfa de oficina 6. Efectivo () Equipo de Oficina 7, Papel de carta () g) Mobiliario de la tienda 8. Cuenta () 1h) Mobiliario de oficina 9. Medida () i) La informacién finan- clera relativa a una en- tidad dividida en unida- des menores. i) La contabilidad usa medidas monetarias para informer. 2, La empresa Marvin C.A. adquirié un camién, para efectuar los repartos demercancfasvendidas, por un monto de Bs. 90.000,00. Cancelé de cuota inicial Bs. 30.000,00 y ademas convino en cancelar el saldo més Jos intereses en treinta meses por un monto de Bs. 67.000,00. El costo que debe aparecer en los libros seré Bolivares a) 60.000,00- 'b),90.000,00 ¢) 97,000,00 4) 67,000,00 8. Proponga la fecha (o época del afio) que pudiera ser establecida por cada una de las siguientes compafifas para finalizar su afio econémico. Indique asimismo, las razones para cada caso. 2. Un equipo profétional de faitbot. b. Una empresa envasadora de dulce de mango. c, Una venta de juguetes. 103.2. El costo que debe aparecer es de Bs. 90,000,00 8, La fecha que pudiora ser establecida por cada una de las siguientes com- pafifas para finslizar el afio econémico depende del nivel de actividades que tenga, pues es aconsejable que la finalizacién del afio econémico coincida con el momento en que la emprest tenga poca actividad, ast tenemos: 8) Un equipo profesional de fitbol al finalizar la temporada de juegos. 1b) Una empresa envamdora de dulce de mango, un mes antes de comenzar Ia cosecha. ©) Una venta de juguetes, un mes después de haber finalizado el perfodo fuerte de venta, o soa en el mes de enero. ea re eee 2. TIPOS DE ESTADOS FINANCIEROS El sistema de informacién financiera se proyecta para suministrar informes que nos permitan la toma de decisiones, esta es una premisa sobre la cual inicia- mos el estudio de Ia contabilidad. Estas informaciones tan necesarias las podemos obtener malizando los si- guientes modelos o estados financieros. 1. Balance General o de Posicién Financiera 2, Estado de Pérdidas y Ganancias o de Resultados 3 Estado de Origen y Aplicacién de Fondos o de Cambios de Posicién Financiera 4. Estado de Utilidades Retenidas o de Cambios de Capital Esta unidad tratard acerca del Balance General y el Estado de Ganancias y Pérdidas, usados tanto para la comunicacién financiera extema como interna. 1048. BALANCE GENERAL O DE POSICION FINANCIERA ‘8.1, Descripcién General En 4 se muestra ta situacién actual de la empresa en lo que respecta alos fondos invertidos en los diferentes tipos de bienes y recursos o que estén vincula- dos a ellos, asf como las fitentes que han suministrado los recursos de la empresa; no abarca ningin perfodo de tiempo, sino que expone la posicién financiera en una focha doterminada, Su propésito es resumir y clesificar los recursos propios de una entidad, los derechos de los acreedores y de los deudores sobre dichos recursos. Se entiende por recurso al conjunto de bienes y derechos con que cuenta una entidad para alcanzar sus objetivos. En el lenguaje técnico contable, los recursos de In entidad se denominan Actives. Para los fines de elaboracién del Balance General, los recursos aparecen valorados a su costo de adquisicién. 3.2, Formato General Con respecto a la forma de preparatlo, existen dos puntos a considerar: 1. La forma de presentacion 2, Su contenido financiero La forma de presentacin del Balance Generel, lo constituye su apariencia fisica o sea, su aspecto exterior en relacién a la disposicién de las cuentas y las cantidades. En el grifico 1.5.1. se muestra el formato o modelo més utilizado, el cual se elabora en forma vertical, llamado tipo informe o de reporte. Tiene la ventaja de ser més facil de imprimir y requiere menos espacio. El grifico 1.5.2. presenta el Balance General en forma horizontal, lamado formato de cuenta. La forma que se adopte para mostrar la posicién financiera debe mantener Ia mayor uniformidad posible. El contenido financiero del Balance General estd conformado por todas las cuentas que en él apareoen y las bases que se hayan aplicado para su valuacién. El encabezamiento consta, on primer término, del nombre de la empresa a que pertenece, posteriormente se escribe la identificacién del balance y en la siguiente linea, apareceré la fecha a que corresponde. Posteriormente figuran como se ha dicho, las cuentas que constituyen los tres grandes grupos que lo conformen: ACTIVO — PASIVO — CAPITALGRAFICO 1.6.1. MODELO DE BALANCE GENERAL EN FORMA VERTICAL 0 DE INFORME ‘REPOSTERIA SUSANA BALANCE GENERAL al 81 de Diciembre de 1979 AcTIvo fectivo en caja 80.000,00 Documentos a cobrar 10.000,00 ‘Tecrenos -90.000,00_ ‘Total Activo 180,000,00 PASIVO Cuontas a pager 80.000,00 Hipotecs a pagar 60.000,00 ‘Total Pasivo: 80.000,00 caprrat, Susana Robles, Proplotatia 100.000,00 ‘Total Pasivo ¥ Capital 1180,000,00 En este grifico se puede observar, en primer término, el encabezamiento dal balance y a continuacién se destacan los tres grupos de cuentas que lo componen (los Activos que representan los recursos de la empresa, los Pasivos formados.por Jas deudas y el Capital que equivale a los derechos de los duefios de la empresa). GRAFICO 1.5.2. MODELO DE BALANCE GENERAL BN FORMA HORIZONTAL 0 DE CUENTA. REPOSTERIA SUSANA BALANCE GENERAL al 81 de Diciembre de 1979 Pasivo £80.000,00 Cuontas a pagar 80.000,00 10.090,00, Hipoteces a pagar 50,000,00 20.000,00 ‘Total Pasivo '80,000,00 CAPITAL Susana Robles, Propletarix 100,000,00 180.000,00 ‘Total Pasivo y Capital 1180,000,00 Al igual que en el formato anterior, se destaca en primer término el encabe- zamiento y después los grupos de Activo, Pasivo y Capital, pero distribuidos en forma horizontal. Colocando en el lado derecho las cuentas que pertenecen al Activo y en el lado izquierdo las cuentas de Pasivo y Capital. Los totales del Activo, Pasivo y Capital deben quedar en forma tal que las cantidades coincidan en la misma linea. 1068.8. Activo El activo representa todos los bienes y derechos que la empresa posee, enten- diéndose por bienes todos aquellos elementos que son factibles de pesar y modir como por ejemplo, el efectivo en Caja y Bancos, los muebles y enseres, terrenos, ete., y se entiende por derechos ~quellos elementos que pertenecen a la empresa sobre los cuales ella puede ejerc.s aceién legal para obtener la contraprestacion convenida, ejemplo de estos derechos serian las cuentas a cobrar, lo documentos por cobrar, los derechos de ator, etc. Para determiner todo aquello que comprende el Activo es necesario: 1. Identificar los recursos individuales que usa la empresa. 2. Asignar a estos recursos un valor monetario. 8. Establecer qué proporcién de cada reciirso pertenece a la empresa. 3.8.1, Identificacion Para determinar el activo se deben identificar los recursos tangibles e intangi- bles. Tangibles son los que tienen cuerpo, tales como el efectivo, terrenos y equi- pos. Intangibles son los incorpéreos, pero que poseen valor, tales como patentes y derechos de autor. 3.8.2, Valoracion Ya se hizo referencia al principio de contabilidad que establece, que la base do valoracién de los activos en la fecha de adquisicién es su precio de costo, sea ‘cual fuese su valor real o comercial, La informacién que contiene el Balance General no nos da Ja valoracién de los activos; estos datos solo nos dicen los fondos que la empresa ha invertido en ‘ellos. Es evidente la necesidad de conocer en qué se han invertido los fondos de la empresa y lo que valen, pero el monto de lo invertido lo obtenemos por el siste- ma contable, mientras que el valor se obtiene por célculos especiales. Hl peligro estd en confundir ambas cosas. El valor de un art{culo u objeto, es la cantidad que la empresa o persona esté dispuesta a pagar por él. Un articulo determinado quizés valga més para una perso- na que para otra. Es poco frecuente que varias personas coincidan en darle el mismo valor por ejemplo, a una maquina muy sofisticada, un terreno, ete., en cambio el término costo es més conereto ya que es el resultado de una transaccién convenida. 8.3.8. Propiedad Hasta ahora no se ha tomado en consideracién si los bienes que la empresa utiliza en el desarrollo de sus actividades, han sido totalmente pagades 0 no. All respecto, diremos que deben ser incluidos en el grupo de los activos todos los recursos adquiridos aun cuando no se haya cancelado completamente su costo, Por ejemplo, si la empresa “Fantasfa y Cfa.”, compra un camién por Bs. 80.000,00 y cancela una parte en efectivo por Bs. 20,000,00, en el grupo de cuentas que forman el activo, apareceré ol camién por los Bs. 80.000,00 aunque 107todavia quede una cantided por cancelar, ya que esta deuda de Bs, 60,000,00 va a figurar en el lado del Pasivo, ‘También se habria incluido en el Activo los Bs. 80.000,00 del camién, si se bublese comprado de contado, la Gnica diferencia consiste en que no se habrian registrado los Rs. 60,000,00 de la deuda pendiente en el Pasivo, 8.4. Pasivo 1 pasivo representa todas las obligaciones contrafdas por la empresa, origi- nadas por una transaccién en el pasado, la cual exige que en una fecha futura la centidad pague una suma de dinero o se preste un servicio. Pasivos caracteristicos son las sumas que se deben a otras empresas (provee- dores) por mercancfss compradas a crédito (cuentas a pagar); el dinero recibido en calidad de préstamos de las entidades bincarias a corto plazo (documentos a pagar) 0 largo plazo como las hipotecas a pagar. Ejemplo: cierta empresa adquirié un edificio en una zona industrial, con el fin de instalar su nueva sede, en la transaccién firmé documentos donde se com- Promete a cancelar la deuda mediante el pogo de una hipoteca més los intereses, durante 10 afios. Aqui estamos en presencia de una deuda a largo plazo, la cual figura en el Balance General, bajo el nombre de Hipotecas a Pagar. ‘También-el dinero que recibe por adelantado la empresa, con la promesa de prestar un servicio posterior, constituyen un pasivo hasta la conclusién de dicho servicio por ejemplo, “La Editorial, C.A.” ha recibido el primero de enero de 1980, pagos anticipados por Bs. 30.000,00 por concepto de 300 suseripciones de revistas durante un afio a Bs. 100,00 cada una, Para esta fecha, la compafifa ad- quiere un pasivo que consiste en la obligaci6n de entregar las revistas a sus suscrip- tores durante un afio. Para el 1° de julio de este mismo afio, el pasivo es de Bs. 115.000,00 y todavia tiene la obligacién de entregar las revistas durante medio afio. La diferencia principal entre las Cuentas 4 Pagar y los Documentos a Pagar, estriba en que ademés de la diferencia en su plazo de pago, los Documentos 0 ‘Efectos a Pagar, estan respaldados por un contrato formal, ‘que indica la cantidad, el tipo de interés y la fecha de vencimiento, mientras que las Cuentas a Pagar, son ‘més informales son, a corto plazo y se basan en la buena fe. i: Los derechos de los acreedores son prioritarios sobre el active de la compa- fifa, Por lo general, date es un derecho sobre el activo total de la compafifa en vez de derechos especifieos sobre un bien en particular. Es por eso por lo que los negocios, al transformar bienes en efectivo, usan este efectivo para pagar a sus acreedores. Sin embargo, si la entidad rio puede cumplir con sus obligaciones a su vencimiento, los acreedores pueden obligarla a vender sus propiedades y a que se le pogue, antes que los duetios puedan retirar cualquier cantidad, en nuestro pais. Esto se logra s6lo a través de un proceso judicial. 8.5. Capital Las cantidades aportadas a la empresa por los propietarios se llama capital, Los _propietarios tienen interés residual en la empresa, esto quiere decir que si la empresa se liquida alguna vez (es decir cesan sus operaciones y se reparten los activos entre los acreedores y los propietarios) los propietarios solamente tie- nen derecho a recibir los activos que queden después de haber cubierto en su tota- lidad las deudas a sus aereedores, 108Los duefios de la empresa, abrigan la esperanza de recibir utilidades si la ‘empresa tione éxito y de obtener la devolucion de su inversion si ésta fracasa. El capital de la empresa constituye una garantia y una proteccién para los acreedores, El capital de los propietarios, en cualquier fecha es igual al importe de dinero o activos, que la empresa adquirié en calidad de inversién, més (o menos) Ia utilidades (0 las pérdidas) retenidas que hayan resultado do las actividades del negocio. Un grupo de contadores, deciden asociarse con el fin de ejercer su profesion por Jo cual aportaron como inversién inicial Bs. 100.000,00. Durante la ptimera fase del negocio, se hicieron compras del mobiliario, equipo y arreglos diversos de la oficina por un monto de Bs. 170.000,00 por lo cual hubo la necesidad de solicitar un préstamo por Bs. 80.000,00 Si analizamos lo aqui sucedido Megaremos a la conclusién de que la empresa de este grupo de contadores est constituida por los siguientes recursos y fuentes. El activo muestra un total de Bs. 180.000,00 compuesto por Bs. 10.000,00 en efectivo y el resto lo forman el mobiliario, equipo e instalaciones. E1Pasivo, es Ia deuda adquirida por Bs. 80.000,00 El Capital son los Bs. 100.000,00 que representan la inversién de los propie- tarios. Resumiendo, el Capital es la diferencia entre el Activo y el Pasivo. c=A-P 100,000,00 = 180,000,00 — 80.000,00 Toda empresa posee (su Activo) el cual en parte es proporcionado por los acroodores (las deudas) o por los ducfios (capital). Luego el Activo es igual al Pasivo més el Capital. A=P4+C EJERCICIO Relacione los conceptos de las dos columnas colocando en el paréntesis el niimero que corresponde. 1. Valor () a) Diferencia entre Activo y Pasivo 2. Activo ()b) Deudas contrafdas por la empresa 3. Capital () @) Cantidad que una persona o empresa est dispuesta a pagar 4, Balance General () d)Blenes y derechos que la empresa posee 1095. Pasivo 7. Derechos 8. Bienes RESPUESTA @) a (8) > @e @) 4 @e © & @) bh Mi Ee eee SEE Ee EEE ESE ee rer CREE Cee EH ee eee ee eee reer e) Muestra situacién financiera de la empresa en una fecha determinada f) Cantidad de recursos que una empresa entro- ga a cambio de un bien, un servicio o un de- recho #) Conjunto de biones y derechos con que cuenta una entidad para aleanzar sus objeti- vos h) Todos aquellos elementos factibles de pesar y medir i) Elementos que pertenecen a la empresa so- bre los cuales ella puede ejercer accién legal, EJERCICIO Active Gasto Pasivo 110 La compafifa TEM ha solicitado su ayuda para proparar un Balance Ge- ‘neral para fines de Enero de 1980 de acuerdo con los siguientes datos: ‘Vea usted cusl de esas partidas corresponde a Balance General. Bs. 490.000,00 Bs. 230.000,00 Bs, 187.500,00Capital de los propietarios Bs, 352.500,00 Ingrosos E Bs, 840.000,00 ‘Compare su respuesta con la de la péigina siguiente. COMPASIA “TEM” BALANCE GENERAL 31 de Enero de 1980 Activa Bs. 430.000,00 Total activo Bs. 490.000, Pasivo y Capital Pasivo Bs. 187.600,00 ‘Total Pasivo Bs. 187.500,00 Capital Bs, 852.600,00 Bs. 490.000,00 wiCuentas Efectivo en caja 60.000,00 Documentos por pagar -—80.000,00 Capital 8.300.000,00 Inventario de mereancfa, 200.000,00 Edificio 1.900.000,00 ‘Méquinas y herramientas 100,000,00 Cuentas a cobrar 70.000,00 ‘Terreno 700.000,00 Hipoteca a pagar 100.000,00 Sueldos por pagar 110.000,00 Mobiliatio de Oficina 40.000,00 Suscripciones clientes 40.000,00 Equipo de Reparto 200.000,00 Impuestos a pagar 30.000,00 Cuentas por pagar '80.000,00 Documentos por cobrar —100,000,00 Equipo por pagar 30.000,00 Derechos de autor 200.000,00'RESPUESTA Cuentas Activo Pasivo Capital "| Bteetivo en caja 60.000,00 Documentos por pagar 80.000,00 Capital 8,300.000,00 Inventario de mercancia 200,000,00 Edificio 1.900.000,00 ‘Méquinas y herramientas: 100,000,00 Cuentas a cobrar 70,000,00 ‘Terreno ‘700.000,00 Hipoteca a pagar 100.000,00 Sualdos por pagar 10.000,00 Mobiliario de Oficina 40.000,00 Suscripciones clientes 40.000,00 Equipo de reparto 200.000,00 Cuentas por pagar 80.000,00 Documentos por cobrar 100.000,00 ‘Equipo por pagar 30.000,00 Derechos de autor 200.000,00 ° Impuestos por pagar 80.000,00 TOTAL 3.570.000,00] 870.000,00 | 8.300.000,00 13aEJERCICIO Cuentas a cobrar Capital contable ‘Documentos a pagar Vehfeulos Hipoteca a pagar ‘Terrenos Mobiliario de oficina Efeetivo PasIvo Cucntes a Pagar TOTAL PASIVO CAPITAL CAPITAL CONTABLE Total Pasivo y Capital Compare su respuesta con la siguiente: Bs. 10.000,00 Bs. 600.000,00 Bs. 10.000,00 Bs. 200.000,00 Bs, 270,000,00 Bs, 600.000,00 Bs. 20.000,00 TTRANSPORTE ROCA, ‘BALANCE GENERAL AL 40,000,00 30,000,00 20.000,00 ‘Complete con los siguientes datos el Balance General de la empresa ““Transporte Roca” para el 30 de abril de 1980 :900.000,00 Neo eee eeeTRANSPORTE ROCA BALANCE GENERAL AL 30 de Abril 1980 40.000,00 ‘Documertos a cobrar '80.000,00 Cuentas a cobrar 10.000,00 Mobiliario de oficina 20.000,00 Vehfeulos 200.000,00 600.000,004, ECUACION CONTABLE Los términos “activo, “pasivo” y “capital” son dos puntos de vista diferentes de observar las finanzas en una empresa. El activo por un lado, muestra las propie- dades o “derechos” de la entidad, mientras que el paaivo y el capital, representan Jas fuentes o simplemente los “derechos de otros” que crean los potenciales de servicio, Esta duplicacién de los valores contables se expresa a través de la mada “Hcuacién Contable” la cual se formula de la siguiente manera. ACTIVO = PASIVO + CAPITAL total de los Activos debe ser forzosamente igual en importe de dinero a ‘sus obligaciones totales, porque los dos totales evaliian dos aspectos de un solo conjunto de recursos. jemplo: Cuatro personas organizan un negocio y cada uno invierte Bs. 20.000,00 efectivo {Cual es la posicion financiera para esta fecha? Para este momento el Activo de la empresa es de Bs, 80.000,00 y el Capital s de Bs. 80.000,00 resultante de la inversion de los duefios, Al aplicar la ecuaci6n contable tenemos: A=P4+C 80.000,00 = —o— + 80.000,00 Después de inaugurado el negocio se adquiere un vehfculo a crédito por un monto de Bs. 40.000,00 Ante esta transaccién, vamos a mostrar la nueva situacién financiera. Activo, Bs. 120.000,00 = al Pasivo, Bs. 40.000,00 + el Capital de los propie- tarios Bs. 80,000,00 EI Activ se compone de los Bs. 80.000,00 en efectivo y el vehfewlo por Bs. 40.000,00, EL Pasivo es la cuenta por pagar. EI Capital es el resultado de la inversion inicial en la empresa. A=P+C 120.000,00 = 40.000,00 + 80.000,00 Se procedié a la cancelacién parcial de la deuda pendiente por un monto de Bs. 20.000,00. Después de esta operacién, la ecuacién contable queda como sigue: 116Activo, Bs. 100,000,00 = al Pasivo, Bs. 20.000,00 + el Capital de los propietarios Bs. 80.000,00. El Aetivo se compone ahora de Bs. 60,000,00 én efectivo y el vehfeulo por Bs, 40,000,00 ~ EI Pasivo, (ha disminuido) la deuda es de Bs. 20.000,00 El Capital es el resultado de Ia inversién inicial en la empresa. A P+ 6 100.000,00 = 20.000,00 + 80.000,00 El concopto de esta ecuacién es el de que alguien tiene siempre derecho sobre todo al Activa. Este alguien puede ser el grupo de duefios o los acreedores y los duefios (en teorfa podrin ser s6lo los acteedores, pero esto sucedera sola- mente si la compaiiia tuviese serios problemas financieros y estuviese al borde de la quiebra). La consecuencia de este concepto es que la igualdad arriba menciona- de/siompre se mantiene. Es por lo que cada vez. que se prepara un Balance General, al Activo debe ser igual a la suma del Pasivo y el Capital. In otras palabras, como se suele decir, el balance debe cuadrar. De esta relacion es de donde se, origina Ia palabra Balance. EJERCICIO El sofior Oscar Arellano, retiré del banco sus ahorros por Bs. 15.000,00 con el fin de adquirir mereaneia para venderla posteriormente: Tuvo que . solicitar un préstamo al banco por Bs. 20.000,00 ya que el monto de la factura por coneepto de compra de mercancia alcanzé la suma de Bs. 80,000,00-por lo que acordé firmar documentos con el proveedor por un ‘monto de Bs. 20.000,00 los cuales vencen mensualmente y quedé con algo de efectivo. ;Cudl es In situacin financiera del sefior Oscar Arellano? Recuerde que la Ecuacion Contable es: A=P4+6 17ACTIVO = Bs, 65.000,00 PASIVO = Bs, 40,000,00 CAPITAL = Bs. 16,000,00 A '55.000,00 P + ¢ 40.000,00 + 15,000,00 El Activo quedé compuesto por Bs. 5.000,00 en efectivo més Ia mer- ‘eancfa por Bs. 60.000,00. El Pasivo, esta formado por el préstamo que le debe al banco por Bs. 20.000,00, ademas de los documentos a pagar al proveedor por Bs. 20.000,00, El Capital es la inversion inicial de sus ahorros por Bs. 15.000,00; 118EJERCICIO Complete el efecto de cada una de las siguientes transacciones y compruc- be la igualdad de la Ecuacién Contable. TRANSACCIONES AcTIVO pasivo CAPITAL Bs, Bs. Bs, 4) nversién inletal de 10s duets 4-160,000,00 + 160,000,00 | 1b) Compra de meresnefa a erdito +8,000,00 Subtotal 168,000.00 = 8,000,00 + 160,000,00 €) Adquisicton de vehfeulo a exédito |+ 60,000.00 <4) Pago parcial de una deuda =80,000,00 Subtotal = 38,000,009 + 160,000,00 ) Compra de mereancfa al contado + 40,000,00 f) Adgulsiot6n a Crédito de ‘terreno + Subtotal + 160,000,00 ) Adguisiclon de mobiliario ‘a erédlto + 10,000,00 1h) Pago de hipoteca TOTAL ACTIVO = PASIVO + CAPITAL + 19TRANSACCIONES ACTIVO = PASIVO + CAPITAL Bs, Bs, Bs. a) Inversién inietal de los duefios + 160.000,00 + 160,000,00 +b) Compra de mereancfa a ‘exédito, J+ 8.000,00 +8,000,00 Subtotal 1 8.000, ) Adquisicién de vehioulo a crédito + 60,000,00 + 60,000,00 4) Pago parcial deuna deuda | 30,000,00 — 30.000,00 Subtotal 198,000,00 88,000,00 + 160.000,00 ©) Compra de mereanefa al contado + 40,000.00 | 40,000,00 £) Adquisici6n a Crédito de terreno }+200,000,00, 4 200,000,00 Subtotal '398,000,00 238.000,00 + 160,000,00 8) Adquisiclon de mobillatlo aexédito + 10.000,00 + 10,000,00 hh) Pago do hipoteen I 50,000.00 — 50.000,00 ‘TOTAL '368.000,00 198.000,00 + 160,000,00 AcTIVo Pasivo + — caprraL '958,000,00 = 198,000.00 + 160,000,005. ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS 5.1. Descripcion General El Estado de Pérdidas y Ganancias presenta el total de ingresos y de los gas- tos ocurridos en un periodo, La combinacién de los ingresos y los gastos en el Eetado de Pérdidas y Ganancias, muestra Ja utilidad (0 pérdida) neta, la cual representari el aumento (6 disminucién) de los recursos netos de la empresa. E] Estado de Pérdidas y Ganancias se conoce también con los nombres de Estado de Resultados o Estado de Operaciones. El Estado de Pérdidas y Ganancias muestra el éxito o el fracaso de una entidad, en su esfuerzo por lograr un balance favorable entre sus ingresos y gastos durante un perfodo. Los ingresos son todos los recursos que se obtienen de la venta de productos © Ia prestacién de servicios durante un perfodo contable. Por ejemplo, el dinero que recibe una estacin de gasolina por concepto de venta de gasolina, es un ingreso. ‘Los gastos son el costo de los recursos consumidos para obtener un ingreso. Por ejemplo, el sueldo del trabajador de la estacién de gasolina es un gasto. El perfodo de tiempo que cubre el Estado de Pérdidas y Ganancias, general- mente es de un afio, pero para tener una idea del buen rumbo de la empresa, s¢ acostumbra a preparar estados més frecuentes, es decir cada mes, trimestre 0 semestre. ‘Todos los ingresos y gustos que tienon lugar deintro del ejercicio contable, se acumulan siendo necesario, por lo tanto, a medida que se preparan los estados ‘se debe indicar el perfodo que abarean. En resumen, el Estado de Pérdidas y Ganancias proporciona informacion financiera sobre los ingresos y gastos de una empresa durante un perfodo que suele ser por lo general de un afio, en contraste con el Balance General, el cual ‘muestra la posicién financiera para un momento dado. 5.2, Formato General En la preparacion del Estado de Pérdidas y Ganancias, suele utilizarse el for- mato “tipo informe” (el cual se muestra en el grifico 1,5.3.). Muchas empresas europeas y sudamericanas usan el ‘formato de cuenta”. Los gastos y otras deduc- ciones se colocan en el lado izquierdo y los resultados rie la utilidad se presentan del lado derecho. La cifra del waldo se afiade al lado més pequefio. Aunque existan diferencia en la forma de presentacién, el contenido en ellos es el mismo, En su preparacion se debe considerar los siguientes asipectos: 1. Bl encabezado 2. El contenido financiero El encabezado, consta del mombre de Ja entidad, Ia identificacién del estado financiero y luego el perfodo que cubre. 121En relacién al contenido financiero, este esta compuesto de la “seccin comercial”, en la cual figura la cuenta Ventas, donde aparecerin deducciones por las ventas anuladas o devueltas y el Costo de la mercancia vendida, A continuacién de la seecién comercial, siguen los gastos de operacién, los cuales se dividen en gastos de venta y gastos de administracion. Hay partidas que no encajan dentro de ninguna de estas clasificaciones y de ellos comentaremos mas adelante. Esto sélo he sido un bosquejo de como se prepara el estado de pérdidas y ganancias, ya que se ilustraré con mis detalle en la Unidad II del médulo Ii. GRAFICO 1.5.8 FORMATO TIPO INFORME REPOSTERIA USANA. ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS Del 1° de Enero al 31 de Diclerabre de 1979 Ingretos por Ventas 380,000,00 = Costo de la mercancfa vendida 160,000,00 Utilidad Brute 190.000,00 Gastos de Operaci6n Gastos de Venta '86.000,00 Gasios de Administracién 40.000,00 126,000,00 Uillidad neta antes dal impuesto eee 4,000,00, Iimpuesto sobre la renta -estimado “7.000,00. Ui nota del ejercicto 7.000,00 En este grifico. se muestran los elementos bésicos del estado de resultados de una empresa comercial. Los datos se muestran en forma condensada y los ‘titulos de Ins cuentas son genéricos, pero el esquema general es caracterfstico de los estados de pérdidas y ganancias. Se puede observar que en este estado se pre- sentan ingresos, a los que se restan os gastos para obtener la utilidad neta."Las diversas clases de gastos que hay en el estado serdn explicadas més adelante. Lo gue hay que recordar es el formato bisico: Ingreso — Gastos = Ganancia Neta 5.3. Ingresos Ingresos, Producto o Ventas, son las palabras que se usan para designar al aumento bruto del capital como resultado de proporcionar servicios © vender productos de la compafiia, La forma de usar la palabra “bruto” en esta definicién se explica por el hecho de que los contadores llaman bruto a cualquier cifra, de la cual no se han deducido los gastas correspondientes. Un ejemplo de lo que es bruto y neto es el de una persona que gana Bs. 100,00 semaneles. Su salario bruto es de Bs. 100,00 y su salario neto es lo que le queda después de deducirle el impuesto sobre la renta, el seguro social y alguna otra deduecion. 122‘Traténdose de una empresa comercial, la fuente de sus ingresos, esté consti- tuida por la venta de mercancias a sus clientes y el importe de su producto, esté dado por la diferencia entre el precio de venta y el costo de la mercancia. Si se trata de una empresa de servicios profesionales, sus ingrosos estarin compuestos por la venta de sus servicios, bajo la forma de “‘honorarios profesionales” por ejemplo, los ingresos que pereibe un abogado, un médico o un contador. También pueden originarse ingresos por la venta de objetos distintos a los que constituyen la naturaleza del negocio, por ejemplo, venta de una maquina, un terreno, ete. que formaba parte de los activos. En resumen, los ingresos lo forman el total de los recursos recibidos por la venta del producto de la compafifa o la realizacién de un servicio durante un perfodo de tiempo dado. Se presume que los ingresos resultan en un aumento directo de capital, si la produccién de éstos no conlleva costos, los duefios se benefician por el total de los ingresos. Costo de la mereanefa vendida; viene a representar el movimiento habido a partir del inventario inicial mas las compras del ejercicio menos el inventario fi- nal. Este punto sera tratado mas ampliamente en el médulo II, Unidad II. 5.4. Gastos Gastos es el titulo general bajo el cual el contador inciuye Ia disminucion bruta del capital, debido al costo de los bienes y servicios usados por una entidad con el fin de produeir. Por ejemplo, el comerciante contrata empleados con el fin de que atiendan la clientela, debe pagar sueldos, alquila un local, paga publicidad para atraer clientela, en todas estas actividades é1 consume recursos para obtener utilidad. Contablemente, los gastos de un perfodo dado pueden ser causados por una de las tres siguientes situaciones: 1)Extinclén de la cobertura que el activo representa; por ejemplo, una prima de seguro prepagada a un plazo de seis meses. Luego de un mes, se ha gastado una sexta parte de la prima pagada por anticipado. 2)Pagos simulténeos al reconocimiento del gasto; por ejemplo cuando una ‘compafifa paga por la entrega o instalacién de un equipo al mismo tiempo que ésta se realiza, 3) Obligaciones incurridas pero que no son pagadas hasta el siguiente perio- do; por ejemplo, un sueldo pagado en enero por trabajo realizado en diciembre, es un gasto ocurrido en diciembre. ‘Obsérvese la distincién entre los términos costos y gasto. El costo representa Jos recurtos sacrificados para alcanzar un objetivo determinado. Proviene de un cién del importe del dosembolso, El gasto en cambio se valoriza por el costo de los. recursos consumidos en Ia produccién del ingreso. Es por lo tanto una categoria especial del costo. Entender que un gasto y una parte del activo son cosas distintas es el primer paso necesario para entender la teoria contable. Volviendo a ello, activo es algo de valor que posee la entidad y, por tanto, es un recurso que se poseeré en el futuro. Un gasto representa el consumo de parte del activo durante un periodo contable. En perspectiva todo lo adquirido por una compafifa tiene su costo; si este costo ‘conserva su valor para ser transferido a periodos futuros, es parte del activo; y si su valor caduea en este periodo es un gasto. Es obvio que para poder identificar los ingresos hay que decidir si algo es parte del activo o si es un gasto. 1235.5. Utilidad Neta y Pérdida Nota La utilidad o ganancia neta de una entidad es el exceso de ingresos totales sobre los gastos totales de un perfodo contable. Cuando los gastos son superiores a los ingresos en el perfodo, el estado de pérdidas y ganancias arrojaré una pérdida neta, Al final del periodo contable, la cuenta capital se verd afectada de acuerdo al resultado que muestre el estado de pérdidas y ganancias, si refleja utilidad neta se ‘aumentard esta cantidad al capital, si por el contrario, hay una pérdida neta, esta suma se restara de! capital que habia al comienzo del perfodo. Aqui se ve claramente como quedan vinculados los dos estados financieros (Balance General y Estado de Pérdidas y Ganancias) ya que en primera instancia se elabora el Estado de Resultados para trasladar a utilidad neta (o 1a pérdida), al Balance General (cuenta Capital), Resumen Hemos descrito las cuentas que se utilizan para informar la posicién financie- ta de la en,prosa para un momento determinado, las cuales estin expresadas por el Activo, que indica los recursos y del Pasivo y Capital, que muestran las fuentes. Los resultados son el cambio que se produce en las cuentas con motivo de Jas transacciones, que no son inversiones ni rétiros de los duefios. Con estos conocimientos, podemos ampliar la “Bcuacién Contable" o “Ecuacién del Patrimonio”, con el fin de mostrar las repercusiones en esta ecua- cién de los ingresos y gastos ocurridos en un perfodo. ACTIVO =PASIVO + CAPITAL CONTABLE ACTIVO =PASIVO + INVERSION DE LOS DUEROS + RESULTADOS A=P + (C + I-G)) El capital contable se mostrar afectado con un aumento cuando: a) Los resultados sean utilided neta 'b) Nueva inversion de los duefios El capital contable se mostrari afectado con una disminucién cuando: a) Los resultados “arrojen una pérdida neta b) Los duefios efectiien retiros a cuenta de futuras ganancias Las compaiias escogen los formatos del Balance General y del Estado de Ganancias y Pérdidas que consideran dan la mejor presentacién de su informacion financiera, Dado que los estados financieros externos se usen para proporcionar informacién relativa a la posicién financiera y a las operaciones de una compafia, durante el perfodo o periodo més reciente, se debe hacer lo posible para que la informacion sea lo mas clara posible. 124EJERCICIO Complete la oracién con la frase que corresponde. 1. El Estado de Pérdidas y Ganancias, muestra los resultados para un ceeeeeeess mfentras que el. informe dela situacién inanciora pare un... 2. Todos los recursos que se obtienen de la venta de productos o de la prestacion de servicios durante un perfodo contable son los.....-...- son los costos de los recursos consumidos para obtener ingresos 4, Los ingresos y los gastos totales ocurrides en un perfodo contable se muestran en el estado financiero llamado . 5. S los ingress totalesexceden alos gusts totals de un periodo conte ble se produce la... 02... .02eee 00 RESPUESTA 1, Periodo determinado Balance General Momento dado 2, Ingreso 8. Gastos 4, Estado de Pérdidas y Ganancias o de Resultados 5, Utilidad Neta 125EJERCICIO A continuacion presentamos una serie de partidas correspondientes a las ‘transacciones realizadas por la empresa ‘‘Valles” durante el perfodo com- prendido entre el 1-1-19X y el 31-12-19X. A fin de que usted identifique con las siguientes siglas a qué grupo de la ecuacién contable pertenecen utilice: A para ideatificar el Activo P para identificar el Pasivo C pam identificar el Capital T para identificar los Ingresos G para identificar los Gastos Partidas Montos Bs. Cuentas por cobrar 10.000,00 Cuentas por pagar 16.000,00 Efectivo en caja 26.000,00 Existencia de Mercancia 40.000,00 Gastos de Administracion 12.000,00 Gastos de Ventas 27.000,00 Edificio 400,000,00 Hipotecas por pagar 180.000,00 Capital Iniciat 280.000,00 Ingresos por Ventas 200.000,00 Gastos Generales 18,000,00 Ingresos por Intereses 8,000,00 Ingreso Adicional 146.000,00 126RESPUESTA ‘Cuentas por cobrar ‘Cuentas por pagar Efectivo en caja Existencia de Mercancia Gastos de Administracion Gastos de Ventas Edificio Hipotecas por pagar Capital Inicial Ingresos por Ventas Gastos Generales Ingresos por Intereses Ingteso Adicional 10.000,00 16.000,00 25,000,00 40.000,00 12,000,00 27.000,00 400.000,00 180.000,00° 280.000,00 200.000,00 18.000,00, 3.000,00 146.000,00 127A continuacién encontrar usted una serie de cuentas a fin de que las identi- fique y las coloque en la columna que le correspondan maredndolas con las letras: A: activo, P: pasivo; C: capital; I: ingresos; G: gastos. EJERCICIO. Cuentas Boltvares Documentos por pagar 32,500,00 Cuentes por cobrar 190.000,00 Capital 5.000.000,00 Gastos administrativos 700.000,00 Rdlficio 3.150,000,00 Dinero en efectivo 250.000,00 Deudas a largo plazo 1125.000,00 Hipotecas por pagar 500.000,00 Impuesto por pagar 350.000,00 Equipos 1.926.000,00 Gastos financieros, 80.000,00 Inventario de mercancia 1.100.000,00 ‘Terrenos 90,000,00 Valores negociables 875.000,00 Patentes y derechos de autor 180.000,00 Acciones preferidas 1,000.000,00 Acciones communes 1.000.000,00 Gastos pagados por adelantado 30.000,00 ‘Compra de mereanefas 4,600.000,00 Ganancias retenidas 1.750.000,00 Comisiones ganadas 250.000,00 Venta de servicios 780.000,00 Gastos de ventas 1.500.000,00 Ventas 9,000.000,00 Compare su respuesta con la de la pagina siguiente. 128RESPUESTA - Cuentas ‘Bolivares | Balance | Pérdidas y General | Ganancias Documentos por pagar 32.600,00 | P Cuentas por cobrar 190.000,00 | A Capital 5.000.000,00 | Gastos administrativos '700.000,00 G : Edificio 3.180.000,00 | A Dinero en efectivo 250.000,00 | & Deudas a largo plazo 126.000,00 | P Hipotecss por pagar 500.000,00 | P Impuesto por pagar 360.000,00 | P Equipos 1.926.000,00 | A Gastos financieros 80.000,00 6 Inventario de mercancia 1.100,000,00 | A. ‘Terrenos 90.000,00 | A Valores negociables 875.000,00 | A Patentes y derechos de autor 180.000,00 | A Acciones preferidas 1.000.000,00 | Acciones comunes 1.000,000,00 | Gastos pagados por adelantado -—»-$0,000,00 | A ‘Compra de mereancfas. 4,600.000,00 .@ Ganancias retenidas 1.750.000,00 | & Comisiones ganadas 250.000,00 I Venta de servicios '70.000,00 I Gastos de ventas 1.500.000,00 G Ventas 9.000.000,00 I 129EJERCICIO A continuacién suministramos Ja informacién correspondiente a transac- clones realizadas por la empresa “Ruiz y Cia”, durante.el perfodo compren- dido ontre el 1-1-19X y el 81-12-19X. A fin de que usted coloque en los ‘espacios en blanco las transacciones que deben figurar en el Estado de Ganancias y pérdidas de dicha compafife. Banco 200.000,00 Caja 10,000,00 (Cuentas por cobrar 50.000,00 Inventario de mercancias 90.000,00 Mobiliario '70.000,00 Ingresos por ventas, 380,000,00 Costo de vontas 200.000,00 Gastos de ventas 20.000,00 Gastos administrativos 80.000,00 ‘Cuentas por pagar 120.000,00 Capital 400.000,00 Edificio '500.000,00 EMPRESA RUIZ ¥ CIA. ESTADO DE GANANCIAS ¥ PERDIDAS 1-1-19X al 31-12-19X. INGRESOS POR VENTAS MENOS COSTO DE MERCANCIA VENDIDA Lagann peseeee MENOS GASTOS DE VENTAS. GASTOS DE ADMINISTRACION TOTAL DE GasToS Ld UTILIDAD DEL EJERCICIOEMPRESA RUIZ Y CIA. ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS 1-4-19X al 81-12-19K INGRESOS POR VENTAS 380.000,00 MENOS ‘COSTO DE VENTAS 200.000,00 UTILIDAD BRUTA 180,000,00 MENOS i GASTOS DE VENTAS 20.000,00__ GASTOS DE ADMINISTRACION 80,000.00 TOTAL DE GASTOS 100,000.00 7 ‘UTILIDAD DEL EJERCICIO 80,000,00 181EJERCICIO ‘La empresa “Lara” con un Capital inicial de Bs. 80,000,00, ha realizado durante 3 meses operaciones que le han dado por resultado una ganancia de Bs. 20.000,00 se requiere que de las tres igualdades que le presentamos 4 continuacién, usted identifique la que presenta el Capital Contable al final del periodo. Recuerde que el capital contable aumenta o disminuye segin los resu!- tados de las operaciones, 1) 100.000= 80.000 + 20.000 O 2) 100.000= 120.000 — 20,000 O 3) 120.000= 100.000 + 20.000 o ‘Compare su respuesta con la de la pagina siguiente, RESPUESTA 1) 100.000 = 80.000 + 20.000 182EJERCICIO La empresa “Zulia” tiene un capital inicial de Bs. 80.000, al finalizar un perfodo de tres meses, realizé operaciones que se resumen en: Ingresos por Bs. 100.000 y gastos por Bs. 70.000. A continuacién encontrara usted tres igualdades donde se representa: 1, Capital final. Identifique usted cual de esas igualdades corresponde a los datos de este problema, Recuerde que: GF.=C + (-G) 80.000 + (100.000—70.000) 90.000 + (100.000 — 70.000) 70.000 + (100.000—70.000) 90.000 + (100.000 — 80.000) ‘Compare su respuesta con la del la pégina siguiente, RESPUESTA 1, 110,000= 80.000 + (100.000 — 70.000) 133EJERCICIO La empresa “Treg” al inicio de sus operaciones, su ecuacién contable Activo = Pasivo + Capital 100.000 = 20.000 + 80.000 Al final de un perfodo de 3 meses ha realizado operaciones que se resumen en: Ingresos por Bs. 60.000 y Gastos por Bs. 40.000 Se requiere que usted identifique entre las cuatro eciiaciones que le presentamos @ continuacién cuil comesponde a la ecuacién contable de esa empresa, Recuerde Ia formula: A=P + [C+(I-G)] 1. 100,000 = 20.000 + (60.000 + (60.000 —40,000)) 2. 180,000 = 80.000 + (80.000 + (60.000 — 40.000)! 3. 120.000= 20.000 + (80,090 + (60.000 —40.000)1 4. 120,000 = 20.000 + [80.000 + (70.000 ~50,000)} RESPUESTA 8. 120.000= 20.000 +{ 80.000 + (60.000 — 40.000) ] 1341. Anote F o V en la linea segiin la afirmacion sea FALSA 0 VERDADERA. __ A.Blefectivo y ol derecho de propiedad es lo mismo. ‘ ____ B.La informacion financiera se divide en unidades pequefias Uamadas cuentas. 6. #1 total del activo puede a veces excoder del total del Pasivo y Capital contable. __ D.Los estados financieros consideran los cambios del poder adquisitivo del dinero, ___ 8. El perfodo para el cual se hacen los estados finmicieros reciben el nom- bbre de periodo contable. _—__ F. El Balance General muestra la situacién actual de la empresa en lo que ‘respecta a los Activos, Pasivos y Capital para un momento dado. __— G. Los recursos aparecen valorados a su costo de adquisicion. ____- H.La ecuacién contable se expresa en los términos Activo igual a Pasivo més capital. _—___ L. El Estado de Pérdidas y Ganancias muestra el éxito 0 fracaso de una entidad, J. El capital contable disminuye con la utilidad neta, Una persona ha reunido un active de Bs, 200.000,00 aunque su inver- sign inicial fue de Bs, 80.000,00 y la reinversion de sus utilidades ascen- di6 a Bs. 70,000,00. ,Cuénto debe ol negocio? a, 70.000,00 b. 60.000,00 ce. 150,000,008. Clasifique las siguientes cuentas. CUENTAS ICTIVO_PASIVO CAPITAL, INGRESOS GAS ‘& Maquinarias y Equipo /b. Inversién de los duefios ©. Ventas de mereaneia d. Efectivo en Banco e. Alquiler del local f. Sueldos de Oficina g. Cuentas a cobrar h, Mobiliario de Oficina i. Documentos a Pagar 4. Seguro pagado anticipado , Local comercial 1, Patente m. Comisién cobrada adelan- tado rn, Impuesto sobre la Renta A, Seguro Social obligatorio ©. Ince por pagar P. Gastos de teléfono @. Venta de servicios 4. Elsiguiente Balance General est incorrecto prepare uno correcto. CASA OSPINO,'C.A. BALANCE GENERAL Al31 de Marzo 1980 ACTIVO PASIVO ¥ CAPITAL Efectivo en caja 5.500,00 Cuentas a cobrar 10,000,00 Documentos a pagar 30.000,00 Patentes 20.000,00 Mobiliario 10.000,00 _Utilidad Retonida 20.500,00 Vehiculo 60.000,00 Capital 55.000,00 Total 105.600,00 1105,500,00 1365. Concluya la preparacién del siguiente estado financiero con las cuentas que usted considera que deben incluirse. DATOS DATOS ‘Ventas totales 600.000,00 —Costos de Ventas 250.000,00 Efectivo 40.500,00 — Impuesto sobre la Renta Utilidad Bruta = 850,000,00 estimado 87.500,00 Gastos de Ventas 120,000,00 Documentos a Pagar 25.000,00 Cuentas a cobrar 30,000,00 Utilidad Neta 112.500,00 Maquinaria 887.600,00 Gastos de Administracién _80,000,00 Total Gastos de Operacian 200.000,00 MARIO’S ¥ CIA. Estado de Pérdidas y Ganancias Del 1-2-1979 al 311-1980 Ventas totales 600.000,00 nos Costo de ventas 250.000,00 Utilidad bruta 350.000,00 Gastos de Operacién “ 6, Relacione los conceptos con las columnas, colocando una X en la que corres- ponda. CONCEPTOS cuENTAS | TIEMPO ‘MEDIDA Costos de adquisicién Bjereicio Keonomico “Estados preparados sobre bases histéricas Capital Gastos de Operacién ‘Deudas de Ta empresa ‘Afio fiscal Tngresos netos Perfodo contable | Efectivo Derechos de la empresa ‘Cualquier componente identifica- ble que pueda expresarse en dineroRESPUESTAS: L AF RV BOYV Gav QF HF DF Lv BV a FP 2b) Bs. 60.000,00 Activa Bs. 200,000,00 igual a Pasivo 50.000,00 mas Capital Conta- ble Bs. 150.000,00 El capital contable se compone de la inversi6n inicial del duefio més ‘as reinvecsiones que ha hecho. 8. ACTIVO. = PASIVO.—sCCAPITAL)~=—sINGRESO— GASTOS. a i b © e a m a f g o a h 6 i P k 1 4 CASA OSPINO, C.A. BALANCE GENERAL ‘Al 81 de marzo de 1980 ACTIVO PASIVO ¥ CAPITAL Efectivo en caja 5.500,00 Documentos a pager _30,000,00 Cuentas a cobrar 10.000,00 Capital + 5,000,00 Mobiliario 10.000,00 —Utilidades retenidas _20.600,00 ‘Vehiculo 60.000,00 % : SIVO TOTAL PASIVO Y TOTAL ACTIVO 106.600,00 GQnAN 105.509.00 |MARIO’S ¥ CIA ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS DEL 1-2-1979 al 1-1-1880 ‘Ventas totales menos —Costo de ventas Utilidad Bruta Gastos de Operacién Gastos de ventas 120.000,00 Gastos de Administracién —-80.000,00 ‘Total gastos de operacién 200.000,00 Utilidad antes del impuesto 150,000,00 Impuesto sobre la renta estimado '87.600,00 Utilidad neta 112.600,00 Derechos de la empresa TmMPo Ejercicio econdmico Estados preparados sobre bases historicas Afio fiscal Perfodo contable : MEDIDA Costo de sdquisicién Gastos de operacion Ingresos netos Cusiquier componente itentificable de la informactén financiera que pueda expresarse en dinero.eI Ley Noid LA CUENTA En esta unidad veremos cémo 1a Contabilidad, para suplir las fallas de la me- moria, recurre a las anotaciones a fin de que un individuo sepa cuanto le deben y cuanto debe él, La Contabilidad ba tenido que recurrir a Ja clasificacion, separando las parti- das que tiene la empresa por cobrar, quiénes son las personas a quienes tiene que cobra, de las partidas quie tiene que pagar y a quienes tiene que pagar. A tal efec- to ha creado las cuentas para registrar bajo una denominacién comin todos los movimientos relacionados con una transaccién de un mismo tipo. Los contenidos incluidos le permitirn a usted identificar y clasificar las cuentas de los Estados Financieros, asi como identificar los tipos de saldos. 140INDICE 142 142 142 148 143 144 149 149 150 155 3, ESQUEMAS DE CUENTA O CUENTA T. 8.1. Rayadode una cuenta . 3.2. Obtencién del saldo . 4. CODIFICACION DE CUENTAS ... AUTOEVALUACION .. 1611, LACUENTA Definicién Se entiende por cuenta, el instrumento que se utiliza para registrar en forma clasificada las transacclones que efectia la empresa. Los sumentos y disminuciones del activo, pasivo y capital contable de una entidad, se procesan en las cuentas y los estados financieros te elaboran periédica- monte a partir de estos registros. Por ejemplo, Ia cuenta Documentos por cobrar, mostraré las cifras en donde se reflejan las operaciones relacionadas con la cliente- la, por concepto de venta de mercancias o servicios a crédito, las cuales estén respaldadas con documentos formales. El uso de las cuentas esté sujeto a una Limitaclén: “la ecuacién contable” debe mantener siempre su equilibrio. 2, TIPOS DE CUENTAS 2.1. Cuentas Reales Las cuentas reales también suclen Iamarse cuentas definitivas o cuentas Permanentes, ya que permanecerin a lo largo de la vida del negacio. Les cuentas reales son las que conforman el Balance General y como usted sabe, estas cuentas ‘s0n los Actives, Pasivos y Capital, es decir los bienes, derechos y obligaciones de la empresa. Las cuentas reales més comunes son: ‘Bjomplo de cuentas reales de activo Bfectivo en Caja Efectivo en Banco Efectos por cobrar Inventario de mereancfa Seguro pagado anticipado Tnversiones ‘Terrenos Edificio Maquinaria y Equipo Equipo de Oficina Impuesto sobre la renta retenido por pogar Kjemplo de cuentas reales de capital Capital del propietarié Capital en acciones Beneficios por distribuir2.2, Cuentas nominales Las cuentas nominales también lamadas cuientas temporales son lus que con- forman el Estado de Ganancias y Pérdidas. Estas cuentas se utilizan para acumular datos con los cuales se prepara el Estado de Resultados para un perfodo en particular (generalmente de un afio). Al empezar el periodo, deben tener saldo cero. Esto significa que después de que se haya computado 1a utilidad neta del perfodo, los saldos de estas cuentas deben transferirse a la cuenta real de capital para que aquellas queden limpias de cifras al empezar el perfodo siguiente. Las cuentas nominales més utilizadas son: Ejemplo de cuentas nominales de ingresos: Ventas brutas ‘Venta de servicios Ingresos por intereses Comisiones ganadas . Ejemplo de cuentas nominales de gastos ‘Comisiones a vendedores Gastos de alquiler Gastos de teléfono Gastos de papeleria Gastos de intereses Gastos de publicidad Sueldos de administracion Fletes de venta Gastos de viaje Gastos Seguro Social Obligatorio Sueldos de vendedores Gastos de luz Gastos de agua Gastos depreciaciin de maquinaria 2.3, Cuentas de Valuacion La cuentas de valuacién reciben también el nombre de cuentas de reducci6n, estas cuentas muestran Ja cifra en que debe disminuirse el valor inicial de las cuen- tas de Activo para obtener su valor real. Existen activos que van perdiendo valor por el transcurso del tiempo o su natural desgaste y otras causas diversas, AI finalizar cada ejercicio econémico es necesario determinar este desgaste o pérdida la cual recibe el nombre de deprecia- ion, La cuenta en la que se refleja la cantidad a disminuir del activo la cantidad necesaria, lleva el nombre de depreciacién acumulada, Por ejemplo, la cuenta depreciacin acumulada edifielo, representa la cuenta de valuacién que reduce el valor del edificio. ‘La cuenta depreciacién acumulada maquinaria muestra el importe que ce rebaja del valor de la maquinaria, Hay otra clase de actives que necesitan también de que se refleje en valor aproximado para el momento del ejercicic econémico, como por ejemplo: 143Supongamos que la empresa A.B.C. tiene cuentas por eobrar por un monto de Bs. 500.000,00. Surge entonces una pregunta, ;Cobrard y hari efectivo todas esas cuentas? Lo més probable es que por diversas razones algunos clientes no paguen. Como eso representa una pérdida para la empresa, ella deberd estimar cuanto serd el monto de lo que dejaré de cobrar. Observamos claramente que esa estimacion de las cuentas que no cobraré representa una contra cuenta de la ‘cuenta por cobrar, la cual viene a representar una cuenta de valuacién, ésta recibe elnombre de Provisin para cuentas dudosas. Kjemplo de cuentas de valuaciéy Depreciacién acumulada mobiliario Provision de cuentas incobrables: Amortizaci6n de gastos de organizacién ‘ Depreciacién acumulada vehiculo » 2.4. Cuentas de orden Durante el curso ordinario de las operaciones de una empresa, 0 sea su ejerci- clo contable, pueden efectuarse ciertas operaciones o transacciones que no afec- tan el activo, pasivo, o capital de la empresa pero en alguna forma u otra significa alguna responsabilidad para la empresa y en consecuencia es necesario establecer cierto tipo de control sobre dichas operaciones. Asi por ejemplo cuando la empresa envia valores a un Banco para que gestio- ne su cobro, éste ha de responder ante la empresa, no en calidad de propietario sino como custodia, por lo cual es necesario que se tome las medidas pertinentes para el debido control de esos valores entregados, cuyo titulo de propiedad no ha sido traspasado a terceros y en consecuencia, sigue formando parte del activo de Ia empresa, Una manera prictica de controlar este tipo de operaciones es a través de las lamadas cuentas de orden cuya finalidad bésica os la de registrar estas transac- ciones que, de otra forma, quedarian fuera de los registros contables. Las cuentas Uamadas de “orden”, también se les denomina de memoranda © bien de movimiento compensado, Se Ilaman de movimiento compensado porque se abren de dos en dos, con nombres iguales o muy semejantes, siondo la primera deudora y Ia segunda acreedora. Aunque con frecuencia se opta por presentarlas en forma de nota al pie del balance, haciendo constar, por ejemplo, que “La compafiia ha otorgado un aval de Bs. 200.000,00 en favor de la empresa XX": 144EJERCICIO L Relacione los conceptos de las dos columnas colocando en el parén- tesis el nimero correspondiente. 1. Cuentas de valuacion = (_) Cuentas permanentes o del Balan- ce General 2, Cuentas nominales () b, Cuentas de memoranda 0 movie miento compensado. 8. Cuentas reales () @, Cuenta que disninuye el valor de otra ala que esta muy relaciona- da: 4, Cuentas de cierre () Gd. Pertenecen at estado de ganan- cial y pérdidas, 5. Cuentas de orden () &, Cuenta de valuacion 6. Ventas () & Cuenta reat 7.Provisién cuentas males ( ) — g, Cuenta nominid 8. Capital im) IL, Identifique el siguiente lstado de datos colovéndoins en columnas Cuenta Real y Cuenta Nominal DATOS CUENTAREAL | CUENTA NOMINAL | Caje-Banco-Sueldos Cuentas Pagar-Ventas Alguiler-Capital contable Provision cuentas malas Depreciacién Acurmulada vehfoulo Cuentas a cobrar-Ingresos Intereses YVontas de servicios-Gastos luz Cuenta Particular-Terronos Publicidad-Flotes de venta Gastos de Viaje-Devolucion de venta-compras-edificio [mpuesto por pager |CUENTA REAL CUENTA NOMINAL | caja Banco Cuentas a Pagar Capital contable Provision Cuentas malas Depreciacién acumulada vehiculo Cuentas a cobrar Cuenta particular ‘Terrenos Impuesto por pagar Edificio Sueldos Ventas Alquiler Ingreso_ intereses Venta de servicios Gastos de luz Publicidad Fletes de venta Gastos de Viaje Devolucion Ventas ComprasEJERCICIO En el siguionte ejercicio identifique usted a qué grupo de cuenta perte- necen las cuentas que presentamos a continuacién, Sefiale si éstas son: cuentas reales de activo, pasivo o capital o si son cuentas nominales de ingrosos o gastos. Para tal efecto coloque en la primera columna las siglas: RA, RP, RC, NI y NG. En Ia segunda columna coloque usted BG a aque- lias que conforman el Balance General y GP si estas conforman el Estado de Ganancias y Pérdidas, Gastos alquiler Sueldo de oficina Efectivo en caja y Bancos Inventario de mereancfas Equipo de transporte Ventas Gastos Luz, teléfono ‘Guentas por cobrar Cuentes por pagar “Hipotecas por pagar Equipo de Oficina Edificios Ingresos por intereses Gastos de viaje ‘TerrenosRESPUESTA Gastos alquiler NG GP Sueldo de oficina NG GP. Efectivo en caja y Bancos RA BG. Inventario de mercancias RA BG. Equipo de transporte RA BG. Ventas NI Gp! Gastos Luz, teléfono NG GP ‘Cuentas por cobrar RA BG. (Cuentas por pagar RP BG. Hipotecas por pagar RP BG. Equipo de Oficina RA BG. Bdificios RA “BG. Ingresos por intereses NI GR Gastos de viaje NG GP ‘Terrenos3, ESQUEMA DE CUENTA 0 CUENTA “ El esquema de la cuenta es un campo dividido en dos partes por una linea vertical. Hs la representacién de una cuenta de mayor Ia cual simplifica los ejem- plos y soluciones de los problemas. Las anotaciones de los datos contables se hacen por regla general en los libros, pero tradicionalmente se han representado por la letra “I” dividiéndola en dus sectores. El lado izquierdo se denomina “debe” y el lado derecho “haber”. ‘Las anotaciones que se registran en el debe se Haman técnicamente ‘‘cargos”” (© “débitos”; las anotaciones en el haber se denomina “‘abonos” o “créditos”, estas anotaciones reciben el nombre de “asientos”’. Este punto se explica con més, detalle en la Unidad I de! modulo IL - Como su mismo nombre lo indica, ella se representa por una T mayéscula grande como la presentamos a continuacién. ESQUEMA “T” TITULO debe Lado izquierdo de los débitos 0 cargos haber Lado derecho de los créditos 0 abonos El titulo de cada cuenta debe ser breve y descriptive y comprende todos los ‘elementos que la intogran, por ejemplo mobiliario y equipos de oficina, que inclu- ye los escritorios, los archivadores, méquinas de escribir, etc. que se emplean en ins Inbores normales de la oficina. Veamos a través del siguiente ejemplo los diferentes elementos que compo- nen una cuenta de acuerdo con la explicacién antes sefialada. cAJA Ingresos por venta del dia: 15.000,00 | 2.000,00 Salida por pago de una deuda En el médulo IIL, unidad 2 veremos con mas detalle lo referente a las cuen- tas, ou tratamiento y ojercitacion: 8.1, Rayado de una cuenta Las cuentas que pueden verse en los sistemas de contabilidad manuales, se evan en dos tipos generalizados. Como se explicé en el punto anterior el esquema de cuenta o cuenta “T” es la forma més simple de representacién. Ahora bien, el formato de una cuenta tiene dos secciones con idéntico rayado las cuales se ilustran en el gréfico 1.5.1.GRAFICO 1.5.1. [ere eee Pee eee eee Cuenta No, ‘Titulo de Is Cucata Folio Nox, Fecta |" Descipelén | Ret. [ Dobe [Fecha | Dessspcién [ Raf. | Haber En la prictica pueden omitirse los titulos de las columnas (fecha, descrip- cién, Ref. e importe) que se han incluido en Ia ilustracién tnicamente para indi- car el propésito de cada eolurna En Ia columna de fecha se anota la fecha de la transaccién. En Ja columna de deseripcién se hace un breve comentario sobre el motivo del asiento; Ref. es 1a aberviatura de referencia y se utiliza para cruzar la informacién con los libros de contabilidad, Unidad 2, Médulo IIL, En las columnas debe y haber se anota el importe del asiento. En la siguiente ilustracin vemos un rayado un poco diferente al modelo anterior y a la de cuenta T la principal diferencia es que las dos columnas “debe” y “haber” estan juntas con la de “‘saldo” y a la derecha de la cuenta, partida se registra en una linea aparte y se comprueba el saldo antes de una nueva anotacion, GRAFICO 1.5.2 PEE eRe e eee EE rer te eee eee eee eee eee CUENTA No. FOLIO ‘arruLo FecHA | Descrrrcion | reF | DEBE HABER | saLDO Este modelo es uno de los més generalizados en el sistema de contabilidad manual, 8.2, Obtencién del aldo Ya se ha indicado que la cuenta T esté dividida en dos secciones una al lado izquierdo lamado debe y otra al lado derecho llamada haber, con el fin de sop rar las partidas que aun cuando guardan relacién son diferentes titre ef. Al totali- zar cada columna puede suceder que una sea superior a la otra en cuyo caso la diferencia que existe entre elles se denomina saldo. Si por el contrario ambas co- 150lumnas son iguales, al no existir diferencia no hay saldo, se dice que la cuenta esté saldada, 0 en cero o que no tiene saldo. Las cuentas que tienen saldo se dice que son cuentas abiertas y son las que aparecen después en los Estados Financieros. El saldo toma su denominacién atendiendo ala columna cuyo importe total sea mayor. Para demostrar més ficilmente cual es el saldo de una cuenta veamos el siguiente ejemplo partiendo de un esquema de cuenta o cuenta “T” se han anota- do diferentes partidas. Supongamos que es la cuenta del Efectivo donde todos los Gepésitos hechos en el Banco se han anotado del lado del Debe y todos los pagos que se han anotado de! lado del Haber. Biectivo on Banco Zulia 15,000,009, 2.000,00 8.000,00; 4.000,00 6.000,00 300,00 23.0000] 12.300,00 diferencia 10.700,00 ‘Sumas iguales 23,000,00| 23.000,00 Saldo 10.700,00 Observamos que la suma de la columna “Debe” es mayor que la suma de la columna “Haber”. Una vez. obtenida la diferencia vemos que la misma alcanz Bs. 10.700,00 y esta cantidad es lo que llamamos saldo de la cuenta, ‘CUENTA No. 111 Folio No. 8 © 1080 DESCRIPCION [REF. abril aaa fPereeeePeEEe Eee PPe eee 151Aqui se pursde observar como cada partida se anota en una Ifnea distinta y se obtiene el sald: > simultineamente eon cada registro, Se ‘CUENTA No, 111, o. ae Folio No.8 7380 DEBE HABER abril | 3 4.000 |= : 1.000 |= 6 2.000 |= pe 6.000 a Cuando el formato que se utiliza es de dos columnas (Debe y Haber) el saldo se obtiene sumando ambas columnas y colocando la cifra en nimeros més pequefios para evitar confusiones con el registro de partidas, La suma de las cantidades anotadas en la columpa Debe (cargos), se le Uama movimiento d-eudor; la suma de las eantidades registradas en el Haber (abo- nos) se ie Hama movi miento acreedor, EI saldo puede ser de dos naturalezas: Deudor y Acrersdor. Estos se identifican con las siglas Dry Cr respectivamente, E] saldo es deudor o de naturaleza deudora cuando el movimiento deudor de una cuenta es ma yor que el movimierito acreedor. El saldo es acreedor o de naturaleza acreedora cuando el movimiento acree- dor es superior que el movimiento deudor. Las cuentas que pertencen al grupo de Activos y Egresos (Costos y gastos) tienen siempre saldo deudor (Dr.). Las cuentast del grupo de Pasivo, Capital y las de Ingresos, tienen siempre saldo acreedor (Cir.). Las cuentas utilizadas en la preparacién de los estados financieros aparecen ‘en un libro principal obligatorio llamado libro mayor, cuya importancia reside en ‘su funcién analitica y'de clasificacién de las euentas en folios separados, para facilitar la interpretacién de los hechos en forma resumida. Para mucha's empresas resulta de gran utilidad y més facil de evar registros en el libro mayor en forma de tarjetas sueltas o en un libro de hojas removibles, en vez de un libro empastado. Esta alternativa es legal, ya que el Codigo de Comercio, en su articulo 33, obliga que sean levados al Registro Mercantil o al Registrador, los libros Diario e Inventarios, con el objeto de que sean sellados, por lo tanto sdlo para estos libros es obligntoria la foliatura y las otras exigencias. 152enn eee EJERCICIO 41, Tdentifique las partes de le cuenta “T"" Qa) (2) @) See 2 3 sste modelo de cuenta 2. Jdentifique las columnas a que corresponde e: roloque el saldo a las siguientes cuentas 8, Obtenga y & (CUENTAS APAGAR- COMPRAS 6.000,00 30.000,00 40.000,00 2,000,00 5.000,00 2,000,00 1,000.00 410,000,00 INGRESOS POR SERVICIOS EFECTIVOS EN BANCO ARO. 60.000,00 10.000,00 4.000,00 '30,000,00 6,000,00 SUELDOS OFICINA DOCUMENTOS A COBRAR 7.000,00 '20,000,00 2,000,00 '.000,00 1.000,00 ,000,00RESPUESTA 1 JL, Titulo de la cuenta 2. Debe 3. Haber: SventaNo_____ Titulo do la cuenta Feahe | Descripetin REF] Debe CUENTAS A PAGAR 8.000,00 | 30.000,00 2.00000 | —51000,00 1,000,00 "+ 8.00.00 | 36.000,00 28,000,00 —}- 6.000,00 | 36.000,00 28.000,00 Cr. Saido INGRESOS Por SERVICIOS Eee 60.000,00 20,000.00 none 90.000,00 Cr. saldo ‘EPECTIVO EN BANCO ARO. 100.000,00 4.000,00 6.000,00 100.000,00 | 10.000,00 0,000,00 SeceSSsSSSSISSEE Ebdeeteccacionee 100.000,00 | 190.000,00 90.000,00 | Tetra SUELDOS DE oFIcEvA, 7.000,00 ——_] Salo Dr. 7.000,00 | compras 40.000,00 2.000,00 10.000,00 Saldo Dr, 62,000,00 DOCUMENTOS A COBRAR 20.000,00 | 2.9000,00 5.000,00 | 1.000,00 3.000,00 28.000,00 | 3.000,00 26.000,00 28.000,00 | 28.000,00 i Seldo Dr. 26.000,00ener EEE Eee eee 4, CODIFICACION DE CUENTAS Una ver que se ha decidido acerca do las cuentas qué deberin establecerse en ta contabilidad, convendrd numerarlas con el fin de identificarlas bien sea por su | nombre o por su mumero, 10 mei en muchos casos resulta ms practico sobre to ! No ’guano se trata de nombres muy largos 0 de ‘organizaciones que requieran una cRaificacion muy detallada y minuclosa de cuentas, ‘Cuando se adopta el procedimiento de numeracion se suele elegir un sisters de nimeros que permita intercalar cuentas no Previstes desde el principio. La fesignacién de los némeros a las cuentas no ‘solo las clasifica en una forma ordens- asgnalon oe rapa ein au analogs sno que tasbién as separa woe dP S06 do 0 sus diferencias. Por ejemplo s las cuentas de Activo estin caracterizadas por el niimero 1. ¥ tas de ingresos por el nimero 4., bastard com tmirar a la ligera a los comprobantes 02 los ress Ore Moca suns parida que debio anatase en una cuenta ie {ngresos se anotd en una de activo o viceverso. Para desarrollar un sistema numérico de cuentas ot necesario, asignar en primer lugar, ntimeros a los grupos generales d= jpartidas tanto del Balance General erm del Estado de Ganancias y Pérdiias, on la siguiente forma: Balance General 1. Activos 2, Pasivos 8. Capital Estados de Gananeias y Pérdidas 4, Productos. 8. Castos 6. Gastos de Operacion 7. Otros gastos y productos 8. Cuentas de cierre 9, Cuentas de orden ‘aas elfrasindican cada uns de llas un grupo de cuontas distin ¥ Poo necen invariables, de forma que todas las cuentas de activo comenzardn por él MMerero 1, las del pasivo con el nimero 2 y ast sucesivamente. Después se elaboran Jas subclasificaciones que pueden extenderse en forma pricticamente ilimitada. ‘Acontinuacién, se muestra un ejemplo de codificacion. 4. CUENTAS DE ACTIVO 41: Activo Cireulante 111 Bfectivo en caja 112 Efectivo en Bancos 1121 En Banco A 1122 En Banco B 118 Documentos a cobrar 114 Cuentas a cobrar 141 Cuentas a cobrar comerciales 1142 Cuentas a cobrar a empleados 135 ERENT OTT SEEe 1143 Otras cuentas a cobrar 114 Provisién cuentas malas 116 Inventarios 1151 Almsoén 1162 Productos en Proceso 1153 Materias Primas 116 Inversiones temporales 117 Gastos pagados adelantados 1171 Seguro contra ineendio 1172 Seguro contra robo 1173 Seguro responsabilidad civil 18 119 12 Activo Fijo 121 Terreno 122 Edificio 122E Depreciacién acumulada de edificio* 123 Maquinaria 1238 Depreciacién scumulada de maquinaria 124 Equipo de transporte 1241 Camiones 1242 Motos {248 Depreciacion acumulada equipo de transporte 125 Mobiliario y Ensores 1251 Mobiliario de la oficina 1252 Mobiliario de la tienda 125E Depreciacion acumulada mobiliario y enseres 18 Activo intangible 181 Patentes 182 Mareas comerciales 14 Otros Activos 141 Gastos de Organizacion 142 Documentos sobre obligaciones 2 CUENTAS DEPASIVo 21 Pasivo circulanta 211 Sobregiro bancatio 212 Cuentas a pagar 213 Documentos por pagar 2181 Efectos « pagar a bancos 2192 Efectos a pagar a proveedores 214 Gastos acumulados 215 216 22, Pasivo Permanente 221 Obligaciones permanentes 222 Hipotecas a pagar 23 Otros Pasivos pal ane ease gue me ata de une euens 2 yalunién ques elacona coin evanta rin ‘ipal que le antecede 156 nnn s SHO ant SBR SU BOSE BOSSBOSSSUSSSESEECESSSEEEaTEEaEH!eases esse sees sane 281. Impuesto sobre Ia renta por pagar 282 Seguro Social por pagar 233. Ince retenido por pagar 234 3, CUENTAS DE CAPITAL 31 Capital social $11 Acciones preferidas 312 Acciones comunes 813 Suscripcién de capital acciones 82 Superavit ‘821. Utilidades de ejercicios anteriores 322 Utilidades del ejercicio stas no son las Gnicas cuentas que maneja tuna empresa ya que éstas pueden cambiar de acuerdo al tipo de. operaciones que efectéa. ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS 4 41 Ventas 411 Venta de producto A 412 Venta de producto B 41E Devoluciones y Rebajas en ventas 42 Productos de administracién financiers 5, COSTO DE VENTAS 51 Compras 511 Compras loceles BIE Devoluciones de Compras 52 Fletes de compra 53 Gastos de importacion 6 GASTOS DE OPERACION 6t Gastos de Venta 61% Publicidad 612 Sueldos vendedores ‘ 613 Comisiones de venta 614 Fletes de venta 615 Gastos viaje vendedores 616 617 62 Gastos de Administracion 621 Gastos alquiler 622 Gastos de luz 628 Sueldos de Administracion 624 Gastos depreciacion edificio 625, Gastos depreciacion maquinaria 626 1 OTROS INGRESOS Y GASTOS TA Otros ingresos 711 Ganancias en venta de activo 712. Descuento por pronto pago en compra 12 Otros Gastos 157 SEH ee EE lallaSTS TC Se ee aaa 721 Gastos por intereses 722 Pérdidas en venta de activo 723 Otros Gastos 8 CUENTAS DE CIERRE 81 Ganancias y Pérdidas a2 83 9 CUENTAS DE ORDEN 10 CUENTAS PUENTE rmareite Cemplo te pone de munifiosto que cada sero et limitadn a nuevas subdivisiones conforme al sistema decimal de Dervey, puede ampliarse indefini- amente para abarcar un gran niimero de cuentas, La ciagcacién antes expuesta no es une clasfieacign completa, solamente os una muestra del método y sus posibilidades, 158EJERCICIO 1. Asigne cédigo numérico al siguiente indice de cuentas ee] copIco CUENTAS Bfectivo en aja Efectivo en Banco Colonial Documentos a cobrar ‘Cuentas a cobrar ‘Cuentas a cobrar comerciales ‘Cuentas a cobrar no comerciales Otras cuentes a cobrar Provision de cuentes malas Inventarios Productos terminados Productos en proceso: ‘Materia prima ‘Terrenos: Mobiliario Depreciacion ‘Acumulada mobiliario Maquinaria Depreciscion acumulada maquinaria Cuentas a pagar Cepital Ventas Costo de Ventas ‘Compras: Fletes de compras Devoluciones de compra Gastos de Operacion Gastos de ventaI-seeaaeeeeeecee perp rere ECE RESPUESTA copico CUENTAS qt Efectivo en caja 112 Efectivo en Banco Colonial us Documentos a cobrar 114 Cuentas a cobrar 1141 | Cuentas a cobrar comerciales 1142 | Cuentas a cobrar no comerciales 1143 | tras cuentas a cobrar 1148 | Yrovisién cuentas malas 115 rventarios 1181 | Productos terminados 1152 | Productos en proceso 1153 | Materia prima 121 Terrenos 122 Mobiliario 122K | Depreciacién Acumulada mobiliario 128 Maquinaria 123E / Depreciacion acumulada maquinaria au Cuentas a pagar 31 Capital 41 Ventas 6 Costo de Ventas 51 Compras 2 Fletes de compras Devoluciones de compra 6 Gastos de Operacién 61 Gastos de venta 611 | Sueldo de vendedores 612 | Comisiones de venta 613 Fletes de venta 62 Gastos de administracion ‘Sueldos de administracion 621 | Teléfono 622 | Depreciacién mobiliario 623 |" Depreoiacién maquinaria 624 Impuestos municipales 625 | Gastos de seguro 626 Seguro Social Obligatorio 627 Gastos Luz 628 Gastos de reparaciones Be 160