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Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

SISTEMA INTEGRADO DE
MEJORA CONTINUA
INSTITUCIONAL

NORMA FUNDAMENTAL

NF-16
Versión: 02
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Objetivo
Establecer las condiciones generales para editar la documentación generada por el
SIMCI para el SIG del Centro de Gestión Administrativa del SENA Regional Distrito
Capital.
Alcance
Esta Norma aplica a todos los documentos que conforman el SIMCI generados por el
Centro de Gestión Administrativa del SENA Regional Distrito Capital y va desde la
estructura del documento hasta su presentación.
Responsable

Representante de la subdirección y/o Responsable del SIMCI

Normatividad y/o Documentos de Referencia
-

-

Procedimiento Para el Control de documentos y Registros del SIMCI (P001-04)
de la Dirección General.
Procedimiento Para el Control de los Documentos y Registro del SIMCI del
Centro Gestión Administrativa (P001-16)
Resolución 3751 de 2008.
Se adopta el Manual de Procesos y
Procedimientos del SENA
Resolución 02428 del 2 de septiembre de 2008. “Por la cual se establecen los
nombres y códigos de identificación de los Centros de Formación Profesional
del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA”.
Norma NTC-ISO 9000:2005. SIMCI- Fundamentos y vocabulario.
Norma NTC-ISO 9001:2008. SIMCI- Requisitos
Norma ISO 14001:2004 para la Gestión Ambiental,
OHSAS 18001:2007
Norma NTCGP1000:2009 Norma Técnica de Calidad de la Gestión pública

Definiciones y Términos

-

Editar un documento del SIMCI: Publicar un documento a través de los
medios establecidos, una vez desarrollado o modificado el contenido del
mismo, de acuerdo con los requerimientos comunes para toda la
documentación del SIMCI para el Sistema Integrado de Gestión. SIG

NF. NTC 9000/2005. recogiendo en una base documental única los antes independientes manuales de gestión. - Manual de Calidad: Documento que especifica el SIG de una organización. vinculado al SIMCI. que afecta el desarrollo de los procesos incluidos en el SIMCI. procedimientos. - SGC: Sistema de Gestión de la Calidad para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad. - Documentos Externos: Documento no elaborado en el Centro de Gestión Administrativa. - Instructivo: Documento que indica paso a paso las acciones que se deben realizar para llevar a cabo una actividad.16 Norma Fundamental - Usuario del documento: Persona que requiere el documento durante la realización de su trabajo. - Documentos Internos: Es todo aquel documento generado por el Centro de Gestión Administrativa. NTC ISO 9000/2005. documentos técnicos y registros. realizando una sola auditoría y bajo un único mando que centraliza el proceso de revisión por la dirección. los cuales se controlan y codifican de acuerdo con lo establecido en la Norma Fundamental y el Procedimiento para el Control de Documentos. NTC ISO 9000/2005. instrucciones de trabajo. A) Presentación del documento impreso: . - SIG: Sistema Integrado de Gestión. - Documento: Información y su medio de soporte. - Formato: Documento diseñado para consignar el cumplimiento de los requerimientos del SIMCI. Descripción Detallada Los documentos del SIMCI del Para el Control de los Documentos y Registros del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional. - Matriz: Esquema que representa la interrelación entre variables definidas para un propósito específico. se tiene la documentación común que unifica los sistemas de gestión de la organización en distintos ámbitos en uno sólo. NTC ISO 9000/2005. - Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

. el código y la página: Versión: XX Fecha: XX Código XX Pagina: X de XX Centro de Gestión Administrativa Para el seguimiento de creación.XX NOMBRE DEL CENTRO NOMBRE DE LA CARACTERIZACION DEL PROCESO SISTEMA INTEGRAL DE MEJORA CONTINUA INSTITUCIONAL Versión: Página ___de ___ Para el pie de página de los procesos debe contener los cuadros de control de documentos y control de cambios. Indicando el Número de versión. modificación y anulación de documentos la fecha de asignación estará en el cuadro de control de cambios. Servicio Nacional de Aprendizaje SENA NOMBRE DEL CENTRO SISTEMA INTEGRAL DE MEJORA CONTINUA INSTITUCIONAL NOMBRE DE LA CARACTERIZACION DEL PROCEDIMIENTO -Pie de página: todas las hojas de los procedimientos llevaran en el pie de página la siguiente tabla alineada a la derecha .2) Los procedimientos tendrán encabezado solo en su primera página. procedimientos y otros documentos menos los formatos generados por el SIMCI. instructivos.NF. planes de calidad y manuales del SIMCI se deben presentar de la siguiente manera: - Para el encabezado de los procesos se utilizara la siguiente caja tipográfica: Servicio Nacional de Aprendizaje SENA C. A. Los procesos. procedimientos. Este cuadro debe ir siempre al final de cada proceso.16 Norma Fundamental A1). fecha de aprobación.

3) El encabezado para los Instructivos: Servicio Nacional de Aprendizaje SENA NOMBRE DEL CENTRO NOMBRE DEL INSTRUCTIVO SISTEMA INTEGRAL DE MEJORA CONTINUA INSTITUCIONAL En el Pie de página todas las hojas de los instructivos llevaran la siguiente tabla alineada a la derecha indicando el Número de versión.16 Norma Fundamental A. el código y la página: Versión XX Fecha: xx de XX Pagina: xx de XX Código: XX A. el código. Todos los documentos deben tener: -Control de documentos -Cambios de la siguiente manera: Control de documentos Nombre Cargo Fechar . En el Pie de página todas las hojas de los Formatos llevaran el sello de calidad centrado. versión y Fecha SISTEMA INTEGRADO DE MEJORA CONTINUA INSTITUCIONAL Nombre proceso al que esta asociado Nombre procedimiento al que esta asociado Para los formatos con mas de una página.NF.4) Los Formatos tendrán el siguiente encabezado en la primera página: NOMBRE DEL FORMATO Código. el encabezado llevara el nombre del formato alineado a la izquierda. Todo documento del SIMCI contará con un código único que se asignara según lo establecido en el Procedimiento P001-16 Procedimiento para el Control de los Documentos y Registros del SIMCI. la versión y la fecha estarán en el centro del encabezado y el numero de páginas estará alineado a la derecha de la hoja.

a partir de la segunda página se enuncia: El código y el Nombre del documento El código de los documentos es alfanumérico y se asigna de acuerdo con la siguiente Tabla: TIPO DE DOCUMENTO Una o Dos letras mayúsculas que indican el tipo de documento según la siguiente tabla CONSECUTIVO DEL DOCUMENTO Un número de tres dígitos que indica el consecutivo del documento y que inicia en “001” PROCESO AL QUE CORRESPONDE Un número de dos dígitos que identifica el proceso al que corresponde.16 Norma Fundamental Elaboró Revisó Aprobó Control de cambios Versión Fecha de aprobación Descripción del cambio Aprobó El Proceso de Talento Humano. NOTA: Los documentos del SIMCI elaborados por el Centro de Gestión Administrativa deben cumplir con lo establecido en el Procedimiento para el Control de los Documentos y registros del SIMCI (P001-16) del Centro. según codificación en la Cadena de Valor del Centro. Para dar cumplimiento al SIMCI se elaborarán los documentos necesarios para el desarrollo de las actividades del Centro de Gestión Administrativa. siempre y cuando se mantengan las proporciones de los componentes de cada documento y la imagen institucional. . por lo tanto la forma. Esta documentación quedará incluida en la Lista Maestra de Documentos (FXXX) P000116 Procedimiento para el Control de Documentos y Registros de SIMCI del Centro de Gestión Administrativa No hay restricción para el tamaño del papel. se realiza de manera centralizada en la Regional Distrito Capital para todos los centros. ni el tipo de fuente.5) Demás páginas del documento: En la primera página del documento se encuentra caja la caja tipográfica. Control de documentos internos y externos. estructura y presentación de los documentos requeridos en dicho proceso es definida a nivel de la Regional. A.NF. al Centro de Gestión Administrativa le corresponde su control como documento externo.

Objetivo .16 Norma Fundamental Nota: El tipo de documento con su consecutivo se separa del proceso al que corresponde con un guión. Responsables .NF. DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE MEJORA CONTINUA INSTITUCIONAL M: Manual MI: Misión NF: Norma Fundamental VI: Visión C: Caracterización PC: Política Calidad Pr: Proceso OC: Objetivo calidad P: Procedimiento Cadena de valor I : Instructivo Org: Organigrama Pl: Planes de calidad G: Guías F: Formato MT: Matriz Ejemplo: Para el caso de un procedimiento su codificación será de la siguiente manera: P = Procedimiento 001 = Indica el número del procedimiento. 16 = Indica al proceso que pertenece dicho procedimiento quedando el código: P001-16 en este caso corresponde al Procedimiento para el Control de Documentos y Registros de SIMCI Centro de Gestión Administrativa. Alcance . Normas y documentos de referencia . En cuanto al contenido del documento: La siguiente estructuración corresponde a todos los documentos a excepción de los formatos: A. Definiciones y términos Desarrollo .6) Contenido de la caracterización: PRESENTACION . Anexos . Control de Documentos Control de los Cambios MANUAL PROCESO PROCEDIMIENTO INSTRUCTIVO X X X X X X X X X X - X X - X X X X X X X X X X X X X X X .

el contenido del documento. Flujograma y Matriz Detallada o por uno.Definiciones y términos: Relaciona las definiciones y términos que se consideren necesarios y relevantes para la comprensión y aplicación del documento.NF.Alcance: Establece los procesos en donde aplica el documento e indica desde y hasta dónde comprende. .Objetivo: Describe el propósito del documento e inicia con un verbo en infinitivo. Puede estar constituido de tres partes: Descripción Detallada. Enuncia las normas. Proceso o Procedimiento Proveedor . .Normas y documentos de referencia: Son documentos que están ligados al documento que se elabora y que sirven de base o apoyo para comprenderlo. . instructivos u otros referentes bibliográficos para aplicar o ampliar la información del documento. o de dos de los tres. . Indica la secuencia o flujo del proceso Conector de actividad y/o página. así como también aquellos que sean diferentes al uso rutinario o que su significado se haya modificado.16 Norma Fundamental . b) Flujograma: Corresponde a la descripción gráfica de la actividad del procedimiento de acuerdo con los siguientes símbolos: SÍMBOLO DESCRIPCIÓN Indica inicio o fin del proceso o actividad Indica actividad Indica decisión. a) Descripción Detallada: Se establece específicamente en los Instructivos del SIMCI.Responsable: Indica el cargo de la persona o personas responsables de asegurar la ejecución de lo dispuesto en el documento.Desarrollo: Describe en forma secuencial y detallada. en caso necesario se presenta en los Procedimientos que requieran de una mayor claridad en los aspectos generales. .

aplicativos y otros documentos que sirvan de apoyo para la ejecución del mismo. Su redacción se inicia con un verbo en infinitivo. Descripción de la actividad: Breve explicación de las tareas que se llevan a cabo para realizar la actividad.16 Norma Fundamental c) Matriz detallada: Se puede utilizar la siguiente matriz para describir la Actividad del procedimiento que se está documentando: ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Actividad: Tarea o acción requerida para lograr un resultado. quien lo revisa y quien lo aprueba con su nombre cargo y fecha. la fecha de aprobación.Control de los Cambios: Incluye una tabla para su control la cual contiene información relacionada con la versión del documento.Anexos: Incluye todos los documentos generados en el desarrollo del procedimiento tales como: formatos. -Control de Documentos: Incluye una tabla para su control la cual contiene información relacionada con quien lo elaboro. diagramas. figuras.NF. . Registro: Referencia el documento donde se evidencia el cumplimiento de la actividad. tablas. . la descripción de los cambios realizados y el nombre y/o cargo de quien los solicito. . Responsable: Cargo de la persona encargada de ejecutar la actividad.

numeral 5. Revisó Firma Waine Antony Triana. Firma Waine Antony Triana.16 Norma Fundamental Control de documentos Nombre Cargo Fecha Nury Maldonado Z Elaboró Representante de SIMCI Enero 8 de 2013.3 codificación de los documentos Se realiza el cambio de acuerdo a los direccionamientos de la Dirección General.NF. Especificación de documentos internos y externos. Solicitado por Representante de la Subdirección Representante de la Subdirección. Aprobó Firma Versión 1 2 Fecha de aprobación Junio 1 de 2006 Mayo 31 de 2007 3 Agosto 28 de 2008 01 Mayo 30 de 2011 02 Enero 08 de 2013 Descripción del cambio Documento original Modificación en el nombre institucional. Subdirector de Centro Enero 8 de 2013. “ Control de Cambios” Complementariedad en el numeral 6. Subdirector de Centro Enero 8 de 2013.2 En cuanto la especificación de los grupos de apoyo administrativo y asignación del numeral 8. SIMCI SIMCI . Se realiza el cambio de acuerdo la armonización de los SIG. en el numeral 6.