Gua breve para la

formulacin de
proyectos
Elaborada por:
ngela Mara Molina Castao

2015

Contenido
Para qu formular un proyecto? ............................................................................................... 2
Qu es un proyecto? ................................................................................................................ 3
Cules son las preguntas que debe responder un proyecto? ..................................................... 4
Cules son los componentes de un proyecto? .......................................................................... 5
Cmo elaborar el ttulo de mi proyecto? .................................................................................. 6
Qu es la presentacin o descripcin general y cmo la elaboro? ............................................. 7
Qu es la justificacin y cmo la elaboro? ................................................................................ 8
Qu son los objetivos y para qu sirven? .................................................................................. 9
Objetivo general:.................................................................................................................... 9
Objetivos especficos: ............................................................................................................. 9
Pistas para elaborar los objetivos ............................................................................................. 10
Quin es el pblico beneficiario o pblico objetivo? Cmo lo identifico? .............................. 13
Cules son los resultados esperados? Cmo los definimos? .................................................. 14
Qu es la metodologa? Cmo la definimos?......................................................................... 15
Qu es el cronograma de actividades o plan de ejecucin? ..................................................... 16
Qu es el presupuesto? Cmo lo elaboro? ............................................................................ 17
Cules son los mecanismos de seguimiento o evaluacin? ..................................................... 20

Para qu formular un proyecto?

Para organizar
nuestras ideas

Para saber cunto

tiempo y qu
recursos
necesitamos

Para saber cmo

vamos a hacer las
cosas

Para trazarnos
metas que
podamos
alcanzar

Para que otros puedan

entender lo que nos
proponemos y nos
ayuden a lograrlo

Qu es un proyecto?
Un proyecto es una herramienta que nos permite organizar
nuestras ideas de manera coherente y articulada.
Nos permite comprender los pasos necesarios para alcanzar
las metas que nos trazamos.
A travs de los proyectos podemos planear nuestras
actividades teniendo en cuenta el tiempo y los recursos con
que contamos y lo que necesitamos.

Los proyectos permiten que otras personas entiendan lo

que queremos hacer y nos apoyen.

Cules son las preguntas

responder un proyecto?

que

debe

Todos los proyectos obedecen a

una estructura lgica, la cual debe
permitir que quien los consulte,
revise o evale entienda con
facilidad:

Qu se quiere hacer? Cul es nuestra idea de negocio o proyecto?

Por qu es importante hacerlo?
Para quin o para qu se va a hacer?
Cmo se va a hacer?
En cunto tiempo?
Quin o quines lo van a hacer?
Cunto cuesta hacerlo?
Cmo se puede saber si vamos bien o si hay que corregir lo que no se
est haciendo bien?

Cules son los componentes de un proyecto?

Todo proyecto debe contener al menos los siguientes
componentes:
1. Ttulo del proyecto
2. Presentacin o descripcin general
3. Justificacin
4. Objetivos (General y especficos)
5. Pblico beneficiario o pblico objetivo
6. Resultados esperados
7. Metodologa
8. Cronograma de actividades o plan de ejecucin
9. Presupuesto
10. Mecanismos de evaluacin y seguimiento
Cada uno de estos componentes nos permitir dar
respuesta a las preguntas planteadas en el punto
anterior.

Cmo elaborar el ttulo de mi proyecto?

El ttulo es el nombre que le damos a nuestro proyecto.
Preferiblemente debe ser un nombre corto, atractivo y
fcil de recordar.
Por ejemplo:

Montera Ciudad Creativa

El ttulo debe dar una idea general del objetivo del

proyecto o negocio. El ejemplo nos habla de una ciudad
que le apuesta a la creatividad como estrategia de
desarrollo.
A veces es mejor esperar hasta el final para poner el
ttulo pues es en ese momento que sabemos
claramente lo que queremos hacer.

Qu es la presentacin o descripcin general

y cmo la elaboro?
Es un texto breve en el que se cuenta de manera
general en qu consiste el proyecto, qu es lo que
hacemos o producimos.
Los elementos principales que debe mostrar son: Los
motivos del proyecto o negocio, sus objetivos y
alcances
Debe enfocarse en el problema o tema central del
proyecto (PREVIAMENTE SE DESARROLL LA IDEA).
Debe despertar inters y expectativa a las personas que
lo lean.
Se recomienda no extenderse ms de una pgina o en
el caso de proyectos que atienden a una convocatoria
especfica ajustarse a las extensiones que ah se
indique.
La presentacin de un proyecto o negocio al igual que la
de una persona debe permitir que quien la est
conociendo por primera vez se sienta atrado y
agradado por esta. Da cuenta de lo mejor que se tiene
para ofrecer.

Qu es la justificacin y cmo la elaboro?

La justificacin es la lista de razones por las que es
importante realizar el proyecto, expresa de manera
precisa:
Los beneficios o cambios que ste puede generar
Explica claramente al lector cmo vamos a lograr las
metas que nos proponemos y cmo estas metas
permitirn lograr los beneficios que se busca dar al
pblico objetivo o comunidad beneficiaria.
Tambin puede dar cuenta de los impactos positivos
que el proyecto genera sobre la situacin de quin lo
realiza, su familia o su comunidad.
La justificacin permite identificar el cmo las acciones o
actividades propuestas pueden:
Ayudar a suplir la necesidad o carencia identificada.
Alcanzar las metas y/o sueos propuestos.
Mejorar los resultados obtenidos en un proceso o
proyecto en curso.

Qu son los objetivos y para qu sirven?

Los objetivos son las metas que nos trazamos desde la
ms grande hasta las ms pequeas. Permiten saber qu
se quiere hacer y en qu orden de prioridades.
Existen dos tipos de objetivos:

Objetivo general: Muestra el gran propsito del

proyecto o negocio. (Se recomienda tener solo uno)
Objetivos especficos: Pueden ser varios ya que
ayudan a ordenar las tareas requeridas para lograr el
objetivo general.
Un proyecto debe incluir ambos tipos de objetivos. No es
posible que tenga objetivo general y no tenga
especficos. De igual forma, no puede haber objetivos
especficos sin un objetivo general.

Pistas para elaborar los objetivos

Para el objetivo general debemos recurrir a la idea de
negocio que previamente ya hemos elaborado y
seleccionado.
1.

Lo primero que se debe hacer es identificar el

problema, necesidad o deseo principal por el cual se
realiza el proyecto. Ejemplo: El Sector Cultural de
Montera presenta dificultades para el acceso a medios
de difusin y promocin de las actividades y procesos
que se desarrollan en la regin.

2.

Para construir el objetivo general se debe plantear el

cmo este problema, necesidad o deseo principal se
puede trasformar de forma positiva. Ejemplo:
Incrementar el acceso a medios de difusin y
promocin de las actividades y procesos del sector
cultural de Montera.

3.

Se sugiere comenzar por un verbo en infinitivo como:

Incrementar, reducir, ampliar, disminuir, analizar,
disear, etc. El verbo es la accin que realizo y debe
permitir evidenciar los cambios o transformaciones
que el proyecto genera en relacin con una situacin
inicial, punto de partida o lnea base.

4.

Cada proyecto debe tener un objetivo general. Si se

tiene ms de un objetivo general, es probable que se
tenga ms de un proyecto, por tanto se debe priorizar

cul responde realmente a lo que se quiere o se

necesita hacer.
5.

Ya que cada verbo denota una accin, slo se debe

usar un verbo por cada objetivo. Si se tiene ms de un
verbo por objetivo se debe priorizar el que mejor
exprese la accin que se espera desarrollar.

Para los objetivos especficos:

Cada objetivo especfico representa una accin o
componente necesario para alcanzar el objetivo general.
En este sentido, los objetivos especficos deben estar
planteados en una secuencia lgica, como si se tratara
de una receta de cocina o las instrucciones para armar
un mueble.
Ejemplo: Si el objetivo general es:
1. Organizar una guardera comunitaria con horario
flexible para que las madres cabeza de familia de la
comunidad de Altos de la Florida Soacha puedan trabajar
y estudiar con tranquilidad mientras que sus hijos
reciben cuidado y atencin profesional.
Los objetivos especficos podran ser:
Identificar el nmero de madres cabezas de familia
en Altos de la Florida

 Identificar los requisitos mnimos para el espacio

donde se establezca la guardera

Elaborar un plan de costos por da y por nio

Capacitar al equipo encargado de la guardera

Elaborar un plan de actividades necesarias para el

cuidado de los nios y nias segn edades.
No se recomienda poner una lista demasiado larga de
objetivos especficos pues se vuelve muy complicada la
ejecucin y seguimiento del proyecto.

Quin es el pblico beneficiario o pblico objetivo?

Cmo lo identifico?

Con pblico beneficiario nos referimos a las personas

que obtendrn un beneficio material, formativo, cultural,
ambiental o social con la realizacin de nuestro
proyecto.
Con pblico objetivo nos referimos a las personas o
empresas que van a satisfacer una necesidad a travs de
la adquisicin de nuestro producto o gracias a nuestro
servicio.

Cules son los resultados esperados? Cmo los

definimos?
Los resultados esperados hacen referencia a lo que debera
suceder si sigo el plan cmo lo haba trazado. Son las cosas
que deben pasar con cada una de las acciones que
desarrollo. As, cada objetivo especfico debe permitir
alcanzar uno o varios resultados.
De esta forma, los resultados esperados dan cuenta de la
materializacin de los objetivos especficos. Ejemplo: Si uno
de los objetivos especficos del proyecto es: Identificar los
requisitos mnimos para el espacio donde se espera
establecer la guardera.
Los resultados esperados podran ser:
Requisitos para establecer una guardera, identificados.
Mapeo de los posibles espacios para establecer la
guardera elaborado.
Gastos requeridos para la adecuacin de un espacio
como guardera, presupuestados.
Como se aprecia en el ejemplo, los resultados esperados se
enuncian de manera afirmativa, eliminando los verbos en
infinitivo. Es decir, en vez de Elaborar un mapa dese
dice: Mapa de espacios elaborado.

Qu es la metodologa? Cmo la definimos?

Esta es la parte del proyecto en la que respondemos

cmo vamos a lograr los objetivos y los resultados
esperados?
Es el momento en que se toma la decisin de qu cosas
se van a hacer y cmo se van a hacer. Se deben tener en
cuenta las diferentes opciones para poder elegir la forma
ms adecuada de actuar de acuerdo a nuestros intereses
y capacidades.
Es coherente con los objetivos especficos y con el orden
que estos plantean.
Organiza las actividades del proyecto por fases, les
asigna tareas y explica la manera cmo se van a llevar a
cabo.

Qu es el cronograma de actividades o plan de

ejecucin?
Es un esquema que nos debe permitir identificar las
actividades y los plazos para lograrlas, tambin incluye a los
responsables de cada actividad.
Establece plazos para la ejecucin del proyecto.
Permite identificar los productos o resultados esperados.
El cronograma se hace definiendo las actividades principales
necesarias para cumplir con cada objetivo segn lo
dispuesto en la metodologa.
Estas actividades a su vez se organizan por tareas y tienen
asignados unos responsables y unos tiempos especficos.

Ejemplo:
Actividad

Tareas

Elaboracin
diagnstico
madres
cabeza de
hogar

Margarita
Realizar una
encuesta sobre
las necesidades y
ocupaciones de
las madres
Identificar la
cantidad y
edades de los
nios

Responsable

Ernesto

Inicio

Finalizacin

Semana 1

Semana 3

Semana 1

Semana 3

Qu es el presupuesto? Cmo lo elaboro?

El presupuesto presenta la informacin correspondiente

a los recursos requeridos para realizar cada una de las
actividades, subactividades o tareas planteadas para el
proyecto.
El presupuesto indica cunto dinero necesitas para llevar
a cabo tus actividades.
El presupuesto nos obliga a pensar rigurosamente sobre
las consecuencias de la forma en que planificamos las
actividades.
A veces cuando hacemos el presupuesto nos damos
cuenta que lo que estbamos planeando supera por
mucho nuestras capacidades de financiacin y que
necesitamos conseguir o un socio inversionista o un
crdito para hacer todo lo que planteamos.
Tambin puede suceder que con el presupuesto nos
demos cuenta de que debemos ajustar nuestras metas a
niveles ms realistas.
Si se utiliza de manera correcta, el presupuesto te indica
cundo necesitars ciertas cantidades de dinero para
llevar a cabo tus actividades.
El presupuesto te permite controlar tus ingresos y gastos
e identificar cualquier tipo de problemas.

El presupuesto constituye una buena base para la

contabilidad y transparencia financiera. Cuando todos
pueden ver cunto hay que gastar y cunto se recibe, se
pueden plantear preguntas sobre aquello que nos est
representando un problema.
No puedes recaudar dinero de donantes a menos que
tengas un presupuesto. Los donantes utilizan el
presupuesto como base para decidir si lo que solicitas es
razonable y est bien planificado.
Para realizar el presupuesto es importante tener
valorado cunto cuesta desarrollar cada actividad, esto
implica saber:
De acuerdo a la duracin planteada en el cronograma de
actividades y al tipo de tarea (tcnica, investigativa,
anlisis, artesanal, etc.) a realizar, se deben proyectar
cuntas horas de trabajo son necesarias para su
realizacin y el costo de estas.
Si se trata de realizar una actividad para la cual se
requieren insumos o materias primas, se debe tener un
estimado del costo de que tienen en el mercado y de la
cantidad requerida para la actividad planteada.
Para actividades que requieran de espacios fsicos se
debe estimar segn la duracin del proyecto el costo por
da del alquiler de dicho espacio o la renta mensual.

Estos clculos se deben realizar para todos los

componentes, actividades, sub-actividades y tareas.
Para elaborar el presupuesto podemos empezar
haciendo listados de las cosas que necesitamos.
Lista de materias primas

Cules son los mecanismos de seguimiento o

evaluacin?

Son los elementos que permiten dar cuenta del logro de

los objetivos del proyecto en sus diferentes fases o
componentes.
No hay un solo modelo para hacerlo, pero es necesario
evaluar cada cierto tiempo para mejorar o fortalecer el
proyecto o negocio.