LOSSOPORTESCONTABLES

Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las
operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un
especialcuidadoenelmomentodeelaborarlos
Todas las operaciones econmicas que realizan las empresas deben ser
registradasenloslibrosdecontabilidad,peroasuvezparaquecadaunodeestos
registros sean justificables deben soportarse conlosdocumentospertinentespara
cada una de ellas, es por ello que a continuacin se presentan los principales
papeles comerciales y ttulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo
contable,sudefinicinysusprincipalescaractersticas.
GENERALIDADES
Todos los soportes contables deben contener la siguiente informacin general:
Nombre o razn social de la empresa que lo emite. Nombre, nmero y fecha del
comprobante. Descripcin del contenido del documento. Firmas de los
responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes. Los
principalessoportesdecontabilidadson:

1.Recibodecaja
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constanlosingresosen
efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias
se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante
diariodecontabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un dbito a la cuenta de caja y el crdito de
acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un
soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por
conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la
factura.

2.Recibodeconsignacinbancaria
Esteesuncomprobantequeelaboranlosbancosysuministranasusclientespara
que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el
sellodelcajerooeltimbredelamquinaregistradora,sirveparalacontabilidadde
laempresaqueconsigna.
Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de
bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.
Necesidades varias Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas
copiascomolasnecesidadesdelaempresaloexijan

3.Comprobantededepsitoyretirodecuentasdeahorros

Las corporaciones de ahorro y crdito han diseado unos formatos que

suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados aldepositar,o
retirar dinero de su cuenta deahorros.Estesoportetienedosopcionesparaelegir
solo una depsitos en efectivo o cheques de bancos locales yretiroenefectivoo
encheque,deacuerdoconlacuantayexigenciadelcliente.

4.Facturadecompraventa
La factura comercial es un soporte contable que contiene adems de los datos
generales de los soportes de contabilidad, la descripcin de los artculos
comprados o vendidos, los fletes e impuestos que secausenylascondicionesde
pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del
comprador, factura de compra. Generalmente, eloriginalseentregaalclienteyse
elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobantediariodelacontabilidad.
La factura se debe expedir con los siguientes requisitos: Estar denominada
expresamente como factura de venta. (Pre impreso). Numeracin en orden
consecutivo. (Pre impreso). Apellidos y nombre o razn social y NIT delvendedor
o de quien preste el servicio. (Pre impreso). Apellidos y nombreoraznsocialdel
adquiriente los bienes o servicios. Fecha de expedicin. Descripcin especfica o
genrica de los artculos vendidos o servicios prestados.Elnombreoraznsocial
y NIT del impresor de la factura. (Pre impreso). Indicar lacalidadderetenedordel
impuestosobrelasventas.

5.Cheque
Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada girador, ordena a un
banco llamado girado que pague una determinada suma dedineroalaordende
untercerollamadobeneficiarios.

6.Comprobantedepago
Llamado tambin orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de
contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por
medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el
original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el
archivoconsecutivo.
Para mayor control en el comprobante depagoquedacopiadelcheque,yaqueel
titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en
forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que
diariamenteserealizanenunaempresa

7.Letradecambio
Este documento negociable o ttulo valor es una orden incondicional de pago que
da una persona llamada girador a otra llamada girado, para que pague a la

ordenoalportador,ciertasumadedinero,alavistaoenunafechadeterminada.
En el comercio se utiliza la letra de cambio como garanta de pago en compras y
ventas a crdito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se
denominan letras por cobrar el comprador acepta las letras a sus proveedores y
sellamanletrasporpagar.

8.Pagar
Es un ttulo valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad
de dinero en una fecha determinada. Este documento seutilizapararespaldarlos
crditosbancarios.

9.NotaDbito
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus
clientes, un mayor valor por concepto de omisin o error en la liquidacin de
facturas y los intereses causados por financiacin o por mora en el pago de sus
obligaciones.

10.NotaCrdito
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estn liquidados en la
factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las
mercancas, para su contabilizacin se utiliza un comprobante llamado nota
crdito. Este comprobante se prepara en original y dos copias el original para el
cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante
diariodecontabilidad.

11.Recibodecajamenor
El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por
cuantas mnimas quenorequierenelgirodeuncheque,paraelloseestableceun
fondodenominadocajamenor.

12.Comprobantediariodecontabilidad
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier
operacin y en el cual se indica elnmero,fecha,origen,descripcinycuantade
la operacin, as como las cuentas afectadas con el asiento.Acadacomprobante
seleanexanlosdocumentosysoportesquelojustifiquen.

ProcedimientocontableClasificacin:
Anlisis y codificacin de los soportes Elaboracin de asientos en borrador
Preparacindelcomprobantediariodecontabilidad.
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito
en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad
mercantil,deacuerdoconlosusosycostumbresgeneralizadasylasdisposiciones
de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de

todaslasaccionesqueserealizanenunacompaaoempresas.
Su misin es importante ya que en ellos quedaprecisadalarelacinjurdicaentre
las partes que intervienen en una determinada operacin. Tambin ayudan a
demostrar la realizacin de alguna accin comercial y por ende son el elemento
fundamentalparalacontabilizacindetalesacciones.
Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por
laempresaoelcomercianteylacomprobacindelosasientosdecontabilidad.
La misin que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia,
conformesurgedelosiguiente:

En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que

intervienen en una determinada operacin, o sea sus derechos y
obligaciones.
Por lo tanto, constituyen un medio depruebaparademostrarlarealizacin
delosactosdecomercio
Constituyen tambin el elemento fundamental para la contabilizacin de
dichasoperaciones.
Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el
comercianteylacomprobacindelosasientosdecontabilidad.

Utilidad:
Sonunaconstanciadelasoperacionesrealizadas.
Constituyenlabasedelregistrocontabledelasoperacionesrealizadas.

Clasificacin:
Externos
InternosDeusointerno

Deusoexterno
Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego
recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de
pagosefectuados,etc.
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que
pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de
ventas,recibosporcobranzas,presupuestos,vales.
Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los
instrumentos pblicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de
arrendamiento, depsito) y cualquier comprobante que sea respaldo de una
registracincontable,esfuentedeinformacin(planillasdesueldos,informes).

Obligadosaemitirdocumentoscomerciales:
Quienescomercializancosasmuebles.
Quienescomercializanoprestanservicios.

 Quienessededicanalalocacindebienes.
Conservacin:
Los documentos comerciales deben ser conservados por diez aos contados
desdelafechadeemisindeldocumento