Manual Iniciacion Base Datos

INICIACIN A LA BASE DE DATOS
DOCUMENTOS ESENCIALES
MINISTERIO DE EDUCACIN, CULTURA Y DEPORTE

Centro Nacional de Informacin y Comunicacin Educativa
Autores:
Concepcin Lpez Sutil
Juan Madrigal Muga
Coordinacin:
Elisa Rodrguez Portela
Edicin:
Concepcin Lpez Sutil
Juan Madrigal Muga
Elisa Rodrguez Portela
Correccin de estilo:
Ana Isabel Rodrguez Portela
Diseador de la portada:
Eduardo Snchez Rubio
Esta publicacin editada por el Centro Nacional de Informacin y Comunicacin

Educativa del MINISTERIO DE EDUCACIN, CULTURA Y DEPORTE, en
Diciembre de 2001, es una parte de los materiales que componen el curso de
Iniciacin a Works.
Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte

Secretara General de Educacin y Formacin Profesional
Centro Nacional de Informacin y Comunicacin Educativa
I.S.B.N.: 84-369-3480-6
N.I.P.O.: 176-01-113-0
NDICE
PRESENTACIN
Presentacin....................................................................................................................................................... 3
Objetivos............................................................................................................................................................ 6
Documentacin .................................................................................................................................................. 6
Contenidos ......................................................................................................................................................... 6
Estructura del curso ........................................................................................................................................... 7
PRCTICA 1
ENTORNO DE TRABAJO DE LA BASE DE DATOS
Introduccin .......................................................................................................................................................... 15
Objetivos ............................................................................................................................................................... 15
Contenidos............................................................................................................................................................. 16
Proyecto................................................................................................................................................................. 17
Propuesta de actividades........................................................................................................................................ 21
Actividades guiadas............................................................................................................................................... 27
Iniciar la aplicacin de Base de datos de Works abriendo un archivo existente ........................................ 27
Cmo se utiliza la Ayuda de Works........................................................................................................... 30
Ayuda de Works. Paseos: Base de datos .................................................................................................... 32
Elementos comunes de las ventanas de aplicacin..................................................................................... 33
Barras de herramientas ............................................................................................................................... 35
Asistente para ayuda de Works. Cambiar las vistas de la Base de datos.................................................... 37
Presentacin de la informacin: Formulario y Lista. Registros y campos ................................................. 38
Desplazamiento de la Lista utilizando el ratn........................................................................................... 43
Contenido de la ayuda de Works. Desplazar una Base de datos con el ratn............................................. 45
Desplazamiento del campo que est activo en la Lista utilizando el teclado ............................................. 46
Ayuda de Works. Desplazar un documento con el teclado ........................................................................ 48
Desplazamiento del Formulario utilizando el ratn ................................................................................... 49
Informacin de la Barra de estado.............................................................................................................. 50
Zoom .......................................................................................................................................................... 51
Tipos de datos ............................................................................................................................................ 53
Ayuda de Works. Botn Qu es esto? de la ventana de dilogo Campo .................................................. 57
Dividir la pantalla de la Presentacin de lista en secciones........................................................................ 59
Proteger los datos ....................................................................................................................................... 61
Lneas de la cuadrcula............................................................................................................................... 65
Salir del programa ...................................................................................................................................... 67
PRCTICA 2
SELECCIONAR LA INFORMACIN. FILTROS
Introduccin .......................................................................................................................................................... 71
Objetivos ............................................................................................................................................................... 72
Contenidos............................................................................................................................................................. 72
Proyecto................................................................................................................................................................. 75
Ayuda. ................................................................................................................................................................... 79
Propuesta de actividades........................................................................................................................................ 83
Actividades guiadas............................................................................................................................................... 87
Iniciar la aplicacin de Base de datos de Works y abrir un archivo existente............................................ 87
Acceso directo a un registro o a un campo................................................................................................. 92
Bsqueda de un registro por el contenido de un campo ............................................................................. 94
Base de datos de Works
ndice
Bsqueda de todos los registros que contienen un dato ............................................................................. 96

Ayuda de Works. Botn Qu es esto? de la ventana de dilogo Buscar................................................. 102
Uso de comodines para la bsqueda......................................................................................................... 103
Bsqueda de los registros que no contienen un dato ................................................................................ 105
Consultas a la base de datos. Filtros con el operador Y ........................................................................... 107
Modificar un filtro y cambiar el nombre del filtro ................................................................................... 114
Consultas a la base de datos. Filtros con el operador O ........................................................................... 117
Consultas a la base de datos. Filtros con el operador NO ........................................................................ 121
Seleccin de campos no vacos ................................................................................................................ 123
Filtrar usando una frmula ....................................................................................................................... 125
Eliminar un filtro...................................................................................................................................... 133
Salir del programa guardando los cambios .............................................................................................. 136
PRCTICA 3
EDICIN DE UNA BASE DE DATOS EN LA PRESENTACIN DE LISTA
Introduccin ........................................................................................................................................................ 139
Objetivos ............................................................................................................................................................. 139
Contenidos........................................................................................................................................................... 140
Proyecto............................................................................................................................................................... 141
Ayuda. ................................................................................................................................................................. 143
Propuesta de actividades...................................................................................................................................... 147
Actividades guiadas............................................................................................................................................. 151
Iniciar la aplicacin de Base de datos de Works y abrir un archivo existente.......................................... 151
Modificacin de un dato de un registro.................................................................................................... 152
Revisin ortogrfica ................................................................................................................................. 154
Modificacin de los datos en mltiples registros, de forma automtica................................................... 156
Modificacin de los datos en mltiples registros, slo en casos determinados ........................................ 158
Borrado de parte del contenido de varios campos.................................................................................... 162
Borrado de todo el contenido de varios campos....................................................................................... 164
Borrado de varios campos ........................................................................................................................ 165
Borrado de todo el contenido de varios registros ..................................................................................... 167
Borrado de varios registros ...................................................................................................................... 168
Aadir datos en la base de datos .............................................................................................................. 169
Aadir registros a la base de datos. Copiar registros................................................................................ 170
Aadir campos a la base de datos............................................................................................................. 173
Aadir frmulas en los campos................................................................................................................ 175
Modificar el formato de los campos......................................................................................................... 178
Modificar el nombre de los campos ......................................................................................................... 181
Mover los campos .................................................................................................................................... 182
Ordenar los registros por distintos campos .............................................................................................. 184
Mover registros ........................................................................................................................................ 187
PRCTICA 4
EDICIN EN LA PRESENTACIN EN FORMULARIO Y EN EL DISEO DE FORMULARIO
Introduccin ........................................................................................................................................................ 193
Objetivos ............................................................................................................................................................. 194
Contenidos........................................................................................................................................................... 194
Proyecto............................................................................................................................................................... 195
Ayuda. ................................................................................................................................................................. 197
Modificacin de los datos ........................................................................................................................ 206
Borrado de parte del contenido de varios campos.................................................................................... 216
Borrado de varios campos ........................................................................................................................ 218
II
ndice
Borrado de un registro.............................................................................................................................. 221

Aadir datos en la base de datos .............................................................................................................. 223
Aadir registros a la base de datos. Copiar registros................................................................................ 224
Aadir campos a la base de datos. Mover los campos ............................................................................. 230
Aadir frmulas en los campos................................................................................................................ 233
Modificar el formato de los campos......................................................................................................... 235
Modificar el nombre de los campos ......................................................................................................... 240
Ordenar los registros por distintos campos .............................................................................................. 241
Crear una etiqueta .................................................................................................................................... 243
Crear un texto con efecto especial. WordArt ........................................................................................... 244
Aadir un Rectngulo para enmarcar un grupo de datos.......................................................................... 250
Aadir una lnea ....................................................................................................................................... 252
Crear un dibujo con Microsoft Draw ....................................................................................................... 253
Imprimir el formulario en blanco ............................................................................................................. 265
PRCTICA 5
IMPRESIN DE UNA BASE DE DATOS. INFORMES
Introduccin ........................................................................................................................................................ 271
Objetivos ............................................................................................................................................................. 272
Contenidos........................................................................................................................................................... 272
Proyecto............................................................................................................................................................... 275
Ayuda. ................................................................................................................................................................. 277
Ver en la pantalla cmo quedara la Base de datos impresa en papel ...................................................... 287
Crear un informe sencillo, con todos los datos ordenados por un campo ................................................ 290
Crear un informe, con todos los datos ordenados por varios criterios, agrupados por un campo y con
medidas estadsticas de cada grupo y de todos los datos.......................................................................... 302
Crear un informe, con todos los datos ordenados y agrupados por varios criterios ................................. 315
Crear un informe asociado a un filtro....................................................................................................... 324
Duplicar un informe ................................................................................................................................. 333
Modificar un informe ............................................................................................................................... 334
Cambiar el nombre de un informe............................................................................................................ 341
Eliminar un informe ................................................................................................................................. 342
Crear encabezados y pies de pgina ......................................................................................................... 342
Imprimir los informes .............................................................................................................................. 344
PRCTICA 6
CREACIN DE UNA BASE DE DATOS
Introduccin ........................................................................................................................................................ 349
Objetivos ............................................................................................................................................................. 349
Contenidos........................................................................................................................................................... 350
Proyecto............................................................................................................................................................... 351
Ayuda .................................................................................................................................................................. 353
Crear el archivo Prctica 6 BD................................................................................................................. 359
Copiar los datos de otra base de datos...................................................................................................... 364
Aadir campos a la base de datos en la Lista ........................................................................................... 366
Introducir los datos de los campos nuevos directamente o utilizando las opciones Marcar registros y
Llenar hacia abajo .................................................................................................................................... 368
Aadir ms campos a la base de datos en el Formulario.......................................................................... 375
Crear un informe que calcule el total facturado ....................................................................................... 376
III
ndice
Escribir frmulas para introducir los datos de forma automtica............................................................. 378

Formato de Presentacin de Lista ............................................................................................................ 382
Formato de Presentacin de Formulario .................................................................................................. 383
Filtro......................................................................................................................................................... 385
PRCTICA 7
DISEO DE UNA BASE DE DATOS
Introduccin ........................................................................................................................................................ 391
Objetivos ............................................................................................................................................................. 394
Contenidos........................................................................................................................................................... 394
Proyecto............................................................................................................................................................... 395
IV
INICIACIN A LA BASE DE DATOS
DOCUMENTOS ESENCIALES
Presentacin
PRESENTACIN
Una base de datos es una agrupacin de datos relacionados entre s, que estn
organizados de manera que pueda accederse a ellos de forma automtica.
Por ejemplo, en una empresa que fabrica cualquier producto su base de datos
contendr toda la informacin relativa a esos productos, as como a las materias
primas que utiliza, a sus proveedores, a sus clientes, a sus trabajadores, a las
incidencias de los procesos de fabricacin, a las ventas, la facturacin, etc. Toda la
informacin que constituye la base de datos debe estar organizada adecuadamente
para poder satisfacer las demandas de los diferentes departamentos de la empresa.
Por ejemplo, para confeccionar las facturas se deben poder extraer los datos de los
clientes y de los productos, para hacer un pedido se deben relacionar los
proveedores y las materias primas, para hacer un estudio de costes se necesitan
datos de los productos, de las materias primas, del personal, etc.
Con el fin de realizar todas las operaciones requeridas: almacenar la informacin,
actualizarla, recuperarla cundo y cmo interese, generar informes, etc, se debe
disponer de algn programa informtico que permita realizar todas esas
operaciones, el cual se denomina gestor de base de datos.
Tradicionalmente, en las empresas y oficinas, la informacin que contienen las
actuales bases de datos estaban escritas en fichas de cartulina, almacenadas en
archivadores en algunos departamentos de la empresa que tenan como misin
organizar la informacin y extraer los datos que solicitaban los otros departamentos:
ventas, facturacin, direccin, fabricacin, etc. Se puede, por tanto, comparar el
tradicional archivador o conjunto de archivadores con las actuales bases de datos y
las personas que realizaban la bsqueda, organizacin y seleccin de la
informacin, con el programa gestor de la base de datos.
Es costumbre, sin embargo, utilizar el trmino base de datos para referirse tanto a
la informacin como al programa gestor de esa informacin. As se suele hablar
tanto de la base de datos de Hacienda, para referirse a la informacin sobre los
contribuyentes, como de la base de datos de Works, para referirse al programa
gestor capaz de crear y manejar distintas bases de datos.
Desde la aparicin del trmino bases de datos, en los aos 60, ha habido una enorme
evolucin de los programas de gestin, habiendo dado lugar a distintos tipos de
gestores que se adaptan a distintas necesidades. Los ms comunes son los
denominados gestores de bases de datos documentales que tienen como misin la
organizacin y el tratamiento de informacin exclusivamente textual. Por ejemplo,
una base de datos de las noticias de prensa, una base de datos de legislacin, la base
de datos del Boletn Oficial del Estado, una base de datos de recetas de cocina, etc.
Presentacin
Estos gestores se caracterizan principalmente porque permiten localizar y

seleccionar la informacin por las propias palabras del texto y por palabras clave o
descriptores que se asocian a cada documento. Si quiero hacer una receta de
pescado, por ejemplo, se debera poder buscar por el trmino pescado, que sera un
descriptor, aunque esa palabra no figure en las recetas.
Para el tratamiento de la informacin que se genera en una empresa comn:
productos, clientes, etc., como en el ejemplo tratado anteriormente, se han
desarrollado programas que se adaptan a la llamada teora relacional, que es una
compleja teora matemtica que permite optimizar la organizacin de la
informacin y consigue resultados muy satisfactorios, aunque los problemas sean
complejos. Son los llamados gestores de bases de datos relacionales.
El gestor de base de datos de Microsoft Works se asemeja a los gestores de tipo
relacional y tambin es susceptible de utilizarse para tratar bases de datos
documentales.
Se asemeja a los gestores relacionales porque puede estructurar la informacin en la
forma en que lo hacen esos programas, si bien carece de una caracterstica bsica de
la organizacin relacional, que es la posibilidad de extraer informacin simultnea
de varios archivos. En la organizacin relacional una base de datos consta de varios
ficheros que se obtienen como consecuencia de un proceso de anlisis y
normalizacin de los elementos que la forman.
Ejemplo de tabla de una base de datos
Presentacin
La estructura bsica de los gestores relacionales es la tabla, donde las filas

constituyen los registros y las columnas los campos. Works utiliza esta misma
estructura para sus ficheros de bases de datos.
En un archivo de base de datos de libros, por ejemplo, cada fila es un libro
(registro) y cada columna se refiere a uno de los datos que se recogen (campo).
La informacin tambin puede presentarse en forma de "ficha", como las
tradicionales de cartulina:
Cada ficha es un registro y cada dato corresponde a un campo.

Como ya se ha dicho, una base de datos de tipo relacional est constituida por
varios ficheros (varias tablas), cada uno relativo a un aspecto (clientes, almacn,
personal, ...). No obstante, el gestor de Works, aunque no permite establecer
relacin entre los datos de distintos ficheros, s permite abrir varios ficheros y
acceder a cada uno con facilidad. As, por ejemplo, en el caso de la librera se puede
utilizar un fichero de libros, otro de clientes, otro de editoriales, etc. Sern ficheros
independientes pero se podrn consultar con facilidad.
Presentacin
Objetivos
Se pretende que, al finalizar el curso, se haya adquirido un conocimiento suficiente

de las herramientas que ofrece el gestor de base de datos de Works, que permita
confeccionar los archivos y documentos esenciales para cada alumno o alumna que
realice el curso. Los objetivos especficos son:
Crear, editar y guardar archivos de base de datos.

Buscar y seleccionar informacin en archivos de bases datos a travs de filtros e
imprimir informes generados con el gestor de base de datos.
Identificar y utilizar los elementos principales que constituyen y definen una
base de datos: tabla, registro, campo, lista, formulario, filtro, informe,
frmula.
Utilizar con soltura las herramientas del gestor de base de datos que definen los
distintos tipos de datos.
Utilizar con soltura las herramientas del gestor de base de datos que definen los
formatos aplicables a las celdas o los rangos.
Generar bases de datos seleccionando informacin, definiendo la estructura,
introduciendo los datos y generando consultas e informes adecuados.
Contenidos
Primera fase
Prctica 1. Entorno de trabajo. Terminologa bsica, modos de presentacin de

los datos: lista y formulario, recorrido por una base de datos y sistema de
ayuda.
Presentacin
Prctica 2. Seleccin de informacin. Sistemas de acceso directo a la

informacin: Ir a, Buscar, Filtros, operadores lgicos, lenguaje de
interrogacin, frmulas y expresiones lgicas, funciones.
Prctica 3. Edicin en la presentacin de Lista. Presentacin de los datos en
modo Lista. Operaciones sobre los registros y los campos: seleccin,
proteccin, borrado, modificacin simple y mltiple, insercin, formato y
tipos de datos, llenado y series. Frmulas.
Prctica 4. Edicin en la presentacin de Formulario. Presentacin de los datos
en modo Formulario. Operaciones sobre los registros y los campos: seleccin,
proteccin, borrado, modificacin, insercin, formato y tipos de datos,
llenado y series. Frmulas. Edicin de elementos grficos en el Formulario.
Prctica 5. Impresin de una base de datos. Informes. Generador de informes,
aspectos que definen un informe: ttulo, campos, ordenacin, agrupamiento,
filtros y resmenes. Filas del informe: Ttulo, encabezado, introducciones,
registro y resmenes. Operaciones sobre el informe: insercin, modificacin,
eliminacin, formato de presentacin, frmulas. Elementos de impresin:
configuracin, encabezados y pies de pgina, vista preliminar.
Prctica 6. Creacin de una base de datos: Fases para la creacin, tcnicas de
introduccin de datos, creacin de consultas e informes.
Segunda fase
Prctica 7. Diseo y construccin de una base de datos.

Estructura del curso
El curso se ha dividido en dos fases, la primera se compone de seis prcticas que

tienen la siguiente estructura:
Introduccin. Pretende ofrecer una visin de los aspectos ms relevantes

relacionados con los temas que se tratan en esa prctica e incluye los
objetivos que se persiguen y los contenidos con los que se trabaja.
Proyecto. Plantea la propuesta de trabajo para la prctica, indica qu es lo que
hay que conseguir y ofrece las herramientas para hacerlo: archivos y
orientaciones para seguir distintas metodologas. Indica tambin cmo se
evala el resultado.
Ayudas. Indica cmo y dnde recurrir en la ayuda del programa para encontrar
la forma de resolver las actividades requeridas en el proyecto. Este apartado
no figura en la primera prctica porque en sus contenidos est incluida ya la
ayuda de Works.
Presentacin
Propuesta de actividades. Ofrece un ndice de actividades que conducen a la

consecucin del proyecto de la prctica, se indica qu hacer pero no cmo
hacerlo.
Actividades guiadas. Explica de forma muy detallada cmo realizar cada una
de las actividades indicadas en la Propuesta de actividades.
Actividades complementarias. Contiene una propuesta de actividades
relacionadas con los temas de la prctica que no se han contemplado al
realizar el proyecto, pero que pueden tener inters.
Actividades complementarias guiadas. En este apartado se ofrece la
explicacin de cmo realizar las actividades complementarias.
ENTORNO
DE TRABAJO
DE LA BASE DE DATOS
PRCTICA 1
Prctica 1 Entorno de trabajo
INTRODUCCIN
Antes de la aparicin de los ordenadores, las empresas y oficinas deban dedicar
gran parte de sus recursos y esfuerzo para organizar toda la informacin relacionada
con los clientes, proveedores y personal de la empresa, con las materias primas y
productos, con la elaboracin de albaranes, facturas, informes de ventas, gastos, etc.
Los ordenadores personales han conseguido que las pequeas y medianas empresas,
que no disponan de personal suficiente para gestionar los grandes volmenes de
informacin que deban controlar, puedan, con ayuda de estos medios y a travs de
programas como los gestores de bases de datos, realizar un tratamiento eficaz de la
informacin, de la misma manera que las grandes empresas con sus potentes
equipos informticos.
As como los procesadores de texto permiten a cualquier persona confeccionar
documentos con aspecto profesional, los gestores de bases de datos ofrecen la
posibilidad de organizar la informacin sin demasiado esfuerzo.
Las bases de datos han proliferado tanto que constituyen uno de los conceptos
informticos ms difundidos. En la actualidad, adems de los millones de bases de
datos que pueden haber creado las empresas e instituciones para su uso interno,
existen cientos de empresas cuyo producto es la distribucin o venta de informacin
organizada en bases de datos. En la mayor parte de los casos, el acceso a estas
empresas se realiza por Internet.
A lo largo de los ltimos aos han aparecido numerosos programas de gestin de
bases de datos. El que vamos a utilizar aqu es el gestor de ficheros de Works, que
ofrece una buena parte de las funciones que suelen tener la mayora de los gestores
de bases de datos usuales, de forma que al realizar las prcticas del mdulo se
pueden adquirir los conceptos y destrezas bsicas relacionadas con el tratamiento
automtico de la informacin.
Objetivos
En esta prctica se trata de lograr una familiarizacin con el entorno de trabajo de la

Base de datos de Works, para lo cual hay que identificar los distintos elementos que
aparecen en la pantalla, aprender sus nombres, saber para qu sirven y cmo se
pueden utilizar.
Una parte muy importante de esta prctica la constituye el estudio de los distintos
tipos de ayuda que ofrece Works, para favorecer el autoaprendizaje y la resolucin
de los problemas que se puedan presentar con el uso de este programa.
15
Introduccin
Para el aprendizaje se utiliza un documento en el que se pueden observar las

posibilidades que ofrece Works para organizar la informacin, viendo la
Presentacin de formulario y la Presentacin de lista de una base de datos y
tambin se aprenden los conceptos bsicos: campo, registro y dato; algunas
frmulas que se pueden utilizar para introducir la informacin; los distintos tipos de
datos que se pueden manejar: nmeros, textos, fechas, etctera.
Se utilizan las distintas formas que hay para desplazar el documento por la pantalla
con el teclado y con el ratn.
Contenidos
Las opciones del programa que se utilizan en esta prctica son:

Abrir y Cerrar archivos.
Presentacin de lista o Lista.
Presentacin de formulario o Formulario.
Barra de herramientas.
Barra de edicin.
Barras, cuadros y botones de desplazamiento.
Campo.
Proteccin.
Deshacer.
Lneas de la cuadrcula.
Dividir y Zoom.
Ayuda de Works: Asistente para ayuda, Contenido, ndice, Paseos,
Introduccin, F1. Botn ? de las ventanas de dilogo.
Salir.
16
PROYECTO
Presentacin
En la mayor parte de las prcticas de aprendizaje de la Base de datos de Works el
proyecto consiste en crear o modificar unos documentos de Base de datos , pero
como en esta prctica se tiene el primer contacto con el programa, no se trata de
modificar ninguna base de datos, sino de analizar el archivo Prctica 1 BD, para
identificar los distintos elementos que aparecen en la pantalla y los modos de
presentacin de los datos.
Proyecto
El proyecto de esta primera prctica consiste en realizar tres esquemas, uno sobre
los elementos principales de la base de datos de Works, otro sobre las ayudas y un
tercero sobre los mtodos ms eficaces de acceso a distintas partes de la base de
datos. Para ello se cuenta con el archivo Prctica 1 BD que sirve para realizar los
ensayos y pruebas necesarias para conseguir los objetivos de esta prctica.
Los esquemas se podrn realizar sobre papel, a mano, y pueden contener dibujos,
cuadros sinpticos, diagramas o cualquier otro elemento que ayude a recordar los
aspectos principales de cada apartado. Tambin se pueden hacer con un procesador
de textos y construir un archivo que servir para evaluar esta prctica.
A continuacin se indican los aspectos principales que se pueden considerar en cada
uno de los esquemas.
1. Elementos principales de la base de datos de Works: tabla, registros, campos,

modos de presentacin, tipos de datos y sus caractersticas.
17
Proyecto
2. Estructura de la ayuda. Formas de acceso a la ayuda de Works, tipos de

ayuda, caractersticas de la ayuda. En este caso puede ser suficiente con
recorrer los distintos tipos de ayuda que se ofrecen, leer algunos ejemplos
sobre los aspectos relacionados con los temas de esta prctica y anotar qu
partes tiene la ayuda, cmo est estructurada y qu tipo de informacin
proporciona cada tipo.
3. Mtodos de acceso con el ratn y con el teclado. Hay que probar todas las
posibilidades que se ofrecen para recorrer el texto visualmente o para llevar
el cursor a un lugar concreto, las ms relevantes se indican a continuacin:
Desplazamiento por Ir al
Registros
Campos
Tabla
Ir al
siguiente
anterior
ltimo
primero
ltimo de la pantalla
primero de la pantalla
ltimo
al primero
siguiente
anterior
al ltimo de la pantalla
primero de la pantalla
ltimo dato
primer dato
Para realizar el proyecto, se pueden seguir distintos caminos. Cada alumno del
curso debe elegir el que se adapte ms a sus conocimientos y sus preferencias de
aprendizaje. La opcin ms libre, adecuada para las personas que conozcan algunos
contenidos de esta prctica, consiste en tratar de realizarlo sin ninguna gua,
simplemente probando las opciones del programa en el orden que se crea ms
conveniente.
Ayuda
Si se poseen ciertos conocimientos sobre el tema, pero surgen algunas dudas, se
puede utilizar la ayuda del programa, que es parte de los contenidos de esta prctica,
aunque en este caso lo ms recomendable es seguir alguna de las opciones que se
proponen a continuacin.
18
Proyecto
Propuesta de actividades
En esta seccin, que est a continuacin, se plantea una posible secuencia de
actividades que recorren todas las opciones y operaciones que permiten alcanzar los
objetivos de esta prctica.
Actividades guiadas
En Actividades guiadas se explican detalladamente los pasos que hay que dar para
realizar todas las actividades que se indican en la Propuesta de actividades y que
son necesarias para alcanzar los objetivos de esta prctica.
Independientemente de los conocimientos que se tengan sobre la base de datos,
todos los alumnos y alumnas de este curso deben leer estas explicaciones,
puesto que pueden encontrar, en ellas, aspectos que no conozcan o
procedimientos ms eficaces para realizar las actividades.
Actividades complementarias
La Propuesta de actividades complementarias de la prctica 1, que se encuentra
en el apartado Ejercicios de la mesa de trabajo, muestra cmo se puede utilizar la
Base de datos de Works por medio del Selector de tareas.
Actividades complementarias guiadas

Este apartado incluye la explicacin de cmo se pueden hacer las actividades
complementarias y tambin se encuentra en Ejercicios de la mesa de trabajo.
19
PROPUESTA DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD 1.1: Iniciar la aplicacin de Base de datos de Works abriendo

un archivo existente
Iniciar o ejecutar la aplicacin de Base de datos de Works desde el botn Inicio de

Windows o haciendo doble clic sobre su icono. Abrir el archivo Prctica 1 BD.
ACTIVIDAD 1.2: Cmo se utiliza la Ayuda de Works
Aprender a utilizar la ayuda de Works viendo la informacin que hay en el apartado

Utilizar la ayuda de Works, que ofrece el Asistente para ayuda de Works que
aparece cuando se activa la opcin Ayuda de Works del men ?
Con esta actividad se pretende que estemos preparados para que en el futuro
podamos obtener la informacin que necesitemos en la ayuda, para lo cual se debe
ver qu aspectos contiene cada una de las distintas formas de ayuda: el Asistente
para ayuda, el Contenido, el ndice y la ayuda que presta en los cuadros de
dilogo el botn ?
Si se ha hecho esta actividad en las prcticas del Procesador
de textos de Works o en las de la Hoja de clculo, se puede
pasar a la siguiente actividad.
ACTIVIDAD 1.3: Ayuda de Works. Paseos: Base de datos
Ver la informacin que ofrece la ayuda de Works en los hipertextos de la opcin

Paseos: Base de datos.
ACTIVIDAD 1.4: Elementos comunes de las ventanas de aplicacin
Observar la ventana de la aplicacin de la Base de datos de Works e identificar los

siguientes elementos:
La barra de ttulo.
El cuadro del men de control.
21
Los botones de control de la ventana: Minimizar, Maximizar o

Restaurar y Cerrar.
La barra de mens.
ACTIVIDAD 1.5: Barra de herramientas
Desactivar y activar la barra de herramientas.

ACTIVIDAD 1.6: Asistente para ayuda de Works. Cambiar las vistas de la
Base de datos
Utilizar el Asistente para ayuda de Works para obtener informacin sobre las
distintas formas de ver la informacin contenida en un documento de Base de datos.
ACTIVIDAD 1.7: Presentacin de la informacin: Formulario y Lista.
Registros y campos
Observar la Presentacin de formulario de la base de datos. Observar la

Presentacin de lista. Identificar los campos y los registros en ambas
presentaciones.
ACTIVIDAD 1.8 Desplazamiento de la Lista utilizando el ratn
Ver las distintas zonas del documento de Base de datos, desplazndolo por la
pantalla con el ratn y:
Los botones de desplazamiento horizontal y vertical.
Las barras de desplazamiento horizontal y vertical.
Los cuadros de desplazamiento horizontal y vertical.
ACTIVIDAD 1.9: Contenido de la ayuda de Works. Desplazar una Base de
datos con el ratn
Ver la informacin que ofrece el Contenido de Works sobre desplazar un

documento con el ratn.
22
ACTIVIDAD 1.10: Desplazamiento del campo que est activo en la Lista

utilizando el teclado
Desplazar la situacin del campo activo en la Presentacin de lista con las teclas:
ACTIVIDAD 1.11: Ayuda de Works. Desplazar un documento con el

teclado
Ver la ayuda que ofrece el Contenido de Works para desplazar el punto de

insercin o cursor por la base de datos con el teclado.
ACTIVIDAD 1.12 Desplazamiento del Formulario utilizando el ratn
Ver los distintos registros de la base de datos, utilizando el ratn y los botones:
ACTIVIDAD 1.13 Informacin de la Barra de estado
Desplegar cada uno de los mens y desplazar el puntero del ratn por las distintas
opciones, observando la lnea o Barra de estado para ver los mensajes que nos
enva en cada caso. Ver qu pasa en la Barra de estado cuando se activan y
desactivan las teclas Bloq Mays y Bloq Num.
23
ACTIVIDAD 1.14: Zoom
Probar las opciones que ofrece el cuadro Zoom que se encuentra a la izquierda de la
barra de desplazamiento horizontal y la opcin del mismo nombre del men Ver,
tanto en modo Lista como en modo Formulario.
ACTIVIDAD 1.15: Tipos de datos
Averiguar qu tipos de datos contiene la base de datos Prctica 1 BD.

ACTIVIDAD 1.16: Ayuda de Works. Botn Qu es esto? de la ventana de
dilogo Campo
Utilizar el botn de ayuda Qu es esto? para ver cmo se utilizan los elementos
que aparecen en la ventana de la opcin Campo del men Formato, cuando est
activo un campo de tipo En serie.
ACTIVIDAD 1.17: Dividir la pantalla de la Presentacin de lista en
secciones
Dividir la pantalla en cuatro zonas para ver los nombres de los cuatro primeros
clientes y los cuatro ltimos, junto con sus horarios de visita, tal y como se muestra
en la siguiente imagen.
ACTIVIDAD 1.18: Proteger los datos
Averiguar si el campo Cdigo est protegido.

Proteger todos los datos contenidos en Prctica 1 BD para que no puedan ser
modificados.
24
Desactivar la proteccin que impide modificar los datos de Prctica 1 BD.

Proteger la informacin de los quince primeros campos de la base de datos.
Desactivar la proteccin de los quince primeros campos de la base de datos, salvo el
campo Cdigo.
ACTIVIDAD 1.19: Lneas de la cuadrcula
Desactivar y activar la opcin Lneas de la cuadrcula del men Ver en

Presentacin de lista para observar qu efecto produce.
ACTIVIDAD 1.20: Salir del programa
Salir o Cerrar el programa sin guardar los cambios.
25
ACTIVIDADES GUIADAS
ACTIVIDAD 1.1: Iniciar la aplicacin de Base de datos de Works abriendo

un archivo existente
Iniciar o ejecutar la aplicacin de Base de datos de Works desde el botn Inicio de

Windows o haciendo doble clic sobre su icono. Abrir el archivo Prctica 1 BD.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Una de las formas de iniciar la Base de datos desde Windows consiste en

hacer clic sobre el botn Inicio, elegir Programas, despus Microsoft
Works y por fin Base de datos de Microsoft Works. De esta forma se abre
una ventana que nos ofrece tres posibilidades, crear un documento nuevo (en
blanco) de Base de datos, utilizar una plantilla o abrir una base de datos
existente.
27
Actividades guiadas
2.
28
Si elegimos la tercera opcin, aparece la ventana Abrir.
Actividades guiadas
3.
En la ventana Abrir podemos elegir la carpeta que contiene los archivos de

trabajo.
4.
Dentro de esta carpeta seleccionamos el archivo Prctica 1 BD y pulsamos el

botn Abrir.
Otra manera de iniciar la Base de datos desde Windows

consiste en hacer doble clic sobre su icono de acceso directo
del escritorio, en caso de que exista dicho icono.
Si no existe el icono de acceso directo a la Base de datos de

Works en el escritorio se puede crear de la manera siguiente:
Se hace clic en el botn Inicio.
29
Actividades guiadas
Se elige Programas y despus Microsoft Works.

Se hace clic con el botn secundario del ratn sobre Base de
datos de Works.
En el men contextual que aparece se activa Enviar a y se
elige Escritorio (Crear acceso directo).
En las actividades complementarias de esta misma prctica se

indican distintas formas de iniciar el trabajo con la Base de
datos de Works desde el Selector de tareas de Works.
El mejor procedimiento para abrir un documento de Base de

datos de Works, cuando la aplicacin de Base de datos est
iniciada, consiste en hacer clic sobre el botn Abrir de la
barra de herramientas. En la ventana de dilogo que aparece
se despliega el cuadro de lista Buscar en para elegir la carpeta
que contiene los documentos de trabajo del curso, en la que se
selecciona el archivo y se pulsa el botn Abrir o se hace
doble clic sobre el archivo.
Otro procedimiento consiste en activar la opcin Abrir que se
encuentra en el men Archivo de la Base de datos de Works y
seguir todos los pasos indicados anteriormente hasta que en el
cuadro Buscar en encontremos la carpeta adecuada y el
nombre del documento.
Una vez que se ha abierto el documento y lo estamos viendo
en la pantalla se puede Cerrar haciendo clic sobre el botn de
este nombre que se encuentra en la esquina superior de la
ventana o activando la orden Cerrar del men Archivo.
ACTIVIDAD 1.2: Cmo se utiliza la Ayuda de Works
Aprender a utilizar la ayuda de Works viendo la informacin que hay en el apartado

Utilizar la ayuda de Works, que ofrece el Asistente para ayuda de Works que
aparece cuando se activa la opcin Ayuda de Works del men ?
30
Actividades guiadas
Con esta actividad se pretende que estemos preparados para que en el futuro
podamos obtener la informacin que necesitemos, para lo cual se debe ver qu
aspectos contiene cada una de las distintas formas de ayuda: el Asistente para
ayuda, el Contenido, el ndice y la ayuda que presta en los cuadros de dilogo el
botn ?
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
Si se ha hecho esta actividad en las prcticas del Procesador

de textos de Works o en las de la Hoja de clculo, se puede
pasar a la siguiente actividad.
1.
Se despliega el men ? (Ayuda) de la Base de datos de Works, se elige

Ayuda de Works y aparece una ventana con el Asistente para ayuda de
Works que nos ofrece varios apartados.
31
Actividades guiadas
2.
Se elige el que se ha mencionado en el enunciado de la actividad, es decir,

Utilizar la ayuda de Works. Se hace clic sobre el ttulo de este apartado y se
leen las explicaciones que contiene.
ACTIVIDAD 1.3: Ayuda de Works. Paseos: Base de datos
Ver la informacin que ofrece la ayuda de Works en los hipertextos de la opcin

Paseos: Base de datos.
1.
Si estamos leyendo las explicaciones del apartado Utilizar la ayuda de

Works, que nos ofrece el Asistente para ayuda de Works, podemos pulsar
el botn Atrs de la ventana de la Ayuda de Works y elegir el siguiente
apartado que nos ofrece el Asistente para ayuda de Works, que es Paseos:
Base de datos.
En el caso de que hayamos cerrado la ventana de la Ayuda de

Works debemos desplegar de nuevo el men ? (Ayuda) de la
Base de datos de Works, elegir Ayuda de Works y hacer clic
sobre el apartado Paseos: Base de datos.
32
Actividades guiadas
2.
En la ventana de Paseos de Works, que nos da la bienvenida a la Base de

datos, aparecen cuatro enlaces con ventanas de informacin. Conviene en
estos momentos hacer clic en el enlace Conceptos bsicos de la Base de
datos para ver la informacin general sobre esta aplicacin de Works, que
est contenida en sus cuatro pginas de hipertextos.
3.
Cuando se ha terminado de ver la informacin del paseo, se cierra la ventana

de ayuda haciendo clic en el botn Cerrar que hay en la esquina superior
derecha.
ACTIVIDAD 1.4: Elementos comunes de las ventanas de aplicacin
Observar la ventana de la aplicacin de la Base de datos de Works e identificar los

siguientes elementos:
La barra de ttulo.
El cuadro del men de control.
Los botones de control de la ventana: Minimizar, Maximizar o
Restaurar y Cerrar.
La barra de mens.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
En la parte superior de la ventana de la Base de datos de Works, como ocurre

en las ventanas de todas las aplicaciones o programas que funcionan en el
entorno de trabajo Windows, se encuentra la barra de ttulo que contiene el
nombre del programa y el nombre del documento, en caso de que se haya
guardado el archivo en el disco, pues si todava no se ha guardado el archivo
lo que aparece es Base de datos no guardada.
33
Actividades guiadas
Cuando un archivo de base de datos de Works est abierto, se

puede observar en la barra de ttulo que su nombre aparece
seguido de .wdb, es decir, Prctica 1 BD.wdb. sta es la
extensin que aade el programa de Base de datos de
WORKS a todos los nombres de archivo de Base de datos, en
caso de que no hayamos especificado otra extensin distinta.
Siempre conviene respetar el tipo de extensin de las distintas
clases de documentos, pues es la forma que se suele utilizar
para distinguirlos. Por ejemplo unos archivos que se llamen
Plano de la casa.pcx y Foto de la casa.bmp deberan ser
archivos de dibujo, Descripcin de la casa.txt sera un
archivo de texto, Contrato de la casa.wps un documento del
procesador de textos de Works, Contabilidad de la casa.xlr
un archivo de hoja de clculo, tambin de Microsoft Works y
Biblioteca.wdb sera un archivo de base de datos de Works.
2.
A la izquierda de dicha barra se encuentra el botn del men de control de la

ventana de la aplicacin.
3.
A la derecha de la barra de ttulo estn los botones Minimizar, Maximizar o

Restaurar y Cerrar.
34
Actividades guiadas
4.
Debajo de la barra de ttulo est la barra de mens en la que aparecen los

nombres de los mens que contienen las distintas opciones del programa.
5.
Se pueden ir desplegando todos los mens para leer las opciones que
contienen. No se trata de aprender los nombres de todas las opciones, sino
solamente ver qu posibilidades hay, puesto que se van a ir utilizando a lo
largo del curso y entonces se ver cmo actan y cmo hay que utilizar dichas
opciones.
Para desplegar un men se hace clic con el botn principal del

ratn sobre el nombre de ese men, de esta forma se despliega
una persiana que contiene la lista de opciones de dicho men.
Si se desplaza el puntero del ratn sobre los nombres de los
distintos mens se van desplegando sus correspondientes
persianas.
Si se quiere utilizar una de esas opciones basta hacer clic
sobre ella para activarla.
Para cerrar la persiana de un men basta hacer clic con el
botn principal del ratn cuando el puntero del ratn est
fuera de la persiana.
ACTIVIDAD 1.5: Barra de herramientas
Desactivar y activar la barra de herramientas.
35
Actividades guiadas
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Cuando se instala el programa Works, en la Base de datos est activa (y por lo

tanto est visible) la barra de herramientas. Para desactivarla hay que
desplegar el men Ver y hacer clic en la opcin Barra de herramientas. De
esta manera la barra desaparece de la ventana de la Base de datos.
2.
Si queremos volver a ver la barra de herramientas tenemos que repetir el

proceso, es decir, desplegar de nuevo el men Ver y hacer clic sobre la
opcin Barra de herramientas.
La barra de herramientas facilita el trabajo con la Base de

datos, pues presenta una fila de botones con iconos cuyo
dibujo ayuda a recordar la funcin que realiza, pero adems, si
se mantiene un instante el puntero del ratn sobre el icono,
aparecer el nombre de la opcin correspondiente y en la
barra de estado, que es la ltima lnea de la pantalla, se ver
una explicacin breve de su funcin.
Los botones de la barra de herramientas no realizan funciones
diferentes de las que muestran los mens, sino que
proporcionan una seleccin de las opciones ms utilizadas.
3.
36
Se puede ir situando el puntero del ratn sobre cada uno de los iconos de la
barra de herramientas y leer la descripcin que aparece. Muchas de ellas
nos recordarn las opciones de los mens que se han ledo en la actividad
anterior.
Actividades guiadas
Como se ha dicho anteriormente, cuando se instala el

programa Works, en la Base de datos est activa la barra de
herramientas. Si se desactiva y se cierra el programa, la
siguiente vez que se inicie la aplicacin la barra de
herramientas no estar visible, por lo que habr que activarla
siguiendo los pasos que se acaban de indicar en esta actividad.
ACTIVIDAD 1.6: Asistente para ayuda de Works. Cambiar las vistas de la

Base de datos
Utilizar el Asistente para ayuda de Works para obtener informacin sobre las
distintas formas de ver la informacin contenida en un documento de Base de datos.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Es posible que la ventana de la Ayuda de Works est visible, pero en caso de

que no sea as, se puede activar siguiendo los siguientes pasos: se despliega el
men Ayuda, se elige la opcin Ayuda de Works, al abrirse la ventana
Ayuda de Works aparece activo el Asistente para ayuda de Works.
2.
Se elige el segundo tema que es Cambiar las vistas de la Base de datos, se

lee la informacin contenida en la ventana y en los hipervnculos, que son las
palabras de color azul. Se puede mirar tambin el enlace Vistas de la Base de
datos que hay al final de la ventana en Temas relacionados.
La ventana de la Ayuda de Works contiene las tres formas

principales de ayuda que nos ofrece Works y que se vieron en
la ACTIVIDAD 1.2, es decir, Asistente para Ayuda,
Contenido e ndice. Las tres conducen a la misma
informacin, pero por distintos caminos y se debe elegir la
que ms convenga al tipo de duda que tengamos.
El Asistente para Ayuda se debe utilizar cuando se quiera
saber el procedimiento que se debe seguir para realizar una
accin concreta de la cual no conocemos su nombre, por
ejemplo para buscar cmo aplicar una trama a un campo,
bastara escribir poner color de fondo y se obtienen varios
37
Actividades guiadas
temas entre los que se encuentra Agregar color y

sombreado.
El Contenido presenta la informacin general de los temas de
Ayuda tal y como se encontraran en un libro. Por lo tanto se
debe utilizar cuando se desea obtener toda la informacin
correspondiente a un tema, o no se conoce exactamente el
nombre de la accin concreta que se quiere realizar. Por
ejemplo, en el caso de que queramos aadir un texto con un
efecto especial WordArt y no recordemos que el nombre de
la opcin es Sombreado, podemos consultar el tema Agregar
objetos y elementos especiales a un formulario, elegir
Agregar una imagen, WordArt, nota o ecuacin y, por fin,
Agregar texto especial utilizando WordArt.
El ndice se puede utilizar cuando se conozca una o dos

palabras especficas relacionadas con una actividad y se desee
obtener ms informacin. Por ejemplo, si se desea saber cmo
se utilizan los filtros, se puede buscar en la lista del ndice la
palabra filtro y al hacer doble clic sobre ella, aparece una
larga lista de temas relacionados con los filtros.
3.
Cuando se ha terminado de ver la informacin de la ayuda, se puede cerrar la

ventana de ayuda haciendo clic en el botn Cerrar ayuda que hay en la
esquina superior derecha de esa ventana.
ACTIVIDAD 1.7: Presentacin de la informacin: Formulario y Lista.

Registros y campos
Observar la Presentacin de formulario de la base de datos. Observar la

Presentacin de lista. Identificar los campos y los registros en ambas
presentaciones.
38
Actividades guiadas
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Al abrir el archivo Prctica 1 BD ha aparecido en la pantalla la Presentacin

de formulario que muestra la informacin relativa a uno de nuestros clientes
que es la empresa ALUMEN S.A., con datos de la empresa de distinto tipo que
podemos necesitar, como son el cdigo que la identifica, su nombre, el CIF,
su direccin compuesta por la calle, el distrito postal, la localidad y la
provincia, los telfonos, los datos bancarios, el horario de visita, etc.
Todos estos datos que se ven en la pantalla constituyen uno de

los registros de la base de datos, que es el equivalente a una
de las fichas de cartulina de un archivo clsico no gestionado
mediante ordenador.
Cada uno de estos elementos: cdigo, telfono, CIF, etctera,
constituye lo que se denomina un campo y dentro de cada
campo se distingue el nombre, por ejemplo Cdigo y el
contenido, que en este caso es 00010; el campo de nombre CIF
tiene en este registro como contenido el dato Z-01745382; el
campo de nombre Actividad tiene como contenido Carpintera.
39
Actividades guiadas
Al ir pulsando la tecla de tabulacin, vamos activando la zona

del contenido de los distintos campos del registro y podemos
ver que ese contenido aparece tambin en la Barra de
edicin, que se encuentra debajo de la barra de herramientas.
La Barra de edicin se denomina as porque nos permite
modificar el contenido del campo, como se ver en una
prctica posterior.
2.
Si se pulsa el botn Presentacin de lista que est en la barra de

herramientas, o se activa la opcin Lista del men Ver, pasamos a ver la
informacin de la base de datos con otro aspecto.
Acabamos de ver que la opcin Formulario muestra cada

registro por separado, con todos sus campos, es decir en
forma de ficha.
40
Actividades guiadas
Con la opcin Lista la informacin aparece en forma de tabla,

en la que los registros constituyen las filas y los campos
forman las columnas. Como rtulo de cada columna, sobre
cada uno de los campos, aparece el nombre del campo, por
ejemplo: Cdigo, Cliente, Calle, Localidad, Provincia, D.P.,
Telfono, Mvil, Fax, etc. A la izquierda de cada fila, aparece el
nmero del registro. En la primera fila se encuentran todos los
datos de la empresa ALUMEN S.A. que se han visto en el
Formulario, es decir el contenido de cada uno de los campos
de ese registro: 00010, ALUMEN, S.A., Campo Alto, 25, Madrid,
Madrid, 28125, 918398213 etc.
Por lo general, cuando utilizamos la Presentacin de lista, no
podemos ver todos los registros, ni todos los campos de cada
registro, pues no suelen caber en la pantalla; pero se pueden ir
viendo si utilizamos el ratn y las barras de desplazamiento o
el teclado, como es habitual en Windows.
Los movimientos con el ratn se realizan pulsando las flechas
o moviendo los cuadros de desplazamiento que estn en las
barras de desplazamiento; stas son la barra que hay a la
derecha de la ventana y la que est en la parte inferior. Las
teclas de desplazamiento son prcticamente las mismas que se
utilizan en el Procesador de textos y en la Hoja de clculo,
con ligeras diferencias.
41
Actividades guiadas
Inicialmente hay un campo que est activo, esto quiere decir

que si escribimos un dato ste se introduce como contenido de
dicho campo. Al ir pulsando la tecla de tabulacin vamos
activando la zona del contenido de los distintos campos del
registro. Si observamos cmo se muestra en la Barra de
edicin el contenido del campo que est activo, podemos ver
que cuando se trata de un texto, como en el caso del Cdigo,
el nombre del cliente, el CIF y la calle van precedidos de
comillas, mientras que en el campo no se ven esas comillas;
cuando se trata de un nmero, de una fecha o de una hora,
como es el caso del DP, los telfonos, la fecha de alta, los
datos bancarios y el horario de visitas, el contenido del
campo no va precedido de comillas en ninguno de los dos
sitios.
Si queremos activar un campo determinado basta hacer clic
con el botn principal del ratn sobre l.
3.
Si se pulsa el botn Presentacin de formulario que est en la barra de

herramientas, o se activa la opcin Formulario del men Ver, volvemos a
ver la informacin de la base de datos con aspecto de ficha.
En el Formulario podemos observar que, en algunos casos, se

muestra el nombre del campo, como por ejemplo en Cdigo,
CIF, Telfono, etctera, pero en otros casos el nombre no
aparece, como es el caso de Cliente, Calle, Localidad, Provincia,
etctera.
En cambio, aparecen palabras que no se encuentran en la
Presentacin de Lista, porque no son nombres ni contenidos
de campos, como por ejemplo: Cl, Datos bancarios, Da y horario
de visita y De...a...Tiempo:. Estas son etiquetas con textos que
se pueden aadir slo en el Formulario y que tratan de que la
informacin est ms clara y accesible.
Tambin se aprecian algunos elementos que no aportan
informacin y que se han utilizado para organizar los datos o
para mejorar la presentacin, como por ejemplo el texto con
efecto especial de la cabecera, los distintos rectngulos y el
dibujo del ordenador.
42
Actividades guiadas
En la Presentacin de formulario el nombre del campo va

seguido siempre del signo dos puntos (:).
ACTIVIDAD 1.8 Desplazamiento de la Lista utilizando el ratn
Ver las distintas zonas del documento de Base de datos, desplazndolo por la
pantalla con el ratn y:
Los botones de desplazamiento horizontal y vertical.
Las barras de desplazamiento horizontal y vertical.
Los cuadros de desplazamiento horizontal y vertical.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Para ver cmo se desplaza la Lista con el ratn se pasa a la Presentacin de

Lista y se deben probar todas las posibilidades. Para comenzar se puede hacer
clic varias veces sobre el botn de desplazamiento vertical hacia abajo y
despus hacer clic varias veces sobre el botn de desplazamiento vertical
hacia arriba.
43
Actividades guiadas
2.
Otra prueba consiste en hacer clic varias veces en la barra de desplazamiento

vertical, por debajo del cuadro de desplazamiento; despus se hace clic otras
tantas veces en la barra de desplazamiento vertical, por encima del cuadro de
desplazamiento.
3.
La tercera prueba para desplazar el documento hacia arriba o hacia abajo

consiste en arrastrar el cuadro de desplazamiento en esas direcciones.
4.
Para ver cmo funcionan los elementos que permiten el desplazamiento

horizontal del documento con el ratn se puede hacer clic varias veces sobre
el botn de desplazamiento horizontal hacia la derecha y despus hacer clic
varias veces sobre el botn de desplazamiento horizontal hacia la izquierda.
5.
La siguiente prueba consiste en hacer clic varias veces en la barra de

desplazamiento horizontal, a la derecha del cuadro de desplazamiento y
despus hacer clic otras tantas veces en la misma barra, a la izquierda del
cuadro de desplazamiento.
6.
Por fin, se puede arrastrar el cuadro de desplazamiento hacia la derecha y

hacia la izquierda.
44
Actividades guiadas
La conclusin de las pruebas anteriores se resume en la tabla

siguiente.
Para desplazar la Lista
Hay que hacer
Un registro hacia arriba
Clic en la flecha de desplazamiento hacia arriba
Una registro hacia abajo
Clic en la flecha de desplazamiento hacia abajo
Un campo hacia la izquierda
Clic en la flecha de desplazamiento a la izquierda
Un campo hacia la derecha
Clic en la flecha de desplazamiento a la derecha
A una zona especfica de la Lista
Arrastrar el cuadro de desplazamiento
A la pantalla anterior
Clic en la barra de desplazamiento, encima del cuadro
A la pantalla siguiente
Clic en la barra de desplazamiento, debajo del cuadro
A la pantalla de la derecha
Clic en la barra de desplazamiento, a la derecha del cuadro
A la pantalla de la izquierda
Clic en la barra de desplazamiento, a la izquierda del cuadro
ACTIVIDAD 1.9: Contenido de la ayuda de Works. Desplazar una Base de

datos con el ratn
Ver la informacin que ofrece el Contenido de Works sobre desplazar un

documento con el ratn.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Si la ayuda no se encuentra visible, se activa con la opcin Contenido del

men ?
45
Actividades guiadas
2.
Se elige el tema Trabajar con las funciones bsicas de la Base de datos, a

continuacin se elige el apartado Trabajar con documentos y ventanas de
programa y por fin Desplazarse dentro de un documento utilizando el
mouse.
ACTIVIDAD 1.10: Desplazamiento del campo que est activo en la Lista

utilizando el teclado
Desplazar la situacin del campo activo en la Presentacin de lista con las teclas:
46
1.
Actividades guiadas
Las teclas de Edicin o la combinacin de la tecla Control con dichas teclas

permite el desplazamiento del campo activo. En esta actividad conviene
activar cualquier campo, en cualquier registro de la Base de datos, que no
debe ser ni el primero ni el ltimo, sino que conviene situar el cursor por el
medio de la lista, e ir probando las teclas o combinaciones de teclas
propuestas, hasta que se comprenda su funcionamiento.
La conclusin de las pruebas anteriores se resume en la tabla

siguiente.
Cuando se pulsa
El campo activo pasa
Flecha arriba
Un registro hacia arriba
Flecha abajo
Un registro hacia abajo
Flecha izquierda
Un campo a la izquierda
Flecha derecha
Un campo a la derecha
Ctrl+flecha arriba
Al primer valor del campo activo
Ctrl+flecha abajo
Al ltimo valor del campo activo
Ctrl+flecha izquierda
Al primer campo del registro del campo activo
Ctrl+flecha derecha
Al ltimo campo del registro del campo activo
Fin
Al ltimo campo del registro del campo activo
Inicio
Al primer campo del registro del campo activo
Ctrl+fin
Al final de la base de datos
Ctrl+inicio
Al principio de la base de datos
Re Pg
Una pantalla hacia arriba
Av Pg
Una pantalla hacia abajo
Cuando se desplaza la Lista de la base de datos con las teclas

de edicin o la combinacin de la tecla Control con las teclas
de edicin se cambia el campo activo, pero cuando se
desplaza el documento con el ratn y las barras de
desplazamiento no se cambia el campo activo.
Ya se ha visto que pulsando las teclas de movimiento del
cursor se van activando distintos campos. Una forma de
activar un campo determinado consiste en hacer clic con el
47
Actividades guiadas
botn principal del ratn sobre l, para comprobarlo se puede

hacer clic sobre distintos campos y observar que se van
activando o seleccionando y que su contenido aparece en la
barra de edicin.
ACTIVIDAD 1.11: Ayuda de Works. Desplazar un documento con el

teclado
Ver la ayuda que ofrece el Contenido de Works para desplazar el punto de insercin
o cursor por la base de datos con el teclado.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
48
Si la ayuda no se encuentra visible, se activa la opcin Contenido del men ?
2.
Actividades guiadas
Se elige el tema Trabajar con las funciones bsicas de la Base de datos, a

continuacin se elige el apartado Trabajar con documentos y ventanas de
programa y por fin Utilizar mtodos abreviados de teclado para
desplazarse por un documento.
ACTIVIDAD 1.12 Desplazamiento del Formulario utilizando el ratn
Ver los distintos registros de la base de datos, utilizando el ratn y los botones:
49
Actividades guiadas
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Se activa la Presentacin de formulario, se hace clic varias veces sobre el

botn Registro siguiente para ver los registros 2, 3, 4, etctera. Se hace clic
sobre el botn Nuevo registro para ver el registro 42, que es el primer registro
vaco de la base de datos y nos permite ver e imprimir el formulario vaco. En
este registro podramos incluir los datos de un nuevo cliente. Si se hace clic
varias veces sobre el botn Registro anterior podremos ir viendo los
registros 41, 40, 39, etctera. Si hacemos clic sobre el botn Primer registro
volvemos a ver el registro 1.
Igual que sucede en la Presentacin de lista, en la

Presentacin de formulario el contenido del campo que est
activo se encuentra tambin en la Barra de edicin y cuando
se trata de un texto, va precedido de comillas en la Barra de
edicin, mientras que en el campo no se ven esas comillas.
Cuando se trata de un nmero, de una fecha o de una hora, no
va precedido de comillas en ninguno de los dos casos.
ACTIVIDAD 1.13 Informacin de la Barra de estado
Desplegar cada uno de los mens y desplazar el puntero del ratn por las distintas
opciones, observando la lnea o Barra de estado para ver los mensajes que nos
enva en cada caso. Ver qu pasa en la Barra de estado cuando se activan y
desactivan las teclas Bloq Mays y Bloq Num.
50
Actividades guiadas
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Cuando se desplaza el puntero del ratn por las distintas opciones de los
mens, se puede observar que en el lado izquierdo de la Barra de estado se
indica brevemente qu significa cada una de esas opciones que hay en cada
men.
2.
En la parte derecha de la Barra de estado se encuentran los botones MAY y

NUM; cada uno de ellos se activa o desactiva cuando se pulsan las teclas Bloq
Mays y Bloq Num, respectivamente.
Las teclas Bloq Mays y Bloq Num tienen en la Base de

datos la misma funcin que en el Procesador de textos y en la
Hoja de clculo.
ACTIVIDAD 1.14: Zoom
Probar las opciones que ofrece el cuadro Zoom que se encuentra a la izquierda de la
barra de desplazamiento horizontal y la opcin del mismo nombre del men Ver,
tanto en modo Lista como en modo Formulario.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
Cuando los datos tienen un tamao de caracteres muy

pequeo puede resultar muy difcil leerlos y corregirlos. Por
eso la Base de datos de Works nos ofrece la opcin Zoom, es
decir, permite acercar el documento, de forma que veamos
el contenido ms grande, sin cambiar el tamao de los
caracteres, por lo que la configuracin del Zoom no afecta al
aspecto que tendr el documento al imprimirlo.
51
Actividades guiadas
Tambin puede ser necesario tener una visin ms amplia de

los datos, es decir "alejar" el documento; esto tambin lo
podemos hacer a travs de la opcin Zoom.
1.
Tanto en modo Lista como en modo Formulario, se pulsa varias veces el

botn
que se encuentra a la derecha del cuadro de lista Zoom, junto a la
barra de desplazamiento horizontal. De esta forma se ir viendo la Base de
datos al 150%, al 200% y al 400%, como si nos furamos acercando cada vez
ms a la lista.
2.
Se pulsa varias veces el botn que se encuentra, junto con el botn , a la

derecha del cuadro de lista Zoom y se ir viendo la Base de datos al 200% al
150%, al 100%, al 75% y al 50%, como si nos furamos alejando cada vez ms
de la lista.
3.
Se despliega el men Ver, se activa la opcin Zoom y se activa el botn 100%.

En la ventana Zoom se dice que esta opcin no afecta a la impresin, es decir,
el Zoom produce un efecto que slo se aprecia en la pantalla y la Base de
datos no se ha modificado al utilizar esta opcin.
4.
En la ventana Zoom tambin se encuentra el botn Personalizado (%), de forma

que cuando se activa, se puede determinar en el cuadro numrico el
porcentaje que se quiere aplicar. Para probar esta opcin se puede escribir 85
en el cuadro numrico y pulsar el botn Aceptar.
52
Actividades guiadas
Cuando se aplica Personalizado (%), basta escribir el nmero,

es decir, no hace falta escribir el signo de tanto por ciento
(%).
Tambin se puede aplicar un porcentaje distinto de los que
ofrece Works haciendo clic en el cuadro de lista Zoom que se
encuentra a la izquierda de la barra de desplazamiento
horizontal, para ello se elige Personalizado y se escribe el
porcentaje que queremos aplicar en el cuadro numrico.
ACTIVIDAD 1.15: Tipos de datos
Averiguar qu tipos de datos contiene la base de datos Prctica 1 BD.

......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
A simple vista, el primer campo de la base de datos es un nmero, pero si

activamos este campo en la Presentacin de Lista y elegimos la opcin
Campo del men Formato podemos comprobar que el campo Cdigo tiene el
formato En serie y observamos que el contenido del campo se muestra de
distinta forma en la celda que en la Barra de edicin, pues en la celda del
primer registro aparece como 00010 y en la Barra de edicin, aparece
solamente 10.
53
Actividades guiadas
En los campos que tienen el formato En serie Works genera,

de forma automtica, una serie de nmeros o de fechas, pues
cuando se aade un registro a la base de datos, Works rellena
este campo con el nmero de la serie que corresponde.
Cuando se crea un campo de este tipo, hay que indicar a
Works el primer nmero de la serie y el incremento que se
debe aplicar para que se pueda generar la serie. Este tipo de
campo est indicado para asignar cdigos o identificadores de
manera automtica.
2.
Activando la opcin Campo del men Formato, podemos comprobar que los
cuatro campos siguientes: Cliente, Calle, Localidad y Provincia son de tipo texto;
en las celdas el contenido aparece sin comillas y en la Barra de edicin se
muestra su contenido precedido de comillas.
3.
De nuevo, activando el sexto campo, es decir C.P. y mirando la ventana de la

opcin Campo del men Formato, vemos que es un nmero, con un formato
de nmero entero, que aade tantos ceros a la izquierda como sean necesarios
para completar el nmero, hasta que tenga tantas cifras o dgitos como se haya
especificado en su formato, que en este caso son 5. En el registro nmero 18
54
se puede ver que el

8557.
Actividades guiadas
C.P.
es
08557
y en la Barra de edicin se ve simplemente
Cuando escribimos un nmero en la base de datos de Works

se suprimen los ceros que escribamos a la izquierda del
nmero, salvo que apliquemos el formato que tiene el campo
C.P.
4.
Los tres campos siguientes: Telfono, Mvil y Fax son nmeros que tienen un
formato de nmero sin separador de las unidades de millar y sin cifras
decimales. A estos campos tambin les podramos aplicar el formato de texto,
puesto que no les vamos a tratar nunca como nmeros porque no vamos a
necesitar realizar operaciones como sumar, restar, etctera.
5.
Los cinco campos que contienen los datos bancarios: Entidad, Oficina, D.C., T.C.
y Cuenta son nmeros enteros con el mismo formato que D.P. para que se
completen sus valores con ceros a la izquierda hasta que muestren 4, 4, 2, 3 y 7
cifras o dgitos, respectivamente. Por ejemplo, en los datos del campo Entidad
de los registros 8, 19 y 24 se puede ver cmo se han completado los valores
hasta mostrar 4 dgitos; en los datos del campo Oficina de los registros 1, 16,
18, 19, 20 se puede ver cmo se han completado los valores hasta mostrar 4
dgitos; en el dato del campo Cuenta del registro 11 se ha completado su valor
hasta mostrar 7 dgitos.
6.
El siguiente campo, CIF, es de tipo texto.
7.
El campo Fecha de alta es de tipo fecha, con el formato de fecha larga en el

que aparece slo el mes y el ao, es decir, no aparece el da.
Works permite utilizar formato de fecha corta:

completa: 23/12/02 o incompleta: 23/12 12/02
55
Actividades guiadas
y formato de fecha larga:

completa: 23 de febrero de 2002
incompleta: febrero de 2002, 23 de febrero febrero.
8.
Los campos Actividad y Visita son tambin de tipo texto.
9.
Los tres ltimos campos: Apertura, Cierre y Tiempo son de tipo hora.
En esta base de datos no hay ningn campo de tipo valor

lgico, es decir, un campo que pueda tomar los valores
verdadero o falso, pero ya se vern campos de este tipo en
otras prcticas. Este tipo de campo, que en otros gestores de
Bases de datos se aplica con un formato especial, en Works se
encuentra como un caso particular del formato Nmero.
Otro tipo de dato que contempla la Base de datos de Works es
el formato de Fraccin que se utiliza cuando queremos que
los datos se muestren en forma de fraccin, en lugar de un
nmero decimal.
10.
56
Se hace clic sobre cualquier dato del ltimo campo, es decir, del campo
Tiempo. Podemos observar que en la barra de edicin no aparece el contenido
del campo, es decir, no se ven los valores 5:00, 8:00, etctera, sino que se
muestra la expresin:
Actividades guiadas
=Cierre-Apertura
Esta expresin indica que los datos o contenido de este campo

no se han introducido a mano, sino que se calcula de forma
automtica, en cada registro, restando del valor del campo
Cierre, el valor del campo Apertura, es decir, se calcula la
diferencia entre la hora de Cierre y la hora de Apertura, con lo
que se obtiene el Tiempo de visita.
Si se ha trabajado previamente con la Hoja de clculo de
Works, se puede ver que la manera de incluir expresiones en
la Base de datos es semejante a la que se emplea en la Hoja de
clculo, es decir, las expresiones deben empezar con el signo
igual (=). Por otra parte, se pueden utilizar muchas funciones
financieras, estadsticas, trigonomtricas, de fecha y hora y
otras funciones matemticas y de texto que se utilizan tambin
en la Hoja de clculo.
Si se desea obtener ms informacin sobre la forma de
introducir expresiones en los campos de la base de datos, se
puede activar el Asistente para ayuda, se escribe funciones y
se hace clic sobre el botn Buscar. Una vez que se han dado
estos pasos, Works ofrece una lista de temas de ayuda que
podemos consultar, como por ejemplo: Trabajar con
frmulas, Escribir una frmula que utilice una funcin,
Utilizar funciones de la Base de datos, etctera.

dilogo Campo
Utilizar el botn de ayuda Qu es esto? para ver cmo se utilizan los elementos
que aparecen en la ventana de la opcin Campo del men Formato, cuando est
activo un campo de tipo En serie.
57
Actividades guiadas
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Se activa el campo Cdigo y se elige la opcin Campo del men Formato, se

hace clic sobre el botn de ayuda Qu es esto? que es el botn que est en la
esquina superior derecha de la ventana y tiene el signo de interrogacin (?).
En ese momento aparece un signo de interrogacin junto con el puntero del
ratn y cuando se hace clic sobre cada uno de los elementos de la ventana, por
ejemplo, sobre el cuadro de texto Siguiente valor, aparece una breve
explicacin del significado de ese nmero y de cmo se puede cambiar.
2.
Se va haciendo clic sobre el botn de ayuda Qu es esto? y sobre los

botones Incremento, En serie, General, Nmero, Fecha, Hora, Texto,
Fraccin y sobre la casilla Introducir automticamente un valor
predeterminado para leer las explicaciones que aparecen.
3.
Una vez que se han ledo las explicaciones, para que se cierre la ventana
Formato, sin cambiar el tipo de datos, se pulsa el botn Cancelar.
58
Actividades guiadas
ACTIVIDAD 1.17: Dividir la pantalla de la Presentacin de lista en

secciones
Dividir la pantalla en cuatro zonas para ver los nombres de los cuatro primeros
clientes y los cuatro ltimos, junto con sus horarios de visita, tal y como se muestra
en la siguiente imagen.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Se despliega el men Ver y al activar la opcin Dividir el puntero del ratn

queda ligado al punto en el que se cruzan dos barras que se desplazan junto
con el ratn y que se quedan fijas cuando se hace clic con el botn principal
de ste.
2.
Se hace clic con el botn principal del ratn por debajo del cuarto registro y a
la derecha del campo Cliente, para fijar las barras de divisin, con lo cual el
documento de Base de datos queda dividido en cuatro zonas o secciones que
se pueden desplazar de forma independiente, de dos en dos.
59
Actividades guiadas
3.
Utilizando las cuatro barras de desplazamiento (dos verticales y dos

horizontales) que aparecen al dividir la pantalla, se puede colocar el
documento tal y como aparece en la imagen.
4.
Para desactivar las barras de divisin basta hacer doble clic en el punto en el
que se cruzan las dos barras.
Cada una de las barras de divisin de la pantalla se puede

desplazar arrastrndola con el ratn hasta la posicin deseada
y se hace desaparecer haciendo doble clic sobre ella.
Cuando se desactivan o quitan las barras de divisin se

quedan en la ventana de la Base de datos dos marcas de las
barras, que se denominan cuadros de divisin, uno de ellos
situado en la parte superior de la barra de desplazamiento
vertical y el otro a la izquierda del cuadro de Zoom que est
junto a la barra de desplazamiento horizontal.
60
Actividades guiadas
Estas marcas se pueden utilizar para dividir la ventana de la

Base de datos, sin tener que desplegar el men Ver, basta
arrastrar estos cuadros de divisin hasta la posicin donde
desee. Pueden usarse cada una por separado o ambas.
Si escribimos la palabra dividir en el Asistente para ayuda
de Works y seleccionamos el tema Mostrar simultneamente
diferentes partes del mismo documento, al final de las
explicaciones de esta opcin se encuentra el hipertexto Mostrar
un ejemplo y cuando se hace clic sobre l, aparecen unas
imgenes animadas que muestran cmo utilizar el cuadro de
divisin.
ACTIVIDAD 1.18: Proteger los datos
Averiguar si el campo Cdigo est protegido.

......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Se activa cualquier dato del campo Cdigo en la Presentacin de lista, se

pulsa cualquier tecla y se lee el mensaje que Works nos enva para avisarnos:
No puede cambiar la informacin de un campo protegido.
2.
Si probamos a escribir cualquier cosa en otro campo, por ejemplo en el campo

Cliente, podemos ver que se sustituye el contenido que haba por lo que
hayamos escrito. Para recuperar el dato correcto podemos activar la opcin
Deshacer Entrada del men Edicin.
61
Actividades guiadas
3.
Se activa de nuevo cualquier dato del campo Cdigo y se elige la opcin

Proteccin del men Formato, se puede comprobar que est marcada la
casilla Proteger campo y en la ventana Formato de proteccin se indica que
el campo est protegido para impedir que se modifiquen los datos que
contiene.
Ya se ha mencionado anteriormente que los campos del tipo

En serie contienen cdigos que se utilizan como
identificadores de los registros. Por eso, cuando utilizamos
este tipo de campo, dejamos que Works genere la serie, de
esta forma nos aseguramos que se escribirn todos los valores
que queremos, sin saltarse ninguno y que no habr dos
registros con el mismo identificador. Por ello, cuando se
aplica a un campo el tipo En serie, Works lo protege para
impedirnos que lo modifiquemos por error.
Proteger todos los datos contenidos en Prctica 1 BD para que no puedan ser
modificados.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................c
4.
62
En la Presentacin de lista se despliega el men Edicin y se activa la

opcin Seleccionar todo. De esta manera se seleccionan todos los datos
contenidos en el archivo Prctica 1 BD. Si por error, se pulsa la tecla
Suprimir (Supr), se eliminan todos estos datos. Si inmediatamente se activa
la opcin Deshacer borrar del men Edicin se recuperan; pero si se realiza
otra actividad, aunque sea muy simple, como pasar a la Presentacin de
formulario, ya no se podr utilizar la opcin Deshacer y no se recuperan los
datos. Desde luego que si no se guarda el archivo vaco, reemplazando al que
haba almacenado en el disco, se puede volver a abrir el archivo y
encontramos la informacin que tena la ltima vez que se guard.
Actividades guiadas
Con esta actividad se comprueba lo fcil que puede ser

destruir toda la informacin contenida en la base de datos, que
ha podido costar un esfuerzo considerable reunir, organizar y
almacenar. Esto justifica la necesidad de una opcin que no
existe en el Procesador de textos, ni en la Hoja de clculo, que
es la opcin Proteccin, que no se puede activar en la
Presentacin de formulario, pues se encuentra slo en el
men Formato de la Presentacin de lista y en el Diseo de
formulario.
5.
Con todos los datos seleccionados, en la Presentacin de lista, se despliega

el men Formato, se elige la opcin Proteccin, se activa la casilla Proteger
campo y se pulsa el botn Aceptar. Si despus de proteger los datos se trata
de borrar alguno de ellos, aparece una ventana de informacin indicando que
no se puede cambiar la informacin de un campo protegido.
La proteccin de los datos no es permanente, en cualquier

momento podemos desactivarla, para activarla posteriormente
cuando lo consideremos necesario.
Desactivar la proteccin que impide modificar los datos de Prctica 1 BD.

......................................................................................Resolucin ............................................................................................
63
Actividades guiadas
6.
Para ver otra forma de seleccionar todos los datos en la Presentacin de lista
se hace clic en la zona gris que est situada encima de los nmeros de los
registros y a la izquierda de los nombres de los campos. Se despliega el men
Formato y se elige de nuevo la opcin Proteccin, se desactiva la casilla
Proteger campo y se pulsa el botn Aceptar. Despus de desactivar la casilla
de proteccin, si se trata de borrar algn dato, ste desaparece, aunque se
puede recuperar con la opcin Deshacer borrar del men Edicin.
No es necesario seleccionar todos los datos para protegerlos,

pues se pueden proteger slo los campos que creamos
oportuno, para lo cual habr que seleccionarlos previamente.
La proteccin se aplica a campos completos, no se puede
aplicar proteccin a unos registros s y a otros no, sino a los
campos que se desee, pero la proteccin afecta a los datos de
ese campo en todos los registros.
Proteger la informacin de los quince primeros campos de la base de datos.

......................................................................................Resolucin ............................................................................................
7.
Para seleccionar los quince primeros campos, se sita el puntero del ratn
sobre el nombre del primer campo, es decir, sobre Cdigo, se pulsa el botn
principal del ratn y sin soltarlo se desplaza el ratn hacia la derecha hasta el
nombre del campo decimoquinto, que es CIF. Tambin se puede empezar la
seleccin por el nombre del ltimo campo y arrastrar el ratn hasta el primero.
Para desactivar la seleccin basta hacer clic sobre cualquier

dato.
8.
64
Una vez seleccionados los quince campos, se despliega el men Formato, se

elige la opcin Proteccin, se activa la casilla Proteger campo y se pulsa el
botn Aceptar. De esta manera no se podr modificar ninguno de los datos
protegidos, pero s se podrn cambiar los datos de los seis ltimos campos que
no lo estn.
Actividades guiadas
Se puede comprobar que al pulsar la tecla de tabulacin se va

desplazando la celda activa slo por los datos de los campos
que no estn protegidos, tanto en el modo Lista como en el
modo Formulario; sta es otra manera de indicarnos que no
tenemos posibilidad de modificar el resto de los datos.
Pero si deseamos activar algn dato que se encuentra en un
campo protegido, por ejemplo para ver cmo se presenta en la
Barra de edicin, basta que hagamos clic sobre l.
Desactivar la proteccin de los quince primeros campos de la base de datos, salvo el

campo Cdigo.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
9.
Se seleccionan todos los campos que hay desde el segundo al decimoquinto.

Se despliega el men Formato y se elige de nuevo la opcin Proteccin, se
desactiva la casilla Proteger campo y se pulsa el botn Aceptar.
Cuando se desactiva la proteccin de los campos, se puede

comprobar que al pulsar la tecla de tabulacin se desplaza la
celda activa de nuevo por todos los campos de la base de
datos.
ACTIVIDAD 1.19: Lneas de la cuadrcula
Desactivar y activar la opcin Lneas de la cuadrcula del men Ver en

Presentacin de lista para observar qu efecto produce.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Se despliega el men Ver, se elige Lneas de la cuadrcula. Como resultado

de utilizar esta opcin se ven en la pantalla las lneas que separan los registros
y los campos.
65
Actividades guiadas
La falta de las Lneas de la cuadrcula se nota, sobre todo, en

los campos a los que no se les ha aplicado un borde o un
sombreado, que en nuestra base de datos son todos los campos
salvo el primero y los cuatro ltimos.
2.
Si de nuevo se despliega el men Ver y se elige Lneas de la cuadrcula se

volvern a ver las lneas que separan los registros y los campos.
Si se pulsa la tecla F1 aparece la ventana de Ayuda de Works

con el Asistente para ayuda. Si escribimos Lneas de la
cuadrcula y pulsamos el botn Buscar, el asistente nos
ofrecer varios temas, de los cuales podemos elegir Mostrar
u ocultar las lneas de la cuadrcula en Presentacin de
lista.
Las Lneas de la cuadrcula slo afectan a la vista de la lista
de la base de datos en la pantalla del equipo y si lo que se
quiere es mostrar u ocultar las lneas de cuadrcula al imprimir
los datos, hay que desplegar el men Archivo, hacer clic en
Configurar pgina y, a continuacin, si an no est
seleccionada, hacer clic en la ficha Otras opciones, donde
est la casilla Imprimir lneas de cuadrcula que se puede
activar o desactivar.
66
Actividades guiadas
ACTIVIDAD 1.20: Salir del programa
Salir o Cerrar el programa.

......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Para dejar de trabajar con la Base de datos de Works se puede hacer clic en el
botn Cerrar que est en la esquina superior derecha de la ventana de Works.
Si aparece una ventana preguntando si deseamos guardar los cambios
realizados, contestamos pulsando el botn No, pues en esta prctica no se
quiere modificar el archivo.
2.
Otra manera de terminar el trabajo consiste en desplegar el men Archivo y

activar la opcin Salir. Tambin en este caso puede que aparezca una ventana
preguntando si deseamos guardar los cambios realizados, a la que debemos
contestar pulsando el botn No.
67
SELECCIONAR LA INFORMACIN
FILTROS
PRCTICA 2
Prctica 2 Filtros
INTRODUCCIN
En la prctica anterior se ha trabajado con una base de datos formada por 41
registros, cada uno de ellos con 21 campos, que representa un volumen de
informacin que resulta difcil de analizar y manejar sin ayuda de los medios
informticos, a pesar de que su tamao es muy pequeo comparado con el de las
bases de datos usuales en las empresas que usan varios archivos de miles o incluso
millones de registros.
Actualmente vivimos en la llamada Sociedad de la Informacin en la que existen
muchas empresas que ofrecen servicios de informacin de todo tipo, que se
organiza y gestiona por medios informticos y se difunde por va telemtica,
generalmente a travs de Internet. El volumen de informacin que se genera
diariamente es enorme y resulta imprescindible utilizar el ordenador para tratarla.
La actividad ms importante que se realiza con las bases de datos es la de
seleccionar y obtener, entre toda la informacin que contiene, aquella que nos
interesa. Por ello, esta prctica constituye el fin ltimo que se persigue con las bases
de datos; todas las dems actividades van encaminadas a que sea posible la
seleccin de la informacin. Por otra parte, los mtodos de seleccin de informacin
de los distintos gestores de bases de datos tienen su fundamento en los mismos
principios que se tratan en estas prcticas.
Los mtodos de seleccin de informacin estn muy relacionados con el tipo de
base de datos con el que se est trabajando: documental, numrica, textual, etc., de
modo que a lo largo de los aos los programas de bsqueda y acceso a la
informacin se han ido especializando, adaptndose a las caractersticas de los
datos. En el caso de las bases de datos relacionales, el mtodo utilizado
habitualmente para localizar rpidamente un dato es el siguiente: cada campo por el
que se desee realizar una bsqueda puede tener asociado un ndice que permite
localizar con rapidez cualquier contenido.
En el caso de las bases de datos documentales que pueden disponer tambin
ndices para los campos fijos, su caracterstica es que disponen de sistemas
bsqueda sobre texto libre muy sofisticados, de forma que se puede localizar
texto entre miles en muy pocos segundos, como ocurre en los buscadores
Internet.
de
de
un
de
El lenguaje de interrogacin constituye la principal herramienta para localizar la

informacin en la mayora de las bases de datos. Todos los lenguajes y sistemas de
recuperacin de informacin se basan en el lgebra de predicados, con los
operadores O, Y y NO, que es necesario utilizar para construir las consultas y poder
acceder a la seleccin de la informacin que se busca en cada caso.
71
Introduccin
Prctica 2 Filtros
Aunque, por lo general, en los distintos gestores de bases de datos siempre es

posible utilizar directamente el lenguaje de interrogacin, no siempre es necesario
escribir el texto de la interrogacin, sino que, como se ver en esta prctica, los
programas de gestin de bases de datos suelen facilitar la tarea para confeccionar la
condicin de bsqueda a travs de ventanas y opciones que se eligen con el ratn.
No obstante, al final quedar una expresin similar a las del ejemplo anterior como
se comprueba en esta prctica.
Objetivos
En esta prctica se ven las distintas formas de acceder a la informacin que ofrece la
Base de datos de Works: acceso directo a un registro o a un campo, con la opcin Ir
a; bsqueda de un dato o parte de un dato, con la opcin Buscar y el uso de los
comodines y, sobre todo, se aprende a utilizar los filtros que constituyen los
instrumentos ms potentes de las bases de datos, pues son los que permiten
entresacar rpidamente, de un volumen grande de informacin, los datos que
necesitamos en un momento determinado, a travs de unas condiciones que
enlazamos con los conectores u operadores lgicos: Y, O y NO. En otras aplicaciones
de bases de datos, como Access, estos instrumentos, en lugar de filtros, se llaman
consultas.
Para facilitar el aprendizaje de todos estos instrumentos de acceso a la informacin
se utiliza un archivo de base de datos que no es muy extenso, pues, de este modo, se
puede comprobar con ms facilidad si el resultado de la seleccin que produce cada
filtro concuerda con nuestras expectativas y, por lo tanto, podemos ver con ms
claridad que utilizando una base de datos con muchos registros, si hemos
establecido bien las condiciones de la consulta y si hemos utilizado los operadores
adecuados el resultado de la seleccin es correcto.
Contenidos

Ir a.
Buscar.
Seleccionar campo.
Mostrar: Todos los registros.
Mostrar: Registros ocultos.
Filtros.
Aplicar filtro.
Cambiar nombre de filtro.
72
Prctica 2 Filtros
Introduccin
Nuevo filtro.
Filtrar usando una frmula.
Eliminar filtro.
Invertir filtro.
73
Prctica 2 Filtros
PROYECTO
Presentacin
En esta prctica el proyecto consiste en utilizar el archivo de base de datos
Prctica 2 BD, para utilizar todos los instrumentos de Works que permiten acceder
a la informacin de la base de datos, en concreto hay que hacer bsquedas y crear
los respectivos filtros.
Proyecto
El proyecto de esta segunda prctica tiene dos partes:
La primera consiste en realizar un esquema de las posibilidades que tiene el gestor
de base de datos de Works para localizar y seleccionar la informacin. Este
esquema se deber hacer con el Procesador de textos de Works y se guardar en un
archivo con el nombre Prctica 2 BD.wps. Deber incluir ejemplos de los distintos
tipos de bsqueda y seleccin y los resultados que se obtienen en cada caso.
La segunda consiste en construir en el archivo Prctica 2 BD.wdb los filtros que se
indican en la tabla que figura a continuacin.
Nombre del filtro
Condicin de seleccin
SYROT-Soft-100
Seleccionar los artculos suministrados por la empresa

SYROT YCS cuyo tipo es Software y su precio es mayor que
100 euros
Impre 200-500
Seleccionar todas las impresoras

comprendido entre 200 y 500 euros
cuyo
precio
est
75
Proyecto
Prctica 2 Filtros
Mx<=5 Mn>5
Seleccionar los artculos de los que hay en el almacn como

mximo 5 unidades y cuyo el mnimo almacenado sea
superior a 5.
Ordenador-Port
Seleccionar todos los ordenadores.
Extremos
Determinar de qu tipos son los artculos ms baratos y los

ms caros del almacn.
Existencias
Averiguar de qu artculos hay existencias en el almacn y

cules se han agotado.
Pedido
Averiguar de qu artculos se ha hecho un pedido
Orden-Raws-Perc
Averiguar el precio de los ordenadores de las empresas

proveedoras Rawsart y Percasa
contenidos de esta prctica, consiste en tratar de realizar el proyecto sin ninguna
gua, simplemente probando las opciones del programa en el orden que se crea ms
conveniente.
Ayuda
puede utilizar la ayuda del programa, para lo cual se puede consultar la seccin
Ayudas de esta prctica o seguir alguna de las otras opciones que se proponen a
continuacin.
En la seccin Propuesta de actividades se plantea una posible secuencia de
actividades que permiten alcanzar los objetivos de esta prctica.
76
Prctica 2 Filtros
Proyecto
Actividades guiadas
puesto que pueden encontrar, en ellas, aspectos que no conozcan.
La Propuesta de actividades complementarias, que se encuentra en el apartado
Ejercicios de la mesa de trabajo, trata algunos aspectos de los filtros y del lenguaje
de interrogacin que no se han utilizado al trabajar con la base de datos del
almacn.
Para realizar estas actividades que se proponen en esta seccin hay que usar, en
primer lugar, el archivo Complemento P2 BD.wdb y despus una copia del archivo
Prctica 2 BD.wdb, que se denominar Prctica 2 BD bis.wdb.
La explicacin de cmo se pueden hacer las actividades se encuentra en el apartado
Actividades complementarias guiadas, que tambin se encuentra en Ejercicios de
la mesa de trabajo.
77
Prctica 2 Filtros
AYUDA
Acceso directo a un registro o a un campo. Ir a
En muchas actividades se puede localizar

la ayuda a travs de la opcin Contenido
de la ayuda, que muestra toda la
informacin organizada por temas, de los
ms generales a los ms concretos. Esto
permite ir seleccionando el camino que
conduce a lo que se busca, al final se
obtiene la ventana de ayuda que explica
lo que se desea, como se ve en este
ejemplo.
79
Ayuda
Prctica 2 Filtros
Buscar un registro por el contenido de un campo
En el caso de que slo se necesite la

ayuda para un aspecto determinado,
como por ejemplo, buscar un texto en la
tabla, lo mejor es utilizar el ndice de la
ayuda, donde se puede comprobar que
basta escribir la palabra buscar para que
aparezca la lista de temas relacionados y
elegir el ms adecuado a la accin que se
quiere realizar, en este caso Buscar
texto.
Uso de comodines para la bsqueda
En otras ocasiones no queda claro por

qu la ayuda muestra una lista de Temas
encontrados. Ello es debido a que el
trmino que se busca no se ve en ellos.
Por ejemplo en el ndice de la ayuda, si
buscamos la palabra comodines para
saber qu comodines se pueden usar en
la bsqueda de datos, se obtienen cuatro
temas, pero al abrirlos parece que no est
ese trmino.
80
Prctica 2 Filtros
Ayuda
Pero basta hacer clic sobre las zonas

sensibles para obtener la ayuda que se
busca.
Bsqueda de los registros que no contienen un dato
Cuando, como en este caso, no hay un

trmino especfico para localizar la
ayuda que se necesita, puede expresarse
la pregunta mediante una frase en ndice
o Buscar.
81
Ayuda
Prctica 2 Filtros
Con las explicaciones que nos ofrece la

ayuda de Works podemos comprobar si
de esta forma hemos resuelto el
problema que tenamos planteado.
82
Prctica 2 Filtros
ACTIVIDAD 2.1: Iniciar la aplicacin de Base de datos de Works y abrir un

archivo existente
Iniciar o ejecutar la aplicacin de Base de datos de Works y abrir el archivo

Prctica 2 BD.
ACTIVIDAD 2.2: Acceso directo a un registro o a un campo. Ir a
Seleccionar el registro 82 en la Presentacin de lista y el registro 116 en la

Presentacin de formulario.
ACTIVIDAD 2.3: Buscar un registro por el contenido de un campo
Buscar en la Presentacin de lista de la base de datos los artculos de Discos que

haya en el almacn.
Buscar en la Presentacin de formulario de la base de datos los artculos de Sonido
que haya en el almacn.
ACTIVIDAD 2.4: Buscar todos los registro que contienen un dato
Buscar en la Presentacin de lista de la base de datos todos los artculos de Discos

Buscar en la Presentacin de formulario de la base de datos todos los artculos de
Sonido que haya en el almacn.
Localizar, en la Presentacin de lista, los registros de los artculos que suministra
una empresa que sabemos que parte de su nombre es SYR.
dilogo Buscar
Utilizar el botn de ayuda Qu es esto? para ver cmo se pueden utilizar los
caracteres comodn, es decir, el signo de interrogacin (?) y el asterisco (*) en
83
Prctica 2 Filtros
las bsquedas de datos, haciendo clic con dicho botn sobre los distintos elementos
de la ventana Buscar, es decir, sobre:
El cuadro de texto Buscar.
Los botones Registro siguiente y Todos los registros.
ACTIVIDAD 2.6: Uso de comodines para la bsqueda
Buscar todos los registros de los artculos cuyo Cdigo comience por 1 y termine por
2.
ACTIVIDAD 2.7: Bsqueda de los registros que no contienen un dato
Obtener todos los registros de artculos cuyo Tipo no es Imagen.

ACTIVIDAD 2.8: Consultas a la base de datos. Filtros con el operador Y
Crear un filtro llamado SYROT-Soft-100 para obtener todos los registros de los
artculos suministrados por la empresa SYROT YCS cuyo tipo es Software y su precio
es mayor que 100 euros.
Crear un filtro llamado Impre 200-500 para obtener todas las impresoras cuyo precio
est comprendido entre 200 y 500 euros.
ACTIVIDAD 2.9: Modificar un filtro y cambiar el nombre del filtro
Obtener todos los registros de los artculos que en el almacn hay como mximo 5
unidades, llamando al filtro Mximo 5.
Modificar el filtro Mximo 5 para aadir la condicin de que el mnimo para hacer
pedido sea mayor que 5. Llamar al filtro modificado Mx<=5 Mn>5.
ACTIVIDAD 2.10: Consultas a la base de datos. Filtros con el operador O
Obtener todos los registros de los artculos del tipo Ordenador o del tipo Porttil.
Llamar al filtro Ordenador-Port.
Averiguar el tipo que corresponde a los artculos ms baratos y el tipo de los ms
caros del almacn, seleccionando los artculos cuyo precio es menor que 8 euros o
es mayor que 8000 euros. El filtro se debe llamar <8 o >8000.
84
Prctica 2 Filtros
ACTIVIDAD 2.11: Consultas a la base de datos. Filtros con el operador

NO
Averiguar de qu artculos hay existencias en el almacn y cules se han agotado,

creando slo un filtro que se llame Existencias.
ACTIVIDAD 2.12: Seleccin de campos no vacos
Averiguar de qu artculos se ha hecho un pedido. Llamar al filtro Pedido.

ACTIVIDAD 2.13: Filtrar usando una frmula
Averiguar el precio de los ordenadores de las empresas proveedoras Rawsart y

Percasa, aplicando un filtro llamado Orden-Raws-Perc. Analizar la expresin o
frmula que ha generado Works para este filtro.
ACTIVIDAD 2.14: Eliminar un filtro
Eliminar el filtro llamado Existencias para poder crear un filtro que seleccione los
artculos de Sonido de los que se ha hecho un pedido a partir del 15 de marzo.
ACTIVIDAD 2.15: Salir del programa guardando los cambios
Almacenar los cambios hechos en la base de datos Prctica 2 BD y Salir o Cerrar

el programa.
85
Prctica 2 Filtros
ACTIVIDADES GUIADAS

archivo existente

Prctica 2 BD.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Para iniciar la Base de datos de Works se puede utilizar cualquiera de las

formas indicadas en la prctica anterior: en el men del botn Inicio de
Windows se elige Programas, despus Microsoft Works y por fin Base de
datos de Microsoft Works
2.
O bien se hace doble clic sobre su icono en el escritorio (en caso de que exista
dicho icono).
87
Actividades guiadas
3.
88
Prctica 2 Filtros
De esta forma se abre una ventana que nos ofrece tres posibilidades, crear un
documento nuevo (en blanco) de Base de datos, utilizar una plantilla y abrir
una base de datos existente.
Prctica 2 Filtros
4.
Actividades guiadas
Si elegimos la tercera opcin, aparece la ventana Abrir en la que podemos

elegir la carpeta que contiene los archivos de trabajo, dentro de esta carpeta
seleccionamos el archivo Prctica 2 BD y pulsamos el botn Abrir.

Prctica 2 BD usando el Selector de tareas de Works.
89
Actividades guiadas
Prctica 2 Filtros
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
5.
Tambin se puede localizar y abrir el archivo Prctica 2 BD con ayuda del

Selector de tareas de Works. En el men del botn Inicio, se elige
Programas, a continuacin se elige Microsoft Works y, por ltimo, el
Selector de tareas de Microsoft Works. Otra manera de empezar a trabajar
con el Selector de tareas de Works consiste en hacer doble clic sobre su icono
de acceso directo del escritorio (en caso de que exista dicho icono).
6.
En el Selector de tareas de Microsoft Works se activa la ficha Historial
90
Prctica 2 Filtros
Actividades guiadas
En la ficha Historial aparece la lista de los ltimos archivos

de Works utilizados en ese ordenador. Cuando el ordenador lo
utiliza una sola persona esta opcin es muy til porque refleja
los archivos que ha utilizado esa persona, pero cuando es
utilizado por muchas personas es muy probable que los
archivos que aparezcan en la lista tengan el nombre que se
busca pero que no correspondan al que hay que abrir, porque
sean de otros usuarios. Por ello, si se est haciendo el curso
con un ordenador que utilizan muchos usuarios, se
recomienda no utilizar esta opcin ms que en el caso de tener
la seguridad absoluta de que el archivo es el propio.
7.
Si el nombre del archivo que queremos abrir aparece en la lista, basta hacer
clic sobre dicho nombre y, en caso de que no aparezca, se hace clic sobre
Buscar archivos o carpetas, en ese momento aparecer la ventana Buscar
todos los archivos.
8.
Se escribe Prctica?2?BD en el cuadro de texto Nombre que hay en la ficha

Nombre y ubicacin y se pulsa el botn Buscar ahora.
Las interrogaciones en Prctica?2?BD indican que hay un

carcter en el lugar donde se colocan. Hay que ponerlas
91
Actividades guiadas
Prctica 2 Filtros
porque si se ponen los espacios en blanco se muestran todos

los archivos.
9.
Se hace doble clic sobre el nombre del archivo Prctica 2 BD.wdb, que est
en la ventana de bsqueda que aparece en la carpeta que cada uno tenga
asignada. Una vez abierto el archivo ya se puede cerrar la ventana de
bsqueda.
ACTIVIDAD 2.2: Acceso directo a un registro o a un campo
Seleccionar el registro 82 en la Presentacin de lista y el registro 116 en la

......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
En la Presentacin de lista de la base de datos, se despliega el men Edicin

y se activa la opcin Ir a, se escribe el nmero del registro 82 en el cuadro de
texto Ir a y se hace clic sobre el botn Aceptar.
Es posible que no se perciba la ventaja de la opcin Ir a

puesto que la base de datos que estamos utilizando tiene slo
117 registros, con 10 campos, y resulta muy fcil acceder a
cualquiera de ellos; pero debemos imaginar lo que ocurrira si
la base de datos tuviese cientos o miles de registros, con
decenas de campos, en este caso, s podramos apreciar la
utilidad de obtener rpidamente el registro deseado.
92
Prctica 2 Filtros
Actividades guiadas
La opcin Ir a no permite buscar en la base de datos por el

contenido de un campo, slo se accede a los registros por su
nmero o a los campos por su nombre.
2.
En la Presentacin de formulario de la base de datos, se despliega el men

Edicin y se activa la opcin Ir a, se escribe el nmero del registro 116 en el
cuadro de texto Ir a y se hace clic sobre el botn Aceptar.
3.
En la Presentacin de lista, se despliega el men Edicin y se activa la

opcin Ir a, se selecciona el nombre del campo Fecha de pedido y se hace clic
sobre el botn Aceptar.
La seleccin del campo se puede hacer eligiendo su nombre

en la lista de la ventana de dilogo Ir a que indica Seleccione
un campo o escribiendo el nombre del campo que se busca en
el cuadro de texto Ir a.
93
Actividades guiadas
4.
Prctica 2 Filtros
En la Presentacin de formulario, se despliega el men Edicin y se activa

la opcin Ir a, se selecciona el nombre del campo Cdigo y se hace clic sobre
el botn Aceptar.
Antes de realizar las siguientes actividades se recomienda

revisar con atencin la base de datos y anotar los campos que
la componen y sus caractersticas, como se indica en la
siguiente tabla.
Campo
Descripcin
Observaciones/Ejemplos
Cdigo
Nmero entero de 6 cifras que

identifica el artculo
123456
Artculo
Nombre del artculo
Videocmara digital
Tipo
Tipo de artculo
Sonido, Ordenador, ...
Precio
Precio en euros
Con dos decimales
Indica si se ha dado de baja o no
S o No
Existencias
N de unidades que hay en el

almacn
N entero
Mnimo
Mnimo n de existencias que

debe haber en el almacn
N entero
Pedido
N de unidades que se han

pedido
N entero o vaco
Fecha con formato: dd/mm/aa
Slo hay fecha en los

pedidos, resto vaco
Nombre de la empresa
suministradora
Con letras maysculas
Baja
Fecha de
pedido
Proveedor
ACTIVIDAD 2.3: Bsqueda de un registro por el contenido de un campo
Buscar en la Presentacin de lista de la base de datos los artculos de Discos que

haya en el almacn.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
94
Prctica 2 Filtros
Actividades guiadas
1.
En la Presentacin de lista se despliega el men Edicin y se activa la

opcin Buscar. En el cuadro Buscar se escribe Discos. Se deja activo el botn
Registro siguiente y se pulsa el botn Aceptar, de esta manera se activa el
campo Tipo del registro 34, en el que, en efecto, aparece el dato Discos.
2.
Se repite el proceso otras tres veces para ver ms registros y as se activan los
registros 61, 72 y 74 que corresponden a artculos del almacn del tipo
indicado. Si se repite la bsqueda otras cinco veces se vern los registros 92,
99, 109, 112 y 116, que corresponden a artculos del tipo Discos.
Buscar en la Presentacin de formulario de la base de datos los artculos de Sonido

......................................................................................Resolucin ............................................................................................
3.
Si pasamos a la Presentacin de formulario, activamos de nuevo la opcin

Buscar del men Edicin y realizamos la bsqueda de Sonido con el botn
Registro siguiente, se activa el campo Tipo del registro 1, en el que, en
efecto, aparece el dato Sonido.
95
Actividades guiadas
4.
Prctica 2 Filtros
Si se repite el proceso otras cuatro veces para ver ms registros, se van

activando los registros 6, 82, 96 y 114 que corresponden a artculos del
almacn del tipo indicado.
ACTIVIDAD 2.4: Bsqueda de todos los registros que contienen un dato
Buscar en la Presentacin de lista de la base de datos todos los artculos de Discos

......................................................................................Resolucin ............................................................................................
96
Prctica 2 Filtros
Actividades guiadas
1.
Para ver otra manera de realizar la bsqueda que ofrece Works, tambin en la
Presentacin de lista, se despliega el men Edicin y se activa de nuevo la
opcin Buscar. En el cuadro Buscar se escribe Discos. Se activa el botn
Todos los registros y se pulsa el botn Aceptar, de esta otra forma Works
presenta los nueve registros que contienen este tipo, que son los registros 34,
61, 72, 74, 92, 99, 109, 112 y 116 y oculta el resto de los registros.
2.
Para volver a ver todos los registros de la base de datos hay que desplegar el
men Registro, activar la opcin Mostrar y elegir Todos los registros.
Buscar en la Presentacin de formulario de la base de datos todos los artculos de

Sonido que haya en el almacn.
97
Actividades guiadas
Prctica 2 Filtros
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
3.
Si pasamos a la Presentacin de formulario, activamos de nuevo la opcin

Buscar del men Edicin y realizamos la bsqueda de Sonido con el botn
Todos los registros, se activa el campo Tipo del registro 1, en el que, en
efecto, aparece el dato Sonido.
4.
Si vamos haciendo clic en el botn que muestra el siguiente registro, irn

apareciendo los registros 6, 82, 96 y 114 que corresponden a artculos del tipo
Sonido. El resto de los registros han quedado ocultos.
Cuando se usa el botn Registro siguiente de la ventana

Buscar la bsqueda se realiza sobre los registros visibles que
hay en ese momento, es decir, los que estn seleccionados.
98
Prctica 2 Filtros
Actividades guiadas
Mientras que el botn Todos los registros de la ventana

Buscar realiza la seleccin sobre la totalidad de los registros
del archivo de base de datos.
Por ejemplo, cuando slo tenemos visibles los cinco registros
del Tipo Sonido resultado de la ltima actividad, si se utiliza el
botn Registro siguiente de la ventana Buscar para localizar
los artculos de tipo Discos se obtiene el mensaje "Works no
encontr ninguna coincidencia" porque slo busca en los
cinco registros seleccionados.
Sin embargo, si se hace la misma bsqueda seleccionando el
botn Todos los registros, se obtendrn los nueve artculos
que son de ese tipo.
5.
Para volver a ver todos los registros de la base de datos hay que volver a
desplegar el men Registro, activar la opcin Mostrar y elegir Todos los
registros.
Localizar, en la Presentacin de lista, los registros de los artculos que suministra

una empresa que sabemos que parte de su nombre es SYR.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
6.
Se activa la Presentacin de lista, se despliega el men Edicin y se activa

la opcin Buscar. En el cuadro Buscar se escribe SYR y se eligen Todos los
registros.
99
Actividades guiadas
Prctica 2 Filtros
7.
En la parte derecha de la barra de estado se indica que como resultado de esta

bsqueda se han encontrado 29 registros de los 117 que contiene la base de
datos, que son los registros 12, 14, 22, 24, 25, etctera.
8.
Pero cuando observamos los nombres de los Proveedores, vemos que en

algunos registros, como son el 12, el 22 y el 25 figura la empresa que estamos
buscando, que es SYROT YCS, y en otros registros, como en el 14, el 24 y el 33
el nombre de la empresa no contiene el texto SYR. Si tratamos de averiguar
por qu Works ha seleccionado estos registros, podemos ver que en el campo
Artculo s aparece el texto SYR, formando parte del nombre del artculo.
100
Prctica 2 Filtros
Actividades guiadas
Cuando se hicieron las bsquedas de los artculos de Sonido o

Discos no hizo falta indicar el campo en el que se tena que
realizar la bsqueda, ya que no haba ambigedad, pues esos
contenidos slo podan encontrarse en el campo Tipo. Pero no
siempre es as, a veces el valor que se busca puede estar en
ms de un campo, como ha ocurrido en la bsqueda de SYR.
Para evitar esta situacin, debemos seleccionar previamente el
campo en el que queremos hacer la bsqueda, antes de activar
la opcin Buscar. La seleccin de un campo se puede hacer
directamente con el ratn en la Presentacin de lista,
haciendo clic sobre el nombre del campo, o utilizando la
opcin Seleccionar campo del men Edicin, en la misma
presentacin.
9.
Seleccionamos el campo Proveedor y repetimos la bsqueda de SYR con el

botn Todos los registros. Con este procedimiento, obtenemos los doce
registros que corresponden a artculos suministrados por la empresa
proveedora SYROT YCS y que son los registros 12, 22, 25, 28, etctera.
101
Actividades guiadas
10.
Prctica 2 Filtros

dilogo Buscar
Utilizar el botn de ayuda Qu es esto? para ver cmo se pueden utilizar los
caracteres comodn, es decir el signo de interrogacin (?) y el asterisco (*) en las
bsquedas de datos, haciendo clic con dicho botn sobre los distintos elementos de
la ventana Buscar, es decir, sobre:
El cuadro de texto Buscar.
Los botones Registro siguiente y Todos los registros.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
102
Con la ventana Buscar activa, se hace clic sobre el botn de ayuda Qu es

esto? que es el botn que est en la esquina superior derecha de la ventana y
tiene el signo de interrogacin (?).
Prctica 2 Filtros
2.
Actividades guiadas
Aparece un signo de interrogacin junto con el puntero del ratn y cuando se

hace clic sobre cada uno de los elementos de la ventana, por ejemplo, sobre el
cuadro de texto Buscar, aparece una breve explicacin de las posibilidades de
ese elemento y de cmo se pueden utilizar los comodines.
Si necesitamos buscar una informacin y no conocemos ms

que una parte de lo que buscamos, se pueden utilizar los
comodines. Por ejemplo, el comodn del signo de
interrogacin (?) representa a cualquier carcter (uno slo)
que se encuentre en la misma posicin que dicho signo, por
ejemplo si se escribe rodrgue?, se encuentra tanto
"Rodrguez" como "Rodrgues"; si buscamos ?ernndez se
encontrar tanto Fernndez como Hernndez. El comodn
del asterisco (*) sustituye a cualquier nmero de caracteres,
por ejemplo se puede usar para buscar todas las palabras que
empiezan por Al escribiendo Al*, por ejemplo "aluminio", y
si buscamos s*s, se encontrarn todas las palabras que
empiezan y terminan en "s", como "series" o "salarios" y
tambin SS.
3.
Se va haciendo clic sobre el botn de ayuda Qu es esto? y sobre los

botones Registro siguiente y Todos los registros, para leer las explicaciones
que aparecen.
4.
Para que se cierre la ventana Buscar se pulsa el botn Cerrar.
ACTIVIDAD 2.6: Uso de comodines para la bsqueda
Buscar todos los registros de los artculos cuyo Cdigo comience por 1 y termine por
2.
103
Actividades guiadas
Prctica 2 Filtros
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Se activa la Presentacin de lista, se selecciona el campo Cdigo, se

despliega el men Edicin y se elige la opcin Buscar. En el cuadro Buscar
se escribe 1*2. Se activa el botn Todos los registros y se pulsa el botn
Aceptar. De esta otra forma obtenemos un resultado que no esperbamos,
pues Works ha seleccionado diecisiete registros cuyos cdigos contienen los
dgitos 1 y 2, pero en cualquier posicin.
Los cdigos que se han seleccionados son:
121414, 123569,
124621, 138200, 139726, 152312, 159082, 162883, 210892, 227012,
269172, 306012, 331203, 359142, 402112, 701823, 881276.
Todos ellos contienen un 1 y despus un 2, esto indica que el *

es un comodn que representa cualquier cadena de caracteres,
incluida la posibilidad de que no haya ningn carcter, es
decir, que estn juntos el 1 y el 2.
104
Prctica 2 Filtros
Actividades guiadas
2.
Si se activa de nuevo la opcin Buscar, se escribe 1????2 en el cuadro

Buscar, se activa el botn Todos los registros y se pulsa el botn Aceptar,
obtenemos los artculos cuyos cdigos son: 152312, 159082, pues como el signo
de interrogacin (?) representa slo un carcter, con el patrn de bsqueda
1????2 solicitamos los cdigos que tienen un 1, seguido de cuatro caracteres
cualesquiera y seguidos de un 2. De esta forma las nicas posibilidades son
los registros 14 y 16.
3.
ACTIVIDAD 2.7: Bsqueda de los registros que no contienen un dato
Obtener todos los registros de artculos cuyo Tipo no es Imagen.
105
Actividades guiadas
Prctica 2 Filtros
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
106
En la Presentacin de lista, se selecciona el campo Tipo, se despliega el

men Edicin y se elige la opcin Buscar. En el cuadro Buscar se escribe
Imagen. Se activa el botn Todos los registros y se pulsa el botn Aceptar;
de esta otra forma obtenemos los treinta y dos registros que son del tipo
Imagen.
Prctica 2 Filtros
2.
Actividades guiadas
Se despliega el men Registro, se activa la opcin Mostrar y se elige

Registros ocultos. As se obtienen los ochenta y cinco registros que no son
del tipo Imagen.
Si de nuevo activamos la opcin Mostrar del men Registro

y elegimos Registros ocultos, obtendremos los treinta y dos
registros del tipo Imagen.
3.
ACTIVIDAD 2.8: Consultas a la base de datos. Filtros con el operador Y
Crear un filtro llamado SYROT-Soft-100 para obtener todos los registros de los
artculos suministrados por la empresa SYROT YCS cuyo tipo es Software y su precio
es mayor que 100 euros.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
La bsqueda que se realiza con la ventana Buscar es bastante

simple, es similar a la utilizada en el Procesador de textos o en
la Hoja de clculo. En las bases de datos se requiere un
sistema de bsqueda ms sofisticado, que permita seleccionar
los registros por el valor de varios campos, como permiten los
Filtros que se crean en las siguientes actividades.
107
Actividades guiadas
Prctica 2 Filtros
1.
Se selecciona la opcin Filtros del men Herramientas o bien se activa el

botn del mismo nombre que est en la barra de herramientas.
2.
Cuando aparezca la ventana pidiendo un nombre para el filtro se escribe

SYROT-Soft-100 y se pulsa Aceptar.
Cuando se crean filtros en la Base de datos de Works, si no se

especifica un nombre determinado, el programa los va
llamando Filtro 1, Filtro 2... hasta Filtro 8, pues Works no
admite ms de 8 filtros distintos. Conviene asignar nombres
que recuerden las condiciones de la consulta, para que en el
futuro se puedan localizar con facilidad.
Las bases de datos se suelen utilizar para almacenar una gran
cantidad de informacin, por lo que es necesario que permitan
una buena organizacin de los datos y, lo que es ms
importante, que se pueda obtener rpidamente la informacin
que se necesita. Los Filtros son los instrumentos que permiten
seleccionar (filtrar) la informacin en la Base de datos de
Works, con ellos se pueden indicar las condiciones que deben
cumplir los registros que queremos obtener. Estas condiciones
se unen con los operadores O, Y y NO, siguiendo las reglas del
lgebra de predicados que se estudia en la Lgica matemtica
y que se pueden comprender con el siguiente ejemplo.
Supongamos que tenemos los datos de la imagen siguiente:
108
Prctica 2 Filtros
Actividades guiadas
Veamos, a continuacin, qu registros se seleccionan si

imponemos diferentes condiciones.
Condiciones
Interrogacin
Los que se llaman Toms
Nombre es igual que Toms
Los que se llaman Mara o

su apellido es Lpez.
Nombre es igual que Mara
Los que se llaman Mara

Lpez
Los que teniendo 32 aos
se llaman Jess o Garca.
O Apellido es igual que Lpez
Nombre es igual que Mara

Y Apellido es igual que Lpez
Registros
seleccionados
5y9
1, 3, 4, 5, 6 y 7
1
Nombre es igual que Jess

O Apellido es igual que Garca
Y Edad es igual que 32
Los que tienen 32 aos o se

Y Apellido es igual que Garca
llaman Jess Garca
1, 2, 6 y 9
O Edad es igual que 32
Edad es igual que 32
Los que tienen 32 aos o se

O Nombre es igual que Jess
llaman Jess o Garca
1, 2, 3, 4, 6, 8 y 9
Los que teniendo 38 aos

se llaman Jess Ramos.
Los que no se llaman
Toms
Los que no se llaman
Mara, o su apellido no es
Lpez.
Edad es igual que 38

Y Nombre es igual que Jess
Y Apellido es igual que Ramos
Nombre no es igual que Toms

Nombre no es igual que Mara
O Apellido no es igual que Lpez
1, 2, 3, 4, 6, 7 y 8
2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 y 9
109
Actividades guiadas
Condiciones
Los que no se llaman ni

Mara ni Lpez.
Los que no tienen 32 aos
pero se llaman o Jess o
Garca.
Prctica 2 Filtros
Interrogacin
Nombre no es igual que Mara
Y Apellido no es igual que Lpez
Registros
seleccionados
2, 8 y 9

2, 3, 4 y 8
Y Edad no es igual que 32
En otras aplicaciones de bases de datos, como en Access, los

instrumentos que seleccionan la informacin se llaman
Consultas.
3.
110
Se despliega la primera lista Nombre del campo y se elige Proveedor, se

despliega la lista Comparacin y se elige es igual que, se escribe SYROT YCS
en el cuadro Comparar con.
Prctica 2 Filtros
Actividades guiadas
4.
En el cuadro de los operadores se deja activado el operador Y; se despliega la

segunda lista Nombre del campo y se elige Tipo, se despliega la lista
Comparacin y se elige es igual que, se escribe Software en el cuadro
Comparar con.
5.
Se deja activado el operador Y en el cuadro de los operadores; se despliega la

tercera lista Nombre del campo y se elige Precio, se despliega la lista
111
Actividades guiadas
Comparacin y se elige es mayor que, se escribe

Comparar con.
6.
Prctica 2 Filtros
100
en el cuadro
Al hacer clic sobre el botn Aplicar filtro se realiza la seleccin y aparecen

los registros de los tres artculos que cumplen las condiciones de la consulta.
Se muestran en el mismo modo, Lista o Formulario, en el que se estaba
trabajando al aplicar el filtro.
Las tres condiciones que se han utilizado estn unidas por el

operador lgico o conector Y, de esta forma estamos pidiendo
que se cumplan las tres. Por eso al Aplicar filtro se obtiene
como resultado los registros que corresponden a artculos del
tipo Software, que adems son de la empresa SYROT YCS y sus
precios son 125,53 , 230,65 y 120,34 ; todos ellos mayores
que 100. Si activamos la opcin Mostrar Registros ocultos
del men Registro, podemos ver que a los artculos que no se
seleccionaron al aplicar el filtro les falta alguna de esas tres
condiciones.
Crear un filtro llamado Impre 200-500 para obtener todas las impresoras cuyo precio
est comprendido entre 200 y 500 euros.
112
Prctica 2 Filtros
Actividades guiadas
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
7.
Se selecciona la opcin Filtros del men Herramientas o bien se activa el

botn del mismo nombre que est en la barra de herramientas. Se pulsa el
botn Nuevo filtro y se escribe como nombre del filtro Impre 200-500.
8.
Se despliega la primera lista Nombre del campo y se elige Tipo, se despliega

la lista Comparacin y se elige es igual que, se escribe Impresora en el
cuadro Comparar con.
113
Actividades guiadas
Prctica 2 Filtros
9.

segunda lista Nombre del campo y se elige Precio, se despliega la lista
Comparacin y se elige es mayor o igual que, se escribe 200 en el cuadro
Comparar con.
10.
Se deja activado el operador Y; se despliega la tercera lista Nombre del

campo y se elige Precio, se despliega la lista Comparacin y se elige es
menor o igual que, se escribe 500 en el cuadro Comparar con.
11.

los registros de las siete impresoras que cumplen las condiciones de la
consulta, es decir, su precio est comprendido entre 200 y 500 euros.
ACTIVIDAD 2.9: Modificar un filtro y cambiar el nombre del filtro
Obtener todos los registros de los artculos que en el almacn hay como mximo 5
unidades, llamando al filtro Mximo 5.
114
Prctica 2 Filtros
Actividades guiadas
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Se elige de nuevo la opcin Filtros del men Herramientas o bien se activa

el botn del mismo nombre en la barra de herramientas. Se pulsa el botn
Nuevo filtro y se escribe como nombre del filtro Mximo 5.
2.
Se despliega la primera lista Nombre del campo y se elige Existencias, se

despliega la lista Comparacin y se elige es menor o igual que, se escribe 5
en el cuadro Comparar con. Se hace clic sobre el botn Aplicar filtro y se
comprueba que hay cincuenta y siete registros que cumplen la condicin de la
consulta, es decir, los datos del campo Existencias, en todos ellos, son menores
o iguales que 5.
Se puede comprobar que el nuevo filtro se aplica sobre la

totalidad de los registros del fichero y no sobre los que
estaban seleccionados anteriormente al haber aplicado otro
filtro.
Modificar el filtro Mximo 5 para aadir la condicin de que el mnimo para hacer
pedido sea mayor que 5. Llamar al filtro modificado Mx<=5 Mn>5.
115
Actividades guiadas
Prctica 2 Filtros
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
3.
Se activa Filtros. Se elige el filtro cuyo nombre es Mximo 5. Se hace clic

sobre el botn Cambiar nombre del filtro, en el cuadro de la ventana
Nombre del filtro se modifica el nombre para que sea Mx<=5 Mn>5.
4.
Se deja la primera condicin como estaba, es decir, Existencias es menor o

igual que 5. Se deja activado el operador Y; se despliega la segunda lista
116
Prctica 2 Filtros
Actividades guiadas
Nombre del campo y se elige Mnimo, se despliega la lista Comparacin y se

elige es mayor que, se escribe 5 en el cuadro Comparar con.
5.
Se hace clic sobre el botn Aplicar filtro y se comprueba que hay slo siete
registros que cumplen las dos condiciones de la consulta, es decir, los datos
del campo Existencias, en todos ellos, son menores o igual que 5 y los datos
del campo Mnimo son mayores que 5.
Tambin en este caso, las dos condiciones estn unidas por el

operador lgico o conector Y. Por eso se obtienen los siete
registros que cumplen las dos condiciones, al resto de los
registros les falta una de las dos.
ACTIVIDAD 2.10: Consultas a la base de datos. Filtros con el operador O
Obtener todos los registros de los artculos del tipo Ordenador o del tipo Porttil.
Llamar al filtro Ordenador-Port.
117
Actividades guiadas
Prctica 2 Filtros
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Se activa Filtros. Se pulsa el botn Nuevo filtro y se escribe, como nombre

del filtro, Ordenador-Port.
Si hubiramos podido llamar al filtro Ordenador o Porttil

habra quedado ms claro su resultado, pero este nombre tiene
20 caracteres y los nombres de los filtros de la Base de datos
de Works estn limitados a 15 caracteres, por ello debemos
buscar la forma de reducir los nombres.
2.

la lista Comparacin y se elige es igual que, se escribe Ordenador en el
3.
En el cuadro de los operadores se activa el operador O; se despliega la

segunda lista Nombre del campo y se elige Tipo, se despliega la lista
Comparacin y se elige es igual que, se escribe Porttil en el cuadro
Comparar con.
118
Prctica 2 Filtros
4.
Actividades guiadas

los registros de los veintisis artculos que cumplen las condiciones de la
consulta.
Las dos condiciones estn unidas por el operador lgico o

conector O, de esta forma slo estamos pidiendo que se
cumpla alguna de las dos. Por eso al Aplicar filtro se
obtienen todos los registros que corresponden a artculos del
tipo Ordenador, y adems todos los que corresponden al tipo
Porttil. Si activamos la opcin Mostrar Registros ocultos del
men Registro, podemos ver que ninguno de los artculos que
no se seleccionaron al aplicar el filtro corresponde a ninguno
de los dos tipos.
Cuando se unen condiciones con el operador O basta con que
se cumpla una de las condiciones para que se seleccione el
registro y en caso de que un registro cumpla las dos
condiciones tambin es seleccionado.
Hay que tener cuidado al escribir el patrn de bsqueda en el
cuadro Comparar con y escribirlo exactamente igual que se
encuentra en la base de datos. Por ejemplo, si escribimos la
119
Actividades guiadas
Prctica 2 Filtros
palabra Porttil sin la tilde, Works no incluir ningn artculo

de este tipo en la seleccin.
Si no se sabe exactamente el contenido del campo se puede
utilizar Contiene como criterio de Comparacin y escribir
slo la parte del contenido que sepamos, por ejemplo Port.
Averiguar el tipo que corresponde a los artculos ms baratos y el tipo de los ms
caros del almacn, seleccionando los artculos cuyo precio es menor que 8 euros o
es mayor que 8000 euros. El filtro se debe llamar <8 o >8000.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
5.
Se activa Filtros. Se pulsa el botn Nuevo filtro y se escribe como nombre

del filtro <8 o >8000.
6.
Se despliega la primera lista Nombre del campo y se elige Precio, se

despliega la lista Comparacin y se elige es menor que, se escribe 8 en el
7.

segunda lista Nombre del campo y se elige Precio, se despliega la lista
120
Prctica 2 Filtros
Comparacin y se elige es mayor que, se escribe

Comparar con.
8.
Actividades guiadas
8000
en el cuadro

los registros de los diez artculos que cumplen las condiciones de la consulta.
Se puede ver que el artculo de mayor precio corresponde al tipo Imagen y los
de menor precio al tipo Discos.
ACTIVIDAD 2.11: Consultas a la base de datos. Filtros con el operador

NO
Averiguar de qu artculos hay existencias en el almacn y cules se han agotado,

creando slo un filtro que se llame Existencias.
121
Actividades guiadas
Prctica 2 Filtros
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.

del filtro Existencias.
2.
Se despliega la primera lista Nombre del campo y se elige Existencias, se

despliega la lista Comparacin y se elige no es igual que; se escribe cero (0)
en el cuadro Comparar con.
122
Prctica 2 Filtros
Actividades guiadas
3.
Se hace clic sobre el botn Aplicar filtro y aparecen los registros de los
ciento doce artculos de los que hay existencias en el almacn.
4.
Si activamos de nuevo el filtro, activamos la casilla Invertir filtro y despus

pulsamos el botn Aplicar filtro, obtenemos los cinco registros de los
artculos que se han agotado.
Como se ha visto, Works no incluye al operador NO en la lista

de operadores en la que se encuentran O e Y, sino que lo
introduce dentro de los criterios de Comparacin: no es igual
que, no contiene, no est vaco/a, no empieza por, no
termina por.
Adems, la negacin de cualquier seleccin puede hacerse
activando la casilla Invertir filtro.
ACTIVIDAD 2.12: Seleccin de campos no vacos
Averiguar de qu artculos se ha hecho un pedido. Llamar al filtro Pedido.
123
Actividades guiadas
Prctica 2 Filtros
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.

del filtro Pedido.
2.
Se despliega la primera lista Nombre del campo y se elige Pedido, se

despliega la lista Comparacin y se elige no est vaco/a; en este caso el
cuadro Comparar con se ha desactivado.
124
Prctica 2 Filtros
3.
Actividades guiadas
Se hace clic sobre el botn Aplicar filtro y aparecen los registros de los
veintin artculos de los que se ha hecho un pedido.
ACTIVIDAD 2.13: Filtrar usando una frmula
Averiguar el precio de los ordenadores de las empresas proveedoras Rawsart y

Percasa, aplicando un filtro llamado Orden-Raws-Perc. Analizar la expresin o
frmula que ha generado Works para este filtro.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.

del filtro Orden-Raws-Perc.
2.

la lista Comparacin y se elige es igual que; en el cuadro Comparar con se
escribe Ordenador.
3.

segunda lista Nombre del campo y se elige Proveedor, se despliega la lista
125
Actividades guiadas
Comparacin y se elige empieza por, se escribe

Comparar con.
4.
Prctica 2 Filtros
Raws
en el cuadro
En el cuadro de los operadores se activa el operador O; se despliega la tercera

lista Nombre del campo y se elige Proveedor, se despliega la lista
Comparacin y se elige empieza por, se escribe Perc en el cuadro
Comparar con. Se hace clic sobre el botn Aplicar filtro para ver los
registros que se han seleccionado.
Si observamos la seleccin que ha hecho Works con este

filtro, podemos ver que algo no ha funcionado como
esperbamos, pues, en efecto, aparecen dos registros de la
empresa Rawsart que corresponden a ordenadores y tambin
de Percasa. Pero adems de los registros de ordenadores
tambin se han seleccionado ocho registros del tipo Porttil y
uno del tipo Monitor de Percasa, es decir ninguno de estos
nueve registros deberan haber pasado el filtro.
Para hacer la seleccin de registros del filtro, Works va
ejecutando las operaciones en el orden en que estn escritas; si
analizamos las condiciones que hemos introducido, podemos
darnos cuenta de que, por la primera operacin lgica (Y), se
126
Prctica 2 Filtros
Actividades guiadas
han seleccionado los registros que cumplen que son del tipo
Ordenador y de la empresa Rawsart; como el siguiente operador
lgico es O, se han aadido todos los artculos suministrados
por Percasa, por esto se muestran los artculos de esta empresa
que son del tipo Ordenador, pero tambin aparecen los del tipo
Monitor y Porttil.
Una forma de resolver esta situacin consiste en modificar el
orden de las condiciones, escribiendo primero la disyuncin
(O) y despus la conjuncin (Y), como se indica a
continuacin.
Atencin! Si por algn motivo se ha cerrado el archivo,
cuando se vuelve a abrir y se activa la opcin Filtro, la lista
desplegable Nombre del Filtro de la ventana Filtro slo
muestra los nombres de los siete primeros filtros que se han
creado y se ve que a los autores de Works se les ha olvidado
poner la barra de desplazamiento vertical del cuadro para que
podamos acceder al octavo filtro con el ratn. Para obtener
este octavo filtro podemos utilizar la tecla de desplazamiento
del cursor hacia abajo, o bien utilizar la opcin Aplicar filtro
que se encuentra en el men Registro, que muestra los ocho
filtros que se han creado.
5.
Se activa el filtro Orden-Raws-Perc y se modifica el orden de las condiciones,

para lo cual se despliega la primera lista Nombre del campo y se elige
127
Actividades guiadas
Proveedor, se despliega la lista Comparacin

escribe Raws en el cuadro Comparar con.
Prctica 2 Filtros
y se elige empieza por, se
6.

segunda lista Nombre del campo y se elige Proveedor, se despliega la lista
Comparar con.
7.
En el cuadro de los operadores se activa el operador Y. Se despliega la tercera

lista Nombre del campo y se elige Tipo, se despliega la lista Comparacin y
se elige es igual que; en el cuadro Comparar con se escribe Ordenador. Se
hace clic sobre el botn Aplicar filtro para ver los registros que se han
seleccionado.
En este caso la seleccin corresponde a los datos que

deseamos obtener, pues aparecen catorce registros con los dos
128
Prctica 2 Filtros
Actividades guiadas
ordenadores de la empresa Rawsart y los doce ordenadores de

Percasa. En el campo Precio podemos ver lo que cuesta cada
uno de ellos.
Otro procedimiento que podemos utilizar para corregir el
filtro anterior sin tener que cambiar el orden de todas las
condiciones, consiste en utilizar la Frmula del filtro como se
indica a continuacin.
8.
Se activa de nuevo el filtro Orden-Raws-Perc y se vuelven a cambiar el orden

de las condiciones de la consulta para que el filtro no responda a nuestras
necesidades, es decir, se despliega la primera lista Nombre del campo y se
elige Tipo, se despliega la lista Comparacin y se elige es igual que; en el
cuadro Comparar con se escribe Ordenador.
9.
Se deja activado el operador Y; se despliega la segunda lista Nombre del

campo y se elige Proveedor, se despliega la lista Comparacin y se elige
empieza por, se escribe Raws en el cuadro Comparar con.
10.
En el cuadro de los operadores se activa el operador O; se despliega la tercera

lista Nombre del campo y se elige Proveedor, se despliega la lista
Comparar con. Se hace clic sobre el botn Aplicar filtro para ver que de
129
Actividades guiadas
nuevo obtenemos todos los registros de la empresa

tipo.
11.
Prctica 2 Filtros
Percasa,
sea cual sea su
Una vez ms se activa el filtro Orden-Raws-Perc y tambin se activa el botn

Filtrar usando una frmula. En el cuadro de texto preparado para escribir la
frmula podemos ver la expresin que Works ha escrito para traducir las
condiciones del filtro, que es:
='Tipo'="Ordenador"#Y#'Proveedor'="Raws*"#O#'Proveedor'="Perc*"
La Base de datos de Works utiliza, en los filtros, expresiones

que, como las frmulas de la Hoja de Clculo, comienzan con
el signo igual (=). A continuacin aparece el nombre de un
campo escrito entre comillas simples, seguido del signo que
expresa la condicin, en este caso es el signo = y despus uno
de los valores que puede contener ese campo, escrito entre
comillas.
Despus puede aparecer uno de los dos operadores lgicos: O,
Y escritos entre signos #, es decir:
130
Prctica 2 Filtros
Actividades guiadas
#Y#
#O#
Despus del operador ir otra condicin, escrita de la misma

manera, es decir, el nombre de un campo escrito entre
comillas simples, seguido del signo que expresa la condicin,
y de uno de los valores que puede contener ese campo, escrito
entre comillas.
En Works no existe el operador lgico NO.
12.
Se borra la expresin que hay en este filtro y se escribe la siguiente frmula:
=Y(Tipo="Ordenador";O(Proveedor="Raws*";Proveedor="Perc*"))
Para modificar una expresin, con la opcin Filtrar usando

la frmula, basta escribir, aadir, borrar o insertar los
caracteres que se deseen. Una vez realizada la modificacin,
se acepta la nueva expresin con la tecla ENTRAR o con el
botn Aplicar filtro. Si se quiere dejar el contenido que haba
antes de la edicin, se debe pulsar la tecla Esc.
131
Actividades guiadas
13.
Prctica 2 Filtros
Al hacer clic sobre el botn Aplicar filtro, se puede ver que, con esta
expresin, se seleccionan los catorce registros que queramos obtener.
Puede resultar interesante observar las expresiones de todos

los filtros que se han creado, para familiarizarse con la
sintaxis de Works, para ello, basta activar en cada uno de los
filtros el botn Filtrar usando una frmula.
Se puede comprobar que las frmulas que utiliza Works para
expresar las relaciones que se pueden utilizar en un filtro son
las siguientes:
RELACIN
132
SIGNO
EJEMPLO
es igual que
='Tipo'="Ordenador"
no es igual que
<>
='Tipo'<>"Monitor"
es menor que
<
='Precio'<1000
es mayor que
>
='Precio'>1000
es menor o igual que
<=
='Existencias'<=2
Prctica 2 Filtros
Actividades guiadas
RELACIN
es mayor o igual que
SIGNO
>=
EJEMPLO
='Existencias'>=2
contiene
="*texto*"
='Artculo'="*digital*"
no contiene
<>"*texto*"
='Artculo'<>"*digital*"
est vaco
=""
='Pedido'=""
no est vaco
<>""
='Pedido'<>""
empieza por
="texto*"
='Proveedor'="Raws*"
no empieza por
<>"texto*"
='Proveedor'<>"Perc*"
termina por
="*texto"
='Proveedor'="*S.A."
<> "*texto"
='Proveedor'<>"*S.A."
no termina por
Como se ha visto en los ejemplos anteriores se puede emplear

en un filtro el signo * como comodn, antes y despus del
valor del campo. Por ejemplo la relacin contiene se indica
mediante el signo = y utilizando el comodn antes y despus
del valor.
Tambin pueden incluir en la frmula de un filtro el comodn
? que se utiliza igual que en las actividades realizadas
anteriormente con la orden Buscar del men Edicin.
Todos los programas de gestin de bases de datos cuentan con
un conjunto de smbolos y reglas para escribir las consultas o
filtros que permiten buscar o seleccionar los registros, que se
denomina lenguaje de interrogacin. Todos los lenguajes de
interrogacin utilizan los operadores lgicos Y, O y NO, las
relaciones =, >, <, etc. as como delimitadores como las
comillas o separadores como los parntesis.
Works no permite utilizar los parntesis de la forma que es
habitual en la mayora de los lenguajes de interrogacin, por
ello en lugar de utilizar los operadores #Y#, #O# y #NO# para
escribir interrogaciones complejas hay que usar las funciones
Y(arg1;arg2;...;argn) y O(arg1;arg2;...;argn), como se ha hecho en
la actividad anterior.
ACTIVIDAD 2.14: Eliminar un filtro
Eliminar el filtro llamado Existencias para poder crear un filtro que seleccione los
artculos de Sonido de los que se ha hecho un pedido a partir del 15 de marzo.
133
Actividades guiadas
Prctica 2 Filtros
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Se activa Filtros y se hace clic sobre el botn Nuevo filtro. En este momento
aparece una ventana de Works para decirnos que no podemos crear otro filtro.
Como ya se han creado ocho filtros, si se intenta crear otro

aparecer un mensaje de aviso que nos indica que este
programa no permite tener ms de ocho filtros
simultneamente en el mismo fichero de base de datos, por lo
que, para poder hacer nuevas consultas, hay que eliminar
alguno previamente o definir el nuevo filtro modificando uno
existente.
Tambin nos ofrece ayuda para ver cmo se pueden hacer
estas operaciones.
2.
134
Una vez que hemos ledo la informacin de la ventana de Works, hacemos

clic en el botn Aceptar para cerrarla.
Prctica 2 Filtros
Actividades guiadas
3.
Se despliega la lista del cuadro Nombre del filtro, se elige el filtro Existencias
y cuando se hace clic en el botn Eliminar filtro, Works nos pide
confirmacin y nos avisa que esta operacin no podr deshacerse, a lo que
respondemos haciendo clic sobre el botn S para eliminar el filtro.
4.
De nuevo hacemos clic sobre el botn Nuevo filtro y escribimos el nombre

Son-Pedido-15/3.
5.

la lista Comparacin y se elige es igual que, se escribe Sonido en el cuadro
Comparar con.
6.

segunda lista Nombre del campo y se elige Fecha de pedido, se despliega la
lista Comparacin y se elige es mayor o igual que, se escribe 15/3/02 en el
135
Actividades guiadas
7.
Prctica 2 Filtros
Al hacer clic sobre el botn Aplicar filtro se ve el nico registro que cumple
esas dos condiciones y que corresponde a la empresa proveedora SELORCAWAS.

el programa.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Se hace clic en el botn Guardar de la barra de herramientas. Para dejar de

trabajar con la Base de datos de Works se puede hacer clic en el botn Cerrar
que est en la esquina superior derecha de la ventana de Works. Otra manera
de terminar el trabajo consiste en desplegar el men Archivo y activar la
opcin Cerrar o la opcin Salir.
Cuando se almacena el archivo de base de datos en el disco,

se guardan tambin todos los filtros que se han creado. Para
comprobarlo, basta abrir de nuevo el archivo Prctica 2 BD y
elegir la opcin Aplicar filtro, que se encuentra en el men
Registro, tanto en la Presentacin de lista como en la
Presentacin de formulario, podemos ver la lista de los ocho
filtros creados y aplicarlos.
136
EDICIN DE UNA BASE DE DATOS

EN LA PRESENTACIN DE LISTA
PRCTICA 3
Prctica 3 Edicin en Presentacin de Lista
INTRODUCCIN
Uno de los principales problemas que se plantean cuando se trabaja con una base de
datos es su puesta al da. La informacin que suelen contener las bases de datos que
se gestionan en las empresas requieren una constante actualizacin. De nada sirve
que el gestor de bases de datos nos ofrezca en medio segundo la informacin que
solicitamos si esa informacin que contiene la base de datos est desfasada porque
no se actualiza con la frecuencia que requiere. Generalmente hay que actualizarla
diariamente y en algunos casos, como en el caso de los valores burstiles,
instantneamente. Por ello, cuando se trabaja con bases de datos hay que tener en
cuenta que se requiere una gran disciplina, pues se deber actualizar constantemente
la informacin para que sea til en todo momento. Por tanto tiene que haber una
persona responsable de mantener al da los datos.
Durante muchos aos la modificacin de la estructura de una base de datos era
competencia exclusiva de los informticos. El usuario slo poda introducir datos y
extraer la informacin. Cualquier operacin para aadir o suprimir un campo nuevo
o para modificar su tamao era una tarea que deba realizar el programador. Con la
aparicin de los microordenadores, entre otros programas tiles para la gestin de la
informacin, aparecen los gestores de bases de datos que estn diseados de forma
que los propios usuarios puedan crear la estructura de base de datos que deseen y
modificarla.
Dada la importancia que tienen en la actualidad las bases de datos, los gestores
actuales cuentan con funciones que facilitan la tarea de modificacin de los datos y
de su estructura, que en la mayor parte de los casos se realizan usando el ratn, de
forma anloga a la empleada en el Procesador de textos. Operaciones como aadir
un nuevo campo o cambiar un campo de lugar, en la actualidad se pueden ejecutar
de forma instantnea y con un simple movimiento del ratn.
En esta prctica y en la siguiente se trata de modificar un archivo de base de datos
no slo los datos y su formato, sino tambin la estructura de la tabla aadiendo y
suprimiendo filas y columnas. Es decir, se van a cambiar, corregir, eliminar y aadir
datos: registros, campos, etiquetas y su contenido. En esta prctica las
modificaciones se harn en Presentacin de lista; en la siguiente se realizarn las
mismas operaciones pero en Presentacin de formulario.
Objetivos
En esta prctica se aprende a utilizar las distintas herramientas que ofrece la Base de
datos de Works para actualizar la informacin de un archivo de base de datos, es
139
Introduccin
decir, se aprende a modificar los datos de uno o varios registros o campos, a borrar
el contenido de uno o varios registros o campos, a aadir datos, registros y campos,
a escribir frmulas que calculen datos de forma automtica, a modificar el aspecto
de los campos, cambiando su formato, a modificar el nombre de los campos, a
cambiar la posicin de los campos y de los registros, a ordenar la base de datos por
distintos criterios, a generar series o repetir datos de forma automtica y a proteger
los datos.
Todas las operaciones de esta prctica se realizan en la Presentacin de lista, pues
las modificaciones en la Presentacin de formulario se estudian en la prctica
siguiente.
Contenidos

Proteccin.
Ortografa.
Seleccionar registro. Seleccionar campo. Seleccionar todo.
Reemplazar. Buscar siguiente. Reemplazar todas.
Borrar. Eliminar campo. Eliminar registro.
Deshacer. Rehacer.
Copiar. Pegar.
Insertar campo. Insertar registro.
Campo. Alineacin. Fuente y estilo. Borde. Sombreado.
Ordenar registros.
Llenar hacia la derecha. Llenar hacia abajo. Llenar serie.
140
PROYECTO
Presentacin
Se parte de un archivo con datos de facturas y hay que usar la Presentacin de lista
para modificar el formato, estructura y contenidos de esa base de datos.
Proyecto
El proyecto de esta tercera prctica consiste en modificar el archivo de base de
datos Prctica 3 BD en la Presentacin de lista, es decir, modificar los datos, los
registros y los campos con las operaciones de: eliminar, corregir, generar datos de
forma automtica y ordenar. En el archivo Facturas P3.htm figura la imagen de
cmo debe quedar la tabla, aunque se aconseja comprobar con la Propuesta de
actividades que se han realizado todos los cambios que se requieren.
En la seccin Propuesta de actividades se indica la secuencia de actividades que
permiten realizar el proyecto y alcanzar los objetivos de esta prctica.
contenidos de esta prctica, consiste en tratar de obtener el proyecto con los
enunciados de la Propuesta de actividades, simplemente probando las opciones
del programa en el orden que se crea ms conveniente.
141
Proyecto
Ayuda
Ayudas de esta prctica o seguir alguno de las otras opciones que se proponen a
continuacin.
Actividades guiadas
La Propuesta de actividades complementarias, trata de ver algunas frmulas
que no se han utilizado al trabajar con la base de datos de las facturas y las
opciones que generan series o repiten datos de forma automtica.
Estas actividades se realizan utilizando el archivo Complemento P3 BD.wdb.
142
AYUDA
Modificacin de un dato de un registro

conduce a lo que se busca. A veces,
como en este caso, hay que descender
varios niveles hasta que se encuentra la
ayuda.
A veces hay que pulsar sobre las

palabras destacadas para ver cmo se
realizan las operaciones, en este caso los
trminos Seleccionar y contenido de
campo.
143
Ayuda
Revisin ortogrfica
Cuando se usa el ndice o Buscar hay

que procurar expresar los mismos
trminos que usa el programa. Por
ejemplo si se busca la expresin revisin
ortogrfica en la lista de Temas
encontrados no hay ninguno relativo a
ese concepto.
Mientras que si se escribe la accin con

el verbo en infinitivo el resultado es muy
diferente.
144
Ayuda
Modificacin de los datos en mltiples registros, de forma

automtica
Sucede muchas veces, como en este

caso, que no hay una ayuda especfica
para resolver el problema que nos
planteamos, sino que hay que recurrir a
otras opciones ms simples que
combinadas permiten resolverlo. En este
caso se supone que hay varios registros
que tienen un determinado valor, todos el
mismo, y queremos sustituir ese valor
por otro. En la prctica anterior se ha
visto cmo seleccionar todos los
registros que tienen un valor con la
opcin Buscar. Ahora, por tanto basta
cambiar el primero y copiarlo a los
dems como se indica en la ayuda.
Una vez que con la orden Buscar los

registros que hay que cambiar son
adyacentes se siguen las instrucciones de
la ayuda que se ha obtenido.
145

archivo existente

Prctica 3 BD.
ACTIVIDAD 3.2: Modificacin de un dato de un registro
Corregir el dato del campo Tipo, en el registro 83, aadiendo el acento de la palabra
Informtica.
ACTIVIDAD 3.3: Revisin ortogrfica
Corregir la falta del acento ortogrfico en el dato del campo Tipo, del registro 103
con ayuda del corrector ortogrfico de Works.
ACTIVIDAD 3.4: Modificacin de los datos en mltiples registros, de
forma automtica
En la base de datos hay varios registros cuyo contenido en el campo Tipo es Pco,
reemplazar de forma automtica este contenido por Perifrico.
Modificar, con una sola operacin, en todos los registros, el tipo T. Mvil por Celular.
ACTIVIDAD 3.5: Modificar los datos en mltiples registros, slo en
casos determinados
Reemplazar, de la forma ms rpida, en todos los registros, el tipo S por Software.
ACTIVIDAD 3.6: Borrado de parte del contenido de varios campos
Borrar los datos de los campos Importe y Emisin, en los registros nmero 33, 34, 35 y
36. Seguidamente recuperar los datos que se han eliminado.
147
ACTIVIDAD 3.7: Borrado de todo el contenido de varios campos
Borrar todos los datos de los campos Cdigo, Cliente y N factura y seguidamente
recuperar los datos que se han suprimido.
ACTIVIDAD 3.8: Borrado de varios campos
Eliminar los campos Aviso y Pagado y seguidamente recuperar los campos que se
han suprimido.
ACTIVIDAD 3.9: Borrado de todo el contenido de varios registros
Borrar todos los datos de los registros 15, 16, 17 y 18 y seguidamente recuperar los
datos que se han suprimido.
ACTIVIDAD 3.10: Borrado de varios registros
Eliminar los registros 15, 16, 17 y 18 y seguidamente recuperar los registros que se
han suprimido.
ACTIVIDAD 3.11: Aadir datos en la base de datos
Aadir los valores 910,27; 214,37 y 1.069,52 como Importe de las tres ltimas facturas,
es decir, de los tres ltimos registros.
ACTIVIDAD 3.12: Aadir registros a la base de datos. Copiar
registros
Aadir un registro que tenga los siguientes datos:
Cdigo: 00037
Cliente: CENTRUM PAX
N factura: 02/A00106
Tipo: Imagen
Importe: 554,20
Emisin: 11/04/02
Aviso: 26/05
Forma pago: 60
Aadir un nuevo registro a la base de datos, copiando el registro 99 y reemplazando

los datos que sean distintos de los siguientes:
148
Cdigo: 00026
Cliente: LUPRESA
Tipo: Discos
Importe: 512,50
Emisin: 28/05/02
Pagado: 28/05
Forma pago: 0
ACTIVIDAD 3.13: Aadir campos a la base de datos
Aadir a la base de datos los campos IVA y Total, con el formato Nmero y dos
cifras decimales. Estos campos deben estar colocados entre los campos Importe y
Emisin.
ACTIVIDAD 3.14: Aadir frmulas en los campos
Aadir las frmulas necesarias para que se calculen de forma automtica los datos
de los campos IVA y Total.
ACTIVIDAD 3.15: Modificar el formato de los campos
Modificar el formato de los campos IVA y Total para que tengan el mismo aspecto
del campo Importe, es decir, los caracteres de ambos campos deben ser de color
Verde oscuro; el campo IVA debe tener la opcin del formato de nmero que aade
el punto separador de las unidades de millar, el campo Total debe tener estilo
Negrita y el formato de moneda con el smbolo del euro.
Modificar el formato del campo Cliente para que tenga el Sombreado del primer
diseo con color de primer plano Blanco sobre fondo Gris claro; el texto con estilo
Cursiva y Subrayado, los datos con alineacin Centrada y un Borde de lnea
continua de grosor intermedio, de color Azul oscuro, a la izquierda.
ACTIVIDAD 3.16: Modificar el nombre de los campos
Sustituir el nombre del campo Total por PVP.

ACTIVIDAD 3.17: Mover los campos
Colocar los campos N factura y Tipo al principio de la lista.

ACTIVIDAD 3.18: Ordenar los registros por distintos campos
Averiguar qu factura es la que corresponde al mayor Importe y cul es la del menor.

Ordenar la base de datos por la fecha de Emisin de la factura, en sentido
Descendente, en caso de que haya coincidencias en las fechas, ordenar los registros
que coincidan por el campo Cliente, en sentido Ascendente y, si vuelven a coincidir,
ordenar por Importe en sentido Descendente.
149
ACTIVIDAD 3.19: Mover registros
Mover el registro que corresponde a la factura nmero 02/A0010, para que est junto
al registro de la factura nmero 02/A0041 y se puedan comparar sus datos.

el programa.
150
ACTIVIDADES GUIADAS

archivo existente

Prctica 3 BD.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Se inicia la Base de datos de Works utilizando cualquiera de los

procedimientos indicados en las prcticas anteriores: en el men del botn
Inicio de Windows, o haciendo doble clic sobre su icono en el escritorio o
con ayuda del Selector de tareas de Works.
2.
Se abre el archivo Prctica 3 BD, buscndolo en la carpeta que contiene los

archivos de trabajo y siguiendo los pasos indicados en las prcticas anteriores.
151
Actividades guiadas
ACTIVIDAD 3.2: Modificacin de un dato de un registro
Corregir el dato del campo Tipo, en el registro 83, aadiendo el acento de la palabra
Informtica.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Se despliega el men Edicin y se activa la opcin Ir a, se escribe el nmero

del registro 83 en el cuadro de texto Ir a y se hace clic sobre el botn
Aceptar.
2.
Se activa el dato del campo Tipo del registro 83 haciendo clic sobre l. Se
hace clic en la barra de frmulas o barra de edicin entre las letras m y a de la
palabra Informtica, para borrar esta ltima letra pulsando la tecla Supr.
152
Actividades guiadas
Al pulsar la tecla Supr aparece una ventana de informacin de

Works indicndonos que no se puede cambiar el contenido de
un campo protegido, por lo tanto para cambiarlo hay que
desprotegerlo.
3.
Se hace clic sobre el botn Aceptar para cerrar la ventana de informacin, se

despliega el men Formato, se activa la opcin Proteccin y se desactiva la
casilla Proteger campo.
153
Actividades guiadas
4.
Se hace clic de nuevo en la barra de frmulas o barra de edicin, entre las

letras m y a de la palabra Informtica, se borra esta ltima letra pulsando la
tecla Supr; se escribe la letra acentuada y se hace clic sobre el botn
Introducir o se pulsa la tecla Entrada.
ACTIVIDAD 3.3: Revisin ortogrfica
Corregir la falta del acento ortogrfico en el dato del campo Tipo, del registro 103
con ayuda del corrector ortogrfico de Works.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
154
Se coloca el cursor sobre el registro 103, haciendo clic sobre su nmero o con
la opcin Seleccionar registro del men Edicin y en el men
Herramientas se activa Ortografa.
2.
Actividades guiadas
Muestra una ventana que avisa que no ha encontrado en su diccionario la

palabra Informatica (sin tilde) y nos ofrece tres sugerencias: Informtica (con
tilde), Informativa e Informatiza, se selecciona la primera de ellas y se hace clic
sobre el botn Cambiar. De esta forma Works sustituye la palabra sin el
acento ortogrfico por la palabra correcta.
Conviene utilizar el botn Qu es esto? de la ventana

Ortografa para ver la funcin de los botones Omitir, Omitir
todas, Agregar, Cambiar, Cambiar todas, Opciones y la
funcin de las casillas Omitir palabras en maysculas y
Omitir palabras con nmeros.
155
Actividades guiadas
ACTIVIDAD 3.4: Modificacin de los datos en mltiples registros, de
forma automtica
En la base de datos hay varios registros cuyo contenido en el campo Tipo es Pco,
reemplazar de forma automtica este contenido por Perifrico.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
156
Antes de reemplazar el contenido se puede comprobar que en los registros 10,

23, 27, 41 y 73 el tipo es Pco. Para reemplazar este contenido por Perifrico, se
selecciona el campo Tipo haciendo clic sobre su nombre o con la opcin
Seleccionar campo del men Edicin; se activa la opcin Reemplazar en el
men Edicin.
2.
Actividades guiadas
Se escribe Pco en el cuadro de texto Buscar y Perifrico en el cuadro

Reemplazar por y se hace clic sobre el botn Reemplazar todas. Works
entonces sustituye, sin pedir confirmacin, las cinco apariciones de Pco por
Perifrico.
En muchas ocasiones se necesita modificar un dato en muchos

registros. As, por ejemplo, en una base de datos de
direcciones, cuando cambia el nombre de una calle hay que
sustituir el nombre antiguo por el nuevo, esto se puede hacer
en un instante con la opcin Reemplazar del men Edicin,
como se acaba de comprobar.
Modificar, con una sola operacin, en todos los registros, el tipo T. Mvil por Celular.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
3.
Se selecciona el campo Tipo, haciendo clic sobre su nombre; se activa la

opcin Reemplazar en el men Edicin; se escribe T. Mvil en el cuadro de
157
Actividades guiadas
texto Buscar y Celular en el cuadro Reemplazar por y se hace clic sobre el

botn Reemplazar todas.
El procedimiento que se acaba de utilizar para modificar datos

es sencillo y rpido. No obstante, hay que tener cuidado al
intentar prever posibles errores, pues la orden que se ha dado
puede modificar datos que no se desea cambiar y al hacer la
sustitucin de forma automtica no se tiene control sobre los
cambios que se producen. En este caso podemos pensar que
no ha habido problemas porque la cadena de caracteres T.
Mvil no es muy corriente que figure como parte del contenido
de otro dato; pero no siempre ocurre as, como se ve a
continuacin.
ACTIVIDAD 3.5: Modificacin de los datos en mltiples registros,
slo en casos determinados

Reemplazar, de la forma ms rpida, en todos los registros, el tipo S por Software.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
158
Se selecciona el campo Tipo, haciendo clic sobre su nombre; se activa la

opcin Reemplazar en el men Edicin; se escribe S en el cuadro de texto
Buscar y Software en el cuadro Reemplazar por y se hace clic sobre el botn
Reemplazar todas.
Actividades guiadas
Si observamos los datos del campo Tipo, podemos ver que se

ha reemplazado todas las veces que apareca la letras S en los
datos de este campo por la palabra Software. De esta forma, en
los registros en los que el tipo era S ahora aparece Software,
como desebamos, pero en los registros en los que el tipo era
Discos, las dos eses se han sustituido por Software y ahora
pone DiSoftwarecoSoftware. Lo mismo ocurrir en todas las
palabras que contengan la letra s.
Podemos imaginar lo que habra ocurrido si la letra S hubiera
estado formando parte de cientos o miles de registros y si
adems estuviramos haciendo la sustitucin en varios
campos.
2.
Como, adems, no se puede deshacer la operacin anterior, para restablecer

los datos que no se deban haber modificado, se selecciona el campo Tipo, se
activa de nuevo la opcin Reemplazar del men Edicin; se escribe
DiSoftwarecoSoftware en el cuadro de texto Buscar y Discos en el cuadro
Reemplazar por y se hace clic sobre el botn Reemplazar todas.
Para
no
que escribir esa palabra tan larga:

DiSoftwarecoSoftware se puede activar este dato y hacer clic en
el botn Copiar de la barra de herramientas. Despus de
activar Reemplazar, se hace clic en el cuadro Buscar y se
pulsan las teclas Ctrl y V o el botn secundario del ratn y la
orden Pegar para poner ah el contenido del portapapeles de
Windows, que en este caso es DiSoftwarecoSoftware.
tener
159
Actividades guiadas
Para evitar errores similares al que se ha producido con la

sustitucin anterior y aprovechar las ventajas de la opcin
Reemplazar
todas,
deben
tomarse
precauciones,
restringiendo el campo de actuacin de las rdenes a los datos
adecuados. En este caso, antes de realizar la sustitucin
deberamos haber ordenado o seleccionado los registros de
tipo S con un Filtro y despus podramos haber hecho el
cambio automtico, sin ningn problema.
Si no hay muchos datos que cambiar o si hay que modificar
algunos datos y otros no, es preferible no usar la opcin
Reemplazar todas e ir revisando los datos uno a uno,
haciendo clic sucesivas veces en el botn Buscar siguiente y
pulsando el botn Reemplazar slo cuando proceda.
Para comprobarlo, vamos a reemplazar el tipo Software por S y
despus reemplazar de nuevo S por Software, con los botones
Buscar siguiente y Reemplazar para que no afecte a las
eses de la palabra Discos.
3.
Se selecciona el campo Tipo; se activa la opcin Reemplazar en el men

Edicin; se escribe Software en el cuadro de texto Buscar y S en el cuadro
Reemplazar por y se hace clic sobre el botn Reemplazar todas.
4.
De nuevo, se selecciona el campo Tipo; se activa la opcin Reemplazar en el

men Edicin; se escribe S en el cuadro de texto Buscar y Software en el
cuadro Reemplazar por y se hace clic sobre el botn Buscar siguiente.
Entonces Works encuentra la primera aparicin de la S en el registro nmero
1 y debemos pulsar el botn Reemplazar para que cambie esta S por Software.
Es posible que en lugar de activar el dato del registro 1, Works

active el Tipo del registro 2, 8, 20, 38, 39... Esto puede suceder
porque Works realiza la bsqueda desde el registro que est
activo cuando empezamos la bsqueda en adelante y si se
encontraba activo, por ejemplo, el registro 68, la primera
coincidencia que Works encontrar ser la del registro 70.
160
Actividades guiadas
Si la ventana de dilogo Reemplazar impide ver el dato

activo, se debe mover la ventana a otra posicin arrastrando
su barra de ttulo.
5.
Se hace clic de nuevo sobre el botn Buscar siguiente y Works encuentra S

en el registro 2; en este caso se pulsa el botn Reemplazar para sustituir la S
por Software. Se hace clic sobre el botn Buscar siguiente y Works encuentra
la S en el registro 8, en la palabra Discos, entonces se pulsa el botn Buscar
siguiente para que en este caso no se reemplacen las eses. Se va repitiendo
el proceso y en los registros 20, 38, 70, 71, 79 y 101, que contienen S en el
campo Tipo, se pulsa el botn Reemplazar; en los registros 39, 49, 52, 54, 74,
95 y 99, que contienen Discos en el campo Tipo, se pulsa el botn Buscar
siguiente y en el registro 105 se pulsa el botn Cancelar, para terminar la
operacin.
Reemplazar no realiza la bsqueda en los campos que estn

protegidos.
Es aconsejable guardar el archivo en el disco cada vez que se

han corregido o modificado los datos, para lo cual, si no se
desea cambiar el nombre del archivo, ni cambiar la carpeta en
la que se va a guardar, como ocurre en este caso, basta hacer
clic sobre el botn Guardar de la barra de herramientas.
En esta prctica no se va a volver a indicar ms que se guarde
el archivo hasta el final, pero se debe hacer de vez en cuando,
para que no se pierda el trabajo por algn fallo en el
funcionamiento del equipo o por algn error nuestro.
En las prximas actividades se propone utilizar las opciones

de la Base de datos de Works que permiten eliminar la
informacin, ya sea borrando datos, campos, registros o la
base de datos entera. De esta manera se pierde la informacin,
pero si inmediatamente despus de eliminar el elemento que
sea: dato, campo, registro o la base de datos completa, se
161
Actividades guiadas
activa la opcin Deshacer del men Edicin, se recupera la

informacin que se ha borrado.
36; seguidamente recuperar los datos que se han eliminado.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
162
Se seleccionan los datos de los campos Importe y Emisin, en los registros 33,
34 a 36, que son: 1.810,47; 29/01/02; 2.165,51; 29/01/02; 140,66; 31/01/02; 887,34 y
31/01/02; para lo cual se hace clic sobre el primero y, sin soltar el botn
principal del ratn se arrastra el ratn hacia abajo y hacia la derecha, hasta el
ltimo. Entonces se suelta el botn principal del ratn.
2.
Actividades guiadas
Se pulsa la tecla Supr que borra el contenido de los dos campos de los
registros seleccionados.
Otra forma de borrar uno o varios datos seleccionados

consiste en activar la opcin Borrar del men Edicin o
hacer clic con el botn secundario del ratn sobre el dato o la
seleccin de datos y elegir la opcin Borrar del men
contextual que se obtiene al pulsar el botn secundario del
ratn.
163
Actividades guiadas
3.
Para recuperar los datos que hemos borrado hay que desplegar el men
Edicin y activar la opcin Deshacer borrar.
La opcin Deshacer, como su propio nombre indica, sirve

para volver a la situacin que tenamos antes de la ltima
accin que hemos realizado; si esta opcin no est disponible
o no recupera los datos que hemos borrado, no importa, pues
basta escribir en el campo Importe de los registros 33, 34, 35 y
36 los valores 1.810,47; 29/01/02; 2.165,51; 29/01/02; 140,66;
31/01/02; 887,34 y 31/01/02.
Tambin se debe probar la opcin Rehacer borrar que
aparece en el men Edicin despus de haber activado
Deshacer borrar. Se prueban estas opciones las veces que
haga falta y por ltimo conviene activar la opcin Deshacer
borrar para recuperar los datos.
ACTIVIDAD 3.7: Borrado de todo el contenido de varios campos
Borrar todos los datos de los campos Cdigo, Cliente y N factura y seguidamente
recuperar los datos que se han suprimido.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
164
1.
Actividades guiadas
Se seleccionan los campos Cdigo, Cliente y N factura, para lo cual se hace clic
sobre el nombre del primero (Cdigo) y, sin soltar el botn principal del ratn
se arrastra el ratn hacia la derecha, hasta el ltimo (N factura), entonces se
suelta el botn principal del ratn y se pulsa la tecla Supr.
Para seleccionar los campos tambin se puede utilizar la

opcin Seleccionar campo del men Edicin.
2.
En esta actividad se han suprimido los datos de los campos

Cdigo, Cliente y N factura en todos los registros de la base de
datos, pero los campos no se han eliminado, siguen existiendo
los tres con sus caractersticas: tipo y formato.
Pero hay ocasiones en las que nos interesa suprimir el campo,
en la prxima actividad vamos a ver cmo se puede hacer
esto.
Eliminar los campos Aviso y Pagado y seguidamente recuperar los campos que se
han suprimido.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
165
Actividades guiadas
1.
Se seleccionan los campos Aviso y Pagado, para lo cual se hace clic sobre el
nombre del primero y, sin soltar el botn principal del ratn se arrastra el
ratn hacia la derecha, hasta el ltimo. Entonces se suelta el botn principal
del ratn, se despliega el men Registro y se activa la opcin Eliminar
campo.
2.
Aparece una ventana de aviso para confirmar que se quiere eliminar la

informacin y evitar que se borre por un descuido. Se pulsa Aceptar para
confirmar la eliminacin de los dos campos
En este caso, se puede ver que la columna que contena los

campos ha desaparecido.
Tambin se pueden suprimir los campos haciendo clic con el
botn secundario del ratn sobre la seleccin y activando la
opcin Eliminar campo que aparece en el men contextual.
166
3.
Actividades guiadas
Para recuperar los campos que se han suprimido hay que desplegar el men
ACTIVIDAD 3.9: Borrado de todo el contenido de varios registros
Borrar todos los datos de los registros 15, 16, 17 y 18 y seguidamente recuperar los
datos que se han suprimido.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Se seleccionan los registros 15, 16, 17 y 18, para lo cual se hace clic sobre el
nmero del primero (el nmero 15) y, sin soltar el botn principal del ratn, se
arrastra el ratn hacia abajo hasta el ltimo (el nmero 18). Entonces se suelta
el botn principal del ratn y se pulsa la tecla Supr.
Para seleccionar los registros tambin se puede utilizar la

opcin Seleccionar registro del men Edicin.
167
Actividades guiadas
2.
En esta actividad se han suprimido los datos de los registros

15, 16, 17 y 18, pero los registros no se han eliminado, como se
puede ver en la barra de estado, pues sigue indicando que hay
105 registros.
Tambin se debe observar el campo Retraso, en el que hay
una frmula bastante compleja, que se analizar ms adelante.
El resultado de esta frmula, al utilizar cero como valor de los
campos vacos, es 37325.
Hay ocasiones en las que puede interesar suprimir los
registros, en la prxima actividad se ve cmo hacerlo.
ACTIVIDAD 3.10: Borrado de varios registros
Eliminar los registros 15, 16, 17 y 18 y seguidamente recuperar los registros que se
han suprimido.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
168
1.
Actividades guiadas
Se seleccionan los registros 15, 16, 17 y 18, como se ha indicado en la

actividad anterior; se despliega el men Registro y se activa la opcin
Eliminar registro.
Tambin se suprimen los registros haciendo clic con el botn

secundario del ratn sobre la seleccin y activando la opcin
Eliminar registro que aparece en el men contextual.
En la barra de estado se indica que el nmero total de registros
de la base de datos es 101 en lugar de 105.
2.
Para recuperar los registros que se han suprimido hay que desplegar el men
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
169
Actividades guiadas
1.
Se activa el campo Importe del registro 103 y se escribe el valor 910,27; en el

mismo campo del registro siguiente se escribe 214,37 y en el registro siguiente
se introduce el valor 1.069,52.
Cuando se escribe el valor 1.069,52 no es necesario escribir el

punto que se utiliza para separar las unidades de millar, puesto
que el campo tiene ese formato y se aade de forma
automtica.
ACTIVIDAD 3.12: Aadir registros a la base de datos. Copiar
registros
Cdigo: 00037
Tipo: Imagen
Importe: 554,20
Emisin: 11/04/02
Aviso: 26/05
Forma pago: 60
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Se activa el campo Cdigo del registro 106 y se escribe el valor 37; al pulsar la
tecla de tabulacin, para pasar al siguiente campo, se observa que se escriben
los ceros de delante.
2.
En el campo siguiente del mismo registro se escribe el nombre del cliente que
es CENTRUM PAX; se pulsa de nuevo la tecla de tabulacin, se escribe el
nmero de la factura que es 02/A00106. En el campo Tipo se escribe Imagen; en
Importe se escribe 554,20. En el campo Emisin se escribe la fecha 11/04/02. En
Vencimiento y Aviso no hace falta escribir nada, puesto que en esos campos
170
Actividades guiadas
hay unas frmulas que calculan automticamente el valor. En el campo Forma

pago se escribe 60.

Cdigo: 00026
Cliente: LUPRESA
Tipo: Discos
Importe: 512,50
Emisin: 28/05/02
Pagado: 28/05
Forma pago: 0
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
Hay cuatro datos del nuevo registro que coinciden con los del
registro 99, que son el Cdigo y el nombre del Cliente, el Tipo y
la Forma de pago. Gracias a estas coincidencias para introducir
el nuevo registro podemos utilizar esas herramientas de
Windows que permiten aprovechar el trabajo hecho
anteriormente, que son Copiar y Pegar. Posteriormente
modificamos los datos de los campos que son distintos.
3.
Se selecciona el registro nmero 99 haciendo clic sobre este nmero o

utilizando la opcin Seleccionar registro del men Edicin. Se hace clic
sobre el botn Copiar de la barra de herramientas.
171
Actividades guiadas
4.
Se activa el campo Cdigo del primer registro vaco, que es el registro 107 y se
hace clic sobre el botn Pegar.
5.
Se modifica el nmero de la factura, para lo cual se activa este campo, se hace

clic en la barra de edicin o barra de frmulas para borrar las tres cifras de la
derecha, es decir, 099 y se escribe 107.
172
6.
Actividades guiadas
En el campo Importe se escribe el nuevo valor 512,50 y se escribe la nueva

fecha de Emisin que es 28/05/02. Como esta empresa paga al contado, la fecha
del campo Pagado coincide con la del campo Emisin, por ello, cuando se ha
escrito el valor del campo Emisin y est activo este campo, se hace clic sobre
el botn Copiar, se activa el campo Pagado y se hace clic sobre el botn
Pegar, para introducir este dato.
ACTIVIDAD 3.13: Aadir campos a la base de datos
Aadir a la base de datos los campos IVA y Total, con el formato Nmero y dos cifras
decimales. Estos campos deben estar colocados entre los campos Importe y Emisin.
173
Actividades guiadas
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Se activa cualquier dato del campo Importe, se despliega el men Registro y

se elige la opcin Detrs de Insertar campo.
2.
Se escribe IVA en el cuadro Nombre del campo, se activa el botn Nmero,

se aumenta el numero de Posiciones decimales hasta 2 y se pulsa el botn
Agregar.
174
Actividades guiadas
Al pulsar el botn Agregar, se crea el campo IVA, pero sigue

activa la ventana Insertar campo para que podamos aadir
ms campos, en caso de que sea necesario.
3.
Se escribe Total en el cuadro Nombre del campo, se activa el botn Nmero,

se aumenta el numero de Posiciones decimales hasta 2, se pulsa el botn
Agregar y se pulsa el botn Terminado.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
Si el IVA es el 16% del Importe, la frmula que hay que

introducir en ese campo es:
=Importe*16% o
tambin =Importe*0,16
175
Actividades guiadas
1.
176
Se hace clic en el campo IVA de cualquier registro, por ejemplo, del primero,
se escribe el signo igual (=), se hace clic en el campo Importe, se escribe el
signo de multiplicacin, es decir, el asterisco (*) y se escribe 16% o bien 0,16.
Al pulsar la tecla Entrar o al hacer clic sobre el botn Introducir, que est a la
izquierda de la barra de frmulas, Works introduce en el campo IVA de cada
uno de los registros que contienen datos, el resultado de aplicar la frmula a
su Importe.
Actividades guiadas
Aunque slo escribimos la frmula en uno de los registros de

la base de datos, la frmula se aplica en todos los registros
que contienen datos.
Si en alguno de los registros se introduce un dato, en un
campo que contiene una frmula, Works muestra, en ese
registro el dato que hemos introducido, en lugar del resultado
de la frmula. En el resto de los registros sigue mostrando el
resultado de aplicar la frmula. Si despus borramos el dato,
entonces Works vuelve a aplicar la frmula y muestra su
resultado en el campo.
Para comprobarlo se puede introducir el valor cero en el

campo IVA del primer registro, se observa entonces que se es
el valor que muestra Works en el campo IVA del primer
registro, aunque en el resto de los registros sigue apareciendo
el valor del IVA calculado al aplicar la frmula, que est
visible en la barra de frmulas. Cuando borramos el valor cero
del IVA del primer registro, vuelve a aparecer el contenido que
tena anteriormente, es decir, 18,58 y en la barra de frmulas
vuelve a aparecer la expresin =Importe*0,16.
Si se quiere suprimir la frmula se puede hacer con al opcin
Borrar frmula del men de o del men contextual que se
obtiene con el botn secundario del ratn. Si slo se quiere
modificar puede hacerse en la barra de frmulas.
El
Total de
Importe con
la factura se calcula con la frmula que suma el

el IVA, es decir, con la frmula:
=Importe+IVA
177
Actividades guiadas
2.
Se hace clic en el campo Total de cualquier registro, por ejemplo, del cuarto,
se escribe el signo igual (=), se hace clic en el campo Importe, se escribe el
signo de la suma (+) y se hace clic en el campo IVA. Al pulsar la tecla Entrar o
al hacer clic sobre el botn Introducir, Works introduce en el campo Total de
cada uno de los registros que contienen datos el resultado de aplicar la
frmula que suma el contenido del campo Importe con el contenido del campo
IVA.
Para que en la frmula aparezcan los nombres de los campos

al hacer clic sobre ellos debe evitarse hacer clic sobre la barra
de frmulas, slo debe hacerse clic sobre la tabla de datos y
usar el teclado para escribir los signos.
del campo Importe, es decir, los caracteres de ambos campos sean de color Verde
oscuro; el campo IVA debe tener la opcin del formato de nmero que aade el
punto separador de las unidades de millar, el campo Total debe tener estilo Negrita
y el formato de moneda con el smbolo del euro.
178
Actividades guiadas
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Se activa cualquier dato del campo IVA, se despliega el men Formato y se

elige Fuente y estilo, se despliega la lista del cuadro Color y se elige Verde
oscuro.
179
Actividades guiadas
2.
Se activa la ficha Campo, se elige la opcin del formato de nmero que aade
el punto separador de las unidades de millar, que es la segunda de la lista, se
asignan dos posiciones decimales y se hace clic en el botn Aceptar.
3.
Se activa cualquier dato del campo Total, se despliega el men Formato y se

elige Fuente y estilo, se activa la casilla del estilo Negrita, se despliega la
lista del cuadro Color y se elige Verde oscuro. Se activa la ficha Campo, se
elige la opcin del formato de moneda con el smbolo del euro y se hace clic
en el botn Aceptar.
Modificar el formato del campo Cliente para que tenga el Sombreado con el diseo
del 20%, con color de primer plano Amarillo sobre fondo Blanco. El texto con
estilo Cursiva y Subrayado, los datos con alineacin Centrada y un Borde de
lnea continua de grosor intermedio, de color Azul oscuro, a la izquierda.
180
Actividades guiadas
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
4.
Se activa cualquier dato del campo Cliente, se despliega el men Formato y se

elige Sombreado, se activa el cuarto diseo, que es el que corresponde al
20%, se elige como color de primer plano el color Amarillo y de color de
fondo el color Blanco.
5.
Se activa la ficha Alineacin y se activa el botn Centrada de la zona

Horizontal. Se activa la ficha Borde, se despliega la lista del cuadro Color y
se elige Azul oscuro, se elige el tercer estilo de lnea que corresponde a la
lnea continua de grosor intermedio y, en la zona del Borde, se hace clic sobre
Izquierda y se hace clic en el botn Aceptar. Se hace clic sobre los botones
Cursiva y Subrayado que estn en la barra de herramientas.
181
Actividades guiadas
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Se hace clic sobre cualquier dato del campo Total, se despliega el men
Formato y se activa la opcin Campo, en el cuadro Nombre del campo se
escribe el nuevo nombre, es decir, PVP, reemplazando al anterior y se hace
clic en el botn Aceptar.
ACTIVIDAD 3.17: Mover los campos
Colocar los campos N factura y Tipo al principio de la lista.

......................................................................................Resolucin ............................................................................................
182
Actividades guiadas
1.
Para seleccionar los dos campos N factura y Tipo se hace clic sobre el nombre
de uno de ellos y, sin soltar el botn principal del ratn, se arrastra hasta el
nombre del otro.
2.
Para mover estos dos campos se coloca el puntero del ratn sobre cualquiera
de los bordes de la zona seleccionada y, cuando toma la forma de flecha
inclinada con la descripcin ARRASTRAR, se arrastra hasta la posicin en la
que se quiere colocar los campos, que en este caso es al principio de la lista,
entonces se suelta el botn principal del ratn y los campos cambian de
posicin.
Cuando vamos arrastrando los campos hacia la izquierda o

hacia la derecha, se va marcando una lnea vertical gruesa que
separa los campos e indica el lugar en el que se colocaran los
campos arrastrados en el caso de soltar en ese momento el
botn principal del ratn.
Si la operacin no sale bien a la primera, cambiamos de
opinin, o queremos hacer varias pruebas para asegurarnos de
cmo se hace esta operacin, podemos despus utilizar la
opcin Deshacer Arrastrar y colocar del men Edicin para
que los campos vuelvan a estar en la posicin de partida.
183
Actividades guiadas
Averiguar qu factura es la que corresponde al mayor Importe y cul es la del

menor.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
Se puede comprobar que inicialmente los registros estn

ordenados por el campo N factura, en orden creciente. Para
averiguar cules son las facturas que corresponden al mayor y
al menor Importe bastara ordenar los registros por el campo
Importe y fijarnos en el primero y en el ltimo.
1.
184
Se activa la opcin Ordenar registros que se encuentra en el men Registro.

Se despliega la lista 1er campo y se elige Importe, se activa el botn
Descendente y se hace clic sobre el botn Aceptar.
Actividades guiadas
Con el paso anterior, los registros han quedado ordenados por

el campo Importe, de mayor a menor. Si nos fijamos en el
primer registro obtenemos la factura de mayor Importe y la
ltima corresponde a la de menor Importe.
Descendente. En caso de que haya coincidencias en las fechas, ordenar los registros
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
185
Actividades guiadas
2.
Se activa de nuevo la opcin Ordenar registros que se encuentra en el men

Registro. Se despliega la lista 1er campo y se elige Emisin, se activa el
botn Descendente. Se despliega la lista 2 campo y se elige Cliente, se deja
activado el botn Ascendente. Se despliega la lista 3er campo y se elige
Importe, se activa el botn Descendente y se hace clic sobre el botn Aceptar.
Si observamos la base de datos con detenimiento, despus del

paso anterior, los registros se encuentran ordenados por la
fecha de Emisin, desde las ms actuales hasta las ms
antiguas. En varios registros coinciden las fechas, por
ejemplo, en los registros 7, 8, 9 y 10, que corresponden a
facturas del 4/04/02. En estos registros se ha aplicado el
segundo criterio de ordenacin, pues se encuentran en orden
alfabtico creciente (de la A hasta la Z) del campo Cliente.
Tambin con este segundo criterio ha habido coincidencias,
pues hay dos facturas del mismo cliente, que son las facturas
de los registros 8 y 9. Finalmente estn ordenadas por su
Importe en sentido decreciente, como se ha pedido al ordenar
los registros.
186
Actividades guiadas
ACTIVIDAD 3.19: Mover registros
Mover el registro que corresponde a la factura nmero 02/A0010, para que est junto
al registro de la factura nmero 02/A0041 y se puedan comparar sus datos.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
En la actividad anterior se ha visto que se pueden ordenar

rpidamente los registros de la base de datos, con la opcin
Ordenar registros del men Registro, siguiendo distintos
criterios de ordenacin. Pero a veces nos interesa comparar
los datos de dos o ms registros, para lo cual deben estar
prximos y puede que no haya ningn criterio de ordenacin
que se pueda aplicar para verlos juntos, por ello es
conveniente aprender el procedimiento que ofrece Works para
mover los registros a cualquier posicin de la base de datos,
que es lo que se hace en esta actividad.
1.
Para localizar los dos registros rpidamente conviene ordenarlos previamente

por el campo N factura, en sentido Ascendente, por ejemplo, siguiendo las
indicaciones de la actividad anterior. Despus, para seleccionar el registro de
la factura 02/A0010, se hace clic sobre su nmero.
187
Actividades guiadas
2.
188
Para mover el registro seleccionado se coloca el puntero del ratn sobre

cualquiera de los bordes de la seleccin y, cuando toma la forma de flecha
inclinada con la descripcin ARRASTRAR, se arrastra hasta la posicin en la
que se quiere colocar, en este caso, antes del registro de la factura 02/A0041,
entonces se suelta el botn principal del ratn y el registro cambia de
posicin.
Actividades guiadas
Despus de examinar los registros, se puede utilizar la opcin

Deshacer Arrastrar y colocar del men Edicin para que
vuelvan a estar en la posicin de partida o bien ordenar los
registros de nuevo.

el programa.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.

189
EDICIN EN LA
PRESENTACIN DE FORMULARIO
Y EN EL DISEO DE FORMULARIO
PRCTICA 4
Prctica 4 Edicin del Formulario
INTRODUCCIN
En la prctica anterior se ha trabajado con un archivo para realizar todo tipo de

modificaciones de formato, de datos y de estructura. En todos los casos las
modificaciones se han hecho sobre la tabla, es decir, en la Presentacin de lista. Se
ha visto que ese modo de presentacin resulta muy til para comparar los datos de
distintos registros y la agrupacin de registros por los criterios que se desee. Sin
embargo, en ese modo de presentacin puede resultar difcil ver el contenido
completo de un solo registro. Por ello suele ser muy habitual que los gestores de
bases de datos dispongan de alguna herramienta que permita colocar juntos en la
pantalla los datos correspondientes a cada registro.
La mayor parte de las operaciones de edicin de formato y de datos que se pueden
realizar en la Presentacin de lista tambin pueden realizarse en la Presentacin de
formulario, como se comprobar en esta prctica, pero adems, por la propia
peculiaridad de este tipo de presentacin, se dispone de un editor especfico para la
colocacin de los campos en la pantalla. Es lo que se denomina Diseo de
Formulario, que permite definir formatos para los datos distintos a los utilizados en
la tabla e insertar etiquetas y objetos grficos o multimedia.
La Presentacin de Formulario se usa con mucha frecuencia; cuando acudimos al
banco, a la delegacin de Hacienda o la Seguridad Social y damos nuestro nombre o
nuestro DNI o NIF, para que busquen alguna informacin que tienen de nosotros en
el ordenador Lo que aparece en la pantalla es una ficha con todos nuestros datos,
que es lo que en Works se denomina Formulario. La modificacin ms habitual de
una base de datos es la introduccin de nuevos registros, lo que se denomina dar de
alta. Lo ms frecuente es que se use tambin el Formulario para introducir los
nuevos datos, de ah el nombre que se le ha asignado a este modo de presentacin.
El modo Formulario, como se ha dicho, presenta la informacin en forma de ficha,
que se utiliza para presentar en la pantalla la informacin de cada registro, pero
tambin para imprimir los datos como una plantilla sobre la que se insertan los
valores de cada registro. Para ello el programa dispone de utilidades de edicin que
permiten situar los campos, definir para cada uno un formato adecuado e incluir
dibujos, imgenes, lneas, rectngulos, colores, tramas, etc. Todo ello puede
realizarse con la opcin Diseo de formulario.
193
Introduccin
Objetivos
En esta prctica se aprende a utilizar las distintas herramientas que ofrece la

Base de datos de Works para actualizar la informacin de un archivo de base de
datos, es decir, se aprende a modificar los datos de uno o varios registros o
campos, a borrar el contenido de los registros o de los campos, a aadir datos,
registros y campos, a escribir frmulas que calculen datos de forma automtica,
a modificar el aspecto de los campos, cambiando su formato, a modificar el
nombre de los campos, a cambiar la posicin de los campos, a ordenar la base de
datos por distintos criterios, a insertar distintos objetos para resaltar, a proteger
los datos y a mejorar la presentacin con etiquetas, textos con efectos especiales,
rectngulos, dibujos e imgenes.
En la prctica anterior se estudiaron las modificaciones que se pueden hacer en
la Presentacin de lista. En esta prctica se puede ver cmo se hacen casi todas
esas modificaciones en la Presentacin de formulario y en el Diseo de
formulario, pues no todas son posibles en esta otra forma de ver la informacin
de la base de datos. Adems se estudian las herramientas propias del formulario
que no se pueden utilizar en la presentacin de lista, como son todos los
elementos que permiten mejorar la presentacin.
Contenidos

Proteccin.
Borrar. Eliminar seleccin. Eliminar registro.
Deshacer. Rehacer.
Copiar. Pegar. Copiar registro. Pegar registro.
Insertar campo.
Orden de tabulacin.
Campo. Alineacin. Fuente y estilo. Borde. Sombreado.
Nombre del campo.
Ordenar registros.
Etiqueta.
WordArt.
Rectngulo.
Enviar atrs.
Dibujo.
ClipArt.
Note-It.
Objeto.
Forzar a la cuadrcula.
194
PROYECTO
Presentacin
Se parte del mismo archivo de facturas, que en la prctica anterior y hay que usar la
Presentacin de formulario para modificar el formato y contenidos de esa base de
datos. Tambin hay que realizar un diseo del formulario.
Proyecto
El proyecto de esta tercera prctica consiste en modificar el archivo de base de
datos Prctica 4 BD en la Presentacin de formulario, es decir, modificar los
datos, los registros y los campos con las operaciones siguientes: eliminar, corregir,
generar datos de forma automtica y ordenar, as como utilizar el Diseo de
formulario para modificar la presentacin del formulario. En el archivo Facturas
P4.htm figura la imagen de cmo debe quedar el formulario, aunque se aconseja
comprobar con la Propuesta de actividades que se han realizado todos los cambios
que se requieren.
En la seccin Propuesta de actividades se indica la secuencia de actividades que
permiten realizar el proyecto y alcanzar los objetivos de esta prctica.
contenidos de esta prctica, consiste en tratar de obtener el proyecto con los
195
Proyecto
enunciados de la Propuesta de actividades, simplemente probando las opciones

del programa en el orden que se crea ms conveniente.
Ayuda
continuacin.
Actividades guiadas
En la Propuesta de actividades complementarias de la prctica 4, que se
encuentra en el apartado Ejercicios de la mesa de trabajo, se aprende a insertar en el
formulario imgenes prediseadas (ClipArt), notas emergentes (Note-It) y otros
objetos contenidos en archivos.
Estas actividades se realizan utilizando el archivo Complemento P4 BD.wdb. El
archivo Complemento P4 BD.htm permite ver en la pantalla como debe quedar el
formulario.
La explicacin de cmo se pueden hacer se encuentra en el documento Actividades
complementarias guiadas de la prctica 4.
Evaluacin
Al finalizar la prctica hay que enviar al tutor o tutora un mensaje con el archivo
confeccionado en el proyecto Prctica 4 BD.wps
Si se desea que el tutor revise las actividades complementarias se puede enviar
tambin el archivo Complemento P4 BD.wdb.
Hay que esperar la respuesta del tutor por si hubiera que hacer alguna actividad ms
para completar la prctica, antes de pasar a la siguiente.
196
AYUDA
Modificacin de los datos

conduce a lo que se busca. A veces,
como en este caso, hay que descender
varios niveles hasta que se encuentra lo
que se busca.
En este caso adems la informacin est

algo oculta, ya que se le ha dado
prioridad a la modificacin de los datos
en la presentacin de lista. No obstante,
tambin est la edicin de un dato en el
formulario.
197
Ayuda
Borrado de parte del contenido de varios campos

Borrado de varios campos
Cuando se busca un trmino tan usual en

la edicin como Borrar lo ms
recomendable es usar el ndice, se
obtiene una larga lista de temas, aunque
el que se busca en este caso est el
primero.
En la misma pgina de ayuda se aclara la

diferencia entre borrar slo el contenido
y el campo completo.
198
Ayuda
Borrado de un registro
Tanto con ndice como con Buscar se

pude usar el trmino Borrar con la
certeza de que en la lista estar la ayuda
correspondiente, pero si se escribe Borra
un registro el primer tema de la lista es
el que se busca.
Como en otros muchos casos la primera

ayuda que se ofrece es para la
presentacin de lista, pero tambin en
este caso se indica cmo hacerlo en el
formulario.
199
Algunas actividades de esta prctica usan colores, por lo que,
para poder hacerlas se recomienda consultar el archivo
correspondiente a esta prctica que se encuentra en el apartado
Materiales de la mesa de trabajo.
archivo existente

Prctica 4 BD.
ACTIVIDAD 4.2: Modificacin de los datos
Corregir los datos del campo Tipo, en los registros 83 y 103, aadiendo el acento
ortogrfico de la palabra Informtica.
En el campo Tipo de varios registros de la base de datos se ha escrito Pco,
reemplazar esta abreviatura por Perifrico.
Sustituir el tipo T. Mvil por Celular.
Reemplazar, en todos los registros, el tipo S por Software.
36, y recuperar los datos que se han eliminado.
Averiguar cmo se podran eliminar, por completo, los campos Aviso y Pagado, sin
llegar a borrarlos para no perder los datos.
ACTIVIDAD 4.5: Borrado de un registro
Eliminar el registro nmero 15 y seguidamente recuperar el registro que se ha

suprimido.
201
ACTIVIDAD 4.7: Aadir registros a la base de datos. Copiar registros

Cdigo: 00037
Tipo: Imagen
Importe: 554,20
Emisin: 11/04/02
Aviso: 26/05
Forma pago: 60

Cdigo: 00026
Cliente: LUPRESA
Tipo: Discos
Importe: 512,50
Emisin: 28/05/02
Pagado: 28/05
Forma pago: 0
ACTIVIDAD 4.8: Aadir campos a la base de datos. Mover los
campos
cifras decimales. Estos campos deben estar colocados debajo del campo Importe,
como se encuentran en el modelo.
del campo Importe, es decir, los caracteres de ambos campos sean Arial, de tamao
10, color Verde oscuro. El campo IVA debe tener la opcin del formato de nmero
que aade el punto separador de las unidades de millar y el campo Total debe tener
el formato de moneda con el smbolo del euro. El contenido de los dos campos debe
tener estilo Negrita
Diagonal \ clara, con color de primer plano Amarillo sobre fondo Blanco. El texto
202
con fuente Comic Sans MS, de tamao 12, los datos con alineacin Centrada y un
Borde de lnea doble, de color Azul oscuro, en todo el contorno.


Esta actividad se realiza de la misma manera en la
Presentacin de lista y en la Presentacin de formulario,
por lo tanto, si ya se ha hecho en la prctica anterior y se ha
entendido perfectamente no es necesario repetirla.
ACTIVIDAD 4.13: Crear una etiqueta
Crear la etiqueta Empresa para el campo Cliente, de color Rojo oscuro y en

Negrita. Colocarla sobre el contenido del campo, como est en el modelo.
ACTIVIDAD 4.14: Crear un texto con efecto especial. WordArt
Crear un ttulo para el formulario, con el texto Facturas, que tenga un efecto
Inflado (arriba) y que est Ajustado al marco. Tambin debe tener un Borde de
grosor Muy fino, de color Marino, un Sombreado de cuadritos de color Gris sobre
fondo Blanco y una Sombra de color Gris hacia abajo. Colocarlo en la esquina
superior izquierda del formulario, como se encuentra en el modelo.
ACTIVIDAD 4.15: Aadir un Rectngulo para enmarcar un grupo de datos
Agregar un Rectngulo, de Borde doble y color Gris, con un Sombreado de color

Gris claro sobre Blanco, para enmarcar los cinco campos que hay en la parte
izquierda del formulario, como est en el modelo.
203
ACTIVIDAD 4.16: Aadir una lnea
Aadir la lnea vertical de color Gris que hay en el margen derecho del modelo.
ACTIVIDAD 4.17: Crear un dibujo con Microsoft Draw
Crear el dibujo siguiente:
QWERTY
Disminuir el tamao del dibujo y colocarlo en la esquina superior derecha, como

est en el modelo.
ACTIVIDAD 4.18: Imprimir el formulario en blanco
Configurar la pgina para que se imprima el formulario en fichas de papel, con

disposicin Horizontal. Los mrgenes superior, inferior, izquierdo y derecho deben
medir 2 cm; el tamao de la ficha debe ser 23 cm de ancho por 10 cm de alto y
deben imprimirse tambin las lneas de campo.
Imprimir el formulario sin los datos, es decir, imprimir slo los nombres de los
campos, las etiquetas y los objetos que se han insertado.

el programa
204
ACTIVIDADES GUIADAS

archivo existente

Prctica 4 BD.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Se inicia la Base de datos de Works utilizando cualquiera de los

procedimientos indicados en las prcticas anteriores: en el men del botn
Inicio de Windows, o haciendo doble clic sobre su icono en el escritorio o
con ayuda del Selector de tareas de Works.
2.
Se abre el archivo Prctica 4 BD, buscndolo en la carpeta que contiene los

archivos de trabajo y siguiendo los pasos indicados en las prcticas anteriores.
205
Actividades guiadas
ACTIVIDAD 4.2: Modificacin de los datos
Corregir los datos del campo Tipo, en los registros 83 y 103, aadiendo el acento
ortogrfico de la palabra Informtica.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Se despliega el men Edicin y se activa la opcin Ir a, se escribe el nmero

del registro 83 en el cuadro de texto Ir a y se hace clic sobre el botn
Aceptar.
2.
Se activa el dato del campo Tipo del registro 83 haciendo clic sobre el
contenido de dicho campo, es decir, sobre la palabra Informatica, a la que le
206
Actividades guiadas
falta el acento ortogrfico. Se hace clic en la barra de frmulas o barra de

edicin entre las letras m y a de la palabra Informtica, para borrar esta ltima
letra pulsando la tecla Supr.
Al pulsar la tecla Supr aparece una ventana de informacin de

Works indicndonos que no se puede cambiar el contenido de
un campo protegido.
3.
Se hace clic sobre el botn Aceptar para cerrar la ventana de informacin, se

hace clic sobre el botn Cancelar o se pulsa la tecla Esc.
4.
Para desactivar la proteccin hay que acceder al Diseo de formulario,

haciendo clic sobre el botn de la barra de herramientas o utilizando la opcin
del men Ver, que tienen ese mismo nombre.
207
Actividades guiadas
La presentacin del Diseo de formulario es muy parecida a

la Presentacin de formulario. Para apreciar bien las
diferencias que hay entre estas dos presentaciones, se puede
pasar de una a otra varias veces. De esta manera, se puede
observar que la barra de herramientas tiene los mismos
elementos, pero la barra de mens es distinta en ambas
presentaciones, pues el men Registro, que aparece en la
Presentacin de formulario se sustituye por los mens
Insertar y Formato en la presentacin del Diseo de
formulario.
En la presentacin del Diseo de formulario se ven unos

recuadros formados por lneas de puntos que enmarcan los
nombres y los contenidos de los campos. Estos recuadros, que
no aparecen en la Presentacin de formulario, nos indican la
208
Actividades guiadas
posicin y el tamao de los campos, para facilitarnos su

modificacin.
Si se quiere modificar los datos de la base de datos, es decir,
se necesita aadir (insertar), borrar (eliminar) o sustituir datos
o registros, hay que hacerlo en la Presentacin de
formulario. Pero si se desea modificar el aspecto del
formulario, cambiando el formato de los campos con bordes,
sombreados y color, aadir o eliminar campos, aadir
rectngulos y etiquetas, modificar la posicin de los
elementos del formulario, aadir dibujos o textos con efectos
especiales (WordArt), todo esto debe hacerse en la
presentacin del Diseo de formulario.
5.
Se despliega el men Formato, se activa la opcin Proteccin y se desactiva

la casilla Proteger campo.
Si se pretende aadir el acento en la presentacin Diseo de

formulario, aparece una ventana informndonos de que no se
pueden cambiar los datos en esta presentacin.
209
Actividades guiadas
6.
210
Para poder corregir la palabra poniendo la tilde se activa la Presentacin de

formulario, se hace clic de nuevo en la barra de frmulas o barra de edicin,
entre las letras m y a de la palabra Informtica, se borra esta ltima letra
pulsando la tecla Supr; se escribe la letra acentuada y se hace clic sobre el
botn Introducir o se pulsa la tecla Entrada.
Actividades guiadas
Otra manera de activar la ventana Ir a consiste en hacer doble

clic sobre el indicador del registro que est activo.
7.
Se hace doble clic sobre el indicador del registro activo, con lo que se obtiene
la ventana de dilogo Ir a. Se escribe el nmero 103 en el cuadro de texto Ir a
y se hace clic sobre el botn Aceptar.
8.
Se hace clic sobre el contenido del campo Tipo del registro 103, es decir,
sobre la palabra Informatica, a la que le falta el acento ortogrfico. Se hace clic
en la barra de frmulas o barra de edicin entre las letras a y t de la palabra
Informtica para borrar la letra a pulsando la tecla Retroceso. Despus se
escribe la letra acentuada y se hace clic sobre el botn Introducir o se pulsa
la tecla Entrada.
En la prctica anterior, para corregir faltas ortogrficas en la

Presentacin de lista, se ha utilizado la opcin Ortografa
del men Herramientas, pues en esa presentacin se puede
seleccionar un campo previamente, para que Works compare
con su diccionario slo los datos contenidos en ese campo. En
la Presentacin de formulario no se puede indicar a Works
211
Actividades guiadas
que analice slo un campo determinado y aplicar la opcin

Ortografa en toda la base de datos puede resultar muy
pesado, pues Works no va a encontrar en su diccionario
ninguno de los nombres de las empresas y nos va a estar
avisando continuamente de posibles errores, por esta razn, en
esta prctica, no se ha utilizado esta herramienta.
En el campo Tipo de varios registros de la base de datos se ha escrito Pco,
reemplazar esta abreviatura por Perifrico.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
9.
Se activa la opcin Buscar del men Edicin; se escribe Pco en el cuadro de

texto Buscar; se activa el botn Todos los registros haciendo clic sobre l y
se hace clic sobre el botn Aceptar.
Con los pasos anteriores, Works nos muestra el registro 10 y

en la barra de estado nos indica que hay 5 registros, de los 105
212
Actividades guiadas
que hay en la base de datos, cuyo contenido del campo Tipo es

Pco.
Si utilizamos los botones de desplazamiento de registro:
Registro siguiente y Registro anterior podemos comprobar
que los 5 registros, que se han seleccionado al hacer la
bsqueda del tipo Pco, son los registros 10, 23, 27, 41 y 73
10.
Con el contenido del campo Tipo activo, se hace clic en la barra de frmulas,
se borra Pco, se escribe Perifrico, se hace clic sobre el botn Introducir o se
pulsa la tecla Entrada para aceptar el cambio y se hace clic sobre el botn
Copiar para poder llevar el contenido de ese campo a los otros registros.
11.
Se pulsa el botn de desplazamiento Registro siguiente, para pasar al registro

23, y como est el campo Tipo activo, al pulsar el botn Pegar, Works
sustituye el contenido de este campo, es decir, Pco por el contenido del
Portapapeles, es decir, por Perifrico.
12.
Se pulsa de nuevo el botn de desplazamiento Registro siguiente, para pasar

al registro 27, y se pulsa el botn Pegar para sustituir, en este registro, el
contenido del campo Tipo, es decir, Pco por Perifrico.
213
Actividades guiadas
13.
Se repiten los pasos anteriores, otras dos veces, para sustituir el tipo
Perifrico en los registros 41 y 73.
Pco
por
En la Presentacin de formulario no existe la opcin

Reemplazar que se ha utilizado en la prctica anterior para
modificar los datos de varios registros, de forma automtica,
en la Presentacin de lista.
Esta opcin facilita la tarea, sobre todo cuando hay que
reemplazar los datos de un nmero de registros muy elevado,
por ello, en estos casos, es preferible hacer las modificaciones
en la Presentacin de lista.
Sustituir el tipo T. Mvil por Celular.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
14.
214
Se activa el botn Filtros de la barra de herramientas. Se escribe T. Mvil en la

ventana Nombre de filtro y se hace clic sobre el botn Aceptar. Se elige
Tipo en el cuadro de lista desplegable Nombre del campo y se deja es igual
que como criterio de comparacin. Se escribe T. Mvil en el cuadro de texto
Comparar con y se hace clic sobre el botn Aplicar filtro.
Actividades guiadas
Al aplicar el filtro, Works nos muestra el registro 4 y en la

barra de estado nos indica que hay 11 registros, de los 105 que
hay en la base de datos, cuyo contenido del campo Tipo es T.
Mvil.
Si utilizamos los botones de desplazamiento de registro
podemos comprobar que los 11 registros, que se han
seleccionado al aplicar el filtro T. Mvil son los registros 4, 5, 9,
16, 30, 36, 45, 61, 69, 85 y 94.
15.
Dando pasos similares a los que se han dado para sustituir Pco por Perifrico,
se reemplaza el tipo T. Mvil por Celular, con la ayuda de los botones Copiar y
Pegar, para facilitar la tarea.
Reemplazar, en todos los registros, el tipo S por Software.

......................................................................................Resolucin ............................................................................................
16.
Se activa el botn Filtros de la barra de herramientas; se escribe Tipo S en la

ventana Nombre de filtro y se hace clic sobre el botn Aceptar. Se elige
Tipo en el cuadro de lista desplegable Nombre del campo y se deja es igual
que como criterio de comparacin. Se escribe S en el cuadro de texto
Comparar con y se hace clic sobre el botn Aplicar filtro.
215
Actividades guiadas
Al aplicar el filtro, Works nos muestra el registro 1 y en la

barra de estado nos indica que hay 8 registros, de los 105 que
hay en la base de datos, cuyo contenido del campo Tipo es S.
Si utilizamos los botones de desplazamiento de registro
podemos comprobar que los 8 registros, que se han
seleccionado al aplicar el filtro Tipo S son los registros 1, 2, 20,
38, 70, 71, 79 y 101.
17.
Se reemplaza el tipo S por Software, como se ha hecho en los casos anteriores

utilizando Copiar y Pegar, para facilitar la tarea.
18.
Para volver a ver todos los registros, se despliega el men Registro y se

activa la opcin Mostrar y Todos los registros.
36 y recuperar los datos que se han eliminado.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
Esta actividad se ha resuelto fcilmente en la prctica anterior,

trabajando en la Presentacin de lista, pues en esta
presentacin se pueden seleccionar todos los datos que se
quieren borrar con el ratn y despus basta pulsar la tecla Supr
o activar la opcin Borrar del men Edicin o del men
contextual.
Pero en la Presentacin de formulario no se pueden
seleccionar previamente todos los datos y hay que irlos
borrando de uno en uno. En caso de que no queramos perder
los datos y queramos recuperarlos debemos utilizar la opcin
Deshacer Borrar inmediatamente despus de suprimir cada
uno.
216
Actividades guiadas
Por todo lo anterior, se deduce que para hacer esta actividad,

es preferible pasar a la Presentacin de lista, borrar los datos
y despus, si se desea, volver a la Presentacin de
formulario. De todos modos, a continuacin se indican los
pasos que se deben dar para hacer la actividad en la
1.
Se accede al registro 33 con la opcin Ir a, como se ha hecho en actividades

anteriores, se hace clic sobre el contenido del campo Importe y se pulsa la tecla
Supr o se activa la opcin Borrar del men Edicin o del men contextual
que aparece cuando se hace clic sobre el contenido del campo con el botn
secundario del ratn.
2.
Para recuperar el dato que hemos borrado hay que desplegar el men Edicin
y activar la opcin Deshacer Borrar.
La opcin Deshacer Borrar, como su propio nombre indica,

sirve para volver a la situacin que tenamos antes de la
ltima accin que hemos realizado.
Tambin se debe probar la opcin Rehacer borrar que
aparece en el men Edicin despus de haber activado
Deshacer borrar, con la que se vuelve a eliminar el dato y,
por ltimo, conviene activar de nuevo Deshacer borrar para
volver a recuperar el dato.
3.
Se hace clic sobre el contenido del campo Emisin y se pulsa la tecla Supr o se
activa la opcin Borrar del men Edicin o del men contextual que aparece
cuando se hace clic sobre el contenido del campo con el botn secundario del
ratn.
4.
Para recuperar el dato que hemos borrado hay que desplegar el men Edicin
y activar la opcin Deshacer Borrar.
217
Actividades guiadas
5.
Para borrar los datos de los campos Importe y Emisin, en los registros 34, 35 y
36, se deben repetir los pasos que se acaban de indicar, recuperando cada uno
inmediatamente despus de borrarlo, con la opcin Deshacer Borrar.
Despus de la actividad que acabamos de hacer, queda

demostrado que si se desea borrar todo el contenido de uno o
varios campos tambin es preferible pasar a la Presentacin
de lista, borrar los datos y despus, si se desea, volver a la
Averiguar cmo se podran eliminar, por completo, los campos Aviso y Pagado, sin
llegar a borrarlos para no perder los datos.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
En la Presentacin de formulario puede aparecer el nombre

del campo, a la izquierda del contenido del mismo, como
ocurre con el campo Cdigo. Tambin puede estar el nombre
del campo oculto, como ocurre con el campo Cliente, y
tambin puede estar el campo rotulado con una etiqueta
distinta del nombre, como sucede en los campos Aviso y
Pagado, que aparecen rotulados con las etiquetas Fecha de
aviso y Fecha de pago.
Adems, los datos pueden estar colocados de distinta manera
y tener distinto formato en la Presentacin de formulario y
en la Presentacin de lista. As los campos Aviso y Pagado
estn juntos en la Presentacin de lista y en la Presentacin
de formulario se encuentran separados por el campo
Vencimiento, que est rotulado con la etiqueta Fecha de
vencimiento.
Todas estas particularidades de la Presentacin de
formulario, es decir, ocultar el nombre del campo, crear
etiquetas para rotular los campos, cambiar el formato de
presentacin y modificar la colocacin de los campos, hay que
hacerlas en la vista Diseo de formulario.
218
Actividades guiadas
Si se desea borrar o aadir un campo, tambin hay que hacerlo

en el Diseo de formulario.
1.
Se activa la vista Diseo de formulario, haciendo clic sobre el botn del

mismo nombre que est en la barra de herramientas.
2.
Para seleccionar el campo Aviso, se hace clic por encima de la esquina

superior izquierda de la etiqueta Fecha de aviso y, sin soltar el botn principal
del ratn, se traza un rectngulo que queda marcado por una lnea de puntos
que rodea a la etiqueta y al contenido del campo Aviso. Para ello basta
arrastrar el ratn hacia abajo y hacia la derecha. Cuando se ha trazado el
rectngulo, se suelta el botn principal del ratn.
219
Actividades guiadas
3.
Se puede observar que la etiqueta y el contenido del campo se muestran en

vdeo inverso para indicarnos que estn seleccionados.
4.
Para aadir a la seleccin la etiqueta Fecha de pago y el contenido del campo

Pagado, se mantiene pulsada la tecla Control (Ctrl) mientras se traza otro
rectngulo que rodee esta etiqueta y el contenido del campo Pagado. Cuando
se ha trazado el rectngulo y se suelta el botn principal del ratn, se observa
que las dos etiquetas y el contenido de los campos Aviso y Pagado se muestran
en vdeo inverso para indicarnos que estn seleccionados.
5.
Si se despliega el men Edicin y se activa la opcin Eliminar seleccin o se

pulsa la tecla Suprimir (Supr) Works nos indica que no podremos deshacer esta
orden y nos pregunta si deseamos eliminar los campos y, por lo tanto, perder
todos sus datos. Si hiciramos clic sobre el botn Aceptar borraramos los
220
Actividades guiadas
campos, con todos sus datos. Como no queremos suprimir los campos
pulsamos el botn Cancelar.
ACTIVIDAD 4.5: Borrado de un registro
Eliminar el registro nmero 15 y seguidamente recuperar el registro que se han

suprimido.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
En la prctica anterior se ha visto cmo se pueden borrar

todos los datos de los registros 15, 16, 17 y 18, sin suprimir los
registros.
Tambin se ha visto cmo se pueden suprimir completamente
varios registros, seleccionndolos previamente.
Estas operaciones se realizaban en la Presentacin de lista
con mucha facilidad, pero el formulario no es apropiado para
ello. Slo permite eliminar los registros de uno en uno, lo cual
no se hace en el Diseo de formulario, sino en la
221
Actividades guiadas
1.
En la Presentacin de formulario se selecciona Registro, Mostrar y Todos

los registros y se activa el registro 15, con la opcin Ir a, como se ha
indicado en las actividades anteriores
2.
Se despliega el men Registro y se activa la opcin Eliminar registro.
Cuando se activa la opcin Eliminar registro se puede ver en

la barra de estado que la base de datos contiene 104 registros
en lugar de 105.
222
3.
Actividades guiadas
Para recuperar el registro que se ha suprimido, se despliega el men Edicin

y se activa la opcin Deshacer Eliminar registro.
Cuando se activa la opcin Deshacer Eliminar registro se

puede ver en la barra de estado que la base de datos contiene
de nuevo 105 registros.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
No se puede ni aadir, ni cambiar, ni suprimir datos en el

Diseo de formulario. Para hacer cualquiera de estas
operaciones se debe pasar a la Presentacin de formulario o
a la Presentacin de lista. En la prctica anterior se ha visto
cmo se trabaja en la Presentacin de lista, en esta prctica
se ve cmo se hacen estos cambios en la Presentacin de
formulario.
223
Actividades guiadas
1.
En la Presentacin de formulario se accede al registro 103, se activa el

campo Importe haciendo clic sobre el contenido de dicho campo y se escribe el
valor 910,27.
2.
Para pasar al registro 104 se hace clic en el botn Registro siguiente y, como
sigue estando activo el campo Importe, se escribe el valor 214,37.
3.
Se vuelve a hacer clic en el botn Registro siguiente y se introduce el valor

1.069,52.
Cuando se escribe el valor 1.069,52 no es necesario escribir el

punto que se utiliza para separar las unidades de millar, puesto
que el campo tiene ese formato y se aade de forma
automtica.
ACTIVIDAD 4.7: Aadir registros a la base de datos. Copiar registros

Cdigo: 00037
224
Tipo: Imagen
Importe: 554,20
Emisin: 11/04/02
Actividades guiadas
Aviso: 26/05
Forma pago: 60
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
La Presentacin de formulario permite ver los registros de

uno en uno, por lo cual resulta adecuada para ver la
informacin de cada registro y para introducir los datos.
Cuando tenemos que escribir los datos de un registro nuevo
podemos ir activando cada campo con el ratn, pero suele
resultar ms cmodo ir pulsando la tecla
de Tabulacin
(Tab) que va desplazando el cursor por los sucesivos campos.
Para facilitar la tarea de introducir los datos, Works nos
permite establecer el orden que seguir cuando pulsemos la
tecla de Tabulacin, para ello hay que pasar al Diseo de
formulario, desplegar el men Formato y activar la opcin
Orden de tabulacin. Por ejemplo, en esta actividad
conviene que al pulsar la tecla Tabulacin el cursor se
desplace siguiendo el orden Cdigo, Cliente, N factura, Tipo,
Importe, Emisin, Aviso, Forma pago, pues este es el orden en el
que nos dan los datos, pero si activamos el campo Cdigo y
pulsamos la tecla Tabulacin podemos ver que el cursor
sigue otro orden, por lo que antes de introducir los datos
debemos cambiar el orden de tabulacin, como se indica en
las siguientes actividades.
225
Actividades guiadas
1.
Se hace clic sobre el botn Registro nuevo, que activa el primer registro
vaco, que es el 106. Se hace clic sobre el botn Diseo de formulario, se
despliega el men Formato y se activa la opcin Orden de tabulacin.
2.
Se
226
activa el campo Cdigo y se hace clic sobre el botn Arriba, cuatro veces,
para que dicho campo quede el primero en la lista de campos.
3.
Actividades guiadas
Se activa el campo Cliente y se hace clic sobre el botn Arriba, tres veces,
para que dicho campo quede el segundo en la lista de campos. Se activa el
campo Forma pago y se hace clic sobre el botn Arriba, dos veces, para que
dicho campo quede el octavo en la lista de campos; se activa el campo
Vencimiento y se hace clic sobre el botn Abajo, dos veces, para que dicho
campo quede el ltimo en la lista de campos. Finalmente se hace clic sobre el
botn Aceptar.
Para hacer bien esta actividad hay que recordar que en

algunos campos el nombre est oculto, por ejemplo en el
campo Cliente no se muestra el nombre, pero se distingue
porque es el de mayor tamao; el campo Emisin est rotulado
con la etiqueta Fecha de emisin, la etiqueta del campo Aviso es
Fecha de aviso, la etiqueta del campo Vencimiento es Fecha de
vencimiento, la del campo Pagado es Fecha de pago, la del
campo Forma pago es Forma de pago, la del campo Retraso es
Das de retraso en el pago.
227
Actividades guiadas
4.
Se activa el campo Cdigo del registro 106 y se escribe el valor 00037; se pulsa
la tecla Tabulacin (Tab) y en el campo Cliente se escribe el nombre de la
empresa que es CENTRUM PAX. Se pulsa la tecla Tabulacin (Tab) y se
escribe el nmero de la factura que es 02/A00106; se pulsa la tecla Tabulacin
(Tab) y en el campo Tipo se escribe Imagen; se pulsa la tecla Tabulacin
(Tab) y en Importe se escribe 554,20; se pulsa la tecla Tabulacin (Tab) y en
el campo Emisin se escribe la fecha 11/04/02; se pulsa la tecla Tabulacin
(Tab) y en el campo Aviso no hay que escribir nada, puesto que en este campo
hay una frmula que calcula el valor 26/05. Se pulsa la tecla Tabulacin
(Tab) y en el campo Forma pago se escribe 60. En el campo Retraso tampoco
hay que escribir nada, puesto que en este campo tambin hay una frmula.

Cdigo: 00026
Cliente: LUPRESA
Tipo: Discos
Importe: 512,50
Emisin: 28/05/02
Pagado: 28/05
Forma pago: 0
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
Hay cuatro datos de este nuevo registro que coinciden con los
del registro 99, que son el Cdigo y el nombre del Cliente, el
Tipo y la Forma de pago. Gracias a estas coincidencias, para
introducir el nuevo registro, podemos utilizar esas
herramientas de Windows que permiten aprovechar el trabajo
hecho anteriormente, que son Copiar y Pegar.
Posteriormente modificamos los datos de los campos que son
distintos.
228
Actividades guiadas
5.
Se accede al registro nmero

opcin Copiar registro.
6.
Se hace clic sobre el botn Registro nuevo, que activa el primer registro
vaco, que es el registro, se despliega de nuevo el men Edicin y se activa la
opcin Pegar registro.
99,
se despliega el men Edicin y se activa la
229
Actividades guiadas
7.
Se modifica el nmero de la factura, para lo cual se activa este campo, se hace

clic en la barra de edicin o barra de frmulas para borrar las tres cifras de la
derecha, es decir, 099 y se escribe 107. En el campo Importe se escribe el nuevo
valor 512,50 y se escribe la nueva fecha de Emisin que es 28/05/02. Como esta
empresa paga al contado, la fecha del campo Pagado coincide con la del
campo Emisin, por ello, cuando se ha escrito el valor del campo Emisin y
est activo este campo, se hace clic sobre el botn Copiar, se activa el campo
Pagado y se hace clic sobre el botn Pegar, para introducir este dato.
ACTIVIDAD 4.8: Aadir campos a la base de datos. Mover los
campos
cifras decimales. Estos campos deben estar colocados debajo del campo Importe,
como se encuentran en el modelo.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
230
Actividades guiadas
1.
En el Diseo de formulario se despliega el men Insertar y se activa la

opcin Campo.
2.
Se escribe IVA en el cuadro Nombre del campo, se activa el botn Nmero,

se aumenta el numero de Posiciones decimales hasta 2 y se pulsa el botn
Aceptar.
Cuando se crea un campo en el Diseo de formulario, ste se

coloca en el punto en el que se encontraba el cursor antes de
crearlo, cuyas coordenadas estn indicadas en centmetros, a
la izquierda de la barra de frmulas o de edicin. La primera
coordenada es la distancia del cursor al borde izquierdo de la
231
Actividades guiadas
ventana, en la que se ha tenido en cuenta el valor que tiene el

margen izquierdo en la opcin Configurar pgina del men
Archivo. La segunda coordenada es la distancia del cursor al
borde superior de la ventana, considerando el valor que tiene
el margen superior en la ventana Configurar pgina.
Se puede comprobar que si se coloca el cursor en la esquina
superior izquierda de la ventana, las coordenadas coinciden
con los valores del margen izquierdo y el margen superior,
respectivamente. Si se desplaza el cursor hacia la derecha, la
primera coordenada aumenta y si se desplaza hacia abajo,
aumenta la segunda coordenada.
Si antes de crear el campo el cursor no se encontraba en la
posicin en la que queramos colocarlo, podemos despus de
crearlo, arrastrarlo con el ratn hasta que est en la posicin
deseada.
3.
Se coloca el puntero del ratn sobre el campo que se acaba de crear, se

mantiene pulsado el botn principal, mientras que se arrastra el campo hasta
la posicin deseada, entonces se suelta el botn.
4.
Para crear el segundo campo, se despliega de nuevo el men Insertar y se

activa la opcin Campo. Se escribe Total en el cuadro Nombre del campo, se
232
Actividades guiadas
activa el botn Nmero, se aumenta el numero de Posiciones decimales

hasta 2 y se pulsa el botn Aceptar.
5.
Se arrastra el campo Total hasta la posicin adecuada, siguiendo las

indicaciones del paso anterior.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
Si el IVA es el 16% del Importe, la frmula que hay que

introducir en ese campo es:
= Importe*16% o bien =Importe*0,16
1.
Se activa la Presentacin de formulario, se hace clic en el campo IVA de

cualquier registro, por ejemplo, del ltimo, se escribe la frmula completa, es
decir: =Importe*0,16, al pulsar la tecla Entrar o al hacer clic sobre el botn
233
Actividades guiadas
Introducir,
que est a la izquierda de la barra de frmulas, Works introduce en

el campo IVA de cada uno de los registros que contienen datos el resultado de
aplicar la frmula a su Importe.
En la Presentacin de formulario no se puede escribir la

frmula haciendo clic en el campo Importe, como se hizo en la
Presentacin de lista, hay que escribir el nombre del campo
Importe con el teclado.
Aunque slo escribimos la frmula en uno de los registros de

la base de datos, la frmula se aplica en todos los registros
que contienen datos, lo cual se puede comprobar mirando los
siguientes registros.
Si en alguno de los registros se introduce un dato en un campo
que contiene una frmula, Works muestra, en ese registro, el
dato que hemos introducido, en lugar del resultado de la
frmula. En el resto de los registros seguir mostrando el
resultado de aplicar la frmula. Si despus borramos el dato,
entonces Works vuelve a aplicar la frmula y muestra su
resultado en el campo.
Para comprobarlo se puede introducir el valor cero en el
campo IVA del primer registro. Se observa entonces que ese es
el valor que muestra Works en el campo IVA del primer
registro, aunque en el resto de los registros sigue apareciendo
el valor del IVA calculado al aplicar la frmula, que est
visible en la barra de frmulas. Cuando borramos el valor cero
del IVA del primer registro, vuelve a aparecer el contenido que
tena anteriormente, es decir, 18,58 y en la barra de frmulas
vuelve a aparecer la expresin =Importe*0,16.
El
Total de
Importe con
la factura se calcula con la frmula que suma el

el IVA, es decir, con la frmula:
=Importe+IVA
234
2.
Actividades guiadas
Se hace clic en el campo Total de cualquier registro, por ejemplo, del primero,
se escribe la frmula completa, es decir: =Importe+IVA. Al pulsar la tecla Entrar
o al hacer clic sobre el botn Introducir, Works introduce en el campo Total de
cada uno de los registros que contienen datos el resultado de aplicar la
frmula que suma el contenido del campo Importe con el contenido del campo
IVA.
del campo Importe, es decir, los caracteres de ambos campos sean Arial, de tamao
10, color Verde oscuro; el campo IVA debe tener la opcin del formato de nmero
que aade el punto separador de las unidades de millar. El campo Total debe tener el
formato de moneda con el smbolo del euro. El contenido de los dos campos debe
tener estilo Negrita.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
235
Actividades guiadas
1.
Se activa el Diseo de formulario. Se seleccionan los dos campos IVA y Total

para lo cual se hace clic por debajo de la esquina inferior derecha del campo
Total y, sin soltar el botn principal del ratn, se traza un rectngulo
imaginario que rodee este campo y el campo IVA, arrastrando el ratn hacia
arriba y hacia la izquierda; cuando se ha trazado el rectngulo, se suelta el
botn principal del ratn y se puede observar que ambos campos se muestran
en vdeo inverso para indicarnos que estn seleccionados.
2.
Se despliega el men Formato y se elige Fuente y estilo, en la lista Fuente

se elige Arial, en Tamao se activa 10, se despliega la lista del cuadro Color
y se elige Verde oscuro.
3.
Se activa el contenido del campo IVA, haciendo clic sobre el valor que
contiene y se hace clic en el botn del estilo Negrita, que est en la barra de
236
Actividades guiadas
herramientas Se activa la ficha Campo, se elige la opcin del formato de

nmero que aade el punto separador de las unidades de millar, que es la
segunda de la lista, se eligen dos decimales y se hace clic en el botn
Aceptar.
4.
Se activa el contenido del campo Total, haciendo clic sobre el valor que
contiene y se hace clic en el botn del estilo Negrita, que est en la barra de
herramientas Se activa la ficha Campo, se elige la opcin del formato de
moneda con el smbolo del euro y se hace clic en el botn Aceptar.
Diagonal \ clara, con color de primer plano Amarillo sobre fondo Blanco. El texto
con fuente Comic Sans MS, de tamao 12 y los datos con alineacin Centrada y
un Borde de lnea doble, de color Azul oscuro, en todo el contorno.
237
Actividades guiadas
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
5.
Se activa el contenido del campo Cliente, cuyo nombre est oculto, pero
sabemos que es el campo de mayor tamao. Se despliega el men Formato y
se elige Sombreado, se activa el diseo Diagonal / clara, se elige como color
de primer plano el color Amarillo y de color de fondo se deja el color
Automtico, pues en este caso es el color Blanco.
6.
Se activa la ficha Fuente, se elige Comic Sans MS y se deja el tamao 12.
238
Actividades guiadas
7.
Se activa la ficha Alineacin y se activa el botn Centrada que est en la

zona Horizontal.
8.
Se activa la ficha Borde, se despliega la lista del cuadro Color y se elige Azul
oscuro, se elige el estilo de lnea que corresponde a la lnea doble, en la zona
239
Actividades guiadas
Borde vemos que el borde se va a aplicar al Contorn. Finalmente se hace clic

en el botn Aceptar.

......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Se hace clic sobre el nombre del campo, es decir, sobre la palabra Total:. Se
borra el contenido de la barra de frmulas o edicin y se escribe el nuevo
nombre, es decir PVP, seguido del signo de dos puntos (:).
Es importante recordar que los nombres de los campos, en la

Presentacin de formulario, van seguidos del signo de dos
puntos (:).
240
Actividades guiadas
Otro procedimiento para cambiar el nombre de un campo

consiste en activar el contenido del campo, es decir el dato,
desplegar el men Formato y activar la opcin Campo. En el
cuadro Nombre del campo se escribe el nuevo nombre, es
decir, PVP, reemplazando al anterior y se hace clic en el botn
Aceptar. En este caso no hay que escribir el signo de dos
puntos (:).

......................................................................................Resolucin ............................................................................................
Esta actividad se realiza de la misma manera en la

Presentacin de lista y en la Presentacin de formulario,
por lo tanto, si ya se ha hecho en la prctica anterior y se ha
entendido perfectamente no es necesario repetirla.
Inicialmente los registros est ordenados por el campo N
factura, en orden creciente. Para averiguar cules son las
facturas que corresponden al mayor y al menor Importe
bastara ordenar los registros por el campo Importe y fijarnos
en el primero y en el ltimo.
241
Actividades guiadas
1.
Se activa la Presentacin de formulario, se despliega el men Registro y se

elige la opcin Ordenar registros. Se despliega la lista 1er campo y se elige
Con el paso anterior, los registros han quedado ordenados por

el campo Importe, de mayor a menor. Si se observa el primer
registro se ve la factura de mayor Importe y la ltima
corresponde a la de menor Importe.
Descendente. En caso de que haya coincidencias en las fechas, ordenar los registros
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
242
2.
Actividades guiadas
Se activa de nuevo la opcin Ordenar registros que se encuentra en el men

Registro. Se despliega la lista 1er campo y se elige Emisin, se activa el
botn Descendente. Se despliega la lista 2 campo y se elige Cliente, se deja
activado el botn Ascendente; se despliega la lista 3er campo y se elige
Si observamos la base de datos con detenimiento, despus del

paso anterior, los registros se encuentran ordenados por la
fecha de Emisin, desde las ms actuales hasta las ms
antiguas. En varios registros coinciden las fechas, por
ejemplo, en los registros 7, 8, 9 y 10, que corresponden a
facturas del 4/04/02; en estos registros se ha aplicado el
segundo criterio de ordenacin, pues se encuentran en orden
alfabtico creciente (de la A hasta la Z) del campo Cliente;
tambin con este segundo criterio ha habido coincidencias,
pues hay dos facturas del mismo cliente, que son las facturas
de los registros 8 y 9, y stas estn ordenadas por su Importe en
sentido decreciente, como se ha pedido al ordenar los
registros.
ACTIVIDAD 4.13: Crear una etiqueta
Crear la etiqueta Empresa para el campo Cliente, de color Rojo oscuro y en

Negrita. Colocarla sobre el contenido del campo, como est en el modelo.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Se activa el Diseo de formulario, se despliega el men Insertar, se activa

la opcin Etiqueta, se escribe Empresa como texto de la etiqueta y se hace
clic sobre el botn Insertar.
243
Actividades guiadas
2.
Se arrastra la etiqueta hasta la posicin que se ve en el modelo, es decir, sobre

el contenido del campo Cliente.
3.
Se hace clic sobre le botn Negrita de la barra de herramientas, se despliega

el men Formato, se activa Fuente y estilo, se despliega la lista Color, se
elige Rojo oscuro y se hace clic sobre el botn Aceptar.
ACTIVIDAD 4.14: Crear un texto con efecto especial. WordArt
Crear un ttulo para el formulario, con el texto Facturas, que tenga un efecto
Inflado (arriba) y que est Ajustado al marco. Tambin debe tener un Borde de
grosor Muy fino, de color Marino, un Sombreado de cuadritos de color Gris sobre
fondo Blanco y una Sombra de color Gris hacia abajo. Colocarlo en la esquina
superior izquierda del formulario, como se encuentra en el modelo.
244
Actividades guiadas
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
En el Diseo de formulario se despliega el men Insertar, se activa la

opcin WordArt, en la ventana Escriba el texto aqu se escribe Facturas.
Cuando se inserta un objeto WordArt, el entorno de trabajo

cambia, es decir, cambia la barra de mens, cambian las
opciones de cada men, la barra de herramientas, etc. Se
abandona, temporalmente, la Base de datos de Works y se
entra en un subprograma de l que es Microsoft WordArt
2.0.
245
Actividades guiadas
2.
Se despliega el cuadro que contiene la lista de formas, es decir el cuadro en el

que se lee Texto normal, se activa el efecto Inflado (arriba), se hace clic
sobre el botn Ajustar al marco o se activa la opcin del mismo nombre del
men Formato.
3.
Se hace clic en el botn Borde de la barra de herramientas y se elige grosor

Muy fino y el color Marino y se pulsa el botn Aceptar.
246
Actividades guiadas
4.
Se hace clic en el botn Sombreado, se elige el estilo que contiene lneas

horizontales y verticales formando cuadritos, con color de primer plano Gris
sobre fondo Blanco y se pulsa el botn Aceptar.
5.
Se hace clic en el botn Sombra y se activa la sombra que est en la

penltima posicin, con el color Gris y se pulsa el botn Aceptar.
247
Actividades guiadas
6.
Se hace clic en el botn Ajustar al marco.
Cuando se ha terminado de crear el texto con efecto especial

de WordArt y se desea volver a la Base de datos, basta hacer
clic fuera del recuadro que lo rodea.
Una vez que se ha vuelto a trabajar con la Base de datos, si se

quiere modificar el contenido o el formato del texto WordArt
hay que activarlo previamente, es decir, hacer clic sobre l,
con lo que aparecen sus Cuadros controladores de tamao,
elegir la opcin Objeto WordArt 2.0 del men Edicin (que
slo est disponible cuando el objeto est activo) y elegir
Edicin o Abrir; aunque puede resultar mucho ms cmodo
hacer doble clic sobre el objeto. Para suprimir un objeto
WordArt basta seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir
(Supr).
248
Actividades guiadas
7.
Para volver a la Base de datos de Works, se hace clic sobre cualquier zona del
formulario que est en blanco, fuera del cuadro de dilogo Escriba el texto
aqu, fuera de las barras y fuera del propio WordArt.
8.
Se arrastra el texto con efecto especial hasta la esquina superior izquierda del
formulario y se mueven los controles para ajustarlo a un tamao parecido al
modelo.
249
Actividades guiadas
ACTIVIDAD 4.15: Aadir un Rectngulo para enmarcar un grupo de datos
Agregar un Rectngulo, de Borde doble y color Gris, con un Sombreado de color

Gris claro sobre Blanco, para enmarcar los cinco campos que hay en la parte
izquierda del formulario, como est en el modelo.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
En el Diseo de formulario se despliega el men Insertar, se activa la

opcin Rectngulo.
2.
Se arrastra el rectngulo hasta la posicin indicada, es decir, sobre los cinco

campos que hay en la parte izquierda del formulario y se arrastra el marcador
de una de sus esquinas hasta que tenga el tamao adecuado para enmarcar los
cinco campos, tal y como se encuentra en el modelo.
250
Actividades guiadas
3.
Con el rectngulo activo, se elige la opcin Borde del men Formato o del
men contextual. Se elige el estilo de lnea doble y el color Gris.
4.
Se activa la ficha Sombreado y se elige el diseo del 20%, con color de

primer plano Gris claro sobre fondo Blanco. Se hace clic sobre el botn
Aceptar.
251
Actividades guiadas
5.
Para que el rectngulo no tape los campos, se despliega el men Formato y

se activa la opcin Enviar hacia atrs.
ACTIVIDAD 4.16: Aadir una lnea
Aadir la lnea vertical de color Gris que hay en el margen derecho del modelo.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
252
Se despliega de nuevo el men Insertar y se activa la opcin Rectngulo y

se disminuye la anchura del rectngulo arrastrando uno de sus marcadores
hasta que tenga el aspecto de una lnea doble. Se arrastra el rectngulo hasta
la posicin indicada, es decir, a la derecha de los campos.
2.
Actividades guiadas
Con el rectngulo activo, se elige la opcin Borde del men Formato o del
men contextual. Se elige el estilo de lnea ms fino y el color Gris.
Para hacer la lnea, tambin se podra haber utilizado la

opcin Dibujo del men Insertar, que se explica en la
siguiente actividad.
ACTIVIDAD 4.17: Crear un dibujo con Microsoft Draw
Crear el dibujo siguiente:
QWERTY
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
Las actividades que se proponen a continuacin se realizaron

en la sexta prctica del procesador de textos, por lo que, en
caso de haberlas realizado ya, no es necesario repetirlas.
Bastar copiar los dibujos del documento correspondiente y
pegarlas en el formulario de la base de datos.
253
Actividades guiadas
1.
Se despliega el men Insertar y se activa la opcin Dibujo.
De forma anloga a lo que ocurre cuando se activa la opcin

WordArt, cuando se inserta un Dibujo el entorno de trabajo
cambia, es decir, cambia la barra de mens, cambian las
opciones de cada men, la barra de herramientas, etc. Se
abandona, temporalmente, la Base de datos de Works y se
entra en un subprograma de l que es Microsoft Drawing
1.01.
Cuando se ha terminado de crear el dibujo y se desea volver a
la Base de datos hay que utilizar la opcin Salir y volver del
men Archivo de Microsoft Draw.
Una vez que se ha vuelto a trabajar con la Base de datos, si se
quiere modificar el dibujo hay que activarlo previamente, es
decir, hacer clic sobre l, con lo que aparecen sus Cuadros
controladores de tamao, elegir la opcin Objeto Microsoft
Drawing 1.01 del men Edicin (que slo est disponible
cuando el objeto est activo) y elegir Edicin o Abrir.
Aunque puede resultar mucho ms cmodo hacer doble clic
sobre el objeto. Para suprimir un dibujo, basta seleccionarlo y
pulsar la tecla Suprimir (Supr).
254
2.
Actividades guiadas
Empezamos dibujando la unidad central del equipo, para lo cual se activa

Rectngulo en la barra de herramientas y se elige el color gris en Lnea y en
Relleno.
255
Actividades guiadas
3.
Se hace clic cobre cualquier punto y se arrastra el ratn para hacer un

rectngulo.
4.
Con la herramienta Puntero activa, se pueden modificar las dimensiones del

rectngulo. Para ello se hace clic sobre el rectngulo y aparecen sus Cuadros
controladores de tamao, haciendo clic sobre cualquiera de estos cuadros se
puede arrastrar y colocar donde se quiera.
256
Actividades guiadas
5.
Para suprimir cualquier elemento de un dibujo, basta seleccionarlo y pulsar la

tecla Suprimir (Supr).
6.
Para dibujar los botones rojos que hay dentro del rectngulo hay que hacer
una circunferencia con la herramienta valo. Para ello, se activa valo y se
coloca el puntero en una de las esquinas de un recuadro que contenga a la
circunferencia que se quiere obtener, por ejemplo en la esquina superior
izquierda, se hace clic y, sin soltar el botn del ratn se arrastra hasta la
esquina inferior derecha y se suelta el botn. Se elige el color rojo para la
Lnea y el Relleno.
La herramienta valo permite obtener elipses, si deseamos

dibujar circunferencias debemos mantener pulsada la tecla
MAYSCULAS (Cambio) mientras arrastramos el ratn.
Si resulta difcil dibujar crculos tan pequeos como los del
modelo, se pueden dibujar ms grandes y despus disminuir el
tamao arrastrando alguno de sus Cuadros controladores de
tamao. Si queremos que sigan siendo crculos en lugar de
elipses debemos mantener pulsada la tecla MAYSCULAS
mientras se cambia su tamao.
257
Actividades guiadas
Tambin puede resultar ms cmodo dibujarlos fuera del

rectngulo gris y despus moverlos, arrastrndolos con el
ratn.
7.
258
Seleccionamos el crculo rojo, y activamos la opcin Copiar del men

Edicin y pulsamos cuatro veces Pegar, para conseguir otros cuatro botones.
Actividades guiadas
8.
Seleccionamos dos de ellos y les cambiamos el color eligiendo el azul para

Lnea y Relleno. A uno de estos botones azules le modificamos la forma
arrastrando uno de sus Cuadros controladores de tamao, sin mantener
pulsada la tecla Maysculas, para que tome forma de elipse.
9.
Colocamos los botones en su sitio arrastrndolos con el ratn.
10.
Para completar el dibujo de la unidad central del equipo, activamos la

herramienta Lnea y trazamos una lnea horizontal de color negro. Con la
259
Actividades guiadas
lnea seleccionada desplegamos el men Dibujo y activamos la opcin Estilo

de lnea donde elegimos el grosor de 1 punto. Seleccionamos la lnea,
activamos Copiar y despus Pegar para obtener otra lnea. Adaptamos su
tamao al modelo y la colocamos en su sitio
Cuando se quieren trazar lneas horizontales, verticales o que

tengan una inclinacin de 45 respecto de la horizontal,
conviene mantener pulsada la tecla MAYSCULAS, mientras se
estn dibujando.
Una vez dibujada una lnea, se puede modificar su tamao
arrastrando cualquiera de sus extremos
11.
El dibujo del ratn se hace con la herramienta valo, como se ha indicado en

los pasos anteriores para dibujar una circunferencia o elipse.
12.
El color del ratn no se encuentra en la paleta de 16 colores, pero se puede

obtener pulsando el botn Otro que aparece a la derecha de Relleno, de esta
260
Actividades guiadas
manera se abre la ventana Color. En esta ventana se pulsa el botn Definir

colores personalizados y aparece un cuadro o matriz de colores, en el que se
puede seleccionar el color que queramos haciendo clic en el punto del cuadro
en el que se ve ese color. Despus se puede ajustar el color utilizando la barra
que hay a la derecha de la matriz de colores. Cuando se ha obtenido el color
deseado, se pulsa el botn Agregar a los colores personalizados y se pulsa
Aceptar. Para cambiar el color de la lnea del borde, se pulsa el botn Otro
que aparece a la derecha de Lnea, se selecciona el color que se ha definido
para el Relleno y se pulsa Aceptar.
13.
Para terminar el ratn hay que aadir las Lneas de color verde oscuro y con
un grosor o Estilo de lnea de 1 punto, siguiendo las indicaciones del paso 6
de esta actividad.
14.
El monitor se dibuja con la herramienta Rectngulo redondeado eligiendo el

color gris para la Lnea, color blanco para el Relleno y un grosor o Estilo de
lnea de 1 punto. Esta herramienta se utiliza de la misma que la herramienta
Rectngulo.
15.
Para hacer las lneas de colores que hay en el monitor, se utiliza la

herramienta Dibujo a mano. Este instrumento permite dibujar lneas
poligonales abiertas o cerradas y tambin dibujos a mano alzada. En nuestro
caso debemos hacer una lnea poligonal, para lo cual se activa Dibujo a
mano, se elige color rojo de Lnea, se sita el puntero del ratn en el lugar en
el que se desea que comience la figura y se suelta el botn del ratn. Se
mueve el puntero al lugar en el que se desea que termine el primer segmento
261
Actividades guiadas
de lnea y que comience el segundo y se hace clic con el botn del ratn. Se
mueve de nuevo el puntero al siguiente extremo y se vuelve a hacer clic, se
termina la figura haciendo doble clic en el ltimo extremo.
16.
Se selecciona la lnea poligonal roja y se aplica grosor de 2 puntos con la

opcin Estilo de lnea del men Dibujo. Se activa Copiar y se pulsa dos
veces Pegar. Se selecciona la primera copia y se activa el color de Lnea
verde. Se selecciona la segunda copia y se activa el color de Lnea azul. Se
arrastran las tres lneas para que estn colocadas como aparecen en el modelo.
Para hacer un dibujo a mano alzada se utiliza tambin la

herramienta Dibujo a mano de la manera siguiente: se activa
esta herramienta y se coloca el puntero del ratn en el punto
en el que se quiere que comience la figura. Manteniendo
presionado el botn del ratn, el puntero toma la forma de un
lpiz y se puede hacer el dibujo arrastrando el puntero. Para
terminar la figura se hace doble clic. Tambin se puede
terminar una figura abierta pulsando la tecla ENTRAR o la tecla
ESC.
Si se quiere dibujar una figura cerrada, se debe terminar
haciendo clic cerca del comienzo de la misma, con lo que MS
Draw unir el ltimo punto de la figura con el primero.
Tambin se pueden ir alternando los dos procedimientos, es
decir, arrastrar el ratn e ir haciendo clic en distintos puntos,
de esta forma se obtienen figuras en las que se combinan
zonas de dibujo a mano alzada y secciones rectas.
QWERTY
17.
262
El teclado se compone de tres elementos, hechos con las herramientas

Rectngulo redondeado, Arco y Texto. El Rectngulo redondeado se hace
como el que se hizo para dibujar el monitor, con Estilo de lnea de 1 punto y
color gris claro, tanto en la Lnea como en el Relleno.
Actividades guiadas
QWERTY
18.
Para dibujar la parte inferior del teclado, que tiene Estilo de lnea de 1 punto y
color gris claro, tanto en la Lnea como en el Relleno, se activa la herramienta
Arco y se sita el puntero del ratn en el lugar en el que se quiere que
aparezca el arco. Se mantiene presionado el botn del ratn y se arrastra hacia
arriba y hacia la izquierda hasta formar el arco de 90 siguiente:
19.
El arco se termina cuando se suelta el botn del ratn Con el arco

seleccionado, se despliega el men Edicin y se activa Editar arco, en este
momento desaparecen dos de los cuatro Cuadros controladores de tamao;
arrastrando el que est ms abajo hacia la derecha se puede ir ampliando el
arco hasta que tenga 180.
20.
Se arrastra el arco hasta que componga con el rectngulo redondeado la figura

del teclado.
Para que el arco que se dibuje sea parte de un crculo, en lugar

de una elipse, hay que mantener presionada la tecla
MAYSCULAS mientras se est dibujando.
Cuando se dibuja un arco, la direccin en la que se arrastra el
ratn determina qu cuadrante de la elipse o del crculo se
dibujar, es decir, si se arrastra hacia abajo y hacia la derecha
se obtiene el cuadrante superior derecho, si se arrastra hacia
arriba y hacia la derecha se obtiene el inferior derecho, etc.
263
Actividades guiadas
21.
Para insertar el nombre de las teclas (Q W E R T Y) se activa la herramienta

Texto y se hace clic en el lugar en el que se desea que comience el texto. En
ese momento, aparecer el cursor intermitente en el punto de insercin de
texto para indicarnos que se puede empezar a escribir En este caso, se
escriben las letras Q W E R T Y que estn separadas por espacios en blanco.
Para terminar se puede pulsar la tecla ENTRAR o la tecla ESC o hacer clic fuera
del objeto de texto.
22.
Se coloca el texto en su sitio sobre el rectngulo gris del teclado, se selecciona

el texto y se aplica el color de Lnea blanco. Se despliega el men Texto y se
activa la opcin Fuente. Se elige la fuente Arial, en estilo Negrita y de
tamao 4.
23.
Con la herramienta Puntero activa se puede trazar un rectngulo que rodee el

teclado, de esta forma aparecern los Cuadros controladores de tamao de
los tres elementos que componen el teclado, si se despliega el men Dibujo y
se activa Agrupar quedarn solamente cuatro Cuadros controladores de
tamao, que nos indican que los tres elementos se van a tratar como un solo
objeto, es decir, cualquier cambio que hagamos, por ejemplo el color de
Lnea, el tamao, etc. afectar a todos los elementos que estn agrupados.
Los objetos agrupados continan estando asociados hasta que

se desagrupan con la opcin Desagrupar del men Dibujo.
Cuando se tienen varios objetos seleccionados, y por lo tanto
aparecen los Cuadros controladores de tamao de todos
esos objetos, tambin ocurre que cualquier cambio que
hagamos, por ejemplo, en el color o en el grosor de lnea,
afecta a todos los elementos que estn seleccionados; pero
estos objetos vuelven a ser independientes cuando se cancela
la seleccin, es decir, cuando se hace clic en un punto que est
fuera de dichos objetos.
24.
264
Cuando todos los elementos que componen el dibujo estn completos y bien
colocados, conviene seleccionarlos, bien con la herramienta Puntero y el
Actividades guiadas
ratn, bien con la opcin Seleccionar todo del men Edicin y activar
Agrupar en el men Dibujo.
25.
Para dejar de trabajar con Microsoft Draw y volver a la Base de datos, se

despliega el men Archivo y se activa la opcin Salir y volver. Cuando nos
pregunta si deseamos guardar los cambios contestamos afirmativamente.
Disminuir el tamao del dibujo y colocarlo en la esquina superior derecha, como

est en el modelo.
26.
Una vez que se ha vuelto a la Base de datos, se disminuye su tamao

arrastrando alguno de los cuadros controladores de tamao y despus se
arrastra el dibujo hasta que ocupe la posicin que tiene en el modelo, en la
esquina superior derecha.
ACTIVIDAD 4.18: Imprimir el formulario en blanco
Configurar la pgina para que se imprima el formulario en fichas de papel con

disposicin Horizontal. Los mrgenes superior, inferior, izquierdo y derecho deben
medir 2 cm. El tamao de la ficha debe ser 23 cm de ancho por 10 cm de alto y
deben imprimirse tambin las lneas de campo.
265
Actividades guiadas
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
266
Se despliega el men Archivo y se activa la opcin Configurar pgina. En la

ficha Mrgenes se modifican los mrgenes superior, inferior, izquierdo y
derecho para que todos ellos midan 2 cm.
Actividades guiadas
2.
En la ficha Tamao y orientacin se activa el botn Horizontal. Se

despliega la lista Tamao y se elige Tamao personalizado, en el cuadro
numrico Ancho se escribe 23 y en el cuadro Alto se escribe 10.
3.
En la ficha Otras opciones se activa la casilla Imprimir lneas de campo.
Imprimir el formulario sin los datos, es decir, imprimir slo los nombres de los
campos, las etiquetas y los objetos que se han insertado.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
4.
Se activa la Presentacin de formulario y se accede al primer registro que

est vaco, que es el nmero 108, para lo cual basta hacer clic sobre el botn
Primer registro vaco. Se despliega el men Archivo, se activa la opcin
Imprimir y se activa el botn Slo registro actual y se hace clic sobre el
botn Aceptar.
267
Actividades guiadas
Si se desea ver en la pantalla cmo quedara el formulario

impreso, antes de imprimirlo, se puede utilizar el botn Vista
preliminar, que se encuentra en la ventana Imprimir y en la
barra de herramientas.

el programa.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
268

IMPRESIN DE UNA BASE DE DATOS

INFORMES
PRCTICA 5
Prctica 5 Impresin. Informes
INTRODUCCIN
La principal utilidad de las bases de datos y de sus gestores es la de poder ofrecer la
informacin que contiene en su totalidad o de forma parcial y selectiva. En la
segunda prctica se ha visto cmo se puede seleccionar, de entre toda la
informacin que contiene un archivo de base de datos, aquellos datos que se
necesitan, principalmente con los filtros. Con ello se consigue poder ver en la
pantalla la lista de registros seleccionados o sus respectivas fichas. En otros gestores
tambin es posible seleccionar los campos de los datos que nos interesan. En Works
no es posible hacerlo pero siempre se pueden mover los campos, como se ha visto
en la practica anterior, para que estn juntos aquellos que nos interesa observar.
Aunque las consultas a los archivos de bases de datos a travs del monitor
solucionan gran parte de las demandas de informacin, igual que ocurre con otros
programas como el Procesador de textos o la Hoja de Clculo, la impresin en papel
de la informacin almacenada y seleccionada constituye, por el momento, una
funcin irrenunciable. En los dos tipos de programas mencionados, la impresin no
es ms que una repeticin en papel de lo que vemos en la pantalla del ordenador; no
hay mucha diferencia entre lo que se ve en el monitor y lo que aparece por la
impresora. Sin embargo, los gestores de bases de datos, que tratan con volmenes
enormes de informacin, necesitan disponer de utilidades que permitan extraer y
agrupar slo aquello que nos interesa.
Por ello, en la mayor parte de los gestores de bases de datos, y en Works en
particular, hay herramientas encaminadas a plasmar en papel la informacin
almacenada de forma que se puedan imprimir los datos total o parcialmente y con
un formato independiente del que se ofrece en los modos de presentacin en la
pantalla. As pues, se puede disear la disposicin y caractersticas de impresin de
los campos que se desee imprimir. Es lo que suele denominarse Informes.
En los informes que se realizan con Works no slo se pueden incluir elementos de la
base de datos, adems se pueden aadir comentarios de introduccin, etiquetas
aclaratorias, conclusiones y resmenes, frmulas y funciones, resultados
estadsticos, etc.
Las bases de datos que estamos utilizando son relativamente pequeas, aun as, si la
imprimiramos en modo Formulario obtendramos demasiadas pginas de
informacin, lo que puede resultar poco prctico, pues obtener toda la informacin
impresa puede ser necesario en algunos casos, pero, en la mayor parte de ellos lo
que interesa es entresacar la informacin que nos permita analizar algunos aspectos
o caractersticas de los registros, es decir, seleccionar determinados datos.
271
Introduccin
Los Informes de Works tienen una estructura bsica formada por un Ttulo (del
documento), Encabezado (de cada pgina), Registro (datos seleccionados) y
Resumen (estadsticas), adems de la cabecera y pie de pgina, que como a todo
documento impreso con cualquiera de los mdulos de este programa, se puede
incorporar. Si los registros se ordenan por uno o ms campos tambin habr la
posibilidad de incorporar una Introduccin y un Resumen para cada grupo.
Objetivos
En esta prctica se aprende a crear informes para seleccionar y organizar la

informacin de la base de datos que se desea imprimir. Los informes permiten
especificar exactamente qu campos se quiere imprimir y el lugar de la pgina
donde deben imprimirse. Permiten ordenar y clasificar la informacin y se
pueden asociar a filtros que extraigan la informacin que cumpla unas
condiciones determinadas. Tambin se puede agregar texto, notas explicativas,
etiquetas y funciones para calcular promedios y otros valores estadsticos de los
datos.
Contenidos

Informe.
GeneradorDeInforme.
Cambiar el nombre del informe.
272
Introduccin
Eliminar informe.
Duplicar informe.
Orden de informe.
Grupo de informe.
Filtro de Informe.
Nombre de campo.
Entrada de campo.
Resumen de campo.
Insertar fila.
Eliminar fila.
Insertar columna.
Eliminar columna.
Configuracin de informe.
Encabezados y pies de pgina.
Configurar pgina.
Vista preliminar.
273
PROYECTO
Presentacin
En esta prctica el proyecto consiste en crear varios informes en un archivo de base
de datos, utilizando los recursos ms habituales en este tipo de documentos.
Proyecto
En el archivo de base de datos Prctica 5 BD hay que definir cinco informes como
los que se encuentran en el apartado Materiales de la mesa de trabajo.
contenidos de esta prctica, consiste en tratar de obtener los informes sin ninguna
conveniente.
AYUDA
Ayudas de esta prctica o seguir alguno de las otras opciones que se proponen a
continuacin.
275
Proyecto
Actividades guiadas
En la Propuesta de actividades complementarias, que se encuentra en el apartado
Ejercicios de la mesa de trabajo, se sugiere analizar los informes que se crean
cuando se utilizan los Asistentes que ofrece el Selector de tareas de Works para
crear Bases de datos.
La explicacin de cmo se pueden hacer se encuentra en la seccin de Actividades
complementarias guiadas, que tambin est en el apartado Ejercicios de la mesa
de trabajo.
Evaluacin
confeccionado en el proyecto Prctica 5 BD.wps.
Si se desea que el tutor revise las actividades complementarias se puede enviar
tambin el archivo Complemento 5 BD.wdb
276
AYUDA
Ver en la pantalla cmo quedara la Base de datos impresa en papel
A veces la opcin Contenido, que

permite acceder a todas las pginas de
ayuda, no muestra un tema que se adapte
completamente al problema que se
quiere resolver, como ocurre en este
ejemplo. Ninguno de los apartados que
se ofrecen se refiere a la impresin de la
base de datos.
Aunque el tema que se refiere a la

impresin, el penltimo: Lista de
comprobacin final antes de imprimir,
conduce a la ayuda que se busca:
Imprimir un documento.
277
Ayuda
Crear un informe sencillo, con todos los datos ordenados por un

campo
La opcin ndice conduce directamente

a la ayuda cuando se usan las
expresiones propias del programa, en
este caso Crear un informe aparece
como primer elemento de la lista de
temas.
La ayuda, como siempre, muestra los

pasos que hay que dar para conseguir el
resultado deseado, pero adems, en este
caso, dispone de algunos botones que
ofrecen informacin complementaria que
ampla las explicaciones: Cmo se crea
un informe? y Cmo personalizar un
informe ordenndolo, agrupndolo, etc.?
278
Ayuda
Crear un informe asociado a un filtro
La opcin Buscar de la ayuda es muy

eficaz cuando se describe la operacin u
operaciones que se quieren realizar,
como en este caso.
279

archivo existente

Prctica 5 BD.
ACTIVIDAD 5.2: Ver en la pantalla cmo quedara la Base de datos
impresa en papel
Utilizar la Vista preliminar para ver en la pantalla cmo quedara la base de datos
impresa en papel, con la Presentacin de lista.
impresa en papel, con la Presentacin de formulario.
ACTIVIDAD 5.3: Crear un informe sencillo, con todos los datos
ordenados por un campo
Crear un informe de nombre Lista - Cdigo, que contenga los campos Cdigo,
Artculo, Tipo, Precio y Proveedor. Debe tener como ttulo Lista de los artculos que hay
en el almacn, ordenada por el Cdigo. El tamao de los caracteres del informe debe
ser 8 y los registros deben estar ordenados por su Cdigo en sentido creciente.
Todos los caracteres del informe deben ser de color negro. Hay que modificar la
anchura de las columnas para que todos los datos se lean bien y los cinco campos
quepan en la misma pgina de tamao A4, dispuesta en Vertical. Mover el ttulo
hacia la izquierda para que se pueda ver completo en la pgina.
Eliminar los bordes laterales que hay en el informe y aadir un borde inferior de
puntos para separar los datos de los distintos registros, en los ltimos cuatro
campos.
Escribir en la primera columna de la fila Resumen el texto:
Informe realizado en el mes de mayo a peticin del Departamento de Ventas.
Aplicar a las dos filas de Ttulo un Alto de fila igual a 15. Aplicar a la fila
Resumen un Alto de fila igual a 40.
281
Utilizar de nuevo la Vista preliminar para ver el resultado del informe que se ha
creado.
ACTIVIDAD 5.4: Crear un informe, con todos los datos ordenados
por varios criterios, agrupados por un campo y con medidas

estadsticas de cada grupo y de todos los datos
Crear un informe de nombre BD - Tipo, que contenga todos los datos contenidos en
la base de datos, por lo cual debe imprimirse con el papel en posicin Horizontal.
Debe tener como ttulo Artculos del almacn clasificados por su tipo. El tamao de
los caracteres del informe debe ser 8.
Los registros deben estar ordenados, en primer lugar por su Tipo en sentido
Ascendente, en segundo lugar por el campo Proveedor, tambin en sentido
Ascendente y en tercer lugar por su Precio, en sentido decreciente.
El informe debe presentar los datos agrupados por el campo Tipo, de forma que se
imprima cada grupo en una pgina distinta.
En cada grupo debe aparecer el nmero de artculos del grupo, el precio mayor, el
precio menor y el valor medio de los precios del grupo. Al final del informe, deben
aparecer todos estos valores estadsticos aplicados a todos los artculos del almacn.
Configurar la impresin para que quepan todos los campos en la misma pgina, para
lo cual los mrgenes pueden ser los siguientes:
Margen superior: 2 cm
Margen inferior: 2 cm
Margen izquierdo: 3 cm
Margen derecho: 2,5 cm
Sustituir los rtulos de los valores estadsticos, escribiendo N de artculos, en lugar de
CONTAR:, Precio medio en lugar de PROMEDIO:, Precio menor en lugar de MIN: y Precio mayor
en lugar de MAX:. Alinear a la izquierda el rtulo N de artculos y la expresin
=CONTAR(Artculos).
Trasladar el ttulo del informe a la columna A, aplicarle color Gris, de tamao 14,
estilo Negrita y alineacin Centrada en la seleccin de las celdas que van desde la
columna A hasta la J de esa fila, aplicar tambin alineacin Centro en Vertical.
Asignar el valor 20 al Alto de fila de la primera fila de Ttulo.
Eliminar la tercera columna, en la que se repite el valor del campo Tipo. Insertar una
columna al principio del informe para insertar en su fila Intr Tipo la expresin
necesaria para que aparezca el tipo de los artculos y en su primera fila de
282
Encabezados el rtulo del campo Tipo, con el formato del resto de los nombres de
los campos.
Observar en la pantalla cmo quedara el informe impreso en papel.
Modificar la anchura de las columnas para que quepan todos los campos en la
misma pgina y se vean bien los datos.
ACTIVIDAD 5.5: Crear un informe, con todos los datos ordenados y
agrupados por varios criterios

Crear un informe de nombre Proveedor-Tipo, que contenga todos los datos
contenidos en los campos Proveedor, Tipo, Artculo y Cdigo, debe imprimirse con el
papel colocado en Vertical. Debe tener como ttulo Artculos del almacn agrupados
por proveedor y tipo.;El tamao de los caracteres del informe debe ser 8.
Los registros deben estar ordenados, en primer lugar por su Proveedor, en segundo
lugar por el campo Tipo y en tercer lugar por su nombre, que est contenido en el
campo Artculo, los tres criterios se aplican en sentido Ascendente.
El informe debe presentar los datos agrupados en primer lugar por el campo
Proveedor y en segundo lugar por el campo Tipo.
No debe aparecer ningn valor estadstico de los datos.
Mover la expresin que hay en la celda que est en la columna A y en la fila
Registro a la celda que est en la misma columna y en la fila Intr Proveedor.
Mover la expresin que hay en la celda que est en la columna B y en la fila
Registro a la celda que est en la misma columna y en la fila Intr Tipo.
Eliminar los bordes verticales y aplicar a la parte Superior y a la parte Inferior de
las celdas de las columnas B, C y D, de la fila Intr Tipo un borde de lnea fina, de
color Gris claro.
estilo Negrita, alineacin Centrada en la seleccin de las celdas que van desde la
columna A hasta la J de esa misma fila y alineacin Centro en Vertical.
Aplicar a la celda que contiene la expresin =Proveedor, que es la celda de la columna
A y la fila Intr Proveedor, tamao 6, color Rojo oscuro, alineacin Centrada,
borde Gris de grosor mediano en todo el contorno y sombreado del 20% de color
Gris claro sobre fondo Blanco.
Modificar el formato de los Nombres de campo para que los caracteres sean de
color Gris, sin Subrayado.
283
Observar en la pantalla cmo quedara el informe impreso en papel y ajustar el

ancho de las columnas para que se vean bien todos los datos.
ACTIVIDAD 5.6: Crear un informe asociado a un filtro
Crear un informe de nombre Ordenadores, que contenga los campos Tipo, Cdigo
Artculo, Precio y Proveedor, que se imprima con el papel colocado en Vertical. Debe
tener como ttulo Ordenadores fijos y porttiles; el tamao de los caracteres del
informe debe ser 10.
Los registros deben estar ordenados, en primer lugar por su Tipo, en segundo lugar
por el campo Artculo, ambos criterios se aplican en sentido Ascendente.
El informe debe presentar los datos agrupados por el campo Tipo.
Slo deben aparecer los registros cuyo Tipo es Ordenador o Porttil.
Debe aparecer el nmero de artculos de cada uno de los grupos.
Eliminar la expresin de la fila Registro que hace que se repita el Tipo.
Insertar una fila Intr Tipo delante de la fila Registro. Trasladar los nombres de
campo Cdigo, Artculo, Precio y Proveedor, que se encuentran en la fila Encabezados, a
la fila nueva Intr Tipo, empezando en la columna A y aplicarles tamao 8 y estilo
Cursiva.
Trasladar las expresiones =Cdigo, =Artculo, =Precio, =Proveedor, que estn en la fila
Registro, una celda a la izquierda, para que empiecen en la columna A.
Eliminar las dos filas de Encabezados y trasladar el ttulo del informe a la columna
A, aplicarle color Rojo oscuro, estilo Negrita, alineacin Centrada en la seleccin
de las celdas que van desde la columna A hasta la D de esa misma fila, alineacin
centrada en Vertical, un borde Rojo oscuro fino en el Contorno de la seleccin y
un sombreado del 20% en Gris claro sobre fondo Blanco. Aplicar a la fila del ttulo
un Alto de fila de 60.
Modificar la anchura de las columnas para que se vean bien todos los datos del
informe. Aumentar la altura de la fila Registro hasta 20 para separar los datos.
Eliminar todos los bordes que hay en el informe.
Trasladar el rtulo RECUENTO DE Artculo: a la columna B, sustituirlo por N de
artculos y alinearlo a la derecha. Trasladar la expresin =CONTAR(Artculo) a la
columna C y aumentar el Alto de fila a 50.
284
ACTIVIDAD 5.7: Duplicar un informe
Hacer una copia del informe Lista - Cdigo, llamando Pedidos al nuevo informe.
ACTIVIDAD 5.8: Modificar un informe
Modificar el informe Pedidos, cambiando su ttulo por Pedidos pendientes.

Ordenar los registros por Tipo y por Proveedor. Agrupar los registros por Tipo.
Asociar el informe al filtro Pedidos.
Desplazar la expresin que muestra el contenido del campo Tipo a la primera
columna de la fila Intr Tipo y eliminar la columna C. Aadir los campos Pedido y
Fecha de pedido con sus rtulos correspondientes.
Aadir las expresiones necesarias para que se calculen, al final de cada grupo, el
nmero de artculos pedidos y el nmero de unidades pedidas de ese grupo. Aadir
tambin las expresiones que calculen, al final del informe, el nmero total de
artculos pedidos y el nmero total de unidades pedidas.
Modificar la anchura de las columnas y los mrgenes para que se vean bien todos
los datos en una pgina.
ACTIVIDAD 5.9: Cambiar el nombre de un informe
Cambiar el nombre del informe BD Tipo para que se llame solamente Tipo.
ACTIVIDAD 5.10: Eliminar un informe
Hacer un duplicado del informe Tipo que se llame Tipo2. Eliminar el informe Tipo2.
ACTIVIDAD 5.11: Crear encabezados y pies de pgina
Crear un encabezado y un pie de pgina para el informe Proveedor-Tipo. En el

encabezado se deben insertar los cdigos que hagan que se imprima el nombre del
archivo a la izquierda, en el centro debe imprimirse la fecha con el formato corto y a
la derecha debe ir la hora. En el pie hay que insertar el cdigo necesario para que se
imprima el nmero de pgina, en el centro.
285
Utilizar la Vista preliminar para ver cmo se imprimira el encabezado y el pie de

pgina.
ACTIVIDAD 5.12: Imprimir los informes
Imprimir el informe Lista Cdigo completo.

Imprimir dos copias de la pgina 3 del informe Tipo.
Imprimir las pginas 2, 3 y 4 del informe ProveedorTipo.

el programa.
286
ACTIVIDADES GUIADAS

archivo existente

Prctica 5 BD.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Se inicia la Base de datos de Works y se abre el archivo Prctica 5 BD

utilizando cualquiera de los procedimientos que se han explicado en las
prcticas anteriores.
ACTIVIDAD 5.2: Ver en la pantalla cmo quedara la Base de datos
impresa en papel
impresa en papel, con la Presentacin de lista.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
287
Actividades guiadas
1.
Estando activa la Presentacin de lista de la base de datos, se hace clic sobre

el botn Vista preliminar de la barra de herramientas o se activa la opcin
del men Archivo que tiene este mismo nombre.
2.
Si se va haciendo clic sobre el botn Siguiente se pueden ir viendo las

distintas pginas en las que se imprimira la lista de la base de datos. Con el
botn Anterior se puede ir retrocediendo para volver a verlas. Si se utiliza el
botn Zoom para aumentar se puede ver el documento ms cerca y con el
botn Zoom para disminuir se puede volver a ver la pgina completa.
Otro procedimiento para acercar o alejar el documento, en la

Vista preliminar consiste en hacer clic sobre la imagen del
documento.
De esta manera se puede comprobar que la informacin de la

base de datos se imprimira en papel tal como aparece en la
Presentacin de lista, conservando los tamaos, los tipos y
los estilos de letra, la organizacin y el tamao de los campos,
etc. La impresin se hara de arriba abajo y de izquierda a
derecha, en tantas pginas como fuesen necesarias para que
salieran todos los registros y todos los campos.
3.
Cuando se termina de observar la Vista preliminar, se hace clic sobre el

botn Cancelar o se pulsa la tecla Esc.
impresa en papel, con la Presentacin de formulario.
288
Actividades guiadas
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
4.
Se activa la Presentacin de formulario y se vuelve a activar la opcin Vista

preliminar, como se hizo en un paso anterior.
5.
Se utilizan los botones Siguiente y Anterior para ir viendo las distintas

pginas. Con los botones Zoom para aumentar y Zoom para disminuir se
observa el documento a mayor o menor distancia.
6.
Cuando se termina de ver la Vista preliminar, se hace clic sobre el botn

Cancelar o se pulsa la tecla Esc.
En la prctica anterior se ha explicado cmo se pueden

establecer las condiciones de la impresin, con la opcin
Configurar pgina del men Archivo, para imprimir el
formulario vaco. Esas indicaciones tambin se pueden seguir
para imprimir el formulario con los datos y en las siguientes
actividades de esta prctica se explica cmo se puede
configurar la impresin de los informes que se van a crear.
289
Actividades guiadas
ACTIVIDAD 5.3: Crear un informe sencillo, con todos los datos
ordenados por un campo

Crear un informe de nombre Lista - Cdigo, que contenga los campos Cdigo,
Artculo, Tipo, Precio y Proveedor. Debe tener como ttulo Lista de los artculos que hay
en el almacn, ordenada por el Cdigo. El tamao de los caracteres del informe debe
ser 8 y los registros deben estar ordenados por su Cdigo en sentido creciente.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
La base de datos que estamos utilizando, con sus 117 registros,

es relativamente pequea, frente a los miles de registros que
contienen las bases de datos que se usan generalmente en las
empresas. E n esos casos, imprimir toda la informacin puede
resultar poco prctico y lo que suele interesar es entresacar la
informacin que nos permita analizar algunos aspectos, es
decir, seleccionar determinados registros y, de ellos, conocer
solamente el contenido de algunos campos. Para seleccionar
los registros hemos visto que se crean los Filtros y para
seleccionar unos campos determinados y preparar los
documentos impresos se crean los Informes. Estos se pueden
asociar a los Filtros para imprimir slo la informacin que
necesitemos.
1.
290
Se activa la opcin GeneradorDeInformes del men Herramientas o se

hace clic sobre el botn Presentacin de informe de la barra de
herramientas. En cualquiera de los dos casos, aparece la ventana Nombre del
informe, donde se debe escribir Lista - Cdigo y despus hacer clic sobre el
botn Aceptar.
Actividades guiadas
El GeneradorDeInformes de Works tiene seis fichas que

facilitan la creacin del informe. Para pasar de una ficha a otra
se pueden utilizar los botones Siguiente y Anterior, aunque
tambin se puede activar cada ficha haciendo clic con el ratn
sobre la pestaa que contiene su nombre. Los botones
Terminado y Cancelar sirven para finalizar el proceso,
creando el informe, en el primer caso y sin crearlo, en el
segundo.
291
Actividades guiadas
2.
En la ficha Ttulo que es la primera ficha del GeneradorDeInformes Works

nos ofrece como Ttulo del informe Prctica 5 Bd.wdb - Lista Cdigo, es decir,
nos ha escrito el nombre del archivo, seguido del nombre del informe.
Podemos conservar ese ttulo o borrarlo y escribir el que queramos, en este
caso escribimos, como se pide en el enunciado de la actividad, el ttulo Lista
de los artculos que hay en el almacn, ordenada por el Cdigo. Elegimos el
Tamao 8 para los caracteres y hacemos clic en el botn Siguiente para pasar
a la segunda ficha.
3.
En la segunda ficha del GeneradorDeInformes , es decir en la ficha

Campos, encontramos que est activo el campo Cdigo porque es el primero
de la lista, por lo que basta hacer clic en el botn Agregar para incluirlo en el
informe. Entonces se activa el siguiente campo que es Artculo y como
tambin tenemos que aadirlo al informe, hacemos clic de nuevo en el botn
Agregar; se repite el proceso con los campos Tipo y Precio para que se
incluyan tambin en el informe y despus se activa el campo Proveedor, que se
encuentra al final de la lista, y se pulsa el botn Agregar. Se hace clic en el
botn Siguiente.
292
Actividades guiadas
4.
En la ficha Ordenar del GeneradorDeInformes se despliega el cuadro de

lista Ordenar por, se elige el campo Cdigo y se deja activo el botn
Ascendente. Se hace clic en el botn Siguiente.
5.
En la cuarta ficha del GeneradorDeInformes , que es la ficha Agrupar, no

tenemos que indicar nada, por lo que hacemos clic en el botn Siguiente.
6.
En la ficha Filtro del GeneradorDeInformes se activa [Todos los registros]

y se hace clic en el botn Siguiente.
7.
En la ficha Resumen tampoco tenemos que indicar nada en esta caso, por lo
que hacemos clic en el botn Terminado.
293
Actividades guiadas
Al pulsar el botn Terminado, Works muestra una ventana de

informacin en la que indica que el informe est creado y
ofrece la posibilidad de hacer una Presentacin preliminar,
para ver en la pantalla cmo quedara impreso el informe o
bien Modificar el diseo del informe.
8.
Hacemos clic sobre el botn Presentacin preliminar para ver cmo

quedara el informe si lo imprimiramos en papel.
En la Presentacin preliminar se puede ver que slo se

imprimiran los cinco campos que se han seleccionado y
parece que el informe necesita correcciones, pues el ttulo no
se ve completo y los cinco campos podran caber en la misma
pgina.
El formato que se ve en los datos del informe, es decir, el
color de los caracteres, el estilo, la alineacin y los bordes, es
el mismo que tienen en la Presentacin de lista, pero todo
294
Actividades guiadas
esto se puede modificar en el informe, sin que se modifique

nada del aspecto que tienen en la Presentacin de lista.
9.
Al hacer clic en el botn Cancelar se pasa a la Presentacin de informe,

donde se pueden hacer todas las modificaciones que se quiera.
En la Presentacin de informe se puede ver su estructura de

tabla, con columnas (A, B, C...) y varias filas rotuladas con
distintos nombres.
En las filas Ttulo aparece el ttulo que se ha escrito para el

documento. Este ttulo se puede borrar y tambin se puede
aadir el texto que se desee, por lo que esta fila se puede
utilizar para presentar el documento resultante. Por ejemplo,
explicar el contenido del informe, la finalidad del trabajo,
295
Actividades guiadas
quin lo ha encargado, quin lo ha realizado, la fecha,

etctera. Inicialmente aparecen dos filas de Ttulo, pero se
pueden aadir las que se necesiten. El texto que est escrito en
estas filas slo se imprimir en la primera pgina del informe.
Cuando se crea un informe, Works incluye en las filas

llamadas Encabezados los nombres de los campos que se han
seleccionado, con el fin de identificar los valores de los
registros que van a aparecer ms abajo. Esos nombres se
pueden modificar y tambin se pueden escribir otros textos o
eliminarlos. El contenido de estas lneas se imprimir al
principio de todas las pginas del informe, salvo en la
primera, que aparecern debajo del texto contenido en las
lneas de Ttulo. Estos encabezados son independientes de los
encabezados que se generan con la orden Encabezados y pies
de pgina del men Ver, que tambin existe en el Procesador
de Textos y en la Hoja de Clculo de Works, estos ltimos s
aparecen al principio de todas las pginas del informe.
En la lnea o lneas de Registro aparecen los nombres de los

campos precedidos del signo igual, es decir, hay expresiones
del tipo:
=nombre del campo
Estas expresiones son las que hacen que se impriman los

datos, por ejemplo, la expresin =Cdigo indica a Works que
imprima el contenido del campo Cdigo de todos los registros
que estn activos, que en este caso son todos los de la base de
datos, pero si tenemos asociado un filtro al informe, slo se
imprimirn los datos de los registros seleccionados por ese
filtro.
Cuando se utilizan las fichas Agrupar y Resumen, tambin
aparecen unas filas que se rotulan con Intr, seguido del
nombre del campo, como por ejemplo Intr Tipo, para indicar
el dato por el que se agrupan los registros. Otras filas
denominadas Resum, seguido del nombre del campo, y las
del tipo Resumen pueden contener valores estadsticos y otros
296
Actividades guiadas
comentarios que se imprimiran al final de cada grupo y al

final del informe. Ya se ver con ms detalle qu pueden
contener estas filas cuando se utilicen en los informes de las
prximas actividades.
Todos los caracteres del informe deben ser de color negro. Hay que modificar la
anchura de las columnas para que todos los datos se lean bien y los cinco campos
quepan en la misma pgina de tamao A4, dispuesta en Vertical. Mover el ttulo
hacia la izquierda para que se pueda ver completo en la pgina.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
10.
Se seleccionan todos los elementos del informe, se despliega el men

Formato y se activa la opcin Fuente y estilo y se elige el color Negro.
Tambin se puede elegir Formato en el men contextual y activar la ficha
Fuente para seleccionar el color.
297
Actividades guiadas
11.
Se despliega el men Archivo, se activa la opcin Configurar pgina y la

ficha Tamao y orientacin, en la que se comprueba que est la configuracin
de pgina predeterminada con Tamao de papel A4 (210 x 297 mm) y la
Orientacin Vertical.
12.
Se activa cualquier celda de la columna A, se despliega el men Formato y se

activa la opcin Ancho de columna, se escribe 12 y se hace clic en el botn
Aceptar.
298
Actividades guiadas
13.
Se activa cualquier celda de la columna B, se despliega el men Formato, se

activa la opcin Ancho de columna, se escribe 35 y se hace clic en el botn
Aceptar. Se seleccionan las columnas C y D, se despliega el men Formato,
se activa la opcin Ancho de columna y se hace clic sobre el botn
Estndar; se activa cualquier celda de la columna E, se despliega el men
Formato, se activa la opcin Ancho de columna, se escribe 23 y se hace clic
en el botn Aceptar.
14.
Se activa la celda que contiene el ttulo, que es la celda que est en la columna
C y en la primera fila de Ttulo. Despus se hace clic sobre el botn Cortar,
299
Actividades guiadas
se hace clic en la celda de la columna

Pegar.
de la misma fila y se hace clic en
Eliminar los bordes laterales que hay en el informe y aadir un borde inferior de
puntos para separar los datos de los distintos registros, en los ltimos cuatro
campos.
15.
Se seleccionan las expresiones =Artculo, =Tipo, =Precio, =Proveedor que se

encuentran en la fila Registro, se despliega el men Formato, se activa la
opcin Borde y se va haciendo clic en el cuadro correspondiente a la zona
Izquierda hasta que aparezca sin lnea. Se activa la zona Inferior y en Estilo
de lnea se elige la lnea de puntos que est en la penltima posicin.
Escribir en la primera columna de la fila Resumen el texto:

Informe realizado en el mes de mayo a peticin del Departamento de Ventas.
Aplicar a las dos filas de Ttulo un Alto de fila igual a 15. Aplicar a la fila
Resumen un Alto de fila igual a 40.
300
Actividades guiadas
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
16.
Se hace clic en la celda de la columna A de la fila Resumen y se escribe todo

ese texto.
17.
Se seleccionan las dos filas de Ttulo, se despliega el men Formato, se

activa la opcin Alto de fila y se escribe 15; se hace clic en cualquier celda de
la fila de Resumen, se despliega el men Formato, se activa la opcin Alto
de fila y se escribe 40.
301
Actividades guiadas
Utilizar de nuevo la Vista preliminar para ver el resultado del informe que se ha
creado.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
18.
Se hace clic sobre el botn Vista preliminar y se utilizan los botones de esta
presentacin para ver cmo quedan las dos pginas del informe de cerca y de
lejos, despus se pulsa el botn Cancelar para volver a ver el diseo del
informe.
Se puede comprobar en la Presentacin de lista que los

cambios de formato que se han hecho en el informe no han
afectado al aspecto que tenan los datos en la Presentacin de
lista.
ACTIVIDAD 5.4: Crear un informe, con todos los datos ordenados
por varios criterios, agrupados por un campo y con medidas

estadsticas de cada grupo y de todos los datos
Crear un informe de nombre BD - Tipo, que contenga todos los datos contenidos en
la base de datos, por lo cual debe imprimirse con el papel en posicin Horizontal;
debe tener como ttulo Artculos del almacn clasificados por su tipo. El tamao de
los caracteres del informe debe ser 8.
302
Actividades guiadas
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Se activa la opcin GeneradorDeInformes del men Herramientas, se

escribe BD - Tipo en la ventana Nombre del informe y se hace clic sobre el
botn Aceptar.
2.
En la primera ficha del Generadordeinformes Works nos ofrece como

Ttulo del informe Prctica 5 Bd.wdb - BD Tipo. Como en el informe anterior,
ha escrito el nombre del archivo, seguido del nombre del informe. Borramos
ese ttulo y escribimos Artculos del almacn clasificados por su tipo. Elegimos el
303
Actividades guiadas
Tamao 8, activamos el botn Horizontal y hacemos clic en el botn

Siguiente.
3.
En la segunda ficha del GeneradorDeInformes, es decir en la ficha Campos,

se hace clic en el botn Agregar todos para que aparezcan todos los campos
en el informe y se hace clic sobre el botn Siguiente.
Los registros deben estar ordenados, en primer lugar por su Tipo en sentido
Ascendente, en segundo lugar por el campo Proveedor, tambin en sentido
Ascendente y en tercer lugar por su Precio, en sentido decreciente.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
4.
304

lista Ordenar por, se elige el campo Tipo y se deja activo el botn
Ascendente. Se despliega el cuadro de lista Segundo criterio, se elige el
campo Proveedor y se deja activo el botn Ascendente. Se despliega el cuadro
de lista Tercer criterio, se elige el campo Precio y se activa el botn
Descendente. Se hace clic en el botn Siguiente.
Actividades guiadas
Cuando se utilizan varios criterios para ordenar los datos,

Works ordena los registros aplicando el primer criterio, en
este informe ordena los registros alfabticamente por el
campo Tipo. Si se deja activado el botn Ascendente se
ordenan de la A hasta la Z y en sentido contrario si se activa
Descendente.
En caso de que haya coincidencias al aplicar el primer criterio,
como ocurre en este informe pues hay ms de un artculo de
cada tipo, Works ordena los registros que han coincidido
aplicando el segundo criterio, es decir, por orden alfabtico
del campo Proveedor.
Si se producen coincidencias despus de aplicar los dos
primeros criterios, Works utiliza el tercero para ordenar los
registros coincidentes, por lo que en este informe, los ordena
por el campo Precio, de mayor a menor, puesto que se ha
activado el orden Descendente.
El informe debe presentar los datos agrupados por el campo Tipo, de forma que se
imprima cada grupo en una pgina distinta.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
5.
En la cuarta ficha del GeneradorDeInformes , que es la ficha Agrupar, en la

zona Agrupado por: Tipo se activan las casillas Cuando cambie el
305
Actividades guiadas
contenido, Mostrar ttulo de grupo y Cada grupo en una nueva pgina.

Se hace clic en el botn Siguiente.
Se puede utilizar el botn ? (botn Qu es esto?) que se

encuentra en la esquina superior derecha de la ventana, junto
al botn Cerrar para preguntar a Works cul es la funcin de
cada una de las casillas contenidas en la ventana.
6.

para que el informe presente los datos de todos los registros de la base de
datos y se hace clic en el botn Siguiente.
En cada grupo debe aparecer el nmero de artculos del grupo, el precio mayor, el
precio menor y el valor medio de los precios del grupo. Al final del informe, deben
aparecer todos estos valores estadsticos aplicados a todos los artculos del almacn.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
7.
306
En la ficha Resumen se selecciona el campo Artculo, se activan las casillas

Recuento y Al final de cada grupo; se dejan activas las casillas Mostrar
Actividades guiadas
nombre de resumen y Al final del informe, se activa el botn Bajo cada

columna.
8.
Se selecciona el campo Precio, se activan las casillas Mnimo, Mximo y

Promedio se hace clic en el botn Terminado.
9.
En la ventana de informacin que indica que el informe est creado y ofrece

la posibilidad de ver una Presentacin preliminar o Modificar el diseo del
informe, se hace clic sobre el botn Presentacin preliminar para observar
cmo quedara el informe si lo imprimiramos en papel.
En la Presentacin preliminar se puede ver que el informe

necesita correcciones, pues no caben todos los campos en la
misma pgina.
Configurar la impresin para que quepan todos los campos en la misma pgina, para
lo cual los mrgenes pueden ser los siguientes:
Margen superior: 2 cm
Margen inferior: 2 cm
Margen izquierdo: 3 cm
Margen derecho: 2,5 cm
307
Actividades guiadas
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
10.
Se hace clic en el botn Cancelar de la Presentacin preliminar para pasar

a la Presentacin de informe, donde se pueden hacer todas las
modificaciones necesarias.
11.
Se despliega el men Archivo, se activa la opcin Configurar pgina, en la

ficha Mrgenes se escriben los nuevos valores de los mrgenes y se hace clic
en el botn Aceptar.
308
Actividades guiadas
En la Presentacin de informe se puede ver que adems de

las filas Ttulo, Encabezados, Registro y Resumen,
aparecen las filas de nombre Intr y Resum seguidos del
nombre del campo Tipo, que es el campo por el que se ha
pedido en este informe Agrupar o clasificar los registros.
En la fila Intr Tipo aparece la expresin =Tipo que hace que se
imprima el tipo en cada grupo.
La fila Resum Tipo tiene, para cada grupo, una funcin
similar a la que tiene la fila Resumen para todo el informe, es
decir, en las filas Resum Tipo se pueden incluir textos
explicativos relacionados con los datos del grupo y funciones
que calculen valores estadsticos con dichos datos.
Sustituir los rtulos de los valores estadsticos, escribiendo N de artculos, en lugar de

CONTAR:, Precio medio en lugar de PROMEDIO:, Precio menor en lugar de MIN: y Precio mayor
en lugar de MAX:. Alinear a la izquierda el rtulo N de artculos y la expresin
=CONTAR(Artculos).
309
Actividades guiadas
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
12.
Se activa una de las celdas que contienen el rtulo CONTAR:, se escribe N de

artculos y se pulsa la tecla ENTRADA o se hace clic en el botn Introducir. Con
la misma celda activa, se hace clic en el botn Copiar de la barra de
herramientas, se activa la otra celda que contiene el rtulo CONTAR y se hace
clic en el botn Copiar.
13.
Se activa una de las celdas que contienen el rtulo PROMEDIO:, se escribe Precio
medio y se pulsa la tecla ENTRADA o se hace clic en el botn Introducir. Con la
misma celda activa, se hace clic en el botn Copiar de la barra de
herramientas, se activa la otra celda que contiene el rtulo PROMEDIO: y se hace
clic en el botn Copiar. De manera anloga se modifican los otros dos
rtulos.
14.
Se selecciona el rtulo N de artculos y la expresin =CONTAR(Artculos) que estn

en las filas Resum Tipo y el rtulo N de artculos y la expresin
=CONTAR(Artculos) que estn en las filas Resumen, se despliega el men
Formato, se elige Alineacin y se activa Izquierda.
310
Actividades guiadas
estilo Negrita y alineacin Centrada en la seleccin de las celdas que van desde la
columna A hasta la J de esa fila, aplicar tambin alineacin Centro en Vertical.
Asignar el valor 20 al Alto de fila de la primera fila de Ttulo.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
15.
Se activa la celda de la columna C de la primera fila de Ttulo, se hace clic en

el botn Cortar de la barra de herramientas, se activa la celda de la columna
A de la misma fila y se hace clic en el botn Pegar.
16.
En la primera fila de Ttulo se seleccionan las celdas que hay desde la A hasta
la J, se despliega el men Formato, se elige Alineacin, se activan los
botones Centrada en la seleccin y Centro. En la ficha Fuente se elige el
311
Actividades guiadas
color Gris, el tamao 14 y se activa la casilla Negrita. Finalmente se hace clic

en el botn Aceptar.
17.
Activando cualquier celda de la primera fila del Ttulo se despliega el men

Formato, se elige Alto de fila, se escribe 20 y se hace clic en el botn
Aceptar.
Eliminar la tercera columna, en la que se repite el valor del campo Tipo. Insertar una
columna al principio del informe para insertar en su fila Intr Tipo la expresin
necesaria para que aparezca el tipo de los artculos y en su primera fila de
Encabezados el rtulo del campo Tipo, con el formato del resto de los nombres de
los campos.
312
Actividades guiadas
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
18.
Se activa cualquier celda de la tercera columna y se activa la opcin Eliminar

columna del men Insertar o del men contextual.
19.
Se hace clic con el botn secundario del ratn sobre cualquier celda de la
primera columna y se activa Insertar columna. Se activa la celda que est en
la fila Intr Tipo de la columna B, se hace clic sobre Cortar, se activa la celda
que est en la fila Intr Tipo de la columna A, se hace clic sobre Pegar.
313
Actividades guiadas
20.
Se activa la celda que est en la primera fila de Encabezados de la columna

A, se activa Nombre de campo en el men Insertar o en el men contextual
y se elige el campo Tipo. Se hace clic en el botn Negrita y en el botn
Cursiva, se despliega el men Formato y en Alineacin se elige Centrada
en Horizontal.

......................................................................................Resolucin ............................................................................................
21.
314
Se hace clic sobre el botn Vista preliminar de la barra de herramientas. Se

utilizan los botones Siguiente, Anterior, Zoom para aumentar y Zoom
para reducir para ver cmo quedara el informe si lo imprimiramos en
papel.
Actividades guiadas
Modificar la anchura de las columnas para que quepan todos los campos en la
misma pgina y se vean bien los datos.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
22.
Con la opcin Ancho de columna del men Formato se modifica la anchura

de las columnas A, B, C, D, E, F, G, H, I y J para que midan 10, 10, 35, 10, 5, 12,
7, 7, 16 y 22, respectivamente.
ACTIVIDAD 5.5: Crear un informe, con todos los datos ordenados y
agrupados por varios criterios

Crear un informe de nombre Proveedor-Tipo, que contenga todos los datos
contenidos en los campos Proveedor, Tipo, Artculo y Cdigo. Debe imprimirse con el
papel colocado en Vertical. Debe tener como ttulo Artculos del almacn agrupados
por proveedor y tipo; el tamao de los caracteres del informe debe ser 8.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.

escribe Proveedor-Tipo en la ventana Nombre del informe y se hace clic sobre
el botn Aceptar.
315
Actividades guiadas
2.
En la primera ficha del GeneradorDeInformes Works nos ofrece como

Ttulo del informe Prctica 5 Bd.wdb - Proveedor-Tipo. Borramos ese ttulo y
escribimos Artculos del almacn agrupados por proveedor y tipo. Elegimos el
Tamao 8, dejamos activo el botn Vertical y hacemos clic en el botn
Siguiente.
3.

se selecciona el campo Proveedor y se hace clic sobre el botn Agregar. Se
316
Actividades guiadas
selecciona el campo Tipo y se hace clic sobre Agregar; se selecciona el

campo Artculo y se hace clic sobre Agregar. Se selecciona el campo Cdigo y
se hace clic sobre Agregar. Se hace clic sobre el botn Siguiente.
Los registros deben estar ordenados, en primer lugar por su Proveedor, en segundo
lugar por el campo Tipo y en tercer lugar por su nombre, que est contenido en el
campo Artculo. Los tres criterios se aplican en sentido Ascendente.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
4.

lista Ordenar por, se elige el campo Proveedor y se deja activo el botn
campo Tipo y se deja activo el botn Ascendente. Se despliega el cuadro de
lista Tercer criterio, se elige el campo Artculo y tambin se deja activado el
botn Ascendente. Se hace clic en el botn Siguiente.
El informe debe presentar los datos agrupados en primer lugar por el campo
Proveedor y en segundo lugar por el campo Tipo.
317
Actividades guiadas
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
5.
En la zona Agrupado por: Proveedor de la cuarta ficha del

GeneradorDeInformes, que es la ficha Agrupar, se activa la casilla Cuando
cambie el contenido. En la zona Agrupado por: Tipo se activa la casilla
Cuando cambie el contenido. Se hace clic en el botn Siguiente
6.

y se hace clic en el botn Siguiente.
No debe aparecer ningn valor estadstico de los datos.

......................................................................................Resolucin ............................................................................................
7.
318
En la ficha Resumen se hace clic en el botn Terminado.
8.
Actividades guiadas
En la ventana de informacin que indica que el informe est creado y ofrece

la posibilidad de ver una Presentacin preliminar o Modificar el diseo del
informe, se hace clic sobre el botn Presentacin preliminar para ver cmo
quedara el informe si lo imprimiramos en papel.
En la Presentacin preliminar se observa que el nombre del

Proveedor y el Tipo aparecen como rtulos o cabeceras de
cada grupo, pero adems se repite en todos los registros de
forma innecesaria. Por ello, conviene eliminar las expresiones
que producen estas repeticiones.
Mover la expresin que hay en la celda que est en la columna A y en la fila

Registro a la celda que est en la misma columna y en la fila Intr Proveedor.
Mover la expresin que hay en la celda que est en la columna B y en la fila
Registro a la celda que est en la misma columna y en la fila Intr Tipo.
319
Actividades guiadas
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
9.
Se hace clic en el botn Cancelar de la Presentacin preliminar con lo que

se pasa a la Presentacin de informe, para hacer todas las modificaciones
necesarias.
10.
Se activa la celda que est en la columna A y en la fila Registro, que contiene

la expresin =Proveedor, se hace clic en el botn Cortar de la barra de
herramientas, se activa la celda que est en la misma columna y en la fila Intr
Proveedor y se hace clic sobre el botn Pegar.
11.
Se activa la celda que est en la columna B y en la fila Registro, que contiene

la expresin =Tipo, se hace clic en el botn Cortar de la barra de herramientas,
se activa la celda que est en la misma columna y en la fila Intr Tipo y se
hace clic sobre el botn Pegar.
320
Actividades guiadas
Eliminar los bordes verticales y aplicar a la parte Superior y a la parte Inferior de

las celdas de las columnas B, C y D de la fila Intr Tipo un borde de lnea fina, de
color Gris claro.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
12.
Se activa la celda de la columna C y de la fila Registro y se activa la opcin

Borde del men Formato. Se hace clic tres veces sobre el cuadro Izquierda,
hasta que quede en blanco.
13.
Se seleccionan las celdas de las columnas B, C y D de la fila Intr Tipo y se

activa la opcin Borde del men Formato. Se hace clic sobre el cuadro
Superior, se elige el color Gris claro y se hace clic sobre el cuadro Inferior
y sobre el botn Aceptar.
321
Actividades guiadas
estilo Negrita, alineacin Centrada en la seleccin de las celdas que van desde la
columna A hasta la J de esa misma fila y alineacin Centro en Vertical.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
14.
Se activa la celda de la columna C de la primera fila de Ttulo, se hace clic en

15.
la D, se despliega el men Formato, se elige Alineacin, se activan los
color Gris, el tamao 12 y se activa la casilla Negrita. Finalmente se hace clic
en el botn Aceptar.
Aplicar a la celda que contiene la expresin =Proveedor, que es la celda de la columna

A y la fila Intr Proveedor, tamao 6, color Rojo oscuro, alineacin Centrada,
borde Gris de grosor mediano en todo el contorno y sombreado del 20% de color
Gris claro sobre fondo Blanco.
322
Actividades guiadas
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
16.
Se hace clic sobre la celda de la columna A y la fila Intr Proveedor con el

botn secundario del ratn y se activa la opcin Formato. En la ficha
Alineacin se activa el botn Centrada. En la ficha Fuente se elige el
tamao 6 y el color Rojo oscuro. En la ficha Borde se elige el borde de
grosor mediano, de color Gris en el Contorno y en la ficha Sombreado se
elige el Diseo del 20% con color Gris claro de Primer plano sobre Fondo
de color Blanco. Se hace clic sobre el botn Aceptar.
Modificar el formato de los Nombres de campo para que los caracteres sean de
color Gris, sin Subrayado.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
17.
Se seleccionan las celdas de las columnas A, B, C y D de la primera fila de

Encabezados, que contiene los Nombres de campo, se activa la opcin
Fuente y estilo del men Formato; se elige el color Gris y se desactiva la
casilla de Subrayado. Se hace clic en el botn Aceptar.
Observar en la pantalla cmo quedara el informe impreso en papel y ajustar el

ancho de las columnas para que se vean bien todos los datos.
323
Actividades guiadas
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
18.
Se hace clic sobre el botn Vista preliminar de la barra de herramientas. Se

papel.
19.
Con la opcin Ancho de columna del men Formato se modifica la anchura

de las columnas A, B, C y D para que midan 22, 12, 37 y 10, respectivamente.
ACTIVIDAD 5.6: Crear un informe asociado a un filtro
Crear un informe de nombre Ordenadores, que contenga los campos Tipo, Cdigo
Artculo, Precio y Proveedor, que se imprima con el papel colocado en Vertical. Debe
tener como ttulo Ordenadores fijos y porttiles. El tamao de los caracteres del
informe debe ser 10.
324
Actividades guiadas
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.

escribe Ordenadores en la ventana Nombre del informe y se hace clic sobre el
botn Aceptar.
2.
En la primera ficha del GeneradorDeInformes Works nos ofrece como

Ttulo del informe Prctica 5 Bd.wdb Ordenadores. Borramos ese ttulo y
escribimos Ordenadores fijos y porttiles. Dejamos activo el botn Vertical y el
Tamao 10. Hacemos clic en el botn Siguiente.
3.

se van seleccionando los campos Tipo, Cdigo Artculo, Precio y Proveedor y se
va haciendo clic sobre el botn Agregar, para incluir en el informe dichos
campos. Se hace clic sobre el botn Siguiente.
Los registros deben estar ordenados, en primer lugar por su Tipo, en segundo lugar
por el campo Artculo, ambos criterios se aplican en sentido Ascendente.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
4.

lista Ordenar por, se elige el campo Tipo y se deja activo el botn
campo Artculo y se deja activo el botn Ascendente. Se hace clic en el botn
Siguiente.
El informe debe presentar los datos agrupados por el campo Tipo.

......................................................................................Resolucin ............................................................................................
5.
En la zona Agrupado por: Tipo de la cuarta ficha del GeneradorDeInformes,

que es la ficha Agrupar, se activan las casillas Cuando cambie el contenido,
Mostrar ttulo de grupo y Cada grupo en una nueva pgina. Se hace clic
en el botn Siguiente.
325
Actividades guiadas
Slo deben aparecer los registros cuyo Tipo es Ordenador o Porttil.

......................................................................................Resolucin ............................................................................................
6.
En la ficha Filtro del GeneradorDeInformes se activa el Filtro de nombre

Ordenador-Port y se hace clic en el botn Siguiente.
Debe aparecer el nmero de artculos de cada uno de los grupos.

......................................................................................Resolucin ............................................................................................
326
Actividades guiadas
7.
En la ficha Resumen se elige el campo Artculo y se activan la casillas

Recuento y Al final de cada grupo. Se desactiva la casilla Al final del
informe. Se hace clic en el botn Terminado.
8.
En la ventana de informacin que indica que el informe est creado se hace

clic sobre el botn Presentacin preliminar para ver cmo quedara el
informe si lo imprimiramos en papel.
En la Presentacin preliminar se observa que no caben

todos los campos en la misma pgina; el ttulo no est
completo; el nmero de artculos est muy separado de su
rtulo; el Tipo aparece como rtulo o cabecera de cada grupo,
pero adems se repite en todos los registros de forma
innecesaria. Por ello conviene eliminar las expresiones que
producen estas repeticiones y mejorar el aspecto del informe.
Eliminar la expresin de la fila Registro que hace que se repita el Tipo.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
9.
Se hace clic en el botn Cancelar de la Presentacin preliminar con lo que

se pasa a la Presentacin de informe para hacer todas las modificaciones
necesarias.
327
Actividades guiadas
10.
Se activa la celda de la columna A de la fila Registro, que contiene la

expresin =Tipo, y se elige Borrar en el men contextual o se pulsa la tecla
Supr.
Insertar una fila Intr Tipo delante de la fila Registro. Trasladar los nombres de
campo Cdigo, Artculo, Precio y Proveedor, que se encuentran en la fila Encabezados, a
la fila nueva Intr Tipo, empezando en la columna A y aplicarles tamao 8 y estilo
Cursiva.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
11.
Se activa cualquier celda de la fila Registro y se activa la opcin Insertar fila

del men Insertar o del men contextual, se elige el tipo de fila Intr Tipo y
se hace clic sobre el botn Insertar.
12.
Se seleccionan las celdas de las columnas B, C, D y E de la fila Encabezados y

se elige el tamao 8, se hace clic sobre el botn Cursiva y se hace clic sobre
el botn Cortar de la barra de herramientas. Finalmente se activa la celda que
est en la columna A y en la nueva fila Intr Tipo y se hace clic en el botn
Pegar.
328
Actividades guiadas
Trasladar las expresiones =Cdigo, =Artculo, =Precio, =Proveedor, que estn en la fila
Registro, una celda a la izquierda, para que empiecen en la columna A.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
13.
Se seleccionan las celdas de las columnas B, C, D y E de la fila Registro y se

hace clic sobre el botn Cortar de la barra de herramientas. Se activa la celda
que est en la columna A y en la misma fila Registro, se hace clic en el botn
Pegar.
Eliminar las dos filas de Encabezados y trasladar el ttulo del informe a la columna
A, aplicarle color Rojo oscuro, estilo Negrita, alineacin Centrada en la seleccin
de las celdas que van desde la columna A hasta la D de esa misma fila, alineacin
centrada en Vertical, un borde Rojo oscuro fino en el Contorno de la seleccin y
un sombreado del 20% en Gris claro sobre fondo Blanco. Aplicar a la fila del ttulo
un Alto de fila de 60.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
14.
Se seleccionan las dos filas de Encabezados y se activa la opcin Eliminar

fila del men Insertar o del men contextual.
15.
Se activa la celda de la columna D de la primera fila de Ttulo, se hace clic en

329
Actividades guiadas
16.
la D. Se despliega el men Formato y se elige Alineacin, se activan los
color Rojo oscuro y se activa la casilla Negrita. En la ficha Borde se elige el
color Rojo oscuro y se aplica el estilo de lnea ms fino en el Contorno de la
seleccin En la ficha Sombreado se elige el Diseo del 20% en Gris claro
sobre fondo Blanco. Se hace clic en el botn Aceptar.
17.
Con la primera fila Ttulo activa, se despliega el men Formato y en la

ventana Alto de fila se escribe 60.
Modificar la anchura de las columnas para que se vean bien todos los datos del
informe. Aumentar la altura de la fila Registro hasta 20 para separar los datos.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
18.
330
Para que se vean bien todos los datos se puede aplicar a las columnas A, B, C y
D anchura de 10, 35, 12 y 18, respectivamente, por medio de la opcin Ancho
de columna del men Formato.
19.
Actividades guiadas
Se activa cualquier celda de la fila Registro y se le aplica Alto de fila de

con la opcin del men Formato.
20
Eliminar todos los bordes que hay en el informe.

......................................................................................Resolucin ............................................................................................
20.
Se seleccionan las celdas de las columnas A, B, C, D y E que estn en las dos

filas Intr Tipo, en la fila Registro y en la siguiente que es Resum Tipo. Se
despliega el men Formato, se activa la opcin Borde y se hace clic dos
veces sobre los cuadros Superior, Inferior e Izquierda para eliminar esos
bordes.
Trasladar el rtulo RECUENTO DE Artculo: a la columna B, sustituirlo por N de

artculos y alinearlo a la derecha. Trasladar la expresin =CONTAR(Artculo) a la
columna C y aumentar el Alto de fila a 50.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
21.
Se activa la celda que contiene el rtulo RECUENTO DE Artculo: se hace

clic sobre el botn Cortar, se activa la celda que est en la misma fila y en la
331
Actividades guiadas
columna B y se hace clic sobre Pegar. Con la misma celda activa se sustituye
el rtulo por N de artculos, se activa Derecha en Alineacin.
22.
Se activa la celda que contiene la expresin =CONTAR(Artculo), se hace clic

sobre el botn Cortar, se activa la celda que est en la misma fila y en la
columna C y se hace clic sobre Pegar.
23.
Estando activa cualquier celda de la misma fila se elige Alto de fila en el

men Formato y se escribe 50.
332
Actividades guiadas
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
24.
Se hace clic sobre el botn Vista preliminar de la barra de herramientas, se

papel. Cuando se ha terminado de ver la presentacin en la pantalla del
informe, se hace clic sobre el botn Cancelar.
ACTIVIDAD 5.7: Duplicar un informe
Hacer una copia del informe Lista - Cdigo, llamando Pedidos al nuevo informe.
333
Actividades guiadas
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Se despliega el men Herramientas, se activa la opcin Duplicar informe,

se selecciona el informe Lista Cdigo. En el cuadro Escriba un nombre se
escribe Pedidos y se hace clic sobre el botn Duplicar y sobre el botn
Aceptar.
ACTIVIDAD 5.8: Modificar un informe
Modificar el informe Pedidos, cambiando su ttulo por Pedidos pendientes.

......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
334
Se despliega el men Ver, se activa la opcin Informe, se elige el informe

Pedidos y se hace clic sobre el botn Modificar.
Actividades guiadas
Una vez que se ha pasado a la Presentacin de lista o a la

Presentacin de formulario, si hacemos clic sobre el botn
Presentacin de informe obtenemos el diseo del ltimo
informe que haya estado activo, pero si deseamos modificar o
ver otro informe distinto, debemos utilizar la opcin Informe,
que se encuentra en el men Ver y que nos ofrece la lista de
todos los informes que se han creado, para que elijamos el que
queramos ver.
De la misma manera, si se ha cerrado el archivo y se vuelve a
abrir, se debe recurrir a la opcin Informe del men Ver para
obtener el informe deseado.
2.
Se escribe el nuevo ttulo:

anterior.
Pedidos pendientes
en la misma celda que el
Ordenar los registros por Tipo y por Proveedor. Agrupar los registros por Tipo.
Asociar el informe al filtro Pedidos.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
335
Actividades guiadas
3.
Se despliega el men Herramientas, se activa la opcin Orden de informe,

en el cuadro Ordenar por se elige el nombre del campo Tipo. En el cuadro
Segundo criterio se elige Proveedor, se hace clic sobre el botn Siguiente o
sobre la ficha Agrupar.
4.
En la zona Agrupado por: Tipo se activa la casilla Cuando cambie el

contenido, se hace clic sobre el botn Siguiente o sobre la ficha Filtro.
5.
Se selecciona el filtro de nombre

Terminado.
Pedido
y se hace clic sobre el botn
Desplazar la expresin que muestra el contenido del campo Tipo a la primera

columna de la fila Intr Tipo y eliminar la columna C. Aadir los campos Pedido y
Fecha de pedido con sus rtulos correspondientes.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
6.
Se activa la celda que est en la columna C y en la fila Registro, se hace clic

en el botn Cortar, se activa la celda de la columna A y la fila Intr Tipo, se
hace clic en el botn Pegar.
7.
Se activa cualquier celda de la columna C, se despliega el men Insertar y se

activa Eliminar columna.
336
Actividades guiadas
8.
Se activa la celda que est en la columna E y en la primera fila de

Encabezados, se despliega el men Insertar, se activa la opcin Nombre de
campo, se elige el campo Pedido y se hace clic sobre el botn Insertar.
9.
Se activa la celda que est en la columna F y en la primera fila de

Encabezados, se despliega el men Insertar, se activa la opcin Nombre de
campo, se elige el campo Fecha de pedido y se hace clic sobre el botn
Insertar.
10.
Se seleccionan las dos celdas que contienen los nombres de campo que
acabamos de insertar, se hace clic sobre los botones Negrita y Subrayado de
la barra de herramientas, se despliega el men Formato, se activa
Alineacin, se elige Centrada y se pulsa Aceptar.
11.
Se activa la celda que est en la columna E y en la fila Registro, se despliega

el men Insertar, se activa la opcin Entrada de campo, se elige el campo
Pedido y se hace clic sobre el botn Insertar.
12.
Se activa la celda que est en la columna F y en la fila de Registro, se

despliega el men Insertar, se activa la opcin Entrada de campo, se elige
el campo Fecha de pedido y se hace clic sobre el botn Insertar.
Aadir las expresiones necesarias para que se calculen, al final de cada grupo, el
nmero de artculos pedidos y el nmero de unidades pedidas de ese grupo. Aadir
tambin las expresiones que calculen, al final del informe, el nmero total de
artculos pedidos y el nmero total de unidades pedidas.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
13.
Se activa cualquier celda de la fila Resum Tipo, se despliega el men

Insertar, se activa la opcin Insertar fila, se elige el tipo de fila Resum Tipo
y se hace clic sobre el botn Insertar. Se repite la operacin para insertar otra
fila del mismo tipo.
337
Actividades guiadas
14.
Se activa la celda que est en la columna D y en la segunda fila Resum Tipo y

se escribe N de artculos pedidos:.
15.
Se activa la celda que est en la columna D y en la tercera fila Resum Tipo y

se escribe Unidades pedidas:.
16.
Se seleccionan las dos celdas que contienen los rtulos que acabamos de
insertar. Se hace clic sobre el botn Negrita, se despliega el men Formato,
se activa Alineacin, se elige Derecha y se pulsa Aceptar.
17.
Se activa la celda que est en la columna E y en la segunda fila Resum Tipo,

se despliega el men Insertar, se activa la opcin Resumen de campo, se
elige el campo Artculo, se activa el botn de la funcin CONTAR y se hace clic
sobre el botn Insertar.
338
Actividades guiadas
Con las operaciones que se han hecho en el paso anterior ha

aparecido en la celda que est en la columna E y en la segunda
fila Resum Tipo la expresin =CONTAR(Artculo). Esta
expresin hace que se imprima en el informe el nmero de
artculos de cada tipo de los que se ha hecho un pedido.
18.
Se activa la celda que est en la columna E y en la tercera fila Resum Tipo, se

despliega el men Insertar, se activa la opcin Resumen de campo, se elige
el campo Pedido, se deja activo el botn de la funcin SUMA y se hace clic
sobre el botn Insertar.
Como resultado del paso anterior se ha escrito en la celda que

est en la columna E y en la tercera fila Resum Tipo la
expresin =SUMA(Pedido). Esta expresin hace que se imprima
en el informe el nmero de unidades de los artculos de cada
tipo que se han pedido.
19.
Se seleccionan las dos celdas que contienen las funciones que acabamos de
insertar y se hace clic sobre el botn Negrita.
20.
Se seleccionan las cuatro celdas de las columnas D y E, de las filas Resum

Tipo, se hace clic sobre el botn Copiar, se activa la celda que est en la
columna D y en la fila Resumen y se hace clic en Pegar.
339
Actividades guiadas
21.
Se modifican los rtulos que se acaba de pegar, sustituyndolos por

artculos pedidos: y Total de unidades pedidas:
Total de

......................................................................................Resolucin ............................................................................................
22.
Se hace clic sobre el botn Vista preliminar de la barra de herramientas, se

papel.
En la Vista preliminar se puede ver que las expresiones

=CONTAR(Artculo) y =SUMA(Pedido) producen distintos
resultados cuando se encuentran en la fila Resum Tipo y
cuando se encuentran en la fila Resumen. En el primer caso
utilizan los datos de los registros de cada uno de los tipos de
artculo y, en el segundo, utilizan todos los datos de los
registros del informe, que son los seleccionados por el filtro
asociado al informe.
Modificar la anchura de las columnas y los mrgenes para que se vean bien todos
los datos en una pgina.
340
Actividades guiadas
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
23.
Para que se vean bien todos los datos en una pgina solamente se puede
ajustar la anchura de las columnas A, B, C, D, E y F a 10, 35, 10, 21, 8 y 17
respectivamente. Los mrgenes izquierdo y derecho pueden valer 2,5 y 2
respectivamente.
ACTIVIDAD 5.9: Cambiar el nombre de un informe
Cambiar el nombre del informe BD Tipo para que se llame solamente Tipo.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
24.
Se despliega el men Herramientas, se activa la opcin Cambiar el nombre

del informe, se selecciona el informe BD Tipo. En el cuadro Escriba un
341
Actividades guiadas
nombre se escribe Tipo y se hace clic sobre el botn Cambiar nombre y

ACTIVIDAD 5.10: Eliminar un informe
Hacer un duplicado del informe Tipo que se llame Tipo2. Eliminar el informe Tipo2.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Se despliega el men Herramientas, se activa la opcin Duplicar informe,

se selecciona el informe Tipo. En el cuadro Escriba un nombre se escribe
Tipo2 y se hace clic sobre el botn Duplicar y sobre el botn Aceptar.
2.
Se despliega el men Herramientas, se activa la opcin Eliminar informe,

se selecciona el informe Tipo2 y se hace clic sobre el botn Eliminar y sobre
el botn Aceptar. Cuando Works pregunta si deseamos eliminar el informe y
nos avisa que la operacin no podr deshacerse, contestamos pulsando el
botn Aceptar.
ACTIVIDAD 5.11: Crear encabezados y pies de pgina
Crear un encabezado y un pie de pgina para el informe Proveedor-Tipo. En el

encabezado se deben insertar los cdigos que hagan que se imprima el nombre del
archivo a la izquierda, en el centro debe imprimirse la fecha con el formato corto y a
la derecha debe ir la hora. En el pie hay que insertar el cdigo necesario para que se
imprima el nmero de pgina, en el centro.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
Como ocurre en los documentos del Procesador de Textos, en

los informes de la base de datos se puede aadir un
encabezado y un pie de pgina que se imprimirn en todas las
pginas, al comienzo y al final respectivamente, salvo en la
primera pgina si se activan las casillas correspondientes.
342
1.
Actividades guiadas
Se activa el informe Proveedor-Tipo, se despliega el men Ver, se elige la

opcin Encabezados y pies de pgina. En el encabezado se escriben los
cdigos &i Archivo: &a &eFecha: &f &d Hora: &h; en el pie se escribe
&dPgina &p.
Utilizar la Vista preliminar para ver cmo se imprimira el encabezado y el pie de

pgina.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
Al observar la Vista preliminar se puede comprobar que los

cdigos que se han escrito sirven para indicar a Works qu
debe escribir, cuando se imprima el informe. El significado de
estos cdigos es el siguiente:
&a indica el nombre del archivo
&f simboliza la fecha en formato corto
&l la fecha en formato largo
&h la hora
&p el nmero de cada una de las pginas del informe
El resto de los cdigos sirve para indicar la alineacin que se
aplica al cdigo o al texto al que precede:
&i alinear a la izquierda
&e alinear al centro
&d alinear a la derecha
Estos cdigos deben escribirse antes del texto o cdigo al que
se quiere aplicar la alineacin. Si no se indica tipo de
alineacin, Works aplica alineacin centrada.
343
Actividades guiadas
Por ejemplo, si escribimos &e&l&d&a Works imprimir en

el centro la fecha con formato largo, es decir, 23 de julio de 2002
y a la derecha escribir el nombre del archivo.
Como se ha visto en el paso anterior se pueden escribir o
intercalar entre los cdigos textos como Pgina, Nombre de
archivo o el texto que se desee.
En este momento cualquiera puede pensar que es ms fcil
escribir la fecha, el nombre del archivo o el nmero de pagina
directamente, pero la diferencia entre hacerlo as o escribir los
cdigos est en que, si utilizamos los cdigos, Works
actualizar estos valores y, por ejemplo, con &l si se
imprimiese el informe el 13 de enero de 2003, Works pondra esta
fecha, si se imprimiese al da siguiente Works pondra 14 de
enero de 2003 y si se imprimiese al mes siguiente imprimira 14
de febrero de 2003.
ACTIVIDAD 5.12: Imprimir los informes
Imprimir el informe Lista Cdigo completo.

......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Se activa el informe Lista Cdigo con la opcin Informe del men Ver.
Antes de imprimir un informe conviene guardar el archivo,

por si se produce algn error en la impresin que interrumpa
el buen funcionamiento del programa. Adems se deben hacer
varias comprobaciones. En primer lugar hay que comprobar si
la impresora est conectada y si est seleccionado el modelo
de impresora que se va a utilizar, lo cual se puede ver en la
ventana de la opcin Imprimir que se encuentra en el men
Archivo.
Conviene tambin observar la ventana de Configurar pgina
que se encuentra en el mismo men para ver si todos los
mrgenes, el tamao del papel y el resto de las opciones estn
bien configuradas.
344
Actividades guiadas
Por ltimo, se debe comprobar si la presentacin del informe

es correcta, es decir, si se ven bien todos los datos, si los
cortes de pgina son adecuados, etctera, para lo cual se puede
utilizar la Vista Preliminar.
2.
Se hacen las comprobaciones que se acaban de indicar, mirando la Vista

preliminar y la ventana Configurar pgina e Imprimir del men Archivo.
Se hacen las modificaciones necesarias y cuando todo est correcto se activa
la opcin Imprimir. Se comprueba que est activo el botn Todas y se hace
clic sobre el botn Aceptar.
Imprimir dos copias de la pgina 3 del informe Tipo.

......................................................................................Resolucin ............................................................................................
3.
Se activa el informe Tipo con la opcin Informe del men Ver.
4.
Se hacen las comprobaciones y las modificaciones necesarias y cuando todo

est correcto se activa la opcin Imprimir del men Archivo. Se aumenta el
valor del cuadro Nmero de copias para que contenga un 2. Se activa el
botn Pgina y se escribe un 3 en el cuadro de: y otro 3 en el cuadro hasta:.
Se hace clic sobre el botn Aceptar.
La orden Imprimir, del men Archivo, abre la ventana

Imprimir en la que, como acabamos de ver, se puede indicar
cuntas copias del informe se desea obtener y las pginas que
se quiere imprimir. Cuando se utiliza el botn Imprimir de la
barra de herramientas estndar se lanza el informe completo a
la impresora y no se abre dicha ventana, por lo que no se
puede hacer ninguna de las indicaciones anteriores.
Imprimir las pginas 2, 3 y 4 del informe ProveedorTipo.
345
Actividades guiadas
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
5.
Se activa el informe Proveedor-Tipo con la opcin Informe del men Ver.
6.
Se hacen las comprobaciones y las modificaciones necesarias y cuando todo

est correcto se activa la opcin Imprimir del men Archivo. Se activa el
botn Pgina y se escribe un 2 en el cuadro de: y un 4 en el cuadro hasta:, se
hace clic sobre el botn Aceptar.

el programa.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.

Cuando se almacena el archivo de base de datos en el disco se

guardan tambin todos los informes que se han creado. Para
comprobarlo, basta abrir de nuevo el archivo Prctica 5 BD y
en la opcin Informe, que se encuentra en el men Ver, tanto
en la Presentacin de lista como en la Presentacin de
formulario, podemos ver la lista de todos los informes
creados, que, como en el caso de los filtros, el mximo de
informes que se pueden crear es ocho.
346
CREACIN
DE UNA BASE DE DATOS
PRCTICA 6
Prctica 6 Creacin
INTRODUCCIN
Durante muchos aos la creacin de bases de datos ha sido responsabilidad de los
profesionales de la informtica que tenan que traducir las necesidades de los
clientes en estructuras de datos y en programas que permitieran su tratamiento. Con
la aparicin de los gestores de bases de datos, como Works, los propios usuarios
pueden crear sus bases de datos, ya que estos programas ofrecen muchas
herramientas y facilidades para realizar el diseo, la modificacin de su estructura
en caso necesario, y el tratamiento y gestin de los datos, como se ha visto en las
prcticas anteriores.
No obstante, hay que tener en cuenta que la creacin de una base de datos puede
resultar una tarea compleja, tanto ms cuanto mayor sea la diversidad de los datos y
las relaciones entre ellos. Por ello conviene adoptar algunos criterios que faciliten el
trabajo y sistematicen el proceso.
Es importante hacer un buen diseo para que la base de datos tenga utilidad.
Cuando el diseo no es bueno, la gestin de la informacin ser difcil, se
producirn muchos errores o habr que dedicar mucho tiempo a su depuracin o
modificacin. Se debe tener en cuenta que el diseo se realiza una vez, pero cuando
se ha creado la base de datos la gestin suele ser una tarea que hay que hacer a
diario o incluso constantemente; as que parece aconsejable tomar precauciones
para que ningn fallo del diseo repercuta negativamente en nuestro trabajo diario.
Objetivos
En esta prctica se aprende a disear y crear una base de datos, definiendo sus
campos e introduciendo sus datos, para lo cual se copian los datos de otros
archivos de base de datos, se introducen directamente con el teclado o con la
ayuda de la opcin Llenar hacia abajo y se escriben las frmulas que generan
los datos automticamente.
Adems se repasan las operaciones que se pueden realizar con los archivos:
abrir, cerrar, guardar y guardar como.
Se vuelven a utilizar las opciones relativas al formato de los campos, tanto de la
Presentacin de lista, como del Diseo del formulario.
349
Introduccin
Prctica 6 Creacin
Tambin se utilizan las dos herramientas fundamentales de las aplicaciones de

base de datos, que permiten seleccionar y organizar la informacin de la base de
datos de distintas maneras, que son los informes y los filtros.
Contenidos

Marcar registros.
Mostrar registros marcados.
Desmarcar todos los registros.
Forzar a la cuadrcula.
Opciones.
350
Prctica 6 Creacin
PROYECTO
Presentacin
En esta prctica se pretende que se utilicen la mayor parte de las opciones del gestor
de base de datos, con las que se ha trabajado en las prcticas anteriores para
construir una nueva base de datos.
Proyecto
En esta prctica el proyecto consiste en crear la base de datos que tenga las
caractersticas que se ven en el archivo Prctica 6 BD.htm.
Para construir la tabla de datos hay que aprovechar los datos del archivo
Datos P6.wdb, otros datos hay que introducirlos por teclado y algunos se consiguen
escribiendo formulas. Hay que disear la Presentacin de lista y la de formulario.
Hay que crear un Filtro y un Informe como se indica: Crear el filtro de nombre
Bonifica > 300 para seleccionar los registros en los que la Bonificacin sea mayor
que 300 y aplicarlo al informe.
Como resultado de todas las operaciones se debe obtener un archivo denominado
Prctica 6 BD.wdb
contenidos de esta prctica, consiste en tratar de crear la base de datos sin ninguna
conveniente.
351
Proyecto
Prctica 6 Creacin
Ayuda
continuacin.
En la seccin Propuesta de actividades se plantea una posible secuencia de
actividades que permiten alcanzar los objetivos de esta prctica.
Actividades guiadas
En Actividades guiadas se explica detalladamente los pasos que hay que dar para
En las Actividades complementarias, se propone revisar las opciones de
configuracin del programa que se encuentran en Opciones del men
Herramientas.
La explicacin de cmo se pueden hacer las actividades se encuentra en el apartado
Actividades complementarias guiadas.
Evaluacin
confeccionado en el proyecto: Prctica 6 BD.wps
352
Prctica 6 Creacin
AYUDA
Crear un archivo de base de datos
Para solicitar ayuda tambin se puede

recurrir al Selector de tareas de Works
que ofrece ayuda sobre aspectos
generales como el que se plantea en este
caso.
Tambin desde el propio gestor de base

de datos al pulsar F1 o la ayuda de
Works se muestra como primer tema
Crear una nueva base de datos en
blanco.
353
Ayuda
Prctica 6 Creacin
Copiar los datos de otra base de datos
Simplemente con el trmino Copiar el

ndice muestra uno de los temas
relacionados:
Mover
o
copiar
informacin de un documento a otro. Si
se aade el texto de la figura este tema
aparece en segundo lugar.
Aadir campos a la base de datos en la Lista
Generalmente con la opcin Buscar

basta escribir la operacin para encontrar
la ayuda que se necesita.
354
Prctica 6 Creacin
ACTIVIDAD 6.1: Crear el archivo Prctica 6 BD
Crear el archivo de base de datos Prctica 6 BD que contenga los campos Cdigo,
Cliente y ltimo pedido. El campo Cdigo debe tener el formato numrico que
presenta el nmero con cinco dgitos. El campo Cliente debe tener formato Texto y
el campo ltimo pedido debe tener el formato Fecha con la presentacin dd/mm/aa, es
decir, el formato que muestra la fecha con dos dgitos para el da, dos para el mes y
otros dos para el ao
ACTIVIDAD 6.2: Copiar los datos de otra base de datos
Abrir el archivo de nombre Datos P6 BD y copiar su informacin en Prctica 6

BD. Cerrar el archivo Datos P6 BD y guardar los cambios hechos en Prctica 6
BD.
ACTIVIDAD 6.3: Aadir campos a la base de datos en la Lista
Aadir a la base de datos Prctica 6 BD los campos Facturado, N pedidos y Forma

pago. El primero con el formato que incluye el smbolo del euro y los otros dos con
el formato que presenta los nmeros sin cifras decimales.
ACTIVIDAD 6.4: Introducir los datos de los campos nuevos directamente
o utilizando las opciones Marcar registros y Llenar hacia abajo
Introducir los siguientes datos en el campo Facturado.

5.897
4.467
7.458
8.911
1.002
0
6.351
201
0
0
11.975
5.710
2.835
0
5.630
7.520
10.542
2.146
6.836
10.386
1.620
0
3.322
170
0
8.431
4.386
7.992
6.110
9.522
5.285
3.883
4.699
8.701
10.939
4.056
0
3.273
11.059
8.919
4.689
355
Prctica 6 Creacin
Introducir los datos del campo Forma pago, sabiendo que los clientes de los registros
2, 18, 21, 22 y 38 pagan a los 30 das; los clientes de los registros 5, 6, 7, 8, 10, 14, 16, 23,
30, 32, 33, 34 y 35 pagan a los 60 das y los clientes de los registros 3, 4, 12, 15, 17, 19,
24, 26, 27, 39, 40 y 41 pagan a los 90 das. El resto paga al contado.
Introducir los siguientes datos en el campo N pedidos.
8
8
5
4
7
0
2
1
0
0
2
6
3
0
4
11
1
4
9
7
2
0
6
4
0
6
4
9
4
9
3
3
10
3
6
2
0
5
4
2
5
ACTIVIDAD 6.5: Aadir ms campos a la base de datos en el Formulario
Aadir a la base de datos Prctica 6 BD los campos Dlares, Porcentaje,

Media/pedido y Bonificacin. El campo Dlares debe estar a la derecha del campo
Facturado, con el formato de nmero que tiene el smbolo de las unidades de millar
y dos decimales. El campo Porcentaje debe estar a la derecha del campo Dlares y
debe tener el formato que incluye el smbolo del tanto por ciento, con dos cifras
decimales. El campo Media/pedido debe estar a la derecha del campo N pedidos y
debe tener el formato que incluye el smbolo del euro, tambin con dos decimales.
Bonificacin debe estar a la derecha del campo Forma pago y debe tener formato de
nmeros enteros.
ACTIVIDAD 6.6: Crear un informe que calcule el total facturado
Crear el informe Total facturado que incluya los campos Cdigo, Cliente y Facturado y
que calcule la cantidad total que se ha facturado.
ACTIVIDAD 6.7: Escribir frmulas para introducir los datos de forma
automtica
En la Presentacin de formulario, escribir en el campo Dlares la frmula que

convierte en dlares el contenido del campo Facturado, sabiendo que el cambio del
euro es 1,1257 dlares.
En la Presentacin de formulario, escribir en el campo Porcentaje la frmula que
calcula el porcentaje de lo que ha facturado cada cliente, para lo cual se debe
utilizar el resultado que se ha calculado en el informe Total facturado.
356
Prctica 6 Creacin
En la Presentacin de lista, escribir en el campo Media/pedido la frmula que

calcula el importe medio por pedido de cada cliente, en funcin del contenido del
campo Facturado y del contenido del campo N pedidos.
En la Presentacin de lista, escribir en el campo Bonificacin la frmula que calcula
el reintegro que se va a hacer a cada cliente, multiplicando el porcentaje de compra
que ha realizado por la cantidad que ha facturado.
ACTIVIDAD 6.8: Formato de Presentacin de Lista
Aplicar el siguiente formato a los campos Cdigo y Cliente.
Aplicar el siguiente formato a los campos ltimo pedido, Facturado, Dlares, N

pedidos y Forma pago.
Aplicar el siguiente formato a los campos Porcentaje, Media/pedido y Bonificacin.
ACTIVIDAD 6.9: Formato de Presentacin de Formulario
Aplicar el siguiente formato al formulario de la base de datos, insertando los

rectngulos, las lneas y el texto con efecto especial que se observan en la imagen.
357
Prctica 6 Creacin
ACTIVIDAD 6.10: Filtro
Crear el filtro de nombre Bonifica > 300 para seleccionar los registros en los que la
Bonificacin sea mayor que 300.
Asociar el filtro Bonifica > 300 con el informe Total facturado para averiguar qu
cantidad se ha facturado con Bonificacin mayor que 300.

el programa.
358
Prctica 6 Creacin
ACTIVIDADES GUIADAS
ACTIVIDAD 6.1: Crear el archivo Prctica 6 BD
Crear el archivo de base de datos Prctica 6 BD que contenga los campos Cdigo,
Cliente y ltimo pedido. El campo Cdigo debe tener el formato numrico que
presenta el nmero con cinco dgitos, el campo Cliente debe tener formato Texto y
el campo ltimo pedido debe tener el formato Fecha con la presentacin dd/mm/aa, es
decir, el formato que muestra la fecha con dos dgitos para el da, dos para el mes y
otros dos para el ao
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
2.
Un procedimiento para crear una base de datos de Works consiste en activar

el botn Inicio de Windows, seleccionar la opcin Programas y en ella elegir
Base de datos de Microsoft Works que est en el grupo de aplicaciones de
Microsoft Works.
359
Actividades guiadas
3.
Prctica 6 Creacin
En la ventana que se abre con el ttulo Base de datos de Microsoft Works

aparece el botn Base de datos en blanco activo, por lo cual basta hacer clic
Otro procedimiento para crear un archivo de base de datos de

Works consiste en activar el botn Inicio de Windows,
seleccionar la opcin Programas y en ella elegir el Selector
de tareas que est en el grupo de aplicaciones de Microsoft
Works. En la ficha Programas del Selector de tareas se
activa Base de datos de Works y se hace clic sobre el
hipervnculo Crear una base de datos en blanco.
Si hay un icono de acceso directo al Selector de Tareas en el
escritorio de Windows, basta hacer doble clic sobre l para
iniciarlo.
360
Prctica 6 Creacin
Actividades guiadas
4.
En la ventana Crear base de datos se escribe el nombre del primer campo,

que es Cdigo, se activa el botn del formato Nmero y se elige la opcin que
est designada por 01235, con el valor 5 en el cuadro Nmero de dgitos. Se
hace clic sobre el botn Agregar.
5.
Se escribe el nombre del segundo campo, que es Cliente, se activa el botn del
formato Texto y se hace clic sobre el botn Agregar.
361
Actividades guiadas
Prctica 6 Creacin
6.
Se escribe el nombre del tercer campo, que es ltimo pedido, se activa el botn
del formato Fecha y se elige la opcin que est en la primera posicin,
designada por dd/mm/aa, se hace clic sobre el botn Agregar y se hace clic
sobre el botn Terminado.
7.
Se hace clic sobre el botn Guardar de la barra de herramientas Estndar.

En el cuadro de texto Nombre de archivo de la ventana Guardar como se
escribe el nombre Prctica 6 BD. Hay que comprobar si se va a guardar en la
carpeta adecuada, que es la carpeta de trabajo, y, en caso contrario, se
362
Prctica 6 Creacin
Actividades guiadas
selecciona dicha carpeta en la lista Guardar en. Por ltimo, se pulsa el botn
Guardar.
La primera vez que se guarda un archivo de base de datos da

lo mismo utilizar Guardar, ya sea con el botn de la barra de
herramientas Estndar o la opcin del mismo nombre que
est en el men Archivo, que la opcin Guardar como del
mismo men, pues, en cualquiera de estos casos, se abre la
ventana de dilogo Guardar como en la que debemos indicar
el nombre del archivo y la carpeta donde queremos que se
guarde.
Una vez que se ha guardado una base de datos, el efecto de
Guardar y Guardar como es distinto. En el primer caso, es
decir, si activamos el botn Guardar de la barra de
herramientas Estndar o utilizamos la opcin Guardar del
men Archivo no se abrir ninguna ventana, sino que Works
reemplazar el archivo que haba en el disco sustituyndolo
por el que se encuentra en la memoria del ordenador, es decir,
elimina el archivo que hay en el disco y que contiene la base
de datos que tena la ltima vez que guardamos el archivo y
almacena la base de datos actual, que es la que vemos en la
pantalla y que contiene todas la modificaciones que hemos
hecho desde la ltima vez que utilizamos la orden Guardar.
Si se ha guardado el archivo anteriormente y se utiliza la
opcin Guardar como del men Archivo se abre la ventana
de dilogo Guardar como en la que de nuevo podemos
indicar el nombre del archivo y la carpeta donde queremos
guardarlo. Si no modificamos ni el nombre ni la carpeta y
pulsamos el botn Guardar que hay en dicha ventana el
documento que estamos viendo reemplaza al que haba en el
disco. En caso de que cambiemos, ya sea el nombre o la
carpeta, estaremos creando un nuevo archivo, sin perder el
que contena los cambios hechos antes de la ltima vez que lo
guardamos.
363
Actividades guiadas
Prctica 6 Creacin
ACTIVIDAD 6.2: Copiar los datos de otra base de datos
Abrir el archivo de nombre Datos P6 BD y copiar su informacin en Prctica 6

BD. Cerrar el archivo Datos P6 BD y guardar los cambios hechos en Prctica 6
BD.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Se hace clic sobre el botn Abrir de la barra de herramientas o se activa la

opcin del men Archivo que tiene este mismo nombre. Se busca la carpeta
que contiene los archivos de trabajo del curso, se selecciona el archivo Datos
P6 BD.wdb y se hace clic sobre el botn Abrir.
En este momento hay abiertos dos archivos de base de datos,

se trata de copiar los datos del ltimo que se ha abierto
Datos P6 B, en el primero Prctica 6 BD.
364
Prctica 6 Creacin
Actividades guiadas
2.
Estando activa la Presentacin de lista del archivo Datos P6 B, se

seleccionan los tres campos que contiene esa base de datos, se hace clic sobre
el botn Copiar
3.
Se activa la base de datos Prctica 6 BD, se hace clic sobre la primera celda
del campo Cdigo y se hace clic sobre el botn Pegar.
365
Actividades guiadas
Prctica 6 Creacin
Si se han dado todos los pasos correctamente, todos los

valores contenidos en la base de datos Datos P6 BD
aparecern en Prctica 6 BD.
4.
Se cierra la base de datos Datos P6 BD, haciendo clic sobre el botn Cerrar.
No hay que guardar los cambios de este archivo.
5.
Estando activo el archivo Prctica 6 BD, se hace clic sobre el botn Guardar
para almacenar los cambios que se acaban de hacer.
ACTIVIDAD 6.3: Aadir campos a la base de datos en la Lista
Aadir a la base de datos Prctica 6 BD los campos Facturado, N pedidos y Forma

pago. El primero con el formato que incluye el smbolo del euro y los otros dos con
el formato que presenta los nmeros sin cifras decimales.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
366
En la Presentacin de lista se activa cualquier celda del campo ltimo pedido,

se despliega el men Registro, se activa la opcin Insertar campo y se elige
Detrs.
Prctica 6 Creacin
Actividades guiadas
2.
Se escribe el nombre del campo Facturado, se activa el botn del formato

Nmero y se elige la opcin que incluye el smbolo del euro, con el valor 0 en
el cuadro Posiciones decimales. Se hace clic sobre el botn Agregar.
3.
Se escribe el nombre del segundo campo, que es N pedidos, se activa el botn

del formato Nmero y se elige la primera opcin con el valor 0 en el cuadro
Posiciones decimales. Se hace clic sobre el botn Agregar.
367
Actividades guiadas
4.
Prctica 6 Creacin
Se escribe el nombre del tercer campo, que es Forma pago, se activa el botn
del formato Nmero y se elige la primera opcin con el valor 0 en el cuadro
Posiciones decimales. Se hace clic sobre el botn Agregar y se hace clic
sobre el botn Terminado.
ACTIVIDAD 6.4: Introducir los datos de los campos nuevos directamente

o utilizando las opciones Marcar registros y Llenar hacia abajo
Introducir los siguientes datos en el campo Facturado.

5.897
4.467
7.458
8.911
1.002
0
6.351
201
0
0
11.975
5.710
2.835
0
5.630
7.520
10.542
2.146
6.836
10.386
1.620
0
3.322
170
0
8.431
4.386
7.992
6.110
9.522
5.285
3.883
4.699
8.701
10.939
4.056
0
3.273
11.059
8.919
4.689
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
368
Prctica 6 Creacin
1.
Actividades guiadas
Se activa la primera celda del campo Facturado y se van introduciendo los

datos escribindolos con el teclado, uno a uno.
Esta tarea resulta ms lenta si no se ha desactivado la casilla

Mover seleccin despus de presionar Entrar, que se
encuentra en la ficha Entrada de datos del apartado
Opciones, del men Herramientas.
Si la casilla Mover seleccin despus de presionar Entrar
est activada, cuando introducimos un dato y pulsamos la
tecla Entrar se activa la siguiente celda del mismo campo y
podemos escribir el siguiente valor. Si dicha casilla no est
activada, cuando se pulsa la tecla Entrar permanece activa la
misma celda.
Introducir los datos del campo Forma pago, sabiendo que los clientes de los registros
2, 18, 21, 22 y 38 pagan a los 30 das; los clientes de los registros 5, 6, 7, 8, 10, 14, 16, 23,
30, 32, 33, 34 y 35 pagan a los 60 das y los clientes de los registros 3, 4, 12, 15, 17, 19,
24, 26, 27, 39, 40 y 41 pagan a los 90 das. El resto paga al contado.
369
Actividades guiadas
Prctica 6 Creacin
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
Un procedimiento rpido para introducir el valor 30 en el

campo Forma pago de los registros 2, 18, 21, 22 y 38 consiste en
marcar dichos registros, pedir a Works que muestre slo los
registros marcados, escribir 30 en la primera celda del campo
Forma pago, seleccionar las celdas de dicho campo en los
cinco registros visibles, activar la opcin Llenar hacia abajo
del men Edicin o como se indica en dicho men pulsar la
combinacin de teclas Ctrl+J.
Para marcar un registro hay que activar la casilla de
verificacin situada junto al nmero de registro (nmero de
fila que est a la izquierda de cada registro en la Presentacin
de lista).
2.
370
Se marcan los registros 2, 18, 21, 22 y 38 activando la casilla situada a la

izquierda de cada uno de estos nmeros de registro.
Prctica 6 Creacin
Actividades guiadas
3.
Se despliega el men Registro, se activa la opcin Mostrar y Registros

marcados.
4.
Se escribe el valor 30 en la primera celda del campo Forma pago. Se

seleccionan las celdas de dicho campo, en los cinco registros que estn
visibles, se despliega el men Edicin, y se activa la opcin Llenar hacia
abajo.
5.
Para volver a ver todos los registros de la base de datos, se despliega el men
Registro, se activa la opcin Mostrar y Todos los registros.
371
Actividades guiadas
6.
Prctica 6 Creacin
Para eliminar las marcas de los registros, se despliega el men Registro, se

activa la opcin Desmarcar todos los registros.
Tambin se pueden eliminar las marcas de los registros

haciendo clic en la casilla de verificacin que se encuentra en
la esquina superior izquierda de la ventana Base de datos, por
encima de las casillas de cada registro y a la izquierda de los
nombres de los campos.
7.
Se marcan los registros 5, 6, 7, 8, 10, 14, 16, 23, 30, 32, 33, 34 y 35 activando la
casilla situada a la izquierda de cada uno de estos nmeros de registro.
8.
Se despliega el men Registro, se activa la opcin Mostrar y Registros

marcados.
372
Prctica 6 Creacin
Actividades guiadas
9.
Se escribe el valor 60 en la primera celda del campo Forma pago. Se

seleccionan las celdas de dicho campo en los trece registros que estn visibles,
se despliega el men Edicin y se activa la opcin Llenar hacia abajo.
10.
Para volver a ver todos los registros de la base de datos, se despliega el men
Registro y se activa la opcin Mostrar y Todos los registros.
11.
Para eliminar las marcas de los registros, se despliega el men Registro, se

activa la opcin Desmarcar todos los registros.
373
Actividades guiadas
Prctica 6 Creacin
12.
Se repite todo el proceso para introducir en el campo

registros 3, 4, 12, 15, 17, 19, 24, 26, 27, 39, 40 y 41 el valor 90.
13.
Se introduce el valor 0 en los registros que, en el campo Forma pago no

contienen ninguno de los valores que se acaban de introducir, es decir, 30, 60 o
90.
Forma pago
de los
Introducir los siguientes datos en el campo N pedidos.

8
8
5
4
7
0
2
1
0
0
2
6
3
0
4
11
1
4
9
7
2
0
6
4
0
6
4
9
4
9
3
3
10
3
6
2
0
5
4
2
5
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
14.
374
Para introducir estos datos se pueden ir escribiendo de uno en uno, o bien

seguir un procedimiento anlogo al de los pasos anteriores, que consiste en
mirar qu registros son los que tienen el valor 0, cules tienen el valor 1,
cules valen 2, etctera. Marcar los registros que tienen el mismo valor y
dejar visibles slo los registros marcados. Escribir este valor en el primero de
ellos, seleccionar el bloque de datos y aplicar Llenar hacia abajo, aunque en
este caso parece ms cmodo escribir los datos directamente.
Prctica 6 Creacin
Actividades guiadas
ACTIVIDAD 6.5: Aadir ms campos a la base de datos en el Formulario
Aadir a la base de datos Prctica 6 BD los campos Dlares, Porcentaje,

Media/pedido y Bonificacin. El campo Dlares debe estar a la derecha del campo
Facturado, con el formato de nmero que tiene el smbolo de las unidades de millar
y dos decimales. El campo Porcentaje debe estar a la derecha del campo Dlares y
debe tener el formato que incluye el smbolo del tanto por ciento, con dos cifras
decimales. El campo Media/pedido debe estar a la derecha del campo N pedidos y
debe tener el formato que incluye el smbolo del euro, tambin con dos decimales.
Bonificacin debe estar a la derecha del campo Forma pago y debe tener formato de
nmeros enteros.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Se activa el botn Diseo de formulario, se hace clic a la derecha del campo

Facturado, aproximadamente en la posicin 9 cm 5 cm, se despliega el men
Insertar y se activa la opcin Campo, se escribe el nombre del campo
Dlares, se activa el formato de nmero con el smbolo de las unidades de
millar y dos cifras decimales. Se hace clic sobre el botn Aceptar.
2.
Se hace clic a la derecha del campo Dlares, por ejemplo en la posicin 14 cm

5 cm, se despliega el men Insertar y se activa la opcin Campo. Se escribe
el nombre del campo Porcentaje, se activa el formato de nmero con el
375
Actividades guiadas
Prctica 6 Creacin
smbolo del tanto por ciento y dos cifras decimales. Se hace clic sobre
Aceptar.
3.
Se hace clic a la derecha del campo N pedidos, por ejemplo en la posicin 9

cm 5,5 cm, se despliega el men Insertar y se activa la opcin Campo, se
escribe el nombre del campo Media/pedido, se activa el formato de nmero con
el smbolo del euro con dos cifras decimales. Se hace clic en Aceptar.
4.
Se hace clic a la derecha del campo Forma pago, por ejemplo en la posicin 9
cm 6 cm, se despliega el men Insertar y se activa la opcin Campo. Se
escribe el nombre del campo Bonificacin, se activa el formato de nmero con
el smbolo de las unidades de millar y sin cifras decimales. Se hace clic en
Aceptar.
ACTIVIDAD 6.6: Crear un informe que calcule el total facturado
Crear el informe Total facturado que incluya los campos Cdigo, Cliente y Facturado y
que calcule la cantidad total que se ha facturado.
376
Prctica 6 Creacin
Actividades guiadas
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Se activa la opcin GeneradorDeInformes del men Herramientas o se

hace clic sobre el botn Presentacin de informe de la barra de
herramientas. En cualquiera de los dos casos aparece la ventana Nombre del
informe, donde se debe escribir Total facturado y despus hacer clic sobre el
botn Aceptar.
2.
En la ficha Ttulo que es la primera ficha del GeneradorDeInformes Works

nos ofrece como Ttulo del informe Prctica 6 Bd.wdb - Total facturado, es decir,
nos ha escrito el nombre del archivo, seguido del nombre del informe.
Podemos conservar ese ttulo o borrarlo y escribir el que queramos, en este
caso como en el enunciado de la actividad no se indica nada dejamos ese
ttulo y hacemos clic en el botn Siguiente para pasar a la segunda ficha.
3.

encontramos que est activo el campo Cdigo porque es el primero de la lista,
por lo que basta hacer clic en el botn Agregar para incluirlo en el informe.
Con el campo Cliente activo se hace clic de nuevo en el botn Agregar. Se
activa el campo Facturado y se pulsa Agregar para que se incluya tambin en
el informe. Se hace clic en la pestaa de la ficha Filtro.
4.
En la ficha Filtro del GeneradorDeInformes se activa la opcin [Todos los

registros] y se hace clic en el botn Siguiente.
5.
En la ficha Resumen se activa el campo Facturado y la casilla de la funcin

SUMA y se hace clic en el botn Terminado.
377
Actividades guiadas
6.
Prctica 6 Creacin
Hacemos clic sobre el botn Presentacin preliminar para ver cmo

quedara el informe si lo imprimiramos en papel y ver el resultado de sumar
todos los datos del campo Facturado.
En la Presentacin preliminar se puede ver que el total que

se ha facturado, que es la suma de todos los datos contenidos
en el campo Facturado, es 204.923.
7.
Se hace clic en el botn Cancelar para pasar a la Presentacin de informe.
ACTIVIDAD 6.7: Escribir frmulas para introducir los datos de forma

automtica
En la Presentacin de formulario, escribir en el campo Dlares la frmula que

convierte en dlares el contenido del campo Facturado, sabiendo que el cambio del
euro es 1,1257 dlares.
378
Prctica 6 Creacin
Actividades guiadas
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Se activa la Presentacin de formulario y el campo

expresin:
=Facturado/1,123
Dlares.
Se escribe la
Nada ms hacer clic en el botn Introducir o pulsar la tecla

ENTRAR, Works introduce los datos del campo Dlares en los
41 registros de la base de datos.
En la Presentacin de formulario, escribir en el campo Porcentaje la frmula que
calcula el porcentaje de lo que ha facturado cada cliente, para lo cual se debe
utilizar el resultado que se ha calculado en el informe Total facturado.
379
Actividades guiadas
Prctica 6 Creacin
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
2.
Si no se recuerda el valor que se ha calculado en el informe Total facturado,

se activa la Presentacin de informe y la Vista preliminar, para ver que el
total es 204.923. En la Presentacin de formulario se activa el campo
Porcentaje y se escribe la expresin:
=Facturado/204923
Al hacer clic en el botn Introducir o al pulsar la tecla

ENTRAR, Works introduce los datos del campo Porcentaje en
los 41 registros de la base de datos.
En la Presentacin de lista, escribir en el campo Media/pedido la frmula que
calcula el importe medio por pedido de cada cliente, en funcin del contenido del
campo Facturado y del contenido del campo N pedidos.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
3.
380
Se activa la Presentacin de lista, se hace clic en una celda del campo

Media/pedido y se escribe la expresin: =Facturado/N pedidos
Prctica 6 Creacin
Actividades guiadas
Cuando se hace clic en el botn Introducir o se pulsa la tecla

ENTRAR, Works introduce los datos del campo Media/pedido en
los 41 registros de la base de datos.
Como resultado de esta frmula se observa que en varios
registros aparece un mensaje de ERROR. Esto ocurre en los
registros en los que el contenido del campo N pedidos es cero
y, como sabemos, no se puede dividir por cero. Por lo tanto
hay que modificar la expresin para que no se haga la divisin
en los registros en los que sea cero el contenido del campo N
pedidos.
4.
Se hace clic en una celda del campo
Media/pedido y se escribe
=SI(N pedidos=0;"";Facturado/N pedidos)
la expresin:
Con esta otra frmula ya no aparece el mensaje de ERROR y

en los registros en los que antes apareca este mensaje ahora
queda vaco el campo Media/pedido, pues con la nueva
expresin, antes de hacer la divisin Works comprueba si el
contenido del campo N pedidos es igual que cero, en cuyo
caso escribe en el campo Media/pedido de ese registro la
palabra vaca, que est representada por el signo de comillas
repetido (""). Si el contenido del campo N pedidos no es igual
que cero, entonces escribe el resultado de la expresin
Facturado/N pedidos.
En la Presentacin de lista, escribir en el campo Bonificacin la frmula que calcula
el reintegro que se va a hacer a cada cliente, multiplicando el porcentaje de compra
que ha realizado por la cantidad que ha facturado.
381
Actividades guiadas
Prctica 6 Creacin
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
5.
Tambin en la Presentacin de lista, se hace clic en una celda del campo

Bonificacin y se escribe la expresin:
=Facturado*Porcentaje
Nada ms hacer clic en el botn Introducir o pulsar la tecla

ENTRAR, Works introduce los datos del campo Bonificacin en
los 41 registros de la base de datos, calculando el producto
indicado en la frmula.
ACTIVIDAD 6.8: Formato de Presentacin de Lista
Aplicar el siguiente formato a los campos Cdigo y Cliente.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
382
Se aplican las caractersticas que se observa en la imagen siguiendo los pasos

que se han descrito en las prcticas anteriores y teniendo en cuenta que los
dos campos, Cdigo y Cliente, tienen Tamao de fuente 8 y Alineacin
Centrada en Horizontal. El campo Cdigo tiene estilo Negrita y el campo
Cliente tiene estilo Cursiva y Subrayado. El campo Cliente tiene adems color
Azul oscuro y un Borde en la parte Izquierda de color Azul con grosor
mediano.
Prctica 6 Creacin
Actividades guiadas
Aplicar el siguiente formato a los campos ltimo pedido, Facturado, Dlares, N

pedidos y Forma pago.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
2.
Todos estos campos tienen Tamao de fuente 8 y color Rojo oscuro. Los
campos ltimo pedido, N pedidos y Forma pago tienen Alineacin Centrada en
Horizontal; los campos Facturado y N pedidos tiene estilo Negrita. El campo
ltimo pedido tiene un Borde en la parte Izquierda de color Rojo oscuro y
grosor mediano.
Aplicar el siguiente formato a los campos Porcentaje, Media/pedido y Bonificacin.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
3.
Los tres campos tienen Tamao de fuente 8 y color Verde oscuro. El campo
Bonificacin tienen Alineacin Centrada en Horizontal y estilo Negrita. El
campo Porcentaje tiene un Borde en la parte Izquierda de color Verde y
grosor mediano.
ACTIVIDAD 6.9: Formato de Presentacin de Formulario
Aplicar el siguiente formato al formulario de la base de datos, insertando los

rectngulos, las lneas y el texto con efecto especial que se observan en la imagen.
383
Actividades guiadas
Prctica 6 Creacin
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Para hacer las modificaciones del formulario de la base de datos para que
tenga el aspecto que se aprecia en la imagen hay que activar la presentacin
Diseo de formulario.
2.
Se puede empezar la tarea colocando los diez campos en las posiciones que se
observa en la imagen y modificar el tamao de cada campo hasta que estn
como se muestran en el modelo.
Para hacer estas operaciones con ms facilidad puede resultar

conveniente desactivar la opcin Forzar a la cuadrcula que
se encuentra en el men Formato.
3.
El siguiente paso puede ser la construccin de los elementos separadores, para

lo cual se inserta el Rectngulo de color Azul oscuro y Borde grueso,
adaptando su tamao y posicin hasta que sea similar al del modelo.
4.
La lnea roja es tambin un Rectngulo sin borde y con Sombreado Slido

(100%), de color de Primer plano Rojo oscuro. Se deben modificar las
dimensiones del rectngulo para que parezca una lnea.
384
Prctica 6 Creacin
Actividades guiadas
5.
De manera anloga se crea la lnea verde, que es tambin un Rectngulo sin

borde y con Sombreado Slido (100%), de color de Primer plano Verde
oscuro.
6.
El texto con efecto especial WordArt tiene el efecto Inflado, el Borde tiene
Grosor Normal y Color Granate; la Sombra es de Color Gris y va hacia
atrs, vista de frente.El Sombreado es Slido (100%) y con color de Primer
plano Granate. Est activa la opcin Ajustar al marco.
ACTIVIDAD 6.10: Filtro
Crear el filtro de nombre Bonifica > 300 para seleccionar los registros en los que la
Bonificacin sea mayor que 300.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
Se hace clic sobre el botn Filtros, se escribe como nombre del filtro
Bonifica > 300. Se hace clic sobre el botn Aceptar, se activa el campo
Bonificacin y el criterio de comparacin es mayor que. Se escribe 300 en el
cuadro Comparar con y se hace clic sobre Aplicar filtro.
Asociar el filtro Bonifica > 300 con el informe Total facturado para averiguar qu
cantidad se ha facturado con Bonificacin mayor que 300.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
2.
Se hace clic sobre el botn Presentacin de informe, se despliega el men

Herramientas, se activa la opcin Filtro de informe, se selecciona el filtro
Bonifica > 300 y se hace clic sobre el botn Terminado.
385
Actividades guiadas
3.
Prctica 6 Creacin
Se hace clic sobre el botn Vista preliminar para ver en la pantalla cmo
quedara el informe si lo imprimiramos y averiguar qu cantidad se ha
facturado con Bonificacin mayor que 300.
En la Vista preliminar se puede comprobar que 107.377 es la

suma total del campo Facturado en los registros activos, es
decir en los registros cuya Bonificacin es mayor que 300.
4.
Se hace clic sobre el botn Cancelar para cerrar la Vista preliminar.

el programa.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................
1.
386

Prctica 6 Creacin
Actividades guiadas

387
DISEO DE UNA
BASE DE DATOS
PRCTICA 7
Prctica 7 Diseo
INTRODUCCIN
A la hora de crear una base de datos se suele hacer directamente sentndose frente
al ordenador y poniendo campos segn le vienen a uno a la mente y asignndoles
tipo y tamao de forma improvisada. Cuando se hace de esta forma se suelen pasar
por alto cuestiones importantes y se pueden cometer errores que posteriormente hay
que corregir, lo que en algunos casos requiere mucho tiempo. Para evitarlo, en esta
prctica se aconseja seguir un mtodo que permita identificar las dificultades
previsibles y haga reflexionar sobre los aspectos que puedan ser ms delicados.
Aunque no es estrictamente necesario seguir todos y cada uno de los pasos para
confeccionar la base de datos, s que puede ser una gua de mucha utilidad como
referencia para que cada persona adopte el sistema que ms le interese, alterando el
orden, suprimiendo algunos pasos o agregando otros.
La creacin de una base de datos se compone de varias fases, cada una de ellas es
fundamental para conseguir una buena gestin de la informacin. Dependiendo de
las caractersticas de los propios datos puede variar la relevancia de cada una de las
fases, pero conviene en todos los casos pasar por todas ellas y dedicar ms tiempo a
las que en cada circunstancia se consideren ms importantes.
Fase de definicin.
Definicin de objetivos. En muchos casos esta fase no parece necesaria porque los
objetivos que se pretenden son obvios. Pero, aunque as sea, conviene reflexionar
sobre la finalidad y la utilidad que se pretende conseguir al construir la base de
datos. Se trata de prever la informacin que nos va a interesar extraer y el
rendimiento que se quiere obtener, los recursos que requerir su actualizacin, etc.
Eso ayudar a definir con mayor claridad y precisin su estructura y las
caractersticas especficas de esa base de datos.
Definicin de la estructura. Como consecuencia del estudio anterior, habremos
determinado un conjunto de datos que se traducirn en campos que habr que
organizar en un fichero o en varios.
Cuando se trabaja con un gestor de base de datos relacional existen algunas tcnicas
que facilitan la tarea. En el caso de Works, que no es de este tipo, hay que procurar
que estn en el mismo fichero los datos que nos pueda interesar relacionar,
prestando especial atencin a los datos que se pueden repetir en un mismo fichero o
en ficheros diferentes. Este proceso es esencial para que la base de datos sea til, ya
que una de las mayores dificultades a la hora de trabajar con bases de datos es la
incoherencia o la contradiccin producidos por la duplicidad de los datos. Por
ejemplo, si hay que hacer 30 facturas a Jos Garca Prez y hay dos personas que
391
Introduccin
Prctica 7 Diseo
introducen datos, y mientras una lo escribe correctamente, la otra persona escribe

Jose Garcia Perez (sin tildes), est claro que cuando seleccionemos Jos Garca no
van a salir las facturas introducidas por la segunda.
Caractersticas de los campos. Dependiendo de los objetivos marcados habr que
asignar algunas caractersticas concretas a los campos; las ms importantes son el
tamao y el tipo de campo: texto, numrico, lgico... Tambin conviene decidir qu
campos son valores constantes y cules frmulas. Es cierto que con este programa
es muy fcil modificar el tamao de un campo pero sin embargo puede resultar algo
ms complejo pasar un campo de texto a numrico, por ejemplo.
Posibles modificaciones. Conviene dedicar algo de tiempo a reflexionar sobre las
posibles modificaciones que en un futuro prximo pudieran surgir. Hay que tener en
cuenta que la base de datos, por lo general, constituye un ente dinmico que
constantemente cambia y que debe adaptarse a las circunstancias y necesidades de
cada momento.
Fase de recopilacin de datos

Esta fase es importante cuando hay que tratar muchos datos, sobre todo si los datos
no los hemos generado nosotros o si, adems, no disponemos de ellos y hay que
buscarlos.
Recogida de datos. A pesar de que pueda parecer lo contrario, esta fase en
ocasiones resulta muy compleja, porque suelen darse todo tipo de problemas: no se
encuentran los datos o es difcil acceder a ellos o se encuentran pero son
contradictorios o tienen multitud de errores que son difciles de comprobar, etc. Si
los datos estn generados por nosotros suele resultar ms sencillo, pero, por lo
general, es una tarea costosa y algunas veces difcil.
Clasificacin de datos. Tanto si los datos se obtienen en papel o en soporte
magntico conviene organizarlos para que se ajusten a las caractersticas del diseo
que se ha pensado. Esto ahorrar tiempo en la siguiente fase y permitir gestionar la
informacin tal y cmo nos interese. Se debe tener en cuenta que una mala
estructuracin de los datos complicar la introduccin de datos y multiplicar los
errores.
Depuracin y seleccin de datos. La experiencia dice que antes de utilizar los
datos es aconsejable verificar su validez para evitar errores que pueden ocasionar
graves perjuicios. Se debe saber siempre si se trabaja con valores exactos o
aproximados y hay que tomar precauciones para tener la seguridad de que se trabaja
con datos fiables. Hay que considerar tambin que las operaciones se realizarn con
los datos que pongamos y que, aunque la seleccin de datos o las consultas se
realicen correctamente y con rapidez, de nada vale si los datos obtenidos son
errneos.
392
Prctica 7 Diseo
Introduccin
Fase de generacin de la base de datos

Definicin de la estructura, disposicin y formato de los datos. Generalmente
hay que hacer al menos dos diseos, uno en modo Lista y otro en modo
Formulario. En ambos casos hay que determinar el orden de colocacin de los
campos y cules interesa poner contiguos, qu atributos se van a asignar a cada
campo: nmero de decimales, tipos de letra, tamaos, ajuste, color, diseo, etc. Un
pequeo croquis puede facilitar la tarea y ahorrar tiempo. Suele ser interesante
tambin disear los Informes que se consideran ms importantes y los Filtros ms
habituales. Estos diseos contribuyen adems a perfeccionar la organizacin de los
datos.
Introduccin de datos. Esta operacin es simple, aunque puede ser muy pesada si
hay que introducir muchos datos mediante el teclado, como suele ocurrir en las
bases de datos.
Introduccin de frmulas. Es una operacin relativamente simple, ya que las
frmulas estn ms limitadas que en la Hoja de Clculo y su aplicacin se halla ms
restringida.
Fase de depuracin y anlisis.

Comprobacin de la validez de los datos. Una vez confeccionada la base de datos,
deben analizarse stos, para comprobar que son correctos. Es muy importante
intentar depurar los datos que se introducen, por lo que conviene adoptar medidas
para comprobar su exactitud. Adems de cotejar los valores introducidos con los
que se tienen en papel, hay otros mtodos tiles como la ordenacin por un campo
para detectar valores absurdos o errneos, o la creacin de filtros con la finalidad,
no de analizar la informacin, sino de comprobar la correccin de los datos.
Tambin suele ser de utilidad la revisin ortogrfica por campos, sobre todo en los
que haya valores repetidos.
Anlisis de resultados. Una vez corregidos los errores detectados en los datos, se
puede comenzar a validar la utilidad de la base de datos construida, para comprobar
si se satisfacen los objetivos propuestos. Realmente esta es la fase de trabajo
habitual con las bases de datos, aunque hay que tener en cuenta que las anteriores
deben estar siempre presentes. En este momento se debe comprobar si los filtros y
los informes previstos son factibles. Conviene tener anotados los diferentes filtros
que pueden ser de inters, as como las caractersticas de los informes ms
relevantes.
393
Introduccin
Prctica 7 Diseo
Objetivos
En esta prctica se pretende que se afiancen los conocimientos que se han adquirido
durante todo el curso y se adquieren estrategias para el diseo y confeccin de bases
de datos:
Identificar las fases que componen el proceso de creacin de una base de datos.
Familiarizarse con el proceso de creacin de una base de datos.
Adquirir destreza en el uso del programa para crear bases de datos.
Utilizar las herramientas relacionadas con el diseo y creacin de bases de datos.
Realizar un proyecto de creacin de una base de datos.
Contenidos
Estructuracin y organizacin de la informacin

Diseo de una base de datos.
Herramientas para generar una base de datos.
Desarrollo de un proyecto con bases de datos.
394
Prctica 7 Diseo
PROYECTO
Presentacin
En esta prctica hay que construir un archivo de base de datos, que va a constituir el
trabajo de fin de curso. En este caso no se proponen ni se describen las actividades
que se pueden realizar, pero se puede recurrir a cualquier tipo de ayuda que ofrece
el gestor de base de datos de Works, es decir, se pueden utilizar las plantillas o
asistentes para extraer ideas y consultar las distintas formas de ayuda cuando sea
necesario.
Antes de realizar el trabajo se debe acordar con el tutor o tutora las caractersticas
del mismo para que tenga las dimensiones adecuadas, que no sea demasiado breve,
ni excesivamente amplio. Debe incluir las siguientes caractersticas:
Deber resolver un problema real relacionado con la actividad profesional de

cada uno.
Debe tener un buen formato de presentacin tanto en modo lista como en
formulario: Tipos, tamaos y alineaciones adecuadas; colores, bordes,
sombreados... que resalten los distintos apartados, los datos y los resultados ms
importantes. En modo formulario se incluirn objetos grficos.
Incluir ms de diez campos y ms de cincuenta registros.
Incluir campos de al menos cinco tipos y algn campo definido por una
frmula.
Incluir al menos cinco filtros significativos, es decir que sean de inters para
esa base de datos. Al menos en tres de ellos se usarn tres o ms campos.
Incluir al menos tres informes con formato de presentacin adecuado, de ellos
al menos dos deben tener filtros asociados.
395

Manual Iniciacion Base Datos

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INICIACIN A LA BASE DE DATOS

MINISTERIO DE EDUCACIN, CULTURA Y DEPORTE

Esta publicacin editada por el Centro Nacional de Informacin y Comunicacin

Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte

Base de datos de Works

Bsqueda de todos los registros que contienen un dato ............................................................................. 96

Base de datos de Works

Borrado de un registro.............................................................................................................................. 221

Base de datos de Works

Escribir frmulas para introducir los datos de forma automtica............................................................. 378

Base de datos de Works

INICIACIN A LA BASE DE DATOS

Estos gestores se caracterizan principalmente porque permiten localizar y

Ejemplo de tabla de una base de datos

Base de datos de Works

La estructura bsica de los gestores relacionales es la tabla, donde las filas

Cada ficha es un registro y cada dato corresponde a un campo.

Base de datos de Works

Se pretende que, al finalizar el curso, se haya adquirido un conocimiento suficiente

Crear, editar y guardar archivos de base de datos.

Prctica 1. Entorno de trabajo. Terminologa bsica, modos de presentacin de

Base de datos de Works

Prctica 2. Seleccin de informacin. Sistemas de acceso directo a la

Prctica 7. Diseo y construccin de una base de datos.

El curso se ha dividido en dos fases, la primera se compone de seis prcticas que

Introduccin. Pretende ofrecer una visin de los aspectos ms relevantes

Base de datos de Works

Propuesta de actividades. Ofrece un ndice de actividades que conducen a la

Base de datos de Works

Prctica 1 Entorno de trabajo

En esta prctica se trata de lograr una familiarizacin con el entorno de trabajo de la

Base de datos de Works

Prctica 1 Entorno de trabajo

Para el aprendizaje se utiliza un documento en el que se pueden observar las

Las opciones del programa que se utilizan en esta prctica son:

Base de datos de Works

Prctica 1 Entorno de trabajo

1. Elementos principales de la base de datos de Works: tabla, registros, campos,

Base de datos de Works

Prctica 1 Entorno de trabajo

2. Estructura de la ayuda. Formas de acceso a la ayuda de Works, tipos de

Base de datos de Works

Prctica 1 Entorno de trabajo

Actividades complementarias guiadas

Base de datos de Works

Prctica 1 Entorno de trabajo

ACTIVIDAD 1.1: Iniciar la aplicacin de Base de datos de Works abriendo

Iniciar o ejecutar la aplicacin de Base de datos de Works desde el botn Inicio de

Aprender a utilizar la ayuda de Works viendo la informacin que hay en el apartado

ACTIVIDAD 1.3: Ayuda de Works. Paseos: Base de datos

Ver la informacin que ofrece la ayuda de Works en los hipertextos de la opcin

Observar la ventana de la aplicacin de la Base de datos de Works e identificar los

Base de datos de Works

Prctica 1 Entorno de trabajo

Los botones de control de la ventana: Minimizar, Maximizar o

Desactivar y activar la barra de herramientas.

Observar la Presentacin de formulario de la base de datos. Observar la

Ver la informacin que ofrece el Contenido de Works sobre desplazar un

Base de datos de Works

Prctica 1 Entorno de trabajo

ACTIVIDAD 1.10: Desplazamiento del campo que est activo en la Lista

ACTIVIDAD 1.11: Ayuda de Works. Desplazar un documento con el

Ver la ayuda que ofrece el Contenido de Works para desplazar el punto de

ACTIVIDAD 1.12 Desplazamiento del Formulario utilizando el ratn