Operacin de Microsoft Excel

C om b i n a c i n de f u n c i o n e s y f r m u l as
= S I ( Y( . . . ) . . . ) o = S i ( O( . . . ) . . . )
En secciones anteriores vimos que la funcin SI() deba cumplir una condicin,
como por ejemplo, controlar si en una celda determinada haba un texto o cierto
valor numrico. Pero, qu pasara si se tuviesen que cumplir ms de una condicin?
Supongamos que la funcin SI() debe tener en cuenta dos condiciones.
Estas dos condiciones podran ser:

La funcin SI() hiciese algo slo si se tuvieran que cumplir las dos
condiciones expuestas.

Que la funcin SI() hiciese algo si se cumpliese una de las dos

condiciones expuestas.

Controlaremos una u otra forma, con dos operadores lgicos: el Y, y el O

Y(condicin1;condicin2;...), donde podemos plantear hasta 30

condiciones, es decir que si se plantean 30 condiciones todas deben ser
verdaderas para que la funcin devuelva verdadero.
O(condicin1;condicin2;...), con la diferencia en que basta que una de
las 30 condiciones como mximo, sea verdadera para que la funcin
devuelva verdadero.

La combinacin de estas frmulas con la funcin SI(), tendra la siguiente

sintaxis: =SI(Y(Condicin1;Condicin2);Verdadero;Falso)

Ejemplos de Funciones SI(...) con operadores lgicos

En el siguiente ejemplo, se ha diseado una tabla en la cual se inserta la
columna Mejores Clientes, dentro de la cual se mostrar las empresas de tipo
SA que superan el promedio de emisin de horas de todas las empresas.

Frmula
introducida
en la primera
celda de
dicha
columna

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En la ilustracin superior utilizamos la funcin SI(), la cual ha de controlar

que se cumplan dos condiciones, es decir, que la empresa sea SA y que las horas
de emisin contratadas sean mayor al promedio de horas contratadas por todas las
empresas.

Descripcin de la frmula aplicada

= S I(

nombre de la funcin aplicada de forma de poder

determinar un resultado condicionado.

Y(

el operador Y controla que se cumplan las dos

condiciones expuestas.

(derecha(C3;2)="SA";

primera condicin, donde se toma de C3 (nombre de la

empresa) dos caracteres contando desde la derecha y
plantea si son iguales a SA.

promedio(D3:D8)<D3)

segunda condicin, la que controla que el promedio de

horas de emisin contratada por todas las empresas, sea
menor a las horas de emisin contratada por la empresa
actual, dato tomado de la celda D3

;C3

salida verdadera, donde en caso de cumplirse las dos

condiciones expuestas, se visualizar el contenido de la
celda C3 o sea el nombre de la empresa.

;"-")

salida falsa, donde en el caso de no cumplirse por lo

menos una condicin, se visualizar un guin .

Tener en cuenta que para la resolucin de determinados problemas,

podremos encontrar distintas soluciones.

Para poder copiar la frmula anteriormente descripta a las dems cedas de la

columna Mejores Clientes, debe ser modificada de forma de no perder las
referencias a las celdas que importan se mantengan constantes, del siguiente
modo: =SI(y(derecha(C3;2)="SA";promedio($D$3:$D$8)<D3);C3;"-")

Excel tiene la posibilidad de anidar las funciones SI(), es decir que en

caso de ser necesario, podemos volver a plantear nuevamente un Si(), en
caso de que se cumpla o no la condicin planteada para el primero y as
sucesivamente.
Es posible anidar hasta siete funciones SI(), todo depende de la
cantidad posible de salidas a contemplar. Dicho de otra forma un SI()
permite obtener dos salidas posibles, una para el caso verdadero y otra
para el caso falso; pero si tuviramos que contemplar tres posibles
salidas o resultados, no nos alcanzara con un SI() y deberamos utilizar
otro en la misma frmula.

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Ejemplos de Funciones SI(...) anidadas

Si por ejemplo tuviramos que formular
una funcin que devuelva de forma
automtica un juicio, dependiendo de las
notas obtenidas por los alumnos y teniendo
en cuenta los siguientes datos: las notas se
encuentran en una escala del 1 al 12, para las
notas mayores o iguales a 5 el juicio es
aprobado; de lo contrario (o sea notas menores e iguales que 4) el juicio ser no
aprobado.
La frmula a introducir en la primer celda para la columna Juicio, o sea en
C4, sera: =SI(B4=>5;aprobado;no aprobado)
O sea, tenamos dos posibles juicios: 1) aprobado y 2) no aprobado, los que
determinan las dos posibles salidas o resultantes de la funcin SI().
Por otro lado si los juicios cambiaran a:
Nota
Entre 1 y 4
Entre 5 y 7
Entre 8 y 12

Juicio
insuficiente
regular
excelente

La frmula a utilizar para resolver esta situacin sera distinta, pues ahora
existen tres posibles resultados. Dado que una sola funcin SI() permite
contemplar dos posibles resultados, utilizaremos una segunda funcin SI() anidada
en la primera. Dicha frmula podra ser:
=SI(B4<=4;"insuficiente";SI(Y(B4>=5;B4<=7);"regular";"excelente"))
o podra ser
=SI(Y(B4>=5;B4<=7);"regular";SI(B4<=4;"insuficiente";"excelente"))
o podra ser
=SI(B4>=8;"excelente";SI(B4<=4;"insuficiente";"regular"))
Si a su vez quisiramos una frmula mucho ms completa, donde
contemplaramos los posibles valores invlidos para las notas, como lo pueden ser
ingresos de notas menor que 1 y mayor que 12; a dicha frmula le agregaramos
otro SI() anidado, dado que ahora son cuatro los posibles resultados a contemplar:
=SI(O(B4<1;B4>12);"NotaInvlida";SI(B4<=4;"insuficiente";
SI(Y(B4>=5; B4<=7);"regular";"excelente")))

(sigue debajo)

o podra ser
=SI(B4<=4;"insuficiente";SI(Y(B4>=5;B4<=7);"regular";
SI(O(B4<1;B4>12);"Nota Invlida";"excelente")))

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(sigue debajo)

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= B U SCA R V ( . . . )
Esta funcin permite buscar el valor de una celda en un rango de celdas y
retorna el contenido de N columnas a su derecha.

Sintaxis de la funcin BuscarV(...)

=BUSCARV(valor-buscado;matriz-comparacin;indicador-columnas;ordenado)
valor-buscado

Es el dato a buscar.

matriz-comparacin

Es el rango de la tabla que contiene el dato a buscar.

indicador-columnas

Nmero de la columna donde se encuentra el dato que

devolver la bsqueda.

ordenado

Se especifica Verdadero (1) o Falso (0), Verdadero

cuando la columna que contiene los datos a buscar se
encuentra ordena (valor asumido por defecto), y Falso
para indicar que la columna referida anteriormente se
encuentra desordenada.

Si BUSCARV no puede encontrar el valor buscado y ordenado es

VERDADERO, utiliza el valor ms grande que sea menor o igual al valor
buscado.
Si valor buscado es menor que el menor valor de la primera columna de
la matriz de comparacin, BUSCARV devuelve el valor de error #N/A.
Si BUSCARV no puede encontrar el valor buscado y ordenado es
FALSO, devuelve el valor de error #N/A.

Ejemplo de cmo aplicar la funcin BuscarV(...)

Veamos el caso de una larga lista de clientes que sern ingresados en
distintas tablas y varias veces segn los controles que se deseen elaborar:

Rango nombrado
como
CodigoClientes, el
que se utilizar
como matriz de
comparacin

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Por ejemplo en la planilla visualizada a continuacin, se plantea la necesidad

de elaborar una tabla a travs de la cual se llevar un control de las ventas
realizadas a los distintos clientes:

A travs de las frmulas del ejemplo, ser posible escribir el cdigo de

cliente en la celda A4 y Excel har que aparezca automticamente el nombre del
Cliente y su RUC en las celdas donde se encuentren dichas frmulas.
Este tipo de hojas son tiles para realizar consultas a un listado. Por ejemplo
en la celda B4, la frmula tomar lo que hay en la celda A4, y lo buscar en el rango
CodigoClientes. Una vez que lo encuentre, (lo deber encontrar en la 1 columna),
mostrar lo que se corresponde 2 columnas a su derecha (contndose ella), es
decir, el nombre del cliente.
Si se observa detenidamente, los tres argumentos utilizados en la funcin
BUSCARV() son: primero la celda donde estar lo que intentamos buscar (el
cdigo), luego el rango donde ha de buscarlo, y por ltimo el nmero de columna que
queremos mostrar.
Ahora escribiremos la frmula para la celda C4. Bsicamente es igual a la
anterior, pero ahora el nmero de columna donde se localiza el dato que deber
devolver ser el 3, es decir mostrar el RUC.
Ahora slo faltar comprobar las dos frmulas escribiendo cualquier cdigo
de la lista de artculos, en la celda A4.
Un detalle importante de la funcin BUSCARV() es que si la lista o rango
donde hay que buscar est desordenada, se tendr que aadir la palabra FALSO o
el valor 0 (cero), al final de la frmula como cuarto parmetro. Como se muestra en
el siguiente ejemplo: =BUSCARV(A4;CodigoClientes;2;FALSO)
En el caso planteado no hace falta, pues la lista se encuentra ordenada.

E j e m p l o d e c o m b i n a c i n d e f u n c i o ne s y f r m u l a s
Con los siguientes ejemplos se tratar de mostrar las posibles soluciones a
problemas que se pueden plantear, en la confeccin de planillas en general.

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Partiendo de una tabla donde se tienen registrados a los socios de un club

deportivo (en una hoja nombrada como Socios), se debe resolver la situacin de
establecer una frmula que permita obtener de forma automtica, el importe de la
cuota para cada socio.
Tener en cuenta lo siguiente:
1.

A los socios se les cobra una cuota mensual dependiendo del sexo y el
tipo de actividades que estos pueden desarrollar (dato registrado en la
columna Tarifa, donde (1) es para aquellos que pueden practicar
actividades bsicas como aerbica y musculacin; y (2) es para aquellos
que pueden practicar todas las disciplinas del club incluyendo natacin,
yoga, etc.

2.

El importe de las tarifas deber poder ajustarse con el transcurso del

tiempo.

En una hoja llamada Tarifas existe una

tabla en la que se registran los diferentes
importes de cuota por tarifa y sexo.
Teniendo en cuenta las tablas existentes, la frmula a generar para
establecer las cuotas de los socios podra ser la siguiente:
=SI(Y(C4=1;D4="m");Tarifas!C6;SI(Y(C4=2;D4="m");Tarifas!C7;
SI(Y(C4=1;D4="f");Tarifas!C4;Tarifas!C5)))
Esta frmula sera introducida para el primer socio, en la celda E4, pero para
poder copiar dicha frmula a las dems cedas de la columna Cuota, debe ser
modificada de forma de no perder las referencias a las celdas que importan se
mantengan constantes, de la siguiente forma:
=SI(Y(C4=1;D4="m");Tarifas!$C$6;SI(Y(C4=2;D4="m");Tarifas!$C$7;
SI(Y(C4=1;D4="f");Tarifas!$C$4;Tarifas!$C$5)))
Como se puede ver, esta forma de resolver nuestro problema requiere de la
escritura de una frmula muy larga, la cual puede permitir que nos equivoquemos en
su ingreso.

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Claro est de que si quisiramos evaluar la posibilidad de que los datos

pudieran ser ingresados de forma incorrecta en la tabla de Socios (como tarifas
que sean diferentes a 1 o a 2 y sexos distintos a m o a f), deberamos modificar
la frmula, de forma tal que la misma no tome como posible salida para el caso
falso del SI() ms interno, la tarifa 2 femenina, ya que es la nica que no se
contempla en toda la frmula, sino que sale por descarte de todas las
contemplaciones anteriores. La frmula sera an ms extensa, como la que se
muestra a continuacin:
=SI(Y(C4=1;D4="m");Tarifas!$C$6;SI(Y(C4=2;D4="m");Tarifas!$C$7;
SI(Y(C4=1;D4="f");Tarifas!$C$4;SI(Y(C4=2;D4="f");
Tarifas!$C$5;sexo o tarifa no vlidos))))
Hay otras formas de resolver nuestro problema, de forma ms sencilla y
menos extensa que la anterior, como el que se detalla a continuacin:
Para esto debemos modificar la
estructura de la tabla donde se registran
los importes (en la hoja Tarifas), del
modo como se muestran en la imagen.
De esta forma podremos valernos
de otras herramientas como la utilizacin
de la siguiente frmula:

Rango nombrado
como importes

=SI(D4="m";BUSCARV(C4;importes;3);BUSCARV(C4;importes;2))
Esta frmula que combina dos funciones, compara uno de los posibles valores
para el sexo ingresado en la tabla socios (en este caso si es m); si corresponde
este valor al sexo del socio en cuestin, buscar el dato ingresado en el rango
importes (columna Tarifas) definido en la hoja Tarifas, y devolver lo
correspondiente a la tercera columna (masculino), de lo contrario buscar el mismo
dato pero en este caso devolver lo correspondiente para la segunda columna
(femenino).
Si quisiramos evaluar la posibilidad de que los datos pudieran ser ingresados
de forma incorrecta en la tabla de Socios, de la misma forma que en el ejemplo
anterior, deberamos modificar la frmula y plantear por ejemplo la siguiente:
=SI(O(Y(D4<>"m";D4<>"f");Y(C4<>1;C4<>2));"datos errneos en socios";
SI(D4="m";BUSCARV(C4;importes;3);BUSCARV(C4;importes;2)))
Una variante para el caso de la resolucin anterior podra ser el siguiente,
donde se cambia el orden de las funciones utilizadas:
=BUSCARV(C4;importes;SI(D4="m";3;2))
o contemplando los posibles datos invlidos de la tabla Socios:
=SI(O(Y(D4<>"m";D4<>"f");Y(C4<>1;C4<>2));"datos errneos en socios";

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BUSCARV(C4;importes;SI(D4="m";3;2)))
Lo que hemos visto hasta el momento son posibles soluciones a casos
concretos, pero esto no quita que existan otras soluciones para los mismos, dado
que ante un problema, Excel nos permite utilizar diversas herramientas y variantes
de las mismas, para su solucin.

Si se quiere ver como Excel nos permite controlar el ingreso de datos a

una planilla de clculos, de forma de poder obviar el posible ingreso de
datos errneos en la misma y su posterior control en la generacin de
frmulas, ver el captulo Validacin de dato.

= F R E CU E N C I A ( . . . )
Esta funcin permite calcular la frecuencia con que se repiten los valores de
un cierto rango y devuelve una matriz vertical de nmeros. Cuenta la cantidad de
resultados que se encuentran dentro de un rango. Debe introducirse como una
frmula de matrices debido a que FRECUENCIA() devuelve una matriz.

Sintaxis de la funcin FRECUENCIA(...)

=FRECUENCIA(datos;grupos)
Datos

Es una matriz de o una referencia a un conjunto de valores cuyas

frecuencias desea contar. Si datos no contiene ningn valor,
FRECUENCIA devuelve una matriz de ceros.

Grupos

Es una matriz de o una referencia a intervalos dentro de los cuales

se desean agrupar los valores del argumento datos. Si grupos no
contiene ningn valor, FRECUENCIA devuelve el nmero de
elementos contenido en datos.

Una frmula matricial se introduce despus de seleccionar un rango de celdas

adyacentes en las que se desea que aparezca el resultado de la distribucin, y por
ltimo se presiona <Ctrl>+<Shift>+<Enter> para finalizar.

La funcin FRECUENCIA, pasa por alto celdas en blanco y texto.

El nmero de elementos de la matriz devuelta es uno ms que el nmero
de elementos en grupos.

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Ejemplo de cmo aplicar la funcin Frecuencia()

Para aplicar dicha frmula, nos planteamos la necesidad de registrar la
cantidad de ventas hasta determinadas cantidades como se muestra en la tabla del
ejemplo.
Los pasos a seguir para la incorporacin de dicha funcin, son los siguientes:
1.

Seleccionar el rango donde se desea obtener los resultados. En este

caso se pinta el rango: C12:C13.

2.

Ingresar la frmula, indicando los dos parmetros (Rango de valores a

contar y Rango de valores de Referencia). En este caso:
=FRECUENCIA(C3:C8;B12:B13)

3.

Presionar las teclas <Ctrl>+<Shift>+<Enter>, para finalizar.

En este ejemplo, las celdas correspondientes a grupos seran B12:B13 las que
contienen los valores 3000 y 4000. Cuando FRECUENCIA se introduce como una
matriz, se cuenta el nmero de ventas con importes correspondientes a los rangos
0-3000 y 3000-4000.

Rango de valores a contar

Valores de
referencia

Resultados

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Frmula utilizada

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