| INFORME TECNICO ] DIRECCION — a ARCHIVO De VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION Pree DOCUMENTAL | l DATOS GENERALES DE LA ORQUESTA FILARMONICA DE BOGOTA. Nombre: fe ORQUESTA FILARMONIGA DE BOGOTA, Representante legal: David Garcia Rodriguez : Nombre “de la dependencia responsable de la gestién| Subdireccién Administrativa y Financiera documental y archivo: Nombre del responsable dela | Comelia Nisperuza Florez |gestién documental y archivo: Direecién: Calle 398is No 14-57 Toléfonos 2883466 + Correo electrénico wow filarmoni¢abogola gov.co |Fecha: 15 de julio de 2075 al Tnicial x Tipo de visita de seguimient 1. OBJETIVO Facer Geauimiento ala gestion documental de la Orquesta Filarménica de Bogota en cuanto a tas acciones cesaroladas, recursos destinados, estado de los archivos de la entidad y planes orennecs “a ran gnimiento y fortalecimiento de las labores programadas; en cumplimiento de la funcion de seyarnenis Curso para su cumplimiento, Adclonaimente lo establecido en la Ley 1712 de 2014, “Por medio de la cual se crea ta Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Informacién Publica Nacional y el Deereto 103 de 2018 "Por cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras. disposiciones” 2. DESARROLLO Reunion de apertura y generalidades de la agenda de visita. Go nrcnyce ile de 2015, mediante radicado No. 2-2015-27531 la Secretaria Técnica del Consejo Distal ee ives informed a fa Orquesta Fiarménica de Bogota, la realzacién de la vista de seguirients ox gestion documental, para los dias 18, 16 y 17 de julio de 2015. Pere SiG, 2 !2 visita con la reunion de apertura en compafia de los funcionarios: Comelia Nisperuza Florez, Subdirectora Administrativa y Financiera, Magdalena Pedraza Daza, Jefe de la Oficina de pone iplemo, José Luis Aldana Romero, Delegado de ia Oficina Asesora de Planeacién, y Sandra Hones Reyes, Profesional de Gestion Documental de la Orquesta Filarménica de Bogota, a continuacion ce reste ty ae ‘ BOGOTA aa ‘ar HUC7ANA Pagina 1 de 24[ : INFORME TECNICO DIRECCION _ ‘ARCHING DE VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION BOGOTA DOCUMENTAL presentacién del grupo de Wabajo delegado por el Consejo Distal de Archivos y la metodologia a Sesarrolar durante la visita Posteriormente se aplicé la encuesta “Informe sobre el estado de la administracion documental” verificando [ae respuestas que sobre el mismo instrumento habla presentado Orquesta Filarm6nica de Bogota, en Camplimento al Artculo 25° del Decreto 514 de 2008, Finalmente se realiz6 el recorrdo por las instalaciones: Ge la entidad en donde se encuentran los archivos de gestion, el archivo central y el Fondo Documental ‘Reumulado (FDA) que se encuentra en el mismo espacio dentro de la entidad, todo lo anterior acompafiado del respectivo registro fotografio. 2.4.1.Analisis de los resultados do calificacién evaluados durante la visita De acuerdo con la informacion recopilada, se adelanté la evaluacién de los 10 aspectos que conforman el proceso de gestion decumental -PGD-, teniendo en cuenta que: 11 Desde el ao 2000 en el pais se expidid la Ley 594, Ley General de Archivos, la cual ha resaltado la importancia de los archivos dentro de la administracion publica, fundamentando con su. normativa ‘complementaria, las pautas para su adecuada administracién en el concepto integral de “Archivo Total’. Desde el ato 2006 con la expedicién del Decreto 614, la Administracion Distal de Bogota D.C., especialmente la Direccion Archivo de Bogota de la Secretaria General de la Alcaldia Mayor de Bogota, feglamenté la implementacién del Subsistema Interno de Gestion Documental y Archivo “SIGA- en las diferentes entidades del distrito capital, con el objetivo de fortalecer la organizacién de sus sistemas de informacion mediante programas eficientes y actualizados de administracién de documentos y archivos. Desde el 2010, de conformidad con lo previsto en el Articulo 1 del Decreto 176 de 2010, el Subsistema interno de Gestion Documental y Archivo -SIGA- hace parte del Sistema Integrado de Gestion, el Decreto 651 de 2011 "Por medio del cual se crean el Sistema Integrado de Gestion Distrital -SIGD- y la Comision Intersectorial del -SIGD-, y se dictan otras disposiciones" y el Decreto 652 de 2011 "Por medio del cual se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestion para las entidades y Organismos Distritales". (La Ley 1474 de 2011, en su Articulo 73. Plan anticorrupcion y de atencién al ciudadano, establece que: “Cada Entidad del orden nacional, departamental y municipal deberé elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corupcién y de atencién al ciudadano. Dicha estrategia contemplard, entre otras Cosas, 8! mapa de riesgos de corrupcion en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar fesos riesgos, las estrategias antitrémites y los mecanismos para mejorar la atencién al ciucadano’ 1b El Decreto 2578 del 2012, “Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas @ la administracién de los archivos del Estado” 1 El Decreto 2609 del 2012, ‘Por ol cual se reglamenta el Titulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los atticulos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestion Documental para todas las Entidades del Estado". ="(@ BO 19 2215100-FT-480 VersiGn 04 Pagina 2 de 24] INFORME TECNICO | DIRECCION, = |-——— Ae De VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL (1 Decreto 1515 de 2013 Por el cual se reglamenta la Ley 80de 1989 en lo concemiente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histérico al Archivo General de la Nacién, a los. archivos generales de los entes teritoriales, se derogan los Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones. 5 En el aio 2013, la Direccién Archivo de Bogota expide las Circulares 01,02 y 03, en donde se reitera la resentacién de la tabla de retencién y de valoracién documental, as{ como la implementacion del SIGA, en las entidades distritales. La Ley 1712 de 2014, por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso ala informacién piblica nacional y se dictan otras disposiciones. EI Acuerdo 02 de 2014, por medio del cual se establecen los criterios basicos para la creacién, conformacién, organizacién, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones. 5 Decreto 103 de 2015, "Por el cual se reglamenta parciaimente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones’. 9 Decreto 106 de 2015 Por el cual se reglamenta el Titulo Vill de la Ley 594 de 2000 en materia de inspeccién, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado y a los documentos de caracter privado deciarados de interés cultural; y se dictan otras disposiciones, GE! Acuerdo 02 de 2014, por medio del cual se establecen los criterios basicos para la creacion, Conformacion, organizacién, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones, El Acuerdo 06 de 2014 Por medio de! cual se desarrolian los Articulos 46, 47 y 48 del Titulo Xi “Conservacién de Documentos’ de la Ley 594 de 2000. El Acuerdo 04 de 2015 por el cual se reglamenta la administracién integral, control, conservacién, Posesion, custodia y aseguramiento de los documentos piblicos relatives a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario que se conservan en archivos de Entidades del Estado | Circulares 01, 02, 03 y 04 de 2016 del Archivo General de la Nacién Jorge Palacios Preciado, Con base en este marco legal y normativo y en andlisis de las evidencias y respuestas registradas en el formulario de encuesta para el informe de seguimiento sobre el estado de la gestién documental y archivos de las entidades del Distrito Capital, se presentan a continuacién los resultados obtenidos en la visita de Seguimiento adelantada a la Orquesta Filarménica de Bogota (OFB), asi: Sern ‘int =" (Oe mgs Pagina 3 do 24 2218100-FT 480 Versién 04INFORME TECNICO DIRECCION — Lairthe) ee VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL 2.4.2. Subsistema Intorno de Gestion Documental y Archivo ~ SIGA- De acuerdo con lo dispuesto en el Decreto $14 de 2006, “toda entidad de la administracién Distrital debe contar con un Subsistema Interno de Gestion Documental y Archivo (SIGA)., el cual “corresponde a una ‘dependencia encargada de la coordinaci6n, control y seguimiento de la gestién de los documentos, archivo y correspondencia. Esta dependencia debe tener el nivel administrativo con la autoridad suficiente para dirigit os procesos y procedimientos propios de la funcién archivistica, y hacer seguimiento para que tales procesos se lleven a cabo de acuerdo a las politicas y reglas dictadas por la Secretaria General de la ‘Alcaldia Mayor de Bogota a través del Archivo de Bogota." En analisis de las condiciones éptimas que se requieren para la observancia de este apartado, |a OFB presenta un porcentaje de cumplimiento de 0.75 sobre 1 que califica este punto. Frente a los resultados del seguimiento se observé: En el esquema organizacional de la Orquesta Filarménica de Bogota (OFB), la Subdireccion Administrativa y Financiera es la dependencia que se encarga de la coordinacién, control, seguimiento de los documentos, archivos y corespondencia de la Entidad de acuerdo con el manual especifico de funciones y competencias laborales Resolucién 231 de mayo de 2015. Sin embargo, es importante mencionar que de acuerdo con la estructura organica de la Entidad se tiene creado el grupo funcional de gestion documental con el fin de ‘garantizar el desarrollo y cumplimiento de la normativa archivistica, La OFB tiene establecido el Sistema Integrado de Gestion el cual esta conformado por siete (7) ‘Subsistemas, entre ellos el Subsistema interno de Gestion Documental y Archivo (SIGA, mediante esolucién N° 126 del 28 de marzo de 2014, la cual se constituye en acto administrativo valido para su reacién y que dicta en el PARAGRAFO del Articulo 6° “Ademas de las sefialadas en este articulo, el Comité del Sistema Integrado de Gestion cumplira las funciones del Comité de Archivo establecidas en el Decreto 2578 de 2012 y Resolucién 208 del 5 de Septiembre de 2013, igualmente cumplird las funciones del Comité PIGA establecidas en la Resolucion 142 del 31 de Mayo de 2011 y las funciones descritas en la Resolucion 317 del 8 de Noviembre de 2013 Comité de Gobierno en Linea, Antitémites y de Seguridad de la Informacion de la Orquesta Filarménica de Bogota’. =m wu ‘2248100-FT-480 Versién 04 Pagina 4 de 24INFORME TECNICO ] DIRECCION Poe pe | VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION | DOCUMENTAL reams gente, previa convocatoria a través del secretario técnico. Para la vigencia 201s, el somite ee junié dos veces donde se trataron temas de gestion documental asi: en la del 25 de Febrevo ce aprobé el J rearama de Gestion Documental (PGD) y en la del 25 de marzo resultados dela gestion dosune rier sect, ¥ fevisién de indicadores y objetivos 2015. £218 6 desarrollo de la gestion documental de la OFB, se cuenta con dos (2) profesionales, tres (3) técnicos, {ies (3) auxiiares y un (7) asistencial, quienes adelanian las tareas y actividades referenice implementacion Ge instrumentos archivisticos, intervencion del fondo documental acumulado, elaborecion ie instructivos, organizacién de archivo, préstamos, bisquedas y respuestas de solicitudes. Fo to la OFB no tiene establecido en el Plan institucional de Capactacién (PIC), temas de gestion documenta para todos los funcionarios y colaboradores de la Entidad. Es importante menconas que se han (palzado capacitaciones en aplicacién de TRD y transferencias documentales primenac algunas fependencias, sin embargo es necesario inclir en el PIC los recursos necesarios para capacitar en todos los temas referentes a la gestion documental. 2.4.3. Procesos de la Gestion Documental DeckSte aPartado, se evaiian tos procesos de la gestiin documenta establecidos en el Articulo 9° del Recreto No, 2609 de 2012, los cuales a su vez, fundamentan su definicion en las fases de areas y ciclo vital de los documentos creados en la Ley 594 del 2000. 2.4.3.1. Planeacién. Teuende en cuenta que la gestion documental es un proceso de carder transversal al funcionamiento de la entidad, Sea naitGra Que las entidades del Distrito Capital deberan elaborar un plan, el cual permita Tjarse ‘metas a corto, mediano y largo plazo y estipular qué pasos se deberian seguir para legar a ella Fonderando las respuestas y sus resultados puntuables, se obtiene una calificacién de 0.75 sobre el 1 que otorga e! apartado. ‘a. Programa de Gestion Documental 05 | 0,375 'b. Contratacion de Servicios 0 0 <. Sistema Integrado de Gestion 0s | 0375 d. Planes de accién o mejoramiento 0 0 = (@ ERO] ony 2218100-FT-480 Voreién 08 Pagina 5 de 24 aqINFORME TECNICO ‘| DIRECCION ARO De VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION | eon DOCUMENTAL l J Frente a los resultados del seguimiento se observé que la OFB, elaboré el programa de gestion documenta} (PGD), el cual fue aprobado por el ‘Comité del Sistema Integrado de Gestion (SIG) en seccion realizada el 25 Ge eoraro de 2016, De igual forma, el documento fue aportado como evidencia que soporta la informacién Suministrada por el responsable de la gestion documental de la Entidad. ‘Ahora bion, el PGD desde la perspectiva de la normativa debe elaborarse con base en el diagnéstico integral para lograt evidenciar que los procesos archivistcos se ajusten estrictamente a éste, sin embargo ee, ests Becarralando actualmente un nuevo diagndstico integral en la Entidad. Asi pues, el PGD debe inclulr los Syuientes aspectos como minimo: programa de normalizacion de formas y formularios electronicos, igrama de documentos vtales o esenciales asociados al plan de riesgo operativo de laentidad en caso de irergencia, programa de gestion de documentos electrénicos, programa de archivos descentralizados ave iMcluye tereerizacion de la custodia o la administracién, programa de reprografia abarcando los sistemas de fotocopiad, impresion, digitalizacion y microfimacién, programa de documentos especiales, (gréficos, rors, audiovieuales, orales, de comunidades indigenas o afrodescendientes, etc.) plan Insttucional de Gapactacion y programa de_auditorla y control, asi como abordar todos los procesos de la gestion Socumental desde tareas operativas y estratégicas. Si bien la OFB cuenta en su Programa de Gestion Decummental con los programas exigidos por la normativa, es necesario que abarquen lo mencionado Gntoriorments asi como que reflejen las particularidades y singularidad de la Entidad, ya que una vez Snsizado el documento, los programas se presentan de forma general. De igual forma el PGD debera ser Gjustado a la realidad actual de la OFB teniendo como referente el diagnéstico integral desarroliado en la vigencia 2018. En consecuencia, la OFB debe tener en cuenta los mecanismos de adopcion establecidos en la Ley 1712 fe 2074, of Decreto 2609 de 2013 y el Decreto 103 de 2015". En lo que respecta al PGD el decreto 2609 2012’ Art. 12 obliga a las entidades a publicarlo en las respectivas paginas web de las entidades dentro de fos 30 dias posteriores a la aprobacién por parte del comité interno de archivo. Adicionalmente, es importante mencionar que para la definicion del presupuesto anual en lo referente a gestion documenta} se ‘abe contar con el Diagnéstico Integral de Archivo y el Plan institucional de Archivos PINAR, que identifique {he nocesidades, al momento de la visita el PINAR se tiene planeado elaborar en la préxima vigencia, es decir 2016. Por otra parte La OFB, tiene definido el procedimiento Administracién archivo de gestion y archivo central y ransferencias documentales primarias, Procedimiento recepcién, distribucién y envio de la correspondencia Finalmente debe mencionarse que la OFB no cuenta con los indicadores necesarios (por medio del Subsistema Interno de Gestion y Archivos -SIGA) que permitan evidenciar la gestion para todos 10s procesos desarrollados, hacer seguimiento e implementar estrategias 0 planes de mejora en caso que s° requiera. Frente a esta normativa es importante recordar que las Ertidades no se deben timitar solo al desarralo do los instumenios rear ice panametros @ ilanciae de aprobacién eslablecidos por la normatva, sino que ademés so deben gener oe so cary actustzacten, implementacion y segumienio de dichos instumentos al interior de las mismas, por mec ios auministraivos o documentos equivalentes segun su rigimen legal (Cr. decreto 1 ‘oncomitante on fo anterior, es de cardcter obigatoio mantener la informacion sak Squatzada con miras a garantzar el acceso a la misma. En este sentido, es importante Sel slo wed de las enidades (cr Ley 1772 de 2014 at 12° y docrato 103 de 2015 art. sere ae is obliga alas entdades a publicarlo en las respecivas paginas web de las entidades dentro de los 30 dias pe ‘probacion por pare del come Intero de archivo, carrera 8 No, 10-85 (Cédige Postat 111711 ‘Tet: 9813000 wor bogota. gov.c0 Inte Lines 198 2246100-FT-480 Versién 04 Pagina 6 de 24| INFORME TECNICO DIRECCION ot eae VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL 3.1.4.2 Produccién El proceso de produccién documental se define como la generacién de documentos en las entidades, sean éstas pablicas o privadas, en cumplimiento de sus funciones, En cotejo de la ponderacién de este item, se obtiene una calificacién de 0.5 sobre 1 que otorga el apartado, En andlisis del resultado se evalué: La produccién de documentos de caracter administrativo en la Orquesta se adelanta a partir de sistemas ofimaticos que permiten su impresion en papel y certificacion con firma autégrafa de los funcionarios autorizados. Respecto a la adopcién de lineamientos para la implementacion de la politica cero papel, ésta labor no se ha Gesarrollado, Es necesario que se construya y adopte de acuerdo con lo establecido normativamente, on Cumplimiento de la directriz distrital sobre el uso eficiente del papel de 2012, al igual que contar con un indi¢ador que permita medir el uso eficiente, el cual no se tiene establecido. 2.4.3.2. Gestion y tramite documental Comprende las actuaciones necesarias para el registro, la vinculacién, el control y seguimiento a los trdmites ue surte el documento hasta la resolucién de los asuntos (fiujos documentales). En analisis de las condiciones éptimas que se requieren en cumplimiento de este apartado, la Orquesta presenta un porcentaje de cumplimiento del 0.72 sobre 1 que califica este punto. ‘a. Sistema de Gestion Documental 02 0.12 b. Administracién de comunicaciones oficiales 0.4 0.4 ¢. Tramites: 0,4 0,2 Frente a los resultados del seguimiento se observ que para el desarrollo de las actividades de administracién de comunicaciones, la entidad no cuenta con una unidad de correspondencia tal como lo establece el Acuerdo 060 de 2001 de Archivo General de la Nacion (AGN) especificamente en sus Articulos ‘Carrera 8 No, 10-65. (Cédigo Postal 111713 ‘et: 3813000 BO! or ‘we bogota gov.co Int Linea 185" anes HU NA ‘2216100-FT-480 Versién 04 Pagina 7 de 24 30[- INFORME TECNICO : | DIRECCION — aa — | ARCHIVO DE RoHNOD VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION Tercero y Décimo quinto. Este proceso lo lleva a cabo la recepcionista de la OFB, quien registra en el aplicativo Cordis (que asigna nimero radicado) y se la remite a las diferentes areas yo dependencias para u distribucion y asignacién del trémite respectivo, el cual se controla por medio de planillas de entrega, DOCUMENTAL | Es necesario recordar que las entidades deberan establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepcién, radicacién y distribucién de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del Programa de gestion documental y los programas de conservacién, integrandose a los procesos que se Nevaran en los archivos de gestion, centrales e historicos, En cuanto al control y seguimiento de los tramites, el aplicativo no cuenta con el desarrollo para efectuar la trazabilidad y seguimiento a los procesos de gestién documental, solo se realiza el procedimiento de ‘dministracion de la correspondencia, por tanto el control es responsabilidad de los funcionarios designados para adelantar el tramite, Fotografias 1,2. Recepcién donde se recibe la correspondencia Carrera 8 No, 10-65. il f BOGOTA as iy] HUC7ANA Pagina 8 de 24[ ‘B INFORME TECNICO DIRECCION on i ee ppuen De VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL le zt Fotografia 3. Aplicativo para correspondencia La entidad cuenta con el procedimiento recepcién, distribucién y envio de la correspondencia donde se describe la administracién de comunicaciones oficiales. Es importante menciona que el proceso de distribucién de las comunicaciones oficiales externas se realiza Por medio de la empresa Coldelivery S.A. bajo un aplicativo que la empresa pone a disposicion de la OFB, Pero al momento de la visita no se pudo evidenciar ya que la persona que se encarga de esta actividad se encontraba en vacaciones, es importante que frente a esta situacion la OFB cuente con el personal necesario y capacitado que garantice que este proceso se desarrolle adecuadamente para el cumplimiento en los tiempos de entrega y bajo los términos contratados. 2.1.3.3. Organizacion. Este proceso de la gestion documental hace referencia al conjunto de acciones orientadas a la clasificacién, ordenacién y descripcién de los documentos, como parte integral de los procesos archivisticos, En analisis de las condiciones que se requieren la OFB presenta un porcentaje de cumplimiento de 1 sobre 4 que califica este punto. BION ‘Archivos de Gestién 05. 0.5, b. Archivo Central 05 05 Frente a los resultados del seguimiento se observé: Carre 8 No. 10-05 Sogo Powe T1781 BO OTA asers000 ‘bogs goe0 Info: Linea 195 nist Us NA 225400-F7 480 Version Of Pagina 9 de 24| oweecoon —_ tapas DE VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION | 0 DOCUMENTAL | INFORME TECNICO : 7 Archivos de Gestion. ‘Se cuenta con archivos de gestion en cada dependencia y en cada una de ellas se tiene un responsable para su manejo y administracion. Es importante actarar que de acuerdo con lo observado por parte de los profesionales delegados para la visita de seguimiento, no se cuenta con espacios suficientes y adecuados para los archivos de gestién, en algunos de ellos se evidencia la ulilizacién de unidades de almacenamiento y conservacién no adecuadas para este fin como AZ's. ‘Se observé que Ia organizacién documental se hace de acuerdo con la tabla de retencién documental convalidada y por cada una de las dependencias de la Entidad; en este apartado es importante mencionar que de acuerdo con el desarrollo de nuevas funciones y actividades de la entidad, tales como el programa 40 horas, no se cuenta con instrumento archivistico para dicho proyecto. Al momento de la visita se manifest por parte de la profesional de gestion documental que los procedimientos se encuentran en construccién; de acuerdo con esta situacién la OFB debe contar con esta _informacién y priorizar la elaboracion de la TRO, evitando ast el riesgo de posibles pérdidas de informacién de caracter misional. Esto ‘ademas se evidencid al momento de revisar convenios y contratos quiza debido a que esta actividad la realizan profesionales contratados por prestacién de servicios. Asi mismo se evidencio que en algunas dependencias la TRD debe surtir procesos de ajuste y actualizacién para su correcto cumplimiento y aplicacién que permita el adecuado control y conformacién de expedientes, De otra parte es importante mencionar que no todas las dependencias cuentan con sus inventarios documentales actualizados por lo que se corre el riesgo de extravio o pérdida de informacién. ‘Adicionalmente la entidad cuenta con el centro de documentacién musical en donde se almacenan y custodian todas las parfituras de la OFB, su clasificacion y recuperacién se realiza en un sistema bibliografico el cual permite controlar la informacion alli contenida que se constituye en una informacion importante y Unica de gran valor para los ciudadanos. Es importante que se adopten medidas de seguridad que garanticen la conservacion y preservacién en los distintos medios en que se encuentra contenida, con el fin de prevenir y evitar perdia destruccién o dafio por cualquier motivo. =" mel a 2215100-FT-480 Versién 04 Pagina 10 do 24INFORME TECNICO DIRECCION eee oe ee VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION eS DOCUMENTAL To Fotografia 4 Archivo de gestién de la oficina juridica en el archivo central. Fotografia 5 y 6 Archivos de Gestién ‘También es importante mencionar que en los archivos de gestién visitados, se cuenta con hojas de control Que permiten establecer un seguimiento y medidas de seguridad para los expedientes, tal como se establece en e| Paragrafo del Acuerdo 02 de 2014 Art. 12 "La persona o dependencia responsable de Gestionar el expediente durante su etapa de tramite, esta obligada a elaborar la hoja de control por expediente, en la cual se consigne la informacién basica de cada tipo documental y antes del cierre realizar {a respectiva fiiacion. Cuando se realice la transferencia primaria, los expedientes deben ir acompafiados de la respectiva hoja de control al principio de los mismos". Esta medida debe implementarse en todas las areas y dependencias de la entidad, sobre lo cual se verificé que se cuenta con hoja de control en la series convenios, contratos e historias laborales. Carer Ne 10-05 (Sédigo Pesta: 119711 Tal: 3813000 a BOGOTA Inf: Lines 185 . HUC7ANA 2215100-FT 480 Vorsién 04 Pagina 11 de 24 Bh| INFORME TECNICO | piece | |} ARCHIVO DE | BOGOTA VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL Fotografias 9 y 10 Hoja de Control De igual forma la OFB cuenta con material de archivo Audiovisual en el cual se encuentra informacion misional de las actividades y eventos desarrollados por la entidad en el transcurso de tiempo, ésta informacién se encuentra en diferentes formatos de audio y video que representa gran parte del patrimonio documental de la entidad por lo que es importante que se adopten estrategias y medidas para la consulta y conservacién de esta informacién, Tm 1 W t Fotografias, 11, 12 y 13 archivo audiovisual Carrera 8 No, 10-65 Seg it Ea | COT! Wcrtinee 195 Em ! HUC7ANA Fee ee 2218100-FT-480 Versién 04 Pagina 12 de 26INFORME TECNICO DIRECCION — ‘ARCHIVO De VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION BOGOTA. DOCUMENTAL Archivo Central En andlisis de las condiciones archivisticas de la documentacion reunida en esta area se constat6 que. Esté ubicado en las instalaciones de la Orquesta Filarménica de Bogota en la misma rea que se tie asignado espacio para el archivo de gestion de la Oficina Asesora Juridica, aproximadamente unos 40 mi. de archivo de gestién. E! espacio asignado para el archivo central es insuficiente para el almacenamiento de la documentacién que debe transferirse de acuerdo con la aplicacion de la TRD. Por la misma via no se tiene identificada en este archivo la documentacién alli contenida en cada espacio, En el archivo central se cuenta con inventarios documental en concordancia con el Acuerdo 042 de 2002, lo cual permite la recuperacién de la informacién de forma agil y oportuna. e otra parte es importante mencionar que la entidad cuenta con materia con deterioro biolégico el cual se encuentra en aislamiento para su posterior tratamiento y en algunos expedientes se evidencio que se guardan Cd's con los documentos textuales, lo que puede ocasionar deterioro 0 perdida de la informacion ue se encuentra en medios diferentes. Fotografias 4, 15 y 16 archivo central ey = (@) x BOGOTA Bert Tonnct FT-480 Pagina 13 de 24INFORME TECNICO | DIRECCION pee eee eee ne VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION ital DOCUMENTAL, “ape Fotografias 17 y 18 Fondo Documental Acumulado, De acuerdo con lo observado en la visita por parte de los profesionales delegados por la secretaria técnica del Consejo Distrital de Archivos el volumen de documentacién los diferentes tipos de archivos es aproximadamente de: o a Archivos de gestion 140 MLL. Archivo central 180 M.L. Fondo Documental Acumulado 200 M.L. ‘Centro documentacién Musical 70 M.L. 2.4.3.4. Transferencias documentales Proceso de la gesti6n documental en la cual se adelanta la remision de documentos del archivo de gestion al central y de éste al histérico, de conformidad con los tiempos de retencion definidos en las tablas de retencién y tablas de valoracién documental. Ponderando las respuestas y sus resultados puntuables, se obtiene una calificacién de 0,29 sobre el 1 que otorga el apartado. ‘Carrera 8 No, 10-65. (Chaigo Postal: 111711, ‘Yeu: 3673000 wor bogota gov-20 inter Lines 188" AGRA Pagina 14 de 26 BE15100-FT-480 Versién 04INFORME TECNICO DIRECCION oe VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL Frente a los resultados del seguimiento se observé: De acuerdo con lo informado y las evidencias aportadas por la Entidad no se han realizado transferencias documentales primarias desde el afio 2013, de acuerdo con lo manifestado por parte de la responsable de gestion documental no es posible recibir las transferencias documentales ya ‘ue no se cuenta con espacio necesario y disponible para realizar esta actividad | Ess importante que la entidad realice el proceso de transferencias documentales primarias cada aio de acuerdo con la tabla de retencién documental y los tiempo de retencién establecidos en ella con una debida programacién y el indicador que permita establecer el cumplimiento y avance. Ahora bien, la gran mayoria de la documentacién que se conserva en los archivos de gestion y en el archivo central se almacena en cajas X-200 y en carpetas celuguias con gancho plastica, pero también se encuentran documentos en Félder y AZ, unidades no adecuadas para la conservacién de. la informacion, 2.1.3.8. Disposicién final de documentos Es un proceso permanente y contindo en cualquier etapa del ciclo de vida de los documentos, con miras a determinar su ubicacion fisica, con base en el estudio de valores primarios y secundarios. (Archivos de gestion, archivo central y archivo histérico). Ponderando las respuestas y sus resultados puntuables, se obtiene una calificacién de 0,5 sobre 1 que otorga el apartado, en consideracién a que la Orquesta no ha adelantado procesos de disposicion final En este aspecto, es importante anotar que si bien ta Entidad cuenta con instrumentos archivisticos convalidados por parte del Consejo Distrital de Archivos ya hace mas de un afio no se ha realizado el Procedimiento de disposicién final de documentacién, lo cual contribuye un almacenamiento y ocupacion de espacios necesarios para las transferencias documentales primarias y la adecuado desarrollo del ciclo vital de los documentos, los cuales crecen exponencialmente debido a los proyectos de la OFB. 2.1.3.6. Preservacién de documentos Este proceso de la gestién documental comprende las acciones aplicadas a los documentos, para garantizar ‘su conservacion en el tiempo, independientemente de su medio, forma de registro o almacenamiento (Sistema Integrado de Conservacion - SIC). Sareea No. 10-08 bie Potat:111711 Tel: 3813000 wv bogota gov.co Info: Linea 198" GOTA HUC7ANA Pagina 18 de 26 Famewrewe WETS ‘2216100-FT-480 Versi6n 04 36] INFORME TECNICO DIRECCION $< ee VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION | oe DOCUMENTAL Ponderando las respuestas y sus resultados, se obfiene una calficacion de 0. apartado. 295 sobre 1 que otorga el ‘Al momento de realizar la visita se evidencid que la Orquesta no posee el Sistema Integrado de Conservacién -SIC- que permite garantizar la conservacién y preservacion de la informacion producida y ‘ramitada independientemente de su soporte, de acuerdo con los pardmetros establecidos en el Acuerdo 06 de 2014 del Archivo General de la Nacién Jorge Palacios Preciado. Bajo este panorama, la Orquesta no posee las herramientas suficientes para mejorar las condiciones de la informacion, ni los componentes fematicos y procedimentales -Unicamente aspectos basicos enunciados en los instrumentos que regulan la gestion documental- estipulados tanto en el mencionado Acuerdo como en la Norma Técnica Colombiana NTC. 5921:2012, la Norma Técnica Colombiana NTC 5397:2005, el Acuerdo 049 de 2000 y demas relacionadas con la preservacion de la informacién. Una vez analizada la informacion de las evidencias solicitadas en la visita de seguimiento se observa que tanto en el Literal f) del Articulo 6° del Acuerdo 03 de 2012 “Plan Estratégico de la Orquesta Filarménica de Bogota para el periodo 2012-2016" como en el Literal |) del Articulo 6° del Acuerdo 04 de 2011 “Plan Estratégico de la Orquesta Filarménica de Bogota para el periodo 2009-2012" ~ambos denominados Politica de Gestion Documental- se enuncia que se proyecta un mejoramiento y estandarizacién de los procesos de la gestion documental incluyendo lo relacionado con la preservacién y conservacién documental. No obstante, hasta la fecha la Orquesta no presenta avances oficiales e integrados al SIG frente al tema. Por la misma via, el Programa de Gestiin Documental -PGD- de la Orquesta no proyecta las acciones 0 medidas necesarias para la preservacién y conservacién de la informacion, encontrandose solamente lo relacionado con la estandarizacion del documento electrénico. De igual forma, segun el cronograma de actividades del Programa de Gestion Documental brindado por la Orquesta, no se observé proyeccion de actividades especificas relacionadas con el Sistema Integrado de Conservacion salvo la propuesta de “Entender y desarrollar lo que significa conservacién de los documentos electrénicos, incluyendo la preservacién de cada uno de los componentes de los documentos electronicos y la migracién de documentos satisfactoriamente a nuevas piataformas’ para la vigencia 2017. Para el almacenamiento de la documentacion producida y tramitada por la Entidad, la Orquesta cuenta con archivos de gestion en cada una de las dependencias y un area para archivo central. Dichas zonas de ‘almacenamiento estan supeditadas a las condiciones constructivas y locativas de los inmuebles que en todos los casos corresponden a edificaciones con previo uso habitacional (casas). Debido a lo anterior no se cuenta con los espacios suficientes ni las medidas necesarias para la conservaci6n documental de soportes ‘analogos, ejemplo de ello se ve en la utlizacién de cielo raso en madera en el area de almacenamiento de! archivo central. Cabe aclarar que de los cuatro Inmuebles dos se encuentran en calidad de alquiler por !o ‘que no pueden realizarse modificaciones o inversiones constructivas sobre los mismos. Las sedes de la =m wu ‘2248100-FT-490 Versién 04 Pagina 16 de 24INFORME TECNICO DIRECCION = |} ———_—— ARCHIVO DE BOGOTA. VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION | DOCUMENTAL Qrauesta Filarménica se ubican en la calle 39bis No. 14 -32, calle 39A No. 14-46, cale 39bis No. 14 -57 y Carrera 21 No, 39-70°. Fotografia 19 del archivo central En general las dependencias manejan aproximadamente cinco (5) metros lineales de documentacién, para lo cual tienen dispuesto un espacio de 2 mts?, mientras la Oficina Asesora Juridica gestiona y tramita Guarenta (40) metros lineales aproximadamente por lo que requitié de la asignacion de un area dentro del archivo central de la Entidad. El mobiliario dispuesto para el almacenamiento de la documentacion en las dependencias corresponde a organizadores y muebles en madera, por su parte en el archivo central existe éstanteria fla abierta en metal y estanteria compacta donde se ubica documentacién del archivo central, fondo documental acumulado y archivo de gestién de la Oficina Asesora Juridica. En cuanto a las unidades generales de almacenamiento la Orquesta utiliza cajas de archivo tipo X20 pero carecen de una estandarizacion de los insumos por Io que se evidenciaron distintos disefios, calidades y materiales, encontrandose Gnicamente un lote de cajas que cumplen la Norma Técnica Colombiana NTC 5397-2008, Como unidades especificas de conservacién se poseen carpetas en cartulina yute tipo celugula (sobre las cuales se observé un deterioro generalizado quiz debido a la falta de compatibilidad con las unidades Generales de almacenamiento), carpetas de solapas laterales en propalcote y félderes tipo AZ. ‘ez eceario menconar que la OF8 se encuentra atuaente proyectando una nueva sede, sobre lo cuales importante que ol grupo funcional de gestion documental paticipe actvamente en la concepetén de os especies de almacenamicnt, =" (QE sso 2215100-FT-480 Voralén 04 Pagina 17 do 24DIRECCION | ARCHIVO DE | BOGOTA [ ] L INFORME TECNICO | VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION | | DOCUMENTAL ‘Fotografias 20,21 y 22 de diferentes tipos de unidades y calidades. Existen dos reas de almacenamiento con caracteristicas especiales en los soportes que alli se custodian: Parlituras y el archivo audiovisual. En la primera se ubican todas las partituras bajo criterios de bibliotecologia en estanteria fija abierta en metal y compacta en metal dentro de unidades especificas de ‘almacenamiento en yute tipo “de eldsticos’. En este espacio las condiciones medioambientales son aparentemente estables, os ventanales estén cubiertos por persianas y la seguridad se brinda por medio de Sensores, extintores, personal de seguridad y una puerta con restriccion de acceso a las llaves. En la segunda érea se custodian los soportes de medios audiovisuales en distintos formatos (variedades de betacam, Dvcam, DAT, entre otros) y cuenta con estanteria fija abierta en metal y compacta. Los medios estan almacenados e identificados en su mayoria en los estuches originales del fabricante y el area cuenta con deshumidificador y acondicionadores de aire, asi como los elementos de seguridad de la anterior area. Debe anotarse que si bien las condiciones no son del todo inadecuadas, este tipo de soportes requiere de un manejo especial debido a la naturaleza de las peliculas y geles que los componen por lo que no se considera dptimo el tratamiento actual, Por la misma via se observé que parte de la coleccion al haber sido migrada no presta el servicio de consulta pero si abarca un espacio considerable en la estanteria. Para el tema de riesgos y planes de prevencién y atencién de emergencias se solicitaron las evidencias respeetivas, las cuales una vez analizadas no arrojaron datos sobre el analisis de riesgos (como insuficiencia de zonas de almacenamiento, manipulaci6n inadecuada, condiciones de temperatura, humedad relativa, jiuminacion y ventilacion adversas, vandalismo, etc.) Si bien se evidencid informacién de riesgos como incendio, tertemoto, atentados, ete., no hubo mencién explicta de la relacion directa con los depésites de archivo y sus planes de prevencién, Si bien en los depésitos de archivo no se han presentado siniestros hasta el momento, es necesario contar con las herramientas procedimentales necesarias para hacer frente a cualquiera de estos eventos. Es necesario aclarar que las zonas de almacenamiento documental cuentan ‘con extitores de fuego, cdmaras de seguridad, sensores de movimiento y personal de vigilancia. En ninguna de las zonas de almacenamiento documental de la Entidad se adelanta un monitoreo de condiciones ambientales con variables como humedad relativa, calidad de aire, temperatura, ventilacion & iluminacién (salvo el muestreo no significativo de la Direccion Archivo de Bogota cuando adelanta procesos) ‘aunque se debe mencionar que el archivo central posee deshumidificadores y el area de almacenamiento archivos audiovisuales tanto deshumidificadores como acondicionadores de aire. Por su parte, los procesos de desinsectacion, desratizacion y saneamientos ambientales preventivos se llevan a cabo de forma care ant SS" \(@) RO] —pasath 2215100-FT-480 Versién 04 Pagina 18 de 24INFORME TECNICO DIRECCION ee VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION | | DOCUMENTAL | Constante por medio de la Direccién Archivo de Bogoté y por contratacién del servicio, Para las tareas de limpieza de! acervo analogo, mobiliario y zonas de almacenamiento se cuenta con un cronograma que estipula las actividades, tiempos, materiales a utilizar y elementos de proteccién personal requeridos. En ‘cuanto a los elementos de proteccién personal, la Orquesta brinda a los funcionarios: que adelantan labores técnicas con el acervo documental guantes, bala y tapabocas, No se observé en el plan de trabajo para la intervencién del fondo documental acumulado un componente de Conservacién que incluya tanto medidas de salvaguarda para el acervo valorado de conservacion total como Para el mejoramiento de las zonas de intervencién que beneficie a los funcionarios (saneamientos ambientales, desinfecciones, manejo de elementos de proteccién personal, etc.) Dentro de la visita por parte del equipo se evidencié que existe documentacién afectada biolégicamente Sobre la cual se ha hecho una identificacion y aislamiento, quedando pendiente el proceso de desinfeccion © aplicacién de disposicion final de acuerdo a la respectiva herramienta archivistica (TRD 0 TVD). De igual forma se observé que en el area de almacenamiento de parfturas no se brindan las condiciones necesatias Para la conservacién del soporte que alli se custodia; por lo que es necesario que se analice la forma de almacenamiento y dimensiones de la coleccién para elegir tanto las unidades de almacenamiento como el mobiliario adecuado, ‘s. Dy e any Fotografias 23,24 y 25 de drea de partituras. 2.1.3.7. Valoracién documental, Proceso permanente y continuo por medio del cual se determinan los valores primarios y secundarios del documento, y se define su destino final (Seleccién, eliminacion, reprografia, conservacién total), combinado correspondientemente con los procesos de organizacién, transferencia y disposicién de documentos, Ponderando las respuestas y sus resultados puntuables, se obtiene una caliicacion de 0,875 sobre el 1 que otorga el apartado. Carrera 8 No. 10-65 Sogo Poet 17711 se" BOGOTA inerunee135°"° =i HUC7JANA 2215400-F7 460 Version 08 Pagina 19 de 24INFORME TECNICO DIRECCION ee VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL ‘a. Tabla de Retencién Documental ’b, Tabla de Valoracién Documental o Frente a los resultados del seguimiento, se realizan las siguientes observaciones: La Orquesta Filatménica de Bogoté cuenta con los instrumentos archivisticos previamente convalidados por parte del Consejo Distrital Archivos. De acuerdo con lo evidenciado en la visita de seguimiento la Entidad debe aplicar este instrumento a todos los procesos (transferencias documentales Primarias y secundarias, Disposicién Final y eliminaci6n) pues existen actividades que no se han desarrollado. Frente a la tabla de valoracién documental, instrumento archivistico que también fue previamente convalidado por parte de Consejo Distrital de Archivos, se viene adelantando el proceso de intervencién del fondo acumulado el cual de acuerdo con lo informado por parte de la responsable de gestién documental de la entidad y las evidencias aportadas se debe concluir en el mes de diciembre de 2015. 2.1.3.8. Acceso a la documentacién de archivo. La gestion documental en una entidad orienta su funcionalidad en la conformacién de unidades de informacion que garanticen los derechos que tienen los usuarios de la entidad, para acceder a la informacion contenida en los documentos de archivo y de ser necesario obtener copia de los mismos. Ponderando las respuestas para este item, se obtiene una calificacion de 0.6 sobre el 1 que otorga el apartado. Frente a los resultados del seguimiento, se observé: La OFB cuenta con el procedimiento administracion archivo de gestién y archivo central, en el cual se detalla el quehacer documenta, pero es importante mencionar que no cuenta con el reglamento de acceso a los documentos de archivo de acuerdo con la normativa actual vigente, publicado y disponible para los usuarios externos de la Entidad tal como lo menciona la Ley 1712 de 2014 especificamente el Articulo 7° sobre disponibilidad de la informacion en el que se establece la disposiciOn de la informacion en la web para =O mO mth ‘2248100-FT-490 Versién 04 Pagina 20 de 24= INFORME TECNICO | DIRECCION TT ea ARGIINO DE VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION ‘siesottert DOCUMENTAL = | todas las personas. Por la misma via, no se tiene dispuesta la informacion sobre los costos de reproduccion de la informacion pablica en el espacio en web, e instrumentos como el registro de activos de informacion y el indice de informacion clasificada ylo reservada no se ajustan a lo descrto por la normativa (el primero ne Guenta con los activos tipo software/hardware segin la NTC:ISO 27000 y el Décimo Primer Lineamiento del Sistema Integrado de Gestién Distrital Inventario de Activos de Informaci6n, mientras el segundo no cuenta on todos los campos que estipula el Decreto Reglamentario 103 de 2016), Se recuerda ademas que la ‘normativa exige en algunos casos formatos abiertos como hojas de calculo, No se tienen establecidos niveles de autoridad de acceso a la informacion. Frente a la consulta y el préstamo de documentos se cuenta con planillas de control ¢ indicadores que Permitan establecer el nivel de consultas, usuarios y temas. Hay que mencionar que la Entidad no ha desarrollado una polltica definida y orientada al procedimiento para la reconstruccion de expedientes en caso de pérdida por cualquier factor, sobre lo cual el Archivo General de ‘a Nacion expidio el Acuerdo 007 de 2014, “Por medio del cual se establecen los lineamientos para la reconstruccién de expedientes y se dictan otras disposiciones’. ARCHIVO DE BOGOTA crete ee T mime zs N ‘2248100-FT-480 Version 04 Pagina 21 de 24 38INFORME TECNICO a DIRECCION fe ARCHIVO DE | VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION BOGOTA DOCUMENTAL 4, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES: En la coyuntura actual en que la administracion distrital se fundamenta en el “fortalecimiento de Io pablico como principio del Estado social de derecho, mediante el fomento de la partcipacién y decision de la Cludadanta, la eficacia y eficiencia administrativa,transparencia y lucha contra la corrupcién administativa” frente al cumplimiento de la normativa archivistica, tanto distrital como nacional, la calificacién obtenida por la Orquesta Filarménica de Bogotd, corresponde a 6,14 sobre 10 puntos, tal como se evidencia en la siguiente grafica ‘Sin embargo, en este contexto y analizando la integralidad de los componentes y procesos que conlleva la adecuada gestion documental, se concluye que la entidad presenta un nivel MEDIO respecto al ‘cumplimiento de la normativa archivistica nacional y distrital, en especial lo relacionado con: ‘+ Elaborar, actualizar, adoptar y aplicar los procesos, procedimientos, guias, manuales, reglamentos y demas instrumentos relacionados con la gestién documental con el fin de controlar eficientemente la conformacién de los archivos, desde la planeacion y produccién documental hasta su disposicion final, teniendo en cuenta que el sistema de archivo que se determine debe aplicar integralmente para la gestién de archivos administrativos y misionales en la entidad. Para estas acciones se Fecomienda, que deben alinearse con el Sistema Integrado de Gestion, su desarrollo debe ser en concordancia y participacién con un grupo interdisciplinario que involucre a la oficina de planeacién, Grupo de sistema y el grupo de gestion documenta como minimo. con el fin de armonizar la gestion documental para la entidad. ‘© Es importante que se elabore el cuadro de caracterizacion documental como listado maestro de registros, seguridad de la informacién y el listado activos de informacion como insumo necesario para la actualizacion de las TRO. «Se recomienda incluir el (PIC) los recursos necesarios para capacitar a los funcionarios de la entidad een lo relacionado con la Gestion Documental = Es importante que se cuente y adopten medidas referentes a la produccién, tramite, almacenamiento, restricci6n, seguridad y disposicién final de la documentacion en medios distintos al fisico, (electrénico) que cumplan con todo lo establecido en la normativa archivista nacional y distrital ‘© Definir el Plan de institucional de Archivos (PINAR) con el fin que Ia alta direccién en la OFB, desde su rol estratégico, realice actividades de planeacion, revision y mejora para lograr la eficiencia y eficacia, y a su vez cumplir con los objetivos y metas trazados en la planeacién estratégica; reflejado en el Plan Estratégico Institucional y el Plan de Accién Anual. Es evidente la necesidad de espacios para los archivos de gestion, el archivo central y para el ‘almacenamiento de las partituras e informacion contenida en otros medios como audio, video y el material bibliografico que produce la entidad para el desarrollo de sus funciones, distribuir a los Usuarios y que se tiene para consulta por parte de la entidad, para que pueda ponerse al servicio de Jos usuarios. © Que de acuerdo con lo establecido en el decreto 514 de 2006 art.24 términos de referencia, la Defensoria del Espacio Publico, cuando desarrolle procesos de contratacion de servicios referidos a actividades de gestién documental se deben ser enviados para contar con el visto bueno por parte caumae seaee ts, sae BOGOTA moti — BOGOTA ‘2215100-FT-480 Versién 04 Pagina 22 de 24INFORME TECNICO | DIRECCION = |}—— | pal VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION | DOCUMENTAL La entidad debe contar con una politica definida y orientada al procedimiento para la reconstruccién de expedientes en caso de perdida por cualquier factor. Teniendo presente que el Archivo General de la Nacién expidio el Acuerdo 007 de 2014, “Por medio del cual se establecen los lineamientos ara la reconstruccién de expedientes y se dictan otras disposiciones’. con el cual se establece el Procedimiento técnico archivistico que debe seguirse para la reconstruccién de los expedientes, a Partir de la funcién archivistica, Es necesario que la entidad cuente con un reglamento para el acceso a los documentos de archivo, Publicado y disponible para todos los usuarios de la entidad, Se recomienda la elaboracién de hojas de control para todos los expedientes con el fin de cumplir con el paragrafo del Acuerdo 02 de 2014 art. 12 “La persona o dependencia responsable de gestionar el expediente durante su etapa de tramite, esta obligada a elaborar la hoja de control por expediente, en la cual se consigne la informacion basica de cada tipo documental y antes del cierre realizar la respectiva foliacion. Cuando se realice la transferencia primaria, los expedientes deben ir ‘acompafiados de la respectiva hoja de control al principio de los mismos’. ‘Se recomienda realizar la actualizacion de la tabla de retencién documental (TRD) acorde con los Procesos y la produccién documental real de la entidad, con el fin de contar con instrumento archivistico ajustado que trate de reflejar la producci6n documental en la entidad. Es de primordial importancia que la Orquesta estandarice por medio de una politica clara el componente de preservacién documental a largo plazo, para lo cual se debe iniciar con la generacién y puesta en marcha del Sistema Integrado de Conservacién -SIC- descrito en el Acuerdo 006 del 15 de octubre de 2014, *Por el cual se desarrollan los articulos 46, 47 y 48 del titulo XI “Conservacién de documentos” de la ley 594 de 2000". Dicho Sistema deberd contener como ‘minimo los siguientes temas en materia de preservacion documental: © Moritoreo y control de tas condiciones ambientales. © Elaboracién y aplicacién de programas con mecanismos de inspeccién, control y erradicacion de plagas, © Elaboracién y aplicacion de protocolos para los procesos de limpieza y saneamiento ambiental preventivo, © Elaboracién de guias 0 instructivos con medidas basicas de intervencién en conservacién documental tanto para deterioros fisico-mecdnicos como biol6gicos. Es necesario contar con el Plan de conservacién documental y el Plan de preservacién digital a largo plazo; conteniendo el primero las acciones a corto, mediano y largo plazo para implementar Programas, procesos y procedimientos tendientes a mantener las caracteristicas fisicas y funcionales de los soportes andlogos de la informacion mediante niveles de intervencién en Conservacién preventiva y conservacién/restauracion; mientras el segundo procura mantener las caracteristicas de autenticidad, integridad, confidencialidad, inalterabilidad, fiabilidad, interpretacion, ‘comprension y disponibilidad en el tiempo de la informacién a partir de un conjunto de estandares que regulen y estandaricen la creacién, uso, mantenimiento, retencién, acceso, preservacion de la informacién, ‘necesidades de los usuarios, adopcién de normas técnicas,, guias, estandares acionales e internacionales, capacidad técnica de la entidad y obligaciones legales de la misma (entre otros aspectos mencionados en el Acuerdo 06 de 2014). Frente a los temas de riesgos en las areas de almacenamiento y archivo en general asi como planes ara prevenir desastres es necesario que la Entidad cuente con una identificacién de los riesgos — Sees Sit =O gu 100-FT-480 Pagina 23 de 24 34o DIRECCION PROMO DE VISITA DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION | INFORME TECNICO | BOGOTA DOCUMENTAL asociados a archivo- en las reas o depésitos destinados para la gestion documental, de igual forma con el plan de prevencién y atencién de desastres donde se incluyan los depésitos de archivo. Para el mejoramiento del proceso de preservacién a largo plazo se recomienda revisar y analizar las rnormas vigentes en dicha materia como el Acuerdo 049 de 2000 del Archivo General de la Nacién, la Norma Técnica Colombiana NTC. 5921:2012, la adopcién con modificaciones de la Norma ISO 41799: 2003, Decreto 1080 de 2015 y publicaciones sobre la materia tanto del Archivo de Bogota ‘como del Archivo General de la Nacion, Es necesaria la normalizacién en la utlizacién de unidades generales y especificas de almacenamiento (cajas y carpetas) en las distintas zonas de almacenamiento del archivo de gestion tn las dependencias de la Entidad y archivo central. Unido a lo anterior debe suprimirse el uso de {olderes tipo AZ asi como asignarse los espacios suficientes para albergar el acervo documental y su proyeccién de crecimiento Se recomienda llevar un monitoreo de condiciones ambientales con variables como humedad Telativa, calidad de aire, temperatura, ventilacion ¢ lluminacién en el rea de almacenamiento del archivo central pues actualmente no se adelanta, Es necesario el mejoramiento tanto de las unidades especificas de conservacion como de los espacios en general para el area de almacenamiento de partituras. Para ello se recomienda en primera instancia analizar la pertinencia de las carpelas, tipo de soportes documentales incluidos en estas, materiales de la documentacion y nivel de consulta para elegir la mejor opcién para la conservacién de dicho material. Frente a los archivos audiovisuales es necesario el mejoramiento de las condiciones del area de almacenamiento asi como adelantar las gestiones necesarias para transferir los originales que hayan cumplido los tiempos de retencién de acuerdo al instrumento archivistico al Archivo de Bogota. FIRMAS: Prdfesiofial Archivista Revi: RDO SIERRA ROJAS Eduardo Sirra Rojadl Juan Felipe ite Florez) Julo Alberta Parra Acosta, SS" (Gq) MIO] —=BasaTA Mec Lien 108 camer tore HUC7ANA 2218100-FT-480 Versién 04 Pagina 24 de 24