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Guia Rapida Reparto Junio 2010
Guia Rapida Reparto Junio 2010
REPARTO
Junio 2010
NDICE
1.
PRESENTACIN ____________________________________________________ 2
2.
3.
TIPOS DE CORRESPONDENCIA_________________________________________ 4
4.
ANEXOS ______________________________________________________________ 20
GLOSARIO DE REPARTO _________________________________________________ 21
CUADRO RESUMEN DE PRODUCTOS SICER __________________________________ 24
CUADRO RESUMEN DE ENVOS CON SEGUIMIENTO INFORMTICO________________ 24
AVISOS DE RECIBO _____________________________________________________ 24
AVISOS DE LLEGADA____________________________________________________ 27
1.
PRESENTACIN
2.
Para que tengas una idea de donde ests dentro de la organizacin, el circuito del correo
es el siguiente:
Cada Unidad de reparto tiene designada una zona de influencia. Los cdigos postales,
que son cdigos de 5 cifras establecidos por Correos, facilitan la separacin de los
envos segn su destino y zonas de distribucin.
Cada cdigo postal est compuesto por un nmero determinado de secciones. Una
seccin es la zona o conjunto de calles que se encarga de repartir un cartero.
3.
TIPOS DE CORRESPONDENCIA
En tu trabajo te encontrars con una serie de productos que tendrs que repartir y que, a
efectos de distribucin, se pueden clasificar de la siguiente manera:
CORRESPONDENCIA ORDINARIA
Es la que generalmente se deposita en buzones, en los Centros de Admisin Masiva o en
las Oficinas Postales y se entrega con las garantas de rapidez y seguridad que ofrece
Correos. Los productos que circulan bajo esta modalidad son:
Impresos, publicorreo,
Econmica).
peridicos
publicaciones
peridicas
(llamado
Lnea
CORRESPONDENCIA REGISTRADA
Son aquellos productos que ofrecen adems de la garanta general un mayor control en
todo el proceso (admisin, curso y entrega). Tienen un cdigo de barras para su
seguimiento y siempre se reciben y entregan bajo firma.
Certificados, notificaciones.
Reembolsos: Envos cuya entrega al destinatario se realiza previo abono del importe
reembolsable, que aparece en el anverso del envo.
4.
TU JORNADA DE TRABAJO
4.1.
Inicio de jornada
4.2.
A primera hora de la jornada llega la ruta con la correspondencia que habr que clasificar
y repartir ese da.
Con la correspondencia que llega a la Unidad realizamos la
recepcin y descarga separando la correspondencia segn su
modalidad. Una vez realizada la descarga se procede a la
apertura de los contenedores y despachos recibidos,
colocando cada uno en su puesto correspondiente (registrada,
bsica, econmica, IPC, clasificada a seccin, etc.). Al realizar
esta operacin tendrs especial cuidado en comprobar las
etiquetas de estos contenedores, tanto para cerciorarte del
tipo de producto que contiene como para asegurar que
corresponden con nuestro centro de distribucin.
El siguiente paso a realizar es la clasificacin general que consiste en separar la
correspondencia en tantas casillas como secciones haya en la Unidad de Reparto. Esta
clasificacin se realiza en diferentes puestos segn las diferentes lneas de producto:
bsica, econmica, registrada, IPC. Separando dentro de cada lnea tambin por
formatos. Como ayuda a esta tarea estn los listados de clasificacin general.
La correspondencia registrada debe grabarse en el sistema informtico SGIE, que
confeccionar automticamente las Hojas de Reparto.
Para ello, una vez clasificada la correspondencia registrada
por secciones, debers revisar y clasificar los envos
registrados de tu seccin antes de que el responsable de
su grabacin los introduzca en el sistema SGIE. La
clasificacin de los envos debes realizarla siguiendo la lista
de embarrie y tendrs que adherir una etiqueta blanca
con cdigo de barras a los envos que no lleven ningn
cdigo de barras que corresponda al nmero de origen del
envo.
Habr Unidades que dispongan de PDA para realizar todo el tratamiento de la
correspondencia registrada, en tu Unidad dispondrs de material formativo para entender
el funcionamiento y los procesos de trabajo con este dispositivo.
Una vez finalizada la Clasificacin general y recogido el correo ordinario que corresponde
a tu seccin (levantar monteras), habrs finalizado las tareas colectivas previas al
reparto; pasars a tu Seccin, donde proceders a realizar el encasillado de la
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Plano de recorrido.
Bolgrafo.
Hay varios trucos para que recuerdes donde tienes que entregar un certificado o un envo
IPC, por ejemplo:
Son ayudas para conseguirlo, seguro que pronto tendrs tu propio mtodo.
4.3.
Esto evitar posibles quejas y que al da siguiente el cliente las deje otra vez en tu
buzn. Es preferible que repartas CALIDAD a CANTIDAD, en poco tiempo podrs hacer
las dos cosas.
Antes de salir de cada portal acurdate de abrir el buzn N 1, deposita las cartas en su
buzn correcto, si son para devolver gurdalas para llevarlas de vuelta a la Unidad.
Cuando vayas acabando con el reparto de la correspondencia que traas
en el carro/cofre, estars cerca del buzn de ruta. Recoge la
correspondencia que habas preparado en la bolsa/saca de ruta. Si es
saca, el llevar los atados numerados te ayudar a organizarlos.
Cercirate de que la puerta del buzn se quede cerrada y que no te
has dejado la llave puesta, gurdala, pues debes entregarla en la
Unidad al regreso del reparto. Esta llave la recoges diariamente
bajo firma y eres responsable de ella.
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AR
AR
e-AR
Vamos a hacer un breve repaso por algunos de los distintos tipos de envos
registrados:
NOTIFICACIONES
Se diferencian porque la palabra notificacin debe estar en el anverso, junto al
membrete y/o en el Aviso de Recibo. Son certificados que tienen un carcter oficial
especificado por el remitente que lo enva, Juzgados, Ayuntamientos, etc. Tienen dos
intentos de entrega y prcticamente todas tienen Aviso de Recibo. La entrega al
destinatario sigue el mismo patrn que el certificado normal, teniendo en cuenta que el
Aviso de Recibo ha de ser cumplimentado por el destinatario o receptor del envo,
desprendido y llevado a la Unidad para su tratamiento.
Si en el primer intento no puedes realizar la entrega, traeras la notificacin de vuelta a
la unidad de reparto especificando en el lugar indicado (Hoja de Reparto y tambin Aviso
de Recibo) la incidencia por la cual no has podido efectuar la entrega.
Se efectuar un segundo intento dentro de los tres das siguientes, y si tampoco
puedes realizar la entrega, debes adems de especificar en la Hoja SGIE y en el Aviso de
Recibo el motivo de no entrega, confeccionar un Aviso de Llegada indicando la fecha,
y hora en que has intentado su entrega, tipo de producto y modalidad y dems datos, y
depositar dicho aviso de llegada en el buzn del destinatario.
REEMBOLSOS
Son aquellos envos certificados que se entregan bajo firma, cobrando la cantidad
especificada por el remitente en la cubierta del envo. Comprobaremos antes de salir
de la Unidad que la cantidad que indica la hoja de Reparto coincide con la del
envo, sino se lo comunicaremos al responsable.
Previamente a su entrega, cobraremos la cantidad total del importe que figura en la hoja
de Reparto. El dinero siempre lo cobrars en METALICO, no aceptes talones o similar.
Lo entregars con las mismas formalidades que los
certificados en general, recogiendo la firma en la hoja de
reparto y en su caso en el Aviso de Recibo.
Los reembolsos circulan de dos formas, sin documentacin,
donde toda la informacin est ya en SGIE, o con multihoja
(M-11R). En este ltimo caso, en la entrega separaremos el
original del multihoja del envo y la traeremos junto con el
dinero a la Unidad, para su posterior entrega a la persona
responsable.
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M 11-R
GIROS
Son pagos que se realizan a travs de Correos a personas fsicas o jurdicas, pueden
ser en metlico o mediante cheque. Al igual que la correspondencia certificada los
recibirs y entregars bajo firma. Su entrega se realiza en el domicilio del destinatario,
tanto en cheque como en metlico, siempre que en este ltimo caso no supere la
cantidad de 300 euros.
Antes de realizar el pago, pediremos al destinatario el D.N.I, Pasaporte u otro documento
acreditativo, para comprobar su identidad, lo anotaremos en el impreso de giro y
en la hoja de reparto. El destinatario nos firmar en la Hoja de Reparto, en el
impreso de giro y pondr la cantidad recibida en letras y cumplimentar el Aviso
de Recibo en caso de llevarlo.
Cuando el pago no se realice al propio destinatario la persona que lo reciba debe ser
mayor de edad y estar autorizada por escrito y adems de realizar el proceso
correspondiente, deber constatar el nombre en el impreso de giro y en la Hoja de
Reparto.
Realizado el pago se desprende del impreso de giro el taln para el destinatario donde
vienen los datos del remitente e importe del giro y se entrega al receptor de envo.
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16
4.4.
De vuelta a la Unidad hay una serie de operaciones que debes realizar con los envos que
no has podido entregar.
1. Envos registrados: Debes separarlos de la siguiente
entregrselos al responsable de la liquidacin en SGIE:
manera
antes
de
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2. Avisos de Recibo: Debes revisar que se han cumplimentado todos los datos
correspondientes a la entrega (tanto del primer como segundo intento) y estampar el
sello de la Unidad, con tu nmero de identificacin profesional (NIP) y firma. Debes
separar los Avisos de recibo SICER del resto (se diferencian principalmente porque en
los AR SICER pone Devolver a Centro de Control de Notificaciones o
Certificados y llevan siempre cdigo de barras):
Los Avisos de Recibo SICER los entregars junto con los envos registrados a
responsable de SGIE para su liquidacin.
El resto de ARs se cursan en el mismo da, asegrate de que todos los datos
estn cumplimentados.
1.
Correspondencia ordinaria.
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5.
TABLA RESUMEN
TAREAS
Inicio de
Jornada
Recepcin de
Ruta
Clasificacin
General
Preparacin
Previa de
Envos SGIE
Tareas
Previas al
Reparto
Tareas
durante el
reparto
Tareas
despus del
reparto
NO OLVIDES
Embarriar la correspondencia.
Fin de jornada
contenedores
TRABAJO
COLECTIVO
TRABAJO
COLECTIVO
* En las Unidades que se disponga de PDA estos procesos pueden variar. Consultar material formativo.
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ANEXOS
GLOSARIO DE REPARTO
AVISOS DE LLEGADA (M-4): Es un documento que sirve para avisar a los destinatarios
que tienen un certificado, giro u otro envo registrado que no ha podido ser entregado en
su domicilio. Debes cumplimentar todos los datos con letra clara y legible y embuzonarlo
en el mismo momento del intento fallido.
AVISO DE RECIBO (A. R.) o M-35plus: Se trata de un servicio adicional de cualquier
envo certificado. Consiste en un impreso que viene adherido a estos envos y que se
devuelve al remitente cumplimentado para darle informacin sobre el resultado de la
entrega. En el momento del intento de entrega al destinatario deberemos recoger todos
los datos requeridos como prueba de haberse efectuado la misma.
BUZN DEPSITO (RUTA O ALCANCE): Es un buzn de color verde, colocado
estratgicamente a lo largo del recorrido para acercarte la correspondencia a ese punto.
Tendrs una llave del mismo. Vendrn sealados en el plano de recorrido.
BUZN N 1: Es un buzn que se encuentra en cada portal (el primero), como uno ms
de los casilleros domiciliarios, donde los destinatarios depositan la correspondencia mal
embuzonada (dispondrs de una llave universal para poder vaciar su contenido).
BUZONEO: Se define con este trmino la accin de introducir la correspondencia en los
casilleros domiciliarios de los destinatarios.
CORRESPONDENCIA I.P.C: Correspondencia internacional ordinaria procedente de
pases adheridos al acuerdo IPC y sujeta a unos plazos de entrega especficos. Se recoge
bajo firma aunque no es necesario anotarla. Se reparte como el resto de correspondencia
ordinaria y hay que intentar entregar toda, pero si queda algo sin repartir, al regreso
debe entregarse al responsable para su control, por ello no debe mezclarse con el resto
de la correspondencia ordinaria.
DESPACHO: Conjunto de correspondencia certificada que viaja junto con la relacin
detallada de los envos, dentro de un sobre o bandeja.
EMBARRIADO: Tarea que consiste en ordenar la correspondencia de tu Seccin,
haciendo paquetes por nmeros o portales, segn el itinerario que sigues en reparto.
ENVIOS CON VALOR DECLARADO: Correspondencia acogida a un seguro especial que
dar lugar a una indemnizacin en caso de extravo o deterioro, esta indemnizacin ser
igual a la cantidad declarada por el remitente. Tambin se entrega bajo firma, como el
resto de envos registrados.
GIROS: Son pagos que se realizan a personas o entidades en metlico o en cheque.
HOJA DE REPARTO: Documento en el que aparecen anotados los envos registrados
(certificados, notificaciones, giros, reembolsos, etc.) de tu seccin y donde se recoge la
firma del destinatario o se adhiere la etiqueta de cdigo de barras con la firma del
destinatario.
HOJA DE FIRMAS: Documento que imprime SGIE donde aparece un resumen del
nmero de envos y dinero entregado a cada seccin para el reparto. En ella cada cartero
debe firmar la recepcin antes de salir a reparto.
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22
23
Clientes ms
importantes
1
Intento
2
Intento
Pasa a
LISTA
Depsito en
BUZN
C1
Gnesis
Worlwide
SI
NO
15 DAS
NO
C2
SI
SI
7 DAS
NO
C5
SI
SI
15 DAS
NO
SI
SI
7 DAS
SI, despus
de caducar
Cmara de
Comercio
SI
SI
NO
SI, despus
de 2 intento
NS
TGSS
SI
SI
7 DAS
NO
AR Digitalizado
NT
D.G.
CASTASTRO
SI
SI
7 DAS
NO
N3
TRFICO
SI
SI
7 DAS
NO
TB
BBVA
SI
SI
NO
NO
3 intento en Oficina
Cliente misma provincia
TC
BANKINTER
SI
SI
7 DAS
NO
90
AEAT
SI
SI
7 DAS
NO
Gest. Trib.
NE
Dip. Barna
TGSS
D
CUADRO RESUMEN
INFORMTICO
DE
ENVOS
24
CON
Observaciones
SEGUIMIENTO
AVISOS DE RECIBO
Ejemplo Aviso de Recibo de Notificacin NT:
Datos organismo
remitente
Datos destinatario
Sello de fechas en
entrega o
devolucin
(Oficina o reparto)
DATOS RECEPTOR Y
FIRMA
Datos oficina
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Datos entrega
Datos receptor
26
Sello de fechas
AVISOS DE LLEGADA
Cumplimentacin de Aviso de Llegada
1.
Sello de la oficina,
impreso o de
caucho, donde
figura el horario y
direccin.
Es necesario indicar
siempre el distrito o
unidad y la seccin.
2.
Origen del
Origen
del envo,
envo,nombre
nombredel
del
remitente yy razones
remitente
razonespor
porlas
la que
no seno
hasepodido
hacerhacer
la
que
ha podido
la
entrega con hora y fecha.
entrega, con hora y fecha.
Nombre y Apellido
localidad de origen
Indicaciones de cmo
recoger el envo.
A continuacin se embuzona!
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