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    Sistemas y procedimientos contables

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    | UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA DIRECCION DE INVESTIGACIONES Y POSTGRADO N MAESTRIA EN ADMINISTRACION DE NEGOCIOS CURSO: CONTABILIDAD SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES —CAPITULO:8 Catacora, Fernando. (1997). Sistemas y procedimientos contables. Venezuela: Editorial McGrawHill Compilacién con Fines Académicos y se respetan los Derechos de autor. EO! EW ee EF LOS SISTEMAS CONTABLES CAPITULO 8 Principales caracteristicas de un sistema contable contable fos errores en la informacién, -ccwrridos en plena faena de cierre mensual de las ‘operaciones de la empresa- y con \a responsabilidad de entregar las cifras magicas de informacién contable ai dia siguiente, pues bien, esta situaciOn se repite con cierta frecuencia en los departamentos de contabilidad en las compafias y en muchos casos, son una consecuencia de decisiones erradas al momento de ——comprar; desarrollo instalar-1ossisteras-de-informacién.contabe, = ‘Un sistema de informaciéa contable debe abarcar al menos los siguientes elementos y no alguno de ellos aisladamente: ‘© Hardware donde se procesa Ja informacién © Software propiamente dicho Recursos humanos. + Politicas y normas contables adoptadas por la entidad La informacién contable, es la base para tomar decisiones en distintas areas. Por ejemplo, cuando una empresa participa en tna licitacién piblica para prestar sus servicios, normalmente la empresa que llama a licitacién, requiere que Je sea presentada informacién de tipo financiero acerca del negocio. La informacién financiera en este caso es generada por los sistemas de informacién contable, Dependiendo del sistema y c6mo funcione éste, la informacién contable serd mas ficil de obtener y procesar. En el presente capftulo, se expone el esquema bésico de funcionamiento de un sistema contable, los tipos de procesamiento que pueden darse y los controles que s& ~~ —establecen para su adecuado-funcionamiento =o 8.1 ESQUEMA DE FUNCIONAMIENTO DE UN SISTEMA CONTABLE Un sistema contable es el eje alrededor del cual se toman la mayoria de las decisiones financieras, Un sistema contable debe enfocarse como un sistema de informacion que ine y presenta datos resumidos o detallados acerca de la actividad econémica de una goad empresa ana fecha o por un periodo determinado. financiers sistema eontable sel ele alrededor Ge ual ve toni fa 7 (CAetTULO®: PRINCIPALS CARACTERISTICAS DE UNSISTEMA CONTARLE. 11] k En los tiltimos afios, muchas empresas han crecido en tamafio y complejidad debido a las operaciones por cllas realizadas , por lo cual los sistemas necesarios para manejar esa gran cantidad de informacién han evolucionado en términos de especializacién y en aumento de la capacidad de cémputo, Actualmente no se puede concebir una empresa sin la ayuda de sofisticados sistemas. de procesamiento de datos Desde el punto de vista conceptual, el esquema de funcionamiento de un sistema contable no es nada I complejo. Como se muestra en la figura 8-1, las principales tareas que lleva a cabo el sistema son: } ‘© Ingreso de los datos, + Validacion de datos e © Actualizacién de registros ‘© Emision de reportes a Elorden por el cual se deben realizar cada una de las tareas es estrictamente el presentado anteriormente, LDL Ld LE LL = ees eaten ‘FIGUEN ET Eaqisma & Tunclonamleno Ge un sens caviable INGRESO DE LOS DATOS Con el grado de desarrollo tecnolégico actual, el procesamiento de las transacciones contables, no se concibe sin la utlizacién de un computador. El ingreso de los datos en un “Fr sistemacontable se realize a través de un comprobante de diario. Cada comprobante de diario contiene dos o més registros, sean débitos o créditos. Los registros débitos o créditos se denominan asientos de.diario, de esta forma un comprobante de diario esta formado al ‘menos por dos 0 més asientos de diario, Los comprobantes de diario pueden ser de dos tipos: Ingreso de los ‘ontble se reali eaves de un comprobante de diaio, Manuales ‘© Mecanizados Manuales ‘Un comprobante manual implica necesariamente que los registros en él realizados, sean conformados 0 validados a través del ingreso de datos en un terminal de captura de datos. En la figura 8-2, se muestra un formulario ejemplo de comprobante de diario. 112 tener PARTE: Los SISTEMAS CONTABLES COMPROBANTE DE DIARIO chia | amin | Se CONCERTO FIGURE Ejemplo Ge un formulario pare Tgreso de das ‘Los campos que identifican un comprobante y que al mismo tiempo lo diferencian de otros son: Fecha de operacién':-debe—indicarse-ta-fecha~en-que realmente -se-efectuaron=o reaiizaron-las transacciones'o- registro. Mimero : debe asignarse un nimero a] documento, el cual deberd ser consecutive para aquellos sistemas que no diferencian tipos de comprobantes por cada tipo de operacién contable. od Un campo de informacién adicional al momento de ingresar los datos es el de concepto o descripcién, el cual dobera expresar en forma concisa a qué se refieren los registros que se detallan en el cuerpo del comprobante de diazio. ‘Uno de os aspectos de control que debe tener un sistema contable, es el de no permitir grabar informacién con fechas de operacién y mimeros de comprobante iguales, ya que ello genera inconsistencia de la informacién a nivel del almacenamiento fisico. La captura de la informacién hara que el sistema transfiera Jos registros débitos Y créditos individuales a las respectivas cuentas de mayor, tomando en cuenta los cédigos de auxiliar y centro de costo en aquellos sistemas que posean la capacidad para mancjar tales conceptos. ‘Mecanizados tra modalidad del ingreso de datos a un sistema contable es en forma mecanizada, esto implica que se debe ttilizar un medio de almacenamiento magnético para poder transferir los registros contenidos en los. comprobantes de diario, sea via diskette o cinta magnética. Un ejemplo que ilustra esta forma de ingreso de datos, cs el procesamiento de una némina de empleados. El documento fuente que genera la informacién contable, es la némina de pago. En la figura 8-3, se muestra un ejemplo de una némina para el pago de obreros. | CAPiTOLOF PRINCIALES CARACTERISICAS DE UN SISTEMA CONTABLE. 113, NOMINA DE PAGO A OBREROS TIGURA 83 Fjenplo de una nbmina de pag Lainformacién alli contenida puede ser almacenada en un sistema auxiliar de némina, el cual se encargue de ; generar el registro mecanizado de diario que serd almacenado en medios magnéticos. Esta forma de t procesamiento, se utiliza sobre todo cuando las localidades fisicas de una empresa, requieren que se centralice la t informacién y cuando existe un sistema integrado de informacién : Es comin bajo esta modalidad de captura de informacién, encontrarse con problemas de integridad en los : datos, es decir, que no todos los datos son transferidos a la base de datos central, por ésta razin dado que los comprobantes. de diario-ingresarénal-sistema.en-forma-electrinica,se.deben.-establecer.controles -de-PED-

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