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Clave: 800-80000-DCSIPA-P-001

PROCEDIMIENTO PARA LA
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ELABORACIN Y REGISTRO DE
Fecha: 14/04/2003
DIRECCIN CORPORATIVA
PROCEDIMIENTOS E
DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y
INSTRUCTIVOS
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PROTECCIN AMBIENTAL

INDICE

CAPITULO

PGINA

1.0

OBJETIVO..................................................................................................................... 3

2.0

AMBITO DE APLICACIN ............................................................................................ 3

3.0

RESPONSABILIDADES................................................................................................ 3

4.0

REFERENCIAS ............................................................................................................. 4

5.0

ACTUALIZACIN.......................................................................................................... 4

6.0

DEFINICIONES............................................................................................................. 4

7.0

DESARROLLO.............................................................................................................. 5
7.1. Criterios para determinar el Tipo de Documento Normativo................................. 5
7.2. Estructura, Presentacin e Identificacin de los Procedimientos e instructivos. .. 5
7.3. Elaboracin y/o Actualizacin, Autorizacin y Emisin de los Procedimientos
e instructivos. ....................................................................................................... 9

8.0

REGISTROS ............................................................................................................... 10

9.0

ANEXOS ..................................................................................................................... 10
9.1. ANEXO 1. Portada ............................................................................................. 11

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1.0 OBJETIVO
Establecer los requisitos que se deben observar en la elaboracin, revisin, aprobacin y registro de
procedimientos e instructivos de carcter administrativo, tcnico u operativo que emita la Direccin
Corporativa de Seguridad Industrial y Proteccin Ambiental (DCSIPA).
2.0 AMBITO DE APLICACIN
Este documento es de cumplimiento obligatorio por parte de las Gerencias y la Unidad de
Administracin para la emisin de procedimientos e instructivos que apliquen al interior de la
DCSIPA.
3.0 RESPONSABILIDADES

3.1. Director Corporativo de Seguridad Industrial y Proteccin Ambiental.


3.1.1 Autorizar, cancelar y en su caso emitir los procedimientos e instructivos de aplicacin
interna que elaboren las Gerencias y la Unidad de Administracin (UA) de la
DCSIPA.

3.2. Gerencia Corporativa de Normatividad (GCN).


3.2.1. Coordinar la elaboracin, revisin y aprobacin de los documentos que sean
desarrollados por las Gerencias y la UA de la DCSIPA.

3.2.2. Mantener la custodia y registro de los procedimientos e instructivos emitidos por la


DCSIPA.

3.2.3. Coordinar la actualizacin y/o cancelacin de los procedimientos e instructivos.


3.2.4. Establecer los procedimientos y mecanismos necesarios para el control y
distribucin de los procedimientos e instructivos emitidos por la DCSIPA.

3.2.5. Enviar a la UA la relacin de los Procedimientos e instructivos aprobados para


integrar el Manual de Procedimientos de la DCSIPA, de acuerdo a lo establecido en
la referencia 4.1 de este procedimiento.

3.3. Responsabilidades Comunes de las Gerencias y la Unidad de Administracin.


3.3.1. Elaborar y enviar a la Gerencia Corporativa de Normatividad (GCN) para su revisin
interna en la DCSIPA, aprobacin y distribucin los procedimientos e instructivos
requeridos para realizar sus funciones.

3.3.2. Elaborar y aprobar una lista de distribucin de los procedimientos e instructivos de


su competencia y enviarla a la GCN para su registro.

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3.3.3. Realizar cuando aplique, la actualizacin o cancelacin de los procedimientos e


instructivos elaborados dentro de su mbito de competencia.

3.4. Unidad de Administracin.


3.4.1. Integrar, actualizar y enviar el Manual de Procedimientos de la DCSIPA a la
Direccin Corporativa de Administracin, de acuerdo a lo establecido en la
referencia 4.1 de este procedimiento.
4.0 REFERENCIAS

4.1. NO-800-70500-01. Norma para la Documentacin y Registro de Manuales de


Procedimientos en Petrleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios. Direccin
Corporativa de Administracin. Gerencia Corporativa de Recursos Humanos. Versin 8.0.
16 de agosto de 2000.
5.0 ACTUALIZACIN
Cualquier Gerencia y/o rea perteneciente a la DCSIPA usuaria de este documento, esta facultada
para proponer modificaciones para actualizarlo, mismas que deben ser enviadas oficialmente a la
GCN para su anlisis e incorporacin en caso de que procedan.
Este procedimiento cancela y sustituye al procedimiento 800-80000-P-DCSIPA-AD-001.
Procedimiento para la Elaboracin y Registro de Procedimientos e instructivos. Rev. 1
Este procedimiento ser revisado cada cinco aos o antes si las propuestas de modificacin lo
ameritan.
6.0 DEFINICIONES

6.1. Documentacin de la actividad (Registros). Evidencia documental auditable de la


realizacin de las actividades y que forma parte del documento normativo aprobado. Le
aplican requisitos de control y conservacin de informacin.

6.2. Instructivo. Procedimiento escrito de menor jerarqua que el citado en 6.7 y es la descripcin
detallada de una o varias operaciones de las actividades cubiertas por un procedimiento, que
dado su carcter elaborado, requiere de instrucciones adicionales. Un procedimiento puede
generar ms de un instructivo.

6.3. Lista de Distribucin. Relacin de destinatarios designados como responsables o usuarios


de los procedimientos e instructivos en su mbito de competencia y autorizados para poseer
copia controlada de los mismos.

6.4. Manual de Procedimientos. Conjunto de documentos normativos relacionados bajo una


actividad o tema determinado y compilados en un documento nico identificable: Manual de

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Calidad, Manual de Procedimientos Administrativos, Manual de Procedimientos en materia de


SIPA, Manuales de Sistemas de Informacin, etc.

6.5. Procedimiento. Descripcin escrita de los requisitos mnimos y operaciones esenciales para
la realizacin sistemtica de una actividad. Incluye el propsito y alcance de una actividad; lo
que debe de ser realizado y por quin; cuando y cmo debe efectuarse; los materiales,
equipos y documentos a usar; y como deben ser controlados y registradas esas operaciones.
7.0 DESARROLLO.

7.1. Criterios para determinar el Tipo de Documento Normativo.


7.1.1. Procedimientos.
Se debe elaborar un procedimiento o Manual de Procedimientos cuando las
operaciones y/o actividades:
- Son rutinarias, se requiere homologar su realizacin y/o tienen instrucciones
especficas que requieran ser conocidas por el personal.
- Requieren de controles o indicadores administrativos para mejorar su
desempeo y/o presentan antecedentes de incumplimiento en su realizacin.
- Implican gestiones tcnico-administrativas con reas internas o externas de
PEMEX.
- Requieren evidencias y/o registros como resultado de las actividades realizadas.
- Son auditables y/o requieren de certificacin por entidades externas.

7.1.2. Instructivos.
Se debe elaborar un instructivo cuando las operaciones y/o actividades:
- Son derivadas de procedimientos de carcter general y requieren de
ordenamientos ms detallados para su aplicacin.
- Requieren de instrucciones precisas en ciclos de trabajo rutinarios y/o para la
correcta operacin de sistemas de informacin.
- Para estos documentos, se puede prescindir de la revisin mencionada en 7.3.2
inciso b), siempre y cuando las actividades del instructivo, no involucren la
participacin de otras reas para su ejecucin.

7.2. Estructura, Presentacin e Identificacin de los Procedimientos e instructivos.


7.2.1. Estructura para Procedimientos. Los apartados mnimos requeridos que se
deben considerar en estos documentos son conforme al orden siguiente:
Portada. Debe indicar el ttulo, incluyendo las secciones de autorizacin y
cambios al documento. Ver anexo 1.
ndice. Indicar el contenido del documento normativo. Para los captulos de
Desarrollo y Anexos se desglosar a nivel de subcaptulo.

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Objetivo. Su redaccin debe iniciar en infinitivo y sealar la finalidad del


documento normativo. El apartado sirve para complementar o precisar la
informacin dada en el ttulo.
mbito de aplicacin. Deben definirse los lmites y exclusiones en la aplicacin
del documento normativo, as como a quienes est destinado su utilizacin.
Responsabilidades. Deben describirse las obligaciones de cada una de las
personas, reas y organizaciones involucradas en las actividades.
Referencias. En este apartado se deben mencionar los ttulos y las versiones
actualizadas de las reglamentaciones que norman directamente las actividades
que se describen y que su consulta es indispensable para la elaboracin del
mismo.
Actualizacin. En este apartado debe indicar la vigencia del documento (5
aos, con posibilidades de revisin anticipada en los casos que amerite); las
reas facultadas para efectuar las revisiones y el rea receptora de las
sugerencias de cambio (responsable de la elaboracin o su actualizacin).
Asimismo, se deben mencionar los documentos que se cancelan total o
parcialmente con su emisin.
Definiciones. Deben describirse en orden alfabtico, el significado de los
conceptos usados dentro del documento que requieran un entendimiento
uniforme en el tema tratado.
Desarrollo. En este apartado se deben describir con el detalle suficiente la
secuencia de actividades a realizar, as como, los materiales, equipos y
documentos requeridos para su ejecucin.
Es importante considerar los requisitos que se tienen que cumplir antes, durante
y despus de realizadas las actividades, haciendo nfasis en aquellas en las que
se tengan que observar el cumplimiento de regulaciones normativas,
condiciones de seguridad y proteccin ambiental y/o coordinacin con otras
organizaciones.
Registros. Este apartado se refiere a la informacin documentada que se
genera como resultado de la aplicacin del documento. Las presentaciones de
los registros son de carcter formal y deben de ser rastreables a la actividad.
Los registros son considerados como documentos oficiales y son auditables, por
lo que se recomienda la necesidad de registrar nicamente la informacin
requerida por normas o gestiones obligatorias, con la finalidad de dejar
constancia de la actividad realizada.
Los requisitos mnimos que se deben considerar en la documentacin de los
registros son:
- Responsable de registrar y/o validar la informacin

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- Fecha de registro
- Destino de la informacin
- Formatos para ingresar la informacin.
Anexos. Deben anotarse los nmeros y ttulos de los anexos que forman parte
del documento. Los anexos deben ser registros de informacin, regulaciones
que son indispensables aplicar o cualquier otra informacin til para la operacin
procedimiento. En caso de no manejar anexos se debe indicar su no utilizacin.

7.2.2. Estructura para Instructivos. Los captulos para este tipo de procedimientos e
instructivos debern presentar una estructura similar a la sealada en 7.2.1,
considerando como opcionales los apartados de Responsabilidades, Referencias,
Definiciones y Anexos.

7.2.3. Presentacin. Los Procedimientos e instructivos deben seguir la preparacin


siguiente:

a). Portada. Es la Hoja de identificacin del documento normativo y su formato


debe seguir las dimensiones indicadas en el anexo 1.
b). Cada hoja del documento normativo debe contener un encabezado con el
formato y la informacin que se seala en el anexo 1.

c). Los procedimientos e instructivos deben ser elaborados en el paquete Word


para Windows, con las siguientes caractersticas de formato:
1.

Formato de la pgina:
-

2.

Tamao del papel


Orientacin
Alineacin
Margen superior
Margen inferior
Margen derecho
Margen izquierdo

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Carta (21.6 X 27.9 cm)


Vertical
Justificada
2.0 cm
2.0 cm
2.0 cm
2.0 cm

Textos:
-

Fuente
Tamao
Interlineado
Cursivas
Subrayados
Color
Posicin
Columnas

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Arial
12
Sencillo
Ninguna
Ninguno
Auto
Normal
Una

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3.

Tablas, cuadros y figuras:


-

El contenido de las tablas, debe estar en arial con fuente entre 8 y 10.
La descripcin a pie de los objetos debe ser en arial 10.
No rebasar los mrgenes indicados para la pgina.
En los objetos que no sea posible su colocacin vertical, se utilizar la
orientacin horizontal, ajustando los encabezados a esta orientacin.

7.2.4. Identificacin. La identificacin, numeracin y registro oficial de los procedimientos


e instructivos es responsabilidad de la GCN de acuerdo a las solicitudes que se
hagan a esta Gerencia y conforme a los siguientes trminos:

a). Identificacin de Procedimientos e instructivos. Los documentos que se


emitan para aplicacin en la DCSIPA deben identificarse con el binomio Centro
de Trabajo-Departamento, (800-80000: Clave de la DCSIPA), seguido de las
siglas de esta Direccin, posteriormente la abreviatura P o I segn corresponda,
y terminando con el consecutivo del documento (cuadro 1).
800 -80000 - DCSIPA - X - 00X
Centro de trabajo - Departamento
Dependencia emisora
Procedimiento (P), Instructivo (I)
Consecutivo

Cuadro 1. Identificacin de Procedimientos e instructivos.

El nmero consecutivo del documento debe ser determinado de acuerdo al tipo


de documento (procedimiento o instructivo).

b). Instructivos. La identificacin de estos documentos debe cumplir con lo


indicado en 7.2.4. a), indicando en el apartado de mbito de aplicacin en su
caso, el nombre del Procedimiento del cual provienen.

7.2.5. Redaccin. Los procedimientos e instructivos deben redactarse de tal forma que
sus disposiciones establezcan obligatoriedad en su cumplimiento. Es permitido el
uso de abreviaturas cuando se considere que facilitan el manejo del documento
normativo, para tal caso, su abreviatura debe establecerse entre parntesis
despus del nombre que se quiere abreviar.
Debe evitarse el uso de barbarismos o extranjerismos en los textos de los
procedimientos e instructivos.

7.2.6. Diagramas de flujo. El uso de diagramas es opcional y cuando se desarrollen


deben estar de acuerdo a la simbologa indicada en la referencia 4.1.

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7.3. Elaboracin y/o Actualizacin, Autorizacin y Emisin de los Procedimientos e


instructivos.

7.3.1. Requisitos Generales.


a). La GCN ser responsable de proporcionar el nmero y codificacin de los
procedimientos e instructivos de nueva emisin y de notificar a las Gerencias y
a la UA, los trminos de vigencia de los documentos realizados bajo su
responsabilidad.

b). Cada Gerencia y la UA es responsable de elaborar y/o actualizar sus


procedimientos e instructivos, notificando para ello a la GCN, indicando el ttulo
del documento y fecha de terminacin de acuerdo al inciso 7.3.2).

7.3.2. La secuencia de actividades a realizar para la elaboracin, actualizacin,


autorizacin y emisin de procedimientos e instructivos es la siguiente:

a). La elaboracin y/o actualizacin de un documento normativo a nivel de proyecto


no debe de exceder en su preparacin de 40 das hbiles para documentos de
nueva creacin y de 15 das hbiles en documentos que requieran de
actualizacin.

b). Posterior a su elaboracin y/o actualizacin, el rea responsable debe solicitar a


las dems Gerencias de la DCSIPA, la revisin del contenido tcnico del
documento, con el objeto de incluir las actividades que pueden ser competencia
de las reas. El perodo de revisin no debe exceder de 15 das hbiles y debe
quedar debidamente documentada la participacin de las reas involucradas.

c). Despus de la incorporacin de comentarios, el documento normativo debe ser


devuelto oficialmente en forma impresa y electrnica a la GCN, para realizar el
trmite de aprobacin. Esta actividad no debe exceder de 5 das hbiles.

d). Los procedimientos e instructivos enviados deben estar previamente firmados


por el responsable de su elaboracin y el Gerente del rea emisora, dentro de
los apartados indicados en la seccin de firmas de autorizacin de la portada
(Anexo 1).

e). Adicionalmente, en el oficio de envo a la GCN se debe indicar las Gerencias


y/o reas de los Organismos Subsidiarios y el Corporativo a las que se enviarn
las copias controladas del documento normativo.

f). La autorizacin de los Procedimientos e instructivos por parte del Director de la


DCSIPA se realiza a travs de la GCN, considerando que han cumplido con la
serie de actividades mencionadas. El trmite de autorizacin y emisin del
documento no debe exceder de 10 das hbiles a partir de la recepcin del
documento por parte de la GCN.

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8.0 REGISTROS

8.1. El registro que genera este procedimiento, es el control de las revisiones a los
procedimientos e instructivos, las cuales deben ser anotadas en la seccin de cambios en la
portada de los mismos. Para cada revisin realizada se debe volver a firmar el documento
en la Seccin de Firmas de Autorizacin.

8.2. Control de cambios.


8.2.1. La hoja de Seccin de Cambios de la portada tiene el propsito de registrar y
mantener un control sobre las actualizaciones realizadas a los documentos (anexo
1). Los apartados se deben sujetar a lo siguiente:
- Hoja no. Anotar la pgina de los cambios realizados al documento.
- Revisin no. Consecutivo de la versin del documento. (Rev. 1, Rev. 2, etc.).
- Descripcin. Breve resea de los cambios realizados al documento, indicando
el captulo y/o ndice en donde se realicen.

8.2.2. Posterior a las modificaciones realizadas y con la seccin de cambios debidamente


llenada, el documento debe enviarse mediante oficio a la GCN, indicando las reas
a las que se debe distribuir dicho documento para iniciar el trmite de autorizacin.
La GCN es responsable de distribuir en forma controlada (papel o electrnico) el
documento normativo en cuestin.
9.0 ANEXOS

9.1. ANEXO 1. Portada

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ANEXO 1. PORTADA
Texto de encabezados: Arial 10, negritas

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TITULO DEL DOCUMENTO
DIRECCIN CORPORATIVA
DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y
PROTECCIN AMBIENTAL
Dependencia emisora

Revisin: X
Fecha: dd/mm/aaaa
Hoja: 1 DE X

Nombre del documento

Clave, Revisin, Fecha y no. de pginas

Texto: Arial 11, negritas


SECCIN DE FIRMAS DE AUTORIZACIN
ELABOR

REVIS

APROB

Responsable de elaboracin
(dd de mmmm de aaaa)

Responsable de Revisin
(dd de mmmm de aaaa)

Rafael Fernndez de la Garza


(dd de mmmm de aaaa)

SECCIN DE CAMBIOS
HOJA
No.
Indicar el
nmero
de
pgina
(7)

REVISIN
No.
Indicar
nmero de
revisin
(arbigo)

DESCRIPCIN
Ejemplos de llenado:
7.2.2. Procedimientos. Se agrego al texto Manual de Procedimientos que no exista en la
revisin 0.

(1)
11

7.3.3. a). Nomenclatura General. Se agreg la clasificacin UV de Unidades de Verificacin.