04

COMBINANDO
A
CORRESPONDENCIA
UNIDAD

En esta Unidad, aprenderás a hacer cartas

personalizadas.

Información útil
Combinar correspondencia: Opción que permite
combinar un documento o carta modelo con un
archivo de datos. Esta opción es útil cuando
necesitas generar varias copias de un mismo
documento, pero que va dirigido a distintos
destinatarios.
Origen de datos: Es el archivo que contiene la
base de datos que se utilizará para combinar
correspondencia.
Base de datos: En términos muy simples, una
base de datos es una recopilación de información
organizada bajo una estructura determinada. Puede
ser considerada como una tabla sencilla. Cada
columna del origen de datos se corresponde con
una categoría de información o un campo de datos
(nombre, apellido, dirección, teléfono). El nombre
de cada campo de datos se incluye en la primera
fila de celdas, y recibe el nombre de Registro inicial.
Cada una de las filas siguientes contiene un conjunto
completo de información relacionada. Por ejemplo,
el nombre, la dirección y el teléfono de un único
destinatario.

Ejemplo de Origen de datos

Nombres de campos Campo de Datos Registros

Nombre Apellido Dirección Teléfono

Jorge Garrido Carmen 256 2569878

Camila Jara Alameda 1256 2541369

Contenidos basados en ICDL

www.icdl.cl
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A

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Actividades
Todavía estás en la Semana Aniversario de tu colegio, y continúas en el comité organizador.
Ahora que está todo programado y publicitado, corresponde buscar los auspiciadores de las
actividades.

Para preparar las cartas con las que vas a tomar contacto con ellos, tienes que aprender a
combinar correspondencia.

Actividad 1. Prepara una carta

Comenzaremos por redactar la carta que enviarás a los auspiciadores.

1 Abre un nuevo documento y guárdalo en tu carpeta Procesador de textos con el nombre Carta
Auspiciadores.

2 Enseguida, copia la siguiente carta. Respeta los textos en negrita.

(Incluye aquí nombre de tu ciudad y fecha (día, mes y año)

Señor
Nombre Apellido
Empresa
Presente

Señor Apellido:
Pertenecemos al establecimiento educacional "Los Guindos" y próximamente festejaremos
50 años de trayectoria de nuestra institución.
Esta celebración es muy importante para toda la comunidad educativa. Por ello, nos hemos
atrevido a tomar contacto con ustedes, con el objeto de solicitarles que nos auspicien con
sus Rubro empresa.

Agradeciendo su cooperación, le saluda atentamente,

Comité Organizador
Colegio Los Guindos

3
3 Guarda los cambios y cierra el documento.

TIP:Puedes usar la función Insertar fecha, desde el menú Insertar,

Insertar si quieres
que la fecha se actualice automáticamente.

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Actividad 2. Elabora una base de datos

Antes de diseñar tu base de datos debes hacerte algunas pregunta básicas. ¿Qué datos de la
carta deberían cambiar según el destinatario?, ¿cómo voy a nombrar estos datos?

En este caso se trata de buscar auspiciadores para la Semana Aniversario. Por lo tanto, necesitas
los datos de las empresas a las que deseas escribirles. Si te fijas en la carta que figura en el
punto 2 de la actividad anterior, verás que los datos que se deben personalizar son los siguientes:

Señor: Este dato cambia dependiendo del sexo del destinatario de la carta. En esta
ocasión, se usa dos veces en la misma carta.

Nombre contacto y Apellido contacto: Estos datos deben ir en campos separados,

porque no siempre se usan juntos. Por ejemplo, Apellido se usa primero junto con
Nombre, y luego solo.

Empresa: Cambia para cada empresa.Se refiere al tipo de actividad que realiza la
empresa.

Rubro empresa: Cambia para cada empresa.

Cada uno de estos datos es un campo en la base de datos, y cada campo debe tener un
nombre. En este caso, todos los campos recibirán el mismo nombre del dato, excepto Señor
al que llamaremos Saludo.

Para crear la base de datos…

1 Abre un nuevo documento.

2 Crea una tabla con tantas columnas como datos (campos) necesites y tantas filas como empresas
(registros) vayas a ingresar, más una fila extra para los nombres de los campos. En este caso,
son 7 columnas y 5 filas.

3 En la primera fila, ingresa los nombres de los campos. Utiliza las siguientes filas para ingresar
los datos de cada empresa.

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TIP: Para agregar más campos o registros a la base de datos, sólo debes
agregar nuevas filas y columnas para escribirlos.
tip
4 Finalmente, tenemos una base de datos que consta de 7 campos y 4 registros. Anda al menú
Archivo y guarda el documento (que será el origen de datos para tu carta) como BD_empresas
en tu carpeta Procesador de textos. Ciérralo.

Actividad 3. Combina tu carta con la base de datos

1 A continuación debes poner mucha atención. Vas a trabajar con los documentos Carta Auspiciadores
y BD_empresas para generar un tercer documento, en el que se mezclará el contenido de la carta
con la información de la base de datos, es decir, en el que se producirá la combinación de
correspondencia.

Abre el archivo Carta Auspiciadores.

(Incluye aquí nombre de tu ciudad y fecha (día, mes y año)

Señor
Nombre Apellido
Empresa
Presente

Señor Apellido:
Pertenecemos al establecimiento educacional "Los Guindos" y próximamente festejaremos
50 años de trayectoria de nuestra institución.
Esta celebración es muy importante para toda la comunidad educativa. Por ello, nos hemos
atrevido a tomar contacto con ustedes, con el objeto de solicitarles que nos auspicien con
sus Rubro empresa.

Agradeciendo su cooperación, le saluda atentamente,

Comité Organizador
Colegio Los Guindos

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 Combinando Correspondencia

2 Haz clic en el menú Herramientas y selecciona Combinar correspondencia.

Herramientas

Combinar
correspondencia

3 La acción anterior llama el cuadro de diálogo Combinar correspondencia, que te ofrece un

método para combinar correspondencia en 3 pasos.

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Paso 1. Documento principal. Haz clic en Crear y selecciona Cartas modelo.

Crear
Cartas modelo

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. Se desplegará un nuevo cuadro de diálogo. Haz clic en ventana activa, lo que significa que
no vas a crear una nueva carta, sino que vas a usar el archivo Carta Auspiciadores.

Ventana
activa

La última acción te devuelve a Combinar correspondencia.

Paso 2. Origen de datos. Haz clic en Obtener datos y selecciona Abrir origen de datos.
Seleccione el archivo BD- empresas guardado en la carpeta procesador de textos. y haz clic en
abrir

Obtener datos

Abrir origen
de datos

BD empresas

Abrir

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 Combinando Correspondencia

Se desplegará un nuevo cuadro de diálogo. Haz clic en Modificar documento principal,

lo que significaque vas a reemplazar partes de tu carta por los campos del archivo BD-
empresas, que es tu origen de datos.

Modificar documento
principal

Con el último clic volverás al documento Carta Auspiciadores. Verás que está activa la
Barra de herramientas de Combinar correspondencia.

Barra de
herramientas de
Combinar
correspondencia

Ahora, vas a reemplazar la información de la carta con los campos de tu base de datos
BD_empresas. Selecciona Señor, anda a la barra de Combinar correspondencia y haz
clic en Insertar campo de combinación. En el menú que se despliegue selecciona Saludo.

Saludo

Insertar campo
de combinación

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Deberías observar el siguiente cambio en tu documento:

Saludo

Repite el procedimiento. Esta vez en Nombre aplica Nombre_contacto, y en Apellido

inserta Apellido_contacto. Cuida que quede un espacio entre ambos para que la
información no se vea junta. De ser necesario, sepáralos. Basta con insertar el punto
de inserción entre ambos campos de combinación y presionar la barra espaciadora.

Espacio

Continúa reemplazando los campos de tu carta, hasta que se vea de la siguiente manera.

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Para ejecutar la combinación,haz nuevamente clic en el menú Herramientas y selecciona

combinar correspondencia.
Paso 3. Combinar los datos con el documento. Haz clic en Combinar.

Combinar

La acción anterior llama un cuadro de diálogo. Haz clic en Combinar, para juntar la carta
modelo con la base de datos, y generar las cartas para cada empresa en un nuevo documento.

Combinar
Indica Documento
Nuevo

Indica Todos

Indica Saltar líneas en

blanco causadas por
campos vacíos

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Con tu último clic se generará automáticamente un tercer documento con el nombre Cartas
modelo 1. Si haz realizado todos los pasos en forma correcta, encontrarás las cuatro cartas
con los datos seleccionados. Y ya está lista la combinación de correspondencia para ser
impresa y enviada a los auspiciadores.

Aplica Zoom con el botón de la Barra de herramientas Estándar y podrás observar todas las
cartas.

4 Guarda el documento Cartas modelo 1 en tu carpeta Procesador de textos y ciérralo. Guarda

todos los cambios realizados en los otros documentos y también ciérralos.

Ejercicio

Imagina que vas a celebrar una fiesta en tu casa. Aplica lo que aprendiste en esta Unidad: crea
una bonita tarjeta de invitación luego la base de datos de tus amigos y compañeros y combina
correspondencia. Listo ya tienes todas las invitaciones personalizadas que necesitas.
Muestra tu trabajo al profesor.

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